Project Ondernemingsraad digitaal

Transcriptie

1 Project Ondernemingsraad digitaal Inhoudsopgave Inleiding... 2 Doel... 2 Onderzoek naar mogelijkheden van hardware, software en IT-infrastructuur... 2 Aftrap... 2 Interviews... 3 Aandachtspunten uit de interviews... 3 Wensen/eisen... 4 Aanschaf tablet en software... 5 Implementeren software en inrichting... 6 Vastleggen taken en werkinstructie... 7 Opleiding medewerkers... 7 Deel 1a: Eerste oriëntatie door gebruiker... 7 Deel 1b: Extra instellingen voor de kantoorgebruikers... 8 Evaluatie deel Deel 2: Hoe verder?... 9 Deel 3: Extra instructie en Foxit Conclusies De keuze voor de ipad De keuze voor het leertraject Het uitrollen via een icloud-account Vergader-app... Error! Bookmark not defined. Bijlagen Bijlage 1 Uren Bijlage 2 Bruikleenovereenkomst Bijlage 3 Handleiding Foxit Mobile PDF Pagina 1 van 22

2 Inleiding Als het gaat om veranderingen die de nieuwe Participatiewet met zich meebrengt, lopen Wedeo en haar ondernemingsraad voorop in de sector. Zo zijn circa 70 procent van de medewerkers extern werkzaam en werken ze met veel organisaties, met de nieuwe doelgroepen, samen. Het externe werk is soms lastig te combineren met het werk als lid van de Ondernemingsraad. Vacatures worden daarom niet ingevuld door extern gedetacheerden. Extra overlegmomenten zijn binnen werktijd vaak niet mogelijk en het lijkt erg lastig om mensen überhaupt te bereiken. Een aantal leden heeft op het werk en thuis geen computer ter beschikking. De dikke envelop met OR-stukken, die voor een vergadering thuis op de mat valt, is voor menigeen schrikken geblazen. Ondanks goede voorbereiding door voorzitter en secretaris is het voor de leden moeilijk tijdens de OR-vergadering het juiste stuk paraat te hebben. De stukken van voorgaande vergaderingen zijn niet bereikbaar voor hen. Doel Een oplossing zou zijn om ieder OR-lid te voorzien van een tablet en alle informatie centraal digitaal op te slaan en te versturen. Alle communicatie zal digitaal gaan via de tablet. Op de werkplek of thuis is de tablet te gebruiken. Stukken kunnen veel sneller beschikbaar zijn (nu wordt gewacht met verzenden tot de stukken compleet zijn). De OR wil al geruime tijd geheel digitaal gaan werken. Dit zou een goede aanleiding zijn om ook toekomstbestendig te worden. Hiermee wordt het OR-werk ook bereikbaar gemaakt voor de grote (grootste) groep externen. Op termijn zal ook onderzocht worden of medezeggenschap hiermee ook voor de nieuwe doelgroepen bereikbaar gemaakt kan worden. Als neveneffect is het gebruik van de tablet ook een middel om medewerkers kennis te laten opdoen op het gebied van social media. Alle bedrijven binnen de sector zullen tegen dezelfde problematiek aanlopen. Uitgangspunt is het project zo vorm te geven dat de resultaten voor elke OR in de sector zijn over te nemen door bijvoorbeeld gebruik te maken van openbare bronnen en faciliteiten. Onderzoek naar mogelijkheden van hardware, software en IT-infrastructuur Aftrap Als start van het project is er een brainstormsessie geweest waarin een aantal medewerkers hun eerste ideeën over het gebruik van de tablet mocht aangeven. Wat kwam hier onder andere uit (in willekeurige volgorde)? Hoe ga je om met de privacy? Pagina 2 van 22

3 Wat is het doel? Delen en ontsluiten van informatie Het nieuwe werken Trainingen ipad Wedeobreed? Wat doe je als je uit de OR gaat? Hoe is het bij andere SW-bedrijven? Wat voor regels betreffende het gebruik? Papierloos werken Hoe lang gaat pilot OR duren? Met name het doel kwam meerdere malen naar voren. Dit is meegenomen in het onderzoek naar het gebruik van de ipad bij bestaande gebruikers binnen en buiten Wedeo. Tevens is rekening gehouden met de wens om het gebruik van de tablet in de toekomst Wedeobreed te gaan inzetten. Interviews Zowel binnen als buiten Wedeo zijn er diverse gesprekken geweest over het gebruik van de tablet. Buiten Wedeo is er gesproken met medewerkers van de afdelingen ICT van de gemeente Doetinchem en de gemeente Oude IJsselstreek, de gemeenten waarvoor Wedeo de SW uitvoert. Binnen Wedeo is er gesproken met de commercieel medewerker en met het hoofd P&O die beiden gebruik maken van hun privétablet. Tevens is er met een leidinggevende gesproken die tevens raadslid is in de gemeente Oude IJsselstreek. Als laatste is er met twee personen gesproken die bij Wedeo projecten uitvoeren en ook een tablet gebruiken. Wat is er aan bod gekomen? Welk soort tablet? Waarom is voor het merk gekozen dat nu aangeschaft is? De do s en don ts Uitrol binnen beide gemeenten o Installatie o Opleiding Extra faciliteiten, zoals specifieke apps Wel of geen simkaart? Waar wordt de tablet voor gebruikt? Wat mis je? Kan er ook ingelogd worden op het werk? Aandachtspunten uit de interviews Onderzoek levert op dat zowel de ipad als de Samsungtablet in gebruik zijn, waarbij het onderscheid in gebruiksvriendelijkheid niet zo groot is. Vaak wordt de link gelegd met de mobiele telefoon die de gebruiker heeft, omdat synchronisatie tussen beide apparaten eenvoudiger is. Pagina 3 van 22

