1. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad aanpassing: goedkeuring.

Transcriptie

1 GEMEENTE SINT-MARTENS-LATEM Provincie Oost-Vlaanderen Arrondissement Gent UITTREKSEL UIT HET REGISTER VAN BERAADSLAGINGEN VAN DE GEMEENTERAAD zitting van 25 februari 2013 Aanwezig: Agnes Lannoo-Van Wanseele, burgemeester-voorzitter; Rigo Van de Voorde, Peter Draulans, Emiel Verschueren, Pieter Vanderheyden, schepenen Kristof Vanden Berghe, OCMW-voorzitter toegevoegd schepen met raadgevende stem; Bob Van Hooland, Freddy Vanmassenhove, Magda Van Hevel-Pynket, Erik Van Den Abeele, Bea Roos, Arnold Meirlaen, Carl Dewulf, Linda Colpaert-Vermaercke, Marian De Clercq, Joris De Vreese, Sonja Ledoux-Helleputte, Philip Cnockaert, Guy Vanseveren, gemeenteraadsleden. Jef Van den Heede, gemeentesecretaris. 1. Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad aanpassing: goedkeuring. DE RAAD, in openbare zitting Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005, in het bijzonder artikel 40; Gelet op de decreten van 23 januari 2009 en 29 juni 2012 tot wijziging van het gemeentedecreet; Gelet op de omzendbrief BB 2009/2 van 5 juni 2009; Gelet op ons besluit van 26 februari 2007 en van 22 februari 2010 houdende goedkeuring huishoudelijk reglement van de gemeenteraad; Overwegende dat de wijzigingen van het gemeentedecreet aanleiding zijn voor aanpassing van het huishoudelijke reglement; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; Met eenparigheid van stemmen; BESLUIT Artikel 1: Het aangepast huishoudelijk reglement van de gemeenteraad wordt goedgekeurd. Artikel 2: Dit aangepast huishoudelijk reglement wordt als bijlage gevoegd bij onderhavig besluit. Artikel 3: In ons besluit van 26 februari 2007 houdende goedkeuring huishoudelijk reglement worden de artikelen 1 en 2 opgeheven. HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE GEMEENTERAAD. BIJEENROEPING VAN DE GEMEENTERAAD. 1. Aantal vergaderingen en plaats. Artikel 1.

2 De gemeenteraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tien maal per jaar. (art. 19 GD) De gemeenteraad vergadert in het gemeentehuis.

3 2. Bevoegdheid tot bijeenroeping. Artikel 2. De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op. De agenda bevat in ieder geval de punten die door het college van burgemeester en schepenen aan de voorzitter worden meegedeeld. (art. 20-al.1 GD) Artikel 3. De voorzitter moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van: (art. 20-al 2 en art. 68 GD) 1 een derde van de zitting hebbende leden; 2 het college van burgemeester en schepenen; 3 een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd (De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus); 4 de burgemeester overeenkomstig art 21, met de door de burgemeester voorgestelde agenda, voorzover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de bevoegdheden van de burgemeester. (art 68 GD) In geval van een verplichte bijeenroeping zoals hierboven vermeld, roept de voorzitter de gemeenteraad bijeen op de aangewezen dag en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. Daarvoor bezorgen de gemeenteraadsleden en het college van burgemeester en schepenen voor elk punt op de agenda hun voorstel van beslissing met een toelichting aan de gemeentesecretaris, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad. (art 20, al.2-4 GD) 3. Wijze van oproeping. Artikel 4. De oproeping wordt ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd. Dit gebeurt via en wordt schriftelijk bevestigd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode afgeweken worden. Artikel 5. De oproeping vermeldt de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt waarover een beslissing moet worden genomen. De agendapunten moeten voldoende omschreven zijn (art. 21-al. 2 GD) 4. Initiatiefrecht gemeenteraadsleden. Artikel 6. Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. (art.22 GD) Hiertoe bezorgen ze hetzij per brief, hetzij per fax, hetzij via hun toegelicht voorstel van beslissing aan de gemeentesecretaris, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad. De wordt binnen de vierentwintig uur bevestigd per brief of per fax. Van deze mogelijkheid kan geen gebruik gemaakt worden door een lid van het college van burgemeester en schepenen. De gemeentesecretaris deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijhorende voorstellen en eventueel bijhorende nota s onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden op de manier zoals bepaald in artikel Voorafgaand onderzoek van de agendapunten. Artikel 7. De gemeenteraadsleden hebben het recht voorafgaand aan de gemeenteraadszitting, inzage te nemen van de dossiers die betrekking hebben op de punten die op de agenda van de raad zijn ingeschreven. Voor elk agendapunt wordt het dossier dat erop betrekking heeft, ter beschikking van de gemeenteraadsleden gesteld vanaf de verzending van de agenda. De inzage kan gebeuren op het gemeentesecretariaat tijdens de kantooruren. Op vraag van een fractie, gericht aan de gemeentesecretaris, kunnen de dossiers ook ter beschikking worden gelegd buiten de kantooruren op een nader overeen te komen plaats in het gemeentehuis.

