Haal het maximale uit uw frankeermachine, lees de veelgestelde vragen

Transcriptie

1 Haal het maximale uit uw frankeermachine, lees de veelgestelde vragen

2 Inhoud Veelgestelde vragen Volgende inhoudspagina > A. 4 Hoe werkt een frankeermachine? 1. Uw post de deur uit in acht stappen 2. Wat kan ik allemaal met mijn frankeermachine frankeren? 3. Wat valt er onder brievenbuspost? 4. Waar kan ik brievenbuspost binnen Nederland aanbieden? 5. Wat is het NetSet -voordeel van brievenbuspost binnen Nederland? 6. Waar kan ik formulieren, stickers en barcodes bestellen? 7. Ben ik verplicht om mijn frankeermachine te laten onderhouden? 8. Mag ik ook post voor anderen frankeren met mijn frankeermachine? Opwaarderen van frankeermachines 9. Welke opwaardeermethodes zijn er? 10. Hoe vraag ik een Emergency Upload aan? 11. Wat zijn de voorwaarden voor een Emergency Upload? Data capture 12. Wat is data capture? 13. Waar dient data capture voor? 14. Wanneer moet ik data capture doen? 15. Wat gebeurt er als ik geen gegevens doorgeef via data capture? Kortingen Jaarvolumekorting (JVK) en Netset -voordeel 16. Hoe ontvang ik het financiële voordeel of de korting? 17. Hoe werkt jaarvolumekorting? 18. Hoeveel jaarvolumekorting krijg ik? 19. Ik heb een overzicht jaarvolumekorting frankeermachine(s) ontvangen. Hierin staat dat ik een bepaald bedrag heb bespaard. Hoe komen jullie aan dit bedrag? 20. Voor welke producten geldt de jaarvolumekorting? 21. Wat is het standaard NetSet -voordeel voor brievenbuspost? 22. De jaarvolumekorting wordt uitgekeerd over de netto-omzet. Hoe berekenen jullie die? 23. Hoe berekenen jullie de korting: apart voor iedere frankeermachine of per klant? 24. Wanneer ontvang ik de jaarvolumekorting? 25. Ik ontvang nu NetSet -voordeel. Als ik een contract met jaarvolumekorting neem, ben ik dan dit voordeel kwijt? 26. Hoe sluit ik een ander soort contract af voor mijn frankeermachineverbruik. Overig 27. Ik heb per ongeluk het verkeerde bedrag gefrankeerd, wat nu? 28. Waarom moet ik nieuwe tarieven installeren? 29. Hoe ziet een frankeermachineafdruk er uit? 30. Moet de afdruk nog aan andere bepaalde voldoen? 31. Wat moet ik doen als ik verhuis? 32. Wat doe ik bij andere wijzigingen? B. Aangetekend 8 Aangetekende post 1. Welke formulieren en stickers gebruik ik voor het verzendklaar maken van aangetekende post binnen Nederland of naar het buitenland? 2. Waar kan ik aangetekende post afgeven? 3. Wat is het NetSet -voordeel voor aangetekende post? 4. Waar kan ik formulieren en stickers voor aangetekende post bestellen? C. Verzekerservice 9 Post met Verzekerservice 1. Welke formulieren en stickers gebruik ik voor brieven en pakketten met Verzekerservice binnen Nederland of naar het buitenland? 2. Waar kan ik post met Verzekerservice afgeven? 3. Wat is het NetSet -voordeel voor post met Verzekerservice? 4. Waar kan ik formulieren en stickers voor Verzekerservice bestellen? 2

3 Inhoud Veelgestelde vragen Volgende pagina > D. Internationale post 10 Brieven naar het buitenland 1. Waar kan ik mijn brievenbuspost naar het buitenland afgeven? 2. Wat moet ik extra plakken op een poststuk naar het buitenland? 3. Hoe kan ik post naar het buitenland versturen? 4. Wat is het NetSet -voordeel voor brievenbuspost naar het buitenland? 5. Kan mijn frankeermachine een Prioritylogo afdrukken? 6. Wanneer moet er een douaneformulier op mijn poststuk? 7. Naar welke landen is er geen douaneformulier op mijn poststuk nodig? 8. Waarom vind ik correcties op mijn factuur voor internationale post? E. Pakketten Wat is het maximumformaat van een pakket dat ik met mijn frankeermachine kan frankeren? 2. Wat kan ik doen als ik een groter pakket heb? 3. Welke pakketten kan ik frankeren met mijn frankeermachine? 4. Waar kan ik mijn pakketten afgeven? 5. Waar kan ik verzenddocumenten voor pakketten bestellen? 6. Welke verzenddocumenten moeten er op een pakket met Track & Trace binnen Nederland of naar zones EUR 1 en EUR 2? 7. Welke verzenddocumenten moeten er op een pakket naar het de overige zones (EUR 3 en Wereld)? 8. Wanneer moet er een douaneformulier op mijn poststuk? 9. Naar welke landen is er geen douaneformulier op mijn poststuk nodig? F. Partijenpost Welke soorten Partijenpost kan ik frankeren met mijn frankeermachine? 2. Welke frankeermachines zijn geschikt voor grotere postvolumes? 3. Waar kan ik partijen voor binnenlandse bestemmingen aanbieden? 4. Welke korting krijg ik bij partijen voor binnenlandse bestemmingen? 5. Hoe kan ik mijn partij direct mail het beste verzenden? Voorwaarden Partijenpost 6. Wat valt er onder Partijenpost? 7. Waar moet ik nog meer op letten? G. Direct mail Waarom zou ik van direct mail gebruikmaken? 2. Wat zijn de voordelen van direct mail op mijn frankeermachine? 3. Hoe maak ik reclame met mijn frankeermachine? 3

