Aanmelden contractonderwijs

Transcriptie

1 ARIS proceshandboek Aanmelden contractonderwijs Versie: 3 Status: Datum: Pagina: 1 van 39

2 Aanmelden contractonderwijs Documenthistorie Datum Eenheid Activiteit Besproken met: Uitkomst AC Vaststellen Chris Schut (AC) en Eric Boels (F&C) Handboek vastgesteld procesbeschrijving AC Accorderen controllers André Oosten (FEB) en Harry Huiskes (FdR) Handboek akkoord voor vaststellen Concern Controller AC Verwerken reacties controllers André Oosten (FEB), Dennis van Heel (FEB) Versie geschikt voor Harry Huiskes (FdR), Jikke Verheij (FdR) en accorderen controllers Jack Bommer (FdR) AC Accorderen procesbeschrijving Ernst Jonker (AC Financiële Administratie) Procesbeschrijving geaccordeerd AC Beoordelen risico s Süreyya Aydemirli en Paul Franssen Concept beoordeeld (AC Verslaggeving) AC Bespreken Süreyya Aydemirli (AC Verslaggeving) Concept te beoordelen procesbeschrijving AC Modelleren AO Contractonderwijs Süreyya Aydemirli (AC Verslaggeving) Concept te beoordelen Geselecteerd model: In ARIS-groepsstructuur: Aanmelden contractonderwijs Main group\feb\processen\ondersteunende processen\financieel management FEB\Aanmelden contractonderwijs FEB Datum opgeslagen: Pagina 2 van 39

3 Aanmelden contractonderwijs Inhoudsopgave 1. PROCES: AANMELDEN CONTRACTONDERWIJS PROCESKETEN: AANMELDEN CONTRACTONDERWIJS PROCES: AANMELDEN AEMAS/APC PROCESKETEN: AANMELDEN AEMAS/APC PROCES: AANMELDEN MIF/MBA PROCESKETEN: AANMELDEN MIF/MBA PROCES: AANMELDEN AITAP/EIAP PROCESKETEN: AANMELDEN AITAP/EIAP PROCES: AANMELDEN PMA PROCESKETEN: AANMELDEN PMA PROCES: AANMELDEN EMFC PROCESKETEN: AANMELDEN EMFC PROCES: AANMELDEN VZK/RM PROCESKETEN: AANMELDEN VZK/RM PROCES: AANMELDEN ACD PROCESKETEN: AANMELDEN ACD PROCES: AANMELDEN BKDT PROCESKETEN: AANMELDEN BKDT PROCES: VERWERKEN INSCHRIJVING NIET-REGULIERE STUDENTEN PROCESKETEN: VERWERKEN INSCHRIJVING NIET-REGULIERE STUDENTEN PROCES: AANMELDEN OUC PROCESKETEN: AANMELDEN OUC PROCES: AANMELDEN PAO PROCESKETEN: AANMELDEN PAO Datum opgeslagen: Pagina 3 van 39

4 Aanmelden contractonderwijs 1. Proces: Aanmelden contractonderwijs Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden Financieel management Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de aanmeldingen en inschrijvingen van studenten van de niet-reguliere cursussen, opleidingen en programma's om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het invullen, ondertekenen en verzenden van het intakeformulier; * het invullen, ondertekenen en verzenden van het inschrijfformulier. De programmamanager van de opleiding zorgt voor: * het houden van een intakegesprek met de student; * het op basis van het intakegesprek toelaten of afwijzen van de student; * het aansluiten van de vorderingen in de eigen database met SAP. De medewerker Onderwijsadministratie zorgt voor: * het opstellen en verzenden van een toelatingsbrief of afwijzingsbrief. Triggers Afbakening Prestatie-maatstaf adres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Het secretariaat van de opleiding zorgt voor: * het verwerken van de gegevens van de student in de database; * het aanmaken en verzenden van de facturen; * het leveren van de inschrijfgegevens aan FA. * verzoek tot toelating * aanmelding * inschrijving * definitieve inschrijving * inschrijving via Studielink (alleen voor master studenten ACD) Van het indienen van een verzoek tot toelating tot de opleiding tot en met het bijhouden en beoordelen van de betalingen door de studenten. E.N.Jonker@uva.nl Feb 6, :55:07 PM rkieft1 Datum opgeslagen: Pagina 4 van 39

5 Aanmelden contractonderwijs 1.1 Procesketen: Aanmelden contractonderwijs Datum opgeslagen: Pagina 5 van 39

6 Aanmelden AEMAS/APC 2. Proces: Aanmelden AEMAS/APC Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden Aanmelden contractonderwijs FEB Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de intakeformulieren en inschrijvingen van studenten voor de Amsterdam Executive Master-programme in Actuarial Science-opleiding (AEMAS) en Post-Master Actuarial Practice Cycle (APC) om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het invullen, ondertekenen en verzenden van het intakeformulier AEMAS/APC; * het invullen, ondertekenen en verzenden van het AEMAS inschrijfformulier. De programmamanager zorgt voor: * het houden van een intakegesprek met de student; * het op basis van het intakegesprek toelaten of afwijzen van de student; * het aansluiten van de vorderingen in Progress met SAP. Trigger(s) Afbakening adres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model Het secretariaat van de AEMAS zorgt voor: * het opstellen en verzenden van een toelatingsbrief of afwijzingsbrief; * het verwerken van de gegevens van de student in Excel; * het vastleggen van inschrijvingen in Progress; * het leveren van de inschrijfgegevens AEMAS/APC aan FA; * het uploaden van een wekelijks overzicht van de betalingen in Progress; * het uitvoeren van een eindcontrole een paar maanden voor afstuderen. * intakeformulier * inschrijfformulier Invullen intakeformulier tot en met het leveren van de inschrijfgegevens aan FA Studentendebiteuren. E.N.Jonker@uva.nl Oct 4, :29:30 PM rkieft1 Productie Datum opgeslagen: Pagina 6 van 39

