Commissie van deskundigen notariaat

Transcriptie

1 Commissie van deskundigen notariaat Jaarverslag 2011

2 Jaarverslag 2011 Commissie van deskundigen notariaat Inhoudsopgave 1. Inleiding Algemeen Samenstelling van de Commissie Verslag van werkzaamheden Procedure en voorschriften indienen ondernemingsplan Werkwijze uitbrengen adviezen Kengetallen ondernemingsplannen Overige activiteiten en ontwikkelingen... 7

3 1. Inleiding De Commissie van deskundigen notariaat (hierna: de Commissie) presenteert hierbij het jaarverslag over De Commissie heeft geconstateerd dat de marktomstandigheden in 2011 zijn verslechterd ten opzichte van Zo is het totaal aantal akten in 2011 gedaald met ruim 8% t.o.v Het aantal ingediende ondernemingsplannen over 2011 ligt iets hoger dan in In totaal zijn in plannen ingediend (2010: 58). In het verslagjaar zijn 76 plannen afgewikkeld, waarvan 1 ingetrokken. Op 31 december 2011 waren 9 plannen nog in behandeling. De door de Commissie gehanteerde normen zijn in 2011 niet gewijzigd. Wel heeft de Commissie de procedure en voorschriften verduidelijkt, waarbij door de indieners gebruik dient te worden gemaakt van een verplichte inhoudsopgave/indeling van een plan. Gezien de negatieve marktontwikkelingen heeft de Commissie bij haar beoordeling extra aandacht geschonken aan het onderdeel marktverkenning en de voorgestelde goodwill bedragen. Voor de 75 gegeven adviezen bleek in 34 gevallen (= 45%) aanvullende informatie nodig te zijn om tot een definitief advies te kunnen komen. Er werden 5 negatieve adviezen (= 6,7%) uitgebracht. Voor het jaar 2012 verwacht de Commissie dat 60 tot 70 ondernemingsplannen zullen worden ingediend en behandeld. 2. Algemeen De Commissie adviseert op grond van artikel 7 lid 2 van de Wet op het Notarisambt (hierna: Wna) en het Besluit ondernemingsplan Notarissen (hierna: Besluit) op basis van het ingediende ondernemingsplan of voldaan wordt aan de eisen van artikel 7 lid 1 Wna (voldoende financiële middelen en ten minste kostendekkend na 3 jaar). Dit advies dient door een (kandidaat)-notaris te worden overlegd bij een verzoek aan de Minister van Veiligheid en Justitie (hierna: MvV&J) tot benoeming als notaris ex artikel 8 van de Wna. Tevens brengt de Commissie op grond van artikel 10 lid 2 Wna advies uit over plannen welke worden ingediend door notarissen die op grond van lid 1 van dit artikel hun plaats van vestiging willen wijzigen. Het advies van de Commissie wordt door de (kandidaat)-notaris zelf bij de Commissie ingewonnen. Het uitgebrachte advies vormt geen besluit dat onderdeel uitmaakt van de besluitvorming over het benoemingsverzoek waarop de bepalingen over besluiten in de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) van toepassing zijn. Het besluit van de Minister tot benoeming notaris is mede gebaseerd op het door de Commissie uitgebrachte advies. Op dit besluit zijn de bepalingen van de Awb van toepassing. Daarnaast heeft de wetgever in artikel 4 lid 1 van het Besluit bepaald, dat de Commissie moet toetsen of de indiener van het plan uiterlijk binnen drie maanden voldoet aan de eisen als genoemd in artikel 6 lid 2 b, onder 1, 2 en 3 van de Wna. Deze eisen hebben betrekking op de stage, de gevolgde beroepsopleiding en de praktijkervaring. De toelichting op het Besluit vermeldt dat het niet voldoen aan deze eisen - in het belang van een doelmatige werkwijze van de Commissie - op voorhand leidt tot een negatief advies Jaarverslag Cvdn 2011 Pagina 1

