Managementafspraak POP3 niet grond gebonden Provincie Zuid-Holland - RVO.nl

Transcriptie

1 Managementafspraak POP3 niet grond gebonden Provincie Zuid-Holland - RVO.nl Managementovereenkomst provincie Zuid-Holland - Rijksdienst voor Ondernemend Nederland voor de uitvoering van het Plattelandsontwikkelingsprogramma (POP3) voor niet grond gebonden landbouw 1 Ondergetekenden: Partijen 1. De provincie Zuid-Holland, vertegenwoordigd door drs. J. Smit hierna te noemen: de provincie; 2. de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, vertegenwoordigd door drs. M.M. van der Burg hierna te noemen: RVO.nl; Hierna gezamenlijk te noemen: Partijen. Overwegende dat: 1. het Plattelandsontwikkelingsprogramma (POP) een uitwerking is van het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid (GLB) en de Verordening (EU) nr. 1305/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 betreffende steun voor plattelandsontwikkeling uit het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling (ELFPO) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1698/2005 van de Raad; 2. de lidstaten binnen Europese kaders voor een nieuwe periode van het GLB met het Plattelandsontwikkelingsprogramma voor (POP3) invulling geven aan het plattelandsbeleid; 3. de focus op een aantal thema s vraagt om een efficiënte inzet van beschikbare middelen en beperking van administratieve lasten; 4. het Rijk en de provincies op 18 december 2014 het Convenant Uitvoering POP3 hebben gesloten over de hoofdlijnen van de invulling en werkwijze van de uitvoering van de plattelandsontwikkeling in het POP3; 5. het Rijk en de provincies op 18 december 2014 het Aansturingsprotocol van het POP3 hebben vastgesteld over de aansturing van de uitvoering van het POP3; 6. de RVO.nl conform Verordening (EG) nr. 1306/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 als EU-erkend Betaalorgaan voor het ELFPO, voor POP2 en POP3 eisen kan stellen aan de uitvoering en verantwoording van de regelingen en verordeningen van het POP3 en verantwoordelijk is voor een EU-conforme uitvoering van Verordening (EU) nr. 1305/2013; 7. de Minister van EZ als beheersautoriteit, bij Regeling van de Staatssecretaris van Economische Zaken van 5 februari 2015, nr. WJZ/ tot uitvoering van verordening (EU) nr. 1305/2013 inzake plattelandsontwikkeling, aan de provincies een aantal taken en bevoegdheden heeft overgedragen; 8. de provincies en de RVO.nl op grond van artikel 4 van het Aansturingsprotocol nadere afspraken met elkaar maken d.m.v. management- en prestatieovereenkomsten over de gezamenlijke uitvoering van het POP3 in de vorm van subsidieverlening op grond van een provinciale subsidieregeling POP3 of verordening POP3 2 ; 1 Deze managementovereenkomst is van toepassing op de niet-grondgebonden maatregelen. Het convenant en het aansturingsprotocol zijn zowel van toepassing op grondgebonden maatregelen als niet-grondgebonden maatregelen. 2 Afhankelijk van vaststelling door respectievelijk Gedeputeerde Staten of Provinciale Staten. 1

2 Managementafspraak POP3 niet grond gebonden Provincie Zuid-Holland - RVO.nl 9. de RVO.nl, voor wat betreft de ver- en bewerking van persoonsgegevens van aanvragers en begunstigden, moet worden aangemerkt als bewerker in de zin van artikel 1, onder e, van de Wet bescherming persoonsgegevens en dienaangaande in deze managementovereenkomst de kaders hiervoor moeten worden vastgesteld; 10. de RVO.nl op basis van Europese regelgeving uitvoeringstaken in het kader van het POP3 voor de provincie verricht; 11. de basis voor de provinciale uitvoering beïnvloed zal kunnen worden door beleidswijzingen en/of coalitieafspraken; 12. de provincies en de RVO.nl voor het POP3 samen het subsidieproces uitvoeren. De provincies als beleidsbepaler en de RVO.nl als EU-betaalorgaan. De taakverdeling tussen provincies en de RVO.nl dient: - de provincie voldoende vrijheid te geven in sturing op de beleidsuitvoering en zichtbaarheid in de regio; - de RVO.nl in staat te stellen de EU-conforme uitvoering te toetsen en betalingen te realiseren met een zo klein mogelijke kans op fouten (EU-eis); - een redelijke verhouding te geven tussen uitvoeringkosten voor provincies en de RVO.nl en doelgerichte benutting van het EU-subsidiebudget; 13. de provincies voor de niet-grondgebonden subsidies 3 drie uitvoeringsvarianten hebben samengesteld 4 ; elke provincie conformeert zich aan één van de drie varianten; 14. de RVO.nl naast haar verplichte taken 5 als betaalorgaan overige niet voorziene werkzaamheden kan uitvoeren. Komen het volgende overeen: Hoofdstuk I: Algemeen Art. 1 Definities - Overgedragen taken: door de Minister van EZ als beheersautoriteit bepaalde, aan de provincie gedelegeerde taken en bevoegdheden, zoals bedoeld in de Regeling van de Staatssecretaris van Economische Zaken van 5 februari 2015, nr. WJZ/ tot uitvoering van verordening (EU) nr. 1305/2013 inzake plattelandsontwikkeling 6. - Convenant: het op 18 december 2014 door de provincies ondertekende Convenant Uitvoering POP3. - Aansturingsprotocol: het op 18 december 2014 door de provincies ondertekende Aansturingsprotocol van het POP3 over de aansturing van de uitvoering van het POP3. - NVWA: Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. - RVO-uitvoering: verplichte en niet verplichte taken van de RVO.nl volgens de drie uitvoeringsvarianten zoals op 27 november 2014 vastgesteld door de AACVP en op 18 december 2014 door de BACVP van het IPO. - TPO: overleg van de twaalf provincies voor de uitvoering van het POP. - Regiebureau POP: bureau van provincies en Rijk dat de regie voert over de uitvoering van het POP. - Subsidieregeling: Door Gedeputeerde of Provinciale Staten vastgestelde subsidieregeling of verordening ter uitvoering van POP3. - Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens. 3 dus niet voor agrarisch natuurbeheer. 4 Zie art. 5.2 van het Aansturingsprotocol (overige taken RVO.nl enz.) en het besluit van de AACVP d.d. 27 november agendapunt 4b, Bijlage 9 over drie uitvoeringsvarianten: Provincievariant, Duovariant en RvO-variant. 5 Zie art. 5.1 van het Aansturingsprotocol (verplichte taken Betaalorgaan enz.). 6 Regeling uitvoering ELFPO programmaperiode

