info info - Doorgest.: Jaarrekening 2015 Welstand en Monumenten Midden Nederland

Transcriptie

1 info info - Doorgest.: Jaarrekening 2015 Welstand en Monumenten Midden Nederland Van: Aan: Datum: Onderwerp: Griffie info, info :42 Doorgest.: Jaarrekening 2015 Welstand en Monumenten Midden Nederland Bijlagen: begeleidend schrijven jaarrekening.pdf; jaarrekening 2015.pdf; jaarrek voorblad.pdf; A4RAG Businesscase - MooiSticht.pdf Goedemiddag collega's, Willen jullie onderstaand inboeken in Mozard als 1 zaaknummer? Uitzetten op de afdeling Griffie. Dank je wel! Een fijn weekend! hartelijke groet, Mirjam >>> Nelly Versteeg <N.Versteeg@mooisticht.nl> :37 >>> 01 apr 2016 / 1018 Aan de raden van de deelnemende gemeenten, In de bijlagen treft u de jaarrekening 2015 met begeleidend schrijven en de businesscase 2017 voor de stichting MooiSticht. In de junivergadering van Welstand en Monumenten Midden Nederland zal de jaarrekening vastgesteld worden. Met vriendelijke groet, N.M. (Nelly) Versteeg-van Baaien Beleidsmedewerker Financiën en P&O MOOISTICHT Postbus CC Bunnik aanwezig op maandag, donderdag, vrijdag

2 Welstand en Monumenten Midden Nederland Aan de raden van de deelnemende gemeenten van Welstand en Monumenten Midden Nederland Ons kenmerk Bijlage Onderwerp Jaarverslag en jaarrekening 2015 Bunnik, 1 april 2016 Geachte raad. Bijgaand doen wij u de jaarrekening 2015 en het bijbehorend jaarverslag van onze gemeenschappelijke regeling toekomen. De jaarrekening is voorzien van een goedkeurende verklaring van de accountant. Op grond van artikel 28 van de gemeenschappelijke regeling stellen wij u in de gelegenheid uw gevoelen omtrent de bij deze brief aan u voorgelegde stukken, te doen blijken. Wij verzoeken u dat te doen voor 15 juni Hebben wij op genoemde datum geen reactie van u ontvangen, dan nemen wij aan dat u zich kunt verenigen met de jaarrekening Voor technische vragen kunt u contact opnemen met Mw. N.M. Versteeg-van Baaien, n.versteeg@mooisticht.nl. In voorgaande jaren ontving u tegelijk met de jaarrekening ook een begroting en meerjarenraming van onze GR. Als gevolg van de liquidatie van de GR per , ontvangt u geen begroting. In plaats van een begroting zenden we u ter kennisname de businesscase 2017 voor de stichting MooiSticht, zoals opgesteld door Ernst & Young. Hoogachtend, Het Dagelijks Bestuur van Welstand en Monumenten Midden Nederland, ir. A. Tom secretaris Adviseurs voor Ruimtelijke Kwaliteit Dorpsstraat 1b Postbus CC Bunnik T infoawelmon nl wwv^.welmon.nl IBAN NL40 BNGH KvK

3 INHOUDSOPGAVE pagina 1. Jaarverslag 1.1 Algemeen Verslag van de directie Programmaverantwoording Paragrafen Grondslagen van de financiële verslaglegging 14 2 Jaarrekening 2.1 Balans per 31 december Toelichting op de balans per 31 december Overzicht van baten en lasten over het boekjaar Resultaatbestemming Vergelijking begroting rekening Toelichting op de staat van baten en lasten over het boekjaar Financiële consequenties liquidatieactieplan 27 3 Overige gegevens 3.1 Opbrengsten welstandsadviezen In rekening gebrachte adviezen per gemeente Staat van materiële vaste activa met economische nut Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen Controleverklaring Vaststelling door Algemeen Bestuur 35

4 1. JAARVERSLAG 1.1 Algemeen Algemene gegevens Welstand en Monumenten Midden Nederland (WMMN) is een gemeenschappelijke regeling met 20 aangesloten gemeenten. De hoofddoelstelling van de organisatie is al sinds 1929 dezelfde: "de instandhouding van het bouwkundig schoon, het landschap- en stedenschoon". Naast de aangesloten gemeenten zijn er nog twee gemeenten - taren en Blaricum- waaraan op basis van een contract adviezen worden uitgebracht. In 2015 heeft WMMN zijn werkzaamheden verricht onder de naam MooiSticht. De stichting MooiSticht is opgericht en per 1 januari 2017 zullen werk en medewerkers officieel onder MooiSticht vallen en wordt de GR geliquideerd. Het kantoor is gevestigd aan de Dorpsstraat Ib te Bunnik Correspondentieadres: Postbus 115, 3980 CC BUNNIK Telefoon : info@mooisticht.nl Dagelijks Bestuur Samenstelling op 31 december 2015: De heer M. v.d. Groep De heer G.J. Spelt Mevrouw J.F.M. Hollander burgemeester gemeente Bunschoten, voorzitter wethouder gemeente Lopik wethouder gemeente Veenendaal Het Dagelijks Bestuur heeft in 2015 vier keer vergaderd.

5 Algemeen bestuur Samenstelling op 31 december 2015 Baarn De Bilt Bunnik Bunschoten Eemnes Leusden Lopik Montfoort Nieuwegein Oudewater Renswoude Rhenen De Ronde Venen Stichtse Vecht Utrechtse Heuvelrug Veenendaal Woudenberg Wijk bij Duurstede Ijsselstein Zeist T.G.W. Jansma drs. H.J.M.A. Mieras R.A. Zakee M. v.d. Groep H. Zoetman H.A.W. van Beurden GJ. Spelt H.M. Lejeune-Koster P.W.M. Snoeren L.M. Vermeij D. Vlastuin H. van den Berg D. Moolenburgh F. Zivkovic-Laurenta G. Boonzaaijer mw. J.F.M. Hollander D.P. de Kruif mw. W. Kosterman V.G.M. van de Berg S. Jansen Het Algemeen Bestuur heeft in 2015 drie keer vergaderd. In 2015 heeft het Algemeen Bestuur zich vooral beziggehouden met de volgende zaken: - Toekomst van WMMN, keuzemogelijkhedenvoor gemeenten - Vaststelling jaarverslag en jaarrekening Vaststelling begroting 2016 en meerjarenraming Vaststelling sociaal plan - Herbenoeming commissieleden - Voortgang fusieproces In de bestuursvergadering die op 24 juni 2015 gehouden is, is de jaarrekening 2014 vastgesteld.