7 Aanmelden AEMAS/APC 2.1 Procesketen: Aanmelden AEMAS/APC Datum opgeslagen: Pagina 7 van 39

8 Aanmelden AEMAS/APC Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden AEMAS/APC Processtappen / objecten 1 Invullen aanvraagformulier intakegesprek AEMAS/APC 2 Eventueel invullen inschrijfformulier KHO 3 Ondertekenen en verzenden intakeformulier 4 Ontvangen intakeformulier AEMAS/APC 5 Intakeformulieren vastleggen in excel-bestand 6 Houden intakegesprek AEMAS/APC Beschrijving / doel Studenten schrijven zich handmatig in via een (vrijblijvend) intakeformulier. Geïnteresseerden voor het volgen van één of meerdere modulen uit het reguliere onderwijsprogramma kunnen een inschrijvingsformulier KHO downloaden of aanvragen bij het secretariaat van de opleiding. Op het inschrijfformulier kan de student aangeven aan welke groepen hij wil deelnemen. De student ondertekent het aanvraagformulier intakegesprek en verzendt het formulier samen met een kopie van zijn diploma, cijferlijst, paspoort en CV aan het secretariaat van de AEMAS. Het secretariaat van de AEMAS ontvangt het aanvraagformulier intakegesprek, een kopie van het diploma, de cijferlijst, het paspoort en het CV van de student. Het secretariaat van de AEMAS verwerkt de gegevens van de student handmatig in Excel. De programmamanager benadert de student voor het maken van een afspraak voor een intakegesprek. In het intakegesprek wordt gecontroleerd of de student aan de toelatingsvereisten voldoet, in welk programmadeel deze kan instromen, en of de student in aanmerking komt voor aanvullende vrijstellingen. De student dient dan ook de originele diploma s en certificaten te laten zien. Voor AEMAS bestaan de toelatingseisen uit een afgerond diploma BSc of MSc in Actuariaat, econometrie, wiskunde of een vergelijkbare kwantitatieve opleiding. Voor de APC zijn een afgeronde MSc Actuarial Science & Mathematical Finance opleiding, hetzij via de reguliere UvA opleiding, hetzij via de AEMAS, verplicht. De AEMAS stelt enkele aanvullende eisen aan het vakkenpakket in de master. 7 Afwijzen van de inschrijving Het secretariaat van de opleiding wijst de inschrijving af. 8 Opstellen en verzenden Het secretariaat van de opleiding stelt een toelatingsbrief op en verzendt deze aan de student. toelatingsbrief 9 Ontvangen toelatingsbrief student De student ontvangt een bevestiging van toelating en van mogelijke vrijstellingen in een toelatingsbrief. Bij de brief ontvangt de student ook een inschrijfformulier. 10 Invullen en verzenden inschrijfformulier De student schrijft zich definitief in door het AEMAS inschrijfformulier ingevuld aan het AEMAS secretariaat te verzenden. De uiterste inschrijfdatum is 31 augustus of 31 januari. De student moet dan wel de toelatingsbrief al in bezit hebben. 11 Verwerken inschrijvingen AEMAS/APC in Progress De inschrijving voor de opleiding wordt definitief zodra het volledig ingevulde inschrijfformulier is ontvangen door het secretariaat van de opleiding. Het secretariaat legt de inschrijvingen vast in het systeem Progress. In Progress wordt een opleidingsjaar aangemaakt met het collegegeld. Dit zorgt ervoor dat de juiste collegegelden in rekening worden gebracht bij de studenten. Het secretariaat van de opleiding stelt vanuit Progress een excelsheet op. 12 Opstellen excelsheet vanuit Progress 13 Leveren inschrijfgegevens aan FA Het secretariaat van de opleiding stuurt het excelbestand met daarin de gegevens van de inschrijvingen van studenten naar de afdeling FA-debiteuren ten behoeve van de facturatie en om de bedragen in SAP op te kunnen nemen. 14 Ontvangen excelsheet met FA-debiteuren ontvangt de excelsheet met alle gegevens van studenten. inschrijfgegevens 15 Factureren cursusgelden Een medewerker debiteurenadministratie factureert de collegegelden aan de student. 16 Doorsturen betaalde collegegelden Een medewerker debiteurenadministratie stuurt periodiek de bestanden met de betaalde collegegelden door aan het secretariaat van de opleiding. 17 Uploaden betaalde collegegelden in De bestanden met de betaalde collegegelden van een bepaalde periode worden automatisch Progress ingelezen in Progress. 18 Aansluiten Progress AEMAS/APC Twee keer per jaar worden de gegevens in SAP door de programmamanager met SAP gecontroleerd aan de hand van de administratie in Progress. Bij verschillen worden deze op de juiste WBS-element gecorrigeerd. 19 Uitvoeren van een eindcontrole op de betalingen Een paar maanden voor het afstuderen van studenten voert het secretariaat van de opleiding een eindcontrole op de betalingen uit. Datum opgeslagen: Pagina 8 van 39

9 Aanmelden MIF/MBA 3. Proces: Aanmelden MIF/MBA Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden Aanmelden contractonderwijs FEB Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de aanmeldingen en inschrijvingen van studenten voor de Master in International Finance (MIF) en The Amsterdam MBA om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het aanmelden voor de opleiding via het programma EMBARK. De recruitment and admissions manager zorgt voor: * het controleren of student wel/niet ingeschreven mogen worden; * het invoeren van de te betalen bedragen in EMBARK; * het opstellen en verzenden van een brief aan de student; * het doorgeven van de inschrijvingen aan CSA; * het verzenden van een excel-bestand met de inschrijvingen aan FA-debiteuren. Trigger(s) Afbakening adres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model Administratief Centrum De medewerker Studentenadministratie zorgt voor: * het verzenden van een inschrijvings aan de student. De medewerker Debiteurenadministratie zorgt voor: * het aanmaken van een cliënt- en factuurnummer. * aanmelding via EMBARK Het aanmelden van de student via EMBARK tot en met het ontvangen van een inschrijvings door de student. E.N.Jonker@uva.nl Sep 24, :57:55 AM rkieft1 Productie Datum opgeslagen: Pagina 9 van 39

