Jaarverslag 2013 Stichting Synfra. Synfra 2.0

Transcriptie

1 Jaarverslag 2013 Stichting Synfra Synfra 2.0

2 Colofon STICHTING SYNFRA Postbus 1068, 5200 BC s-hertogenbosch / SAMENSTELLING EN TEKST Paulien t Hoen VORMGEVING One-Man-Show of creative minds and projects, Eindhoven FOTOGRAFIE Marcel de Buck, Eindhoven

3 Nieuw bestuur en nieuwe voorzitter Woensdag 28 augustus 2013 was een historische dag voor Synfra. Aan de vooravond van de start van Synfra 2.0 vonden twee bestuurs vergaderingen plaats; een met het oude bestuur en een met het nieuwe. Het bestaande bestuur keurde een wijziging in de statuten goed, die het mogelijk maakt om het oude dagelijks bestuur en algemeen bestuur te vervangen door één bestuur. Henri Lemmens nam in deze laatste vergadering afscheid als voorzitter. Het nieuwe bestuur koos een nieuwe voorzitter en secretaris. Het Synfra- bestuur bestaat nu uit: voorzitter Math Wijnen (Enexis), secretaris en penningmeester Wilfried Martens (Brabant Water), Henk Kluytmans (Endinet), Sjef Vaessen (WML) en Gido Willemse (Delta). Naast dit bestuur gaat per 1 september de stuurgroep van start waarin naast de bestuursleden een tweede vertegenwoordiger van dezelfde organisaties zitting neemt: Ton Schuurmans (Enexis), Ferry Smits (Brabant Water), Phil Donders (Endinet), Erik Duim (Delta) en Marianne Vermijs (WML). Bij verhindering van een bestuurslid bij een bestuursvergadering, neemt het stuurgroeplid zijn plaats waar. UPC en Ziggo krijgen een uitnodiging voor de bijeenkomsten van bestuur of stuurgroep als de agenda daarom vraagt. Voorzitter Math Wijnen houdt zich binnen Enexis bezig met inkoop en contractmanagement en besteedt een vijfde van zijn tijd aan Synfra. Hij vat zijn functie binnen het samenwerkingsverband als volgt samen. Mijn rol is om het team van bestuur, stuurgroep en de uitvoerende Synfra-organisatie tot besluitvorming te brengen. De >>

4 >> Nieuw bestuur en nieuwe voorzitter besluiten moeten leiden tot heldere randvoorwaarden waarbinnen alle betrokken partijen zich lekker voelen. Daarbij is het van groot belang dat we elkaars verandersnelheid blijven faciliteren. Middel en resultaat zijn daarbinnen eigenlijk hetzelfde, volgens Wijnen: het gaat om vertrouwen. Hij was aangenaam verrast na zijn eerste bestuursvergadering. Ik kwam er snel achter dat er veel meer is dat ons bindt, dan ons scheidt. Hij vindt Synfra by far het beste samenwerkingsverband in Nederland: De maatschappelijke verantwoordelijkheid staat echt centraal en uit de lange termijn visies van de betrokken bedrijven blijkt oog voor elkaars belangen. De nieuwe voorzitter is de eerste om toe te geven dat dergelijke theoretische uitgangspunten prachtig klinken, maar dat de doorvertaling naar activiteiten het ijkpunt vormt. In het verlengde daarvan ligt de verdere ontwikkeling van de ketenintegratie. We gaan proberen om verdere overbodige activiteiten uit de keten weg te snijden en nog meer te stroomlijnen. Tot slot is de afstemming op de landelijke ontwikkelingen een speerpunt. De ontwikkelingen in de IT-infrastructuur spelen hierbinnen een grote rol, bijvoorbeeld de digitale rotonde waarmee alle systemen van de netwerkbedrijven onderling aan elkaar geknoopt kunnen worden. Een ander voorbeeld is de regionale gezamenlijke planning van grote saneringen die op stapel staan. Als we dat soort grote werkpakketten integraal aanpakken, levert dat direct geld op en vermindert de overlast voor de samenleving aanzienlijk. Ik kom op een mooi moment binnen. De aanbesteding en de nieuwe contracten vormen een stevige basis om verder op door te bouwen. Het nieuwe kwaliteitssysteem dat eruit is voortgekomen, vormt een goed voorbeeld. Hieruit blijkt toegenomen vertrouwen omdat de netwerkbedrijven per toerbeurt elkaars disciplines zullen beoordelen. In zijn ogen vragen de komende tijd met name drie zaken de aandacht. Wijnen hecht er belang aan om nog meer te investeren in de relatie met de aannemers. Er speelt een aantal kwesties in de samenwerking die hij wil oppakken: inzicht in de werkpakketontwikkeling, overlegvormen en digitale communicatie.

