Huishoudelijk reglement regionale afdelingen

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement regionale afdelingen

2 Colofon Huishoudelijk reglement regionale afdelingen Bestemd voor Afdelingen van Aangepaste versie, 1 juni 2015 Stichting Dit oorspronkelijke reglement is samengesteld door Willem Richter, adviseur Vrijwilligersbeleid, in samenspraak met de leden van de inspraakgroep reglement. Referentie: RA.00/u150070/WR/RW Contactgegevens Postadres Postbus CB Amersfoort Bezoekadres Huis voor de Gezondheid Stationsplein LE Amersfoort info@alzheimer-nederland.nl Twitter Facebook.com/AlzheimerNederland Voor vrijwilligers is er het Vrijwilligersplein Bezoek het via: Bezoek onze Alzheimer Academie via: Vragen over dementie? Bel de Alzheimertelefoon 7 dagen per week bereikbaar van tot uur: , Stichting Dit document is eigendom van, overname van inhoud of verspreiding mag uitsluitend naar voorafgaande schriftelijke toestemming van, Amersfoort.

3 Inhoudsopgave I. Overwegingen 5 II. Begrippenlijst 7 III. Huishoudelijk Reglement 9 Algemeen 9 Afdelingen 9 Vrijwilligers 11 Activiteiten 12 Communicatie en overleg 12 Financieel beheer en beleid 13 Subsidies, schenkingen en overige inkomsten 13 Deelname andere rechtspersonen en ondertekening overeenkomsten 13 Verantwoording 14 Vergoedingen 14 Geschillen 14 Overige bepalingen 15 Bijlagen A Werkgebieden regionale afdelingen B Tekenbevoegdheid: aanvullende bepalingen op artikel 15

4

5 I Overwegingen Het bestuur van hierna te noemen de stichting - stelt, met in achtneming en ter uitvoering van haar statuten de dato 30 (dertig) december 2008 alsmede de navolgende overwegingen, het Huishoudelijk Reglement Afdelingen vast: A. De interne organisatie van de stichting bestaat uit de Raad van Bestuur (gevormd door de directeur/bestuurder) en de Raad van Toezicht; daarnaast kent de stichting twee adviescommissies: de Alzheimerraad (AR) en het International Scientific Forum (ISF). B. De stichting kent een landelijk dekkend netwerk van regionale afdelingen in een aantal regio s; in deze afdelingen geven duizenden vrijwilligers uitvoering aan de in hun activiteitenplannen opgenomen regionale activiteiten. C. De stichting heeft diverse documenten waarin de (algemene) aspecten van vrijwillige inzet nader zijn uitgewerkt (nota Vrijwilligersbeleid, handboek Vrijwilligers en functieboek Vrijwilligers). Daarnaast zijn er documenten ten behoeve van de - regionale activiteiten van de - afdelingsbesturen waar op onderdeel verdere uitwerking plaatsvindt (handleiding Financiën afdelingen, nota basispakket afdelingen, handleiding Oprichting en werkwijze regionale afdeling ) of worden er in de toekomst documenten herzien en/of ontwikkeld. D. Het reglement CBF-Keur van het Centraal Bureau Fondsenwerving is bij het opstellen van dit huishoudelijke reglement in acht genomen. Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 5

6 Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 6

7 II Begrippenlijst In dit reglement wordt verstaan onder: Stichting Stichting gevestigd te Amersfoort, hierna te noemen de stichting. Accountant een registeraccountant of een andere accountant als bedoeld in artikel 393, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, dan wel een organisatie waarin zodanige accountants samenwerken. Activiteitenplan Een jaaroverzicht van de geplande regionale activiteiten opgenomen in een door de stichting opgesteld format, waarbij in een separate begroting de inkomsten en uitgaven van een afdeling worden geprognosticeerd. Afdeling Een geografisch afgebakend gebied in Nederland ter effectuering van de doelstellingen van de stichting op regionaal en/of plaatselijk niveau. Afdelingsbestuur Een groep gemotiveerde en betrokken vrijwilligers die affiniteit heeft met mensen met dementie en hun naaste omgeving en die de missie en doelstellingen van de stichting onderschrijft en effectueert, alsook activiteiten, zoals vermeld in het jaarlijkse activiteitenplan, uitvoert binnen de afdeling en belast is met de dagelijkse leiding van een afdeling. Bureau Het landelijk bureau van de stichting werkend ten behoeve van (de regionale afdelingen van) de stichting. CBF Centraal Bureau Fondsenwerving met als doel de werving van fondsen en de doelbesteding door goede doelen op een verantwoorde wijze te laten plaatsvinden door afgifte van het zogenaamde CBF-keur voor goede doelen. Contactpersoon De functionaris die namens directeur/bestuurder het primaire contact met het afdelingsbestuur onderhoudt. Functieboek Vrijwilligers Het overzicht van alle vrijwilligersfuncties bij de stichting; per afzonderlijke functie worden specifieke verwachtingen en taken weergegeven. Geschil Er is sprake van een geschil indien of de stichting of een regionale afdeling een geschil aanwezig acht. Geschillencommissie De commissie die wordt ingesteld op het moment dat een minnelijke oplossing voor een geschil tussen de stichting en een regionale afdeling niet mogelijk is gebleken. Jaarrekening De balans en een staat van baten en lasten met de toelichting. Raad van Bestuur Het orgaan dat belast is met het besturen van de stichting gevormd door directeur/bestuurder, hierna te noemen het bestuur van de stichting. Raad van Toezicht Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 7