10 Aanmelden MIF/MBA 3.1 Procesketen: Aanmelden MIF/MBA Datum opgeslagen: Pagina 10 van 39

11 Aanmelden MIF/MBA Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden MIF/MBA Processtappen / objecten Beschrijving / doel 1 Aanmelden via EMBARK Studenten kunnen zich aanmelden voor de opleiding via het programma EMBARK. 2 Controleren aanmeldingen MIF/MBA De recruitment and admissions manager is verantwoordelijk en bevoegd om de aanmeldingen te bekijken en te controleren of ze wel/niet ingeschreven mogen worden. 3 Invoeren te betalen bedragen Indien de inschrijving plaats mag vinden voert de recruitment and admissions manager de te betalen bedragen in EMBARK in en wordt een programma-assistent aangewezen, die de huisvesting, VISA e.d. van de student verzorgt. 4 Verzenden inschrijvingen naar FA De recruitment and admissions manager verzendt een excel-bestand met alle inschrijvingen naar FA-debiteuren. 5 Opstellen en verzenden brief naar student De recruitment and admissions manager maakt en verzendt een brief naar de student waar de aanbetaling, cliënt- en factuurnummer op staan. Voor de aanbetaling is een termijn van 3 tot 4 weken vastgesteld waarbinnen de overmaking moet plaatsvinden. FA is verantwoordelijk voor de debiteuren en zorgt voor de cliënt- en factuurnummer. Studenten hebben verschillende te betalen bedragen afhankelijk van de startdatum, betalingswijze (termijnen of eenmalig), verrekende korting, aantal ECT s en de te volgen opleiding (fulltime/parttime). Deze worden door de recruitment and admissions manager bepaald aan de hand van de ingevulde inschrijvingsdocumenten uit EMBARK. 6 Doorgeven inschrijvingen aan CSA De recruitment and admissions manager geeft de inschrijvingen aan CSA door. 7 Zorgen voor cliënt- en factuurnummer FA is verantwoordelijk voor de debiteurenadministratie en zorgt voor een cliënt- en factuurnummer. Er worden betalingsregels vastgelegd, zodat de betalingen van de studenten eenvoudig kunnen worden herleid naar de openstaande vorderingen in SAP-FICO en in EMBARK. De student ontvangt de brief met inschrijfgegevens. 8 Ontvangen brief met inschrijfgegevens 9 Verzenden inschrijvings Een medewerker CSA maakt een studenten adres aan en verstuurt een inschrijvings aan de student. 10 Ontvangen inschrijvings De student ontvangt een bericht ter bevestiging van zijn inschrijving. Datum opgeslagen: Pagina 11 van 39

12 Aanmelden AITAP/EIAP 4. Proces: Aanmelden AITAP/EIAP Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden Aanmelden contractonderwijs FEB Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de verzoeken tot toelating en inschrijvingen van studenten van de Amsterdam IT-Audit-opleiding (AITAP) en het Executive Internal Auditing Programme (EIAP) om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het indienen van een verzoek tot toelating AITAP/EIAP; * het invullen en verzenden van een inschrijfformulier AITAP/EIAP. De opleidingsdirecteur zorgt voor: * het beoordelen of de student voldoet aan de toelatingscriteria; * het houden van een intakegesprek AITAP/EIAP met de student; * het beoordelen of de student kan worden toegelaten tot de AITAP/EIAP; * het verzenden van een inschrijfformulier AITAP/EIAP; * het bijhouden en beoordelen van de betalingen van de collegegelden; * het eventueel starten van een incassoprocedure. Het Secretariaat AITAP zorgt voor: * het verwerken van het verzoek tot toelating AITAP/EIAP in Progress; * het verwerken van de inschrijvingen AITAP/EIAP in Progress; * het opstellen van een excelsheet vanuit Progress en leveren van de inschrijfgegevens AITAP/EIAP aan FA; * het verzenden van een bevestiging van de inschrijving aan de student. Administratief Centrum Een medewerker debiteurenadministratie zorgt voor: * het factureren van de collegegelden aan de student; * het periodiek doorsturen / doorgeven van de betaalde collegegelden aan het secretariaat van de opleiding. Trigger(s) Afbakening adres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model * verzoek tot toelating AITAP/EIAP * inschrijving AITAP/EIAP Van het indienen van een verzoek tot toelating AITAP/EIAP tot en met het bijhouden en beoordelen van de betalingen door de studenten. E.N.Jonker@uva.nl Oct 4, :38:42 PM rkieft1 Productie Datum opgeslagen: Pagina 12 van 39

