Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2010 van de gemeente Sint Anthonis

Transcriptie

1 Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2010 van de gemeente Sint Anthonis 1. Inleiding In zijn vergadering van 13 december 2010 heeft de gemeenteraad de herziene verordening ex art 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Sint Anthonis vastgesteld. In deze verordening is het bij de accountantscontrole te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd. In dezelfde vergadering besloot de gemeenteraad om voor de periode 2010 t/m 2013 het accountantsbureau Ernst & Young tot accountant voor de gemeente Sint Anthonis te benoemen Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2010 van de gemeente Sint Anthonis Wettelijk kader De gemeentewet schrijft in artikel 213 voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn. De gemeenteraad heeft in zijn vergadering van 13 december 2010 de (herziene) controleverordening ex art 213 GW vastgesteld. In deze verordening is het bij de controle te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd. Met voorliggende controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar Procedure In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet is in artikel 4, lid 3 bepaald dat ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole periodiek (afstemmings- )overleg plaats dient te vinden tussen de accountant, (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de (concern)controller en het hoofd financiën. In zijn vergadering van 13 december 2010 besloot de gemeenteraad tot het instellen van de Auditcommissie. Deze commissie fungeert als bestuurlijk aanspreekpunt voor de accountant. De jaarlijkse overlegmomenten zijn in de bij dit protocol behorende bijlage 3 nader uitgewerkt. 2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) In overeenstemming met het bepaalde in artikel 213 Gemeentewet zal de controle van de jaarrekening door de accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: 1

2 de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten, de activa en passiva evenals de garantiestellingen en waarborgen. het rechtmatig in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen, tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. In het kader van Single Information en Single Audit (SISA) dient met ingang van 2006 de verantwoording van een aantal specifieke uitkeringen plaats te vinden in een bijlage bij de jaarrekening. De accountant dient deze bijlage in de jaarrekeningcontrole te betrekken en hierover te rapporteren via het verslag van bevindingen. Bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden zijn: de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten); de Kadernota Rechtmatigheid van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG); de voor de accountantsorganisatie, waarvan de externe accountant deel uitmaakt, geldende wetgeving zoals vastgelegd in de Wet Toezicht Accountantsorganisatie (WTA) en de Wet op de Registeraccountants (WRA) alsmede de op basis hiervan uitgevaardigde besluiten, verordeningen en nadere voorschriften. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de navolgende in de Kadernota Rechtmatigheid 2010 opgenomen omschrijving: Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant hoeft niet vast te stellen of álle handelingen binnen de provincie of gemeente conform de geldende wet- en regelgeving zijn verricht. De aandacht blijft beperkt tot die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. Met andere woorden: het gaat om de financiële beheershandelingen. Het vorenstaande sluit in beginsel regels uit met betrekking tot handelingen en beslissingen van niet-financiële aard (bijvoorbeeld in relatie tot arbeidsomstandighedenwet of de privacywetgeving). Hierop dienen twee belangrijke nuances te worden aangebracht: 1. Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard dienen wel in algemene zin te worden betrokken bij de inschatting van het algemene risicobeleid en -beheer van de provincie of gemeente. De ratio hiervan is dat niet-financiële handelingen wel kunnen leiden tot financiële risico s waarvoor bijvoorbeeld een voorziening zou moeten worden gevormd. 2. De accountant gaat na of het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat ten opzicht van de jaarrekening. Zo worden de paragrafen in het jaarverslag niet op rechtmatigheidaspecten getoetst. Wel wordt dus gekeken of het beeld dat in de paragrafen wordt gegeven niet botst met de jaarrekening. 2