6 2 Verslag van de directie Algemeen Het in 2014 geconstateerde lichte herstel van de bouwmarkt, zette zich in 2015 in ons werkgebied duidelijk door. Hoewel het aantal adviesaanvragen in 2015 ongeveer gelijk bleef aan dat van 2014, was er wel duidelijk sprake van een verschuiving van kleinere bouwplannen naar grotere. Het bleek, ondanks eerdere negatieve verwachtingen, niet noodzakelijk om op het personele vlak een aantal uren in te krimpen. Integendeel: onze medewerkers waren het hele jaar druk bezet! Ook in 2015 is er veel tijd en energie gestoken in de toekomst van de organisatie. Van Welstand en Monumenten Midden Nederland naar MooiSticht In mei 2015 werd officieel bij de notaris de stichting MooiSticht opgericht door de beide directeuren Frans ter Maten (LEU) en Anthony Tom (WMMN). De bijbehorende statuten waren eerst uitgebreid besproken in de stuurgroep WMMN/LEU. De samenwerking met LEU ondervond overigens een forse vertraging doordat de heer Ter Maten, als gevolg van de waterschapsverkiezingen van maart 2015, in juni gekozen werd tot heemraad van het waterschap Vallei en Veluwe. Op 1 november trad, na een uitgebreide sollicitatieprocedure, de heer Ivo Brautigam als directeurbestuurder bij LEU in dienst. Werd er in het begin van dit jaar nog vanuit gegaan dat de stichting per 1 januari 2016 volledig zou gaan functioneren, moest halverwege het verslagjaar geconstateerd worden dat een dergelijke versnelde transformatie niet mogelijk was. Zowel het personeel als de adviesproducten kunnen pas overgedragen worden aan de stichting op het moment dat de GR ook daadwerkelijk wordt geliquideerd. In de AB-vergadering van november werd dit besproken en met algemene stemmen konden de deelnemende gemeenten hiermee instemmen. Algemeen en Dagelijks Bestuur In de samenstelling van zowel het Algemeen als het Dagelijks Bestuur vond een enkele ondergeschikte wijziging plaats. Mevrouw J. Verbeek-Nijhof (Zeist), AB- en DB-lid, werd gekozen als gedeputeerde van de provincie Utrecht. Zij werd vlak voor de zomer als wethouder, en daarmee ook als AB-lid opgevolgd door de heer S. Jansen. De vacante DB-zetel werd, in goed overleg met het AB, niet meer ingevuld. Het Dagelijks Bestuur wordt thans gevormd door mevrouw Hollander (Veenendaal) en de heren Van de Groep (Bunschoten, tevens voorzitter) en Spelt (Lopik). De AB-leden Jonkers (Montfoort) en Vermeer (Baarn) werden in de loop van 2015 vervangen door mevrouw H.M. Lejeune-Koster (Montfoort) en de heer T.G.W. Jansma (Baarn). De gemeente Leusden had reeds begin 2014 aangegeven per 1 januari 2016 uit te gaan treden uit de GR. Met de gemeente is vervolgens meegedacht over de invulling van een eigen op te richten commissiestructuur. Op basis van een uitgebrachte offerte heeft Leusden besloten om onze adviseur ruimtelijke kwaliteit, dhr. Jan van Laarhoven, per 1 januari 2016 op uurbasis als architectlid in te huren. Commissies Ruimtelijke Kwaliteit Gemeenten blijken tevreden met de per 1 januari 2013 doorgevoerde wijziging waarbij welstandsen monumentencommissies voor de meeste gemeenten werden geïntegreerd tot Commissies voor Ruimtelijke Kwaliteit. In de novembervergadering van het Algemeen Bestuur werden de leden van de vijf verschillende commissies per 1 januari 2016 voor een periode van drie jaar herbenoemd. Ervenconsulentschap Ook in 2015 was een duidelijke groei merkbaar van het aantal aanvragen van adviezen vanuit het ervenconsulentschap, een goed functionerende samenwerking tussen MooiSticht en LEU. Diverse gemeenten en burgers hebben gebruik gemaakt van dit nieuwe adviesproduct waarbij keukentafelgesprekken en integrale advisering in een vroeg stadium centraal staan.

7 Steunpunt Archeologie en Monumenten Utrecht (STAMU) en Platform Utrechtse Buitenplaatsen (PUB) Ook in 2015 werd met LEU samengewerkt in het Platform Utrechtse Buitenplaatsen (PUB) en het Boerderijen Platform Utrecht (BPU). De samenwerking tussen LEU en WMMN binnen het STAMU werd verder gecontinueerd. In aansluiting op de in 2014 gepresenteerde 'Wegwijzer voor de toekomst' hebben mw. Wietske Dubelaar en mw. Marianne Visser vervolgbezoeken afgelegd bij verschillende gemeenten en daarbij ook overleg gevoerd met de betreffende portefeuillehouders cultuur. Samenvattend De voorzichtig positieve trend van 2014 werd doorgezet in We kijken dan ook wederom terug op een financieel gezien positief jaar. Het was echter ook een bewogen jaar waarbij op allerlei vlaken veel gevraagd werd van onze medewerkers. Dankbaar kan ik concluderen dat iedereen zich vol enthousiasme heeft kunnen blijven inzetten voor de ruimtelijke kwaliteit van ons bijzondere werkgebied. Ir. Anthony Tom, directeur

8 1.3 Programmaverantwoording 2015 WMMN heeft door de specifieke gemeentelijke taak als verlengd lokaal bestuur één herkenbaar programma, 'Welstands- en monumentenadvisering'. Dat programma ondersteunt de doelstelling van de Gemeenschappelijke Regeling: de zorg voor de instandhouding en bevordering van het bouwkundig schoon, de welstandszorg, het landschaps- en stedenschoon, waaronder de monumentenzorg, alsmede de zorg voor de ruimtelijke kwaliteit in zijn algemeenheid begrepen in de deelnemende gemeenten. WMMN heeft als taak de deelnemende gemeenten van advies te dienen over alle zaken die met de doelstelling in de breedste zin van het woord in verband staan. Het programma 2015 omvatte zowel de dienstverlening als de bedrijfsvoering van de organisatie. Doelstellingen Het beoogde maatschappelijk effect van het jaarplan 2015 was: Het leveren van hoogwaardig advieswerk. Efficiënt en professioneel, dus deskundig, ter zake doende en binnen de gestelde termijnen. Verkleinen afstand adviescommissie - gemeentebestuur. Advisering helder en transparant voor iedereen Vergroten maatschappelijk draagvlak voor ruimtelijk kwaliteitsbeleid De doelgroep is: Gemeentebestuur en politiek Ambtenaren Architecten en andere professionals in de bouw Alle burgers, zowel opdrachtgevers als alle gebruikers van de openbare ruimte Het beleid van WMMN is vastgelegd in: de Gemeenschappelijke Regeling Welstand en Monumenten Midden Nederland 2005, in werking getreden op 1 februari In de regeling wordt een rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam ingesteld, gevestigd in Bunnik. Het verzorgingsgebied wordt thans gevormd door het grondgebied van de 22 deelnemende gemeenten Treasurystatuut 2006 Nota Reserves en Voorzieningen 2012 Verordening ex artikel 212 en 213 gemeentewet, 2005 Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid 2006 Het Normenkader zoals vastgesteld door het bestuur WMMN dient in haar advisering consistent en deskundig te zijn. Iedere aangesloten gemeente afzonderlijk mag verwachten dat WMMN haar diensten verricht op basis van het door die gemeente vastgestelde ruimtelijk kwaliteitsbeleid. Uitgangspunt is daarbij steeds geweest: het optimaal bedienen van de besturen van de aangesloten gemeenten. WMMN dient in alle opzichten klantgericht te werk te gaan en voor alle partijen (bestuurders, ambtenaren en in overleg met hen, architecten en burgers) goed toegankelijk te zijn. WMMN moet als Gemeenschappelijke Regeling in staat zijn om als zelfstandige organisatie deze rol te vervullen. Daartoe behoort een goed geëquipeerde organisatie qua personeel en qua huisvesting. De verantwoording over het gevoerde financiële beleid vindt plaats door middel van de jaarrekening, die ieder jaar in het voorjaar aan de raden van de deelnemende gemeenten wordt gezonden en die in de junivergadering van het Algemeen Bestuur wordt vastgesteld. De verantwoording voor de uitgebrachte adviezen vindt plaats door middel van jaarverslagen van de adviescommissies aan de gemeenteraden afzonderlijk.