13 Aanmelden AITAP/EIAP 4.1 Procesketen: Aanmelden AITAP/EIAP Datum opgeslagen: Pagina 13 van 39

14 Aanmelden AITAP/EIAP Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden AITAP/EIAP Processtappen / objecten Beschrijving / doel 1 Indienen verzoek tot toelating AITAP/EIAP Een student moet een verzoek tot toelating, voorzien van twee pasfoto's, een curriculum vitae en kopieën van relevante diploma's en getuigschriften indienen bij het secretariaat van de opleiding Amsterdam IT-Audit (AITAP) of het secretariaat van de EIAP. Indien de student nader geïnformeerd wilt worden over de opleiding, kan hij een oriëntatiegesprek aanvragen. 2 Eventueel invullen inschrijfformulier KHO Geïnteresseerden voor het volgen van één of meerdere modulen uit het reguliere onderwijsprogramma kunnen een inschrijvingsformulier KHO downloaden of aanvragen bij het secretariaat van de opleiding. Op het inschrijfformulier kan de student aangeven aan welke groepen hij wil deelnemen. 3 Ontvangen en verwerken verzoek Het Secretariaat AITAP ontvangt en verwerkt het verzoek tot toelating AITAP/EIAP in Progress. tot toelating AITAP/EIAP 4 Beoordelen toelating AITAP/EIAP De opleidingsdirecteur beoordeelt aan de hand van het formulier 'verzoek tot toelating', het curriculum vitae en de kopieën van diploma s of de student voldoet aan de toelatingscriteria. 5 Beoordelen deficiënties Eventuele lacunes in de vooropleiding (deficiënties) en vrijstellingen worden geïnventariseerd door de examencommissie, waarbij tevens wordt vastgesteld op welke wijze deze deficiënties kunnen worden weggewerkt. 6 Houden intakegesprek AITAP/EIAP Eventuele deficiënties en vrijstellingen worden in een intakegesprek besproken. Een intakegesprek met het management van de EIAP-opleiding is geen vast onderdeel van het aanmeldingstraject van de EIAP-opleiding. 7 Beoordelen toelaten AITAP/EIAP De opleidingsdirecteur beoordeelt of de student kan worden toegelaten tot de AITAP/EIAP. 8 Verzenden inschrijfformulier AITAP/EIAP 9 Invullen en verzenden inschrijfformulier AITAP/EIAP 10 Verwerken inschrijvingen AITAP/EIAP in Progress Indien de student is toegelaten tot de opleiding nodigt de opleidingsmanager de student door middel van het toezenden van een inschrijfformulier officieel uit om zich in te schrijven voor de opleiding (AITAP). De student ontvangt het inschrijfformulier, vult dit in en verzend het naar het secretariaat van de opleiding Amsterdam IT-Audit Programme. De inschrijving voor de opleiding wordt definitief zodra het volledig ingevulde inschrijfformulier is ontvangen door het secretariaat van de opleiding Amsterdam IT-Audit Programme. In Progress wordt een opleidingsjaar aangemaakt met het collegegeld. Het secretariaat legt de inschrijvingen vast in het systeem Progress. Dit zorgt ervoor dat de juiste collegegelden in rekening worden gebracht bij de studenten. 11 Verzenden bevestigingsbrief Als het secretariaat van de opleiding een student heeft ingeschreven voor de opleiding stuurt ze een bevestiging van de inschrijving per post aan de student. 12 Opstellen excelsheet vanuit Het secretariaat van de opleiding stelt vanuit Progress een excelsheet op. Progress 13 Ontvangen bevestigingsbrief De student ontvangt een brief ter bevestiging van zijn inschrijving. 14 Vastleggen verschillen in collegegelden Collegegelden worden jaarlijks vastgesteld voor twee jaar (jaar 1 en 2) door het managementteam (opleidingsdirecteur en programma manager) en de directeur PE. Individuele verschillen in collegegelden (bijvoorbeeld kortingen of betalingsafspraken) worden bepaald door de opleidingsdirecteur en in het studentendossier en in een Excel-sheet bijgehouden. 15 Leveren inschrijfgegevens aan FA Het secretariaat van de opleiding stuurt het excelbestand met daarin de gegevens van de inschrijvingen van studenten naar de afdeling FA-debiteuren ten behoeve van de facturatie en om de bedragen in SAP op te kunnen nemen. 16 Ontvangen excelsheet met FA-debiteuren ontvangt de excelsheet met alle gegevens van studenten. inschrijfgegevens 17 Factureren cursusgelden Een medewerker debiteurenadministratie factureert de collegegelden aan de student. 18 Doorsturen betaalde collegegelden Een medewerker debiteurenadministratie stuurt periodiek de bestanden met de betaalde collegegelden door aan het secretariaat van de opleiding. 19 Uploaden betaalde collegegelden in De bestanden met de betaalde collegegelden van een bepaalde periode worden automatisch Progress ingelezen in Progress. 20 Bijhouden en beoordelen betalingen De programmamanager houdt in het excelsheet met de collegegelden de betalingen en de betaaldata van collegegelden bij. (FA-debiteuren is verantwoordelijk voor het aanmanen van studenten.) 21 Beoordelen incasso procedure In overleg met de programma manager/directeur wordt de incasso procedure gestart. Datum opgeslagen: Pagina 14 van 39

15 Aanmelden PMA 5. Proces: Aanmelden PMA Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden Aanmelden contractonderwijs FEB Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de inschrijvingen van studenten van de Post-Master Accountancy (PMA) om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het interesse tonen voor de PMA opleiding; * het invullen en verzenden van het inschrijfformulier PMA; De programmamanager PMA zorgt voor: * het opstellen en verzenden van toelatingsadviezen; * het vaststellen van de prijzen voor de opleiding; * het vaststellen van verschillen in collegegelden; * bijhouden en beoordelen van betalingen van collegegelden; * het beoordelen van het eventueel starten van een incassoprocedure. Het Secretariaat PMA zorgt voor: * het verwerken van de inschrijvingen PMA in Progress; * het opstellen van een excelsheet vanuit Progress en leveren van de inschrijfgegevens aan FA; * het verzenden van een bevestiging van de inschrijving aan de student. Trigger(s) Afbakening adres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model Administratief Centrum Een medewerker debiteurenadministratie zorgt voor: * het factureren van de collegegelden aan de student; * het doorsturen van de betaalde collegegelden aan het secretariaat van de opleiding. * interesse voor de PMA opleiding * inschrijving PMA Het tonen van interesse of inschrijven voor de PMA opleiding tot en met het bijhouden en beoordelen van de betalingen. E.N.Jonker@uva.nl Oct 4, :51:54 PM rkieft1 Productie Datum opgeslagen: Pagina 15 van 39

16 Aanmelden PMA 5.1 Procesketen: Aanmelden PMA Datum opgeslagen: Pagina 16 van 39

17 Aanmelden PMA Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden PMA Processtappen / objecten Beschrijving / doel 1 Interesse tonen voor de PMA opleiding Als een student interesse heeft in het volgen van de Post-Master Accountancy (PMA)-opleiding kan hij informatie over de opleiding aanvragen. 2 Opstellen en verzenden toelatingsadviezen PMA De programmamanager PMA zorgt voor het opstellen en verzenden van toelatingsadviezen aan de studenten, die interesse hebben getoond voor het volgen van de opleiding. 3 Ontvangen toelatingsadvies De student ontvangt het toelatingsadvies en kan naar aanleiding daarvan besluiten om zich al dan niet in te schrijven. 4 Invullen en verzenden inschrijf formulier PMA Als de student besluit om zich in te schrijven, kan hij het inschrijfformulier PMA downloaden, invullen en verzenden. 5 Eventueel invullen inschrijfformulier KHO Geïnteresseerden voor het volgen van één of meerdere modulen uit het reguliere onderwijsprogramma kunnen een inschrijvingsformulier KHO downloaden of aanvragen bij het secretariaat van de opleiding. Op het inschrijfformulier kan de student aangeven aan welke groepen hij wil deelnemen. 6 Verwerken inschrijvingen PMA in Het Secretariaat PMA legt de inschrijvingen vast in het systeem Progress. Dit zorgt ervoor dat de Progress juiste collegegelden in rekening worden gebracht bij de studenten. 7 Verzenden inschrijfbevestiging PMA Na inschrijving zorgt het Secretariaat voor het opstellen en verzenden van een inschrijfbevestiging aan de student. 8 Opstellen excelsheet vanuit Het secretariaat van de opleiding stelt vanuit Progress een excelsheet op. Progress 9 Ontvangen inschrijf-bevestiging PMA De student ontvangt een brief ter bevestiging van zijn inschrijving. 10 Vastleggen prijzen en verschillen in collegegelden PMA 11 Leveren inschrijfgegevens PMA aan FA De prijzen voor de opleiding worden vooraf aan het collegejaar vastgesteld binnen het management team (de programma manager en de programmadirecteur). De programmadirecteur gaat akkoord met de hoogte van het collegegeld. Als zich een ongebruikelijke situatie voordoet (bijvoorbeeld te late annulering van de inschrijving) bepaalt het management team in overleg hoe dit aangepakt wordt. Bij inschrijving wordt vastgesteld welk tarief op de student van toepassing zal zijn. Dit wordt direct genoteerd bij inschrijving. Het secretariaat legt de inschrijvingen van studenten vast in het systeem Progress. Zodra alle facturen zijn ingevoerd, kan de programmamanager een excelsheet maken van de te factureren studenten. De excelsheet met alle gegevens van studenten wordt gestuurd naar de afdeling FA-debiteuren. FA-debiteuren ontvangt de excelsheet met alle gegevens van studenten. 12 Ontvangen excelsheet met inschrijfgegevens 13 Factureren PMA Een medewerker debiteurenadministratie factureert de collegegelden aan de studenten. 14 Doorsturen betaalde collegegelden Een medewerker debiteurenadministratie stuurt periodiek de bestanden met de betaalde collegegelden door aan het secretariaat van de opleiding. 15 Uploaden betaalde collegegelden in De bestanden met de betaalde collegegelden van een bepaalde periode worden automatisch Progress ingelezen in Progress. 16 Bijhouden en beoordelen betalingen De programmamanager houdt in het excelsheet met de collegegelden de betalingen en de betaaldata van collegegelden bij. (FA-debiteuren is verantwoordelijk voor het aanmanen van studenten.) 17 Beoordelen incasso procedure In overleg met de programma manager/directeur wordt de incasso procedure gestart. Datum opgeslagen: Pagina 17 van 39