8 Het orgaan dat tot taak heeft integraal toezicht te houden op het beleid van de directeur/bestuurder, op het functioneren van de bestuurder/ directeur en op de algemene gang van zaken in de stichting. Regionale vrijwilliger Een natuurlijk persoon die bij een regionale afdeling, door de stichting onverplicht en onbetaald, voor of ten behoeve van mensen met dementie en/of hun naaste activiteiten onderneemt, hierna te noemen de vrijwilliger. Tenzij anders blijkt of kennelijk anders is bedoeld sluit een verwijzing naar het mannelijke geslacht een verwijzing naar het vrouwelijk geslacht in en omgekeerd. Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 8

9 III Huishoudelijk Reglement Algemeen Artikel 1 1. De statuten van de stichting zijn leidraad en uitgangspunt voor dit reglement. 2. De statuten en het Huishoudelijk reglement regionale afdelingen liggen te allen tijde ter inzage op het bureau en staan op de website van de stichting. 3. Het afdelingsbestuur leidt de afdeling binnen het voor alle afdelingen - en bij of krachtens de statuten en reglementen - geldende kader en neemt de besluiten binnen de afdeling met uitzondering van de besluiten welke op grond van de statuten c.q. reglementen expliciet zijn voorbehouden aan het bestuur van de stichting. 4. Het afdelingsbestuur handelt steeds met inachtneming van het door het bestuur van de stichting gehanteerde beleidskader en het voor de afdeling vastgestelde activiteitenplan en de begroting en is zich bewust van de juridische structuur van de stichting. 5. Het afdelingsbestuur zal geen activiteiten uitvoeren of handelingen verrichten die schadelijk zijn voor de stichting. 6. Onverminderd hetgeen in dit reglement is bepaald is het afdelingsbestuur gehouden aan het (meerjaren)beleidsplan en de begroting van de stichting en dienen de daaruit voortvloeiende consequenties in de eigen afdeling naar redelijkheid en billijkheid te worden toegepast. Afdelingen Artikel 2 1. Conform artikel 23 van de statuten van de stichting dienen de afdelingen tot effectuering van de doelstellingen van de stichting op regionaal en plaatselijk niveau en het aansturen en ondersteunen van de in het gebied van de afdeling actieve vrijwilligers. 2. De grenzen van de regionale afdelingen worden door het bestuur van de stichting vastgesteld. Dit geldt eveneens voor opheffing, samenvoeging of splitsing van regionale afdelingen. De grenzen zijn - in overleg met de regionale afdelingsbesturen - vastgelegd in de bij dit huishoudelijk reglement behorende bijlage A. Artikel 3 1. Elke afdeling wordt geleid door het afdelingsbestuur. 2. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester worden op voordracht van het afdelingsbestuur door het bestuur van de stichting benoemd. 3. Door aanvaarding van de benoeming door het bestuur van de stichting verklaren de voorzitter, de secretaris en de penningmeester zich akkoord met de algemene verwachtingen en de bedrijfscompetenties die er ten aanzien van vrijwilligers bij de stichting gelden. Deze staan opgenomen in het functieboek Vrijwilligers. 4. Het afdelingsbestuur kan voor overige functies en/of activiteiten vrijwilligers tot lid van het afdelingsbestuur benoemen danwel commissies instellen. 5. Door aanvaarding van de benoeming door het afdelingsbestuur verklaart de vrijwilliger zich akkoord met de algemene verwachtingen en de bedrijfscompetenties die er ten aanzien van vrijwilligers bij de stichting gelden. Deze staan opgenomen in het functieboek Vrijwilligers. 6. De leden van het afdelingsbestuur voldoen aan de door het bureau vastgestelde profielschets. Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 9

10 7. Vacatures binnen het afdelingsbestuur worden zo spoedig mogelijk vervuld. 8. Een vacature in het afdelingsbestuur wordt met het profiel ten minste vier weken op de website van de stichting geplaatst. Daarnaast benut de afdeling lokale mogelijkheden tot werving van vrijwilligers. 9. Benoeming tot lid van het afdelingsbestuur geschiedt voor de periode van maximaal vier jaren, met de mogelijkheid tot verlenging met nog eens maximaal vier jaren. 10. De benoeming tot lid van het afdelingsbestuur loopt af: na verloop van de hiervoor genoemde periode van vier jaar behoudens herbenoeming; door overlijden; door schriftelijke ontslagneming; door ontslag hem verleend door het bestuur van de stichting. 11. De door het bestuur van de stichting benoemde leden van het afdelingsbestuur kunnen worden ontslagen of geschorst door het bestuur van de stichting hetzij uit eigen beweging hetzij op aanwijzing van de overige leden van het afdelingsbestuur indien zij in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van het bestuur van de stichting handelen of de stichting toerekenbaar op onredelijke wijze benadelen. In onderling overleg tussen het bestuur van de stichting en het betreffende afdelingsbestuur worden hierover afspraken gemaakt. 12. Het ontslag van de overige leden van het afdelingsbestuur geschiedt door het afdelingsbestuur. Bij dit ontslag worden de uitgangspunten gehanteerd zoals genoemd in lid 11. van dit artikel. Het afdelingsbestuur kan nadere regels stellen met betrekking tot het ontslag van de leden van het afdelingsbestuur welke niet door het bestuur van de stichting zijn benoemd. Artikel 4 1. Het afdelingsbestuur heeft tot taak: het opstellen en uitvoeren van het jaarlijkse activiteitenplan inclusief begroting; het beheer van en het afleggen van verantwoording over de bestede middelen en de uitgevoerde activiteiten; het coördineren, stimuleren en ondersteunen van de activiteiten van de vrijwilligers in de afdeling. 2. Het afdelingsbestuur wordt actief ondersteund door het bureau. 3. Gelet op de doelstelling van de stichting is er een belangrijke rol weggelegd voor het afdelingsbestuur om waardering te tonen voor de vrijwilligers binnen de afdeling. 4. Het afdelingsbestuur waakt voor het ontstaan van een (potentieel) persoonlijk tegenstrijdig belang tussen een vrijwilliger van de afdeling en de stichting. In dit geval wordt met de contactpersoon van de stichting overlegd. Artikel 5 1. Het afdelingsbestuur komt ten minste 4 maal per jaar bijeen. 2. Het afdelingsbestuur streeft naar consensus. Bij eventuele stemmingen besluit de meerderheid van stemmen van de aanwezige leden van het afdelingsbestuur. 3. Het afdelingsbestuur kan ter nadere uitwerking van dit reglement regels voor haar functioneren opstellen. Deze mogen geen bepalingen bevatten in strijd met de wet, de statuten van de stichting en/of dit onderhavige reglement. Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 10