3 Managementafspraak POP3 niet grond gebonden Provincie Zuid-Holland - RVO.nl Art. 2 Uitgangspunten 1. Gedeputeerde Staten mandateren en machtigen RVO.nl, voor zover noodzakelijk ter uitvoering van de in het kader van POP3 ten behoeve van de provincie te verrichten uitvoeringstaken. Het mandaat wordt door de provincie opgesteld en door Gedeputeerde Staten vastgesteld en gepubliceerd. Daarnaast wordt een afschrift aan RVO.nl gezonden. Indien wijziging van omstandigheden of werkzaamheden daartoe noodzaakt, besluiten Gedeputeerde Staten in overleg met de RVO.nl tot aanpassing van het verleende mandaat en de machtiging. 2. Partijen komen overeen dat de RVO.nl, binnen de begrenzing van het aan haar verleende mandaat alle voorkomende werkzaamheden zal uitvoeren met betrekking tot de subsidieafhandeling zoals beschreven in bijlage a. Uitvoeringsvarianten. De provincie kiest voor de uitvoeringsvariant maximaal provincie. 3. De provincie maakt afspraken met bestuursorganen over facturering van de nationale cofinanciering 7, zodat deze financiering via RVO.nl uitbetaald kan worden en voor zover Gedeputeerde Staten niet zichzelf jegens een subsidie-aanvrager verplichten tot nationale cofinanciering. 4. De provincie en de RVO.nl maken in de prestatieovereenkomst afspraken over het in opdracht van de RVO.nl uitvoeren van controles door de NVWA. Art. 3 Bijlagen De volgende bijlagen maken integraal deel uit van deze overeenkomst: a. Uitvoeringsvarianten. b. Bewerkersafspraken. Hoofdstuk II: Taken en bewerking Art. 4 Taakverdeling 1. Deze overeenkomst regelt de in het kader van POP3 ten behoeve van de provincie te verrichten uitvoeringstaken door de RVO.nl. 2. Een overzicht van de taken wordt vastgesteld uiterlijk op 31 december, voorafgaand aan het jaar waarin de taken moeten worden uitgevoerd. 3. Het door de RVO.nl 8 geaccepteerde overzicht vormt de prestatieovereenkomst als bedoeld in de artikelen 6, lid 1, sub 9 t/m 12 en de artikelen 6.2, 6.3 en 7.1 van het Aansturingsprotocol. 4. De overzichten bevatten tevens een opsomming van in de toekomst uit te voeren werkzaamheden. 5. Lopende een uitvoeringsjaar kunnen aanvullende taken aan de RVO.nl worden verstrekt op basis van een hiervoor door de RVO.nl uitgebracht kostenoverzicht. Art. 5 Meer- en minderwerk 1. Indien door aanvullende wensen of door gewijzigde inzichten van de Provincie of door wijziging van wettelijke voorschriften, de Prestatie die RVO.nl op grond van de overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar wordt verzwaard dan wel uitgebreid, is sprake van meerwerk. 2. Tot meerwerk als bedoeld in het eerste lid wordt niet gerekend essentiële werkzaamheden die RVO.nl bij het sluiten van de overeenkomst had behoren te voorzien. 3. Indien de Prestatie die RVO.nl op grond van de overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar wordt verlicht dan wel verminderd, is sprake van minderwerk 7 Ter uitwerking van art. 13 lid 3 en 4 van het Aansturingsprotocol. 8 Ondertekend. 3

4 Managementafspraak POP3 niet grond gebonden Provincie Zuid-Holland - RVO.nl 4. Indien een partij meent dat van meer- en/of minderwerk sprake is, doet zij daarvan tijdig en Schriftelijk mededeling aan de andere partij onder opgave van de financiële en andere gevolgen daarvan voor de uitvoering van de overeenkomst. 5. De RVO.nl vangt niet aan met de uitvoering van meerwerk dan na een Schriftelijke opdracht daartoe van de Provincie. Art. 6 Uitvoeringsplatform en archivering 1. De RVO.nl verleent aan medewerkers van de provincie toegang en autorisatie tot het uitvoeringsplatform. Het uitvoeringsplatform wordt voor POP3 ingericht ten behoeve van uitwisseling van informatie en samenwerking tussen partijen. 2. De provincie levert aan de RVO.nl een overzicht van de betreffende medewerkers. 3. Dossiervorming vindt plaats in het uitvoeringsplatform. De RVO.nl is de zorgdrager voor de archiefbescheiden. Art. 7 Bewerkersfunctie RVO.nl 9 1. De RVO.nl legt gegevens betreffende aanvragen en afhandeling uit het subsidieproces, waaronder persoonsgegevens als bedoeld in de Wbp vast in het uitvoeringsplatform van de RVO.nl. 2. De RVO.nl verwerkt de persoonsgegevens zoals overeengekomen in bijlage b. Bewerkersafspraken bij deze overeenkomst, welke bedoeld is en gelijk is te stellen met de bewerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens. 3. De provincie ten aanzien van de persoonsgegevens als bedoeld in het eerste lid aan is te merken als Verantwoordelijke in de zin van de Wbp. 4. De RVO.nl ten aanzien van de persoonsgegevens als bedoeld in het eerste lid is aan te merken als Bewerker in de zin van de Wbp. Hoofdstuk III: Sturing, overleg en verantwoording Art. 8 Overleg, sturing 1. De provincie en de RVO.nl voeren ambtelijk overleg over de voortgang van de uit te voeren taken. Zij spreken de frequentie af waarmee dit overleg plaatsvindt. Vier keer per jaar neemt een vertegenwoordiger van het Betaalorgaan deel aan dit overleg. 2. De provincie voert het secretariaat van het overleg, bedoeld in het vorige lid, en zorgt voor de agendering en adequate verslaglegging van dit overleg; de uitnodiging en agenda zullen tenminste 10 dagen voorafgaand aan het overleg aan betrokken partijen worden gestuurd. 3. Twee keer per jaar ondersteunt de RVO.nl de provincie in het budgetoverleg met het Regiebureau POP over de voortgang van het POP3. 4. De provincie kan de RVO.nl om advies vragen ten behoeve van inbreng van de provincie in het OUPOP, de AACVP, de BACVP, het B-team, het TPO en bezwaar- en beroepsprocedures. Art. 9 Verantwoording 1. De RVO.nl rapporteert door middel van rapportages over de voortgang van de uitvoering van deze overeenkomst zoals opgenomen in de prestatieovereenkomst. 2. Verantwoording vindt plaats met behulp van het bedrijfssysteem van de RVO.nl. 3. De RVO.nl voert een administratie over de uitvoering van de taken op zodanige wijze, dat daarmee kan worden voldaan aan de rapportagevereisten zoals opgenomen in de prestatieovereenkomst. 4. Uiterlijk één maand nadat de provincie de voortgangsrapportage zoals bedoeld in eerste lid heeft ontvangen, bespreekt de provincie de rapportage met de RVO.nl. 5. Aanvullende rapportages worden als extra uitvoeringstaken afgesproken. 9 Zie art. 1, 12, 14, 49 en 50 van de Wbp. 4