5 Synfra 2.0 Op 1 september 2013 gaat Synfra 2.0 van start. Achtergrond is de her-ijking van het samenwerkingsverband in het licht van veranderende omstandigheden in de omgeving van de betrokken partners. De oorspronkelijke Combi 5 is omgevormd tot Combi 3+. Dit betekent een vaste vertegenwoordiging van de water-, elektriciteit- en gasbedrijven, waar nodig aangevuld met de kabel- en telecombedrijven. Vijf belangrijke ontwikkelingen staan centraal bij deze verandering in de samenwerking: 1 Toenemende verschillen tussen de publieke water- en energiebedrijven die regionaal werken en de commerciële kabel- en telecombedrijven die landelijk opereren. 2 Uiteenlopende regelingen op het gebied van beleid en wetgeving tussen kabel- en telecombedrijven en water- en energiebedrijven. 3 De conclusie dat slechts acht procent van de infraprojecten daadwerkelijk uitgevoerd wordt in de complete combi 5 omdat de samenwerking vooral aan de orde is bij nieuwbouwprojecten en aansluitingen. 4 Afname van nieuwbouwprojecten in de komende jaren. 5 Toename van het aantal sanerings- en reconstructieprojecten, waarbij alleen water- en energiebedrijven betrokken zijn. >>

6 >> Synfra 2.0 Het nieuwe samenwerkingsverband van Synfra bestaat uit vijf water- en energiebedrijven: Brabant Water, Endinet, WML, Enexis en Delta. Kabel- en telecombedrijven hebben een participatieovereenkomst met Synfra en tegelijk een dienstverleningsovereenkomst met een water- of elektriciteitsbedrijf. De participatieovereenkomst met de kabel- en telecombedrijven staat garant voor de digitale intake, het uitwisselen van projectinformatie en het melden van werkzaamheden aan gemeenten via Gemma. De dienstverleningsovereenkomst zorgt ervoor dat bij alle nieuwbouwaansluitingen mantelbuizen meegelegd worden van het hoofdnet tot in de meterkast. Op deze manier wordt de basis voor een kabelaansluiting standaard gerealiseerd. Voor de definitieve kabelaansluiting naar de woning is dan slechts beperkt graafwerk nodig; de sleuf naar de woning hoeft daarvoor niet nog een keer open. Bij de start van Synfra 2.0 zijn overeenkomsten gesloten met Ziggo en UPC. Ferry Smits is als hoofd Infratechniek bij Brabant Water nauw betrokken geweest bij de eerste ideeënvorming rond Synfra 2.0. Hij herinnert zich nog goed de eerste steen in de vijver van het oude samenwerkingsverband. Met het oog op de veranderende wereld om ons heen, ging Brabant Water een andere visie op de samenwerking ventileren. Het was spannend om deze ideeën voor te leggen aan de Combi, maar gelukkig waren alle betrokkenen vrij snel overtuigd en konden we verder met de gezamenlijke uitwerking ervan. Tegen de tijd dat de oude contracten afliepen was Robert-Jan Dolkemade, Manager Network Infrastructure bij Ziggo, bang voor verwijdering en verharding binnen de Synfra-combi. Ook hij vond het een spannende tijd. Gelukkig ontstond al snel een nieuwe gezonde constructie die goed aansluit bij de marktsituatie. Onze belangrijkste doelstelling in de Combi is overeind gebleven: maatschappelijk verantwoord infra structuur aanleggen met minimale overlast voor onze klanten. Het standaard meeleggen van mantelbuizen was al langer een optie die rondzong. Die is nu concreet gemaakt. Alle betrokkenen kunnen in de nieuwe situatie hun natuurlijke arbeidsgang volgen. Wij willen het liefst zo laat mogelijk kabels leggen en dat is nu geen enkel probleem meer. Dolkemade vindt Synfra een prachtig voorbeeld van economische samenwerking. Het mooie is dat alle betrokkenen elkaar faciliteren waar het nodig is, om zo efficiënt mogelijk infrastructuur te kunnen aanleggen binnen de gestelde kaders van de wet. Als voorbeeld noemt hij de werkgroep Veiligheid en Gezondheid in verband met de nieuwe wetgeving die opdrachtgevende partijen verplicht om bodemonderzoek te doen: Ook daar is de samenwerking voor bedoeld.

7 Bestek en aanbesteding In combinatie met het nieuwe bestek, contracteert Synfra nieuwe aannemers voor de combiwerkzaamheden in Noord-Brabant en Limburg. Met de gezamenlijke aanbesteding van WML, Enexis, Endinet en Brabant Water is een jaaromzet gemoeid van tachtig tot honderd miljoen Euro. De nieuwe contracten hebben een looptijd van vier jaar met een doorlopende optie tot verlenging. De aanbesteding onder de door Synfra erkende aannemers is succesvol afgerond met een gunning aan negen aannemers: BAM Infratechniek Midden-West, Gebr. van der Steen, Aan nemers bedrijf Hurkmans en Zn, Heijmans Civiel, Rasenberg Kabels en Leidingen, Van Vulpen, Visser en Smit Hanab Distributie, Joulz en APK Infra/Infra- en Wegenbouw Limburg. De geslaagde aanbesteding is mede te danken aan de energie die alle betrokken partijen hebben gestoken in de voorbereiding en de heldere informatie naar alle marktpartijen. In overleg met aannemers en Bouwend Nederland zijn voor de start van de aanbesteding alle aspecten die voor aannemers en netwerkbedrijven belangrijk zijn, benoemd en besproken. Deze aspecten zijn opgenomen in een startnotitie met vijf doelen: continuïteit en capaciteit, kwaliteit en klanttevredenheid, veiligheid, kosten, duurzaamheid. Deze doelen lopen als een rode draad door het hele proces van aanbesteding en gunning. Op basis van deze doelen zijn de vragen geformuleerd voor de inschrijvende aannemers met ondersteuning van het Nederlands In- >>