11 Vrijwilligers Artikel 6 1. Vrijwilligers zijn zij die als zodanig zijn aangemeld bij de stichting. 2. De positie van de vrijwilliger bij de stichting is vastgelegd in de nota Vrijwilligersbeleid en het Handboek Vrijwilligers. 3. Aanmelding van vrijwilligers vindt plaats bij het bureau van de stichting of bij het afdelingsbestuur. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een standaardformulier of van de aanmeldingsprocedure via de website, waarbij de vereiste gegevens worden verstrekt. 4. Voor zover een aanmelding plaatsvindt bij het afdelingsbestuur is deze verplicht de aanmelding terstond door te geven aan het bureau. Een aanmelding bij het bureau wordt terstond doorgegeven aan het afdelingsbestuur van de afdeling waarin de vrijwilliger werkzaam wordt. 5. Het afdelingsbestuur beslist over de voorlopige toelating als vrijwilliger. In geval van twijfel legt deze zijn bevindingen voor aan de contactpersoon van de stichting. 6. Het afdelingsbestuur legt een bestand aan van de aangemelde vrijwilligers in haar werkgebied. 7. Vrijwilligers voldoen aan de door het bureau vastgestelde profielschets. 8. Vrijwilligers van de afdeling kunnen deel uitmaken van één of meerdere (landelijke) werkgroepen. 9. De binnen de afdeling actieve vrijwilligers vormen bij voorkeur een redelijke afspiegeling van de (lokale) bevolking. Artikel 7 1. Het bureau stuurt een bevestigingsbrief met een welkomstpakket naar de nieuwe vrijwilliger. 2. Een aanmelding kan door het bureau worden afgewezen, wanneer na betrouwbare informatie moet worden aangenomen dat de desbetreffende kandidaat-vrijwilliger de belangen van de stichting direct of indirect schade zal toebrengen. In overleg met het afdelingsbestuur ontvangt de afgewezen kandidaat-vrijwilliger van het bureau schriftelijk bericht van de afwijzing met opgave van redenen. 3. De afgewezen kandidaat-vrijwilliger kan noch bij het afdelingsbestuur noch bij het bestuur van de stichting in beroep gaan. Artikel 8 1. Er wordt door het bureau een accurate vrijwilligersadministratie bijgehouden, waarin ten minste naam, adres en woonplaats van de vrijwilliger, zoals deze laatstelijk aan het bureau verstrekt werden en het jaar van aanvang staan vermeld en zo mogelijk ook het telefoonnummer en e- mailadres van de vrijwilliger. 2. Het afdelingsbestuur is gehouden mutaties in de gegevens via het secretariaat van de afdeling direct door te geven aan het bureau. Mutaties, waaronder beëindiging, worden door het bureau zo snel mogelijk verwerkt. 3. De vrijwilligersadministratie dient zodanig te zijn ingericht, dat telkenmale naar de toestand per 1 januari een exacte telling van het aantal vrijwilligers (per afdeling) kan worden verricht. 4. De vrijwilligersadministratie wordt alleen door de stichting gebruikt voor intern gebruik: het verstrekken van informatie aan de afdelingen, het sturen van mailings, facturen e.d. en alles wat voor de stichting zelf nuttig dan wel wettelijk verplicht is. Gegevens uit de administratie worden niet aan derden verstrekt en de wet Bescherming Persoonsgegevens wordt in acht genomen. Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 11

12 Activiteiten Artikel 9 1. De regionale afdeling verzorgt regionale activiteiten voor mensen met dementie en hun naasten vastgelegd in een activiteitenplan. Het verzorgen van de activiteiten uit het basispakket is voor alle afdelingen verplicht. Naast de activiteiten van het basispakket is er voor afdelingen ruimte regionale en/of lokale initiatieven te ontwikkelen. 2. Het opstellen van het activiteitenplan gebeurt door het afdelingsbestuur. Het plan wordt ter goedkeuring aan de contactpersoon van de stichting voorgelegd. Aansluitend wordt het tezamen met de activiteitenplannen van de overige afdelingen opgenomen in de jaarbegroting van de stichting. Goedkeuring en vaststelling van deze begroting vindt uiterlijk eenendertig december voorafgaand aan het boekjaar plaats. De afdeling ontvangt in februari bericht over de hoogte van het afdelingsbudget. 3. Indien de goedkeuring aan een activiteitenplan geheel of gedeeltelijk wordt onthouden geschiedt dat gemotiveerd door de contactpersoon van de stichting. In overleg tussen bureau en het afdelingsbestuur wordt gezocht naar de wenselijke c.q. noodzakelijke aanpassingen. Consensus over het aangepaste activiteitenplan dient uiterlijk 1 maart van het lopende jaar te zijn bereikt. 4. Het afdelingsbestuur is gehouden tot de uitvoering van het vastgestelde activiteitenplan. 5. Het bureau stelt met betrekking tot het vaststellen van het activiteitenplan een tijdspad vast. 6. Het afdelingsbestuur wordt geacht op de hoogte te zijn van de actuele stand van zaken betreffende de activiteiten uit het activiteitenplan. Zij onderhoudt daartoe contacten met de betreffende vrijwilligers en draagt zorg voor periodieke terugkoppeling van informatie tijdens afdelingsvergaderingen en/of andere overleggen. 7. In het geval het afdelingsbestuur er niet of onvoldoende in slaagt de geplande activiteiten tot uitvoer te brengen neemt zij hierover direct contact op met de contactpersoon van de stichting. In onderling overleg worden passende maatregelen getroffen. 8. In het geval het afdelingsbestuur ondanks aanwijzingen in gebreke blijft kan het bestuur van de stichting maatregelen treffen. Bij herhaaldelijk niet (willen) voldoen aan het realiseren van de regionale activiteiten kunnen sancties worden opgelegd. Dat kan als uiterste consequentie het royement van het afdelingsbestuur tot gevolg hebben. Communicatie en overleg Artikel Het effectueren van de doelstellingen van de stichting vereist wederzijdse communicatie en periodiek overleg tussen afdeling(en) en het bureau. Hieraan wordt op diverse manieren invulling gegeven. 2. Er is een vaste contactpersoon die het afdelingsbestuur ondersteunt bij de uitvoering van haar taken. Deze is het primaire aanspreekpunt voor het afdelingsbestuur. 3. De voorzitter van de afdeling heeft in bijzondere omstandigheden een directe lijn naar het bestuur van de stichting. Artikel Bij de totstandkoming van beleid aangaande de activiteiten in de afdelingen worden vrijwilligers actief betrokken. De inspraakregeling in de nota Vrijwilligersbeleid geeft hiervan de verdere uitwerking aan. Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 12

