Zitting van

Transcriptie

1 Zitting van AANWEZIG : Burgemeester-voorzitter Ph. De Coninck Schepenen A. Meulebroeck, S. Van Eynde, D. Buysse, D. Vercauteren, H. Staelens en E. Roegis. Raadsleden T. Van Eykeren, K. Van Ootegem, G. Van de Veire, M. De Schepper, M. Scheir, N. Van Zele, A. Cuelenaere, S. Buysse, F. De Weweire, H. Baetslé, B. Van den Bossche, M. Bobelyn, K. Buysse, Ch. Bobelijn, H. Schaght en S. De Craecker. Gemeentesecretaris Frederik Willems. Agenda Openbare zitting 1. NOTULEN Goedkeuren van de redactie van de notulen van de gemeenteraad dd SOCIAAL VERHUURKANTOOR MEETJESLAND Opzeggen samenwerkingsprotocol. 3. GEMEENTERAAD Aanpassen van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad. 4. PATRIMONIUM Assenede Albertpolderstraat 23 Princiepbeslissing voor aankoop van een perceelsgedeelte. 5. PATRIMONIUM Boekhoute stopzetten samenwerking met Serviceflats Invest in verband met de oprichting van serviceflats in de Noordstraat te Boekhoute. 6. PATRIMONIUM Boekhoute Noordstraat 3 Princiepbeslissing verkoop onroerende goederen. 7. AGB ASSENEDE Goedkeuren jaarrekening 2013 AGB Assenede en verlenen van kwijting aan de bestuurders Openbare zitting 1.GOEDKEUREN VAN DE REDACTIE VAN DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD. De Raad, N-VA begrijpt dat de gemeentesecretaris niet alles letterlijk kan noteren maar wenst toch een aantal toevoegingen te doen bij het verslag. Bij de bespreking van agendapunt 11 met betrekking tot het huishoudelijk reglement van de speelpleinwerking is de opmerking dat bij minderjarigen die aansprakelijk gesteld worden, dit zal verhaald worden bij hun ouders, niet opgenomen in het verslag. De raad is akkoord om dit toe te voegen aan het verslag. Ook bij agendapunt 17 met betrekking tot de seniorenadviesraad en agendapunt 18 met betrekking tot het regenboogbeleid staan volgens de N-VA belangrijke tussenkomsten niet in het verslag. De voorzitter antwoordt dat de secretaris in eer en geweten en in alle neutraliteit een verslag opmaakt. De tussenkomsten waarvan sprake worden als onvoldoende relevant beschouwd en zullen niet worden opgenomen in het verslag. CD&V wil bij agendapunt 20 met betrekking tot groene stroom graag de zin de tegenspraak tussen aankoop of zelf produceren van groene stroom vervangen door de tegenspraak tussen 100% groene stroom kopen en het verkopen van de zelf verkregen groene stroomcertificaten 194