4 ex artikel 9 van het Besluit. Door deze toetsing wordt voorkomen dat de Commissie over evident kansloze plannen moet adviseren op grond van artikel 7 lid 1 Wna. Ter vervulling van haar taak kan de Commissie op grond van artikel 7 lid 2 van de Wna inlichtingen inwinnen bij: de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (hierna: KNB), die op grond van de toelichting op artikel 8 van het Besluit verplicht is tot het jaarlijks verstrekken van een opgave van het aantal akten dat door notarissen is gepasseerd; het Bureau Financieel Toezicht (hierna: BFT), dat het secretariaat van de Commissie voert, waardoor de Commissie kan beschikken over actuele informatie over het notariaat. De Commissie kan voor de beoordeling van plannen ondermeer beschikken over historische informatie uit de BFT-database. Met name informatie over het marktpotentieel in de vestigingsplaats/regio kan bij de beoordeling van een ondernemingsplan van belang zijn. Naast het inwinnen van inlichtingen wordt zonodig overleg gevoerd met de KNB, het BFT en tevens met het MvV&J. De Commissie adviseert binnen 3 maanden na de datum van ontvangst van het ondernemingsplan (zie ook artikel 8 lid 1 van het Besluit). Indien naar de mening van de Commissie de door de indiener van het ondernemingsplan verstrekte gegevens onvoldoende zijn voor de beoordeling van het ondernemingsplan stelt de Commissie de indiener in de gelegenheid om het ondernemingsplan binnen de door de Commissie gestelde termijn aan te vullen (artikel 6 van het Besluit). Aan het indienen en behandelen van een ondernemingsplan zijn kosten verbonden. De kosten van advisering door de Commissie zijn op grond van de Regeling kosten ondernemingsplan notaris gesteld op per plan. 3. Samenstelling van de Commissie Volgens artikel 5 lid 6 van het Besluit bestaat de Commissie uit een voorzitter, twee leden en twee plaatsvervangende leden. De voorzitter, één lid en één plaatsvervangend lid bezitten bedrijfseconomische deskundigheid. Eén lid en één plaatsvervangende lid zijn notaris. De voorzitter en de leden worden voor een termijn van vier jaar benoemd en kunnen éénmaal worden herbenoemd. De samenstelling van de Commissie was in 2011 als volgt. Periode 1 januari tot en met 31 augustus 2011: D. de Boer MBA - voorzitter mr. J. Borren - lid notaris drs R.L.M. de Bakker - lid mevrouw mr. J.W. Varekamp - plaatsvervangend lid notaris drs. P. Dekker - plaatsvervangend lid Periode 1 september tot en met 31 december 2011: Prof. dr. J.G. Kuijl RA - voorzitter Prof. dr. mr. J.A.A. Adriaanse - lid tevens plaatsvervangend voorzitter Mr. R.G.P.M. van den Eijnden - lid notaris Mr. J.H. Eskens - plaatsvervangend lid notaris De voorzitter en het lid tevens plaatsvervangend voorzitter beschikken over bedrijfseconomische deskundigheid. De beide leden zijn notaris. Per saldo resulteert Jaarverslag Cvdn 2011 Pagina 2