4 De dossiers bevatten alle stukken zoals verklarende nota s, feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing, die er betrekking op hebben zodat de raadsleden een beeld kunnen krijgen van alle elementen die van belang zijn. Artikel 8. Het ontwerp van meerjarenplan (art 146 4), het ontwerp van de jaarlijkse aanpassing van het meerjarenplan (147 2), het ontwerp van budget (148 4) en het ontwerp van de jaarrekening (art 174 2) worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop zij worden besproken aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd. Het ontwerp van budgetwijziging (154 2) wordt samen met de agenda voor de gemeenteraad, en op dezelfde wijze als de agenda, aan de raadsleden bezorgd. Artikel 9. De gemeentesecretaris of de door hem aangewezen ambtenaren verstrekken aan de gemeenteraadsleden die erom verzoeken, technische inlichtingen over stukken die in het dossier voorkomen. (art. 21-al.4 GD) Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens of van de procedure van het dossier. De toelichting gebeurt in principe tijdens de kantooruren, tenzij anders wordt overeengekomen. 6. Bekendmaking van de gemeenteraadsvergaderingen aan het publiek Artikel 10. Behalve in spoedeisende gevallen worden plaats, dag, tijdstip en agenda van de vergaderingen van de gemeenteraad uiterlijk acht dagen voor de vergadering openbaar gemaakt, zodat het publiek er te allen tijde kennis van kan nemen. (art. 23 par.1 al. 1 GD) Deze bekendmaking gebeurt: 1. door aanplakking op het gemeentehuis; 2. door aanplakking in de gemeentelijke bibliotheek; 3. door vermelding op de gemeentelijke website; 4. door mededeling aan de voorzitters (en secretarissen) van de erkende gemeentelijke adviesraden, hetzij schriftelijk, hetzij via ; 5. door mededeling aan de lokale pers, hetzij schriftelijk, hetzij via ; 6. door mededeling aan de personen die er hebben naar gevraagd, hetzij schriftelijk, hetzij via e- mail; Artikel 11. Als agendapunten aan de agenda worden toegevoegd, wordt deze aangepaste agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld bekend gemaakt zoals bepaald in artikel 10. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt overeenkomstig artikel 10 (art. 23 par. 1 al. 2) Artikel 12. De gemeente is verplicht aan ieder natuurlijk persoon en iedere rechtspersoon of groepering ervan die erom verzoekt, de agenda van de gemeenteraad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar te maken door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. (art.23 par.2 GD) VERGADERINGEN VAN DE RAAD. 1. Openbaarheid. (art. 28 GD) Artikel 13. De vergaderingen van de gemeenteraad zijn openbaar, behalve als : 1 het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering; (het betreft o.m. de voordracht van kandidaten, beslissingen m.b.t. tot individuele personeelsleden); 2 de gemeenteraad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.

5 3 De gemeenteraad is in ieder geval openbaar op het tijdstip dat gemeenteraadsleden en schepenen de eed afleggen. De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn in elk geval openbaar. 4 Indien de gemeenteraad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, worden de hoorzitting en het verhoor van getuigen in het openbaar gehouden, indien de betrokkene hierom verzoekt. Een getuige kan echter steeds vragen om het getuigenverhoor achter gesloten deuren te laten plaatsvinden. (art. 28 par. 1 en art. 127 par. 3 GD). Artikel 14. De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. (art. 28 par. 2 GD). De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergadering van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht. (art. 30 par. 4 GD). 2. Voorzitterschap. (art. 24 en 25 GD) Artikel 15. De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen (art 24 GD). Artikel 16. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende raadsleden aanwezig zijn om geldig te beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Artikel 17. Par. 1. De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. Par. 2. Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen. Elk lid dat tot de orde werd geroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. Par. 3. De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen. Par. 4. De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en hem verwijzen naar de politierechtbank, die hem kan veroordelen tot een geldboete van één tot vijftien euro of tot een gevangenisstraf van één dag tot drie dagen, behoudens andere vervolgingen, als het feit daartoe grond oplevert. 3. Quorum. (art. 26 GD) Artikel 18. Par. 1. De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is. Par. 2. De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. Par. 3. De termijn van deze tweede oproeping is de termijn bepaald in artikel 4. In deze tweede oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat en worden de bepalingen van artikel 26 van het gemeentedecreet overgenomen. 4. Wijze van vergaderen. Artikel 19.