8 >> Bestek en aanbesteding koop Centrum (NIC). Het NIC trainde ook het beoordelingsteam met deelnemers van de betrokken water- en energiebedrijven. De aanbesteding is ingezet op basis van EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving), waarbij de inschrijvende aannemers voor de kwalitatieve aspecten zestig punten konden halen en voor de prijsaanbieding veertig punten. Alle kwalitatieve aspecten van de inschrijving worden meegenomen in de contractbesprekingen en maken onderdeel uit van het uiteindelijke contract dat per 1 september 2013 van kracht wordt. Met deze aanbesteding is voor het eerst in Nederland in deze branche ook de CO2-Prestatieladder meegenomen van de Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen. Inschrijvende aannemers is gevraagd om aan te geven in welke mate hun bedrijven erin slagen om CO2-uitstoot te verminderen, energie te besparen, efficiënt gebruik te maken van materialen en duurzame energie toe te passen. Zo draagt Synfra bij aan de doelstellingen van duurzaam inkopen en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Fer Siegersma (senior contractmanager bij Enexis) is in deeltijd penvoerder van het Synfra-bestek en kijkt met veel plezier terug op de hectische periode van de ontwikkeling van het nieuwe bestek en de aanbestedingsprocedure. Hij is niet alleen trots op het eindproduct, maar met name ook op de manier waarop het tot stand is gebracht. We hebben een jaar aan het bestek gewerkt met techneuten van de netwerkbedrijven en deels met de aannemers, in diverse werkgroepen. De samenwerking stond voorop: iedereen was volledig gecommitteerd aan het project en nam de verantwoordelijkheid voor zijn onderdeel. De samenwerking is onomkeerbaar verdiept en verstevigd in dit traject. Om vervolgens alle medewerkers van netwerkbedrijven en aannemers vertrouwd te maken met het nieuwe bestek, ontwikkelde Synfra een e-learing cursus, in eigen tijd te volgen via de website. De eerste keer vond de examinering centraal plaats onder verantwoordelijkheid van Synfra. In het vervolg gebeurt dit onder verantwoordelijkheid van de directies van de bedrijven onder regie van Synfra met de mogelijkheid om bij voldoende score zelf het certificaat uit te printen. Voor 1 september 2013 hebben circa zeshonderd kandidaten de toets met goed gevolg afgelegd. Het doel van het samenwerkingsverband om zeker te zijn dat alle betrokkenen per 1 september beschikken over voldoende bestekskennis, is hiermee ruimschoots gehaald.

9 Ketenverschuiving Vanaf 1 september is de ketenverschuiving definitief in gang gezet. Vanaf die datum neemt de aannemer niet alleen de technische uitvoering voor zijn rekening van standaardwerkzaamheden voor aansluitingen, maar ook de planning, de coördinatie en het schouwen. Enexis en Brabant Water zijn een half jaar daarvoor als eerste gestart met het opschuiven in de keten samen met vier aannemers: Hurkmans, Gebr. van der Steen, Rasenberg en BAM. Gezamenlijk namen zij een schot voor de boeg om voor het hele samenwerkingsverband vast te kunnen stellen wat nodig was om het nieuwe proces zo goed mogelijk te implementeren. Voor Enexis paste deze voortijdige start in het landelijke project De Aansluiting, dat gericht is op het zo efficiënt mogelijk afwikkelen van huisaansluitingen waarbij de klant en de kwaliteit centraal staan. Brabant Water voerde tegelijkertijd de voordeurtelling in, wat betekent dat alle aansluitingen voor hetzelfde tarief worden gerealiseerd. De proef periode gaf de netwerkbedrijven ook de mogelijkheid om de rol van de kwaliteitsauditoren verder uit te werken. De twee bedrijven maakten verschillende afspraken met de vier aannemers om de beste methode uit te vinden om de nieuwe aanpak te implementeren. De ene aannemer kreeg bijvoorbeeld twintig uur iemand van Brabant Water op kantoor ter ondersteuning, de andere sprong in het diepe en deed meteen alles zelf. Op 1 september lag het scenario klaar voor alle betrokken partners. >>