4 Op de ipad is het niet mogelijk om Word/Excel via een app kosteloos te gebruiken. Via Outlook op een pc kun je in de agenda eenvoudig de vergaderstukken openen. Dit werkt niet op de tablet. De stukken moet je aangeleverd krijgen in de . Notities op de ipad wordt veelvuldig gebruikt; het is erg eenvoudig in gebruik. Deze zijn ook snel te delen via Bericht, Mail, Twitter, Facebook en Dropbox. Middels een draadloze printer kun je ook afdrukken. De agenda en de zijn toepassingen die op de tablet erg veel gebruikt worden. Synchronisatie met de werkagenda en werkmail is vanzelfsprekend. Een extra toetsenbord wordt door de geïnterviewde personen niet gebruikt; een enkeling gebruikt een stylus. Wel heeft iedereen een beschermhoes en een beschermfolie in gebruik. Gebruik van een simkaart of WiFi is verschillend. Dit ligt aan het soort gebruikers. De ZZP-ers hebben een simkaart omdat ze niet afhankelijk van WiFi willen zijn. Een enkeling gebruikt de smartphone als hotspot en bij de gemeenten worden de ipads standaard uitgerust met een simkaart, tevens om de ipad ook overal te kunnen gebruiken. Social media kan via de tablet ook eenvoudig bijgewerkt worden. Denk hierbij met name aan LinkedIn, Facebook, Twitter. Voor de gebruikers in de gemeenten zijn er gebruikersovereenkomsten gemaakt, waarin afspraken over het gebruik van de tablet in staan. Beide gemeenten hebben een app die gebruikt wordt bij vergaderingen; de ene gemeente heeft een app gekocht die in combinatie met intranet via SharePoint werkt en het gebruik erg vereenvoudigt. De andere gemeente heeft een andere app gekocht die soortgelijk werkt. Beide gemeenten zijn hier erg tevreden over en verwachten in de toekomst verdere uitbreiding hierin ( Beide hebben gebruik gemaakt van een externe partij die de implementatie heeft gedaan. Opleiding is nergens klassikaal gebeurd. Dit is met name afhankelijk van de gebruiker van de tablet en de toepassingen die gebruikt worden. Inkoop van de tablets is afhankelijk van de grootte van de inkoop. Veelal werd op dat moment de meest goedkope partij via internet gezocht. Wensen/eisen De tablet moet overal gebruikt kunnen worden, omdat er OR-leden zijn die thuis geen WiFi hebben. Niet te lang wachten met aanschaf en implementatie, omdat er bijvoorbeeld eerst apps ontwikkeld moeten worden, zoals een vergader-app. Pagina 4 van 22

5 Bedenk een goede oplossing om mee te starten en verder uitbreiding vindt in de toekomst gefaseerd plaat. Zorgdragen voor goede opleiding en begeleiding van de OR-leden, met name de gebruikers die nog nooit met een tablet gewerkt hebben. Met het dagelijks bestuur van de OR als kerngebruiker is ook bekeken wat de wensen van de OR zijn en hoe implementatie en opleiding gewenst zijn. De belangrijkste voorwaarde is eenvoud in gebruik. Voor een OR-vergadering krijgt een OR-lid nu op het allerlaatste moment de stukken per post thuisgestuurd. De bedoeling is dat als er een vergaderstuk klaar is, dit direct door de OR gelezen kan worden. Dit is een van de belangrijkste punten. Na diverse opties bekeken te hebben, is de conclusie dat eerst voor de eenvoud gekozen wordt, om later verder in het traject het gebruik meer uit te bouwen. Stap voor stap te werk gaan, is een belangrijk argument, zodat het voor iedere gebruiker te volgen is én te gebruiken is. Aanschaf tablet en software Een belangrijke voorwaarde voor de keuze van de tablet was de aansluiting met de gemeente Doetinchem. De ICT-ondersteuning zal in de nabije toekomst belegd worden bij de gemeente Doetinchem. Het is dan ook vanzelfsprekend om hun voorkeur mee te nemen. Zoals reeds eerder gemeld is het onderscheid in de tablets wat betreft het gebruikersgemak niet echt groot. Apple heeft nog wel een voorsprong in jaren en in het aantal apps, maar Samsung is aan een inhaalslag bezig. Uiteindelijk heeft Wedeo gekozen voor de Apple ipad Air WiFi + Cellular 16GB, wat op dat moment de nieuwste ipad van Apple was. WiFi + Cellular-model: Als er ergens geen WiFi is, kan deze ipad ook via een snel mobiel netwerk het internet op. Daarmee heb je ook verbinding in de trein, het park of de auto. Het WiFi + Cellular-model van Apple koop je zonder abonnement. Wedeo heeft via Cedris een contract met T-Mobile. In elke ipad komt een simkaart van T- Mobile, zodat deze overal gebruikt kan worden. 16 GB is de opslagcapaciteit van dit model; er zijn ook modellen met meer opslagcapaciteit, maar dit is voor het gebruik van de OR-leden niet nodig. Pagina 5 van 22