9 Prioriteiten in dit jaarprogramma 2015 waren: Overleg met gemeenten Begeleiding commissies Public Relations Uitvoering geven aan het transformatieproces De prioriteiten voor het programma, de doelstellingen en de activiteiten ter realisatie zijn samengevat in onderstaande tabel. Prioriteit Kwalitatieve doelstelling Kwantitatieve doelstelling Overleg met gemeenten - intensivering contacten tussen commissie en gemeenten, zowe\ bestuurlijk als ambtelijk. Actief dient er van gedachten te worden gewisseld over de positie van de adviescommissie en de dagelijkse communicatie tussen gemeentebestuur en commissies - actief informatie beschikbaar stellen met betrekking tot gemeentelijk ruimtelijk kwaliteitsbeleid - minimaal 1 x per jaar overleg tussen commissie en raad/wethouder - uitbrengen gemeentelijk jaarverslag aan gemeenteraad - het organiseren van minimaal één studiedag voor ambtenaren vergunning en handhaving Begeleiding commissies - verdere professionalisering commissielidmaatschap - bevorderen samenwerking en Integratie andere organisaties in provincie - aanbieden kennismakingscursus voor nieuwe welstandscommissieleden -1 X per jaar studiedag commissieleden - minimaal 1 x per jaar visitatiebezoek aan de diverse commissies Public Relations - actieve informatieverstrekking gemeenten, professionals en burgers - inzichtelijk maken regulier werk - minimaal driemaal per jaar uitbrengen Welmon.nl - up to date houden van website; website dient tweemaal per jaar te worden herzien Verantwoording van activiteiten om de doelstellingen te bereiken Overleg met gemeenten In het kader van de samenwerking met het Steunpunt Archeologie en Monumenten Utrecht (STAMU), werd meegewerkt aan de organisatie van een drietal regionale bijeenkomsten voor monumenten- en archeologieambtenaren. Vanuit de deelname van MooiSticht aan het Platform Utrechtse Buitenplaatsen (PUB), is meegewerkt aan de organisatie van het jaarlijkse Symposium van het PUB. In 2015 was het thema "De buitenplaats verdient het". Het STAMU verzorgt, samen met LEU, de gehele organisatie van dit symposium op basis van speciaal hiervoor toegekende subsidie vanuit de Provincie Utrecht. Veel tijd is gestoken in de uitvoering van het besluit om de GR op te heffen en de transformatie van de organisatie naar de stichting MooiSticht. Ook veel tijd is besteed aan de opstelling van de statuten van de nieuwe stichting, het opstellen van een sociaal plan en het inrichten van de nieuwe organisatie.

10 Begeleiding commissies De directeur heeft minimaal één keer alle commissievergaderingen bezocht. Elke commissie heeft een evaluatiebespreking gevoerd. Samenwerking tussen WMMN en de Provincie Utrecht, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en Landschap en Erfgoed Utrecht werd in het kader van het Stamu bestendigd en versterkt. Naast het regionaal bouwplanoverleg werd het ruimtelijk planoverleg verder uitgewerkt. Beide plan overleggen blijken duidelijk in een behoefte te voorzien. Public Relations In samenwerking met o.a. de Federatie Welstand werden gemeenten gestimuleerd om hun welstandsnota op een standaardwijze op het internet te plaatsen (Welstand Transparant). Er is veel tijd en energie gestoken in de website die gebouwd wordt voor MooiSticht. Producten Reguliere welstandsadvisering w.o. planbehandeling in commissies, overleg bij gemeenten, verwerking adviezen e.d. Advisering over bestemmingsplannen, beeldkwaliteitplannen e.d. Opstellen ruimtelijke kaders bij zgn. postzegelplannen. Second opinions Monumentenadvisering met betrekking tot verbouw- en restauratieplannen, subsidieverzoeken, opstellen gemeentelijk monumentenbeleid, het leveren van monumentenbeschrijvingen e.d. Integrale advisering voor aanvragen die zowel door monumenten- als welstandsdeskundigen behandeld dienen te worden Financiële consequenties Hiervoor wordt verwezen naar de staat van baten en lasten. In totaal is ontvangen voor de volgende producten: Welstandsadvisering (71% van de omzet) Monumentenadvisering en opstellen monumentenbeschrijvingen en -beleid Inkomsten steunpunt Integrale advisering (welstands- en monumentenadvies ineen) Activiteiten voor het Platform Utrechtse Buitenplaatsen Overige diensten als de beoordeling van beeldkwaliteitplannen, second opinions, etc. Het gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten bedraagt Dit resultaat is het gevolg van een positief rekeningsaldo en het vrijvallen van de onderhoudsvoorziening voor het pand in verband met de voorgenomen verkoop van het pand ( ). Na verwerking van toevoeging en onttrekkingen aan de reserves, resteert een nog te bestemmen saldo van 0. Tegelijk met deze jaarrekening ontvangt u de businesscase voor MooiSticht, waarin onder meer advies wordt gegeven over het aan te houden weerstandsvermogen voor de nieuwe organisatie. Later in het jaar wordt een activa passiva overeenkomst opgesteld, die aansluiting heeft met het liquidatieactieplan en de businesscase. Zowel de activa passiva overeenkomst als de businesscase worden dan aan het Algemeen Bestuur voorgelegd ter besluitvorming.

11 1.4 Paragrafen Weerstandsvermogen en risicobeheersing WMMN levert een aantal adviesproducten overeenkomstig de wettelijke taken welstandsadvisering en monumentenadvisering, alsmede enkele verwante dienstverleningen die in concurrentie worden uitgevoerd. Dat maakt de bedrijfsvoering per definitie kwetsbaar. De hoeveelheid adviesaanvragen kan gemakkelijk fluctueren en wordt beïnvloed door: fluctuaties in de economie gemeentelijke herindelingen discussie over welstand in het kader van deregulering op landelijk en gemeentelijk niveau wet op de omgevingsvergunning In november 2011 is de nota reserves en voorzieningen 2012 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. In 2009 is in verband met de noodzaak tot het treffen van een voorziening wegens ontslagvergoeding/ww-gelden van , een bedrag van aan de algemene reserve onttrokken. Per 1 januari 2015 beliep de algemene reserve een bedrag van Ingeval van uittredingen bepaalt de gemeenschappelijke regeling dat een uittreedbijdrage wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Die bijdrage wordt in een bestemmingsreserve gestort om WMMN in staat te stellen gedurende een tijdvak van vijfjaar de bedrijfsvoering aan te passen. In het vigerende liquidatieactieplan zijn vaste uittreedbijdragen per gemeente vastgesteld. Eén gemeente zal per 1 januari 2016 uittreden. Tevens zijn diverse reserves en voorzieningen in het leven geroepen om kosten af te vlakken die verband houden met ziekte personeel, onderhoud kantoorgebouw en vervanging bedrijfsmiddelen. In verband met de voorgenomen verkoop van het pand, is de voorziening onderhoud kantoorgebouw grotendeels vrijgevallen. Dit bedrag wordt ten gunste van de algemene reserve aangewend. WMMN signaleert een aantal ontwikkelingen die in de toekomst mogelijk risico's opleveren. Deze ontwikkelingen zijn: 1. Landelijke wetgeving met daaruit voortvloeiend een mogelijk afnemende vraag van gemeenten 2. Mate van herstel van de economie Ondanks gesignaleerde ontwikkelingen, zijn de werkzaamheden in 2015 behoorlijk toegenomen. 10

12 Financieringsparagraaf Treasury is het sturen en beheersen van, het verantwoording afleggen over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico's. De treasuryfunctie staat in de Wet Fido centraal. Het belangrijkste uitgangspunt is het beheersen van risico's. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Het aangaan en verstrekken van geldleningen is alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatige risico's. Tot voor 2004 had WMMN slechts één kapitaaluitgave geactiveerd, te weten het kantoorgebouw. Daar staat een extern financieringsmiddel tegenover met eenzelfde schuldrestant als de boekwaarde van het kantoor. Per 31 december 2015 bedraagt de boekwaarde Voor de rest van de toekomstige investeringen voor bedrijfsmiddelen gold een zgn. spaarsysteem met reserves. Uitgaven werden rechtstreeks uit de reserves gedaan. Bij het per 1 januari 2004 in werking getreden Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is onder meer bepaald, dat investeringen met een economisch nut niet meer uit de reserve mogen worden gedekt. In 2015 zijn geen bedrijfsmiddelen geactiveerd. Zie ook de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Het totaal van de reserves en voorzieningen zorgt voor een financieringsoverschot. Dat wordt slechts gedeeltelijk gebruikt als intern financieringsmiddel. Die interne financiering is nodig omdat deelnemende gemeenten er gemiddeld VA maand over doen om de facturen te betalen. Het restant van het financieringsoverschot wordt uitgezet. In 2014 is het verplichte schatkistbankieren ingevoerd, waardoor de tijdelijk overtollige middelen boven een drempelbedrag van automatisch worden overgeboekt naar een rekening courant bij het ministerie van Financiën. Renterisiconorm Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dat wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste schuld waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, zij het dat een minimum geldt van 2,5 miljoen. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico gelopen worden. Omdat WMMN slechts 1 lening heeft met een schuldrestant van is duidelijk dat het minimum niet wordt overschreden en dus wordt voldaan aan de norm. Kasgeldlimiet Doel van de limiet is de vlottende schuld te beperken. De limiet wordt berekend door een percentage te nemen van de omvang van de begroting per 1 januari. Het percentage is gesteld op 8,5. Concreet betekent het voor WMMN dat wanneer de vlottende schuld een stand van overschrijdt, er geconsolideerd (d.i. financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Er geldt echter een minimum bedrag van WMMN voldoet aan de norm omdat er een financieringsoverschot is. I I

