Reglementen en richtlijnen Raad van Commissarissen Inhoudsopgave

Transcriptie

1 Reglementen en richtlijnen Raad van Commissarissen Inhoudsopgave Inleiding 2 1 Reglementen en richtlijnen voor de Raad van Commissarissen 3 2 Profielschets Raad van Commissarissen Woningstichting Eigen Haard 4 3 Reglement voordracht en benoeming commissarissen 6 4 Reglement voordracht en benoeming commissarissen op voordracht van de huurdersorganisatie 7 5 Slotbepaling 8

2 Inleiding De statuten van Woningstichting Eigen Haard geven de werkwijze, taken en bevoegdheden van de Raad van Commissarissen weer en ter aanvulling schrijven ze voor op welke deelgebieden nadere regelingen dienen te worden vastgesteld. Dit reglement geeft de nadere regelingen weer. Achtereenvolgens zijn dit: de profielschets, het benoemingsreglement, het reglement inzake de voordracht door de huurdersorganisaties en het rooster van aftreden. De hiernavolgende artikelen uit de statuten schrijven voor op welke deelgebieden nadere regelingen en richtlijnen dienen te worden vastgesteld en vormen daarmee de aanleiding voor dit reglement: Artikel 13, lid 2 Voor de benoeming van twee leden van de Raad van Commissarissen worden de huurders of in het belang van die huurders werkzame organisaties in de gelegenheid gesteld een bindende voordracht te doen. De wijze waarop dit gebeurt wordt in een reglement vastgelegd. Artikel 13, lid 3 De benoeming van de leden van de Raad van Commissarissen geschiedt op basis van een profielschets. Alle voorgedragen kandidaten worden hieraan getoetst. Artikel 16 Een lid van de Raad van Commissarissen treedt volgens rooster af (etc.). Artikel 32, lid 1 Voor elk orgaan en/of raad van de stichting kan een reglement worden opgesteld door het bestuur waarbij de werkwijze van dat orgaan wordt geregeld. Het bestuur stelt in elk geval een reglement op inzake voordrachten benoeming commissarissen (etc.). Artikel 32, lid 3 Alle reglementen behoeven de goedkeuring van de Raad van Commissarissen.

3 1 Reglementen en richtlijnen voor de Raad van Commissarissen 1.1 De profielschets De nadruk bij de profielschets ligt op de collectieve verantwoordelijkheid van de raad, een brede maatschappelijke achtergrond en op onafhankelijkheid en onpartijdigheid. Beschreven wordt het profiel van de raad als geheel. Onderdeel hiervan is dat de leden van de RvC bekend moeten zijn met de regio Amsterdam omdat Eigen Haard als woningstichting hier actief is. Opname van deze eis maakt het woongebied van de RvC-leden een onbelangrijke factor bij de benoeming. De Commissie Glasz stelt dat de profielschets geen statisch gegeven is en periodiek moet worden getoetst aan de praktijk. Dat dient aldus te worden uitgelegd, dat de raad zich met name qua samenstelling naar specifieke deskundigheden, omvang en leeftijdsopbouw aanpast aan veranderingen die de corporatie en de maatschappij ondergaan. Er is dus samenhang met de benoemingsprocedure van nieuwe leden. De schets als zodanig dient uiteraard ook periodiek te worden aangepast, maar is zodanig opgesteld dat al te grote trendgevoeligheid is vermeden. 1.2 Benoemingsreglement Het reglement is in belangrijke mate een uitwerking van hetgeen al in de statuten is geregeld. De belangrijkste toevoegingen zijn de aandacht voor eventuele voordrachten voor voormalige bestuurders van de corporatie en die voor herbenoeming. Voormalige bestuurders, aldus de commissie Glasz, brengen weliswaar kennis van zaken en continuïteit in, maar zouden door kun betrokkenheid de kritische distantie kunnen ontberen die de raad kenmerkt. Daarnaast waarschuwt de commissie voor een schaduw die door de benoeming op nieuwe bestuurders gelegd zou kunnen worden. Aan deze zaken dient in de procedure extra aandacht besteed te worden. Voor wat herbenoeming betreft stelt de commissie Glasz dat dit geen automatisme mag zijn. Daarom wordt getoetst aan het functioneren van het her te benoemen lid en aan het geldende profiel. 1.3 De commissaris die wordt voorgedragen door de huurdersorganisatie Dit reglement wordt in overleg met de huurdersorganisatie vastgesteld. Om mogelijke onduidelijkheid over last en ruggespraak en dergelijke te vermijden is voor een algemene omschrijving gekozen, met het nadeel van een mindere leesbaarheid van het reglement. Het reglement ziet er vooral op toe dat mogelijke conflicten met de huurdersorganisatie over een voordracht vermeden worden, en op de mogelijkheid dat de huurdersorganisatie niet of niet tijdig een voordracht doet. In dat geval is het van belang dat toch de vacature kan worden ingevuld. 1.4 Het rooster van aftreden Het vigerende rooster van aftreden wordt jaarlijks opgenomen in het jaarverslag.