6 Voor de keuze van de leverancier is de afdeling Inkoop ingeschakeld. Zij heeft meerdere offertes opgevraagd, ook bij de leverancier van de gemeente Doetinchem. Uiteindelijk heeft Wedeo als criterium de prijs gehanteerd. Via internet zijn er meerdere aanbieders op de markt, waardoor de prijzen nogal uiteen liggen. Elke ipad is voorzien van een beschermfolie en van een beschermhoes. Deze zijn bij een plaatselijke leverancier gekocht die ook hoesjes voor onze smartphones geleverd heeft en onze smartphones ook repareert. Er is geen extra software gekocht voor de ipads. Apple heeft een zgn. App Store met meer dan apps, die al dan niet gratis zijn. Voor de OR-leden zijn er geen speciale apps gekocht. Implementeren software en inrichting Voor de installatie van de ipads is een icloud-account aangemaakt voor de OR. Hiermee wordt één ipad compleet ingericht zoals alle OR-leden deze nodig hebben. Vervolgen wordt via de icloud een kopie gemaakt, die enerzijds als back-up geldt, maar tevens als kopie waarmee de andere ipads geconfigureerd worden. Er is voor gekozen om de vergaderstukken eerst via één account te kunnen lezen en dus ook te delen. Op het netwerk van Wedeo wordt één account aangemaakt waar alle vergaderstukken in PDF-formaat naar toe worden g d. Dit account wordt op de ipad als box aangemaakt. De voorzitter en secretaris van de OR zijn de personen die de box beheren en vullen. Voor de inrichting van de box is voor de volgende structuur gekozen: Voor elke vergadering wordt er onder Postvak IN een nieuwe map aangemaakt, die als naamgeving de datum van de vergadering heeft volgens het formaat jjjj mm dd: bijvoorbeeld Hieronder worden twee mappen geplaatst genaamd Directie Overleg en ORvooroverleg. De OR-vergadering vindt namelijk in twee delen plaats: eerst het eigen overleg en vervolgens het overleg met de directie. Voor beide delen zijn er vergaderstukken. Deze worden in de twee mappen geplaatst. Ieder OR-lid weet zo duidelijk de vergaderstukken te vinden voor de eerstvolgende vergadering en de stukken van de vorige vergaderingen blijven beschikbaar. De vergaderstukken worden met een reden in PDF-formaat gezet. Er zijn diverse apps in omloop waarmee je het papierloos werken prima kunt ondersteunen. Met deze apps kun je namelijk een pdf openen en in het betreffende stuk aantekeningen maken, voorafgaand aan de vergadering. Deze aantekeningen kunnen bewaard worden, zodat deze er tijdens de vergadering bij gepakt kunnen worden. De app iannotate wordt gebruikt door de gemeente Doetinchem, maar is geen gratis app. Daarom is als goed alternatief gekozen voor de app Foxit Mobile PDF. Pagina 6 van 22

7 Daarmee is Foxit Mobile PDF de enige app die via de App Store gedownload wordt. Elke ipad is op dezelfde manier ingericht. Op de onderste balk staan de belangrijkste programma s: Mail en Safari. Safari is de browser die Apple heeft, vergelijkbaar met andere browsers, zoals Internet Explorer en Firefox. Vastleggen taken en werkinstructie Voor elk OR-lid is een bruikleenovereenkomst opgesteld. Grotendeels is hiervoor een bestaand document van de gemeente Doetinchem gebruikt en gecombineerd met de verklaring die Wedeo heeft voor het gebruik van laptop en smartphone. Deze wordt ook voor toekomstige ipad-gebruikers gebruikt. In dit document wordt de naam van de gebruiker gekoppeld aan het serienummer van de ipad zelf. Daarnaast krijgt iedere gebruiker een pincode mee voor het gebruik van de ipad en de simkaart. Gekozen is om elke ipad voor alle OR-leden van dezelfde pincode te voorzien. Hiervoor is gekozen, zodat tijdens vergaderingen of buiten de vergaderingen om de OR-leden elkaar kunnen helpen bij het ontgrendelen van de ipad, mocht iemand de code vergeten zijn. Als opleidingsmateriaal is er in eerste instantie gekozen voor de digitale handleiding van de ipad zelf. Deze staat standaard op de ipad onder de knop Safari. In een later stadium wordt het gebruik van Foxit Mobile PDF verder uitgelegd en ondersteund door een korte werkinstructie. Opleiding medewerkers Deel 1a: Eerste oriëntatie door gebruiker Begonnen is met een individuele uitrol. Elke gebruiker heeft namelijk een andere achtergrond. De ene gebruiker is ambtenaar en de ander is in dienst via de Wsw. De ene gebruiker heeft zelf een ipad en de ander heeft nog geen WiFi thuis. De ene gebruiker werkt dagelijks met een computer en de ander werkt buiten in het groen. Kortom, een individueel afgestemde training, lag het meest voor de hand. Pagina 7 van 22