13 Bedrijfsvoeringparagraaf WMMN had eind 2015 een formatie ingevuld van 6,1 f.t.e., verdeeld over 7 personen. Van de formatie zijn 4 personen van het mannelijke en 3 personen van het vrouwelijke geslacht. Derhalve een verdeling van 55-45%. De extra formatieplaats van 0,4 f.t.e. waartoe bestuurlijk besloten was, is ook in 2015 niet ingevuld. Verder is in 2012 het contract van een rayon-architect niet verlengd, waardoor de formatie met 1 f.t.e. is verkleind. Ook de formatie op de administratie is gekrompen met 0,5 f.t.e. Als gevolg van de eerder geschetste ontwikkelingen in de markt, is de formatie van het kantoor nu gekrompen naar een minimumniveau. Door genoemde inkrimping van het personeel en de aantrekkende markt is de werkdruk voor het huidige personeel groot en is de flexibiliteit behoorlijk afgenomen. Bezuinigingen op personeelsgebied zijn met deze bezetting onmogelijk geworden wil WMMN haar werk op hetzelfde kwalitatief hoge niveau blijven verrichten. Eén van de medewerkers werkt tijdelijk 4 uur per week meer om extra taken te kunnen verrichten. Hoewel in de begroting een krimp van de formatie was geraamd, is het door het aantrekken van de hoeveelheid werk in 2014 en in 2015, niet nodig geweest om te snijden in het personeelsbestand. In het verslagjaar vond vijf keer werkoverleg met de medewerkers plaats. Omdat WMMN geen medezeggenschapsraad heeft, is er tevens een aantal sessies geweest om met de medewerkers te spreken over de inhoud van het sociaal plan en de reorganisatie. In 2015 is een vervolg gegeven aan het uitvoeren van het liquidatie actieplan zoals dat vastgesteld is door het Algemeen Bestuur en de raden van de aangesloten gemeenten. Het plan behelst opheffing van de Gemeenschappelijke Regeling, uiterlijk per 1 januari 2017 en voortzetting van de dienstverlening vanuit de nieuw opgerichte stichting MooiSticht, die nauw zal samenwerken met Landschap Erfgoed Utrecht. Paragraaf verbonden partijen WMMN is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor de deelnemende gemeenten. Andersom gaat het te ver voor WMMN om de deelnemende gemeenten als een verbonden partij te omschrijven. WMMN heeft geen samenwerkingsverbanden met derde partijen met een verantwoordelijkheid of beslissingsbevoegdheid in een bestuur. Wel is WMMN lid van organisaties zoals de landelijke koepelorganisatie Federatie Welstand waar contributie voor verschuldigd is. Paragraaf Lokale lasten De tarievenstructuur van WMMN was voor 2015 als volgt (alle bedragen exclusief BTW): Voor bouwplannen met bouwkosten tot en met wordt 50,- per advies in rekening gebracht. Boven bouwkosten: 1,92 per bouwkosten (of een gedeelte ervan), verhoogd met 20,- Boven de bouwkosten, per bouwkosten (of gedeelten ervan) 1,50 bouwkosten, verhoogd met 452. Boven de bouwkosten, per bouwkosten (of gedeelten ervan) 0,33 verhoogd met 789,50. Boven de bouwkosten, per bouwkosten (of gedeelten ervan) 0,11, verhoogd met 1.383,50. Voor principe welstandsadviezen, reclame- en handhavingadviezen werd 60,- per advies in rekening gebracht. De inkomsten uit dien hoofde in 2015 bedroegen in totaal

14 Voor de monumentenadvisering en overige dienstverlening werd een uurtarief van 110,- gehanteerd, vermeerderd met 0,35 reiskosten per kilometer. Paragraaf grondbeleid WMMN voert geen grondbeleid, actief noch passief. De enige grond die in eigendom is, is de grond van het kantoorpand in Bunnik. Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen Deze paragraaf houdt verband met de paragraaf weerstandsvermogen. WMMN heeft een onderhoudsplan kantoorgebouw. Dit plan is vastgesteld door het algemeen bestuur in zijn vergadering van november Op basis van dit plan is een voorziening onderhoud kantoor gevormd. Die voorziening wordt gevoed ten laste van de jaarlijkse exploitatie. Uitgaven worden rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht. In 2015 is geen dotatie aan de voorziening gedaan, in verband met de transformatie van de organisatie die in uitvoering is; dit overeenkomstig de begroting In 2015 is een bedrag van aan de voorziening onttrokken i.v.m. regulier onderhoud. Tevens is de voorziening, op een restant voor onderhoud in 2016 na, vrijgevallen ten gunste van de staat van baten en lasten. Het bedrag van dat daarmee vrijvalt, wordt toegevoegd aan de algemene reserve voor onderhoud in de toekomst. Na verwerking van deze mutaties beloopt het saldo van de voorziening per 31 december 2015 een bedrag van WMMN heeft een inventarisatieplan Vervanging Bedrijfsmiddelen om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. Dit plan is gekoppeld aan de Nota Reserves en Voorzieningen Op basis van dit plan is een bestemmingsreserve vervanging bedrijfsmiddelen gevormd. Die reserve wordt gevoed ten laste van de jaarlijkse exploitatie. Gezien het transformatieproces is in 2015 is aan deze reserve geen bedrag gedoteerd. Door de afschrijvingslasten, in 2015 een totaal bedrag van , wordt het resultaat nadelig beïnvloed. Dat nadeel (de afschrijvingslasten) is, bij resultaatbestemming, gedekt uit de bestemmingsreserve vervanging bedrijfsmiddelen. De stand van de reserve vervanging bedrijfsmiddelen is per 31 december

15 1.5 Grondslagen van de financiële verslaggeving ALGEMEEN De jaarrekening is opgesteld volgens het Besluit Begroting en Verantwoording. GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING Activa Voor zover niet anders vermeld, zijn activa gewaardeerd tegen nominale waarde. Materiële vaste activa De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen aanschafwaarde verminderd met afschrijvingen en/of bijdragen van derden (voor zover er een directe relatie bestaat met het actief) en/of beschikkingen over reserves (voor zover het investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut betreft). Er wordt geen rekening gehouden met een restwaarde. Op grond wordt niet afgeschreven. Vorderingen De vorderingen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de nominale waarde van de vorderingen verrekend. Liquide middelen De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Passiva Voor zover niet anders vermeld, zijn passiva gewaardeerd tegen nominale waarde. Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd ter afdekking van: Verplichtingen/verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten. Op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten. Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Aan voorzieningen wordt geen rente toegevoegd. 14

16 Grondslagen voor resultaatbepaling Onder baten worden verstaan de baten die rechtstreeks aan het jaar zijn toe te rekenen en die in het jaar als gerealiseerd kunnen worden beschouwd. Verwachte baten zijn voorzichtigheidshalve niet als baten verantwoord. De lasten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde grondslagen voor waardering en worden toegerekend aan het verslagjaar waarop zij betrekking hebben. Baten worden verantwoord in het jaar waarin de goederen zijn geleverd, c.q. de diensten zijn verricht. Verliezen worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De afschrijvingen geschieden tijdsevenredig op basis van de verwachte economische levensduur. Op aanschaffingen in het verslagjaar wordt evenredig afgeschreven. Afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. 15

17 2.JAARREKENING 1 BALANS PER 31 DECEMBER 2015 (na resultaatbestemming) Activa 31 december december 2014 Vaste activa Gebouwen Verbouw kantoorgebouw 2008 Grond parkeerterrein 2013 Bedrijfsmiddelen Vlottende activa Vorderingen Liquide middelen Totaal activa