18 Aanmelden EMFC 6. Proces: Aanmelden EMFC Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden Aanmelden contractonderwijs FEB Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de aanvragen en inschrijvingen van studenten van de Executive Master of Finance and Control (EMFC) / Register Controller opleiding om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het aanvragen van een brochure of een oriëntatiegesprek; * het toesturen van documenten voorafgaande en voeren van een oriëntatiegesprek; * het invullen en verzenden van het inschrijfformulier EMFC. De programmamanager EMFC zorgt voor: * het houden van een oriëntatiegesprek; * het op basis van het oriëntatiegesprek toelaten of afwijzen van de student; * het vastleggen van de prijzen en verschillen collegegelden EMFC; * het bijhouden en beoordelen van de betalingen * het beoordelen van het eventueel starten van een incassoprocedure. Het Secretariaat van de EMFC zorgt voor: * het verwerken van de aanvragen voor een oriëntatiegesprek en inschrijvingen EMFC in Progress; * het maken van een afspraak voor een oriëntatiegesprek met de programmamanager EMFC; * het opstellen van een excelsheet vanuit Progress en leveren van de inschrijfgegevens aan FA; * het verzenden van een bevestiging van de inschrijving aan de student. Administratief Centrum Een medewerker debiteurenadministratie zorgt voor: * het factureren van de collegegelden aan de student; * het doorsturen van de betaalde collegegelden aan het secretariaat van de opleiding. Trigger(s) Afbakening adres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model * aanvraag van een brochure of een oriëntatiegesprek; * inschrijving EMFC. Van het aanvragen van een brochure of een oriëntatiegesprek tot en met het bijhouden en beoordelen van de betalingen door de studenten. E.N.Jonker@uva.nl Oct 4, :03:26 PM rkieft1 Productie Datum opgeslagen: Pagina 18 van 39

