Voorwoord. Ik wens u veel leesplezier. Met vriendelijke groet, Wim Langewouters.

Transcriptie

1 Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag van Synfra In dit jaarverslag kunt u teruglezen welke stappen we afgelopen jaar binnen de samenwerking in Zuid-Nederland gezet hebben. In de testimonia van de bestuursleden leest u wat voor hen het belang is van de samenwerking en hoe zij deze zien in het licht van de toekomstige ontwikkelingen in een continu veranderende omgeving. Deze testimonia ademen de sfeer van de wil om het samen te doen met respect voor ieders eigen bedrijfsbelang. Vanuit onze kernwaarden en missie/visie 2020 hebben we de lijn van de succesvolle aanbesteding eind 2013 doorgetrokken in De startnotitie met de belangrijkste doelen diende als basis voor de aanbesteding en is nog steeds ons houvast voor alles wat we doen binnen de samenwerking. Met de opgestelde missie/visie 2020 van het aannemerscollectief zijn we in staat toekomstbeelden te delen en een gezamenlijke stip op de horizon te bepalen. Zaken die in 2014 gerealiseerd zijn: efficiënte overlegvormen, gezamenlijk beeld van de ontwikkeling van de automatisering en het realiseren van een rolling forecast voor een betere sturing op continuïteit. Het cultuurprogramma met alle ketenpartners is een belangrijk initiatief waarmee we eind 2014 zijn gestart. Als Operationeel Manager van Synfra ben ik trots dat ik u dit jaarverslag kan aanbieden en met mijn team leiding mag geven aan deze samenwerking waarbij het ketendenken een steeds prominentere rol krijgt, met respect voor elkaars belangen. Ik wens u veel leesplezier. Met vriendelijke groet, Wim Langewouters.

2 Jaarverslag 2014 Stichting Synfra Werkend perspectief

3 Bestuur Van wenkend naar werkend perspectief Hands-on mentaliteit blijft de kracht van Synfra. We zijn goed onderweg is het eerste commentaar van Math Wijnen op de vraag hoe hij de vorderingen van Synfra ziet, op de route van wenkend naar werkend perspectief. Als voorzitter van Synfra ziet hij een aantal grote ontwikkelingen die in gang zijn gezet in 2014, met de succesvolle aanbesteding van Bestek 2013 als kapstok. In de eerste plaats heeft de continuïteit veel aandacht gekregen. In het streven naar transparantie in de hele keten proberen de net beheerders de werkpakketten al in een vroeg stadium aan te kondigen. Het gebrek aan planning door de netbeheerders moest opgevangen worden door de flexibiliteit van de aannemers, daar werd voetstoots vanuit gegaan. We zijn nu hard aan het werk om vorm te geven aan goed opdrachtgeverschap vanuit gelijkwaardigheid. Het tweede speerpunt vormt de verdergaande digitalisering om beter en sneller met elkaar te kunnen communiceren. Tachtig procent van de aansluitingen verloopt nu via een gedigitaliseerde stroom. We hebben hiermee iets unieks voor elkaar gekregen in de BV Nederland, vindt Wijnen. De binnen Synfra gehanteerde aanpak is uiteraard beschikbaar voor de andere combi s. Het derde punt is de verbetering van de overlegstructuur. Er is nu bijvoorbeeld niet langer een overleg per perceel, maar een overleg per aannemer over alle percelen waarin deze werkzaam

4 >> Bestuur is. Wijnen legt uit: Hierin zitten aannemers en netwerkbedrijven samen om de tafel en kunnen we uitspreken wat we van elkaar willen en kunnen verwachten. Daaromheen ligt de schil van andere overleggen en platforms. In het verlengde van deze drie speerpunten heeft Synfra in 2014 een Cultuurprogramma voorbereid dat in 2015 gaat starten. Hierin staan de onderlinge verhoudingen centraal. Het is de bedoeling dat oud gedrag vervangen gaat worden door nieuw gedrag, gebaseerd op goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap, respect en vertrouwen. Het programma staat onder leiding van Marianne Vermijs, stuurgroeplid van Synfra en Sectormanager Klant & Operatie / waarnemend directeur bij WML. Een ander aspect hiervan is het oog voor de verbinding van de achterkant met de voorkant van de organisatie. Wijnen: We moeten ons veel meer verdiepen in wat een ander nodig heeft. We kunnen het prachtig voor elkaar hebben met onze systemen en afspraken, maar als de monteur aan de sleuf of de administratief medewerker de veranderingen niet heeft meegekregen, slaan we plank mis. Hij wrijft in zijn handen: Ik zie de komende jaren alleen maar méér kansen voor alle betrokkenen bij Synfra! Binnen Synfra blijven we stappen zetten in de optimalisatie van de processen. Zo hebben wij onszelf op het vlak van aansluitingen en infra een aantal doelen gesteld en is er aandacht voor verdere professionalisering van de samenwerking en de cultuur waarin we samenwerken. De aannemer wordt business partner en dit vraagt van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer een andere invulling van hun rol, houding en gedrag. Op ICT-gebied gaan we verder met de digitalisering van berichten, productiestaten, revisie- en saneringsgegevens en het verhogen van de kwaliteit van brongegevens. Zo komen we steeds dichter bij de ideale situatie waarin de monteur de standaard aansluiting maakt en deze zonder verdere tussenkomst direct in de systemen wordt verwerkt. De Bodemdesk richt zich op de garantie van veiligheid op de locaties van de werkzaamheden. Een laatste speerpunt is een stabiele planning van de werkzaamheden van de verschillende ketenpartners. Daarmee zorgen we voor meer continuï teit en een gelijkmatige verdeling van de werkzaamheden door het jaar heen, voor netbeheerders, aannemers en uitvoerders. Binnen de samenwerking proberen we alle veranderingen zo vorm te geven dat elke ketenpartner vanuit zijn eigen kracht toegevoegde waarde kan leveren in het proces. Henk Kluytmans, Endinet Alleen ga je sneller, samen kom je verder

