Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad Artikel 1 1. De gemeenteraad vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. De gemeenteraad vergadert in principe de vierde donderdag van iedere maand met uitzondering van de maanden juli en augustus en telkens wanneer de noodzaak het vereist. 2. De voorzitter van de gemeenteraad roept de gemeenteraad bijeen en stelt de agenda op. 3. De voorzitter van de gemeenteraad moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van: 1 een derde van de zittinghebbende leden; 2 een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus; 3 het college van burgemeester en schepenen; 4 de burgemeester voor zover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester; In hun schriftelijke aanvraag aan de gemeentesecretaris moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. De secretaris bezorgt vervolgens de voorstellen aan de gemeenteraadsvoorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 2 van dit reglement, kan nakomen. De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. Artikel 2 1. De oproeping wordt ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. De raadsleden worden via de elektronische weg ( ) opgeroepen tot de raadsvergadering en dit ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering. Een mailbericht, met in bijlage de dagorde van de gemeenteraad, wordt naar het door het raadslid opgegeven adres verstuurd. De raadsleden beantwoorden de elektronische uitnodiging per kerende met een leesbevestiging aan afzender om de zekerheid te hebben dat de zending ter bestemming is aangekomen. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

2 De dagorde van de gemeenteraad wordt nadien ook nog per gewone post aan de raadsleden bezorgd. De oproeping wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Voor elk agendapunt worden de dossiers op het gemeentesecretariaat tijdens de kantooruren ter beschikking gehouden van de raadsleden. Indien men de dossiers buiten de kantooruren wenst in te kijken, dient hiertoe een afspraak gemaakt te worden met de gemeentesecretaris. Vanaf 1 januari 2014 worden, indien een raadslid hierom verzoekt, de dossiers elektronisch ter beschikking gesteld. 2. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt waarover een beslissing moet worden genomen. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Artikel 3 1.De agenda wordt vastgesteld door de voorzitter. In de agenda neemt hij achtereenvolgens op: 1e de verzoekschriften; 2 e de agendapunten waarvoor een deskundige wordt uitgenodigd op de openbare vergadering; 3 e de overige agendapunten die worden voorgesteld door het college van burgemeester en schepenen; 4 e de agendapunten die door de andere raadsleden bij de gemeentesecretaris zijn ingediend en voor zover ze de begeleidende stukken als vermeld in 2 bevatten; 5 e de mondelinge vragen 6 e de agendapunten die worden behandeld in besloten vergadering. 2. Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing tijdens de kantooruren schriftelijk of via aan de gemeentesecretaris,. die de voorstellen bezorgt aan de gemeenteraadsvoorzitter. Een lid van het college van burgemeester en schepenen kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. 2. De gemeentesecretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden. Deze aanvullende punten worden in de agenda opgenomen juist vóór de mondelinge vragen en in volgorde van ontvangst. OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING Artikel 4 1. De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar. Voor het publiek worden de nodige plaatsen voorzien om de debatten te kunnen volgen. Voor de pers worden bijzondere plaatsen voorzien Het maken van klank- of beeldopnamen wordt afhankelijk gesteld van een toelating van de voorzitter. 2. De vergadering is niet openbaar: 1 als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering; Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

3 2 wanneer twee derde van de aanwezige leden van de gemeenteraad in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. Deze beslissing moet gemotiveerd worden. Artikel 5 De gemeenteraad is in ieder geval openbaar op het tijdstip dat gemeenteraadsleden en schepenen de eed afleggen. De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn ook steeds openbaar. Indien de gemeenteraad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, worden de hoorzitting en het verhoor van getuigen in het openbaar gehouden, indien de betrokkene hierom verzoekt. Een getuige kan echter steeds vragen om het getuigenverhoor achter gesloten deuren te laten plaatsvinden. Artikel 6 De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken. Artikel 7 De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht. INFORMATIE VOOR PUBLIEK Artikel 8 1. Plaats, dag en uur van de raadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt op het gemeentehuis, uiterlijk acht dagen voor de vergadering. Dit gebeurt door aanplakking aan het gemeentehuis. De agenda wordt ook op de officiële website van de gemeente geplaatst. 2. Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld, openbaar gemaakt, overeenkomstig In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt, overeenkomstig De agenda met toelichtende nota wordt tevens bezorgd aan alle lokale perscorrespondenten en aan de voorzitter en de secretaris van elke door de gemeenteraad erkende adviesraad. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