19 Aanmelden EMFC 6.1 Procesketen: Aanmelden EMFC Datum opgeslagen: Pagina 19 van 39

20 Aanmelden EMFC Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden EMFC Processtappen / objecten Beschrijving / doel 1 Aanvragen brochure via de website Studenten kunnen via de website een brochure aanvragen. Bij de brochure is een formulier t.b.v. een oriëntatiegesprek toegevoegd. 2 Aanvragen oriëntatiegesprek Studenten, die overwegen de Executive Master of Finance and Control / Register Controlleropleiding te beginnen, kunnen door middel van een formulier op de website een oriëntatiegesprek aanvragen. 3 Ontvangen formulier aanvraag oriëntatiegesprek Het secretariaat van de EMFC ontvangt het formulier aanvraag oriëntatiegesprek. De student wordt dan gebeld voor het maken van een afspraak met de programmamanager. 4 Verwerken aanvragen EMFC in Progress Het Secretariaat van de EMFC legt de ontvangen aanvragen voor het houden van een oriëntatiegesprek vast in het systeem Progress. 5 Maken afspraak oriëntatiegesprek Studenten worden gebeld voor het maken van een afspraak met de programmamanager. 6 Toesturen documenten Voorafgaand aan het oriëntatiegesprek sturen studenten kopieën van diploma's, kopieën van vakkenlijsten en een actueel CV naar het secretariaat van de EMFC. 7 Houden oriëntatiegesprek EMFC Tijdens het oriëntatiegesprek wordt vastgesteld of minimaal aan de toelatingseisen wordt voldaan. Deze toelatingseisen zijn vastgesteld door de Vereniging van Registercontrollers (VRC). Hierbij wordt gekeken naar de vooropleiding(en) en werkervaring van de student. Eventuele deficiënties worden aan de hand van dit gesprek geïnventariseerd en wordt met besproken op welke wijze en op welke termijn deze vakken kunnen worden gevolgd en wordt er ook een mogelijke startdatum vastgesteld. Daarnaast is er voldoende gelegenheid tot het stellen van vragen en wordt het studieprogramma nader toegelicht. Informatie over het deficiëntieprogramma is te vinden op de website van het Kort Hoger Onderwijs (KHO). 8 Beoordelen en verzenden vrijblijvende toelatingsbrief Aan de hand van het oriëntatiegesprek beoordeelt de programmamanager EMFC of de student voor toelating in aanmerking komt. De tijdens het oriëntatiegesprek gemaakte afspraken worden via een vrijblijvende toelatingsbrief aan de student gecommuniceerd en geregistreerd bij EMFC. Een kandidaat, die is toegelaten tot de opleiding, wordt uitgenodigd zich officieel in te schrijven voor de opleiding door middel van het invullen van een inschrijfformulier. 9 Vastleggen prijzen en verschillen collegegelden EMFC De prijzen voor de opleiding worden vooraf aan het collegejaar vastgesteld binnen het Management Team. Deze bestaat uit de programma manager en 2 programma directeuren. Het akkoord voor de cursusgeld komt via de programmadirecteuren. Wanneer zich een ongebruikelijke situatie voordoet (bv. te late annulering van de inschrijving) bepaalt het Management Team in overleg hoe dit aangepakt wordt. Bij inschrijving wordt vastgesteld welk tarief op de student van toepassing zal zijn. 10 Invullen en verzenden inschrijfformulier EMFC De student ontvangt het inschrijfformulier, vult dit in en verzend het naar het secretariaat van de EMFC. 11 Eventueel invullen inschrijfformulier KHO Geïnteresseerden voor het volgen van één of meerdere modulen uit het reguliere onderwijsprogramma kunnen een inschrijvingsformulier KHO downloaden of aanvragen bij het secretariaat van de opleiding. Op het inschrijfformulier kan de student aangeven aan welke groepen hij wil deelnemen. 12 Verwerken inschrijvingen EMFC in Progress Het Secretariaat van de EMFC legt de inschrijvingen vast in het systeem Progress. Dit zorgt ervoor dat de juiste collegegelden in rekening kunnen worden gebracht bij de studenten. 13 Verzenden bevestigingsbrief Als het secretariaat van de opleiding een student heeft ingeschreven voor de opleiding stuurt ze een bevestiging van de inschrijving per post aan de student. 14 Opstellen excelsheet vanuit Het secretariaat van de opleiding stelt vanuit Progress een excelsheet op. Progress 15 Ontvangen bevestigingsbrief De student ontvangt een brief ter bevestiging van zijn inschrijving. 16 Leveren inschrijfgegevens EMFC De excelsheet met alle gegevens van studenten wordt gestuurd naar de afdeling FA-debiteuren. aan FA 17 Ontvangen excelsheet met FA-debiteuren ontvangt de excelsheet met alle gegevens van studenten. inschrijfgegevens 18 Factureren cursusgelden Een medewerker debiteurenadministratie factureert de collegegelden aan de student. 19 Doorsturen betaalde collegegelden Een medewerker debiteurenadministratie stuurt periodiek de bestanden met de betaalde collegegelden door aan het secretariaat van de opleiding. 20 Uploaden betaalde collegegelden in De bestanden met de betaalde collegegelden van een bepaalde periode worden automatisch Progress ingelezen in Progress. 21 Bijhouden en beoordelen betalingen De programmamanager houdt in het excelsheet met de collegegelden de betalingen en de betaaldata van collegegelden bij. (FA-debiteuren is verantwoordelijk voor het aanmanen van studenten.) 22 Beoordelen incasso procedure In overleg met de programma manager/directeur wordt de incasso procedure gestart. Datum opgeslagen: Pagina 20 van 39

21 Aanmelden VZK/RM 7. Proces: Aanmelden VZK/RM Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden Aanmelden contractonderwijs FEB Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de inschrijvingen van studenten voor de master in Verzekeringskunde en de master Enterprise Risk Management om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het invullen en verzenden van een inschrijfformulier en een definitief inschrijfformulier VZK/RM. De programmadirecteuren zorgen voor: * het toetsen of de student aan de toelatingseisen voldoet; * het organiseren en houden van een oriëntatiegesprek VZK/RM met studenten, die aan de toelatingseisen voldoen; * het opstellen en verzenden van een toelatingsbrief VZK/RM; * het vastleggen van collegegelden en verschillen in collegegelden VZK/RM; * het herinneren van studenten aan betaling in geval van eventuele betalingsachterstanden. De examencommissie zorgt voor: * het in samenspraak met de docent nogmaals beoordelen van eventuele vrijstellingen. Het Secretariaat VZK/RM zorgt voor: * het verwerken van de inschrijfformulieren en definitieve inschrijvingen VZK/RM in Progress; * het opstellen van een excelsheet vanuit Progress en leveren van de definitieve inschrijvingen aan FA; * het verzenden van een bevestiging van de inschrijving aan de student. Administratief Centrum Een medewerker debiteurenadministratie zorgt voor: * het factureren van de collegegelden aan de student; * het doorsturen van de betaalde collegegelden aan het secretariaat van de opleiding; * het monitoren en informeren van de programmamanager over betalingsachterstanden. Trigger(s) Afbakening adres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model * inschrijving VZK/RM; * definitieve inschrijving VZK/RM; Van het ontvangen van een inschrijfformulier tot en met het herinneren van studenten aan betaling in geval van eventuele betalingsachterstanden. E.N.Jonker@uva.nl Oct 4, :08:45 PM rkieft1 Productie Datum opgeslagen: Pagina 21 van 39