3 3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Inrichting en uitvoering controle: Op grond van artikel 4 lid 1 Controleverordening gemeente Sint Anthonis 2011 bepaalt de accountant binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop hij de accountantscontrole inricht, evenals de aard en omvang van de werkzaamheden die hij daarvoor uitvoert. De accountant accepteert daarbij bepaalde toleranties. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een financieel belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie 1. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyses, vastgestelde toleranties en deelwaarnemingen (al dan niet statistisch) en extrapolaties. In het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Goedkeuringstolerantie: Onder goedkeuringstolerantie wordt verstaan het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Rapporteringstolerantie: Naast de goedkeuringstolerantie is de rapporteringstolerantie van toepassing. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om zo te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Bij overschrijding van het bedrag van de rapporteringstolerantie vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Strekking accountantsverklaring Voor de strekking van de accountantsverklaring (goedkeurend, met beperking, afkeurend of oordeelonthouding) zijn voor de jaarrekening 2010 de navolgende in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) vastgelegde maximum toleranties bepalend: Goedkeuringstoleranties Fouten in de jaarrekening (% van totale lasten) Onzekerheden in de controle (% van totale lasten) Soort verklaring Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend 1% > 1% < 3% - 3% 3% > 3 < 10% 10% - Voornoemde toleranties zijn afzonderlijk van toepassing op de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Naast deze kwantitatieve benadering bij der weging van fouten 1 Door de toepassing van een risicoanalyse kan het zo zijn dat niet alle transacties die groter zijn dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie individueel worden gecontroleerd. Ook kan de accountant andere gegevensgerichte werkzaamheden dan deelwaarnemingen of steekproeven toepassen. Met name door toepassing van cijferanalyse en verbandscontroles kan het aantal deelwaarnemingen worden beperkt. 3

4 en onzekerheden kan de accountant ook een kwalitatieve beoordeling (professional judgement) hanteren. Dit is de verantwoordelijkheid van de accountant, conform de Richtlijnen voor de Accountantscontrole van het NIVRA. Op basis van de begroting 2010 van de gemeente Sint Anthonis betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten (1%) in de jaarrekening van ,-- en een totaal van onzekerheden (3%) van ,-- de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. Voornoemde bedragen zullen evenwel bijgesteld worden aan de hand van het totaal van de werkelijke lasten, zoals die uit de concept-jaarrekening 2010 blijken. Ten aanzien van de rapporteringstolerantie zal de accountant aan de raad gespecificeerd rapporteren over al de geconstateerde fouten en onzekerheden die een bedrag van ,-- te boven gaan. Zoals hiervoor onder punt 2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) reeds is vermeld, zal via een aparte bijlage bij de jaarrekening verantwoording worden afgelegd over daarvoor van rijkswege geselecteerde specifieke uitkeringen. In het kader van de Single information single audit (SISA) geldt per specifieke uitkering de rapporteringstolerantie zoals voorgeschreven in artikel 5 lid 4 van het BAPG, te weten: ,-- indien de lasten kleiner dan of gelijk aan ,-- zijn; 10% van de lasten indien de lasten groter dan ,-- en kleiner of gelijk aan ,-- zijn; ,-- indien de lasten groter dan ,-- zijn. 4. Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria Het begrip rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole bij gemeenten en provincies is nader uitgewerkt in de Nota van toelichting bij het Besluit accountantscontrole gemeenten (Staatsblad 2002, 68), het NIVRA-discussierapport Financiële rechtmatigheid(scontrole) bij gemeenten en provincies de NIVRA Audit Alert 13 en 15 (beiden zijn, evenals het NIVRA-discussierapport, te raadplegen via ( de ledenbrief 04/112 van de VNG getiteld Accountantscontrole 2004 van 12 augustus 2004 (zie en de Kadernota Rechtmatigheid 2010 van 12 juli 2010 van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) (zie In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen negen rechtmatigheidscriteria worden onderkend: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de inhoudelijke betekenis van deze criteria wordt kortheidshalve verwezen naar de hiervoor genoemde publicaties. Het voert voor dit controleprotocol te ver om in detail hierop in te gaan. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer wordt extra aandacht besteed aan de volgende rechtmatigheidscriteria: 1. Het begrotingscriterium; 2. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); 3. Het voorwaardencriterium. 4