2 De raad is akkoord om dit aan te passen in het verslag. CD&V verwijst naar agendapunt 5 met betrekking tot de jaarvergadering van Veneco² waarbij het college beloofde de suggestie om de overlast en het oneigenlijk gebruik van de parking aan te pakken zou overmaken aan Veneco². De gemeentesecretaris antwoordt dat dit niet is gebeurd omdat de parking recent is aangekocht door de gemeente en de administratie heeft geoordeeld dat dit niet meer relevant was. De burgemeester zal dit bespreken op het politiecollege en vragen in hoeverre we repressief kunnen optreden. CD&V vindt het antwoord op de vorige gemeenteraad vreemd omdat er toen al bekend was dat de gemeente het parkeerterrein ging kopen. Het college antwoordt dat Veneco² de uitbater blijft van het bedrijventerrein, ook de toegang van het terrein is in hun beheer. Als alle terreinen zijn verkocht kan er geprobeerd worden om de eigenaars te verenigen om zelf toezicht te houden. In afwachting daarvan zijn gemeente en Veneco² verantwoordelijk. CD&V stelt dat het dus wel relevant is om het schrijven aan Veneco² te richten. Het college zal de opdracht geven aan de administratie om dit schrijven alsnog op te sturen. 2.OPZEGGEN SAMENWERKINGSPROTOCOL GEMEENTEBESTUUR ASSENEDE - SOCIAAL VERHUURKANTOOR MEETJESLAND. De Raad, Wetten en Reglementen Het gemeentedecreet van , gewijzigd bij het hersteldecreet van en latere wijzigingen en aanpassingen. Verwijzingsdocumenten Protocol ter oprichting van een regionaal samenwerkingsverbond met betrekking tot de uitbouw van een sociaal verhuurkantoor en wooncentrum in het Meetjesland. Besluit van de gemeenteraad dd waarbij de gemeenteraad van Assenede akkoord is gegaan met de toetreding tot de vzw Sociaal Verhuurkantoor Meetjesland en haar goedkeuring heeft gegeven aan de voorgestelde statuten van de vzw. Verantwoording In de OCMW-raad van december 2013 werd de opzeg van het samenwerkingsprotocol met het SVK goedgekeurd. Volgens de statuten moet hiervoor een brief gestuurd worden waarbij een opzeggingstermijn begint te lopen van 1 jaar, ingaande op de 1 ste dag van het volgend jaar. Deze brief vertrok vanuit het OCMW in december 2013, dus de opzeg loopt tot Gezien het gemeentebestuur eveneens een overeenkomst heeft met het SVK en daarvoor nog geen opzeg betekend is. Dit betekent dat de factuur met de ledenbijdrage voor 2015 zou kunnen doorgeschoven worden naar het gemeentebestuur. Het gaat om een bedrag van ongeveer 3.200,00 (OCMW betaalde 3.065,00 in 2013). Nadien zijn er nog verschillende statutenwijzigingen geweest (oa. in 2004 en 2013) en is er de vraag geweest om een geactualiseerd samenwerkingsprotocol te ondertekenen in Door de gemeente werd hierop niet ingegaan. Het OCMW heeft dit samenwerkingsakkoord wel ondertekend. Gezien er volgens de coördinator SVK nog steeds een samenwerkingsakkoord tussen gemeente en SVK is dat (indien opzeg dit jaar) ten vroegste kan eindigen op Zij verwijst naar het samenwerkingsprotocol van 1996 en de goedkeuring statuten in Gelet op de laatste versie van de statuten artikel 8, namelijk : Er dient geen jaarlijkse ledenbijdrage betaald te worden, zonder afbreuk te doen aan de convenant met betrekking tot de engagementen van de aangesloten leden, ondertekend door elk aangesloten lid. Volgens de coördinator SVK is de convenant waarvan sprake in ons geval het samenwerkingsprotocol van Daarin staat De partners in het Samenwerkingsverband verbinden er zich toe elk jaar een financiële inbreng te doen m.b.t. de werking van het Samenwerkingsverband, op basis van de reële kosten en behoeften. Per gemeente in het Samenwerkingsverband wordt de bijdrage berekend 195

3 op grond van het aantal inwoners. Voor 1996 bedraagt de inbreng 4 Bef. per inwoner. Dit bedrag zou worden gevraagd van het betrokken gemeentebestuur of het O.C.M.W., of de beide samen (binnen de gemeente zelf uit te maken). In 1996 kan het Samenwerkingsverband -op basis van de werking van 1996 en de behoeften voor de volgende jaren- dit bedrag desgewenst aanpassen. Tussenkomsten CD&V verbaast zich erover dat de gemeente niet op de hoogte was dat ook zij hun opzeg moesten geven. Er is sprake van een convenant die de gemeente heeft afgesloten met het SVK, maar dit document zat niet in het dossier. N-VA sluit zich daarbij aan en vraagt zich af waarom de gemeente niet eerst contact opneemt met het SVK om te vragen hoe de opzeg correct moet gebeuren. Nu zal dit jaar extra engagement de belastingbetaler 3.200,00 kosten. De gemeentesecretaris antwoordt dat er wel contact is geweest tussen de OCMWdiensten en het SVK. De statuten zijn opgevraagd en op basis daarvan heeft het OCMW zijn opzeg gegeven voor het einde van vorig jaar. In het kader daarvan is de historiek van de notulen opgezocht op het OCMW. De laatste statutenwijzigingen en samenwerkingsovereenkomsten zijn enkel door het OCMW goedgekeurd. In de notulen van het OCMW was er nergens een verwijzing te vinden naar een engagement van de gemeente. Nu blijkt dat er toch een samenwerkingsprotocol bestaat uit 1996 die nooit is opgezegd. De opzoekingen in het notulensysteem van de gemeente gaan echter slechts tot Het secretariaat vond dit dan ook niet direct terug. SamenPlus voegt hier aan toe dat de dienstverlening voor 2014 en 2015 wel behouden blijft, dus het bedrag is niet verloren. Stemmen met 13 ja-stemmen en 10 onthoudingen Hebben ja gestemd: Ph. De Coninck, A. Meulebroeck, S. Van Eynde, D. Buysse, A. Cuelenaere, D. Vercauteren, E. Roegis, H. Staelens, M. De Schepper, M. Scheir, F. De Weweire, H. Baetslé en Ch. Bobelijn. Hebben zich onthouden : T. Van Eykeren, K. Van Ootegem, N. Van Zele, S. Buysse, B. Van den Bossche, M. Bobelyn, K. Buysse, G. Van de Veire, H. Schaght en S. De Craecker. BESLUIT Artikel 1 Het samenwerkingsprotocol van de gemeente Assenede met het Sociaal Verhuurkantoor Meetjesland wordt opgezegd. De opzegtermijn van 1 jaar gaat in op Art. 2. In het budget 2015 een bedrag voor de ledenbijdrage 2015 voorzien. 3.AANPASSEN VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE GEMEENTERAAD. De Raad, Wetten en Reglementen Verwijzings- Documenten Verantwoording Het gemeentedecreet van en latere wijzigingen, o.a. het decreet van tot wijziging van het gemeentedecreet. Gemeenteraadsbesluit dd houdende aanpassing van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad. Aanvullende agenda van de CD&V-fractie voor de gemeenteraad van en de daarop volgende bespreking door de gemeenteraad. De gemeenteraad kan het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad ten allen tijde wijzigen. Art. 10 van het decreet van tot wijziging van het gemeentedecreet van voegt aan art. 21, 3 e lid van het gemeentedecreet volgende zin toe: 196