5 Managementafspraak POP3 niet grond gebonden Provincie Zuid-Holland - RVO.nl Hoofdstuk IV: Slotbepalingen Art. 10 Geschillen 1. Geschillen over de uitvoering van deze overeenkomst en daaruit voortvloeiende taken trachten partijen eerst op te lossen in onderling overleg. 2. Partijen treden in overleg binnen 30 dagen nadat een partij de wens daartoe aan de andere partij schriftelijk heeft meegedeeld. 3. Mocht het overleg niet binnen zes weken tot oplossing van het geschil leiden, dan zullen partijen het geschil ter beslechting voorleggen aan een adviseur die een voor partijen bindende uitspraak zal formuleren. 4. Voor gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet, zullen partijen in goed overleg en in de geest van deze overeenkomst tot een oplossing komen. Art. 11 Duur van de overeenkomst, wijziging en verlenging 1. Deze overeenkomst wordt aangegaan vanaf de datum van ondertekening van deze overeenkomst en werkt terug tot en eindigt op 31 december 2023; indien op 31 december 2023 deze overeenkomst nog niet is opgevolgd door nieuwe bindende afspraken, vigeert deze tot het moment waarop de nieuwe afspraken door de partijen zijn bekrachtigd. 2. De lopende verplichtingen, op het moment van beëindiging van deze managementovereenkomst, zullen worden afgerond in overeenstemming met de oorspronkelijke overeengekomen voorwaarden. 3. Deze overeenkomst kan uitsluitend worden aangepast of gewijzigd door middel van een schriftelijk document dat door beide partijen is ondertekend. 4. Indien de wijziging één of meerdere bijlagen betreft, komende de vastgestelde, gewijzigde bijlagen in de plaats van de oorspronkelijke bijlagen. Ondertekening Ondergetekenden verklaren akkoord te gaan met deze overeenkomst. Provincie Zuid-Holland Datum: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland Datum: drs. J. Smit Commissaris van de Koning drs. M.M. van der Burg Directeur kernprocessen EU en Klantcontact & Gegevens Bijlagen a. Uitvoeringsvarianten b. Bewerkersafspraken 5

6 Uitvoeringsvarianten De AACVP heeft op 27 november 2014 drie POP-3 uitvoeringsvarianten voor de niet grondgebonden maatregelen vastgesteld. Voor de niet grondgebonden subsidies 1 maakt elke provincie met RVO.nl afspraken over de overige taken die door RVO.nl uitgevoerd kunnen worden. Dit wordt vastgelegd in een managementafspraak. Jaarlijks maken provincies en RVO.nl in de prestatieovereenkomst afspraken over de ureninzet van RVO.nl en de kosten. De drie varianten zijn: 1. Provincie variant: Provincie voert alle niet verplichte taken uit 2. Duo variant: Provincie als frontoffice RvO.nl als backoffice, 3. RvO.nl variant: RvO.nl voert ook de niet verplichte taken uit m.u.v. afhandeling bezwaar en beroep In alle varianten is elke provincie bepalend voor; - het aanjagen van projecten in de regio, - selectiecriteria voor projecten en benoeming beoordelings- en selectiecommissie, en - de regelingeving en openstelling van subsidies. (binnen de EU kaders) In alle varianten is ook uitgangspunt dat het Uitvoeringsplatform van RVO.nl wordt gebruikt als registratiesysteem vanaf de (digitale) aanvraag tot en met de vaststelling en uitbetaling. 1. Provincie variant 2. Duo variant 3. RVO.nl variant Aanvraagfase - Frontoffice Provincie Provincie Provincie - Backoffice * Provincie RVO.nl RVO.nl - Secretariaat beoordeling projecten selectiecriteria Provincie Provincie RVO.nl Uitvoeringsfase - Frontoffice Provincie RVO.nl RVO.nl - Backoffice * RVO.nl RVO.nl RVO.nl *) De back office taken betreffen de niet verplichte taken m.u.v. besluit op verlening en vaststelling, afhandeling bezwaar en beroep Provincies zullen zelf de afweging moeten maken in welke mate een variant passend is. Hierbij gelden de volgende overwegingen: - de mate waarin de provincie betrokken en zichtbaar wil zijn bij de uitvoering van gesubsidieerde projecten in de aanvraag fase en de uitvoeringsfase; - het kosten aspect van uitvoering door RVO.nl of door de provincie en de inschatting van de risico s (zoals dossiertoerisme) 1 Onder niet grondgebonden subsidies in POP3 worden alle POP-subsidies, behalve voor Agrarisch natuurbeheer. Werkgroep Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden, Implementatie POP-3 1