8 Het programma zag er als volgt uit: Uitpakken doos: toelichten oplader Hoe werken de beschermhoes en het oprolmechanisme? Aanzetten ipad Schuif om te ontgrendelen Voor toegangscode in Het menu heel kort toelichten, nadruk ligt namelijk op de Mail en Safari Uitleg van de thuisknop Uitleg van Safari en stimuleren van het gebruik hiervan om te leren omgaan met een ipad ; hetzelfde geldt voor het maken van foto s. De en hoe het voor de OR gebruikt wordt Openen van documenten in de , zodat de vergaderstukken gelezen kunnen worden. Documenten sluiten en terugkeren naar de WiFi thuis instellen Ontgrendelen van de simkaart Daarnaast heeft elke gebruiker de gebruikersovereenkomst in tweevoud getekend en één exemplaar mee gekregen. Daarbij is ook een kopie van het kaartje van de sim mee gegeven, waar de pin- en pukcode op staan. De dagen na deze eerste instructie is met een aantal gebruikers s ochtends een afspraak gepland van 15 minuten om bovenstaande punten te herhalen, waarbij de nadruk op de werd gelegd. Doel was om de eerstvolgende OR-vergadering alle stukken digitaal ter beschikking te hebben en deze te kunnen lezen via de ipad. Er is bewust gekozen om met deze kleine stappen te beginnen, zodat alle OR-leden het kunnen volgen. Deel 1b: Extra instellingen voor de kantoorgebruikers Een aantal OR-leden heeft een account op het bedrijfsnetwerk en daarmee ook een eigen account. Voor deze gebruikers wordt hun box toegevoegd op de ipad. Ook wordt er een extra app gedownload, namelijk de Microsoft Extern bureaublad, onder de App Store terug te vinden als er gezocht wordt op Remote desktop. Pagina 8 van 22

9 Met deze app kunnen de OR-leden ook inloggen op het netwerk van Wedeo en daarmee alle functionaliteiten gebruiken die ze ook op hun eigen werkplek binnen Wedeo hebben. Dit was een van aandachtspunten die bij Wedeo is meegenomen in het project. Evaluatie deel 1 Nadat alle gebruikers voorzien waren van de ipad, werd ook het grote verschil in ervaring en gebruik zichtbaar. Voor de ambtelijke medewerkers en een van de Wswmedewerkers was geen herhaling nodig. Voor met name drie medewerkers was de korte herhaling in de eerste week nodig en zinvol. Net voor de zomervakantie, twee weken na uitreiking van de ipad, vond de eerste OR-vergadering plaats zónder papieren vergaderstukken. Dit was even wennen, elkaar af en toe nog helpen, maar het lukte! Doordat de vakantieperiode er tussen zat, is besloten om na de vakantie de draad weer op te pakken met de individuele training. Daarna is er met alle OR-leden voorafgaand aan een OR-vergadering samen geëvalueerd. Wat gaat er goed, wat gaat er niet goed, wat kan er beter? Vragen over updates waarvan niet duidelijk is of men er wel of niet iets mee moet doen. Het wachtwoord van het icloud-account dat niet bekend is bij de OR-leden, maar wel nodig is voor sommige updates. Het account van de OR-leden: het wachtwoord verloopt en moet dus op tijd aangepast worden, anders kan de niet ontvangen worden. Instellingen staan niet bij elke ipad hetzelfde, waardoor een enkele gebruiker niet terug kan kijken in de oude . Tijdens de vergadering is afgesproken dat het account van de OR-leden niet gebruikt mag worden om elkaar te en en ook niet om namens de OR een te sturen. Niet iedereen heeft echter zelf een account en dat is wel nodig om met elkaar te communiceren. Afgesproken is om dit verder op te pakken na de OR-verkiezingen, enerzijds omdat er andere leden kunnen komen en anderzijds omdat ook het dagelijks bestuur kan wisselen. Deel 2: Hoe verder? Helaas is het project vertraagd door de zomervakantie en de OR-verkiezingen. Nadat dit afgerond was en de OR weer met nieuwe leden werkzaam was, is er een afspraak gemaakt met het nieuwe DB. Besproken is met name de indeling van de e- mail en waar de bestanden mogelijk gearchiveerd kunnen worden. Daarnaast kwam aan de orde hoe bepaalde stukken het gemakkelijkst terug te vinden zijn. Pagina 9 van 22

