1.1. INTEGRITEITSCODE

Transcriptie

1 1.1. INTEGRITEITSCODE In deze integriteitscode wordt beschreven wat we bij Mercatus verstaan onder integriteit en waar onze grenzen liggen. We willen integer zijn in de omgang met (potentiële) bewoners, leveranciers en relaties, met elkaar en met bedrijfseigendommen. Voor Mercatus is betrouwbaarheid en integriteit van groot belang. Immers, we ontwikkelen, bouwen, verhuren en onderhouden sociale huurwoningen. Inwoners van Noordoostpolder moeten erop kunnen vertrouwen dat we onze maatschappelijke taak op een integere wijze uitvoeren. Dat we handelen volgens wetten en regels en er alles aandoen om misstanden te voorkomen. Mercatus omschrijft integriteit als het handelen in overeenstemming met maatschappelijk geaccepteerde waarden en normen in het algemeen en met specifieke waarden en normen die gelden voor Mercatus in het bijzonder. Dit betekent dat commissarissen, de directeur-bestuurder, managers en medewerkers zich bewust zijn van de rol van Mercatus in de maatschappij en hun verantwoordelijkheid aangaan om binnen de kaders van wet- en regelgeving een optimale bijdrage leveren aan Mercatus, bewoners/woningzoekenden en relaties. Bewust handelen Omdat Mercatus een moderne en professionele organisatie is, is integriteit een aandachtspunt. Doel van onze code is dat we ons (steeds) bewuster worden van onze rol en de mogelijke integriteitsrisico s die altijd op de loer liggen. Ook willen we bereiken dat mogelijk niet integer handelen snel gesignaleerd wordt en bespreekbaar wordt gemaakt. In onze ogen krijgt integer gedrag dan pas écht betekenis en leiden op het oog kleine dilemma s niet tot grote misstappen. Glazen huis Mercatus vervult een maatschappelijke rol in het zorgen van goede huisvesting voor onze doelgroepen. De samenleving merkt en ziet precies hoe wij ons werk doen. We werken, als het ware, in een glazen huis. Als organisatie willen wij nu en in de toekomst betrouwbaar en integer zijn, maar ook zo overkomen. Dat vraagt om duidelijke afspraken, openheid, verantwoording, eerlijkheid en respect naar elkaar en naar onze relaties. Alleen dan kunnen we, wat we willen zijn en uitstralen ook in de praktijk blijven waarmaken. Voortdurend proces Overal waar mensen samenwerken of afspraken maken speelt integriteit een rol. Het gaat om vertrouwen en een gezonde basis van gedeelde waarden en normen. Het vaststellen van normen en waarden zorgt ervoor dat we niet elke keer ieder onderwerp opnieuw met elkaar af hoeven te stemmen. Niet alle waarden en normen zijn door iedereen gekend en algemeen gedeeld. Wat mag nu precies wel en niet? Deze grijze gebieden zullen door de tijd heen steeds ontstaan, en dat is soms lastig. Daarom vraagt dit onderwerp om alertheid en continue aandacht. De Integriteitscode van Mercatus geeft richting aan de manier waarop Mercatus en haar medewerkers zich opstellen. Over de code De integriteitscode is geen dichtgetimmerd en uitputtend reglement, maar een hulpmiddel. Er staat niet over elk onderwerp precies in wat letterlijk wel en niet mag. Dat kan en moet ook niet. In de code staan wel de voor Mercatus belangrijke regels en richtlijnen. Wij gaan ervan uit dat medewerkers vanuit hun vakmanschap en professionaliteit kritische situaties goed kunnen herkennen en beoordelen. Eigen

