Workshop e-depot Generiek aanbestedingsbestek & Handreiking aanbestedingsrecht

Transcriptie

1 Workshop e-depot Generiek aanbestedingsbestek & Handreiking aanbestedingsrecht December 2016

2 Inleiding Introductie Kennismaking Deel 1: generiek aanbestedingsbestek e-depot (Pinto) 1. Inleiding opdracht opstellen generieke aanbestedingsbestekken 2. Bespreken concept documenten a. Toelichtend document b. Concept bestek c. Concept functionele eisen Deel 2: Handreiking aanbestedingsrecht (Sloover) 1. Inleiding aanbestedingsrecht 2. Toelichting op uitzonderingen 3. Voorbeelden 2

3 Deel 1: Generiek aanbestedingsbestek Inleiding opdracht opstellen generieke aanbestedingsbestekken KING rapport - drie varianten: 1. Het e-depot als digitale archiefbewaarplaats, digitale archiefruimte en brede informatieopslag (voor permanent te bewaren archief, op termijn te vernietigen archief en voor informatie tijdens de lopende zaakfase). 2. Het e-depot als digitale archiefbewaarplaats en als digitale archiefruimte (voor permanent te bewaren en op termijn te vernietigen archief dat nog niet voor overbrenging in aanmerking komt). 3. Het e-depot als digitale archiefbewaarplaats (voor permanent te bewaren en al dan niet vervroegd over te brengen archief). 3

4 Opdracht De ontwikkeling van een aanbestedingsbestek voor e-depotvoorzieningen. Daarbij moet voor elk van de 3 varianten die door KING zijn benoemd modeldocumenten komen. Het moet decentrale overheden een handvat bieden voor de aanbesteding en het formuleren van hun vraag aan aanbieders van e-depotdiensten. Het product is vooral bedoeld voor informatieprofessionals en inkopers bij de decentrale overheden, waaronder (streek)archiefdiensten. 4

5 Voorbereiding aanbesteding (1/3) 5

6 Voorbereiding aanbesteding (2/3) 6

7 Voorbereiding aanbesteding (3/3) 7

8 Toelichtend document Model concurrentiegerichte dialoog E-depotmonitor Zeeuwse gemeenten (6 april 2016): Enkele aanbieders bieden oplossing voor groot deel functionaliteit Markt e-depots is nog niet volwassen Veronderstelling: Opdracht kent belangrijke ontwikkelcomponent (COTS niet toereikend) Opdracht niet volledig helder bij aanvang aanbesteding Conclusie: Procedure moet voorzien in mogelijkheid zoeken naar juiste oplossing 8

9 Beschrijving concurrentiegerichte dialoog Basis: niet-openbare procedure Selectiefase Inschrijvingsfase Toevoeging na selectie: dialoogfase Dialoogfase Na selectie Dialooggesprekken Dialoogproducten oplossingsrichting, onderdelen inschrijving Dialoogproducten onderdeel inschrijvinig of separate definitieve inschrijving 9

10 Bestek en Programma van Eisen Wijze hanteren model Model concurrentiegerichte dialoog is meest uitgebreide variant Model minus dialoog niet-openbare procedure Denk na over wijziging / verwijdering bepalingen Wijziging / verwijdering gevaarloos : [OPTIE] Technische keuzes Programma van Eisen (Bijlage 3) Geen maatwerk, maar model Biedt handvatten, discussiestuk, aanjager, stip op de horizon 10

11 Concept functionele eisen Programma van eisen bijlage 3 Omzetting hoofdstuk 6 KING rapport in generieke eisen Aspecten zijn generiek, geen maatwerk Focus op technische eisen wat minimaal vragen op technisch gebied? Overige aspecten eventueel in te zetten als gunningscriteria / wensen 11

12 Vragen / opmerkingen Mr. Matanja Pinto e. pinto@dvlp.nl m

13 Deel 2: Handreiking aanbestedingsrecht Inleiding aanbestedingsrecht Doelgroep: informatieprofessionals en inkopers bij decentrale overheden en (streek)archiefdiensten. Afbakening: aanbestedingsrechtelijke aspecten voor de doelgroep, geen maatwerk Begrippen: Aanbestedende dienst / publiekrechtelijke instelling Overheidsopdracht Decentrale overheid 1 Decentrale overheid 2 Decentrale overheid Financiering van activiteiten door decentrale overheid 1 &2 Toezicht door decentrale overheid 1&2 Financiering van activiteiten door decentrale overheid Toezicht door decentrale overheid Rechtspersoon die voorziet in algemeen belang Rechtspersoon die voorziet in algemeen belang 13

14 Uitzonderingen quasi-inbesteden horizontale samenwerking alleenrecht procedure voor sociale en andere specifieke diensten. 14

15 Quasi-inbesteden Decentrale overheid Toezicht als ware eigen dienst Merendeel activiteiten (80%) voor de decentrale overheid uitvoeren Rechtspersoon Decentrale overheid 1 Decentrale overheid 2 Gezamenlijk toezicht als ware eigen dienst Merendeel activiteiten (80%) voor de decentrale overheid uitvoeren Rechtspersoon 15

16 Horizontale samenwerking Decentrale overheid 1 Samenwerkingsovereenkomst - openbare diensten - gemeenschappelijke doelstellingen verwezenlijken Decentrale overheid 2 16

17 Alleenrecht Decentrale overheid Alleenrecht - aanduiding geografisch gebied - expliciet duiden activiteit(en) - Bekendmaken Rechtspersoon 17

18 Procedure voor sociale en andere specifieke diensten Vervallen 2B-diensten CPV-codes toepassen voor classificatie Wat is een e-depot? Archiefwet / archiefbeheer KING NB. Memo van Europadecentraal 18

19 Voorbeelden Met anderen een e-depot ontwikkelen Aansluiten bij een bestaand e-depot 19

20 Vragen / opmerkingen Mr. Il Shik Sloover e. i.s.sloover@berenschot.nl m