4 5. Elke belangstellende inwoner kan de agenda van de raadsvergaderingen met toelichting en eventueel het verslag van de gemeenteraad toegestuurd krijgen per post mits het nemen van een jaarabonnement tegen een vergoeding van 20,00 EUR ofwel via elektronische weg ontvangen mits inschrijving via . Artikel 9 1. De gemeente maakt, aan iedere natuurlijke persoon en aan iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de gemeenteraad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Er wordt geen inzage verleend in dossiers of afschriften verstrekt van stukken die betrekking hebben op punten van de geheime zitting. De raad kan in een retributiereglement de kostprijs van de afschriften vaststellen. 2. Ter zitting is de agenda van de gemeenteraad voor iedere aanwezige ter beschikking. 3. Aan de beslissingen van de gemeenteraad zal verder de nodige bekendheid gegeven worden door ze beknopt, zo nodig met toelichting, te publiceren in het gemeentelijk informatieblad, te publiceren op de officiële website van de gemeente en ter inzage te houden op het gemeentehuis. INZAGERECHT EN INFORMATIE VOOR DE RAADSLEDEN Artikel Voor elk agendapunt worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota s, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping, op het gemeentesecretariaat tijdens de kantooruren ter beschikking gehouden van de raadsleden. Deze kunnen er vóór de vergadering kennis van nemen. Vanaf 1 januari 2014 worden, indien een raadslid hierom verzoekt, de dossiers elektronisch ter beschikking gesteld. 2. Het ontwerp van budget, jaarrekening, meerjarenplan en wijzigingen aan het meerjarenplan worden minstens veertien dagen vóór de vergadering waarop ze worden besproken aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd. De budgetwijzigingen worden samen met de agenda voor de gemeenteraad aan de raadsleden bezorgd. De ontwerpen worden overgemaakt zoals ze zullen onderworpen worden aan de beraadslagingen van de raad, in de voorgeschreven vorm en vergezeld van de bijlagen die vereist zijn voor zijn definitieve vaststelling, met uitzondering van de bewijsstukken, wat de jaarrekeningen betreft. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

5 3. Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de gemeentesecretaris of door de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de gemeenteraad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. De raadsleden richten hun verzoek schriftelijk of mondeling aan de gemeentesecretaris of aan de door hem daartoe aangewezen ambtenaren. Op een schriftelijke vraag wordt schriftelijk geantwoord, tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren, tenzij anders wordt overeengekomen. 4. Om de inzage van de dossiers van de raad te vergemakkelijken, kunnen de gemeenteraadsleden op hun verzoek kosteloos kopie bekomen van de door hen aan te duiden stukken uit de dossiers die ze komen inzien. Op telefonische en schriftelijke verzoeken om kopieën wordt niet ingegaan. Van het kopierecht zijn uitgesloten : - documenten die betrekking hebben op personen en waarvan de bekendmaking de privacy van die personen zou schenden; - documenten die informatie over bedrijfs- en fabricatiegegevens bevatten, voor zover deze vertrouwelijk aan het bestuur zijn meegedeeld; - documenten waarvan de bekendmaking bepaalde bij de aangelegenheid betrokken personen of instanties van derden onevenredig zou bevoordelen of benadelen. De door het raadslid gevraagde kopieën zijn bedoeld voor zijn persoonlijk gebruik en zijn niet bestemd om verder verspreid of bekendgemaakt te worden, onverminderd artikel 458 van het Strafwetboek. Artikel De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de gemeente en de autonome gemeentebedrijven betreffen. 2. De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, verstuurd aan de gemeenteraadsleden. Dit gebeurt via Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de dagen en uren dat de diensten van het gemeentesecretariaat geopend zijn : 1 de begrotingen van vorige vijf dienstjaren van de gemeente en de gemeentelijk extern verzelfstandigde agentschappen; 2 de rekeningen van vorige vijf dienstjaren van de gemeente, de gemeentelijk extern verzelfstandigde agentschappen, de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is; 3 de jaarverslagen van vorige vijf dienstjaren van de gemeente en van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is; 4 de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad van de vijf voorafgaande jaren; 5 de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen van de vijf voorafgaande jaren, wat de delen betreft die aan het inzagerecht onderworpen zijn; 6 de adviezen uitgebracht door gemeentelijke adviesraden tijdens de vijf voorafgaande jaren; Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