18 Passiva 31 december 31 december Eigen vermogen Algemene reserve Nog te bestemmen saldo Bestemmingsreserve vervanging bedrijfsmiddelen Bestemmingsreserve vervanging bij ziekte Bestemmingsreserve transformatie Voorzieningen Voorziening onderhoud kantoor Voorziening vw-gelden Langlopende schulden Geldlening Kortlopende schulden Schulden aan leveranciers Belastingen en premies sociale verzekeringen Overige schulden en overlopende passiva Totaal passiva

19 2.2 Toelichting op de balans per 31 december 2015 Activa Materiële vaste activa met een economisch nut Bedrijfsgebouwen en terreinen Boekwaarde 1 januari 2015 Afschrijvingen Boekwaarde 31 december Het pand is voorlopig nog in gebruik door WMMN, het bestuur heeft echter besloten tot verkoop. Verbouwing kantoorgebouw 2008/2009 Boekwaarde 1 januari 2015 Afschrijvingen Boekwaarde 31 december Andere vaste bedrijfsmiddelen Boekwaarde 1 januari 2015 Investeringen Afschrijvingen O Boekwaarde 31 december Vorderingen Welstandsadvieskosten aangesloten gemeenten Advieskosten monumentenadvisering Voorschot reiskosten personeel Overige debiteuren Totaal Liquide middelen BNG Schatkistbankieren Rabobank Kas Totaal In 2015 is schatkistbankieren operationeel gemaakt. Conform art. 7 van BBV bedraagt het drempelbedrag voor IS

20 Passiva Algemene reserve Saldo 1 januari 2015 Toevoeging: dotatie voordelig saldo 2015 Saldo 31 december In de vergadering van november 2011 is de Nota reserves en voorzieningen 2012 door het Algemeen Bestuur vastgesteld in opvolging van de Nota reserves en voorzieningen Op basis van de laatste is de koopkracht van de algemene reserve gerepareerd voor de jaren 1999 t/m 2003 door de maximumstand te verhogen met 3 % samengestelde interest vanaf Vanaf 2004 wordt die indexering jaarlijks toegepast. Het Algemeen Bestuur heeft in 2004 tevens besloten de maximumstand te verhogen met het saldo van de op te heffen voorziening ww-gelden ad en de maximumstand vervolgens jaarlijks met te verhogen wegens het afdekken van risico's dienaangaande. Conform de Nota reserves en voorzieningen 2012, is het voordelig resultaat over 2015 van per saldo toegevoegd aan de algemene reserve. Bestemmingsreserve vervanging bedrijfsmiddelen Saldo 1 januari 2015 Toevoeging: Jaarlijkse dotatie Onttrekking: Afschrijving Saldo 31 december Bestemmingsreserve transformatie Saldo 1 januari 2015 Toevoeging: Geen uittreding Onttrekking: Transformatiekosten O Saldo 31 december Voorziening onderhoud kantoor Saldo 1 januari 2015 Toevoeging: Jaarlijkse dotatie Onttrekkingen: regulier onderhoud vrijval t.g.v. resultaat i.v.m. verkoop pand Saldo 31 december

21 Voorziening ww-gelden Saldo 1 januari 2015 Toevoeging: Onttrekking: O O Saldo 31 december In 2008 is een voorziening ww-gelden gevormd, omdat een ww-verplichting was ontstaan toen een medewerker ontslag is verleend op grond van artikel 8:13 van het ARU (ontslag op andere gronden). Betrokken medewerker heeft zich op de eerste dag van het ontslag ziek gemeld en ontvangt op dit moment een WIA-uitkering. Wanneer betrokkene bij herkeuring (gedeeltelijk) arbeidsgeschikt wordt verklaard, geldt alsnog het recht op (een gedeelte van) de ww-gelden die WMMN heeft gereserveerd (art. 79 van de werkloosheidswet). Navraag bij het UWV leert dat dit recht niet verjaart; de laatste werkgever blijft risicodrager voor de WW. Betrokkene ontvangt op het moment van opstellen jaarrekening (februari 2016) nog steeds een WIA-uitkering. Geldlening Saldo 1 januari 2015 Aflossing 2015 Saldo 31 december De geldlening is op 14 juni 2001 afgesloten ten behoeve van financiering van het kantoorpand te Bunnik. De lening heeft een looptijd van 20 jaar en een rentepercentage van 5,45%. Bij verkoop van het pand zal de lening worden afgelost. Bij vroegtijdige aflossing van de lening kan een boete in rekening worden gebracht. Belastingen en premies sociale verzekeringen toonheffingen en sociale verzekeringen december BTW aangifte december Totaal Overige schulden en overlopende passiva Vooruit ontvangen uittreedbijdragen Overige schulden O Totaal

22 2.3 Overzicht van baten en lasten 2015 Baten Gerealiseerd 2014 Geraamd 2015 Gerealiseerd 2015 Welstandsadviezen Monumentenadvisering, incl. steunpunt Overige inkomsten Uittreedbijdragen Rentebaten Vrijval voorziening onderhoud kantoor Totaal baten Lasten Bureau- en administratiekosten Personeelskosten Bestuurskosten Subcommissies + bijeenkomsten Onvoorzien Totaal lasten Gerealiseerd totaal van saldo van baten en lasten Resultaatbestemming 2015 Gerealiseerd totaal van saldo van baten en lasten Werkelijke toevoegingen {+) en onttrekkingen (-/-) aan reserves Bestemmingsreserve vaste bedrijfsmiddelen Afschrijving vervanging bedrijfsmiddelen, onttrekking -/ Jaarlijkse dotatie O Bestemmingsreserve transformatie Dotatie uittreedbijdragen Onttrekking transformatiekosten + O -/ Algemene reserve Dotatie Gerealiseerd resultaat (na bestemming) 21

23 2.5 Vergelijking begroting rekening 2015 VERGELIJKING BEGROTING-REKENING IN volg omschrijving rekening begroting rekening nr BURG- EN ADMINISTRATIEKOSTEN 1 porti telefoon, communicatie/internet a. verlichting en verwarming kantoor b. onderhoud kantoor, dotatie aan voorziening - - c. afschrijving kantoorgebouw afschrijving grond parkeerterrein (2013) afschrijving aanpassing kantoor (2008) d. rente geldlening kosten kantoor + inrichting inkoop t.b.v. Steunpunt en Utr. buitenpl verzekeringen bankkosten belastingen kantoorbehoeften kosten controle contributies a. aanschaf/onderhoud apparatuur en SW b. afschrijving vaste bedrijfsmiddelen loonadministratie extern advies transformatiekosten PERSONEELSKOSTEN 1 salarissen kantoorpersoneel inhuur tijdelijk personeel t.b.v. advisering werkzaamheden derden t.b.v. steunpunt voormalig personeel reiskosten personeel arbodienst vervanging bij ziekte/vakantie vorming en opleiding werkbezoek 420 BESTUURSKOSTEN 1 kosten AB en DB kosten public relations SUB-COMMISSIES 1 presentiegelden reis- en vergaderkosten commissie ex art. 21 G.R. 4 bijeenkomsten onvoorzien 900 rekeningsaldo voor bestemming

24 VERGELIJKING BEGROTING-REKENING IN BATEN volg omschrijving rekening begroting rekening nr onttrekking bestemmingsreserve vervanging bedrijfsmiddelen i.v.m. afschrijvingen 800 leges uitgebrachte welstandsadviezen leges uitgebrachte principeadviezen monumenteninkomsten steunpunt overige inkomsten integrale advisering rentebaten uittreedbijdragen vrijval onderhoudsvoorziening vanwege voorgenomen verkoop pand