7 Vervolgprocedure De provincies maken verder afspraken met RVO.nl over de uitvoering van POP3 en leggen dit vast in de managementovereenkomst POP3 en prestatieovereenkomst. 1. Inleiding Tijdens de voorbereidingen voor de implementatie van POP-3 hebben de provincies aangegeven dat ze met betrekking tot de uitvoering van POP-3 kritisch(er) willen kijken naar een zo eenvoudig mogelijke uitvoering, efficiëntie en kostenreductie. Reden hiervan ligt voornamelijk in het feit dat de uitvoeringslasten die door toenmalige Dienst Landelijk Gebied voor het POP-2 programma in rekening worden gebracht als (te) hoog worden ervaren, zeker in vergelijking met de uitvoering van andere Europese programma's. De Dienst Landelijk Gebied (DLG) was tot en met 15 oktober 2013 door de Europese Unie aangewezen als betaalorgaan voor POP-2 subsidie in Nederland. Met ingang van 16 oktober 2013 is de betaalorgaanfunctie overgedragen aan Dienst Regelingen. Sinds januari 2014 is Dienst Regelingen gefuseerd met Agentschap NL en is de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RvO.nl) ontstaan. RvO.nl is onderdeel van het ministerie van Economische Zaken. De staatssecretaris van EZ is aangewezen als beheersautoriteit voor POP-3. Deze notitie (taakafbakening) heeft alleen betrekking op de niet-grondgebonden maatregelen van het POP-3 programma. Voor de grondgebonden POP-3 maatregelen wordt een vergelijkbare notitie opgesteld. 2. Leeswijzer De uitvoering van het POP 3 hangt sterk samen met de te onderscheiden stappen in het subsidieproces binnen het digitale uitvoeringsplatform van RvO.nl die tussen provincies en RvO.nl zo optimaal mogelijk verdeeld moeten worden en de daaronder vervatte wettelijk verplichte functies van het betaalorgaan. Het belangrijkste is te herkennen wat deze functie van het betaalorgaan is en hoe het uitvoeringsproces POP 3 verloopt. Beide thema s worden hierna verder uitgewerkt. Daarna volgt een uitwerking per uitvoeringsvariant, waarbij per variant wordt aangegeven wat de verwachte voor- en nadelen van deze variant zijn Dit overigens zonder te pretenderen limitatief te zijn en tevens zonder hier bij voorbaat een weging aan toe te kennen. Het is uiteindelijk, indien is vastgesteld dat dit de definitieve varianten worden, des provincies om te bepalen welke variant de voorkeur heeft. 3. Functie betaalorgaan De betaalorgaan-functie is bij RvO.nl belegd en kan worden onderverdeeld in drie hoofdtaken: De autorisatie en controle van betalingen De uitvoering van betalingen De boekhoudkundige verantwoording Werkgroep Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden, Implementatie POP-3 2

8 Bij aanvang van de implementatie van POP-3 zijn door de provincies en RvO.nl gezamenlijk de processtappen benoemd die vanaf de eerste informatie aanvraag t/m de vaststelling van de POP-3 subsidie voor de niet grond gebonden maatregelen moeten worden doorlopen. RvO.nl heeft deze processtappen beschreven en heeft daarbij ook een eerste indicatie gegeven wie voor welke processtap verantwoordelijk is. In de werkgroep Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden (TVB) is dit overzicht verder besproken en in overleg met EZ en de provincies enigszins aangepast. In de IPO werkgroep Uitvoeringsconvenant en Aansturingsprotocol zijn er op basis van deze inventarisatie uiteindelijk 20 processtappen definitief benoemd. Deze stappen zijn ook in het landelijke Aansturingsprotocol terug te vinden. Met betrekking tot de bepaling van de minimale wettelijke taken van Betaalorgaan bij de uitvoering van POP-3 bestonden nog enkele discussiepunten. Vanuit de IPO Werkgroep Uitvoeringsconvenant en Aansturingsprotocol zijn provinciale juristen uitgenodigd deze te bespreken met de juristen van EZ. Binnen het kader van de reeds eerder vastgestelde processtappen is gedefinieerd welke taken RvO.nl wettelijk gezien minimaal moet uitvoeren om de EU-conformiteit van de uitvoering van de niet-grond gebonden maatregelen van POP-3 te kunnen borgen. 4. Proces van uitvoering POP-3 Op basis van de bovenaan genoemde wensen van de provincies heeft de werkgroep Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden (TVB) gemeend te concluderen dat het terugdringen van de uitvoeringskosten niet los kan worden gezien van een zo uniform mogelijke uitvoering. Dat houdt in dat de provincies om de kostenreductie bij RvO.nl te kunnen bewerkstelligen, de uitvoering enigszins moeten standaardiseren. Efficiëntie is daarbij ook een aandachtspunt; dossiers moeten niet onnodig tussen provincie en RvO.nl heen en weer gaan. Er moet een logische lijn zitten in de te doorlopen processtappen om een optimale doorlooptijd van de behandeling van een aanvraag te realiseren en te voorkomen dat er doublures in bijvoorbeeld controles op volledigheid van het dossier worden gecreëerd. Het hierboven beschreven proces heeft tot op heden geleid tot de 20 processtappen waarvan er per definitie 5 bij RvO.nl belegd dienen te worden. Op 3 en 8 juli en 24 september 2014 zijn de provincies en EZ door RvO.nl uitgenodigd voor een informatiebijeenkomst om kennis te maken met de mogelijke procesinrichting van de uitvoering van de niet-grondgebonden maatregelen binnen POP-3 vanaf het indienen van de aanvraag tot en met betalen van de subsidies aan de begunstigden. Deze bijeenkomsten zijn door alle betrokken partijen als zeer leerzaam en nuttig ervaren en waren vruchtbaar qua kennisvergaring over de mogelijke systeemopbouw van het uitvoeringsproces en de meest praktische uitvoerbaarheid daarvan. 5.1 Varianten in uitvoering POP-3 Met de feedback van de provincies en EZ op het door RvO.nl geschetste proces en de eerdere bevindingen van de werkgroep TVB, is in deze notitie een voorgesteld om maximaal 3 varianten in dit uitvoeringsproces te benoemen waaruit provincies straks kunnen kiezen en op basis waarvan zij Werkgroep Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden, Implementatie POP-3 3