5 door deze herschikking een kleinere Commissie zonder dat dit ten koste gaat van de efficiency en effectiviteit. De huidige Commissie bedankt de op 1 september 2011 afgetreden leden voor hun werkzaamheden waarbij een speciaal woord van dank van de huidige voorzitter wordt gericht tot de oud-voorzitter in verband met de gastvrije ontvangst en de verhelderende wijze waarop de taken zijn overdragen aan de nieuwe Commissie. De huidige Commissie belegde haar constituerende vergadering op 26 oktober 2011 en een eerste werkvergadering op 25 november SECRETARIAAT Ingevolge artikel 5 lid 6 Besluit wordt in het secretariaat van de Commissie voorzien door het BFT. De Evaluatiecommissie Bureau Financieel Toezicht heeft in haar rapport Toezicht en inzicht Een helder denkraam (2009) vraagtekens geplaatst bij de verenigbaarheid van taken bestaande uit het leveren van ondersteuning in de vorm van het secretariaat van de Commissies van deskundigen en de toezichttaken van het BFT. De Evaluatiecommissie beval vervolgens aan dat de Commissie van deskundigen een onafhankelijke secretaris aanstelt (aanbeveling 20). Vooruitlopend op het gevolg geven aan deze aanbeveling is in januari 2011 een wijziging opgetreden in de feitelijke uitvoering van de secretariaatsfunctie. De ondersteuning van de Commissie bij het beoordelen van de ondernemingsplannen en het voorbereiden van het advies van de Commissie aan de indiener vindt vanaf 2011 rechtstreeks plaats door de behandelaar van het ondernemingsplan, niet zijnde de toezichthouder in het concrete geval. Deze ontwikkeling is doorkruist door het vertrek van de (oude) Commissie per 31 augustus In goed overleg tussen Commissievoorzitter en de directeur financieel toezicht van het BFT is een oud-secretaris tevens toezichthouder, de heer D. van der Veer RA bereid gevonden als interim-secretaris op te treden. Inmiddels is de wervingsprocedure voor een onafhankelijke secretaris niet zijnde toezichthouder afgerond waarbij sprake is van een indiensttreding per 1 mei Voor de nieuwe secretaris zal een opleidingsprogramma in goed overleg tussen het BFT en de voorzitter van de Commissie worden opgesteld. De secretariaatsfunctie van deze Commissie wordt dan gecombineerd met die voor de kandidaat-gerechtsdeurwaarders. Het BFT heeft zijn werkzaamheden al zodanig georganiseerd dat de toezichthoudende taken niet strijdig zijn met de werkzaamheden ter voorbereiding van het uitbrengen van adviezen over ondernemingsplannen door de Commissie. Daarnaast is de toezichthoudende taak van het BFT zo georganiseerd dat meerdere personen bij de oordeelsvorming over de onderzoeksrapportage van het BFT betrokken zijn. De ondernemingsplannen worden behandeld door een andere functionaris van het BFT dan degene die in eerste aanleg is belast met de toezichthoudende taak op het notariskantoor, waar het ondernemingsplan betrekking op heeft. In 2011 heeft meerdere malen overleg plaatsgevonden tussen de Commissievoorzitter en de directeur van het BFT over de optimale organisatie van werkzaamheden tussen de Commissie en BFT. Vanwege onder andere verschillen van inzicht in de wijze waarop de Commissie wordt ondersteund door het BFT is de voltallige (oude) Commissie afgetreden op 1 september De Commissie bedankt de medewerkers van het secretariaat van het BFT, de behandelaren van de ondernemingsplannen van het BFT en de directeur financieel toezicht voor de verleende ondersteuning over het jaar Jaarverslag Cvdn 2011 Pagina 3