22 Aanmelden VZK/RM 7.1 Procesketen: Aanmelden VZK/RM Datum opgeslagen: Pagina 22 van 39

23 Aanmelden VZK/RM Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden VZK/RM Processtappen / objecten Beschrijving / doel 1 Invullen en ondertekenen inschrijfformulier VZK/RM Studenten schrijven zich in door middel van een inschrijfformulier in. Voor de master in Verzekeringskunde kan dit door een inschrijfformulier op te vragen via vzk@uva.nl of via telefoonnummer Voor de master Enterprise Risk Management kan dit door een met daarbij een curriculum vitae en kopieën van relevante diploma's en cijferlijsten naar EMERM@uva.nl te sturen. In het inschrijfformulier worden NAW-gegevens, adres, een eventueel afwijkend factuuradres en de cursussen waarvoor de student aangemeld wil worden, aan de student gevraagd. 2 Ondertekenen en verzenden De student ondertekent en verzendt het inschrijfformulier VZK/RM. inschrijf formulier VZK/RM 3 Ontvangen inschrijfformulier Het Secretariaat Verzekeringskunde VZK ontvangt het inschrijfformulier VZK/RM. VZK/RM 4 Verwerken inschrijfformulieren VZK/RM in Progress Het Secretariaat Verzekeringskunde VZK legt de ontvangen inschrijfformulieren VZK/RM vast in het systeem Progress. 5 Toetsen voldoen toelatingseisen De programmadirecteuren toetsen of de student voldoet aan de toelatingseisen. VZK/RM 6 Toetsen vrijstellingen VZK/RM Eventuele vrijstellingen worden nogmaals beoordeeld door de examencommissie in samenspraak met de docent. 7 Uitnodigen en houden oriëntatiegesprek VZK/RM Als de student aan de criteria voldoet wordt de student uitgenodigd voor een oriëntatiegesprek. Voor dit gesprek moet de student zijn originele middelbare schooldiploma s en cijferlijsten met kopie, originele hbo/wo diploma s en cijferlijsten met kopie en een geldig legitimatiebewijs met kopie meenemen. In dit gesprek krijgt de student meer informatie over de opleiding, wordt beoordeeld of de student aan de toelatingseisen voldoet en wordt een indicatie gegeven over het studieprogramma op basis van de vooropleiding van de student. 8 Opstellen en verzenden toelatingsbrief VZK/RM 9 Vastleggen prijzen en verschillen collegegelden VZK/RM 10 Ontvangen toelatingsbrief VZK/RM 11 Invullen definitief inschrijfformulier VZK/RM 12 Verwerken inschrijvingen VZK/RM in Progress Op grond van het oriëntatiegesprek bepalen de programmadirecteuren of de student (eventueel onder bepaalde voorwaarden) wordt toegelaten tot de opleiding. In dat geval wordt een toelatingsbrief en een definitief inschrijvingsformulier aan de student verzonden. De cursusprijzen komen middels een overleg tussen programma directeuren en managers tot stand. Bij inschrijving wordt vastgesteld of afwijkingen op geldende cursusprijzen (door eventuele kortingen of andere situaties) op de student van toepassing zal zijn. De student ontvangt een toelatingsbrief. Studenten kunnen zich definitief inschrijven door het invullen, ondertekenen en verzenden van het definitief inschrijfformulier. De exacte annuleringsvoorwaarden en de daarmee samenhangende kosten staan op het inschrijfformulier. Na ontvangst van het definitief inschrijvingsformulier legt het Secretariaat Verzekeringskunde VZK de inschrijving vast in het systeem Progress. Dit zorgt ervoor dat de juiste collegegelden in rekening kunnen worden gebracht bij de studenten. Na de officiële inschrijving wordt de deelname aan de opleiding als definitief beschouwd en wordt een plaats voor de student aan de opleiding gereserveerd. 13 Verzenden bevestigingsbrief Als het secretariaat van de opleiding een student heeft ingeschreven voor de opleiding stuurt ze een bevestiging van de inschrijving per post aan de student. 14 Opstellen excelsheet vanuit Het secretariaat van de opleiding stelt vanuit Progress een excelsheet op. Progress 15 Ontvangen bevestigingsbrief De student ontvangt een brief ter bevestiging van zijn inschrijving. 16 Leveren inschrijfgegevens VZK/RM aan FA Het Secretariaat Verzekeringskunde VZK stuurt de excelsheet met alle gegevens van studenten naar de afdeling FA-debiteuren. 17 Ontvangen excelsheet met FA-debiteuren ontvangt de excelsheet met alle gegevens van studenten. inschrijfgegevens 18 Factureren VZK/RM FA-debiteuren zorgt voor het factureren van de collegegelden aan de student. 19 Doorsturen betaalde collegegelden Een medewerker debiteurenadministratie stuurt periodiek de bestanden met de betaalde collegegelden door aan het secretariaat van de opleiding. 20 Uploaden betaalde collegegelden in De bestanden met de betaalde collegegelden van een bepaalde periode worden automatisch Progress ingelezen in Progress. 21 Bijhouden en beoordelen betalingen De programmamanager houdt in het excelsheet met de collegegelden de betalingen en de betaaldata van collegegelden bij. (FA-debiteuren is verantwoordelijk voor het aanmanen van studenten.) 22 Monitoren en informeren achterstanden masters Betalingsachterstanden worden gemonitord vanuit FA. Bij betalingsachterstand legt FA contact met de programmamanager, die de betalingsachterstanden bijhoudt in een eigen Excel bestand. 23 Herinneren studenten VZK/RM De programmamanager VZK/RM informeert bij FA over de te nemen actie en mailt vervolgens zelf de studenten over betalingsachterstanden. Datum opgeslagen: Pagina 23 van 39

24 Aanmelden ACD 8. Proces: Aanmelden ACD Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden Aanmelden contractonderwijs FEB Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de inschrijvingen van studenten van de Accountancy in deeltijd (ADT)-opleiding om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het indienen van een toelatingsverzoek ACD; * het invullen en verzenden van een inschrijfformulier ACD; * het inschrijven voor de opleiding ACD via Studielink (alleen masterstudenten). De programmamanager ACD zorgt voor: * het houden van een intakegesprek ACD met de student. * het maandelijks overleggen met FA-debiteuren over eventuele betalingsachterstanden bij schakelstudenten ACD. Het secretariaat ACD zorgt voor: * het opstellen en verzenden van een instroomadvies aan de student; * het opnemen van de inschrijvingen ACD in de database; * het opstellen en verzenden van een bevestigingsbrief; * het verzenden een bestand met inschrijvingen van masterstudenten, zonder cursusgeld aan CSA; * het verzenden van een bestand met NAW-gegevens van masterstudenten en te factureren cursusgeld aan FA-studentendebiteuren; * het uitvoeren van een mailmerge en het verzenden van de facturen. Trigger(s) Afbakening adres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model Administratief Centrum Functioneel Beheer SIS zorgt voor: * het inlezen van de inschrijvingen van schakelstudenten in SIS. De medewerker studentenadministratie zorgt voor: * het inlezen van de inschrijfgegevens in SIS in en het verzenden van een bestand met studentennummers aan het secretariaat ACD. De medewerker studentendebiteuren zorgt voor: * het opnemen van de factuurnummers in het bestand met inschrijvingen van schakelstudenten en master studenten ACD en het retour zenden van het bestand aan het Secretariaat ACD. * het monitoren en informeren van de programmamanager ACD over eventuele betalingsachterstanden. * toelatingsverzoek ACD; * inschrijving ACD; * inschrijving ACD via Studielink (alleen voor master studenten); Van het indienen van een toelatingsverzoek ACD tot en met het verzenden van facturen en het ontvangen van een bericht van FA-debiteuren over eventuele betalingsachterstanden bij schakelstudenten. E.N.Jonker@uva.nl Oct 4, :11:57 PM rkieft1 Productie Datum opgeslagen: Pagina 24 van 39