13 Financieel beheer en beleid Algemeen Artikel De regionale activiteiten van de afdelingen worden door de stichting door middel van donaties en subsidies gefinancierd. Op grond van het activiteitenplan en de begroting wordt het jaarlijkse budget per afdeling bepaald. De hoogte van dit bedrag wordt bij besluit van het bestuur van de stichting vastgesteld. 2. Het afdelingsbestuur kan voor activiteiten en projecten een budget aanvragen bij de stichting. Het budget wordt alleen aangewend voor de doeleinden waarvoor ze bij de vaststelling van de begroting beschikbaar zijn gesteld. 3. Op de door het bureau aangegeven wijze wordt rekening en verantwoording afgelegd. Betalingsverkeer Artikel De stichting heeft voor het bankverkeer tussen afdelingsbesturen en het bureau een contract met een bank. Een betaalrekening voor het afdelingsbestuur kan alleen geopend worden bij deze bank met een volmacht van het bureau. Het is het afdelingsbestuur niet toegestaan andere rekeningen te openen. 2. Door het bestuur van de stichting zullen twee leden van het afdelingsbestuur de voorzitter en de penningmeester worden gemachtigd deze rekening te beheren. 3. Het afdelingsbestuur is gehouden zorgvuldig met de aan de afdeling ter beschikking staande middelen om te gaan en geen uitgaven te doen die de begroting van de betreffende afdeling te boven gaan en/of die strijdig zijn met de doelstellingen van de stichting. Subsidies, schenkingen en overige inkomsten Artikel Door het afdelingsbestuur ontvangen subsidies, schenkingen en overige inkomsten dienen op de onder lid 1. van artikel 13. genoemde betaalrekening te worden gestort. Het is niet toegestaan deze bedragen over te (laten) maken naar andere rekeningen of op een andere rekening te (laten) storten. Ingeval (een gedeelte van) het ontvangen bedrag niet op korte termijn nodig is ten behoeve van een betalingsverplichting wordt het overgemaakt naar de algemene rekening van. In overleg met de financiële administratie zal dit bedrag worden geoormerkt ten behoeve van de betreffende afdeling. 2. Het bestuur van de stichting kan in voorkomende gevallen - in afwijking van het voorgaande lid in overleg met een afdelingsbestuur besluiten tot een andere regeling. 3. Conform de daarvoor geldende afspraken en tijdstippen uit de handleiding financiën afdelingsbesturen wordt inzage verschaft en verantwoording afgelegd over (te) ontvangen subsidies, schenkingen en overige inkomsten. Deelname andere rechtspersonen en ondertekening overeenkomsten Artikel Een afdelingsbestuur is niet gerechtigd over te gaan tot het verkrijgen, wijzigen of beëindigen van een deelneming of zeggenschap in een rechtspersoon en/of het oprichten van een rechtspersoon. Ook voor het aangaan van verplichtingen middels ondertekening van convenanten en samenwerkingsovereenkomsten is het afdelingsbestuur niet gemachtigd. In voorkomende gevallen wordt terstond contact opgenomen met de contactpersoon van de Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 13