6 7 de gemeentelijke toelagereglementen, algemene politieverordeningen, belasting- en retributiereglementen van de vijf voorafgaande jaren; 8 het register van de inkomende en uitgaande stukken van de vijf voorafgaande jaren. 4. Buiten de documenten en dossiers bedoeld in art. 10 en art en 3 hebben de raadsleden het recht alle andere documenten te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente. Deze raadpleging gebeurt tijdens de dagen en uren dat het gemeentesecretariaat is geopend of na afspraak met de gemeentesecretaris. Indien de vraag omvangrijke opzoekingen vergt of betrekking heeft op documenten die reeds eerder als definitief afgehandeld geklasseerd zijn, richt het raadslid zijn vraag schriftelijk of per tot de gemeentesecretaris, met de vermelding van de stukken die hij wenst te raadplegen. De gevraagde stukken worden zo vlug mogelijk ter inzage gelegd. Indien zij een omvangrijk opzoekingwerk vergen, wordt dit door de gemeentesecretaris medegedeeld. In dat geval deelt hij uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag mee wanneer de stukken kunnen worden ingezien. Het raadslid, dat de in deze paragraaf bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage. 5. De gemeenteraadsleden kunnen kosteloos een afschrift of kopie krijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente. Dit geldt niet voor dossiers die zich nog in een beleidsvoorbereidend proces bevinden. De raadsleden richten hun aanvraag tot het afleveren van een afschrift aan de gemeentesecretaris. 6. De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke inrichtingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken. Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting moeten de raadsleden passief optreden. De raadsleden mogen zich niet mengen in de werking. Artikel De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen schriftelijke vragen te stellen. Dit mag eventueel per gebeuren. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. 2. De raadsleden kunnen aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan. De vragen worden gesteld tijdens de openbare vergadering en nadat alle andere agendapunten die openbaar zijn, zijn behandeld. De procedure van de mondelinge vragen is beperkt tot de vraagstelling en het eventuele antwoord van een lid van het college van burgemeester en schepenen. In geen geval wordt over de gestelde vraag een debat gevoerd in de raad. Hiertoe is vereist dat het als een te bespreken agendapunt wordt geagendeerd overeenkomstig artikel 3 1, 4 of 2. Op een mondelinge vraag wordt het antwoord tijdens de vergadering verstrekt door een lid van het college van burgemeester en schepenen ofwel tijdens de daaropvolgende zitting. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

7 QUORUM Artikel De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. 2. De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het gemeentedecreet overgenomen. WIJZE VAN VERGADEREN Artikel 14 De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en het daartoe aangewezen uur, en van zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. De voorzitter kan op vraag van een raadslid, op vraag van een fractie of op eigen initiatief de vergadering schorsen. De voorzitter bepaalt de duur van de schorsing. Artikel De voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen. De gemeenteraad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de raad er anders over beslist. 2. Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Wie omwille van het spoedeisend karakter nog ter zitting van de raad een bijkomend punt dat niet vooraf gemeld was, aan de agenda wenst toe te voegen, moet dit bij de aanvang van de zitting aan de voorzitter van de raad kenbaar maken. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. Het dossier wordt onmiddellijk ter inzage van de raadsleden gelegd, zodat elk raadslid het dossier nog kan inzien. Het dossier wordt slechts op het einde van de openbare zitting juist vóór de mondelinge Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

8 vragen in behandeling genomen. Op vraag van één of meerdere fracties kan deze behandeling worden voorafgegaan door een schorsing van de raad. Artikel Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. Wanneer het agendapunt werd toegelicht door een lid van het college, verleent de voorzitter eerst het woord aan de fractieleiders van de oppositiepartijen en daarna aan de fractieleiders van de meerderheidspartijen. Daarna verleent de voorzitter het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden. 2. Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer deze aan het woord komen. De voorzitter kan ook aan de gemeentesecretaris vragen om toelichtingen te geven. Artikel 17 Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten. In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking aldus wordt geschorst : 1 om te vragen dat men niet zal besluiten; 2 om de verdaging te vragen; 3 om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie; 4 om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden; 5 om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden; 6 om naar het reglement te verwijzen. Artikel 18 De amendementen worden vóór de hoofdvraag en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd. Amendementen die ter stemming worden gelegd, moeten schriftelijk worden ingediend. Artikel 19 Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