4 Tussenkomsten Dit huishoudelijk reglement bepaalt in elk geval dat indien een gemeenteraadslid hierom verzoekt, een dossier elektronisch ter beschikking wordt gesteld. Dit art. 10 is per in werking getreden met als gevolg dat het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad dient aangepast te worden. Het college van burgemeester en schepenen kiest ervoor om zoveel mogelijk digitaal te werken en wil graag alle documenten van gemeenteraadsdossiers digitaal ter beschikking stellen. Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen zal enkel nog de oproepingsbrief per post of per drager bedeeld worden. Ook het budget, de meerjarenplanning en de jaarrekening worden op papier bezorgd. De overige documenten (ontwerpnotulen, toelichtende nota s, aanvullende agenda, ) zullen enkel nog via aan de gemeenteraadsleden bezorgd worden of ter beschikking gesteld worden. Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen zal de focus nog verregaander gelegd worden op de elektronische ter beschikking stelling van de gemeenteraadsdocumenten: naast de analoge (papieren) inzagedossiers voor de gemeenteraad die volgens art. 1, 3 van het huishoudelijk reglement ter inzage liggen op het gemeentehuis, zullen de inzagedossiers ook elektronisch ter beschikking worden gesteld van alle gemeenteraadsleden. Het elektronisch inzagedossier bevat minstens de ontwerpbeslissing met toelichtende nota en de beschikbare elektronische bijlagen. Er wordt voorgesteld dat gemeenteraadsleden slechts de elektronische omzetting van de analoge bijlagen kunnen ontvangen indien dit fysiek en materieel mogelijk is en zonder dat die omzetting tot een onredelijke werklast voor het gemeentepersoneel leidt. Het digitaal inkijken door de gemeenteraadsleden geldt onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat deze documenten alleen bestemd zijn voor eigen gebruik en dus niet verder kunnen doorgezonden worden. De voorzitter stelt voor om in artikel 1 2 de zin De oproeping bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt waarover een beslissing moet worden genomen te schrappen, omdat dit in tegenspraak is met Enkel nog de oproepingsbrief zal per post of per drager bedeeld worden. De gemeenteraad gaat hiermee akkoord. CD&V heeft een fundamenteel bezwaar tegen een aanpassing in artikel 1 3 Gemeenteraadsleden kunnen slechts de elektronische omzetting van de analoge bijlagen ontvangen indien dit fysiek en materieel mogelijk is en zonder dat die omzetting tot een onredelijke werklast voor het gemeentepersoneel leidt. CD&V wenst dat het decreet onverkort wordt toegepast. Digitalisering is één van de prioritaire doelstellingen in het meerjarenplan, dus moet dit maar technisch mogelijk worden gemaakt zodat gemeenteraadsleden niet meer naar het gemeentehuis moeten komen. De gemeentesecretaris antwoordt dat die passage op vraag van de diensten erin is gekomen. Uitzonderlijk is het mogelijk dat bepaalde stukken moeilijk te digitaliseren zijn. Bijvoorbeeld stukken die ingebonden zijn en die blad per blad moeten worden ingescand of plannen met een formaat waarvoor we niet over geschikte scantoestellen beschikken. In de toekomst zullen ook deze documenten ons meer en meer gedigitaliseerd afgeleverd worden in het kader van de omgevingsvergunning, maar bij oude documenten is dat niet altijd het geval. Uiteraard zal de administratie al het mogelijke doen om zoveel mogelijk te digitaliseren, maar omwille van de kostprijs en tijdsinvestering voor het digitaliseren van bepaalde documenten willen we uitzonderlijk vragen aan de gemeenteraadsleden om nog naar het gemeentehuis te komen. SamenPlus antwoordt dat de prioritaire doelstelling rond digitalisering in uitvoering is, maar dat dit een proces is van jaren. SamenPlus heeft er geen probleem mee om die zin te schrappen. Indien het uitzonderlijk toch niet mogelijk is om dossierstukken gedigitaliseerd door te sturen, dan zullen we het melden. Een andere optie is om die stukken niet in het dossier op te nemen. 197