25 Aanmelden ACD 8.1 Procesketen: Aanmelden ACD Datum opgeslagen: Pagina 25 van 39

26 Aanmelden ACD Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden ACD Processtappen / objecten Beschrijving / doel 1 Indienen toelatingsverzoek Studenten, die overwegen de Accountancy in deeltijdopleiding te beginnen kunnen contact opnemen met het secretariaat van de opleiding voor het toetsen van hun toelaatbaarheid tot de opleiding. Ze kunnen hiervoor een sturen naar acd@uva.nl met daarin vermelding van behaalde (of te behalen) relevante diploma's, een scan of kopie van officiële cijferlijsten en het aantal toegekende EC's aan de vakken. Bij ACD zijn er twee soorten studenten; masterstudenten en schakelstudenten. 2 Opstellen en verzenden instroomadvies Op grond van hun vooropleiding op hoger onderwijs niveau krijgen de studenten, die zich aanmelden een instroomadvies. 3 Invullen en verzenden inschrijfformulier Nadat hun toelaatbaarheid is getoetst en ze een instroomadvies hebben ontvangen, kunnen studenten zich inschrijven door middel van het invullen, ondertekenen en verzenden van het inschrijfformulier. 4 Eventueel invullen inschrijfformulier KHO 5 Opnemen inschrijvingen ACD in database 6 Opstellen en verzenden bevestigingsbrief 7 Inschrijven masterstudenten ACD via Studielink Geïnteresseerden voor het volgen van één of meerdere modulen uit het reguliere onderwijsprogramma kunnen een inschrijvingsformulier KHO downloaden of aanvragen bij het secretariaat van de opleiding. Op het inschrijfformulier kan de student aangeven aan welke groepen hij wil deelnemen. De inschrijvingen van studenten en het verschuldigde cursusgeld worden in een eigen interne database vastgelegd. Het cursusgeld voor masterstudenten bestaat uit het wettelijke collegegeld en een toeslag voor het deeltijd onderwijs. De programmadirecteur bepaalt de toeslag. Voor schakelstudenten wordt het cursusgeld als opbrengsten uit contractonderwijs beschouwd. Bij afwijkingen in cursusprijzen door bijvoorbeeld deeltijdtoeslag wat niet betaald hoeft te worden (door bijvoorbeeld alleen een nog openstaande scriptie) of voor andere individuele verschillen controleert de programma manager wie hiervoor in aanmerking komt. Dit wordt vastgelegd in de studentendatabase van ACD. In geval van annulering voor het schakelprogramma tussen 1 september en 1 februari betaald de studenten naar rato voor het aantal maanden waarvoor hij ingeschreven heeft gestaan plus de administratiekosten. Bij ontvangst van een schriftelijke annulering na 31 januari van het betreffende collegejaar is er geen restitutie mogelijk en is het cursusgeld voor het gehele jaar verschuldigd. Na aanvang van enig collegejaar in het masterprogramma vindt geen restitutie plaats van de toeslag intensief programma voor het betreffende collegejaar. Het wettelijke collegegeld wordt naar rato verrekend door de CSA. In de praktijk worden er wel eens uitzonderingen op deze regel gemaakt afhankelijk van de omstandigheden. Studenten die uiterlijk op 31 januari van enig collegejaar de opleiding geheel afronden (met het behalen van het diploma Master of Science in Accountancy en Control) ontvangen 40% restitutie van de toeslag intensief programma voor het betreffende collegejaar. Restitutie van het wettelijk collegegeld is, onder voorwaarden en eventueel gedeeltelijk, mogelijk via de Centrale Studentenadministratie. Als de inschrijving is ontvangen, krijgen studenten een bevestiging met het verzoek om een afspraak te maken om hun diploma's en cijferlijsten, paspoort (of Europese identiteitskaart) te laten zien en een recente pasfoto mee te nemen. Bij de bevestiging krijgen studenten ook een stappenplan voor de inschrijving via Studielink. Als ze dit hebben afgerond, ontvang ze binnen twee weken een UvAnetID. Na inschrijving ontvangen master en schakelstudenten een bevestiging met het verzoek om een afspraak te maken voor een intakegesprek. Master studenten ontvangen bij de bevestiging een stappenplan voor de inschrijving via Studielink. Als master studenten zich hebben ingeschreven via Studielink, komen de inschrijfgegevens in SIS terecht en ontvangen ze binnen twee weken hun UvA net ID. 8 Houden intakegesprek ACD Tijdens het intakegesprek kunnen studenten hun diploma's en cijferlijsten en paspoort (of Europese identiteitskaart) laten zien en een recente pasfoto afgeven. Van de originele diploma s, cijferlijsten en het paspoort wordt een gecertificeerd kopie gemaakt. 9 Verzenden bestand master inschrijvingen naar CSA ACD verzendt een bestand met studentengegevens van masterstudenten en bijbehorende vorderingen aan CSA. 10 Verzenden bestand master NAWgegevens naar FA 11 Inlezen inschrijvingen schakelstudenten in SIS 12 Ontvangen en verwerken inschrijvingen masterstudenten 13 Opnemen factuurnummers bij inschrijvingen schakelstudenten ACD verzendt een aangepast bestand met NAW-gegevens van masterstudenten en te factureren cursusgeld aan FA-studentendebiteuren. Het cursusgeld bestaat voor de masterstudenten uit het wettelijke collegegeld en een toeslag voor het deeltijd onderwijs. De programmadirecteur bepaalt de toeslag. ACD laat de inschrijvingen van schakelstudenten en bijbehorend cursusgeld via CSA in SIS inlezen om studentennummer toe te kunnen kennen aan de studenten. Aanpassingen worden teruggekoppeld. Voor schakelstudenten is er geen wettelijk collegegeld, maar wordt het cursusgeld in zijn geheel als contractonderwijs beschouwd. CSA leest de inschrijfgegevens van masterstudenten in SIS in en stuurt een bestand met studentennummers retour aan het Secretariaat ACD. CSA past zo de vorderingen aan in SIS, waardoor de vorderingen vervolgens ook in SAP FICA terecht komen waar FA-studentdebiteuren de gegevens en bedragen uit aflezen. (Hier zit ook de verdeling tussen deeltijdtoeslag en wettelijk collegegeld in). Als het bestand met schakelstudenten door CSA in SIS is ingelezen en in SIS een studentenaccount aan de studenten is toegekend, gaat dit bestand (met NAW-gegevens) naar FA- Datum opgeslagen: Pagina 26 van 39