5 Aannemers in 2014 Twee keer per jaar vindt het aannemersoverleg plaats tussen de bij Synfra betrokken aannemers en het bestuur van Synfra. In 2014 zijn drie werkgroepen aan de slag geweest binnen dit overleg. De werkgroep Overlegvormen heeft zich beziggehouden met de vormgeving van een efficiënte overlegstructuur tussen opdrachtgevers en aannemers. De werkgroep Automatisering heeft zich in eerste instantie gericht op het delen van revisie-informatie via XML, een manier van werken die per 1 september 2014 zijn beslag heeft gekregen. De werkgroep Continuïteit heeft zijn eerste mijlpaal behaald in juni Opdrachtgevers hebben inzicht gegeven in hun prognoses (rolling forecast) voor de komende zes kwartalen en het aannemerscollectief heeft zijn missie/visie gepresenteerd. Het is voor het eerst in deze branche dat zo n doorkijk wordt gegeven door netwerkbedrijven, waardoor aannemers beter kunnen anticiperen op ontwikkelingen. In het verlengde van deze transparantie is een ander groot onderwerp bij de kop gepakt: de cultuur binnen de samenwerking. De werkgroep Overlegvormen, geleid door Math Wijnen, heeft een nieuw schema gemaakt van de verschillende overleggen op strategisch, tactisch en operationeel niveau, gericht op het onderhouden van een langdurige, strategische relatie met netwerkbedrijven en aannemers. Ondersteunend voor de overlegstructuur is het gebruik van Synfra Sharepoint, het platform waarop alle stukken rondom de overleggen te vinden zijn. De nieuw structuur is erop gericht op het voorkomen dat dezelfde gesprekken diverse malen gevoerd worden. Ook is er voor alle opdrachtgevers één EMVI-overzicht per aannemer gemaakt, dat onderdeel is van het Perceel Contract Overleg per kwartaal. Hiermee is het voor iedereen helder welke zaken uit de aanbesteding periodiek geëvalueerd worden en besproken met de aannemers. De overleggen worden bovendien met de netwerkbedrijven gezamenlijk, per aannemer georganiseerd, in plaats van per opdrachtgever. De overlegstructuur ziet er als volgt uit: strategisch Tactisch Operationeel Combi Aannemer / Contract Perceel Synfra strategisch PCO (perceel contract overleg) UPO (Uitvoering en Planningsoverleg)

6 >> Aannemers in 2014 De werkgroep Automatisering onder leiding van Henk Kluytmans, ontwikkelde de roadmap Synfra Ketenintegratie, gericht op ICT-aanpassingen ter verbetering van de ondersteuning van het aansluitingenproces in de provincies Noord-Brabant en Limburg. De roadmap is gebaseerd op elf verbeterpunten die de werkgroep onder de loep heeft genomen. De roadmap Synfra Ketenintegratie wordt afgestemd op de roadmaps van de afzonderlijke partijen en die van Gemma beheer. Wilfried Martens leidde de werkgroep Continuïteit. Deze groep heeft voorstellen gedaan om geïnventariseerde problemen op te lossen rondom de forecasts. Twee keer per jaar wordt de forecast per perceel van alle bedrijven gepresenteerd. In februari 2015 zal dit weer plaatsvinden en nu op één format namens alle opdrachtgevers. Een ander aandachtspunt is de verdeling van de meerjarenplanningen en de inzet van aannemers over de percelen heen. Het cultuurprogramma dat eind 2014 is gestart, is een volgende stap in de gelijkwaardige, respectvolle samenwerking tussen opdrachtgevers en -nemers. In de voorbereidende bijeenkomst is gesproken over oud- en nieuw (gewenst) gedrag van beide partijen, dat samenhangt met de oude en de nieuwe (gewenste) cultuur. Duidelijk is dat cultuurverandering een kwestie is van lange adem, continue herhaling en elkaar blijven aanspreken. Met het nieuwe bestek is ook het aannemerscollectief veranderd en uitgebreid. Het collectief heeft zijn missie/ visie vastgesteld en een pro-actief, oplossingsgericht beleid uitgestippeld met het oog op partnership en ketenverschuiving. Een wens is bijvoorbeeld om ook voor infraprojecten binnen 24 uur revisiegegevens in XML over te dragen. Het Synfrabestuur is blij met de missie/visie en het beleid, die goed aansluiten bij de ambities van het samenwerkingsverband en de wensen voor cultuurverandering.