14 stichting. Dit is eveneens van toepassing ingeval aan de verlening van een subsidie verplichtingen zijn verbonden. Een nadere uitwerking van de tekenbevoegdheid is opgenomen in bijlage B. Verantwoording Artikel Het afdelingsbestuur stelt uiterlijk 31 juli van het lopende jaar het financiële overzicht van de eerste zes maanden vast. De verantwoording geschiedt aan de hand van een door het bureau opgesteld model. Het vastgestelde financiële overzicht van de eerste zes maanden wordt aansluitend ondertekend door voorzitter, penningmeester en secretaris 1 - verstrekt aan het bureau conform de daarvoor geldende afspraken en tijdstippen. 2. Na afloop van het jaar waarop het activiteitenplan betrekking heeft stelt het afdelingsbestuur uiterlijk op 31 januari het financieel overzicht over het verstreken jaar vast. De verantwoording geschiedt aan de hand van een door het bureau opgesteld model. Het vastgestelde financiële overzicht van het verstreken jaar wordt aansluitend ondertekend door voorzitter, penningmeester en secretaris 1 - verstrekt aan het bureau conform de daarvoor geldende afspraken en tijdstippen. 3. Op verzoek van het bureau, of de door het bureau benoemde accountant is het afdelingsbestuur verplicht terstond alle inlichtingen te verstrekken over de financiële aangelegenheden van de afdeling en zo nodig inzage te geven in de daaraan ten grondslag liggende gegevensdragers. Een (periodieke) controle van de administratie behoort hierbij tot de mogelijkheden. 4. De vastgestelde financiële overzichten (van de eerste zes maanden en van het verstreken jaar) worden aansluitend bij voorkeur ondertekend door het hele afdelingsbestuur en minimaal door de voorzitter, de penningmeester en de secretaris 1. Vergoedingen Artikel De vrijwilligers hebben recht op vergoeding van alle noodzakelijke uitgaven, waaronder reis- en verblijfskosten, ten behoeve van de stichting gemaakt. Nimmer zal in de kostenvergoeding een verkapte beloning schuil mogen gaan. 2. De bedragen voor vergoeding van gemaakte reiskosten worden bij besluit van het bestuur van de stichting vastgesteld en telkens, wanneer dit noodzakelijk blijkt, aangepast. 3. Declaraties worden op de door het bureau voorgeschreven dan wel goedgekeurde wijze bij de penningmeester van de afdeling ingediend. Geschillen Artikel Indien tussen betrokkenen geschillen ontstaan, die voortvloeien uit of verband houden met (de uitvoering van) dit reglement, zullen betrokkenen er in eerste instantie naar streven deze geschillen in der minne te schikken. 1 Door ondertekening van het financieel overzicht verklaren voorzitter, secretaris en penningmeester akkoord te gaan met het financieel overzicht met kennis van de achterliggende stukken. Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 14

15 2. Indien een minnelijke oplossing niet binnen een redelijke termijn tot stand komt kan een geschil met betrekking tot de toepassing respectievelijk uitvoering van het huishoudelijk reglement regionale afdelingen worden voorgelegd aan een daartoe in te stellen geschillencommissie. 3. De geschillencommissie wordt samengesteld uit één persoon, aan te wijzen door het bestuur van de stichting, één persoon aan te wijzen door het afdelingsbestuur en een derde persoon, die op persoonlijke titel wordt aangezocht door de twee reeds aangewezenen. Indien de twee aangewezen personen niet binnen één maand na hun aanwijzing zijn overgegaan tot aanwijzing van de derde persoon, zal deze op verzoek van de meest gerede partij worden aangewezen door de in de statutaire vestigingsplaats van de stichting bevoegde kantonrechter. 4. De geschillencommissie adviseert het bestuur van de stichting over een te nemen besluit. 5. Het bestuur van de stichting neemt op basis van het advies van de geschillencommissie een besluit over het gerezen geschil. Het bestuur van de stichting kan - in het geval zij van mening is dat opvolging van het advies bijvoorbeeld een bedreiging voor het imago en/of de continuïteit van de bedrijfsvoering vormt - afwijken van het advies van de geschillencommissie. In dat geval zal zij haar besluit schriftelijk met redenen omkleed aan de betrokkenen voorleggen. Overige bepalingen Artikel In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur van de stichting. 2. Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag waarop het bestuur van de stichting besluit tot vaststelling ervan en dient te worden aangehaald als Huishoudelijk Reglement Regionale Afdelingen. Aansluitend zal het reglement aan de afdelingsbesturen worden bekendgemaakt. Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 15

16 Bijlage A Werkgebieden regionale afdelingen Dit document staat op het Vrijwilligersplein bij materialen voor de afdelingsbesturen. U downloadt het via deze link: klik hier. Let op: de download begint gelijk wanneer u op bovenstaande link klikt! Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 16

17 Bijlage B Tekenbevoegdheid: aanvullende bepalingen op artikel 15 Aanleiding Het huishoudelijk reglement is vastgesteld op 11 februari 2010 en in het voorjaar besproken binnen de regio-overleggen. De afdelingen hadden praktische vragen en kritische opmerkingen naar aanleiding van de nieuwe regels over de tekenbevoegdheid met name in artikel 15. Artikel 15: Een afdelingsbestuur is niet gerechtigd over te gaan tot het verkrijgen, wijzigen of beëindigen van een deelneming of zeggenschap in een rechtspersoon en/of het oprichten van een rechtspersoon. Ook voor het aangaan van verplichtingen middels ondertekening van convenanten en samenwerkingsovereenkomsten is het afdelingsbestuur niet gemachtigd. In voorkomende gevallen wordt terstond contact opgenomen met de contactpersoon van de stichting. Dit is eveneens van toepassing ingeval aan de verlening van een subsidie verplichtingen zijn verbonden. Tekenbevoegdheid t.a.v. financiën. Eén van de consequenties van artikel 15 is dat iedere overeenkomst waarbij de afdeling verplichtingen aangaat door de directeur/bestuurder, als gemachtigde namens de Stichting, getekend zou moeten worden. Afdelingen vinden dat omslachtig omdat dit in de praktijk betekent dat de route voor subsidieverzoeken, ook bij kleine bedragen, zou lopen langs het afdelingsbestuur, regiocoördinator, secretaresse, hoofd, directeur/bestuurder en weer terug naar de secretaris van de afdeling. Tekenbevoegdheid t.a.v. convenanten en (keten)overeenkomsten Convenanten voor een Alzheimer Café, Ketenzorg of samenwerkingsovereenkomsten en subsidieaanvragen kunnen niet meer worden getekend door de afdelingen als afdelingen hiermee verplichtingen aangaan. Afdelingen vinden dit ongewenst omdat het een inperking van hun mogelijkheden en verzwakking van hun positie is, ook ten opzichte van andere (regionale) ondertekenaars en partijen. Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 17