9 per provincie afspraken met RvO.nl zullen maken in hun Managementovereenkomst en jaarlijkse prestatieafspraken. Door RvO.nl zijn er twee uiterste varianten in kaart gebracht: 1. Een minimale variant; enkel dat bij RvO.nl beleggen wat wettelijk verplicht is; 2. Een maximale variant; provincies mandateren RvO.nl om alle processtappen uit te voeren. De werkgroep TVB hechtte er belang aan alleen realistische uitvoeringsvarianten aan de provincies voor te leggen. De werkgroep TVB heeft op basis van de feedback die vanuit de provincies is gegeven, geconcludeerd dat de 'maximale variant' geen variant is die één van de twaalf provincies zou prefereren en heeft dan ook besloten deze variant in dit voorstel niet als keuze aan de provincies voor te leggen. Ter aanvulling op de minimale variant heeft de werkgroep twee aanvullende varianten bedacht. Daarbij is uitgebreid gekeken naar de beschrijving van de 20 processtappen en de rol die een front- en backoffice spelen in de te doorlopen procedure. Belangrijkste voorwaarde bij de verdeling van de processtappen is de eenduidigheid in de informatievoorziening richting de aanvragers; voor hen moet duidelijk zijn bij wie zij direct terecht kunnen voor informatie en bij wie ze uiteindelijk hun aanvraag kunnen indienen. Om die reden hebben we de processtappen onderverdeeld in twee fases, te weten: 1. de eerste fase van aanvraag tot verlening (stap 1 t/m 11) en 2. de tweede fase van (tussentijdse) verantwoording en vaststelling (stap 12 t/m 20). Afhankelijk van de variant keuze, zullen de potentiele projectuitvoerders altijd contact hebben met beide partijen. Bij de 1 e variant ( Provincie-variant) verloopt het meeste contact via de provincie. Bij variant 2 ( Duo-variant ) is er een duidelijk knip aangebracht waarbij in de eerstefase de provincie de directe gesprekspartner is en er in de tweede fase vanuit RvO.nl contact zal worden gelegd met de projectuitvoerder. Bij de 3 e variant ( RVO-variant ) verloopt het contact met de projectindiener grotendeels via RvO.nl. Het verschil in de uitvoeringsvarianten zit voornamelijk in de eerste fase van het proces van aanvraag tot mogelijke verlening; in deze fase kan men er als provincie voor kiezen als frontoffice te fungeren en rechtstreeks de contacten met de potentiele projectuitvoerders te onderhouden. Brengt men deze werkzaamheden onder bij RvO.nl, dan fungeren zij als eerste aanspreekpunt. De werkzaamheden in de tweede fase na het verzenden van de subsidieverlening beschikking worden bij de 2 e en 3 e variant geheel belegd bij RvO.nl die, uiteraard in samenspraak/overleg met provincies, in feite de uitvoering van de backoffice geheel voor haar rekening neemt. Voor de uitgebreidere beschrijving van de processtappen, verwijzen we naar de procesbeschrijving die door RvO.nl (Arnoud van Melle en Dick Oele) is opgesteld en waarvan de meest actuele versie ( d.d ) als bijlage bij deze notitie is bijgevoegd. 5.2 Randvoorwaarden aan gezamenlijk uitvoeringsproces Werkgroep Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden, Implementatie POP-3 4

10 Zowel provincies als RvO.nl hebben in de werkgroep TVB en tijdens de informatiebijeenkomsten aangegeven dat zij uitgaan van de volgende randvoorwaarden aan het uitvoeringsproces: Stap 7 "beoordeling deskundigen" is optioneel; Zo kunnen de provincies een beroep doen op deze (eventueel landelijke) commissie als men binnen de selectiecommissie niet de technische kennis en kunde heeft om te bepalen welke van de voorgedragen innovatieve investeringen nu echt de meest duurzame innovatie is op dat gebied en dus de hoogste ranking krijgt bij prioritering. Als de provincies het zelf willen/kunnen bepalen, zijn ze niet verplicht dit aan (een) deskundige(n) voor te leggen. De prioritering van projecten moet goed onderbouwd zijn met de gemaakte afwegingen. De wederzijdse Informatievoorziening tussen provincies en RvO.nl zou bij iedere stap mogelijk moeten zijn. Afhankelijk van de in het systeem mogelijke autorisaties en de met provincies te maken afspraken, zou de provincie moeten kunnen meekijken, dan wel zelf moeten kunnen invoeren of wellicht digitaal akkoord moeten kunnen geven op de voorgestelde afwikkeling van RvO.nl op wijzigings-, betalings- en vaststellingsverzoeken. Daarbij wordt uitgegaan van een volledig gedigitaliseerde informatiestroom via het Uitvoeringsplatform van RvO.nl. Alvorens een korte beschrijving van de varianten te geven en de voor- en nadelen bij ieder variant op te sommen, worden in de onderstaande tabel de drie varianten van elkaar onderscheiden aan de hand van de vastgestelde 20 processtappen: Werkgroep Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden, Implementatie POP-3 5