4 A. < Inhoudsopgave G. Reports Hoe werkt een frankeermachine? 1. Uw post de deur uit in acht stappen 1. Stel uw NetSet -frankeermachine in op de juiste datum. 2. Maak een proefafdruk in de nulstand en controleer of alles goed werkt. 3. Stel voor elk poststuk het tarief in op basis van: Bestemming (binnenland of buitenland); Gewicht; Formaat (past het door de brievenbus); Extra services (bijvoorbeeld Aangetekend). 4. Maak een frankeerafdruk in de rechter bovenhoek van de adreszijde of gebruik een zelfklevende frankeerstrook. 5. Controleer of de afdruk goed leesbaar is. 6. Plak zo nodig barcodestickers en/of verzendbiljetten op het poststuk. 7. Stapel en bundel de poststukken met de adreszijde naar boven en de stempelafdrukken in dezelfde richting; houd poststukken met extra services apart. 8. Geef de gefrankeerde post af bij de brievenbus, op een Business Point of Postkantoor of via de Haalservice. 2. Wat kan ik allemaal met mijn frankeermachine frankeren? Brieven Binnenland en Buitenland. Brieven Aangetekend Binnenland en Buitenland. Brieven Verzekerservice Binnenland en Buitenland. Pakket zonder Track & Trace Buitenland. Pakket met Track & Trace Binnenland en Buitenland. Pakket Aangetekend Binnenland en Buitenland. Pakket Verzekerservice Binnenland en Buitenland. Partijenpost Gemengd 24 uur en Basic 3. Wat valt er onder brievenbuspost? Brieven: open of gesloten poststukken die persoonlijke, schriftelijke mededelingen bevatten. Maximumformaat: 38 x 26,5 x 3,2 cm. Maximumgewicht: 2 kg. Kaarten: vlakke, rechthoekige poststukken die u zonder envelop kunt versturen. Minimumformaat: 14 x 9 cm. Maximumformaat: 23,5 x 16,2 cm. Gemaakt van minimaal 170-grams papier. Kaarten met een andere vorm en kaarten die groter of kleiner zijn dan de aangegeven formaten, kunt u alleen versturen in een rechthoekige envelop. 4. Waar kan ik brievenbuspost binnen Nederland aanbieden? U kunt deze post: In de brievenbus stoppen; Meegeven met de Haalservice; Afgeven op een Business Point of Postkantoor. 5. Wat is het NetSet -voordeel van brievenbuspost binnen Nederland? Als u brievenbuspost voor binnenlandse bestemmingen frankeert met een frankeermachine, krijgt u standaard voordeel ten opzichte van het normale postzegeltarief. 6. Waar kan ik formulieren, stickers en barcodes bestellen? Formulieren, stickers en barcodes kunt u bestellen via postnl.nl/verzenddocumenten. 7. Ben ik verplicht om mijn frankeermachine te laten onderhouden? Om een correcte werking van uw frankeermachine te garanderen, verplichten we u inderdaad om minstens één keer per twee jaar uw frankeermachine door uw leverancier te laten onderhouden. Uw leverancier maakt hiervoor een afspraak met u. Het kan zijn dat uw leverancier vaker onderhoud komt plegen. 8. Mag ik ook post voor anderen frankeren met mijn frankeermachine? Nee, u mag alleen uw eigen post frankeren met uw frankeermachine. Medegebruik van uw frankeermachine is alleen toegestaan als de afzender onderdeel is van dezelfde groeps- of dochtermaatschappij, in hetzelfde pand is gehuisvest en PostNL toestemming heeft gegeven. Opwaarderen van frankeermachines 9. Welke opwaardeermethodes zijn er? Reguliere Upload: uw frankeertegoed uploaden tot de door uzelf vastgestelde weeklimiet. Emergency Upload: uw frankeertegoed uploaden boven de door uzelf vastgestelde weeklimiet. Bij het afsluiten van een frankeermachinecontract geeft u zelf de hoogte van de weeklimiet aan. 4

