MVoice Beheerders Handleiding 1.01

Transcriptie

1 MVoice Beheerders Handleiding 1.01

2 Inleiding Uw organisatie heeft gekozen om gebruik te maken van de MVoice Uitgebreid telefonie oplossing van MVoice. Met deze Cloud gebaseerde oplossing heeft u de beschikking tot flexibele Voice diensten met een zeer uitgebreid aantal features. De voordelen MVoice Uitgebreid zijn: Hoge service en persoonlijke aandacht. Gegarandeerd betrouwbaar netwerk. ISDN gesprekskwaliteit of zelf hoger indien er van de G.722 codec gebruikt wordt gemaakt. Schaalbaar van 1 tot een onbeperkt aantal nummers. Uitgebreide features waaronder: o Keuzemenu s (IVR) o Gesprekopname o Wachtrijen met evt. positie melding (er zij nog 2 wachten voor u) o Fax to o Voic to o Conference Rooms o Bellen vanuit de PC en klant gegevens po-up bij inkomende gesprekken (CTI) o Call Me button voor op website of mobiele telefoon o Vast mobiel integratie (VaMo) Lage abonnementskosten, geen dure ISDN lijnen meer nodig, een internet verbinding is voldoende. MVoice klanten bellen onderling gratis. Uitgaand verkeer via het extra voordelige MVoice Prepaid platform of afkoop van gesprekken mogelijk. Snel en gemakkelijk nummers omleiden met de handige PhoneManager App of web portal. Beveiligd tegen hackers en fraudeurs. Online gespreksinformatie via de MVoice Portal. Deze handleiding heeft betrekking tot de MVoice Uitgebreid Beheerders Portal. Voor de bediening van de Gebruikers portal of de telefoon toestellen zijn verschillende andere handleidingen beschikbaar. Heeft na het lezen van dit document nog vragen of heeft u problemen met het bijvoorbeeld het inloggen, kunt u altijd contact opnemen met onze servicedesk (service@maxxus.nl of ). MaXXus Communications BV, Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van MaXXus Communications BV. Ingeschreven bij de K.v.K. onder nr MVoice Beheerders Handleiding 1.01 Pagina 2/14

3 Inhoudsopgave Inleiding...2 Inhoudsopgave MVoice Uitgebreid Beheerders Portal....4 Inloggen...4 Website...4 Wijzigingen activeren en opslaan Services...5 Time Rules...5 Meldteksten (Custom sounds)...6 Nieuwe of bestaande meldteksten inspreken...6 Nieuwe of bestaande meldteksten uploaden...6 Telefoonboek (Phonebook)...7 Opgenomen oproepen (Recorded calls) Status...8 ACD Stats...8 ACD Wall board Importeer MVoice HTTPS Certificaat in uw browser...9 Internet Explorer Chrome Firefox MVoice Beheerders Handleiding 1.01 Pagina 3/14

4 1. MVoice Uitgebreid Beheerders Portal. De MVoice Beheerders Portal is beschikbaar via de link : De inloggegevens zijn: Username:. Password:. De inlog gegevens, worden aangeleverd door de dienstdoende engineer of kunt u opvragen via onze servicedesk (service@maxxus.nl). Let op! : U werk op een live systeem het wijzigen van de verkeerde instellingen kan vergaande gevolgen hebben voor uw bereikbaarheid. Inloggen Website Met uw webbrowser navigeert u naar Indien het MVoice certificaat nog niet geinstalleerd is, zal de browser een foutmelding tonen zoals het voorbeeld. In het hoofdstuk Importeer MVoice HTTPS Certificaat in uw browser staat omschreven hoe het MVoice certificaat kunt installeren. Vanuit beveiligings oogpunt adviseerd MaXXus om altijd dit certificaat te installeren voordat u inlogt. Nadat u het certificaat geinstaleerd heeft kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Toegang tot het systeem is alleen mogelijk vanaf locaties (IP adressen) die zijn vrijgegevens in de firewall. Onze servicedesk (service@maxxus.nl ) voegt graag uw locatie (IP adres) toe aan de firewall. Via de web site : kunt u achterhalen wat uw huidige IP adres (WAN IP adres) is Wijzigingen activeren en opslaan Zodra u een aanpassing maak op het systeem kleurt de Apply changes knop rood. Pas als u op deze knop klikt worden de wijzigingen actief. Als u op Save changes klikt blijven de zojuist geactiveerde wijzigen ook na een herstart actief MVoice Beheerders Handleiding 1.01 Pagina 4/14