5 De gemeenteraad gaat akkoord om op voorstel van de CD&V bovenstaande zin te schrappen in het ontwerp dat ter stemming voorligt. N-VA vraagt wat er precies bedoeld wordt in artikel 1 2 met spoedeisende gevallen. Kan hier een voorbeeld van gegeven worden? SamenPlus zal dit laten nakijken en een antwoord bezorgen aan de fracties. N-VA stelt andermaal vast dat er nog oude versies van het huishoudelijk reglement en de deontologische code op de website staan. SamenPlus zal opdracht geven aan de communicatieambtenaar om dit beter op te volgen. CD&V wil graag zijn stemgedrag verantwoorden. CD&V is tevreden dat het reglement wordt bijgestuurd op basis van aanpassingen in het gemeentedecreet. Het bestuur krijgt hierbij het voordeel van de twijfel en daarom zal CD&V zich onthouden. Stemmen met 13 ja-stemmen en 10 onthoudingen Hebben ja gestemd: Ph. De Coninck, A. Meulebroeck, S. Van Eynde, D. Buysse, D. Vercauteren, H. Staelens, E. Roegis, M. De Schepper, M. Scheir, A. Cuelenaere, F. De Weweire, H. Baetslé en Ch. Bobelijn. Hebben zich onthouden : T. Van Eykeren, K. Van Ootegem, G. Van de Veire, N. Van Zele, S. Buysse, B. Van den Bossche, M. Bobelyn, K. Buysse, H. Schaght en S. De Craecker. BESLUIT Artikel 1 Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad zoals vastgesteld door de gemeenteraad op wordt als volgt aangepast. BIJEENROEPING GEMEENTERAAD Art De gemeenteraad vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. De gemeenteraad wordt in principe elke maand samengeroepen in het gemeentehuis van Assenede De voorzitter van de gemeenteraad roept de gemeenteraad bijeen en stelt de agenda op. De oproeping wordt ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd. De oproeping wordt te samen met de toegelichte voorstellen van beslissing en de notulen van de vorige zitting standaard verzonden via . De datum van de is de datum van de bezorging van de agenda. De ontvangstbevestiging van deze wordt ingesteld. Enkel nog de oproepingsbrief zal per post of per drager bedeeld worden. Ook het budget, de meerjarenplanning en de jaarrekening worden op papier bezorgd. De overige documenten (ontwerpnotulen, toelichtende nota s, aanvullende agenda, ) zullen enkel nog via aan de gemeenteraadsleden bezorgd worden of ter beschikking gesteld worden. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de volledige agenda van de vergadering, zowel van de openbare als van de niet-openbare vergadering. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. De punten waarvoor de vergadering in uitvoering van het gemeentedecreet (tweede oproep) bijeengeroepen wordt, worden vooraan op de agenda gesteld. Wanneer de begeleidende stukken té omslachtig zijn of wanneer de teksten niet op elektronische wijze beschikbaar zijn, is de raadsvoorzitter gerechtigd om ze via aan huis bedeling of via de post te bezorgen aan de raadsleden. Wanneer de raadsvoorzitter hiertoe beslist, kunnen begeleidende documenten bij een agendapunt om praktische redenen enkel aan de fractievoorzitters overhandigd worden. 198