5 < Inhoudsopgave 10. Hoe vraag ik een Emergency Upload aan? Dit doet u via postnl.nl. Vraag de upload vóór uur aan. U kunt dan binnen 1 uur beschikken over uw extra frankeertegoed. 11. Wat zijn de voorwaarden voor een Emergency Upload? U kunt de Emergency Upload voor uw NetSet -frankeermachine op ieder gewenst moment aanvragen. Wilt u binnen 1 uur beschikken over uw extra frankeertegoed? Dan moet u aan de volgende voorwaarden voldoen: U mag maximaal twee keer per maand een Emergency Upload aanvragen; Het maximumbedrag is 1.000, per keer; U moet de aanvraag doen op een werkdag vóór uur. Let op: activeer het frankeertegoed dezelfde dag nog! Dit doet u door op de gebruikelijke manier met ons verbinding te maken via de analoge telefoonlijn of LAN-verbinding. Data capture 12. Wat is data capture? Met data capture worden de verbruiksgegevens van uw frankeermachine naar ons doorgestuurd. Dit geeft u iedere maand door via de frankeermachine. De volgende gegevens worden dan verzonden: Aantal en soort frankeringen; Aantal Brieven Binnenland en Buitenland; Aantal Pakketten Binnenland en Buitenland; Aantal Aangetekend en Verzekerservice; Aantal poststukken gefrankeerd in de categorie overige. 13. Waar dient data capture voor? Wij berekenen aan de hand van de data capturegegevens hoeveel u in een periode heeft gefrankeerd. 14. Wanneer moet ik data capture doen? Uw frankeermachine geeft automatisch aan wanneer een data capture-periode is begonnen. U kunt vanaf dat moment verbruiksgegevens naar ons doorsturen ( afstoten ). De periode duurt enkele dagen, tot een uiterste datum. Zie hiernaast het overzicht van de eerste data voor de data capture. 15. Wat gebeurt er als ik geen gegevens doorgeef via data capture? Als u binnen 5 dagen na de start van de data capture de gegevens niet doorstuurt, wordt de machine geblokkeerd. De blokkade wordt opgeheven zodra u weer gegevens doorstuurt. Ook kan het zijn dat u jaarvolumekorting misloopt als deze gegevens niet op tijd bij PostNL zijn. Data capture kalender 2017 Dagen Maand Zondag 15 januari Zondag 12 februari Zondag 19 maart Zondag 16 april Zondag 21 mei Zondag 18 juni Zondag 16 juli Zondag 20 augustus Zondag Zondag 17 september 15 oktober Zondag 19 november Zondag 10 december 5

6 < Inhoudsopgave Kortingen Jaarvolumekorting (JVK) en Netset voordeel 16. Hoe ontvang ik het financiële voordeel of de korting? U kunt kiezen voor twee soorten contracten: NetSet -contract; Contract met jaarvolumekorting. Bij een jaarvolume vanaf stuks ontvangt u extra korting boven op het standaard voordeel. NB: Uw verbruik wordt bij deze contractsvorm btw-belast. Bij beide contracten ontvangt u standaard uw NetSet voordeel. Dit voordeel zit al in de frankeermachineafdruk verwerkt. Uw jaarvolumekorting ontvangt u na afloop van een kalenderjaar gerekend over de netto frankeermachineomzet. Twee maal per jaar ontvangt u een overzicht van het opgebouwde financiële voordeel. 17. Hoe werkt jaarvolumekorting? Vanaf een jaarvolume binnenlandse brievenbuspost van stuks bedraagt de korting minimaal 2,5%. Bij het bepalen van uw jaarvolume tellen de volgende producten mee: Partijenpost binnenland; Antwoordzendingen binnenland; Brievenbuszendingen binnenland, gefrankeerd met een frankeermachine. Op belstukken binnenland, gefrankeerd met uw frankeermachine, zit een aparte jaarvolumekorting. 18. Hoeveel jaarvolumekorting krijg ik? Hoe groter uw jaarvolume, hoe hoger de korting. Als uw jaarvolume minder dan stuks is, maar uw binnenlandse brievenbuspost volume, gefrankeerd met uw frankeermachine in dat jaar wel minimaal stuks bedraagt, dan krijgt u over dit volume 1% korting. Op belstukken binnenland (Pakketten en Extra Zekerproducten) gefrankeerd met uw frankeermachine krijgt u vanaf 100 stuks 1% jaarvolumekorting. 19. Ik heb een overzicht jaarvolumekorting frankeermachine(s) ontvangen. Hierin staat dat ik een bepaald bedrag heb bespaard. Hoe komen jullie aan dit bedrag? Het bedrag bestaat uit twee delen: Uw NetSet -voordeel dat u iedere maand heeft ontvangen (Dit zit al verwerkt in de frankeermachineafdruk); Uw jaarvolumekorting vanaf januari (dit wordt eenmaal per jaar uitgekeerd, na afloop van het kalenderjaar). 20. Voor welke producten geldt de jaarvolumekorting? U ontvangt jaarvolumekorting op alle binnenlandse post, gefrankeerd met uw frankeermachine. Dit houdt in: Brieven en Pakketten Binnenland; Brieven en Pakketten Aangetekend Binnenland; Brieven en Pakketten Verzekerservice Binnenland. 21. Wat is het standaard NetSet -voordeel voor brievenbuspost? Als u post frankeert met een frankeermachine, gelden voor sommige producten lagere tarieven dan het normale postzegeltarief. Kijk voor de actuele tarieven op postnl.nl. 22. De jaarvolumekorting wordt uitgekeerd over de netto-omzet. Hoe berekenen jullie die? Op uw maandelijkse factuur staat uw frankeermachineomzet. U vindt hier de volgende categorieën: NetSet brieven binnenland; NetSet br. extra zeker binnenland; NetSet pakketten binnenland (Let op: dit bedrag wordt nog gecorrigeerd voor misdrukken of bij gebruik van Partijenpost). 23. Hoe berekenen jullie de korting: apart voor iedere frankeermachine of per klant? De jaarvolumekorting wordt berekend per klant. Heeft u meerdere frankeermachines onder één betaalnummer? Dan berekenen wij de korting over het totaal van alle frankeermachines. Dat kan voor u voordelig uitpakken. 24. Wanneer ontvang ik de jaarvolumekorting? Na afloop van het kalenderjaar is uw netto jaarvolume bekend. Dit volume bepaalt de hoogte van de jaarvolumekorting. In maart van het nieuwe jaar ontvangt u van ons een jaarfactuur waarop wij de korting uitkeren. 6