7 Kwaliteit in 2014 Het Synfra-kwaliteitssysteem (Quality Performance Synfra) is gebaseerd op beoordelingen van de aannemers door de netwerkbedrijven en omgekeerd. In het Perceel Contract Overleg worden de resultaten met elkaar besproken en verbeterafspraken gemaakt. Het gaat om beoordelingen van een drietal speerpunten: Klant, Kwaliteit en Veiligheid met onderliggende helder omschreven prestatie-indicatoren (PI s). De operationele mensen en auditoren van de netwerkbedrijven voeren hun meetgegevens direct in, op de plaats van de werkzaam heden, met de QPS-app. Naast deze operationele meetgegevens komen de resultaten van de PI s voor de oplevergegevens uit Gemma. De meetgegevens voor aansluitingen voor het speerpunt Klant komen rechtstreeks van de klant uit de telefonische klant- tevredenheidmetingen door een externe instantie. Elk kwartaal publiceert Synfra zowel de beoordelingen van de aannemers door de netwerkbedrijven als de beoordelingen van de netwerkbedrijven door de aannemers op het QPS-dashboard dat voor alle betrokkenen toegankelijk is. Voor de klanttevredenheidsmeting gaat Synfra in 2015 gebruik maken van de CLF-methode (Close Loop Feedback). Het klantcontact vindt hierbij binnen 24 uur plaats via de mail gefaciliteerd vanuit Gemma, wat sneller werkt dan telefonische enquêtes en zorgt voor een hogere respons. De QPS-auditoren van de verschillende netwerk bedrijven zijn aan de slag voor de kwaliteitscontroles bij aansluitingen. Zij voeren deze taak uit naast hun eigen functie. Ze controleren de

8 >> Kwaliteit in 2014 aansluitwerkzaamheden van de Synfra-aannemers in de percelen waar hun netwerkbedrijf actief is. Zij beoordelen alle disciplines in één keer. Het beoordelen van andere disciplines dan ze gewend zijn, leren de auditoren door met elkaar mee te lopen. Een werkgroep met vertegenwoordigers van de verschillende netwerkbedrijven heeft de nieuwe werk wijze voorbereid en een handleiding samengesteld. Voor de verbetering van de coördinatie bij Infraprojecten is een inventarisatie gemaakt van de invulling van de coördinatietaken op basis van interviews met medewerkers van de verschillende betrokken partijen. Vervolgens is een werkgroep opgericht om de aanpak van de coördinatoren zo veel mogelijk te stroomlijnen en deze meteen vast te leggen in de hernieuwde procesbeschrijving. Begin 2015 rondt de werkgroep het eindrapport af, inclusief implementatieplan. Aannemers en netwerkbedrijven zijn eind 2014 gestart met incompany de (herhalings)toets voor de e-learning cursus Bestek 2013 in te plannen en te begeleiden. Er zijn nieuwe medewerkers die de cursus en de toets voor het eerst doen, maar daarnaast is een herhalingstoets verplicht voor alle betrokken medewerkers van Synfra-partijen. Op 1 april 2015 moet iedereen in het bezit zijn van een geldig certificaat. In tegenstelling tot de eerste toets in 2013, die door Synfra is afgenomen, regelen de bedrijven de toetsing zelf incompany op achttien locaties bij netwerk bedrijven en aannemers. Hiermee ligt de verantwoordelijkheid bij de directies van de bedrijven, terwijl Synfra de regie houdt en het proces faciliteert. Per locatie is een medewerker van de aannemer of het netwerkbedrijf aangesteld als coördinator voor de toetsing. Samenwerking binnen Synfra heeft wel iets van een goede relatie in stand houden. Een goede relatie vraagt om continu investeren, samen vaststellen wat je wil bereiken, oog hebben voor elkaars belangen en natuurlijk de kunst van het luisteren. Respect en vertrouwen zijn hierin de sleutelwoorden. Uiteraard beleef je dan hoogten en diepten met elkaar, maar de onderlinge band is zo sterk dat je gezamenlijk overwint. Ons gezamenlijke doel is wat ons bindt binnen Synfra. Voor mij is dat kwaliteit: het leveren van een betrouwbare dienst aan onze samenleving, gericht op duurzaamheid met oog voor de maatschappelijke kosten. Een fantastisch doel om je voor te mogen inzetten, samen met de collega s binnen Synfra. Math Wijnen, Enexis