2 verantwoordelijkheid en openheid naar elkaar zijn onmisbare elementen. Medewerkers kunnen gebruik maken van een aantal vastgestelde kaders. De integriteitscode is opgenomen in het Organisatiehandboek Mercatus en maakt daarmee onderdeel uit van de arbeidsovereenkomst. De integriteitscode is van toepassing op degene die al dan niet op basis van een dienstverband of anderszins werkzaam is voor Mercatus. Hieronder zijn inbegrepen medewerkers met een (tijdelijk) dienstverband, directie, commissarissen, uitzendkrachten, gedetacheerden, zelfstandigen zonder personeel, stagiaires en ander door Mercatus ingehuurde werknemers die in loondienst staan bij een andere werkgever, maar die werkzaamheden verrichten voor Mercatus. Daar waar medewerker(s) staat vermeld worden dan ook al deze personeelscategorieën bedoeld. Het niet naleven van de integriteitscode kan consequenties hebben voor Mercatus en (arbeids)rechtelijke gevolgen voor de medewerker. De integriteitscode is openbaar en door derden op internet te raadplegen. Inleenkrachten ontvangen een exemplaar van de integriteitscode en bijbehorende gedragsregels ter ondertekening bij indienstreding GEDRAGSREGELS Het doel van de gedragsregels is om medewerkers van Mercatus duidelijkheid te geven bij het handelen in de dagelijkse praktijk. Ze zijn een hulpmiddel in het expliciet maken en bespreken van integer gedrag. We zijn op de hoogte van wettelijke voorschriften, de integriteitscode en het Organisatiehandboek Mercatus Alle benodigde informatie waaronder ook het inkoop-, media-, en sponsorbeleid en de klokkenluidersregeling staat op intranet en is voor alle medewerkers toegankelijk. We weten deze richtlijnen van Mercatus toe te passen. We dragen verantwoordelijkheid voor ons eigen gedrag We zijn zelfstandig in staat om de consequenties te aanvaarden van ons eigen gedag. Bovendien verschuilen we ons niet achter regels of collega s. Als een bewoner om uitleg vraagt waarom een kapotte cv-ketel niet wordt vervangen maar gerepareerd, wordt niet simpelweg verwezen naar een afschrijvingstermijn van 15 jaar. Uitgelegd wordt waarom het klachtenbeeld nu geen aanleiding geeft tot vervanging en in welke situatie dat wel zo zou zijn. We stellen ons transparant op Wanneer ons gevraagd wordt om uit te leggen waarom iets wel of niet gedaan is, doen we dat. We tonen de bereidheid om anderen onze werkwijze te laten zien, tenzij dit de belangen van Mercatus schaadt. We beschouwen een dergelijke interesse niet als ongewenste inmenging maar als een verzoek om informatie. We houden ons aan gemaakte afspraken We houden ons woord. Als een afspraak onverwacht toch op belemmeringen stuit, leggen we dat op tijd uit. Totdat een nieuwe afspraak is gemaakt blijft de oude in stand. We spreken vooral met elkaar en niet over elkaar Als een collega of relatie iets doet wat ons niet bevalt, dan is deze persoon de eerste die dat hoort. De collega die wel erg vaak en lange privé telefoongesprekken voert op het werk verneemt deze ergernis voordat een andere collega dat doet. Daarbij proberen we constructief te zijn en niet te vervallen in verwijten. Dus in plaats van negatief geformuleerde kritiek formuleren we hoe we het liever zouden zien.