6 4. Verslag van werkzaamheden 4.1 Procedure en voorschriften indienen ondernemingsplan Als wettelijk kader voor het onderzoeken van een ingediend ondernemingsplan en het uitbrengen van een advies door de Commissie geldt artikel 7 lid 1 sub a en b van de Wna en het Besluit. Bij het onderzoeken van ondernemingsplannen en het uitbrengen van een advies hierover aan de indiener laat de Commissie zich leiden door het uitgangspunt van de Wna, namelijk meer marktwerking tussen de notariskantoren. Samengevat zijn de volgende punten voor in te dienen ondernemingsplannen van belang: artikel 7 lid 1 Wna waarin wordt vermeld dat uit het ondernemingsplan dient te blijken dat de indiener over voldoende financiële middelen beschikt om een kantoor te houden dat in overeenstemming is met de eisen van het ambt en op redelijke gronden mag worden verwacht, dat na drie jaar de praktijk kostendekkend kan worden uitgeoefend; artikel 3 Besluit waarin is aangegeven dat het ondernemingsplan in ieder geval een uitwerking bevat van de volgende onderdelen: marktverkenning, kantoororganisatie, resultatenprognose alsmede investeringen en financieringsplan. Eind 2010 is door de (oude) Commissie een aangepast document Procedure en voorschriften indienen ondernemingsplan gepubliceerd met als ingangsdatum 1 januari Dit document is marginaal aangepast op 1 augustus De meest relevante veranderingen zijn: het ter beschikking stellen van een checklist, zodat zoveel mogelijk correspondentie wordt vermeden over ontbrekende stukken; het aanscherpen van de datum van inbehandelingname van een ondernemingsplan; het indienen van het ondernemingsplan op elektronische en fysieke wijze. De (nieuwe) Commissie heeft in onderzoek of het aantal in te dienen fysieke ondernemingsplannen substantieel kan worden verminderd door gebruik te maken van elektronische gegevensuitwisseling. De voormelde procedure is te downloaden vanaf de website van het BFT ( en vanaf het intranet van de KNB. Teneinde de ingediende plannen op een uniforme wijze effectief en efficiënt te kunnen onderzoeken en hierover advies aan de indiener te kunnen uitbrengen beschikt de Commissie over een interne handleiding waarin een toetsingskader is opgenomen. Dit is een beschrijving van de werkwijze en werkzaamheden van de Commissie en van haar secretariaat (zie artikel 5 lid 5 Besluit). 4.2 Werkwijze uitbrengen adviezen De werkwijze met betrekking tot het uitbrengen van adviezen is gedurende het verslagjaar onveranderd gebleven. Dit betekent dat bij uitbreiding van het aantal vestigingsplaatsen het positieve advies van een uitgebreide toelichting wordt voorzien. Als de uitkomst van het onderzoek leidt tot het uitbrengen van een negatief advies zal de Commissie eveneens een uitgebreid advies aan de indiener van het ondernemingsplan verstrekken. Dit geldt ook bij adviezen in bijzondere situaties. Voor positieve adviezen in opvolgingssituaties wordt volstaan met een beknopt advies. Desgewenst kan het MvV&J Jaarverslag Cvdn 2011 Pagina 4

7 achteraf aan de Commissie verzoeken om alsnog een nadere motivering op het afgegeven beknopte advies te verstrekken. Zo nodig maakt de Commissie in het advies melding van feiten, die naar het oordeel van de Commissie strijdig kunnen zijn met de bestaande regelgeving en/of van belang kunnen zijn voor het verdere benoemingstraject tot notaris. 4.3 Kengetallen ondernemingsplannen 2011 De tot 1 september 2011 fungerende Commissie heeft 5 maal een vergadering belegd waarbij 53 ondernemingsplannen zijn afgehandeld. In de periode tussen 1 september en 25 oktober 2011 heeft de voorzitter een aantal niet-controversiële adviezen, voorzien van een positief preadvies van de onderzoeker, op persoonlijke titel afgedaan omdat de Commissie als zodanig nog niet functioneerde. Dit om de indieners van ondernemingsplannen niet te duperen, respectievelijk om niet met een aantal termijnoverschrijdingen te worden geconfronteerd. In totaal zijn door de voorzitter 18 plannen afgehandeld. De formeel per 1 september 2011 geïnstalleerde Commissie is tweemaal bijeen geweest waarbij 4 plannen zijn afgehandeld. In het verslagjaar zijn 69 plannen ingediend. Dit aantal ligt iets hoger dan de in het jaarverslag 2010 gemaakte inschatting van 60 plannen. De Commissie heeft in het verslagjaar 76 plannen afgewikkeld. Op 31 december 2011 bedraagt de werkvoorraad 9 plannen. Er bestaat geen achterstand. Van de ingediende plannen en uitgebrachte adviezen in het jaar 2011 kan het volgende overzicht worden gegeven: Categorie*) Totaal A B C D E F Beginvoorraad 1 januari Ingediende plannen Af: ingetrokken plannen 1 1 Af: negatieve adviezen Af: positieve adviezen Afgedane plannen Eindvoorraad 31 december *) A = opvolging in een reeds gevestigd solitair kantoor B = vestiging van een solitair kantoor C = opvolging in een reeds gevestigd kantoor in associatief verband D = vestiging in associatief verband met een reeds gevestigd kantoor E = vestiging van een nieuw kantoor in associatief verband F = wijziging van de plaats van vestiging Toelichting: de procentuele verdeling over de diverse categorieën van het aantal ingediende ondernemingsplannen wijkt in 2011 af van de informatie in Het aantal solitaire vestigingen (categorie B) is sterk gedaald, het wijzigen van de vestigingsplaats is procentueel verdubbeld. Bij de overige categorieën is sprake van een geringe daling (categorieën C en D) of een geringe stijging (categorie A); in 2011 zijn 5 negatieve adviezen uitgebracht. Dit is een daling ten opzichte van 2010 (8 negatieve adviezen). De Commissie brengt een negatief advies uit indien niet aan de formele benoembaarheidsvereisten van artikel 6 lid 2b, onder 1, 2 en 3 Wna wordt voldaan dan wel indien niet voldaan wordt aan de eisen neergelegd Jaarverslag Cvdn 2011 Pagina 5