6 Bij het begin van de vergadering of bij aankomst in de loop van de vergadering wordt de presentielijst ter ondertekening aan de raadsleden voorgelegd. De leden ondertekenen de presentielijst vooraleer de vergadering te verlaten. Artikel 20. Tenzij de raad er anders over beslist, behandelt zij de punten zoals in de volgorde op de agenda vermeld. Artikel 21. Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Wanneer een raadslid aan wie het woord werd verleend, zich niet bij het agendapunt houdt, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het punt terugbrengen. Geeft het raadslid daar geen gevolg aan, dan kan de voorzitter hem het woord ontnemen. Artikel 22. Oordeelt de voorzitter dat het agendapunt voldoende werd besproken, dan sluit hij de bespreking en volgt de stemming. De notulen vermelden het stemgedrag van ieder lid. 5. Wijze van stemmen. (art. 35 en 36 GD) Artikel 23. De stemming geschiedt voor elk agendapunt afzonderlijk, tenzij punten samengevoegd werden. Desgewenst omschrijft de voorzitter het voorwerp van de stemming. De leden van de gemeenteraad stemmen in het openbaar, behalve in de gevallen bedoeld in artikel 28. Artikel 24. Er zijn drie mogelijke manieren van stemmen: 1 de stemming bij handopsteking; 2 de mondelinge stemming; 3 de geheime stemming. Artikel 25. De gemeenteraadsleden stemmen bij handopsteking, behalve als een derde van de aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt. Artikel 26. De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt: van zodra de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven, vraagt hij achtereenvolgens welke gemeenteraadsleden ja stemmen, neen stemmen of zich onthouden. Elk gemeenteraadslid kan slechts één maal zijn hand opsteken om zijn keuze duidelijk te maken. Artikel 27. De mondelinge stemming geschiedt door, in volgorde zoals hierna bepaald, elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken. Vóór de aanvang van de stemming loot de voorzitter de naam uit van het lid dat eerst zal stemmen. De naamkaarten van de aanwezige leden worden gemengd en ter trekking aangeboden aan de voorzitter. Vervolgens stemmen de leden in de richting van de wijzers van het uurwerk. Artikel 28. Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd : 1 de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen; 2 het aanwijzen van de leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3 individuele personeelszaken. Artikel 29. De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming. Artikel 30. De gemeenteraad stemt over het budget, de budgetwijzigingen en over de jaarrekening in hun geheel. Elk gemeenteraadslid kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het budget, de budgetwijzigingen en de jaarrekening die hij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over een of meer onderdelen die aldus zijn aangewezen. De

7 stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel gemeenteraadslid afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. (art. 148 par.3, art 154 en 174 par.1 GD) Artikel 31. Een afzonderlijke en geheime stemming wordt gehouden voor elke voordracht van kandidaten, benoeming tot een ambt, terbeschikkingstelling, preventieve schorsing in het belang van de dienst en de toepassing van een tuchtstraf. De raadsleden stemmen ja, neen of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blanco stembriefje. Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de twee jongste raadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. Artikel 32. Vooraleer tot stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden dat aan de stemming heeft deelgenomen, worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. 6. Besluitvorming (art.34 en 36 GD) Artikel 33. De besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Onder volstrekte meerderheid van stemmen wordt verstaan, meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. Artikel 34. Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. 7. Notulen. (art.33 en 181-par.1 GD) Artikel 35. De notulen van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris opgesteld overeenkomstig artikelen 180 en 181 van het gemeentedecreet. Artikel 36. Behalve in spoedeisende gevallen, worden de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de gemeenteraadsleden op het gemeentesecretariaat tijdens de kantooruren. Op vraag van een fractie of een individueel raadslid, gericht aan de gemeentesecretaris, kunnen de notulen ook ter beschikking worden gelegd buiten de kantooruren op een nader te bepalen plaats in het gemeentehuis. De ontwerpnotulen van de vorige vergadering worden met de oproeping meegezonden. Artikel 37. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris ondertekend. Artikel 38. De notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat werd gegeven aan de punten waarover de gemeenteraad

8 geen beslissing heeft genomen. Ze maken melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming of unanimiteit, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. De vragen geagendeerd door de raadsleden en/of de raadsfracties, en de antwoorden daarop worden samengevat weergegeven. Artikel 39. Zo dikwijls de raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de aanwezige leden ondertekend. FRACTIES EN COMMISSIES. 1. Fracties (art. 38 GD) Artikel 40. Het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie. Artikel 41. De financiering van de fracties wordt geregeld overeenkomstig artikel 70 hierna. 2. Commissies. (art. 39 GD) Artikel 42. Volgende commissie wordt opgericht: de algemene raadscommissie. De algemene raadscommissie zal o.m. waken over de afstemming van het gemeentelijk beleid op het beleid van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde agentschappen van de gemeente. De raad kan te allen tijde nieuwe raadscommissies oprichten. Artikel 43. De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen. Artikel 44. De algemene raadscommissie bestaat uit negentien gemeenteraadsleden. Bij de oprichting van een raadscommissie wordt het aantal leden bepaald. De evenredige verdeling gebeurt overeenkomstig het systeem Dhondt. De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties. Artikel 45. Elke fractie wijst de mandaten toe die haar overeenkomstig de goedgekeurde berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaatcommissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht. Artikel 46. Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt. Artikel 47.