10 >> Ketenverschuiving Omdat hij als aannemer bij de eerste proefperiode van de ketenverschuiving betrokken was, heeft Hans van der Steen zicht op alle stappen en leermomenten. Voor de opdrachtgevers was het vooral een grote stap om een deel van het proces los te laten en uit handen te geven. De uniformering van het proces en de digitale communicatie hebben geholpen om het vertrouwen te vergroten. Daarbij komt dat Gemma 2.0 sterk is verbeterd en een aanzet vormt voor een eventuele digitale rotonde in de toekomst. Al deze ontwikkelingen getuigen van onderlinge betrokkenheid en versteviging van het draagvlak. De grootste verdiensten van de nieuwe aanpak vindt hij voor zijn eigen bedrijf de grip op het proces en het feit dat de werkzaamheden voor veel medewerkers interessanter zijn geworden. We kunnen nu zelf een grotere bijdrage leveren aan het gesmeerd laten lopen van de keten. dat het begrip ketenverschuiving een container begrip is, waarvoor niet iedereen dezelfde definitie hanteert. Dat blijkt bijvoorbeeld in de gang van zaken in onze beide percelen, waarbij we te maken hebben met verschillende regionale vestigingen van netwerkbedrijven met een specifieke visie en aanpak. Niettemin sluit de ketenverschuiving naadloos aan bij de eigen ambities van Van Vulpen om procesmatig te werken en medewerkers te laten doen waar ze goed in zijn. We gaan meters maken en productie draaien tot we de ketenverschuiving helemaal uitgewerkt en onder de knie hebben samen met Synfra. Beide aannemers popelen om de ervaringen vervolgens in te zetten voor ketenverschuiving in het infraproces. Peter van der Aa is technisch directeur van Van Vulpen, een van de nieuwe aannemers die tot zijn grote verrassing twee percelen bij Synfra binnenhaalde, net als Gebr. van der Steen. Hij ontdekte al snel dat de ketenverschuiving onduidelijkheid opleverde voor klanten. Dat is direct opgelost via de contact pagina op de bedrijfswebsite, die klanten informeert waar ze met hun vragen terecht kunnen. De pagina wordt zo n honderd keer per maand bekeken en voldoet dus duidelijk in een behoefte. Hij constateert

11 Q-Synfra wordt QPS Met ingang van het nieuwe bestek verandert ook het kwaliteitsbeoordelingssysteem van Synfra. Q-Synfra wordt QPS, ofwel Quality Performance Synfra. In QPS komen de punten die bij de aanbesteding beoordeeld zijn, terug in de metingen. De EMVIdoelen staan hierin centraal: klanttevredenheid en kwaliteit, continuïteit en capaciteit, veiligheid en duurzaamheid. Metingen voor de processen van aansluitingen en infra worden gedaan door ruim veertig auditoren van alle netwerkbedrijven. Zij zijn verantwoordelijk voor het controleren van de werkzaamheden van de Synfra-aannemers in de percelen waar hun netwerkbedrijf actief is. Voor het aansluitingenproces beoordeelt één partij alle disciplines. Een roulatieschema zorgt ervoor dat alle opdrachtgevende partijen in het perceel de performance van een aannemer per toerbeurt beoordelen. De kabel- en telecombedrijven zijn met ingang van het nieuwe bestek niet langer betrokken bij deze beoordelingen en evaluaties. Een extern bureau verricht klanttevredenheidmetingen bij alle gerealiseerde aansluitingen in alle percelen om ook de beoordeling van de eindgebruikers mee te nemen. Daarnaast zullen de aannemers de opdrachtgevers beoordelen op hun performance. Per kwartaal bespreekt Synfra de rapportages met alle partijen en legt verbeterafspraken vast. De rapportages laten een benchmark zien van alle aannemers, waarbij na vier jaar de slechtst presterende aannemer afvalt op basis van zijn performancescore >>

12 >> Q-Synfra wordt QPS na 3,5 jaar (een half jaar voor beëindiging van het contract). Ten slotte is er een nieuw stimuleringsbeleid, dat inhoudt dat goed presterende aannemers beloond worden met meer werkaanbod (bonus) en slecht presterende aannemers minder werk wordt aangeboden (malus). Werkonthouding zal pas geëffectueerd worden na een besluit van het Synfrabestuur. Op deze manier wil Synfra ervoor zorgen dat de performance van een minder goed presterende aannemer weer op het gewenste niveau komt. Sjef Vaessen, hoofd Afdeling Aanleg en Leidingen van WML vertelt over de ontwikkeling van QPS, als deelnemer van de voorbereidende werkgroep. Hij legt uit dat het systeem is afgeleid van het kwaliteitssysteem SQM van Enexis. Voor Endinet en WML was dit geen belemmering omdat wij allebei nog moesten starten met een systeem. Voor het kwaliteitssysteem van Brabant Water (Toezicht op Maat) is een koppeling ontworpen. Iedereen was het gelukkig snel eens over deze relatief eenvoudige oplossing. Metingen worden direct ingevuld en verwerkt in een applicatie op een smartphone of tablet met behulp van het webbased CRM-pakket Sales Force, dat ook de rapportages opbouwt. Vaessen is blij met de transparantie van het systeem: Iedereen met een internetaansluiting kan altijd bij de beschikbare informatie. Voor de auditoren is niet alleen de nieuwe werkwijze wennen, maar vooral ook het feit dat ze voor het aansluitingenproces andere disciplines gaan beoordelen dan die waarmee ze vertrouwd zijn. Bovendien hebben ze een andere rol in het geheel. Vooral voor degenen die gewend zijn om op te treden in de rol van toezichthouder, is het vreemd om als auditor alleen de verantwoordelijkheid te dragen voor de controle van een momentopname. Als auditor van Endinet maakte Wim Ghijsen deel uit van de werkgroep. We hebben aan de hand van voorbeelden en foto s alle vragen doorgenomen en samengevat hoe de verschillende bedrijven hiermee omgaan om de handleiding samen te stellen. Het is handig dat we elkaar nu allemaal kennen vanwege de kick-off van QPS; de lijnen zijn kort en we stellen zelf teams samen om elkaar op te leiden. De proefperiode tussen september en december 2013 verliep goed zodat QPS op 1 januari 2014 officieel van start gaat.