8 in artikel 7 lid 1 Wna. Bij de beoordeling van de verhouding van het aantal negatieve adviezen t.o.v. het totaal aantal uitgebrachte adviezen dient rekening te worden gehouden met de in 2011 toegepaste werkwijze van de Commissie. Hierbij werden de ingediende ondernemingsplannen, voordat met de behandeling werd begonnen, allereerst getoetst op volledigheid. Na de volledigheidstoets en start van de behandeling werden de indieners van ondernemingsplannen in een aantal gevallen door middel van een vragenbrief van de Commissie één of meerdere malen verzocht (binnen de maximale behandeltermijn van 3 maanden) tot het doen van aanvullingen op hun ondernemingsplan (zie artikel 6 Besluit). Deze aanvullingen hebben in veel gevallen betrekking op aanpassingen ter verbetering van de bedrijfseconomische haalbaarheid. De Commissie onderstreept hiermee enerzijds haar preventieve functie om te voorkomen dat moeilijk realiseerbare plannen worden ingediend, maar biedt anderzijds ook aan de indieners ruimte om binnen de maximale behandeltermijn van 3 maanden het plan afdoende te verduidelijken; van de uitgebrachte positieve adviezen heeft ca. 63% betrekking op ondernemingsplannen in de categorieën A en C (opvolging in een reeds gevestigd kantoor solitair en in associatief verband) en 17% betrekking op ondernemingsplannen in de categorie D (vestiging in associatief verband met een gevestigd kantoor). Ten aanzien van de eerst vermelde categorieën is sprake van een gelijk percentage ten opzichte van 2010, bij de laatst vermelde categorie is sprake van een lichte stijging. Verder blijkt dat van de 75 uitgebrachte adviezen in 34 gevallen sprake was van een advies waarbij aanvullende vragen moesten worden gesteld. Totaal Plannen Vragen volledigheid Vragen inhoudelijk Beginvoorraad n.v.t 10 In 2011 ingediend en afgehandeld Afgegeven adviezen Bij 2 dossiers was zowel sprake van vragen vanwege onvolledigheid als inhoudelijke vragen Ten opzichte van 2010 is sprake van een daling van de aanvullende vragen. De gewijzigde procedure en voorschriften indienen ondernemingsplan hebben naar de mening van Commissie belangrijk bijgedragen aan deze daling. Een overzicht van de ingediende en behandelde plannen over de jaren 2007 t/m 2011 geeft het volgende beeld: Ingediend Af: ingetrokken tijdens de behandeling Af: uitgebrachte negatieve adviezen Positief geadviseerd Mutatie Beginvoorraad Eindvoorraad Jaarverslag Cvdn 2011 Pagina 6