7 < Inhoudsopgave 25. Ik ontvang nu NetSet -voordeel. Als ik een contract met jaarvolumekorting neem, ben ik dan dit voordeel kwijt? Nee, bij een contract met jaarvolumekorting ontvangt u korting boven op het NetSet -voordeel. U krijgt dus dubbel voordeel. 26. Hoe sluit ik een ander soort contract af voor mijn frankeermachineverbruik. U kunt een schriftelijk verzoek indienen bij PostNL, Postbus 8200, 3503 RE Utrecht. De wijziging van de contractsoort gaat in bij de start van de nieuwe verbruiksperiode (begint na elke data capture). Tot die tijd blijft uw huidige contract geldig. Overig 27. Ik heb per ongeluk het verkeerde bedrag gefrankeerd, wat nu? Dan hoeft u daarvoor natuurlijk niet te betalen. U vult het formulier P1622 in, verkrijgbaar via postnl.nl en onze Business Service op telefoonnummer U kunt het formulier met de misdrukken opsturen naar PostNL. Het adres staat op het formulier. PostNL verrekent de misdrukken met uw factuur. Misdrukken komen in aanmerking voor vergoeding indien: Het te restitueren bedrag hoger is dan 5,-; Deze binnen één jaar worden opgestuurd; Het een leesbare afdruk is met daarin de datum en de frankeerwaarde; Het geen kopieën zijn; De hele envelop, inclusief de misdruk wordt ingeleverd. 28. Waarom moet ik nieuwe tarieven installeren? Als PostNL een tariefwijziging doorvoert is het belangrijk dat u op tijd deze nieuwe tarieven installeert in uw frankeermachine. Daarmee voorkomt u onder- of overfrankering, dus dat u te weinig of juist teveel betaalt. Uw frankeermachineleverancier kan helpen met het installeren van de tarieven. 29. Hoe ziet een frankeermachineafdruk er uit? Elke NetSet -frankeermachine heeft minimaal twee stempels: de waardestempel en de plaats- en datumstempel. Daarnaast kunt u voor een zakelijke uitstraling uw leverancier een derde stempel laten aanbrengen met uw logo of een reclametekst. Deze mogen in een afwijkende kleur worden afgedrukt, maar moeten wel uitsluitend te maken hebben met uw beroep of bedrijf. 30. Moet de afdruk nog aan andere bepaalde voldoen? Uw frankeermachineafdruk moet goed leesbaar zijn en op dezelfde kant staan als het adres waar de post naar toe moet. Daarnaast is de frankering alleen geldig op de op de afgedrukte datum. Stel daarom elke dag de juiste datum in. Controleer daarna of de machine goed werkt door een afdruk te maken in de nulstand. Voor grotere poststukken en pakketten kunt u een zelfklevende frankeerstrook gebruiken, verkrijgbaar bij uw frankeermachineleverancier. Als de afdruk niet aan deze voorwaarden voldoet, loopt u het risico op nahefing van de portokosten. 31. Wat moet ik doen als ik verhuis? Na een verhuizing binnen Nederland kunt u uw NetSet frankeermachine gewoon blijven gebruiken. Geef het alleen wel tijdig door aan PostNL via PostNL Business Service. Uw NetSet -frankeermachine mag namelijk uitsluitend gebruikt worden op het adres dat in de overeenkomst met PostNL staat. Voor gebruik op een ander adres is toestemming nodig. Informeer ook uw frankeermachineleverancier op tijd. Die moet namelijk andere stempels in uw machine plaatsen. 32. Wat doe ik bij andere wijzigingen? Ook in andere gevallen kan het belangrijk zijn dat u PostNL en/of uw frankeermachineleverancier op de hoogte brengt: Naamswijziging - Verandert uw bedrijf van naam? Neem contact op met uw leverancier. Dan voorziet hij uw NetSet -frankeermachine van een stempel met de nieuwe naam. Uw leverancier informeert PostNL; Beëindiging gebruik - Bent u van plan uw NetSet frankeermachine niet meer te gebruiken? Dan kan uw leverancier u informeren over de verschillende mogelijkheden; Overdracht - Wilt u uw NetSet -frankeermachine overdragen aan iemand anders? Dan heeft u toestemming nodig van PostNL. Informeer ook uw frankeermachineleverancier, zodat hij tijdig het stempel kan vervangen. 7