5 Ad. 1. Het begrotingscriterium Met betrekking tot de toetsing op het begrotingscriterium wordt het volgende in acht genomen. De begroting is op programmaniveau geautoriseerd. Daarom hebben overschrijdingen op productniveau geen gevolgen voor het oordeel van de accountant. Compensatie tussen producten binnen hetzelfde programma is mogelijk mits de realisatie van de andere programma-onderdelen (producten) er niet door onder druk komt te staan. Compensatie tussen programma s onderling of dekking van een overschrijding via de algemene dekkingsmiddelen (zoals bedoeld in het BBV in artikel 8 lid 5) zal door de raad moeten worden goedgekeurd, hetgeen gebeurt bij de tussentijdse bestuursrapportages doch uiterlijk bij de jaarrekening. Begrotingsmutaties kunnen ook na 31 december van het rekeningsjaar nog door de raad worden vastgesteld c.q. geaccordeerd, op voorwaarde dat deze herkenbaar in de jaarrekening worden opgenomen en adequaat zijn toegelicht. Begrotingsoverschrijdingen die niet tijdens het dienstjaar door middel van een begrotingswijziging aan de raad zijn voorgelegd, zijn in beginsel onrechtmatig. De betreffende overschrijdingen zijn formeel in strijd met het budgetrecht van de gemeenteraad, dat in de Gemeentewet is vastgelegd. Vallen betrokken begrotingsoverschrijdingen evenwel binnen het bestaand beleid of worden deze gecompenseerd door aan die lasten gerelateerde hogere baten, dan worden deze door de accountant niet betrokken in de overweging(en), om al dan niet een goedkeurende verklaring af te geven. Het bepalen of, respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad. Bij het toetsen door de accountant van de begrotingsafwijkingen in relatie tot het beoordelen van de begrotingsrechtmatigheid, dienen de in de Kadernota Rechtmatigheid 2010 vermelde soorten van begrotingsafwijkingen als uitgangspunt te worden genomen. Het Besluit begroting en verantwoording (BBV) schrijft voor dat de jaarrekening een analyse dient te bevatten van de verschillen tussen begroting na wijziging(en) en de programmarekening. De gemeenteraad kan de verschillen, die er nog resteren tussen de begroting na wijziging(en) enerzijds en de programmarekening anderzijds, voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening dan wel door de vaststelling van de jaarrekening alsnog bestuurlijk bekrachtigen. Komt de raad echter tot het oordeel dat uitgaven in de begroting niet rechtmatig zijn gedaan dan kan de raad een zogenaamde indemniteitsprocedure starten. Deze indemniteitsprocedure geeft de gelegenheid om deze posten uit het geheel van de rekening te lichten en via een aparte procedure te behandelen. Om te voorkomen dat er bij de jaarrekening 2010 ongewenste discussie ontstaat over de rechtmatigheid van allerlei overschreden posten zal van de hierna vermelde begrotingsafwijkingen geen indemniteitsprocedure in gang gezet worden. Via vaststelling van de jaarrekening zullen deze afwijkingen dan alsnog geaccordeerd worden. Het betreft hier begrotingsafwijkingen die: per saldo (baten en lasten) per programma of kostenplaats kleiner zijn dan ,--; het gevolg zijn van autonome ontwikkelingen; verplichte uitgaven betreffen; calamiteiten of volledig onvoorziene uitgaven betreffen; het gevolg zijn van regelgeving met een open eind constructie (bijv. Wmo); het gevolg zijn van een ten opzichte van de begroting gewijzigde toerekening aan de programma s van in eerste instantie op kostenplaatsen verantwoorde inkomsten en uitgaven. Hieronder dienen ook de kapitaallasten begrepen te worden. Uit de toelichting op de begrotingsafwijkingen dient te blijken of van vorenstaande al dan niet sprake is. 5