25 2.6 Toelichting op de staat van baten en lasten over het boekjaar 2015 Lasten Geraamd 2015 Gerealiseerd Verschil Bureau- en administratiekosten Personeelskosten Bestuurskosten Subcommissies Toelichting Bureau- en administratiekosten In de begroting 2015 is geen bedrag opgenomen voor verwachte transformatiekosten. De transformatiekosten in 2015 bedragen ruim Doordat er op diverse andere posten minder is uitgegeven dan geraamd, wordt het verschil verkleind. Personeelskosten Het nadeel wordt voornamelijk veroorzaakt doordat in de raming rekening is gehouden krimp van de formatie van 0,4 fte. Gezien het feit dat de inkomsten van WMMN de raming fors hebben overschreden, is het gelukkig niet nodig gebleken om te snijden in de formatie. Verder heeft een van de personeelsleden structureel 4 uur per week meer gewerkt. Tegenover dit extra werk, stonden ook extra inkomsten. Gegevens in het kader van de Wet Normering Topinkomens Toelichting op onderstaande tabel: De directeur was gedurende heel 2015 in dienst. Er hebben diverse bestuurswisselingen plaatsgevonden in 2015, zowel de afgetreden als de nieuwe leden zijn genoemd. Er heeft geen overschrijding van de norm plaatsgevonden. Dientengevolge behoeft er ook geen motivering dienaangaande plaats te vinden. WMMN staat voor Welstand en Monumenten Midden Nederland. AB is algemeen bestuur. DB is dagelijks bestuur. Alle bestuurders zijn wethouders uit de deelnemende gemeenten die op vrijwillige basis deel uitmaken van het bestuur. Bestuurders ontvangen geen vergoedingen voor hun taak. Bestuursleden met * achter hun naam, waren bestuurslid van 1 januari tot 24 juni 2015 Opvolger: bestuurslid van 24 juni t/m 31 december

26 Naam orgaan Functie Aard van functie Naam Naam opvolger Beloning Belastbare vaste en variabele onkostenvergoeding Werkgeversdeel van voorzieningen t.b.v. beloningen betaalbaar op termijn Omvang dienstverband FTE WMMN directeur topfunctionaris A. Tom nee WMMN lid DB toezichthouder M. v.d. Groep n.v.t. nee WMMN lid DB toezichthouder G.J. Spelt n.v.t. nee WMMN lid DB toezichthouder mw. J.F.M. Hollander n.v.t. nee WMMN lid DB* toezichthouder mw. J. Verbeek-Nijhof geen n.v.t. nee WMMN lid AB * Toezichthouder R. Vermeer T.G.W. Jansma n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder H.J.M.A. Mieras n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder R.A. Zakee n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder M. v.d. Groep n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder H. Zoetman n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder H.A.W. V. Beurden n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder G.J. Spelt n.v.t. nee WMMN lid AB* toezichthouder CL. Jonkers Interim H.M. Lejeune- Koster n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder P.W.M. Snoeren n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder L.W. Vermeij n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder D. Vlastuin n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder H. van den Berg n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder D. Moolenburgh n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder F. Zivkovic-Laurenta n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder G. Boonzaaijer n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder J.F.M. Hollander n.v.t. nee WMMN lidab toezichthouder D.P. de Kruif n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder W. Kosterman n.v.t. nee WMMN lid AB toezichthouder V.G.M. v.d. Berg n.v.t. nee WMMN lid AB* toezichthouder mw. J. Verbeek-Nijhof S. Jansen n.v.t. nee 25

27 Baten Geraamd 2015 Gerealiseerd Verschil Welstandsadviezen Monumentenadvisering inclusief steunpunt Overige inkomsten Uittreedbijdragen O O O Toelichting Ontvangsten uit welstandsadviezen Het voorzichtige herstel van de markt voor bouwplannen van 2014 zette door in 2015, hetgeen terug te zien is in de inkomsten uit de advisering voor welstand. De opbrengsten uit welstandsadviezen is ruim hoger dan geraamd. Het aandeel inkomsten uit welstandsleges stabiliseert ten opzicht van Ontvangsten uit monumentenadviezen De inkomsten uit monumenteninkomsten waren in 2015 licht hoger dan de raming. De trend die in 2013 ingezet is dat monumentenadviezen in één advies met een welstandsadvies gegeven worden (integrale advisering) is in 2015 nog steeds zichtbaar, deze integrale adviezen vallen onder de overige inkomsten. Steunpunt Monumenten In 2007 is het Steunpunt Monumenten en Archeologie officieel tot stand gekomen. In het verleden werden veel van de werkzaamheden die behoren bij een dergelijk steunpunt -al dan niet betaaldreeds door WMMN verricht. De kosten voor het Steunpunt die bestaan uit door WMMN gemaakte uren en inkopen worden betaald uit subsidie van de Provincie Utrecht. Deze subsidie is gegarandeerd tot en met De verwachting is dat ook na 2015 het Steunpunt gesubsidieerd zal blijven worden. Overige advisering De inkomsten uit overige advisering zijn een fractie lager dan geraamd. De verhouding tussen de hoeveelheid standaard aanvragen voor welstandsadviezen, en de vraag naar meer specifieke advisering zoals het beoordelen van beeldkwaliteitplannen, meer uitgebreide advisering in het voortraject, geïntegreerde adviezen, kwaliteitsteams, etc, is gestabiliseerd. Uittreedbijdragen Zie 2.7 Financiële consequenties liquidatie actieplan 26

28 2.7 Financiële consequenties liquidatie actieplan In 2013 is het liquidatieactieplan dat is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directie, vastgesteld door het Algemeen Bestuur en is ermee ingestemd door een ruime meerderheid van de raden van de aangesloten gemeenten. Het plan behelst opheffing van de Gemeenschappelijke Regeling, uiterlijk per 1 januari 2017 en voortzetting van de dienstverlening vanuit de nieuw op te richten stichting MooiSticht, die nauw zal samenwerken met Landschap Erfgoed Utrecht. In 2015 is gewerkt aan de uitvoering van het plan. Er is gewerkt aan het opstellen van een businesscase en een activa-passiva overeenkomst. Beide stukken zullen in 2016 ter goedkeuring aan het Algemeen Bestuur worden voorgelegd. Gemeenten die volgens het liquidatie actieplan uittreden uit de gemeenschappelijke regeling, betalen een uittreedbijdrage die bestemd is voor de financiering van de transformatiekosten. Per 1 januari 2016 zal de gemeente Leusden uittreden. Overzicht baten en lasten liquidatie actie plan Transformatiekosten 2015 Saldo per 1 januari Baten Lasten Uittreedbijdragen O Fiscale, juridische en financiële adviezen Oprichtingskosten 693 Kosten verkoop pand Extra werkzaamheden i.v.m. transformatie Publiciteit, waaronder website Totaal: O Resultaat Saldo per 31 december Baten en lasten voor transformatie van WMMN naar MooiSticht zijn verantwoord in de staat van baten en lasten van

29 3. OVERIGE GEGEVENS OPBRENGSTEN WELSTANDSADVIEZEN (Incl. principe) Aantal Aantal welstands welstands Werkelijk Geraamd Werkelijk aanvragen aanvragen ' Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec OPBRENGSTEN WELSTANDSADVIEZEN CUMULATIEF Aantal Aantal welstands welstands Werkelijk 2014 Geraamd 2015 Werkelijk 2015 aanvragen 2014 aanvragen 2015 Jan Feb Mrt Apr Mei /0,2.^1 2/ Jun Ju! Aug Sep Okt Nov Dec

30 c cn c e Q. O O Maandomzet Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Maanden Werkelijk 2014 Geraamd 2015 Werkelijk Maandomzet cumulatief ~ c V.D Q. o Werkelijk 2014 Geraamd 2015 Werkelijk Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 29

31 In rekening gebrachte adviezen per gemeente van 1 januari t/m 31 december 2015 welstand monumenten overige integrale gemeente adviezen adviezen adviezen adviezen 1/1-31/13 1/1-31/12 1/1-31/12 1/1-31/12 ex btw ex btw ex btw incl btw Baarn De Bilt Blaricum Bunnik Bunschoten Eemnes Laren Leusden Lopik Montfoort Nieuwegein Oudewater Renswoude Rhenen De Ronde Venen Stichtse Vecht Utrechtse Heuvelrug Veenendaal Woudenberg Wijk bij Duurstede Ijsselstein Zeist Platform Utrechtse Buitenplaatsen Ervenconsulent Overige debiteuren