13 Gemma 2.0 Het nieuwe bestek, het opschuiven in de keten bij aansluitingen, en de herziene samenwerking tussen de combipartners en de kabelbedrijven vroegen om een nieuwe release van Gemma. Gemma 2.0 is gebaseerd op het nieuwe aansluitproces en heeft een ander uiterlijk gekregen in lijn met de huisstijl van Synfra 2.0. Vanaf de start van de nieuwe contracten per 1 september 2013 is Gemma 2.0 operationeel. Peter Dirne, informatiemanager bij Synfra, geeft hierbij aan: De ontwikkeling van Gemma 2.0 stond onder een zware tijdsdruk met een vaste deadline. Een tweede fase was al voorzien en het direct inplannen van een aantal kleine releases na 1 september heeft bijgedragen om Gemma direct verder af te stemmen op de dagelijkse praktijk. Dat heeft gewerkt! Synfra gaat ervan uit dat Gemma in het voorjaar van 2014 het proces volledig zal ondersteunen waar het ondersteund moet worden, inclusief verbeterde koppelingen. In dezelfde periode zal ook de Infra-module verder worden vereenvoudigd en verbeterd. De export-services van Gemma waren al enige tijd in gebruik, maar dit jaar is een aantal netwerkbedrijven en aannemers ook gestart met import-webservices. Zij koppelen bedrijfseigen documenten en meldingen van Onderhoud en Storingen direct aan Gemma. Gemeenten worden zo op tijd en volledig geïnformeerd over meldingen. Het grootste voordeel van deze web services is dat medewerkers niet langer dubbel gegevens >>

14 >> Gemma 2.0 hoeven in te voeren en dat ieder bedrijf vrij is om de bedrijfseigen processen op een eigen manier in te vullen. Peter Dirne: Het jaar 2013 stond in het teken van het nieuwe proces en de voorbereiding op het koppelen van de systemen van de verschillende bedrijven. In 2014 zal dit verder worden uitgewerkt, waarbij we gebruik maken van de ervaringen in de praktijk. Zo komen we uiteindelijk tot de gewenste situatie. De gegevens in het ketenproces worden dan eenmalig bij de bron ingevuld, zodat alle betrokken partijen ze vervolgens kunnen aanvullen.

15 Gebiedsindeling per 1 september 2013 Sluis Schouwen-duiveland 7a Noord-beveland Veere 7b Goes Middelburg Kapelle Vlissingen 7c Borsele 7d Hulst Terneuzen Goeree- Overflakkee Tholen Tholen Reimerswaal Steenbergen Bergen op Zoom 1a Woensdrecht Roosendaal Moerdijk Halderberge Rucphen Etten- Leur Zundert 1b Drimmelen Breda Gilze en Rijen Alphen-Chaam Baarle-Nassau / Hertog Woudrichem 2a Waalwijk Aalburg Loon Dongen op Zand Heusden Haaren s-hertogenbosch Vught 3a Sint Michielsgestel Schijndel Oss Bernheze Veghel Landerd Uden Grave Oosterhout Werkendam Geertruidenberg Maasdonk Mill- Sint Hubert Boekel Cuijk Sint Anthonis Tilburg Boxtel Sint Oedenrode Oisterwijk Gemert-Bakel 2b Laarbeek Goirle Best Son Oirschot Hilvarenbeek Nuenen Helmond Eindhoven 4b Deurne Geldrop- 3c Reusel - Veldhoven Mierlo de Mierden Waalre Someren Asten Bladel Eersel Heeze-Leende 3b Valkenswaard Bergeijk Cranendonk 4a Mook en Middelaar Gennep Boxmeer Bergen Venray 5a Horst aan de Maas Venlo Peel en Maas Nederweert 5b Beesel Weert Leudal Roermond Brabant 1a 1b N COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER Joulz B.V. COÖRD. BEDRIJF Brabant Water AANNEMER Van Vulpen B.V. 3a 3b COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER Gebr. Van der Steen B.V. COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER Hurkmans en Zn B.V. Limburg 5a COÖRD. BEDRIJF WML AANNEMER BAM Infratechniek Midden-West B.V. 5b COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER APK Infra Wegenbouw Zeeland 7a COÖRD. BEDRIJF Delta AANNEMER De Voogd-Grijpskerke 7b W COÖRD. BEDRIJF Delta AANNEMER Marconi Oranje Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen 2a 2b COÖRD. BEDRIJF Brabant Water AANNEMER Van Vulpen B.V. COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER Rasenberg Kabels en Leidingen B.V. 3c 4a 4b COÖRD. BEDRIJF Endinet AANNEMER Hurkmans en Zn B.V. COÖRD. BEDRIJF Brabant Water AANNEMER Heijmans Civiel B.V. COÖRD. BEDRIJF Endinet AANNEMER Gebr. Van der Steen B.V. 6a 6b COÖRD. BEDRIJF WML AANNEMER Visser en Smit Hanab Distributie B.V. COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER BAM Infratechniek Midden-West B.V. 7c 7d COÖRD. BEDRIJF Delta AANNEMER Nutswerk COÖRD. BEDRIJF Delta AANNEMER H4A Sittard- Geleen Stein Onderbanken 6a Schinnen Brunssum Beek Heerlen Landgraaf Meerssen Nuth 6b Valkenburg Voerendaal Kerkrade Maasstricht Simpelveld Eijsden - Gulpen-Wittem Margraten Vaals