10 Na het een en ander goed bekeken te hebben, was de conclusie als volgt. Per jaar worden de s van de vergaderingen die geweest zijn in een archiefmap geheten Historie 2014, historie 2015, etc. geplaatst. Aangezien de vergaderstukken voor de eerstvolgende vergadering altijd beginnen met een jaartal, staan deze altijd als eerste in de box van de OR. Daarnaast is besloten om de bestanden die eventueel gearchiveerd moeten worden op het netwerk van Wedeo te bewaren middels het OR-account van het secretariaat. Dit account wordt door de voorzitter en de secretaris gebruikt en heeft een eigen e- mailbox waar alle medewerkers van Wedeo een naar toe kunnen sturen indien men vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de OR. Met dit account heeft de OR tevens een eigen schijf waar documenten bewaard kunnen worden. Voor de toekomst is er de wens om hiervan een aantal bestanden eventueel te kunnen delen met de gehele OR, maar dan moet er eerst duidelijkheid zijn over wat men op welke manier wil archiveren. Tevens is het de vraag of bestanden middels de "cloud" ergens geplaatst mogen worden. Er moet uitgezocht worden of dit is toegestaan voor OR-stukken. Totdat hier duidelijkheid over is, worden de stukken alleen via de gedeeld met elkaar. Deel 3: Extra instructie en Foxit Tijdens de eerste vergadering met de gehele nieuwe OR is de herindeling in de e- mail uitgelegd en getoond aan de OR-leden. Het eerste probleem dat zich voordeed, is dat de box niet goed of niet zichtbaar was voor een aantal leden. Dit kan alleen maar optreden, als er met de instellingen "gerommeld" wordt. Hiervoor is een functie gezocht die dit kan voorkomen; via Instellingen, Algemeen, de optie Beperkingen. Hier kunnen allerlei beperkingen voor gebruikers ingesteld worden. Dit is in eerste instantie niet gedaan, maar voor de accounts in Mail, Contacten, Agenda kan voorkomen worden dat deze worden toegevoegd, verwijderd of aangepast. Dit is om te voorkomen dat de OR-leden op enig moment de box niet meer kunnen benaderen. In het tweede gedeelte van de vergadering is aandacht geschonken aan de tool Foxit Mobile PDF. In de bijlage staat de verkorte instructie zoals deze voor de OR-leden gemaakt is. In het kort: De vergaderstukken worden aangeleverd als PDF-bestand. Deze kunnen geopend worden door er op te klikken en deze vast te houden. Er verschijnt een menu waarmee meer applicaties getoond worden waarmee de PDF geopend kan worden, waaronder Foxit PDF. Als het document geopend is, kunnen op vele manieren aantekeningen worden gemaakt in dit document. Regels en woorden, kunnen onderstreept, ge-highlight en doorgehaald worden. Memo s kunnen worden toegevoegd, in het document kan middels een pen tekst worden ingevoerd en bijvoorbeeld omcirkeld worden. Nadat het document gelezen en eventueel gevuld is met aantekeningen, kan het document in een eigen omgeving worden opgeslagen. Hiermee worden de aantekeningen dus bewaard voor de vergadering. Binnen Foxit Pagina 10 van 22

11 kunnen hiervoor mappen gemaakt worden. Daarnaast kunnen de aantekeningen met of zonder het document als verstuurd worden. Tot slot werd tijdens deze sessie gesproken over het gebruik van de . Heel duidelijk is nogmaals besproken dat het adres voor de OR-leden alleen als e- mailbox voor de vergaderstukken gebruikt mag worden. Het communiceren binnen de OR moet middels een eigen account. Een aantal leden van de OR heeft dit niet. Hiervoor wordt door de afdeling ICT samen met hen een account gemaakt, buiten het netwerk van Wedeo om (zoals bijvoorbeeld hotmail of gmail). Deze wordt als account toegevoegd op de ipad, zodat deze ook altijd gebruikt kan worden. Dit draagt ook zeer zeker bij aan de communicatie tussen de OR-leden. Vaak wordt er in deelcommissies gewerkt om punten uit te werken en zo kunnen de OR-leden elkaar gemakkelijk bereiken. Dit geldt zeker voor de OR-leden die geen computer ter beschikking hebben. Andere zaken die tijdens deze sessie aan de orde kwamen: Het icloud-account wordt beheerd door de afdeling ICT en is afgeschermd met een wachtwoord. Dit betekent dat het bijwerken van apps niet door de gebruikers kunnen worden uitgevoerd, omdat het systeem dan om een wachtwoord vraagt. Dit is niet handig. Hier zal door de afdeling ICT naar gekeken worden. Op dit moment is dit de beveiliging voor de ipad en ook een stukje zelfbescherming voor de OR-leden zelf. Ook op de box van de OR-leden staat een wachtwoord dat om de drie maanden gewijzigd moet worden. Ook dit wachtwoord wordt door de afdeling ICT beheerd en ook dat is niet handig. Als het wachtwoord veranderd wordt, moet ieder OR-lid dit bij de afdeling ICT laten aanpassen. Ook hiervoor moet naar een oplossing gezocht worden. Conclusies Nadat de eerste OR-vergadering met gebruik van een ipad in juli 2014 is geweest, is er inmiddels driekwart jaar verstreken. Welke conclusies en aanbevelingen zijn er? De belangrijkste conclusie is het bereiken van het doel van het project. De OR vergadert papierloos. De OR ontvangt de stukken in de zodra het vergaderstuk gereed is. Dit scheelt de OR-leden tijd in voorbereiding en tijd voor het lezen. Ze krijgen de stukken niet meer op het laatste moment per post toegestuurd. Ook het contact met elkaar via een eigen adres bevordert de communicatie tussen de OR-leden en de voortgang in een aantal zaken. Voor Wedeo was dit de eerste ervaring met een ipad. Dat heeft toch ook voor aanloopproblemen gezorgd. Wat is de beste mogelijkheid op welk moment? Daarmee heeft het echter ook het vervolg van ipads implementeren binnen de organisatie gemakkelijker gemaakt. Er is veel gedaan met de ervaringen, die in het project zijn opgedaan. De keuze voor de ipad Deze is ook afhankelijk van wat er binnen een bedrijf gangbaar is. Zijn er al tablets in gebruik? Welke voorkeur heeft de afdeling ICT of indien de ICT uitbesteed is aan een Pagina 11 van 22