6 3. - Het dossier ligt ter inzage op het gemeentehuis. Voor elk agendapunt worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de dag na verzending van de oproeping, in het gemeentehuis tijdens de kantooruren ter beschikking gehouden van de raadsleden. Deze kunnen er vóór de vergadering kennis van nemen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis. De inzagedossiers kunnen door de raadsleden geraadpleegd worden in het inzagelokaal beneden in het gemeentehuis. Indien stukken aan het dossier worden toegevoegd of gewijzigd tijdens de inzageperiode worden de fractievoorzitters hiervan onmiddellijk in kennis gesteld. Indien de ontwerpnotulen worden aangepast in de loop van de inzageperiode worden de fractievoorzitters hiervan onmiddellijk in kennis gesteld en krijgen ze de aangepaste notule met aanduiding van de wijzigingen. Indien de dag van de zitting nog wijzigingen worden aangebracht krijgen alle raadsleden een kopie van de aangepaste notule met aanduiding van de wijzigingen bij het begin van de zitting. Naast de analoge versie zullen de inzagedossiers ook elektronisch ter beschikking gesteld worden van de gemeenteraadsleden. Het elektronisch inzagedossier bevat minstens de ontwerpbeslissing met toelichtende nota en de beschikbare elektronische bijlagen. Het digitaal inkijken door de gemeenteraadsleden geldt onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat deze documenten alleen bestemd zijn voor eigen gebruik en dus niet verder worden doorgezonden De voorzitter van de gemeenteraad moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van: 1 een derde van de zittinghebbende leden; 2 een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus; 3 het college van burgemeester en schepenen; 4 de burgemeester voor zover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester; In hun schriftelijke aanvraag aan de gemeentesecretaris moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De secretaris bezorgt vervolgens de voorstellen aan de gemeenteraadsvoorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 2 van dit reglement, kan nakomen. De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. Eventuele wijzigingen worden zo snel mogelijk meegedeeld. De raadsvoorzitter kan, voor belangrijke aangelegenheden, de zitting van de raad spreiden over opeenvolgende dagen, bijvoorbeeld voor de behandeling van het budget. Art Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de gemeentesecretaris, die de voorstellen bezorgt aan de gemeenteraadsvoorzitter. Een lid van het college van burgemeester en schepenen kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. De aanvullende punten die per worden bezorgd, moeten overgemaakt worden via een ondertekend ingescand document. Wanneer de gemeenteraad doorgaat op een donderdag moeten de aanvullende punten worden meegedeeld aan de gemeentesecretaris uiterlijk op de zaterdag voordien, t.t.z. vóór uur in de nacht van zaterdag op zondag. Wanneer de gemeenteraad plaatsvindt op een andere weekdag wordt de termijn voor het indienen van de aanvullende punten op dezelfde wijze als hiervoor berekend (volgens de bepalingen van het GD). 199

7 De punten aangevraagd door een of meer raadsleden kunnen een toegelicht voorstel van beslissing, motie of een interpellatie inhouden. De raadsleden kunnen ook vragen stellen. Een agendapunt dat een beslissing van de gemeenteraad voorstelt, moet vergezeld zijn van een schriftelijk ontwerp van beslissing en wordt ter stemming aan de raad voorgelegd. Voor een motie wordt dezelfde werkwijze gevolgd. Een motie is een tekst betreffende een niet rechtstreeks aan de raad voorgelegde vraag door een of meer raadsleden ingediend, met verzoek aan de raad zich erover uit te spreken. In een interpellatie worden een of meer vragen of opmerkingen gericht aan het college van burgemeester en schepenen. Een interpellatie wordt ter discussie voorgelegd aan de gemeenteraad. Een interpellatie heeft niet de bedoeling tijdens de vergadering zelf tot een concreet besluit te leiden. De mondelinge en schriftelijke vragen die door de gemeenteraadsleden gesteld worden aan het college van burgemeester en schepenen worden behandeld op het einde van de openbare zitting. Schriftelijke vragen moeten uiterlijk vijf dagen voor de vergadering worden overhandigd aan de raadsvoorzitter of aan degene die hem vervangt. Het antwoord op de vragen dat ten laatste in de volgende raadszitting wordt gegeven, geeft geen aanleiding tot enige bespreking De gemeentesecretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden. Art Wanneer omwille van het spoedeisend karakter nog ter zitting van de gemeenteraad bijkomende punten aan de agenda moeten toegevoegd worden, wordt onmiddellijk een inzagedossier ter inzage gelegd voor de gemeenteraadsleden. Hiervan worden de fractieleiders uiterlijk op de eerstvolgende werkdag verwittigd via Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. Art. 4. Mededelingen van het College van burgemeester en schepenen, die een loutere kennisgeving aan de gemeenteraad inhouden, worden op het einde van de openbare zitting gedaan. Hierover kan geen debat gevoerd worden. OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING Art De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar De vergadering is niet openbaar: 1 als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering; 2 wanneer twee derde van de aanwezige leden van de gemeenteraad in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. Deze beslissing moet gemotiveerd worden. Art De gemeenteraad is in ieder geval openbaar op het tijdstip dat gemeenteraadsleden en schepenen de eed afleggen. De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn ook steeds openbaar. Indien de gemeenteraad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, worden de hoorzitting en het verhoor van getuigen in het openbaar gehouden, indien de 200