4 2 Profielschets Raad van Commissarissen 2.1 Uitgangspunten Deze profielschets zal worden gehanteerd: bij de opstelling van een voordracht van een nieuw lid voor de Raad van Commissarissen; bij een voordracht voor herbenoeming van zittende leden De kerntaken van de Raad van Commissarissen zijn de volgende: de raad oefent toezicht uit op het beleid van de directie en op de algemene gang van zaken in de stichting en daarmee verbonden onderneming(en); de raad staat de directie met raad terzijde, brengt een maatschappelijk netwerk in en kan in conflictsituaties een arbitragerol vervullen; de raad dient als klankbord voor de directie; de raad fungeert als een college met gezamenlijke verantwoordelijkheid; de raad dient als college in staat te zijn om met de directie mee te kunnen denken op strategisch niveau, waarbij afzonderlijke leden van de raad op specifieke deelterreinen adviseur en sparringpartner zijn. vaststellen van de taakomschrijving en functieverdeling directie; het beoordelen van de procedurele zuiverheid van de besluitvorming van het bestuur; het bewaken van de afweging tussen drie belangen: volkshuisvestelijk belang, bewonersbelang en bedrijfsbelang De volgende kennisgebieden c.q. beleidsterreinen worden voor de Raad van Commissarissen als de belangrijkste gedefinieerd: algemeen management/bedrijfskunde; exploitatie van onroerend goed/projectontwikkeling; financieel-economisch/accountancy; personeel en organisatie; juridisch/bestuurlijk; informatisering; PR en communicatie; kennis van de huurders-/consumentenbelangen, sociale kennis; volkshuisvestelijke kennis; bouwtechnische kennis; markt- en marketingkennis. 2.2 Profiel van de Raad De Raad van Commissarissen is pluriform samengesteld. In de raad is voldoende deskundigheid op HBO/Universitair werk- en denkniveau aanwezig in de kennisgebieden en de specifieke deskundigheden, waarbij wordt aangetekend dat: spreiding van deskundigheden gewenst is; ieder lid in voldoende mate deskundig is op financieel-economisch terrein teneinde in staat te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid en de financiële gevolgen daarvan te beoordelen.