3 We behandelen bewoners, zakelijke relaties en collega s met respect en vermijden ongewenste omgangsvormen We behandelen iedereen met respect en onthouden ons van ongewenst gedrag, in het bijzonder van seksuele intimidatie, agressie, geweld en discriminatie. Onze kledingwijze is gepast en fatsoenlijk. We zijn alert op pestgedrag en voorkomen een roddelcultuur. We spreken elkaar aan op ongewenst of niet integer gedrag. Zo laten we de sfeer niet negatief beïnvloeden. Wij zijn het erover eens dat het beter is om met elkaar te praten, dan over elkaar. In of om de woning van een huurder gedragen wij ons professioneel. Wij gaan met zaken om alsof het ons persoonlijk eigendom is. Dat betekent ook dat wij rommel opruimen en op de juiste wijze afvoeren. Schade aan eigendommen melden wij direct aan de eigenaar. Samen zijn wij ook verantwoordelijk voor het beheer van onze algemene ruimten. Iedereen draagt daar vanuit deze verantwoordelijkheid aan bij. We doen zaken met anderen op basis van eerlijkheid, vertrouwen en duidelijke afspraken. Relaties die op basis van andere opvattingen zaken willen doen, mijden we in beginsel. Wanneer een leverancier ons een gunstiger prijs in het vooruitzicht stelt in ruil voor een opdracht van een samenwerkingsverband waar we deel van uitmaken, dan wijzen we dit aanbod ter plekke en vriendelijk af en leggen uit dat we op die manier niet willen werken. We letten altijd op de proportionaliteit en het moment Wat op de ene plaats en tijd volstrekt gepast is, kan in een andere situatie geheel fout zijn. Een etentje in de offerte-fase is iets heel anders dan na een succesvolle afronding van het werk. Een fles champagne bij het tekenen van een langjarig samenwerkingsverband is erg verschillend van het aanbod van een buitenlandse reis om de fabriek te bezoeken waar woningonderdelen worden gemaakt. We maken altijd een beoordeling van de gepastheid. Als hier ook maar de geringste twijfel over bestaat, wijzen we het aanbod vriendelijk af. Bij twijfel over intenties zoeken we afstemming Het spreekwoord zegt: bij twijfel niet inhalen. Bij twijfel aan de intenties van anderen maken we even pas op de plaats. In die situaties wordt altijd afstemming gezocht met collega s en in beginsel de manager. We aarzelen niet om problemen te melden We bespreken situaties die wij waarnemen en die in strijd zijn met deze code in eerste instantie zelf met de betrokkene. Als dit niet tot de gewenste opheldering leidt, dan vertellen we de betrokkene dat dit zal worden aangekaart bij de manager. In het geval van (eventuele vermoedens van) misstanden, kan de vertrouwenspersoon integriteit worden benaderd, zoals in de klokkenluidersregeling staat vermeld. We gaan zorgvuldig om met bedrijfsinformatie Vanzelfsprekend gaan we zorgvuldig om met informatie over onze bewoners, relaties en/of collega s. We gebruiken deze informatie alleen als dat noodzakelijk is voor de goede uitvoering van ons werk. Bij de indiensttreding is de geheimhoudingsplicht rondom bedrijfsgevoelige informatie expliciet in de arbeidsovereenkomsten vastgelegd. Bovendien gaan we met deze informatie ook in ons dagelijks werk zorgvuldig om. We gebruiken bedrijfsfaciliteiten (telefoon, , kopiëren) met mate voor privédoeleinden Er is geen bezwaar tegen het af en toe maken van een kopie van een privé verzonden document, het is iets anders wanneer dit de uitnodigingen van het 25-jarig huwelijksfeest of de mailing van de voetbalclub betreft. Een telefoontje naar huis om af te spreken wie de kinderen van de kinderopvang haalt verschilt eveneens nogal van een uitgebreid verslag van de vakantie van je schoonmoeder. Bij alles wat we in werktijd uitvoeren, zijn we transparant en open. Ook hier willen we iedere schijn van misbruik voorkomen en toetsen en bespreken we dit als bepaald gedrag tot een mogelijke integriteitsvraag leidt.