18 Uitgangspunten Huishoudelijk reglement In algemene zin geldt dat conform artikel 9 lid 2 en artikel 12 lid 1 het activiteitenplan zoals dit wordt opgesteld door de afdelingen en wordt goedgekeurd door de bestuurder leidend is (verderop staan de relevante artikelen uit het Huishoudelijk reglement). Door de goedkeuring van het activiteitenplan en het daarbij behorende vastgestelde afdelingsbudget heeft de afdeling in casu het bestuur het mandaat verkregen de (financiële) acties zoals deze voortvloeien uit het activiteitenplan uit te voeren. In artikel 9 lid 4 (zie verderop bij relevante artikelen) wordt aangegeven dat het afdelingsbestuur is gehouden tot de uitvoering van het vastgestelde activiteitenplan. Dit betekent dat er derhalve ook financieel mandaat is gegeven aan het bestuur om het plan uit te voeren. Cruciaal zijn de activiteitenplannen en begroting. Dit betekent dat een actieve en kritische houding ten aanzien van de activiteitenplannen en begroting door regiobestuur en regiocoördinator/ coördinerend medewerker goed geregeld dient te worden. De grondslag voor deze algemene lijn ligt in het Burgerlijk Wetboek, respectievelijk Titel 1 (Algemene bepalingen) en Titel 6 (Stichtingen). heeft in deze aanvulling op het huishoudelijk reglement op advies van de notaris en controller aanvullende afspraken met de afdelingen gemaakt over wanneer en bij welke bedragen coördinatoren/ coördinerend medewerkers en directeur/bestuurder ingeschakeld worden. De aanvullende afspraken zijn van kracht per 1 januari De keuze is om dit te doen in een doorlopende procuratie per afdeling binnen de vastgestelde activiteitenplannen tot een bepaald bedrag. Hiermee worden bepaalde bestuursleden jaarlijks op naam gemachtigd binnen de vastgelegde omvang van de procuratie voor overeenkomsten, verplichtingen en uitgaven te tekenen. Daarnaast kan het afdelingsbestuur een subsidieverzoek tot 5.000,- zelf tekenen. Van belang is of de subsidieverstrekker (gemeente etc.) dit accepteert. Indien de subsidieverstrekker dit accepteert is er geen probleem. De afdeling tekent voor de verantwoording, mits deze past binnen artikel 12 van het reglement (zie verderop). De VNG heeft eind 2009 een model subsidieverordening ontwikkeld. In het model wordt gewerkt met drie standaard uitvoerings- en verantwoordingsmodellen waarvan de toepassing wordt bepaald door de hoogte van het subsidiebedrag. Daarnaast wordt in het verlengde van de Algemene wet bestuur (AWB) onderscheid gemaakt tussen eenmalige subsidies en jaarlijkse subsidies. Alzheimer Nederland streeft naar aansluiting bij de recente VNG-indeling inclusief verantwoordingsvereisten uit de VNG modelverordening. Algemeen geldt dat de activiteitenplannen na goedkeuring mandaat geven aan de afdelingen om te handelen en op drie punten zijn meer specifieke procedures en afspraken van toepassing, namelijk bij: 1. Machtiging tekenbevoegdheid bij verplichtingen en uitgaven; 2. Subsidieverzoeken met verplichtingen; 3. Tekenbevoegdheid van convenanten en overeenkomsten. Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 18

19 Ad 1: Machtiging tekenbevoegdheid bij verplichtingen en uitgaven binnen geaccordeerde activiteitenplannen Voor de tekenbevoegdheid bij verplichtingen en uitgaven binnen het geaccordeerde activiteitenplan gelden de volgende zeven afspraken: 1. Het document met de actuele machtigingsprocedure wordt als bijlage aan het huishoudelijk reglement toegevoegd en is van kracht per 1 januari Bij de toekenningsbrief voor de afdeling met de goedkeuring van het activiteitenplan en de toekenning van het budget wordt de beschreven geactualiseerde machtigingsprocedure elk jaar toegevoegd. 3. De afdeling ontvangt bovendien ieder jaar bij de toekenningsbrief een bijgewerkt overzicht met daarop de bij bekende gemachtigde bestuursleden per datum. Indien het afdelingsbestuur constateert dat dit niet klopt met de actuele situatie dient het bestuur de regiocoördinator direct te informeren over de juiste personen. 4. Bij overeenkomsten, verplichtingen en uitgaven van bedragen tot 5.000,-, machtigt de directeur/bestuurder (Gea Broekema-Procházka), de voorzitter, secretaris en/of penningmeester (op naam) om te tekenen. 5. Bij bedragen boven de 5.000,- wordt deze ter ondertekening voorgelegd aan de regiocoördinator of coördinerend medewerker/vervanger verantwoordelijk voor betreffende afdeling. Betreffend document wordt ondertekend door de voorzitter èn meegetekend door de regiocoördinator/coördinerend medewerker van de afdeling. De regiocoördinator/ coördinerend medewerker hebben geen zelfstandige tekenbevoegdheid, maar tekenen mee op volmacht van de directeur/ bestuurder. 6. Overeenkomsten, verplichtingen en uitgaven van bedragen boven de ,- worden altijd getekend door de directeur/bestuurder (Gea Broekema-Procházka). Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 19

