Deelnemersreglement Tour for Life

Transcriptie

1 Deelnemersreglement Tour for Life Definities 1. Organisatie: Het evenement wordt georganiseerd door Emolife in opdracht van The Event Foundation, ten voordele van de Daniel den Hoed Stichting. 2. Evenement: Tour for Life is een jaarlijkse 8 daagse wielertocht. In 2017 vindt het plaats van 27 augustus tot en met 3 september. Het evenement is geen wedstrijd, maar een sponsorwervend evenement ten voordele van de Daniel den Hoed Stichting. 3. Deelnemer: Iedere persoon die op enigerlei wijze, direct of indirect een overeenkomst met de Organisatie sluit voor zijn deelname aan het evenement. 4. Inschrijfgeld: Het door de Organisatie in rekening gebrachte bedrag om deel te kunnen nemen aan het evenement. 5. Startbedrag: Het minimum bedrag dat een Deelnemer aan sponsorgeld bijeen brengt om deel te kunnen nemen aan het evenement. Algemeen 1. De voorwaarden zoals omschreven in dit reglement zijn van toepassing op deelname aan alle (al dan niet middels een tussenpersoon tot stand gekomen) overeenkomsten waarbij de Organisatie direct of indirect partij een evenement organiseert. 2. Door middel van de inschrijving verklaart de Deelnemer zich onvoorwaardelijk akkoord met de inhoud van dit reglement. 3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts bindend indien en voor zover de Organisatie zich daartoe uitdrukkelijk schriftelijk akkoord heeft verklaard. 4. Uitdrukkelijk worden door de Organisatie de door Deelnemers toepasselijk verklaarde algemene voorwaarden verworpen. Deelname en inschrijving 1. Inschrijving geschiedt uitsluitend op de wijze en onder de voorwaarden die in dit reglement zijn bepaald. 2. Inschrijving geschiedt via het digitale inschrijfformulier op Er kunnen zich in 2017 maximaal 100 teams aanmelden. Hierbij zijn maximaal 850 individuele plaatsen beschikbaar. 3. Deelname aan het evenement is alleen mogelijk als zowel het inschrijfgeld van EUR 450 is betaald en het minimumsponsorbedrag (startbedrag) is gerealiseerd. Het inschrijfgeld wordt in 3 delen van EUR 150 afgeschreven. Binnen 2 weken wordt het eerste deel afgeschreven, het tweede en derde deel telkens in de eerste week van de volgende maand. Deelnemersregelement Tour for Life 2017 Pagina 1

2 4. Indien het inschrijfgeld de week voor het evenement niet is bijgeschreven op rekening van de Organisatie kan niet worden deelgenomen aan het evenement. 5. Inschrijving voor het evenement is persoonlijk. Het startnummer is niet overdraagbaar. 6. De inschrijving tot deelname staat open voor een ieder die de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt op de dag van deelneming. 7. Jongeren van 16 en 17 jaar mogen alleen deelnemen als zij schriftelijke toestemming van de ouder/voogd aan de Organisatie overhandigen en op de route begeleid worden door een volwassene. 8. Eventuele deelname voor personen jonger dan 16 jaar is bij uitzondering mogelijk, mits in overleg met de Organisatie. 9. Deelnemers kunnen deelnemen als team. 10. De Deelnemer wordt niet medisch gekeurd door de Organisatie. De Deelnemer realiseert zich, dat vanwege het uitdagend karakter van het evenement zware eisen aan zijn/haar fysieke en psychische conditie worden gesteld. De Organisatie adviseert de Deelnemer een voorafgaande medische controle te laten uitvoeren; bij twijfel met betrekking tot de gezondheid wordt afgeraden om mee te doen. 11. De Deelnemer verklaart dat hij voldoende gezond is om aan het evenement deel te nemen. Startbedrag 1. Iedere Deelnemer verplicht zich minimaal euro sponsorgeld op te halen, anders kan niet deel worden genomen aan het evenement. 2. Deelnemers geven voorafgaand aan hoeveel zij verwachten op te halen voor het evenement. Dit streefbedrag is geen verplichting. 3. Mocht het startbedrag op 1 augustus niet bij elkaar zijn, dan treedt de Deelnemer vóór 31 juli in contact met de Organisatie en overlegt op welke manier hij kan deelnemen aan het evenement. Spelregels 1. Deelnemers hebben respect voor elkaar, de omgeving en in het bijzonder de natuur onderweg. 2. De lokale (verkeers)regels en verkeerstekens blijven tijdens de route onverkort van kracht. 3. Deelnemers zijn verplicht alle aanwijzingen van politie en de Organisatie op te volgen. 4. Deelnemers waken over hun eigen veiligheid en de veiligheid van anderen. 5. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk om tijdens het evenement het besluit te nemen eventueel de deelname te beëindigen. 6. De Organisatie kan besluiten om tijdslimieten in te stellen en Deelnemers uit de strijd te halen indien deze limieten niet gehaald worden. 7. Het hinderlijk laten spelen van draagbare radiotoestellen e.d. is verboden. 8. Deelnemers wordt om veiligheidsredenen afgeraden koptelefoons te gebruiken. 9. Tijdens het evenement is het Deelnemers verboden op enigerlei wijze voorwerpen voorhanden te hebben die in redelijkheid een gevaar kunnen opleveren of een ernstige mate van hinder kunnen veroorzaken voor andere Deelnemers. 10. Deelnemers mogen zich niet aanstootgevend gedragen of kleden. 11. Het is verboden om rolschaatsen, kinderwagens e.d. op de route te gebruiken. Deelnemersregelement Tour for Life 2017 Pagina 2