5 2. Services Time Rules Via Services krijgt u toegang tot de Time Rules. Hier kunt u bijvoorbeeld uw openingstijden aanpassen of de vakantiedagen instellen. Selecteer de time rule die u wenst aan te passen en klik vervolgens op Edit. Pas vervolgens de tijden aan en klik op Ok om de wijzigingen te bevestigen. MVoice Beheerders Handleiding 1.01 Pagina 5/14

6 Meldteksten (Custom sounds) Onder Services vind u Custom sounds. Hier kunt u bestaande meldteksten beluisteren, verwijderen, toevoegen of opnieuw inspreken. Tip : Speel een bestaande meldtekst altijd eerst even af. Op deze manier weet u zeker dat u de juist meldtekst overschrijft. Nieuwe of bestaande meldteksten inspreken Klik op Add of selecteer een bestaande meldtekst en klik vervogens op Edit. Als u een bestaande meldtekst aanpast dient u eerst op Record te klikken voordat het Add phone recorded message formulier verschijnt. Vul in dit formulier de volgende zaken in: Sound name: Vul hier een goede korte omschrijving van de meldtekst in. Spaties zijn niet toegestaan. Description: Vul evt. een uitgebreidere omschrijving van de meldtekst in. Language: dit is normaal gesproken nl en dient verplicht invult te worden. Bel nu met een willekeurig toestel dat is aangesloten op het systeem naar *77, wacht op de piep toon en begin met inspreken. Druk op # bij het einde van de tekst. Klik vervolgens op Ok.Als u ontevreden bent over de zojuist ingesproken tekst kunt u weer *77 toesten om de tekst opnieuw in te spreken. Nieuwe of bestaande meldteksten uploaden Klik op Add of selecteer een bestaande meldtekst en klik vervogens op Edit. Als u een bestaande meldtekst aanpast dient u eerst op Upload sound te klikken voordat het Sound file upload formulier verschijnt. Vul in dit formulier de volgende zaken in: Sound file: Selecteer het gewenste audio bestand dat u wilt gebruiken voor de meldtekst. Dit kan een.wav of mp3 bestand zijn. Description: Vul evt. een uitgebreidere omschrijving van de meldtekst in. Language: dit is normaal gesproken nl en dient verplicht invult te worden. Met de Volume schuif kunt u de geluidsterke van de meldtekst naar wens aanpassen. Klik Ok om de meldtekst op te slaan. MVoice Beheerders Handleiding 1.01 Pagina 6/14

7 Telefoonboek (Phonebook) Ook het telefoonboek (Phonebook) vindt u onder het menu item services. Middels het knopje toevoegen kunt u zelf een invoer aan het telefoonboek toevoegen. Standaard wordt bovenstaand scherm getoond. Als u nogmaals op toevoegen drukt bent u in staat om eventueel een ander nummer, adres, functie, bedrijfsnaam en dergelijke in te geven. Als u meerdere telefoonnummer onder één naam wilt programmeren drukt u op de groene plus. U heeft dan de mogelijkheid om meerdere telefoonnummers toe te voegen. Let op : Alleen het nummer type Extension wordt gesynchroniseerd met de telefoontoestellen. De check box Privé dient om een invoer in het privé telefoonboek aan te maken van de gebruiker. Als u met uw rechtermuisknop op een desbetreffende invoer in de telefoonboek drukt, kunt u de contactpersoon bellen door op het desbetreffende veld te klikken. Hierna rinkelt uw eigen toestel, na het aannemen wordt het aangekozen nummer aangeroepen. NOTE: Als u met uw eigen account een contactpersoon toevoegt aan de telefoonboek, zijn alleen de administrator en uzelf gemachtigd om de ingaven te wijzigen/verwijderen. Opgenomen oproepen (Recorded calls) Bij Services, Recorded calls kunt u de opgenomen gesprekken beheren. Als de optie Recorded calls niet zichtbaar is, heeft uw user account waarschijnlijk geen rechten. Indien dit wel noodzakelijk kunt een een mailtje sturen naar service@maxxus.nl. Zij kunnen uw user account voorzien van de juiste rechten. MVoice Beheerders Handleiding 1.01 Pagina 7/14