9 ICT in 2014 De nieuwste versie van Gemma kent een aantal belangrijke verbeteringen, zoals de koppeling tussen Gemma en het systeem MOOR (veel in gebruik bij gemeenten) en de digitale oplevering van de revisie gegevens via XML. Gemma-Moor In het voorjaar van 2014 is de eerste versie van de koppeling Gemma-Moor in gebruik genomen. De langverwachte koppeling was niet alleen het resultaat van een goede samenwerking tussen PSMS (de ontwikkelaar van MOOR) en Synfra, maar vooral ook van nauw overleg met de betrokken netbeheerders, aannemers en de gemeente s-hertogenbosch. Met deze koppeling is het samenwerkingsverband er in geslaagd om het eenmalig invoeren van gegevens voor de totale keten weer een grote stap dichterbij te brengen. De net beheerders en aannemers kunnen vanuit de registratie in Gemma de meldingen voor de gemeente automatisch doorzetten naar MOOR, alsmede het straatwerk rapporteren. Op het MOOR- Congres in november heeft Synfra een presentatie gegeven over deze samenwerking. Revisie XML Een belangrijke afspraak in het huidige bestek is de digitale aanlevering van de oplevergegevens van een aansluiting door de aannemers per 1 september Tot nu toe gebeurde dit door de aanlevering van de revisie in pdf (de schets) samen met bijbehorende documenten. Aannemers leveren vanaf 1 september 2014 de oplevergegevens direct aan in XML, in Gemma, vanuit hun eigen registratiesysteem. De netwerkbedrijven importeren deze gegevens vervolgens in hun GIS-systeem en achterliggende backend-systemen. Hiervoor moesten de bedrijfseigen systemen en processen worden aangepast. Het project Revisie XML is gestart in december 2013 en live gegaan voor alle aannemers en netwerkbedrijven op 1 september Onderdeel van dit programma waren de uitgebreide unit- en ketentesten met een aantal simulatiescenario s die alle betrokken partijen doorliepen om zichzelf en de andere partijen te bewijzen dat ze klaar waren om officieel van start te gaan met de nieuwe werkwijze. Project Revisie XML is een mooi staaltje van samenwerking tussen de verschillende bedrijven en een grote stap in de automatisering van de totale keten. De uitwisseling betekent uiteindelijk minder administratief werk, betere datakwaliteit en verkorting van de doorlooptijd van de oplevering naar een dag. Naast de digitalisering van de

10 >> ICT in 2014 technische oplevering zal in de nabije toekomst de administratieve afhandeling volgen. Henk Geurts, Wim Rommens en Bram Zoeteman kijken als projectleiders Revisie XML van respectievelijk Brabant Water, Enexis en aannemersbedrijf Van Vulpen tevreden terug. De drie zijn het roerend eens: Het project is heel goed verlopen, zeker gezien de complexiteit en omvang ervan. We hadden te maken met acht aannemers die werken met drie verschillende softwaresystemen en vier netwerkbedrijven met hun specifieke eigen systemen, vertellen ze. Er ontstond energie door de onderlinge samenwerking met korte lijnen. Het was een heel goede beslissing om deze manier van werken in het nieuwe bestek op te nemen en zo het commitment van alle partijen te borgen. Altijd en overal zuiver en veilig drinkwater voor onze klanten, dat is waar Brabant Water voor staat. De continuïteit van levering willen we onder andere borgen door een betrouwbare en duurzame infrastructuur. Deze leggen we aan en onderhouden we tegen de laagste maatschappelijke kosten én met minimale overlast voor onze klanten. De doelstelling van Synfra sluit hier perfect op aan. Synfra manifesteert zich als een volwassen en integere organisatie waarbij we ons thuis voelen. Waar de verhoudingen transparant zijn. Waar we kritisch zijn en elkaar oprecht kunnen aanspreken. Zo creëren we een klimaat waarin reflectie en groei mogelijk zijn. Synfra is voor Brabant Water het podium waar we nieuwe klanten verwelkomen en bestaande klanten blijven voorzien van een ongestoorde dienstverlening. Waar de afzonderlijke bedrijven zichtbaar en herkenbaar zijn voor de klant en samen zorg dragen voor de meest efficiënte dienstverlening. Samen dragen we de zorg voor een optimale dienstverlening met dezelfde doelstellingen. Kennis over innovatieve technieken delen we met elkaar en verankeren we in de reguliere processen. Zo anticiperen we op de veranderingen in onze omgeving. Anticiperen is niet voor niets één van de kernwaarden van Synfra. Wilfried Martens, Brabant Water

11 Maatregelen werken in verontreinigde grond Om te voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van verontreinigde grond, heeft Synfra een visiedocument geformuleerd: Visie op werken in verontreinigde grond. Per werkstroom staat hierin beschreven wat een efficiënte werkwijze is bij combiprojecten. De vijf werkstromen zijn: nieuwbouw infrastructuur, reconstructiewerkzaamheden, saneringen, aansluitingen en onderhoud & storingen. In navolging hiervan is de standaard Veiligheid en Gezondheidsplannen ontwerpfase aangepast. Deze worden door opdrachtgevers zo nodig uitgebreid met specifieke projectrisico s en overgedragen aan de aannemer. De aannemer gebruikt dit standaardplan bij het opstellen van zijn eigen V&G-plan uitvoeringfase. De standaard V&G-plannen zijn nu uitgebreid met de basisklasse verontreiniging. Hierbij geven opdrachtgevers aan of er sprake is van verontreiniging basisklasse en/of verwijst men naar een onderzoeksrapport. Bij de basisklasse is het voldoende om extra persoonlijke beschermingsmiddelen te dragen. Bij een hogere verontreinigingsklasse zijn extra maatregelen nodig, die de aannemer beschrijft in zijn V&G-plan uitvoeringsfase. De implementatie van de werkwijze ligt deels in handen van de netwerkbedrijven zelf en deels bij Synfra vanwege de rol van de coördinatoren en aannemers. De implementatie wordt meegenomen in de maatregelen ter verbetering van de coördinatie bij infraprojecten begin 2015.