4 We accepteren geen geschenken of giften We nemen bij Mercatus geen relatiegeschenken aan. Het accepteren en aannemen van relatiegeschenken voegt in onze ogen ook niets toe aan de goede zakelijke werkrelatie die we onze leveranciers nastreven. De schijn van mogelijke belangenverstrengeling en bevoorrechting ligt hier vanuit onze optiek al snel op de loer. De regel die wij toepassen voor het accepteren van uitnodigingen van zakenrelaties luidt: Nee, tenzij. Lijkt het zinvol om wel op een uitnodiging in te gaan of om iets te accepteren, dan is dat telkens een bewuste afweging. Alvorens er ja, ik wil en mag wordt gezegd, wordt toestemming gevraagd aan de manager. Het kan gebeuren dat we iets aangeboden krijgen als blijk van waardering door een tevreden relatie van Mercatus. In de praktijk zeggen we dan dat het echt niet hoeft en dat we gewoon ons werk doen. Maar een vriendelijk gebaar van een klant achteraf kun je in de praktijk ook moeilijk weigeren. We hebben intern afgesproken dat we kleine blijken van waardering (zoals een taart, bloemen of bonbons) dan in het grand café uitdelen. Anders is het natuurlijk als het om geld gaat of indien voorafgaand aan een geleverde dienst iets wordt aangeboden. Dat accepteren we nooit! We voorkomen belangenverstrengeling Mercatus heeft een netwerk van zakelijke relaties. Dit vraagt van ons vanuit onze maatschappelijke verantwoordelijkheid om extra alertheid. Als medewerkers privé gebruik willen maken van de diensten van een relatie, dan melden ze dit bij de manager. Op die manier bevorderen we transparantie en voorkomen we de schijn van mogelijke belangenverstrengeling. Dit geldt natuurlijk in sterkere mate als iemand op een positie zit waar zakelijke contacten met betrokkenen worden onderhouden. Voor deze kritische functies geldt een zwaardere verantwoordingsplicht. Het kopen van materialen én het daarbij bedingen van een korting bij onze leveranciers uit naam van Mercatus is voor privézaken niet toegestaan. Uitzondering geldt voor bedrijven waarmee collectief een korting is afgesproken. Let wel, de korting geldt dan voor alle medewerkers en is duidelijk en algemeen bekend gemaakt. Het behandelen van zaken waarbij familie, vrienden of directe collega s zijn betrokken, is niet toegestaan. Een dergelijke situatie waarbij afhankelijkheid een rol kan spelen, wordt bij de manager gemeld. Voor het verrichten van nevenwerkzaamheden wordt vooraf schriftelijk toestemming gevraagd. Ook hier streven wij weer naar een gezonde bedrijfscultuur door open en transparant te zijn op het moment dat dit onze integriteit kan raken.

5 1.2. KLOKKENLUIDERSREGELING Definities klokkenluidersregeling In deze regeling wordt verstaan onder: Mercatus Medewerker Voorzitter van de raad van commissarissen Directeur/bestuurder Vereniging voor werkzaamheden in het belang van de volkshuisvesting, ingeschreven onder KvK , gevestigd te Emmeloord. Degene die al dan niet op basis van een dienstverband of anderszins werkzaam is voor Mercatus, hieronder zijn inbegrepen medewerkers met een (tijdelijk) dienstverband, directie, commissarissen, uitzendkrachten, gedetacheerden, zelfstandigen zonder personeel, stagiaires en ander door Mercatus ingehuurde werknemers die in loondienst staan bij een andere werkgever, maar die werkzaamheden verrichten voor Mercatus en ex-medewerkers van Mercatus. Degene die als zodanig als voorzitter is benoemd door de raad van commissarissen van Mercatus. Degene die door de raad van commissarissen als zodanig is benoemd en statutair bevoegd is. Vertrouwenspersoon integriteit (VPI) Een vermoeden van een misstand Melding Degene die door de directeur/bestuurder van Mercatus is aangewezen als zodanig voor de woningcorporatie te fungeren. Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de organisatie waar de medewerker werkzaam, is in verband met: 1. een (dreigend) strafbaar feit; 2. een (dreigende) schending van wet- en regelgeving; 3. (een dreiging van) bewust onjuist informeren van autoriteiten of personen die belast zijn met de invoering van of het toezicht op de naleving van wettelijke regelingen; 4. het op enigerlei wijze direct of indirect schaden van de goede naam van Mercatus; 5. een (dreiging van) schending van de integriteitscode en regels van Mercatus; 6. een (dreigende) verspilling van maatschappelijk geld; 7. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten; 8. Een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, personen en/of aantasting van het milieu. De melding van een vermoeden van een misstand op grond van deze regeling.