6 Ad. 2. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. In verschillende wetten waaraan de gemeente zich dient te houden, zijn bepalingen opgenomen die misbruik en oneigenlijk gebruik tegengaan, zoals een legitimatieplicht of de verplichting tot het overleggen van bepaalde gegevens bij een aanvraag. Daarnaast zijn ook in verschillende door de raad vastgestelde verordeningen en besluiten criteria opgenomen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Indien in het kader van de toetsing van de toereikendheid de op het gebied van het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen getroffen maatregelen een belangrijke (materiële) onzekerheid die inherent is aan de regeling blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre in de uitvoering deugdelijke maatregelen zijn getroffen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk. Daarbij gelden de randvoorwaarden van redelijkheid richting derden en een kosten-/batenafweging. Aangenomen mag worden dat binnen de belangrijkste procedures reeds (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording, aangezien dit altijd al tot de accountantscontrole behoorde. Ad. 3. Het voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden gebonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op: De omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; De heffings- en/of declaratiegrondslag; Normbedragen (denk aan hoogte en duur); De bevoegdheden; Het voeren van een administratie; Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d. De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling of verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden behoeven geen nadere uitwerking. Dit in tegenstelling tot de in de gemeentelijke regelgeving gestelde voorwaarden. Omdat er ter zake (nog) geen generieke criteria zijn vastgesteld, dient de accountant zowel over de generieke als over de specifieke criteria in overleg te treden met de raad. De raad is op gemeentelijk niveau kadersteller en wordt geacht de norm te stellen waaraan het college moet worden getoetst. De gemeenteraad dient dan ook op grond van een overzicht van alle voor de betreffende gemeente geldende wet- en regelgeving het voorwaardencriterium te operationaliseren. 6

7 Concreet betekent dit dat door de gemeenteraad limitatief moet zijn bepaald aan welke in wet- en regelgeving vastgelegde, voor de gemeente relevante, voorwaarden de accountant moet toetsen. Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant in dit controleprotocol wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige informele beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast. 5. Reikwijdte accountantscontrole toetsing rechtmatigheid Hierna wordt de reikwijdte van de ten aanzien van de jaarrekening 2010 te verrichten accountantscontrole nader uitgewerkt Limitatieve opsomming De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2010 is limitatief gericht op: a. de naleving van wettelijke kaders, zoals opgenomen in bijlage 1 Wetgeving extern van dit controleprotocol. Dit voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of redelijkerwijs kunnen betreffen; b. de naleving van de volgende kaders: de programmabegroting evenwel met uitzondering van de in die programma s vervatte doelstellingen; de Financiële verordening gemeente Sint Anthonis 2011 (ex artikel 212 Gemeentewet) de Controleverordening gemeente Sint Anthonis (ex artikel 213 Gemeentewet); de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Sint Anthonis (ex artikel 213a Gemeentewet). c. de naleving van de overige kaders zoals opgenomen in bijlage 2 Regelgeving intern van dit controleprotocol en eventuele nieuwe raads- en collegebesluiten nadien genomen. Dit voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of redelijkerwijs kunnen betreffen Beperkingen reikwijdte Voor wat betreft het gestelde in 5.1 gelden de volgende beperkingen waarmee de accountant rekening houdt: a. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten, behoudens zoals op bladzijde 6 onder het hoofd Collegebesluiten in de derde alinea van de Kadernota Rechtmatigheid 2010 is bepaald- het kaderstellende collegebesluiten (betrekking hebbend op financiële beheershandelingen) betreft, die verplicht zijn gesteld door hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q.-verordeningen. Indien in deze regelgeving de verplichting tot het opstellen en nemen van een besluit is opgenomen, zal de accountant alleen onderzoeken of dit besluit ook daadwerkelijk door het college is vastgesteld. Indien ook eisen aan het collegebesluit zijn opgenomen, wordt alleen gecontroleerd of het collegebesluit die bepalingen bevat. Controle van de naleving van de kaderstellende collegebesluiten valt niet onder de accountantscontrole. 7