8 3. Status ACD Stats Via de laatste menu optie status bereikt u de ACD statistieken. Klik op het + teken naar de gewenste ACD om de actuele gegevens van de ACD te bekijken ACD Wall board Klik op Wall board om een ACD Wall te openen. Door dit wallboard op de afdeling te tonen heeft u o.a. altijd zicht op de actuele wachtentijden. MVoice Beheerders Handleiding 1.01 Pagina 8/14

9 4. Importeer MVoice HTTPS Certificaat in uw browser Om de veiligheid van de verbinding naar de web portal van de MVoice Uitgebreid Portal te garanderen, maken wij gebruik van een HTTPS certificaat met de bestandsnaam mvoice.nl_ca.crt. In de onderstaande paragraven wordt per browser uitgelegd hoe u dit certificaat kunt installeren. Als u gebruik maakt van Internet Explorer en Chrome, hoeft u maar alleen maar de Internet Explorer installatie uit te voeren. Als u het certificaat per mail heeft ontvangen, is dit meestal ingepakt in een.zip bestand. U dient dan eest het certificaat uit te pakken. Bent u nog niet in het bezit van het certificaat, dan kunt u deze downloaden van onze website: of rechtstreeks via onderstaande link: Na het downloaden van het certificaat kunt u in de volgende paragraven per browser de installatie procedure volgen. Internet Explorer 11 Open Internet Explorer en klik op het tandwieltje rechtsboven. Klik vervolgens op Internetopties. Selecteer de tab Inhoud en klik op Certifiseringsinstanties MVoice Beheerders Handleiding 1.01 Pagina 9/14

10 Klik op Importeren en vervolgens op Volgende >. Klik op Bladeren en navigeer naar waar u het MVoice certificaat mvoice.nl_ca.crt bestand heeft opgeslagen. Klik Volgende > om door te gaan naar het volgende scherm. Klik op Bladeren selecteer Vertrouwde basiscertificeringsinstanties. Klik op OK en vervolgens op Volgende > en Voltooien. MVoice Beheerders Handleiding 1.01 Pagina 10/14

11 Klik op Ja Klik op OK en sluit Internet Explorer Browse op nieuwe naar het MVoice Uitgebreid web interface om het certificaat te testen. Als het certificaat succesvol is geïnstalleerd verdwijnt de rode achtergrond van de adresbalk. Chrome Klik rechtsboven op de knop met 3 lijnen. Klik op Instellingen. Klik op Geavanceerde instellingen weergeven. MVoice Beheerders Handleiding 1.01 Pagina 11/14

12 Klik op Certificaten beheren. Klik op Importeren en vervolgens op Volgende >. Klik op Bladeren en navigeer naar waar u het MVoice certificaat mvoice.nl_ca.crt bestand heeft opgeslagen. Klik Volgende > om door te gaan naar het volgende scherm. MVoice Beheerders Handleiding 1.01 Pagina 12/14

13 Klik op Bladeren selecteer Vertrouwde bassiscertifeceringsinstanties. Klik op OK en vervolgens op Volgende > en Voltooien. Klik op Ja Klik op OK en sluit Chrome. Browse op nieuwe naar het MVoice Uitgebreid web interface om het certificaat te testen. Als het certificaat succesvol is geïnstalleerd verschijn het groene slotje links van de adresbalk. Firefox Op Firefox en klik rechtsboven op de knop met 3 strepen. Klik op Opties. Klik op Geavanceerd. MVoice Beheerders Handleiding 1.01 Pagina 13/14

14 Klik op Certificaten en vervolgens op Certificaten bekijken. Klik op Importeren Selecteer het MVoice certificaat mvoice.nl_ca.crt en klik op Openen. Vink de bovenstaande 3 vinkjes aan en klik op OK en sluit Firefox Browse op nieuwe naar het MVoice Uitgebreid web interface om het certificaat te testen. Als het certificaat succesvol is geïnstalleerd verschijn het grijze slotje links van de adresbalk. MVoice Beheerders Handleiding 1.01 Pagina 14/14