16 Algemene informatie over de organisatie in 2013 Stichting synfra De naam Synfra is een samenstelling van synergie en infrastructuur. Synfra is het samenwerkingsverband tussen Brabant Water, Delta, Endinet, Enexis, WML, Ziggo, KPN (tot 1 september 2013) en UPC (vanaf 1 september 2013). Missie/Visie Ondergrondse infrastructuur efficiënt en klantgericht aanleggen door kennis en optimale processen te koppelen aan vérgaande samenwerking Kernwaarden Servicegericht, stimulerend, helder, anticiperend Medewerkers Operationeel manager: Wim Langewouters Informatiemanager: Peter Dirne Procesadviseurs: Ad van Mol, Leon Kiggen (tot 1 december 2013) Auditor: Ad van Mol Functioneel beheerder: Hans van Engelen Managementassistente: Matty van Driel Communicatiemedewerker: Paulien t Hoen Zetel Statutaire naam: Stichting synfra Statutaire zetel: s-hertogenbosch Akte van oprichting 20 december 2005 Inschrijving in het handelsregister 21 december 2005 Voor direct contact met de medewerkers: klik op de namen. Voor meer informatie over de partners: klik op de logo s. Bestuur tot 28 augustus 2013: Dagelijks bestuur Voorzitter: Henri Lemmens (Enexis) Secretaris: Wilfried Martens (Brabant Water) Penningmeester: Ton Schuurmans (Enexis) Wim Langewouters (Synfra) Algemeen bestuur (dagelijks bestuur plus bestuursleden) Martin Driezen (KPN) Robert Jan Dolkemade (Ziggo) Henk Kluytmans (Endinet) Jacques Mommers (WML) Erik Duim (Delta) Ferry Smits (Brabant Water) Bestuur na 28 augustus 2013: Voorzitter: Math Wijnen (Enexis) Secretaris en penningmeester: Wilfried Martens (Brabant Water) Henk Kluytmans (Endinet) Sjef Vaessen (WML) Gido Willemse (Delta) Wim Langewouters (Synfra) Stuurgroep (bestuur plus extra lid per netwerkbedrijf) Ferry Smits (Brabant Water) Erik Duim (Delta) Phil Donders (Endinet) Ton Schuurmans (Enexis) Marianne Vermijs (WML) Contact Postadres: Postbus 1068, 5200 BC s-hertogenbosch Bezoekadres: Magistratenlaan 200, 5223 MA s-hertogenbosch T E info@synfra.nl

17 Overlegstructuren binnen synfra In 2013 kent Synfra de volgende overlegstructuren en werkgroepen. Aannemersoverleg Het halfjaarlijkse strategisch overleg van de directies van alle aannemers met een Synfra-contract en het dagelijks bestuur van Synfra. Beheerorganisatie In de Beheerorganisatie zitten bedrijfsvertegenwoordigers van alle netwerkbedrijven en een afvaardiging van aannemers die in overleg met hun kerngebruikers van Gemma initiatieven aandragen ter verbetering van het systeem. De Beheerorganisatie overlegt één keer in Bestuur Synfra kent tot 28 augustus een algemeen en een dagelijks bestuur, na 28 augustus een bestuur en stuurgroep. De bestuursleden zijn allen directielid of (regio)manager bij een van de netwerkbedrijven die samenwerken binnen Synfra. In 2013 vergadert het algemeen bestuur (AB) nog vier keer. Het dagelijks bestuur (DB) vergadert nog zes keer. Het nieuwe bestuur komt drie keer bij elkaar en de stuurgroep één keer. BL10 In principe komen de tien grootste gemeenten uit het Synfra-verband twee keer per jaar bij elkaar voor overleg over de samenwerking. Het gaat om de Brabantse gemeenten Breda, Eindhoven, Helmond, s-hertogenbosch en Tilburg en de Limburgse gemeenten Maastricht, Roermond, Sittard-Geleen, Heerlen en Venlo. Het overleg is bedoeld om een beeld te krijgen van elkaars ideeën, ontwikkelingen en behoeften en om te onder- >>

18 >> Overlegstructuren binnen synfra zoeken wat Synfra en de gemeenten gezamenlijk kunnen ondernemen om processen efficiënter te maken, kosten te besparen en overlast voor de burger te beperken. In 2013 komt de BL10 één keer bij elkaar. Bestekbeheergroep (sinds 1 september 2013) Deze groep bespreekt onduidelijke kwesties rondom het gezamenlijke bestek en aanverwante zaken om te komen tot een eenduidige interpretatie en toepassing. Uit het overleg komen mogelijk aanpassingen voort in de e-learning cursus over het bestek. In de beheergroep zijn de netwerkbedrijven en aannemers vertegenwoordigd, samen met de penvoerder van het bestek. De groep vergadert in 2013 één keer. Gebruikersgroep Gemeenten Dit overlegorgaan is opgericht voor de uitwisseling van behoeften, wensen en ervaringen van de gemeenten in verband met het gebruik en de promotie van Gemma. Deze groep komt één keer bij elkaar in TO TO staat voor Tactisch Overleg. In het TO zitten managers van de netwerkpartijen die zicht hebben op de ontwikkelingen binnen en buiten hun bedrijf, die van invloed zijn op de processen Aansluitingen, Infra en Onderhoud en Storingen. Het TO richt zich op continue verbetering van de gezamenlijke uitvoering van deze processen. Het TO vergadert in 2013 zes keer. WIS De Werkgroep Inkoop Synfra is verantwoordelijk voor de aanbesteding van de raamcontracten en grote projecten. De WIS overlegt in 2013 zeven keer, waarvan één keer samen met de Stuurgroep.