20 Modellen Werkwijze voor het opstellen van de brief Open het briefstramien van. Als u die niet heeft kunt u deze via onderstaande link downloaden: (Het lettertyp van de huisstijl is Arial, de corpsgrootte 10 punten). Benodigde delen uit een van onderstaande teksten typt u over. Of knip en plak de tekst in uw brief. Maak de brief verder op. Zorg dat de juiste contactgegevens van uw afdeling in het stramien vermeld zijn. Sla de brief op in uw afdelingsarchief. Print de brief op het briefpapier van. Etc.. Indien de directeur/bestuurder ook moet ondertekenen Stuur, indien de directeur/bestuurder moet ondertekenen, de brief per post naar Alzheimer Nederland. Of mail uw Word-document naar r.wiebolt@alzheimer-nederland.nl. Hou hierbij a.u.b. rekening met een verwerkingstijd van ongeveer vier werkdagen. Om de verwerkingstijd zo kort mogelijk te houden is het belangrijk dat de brief zo goed mogelijk voorbereid is en in huisstijl aangeleverd wordt. Geef ook aan wanneer de brief verstuurd moet worden en bovendien het verzendadres met de juiste afdeling cq contactpersoon. Model machtiging op naam Voor verplichtingen en uitgaven tot 5.000,- binnen de activiteitenplannen zijn de voorzitter, secretaris en penningmeester in algemene zin gemachtigd om te tekenen. Tussen de 5.000,- en ,- zijn de voorzitter, secretaris en penningmeester (op naam) met de regiocoördinator of coördinerend medewerker door directeur/bestuurder gemachtigd om samen te tekenen. Afdeling [naam afdeling] Naam afdelingsvoorzitter: Handtekening Naam afdelingssecretaris: Handtekening Naam afdelingspenningmeester: Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 20

21 Handtekening Naam regiocoördinator/coördinerend medewerker: Handtekening, Gea J. Broekema-Procházka directeur/bestuurder Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 21

22 Ad 2: Subsidieverzoeken Voor subsidieverzoeken gelden de volgende afspraken: 1. De afdeling verstrekt altijd een kopie van de subsidieaanvraag, toekenning en verantwoording aan de regiocoördinator of coördinerend medewerker die is gemachtigd door directeur/bestuurder. 2. Het afdelingsbestuur kan een subsidieverzoek tot 5.000,- eigenstandig afhandelen, de stukken dienen altijd voorzien te zijn van twee handtekeningen van het afdelingsbestuur en ook dient er altijd een kopie van de aanvraag, toekenning en verantwoording te worden verstrekt aan de regiocoördinator of coördinerend medewerker die is gemachtigd door directeur/bestuurder. 3. Bij een subsidieverzoek voor een bedrag boven de 5.000,- tekent de voorzitter van betreffende afdeling en tekent de directeur/bestuurder mee. 4. Als bij een subsidieverzoek een kopie van de Kamer van Koophandel en statuut Stichting nodig is dan kunnen deze stukken op verzoek mits voorzien van de (concept)aanvraag en subsidie- en verantwoordingseisen, via de regiocoördinator of coördinerend medewerker worden geleverd aan vertegenwoordiger van de afdeling. 5. Indien de subsidiegever vereist dat de vertegenwoordiger namens de rechtspersoon ondertekent, tekent de voorzitter, secretaris of penningmeester van betreffende afdeling en tekent de directeur/bestuurder mee. Voor aanvraag eenmalige waarderingssubsidie bij de gemeente: 6. Het afdelingsbestuur kan eigenstandig een eenmalige waarderingssubsidie bij de gemeente aanvragen. Ook hier geldt dat de afdeling een kopie van de aanvraag en een kopie van de verlening/ vaststelling verstrekt aan de regiocoördinator of coördinerend medewerker. Bij eenmalige waarderingssubsidies van de gemeente (bijvoorbeeld voor Alzheimer Café) is het moment van verlening tevens de vaststelling en de besteding is geheel ter keuze van de ontvanger. Ten aanzien van de verantwoording worden minimale vereisten gesteld: het opsturen van een foto of krantenartikel is voldoende en in de subsidieverstrekking staat vermeld wanneer de activiteit dient te zijn gerealiseerd. Model subsidieverzoek boven 5.000,-- Bij een bedrag boven 5.000,-- tekent de voorzitter van betreffende afdeling en tekent de directeur/bestuurder mee. (Zie voor de werkwijze voor het maken van de brief pagina 20 bovenaan). Afdeling Naam afdelingsvoorzitter Handtekening, Gea J. Broekema directeur/bestuurder Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 22

23 Model subsidieverzoek door vertegenwoordiger rechtspersoon onder 5.000,-- Indien de subsidiegever vereist dat de vertegenwoordiger namens de rechtspersoon ondertekent, tekent de voorzitter, secretaris of penningmeester van betreffende afdeling en tekent de directeur/bestuurder mee volgens hetzelfde model als bij subsidieverzoeken boven de Afdeling Functie: voorzitter/ secretaris/penningmeester Handtekening, Gea J. Broekema-Procházka directeur/bestuurder Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 23

24 Ad3: Tekenbevoegdheid t.a.v. convenanten en (keten)overeenkomsten Voor ondertekening van convenanten en (keten)overeenkomsten gelden de volgende vier afspraken: 1. In principe tekent de directeur/bestuurder. 2. Een lid van het bestuur van een afdeling kan een convenant of een overeenkomst welke betrekking heeft op regionale activiteiten mede ondertekenen met directeur/bestuurder, mits de medeondertekenaar van de afdeling dit doet namens de afdeling. 3. Een belangenbehartiger kan dus alleen mede ondertekenen als hij of zij onderdeel uitmaakt van het afdelingsbestuur c.q is toegevoegd aan het afdelingsbestuur. 4. Indien uitvoeringsregel 1 leidt tot stagnatie van doelstelling en of activiteit dan heeft de afdeling de mogelijkheid dit ter beoordeling voor te leggen aan regiocoördinator en of coördinerend medewerker/vervanger. Op basis van beoordeling door regiocoördinator en of coördinerend medewerker/vervanger, kan de directeur/bestuurder afwijken van de regeling en anders bepalen. Model ondertekening convenanten en (keten) overeenkomsten (Zie voor de werkwijze voor het maken van de brief pagina 20 bovenaan). Afdeling [naam afdeling] Naam: Functie:, Gea J. Broekema-Procházka directeur/bestuurder Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 24