5 2.2.2 De Raad van Commissarissen is een collegiaal werkend college: er is geen sprake van een portefeuilleverdeling, in die zin dat bepaalde beleidsterreinen zijn voorbehouden aan specifieke leden; inzet van discussies is het bereiken van een gezamenlijk standpunt; een en ander vergt van de leden van de raad een flexibele instelling en adequate sociale vaardigheden. besluiten worden zoveel mogelijk in consensus genomen; indien deze niet mogelijk blijkt, beslist de meerderheid Belangrijk is dat de Raad van Commissarissen het vertrouwen geniet van de directie - én omgekeerd -, om zodoende met gezag en respect toezicht op haar te kunnen uitoefenen en haar te kunnen begeleiden vanuit de eigen klankbordfunctie. Gelijktijdig is een kritische opstelling tegenover de directie vereist, waarbij de beschikbare kennis, ervaring en kwaliteit waarborging vormen voor het vorm en inhoud geven aan die kritische opstelling De Raad van Commissarissen is bereid tot goed overleg en samenwerking in teamverband en zijn leden stellen zich gelijktijdig onafhankelijk op: onafhankelijk ten opzichte van de directie onafhankelijk ten opzichte van de organisatie onafhankelijk ten opzichte van elkaar onafhankelijk ten opzichte van doelbelangen/belanghebbenden Leden van de Raad van Commissarissen melden hun (neven)functies aan de raad. De raad bepaalt vervolgens in hoeverre bedoelde (neven)functies strijdig (kunnen) zijn met het belang van de stichting Bij iedere vacature die ontstaat wordt niet alleen gekeken naar de ontbrekende deeldeskundigheid, maar ook naar het team als geheel. 2.3 Profiel van de leden van de Raad van Commissarissen Elk lid van de Raad van Commissarissen beschikt over de volgende (bestuurlijke) kwaliteiten: Hij of zij heeft kennis van en ervaring in toezicht-, besturings- en besluitvormingsprocessen; is in staat complexe vraagstukken te overzien en te analyseren; is in staat door onder meer een groot inlevingsvermogen gebaseerd op eigen werkervaringen, voldoende afstand te bewaren ten opzichte van de organisatie, overzicht op hoofdlijnen te houden en dit te vertalen naar beleidseffecten; is beroepsmatig en/of privé bekend met en betrokken bij bestuurlijke netwerken; is in staat maatschappelijke en politieke signalen te vertalen naar het beleid van de stichting Elk lid van de Raad van Commissarissen beschikt over de volgende deskundigheden: Beschikt over een brede maatschappelijke kennis en belangstelling hij of zij is specifiek deskundig op minimaal één van de aangegeven beleidsterreinen; heeft affiniteit met de sector volkshuisvesting; beschikt in voldoende mate over financieel-economische deskundigheden teneinde in staat te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid en de financiële gevolgen daarvan te beoordelen.