8 b. Hierop zijn twee uitzonderingen: 1. De eerste uitzondering betreft wettelijk verplichte kaderstellende collegebesluiten waarbij is voorgeschreven dat er een rechtmatigheidstoets moet worden uitgevoerd. 2. De tweede uitzondering betreft die kaderstellende collegebesluiten betreffende financiële en/of niet financiële beheershandelingen (niet vallend onder de eerste uitzondering) die de raad (aanvullend) opneemt in het normenkader. 2 c. Ter uitvoering van de interne regelgeving dient de gemeente te handelen overeenkomstig hetgeen zij zelf in haar verordeningen en besluiten heeft bepaald. Echter ook aan de verordeningen en (raads)besluiten zelf zijn in zekere mate eisen te stellen, willen zij uitvoerbaar zijn c.q. daadwerkelijk rechtskracht krijgen dan wel houden. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Dergelijke jegens derden geformuleerde (financiële) voorwaarden zijn immers ook al relevant voor de accountantscontrole inzake de getrouwheid van de jaarrekening. Een toets naar hoogte, duur en recht (doelgroep/object) van deze interne regelgeving zal voor de rechtmatigheidsbeoordeling altijd moeten plaatsvinden, doch kan uiteindelijk worden beperkt tot de meest basale aspecten daarvan. Termijnen van orde en termijnbepalingen maken geen deel uit van de controle. Op basis van een inventarisatie is onderzocht welke specifieke bepalingen per regelgeving niet in de rechtmatigheidstoets door de accountant betrokken behoeven te worden (zie bijlage 2). Het betreft in de meeste gevallen bepalingen ter zake van termijnen die uitsluitend dienen als termijnen van orde. c. In zijn vergadering van 22 september 2008 werd door de gemeenteraad van onze gemeente tot het vaststellen van de Nota inkoopbeleid vijf gemeenten Land van Cuijk overgegaan. Onder punt 6 op bladzijde 8 van deze nota zijn de drempelbedragen vermeld die gehanteerd dienen te worden voor de ten behoeve van de levering aan onze gemeente van goederen en/of diensten dan wel het voor onze gemeente verrichten van werken te kiezen aanbestedingsvorm. Voor zover voornoemde drempelbedragen niet het europees inkopen c.q. aanbesteden betreffen, zijn deze drempelbedragen voor wat de accountantscontrole van de jaarrekening 2010 betreft, uitgesloten van het normenkader dat door de accountant gehanteerd dient te worden ter toetsing van het rechtmatig tot stand gekomen zijn van de baten, lasten en balansmutaties. Bij de verbijzonderde interne controle, die jaarlijks in onze organisatie verricht wordt, vindt er controle plaats op het strikt toepassen van bedoelde drempelbedragen. Op deze controle vindt er controle -een zogenaamde review- door de accountant plaats. Door de drempelbedragen geen onderdeel van het ten behoeve van de accountantscontrole inzake de rechtmatigheid van toepassing zijnde normenkader te laten uitmaken, behoeft voormelde review niet meer plaats te vinden. Dit nu past in het beleid van onze gemeente om het aantal en de omvang van de ten behoeve van onze gemeente te verrichten controles op een verantwoorde wijze te verminderen. Tevens wordt aldus vermeden dat er met de accountant ongewenste discussie ontstaat over het al dan niet juist toepassen van de drempelbedragen en dat inkopen en aanbestedingen, waarvan de accountant van mening is dat deze niet in overeenstemming met de drempelbedragen tot stand gekomen zijn, de door hem inzake de rechtmatigheid af te geven accountantsverklaring nadelig beïnvloeden. 2 Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van hogere besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels. 8

9 6. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt: Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt in de vorm van een managementletter een verslag uitgebracht. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden, die de rapporteringstolerantie als bedoeld onder punt 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Verklaring specifieke uitkeringen volgens principe Single information single audit Bij Koninklijk besluit van 4 juli 2006, bij Koninklijk besluit van 23 augustus 2007, bij Wet van 3 juli 2008 en in nadere uitvoeringsbesluiten is aangegeven op welke wijze daarvoor van rijkswege geselecteerde specifieke uitkeringen kunnen worden afgewikkeld via het principe Single information single audit (SISA). De accountantsverklaring, het verslag van bevindingen en het SISA-document worden, samen met de schriftelijke reactie van het college van burgemeester en wethouders daarop, tegelijk met de jaarrekening aan de gemeenteraad aangeboden (uiterlijk 1 juni van elk jaar). In bijlage 4 zijn de rapportagemomenten nader vastgelegd. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Sint Anthonis in zijn openbare vergadering van 31 januari de griffier, de voorzitter, mr. A.P.J.L. Keijzers M.L.P. Sijbers 9