19 Samenstellingsverklaring OPDRACHT Conform uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2013 van Stichting Synfra te s Hertogenbosch bestaande uit de balans per 31 december 2013 en de winst-en-verliesrekening over 2013 met de toelichting samengesteld. Verantwoordelijkheid van de directie Kenmerkend voor een samenstellingsopdracht is, dat wij ons baseren op de door het bestuur van de stichting verstrekte gegevens. De verantwoordelijkheid voor de juistheid en de volledigheid van die gegevens en voor de daarop gebaseerde jaarrekening berust bij het bestuur van de stichting. Verantwoordelijkheid van de accountant Het is onze verantwoordelijkheid als accountant om de door u verstrekte opdracht uit te voeren in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de door onze beroepsorganisatie uitgevaardigde gedrags- en beroepsregels. In overeenstemming met de voor het accountantsberoep geldende standaard voor samenstellingsopdrachten, bestonden onze werkzaamheden in hoofdzaak uit het verzamelen, het verwerken, het rubriceren en het samenvatten van financiële gegevens. Daarnaast hebben wij de aanvaardbaarheid van de bij het samenstellen van de jaarrekening toegepaste grondslagen op basis van de door de onderneming verstrekte gegevens geëvalueerd. De aard van onze werkzaamheden is zodanig dat wij geen zekerheid omtrent de getrouwheid van de jaarrekening kunnen verstrekken. Bevestiging Op basis van de ons verstrekte gegevens hebben wij de jaarrekening samengesteld in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving. ALGEMEEN Bedrijfsgegevens De stichting is per 20 december 2005 ten overstaan van mr. S. Alberts te Vlijmen opgericht. De statuten zijn gewijzigd per 18 september Het doel van de stichting bestaat uit het faciliteren van de samenwerking tussen de deelnemers en overige bedrijven en instanties die betrokken zijn bij een infrastructuur voor kabels en leidingen. De stichting heeft niet ten doel het maken van winst. De deelnemers dragen bij in de kosten van de stichting. De bijdragen worden vastgesteld aan de hand van de begroting die door de betreffende deelnemers goedgekeurd dient te worden. De bijdrage door de deelnemers wordt vastgesteld naar rato van het aantal aansluitingen van de betreffende deelnemer. Voor de vaststelling van dat aantal worden de gas-, water- en electriciteitsaansluitingen als afzonderlijke aansluitingen aangemerkt. Verwerking van het verlies 2012 Het verlies ad is in mindering gebracht op de overige reserves. FISCALE POSITIE Vennootschapsbelasting Stichting Synfra heeft, uitdrukkelijk opgenomen in de statuten, niet ten doel het maken van winst. De bijdragen van de deelnemende bedrijven wordt gebaseerd op de verwachte kosten. De bijdragen worden gecorrigeerd voor het eventueel teveel of te weinig aan voorschot gefactureerde bijdragen. Ondermeer door het doel en deze werkwijze achten wij de stichting niet belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Omzetbelasting Voor de omzetbelasting werd in eerste instantie de stichting als niet belastingplichtig beoordeeld. Na uitdrukkelijk verzoek hiertoe is in 2008 alsnog de stichting belastingplichtig aangemerkt voor de omzetbelasting door de Belastingdienst. Tot het verstrekken van nadere toelichtingen zijn wij gaarne bereid. Hoogachtend, Van Gastel en Neijnens Accountants en Belastingadviseurs Herman Eij Accountant Administratieconsulent

20 Jaarverslag 2013 BALANS per 31 december 2013 (na verwerking van het verlies) ACTIVA VLOTTENDE ACTIVA VORDERINGEN handelsdebiteuren overige belastingen en premies sociale verzekeringen Overlopende activa LIQUIDE MIDDELEN

21 PASSIVA EIGEN VERMOGEN Vermogen stichting Synfra KORTLOPENDE SCHULDEN Schulden aan leveranciers en handelskredieten Overige schulden Overlopende activa

22 WINST-EN-VERLIESREKENING OVER NETTO BIJDRAGEN KOSTEN Organisatie ICT Communicatie Bestek Algemeen BEDRIJFSRESULTAAT Financiële baten en lasten RESULTAAT