3 12. Het is verboden om zich met dieren op de route te bevinden. 13. Passeren is alleen toegestaan indien hierdoor geen hinder ontstaat voor andere Deelnemers. 14. Deelnemers mogen supporters niet ontmoeten langs de route, maar alleen bij de start en finish. 15. Deelnemers mogen geen afval op en rond de route weggooien. 16. Het verstrekte startnummer dient duidelijk zichtbaar gedragen te worden. De route 1. Tour for Life 2017 start zondag 27 augustus eindigt zondag 3 september Gemiddeld wordt 150 kilometer per dag gefietst. 2. Deelnemers van Tour for Life 2017 melden zich op zaterdag 26 augustus tussen en uur bij de informatiestand op de startlocatie. Deelnemers nemen vroegtijdig contact op met de Organisatie als dit niet lukt. 3. De route is niet uitsluitend toegankelijk voor de Deelnemers van het evenement. Deelnemers dienen daarom rekening te houden met ander verkeer. 4. Deelnemers dienen zich tevoren vertrouwd te maken met de route en worden aan de start geacht bekend te zijn met de route danwel hulpmiddelen (lees: GPS) in te zetten. 5. Het is verboden om als Deelnemer van de route af te wijken. 6. Deelnemers moeten de Organisatie direct informeren als ze onverhoopt zijn verdwaald. 7. Deelnemers kunnen de Organisatie niet aansprakelijk stellen voor het feit dat ze zijn verdwaald. 8. De Organisatie kan besluiten om de route aan te passen, te verkorten of de tocht geheel af te gelasten indien de (veiligheids)situatie dit, naar het oordeel van de Organisatie, noodzakelijk maakt. 9. De Organisatie behoudt zich tevens het recht voor om start en/of finishtijden en/of plaatsen te wijzigen. 10. Deelnemers of eventuele belanghebbenden kunnen bij een besluit van de Organisatie als bedoeld in de vorige twee alinea s van dit artikel, geen aanspraak maken op schadevergoeding of terugbetaling van het Inschrijfgeld en sponsorgeld. Voorbereiding 1. Deelnemers doen vrijwillig mee aan het evenement. 2. Deelnemers dragen zelf zorg voor een adequate voorbereiding en toereikende lichamelijke conditie om deel te nemen aan het evenement. In geval van twijfel adviseert de Organisatie dat de Deelnemer zich bij de voorbereiding laat begeleiden door een deskundige trainer. 3. De Organisatie is niet aansprakelijk voor lichamelijk letsel, opgedaan tijdens het evenement wegens onvoldoende voorbereiding van de Deelnemer of de fysieke gezondheid van de Deelnemer. Materiaal 1. Deelnemers hebben tijdens het evenement een geldig identiteitsbewijs bij zich. 2. Iedere Deelnemer is daarnaast verplicht om de benodigdheden op de door de Organisatie verstrekte checklist mee te nemen. 3. De materialen die door de Deelnemers worden gebruikt om aan de tocht mee te doen, dienen aan de Deelnemersregelement Tour for Life 2017 Pagina 3