10 Bijlage 1: Wetgeving extern Door de hogere overheden zijn wetten, regelingen, besluiten e.d. vastgesteld die relevant zijn voor (financiële) rechtmatigheidscontrole. Onderstaand overzicht omvat de te toetsen algemene wet- en regelgeving die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers Algemene Wet Bestuursrecht Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten Algemene wet inzake rijksbelastingen Ambtenarenwet Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) plus uitspraak HvJEG inzake handelwijze bij aanbestedingen onder de drempel Besluit Begroting en Verantwoording Besluit Bijstandsverlening Zelfstandigen 2004 Besluit op de ruimtelijke ordening Besluit woninggebonden subsidies Boswet Brandweerwet 1985 Burgerlijk Wetboek Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en de daarbij behorende uitwerkingsovereenkomst (CAR/UWO) Europese regelgeving staatssteun Europese Unie aanbestedingsregels Financiële verhoudingswet Fiscale wetgeving Gemeentewet Grondexploitatiewet Grondwet Huisvestingswet Huurprijzenwet woonruimte Huursubsidiewet Huurwet Invorderingswet 1990 Leegstandswet Mediawet Ministeriele besluiten en regelingen financiële verhoudingen en uitkeringen gemeente- en provinciefonds Ministeriele besluiten en regelingen Single information Single audit Monumentenwet Pachtwet Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden Regeling stimulering aanpassing huisvesting brede scholen en aanpassing sportaccommodaties i.v.m. functioneel gebruik Reisbesluit Binnenland Sociale verzekeringswetten / sociale wetgeving Telecommunicatiewet Tijdelijke regeling Centra voor Jeugd en Gezien Welzijnswet Wet + uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden (FIDO) Wet ambulancevervoer Wet basisvoorziening kinderopvang 10

11 Wet belastingen op milieugrondslag Wet bevordering eigen woningbezit Wet educatie- en beroepsonderwijs Wet gemeenschappelijke regelingen Wet gemeentelijke zorg voor houders van een voorwaardelijke vergunning tot verblijf (VVTV) Wet inburgering Wet Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (Ioaz) Wet Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (Ioaw) Wet Inschakeling Werkzoekenden Wet Investeren In Jongeren Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wet milieubeheer en aanhangende besluiten Wet op de basiseducatie Wet op de expertisecentra Wet op de kansspelen Wet op de lijkbezorging Wet op de omzetbelasting Wet op de waterhuishouding Wet op het BTW Compensatiefonds Wet op het kredietbeheer Wet op het specifiek cultuurbeleid Wet op het voortgezet onderwijs Wet participatiebudget Wet primair onderwijs Wet rechten burgerlijke stand Wet ruimtelijke ordening Wet Sociale Werkvoorziening Wet Waardering Onroerende Zaken Wet Werk en Bijstand Wet werk en inkomen kunstenaars Woningwet 11