12 derde partij: welke voorkeur, kennis en ervaring zijn er? Binnen Wedeo was er geen enkele ervaring, aangezien de OR de eerste groep gebruikers van tablets was binnen het bedrijf. Dit is wel een beperking gebleken in de uitrol binnen de OR. Veel zaken moesten eerst "ontdekt" worden en middels try en re-try geleerd worden. De keuze voor het leertraject Stap voor stap leren, middels kleine stappen, is binnen Wedeo de meest geschikte methode. Doordat de ervaring van de verschillende OR-leden met ICT en haar hulpmiddelen zo divers is, is de individuele aanpak het beste gebleken. Per gebruiker zijn ook de instellingen op maat te maken en daarmee problemen te voorkomen zoals het kwijt zijn van de box. Het uitrollen via een icloud-account Om grotere aantallen uit te rollen is het zeker aan te bevelen om één ipad goed in te richten, hiervan een reservekopie te maken en deze vervolgens op elke nieuwe ipad te kopiëren. Nadeel is wel dat de apps alleen bijgewerkt kunnen worden door de afdeling ICT. Wedeo is bezig met een nieuwe leverancier die ook de ipads in beheer gaat nemen. Deze leverancier gebruikt MobileIron als tool om de ipads te beheren en uit te rollen. Hiermee is het probleem van updates bijwerken en nieuwe applicaties toevoegen op de ipad opgelost. Dit zal binnen Wedeo in de tweede helft van 2015 toegepast gaan worden. Een andere oplossing zou kunnen zijn om voor elk OR-lid een eigen icloud-account aan te maken en hiermee de apps te installeren. Daarmee kunnen ze ook de apps bijwerken. Een nadeel is dat ze dan ook bij allerlei instellingen kunnen, wat niet bij iedere gebruiker gewenst is. Dit is echter mede afhankelijk van het soort gebruiker en de ervaring met tablets. Vergader-app De leverancier die de dienstverlening op ICT-gebied voor Wedeo gaat uitvoeren, stelt de vergader-app als dienst ter beschikking. Dit betekent dat er op het intranet van Wedeo (m.b.v. SharePoint) de agenda en de vergaderstukken klaargezet worden door het secretariaat van de OR. Op de ipad krijgt het OR-lid de stukken niet meer via de , maar zal dit als een soort agenda gepresenteerd worden, waarbij bij het betreffende vergaderpunt ook het juiste vergaderstuk getoond wordt. Dit maakt het voor elk OR-lid overzichtelijker en gemakkelijker. Ook bevat deze app meer mogelijkheden om documenten met elkaar te delen. Wedeo heeft nog geen ervaring met deze app, echter ziet het er veelbelovend uit. Aanbevelingen voor andere SW-bedrijven; belangrijk is dat er in de organisatie wel enige ervaring is met tablets. Aandacht voor opleiding en begeleiding van de gebruikers met weinig tot geen computerervaring is ook een belangrijk punt. Gebleken is dat binnen een kort tijdsbestek vaker een korte instructie herhalen de beste leermethode is voor deze gebruikers. Niet te veel in een keer en ook niet van alles en nog wat over de ipad willen uitleggen. Dat komt in een latere fase. Pagina 12 van 22

13 Pagina 13 van 22

14 Bijlagen Bijlage 1 Uren In deze bijlage worden de uren verantwoord die aan dit project besteed zijn. Dit is onderverdeeld in een aantal fases: 1. Onderzoek naar mogelijkheden van hardware, software en IT-infrastructuur 2a. Aanschaf tablets en software 2b. Implementeren software en infrastructuur 3. Vastleggen taken en werkinstructies 4. Opleiding medewerkers 5. Projectleiding, begeleiding, etc. Ad 1. Onderzoek Onder deze fase valt de projectaftrap, het eerste overleg over de wensen en eisen van de gebruiker, alle interviews die er gehouden zijn; afstemming over de inkoop van de tablet en keuze voor het soort tablet. Ook het gebruik van een simkaart moest geregeld worden: Aanvragen bij T-Mobile, ontvangen, activeren, etc.. De afdeling Inkoop van Wedeo moet altijd meerdere offertes aanvragen en deze moeten dus ook beoordeeld worden. Hier gaat tijd in zitten. Dit had merendeels te maken met de keus om de tablet ook Wedeobreed te willen gebruiken en daarvoor was onderzoek nodig naar de mogelijkheden in combinatie met ons netwerk. Dit valt echter buiten de scope van het project. Uiteindelijk zijn er wel meer dan de geplande 40 uur in gaan zitten, mede omdat het zoeken was naar de juiste inrichting op de ipad. Wat zijn de mogelijkheden en wat wil en kan de OR zelf? Dit is in deze fase meegenomen en niet in fase 2b. Ad 2a Aanschaf tablets en software= eigen investering Ad 2b Implementeren software en infrastructuur. In deze fase zijn de uren gaan zitten in het gebruiksklaar maken van de ipad. Als eerste moest er een standaard ipad ingericht worden, die als kopie kon dienen voor het inrichten van de overige ipads. Daarnaast is er een account aangevraagd bij onze ICT-leverancier om als account te gebruiken op de ipad. Verder is elke ipad voorzien van een simkaart. De geplande 60 uur waren niet nodig door het gebruik maken van de reservekopie. Pagina 14 van 22