4 wettelijk gestelde eisen te voldoen en mogen geen gevaar opleveren voor de (mede)deelnemers. 4. In geval van problemen met het materiaal, dienen de Deelnemers zelf de basisreparaties uit te kunnen voeren. 5. Deelnemers dragen zelf zorg voor goede kleding, materiaal en schoeisel voor elk type weer. 6. Deelnemers dienen er zelf voor te zorgen dat ze gedurende het evenement een mobiele telefoon bij zich hebben met het nummer van de Organisatie en de EHBO post. 7. Startnummers en eventueel bestelde t shirts worden verstrekt op de laatste bijeenkomst voorafgaand aan het evenement of op de eerste dag van het evenement. Medische verzorging 1. De Organisatie van het evenement draagt zorg voor eerste hulp bij ongelukken. Hieronder wordt verstaan het verrichten van zogenaamde eerste hulp of het aanbrengen van noodinterventies. 2. Als een Deelnemer lichamelijk letsel oploopt, wordt hier altijd melding van gemaakt bij de Organisatie. 3. Een Deelnemer mag nooit alleen achterblijven op de route. Als iemand door bijvoorbeeld verwondingen of uitputting niet verder kan, is een mededeelnemer verplicht hulp in te schakelen van de EHBO post en bij het slachtoffer te blijven. Het slachtoffer mag niet zonder toestemming van de hulpverlening worden verplaatst als het gaat om ernstig letsel. Annulering 1. Indien een Deelnemer om welke reden dan ook beslist om niet meer deel te nemen aan Tour for Life, is teruggave van het inschrijfgeld en eventueel ander gemaakte kosten niet mogelijk. Neem over eventuele teruggave van het sponsorgeld contact op met de Organisatie. 2. Als het evenement onverhoopt door overmacht moet worden afgelast, is de Organisatie niet verantwoordelijk voor gemaakte kosten van de Deelnemers, waaronder het inschrijfgeld en het sponsorgeld. Vervoer 1. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het vervoer van en naar de start en finishlocatie. Dit geldt ook voor eventuele Deelnemers die voortijdig stoppen. Verzekering 1. Deelnemers zijn verplicht zelf een ongevallenverzekering, aansprakelijkheidsverzekering en reisverzekering af te sluiten die adequate dekking biedt ter zake de deelname aan dit evenement. De Deelnemers worden er op gewezen, dat de standaard dekking in de meeste gevallen onvoldoende is en er dus een aanvullende verzekering dient te worden gesloten. 2. Indien Deelnemers verzuimen een adequate verzekering af te sluiten komt dit voor hun eigen risico, de Organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld. Aansprakelijkheid en vrijwaring Organisatie 1. Deelnemers zijn zich ervan bewust dat deelname aan dit evenement veel risico s en gevaren met zich kan meebrengen. Dit zijn, maar niet beperkt tot: lichamelijke verwondingen zoals maar niet beperkt tot letsel aan gezicht, lichaam en ledematen, geestelijk letsel, blijvende handicaps, of het niet (geheel) Deelnemersregelement Tour for Life 2017 Pagina 4

5 uit kunnen blijven oefenen van een beroep. 2. Deelnemers zijn zich bewust van de risico s en gevaren wegens nalatigheid, onachtzaamheid of onervarenheid van andere Deelnemers. 3. Deelname geschiedt geheel voor eigen rekening en risico. 4. De Organisatie is slechts aansprakelijk voor door een Deelnemer geleden schade als die het rechtstreeks en uitsluitend gevolg is van opzet of grove schuld van de Organisatie, met dien verstande dat alleen die schade voor vergoeding in aanmerking komt waarvoor de Organisatie is verzekerd en voor zover deze schade door die betreffende verzekering wordt gedekt. 5. De aansprakelijkheid van de Organisatie wordt in ieder geval (maar niet beperkt tot) uitgesloten voor: schade ten gevolge van handelen van derden, waaronder begrepen door de Organisatie ingeschakelde derden zoals leveranciers, hulpverleners, huurders/pachters van delen van de route en de door deze derden ingeschakelde personen; schade ten gevolge van het niet opvolgen door de Deelnemer van door de Organisatie ingeschakelde functionarissen gegeven instructies en van het niet naleven van algemene normen van openbare orde, de spelregels, veiligheid en fatsoen; schade ten gevolge van verlies, beschadiging of diefstal van aan de Deelnemer toebehorende en naar het evenement meegebrachte goederen; (gevolg)schade ten gevolge van wijzigingen in de start en finishtijden van het Evenement; schade op enigerlei wijze veroorzaakt door andere Deelnemers van het evenement; schade direct of indirect aan wie of wat dan ook ontstaan als direct of indirect gevolg van enig gebrek of enige hoedanigheid of omstandigheid aan, in of op enig roerend of onroerend goed waarvan de Organisatie houder, (erf)pachter, huurder danwel eigenaar is of dat anderszins ter beschikking van de Organisatie staat; gevolgschade en indirecte (bedrijfs)schade aan de zijde een Deelnemer. 6. De Organisatie is nimmer aansprakelijk voor door een Deelnemer geleden schade die is ontstaan ten gevolge van overmacht aan de zijde van de Organisatie. Onder overmacht wordt mede verstaan elke van de wil van de Organisatie onafhankelijke omstandigheid ook al was deze ten tijde van het tot stand komen van de overeenkomst tussen de Organisatie en de Deelnemer reeds als mogelijkheid te voorzien die de nakoming van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert alsmede voor zover daaronder niet reeds begrepen, oorlog, oorlogsgeweld, burgeroorlog, oproer, rellen, terreur en terreurdreiging, optreden van politie en/of brandweer, werkstaking, transportmoeilijkheden, brand, en andere ernstige storingen in de Organisatie en/of op de route, weersomstandigheden en om welke reden dan ook niet functionerend openbaar vervoer alsmede de omstandigheid dat een evenement vanwege het feit dat de voor het Evenement benodigde vergunningen niet zijn verleend c.q. deze zijn ingetrokken geen doorgang kan vinden danwel krachtens een daartoe gegeven bevel van het bevoegde gezag afgelast dient te worden. Diskwalificatie 1. Een Deelnemer kan worden gediskwalificeerd van deelname aan het evenement indien: de Deelnemer het startbedrag en/of inschrijfgeld niet heeft voldaan; deel wordt genomen aan het evenement zonder (een juist) startnummer; indien de Deelnemer van de route afwijkt; de Deelnemer naar mening van de Organisatie de spelregels overtreedt; de Deelnemer naar mening van de Organisatie medische problemen heeft; de Deelnemer naar mening van de Organisatie ongeoorloofd gedrag vertoond; de Deelnemer naar mening van de Organisatie (verkeers)regels overtreedt; de Deelnemer naar mening van de Organisatie aanwijzingen van de politie, Organisatie of de Deelnemersregelement Tour for Life 2017 Pagina 5