8 betrokkene hierom verzoekt. Een getuige kan echter steeds vragen om het getuigenverhoor achter gesloten deuren te laten plaatsvinden. Art De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken. Art De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht. INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK Art Plaats, dag en uur van de raadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt op het gemeentehuis, uiterlijk acht dagen voor de vergadering. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid Indien raadsleden punten aan agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze bekendgemaakt De agenda met toelichtende nota (toelichtende nota enkel voor de agendapunten van de openbare zitting) wordt via tevens bezorgd aan alle lokale perscorrespondenten en aan de voorzitter en de secretaris van elke door de gemeenteraad erkende adviesraad. 4. Elke belangstellende inwoner kan via een jaarabonnement bekomen op de agenda van de gemeenteraadsvergaderingen met toelichting. Art De gemeente maakt, aan iedere natuurlijke persoon en aan iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de gemeenteraad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. 2. De agenda s liggen ter beschikking voor eenieder die de raadszitting bijwoont. 3. Aan de beslissingen van de gemeenteraad zal verder de nodige bekendheid gegeven worden door ze beknopt, zo nodig met toelichting, te publiceren op de gemeentelijke website. Art Het ontwerp van budget en de jaarrekening, worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop ze worden besproken aan ieder lid van de gemeenteraad op papier bezorgd (voor de andere stukken zie art. 1 2 van dit reglement). 2. Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de gemeentesecretaris of door de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de gemeenteraad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. 201

9 De raadsleden richten hun verzoek via aan de dossierbeheerder met de gemeentesecretaris in kopie. Bij mondelinge toelichting gebeurt dit tijdens de kantooruren. De vraagstelling mag geen onredelijke belasting van de diensten veroorzaken. Art De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de gemeente en de autonome gemeentebedrijven betreffen. 2. De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, verstuurd aan de gemeenteraadsleden. Dit gebeurt via Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de dagen en uren dat de diensten van het gemeentesecretariaat geopend zijn : 1 de budgetten van vorige dienstjaren van de gemeente en van de gemeentelijke extern verzelfstandigde agentschappen; 2 de rekeningen van vorige dienstjaren van de gemeente, de gemeentelijke extern verzelfstandigde agentschappen en de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is; 3 de jaarverslagen van vorige dienstjaren van de gemeente en van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is; 4 de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad; 5 de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen; 6 de adviezen uitgebracht door gemeentelijke adviesraden; 7 de gemeentelijke toelagereglementen, algemene politieverordeningen en belastingen retributiereglementen; 8 het register van de inkomende en uitgaande stukken. 4. Buiten de documenten en dossiers bedoeld in art. 11 en art en 3 hebben de raadsleden het recht alle andere documenten te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente. De raadsleden kunnen deze documenten raadplegen gedurende de stamuren (tussen uur en uur) tijdens de reguliere werkdagen van het personeel. Om het college in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, delen de raadsleden aan het college schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen. Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld wanneer de stukken kunnen worden ingezien. Het raadslid, dat de in deze paragraaf bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage. 5. De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift krijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente. De raadsleden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift via een formulier dat hen daartoe ter beschikking wordt gesteld. De gemotiveerde beslissing van het college tot weigering van het verstrekken van een afschrift moet uiterlijk acht werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken raadslid worden meegedeeld. 6. Post die expliciet aan de gemeenteraad of gemeenteraadsleden is gericht, wordt behandeld binnen het interne postregistratiesysteem en binnen de 5 werkdagen bezorgd aan de gemeenteraadsleden. Deze post wordt ingescand en per bezorgd. Indien gemeenteraadsleden niet over een beschikken, krijgen zij de briefwisseling per post toegestuurd. 202

10 Art.13. De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken, ook de autonome gemeentebedrijven. Om het college in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en welk uur. Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking,. De raadsleden zijn op bezoek. Art. 14. De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. QUORUM Art. 15. Vooraleer aan de vergadering van de gemeenteraad deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld. Art De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is. 2. De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het gemeentedecreet overgenomen. WIJZE VAN VERGADEREN Art. 17. De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en het daartoe aangewezen uur, en van zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. Art De voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoekschriften en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen. De gemeenteraad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist. 2. Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. Art Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De voorzitter verleent het woord naar gelang de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, beslist de voorzitter. 203