12 Gebiedsindeling per 1 september 2013 Sluis Schouwen-duiveland 7a Noord-beveland Veere 7b Goes Middelburg Kapelle Vlissingen 7c Borsele 7d Hulst Terneuzen Goeree- Overflakkee Tholen Tholen Reimerswaal Steenbergen Bergen op Zoom 1a Woensdrecht Roosendaal Moerdijk Halderberge Rucphen Etten- Leur Zundert 1b Drimmelen Breda Gilze en Rijen Alphen-Chaam Baarle-Nassau / Hertog Woudrichem 2a Waalwijk Aalburg Loon Dongen op Zand Heusden Haaren s-hertogenbosch Vught 3a Sint Michielsgestel Schijndel Oss Bernheze Veghel Landerd Uden Grave Oosterhout Werkendam Geertruidenberg Maasdonk Mill- Sint Hubert Boekel Cuijk Sint Anthonis Tilburg Boxtel Sint Oedenrode Oisterwijk Gemert-Bakel 2b Laarbeek Goirle Best Son Oirschot Hilvarenbeek Nuenen Helmond Eindhoven 4b Deurne Geldrop- 3c Reusel - Veldhoven Mierlo de Mierden Waalre Someren Asten Bladel Eersel Heeze-Leende 3b Valkenswaard Bergeijk Cranendonk 4a Mook en Middelaar Gennep Boxmeer Bergen Venray 5a Horst aan de Maas Venlo Peel en Maas Nederweert 5b Beesel Weert Leudal Roermond Brabant 1a 1b N COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER Joulz B.V. COÖRD. BEDRIJF Brabant Water AANNEMER Van Vulpen B.V. 3a 3b COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER Gebr. Van der Steen B.V. COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER Hurkmans en Zn B.V. Limburg 5a COÖRD. BEDRIJF WML AANNEMER BAM Infratechniek Midden-West B.V. 5b COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER APK Infra Wegenbouw Zeeland 7a 7b W COÖRD. BEDRIJF DELTA Netwerkbedrijf B.V. AANNEMER De Voogd-Grijpskerke COÖRD. BEDRIJF DELTA Netwerkbedrijf B.V. AANNEMER Marconi Oranje Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen 2a 2b COÖRD. BEDRIJF Brabant Water AANNEMER Van Vulpen B.V. COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER Rasenberg Kabels en Leidingen B.V. 3c 4a 4b COÖRD. BEDRIJF Endinet AANNEMER Hurkmans en Zn B.V. COÖRD. BEDRIJF Brabant Water AANNEMER Heijmans Civiel B.V. COÖRD. BEDRIJF Endinet AANNEMER Gebr. Van der Steen B.V. 6a 6b COÖRD. BEDRIJF WML AANNEMER Visser en Smit Hanab Distributie B.V. COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER BAM Infratechniek Midden-West B.V. 7c 7d COÖRD. BEDRIJF DELTA Netwerkbedrijf B.V. Sittard- Geleen AANNEMER Nutswerk Stein Onderbanken 6a Schinnen COÖRD. BEDRIJF DELTA Netwerkbedrijf B.V. Brunssum Beek AANNEMER H4A Heerlen Landgraaf Meerssen Nuth 6b Valkenburg Voerendaal Kerkrade Maasstricht Simpelveld Eijsden - Gulpen-Wittem Margraten Vaals

13 Overlegstructuren binnen Synfra In 2014 kent Synfra de volgende overlegstructuren en werkgroepen. Aannemersoverleg Het halfjaarlijkse strategisch overleg van de directies van alle aannemers met een Synfra-contract met het bestuur en de stuurgroep van Synfra. Het aannemersoverleg komt twee keer bij elkaar in 2014: de eerste keer met alleen het bestuur, de tweede keer ook met de stuurgroep. Beheerorganisatie In de Beheerorganisatie zitten bedrijfs vertegenwoordigers van alle netwerkbedrijven en een afvaar diging van aannemers die in overleg met hun kerngebruikers van Gemma initiatieven aandragen ter verbetering van het systeem. De Beheerorganisatie overlegt twee keer in Bestuur Synfra wordt bestuurd door een bestuur. De bestuursleden zijn allen directielid of (regio)manager bij een van de netwerkbedrijven die samenwerken binnen Synfra. In 2014 vergadert het bestuur elf keer, waarvan twee keer samen met de stuurgroep. De stuurgroep is gericht op de langetermijnstrategie van Synfra en bestaat uit een tweede persoon van de betrokken netwerkbedrijven. BBG De Bestekbeheergroep bespreekt kwesties rondom het gezamenlijke bestek en aanverwante zaken om te komen tot een eenduidige interpretatie en toepassing. Uit het overleg komen mogelijk aanpassingen voort voor het bestek, die verwerkt