12 Bijlage 2: Regelgeving intern Ter verdere implementatie van de uitvoering van de algemene wet- en regelgeving (zie bijlage 1) heeft de gemeenteraad eigen verordeningen en/of beleidsregels vastgesteld waarmee een nadere invulling wordt gegeven voor de lokale uitvoering van het daaraan verbonden financiële beheer. In deze bijlage regelgeving intern zijn die verordeningen en (raads)besluiten opgenomen die direct of indirect een financieel belang of financieel risico omvatten. Daarbij zijn verordeningen en besluiten die slechts tot een zeer beperkte financiële geldstroom leiden achterwege gelaten. Naamverordening / besluit (citeerartikel) Bestuurlijke organisatie Mandaatregeling gemeente Sint Anthonis 2010 Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden Verordening op ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling en uitwerkingsovereenkomst Nota inkoopbeleid vijf gemeenten Land van Cuijk Uit te zonderen artikelen voor de rechtmatigheidscontrole 2010 Art. 6 Art. 10 Punt 6 op bladzijde 8 Toelichting Drempelbedragen inzake te kiezen aanbestedingsvorm Verordening op de Rekenkamercommissie gemeente Art 3.2, lid 1 en 2 Sint Anthonis Verordening op de commissie Controle en Onderzoek 2008 Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden Gemeente Sint Anthonis Administratieve organisatie Financiële verordening gemeente Sint Anthonis ex art 212 GW Controleverordening gemeente Sint Anthonis ex art. 213 GW Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Sint Anthonis ex art 213a GW Personeel Bezoldigingsverordening gemeente Sint Anthonis Uitkerings- en pensioenverordening wethouders Belastingen Legesverordening Art. 7 Betalingstermijn Verordening onroerende-zaakbelastingen Verordening reinigingsheffingen Verordening op de heffing en invordering van rioolheffing Verordening kwijtschelding gemeentelijke belastingen Verordening eenmalig rioolaansluitrecht Art. 4 lid 2 Verordening toeristenbelasting Verordening lijkbezorgingsrechten Sint Anthonis Art. 9 Betalingstermijn Verordening Baatbelasting Van Steenhuijsstraat Art. 8 Betalingstermijn Oploo 12

13 Naamverordening / besluit (citeerartikel) Verordening op de heffing en invordering van een baatbelasting riolering zijweg t Buske Sint Anthonis Verordening op de heffing en invordering van een baatbelasting riolering buitengebied cluster 2, 3, 14, 15, 17, 21, 22, 23, 25, 28, 30, 32, 38, 39, 44, 45, 47, 48 en 56 Uit te zonderen artikelen voor de rechtmatigheidscontrole 2010 Art. 8 Toelichting Betalingstermijn Marktgeldverordening gemeente Sint Anthonis Art. 8 Betalingstermijn Verordening brandweerrechten Sint Anthonis Art. 6 Betalingstermijn Ruimtelijke ordening Bouwverordening gemeente Sint Anthonis Erfgoedverordening gemeente Sint Anthonis Art. 4 Art. 17 Art 25 Exploitatieverordening gemeente Sint Anthonis Art. 7 lid 4 en 5 Art. 8 Procedureverordening planschadevergoeding van de gemeente Sint Anthonis Procedureregeling planschadevergoeding van de gemeente Sint Anthonis 2005 Wijziging wettelijk drempelbedrag verschuldigd bij het indienen van een planschadeclaim in het keder van artikel 49 van de Wet op de Ruimtelijke Ordening Grondnota Milieu Verordening verlening inzamelvergoedingen aan non-profitinzamelaars van oud papier 2005 Maatschappelijke zorg en welzijn Algemene subsidieverordening welzijn en sport gemeente Sint Anthonis Art. 2 Art. 5 lid 2 en 3 Art. 6 lid 7 t/m 10 Art. 4 Art. 5 Art. 7 lid 1 t/m 5 Art. 8 Artikel 4 Art. 6 lid 1 en 4 Art. 8 lid 1 Art. 10 lid 1 Art. 11 Art. 12 lid 2 Deelverordening eenmalige activiteiten Art. 2 lid 1 Art. 10 Deelverordening flora en fauna Art. 5 Deelverordening gezondheidszorg Art. 5 Deelverordening jeugd- en jongerenwerk Art. 11 lid 1 en 2 Deelverordening kadervorming Art 2 lid 1 Art. 6 Deelverordening kunst en cultuur Art. 4 Deelverordening oudheidkunde Art. 5 Deelverordening overig ouderenwerk Art. 4 Deelverordening sportstimulering Art. 4 13