6 2.3.3 Elk lid van de Raad van Commissarissen beschikt over de volgende persoonlijke kenmerken: hij of zij onderschrijft de doelstellingen van de stichting en is bereid deze uit te dragen in het maatschappelijk verkeer, bij relaties en netwerken; brengt persoonlijke kennis en deskundigheid mee, verkregen door een leidinggevende functie in het bedrijfsleven c.q. in de zakelijke dienstverlening of in een andere maatschappelijk erkende functie; is bekend met de actuele sociaal-economische, maatschappelijke en politieke ontwikkelingen, bij voorkeur die in de regio Amsterdam; is in staat en bereid tot een zodanige beschikbaarheid dat de raad in de gelegenheid is voortdurend toezicht uit te oefenen; kan goed samenwerken en beschikt over teamgeest, hetgeen blijkt uit huidige en/of vroegere werkzaamheden. 2.4 Aanvulling profiel voorzitter en vice-voorzitter Raad van Commissarissen onderhouden contact met de directie op wederzijds verzoek en stemmen deze contacten af uit naam van de gehele Raad van Commissarissen; streven naar optimale participatie van elke deelnemer aan de vergaderingen van de Raad van Commissarissen; richten zich op het voorkomen, dan wel hanteren van spanningen en het oplossen van conflicten binnen de Raad van Commissarissen. 3 Reglement voordracht en benoeming commissarissen 3.1 De Raad van Commissarissen stelt, na overleg met het bestuur, conform artikel 13, lid 3 van de statuten, een schriftelijk profiel van de raad op. In voorkomende gevallen, doch ten minste één keer per jaar, zal door de Raad van Commissarissen worden bezien of het profiel nog voldoet, en wordt het profiel zonodig aangepast. Het individuele profiel van de leden van de Raad van Commissarissen wordt opgenomen in het verslag van de Raad van Commissarissen en in het jaarverslag. 3.2 Overeenkomstig het bepaalde in artikel 13, lid 1 van de statuten worden de leden van de Raad van Commissarissen benoemd door de Raad van Commissarissen. Benoeming dient te geschieden aan de hand van het profiel, als bedoeld in lid 3.1 van dit artikel. 3.3 Overeenkomstig het bepaalde in artikel 13, lid 2 van de statuten worden de huurders of in het belang van die huurders werkzame organisaties voor de benoeming van twee leden van de Raad van Commissarissen in de gelegenheid gesteld een bindende voordracht te doen. 3.4 Alvorens de Raad van Commissarissen een persoon, die een bestuursfunctie bij de corporatie heeft gehad tot lid van de Raad van Commissarissen benoemt, consulteert de Raad van Commissarissen het bestuur en overweegt hij welke invloed het voormalig bestuurslidmaatschap heeft op het functioneren in de raad en dat van de raad als geheel en welke invloed de benoeming heeft op het functioneren van het bestuur. 3.5 Alvorens tot herbenoeming van een lid van de Raad van Commissarissen conform artikel 16 van de statuten wordt overgegaan, zal de voorzitter van de Raad van Commissarissen de overige leden van de Raad van Commissarissen elk afzonderlijk consulteren over de wenselijkheid van herbenoeming. Hierbij zijn van belang: het functioneren gedurende de afgelopen zittingsperiode en het alsdan geldende profiel van de Raad van Commissarissen. Als het de voorzitter zelf betreft dan neemt de vice-voorzitter of de langstzittende commissaris deze taak over. Voor het overige gelden voor herbenoeming dezelfde regels als voor benoeming.

7 4 Reglement voordracht en benoeming commissarissen op voordracht van de huurdersorganisatie (Reglement als bedoeld in artikel 13, lid 2 van de statuten van Woningstichting Eigen Haard te Amsterdam) 4.1 De Raad van Commissarissen stelt een profiel op, waaraan alle leden van de Raad van Commissarissen moeten voldoen. Alvorens de Raad van Commissarissen dit profiel vaststelt wordt de Huurdersfederatie Alert in de gelegenheid gesteld hierover advies uit te brengen. In aanvulling op het profiel kan de raad aan de Huurdersfederatie Alert vragen om een kandidaat met een specifiek deskundigheidsgebied passend binnen het profiel, voor te dragen. Dit voor zover dit voor de samenstelling van de gehele raad van belang is. 4.2 De Huurdersfederatie Alert, die als zodanig door Woningstichting Eigen Haard is erkend, wordt door het bestuur in de gelegenheid gesteld een bindende voordracht te doen voor de benoeming van twee leden van de Raad van Commissarissen, als bedoeld in artikel 13, lid 2, eerste volzin van de statuten van Woningstichting Eigen Haard. 4.3 Zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 30 dagen na het ontstaan van de vacature stelt het bestuur Huurdersfederatie Alert daarvan schriftelijk op de hoogte onder bijvoeging van het geldende profiel. 4.4 De Huurdersfederatie Alert deelt het bestuur binnen 30 dagen nadat zij, rekening houdend met de gebruikelijke algemene recessen, kennis heeft kunnen nemen van de in het vorige artikel bedoelde kennisgeving schriftelijk mede of zij wel of niet gebruik wenst te maken van het recht om een bindende voordracht te doen. Reageert de Huurdersfederatie Alert niet binnen de gestelde termijn, dan wordt dit gelijk gesteld met de mededeling dat zij geen gebruik wenst te maken van het recht om een bindende voordracht te doen. 4.5 Indien de Huurdersfederatie Alert, overeenkomstig het bepaalde in artikel 4, aan het bestuur te kennen geeft gebruik te willen maken van het recht om een bindende voordracht te doen, stelt zij zo spoedig mogelijk, doch binnen 60 dagen na dagtekening van de in artikel 3 bedoelde kennisgeving het bestuur schriftelijk op de hoogte van de naam, het adres en de woonplaats van degene die de Huurdersfederatie Alert bindend voordraagt, alsmede diens kwaliteiten en capaciteiten. Huurdersfederatie Alert verstrekt tevens een motivering van de passendheid van de kandidaat op basis van het in artikel 1 benoemde profiel. Daarbij dient de Huurdersfederatie Alert tevens een bereidverklaring van die persoon te overleggen. 4.6 Bij het werven en selecteren van een of meer van de bindend voor te dragen kandidaten als bedoeld in artikel 5, laat de Huurdersfederatie Alert zich ondersteunen door een ter zake kundig extern bureau, dat na overleg met de Huurdersfederatie Alert wordt aangewezen door het bestuur van Eigen Haard. Het bestuur van Eigen Haard verleent aan dit bureau de opdracht om ten behoeve van en in samenspraak met de Huurdersfederatie Alert, een of meer geschikte kandidaten te zoeken in zowel het eigen informele netwerk van Alert, als door het plaatsen van een of meer advertenties. 4.7 Indien de termijnen genoemd in de artikelen 4. en 5. niet kunnen worden gehaald, vindt hierover overleg plaats met het bestuur. 4.8 Zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 30 dagen na dagtekening van de in artikel vijf bedoelde kennisgeving, zullen er kennismakinggesprekken worden georganiseerd tussen de voorgedragen kandidaat en de Raad van Commissarissen alsook tussen de voorgedragen kandidaat en het bestuur.