11 2. Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer deze aan het woord komen. De voorzitter kan ook aan de gemeentesecretaris vragen om toelichtingen te geven. Art. 20. Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten. Na een voldoende bespreking omschrijft de voorzitter voor elke stemming kort waarover de vergadering zich moet uitspreken. In geval een raadslid vraagt om: 1 niet te besluiten 2 het punt te verdagen 3 een ander agendapunt bij voorrang af te werken 4 het voorwerp van de beslissing concreet te omschrijven wordt eerst daarover gestemd. De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór het amendement ter stemming gelegd. Art Ieder raadslid mag van zijn spreekrecht gebruik maken en mag enkel onderbroken worden door de voorzitter voor: 1 een verwijzing naar het reglement 2 een terugroeping tot de orde 3 een terugroeping tot de behandeling van het onderwerp 2. Als een lid van de gemeenteraad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. 3. Indien na een eerste verwittiging het raadslid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter worden ontnomen. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. 4. Nadat de raadsleden voldoende aan het woord zijn geweest en indien de voorzitter van oordeel is dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking. 5. De gemeentesecretaris komt aan het woord om: 1 een bijkomende toelichting te geven 2 de gemeenteraad op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak te adviseren 3 de raadsleden te herinneren aan de geldende rechtsregels en de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft en ervoor te zorgen dat de door de regelgeving voorgeschreven vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen. Art. 22. Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. De raadsleden engageren zich om op een correcte en voorkomende manier met elkaar om te gaan met elkaar tijdens de raadsvergaderingen. Dit betekent dat men de 204

12 persoon, die aan het woord is, niet onderbreekt tenzij men hiertoe de toelating van de voorzitter heeft bekomen, dat men scheldwoorden en persoonlijke aantijgingen vermijdt en elkaar met respect benadert. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren. Art. 23. De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen. Elk lid dat tot de orde werd geroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. Art. 24. De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen. De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en hem verwijzen naar de politierechtbank, die hem kan veroordelen tot een geldboete van één tot vijftien euro of tot een gevangenisstraf van één dag tot drie dagen, behoudens andere vervolgingen, als het feit daartoe grond oplevert. Art. 25. Raadsleden mogen zo vaak als nodig het woord nemen zolang ze niet in herhaling vallen, tenzij de voorzitter er anders over beslist. Art. 26. Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. Op vraag van een raadslid of van een fractie of op initiatief van de voorzitter kan de vergadering worden geschorst. De voorzitter van de gemeenteraad beslist hiertoe en bepaalt de duur van de schorsing. Art. 27. Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien de voorzitter van de gemeenteraad oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking, onverminderd de bepalingen opgenomen in de art. 22 en 25. WIJZE VAN STEMMEN Art Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. De stemming geschiedt voor elk agendapunt afzonderlijk, tenzij punten samengevoegd werden. 2. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen (uitzondering bij benoemingen, aanstellingen en voordrachten van kandidaten: bij staking van stemmen krijgt de jongste kandidaat de voorkeur). Art. 29. De gemeenteraad stemt over het budget, de budgetwijzigingen en de jaarrekening in hun geheel. Elk gemeenteraadslid kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het budget, de budgetwijzigingen of de jaarrekening die hij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over de onderdelen die aldus zijn aangewezen. De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel gemeenteraadslid afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. 205

13 Art De leden van de gemeenteraad stemmen in het openbaar, behalve in de gevallen bedoeld in Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen : 1 de stemming bij handopsteking; 2 de mondelinge stemming; 3 de geheime stemming. 3. De gemeenteraadsleden stemmen bij handopsteking behalve als een derde van de aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt. 4. Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: 1 de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen; 2 het aanwijzen van de leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3 individuele personeelszaken. Art. 31 De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt. Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in art. 28 vraagt hij achtereenvolgens welke gemeenteraadsleden ja stemmen, welke neen stemmen en welke zich onthouden. Elk gemeenteraadslid kan slechts éénmaal zijn hand opsteken om zijn keuze duidelijk te maken. Art. 32. De mondelinge stemming geschiedt door, elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken, in de volgorde zoals hierna bepaald: ja, onthouding, neen. De voorzitter stemt als laatste. Bij de aanvang van elke vergadering loot de voorzitter de naam uit van het lid dat eerst zal stemmen. Vervolgens stemmen de leden wier namen op de ranglijst volgen, daarna deze wier namen voorafgaan. Indien het aangeduide lid op het ogenblik der uitloting afwezig is, wordt de stemming begonnen met het eerstvolgende lid op de ranglijst, dat aanwezig is. Art. 33. Essentieel bij geheime stemming is dat de uitgebrachte stem niet voor identificatie vatbaar is. Om dit te garanderen worden voor de verplichte geheime stemming in principe altijd vooraf klaargemaakte stembriefjes gebruikt waardoor de raadsleden op drie wijzen hun stem moeten kunnen uitbrengen en wordt er eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld. Op de stembriefjes worden de rang van het te begeven mandaat en de namen van de voorgedragen kandidaten geschreven, aangevuld met de mogelijke stemuitingen. De raadsleden stemmen ja, neen of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blancostembriefje. Dergelijk stembriefje ziet er dan als volgt uit. Bij meerdere voorgedragen kandidaten: Verkiezing van [mandaat] Naam, voornaam A B C D STEMBRIEFJE ja ο ο ο ο neen ο 206