14 >> Overlegstructuren binnen Synfra worden in de e-learning cursus over het bestek. In de beheergroep zijn de netwerkbedrijven en aannemers vertegenwoordigd, samen met de penvoerder van het bestek. De groep komt in 2014 vier keer bij elkaar. Vanuit deze overleggroep ontstaan werkgroepen, als daar behoefte aan is. Een van deze werkgroepen is de subwerkgroep BEI/VIAG. Subwerkgroep BEI/VIAG Aanpassingen in de regelgeving BEI/VIAG kunnen gevolgen hebben voor het Synfra-bestek. Daarom is vanuit Bestekbeheergroep een werkgroep samengesteld om de mogelijke gevolgen van de BEI/VIAG 2013, met ingangsdatum april 2014, te inventariseren en afspraken te maken over aanpassingen in het bestek. De werkgroep bestaat uit vertegenwoordigers van opdrachtgevende partijen en aannemers. De werkgroep blijft bestaan om ook in de toekomst de jaarlijkse wijzigingen in BEI/VIAG op dezelfde manier te behandelen. De werkgroep is in 2014 één keer bij elkaar geweest. OPS OPS staat voor Overleg Proces Synfra. Dit is het overleg van managers van de netwerkpartijen die zicht hebben op de ontwikkelingen binnen en buiten hun bedrijf, die van invloed zijn op de processen Aansluitingen, Infra en Onderhoud en Storingen. Het OPS richt zich op continue verbetering van de gezamenlijke uitvoering en processen. OPS vergadert in 2014 vier keer. WIS De Werkgroep Inkoop Synfra voert het penvoerderschap van het bestek en zet zich in voor de centralisatie van administraties ten behoeve van bedrijfscertificeringen, certificatenbeheer en verklaringen voor de fiscus. De werkgroep heeft in 2014 de EMVI-documenten per aannemerscontract vastgesteld en de erkenningsregelingen uitgevoerd voor twee aanvragen. Ook heeft de groep enkele bestek-issues ter verduidelijking uitgewerkt en de aanbestedings leidraad voor combi-projectaanbestedingen opgesteld. De WIS overlegt in 2014 drie keer.

15 Algemene informatie over de organisatie in 2014 Synfra De naam Synfra is een samenstelling van synergie en infrastructuur. Stichting Synfra is het samenwerkingsverband tussen Brabant Water, DELTA Netwerkbedrijf B.V., Endinet, Enexis, UPC, WML en Ziggo. Missie/Visie Ondergrondse infrastructuur efficiënt en klantgericht aanleggen door kennis en optimale processen te koppelen aan vérgaande samenwerking Kernwaarden Servicegericht, stimulerend, helder, anticiperend Bestuur: Voorzitter: Math Wijnen (Enexis) Secretaris en penningmeester: Wilfried Martens (Brabant Water) Henk Kluytmans (Endinet) Sjef Vaessen (WML) Gido Willemse (DELTA Netwerkbedrijf B.V.) Wim Langewouters (Synfra) Stuurgroep (bestuur plus extra lid per netwerkbedrijf) Ferry Smits (Brabant Water) Erik Duim (DELTA Netwerkbedrijf B.V.) Phil Donders (Endinet) Ton Schuurmans (Enexis) Marianne Vermijs (WML) Medewerkers Operationeel manager: Wim Langewouters Informatiemanager: Peter Dirne Procesadviseur: Ad van Mol Auditor: Ad van Mol Trainee: Ad van Spreuwel Functioneel beheerder: Hans van Engelen Managementassistente: Matty van Driel Communicatiemedewerker: Paulien t Hoen Zetel Statutaire naam: Stichting Synfra Statutaire zetel: s-hertogenbosch Akte van oprichting 20 december 2005 Inschrijving in het handelsregister 21 december 2005 Contact Postadres: Postbus 1068, 5200 BC s-hertogenbosch Bezoekadres: Magistratenlaan 200, 5223 MA s-hertogenbosch T E info@synfra.nl Voor direct contact met de medewerkers: klik op de namen. Voor meer informatie over de partners: klik op de logo s.

16 Vanuit Synfra hebben we al vele constructieve stappen gezet om de samenwerking in de complete keten te verbeteren. Eén ervan is een gezamenlijk aanbesteding met aannemers in het totale voorzieningsgebied van Brabant en Limburg. Door de indeling in dertien gebieden met vaste coördinatoren verloopt de afstemming met de uitvoerende partij soepeler en sneller. Een van de volgende stappen is nu om meer inzichten te krijgen in elkaars werkprocessen, waardoor we deze kunnen optimaliseren en sneller kunnen inspelen op ontwikkelingen in de markt. Voor de komende jaren is sanering een belangrijk aandachtspunt.gezamenlijk kunnen we anticiperen op de hoeveelheid werk en heldere afspraken maken met alle Synfra-partijen. Alleen in de samenwerking kunnen we onze kosten beheersen en de maatschappelijke overlast bij werkzaamheden tot het minimum beperken. Stichting Synfra en DELTA Netwerkbedrijf B.V. hebben een bijzondere band. Synfra is een bestuurlijk orgaan dat de werkzaamheden van de netbeheerder bundelt en coördineert en DELTA Netwerkbedrijf B.V. is zowel een netbeheerder als een serviceprovider. Waar beide organisaties zich sterk in vinden, is hun multi-utility strategie : De consument kan aansluitingen voor water, gas, elektriciteit en kabel digitaal aanvragen via één loket. Eén keer aanvragen, één keer graven, één keer thuisblijven. Vervolgens hanteren we dezelfde criteria bij het invullen van deze strategie: hoge klanttevredenheid, aandacht voor kwaliteit en veiligheid, werken aan het continu ketengericht verbeteren en efficiency. En dat samen met andere netbeheerders, aannemers en gemeenten. Niet alleen door intensief van gedachten te wisselen, maar ook te innoveren. De kracht van Synfra is dat zij in staat is om echte verbeteringen door te voeren zoals de ketenverschuiving en de gedigitaliseerde informatie-uitwisseling. DELTA Netwerkbedrijf B.V. gebruikt dit gedachtegoed om haar dienstverlening verder te verbeteren en heeft met het Synfraverband een stevig kompas in handen. Gido Willemse, DELTA Netwerkbedrijf B.V. Sjef Vaessen, WML