11 Processtap Provincie variant Duo variant RvO.nl variant RvO provincies RvO provincies RvO provincies 1 Informeren doelgroep x X x Aanvraagfase uitvoeringsfase 2 Quick scan x x x 3 Indienen aanvraag x 1 ) x 1 ) x 1 ) 4 Ontvankelijkheids toets (volledigheid, los van inhoud) x X x Beoordeling 5 subsidiabiliteits criteria x X x 6 Opstellen x x x Beoordelingsmemo voor deskundigen / selectiecommissie 7 Beoordeling x X x deskundigen (optioneel) 8 Beoordeling x X x selectiecommissie 9 Opstellen concept beschikking x X x 9A EU-conformiteit op beschikking afgeven x x x 10 Besluiten tot en x X x ondertekening van beschikking 11 Bezwaar en beroep (met EU-advies van Betaalorgaan) x X x 12 Tussentijds verslag x x x 13 Betalingsverzoek: x x x ontvangst aanvraag 13A Betalingsverzoek;, x x x autorisatie en controle 14 Uitvoeren betaling x x x 15 Controles ter plaatse x x x 16 Wijzigingen 3 ) x x x 17 Subsidievaststelling; x x x ontvangst aanvraag, 3 ) 17A Subsidievaststelling; x x x autorisatie en controle 3 ) 18 Opleggen sancties en x x x vorderingen 19 Intrekkingen x 1 ) x 1 ) x 1 ) 20 Onregelmatigheden en x x x fraude 1 ) Het gaat om de zichtbaarheid voor de indiener; hij dient via het systeem zijn subsidieverzoek in bij de betreffende provincie. Onder water' (niet zichtbaar voor de indiener) komt de aanvraag dan ook direct en rechtsreeks bij RvO.nl binnen. 2 ) Geel gemarkeerde rijen zijn verplichte taken van betaalorgaan 3 ) Bij deze stappen worden ook de toets op ontvankelijkheid, subsidiabiliteit etc. zoals benoemd in de stappen processtappen 4 5, 9, 9A en 10 als herhaald beschouwd. Werkgroep Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden, Implementatie POP-3 6

12 5.3 Provincie variant: Provincie als front- en backoffice Bij deze variant worden door RvO.nl alleen de taken uitgevoerd waarvan gezamenlijk (EZ, RvO.nl en provincies) is vastgesteld dat deze juridische gezien door RvO.nl uitgevoerd moeten worden zodat zij richting de beheersautoriteit en richting Brussel de EU-conformiteit van de uitvoering van het POP-3 programma kunnen borgen. De overige processtappen worden door de provincies zelf doorlopen en zo ver mogelijk afgewikkeld tot het moment dat er door betaalorgaan vanuit de EU-conformiteit akkoord op de conceptvoorstellen moet worden gegeven. Om die EU-conformiteit uit eigen waarneming te kunnen borgen, kan het zo zijn dat er een doublure zit in de controles op de dossiers. 5.4 Duo variant: Provincie als frontoffice, RvO.nl als backoffice De provincie fungeert bij deze variant als aanjager van projecten en als frontoffice; in het daadwerkelijk contact met de klant is zij in de eerst fase (bij (de voorbereiding van) de aanvraag en de beoordeling daarvan) het aanspreekpunt en eerste contactpersoon. Het subsidieverzoek dient dan ook bij de provincie te worden ingediend. Als het project eenmaal door GS is beschikt en in uitvoering is, worden voortgangsrapportages, wijzigingen en betalingsverzoeken ingediend bij de backoffice van RvO.nl. De provincie blijft wel op hoofdlijnen op de hoogte van de voortgang van het project. De concept voorstellen voor de afwikkeling van grote wijzigingsverzoeken 2 worden in het systeem voorgelegd aan de provincie die haar akkoord erover moet geven alvorens RvO.nl het kan versturen. 5.5 RvO.nl variant: RvO.nl als front- en backoffice Provincies vervullen bij deze variant een aanjaagfunctie in het voortraject; zij informeren de doelgroepen over de subsidiemogelijkheden en openstellingen, brengen initiatiefnemers met elkaar in contact en zorgen er voor dat er tijdig kwalitatief goede aanvragen bij RvO.nl worden ingediend. Provincies beoordelen vooraf de aanvragen beleidsinhoudelijk, maar de front- en backoffice in het verdere proces (ontvangen aanvraag, ontvankelijkheid aanvraag) wordt in zijn geheel bij RvO.nl belegd. Provincies hebben aangegeven wel altijd zelf de beschikking via GS af te willen geven. Als het project eenmaal is beschikt en in uitvoering is, worden voortgangsrapportages, wijzigingen en betalingsverzoeken ingediend bij de backoffice van RvO.nl. De concept voorstellen voor de afwikkeling van grote wijzigingsverzoeken 3 worden in het systeem voorgelegd aan de provincie die haar akkoord erover moet geven alvorens RvO.nl het kan versturen. 2 In de managementafspraak leggen provincie en RVO.nl vast bij welke wijzigingen de provincies vooraf om instemming worden gevraagd, bijvoorbeeld wijzigingen als gevolg van het opleggen van sancties of wijzigingen die een risico vormen voor het tijdig benutten van de Europese middelen. Voorbeelden hiervan kunnen zijn; verlengingsverzoek dat valt binnen de N+3 termijn ( geen gevolgen voor N+3?; dan standaard akkoord) of een budget neutraal wijzigingsverzoek van de begroting ( geen inhoudelijke gevolgen voor het project?; dan standaard akkoord). Werkgroep Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden, Implementatie POP-3 7