14 Naamverordening / besluit (citeerartikel Uit te zonderen artikelen voor de rechtmatigheidscontrole 2010 Deelverordening vrijwilligerswerk Art. 10 lid 2 Art. 11 lid 1 en 2 Verordening voorzieningen maatschappelijke ondersteuning gemeente Sint Anthonis 2008 Verordening Wet kinderopvang gemeente Sint Anthonis Boeteverordening Wet inburgering nieuwkomers Verordening reïntegratie Wet werk en bijstand Verordening Afstemming Wet werk en bijstand Verordening Afstemming Wet investeren in jongeren Verordening handhaving Wet werk en bijstand Verordening toeslagen en verlagingen Wet werk en bijstand Verordening toeslagen en verlagingen Wet investeren in jongeren Verordening Langdurigheidstoeslag Verordening op het Declaratiefonds gemeente Sint Anthonis Onderwijs Verordening leerlingenvervoer gemeente Sint Anthonis 2007 Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Sint Anthonis Sport en recreatie Verordening regelende de verhuur, de ingebruikgeving en het gebruik van buitensport accommodaties in de gemeente Sint Anthonis Verkeer, vervoer en wegen Telecommunicatie verordening gemeente Sint Anthonis Art. 3 Art 7 Art. 14. lid 2 Art. 15 Art 5 lid 2, 4, 5 en 6 Art. 6 lid 1 en 2 Art. 7 lid 3 en 4 Art. 10 lid 2, 3 en 9 Art. 11 lid 2 Art. 14 lid 1 Art. 15 lid 1, 3, 4 en 5 Art. 16 lid 2, 5 en 6 Art. 18 lid 1, 2 en 3 Art. 20 lid 2 Art. 21, lid 1 en 2 Art. 22 lid 3 Art. 23 Art. 24, lid 1, 2 en 3 Art. 25 lid 2 Art. 27 lid 1 Art. 28 Art. 32 lid 2 en 4 Art. 35 lid 3 Art. 36 lid 5 Art. 37 lid 1 Art. 38 lid 1, 3, 6, 7 en 8 Art. 2, lid 18 Art. 6, lid 1 Toelichting Bepalingen m.b.t. termijnen Bepalingen m.b.t. termijnen Bepalingen m.b.t. termijnen Bepalingen m.b.t. termijnen Bepalingen m.b.t. termijnen Bepalingen m.b.t. termijnen 14

15 Bijlage 3: Overlegstructuur In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijn de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur/management als regel van toepassing. Aantal per jaar Toelichting Auditcommissie PM De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. Eventuele belangrijk van de opdracht afwijkende tussentijdse bijstellingen van de controle zullen worden teruggekoppeld naar de Auditcommissie. Daarnaast zal overeenkomstig artikel 7, lid 4 van de verordening ex artikel 213 Gemeentewet het door de accountant naar aanleiding van de controle van de jaarrekening uit te brengen verslag van bevindingen worden besproken in de Auditcommissie. Portefeuillehouder Financiën/gemeentesecretaris/coördinator Financiën/1 e medewerker Financieel Beheer/controller Periodiek De portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris, de coördinator Financiën, 1 e medewerker Financieel Beheer en de controller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: - pre-audit gesprek; - de jaarrekeningcontrole op basis van het concept van het rapport van bevindingen; - bespreking van de bevindingen van interimcontrole aan de hand van de naar aanleiding van deze controle uit te brengen managementletter. College van burgemeester en wethouders/auditcommissie PM Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van het college en/of de Auditcommissie. 15

16 Bijlage 4: Rapportagemomenten De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Managementletter Na afronding van de interimcontrole De bevindingen, die de accoun-tant onder de aandacht van het college wil brengen naar aanlei-ding van de interimcontrole. Het betreft hier ondermeer mogelijke risico s, verbeter- en aandachts-punten betreffende de proces-sen en procedures College van Burgemeester en wethouders Verslag van bevindingen Na afronding van de controle van de jaarrekening De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrou-we en rechtmatige verantwoor-ding mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerhe-den of verbeteringen op het ge-bied van verslaglegging, reke-ning houdend met afgesproken rapporteringstoleranties.. Raad en in afschrift aan het college Accountantsverklaring Na afronding van de controle van de jaarrekening Het oordeel over de mate waar-in de jaarrekening een getrouw beeld geeft, in overeenstem-ming is met verslaggevings-voorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid. Raad 16