8 B. Aangetekend < Inhoudsopgave Aangetekende post 1. Welke formulieren en stickers gebruik ik voor het verzendklaar maken van aangetekende post binnen Nederland of naar het buitenland? Haal een sticker met de juiste frankeerwaarde uit de frankeermachine en plak deze op het poststuk. Plak de juiste verzenddocumenten op de voorkant van het poststuk. Let erop dat u bij alle post naar het buitenland een Prioritylogo bijvoegt. Frankeermachine & (Digitale) Postzegel R NL Aangetekend Brief: D-A-1 Pakket: B-P-3 3. Wat is het NetSet -voordeel voor aangetekende post? Als u aangetekende brieven frankeert met een frankeermachine, krijgt u standaard voordeel ten opzichte van het normale postzegeltarief. Dit voordeel geldt voor binnenlandse en buitenlandse bestemmingen. Er is geen NetSet -tarief voor aangetekende pakketten. 4. Waar kan ik formulieren en stickers voor aangetekende post bestellen? Formulieren en stickers kunt u bestellen via postnl.nl/verzenddocumenten. Brief & Pakket - Formulier 1114 Eventueel + Prioritysticker 2. Waar kan ik aangetekende post afgeven? U kunt aangetekende post: Meegeven met de Haalservice Afgeven op een Business Point of Postkantoor. Aangetekende post kunt u niet in de brievenbus stoppen! 8

9 < Inhoudsopgave C. Verzekerservice Post met Verzekerservice 1. Welke formulieren en stickers gebruik ik voor brieven en pakketten met Verzekerservice binnen Nederland of naar het buitenland? Haal een sticker met de juiste frankeerwaarde uit de frankeermachine en plak deze op het poststuk. Plak de juiste verzenddocumenten op de voorkant van het poststuk. Let erop dat u bij alle post naar het buitenland een Prioritylogo bijvoegt. Frankeermachine & (Digitale) Postzegel Gewicht gram V NL Verzekerservice D-A-1 3. Wat is het NetSet -voordeel voor post met Verzekerservice? Als u brieven met Verzekerservice frankeert met een frankeermachine, krijgt u standaard voordeel ten opzichte van het normale postzegeltarief. Dit voordeel geldt voor binnenlandse en buitenlandse bestemmingen. 4. Waar kan ik formulieren en stickers voor Verzekerservice bestellen? Formulieren en stickers kunt u bestellen via postnl.nl/verzenddocumenten. Brief & Pakket - Formulier 1214 Eventueel + Prioritysticker 2. Waar kan ik post met Verzekerservice afgeven? U kunt deze post afgeven op een Business Point of Postkantoor. Post met Verzekerservice kunt u níet in de brievenbus stoppen of meegeven aan de Haalservice! 9