13 5.6 Conclusie Er kan worden geconstateerd dat de Duo-variant en de RvO-variant vanaf processtap 10 (ondertekening beschikking) niet van elkaar afwijken en dat de administratieve verwerking van de uitvoering en vaststelling van de projecten via RvO.nl als backoffice verloopt. Al eerder is in de notitie aangegeven dat het wel van belang is dat de provincies op hoofdlijnen op de hoogte zijn van de voorgang van de projecten. De werkgroep TVB heeft hierbij voor ogen gehad dat dit kan plaatsvinden door goede communicatie middels een systeem waarbij concepten voor de afwikkeling van de door de indieners ingediende verzoeken voor akkoord worden voorgelegd aan de provincies. Wellicht schetst dit nu het beeld van het heen en weer schuiven van dossiers, maar de werkgroep TVB is van mening dat dit in de praktijk mee zal gaan vallen. In het begin zullen RvO.nl met de provincies zoekend zijn naar wat er kan, mag en past, en dat er snel afspraken zullen worden gemaakt wanneer (beleidsinhoudelijke) afstemming met en een akkoord van de provincie noodzakelijk is. 6. Inpasbaarheid functie Lokale Actie Groepen binnen uitvoeringsvarianten In het kader van de LEADER-aanpak binnen POP-3 zijn de meeste potentiële Lokale Actie Groepen (LAG) inmiddels begonnen met het opstellen van hun Lokale Ontwikkeling Strategie (LOS). De provincies beogen nadat de Landelijke Selectiecommissie haar oordeel over de ingediende strategieën kenbaar heeft gemaakt, maximaal 25 Locale actiestrategieën (LOS) vast te stellen zodat er maximaal 25 Lokale actiegroepen (LAG s) uitvoering kunnen gaan geven aan de in hun LOS geformuleerde doelstellingen. De werkwijze van de LAG;s en de bevoegdheden die zij eventueel vanuit het College van Gedeputeerde Staten gemandateerd krijgt, verschilt per provincie. Een provincie kan voor wat betreft de LEADER-aanpak kiezen voor mandatering van die bevoegdheid aan een LAG.. Vast staat wel dat ongeacht de te prefereren methodiek voor de uitvoering van de LOS door de LAG, deze werkwijze inpasbaar is binnen de provinciaal gekozen uitvoeringsvariant met RVO.nl. De werkgroep TVB is van mening dat de 3 uitvoeringsvarianten voldoende ruimte geven om de verschillende werkwijzen van de LAG s in onder te brengen. 7. Financiële consequenties van de uitvoering De kosten van de uitvoering voor provincie en RVO.nl zijn niet op landelijk dan wel gemiddeld provinciaal niveau aan te geven. Dit hangt namelijk sterk af van de provinciale keuzes die gemaakt worden over de in te zetten maatregelen, het EU budget, de soort tenders, de hoeveelheid openstellingen etc. RVO.nl heeft met provincie Noord-Brabant een voorbeeld uitgewerkt om de kosten inzichtelijk te maken op basis van een programma invulling van POP3 voor de gehele periode In dat voorbeeld is ook aangegeven wat de verschillen zijn tussen de verdeling van de kosten tussen RVO.nl en de provincie per variant. Belangrijke waarneming is dat de uitvoeringskosten vooral te beïnvloeden zijn door de keuze in het aantal openstellingen, omvang van projecten. Tweede punt is dat de uitvoeringskosten van RVO.nl en Werkgroep Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden, Implementatie POP-3 8

14 provincies samen niet veel verschillen per variant met het gegeven dat in Noord Brabant er reeds een uitvoeringsorganisatie voor Europese subsidies staat (Stimulus) en in de uitvoering gewerkt wordt met één ICT systeem van RVO.nl. RVO.nl zal met elke provincie om tafel gaan om een op maat gemaakte berekening te maken van de gewenste variant, waarbij de provincie aangeeft op welke manier zij de Europese gelden wil inzetten. Op basis van deze uitkomsten maakt elke provincie een keuze en legt dit vast in een managementafspraak en een prestatieovereenkomst." In het voorbeeld van provincie Noord-Brabant komen RVO.nl en Stimulus voor een programmabudget inclusief Europese en nationale middelen van 84 miljoen en 915 projecten uit op afgerond totaal 8 miljoen aan uitvoeringskosten. De onderverdeling in de uitwerking van variant 1 (minimumvariant inzet RVO.nl) is: 3 miljoen uitvoeringskosten RVO.nl en 5 miljoen uitvoeringskosten Stimulus (verhouding crica 40% - 60%). Doorrekening van dit voorbeeld naar variant 2 komt de verhouding uit op circa 70% RVO.nl en 30% Stimulus. Variant 3 zitten de uitvoeringskosten vrijwel geheel bij RVO.nl. De provincie Noord-Brabant heeft aangegeven opnieuw naar de programmering te kijken." Bijlagen [bij bijlage c]: Bijlage 1. Afwegingscriteria keuze varianten Werkgroep Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden, Implementatie POP-3 9

15 Bijlage 1. Afwegingscriteria keuze varianten Keuze criteria Provincie variant Duo variant RvO.nl variant 1. Meer expertise ontwikkeling wat betreft de EU-conformiteit bij provincies en de mogelijkheid om de expertise over meerdere EU programma s binnen de provincies te bundelen. 2. Grotere zichtbaarheid van provincie door provinciaal contact met aanvragers tijdens de uitvoering Omvang provinciale capaciteit voor uitvoering voor onderdeel aanvraag tot en met betaling provincie is op basis van de voortgangsrapportages en wijzigingsverzoeken uit eerste hand op de hoogte van de voortgang van de projecten en kan op regelingniveau sneller op sturen 5. gezamenlijke verantwoordelijkheid voor EU-conforme uitvoering van het POP-3 regelingen; provincie (inhoud) en RvO.nl (volledigheid en EU-conform) trekken gezamenlijk op middels de quickscan en bij het aanvullen van de aanvragen voor de verdere procedure richting beoordelingscommissie. Dit draagt bij aan een soepel verloop bij de beoordeling van de subsidiabiliteitscriteria, de af te geven EUconformiteit op de beschikking en de overdracht van het dossier naar RvO.nl als backoffice vanaf stap 12 voor de begeleiding van de uitvoering naar verantwoording. 7. werkzaamheden blijven zo veel als mogelijk in één hand; dossier gaat alleen voor het afgeven van de verleningsbeschikking naar de provincie; 8. dossiervorming en archivering kan op één locatie (RvO.nl) plaatsvinden; aanvrager heeft gedurende het gehele traject van aanvraag tot vaststelling slechts met één organisatie te maken; Behandeltijd aanvragen en wijzigingsverzoeken kan toenemen als er meer overdrachtsmoementen zijn in de digitale workflow en kan het tijdig afwikkelen van de aanvraag binnen de wettelijke termijnen onder druk zetten. 11. Mogelijke doublures in controles doordat RvO.nl verplicht is zaken zelf te constateren en te organiseren en niet van louter de checklists van de provincie kan uitgaan; 12. Risico op dossiervorming en archivering op bij provincies en RVO.nl; De aanvraag gaat heen en weer tussen provincie en RvO.nl; dit kost (zeker in het begin) meer tijd en kan het tijdig afwikkelen van de aanvraag binnen de wettelijke termijnen onder druk zetten. 14. gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt minder gevoeld; uitvoering van programma staat verder van de provincie af, maar provincie blijft wel verantwoordelijk; Werkgroep Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden, Implementatie POP-3 10