9 Vanaf de start van de Commissie (1 oktober 1999) zijn tot 31 december 2011 ca ondernemingsplannen behandeld. Het aantal opvolgingen met een positief advies over 2011 (categorie A en C) bedraagt 44. Het aantal notarissen met een positief advies dat een andere plaats van vestiging heeft aangevraagd bedraagt 10. De potentiële uitbreiding van het aantal notarissen (categorieën B, D en E) was 16. Ook in 2011 zijn na defungeren diverse protocollen samengevoegd, waardoor in de praktijk sprake is geweest van een beperkte daling van het aantal notarissen in 2011 ten opzichte van Dit wordt gestaafd door het aantal notarissen dat ultimo bedraagt, versus ultimo Overige activiteiten en ontwikkelingen Economische situatie in het notariaat In 2011 is er sprake geweest van een achteruitgang van het gepasseerde aantal akten. Ook rekening houdend met een lager aantal notarissen is sprake van een daling van het gemiddeld aantal akten per notaris van 965 in 2010 naar 896 in De Commissie acht het, gezien de ter beschikking staande informatie en signalen, aannemelijk dat de onroerend goed markt zich in 2012 niet zal herstellen naar de hogere niveaus van de jaren vóór In de ingediende ondernemingsplannen is in ruime mate aandacht gegeven aan de marktverkenning en de te onderscheiden marktsegmenten. Ook ligt in de plannen meer de nadruk op samenwerking met andere notariskantoren, op een kleinere organisatie met minder personeel en op efficiency met behulp van automatisering. Benoemingsprocedure notarissen Zo nu en dan laait de discussie weer op over de taak van de Commissie bij de benoemingsprocedure van notarissen. Uitgangspunt van de Commissie is en blijft de bedrijfseconomische aanvaardbaarheid van het ondernemingsplan. De beoordeling heeft nadrukkelijke geen doel om bestaande kantoren te beschermen tegen nieuwkomers. Voor de beroepsgroep is bij de werkzaamheden sprake van publiek belangen die vergen dat naast commerciële belangen ook het maatschappelijke belang van continuïteit van dienstverlening wordt meegewogen bij de benoeming tot notaris. Het stellen van formele en kwalitatieve eisen aan het ambt en beroep als notaris vormt daarmee een zekere beperking van de marktwerking. In dit kader verwijst de Commissie tevens naar de door de Staatssecretaris van MvV&J gegeven antwoorden op Kamervragen d.d. 2 december Toegevoegd notaris In de nieuwe Wna is de toegevoegd notaris geïntroduceerd. De toegevoegd notaris behoeft geen ondernemingsplan in te dienen (artikel 30c lid 1 Wna nieuw). De toegevoegd notaris heeft mogelijk een dempend effect op het aantal in te dienen ondernemingsplannen. Ketenspelers De Commissie is voornemens met de ketenspelers, te weten de KNB en het MvV&J jaarlijks een overlegvergadering te houden ten einde tot optimalisatie van het primaire proces te komen, te weten de optimalisatie van de doorstroming van de te behandelen ondernemingsplannen. Werkwijze Commissie Voorts heeft de Commissie geconstateerd dat in een incidenteel geval vanuit de ketenspelers invloed wordt aangewend om te komen tot hetzij een positief advies, het zij een negatief advies. De Commissie staat open voor alle mogelijk van belang zijnde punten die bij de beoordeling een rol spelen maar benadrukt dat de beoordeling louter is Jaarverslag Cvdn 2011 Pagina 7

10 gericht op de bedrijfseconomische aanvaardbaarheid van een plan alsmede het voldoen aan de voorwaarden genoemd in artikel 6 lid 2 b 1, 2 en 3 Wna. Namens de Commissie, J.G. Kuijl (voorzitter) Jaarverslag Cvdn 2011 Pagina 8