10 Geschenk / Gift Handelsmonster / Commercial sample Documenten / Documents Overig / Other Aantal en gespecificeerde inhoudsomschrijving Gewicht Waarde Quantity and detailed description of contents Weight (gram) Value ( ) Alleen voor handelszendingen / For commercial items only Totaal gewicht Totale waarde Goederencode en land van oorsprong (indien bekend) Total weight Total value If known, HS tariff number and country of origin of goods (gram) ( ) Ik, de afzender wiens naam en adres op dit poststuk staan, verklaar dat bovenstaande juist is ingevuld en dat de poststuk geen gevaarlijke goederen bevat of andere inhoud die door de wet of de toepasselijke algemene voorwaarden van PostNL BV is verboden. I, the sender, whose name and address are given on this item, certify that this declaration is correct and that this item does not contain any dangerous goods or other content prohibited by legislation or by the applicable general conditions of PostNL BV. Datum / Date Handtekening / Sender s signature Pakket, aangetekend Pakket buiten de europese Unie en Brief/Pakket met Verzekerservice buiten de europese Unie (tot 20 kg) Uitsluitend gebruiken bij frankering met Frankeermachine & (Digitale) Postzegel. Lees voor het invullen eerst de toelichting op de achterzijde. Mag ambtshalve worden geopend Van (A1) Deze barcodesticker verwijderen en op de adreszijde van het pakket plakken Uw naam Bedrijfsnaam Straat + huisnummer Postcode en plaats Land The NeTherlaNds aan (A2) Naam Uw barcodenummer Bedrijfsnaam Straat + huisnummer Postcode en plaats aanvullende services (B1) Land (in hoofdletters) Met Track & Trace Telefoon / BTW-code (indien bekend) Aangetekend In geval van onbestelbaarheid (A3) Met Verzekerservice Indien het pakket niet bezorgd kan worden, wordt uw pakket teruggezonden. Verzendkosten (B2) Indien u uw poststuk niet retour wilt, kruis dit hier aan douaneverklaring (C) let op, de grijze vakken alleen invullen bij handelsmonster, retourgoederen en overig Totaal Opmerkingen / speciale vermelding (C9) (goederen zijn bijvoorbeeld onderhevig aan quarantaine, sanitaire/ gezondheids- of andere invoerbeperkingen Ik verklaar dat de vermelde gegevens op deze douane verklaring juist zijn ingevuld en dat het poststuk geen enkele gevaarlijke stof bevat die door de wet of postale voorschriften wordt verboden. datum handtekening dagtekenstempel dit poststuk bevat (C1) Handelsmonster Factuur Certificaat Licentie Totaal aantal pakketten (C2) Geschenk Retourgoederen Factuurnummer Certificaatnummer Licentienummer Documenten Overig Nauwkeurige omschrijving v.d. inhoud (C3) Aantal (C4) Netto gewicht (kg) (C5) Waarde ( ) (C6) Goederencode (C7) Land van oorsprong (C8) < Inhoudsopgave D. Internationale post Brieven naar het buitenland 1. Waar kan ik mijn brievenbuspost naar het buitenland afgeven? U kunt deze post: In de brievenbus stoppen; Meegeven met de Haalservice; Afgeven op een Business Point of Postkantoor. Prioritysticker 2. Wat moet ik extra plakken op een poststuk naar het buitenland? Plak een Prioritysticker op elk poststuk dat naar het buitenland gaat. Dat geldt voor alle brievenbuspost en pakketpost gefrankeerd met een frankeermachine. 3. Hoe kan ik post naar het buitenland versturen? Frankeer het poststuk in de frankeermachine en plak er een Prioritysticker op. Deze stickers zijn gratis af te halen bij het postkantoor van PostNL of online verkrijgbaar via postnl.nl/verzenddocumenten. Wanneer u veel post naar het buitenland verstuurt, kunt u ook een Prioritystempel kopen. Let op: voorzie een brief met goederen (een buspakje) voor een bestemming buiten de EU altijd van een douaneformulier. 4. Wat is het NetSet -voordeel voor brievenbuspost naar het buitenland? Als u buitenlandse brievenbuspost en pakketten zonder Track & Trace frankeert met een NetSet frankeermachine, krijgt u standaard voordeel ten opzichte van het normale postzegeltarief. 5. Kan mijn frankeermachine een Prioritylogo afdrukken? De meeste NetSet2 -frankeermachines kunnen een Prioritylogo afdrukken. Deze machines zijn herkenbaar aan de blauwe inkt. Vraag hiernaar bij uw leverancier. Aangezien het Prioritylogo in blauw of zwart moet worden afgedrukt, is het niet mogelijk om met een NetSet1 -frankeermachine een Prioritylogo af te drukken. 6. Wanneer moet er een douaneformulier op mijn poststuk? Wanneer een poststuk naast documenten goederen bevat (een sample bijvoorbeeld) en de bestemming van het poststuk buiten de Europese Unie ligt, dan dient het poststuk voorzien te worden van een douaneformulier. Er zijn twee soorten douaneformulieren. Formulier 1002 (CN22) voor poststukken met een inhoudswaarde onder de 425,. Formulier 1015 (CN23) voor poststukken met een inhoudswaarde boven de 425,. Voor deze poststukken. Voor deze poststukken adviseren wij u gebruik te maken van de Verzekerservice. Douaneverklaring Douaneverklaring CN22 Mag ambtshalve worden geopend / May be opened officially Belangrijk! Zie instructies achterzijde CN22 P1002 (versie 0810) Formulier 1002 Formulier 1015 Doe blad 2 en 3 in de verzendenvelop en plak deze op het poststuk VerZeNdBeWIJs (voor de klant) X 1015 (versie 0811) CN23 7. Naar welke landen is er geen douaneformulier op mijn poststuk nodig? U hoeft geen douaneformulier te gebruiken bij poststukken naar landen uit de Europese Unie: België, Bulgarije, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk (incl. Monaco), Hongarije, Ierland, Italië (excl. San Marino en Vaticaanstad), Letland, Litouwen, Luxemburg, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje (excl. Canarische Eilanden), Tsjechië, Verenigd Koninkrijk (excl. Gibraltar) en Zweden. 8. Waarom vind ik correcties op mijn factuur voor internationale post? Voor alle poststukken dient u het juiste tarief te frankeren, kijk voor de actuele tarieven op postnl.nl/ tarieven. Indien u voor poststukken naar het buitenland een binnenlands tarief frankeert krijgt u hiervoor later een correctie op uw factuur voor te weinig betaalde porto- en administratiekosten. Door meteen het correcte tarief te frankeren kunt u dit voorkomen. 15 B-P-2 10

11 E. Pakketten < Inhoudsopgave 1. Wat is het maximumformaat van een pakket dat ik met mijn frankeermachine kan frankeren? Het maximumformaat voor alle pakketten op de frankeermachine is 100 x 50 x 50 cm. 2. Wat kan ik doen als ik een groter pakket heb? Pakketten groter dan 100 x 50 x 50 cm kunt u niet met uw frankeermachine frankeren. Raadpleeg postnl.nl voor de beste oplossing voor deze pakketten of neem contact op met onze Business Service op telefoonnummer Welke pakketten kan ik frankeren met mijn frankeermachine? Pakket met Track & Trace Binnenland. Pakket Aangetekend Binnenland. Pakket Verzekerservice Binnenland. Pakket zonder Track & Trace Buitenland. Pakket met Track & Trace Buitenland. Pakket Aangetekend Buitenland. Pakket Verzekerservice Buitenland. Het maximumgewicht voor frankeermachinepost is: 10 kg voor binnenlandse pakketten; 20 kg voor buitenlandse pakketten met Track & Trace of extra services; 2 kg voor buitenlandse pakketten zonder Track & Trace. 4. Waar kan ik mijn pakketten afgeven? U kunt gefrankeerde pakketten afgeven bij een Business Point of Postkantoor. 5. Waar kan ik verzenddocumenten voor pakketten bestellen? Stickers en verzendformulieren zijn te bestellen via postnl.nl/verzenddocumenten. 6. Welke verzenddocumenten moeten er op een pakket met Track & Trace binnen Nederland of naar zones EUR 1 en EUR 2? Frankeermachine & (Digitale) Postzegel Standaard - Formulier 1013 Frankeermachine & (Digitale) Postzegel Aangetekend - Formulier 1114 Frankeermachine & (Digitale) Postzegel R NL Pakket Aangetekend Gewicht gram Verzekerservice - Formulier 1214 Eventueel + B-P-3 Brief: D-A-1 Pakket: B-P-3 V NL Verzekerservice D-A-1 Prioritysticker 11