16 Bijlage 2 20 stappen model: procesbeschrijving Niet grond gebonden landbouw Niet naar AACVP, is reeds besproken. TPO-wg TVB Werkgroep Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden, Implementatie POP-3 11

17 Bijlage b bij de managementovereenkomst POP3 niet grond gebonden maatregelen Zuid-Holland RVO.nl Bewerkersafspraken Uitwerking van art. 5 Bewerkersfunctie RVO.nl 1. De Bewerker is verplicht om de van Verantwoordelijke verkregen informatie en gegevens niet voor andere doeleinden of op een andere wijze te gebruiken dan voor het doel waarvoor en de wijze waarop de informatie is verstrekt of aan hem bij de uitvoering van de overeenkomst bekend geworden is. Deze verplichtingen gelden zowel gedurende de looptijd van deze overeenkomst als na afloop daarvan; 2. De Bewerker verbindt zich om zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van Verantwoordelijke geen gebruik te maken van de in het kader van deze overeenkomst direct of indirect te leveren diensten of prestaties om, deels of geheel dan wel direct of indirect, gegevens te verzamelen en/of verder te verwerken voor eigen doeleinden of doeleinden van derden; 3. Verantwoordelijke en Bewerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Wbp en andere privacywetgeving mogelijk te maken. De verstrekte informatie wordt vertrouwelijk behandeld; 4. Indien bewerker op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken zal Bewerker onmiddellijk, voorafgaand aan de verstrekking Verantwoordelijke daarover informeren; 5. Indien door derden om verstrekking van privacy gevoelige gegevens wordt gevraagd en die gegevens niet zonder meer mogen worden verstrekt, zal bewerker toestemming vragen aan de Verantwoordelijke. Een akkoord van de contactpersoon van de provincie zoals die is benoemd in deze overeenkomst volstaat; 6. Na ontvangst van het akkoord als in het voorgaande lid is bedoeld, kan Bewerker de gegevens verstrekken onder de voorwaarden genoemd in bijlage c Bewerkersafspraken. De voorwaarden worden door de RVO.nl vooraf ter ondertekening verstuurd naar de derde die de gegevens vraagt. Pas na ondertekening en goedkeuring van de Verantwoordelijke worden de gegevens verstrekt; 7. Indien door een derde om structurele levering van gegevens wordt verzocht, sluit Bewerker met deze derde een Mantelovereenkomst waarin minimaal is vastgelegd welke persoonsgegevens worden verstrekt, voor welke duur, hoe facturering plaatsvindt, hoe deze derde de privacy beschermd en geheimhouding en beveiliging van de verstrekte gegevens. Een dergelijke overeenkomst kan door Bewerker pas worden afgesloten na akkoord van de contactpersoon van de provincie zoals die is benoemd in deze overeenkomst; 8. Het is Bewerker, anders dan overeengekomen in deze overeenkomst, niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verantwoordelijke subbewerkers in het schakelen. 9. Verantwoordelijke kan de toestemming om subbewerkers in te schakelen aan nadere voorwaarden verbinden; 10. Bewerker neemt in haar hoedanigheid van Europees betaalorgaan alle passende technische en organisatorische maatregelen voor een afdoende beveiliging en geheimhouding van alle in het kader van deze overeenkomst te bewerken en bewerkte gegevens; 11. Genoemde maatregelen voldoen in ieder geval aan de eisen die zijn gesteld aan Europese betaalorganen zoals opgenomen in de Verordening (EG) nr. 907/2007 van 11 maart 2014; 12. Bewerker informeert Verantwoordelijke over de door Bewerker genomen beveiligingsmaatregelen. Verantwoordelijke is gehouden deze informatie vertrouwelijk te behandelen;

18 Bijlage b bij de managementovereenkomst POP3 niet grond gebonden maatregelen Zuid-Holland RVO.nl 13. Bewerker is verplicht tot geheimhouding van alle persoonsgegevens en informatie die zij als uitvloeisel van deze overeenkomst verwerkt, behoudens voor zover een wettelijk voorschrift de Bewerker tot mededelen verplicht en behoudens de gegevensverstrekking die plaatsvindt in opdracht van de Verantwoordelijke; 14. Bewerker zal in haar overeenkomsten met haar personeel en ieder ander die handelt onder de verantwoordelijkheid van Bewerker bedingen dat door die personen geheimhouding zal worden betracht ten aanzien van alle gegevens en informatie die zij in het kader van hun werkzaamheden voor Bewerker verkrijgen. Bewerker staat er tegenover Verantwoordelijke voor in dat de bedoelde bedingen door de betrokken personen zullen worden nageleefd; 15. Verantwoordelijke is te allen tijde gerechtigd de verwerking van persoonsgegevens door Bewerker te (doen) controleren. Inhoud en diepgang van deze controle wordt door Verantwoordelijke nader bepaald; 16. Bewerker verbindt zich om binnen een door Verantwoordelijke te bepalen termijn aan de Verantwoordelijke of door de Verantwoordelijke ingeschakelde derden alle verlangde informatie te verstrekken; 17. Bewerker is aansprakelijk voor de schade voortvloeiende uit het niet-nakomen van deze overeenkomst evenals de in de bij of krachtens de Wbp gegeven voorschriften, onverminderd de aansprakelijkheid op grond van andere regels, voor zover ontstaan door zijn werkzaamheid; 18. Bewerker is aansprakelijk voor alle schade of nadeel voortvloeiende uit door zijn werkzaamheid ontstane inbreuken op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen; 19. Bewerker vrijwaart Verantwoordelijke voor schade als gevolg van aanspraken van derden gebaseerd op niet naleving van voorschriften bij of krachtens de Wbp of voor toekomstige weten regelgeving. 20. Alle industriële of intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de onder deze overeenkomst te verwerken gegevens berusten te allen tijde bij Verantwoordelijke; 21. Bij beëindiging of ontbinding van deze overeenkomst verstrekt Bewerker aan Verantwoordelijke kosteloos alle onder haar berustende gegevens betreffende de werkzaamheden van Bewerker voor Verantwoordelijke.