14 Het stembiljet kan dan als volgt door de raadsleden worden ingevuld: als één van de voorgedragen kandidaten de voorkeur heeft, dan brengt het raadslid zijn stem uit door het bolletje naast diens naam op te vullen. Er kan slechts voor één kandidaat gestemd worden. Als het raadslid tegen alle voorgedragen kandidaten is, brengt het raadslid zijn stem uit door het bolletje onder neen op te vullen. Als het raadslid geen enkele voor- noch afkeur heeft, kan het raadslid zich onthouden door een blanco-stembiljet in te dienen. Bij één enkel voorgedragen kandidaat: Verkiezing van (mandaat) STEMBRIEFJE Naam, voornaam ja neen A ο ο Het stembiljet kan dan als volgt door de raadsleden worden ingevuld: als het raadslid de voorgedragen kandidaat wenst te steunen, brengt het raadslid zijn stem uit door het bolletje ja op te vullen. Als het raadslid tegen de voorgedragen kandidaat is, brengt het raadslid zijn stem uit door het bolletje onder neen op te vullen. Als het raadslid voor- noch afkeur heeft, kan het raadslid zich onthouden door een blanco-stembiljet in te dienen. Als er een unaniem akkoord is van de raadsleden kan er met mondelinge of schriftelijke voordrachten gewerkt worden. Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en het jongste aanwezig raadslid. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. Art. 34. Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. Art. 35. Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. NOTULEN Art. 36. De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. 207

15 Art De notulen van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het Gemeentedecreet. 2. De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering bij de inzagedossiers in het gemeentehuis ter beschikking van de raadsleden die er kennis willen van nemen. De notulen van de vorige vergadering worden met de digitale oproepingsbrief meegezonden aan de raadsleden. 3. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris. In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering. 4. Zo dikwijls als de raad het wenst, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de gemeenteraadsleden en de secretaris ondertekend. FRACTIES Art. 38. Het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie. Een onderlinge vereniging tot één fractie of de vorming van twee fracties is mogelijk, uiterlijk op de installatievergadering, in de gevallen en op de wijze vastgelegd in art. 38 van het Gemeentedecreet. RAADSCOMMISSIES Art. 39. De gemeenteraad richt een deontologische commissie op en een commissie die waakt over de afstemming van het gemeentelijk beleid op het beleid van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde agentschappen van de gemeente. Deze commissies zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden. De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen. Art De gemeenteraad bepaalt per gemeenteraadscommissie het aantal leden, de samenstelling en het huishoudelijk reglement van de commissie. De mandaten in iedere commissie worden door de gemeenteraad evenredig verdeeld volgens eenzelfde berekeningswijze die de gemeenteraad vastlegt voor alle commissies. De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties. Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig deze berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht. 208

16 2. Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie. 3. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaatcommissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie. 4. Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt. Art. 41. Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie. De commissies duiden de voorzitters en plaatsvervangend voorzitters aan. Art. 42. De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen. Een derde van de leden van de commissie kan de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt naar alle raadsleden gestuurd. Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek. De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden. De vergaderingen van de commissie die waakt over de afstemming van het gemeentelijk beleid op het beleid van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde agentschappen van de gemeente zijn in principe openbaar. De vergaderingen van de deontologische commissie zijn in principe niet openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad (zie art. 5 t/m 8) zijn de vergaderingen van de commissies niet openbaar. De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, in het openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad (zie art. 30 4) is de stemming geheim. De raadsleden kunnen, weliswaar zonder stemrecht, de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen. Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie een aanwezigheidslijst, die aan de gemeentesecretaris wordt bezorgd. Het ambt van secretaris van elke raadscommissie wordt waargenomen door een of meer personeelsleden van de gemeente, op voorstel van de gemeentesecretaris, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen. VERGOEDINGEN RAADSLEDEN Art Aan de raadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor de vergaderingen van de gemeenteraad waarop zij aanwezig zijn. 2. Het presentiegeld bedraagt 201,02 (geïndexeerd januari 2013, volgt evolutie gezondheidsindexcijfer) voor het bijwonen van elk van de vergaderingen van de gemeenteraad. Art Conform de dienstverlening, zoals bepaald in dit reglement, hebben de gemeenteraadsleden op het gemeentehuis toegang tot telefoon en fax, en kunnen ze kopieën bekomen van gemeentelijke bestuursdocumenten. In een daartoe 209