8 4.9 De Raad van Commissarissen toetst of degene, die de Huurdersfederatie Alert bindend heeft voorgedragen aan het profiel, als bedoeld in artikel 1, voldoet. Binnen 14 dagen nadat de kennismakingsgesprekken, als bedoeld in het vorige artikel, hebben plaatsgevonden, deelt het bestuur namens de Raad van Commissarissen schriftelijk, met redenen omkleed, aan de kandidaat en Huurdersfederatie Alert mede of hij/zij aan het profiel voldoet. Voldoet de kandidaat aan het profiel, dan wordt deze door de raad van commissarissen benoemd, tenzij zwaarwichtige redenen, naar het oordeel van de raad van commissarissen, zich tegen benoeming van de desbetreffende kandidaat verzetten. Hiervan worden zowel de kandidaat als het bestuur van Huurdersfederatie Alert, met opgaaf van de redenen, door de raad van commissarissen op de hoogte gesteld Indien de Huurdersfederatie Alert, overeenkomstig het bepaalde in het vierde artikel, aan het bestuur te kennen geeft geen gebruik te willen maken van het recht om een bindende voordracht te doen, of indien de Huurdersfederatie Alert niet binnen de in het vierde artikel gestelde termijn reageert, staat het de Raad van Commissarissen vrij om conform artikel 13 lid 1 van de statuten zelf tot benoeming van een commissaris over te gaan ter vervulling van de vacature waarvoor Huurdersfederatie Alert een bindende voordracht had kunnen doen. 5 Slotbepaling Het reglement en de werking ervan wordt periodiek (elke 5 jaar) geëvalueerd. 6 Rooster van Aftreden 2014 naam geboortejaar tot ultimo Naam Benoemd tot Herbenoembaar ultimo Dhr. D.Raithel 2014 Nee Lid Dhr. R. Slot 2015 Ja Lid Dhr. F. van der Minne 2014 Nee Voorzitter Mw. E. Bongers 2016 Nee Lid Dhr. R. Zuidema 2016 Ja Lid Dhr. H. de Kanter 2017 Ja Lid Mw. Y. Wilders 2017 Ja Lid functie in 2009 (in ) Functie in Raad