15 Ad 3 Vastleggen taken en werkinstructies In dit onderdeel is de gebruikersovereenkomst opgesteld. Als basis is een kopie gebruikt van een van de geïnterviewde partijen. Deze is verder op maat gemaakt voor Wedeo en door het hoofd P&O en de OR-voorzitter getoetst. Vervolgens zijn deze per OR-lid op naam uitgegeven, gekoppeld aan het nummer van de ipad en ondertekend door zowel hoofd P&O als het OR-lid. Daarnaast zijn er instructies gemaakt voor de afdeling ICT om de uitrol van de ipad te standaardiseren en vast te leggen wat er op de ipad verder geregeld is inzake icloud-account, adres gebruiker, adres OR-lid, etc. Voor dit onderdeel waren de 20 uren niet voldoende, aangezien er binnen Wedeo nog geen ervaring was met een tablet. Ad 4 Opleiding medewerkers Hier zijn de meeste uren in gaan zitten. Met name de individuele begeleiding kostte tijd voor zowel de persoon zelf als voor de opleider. Er zijn twee groepssessies geweest, waarbij er instructie is gegeven. Dit kostte per sessie 20 uur, gezien het aantal personen die erbij betrokken waren. De individuele sessies zijn vaker geweest en kostten minimaal een uur voor 2 personen. De nazorg heeft ook veel tijd gekost. Ervaring van de gebruikers zelf en van het projectteam was er niet of nauwelijks. Dit heeft een grotere impact gehad dan gedacht. Ad 5 Projectleiding, etc. Zoals bij punt 4 reeds genoemd is, heeft het ontbreken van ervaring met tablets meer tijd gekost dan oorspronkelijk voorzien. Met name het zoeken naar juiste inrichting en de gebruikerservaring van de OR-leden is bepalend geweest voor het tijdspad. Bij Wedeo kwam er helaas ook nog een OR-verkiezing tussentijds, wat betekende dat er opnieuw aandacht aan nieuwe gebruikers moest worden gegeven. Wat wel een voordeel was, was dat bij deze gebruikers de ervaringen van de eerste gebruikers gelijk mee genomen konden worden. Conclusie De begrote uren voor dit project zijn zeker overschreden mede door het stapsgewijs uitbreiden van de functionaliteit en de ontbrekende gebruikerservaring binnen Wedeo, zowel vanuit de OR-leden als gebruikers gezien, maar ook van de afdeling ICT. Het project is formeel wel afgesloten, maar nog niet gereed. Er is nog een aantal vervolgstappen te nemen, zoals hier boven genoemd. Ook hier zullen nog de nodige uren nodig zijn. Pagina 15 van 22

16 Bijlage 2 Bruikleenovereenkomst BRUIKLEENOVEREENKOMST Ondergetekenden, Organisatie: Wedeo Contactpersoon: Naam hoofd P&O Afdeling: Personeel en Organisatie hierna te noemen eigenaar en Organisatie: Naam: Functie: Wedeo Naam OR-lid OR-lid hierna te noemen gebruiker, zijn hierbij een overeenkomst van bruikleen aangegaan met betrekking tot het in bruikleen gegevene als hieronder in artikel 1 omschreven, hierna te noemen tablet en wel onder de navolgende voorwaarden: Art. 1. Omschrijving van het in bruikleen gegevene: Soort voorwerp: Type voorwerp: Tablet Apple ipad air Pagina 16 van 22