17 Samenstellingsverklaring OPDRACHT Conform uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2014 van Stichting Synfra te s Hertogenbosch bestaande uit de balans per 31 december 2014 en de winst-en-verliesrekening over 2014 met de toelichting samengesteld. Verantwoordelijkheid van de directie Kenmerkend voor een samenstellingsopdracht is, dat wij ons baseren op de door het bestuur van de stichting verstrekte gegevens. De verantwoordelijkheid voor de juistheid en de volledigheid van die gegevens en voor de daarop gebaseerde jaarrekening berust bij het bestuur van de stichting. Verantwoordelijkheid van de accountant Het is onze verantwoordelijkheid als accountant om de door u verstrekte opdracht uit te voeren in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de voor accountants geldende gedrags- en beroepsregels. In overeenstemming met de voor het accountantsberoep geldende standaard voor samenstellingsopdrachten, bestonden onze werkzaamheden in hoofdzaak uit het verzamelen, het verwerken, het rubriceren en het samenvatten van financiële gegevens. Daarnaast hebben wij de aanvaardbaarheid van de bij het samenstellen van de jaarrekening toegepaste grondslagen op basis van de door de onderneming verstrekte gegevens geëvalueerd. De aard van onze werkzaamheden is zodanig dat wij geen zekerheid omtrent de getrouwheid van de jaarrekening kunnen verstrekken. Bevestiging Op basis van de ons verstrekte gegevens hebben wij de jaarrekening samengesteld onder toepassing van de in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving. ALGEMEEN Bedrijfsgegevens De stichting is per 20 december 2005 ten overstaan van mr. S. Alberts te Vlijmen opgericht. De statuten zijn gewijzigd per 18 september Het doel van de stichting bestaat uit het faciliteren van de samenwerking tussen de deelnemers en overige bedrijven en instanties die betrokken zijn bij een infrastructuur voor kabels en leidingen. De stichting heeft niet ten doel het maken van winst. De deelnemers dragen bij in de kosten van de stichting. De bijdragen worden vastgesteld aan de hand van de begroting die door de betreffende deelnemers goedgekeurd dient te worden. De bijdrage door de deelnemers wordt vastgesteld naar rato van het aantal aansluitingen van de betreffende deelnemer. Voor de vaststelling van dat aantal worden de gas-, water- en electriciteitsaansluitingen als afzonderlijke aansluitingen aangemerkt. Verwerking van het verlies 2014 Het verlies over 2014 bedraagt tegenover een verlies over 2013 van 271. De voorgestelde resultaatbestemming is opgenomen onder de overige gegevens van het financieel verslag.. FISCALE POSITIE Vennootschapsbelasting Stichting Synfra heeft, uitdrukkelijk opgenomen in de statuten, niet ten doel het maken van winst. De bijdragen van de deelnemende bedrijven wordt gebaseerd op de verwachte kosten. De bijdragen worden gecorrigeerd voor het eventueel teveel of te weinig aan voorschot gefactureerde bijdragen. Ondermeer door het doel en deze werkwijze achten wij de stichting niet belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Omzetbelasting Voor de omzetbelasting werd in eerste instantie de stichting als niet belastingplichtig beoordeeld. Na uitdrukkelijk verzoek hiertoe is in 2008 alsnog de stichting belastingplichtig aangemerkt voor de omzetbelasting door de Belastingdienst. Tot het verstrekken van nadere toelichtingen zijn wij gaarne bereid. Hoogachtend, Van Gastel en Neijnens Accountants en Belastingadviseurs Herman Eij Accountant Administratieconsulent

18 Jaarverslag 2014 BALANS per 31 december 2014 (na verwerking van het verlies) ACTIVA VLOTTENDE ACTIVA VORDERINGEN handelsdebiteuren overige belastingen en premies sociale verzekeringen Overlopende activa LIQUIDE MIDDELEN

19 PASSIVA EIGEN VERMOGEN Vermogen stichting Synfra KORTLOPENDE SCHULDEN Schulden aan leveranciers en handelskredieten Overige schulden Overlopende activa

20 WINST-EN-VERLIESREKENING OVER NETTO BIJDRAGEN KOSTEN Organisatie ICT Communicatie Bestek Algemeen BEDRIJFSRESULTAAT Financiële baten en lasten RESULTAAT

21 GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR DE OPSTELLING VAN DE JAARREKENING De jaarrekening is opgesteld volgens de in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving. De jaarrekening is opgemaakt op basis van historische kostprijs. De waardering van activa en passiva geschiedt, voor zover niet anders is vermeld, tegen nominale waarde. Opbrengsten worden toegerekend aan de periode waarin ze zijn gerealiseerd. Kosten worden verantwoord in het jaar waarin ze voorzienbaar zijn. GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN ACTIVA EN PASSIVA Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden bij eerste verwerking opgenomen tegen de reële waarde en vervolgens gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs. De reële waarde en geamortiseerde kostprijs zijn gelijk aan de nominale waarde. Noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid worden in mindering gebracht. Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de vorderingen. Liquide middelen De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Indien middelen niet ter vrije beschikking staan, dan wordt hiermee bij de waardering rekening gehouden. Langlopende en kortlopende schulden Opgenomen leningen en schulden worden bij eerste verwerking opgenomen tegen de reële waarde en vervolgens gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs. GRONDSLAGEN VOOR RESULTAATBEPALING Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de netto-bijdragen en de kosten en andere lasten van het verslagjaar met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Kosten welke hun oorsprong vinden in het boekjaar zijn in aanmerking genomen zodra deze voorzienbaar zijn. Financiële baten en lasten De rentebaten en -lasten betreffen de op de verslagperiode betrekking hebbende rente-opbrengsten en -lasten van uitgegeven en ontvangen leningen.