6 medische staf niet opvolgt. 2. De Deelnemer of eventuele belanghebbende kan bij een besluit van de Organisatie, de medische staf of de politie, als bedoeld in de vorige alinea van dit artikel, geen aanspraak maken op schadevergoeding of terugbetaling van het inschrijfgeld en sponsorgeld. Privacy 1. Deelnemers gaan akkoord met eventueel gebruik van zijn beeltenis in drukwerk, op internet, foto, film, video e.d. voor promotionele doeleinden van de het evenement of andere, door The Event Foundation en Emolife georganiseerde evenementen zonder daarvoor vergoeding te claimen. 2. Deze opnames kan de Organisatie gebruiken de jaren daaropvolgend om Tour for Life te promoten. Mocht een Deelnemer hier bezwaar tegen hebben, dan dient hij of zij dit vóór aanvang van het evenement aan te geven. Informatievoorziening 1. Alle Deelnemers worden van informatie voorzien door middel van e mails, post en telefonisch contact. 2. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het ontvangen van deze informatie (het gebruik van het juiste e mailadres, lezen van de nieuwsbrieven, aanwezig zijn bij bijeenkomsten, enz.). Huisstijl 1. Deelnemers mogen de huisstijl (logo, advertenties, basistekst enz.) van het evenement gebruiken voor promotie en sponsorwerving. Het is niet toegestaan de huisstijl te gebruiken voor andere doeleinden dan sponsorwerving, noch aanpassingen en veranderingen aan te brengen. Deelnemers dienen bij twijfel contact op te nemen met de Organisatie. Gebruik van het logo 1. Het logo van Tour for Life mag door Deelnemers worden geplaatst op onder andere internetsites, drukwerk en teamkleding. Deelnemers dienen wel rekening te houden met een aantal belangrijke criteria; Het is alleen toegestaan het logo in de bestaande vormgeving te gebruiken, zoals de afbeelding hieronder. Het Tour for Life logo bestaat altijd uit de woorden Tour for Life in de daartoe ontworpen typografie in combinatie met de icoon: de renner met opgeheven armen. Het logo mag niet worden aangepast voor eigen gebruik. Het logo mag niet worden samengesteld met het logo van de ploeg. De woorden Tour, Life, Daniel en den Hoed mogen wel voorkomen in de teamnaam. De kleurcode van het Tour for Life logo is: PMS 032. Het logo is te downloaden op de website of op aanvraag verkrijgbaar via de Organisatie van Tour for Life. Het logo van Daniel den Hoed Stichting/Erasmus MC mag alleen gebruikt worden in combinatie met het Tour for Life logo. Toepasselijk recht 1. Op de verhouding tussen de Deelnemers en de Organisatie is alleen Nederlands recht van toepassing. Deelnemersregelement Tour for Life 2017 Pagina 6

7 2. Geschillen zullen uitsluitend worden voorgelegd aan een bevoegde rechter in Nederland, ongeacht waar het evenement wordt gehouden. Niet voorzien In gevallen waar dit reglement niet in voorziet, beslist de Organisatie. Akkoord De Supporter erkent kennis te hebben genomen van dit reglement en het volledig te hebben aanvaard. Door acceptatie van dit reglement middels het aanvinken van de reglement alinea op het online inschrijfformulier verklaart de Supporter aan Tour for Life 2017 akkoord te gaan met de inhoud van dit geldend reglement en zich aan de gestelde eisen/voorwaarden te houden. Het akkoord wordt bevestigd door online verzending van het inschrijfformulier. *** Deelnemersregelement Tour for Life 2017 Pagina 7