17 Identificatienummer: Staat van onderhoud: Nummer van de ipad (imei) Nieuw Art. 2. Deze bruikleenovereenkomst is voor bepaalde tijd. Gebruiker is verplicht om tablet onverwijld te retourneren, indien daarmee geen werkzaamheden meer voor/namens eigenaar worden verricht. Art Bij niet-tijdige retournering, na schriftelijke aanmaning, is eigenaar gerechtigd aan gebruiker de restwaarde in rekening te brengen. 3.2 Het bepaalde in lid 1 laat onverminderd het recht van eigenaar op verdere schadevergoeding, wettelijke rente en alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten van verhaal die voor rekening van gebruiker komen. Art. 4. Gebruiker is verplicht als een goed huisvader voor tablet te zorgen en deze te onderhouden, deze slechts in overeenstemming met de bestemming te gebruiken en deze onverwijld bij het einde van de bruikleenovereenkomst aan eigenaar terug te geven in ordelijke staat. Art. 5. Het is gebruiker verboden om tablet hetzij om niet, hetzij tegen vergoeding aan een derde in gebruik af te staan of te verhuren. Art. 6. Gebruiker zal aan tablet niets (laten) veranderen zonder vooraf verkregen schriftelijke toestemming van eigenaar. Veranderingen zonder toestemming zullen worden aangepast/hersteld op kosten van gebruiker. Art. 7. Gebruiker geeft in geval van verlies of beschadiging, hiervan onmiddellijk kennis aan de afdeling ICT van eigenaar. Gebruiker zal, in geval van schade, niets ondernemen tot herstel dan op aanwijzing en onder verantwoordelijkheid van de afdeling ICT. Pagina 17 van 22

18 Art. 8. Privégebruik van tablet is uitdrukkelijk niet toegestaan. Bij het niet nakomen hiervan kan gebruiker aansprakelijk worden gesteld voor eventuele financiële schade voor eigenaar, onder andere ten gevolge van de fiscale naheffing inclusief boete. Steekproefsgewijs zal controle op privégebruik plaatsvinden. Art. 9 Bescherming gegevens Gebruiker doet al het mogelijke om de veiligheid van datagegevens te waarborgen en laat geen gevoelige data op tablet staan die door verlies of diefstal in verkeerde handen kan komen. Eigenaar (uitgifte), Gebruiker (voor ontvangst) Datum: Datum: Handtekening: Handtekening: (naam hoofd P&O) (naam OR-lid) Pagina 18 van 22

19 Bijlage 3 Handleiding Foxit Mobile PDF Wat kun je met Foxit PDF? Natuurlijk PDF-jes openen, lezen, maar het belangrijkste doel is om aantekeningen in een document te kunnen maken. Waar moet je dan aan denken? Iets onderstrepen Iets doorstrepen (doorhalen) Iets omcirkelen Iets omkaderen (in een vierkant) Iets een kleurtje geven Een "memoblokje" vullen, oftewel typemachine Tekst schrijven Hoe werkt dit? In de mail staat altijd een pdf; normaliter lees je deze en sluit je deze weer. Mocht je aantekeningen willen maken, klik dan weer op de pdf in de mail, maar hou deze langer vast. Dan verschijnen er meerdere iconen, waaronder die met PDF waar onder staat Open met Foxit PDF. Klik op dat icoontje. De PDF wordt nu ook geopend net zoals normaal, je kunt het gewoon lezen, maar je ziet meer: Linksboven zie je het huisje: hiermee kun je de aantekeningen bewaren of uit de pdf gaan zonder iets te bewaren. Rechts zie je meerdere knoppen. De belangrijkste is het gele pennetje ; door hier op te klikken, krijg je onderstaande balk ter beschikking: Undo Redo Lijn Pijl Rechthoek Cirkel Higlight Onderstrepen Geribbeld Doorstrepen Je vorige actie ongedaan maken De actie die je ongedaan hebt gemaakt, opnieuw doen Een lijn tekenen Een pijl tekenen Ergens een rechthoek omheen zetten Iets omcirkelen Tik op een woord, regel om dit een kleurtje te geven Tik op een woord, regel om dit te onderstrepen met een geribbelde en gekleurde onderstreping Tik op een woord, regel om dit door te strepen Pagina 19 van 22

20 Onderstrepen strak Tik op een woord, regel om dit te onderstrepen met een rechte, gekleurde lijn Memo Tik ergens en er verschijnt een geeltje waar de aantekeningen in getypt kunnen worden Typemachine Tik ergens en je kunt gewoon iets in de tektst zetten met toetsenbord Potlood Tik ergens en je kunt iets schrijven, tekenen Gum Hiermee kun je het potlood weer verwijderen Stempel Hiermee kun je stempels plaatsen Handtekening Hiermee kun je een document laten ondertekenen Sluiten Hiermee sluit je de balk Pagina 20 van 22

21 Je kunt de kleurtjes en diktes aanpassen door het betreffende icoontje vast te houden: Aantekeningen bekijken: klik links op, zo zie je alle aantekeningen en door er op te klikken, spring je in het document naar de betreffende tekst met aantekening. Je kunt ook zoeken. Nadat je klaar bent, klik je linksboven op het huisje ; als er iets gemuteerd is, krijg je de vraag Save of Discard Changes; wil je de aantekeningen bewaren, kies voor Save en nog een keer om naar het menu van Foxit te gaan. Pagina 21 van 22

22 Je komt terug in onderstaand scherm: 1: als je hier op klikt krijg je alle documenten te zen 2: hier kun je pdf-jes zoeken door op naam te zoeken 3: hiermee kun je de pdf-jes verwijderen, een andere naam geven, en nog meer van zulke dingen 4: hier zie je alle documenten en evt. mappen. 5: de laatst geopende documenten Je kunt in het document ook kiezen voor het icoontje rechtsboven, er verschijnen een aantal opties, waaronder Save, maar ook Share. Via Share kun je het document ook en; kies wel voor Original document. Pagina 22 van 22