9 Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren. Artikel 20 De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen. Elk lid dat tot de orde werd geroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. Artikel 21 De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen. De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en hem verwijzen naar de politierechtbank, die hem kan veroordelen tot een geldboete van één tot vijftien euro of tot een gevangenisstraf van één dag tot drie dagen, behoudens andere vervolgingen, als het feit daartoe grond oplevert. Artikel 22 Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist. Artikel 23 Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. Artikel 24 Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien de voorzitter van de gemeenteraad oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking, onverminderd de bepalingen opgenomen in de art. 19 en 22. Artikel 25 Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

10 Alle teksten die de werkzaamheden van de raad betreffen worden, op straffe van nietigheid en onontvankelijkheid, uitsluitend in het Nederlands ingediend. Alle beraadslagingen, toelichtingen, meningen worden, op straffe van nietigheid, uitsluitend in het Nederlands gehouden. Gebruik van een andere taal wordt beschouwd als een verstoring van de orde en geeft aanleiding tot de sancties die daarvoor in dit reglement zijn voorgeschreven. WIJZE VAN STEMMEN Artikel Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. 2. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. Artikel 27 De gemeenteraad stemt over het budget, de budgetwijzigingen en de jaarrekening in hun geheel. Elk gemeenteraadslid kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het budget, de budgetwijzigingen of de jaarrekening die hij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over de onderdelen die aldus zijn aangewezen. De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel gemeenteraadslid afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. Artikel De leden van de gemeenteraad stemmen in het openbaar, behalve in onderstaande gevallen. Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: 1 de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen; 2 het aanwijzen van de leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3 individuele personeelszaken. 2. Onder voorbehoud van de bepalingen in het tweede lid van 1, stemmen de leden van de gemeenteraad mondeling. Artikel 29 De stemming gebeurt over elk agendapunt afzonderlijk. Indien samenhorende punten samen zijn besproken, geldt, mits unaniem akkoord van de raadsleden, een zelfde stemming voor de samengevoegde punten. Indien een raadslid de afzonderlijke stemming over de verschillende agendapunten vraagt, moet de voorzitter overgaan tot een afzonderlijke stemming per agendapunt. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

11 Artikel 30 De mondelinge stemming gebeurt door elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken. Iedere stemming wordt begonnen met de schepen die links naast de voorzitter zit en wordt voortgezet in dezelfde richting als de wijzers van het uurwerk. De voorzitter stemt in ieder geval het laatst, behalve bij geheime stemming. De uitslag van de stemming wordt door de voorzitter bekend gemaakt. Artikel 31 Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld. De raadsleden stemmen ja, neen of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blanco stembriefje. Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de twee jongste raadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. Artikel 32 Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. Artikel 33 Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten, wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen hebben behaald, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. NOTULEN Artikel 34 De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. Een raadslid kan vragen om in de notulen de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

12 De notulen vermelden de tekst van de ingediende amendementen waarover is gestemd. De notulen vermelden op beknopte wijze de mondelinge vragen en de antwoorden die erop zijn verstrekt. Artikel De notulen van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het Gemeentedecreet. De notulen vermelden niet in extenso de diverse tussenkomsten van de raadsleden. Een raadslid kan evenwel uitdrukkelijk vragen om zijn opmerkingen die hij tijdens de behandeling van een agendapunt heeft geformuleerd, te notuleren. In dit geval dient het raadslid hiervan een geschreven tekst aan de gemeentesecretaris te bezorgen binnen de 8 dagen na de zitting. 2. De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering op het gemeentesecretariaat ter beschikking van de raadsleden die er kennis willen van nemen. 3. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris. In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering. 4. Zo dikwijls als de raad het wenst, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de gemeenteraadsleden en de secretaris ondertekend. FRACTIES Artikel 36 Het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie. Een onderlinge vereniging tot één fractie of de vorming van twee fracties is mogelijk, uiterlijk op de installatievergadering, in de gevallen en op de wijze vastgelegd in art. 38 van het Gemeentedecreet. Iedere fractie duidt een fractieleider aan en geeft daarvan kennis aan de voorzitter van de gemeenteraad. De namen van de fractieleiders worden ter kennisgeving meegedeeld aan de raadsleden. De fractieleider is het eerste aanspreekpunt van de fractie. Documenten uitgaande van een gemeentelijk orgaan en bestemd voor een fractie worden aan de fractieleider gericht. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