22 TOELICHTING OP DE BALANS per 31 december 2014 VLOTTENDE ACTIVA HANDELSDEBITEUREN Debiteuren Debiteuren deelnemers OVERIGE BELASTINGEN EN PREMIES SOCIALE VERZEKERINGEN Omzetbelasting OVERLOPENDE ACTIVA Rente Verzekeringen Nog te factureren Combiplan aan Delta LIQUIDE MIDDELEN Rabobank Rabobank spaarrekening Rabobank Kas

23 PASSIVA VERMOGEN STICHTING SYNFRA Stand per 1 januari Exploitatiesaldo Stand per 31 december SCHULDEN AAN LEVERANCIERS EN HANDELSKREDIETEN Crediteuren OVERIGE SCHULDEN Te crediteren bijdrage Enexis Netwerk B.V Te crediteren bijdrage Brabant Water N.V Te crediteren bijdrage N.V. Waterleiding Maatschappij Limburg Te crediteren bijdrage Endinet B.V Te crediteren bijdrage DELTA Netwerkbedrijf B.V

24 OVERLOPENDE PASSIVA Rente- en bankkosten Reiskostenvergoeding Communicatiekosten t Hoen Bouwkosten Yellowtail Beheer en onderhoud Functioneel beheer Huisvestingskosten Programma NIC LSOI en e-learning Verplichtingen ten aanzien van toekomstige IT projecten Vooruitontvangen Volker Wessels Telecom Infratechniek B.V XML Accountantskosten

25 TOELICHTING OP DE WINST-EN-VERLIESREKENING over 2014 NETTO BIJDRAGEN Enexis Netwerk B.V Brabant Water N.V Endinet B.V N.V. Waterleiding Maatschappij Limburg DELTA Netwerkbedrijf B.V Volker Wessels Telecom Infratechniek B.V Ziggo UPC Enexis inzake project verontreinigde grond Gefactureerde omzet met 21% hiervoor opgenomen Omzet hierboven opgenomen met 21% omzetbelasting Mutatie te crediteren omzet Enexis Netwerk B.V Mutatie te crediteren omzet Brabant Water N.V Mutatie te crediteren omzet N.V. Waterleiding Maatschappij Limburg Mutatie te crediteren omzet Endinet B.V Mutatie te crediteren DELTA Netwerkbedrijf B.V Vooruitontvangen Volker Wessels Telecom Infratechniek B.V

26 OVERIGE BEDRIJFSKOSTEN ORGANISATIE Operationeel manager Management assistent Proces adviseur Penvoerder Informatie manager Functioneel beheerder ICT Beheer en onderhoud Onderhoud en beheer Combiplan Hostingkosten combiplan Doorbelaste hostingkosten Combiplan Doorbelast onderhoud en beheer Combiplan Landelijke ontwikkelingen Kosten A-hub Enexis Doorbelasting kosten A-hub Enexis IT projecten Ontwikkelteam Gemma Digitale Rotonde Verplichtingen ten aanzien van toekomstige IT projecten COMMUNICATIE Communicatiekosten Publiciteitscampagne Jaarverslag Folders en drukwerk Nieuwsbrief Missie en visie Synfra

27 BESTEK Aanbesteding Commerce-hub QPS E-learning ALGEMEEN Trainingen en opleidingen Huisvestingskosten Leasekosten Kantoorkosten Lunchkosten Diner kosten Vervoerskosten Telefoonkosten Accountantskosten Rente en kosten bank Verzekering Representatiekosten Sharepoint Rente Belastingdienst Overige algemene kosten FINANCIËLE BATEN EN LASTEN RENTEBATEN EN SOORTGELIJKE OPBRENGSTEN Rente baten (per saldo)

28 GEGEVENS OMZET EN OMZETBELASTING BEDRAG WAAROVER OMZETBELASTING WORDT BEREKEND OMZETBELASTING DOOR U VERRICHTE BINNENLANDSE LEVERINGEN/DIENSTEN Omzet belast met hoog tarief Voorbelasting AFDRACHTEN OP AANGIFTEN Eerste kwartaal Tweede kwartaal Derde kwartaal Vierde kwartaal Totaal via suppletie te ontvangen - BALANSPOSITIE Vierde kwartaal

29 Colofon STICHTING SYNFRA Postbus 1068, 5200 BC s-hertogenbosch / SAMENSTELLING EN TEKST Paulien t Hoen VORMGEVING One-Man-Show of creative minds and projects, Eindhoven FOTOGRAFIE Marcel de Buck, Eindhoven

30