32 Staat van materiële vaste activa met een economisch nut, rekening 2015 omschrijving jaar aanschafwaarde afschrijvings boekwaarde afschrijving 2015 boekwaarde jaar van van investering/ maatstaf vervanging aanschaf grond en gebouwen kantoorgebouw, aankoop ,00 30 jaar annuïteit , , ,42 kantoorgebouw, aanpassing ,00 4% , , ,00 aankoop grond + aanleg parkeerterrein , , ,00 totaal gebouwen , , , ,42 andere vaste bedrijfsmiddelen frankeermachine ,50 10% 191,65 191,65 0, vervanging meubilair ,00 10% , , , telefooncentrale ,00 10% 5.460,00 780, , PRS ,00 25% 2.000, , , PRS ,00 25% 1.275,00 425,00 850, desktops + server ,00 25% , , , totaal andere vaste bedrijfsmiddelen , , , ,00 31

33 3.4 Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen WMMN heeft een aantal verplichtingen lopen, te weten: Verplichting: Kosten < 1 jaar Schoonmaak van het pand in leaseauto's leasekopieerapparaten WGA-verzekering Ziekteverzuimverzekering Kosten 1-5 jaar 2 leasekopieerapparaten tot nov

34 3.5 Controleverklaring Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan:de Gemeenschappelijke Regeling Welstand en Monumenten Midden Nederland Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit verslag opgenomen jaarrekening 2015 van de Gemeenschappelijke Regeling Welstand en Monumenten Midden Nederland te Bunnik gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2015 en hel overzicht van baten en lasten over 2015 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voorfinanciëleverslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van hel dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Welstand en Monumenten Midden Nederland is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen. Het dagelijks bestuur is levens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om hel opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk le maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg vanft-audeof fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse conlrolestandaarden, hel Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en hel Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang beval. Een controle omval hel uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, mei inbegrip van het inschatten van de risico's dal de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van dezerisico-inschattingenneemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, alsmede voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel lot uitdrukking le brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling. Een 33

35 controle omvat tevens hel evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechlmaligheidscriieria en van de redelijkheid van de door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling gemaakte schallingen, alsmede een evaluatie van hel algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Op basis van Artikel 2 lid 7 BADO is deze goedkeuringstoleranlie door hel algemeen bestuur vastgesteld. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de Jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling Welstand en Monumenten Midden Nederland een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2015 als van de acuva en passiva per 31 december 2015 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dal de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2015 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig lol stand zijn gekomen in overeenstemming mei de begroting en mei de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 213 lid 3 onder d Gemeentewet vermelden wij dal hel jaarverslag, voor zover wij dal kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Utrecht, 24 maart 2016 Ernst & Young Accountants LLP w.g. drs. J.M.A. Drost RA 34

36 JAARREKENING 2015 Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van juni 2016 M. v.d. Groep, voorzitter Ir. A. Tom, secretaris 35

37 ilis I j Jaarrekening en financieel verslag 2015 li^<^ Welstand en Monumenten Midden Nederland

38 Business case MooiSticht Maart 2016

39 Inhoudsopgave 1 Inleiding 1.1 Proces Analyse begroting 2016 Ontwikkeling baten Inkomsten welstandsadvisering Inkomsten monumentenadvisering en integrale advisering Inkomsten STAMU Ontwikkeling lasten Transformatiekosten Huisvestingslasten Personele lasten Risico's t.a.v. de begroting Overzicht financiële risico's 3.2 Weerstandscapaciteit Verkoop kantoorpand Voorzieningen Situatieschets 4 Doorrekening scenario's 4.1 Baseline scenario 4.2 Best case scenario 5 Conclusies en aanbevelingen 5.1 Conclusies 5.2 Advies Totaal aantal pagina's: 17 Documentnr. Datum Status Aan A4RAG2 11 maart 2016 Definitieve rapportage Welstand en Monument Midden Nederland Business case Stictitinq MooiStictit

40 Pagina iii Figuren- en tabellenlijst: Tabel 1 Productiecijfers welstandsadvisering 5 Tabel 2 Prognose WMMN inkomsten welstandsadviezen 5 Tabel 3 Prognose WMMN inkomsten overige advisenng 6 Tabel 4 Prognose WMMN inkomsten STAMU 6 Tabel 5 Prognose WMMN huisvestingslasten 7 Tabel 6 Prognose WMMN personele lasten 8 Tabel 7 Standen van de reserves per Tabel 8 Raming verkoop kantoorpand 11 Tabel 9 Standen van de voorzieningen per Figuur 1 Resultaat en omzet bij simulatie van baseline scenario 14 Figuur 2 Resultaat en omzet bij simulatie van het best case scenario 15 Business case Stichting MooiStictit

41 Pagina 4 Inleiding Deze nota bevat een business case die gericht is op de nieuw te vormen organisatie MooiSticht. De Gemeenschappelijke Regeling Welstand en Monumenten Midden Nederland (hierna WMMN) zal per 1 januari 2017 worden geliquideerd. Vanaf dit moment wordt de dienstverlening gedaan vanuit Stichting MooiSticht. Deze business case moet duidelijk maken met welke risico's de organisatie ten minste rekening moet houden en welk weerstandsvermogen hier aan gekoppeld dient te worden. Aan de hand van de risico's moet blijken op welke onderdelen de grootste onzekerheid bestaat bij de vorming van de toekomstige organisatie. In deze business case is daarom een doorrekening opgenomen van een base line scenario. Hierin wordt berekend welke productie/omzet minimaal nodig is om een breakeven resultaat te behalen, uitgaande van de meest aannemelijke risico-ontwikkeling. Naast het baseline scenario wordt ook een best case scenario doorgerekend. Deze nota is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 2: Analyse begroting 2016 Hoofdstuk 3: Risico's begroting 2016 Hoofdstuk 4: Doorrekening scenario's Hoofdstuk 5: Conclusie en aanbevelingen 1.1 Proces Tijdens het opstellen van de business case is een tweetal bijeenkomsten geweest met de beleidsmedewerker financiën en P&O en de directeur van WMMN. Gedurende deze sessies zijn de uitgangspunten afgestemd, zijn afspraken gemaakt over de te gebruiken brondocumentatie en zijn de risico's besproken zoals deze in dit document verwoord zijn. Een belangrijk uitgangspunt is dat deze business case is gebaseerd op dienstverlening die nu vanuit de GR WMMN wordt verricht. De samenwerkingspartner Landschap Erfgoed Utrecht (LEU) wordt buiten beschouwing gelaten. Ten aanzien van de ontbinding van de GR WMMN wordt uitgegaan van de uitgangspunten genoemd in het liquidatieactieplan van De berekeningen zijn gemaakt met de gerealiseerde cijfers van 2014 en 2015, de begroting van 2016, de eerder door EY opgestelde adviesnotie voor kostprijscalculatie (juni 2015) en met aannames en historisch cijfermateriaal die zijn aangeleverd door WMMN. In eerste instantie stond de oplevering van de business case op eind juli 2015 gepland, maar vanwege de ontwikkelingen rondom de overplaatsing van personeel naar de nieuwe stichting is gekozen om de oplevering te verplaatsen naar een later moment. Het werk is verzet in de periode van november 2015 tot en met maart Business case Stichting MooiSticht