13 RAADSCOMMISSIES Artikel De gemeenteraad kan één of meerdere commissies oprichten die zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden. De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen. Er is minstens een gemeenteraadscommissie die waakt over de afstemming van het gemeentelijk beleid op het beleid van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde agentschappen van de gemeente. Artikel De mandaten in iedere commissie worden door de gemeenteraad evenredig verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad is samengesteld. Voor de legislatuur zijn de gemeenteraadscommissies samengesteld als volgt: - Gemeentebelangen: 5 leden - CD&V: 2 leden - N-VA: 1 lid Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig bovenvermelde samenstelling toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht. 2. Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie. 3. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaatcommissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie. 4. Iedere fractie, die bij de aanvang van de zitingsperiode in de raad is vertegenwoordigd, heeft minstens één vertegenwoordiger in een commissie. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

14 Artikel 39 Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie. De voorzitter wordt aangewezen door de gemeenteraad. Artikel 40 - De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen. De oproeping wordt ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan de leden bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. De leden worden via de elektronische weg ( ) opgeroepen tot de commissievergadering en dit ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering. Een derde van de leden van de commissie kan de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt naar alle raadsleden gestuurd. Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek. Dit gebeurt door aanplakking aan het gemeentehuis. De agenda wordt ook op de officiële website van de gemeente geplaatst. De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden. De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad zijn de vergaderingen van de commissies niet openbaar. De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, in het openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad is de stemming geheim. De raadsleden kunnen, weliswaar zonder stemrecht, de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen. Het ambt van secretaris van elke raadscommissie wordt waargenomen door een of meer personeelsleden van de gemeente, op voorstel van de gemeentesecretaris, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen. De stukken die betrekking hebben op de commissies worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie. VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE ORGANEN VAN DE GEMEENTE Artikel Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn. De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de gemeentesecretaris en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

15 2. De verzoekschriften worden aan het orgaan van de gemeente gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling. 3. Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk. Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als: 1 de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd; 2 het louter een mening is en geen concreet verzoek; 3 de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend; 4 het taalgebruik ervan beledigend is. Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet. Artikel Is het een verzoekschrift voor de gemeenteraad, dan plaatst de voorzitter van de gemeenteraad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering. 2. De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken. Wanneer het verzoekschrift door een gemeenteraadscommissie wordt behandeld, brengt de commissie verslag uit aan de gemeenteraad. Wanneer het verzoekschrift door het college van burgemeester en schepenen wordt behandeld, brengt het college verslag uit aan de gemeenteraad. 3. De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van de gemeente. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze. 4. Het betrokken orgaan van de gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift. ONDERSTEUNING VAN DE WERKING VAN DE RAADSLEDEN Artikel 43 De raadsleden kunnen, bij het bezoek aan het gemeentehuis of andere gebouwen waar gemeentelijke administratieve diensten gevestigd zijn, ten behoeve van de uitoefening van hun mandaat als gemeenteraadslid, gebruik maken van de infrastructuur (telefoon, fax, informatica-apparatuur, kopieertoestel, ), zonder evenwel de normale werking van de diensten te hinderen. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR

16 De gemeenteraadsleden hebben gratis toegang tot het gebruik van de Internet-terminal in de Plaatselijke Openbare Bibliotheek (POB) te Kluisbergen, voor zover dit dienstig is voor de uitoefening van het mandaat. Voor het gebruik van de Internet-terminal blijven de raadsleden, uitgezonderd de te betalen vergoeding, onderworpen aan het door de gemeenteraad goedgekeurde gebruikersreglement. Artikel 44 Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen kunnen aan de gemeenteraadsleden vormingssessies aangeboden worden. De inschrijvingskosten voor deelname aan deze voorgestelde activiteiten, zullen door het gemeentebestuur gedragen worden. Gemeenteraadsleden kunnen zelf ook een voorstel formuleren voor het volgen van een vormingssessie. Dit voorstel dient voorgelegd te worden aan het college van burgemeester en schepenen. Bij goedkeuring door het college, zullen de inschrijvingskosten voor deelname aan de voorgestelde vorming door het gemeentebestuur gedragen worden. Deze inschrijvingskosten worden terugbetaald binnen de perken van de kredieten die in de gemeentebegroting zijn voorzien. Artikel 45 Het gemeentebestuur sluit voor de gemeenteraadsleden een gemeenschappelijke ongevallenverzekering en een verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid af. VERGOEDINGEN RAADSLEDEN Artikel 46 Aan de raadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn: 1 de vergaderingen van de gemeenteraad: 175,00 EUR 2 de vergaderingen van de gemeenteraadscommissies: 100,00 EUR Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad GR