12 Geschenk / Gift Handelsmonster / Commercial sample Documenten / Documents Overig / Other Aantal en gespecificeerde inhoudsomschrijving Gewicht Waarde Quantity and detailed description of contents Weight (gram) Value ( ) Alleen voor handelszendingen / For commercial items only Totaal gewicht Totale waarde Goederencode en land van oorsprong (indien bekend) Total weight Total value If known, HS tariff number and country of origin of goods (gram) ( ) Ik, de afzender wiens naam en adres op dit poststuk staan, verklaar dat bovenstaande juist is ingevuld en dat de poststuk geen gevaarlijke goederen bevat of andere inhoud die door de wet of de toepasselijke algemene voorwaarden van PostNL BV is verboden. I, the sender, whose name and address are given on this item, certify that this declaration is correct and that this item does not contain any dangerous goods or other content prohibited by legislation or by the applicable general conditions of PostNL BV. Datum / Date Handtekening / Sender s signature Pakket, aangetekend Pakket buiten de europese Unie en Brief/Pakket met Verzekerservice buiten de europese Unie (tot 20 kg) Uitsluitend gebruiken bij frankering met Frankeermachine & (Digitale) Postzegel. Lees voor het invullen eerst de toelichting op de achterzijde. Mag ambtshalve worden geopend Van (A1) Deze barcodesticker verwijderen en op de adreszijde van het pakket plakken Uw naam Bedrijfsnaam Straat + huisnummer Postcode en plaats Land The NeTherlaNds aan (A2) Naam Uw barcodenummer Bedrijfsnaam Straat + huisnummer Postcode en plaats aanvullende services (B1) Land (in hoofdletters) Met Track & Trace Telefoon / BTW-code (indien bekend) Aangetekend In geval van onbestelbaarheid (A3) Met Verzekerservice Indien het pakket niet bezorgd kan worden, wordt uw pakket teruggezonden. Verzendkosten (B2) Indien u uw poststuk niet retour wilt, kruis dit hier aan douaneverklaring (C) let op, de grijze vakken alleen invullen bij handelsmonster, retourgoederen en overig Totaal Opmerkingen / speciale vermelding (C9) (goederen zijn bijvoorbeeld onderhevig aan quarantaine, sanitaire/ gezondheids- of andere invoerbeperkingen Ik verklaar dat de vermelde gegevens op deze douane verklaring juist zijn ingevuld en dat het poststuk geen enkele gevaarlijke stof bevat die door de wet of postale voorschriften wordt verboden. datum handtekening dagtekenstempel dit poststuk bevat (C1) Handelsmonster Factuur Certificaat Licentie Totaal aantal pakketten (C2) Geschenk Retourgoederen Factuurnummer Certificaatnummer Licentienummer Documenten Overig Nauwkeurige omschrijving v.d. inhoud (C3) Aantal (C4) Netto gewicht (kg) (C5) Waarde ( ) (C6) Goederencode (C7) Land van oorsprong (C8) < Inhoudsopgave 7. Welke verzenddocumenten moeten er op een pakket naar het de overige zones (EUR 3 en Wereld)? Formulier 1002 (CN22) voor pakketten met een bestemming buiten de EU zonder Track & Trace. Formulier 1015 (CN23) voor pakketten met een bestemming buiten de EU met Track & Trace. Douaneverklaring Douaneverklaring CN22 Mag ambtshalve worden geopend / May be opened officially Belangrijk! Zie instructies achterzijde CN22 P1002 (versie 0810) Doe blad 2 en 3 in de verzendenvelop en plak deze op het poststuk VerZeNdBeWIJs (voor de klant) X 1015 (versie 0811) CN23 15 B-P-2 9. Naar welke landen is er geen douaneformulier op mijn poststuk nodig? U hoeft geen douaneformulier te gebruiken bij poststukken naar landen uit de Europese Unie: België, Bulgarije, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk (incl. Monaco), Hongarije, Ierland, Italië (excl. San Marino en Vaticaanstad), Letland, Litouwen, Luxemburg, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje (excl. Canarische Eilanden),Tsjechië, Verenigd Koninkrijk (excl. Gibraltar) en Zweden. Formulier 1002 Formulier Wanneer moet er een douaneformulier op mijn poststuk? Wanneer een poststuk naast documenten goederen bevat (een sample bijvoorbeeld) en de bestemming van het poststuk buiten de Europese Unie ligt, dan dient het poststuk voorzien te worden van een douaneformulier. 12