42 Pagina 5 2 Analyse begroting 2016 De paragrafen in dit hoofdstuk bevatten een analyse van de ontwikkelingen en veronderstellingen waarop de begroting 2016 is gebaseerd. Dit is nodig voor een goed onderbouwde risicoinschatting en business case. 2.1 Ontwikkeling baten In deze paragraaf worden de totale inkomsten per type dienstverlening geanalyseerd Inkomsten welstandsadvisering De inkomsten uit welstandsadvisering zijn afhankelijk van de adviesvraag van gemeenten. Veronderstellingen over de ontwikkeling van welstandsadvisering worden in de begroting onderbouwd op basis van referentieramingen waarbij achtergrondinformatie aanwezig is in de vorm van ervaringscijfers. Voorts resteert een aantal onvoorspelbare elementen, zoals de spreiding van de adviesaanvragen in de tarievenstructuur en het economisch klimaat. Flexibiliteit in kosten is belangrijk om op een terugval van de inkomsten in te kunnen spelen. Onderstaande tabel geeft een beeld van de ontwikkeling van het aantal welstandsadviezen van 2010 t/m Het verloop van de aantallen bouwplannen is als volgt: (werkelijk) met een gemiddelde opbrengst van (werkelijk) met een gemiddelde opbrengst van (werkelijk) met een gemiddelde opbrengst van (werkelijk) met een gemiddelde opbrengst van (werkelijk) met een gemiddelde opbrengst van (werkelijk) met een gemiddelde opbrengst van 237 Tabel 1 Productiecijfers welstandsadvisering^ De inkomsten uit welstandsadvisering worden voor 2016 en 2017 als volgt geraamd. Welstandsadvisering * 2017** j Leges uitgebrachte adviezen Leges principeadviezen Totaal welstandsadvisering Tabel 2 Prognose WMMN inkomsten welstandsadviezen Cbijgestelde begroting 2016)("2017 verrijkt)^ Bovenstaande cijfers voor 2016 zijn gebaseerd op de begroting die is opgesteld in mei Op dat moment bevond WMMN zich nog in een dalende markt. In gesprekken met WMMN is aangegeven dat op basis van de laatste ontwikkelingen wordt verondersteld dat de markt zich in 2016 weer stabiliseert na een aantal jaren van crisis. Vandaar dat rekening gehouden wordt met een stabiele ontwikkeling van de ^ Bron: jaarrekening begroting WMMN 2016 en aanvulling EY o.b.v. laatste inzichten. Business case Stichting MooiSticht

43 Pagina 6 adviesaanvragen (zie kolom bijgestelde begroting 2016), terwijl de oorspronkelijke begroting uitgaat van een daling van de welstandsadvies inkomsten in het jaar Het aantal welstandsadviezen en het gemiddelde tarief zijn in 2014 en 2015 vrijwel gelijk gebleven. De inkomsten voor 2017 zijn om deze reden t.o.v stabiel gehouden en geïndexeerd met 1%. Gezien de onvoorspelbaarheid is dit een acceptabele aanname Inkomsten monumentenadvisering en integrale advisering Ook bij monumenten- en integrale advisering (overige advisering) speelt een lage voorspelbaarheid van de toekomstige inkomsten. Als blijkt dat gemeenten niet op vaste basis adviesdiensten zullen afnemen zal dit gevolgen hebben voor het verdienmodel en het bekostigingsniveau van monumenten- en integrale advisering. De begroting geeft het volgende beeld van de ontwikkeling van de inkomsten. Overige advisering * 2017** j Monumenteninkomsten Overige inkomsten Integrale adviezen Totaal overige advisering Tabel 3 Prognose WMMN inkomsten overige advisering Cbijgestelde begroting 2016)(**2017 verrijkt)^ Bovenstaand financieel kader uit de begroting laat een positieve ontwikkeling zien. De veronderstelling is dat de verwachte inkomsten het komende jaar zullen groeien en de gemeenten gebruik blijven maken van de adviesdiensten. Om deze reden wordt voor 2016 en 2017 uitgegaan van een stabiele ontwikkeling van de inkomsten Inkomsten STAMU De begroting geeft het volgende beeld van de ontwikkeling van de inkomsten voor STAMU voor het jaar STAMU * 2017** i Inkomsten steunpunt Totaal STAMU Tabel 4 Prognose WMMN inkomsten STAMU Cbijgestelde begroting 2016)(**2017 verrijkt)^ De verwachte inkomsten zijn stabiel gehouden. Aangezien WMMN onderscheidend is met deze dienst, is het niet waarschijnlijk dat de inkomsten zullen afnemen. De constante prognose lijkt daarom aannemelijk. 2.2 Ontwikkeling lasten In deze paragraaf worden enkel de lasten (75% van totaal) uitgelicht die een bepaalde onzekerheid met zich meebrengen gedurende de transitie naar de nieuwe organisatie. Hierop dient waar mogelijk gestuurd te worden om deze zo laag mogelijk te houden. De overige kosten worden vrijwel stabiel gehouden voor de komende 2 jaar. Business case Stichting MooiSticht

44 Pagina Transformatiekosten De transformatiekosten voor 2015 bedragen Voor 2016 wordt in het kader van de transitie rekening gehouden met aan kosten voor extern advies, circa aan verhuiskosten en circa aan personeelskosten die nog worden gemaakt t.a.v. de transitie in De voorziene kosten die in 2017 worden gemaakt voor de transitie zullen in 2016 moeten worden verantwoord. Dit komt neer op een totaal van circa aan transformatiekosten. Deze transformatiekosten mogen niet worden doorbelast in de tarieven. Voor deze kosten is een aparte bestemmingsreserve opgebouwd die gezien de huidige stand voldoende lijkt om de geraamde transformatiekosten te dekken Huisvestingslasten De huisvestingslasten ontwikkelen zich in 2016 volgens een stabiel patroon.in het kader van de nieuwe organisatie wordt gezocht naar een nieuwe huurlocatie. Voor 2016 en 2017 zal dus een nieuwe inschatting gemaakt moeten worden van de huisvestingslasten. Uitgaande van een minimale raming hiervan worden de volgende aannames gehanteerd. De tophuur in Utrecht bedraagt momenteel 230 per m^ per jaar. De huur van kantoorpanden in de deellocaties van Utrecht ligt respectievelijk tussen de 75 en 175 per m^ per jaar. De nieuwe ruimtenormen voor de Rijksoverheid zijn berekend door CdPB. In deze berekening komt een normering naar boven van 11,7 m^ FNO (functioneel nuttig oppervlak) per werkplek inclusief faciliteiten. Om een inschatting te maken van de huisvestingslasten van de nieuwe huursituatie wordt uitgegaan van 200m2 kantoorruimte (9 werkplekken + 95m2 additionele archief- en vergaderruimte) en een huurprijs van 125 per m^ per jaar. Hiermee komen de totaal geschatte huurkosten uit op circa per jaar (kale huur). Na verkoop van de huidige locatie zullen de kapitaallasten verdwijnen. Uitgegaan wordt dat de huidige locatie medio 2016 verkocht zal worden. De lasten voor energie en kantoor + inrichting zullen dalen doordat kosten gedeeld worden en gebruik wordt gemaakt van minder oppervlakte dan in de huidige situatie. Naar verwachting zullen hierdoor de huisvestingslasten aanzienlijk afnemen, waarbij de onderhoudsvoorziening zal komen vrij te vallen. Huisvestingslasten * 1 kantoor b. Onderhoud kantoor, dotatie aan de voorziening c. Afschrijving kantoorgebouw Afschrijving aankoop grond parkeerterrein (2013) Afschrijving aanpassing kantoorgebouw (2008) d. Rente geldlening Kosten kantoor + inrichting e. Huur Totaal huisvestingslasten Tabel 5 Prognose WMMN huisvestingslasten C2017 verrijkt)^ Business case Stichting MooiSticht

45 Pagina Personele lasten De salarislasten van kantoorpersoneel dalen in 2016 t.o.v Dit heeft te maken met dat in de begroting 2016 rekening gehouden is met het ontslag van 0,5 fte (32u p/w). Echter WMMN geeft aan dat in 2016 geen afscheid wordt genomen van vast personeel, waardoor de salarislasten zich stabiel zullen ontwikkelen (zie kolom bijgestelde begroting 2016). De kosten voor inhuur tijdelijk personeel zijn ten opzichte van 2014 afgenomen. De verhouding direct / indirect geschreven uren, zoals op te maken is uit het kostprijscalculatiemodel, biedt nog ruimte voor productiviteitsverbetering in de vorm van declarabele uren. De afname van inhuur tijdelijk personeel lijkt daarom aannemelijk op basis van de huidige inschattingen. Bij een daling van de adviesaanvragen kan het op termijn noodzakelijk blijken om structureel wel te bezuinigen op vast personeel. Dit is een risico dat verder uitgewerkt staat in hoofdstuk 3. Personeelskosten * 2017** 1 Salarissen personeel Inhuur tijdelijk personeel Overig Totaal personeelskosten Tabel 6 Prognose WMMN personele lasten (* bijgestelde begroting 2016)C*2017 verrijkt)^ Business case Stichting MooiSticht