6 Reglement en reikwijdte Dit reglement is van toepassing op alle medewerkers van Mercatus en heeft als doel hen, zonder gevaar voor hun rechtspositie, de mogelijkheid te bieden te rapporteren over een vermoeden van een misstand van ethische, operationele of financiële aard binnen Mercatus. Het reglement is vastgesteld in de vergadering van de raad van commissarissen d.d. 19 mei 2016 en wordt aan alle bestaande en nieuwe medewerkers van Mercatus verstrekt. Daarnaast is het reglement opgenomen in het Handboek en beschikbaar via het intranet van Mercatus. Algemene bepalingen Iedere medewerker met een vermoeden van een misstand kan daarvan melding doen. De meldende medewerker heeft recht op een vertrouwelijke behandeling van de persoonsgegevens. De onderhavige regeling is niet bedoeld voor klachten van medewerkers van persoonlijke aard. Dergelijke klachten worden altijd met de manager besproken. De medewerker die een melding maakt van een vermoeden van een misstand handelt te goeder trouw. De medewerker die een melding maakt van een vermoeden van een misstand handelt niet uit persoonlijk gewin. De medewerker die een melding maakt van een misstand waaraan hijzelf heeft deelgenomen, is niet gevrijwaard van interne sancties of vervolging. Wel wordt bij de oplegging van de sancties in overweging genomen dat hij zelf melding heeft gemaakt van de misstand waaraan hij (mede) schuldig is. Van een melding wordt een geanonimiseerd meldingsdossier aangelegd, waarin alle stappen worden gedocumenteerd. Alle registraties en dossiers worden in een beveiligde omgeving bewaard. Identificatiegegevens van de melder worden op zodanige wijze bewaard dat alleen daartoe bevoegde personen toegang hebben tot deze gegevens. De identificatiegegevens van de medewerker worden niet opgenomen in de communicatie naar derden. Hiertoe wordt gewerkt met een geanonimiseerd zaaknummer. Vertrouwenspersoon Integriteit Bij de Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI) kan een medewerker terecht om vermoedens van misstanden te bespreken. Daarnaast adviseert de VPI de medewerker hoe om te gaan met ethische of integriteitskwesties. De VPI treedt op als sparringpartner en helpt de medewerker bij het maken van de juiste afweging. De VPI begeleidt en ondersteunt de medewerker bij het aankaarten van vermoedens van niet-integer handelen en het melden van een misstand. De vertrouwenspersoon maakt jaarlijks een geanonimiseerd verslag van de aard en de omvang van het aantal meldingen. Dit verslag wordt aan de directeur/bestuurder en ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt. - Melding aan manager Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond meldt de medewerker een vermoeden van een misstand intern bij de manager. Indien de medewerker een redelijk vermoeden heeft dat de manager bij een misstand betrokken is, kan een melding worden gedaan bij de directeur/bestuurder. Een uitzonderingsgrond doet zich voor als sprake is van een: acuut gevaar, waarbij zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; situatie waarin de medewerker in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; wettelijke plicht tot direct extern melden. De manager legt de melding, met daarop de datum waarop deze is ontvangen, schriftelijk vast en laat deze vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker, die daarvan een afschrift ontvangt. De medewerker verstrekt de manager alle informatie die nodig is om de melding te beoordelen en een onderzoek te doen verrichten.

7 Wanneer de manager de melding na beoordeling ontvankelijk gegrond acht, wordt per omgaande een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. Wanneer de leidinggevende de melding niet ontvankelijk verklaart, wordt dit besluit en worden de gronden waarop dit besluit is gebaseerd aan de medewerker schriftelijk bevestigd. De manager kan, indien daartoe aanleiding bestaat, na overleg met de medewerker, de directeur/bestuurder informeren over de melding. Tenzij de medewerker hiertoe uitdrukkelijke schriftelijk toestemming heeft gegeven, wordt bij de kennisgeving de naam van de betrokkene niet genoemd en ook de overige informatie wordt zodanig verstrekt dat de anonimiteit van de medewerker, voor zover mogelijk, gewaarborgd blijft. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de melding wordt de medewerker door de manager schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van de misstand. Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja tot welke stappen de melding heeft geleid. De medewerker wordt in de gelegenheid gesteld te worden gehoord (hoor) en te reageren (wederhoor) op het standpunt van de manager. De medewerker die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van een misstand is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de manager wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de organisatie. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de medewerker niet worden genoemd en overige informatie wordt zodanig verstrekt dat de anonimiteit van de medewerker, voor zover mogelijk, gewaarborgd blijft. Wanneer het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de medewerker door de manager de vertrouwenspersoon hiervan schriftelijk geïnformeerd. Aangegeven wordt binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien. Of - Melding aan de voorzitter van de raad van commissarissen De medewerker kan het vermoeden van een misstand ook melden bij de voorzitter van de raad van commissarissen wanneer: de melding betrekking heeft op de directeur/bestuurder; hij het niet eens is met het standpunt of verlengingstermijn voor behandeling, of sprake is van een uitzonderingsgrond zoals hieronder vermeld. Een uitzonderingsgrond doet zich voor, als sprake is van een: acuut gevaar, waarbij zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; situatie waarin de medewerker in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; wettelijke plicht tot direct extern melden. De voorzitter van de raad van commissarissen legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker, die daarvan een afschrift ontvangt. De medewerker verstrekt de voorzitter van de raad van commissarissen alle informatie die nodig is om de melding te beoordelen en een onderzoek te (doen) verrichten. Wanneer de voorzitter van de raad van commissarissen na overleg met de overige leden van de raad van commissarissen de melding na beoordeling ontvankelijk acht, wordt per omgaande een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. Als de melding na dit overleg niet ontvankelijk wordt verklaard, wordt dit besluit en de gronden waarop dit is gebaseerd schriftelijk aan de medewerker bevestigd. De medewerker die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van een misstand is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van de raad van commissarissen wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de organisatie. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de medewerker niet worden genoemd en overige informatie wordt zodanig verstrekt dat de anonimiteit van de medewerker, voor zover mogelijk, gewaarborgd blijft.

8 Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de melding wordt de medewerker door of namens de voorzitter van de raad van commissarissen schriftelijk geïnformeerd over een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor de behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja tot welke stappen de melding heeft geleid. Of - Melding bij het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties Bij het vermoeden van een misstand kan de medewerker ook terecht bij het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties van de Autoriteit Woningcorporaties (AW). Het Meldpunt Integriteit neemt ook

9 anonieme meldingen in behandeling. Een melding kan zowel telefonisch als via de website van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) plaatsvinden. Rechtsbescherming De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld en die te goeder trouw is, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. De medewerker die een melding maakt van een misstand waaraan hijzelf heeft deelgenomen, is niet gevrijwaard van interne sancties of gevolgen. Represailles van medewerkers ten opzichte van de melder als gevolg van het melden worden door Mercatus niet geaccepteerd en kunnen leiden tot sancties. Wanneer de medewerker nadelige gevolgen ondervindt van de door hem gedane melding, kan hij advies inwinnen bij de Vertrouwenspersoon Integriteit over de te ondernemen acties. Zolang de medewerker niet anders te kennen geeft, wordt de door hem gewenste anonimiteit gerespecteerd. Geheimhouding Iedereen die uit hoofde van deze regeling informatie verkrijgt over de melding van een vermoeden van een misstand, zal daarover geheimhouding betrachten tegenover derden, tenzij hij op basis van deze regeling of bij of krachtens de wet bevoegd of verplicht is die informatie aan een derde te verschaffen. De manager vertrouwenspersoon, de directeur/bestuurder en (de voorzitter van) de raad van commissarissen zullen nooit de naam van de medewerker in het openbaar uiten, tenzij de wet hen hiertoe verplicht en de medewerker hiertoe uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft gegeven. Wanneer deze functionarissen dit op grond van de wet verplicht worden wel te doen, wordt de medewerker hiervan onmiddellijk op de hoogte gesteld. Dit gebeurt vóór openbaring van de naam van de medewerker tenzij er rechtsgeldige redenen zijn om dat niet te doen. Slotbepalingen De meldingsdossiers die ongegrond zijn verklaard worden aan het eind van het boekjaar vernietigd. Overige meldingsdossiers worden vernietigd na interne afhandeling of nadat extern de rechtsgang is doorlopen. De betrokkene over wie een melding is gedaan heeft, voordat een besluit over zijn/haar positie is genomen, het recht tot inzage van het dossier (met uitzondering van de persoonsgegevens) om eventuele onjuistheden te corrigeren en zijn verdediging voor te bereiden. De communicatie over de misstand wordt zodanig geobjectiveerd dat de identiteit van de melder niet uit de informatie kan worden afgeleid. Klik hier voor de gegevens van de huidige externe vertrouwenspersoon van bureau BING. Deze regeling treedt in werking op 1 juni 2016.