13 F. Partijenpost < Inhoudsopgave 1. Welke soorten Partijenpost kan ik frankeren met mijn frankeermachine? U kunt de volgende partijen met uw frankeermachine frankeren: Partijenpost 24 uur; Partijenpost Basic. 2. Welke frankeermachines zijn geschikt voor grotere postvolumes? Zie voor meer informatie de frankeermachinevergelijker op postnl.nl. Wanneer u steeds meer post of af en toe grote hoeveelheden post verstuurt, overweeg dan een machine met automatische doorvoer. Die bieden ook de mogelijkheid om door te belasten naar kostenplaats of te couverteren (enveloppen te vullen met inhoud). 3. Waar kan ik partijen voor binnenlandse bestemmingen aanbieden? U kunt deze partijen aanbieden op een Business Point of Postkantoor of via de Haalservice. Lever ook een ingevuld orderformulier in (P1700-1). Dit formulier is te verkrijgen via MijnPost of de Hulpmiddelen. Zie ook postnl.nl/postaanleveren. 4. Welke korting krijg ik bij partijen voor binnenlandse bestemmingen? Als u Partijenpost aanbiedt, wordt het partijenposttarief in rekening gebracht. Dat is lager dan het gewone frankeertarief op uw frankeermachine. Het bedrag dat u te veel hebt betaald door te frankeren met uw frankeermachine, wordt verrekend op uw maandfactuur. Zie ook postnl.nl/tarieven. 5. Hoe kan ik mijn partij direct mail het beste verzenden? Voor uw direct mail kunt u kiezen tussen Partijenpost 24 uur en Partijenpost Basic. Als u uw direct mail verstuurt met Partijenpost Basic profiteert u van de laagste tarieven van PostNL. Verderop in deze brochure kunt u meer lezen over direct mail. Voorwaarden Partijenpost 6. Wat valt er onder Partijenpost? U kunt uw post versturen als Partijenpost als het poststuk aan de volgende voorwaarden voldoet: Alle brieven hebben hetzelfde uiterlijk en gewicht binnen de trede; Minimumformaat: 14 x 9 cm; Maximumformaat: 38 x 26,5 x 3,2 cm; Alle bestemmingen Nederland: minimaal 250 stuks, maximaal 2 kg per stuk. 7. Waar moet ik nog meer op letten? De datum van de frankeermachine-afdruk moet gelijk zijn aan de aanbieddatum; U vult een P in met daarop het aantal, gewicht, productcode; Op de P zet u bij frankering dat deze partij met een frankeermachine (FM) is gefrankeerd. 13

14 G. Direct mail < Inhoudsopgave 1. Waarom zou ik van direct mail gebruikmaken? Direct mail is een reclame-uiting in de vorm van persoonlijke post. U bepaalt precies wie u wilt bereiken. Direct mail is daardoor veel efficiënter én effectiever dan andere communicatiemiddelen, zoals billboards, advertenties, s of radiocommercials. Post blijft leuk. Dat wijst onderzoek steeds weer uit. Fysieke post wordt bijna altijd geopend. Meer dan tweederde van de ontvangers leest een direct mailing daadwerkelijk. Post wordt ook vaak doorgegeven omdat het interessant is voor anderen. Direct mail is doelgericht u kunt uw boodschap haarscherp afstemmen op de ontvanger. Direct mail zet aan tot actie communiceer een actie en u ontvangt respons. U creëert daarmee verkoop(kansen). Direct mail is selectief u besteedt uw tijd en geld alleen aan mensen die voor u interessant zijn. Direct mail is voordelig een kaartje of simpele brief en een goed idee zijn vaak voldoende voor een verbluffend resultaat. Direct mail is planbaar wij bezorgen zes dagen in de week. U bepaalt dus wanneer uw klant uw boodschap ontvangt. Direct mail is testbaar voordat u uw mailing verstuurt, kunt u deze testen bij een kleine groep. De resultaten van uw test kunt u vervolgens gebruiken om uw boodschap te optimaliseren. Direct mail is meetbaar of u nu gebruikmaakt van een responsmogelijkheid via website, telefoonnummer, antwoordkaart of een combinatie hiervan, u weet precies wie er heeft gereageerd. Direct mail is te combineren een mix van verschillende communicatiemiddelen vergroot de impact van uw boodschap. Stuur bijvoorbeeld een digitale reminder. Binnenkomen via verschillende kanalen werkt responsverhogend. 2. Wat zijn de voordelen van direct mail op mijn frankeermachine? Alle poststukken kunt u eenvoudig op dezelfde manier frankeren als uw dagelijkse post. U verhoogt het bereik van uw mailing door een extra boodschap op de envelop. U profiteert van een voordeliger tarief wanneer u uw mailing aanbiedt als Partijenpost. NB: wanneer u een contract hebt met jaarvolumekorting en u biedt een partij aan als Partijenpost, telt die partij niet meer mee voor uw binnenlandse frankeermachineomzet, maar als omzet Partijenpost. Het volume telt wel gewoon mee. 3. Hoe maak ik reclame met mijn frankeermachine? Een reclametekst intypen op de frankeermachine. De tekst wordt dan meegeprint. Een speciaal logostempel ontwerpen. Het logo wordt dan meegeprint. De mogelijkheden verschillen per frankeermachine. Vraag ernaar bij uw leverancier. 14

15 juni 2012 De vermelde voorwaarden en tarieven in deze brochure gelden onder voorbehoud van wijzigingen en eventuele zetfouten. Meer weten? Bel of kijk op postnl.nl.