23 GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR DE OPSTELLING VAN DE JAARREKENING De jaarrekening is opgesteld volgens de bepalingen van Titel 9 Boek 2 BW. De jaarrekening is opgemaakt op basis van historische kostprijs. De waardering van activa en passiva geschiedt, voor zover niet anders is vermeld, tegen nominale waarde. Opbrengsten worden toegerekend aan de periode waarin ze zijn gerealiseerd. Kosten worden verantwoord in het jaar waarin ze voorzienbaar zijn. GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN ACTIVA EN PASSIVA Vorderingen en overlopende activa Vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde onder aftrek van voorzieningen wegens oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Schulden Schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde tenzij anders is bepaald. GRONDSLAGEN VOOR RESULTAATBEPALING Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de netto-bijdragen en de kosten en andere lasten van het verslagjaar met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Kosten welke hun oorsprong vinden in het boekjaar zijn in aanmerking genomen zodra deze voorzienbaar zijn. Financiële baten en lasten De rentebaten en -lasten betreffen de op de verslagperiode betrekking hebbende rente-opbrengsten en -lasten van uitgegeven en ontvangen leningen.

24 TOELICHTING OP DE BALANS per 31 december 2013 VLOTTENDE ACTIVA HANDELSDEBITEUREN Debiteuren Debiteuren deelnemers OVERIGE BELASTINGEN EN PREMIES SOCIALE VERZEKERINGEN Omzetbelasting Voor een toelichting op deze post verwijzen wij graag naar de bijlage gegevens omzet en omzetbelasting. OVERLOPENDE ACTIVA Rente Nog te factureren Combiplan aan Delta LIQUIDE MIDDELEN Rabobank Rabobank spaarrekening Rabobank Rabobank spaarrekening Kas

25 PASSIVA VERMOGEN STICHTING SYNFRA Stand per 1 januari Exploitatiesaldo Stand per 31 december KORTLOPENDE SCHULDEN SCHULDEN AAN LEVERANCIERS EN HANDELSKREDIETEN Crediteuren OVERIGE SCHULDEN Te crediteren bijdrage Enexis Netwerk B.V Te crediteren bijdrage Brabant Water N.V Te crediteren bijdrage N.V. Waterleiding Maatschappij Limburg Te crediteren bijdrage Intergas Netbeheer B.V Te crediteren bijdrage Endinet B.V Te crediteren bijdrage Delta N.V

26 OVERLOPENDE PASSIVA Rente- en bankkosten Reiskostenvergoeding Communicatiekosten Bouwkosten Yellowtail Beheer en onderhoud Functioneel beheer Huisvestingskosten Programma NIC LSOI en e-learning Verplichtingen ten aanzien van toekomstige IT projecten Vooruitontvangen Volker Wessels Telecom Infratechniek B.V Accountantskosten Teveel ontvangen

27 TOELICHTING OP DE WINST-EN-VERLIESREKENING over 2013 NETTO BIJDRAGEN Enexis Netwerk B.V Brabant Water N.V Endinet B.V N.V. Waterleiding Maatschappij Limburg Doorbelaste hostingskosten Tom Beheer Delta N.V Volker Wessels Telecom Infratechniek B.V Ziggo Boetes Q-sYnfra Gefactureerde omzet met 21% hiervoor opgenomen Omzet hierboven opgenomen met 21% omzetbelasting Mutatie te crediteren omzet Enexis Netwerk B.V Mutatie te crediteren omzet Brabant Water N.V Mutatie te crediteren omzet N.V. Waterleiding Maatschappij Limburg Mutatie te crediteren omzet Endinet B.V Mutatie te crediteren Delta N.V Vooruitontvangen Volker Wessels Telecom Infratechniek B.V

28 OVERIGE BEDRIJFSKOSTEN ORGANISATIE Operationeel manager Management assistent Proces adviseur Auditoren Penvoerder Informatie manager Functioneel beheerder ICT Bouwkosten Beheer en onderhoud Onderhoud en beheer Combiplan Hostingkosten combiplan Doorbelaste hostingkosten Combiplan Doorbelast onderhoud en beheer Combiplan Landelijke ontwikkelingen IT projecten Ontwikkelteam Gemma Verplichtingen ten aanzien van toekomstige IT projecten COMMUNICATIE Communicatiekosten Publiciteitscampagne Jaarverslag Folders en drukwerk Nieuwsbrief

29 BESTEK Aanbesteding Programma management Commerce-hub ALGEMEEN Trainingen en opleidingen Huisvestingskosten Leasekosten Kantoorkosten Meeting kosten Lunchkosten Diner kosten Vervoerskosten Telefoonkosten Accountantskosten Rente en kosten bank Verzekering Representatiekosten Overige kosten - 24 Overige algemene kosten FINANCIËLE BATEN EN LASTEN RENTEBATEN EN SOORTGELIJKE OPBRENGSTEN Rente baten (per saldo)

30 GEGEVENS OMZET EN OMZETBELASTING BEDRAG WAAROVER OMZETBELASTING WORDT BEREKEND OMZETBELASTING DOOR U VERRICHTE BINNENLANDSE LEVERINGEN/DIENSTEN Omzet belast met 19% Omzet belast met 21% Voorbelasting AFDRACHTEN OP AANGIFTEN Eerste kwartaal Tweede kwartaal Derde kwartaal Vierde kwartaal Totaal via suppletie te betalen BALANSPOSITIE Vierde kwartaal Suppletie over Suppletie over Totaal te vorderen per 31 december

31