25 Begrippen en bepalende artikelen vanuit vastgestelde reglement Procuratie is een schriftelijke volmacht om uit naam van anderen te handelen, te tekenen. Met een volmacht kan een bepaalde persoon verschillende van zijn rechten ook door een derde laten uitvoeren. Zo kan bijvoorbeeld een werknemer een volmacht ontvangen van zijn werkgever zodat hij betalingshandelingen tot een bepaald bedrag kan uitvoeren. Degene die de volmacht verleent, wordt de 'volmachtgever' genoemd. Iemand die een volmacht ontvangt, wordt de 'gevolmachtigde' genoemd. Een volmacht kan een natuurlijk- en een rechtspersoon toelaten om in de plaats van een natuurlijk- of rechtspersoon voor de volmachtgever handelingen te verrichten. Relevante artikelen uit het Huishoudelijk reglement regionale afdelingen Activiteiten Artikel 9 1. De regionale afdeling verzorgt regionale activiteiten voor mensen met dementie en hun naasten vastgelegd in een activiteitenplan. Het verzorgen van de activiteiten uit het basispakket is voor alle afdelingen verplicht. Naast de activiteiten van het basispakket is er voor afdelingen ruimte regionale en/of lokale initiatieven te ontwikkelen binnen het vastgestelde beleid van de stichting. 2. Het opstellen van het activiteitenplan gebeurt door het afdelingsbestuur. Financiële en inhoudelijke kaders hiervoor worden vanuit het landelijke bureau aangereikt in de jaarlijkse kaderbrief voor de regionale afdelingen. Het plan wordt ter voorlopige goedkeuring aan de contactpersoon van de stichting voorgelegd. Aansluitend wordt het tezamen met de activiteitenplannen van de overige afdelingen opgenomen in de jaarbegroting van de stichting. Definitieve goedkeuring en vaststelling van deze begroting vindt uiterlijk eenendertig december voorafgaand aan het boekjaar plaats. De afdeling ontvangt eind januari bericht over de hoogte van het vastgestelde afdelingsbudget. 3. Indien de goedkeuring aan een activiteitenplan geheel of gedeeltelijk wordt onthouden geschiedt dat gemotiveerd door de contactpersoon van de stichting. In overleg tussen bureau en het afdelingsbestuur wordt gezocht naar de wenselijke c.q. noodzakelijke aanpassingen. Consensus over het aangepaste activiteitenplan dient uiterlijk 1 maart van het lopende jaar te zijn bereikt. 4. Het afdelingsbestuur is gehouden tot de uitvoering van het vastgestelde activiteitenplan. 5. Het bureau stelt met betrekking tot het vaststellen van het activiteitenplan een tijdspad vast. Financieel beheer en beleid Algemeen Artikel De regionale activiteiten van de afdelingen worden door de stichtingdoor middel van donaties en subsidies gefinancierd. Op grond van het activiteitenplan en de begroting wordt het jaarlijkse budget per afdeling bepaald. De hoogte van dit bedrag wordt bij besluit van het bestuur van de stichting vastgesteld. 2. Het afdelingsbestuur kan voor activiteiten en projecten een budget Aanvragen bij de stichting. Het budget wordt alleen aangewend voor de doeleinden waarvoor ze bij de vaststelling van de begroting beschikbaar zijn gesteld. 3. Op de door het bureau aangegeven wijze wordt rekening en verantwoording afgelegd. In de handleiding Financiën is de verdere uitwerking daarvan beschreven. Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 25

26 Deelname andere rechtspersonen en ondertekening overeenkomsten Artikel Een afdelingsbestuur is niet gerechtigd over te gaan tot het verkrijgen, wijzigen of beëindigen van een deelneming of zeggenschap in een rechtspersoon en/of het oprichten van een rechtspersoon. Ook voor het aangaan van verplichtingen middels ondertekening van convenanten en samenwerkingsovereenkomsten is het afdelingsbestuur niet gemachtigd. In voorkomende gevallen wordt terstond contact opgenomen met de contactpersoon van de stichting. Dit is eveneens van toepassing ingeval aan de verlening van een subsidie verplichtingen zijn verbonden. Verantwoording Artikel Het afdelingsbestuur stelt uiterlijk 31 juli van het lopende jaar de halfjaarrekening vast. De verantwoording geschiedt aan de hand van een door het bureau opgesteld model. De vastgestelde halfjaarrekening wordt aansluitend - ondertekend door voorzitter, secretarisen penningmeester - verstrekt aan het bureau conform de daarvoor geldende afspraken en tijdstippen. 1. Na afloop van het jaar waarop het activiteitenplan betrekking heeft stelt het afdelingsbestuur uiterlijk op 31 januari de jaarrekening vast. De verantwoording geschiedt aan de hand van een door het bureau opgesteld model. De vastgestelde jaarrekening wordt aansluitend ondertekend door voorzitter en penningmeester - verstrekt aan het bureau conform de daarvoor geldende afspraken en tijdstippen. 2. Op verzoek van het bureau, of de door het bureau benoemde accountant is het afdelingsbestuur verplicht terstond alle inlichtingen te verstrekken over de financiële aangelegenheden van de afdeling en zonodig inzage te geven in de daaraan ten grondslag liggende gegevensdragers. Een (periodieke) controle van de administratie behoort hierbij tot de mogelijkheden. Huishoudelijk reglement regionale afdelingen, Ref.: RA.00/u150070/WR/RW 26