9 Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie als vermeld in artikel 38 van het Gemeentedecreet, kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijk aantal leden in de commissie. Artikel 48. De commissie kiest in zijn midden een voorzitter. De burgemeester of schepenen kunnen geen voorzitter zijn. Artikel 49. De commissies worden door de voorzitter bijeen geroepen op vraag van het college van burgemeester en schepenen of een derde van de leden van de commissie. De oproeping gebeurt schriftelijk of per e- mail ten minste acht dagen vóór de vergadering en vermeldt de agenda. Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Artikel 50. De commissies kunnen geldig vergaderen, welke ook het getal der aanwezige leden zij. De commissie brengt advies uit over voorstellen welke hun door de raad, door het college van burgemeester en schepenen of door een gemeenteraadslid worden voorgelegd. Artikel 51. De artikelen 25 (openbaarheid) en 35 (stemming) van het gemeentedecreet zijn van overeenkomstige toepassing op de vergaderingen en stemmingen in de commissies. Artikel 52. De raadsleden kunnen, zonder stemrecht, de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen. Artikel 53. Het secretariaat van de raadscommissie wordt waargenomen door een ambtenaar van het gemeentebestuur aangeduid door de gemeentesecretaris. RECHT VAN INZAGE. (art. 30-par.1 GD) Artikel 54. De gemeenteraadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de gemeente betreffen. De gemeenteraadsleden kunnen een gratis afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De notulen van het College van Burgemeester en Schepenen worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, via elektronische weg aan de gemeenteraadsleden toegestuurd. (art. 40 GD) Artikel 55. Het begrip dossiers, stukken en akten omvat elk bestuursdocument van welke aard ook, ongeacht zijn drager en ongeacht het stadium van de besluitvorming waarin het stuk werd opgemaakt, dat bij het gemeentebestuur berust, met uitzondering van de documenten die nog ter bewerking zijn of ter studie liggen. Artikel 56. De inzage kan gebeuren op het gemeentesecretariaat tijdens de kantooruren. Op vraag van een raadslid, gericht aan de gemeentesecretaris, kunnen de dossiers ook ter beschikking worden gelegd buiten de kantooruren op een nader te bepalen plaats in het gemeentehuis. Artikel 57. De vraag voor inzage wordt minstens één dag vooraf gericht aan de gemeentesecretaris Artikel 58. De uitoefening van het inzagerecht gebeurt uitsluitend op het gemeentehuis. De gemeenteraadsleden hebben derhalve niet het recht om administratieve stukken mee naar huis te nemen. Artikel 59. Elk raadslid kan zijn inzagerecht persoonlijk en afzonderlijk uitoefenen. Hij heeft in principe evenwel niet het recht om zich bij de uitoefening van zij inzagerecht te laten vergezellen of bijstaan door een derde, die zelf geen deel uitmaakt van de gemeenteraad met uitzondering van de gemeenteraadsleden

10 die overeenkomstig artikel 18 van het gemeentedecreet gerechtigd zijn om zich te laten bijstaan door een vertrouwenspersoon. Artikel 60. De gemeenteraadsleden zijn steeds persoonlijk verantwoordelijk voor het gebruik van de inlichtingen die zij bij de uitoefening van hun inzagerecht verkregen hebben. Zij zullen in het bijzonder het beroepsgeheim en de regelgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens respecteren. BEZOEKRECHT VAN GEMEENTELIJKE DIENSTEN EN INRICHTINGEN. (art. 30-par.2) Artikel 61. De gemeenteraadsleden mogen alle inrichtingen en diensten bezoeken die de gemeente opricht en beheert. Artikel 62. Het bezoekrecht van de raadsleden mag de goede werking van de diensten en instellingen niet hinderen en heeft een louter informatief karakter. De raadsleden hebben niet het recht opmerkingen te maken aan het personeel of opdrachten of onderrichtingen te geven. Artikel 63. Om in de mogelijkheid te zijn het bezoekrecht praktisch te organiseren wordt vooraf met de bevoegde en verantwoordelijke persoon een afspraak gemaakt over dag en uur. VRAAGRECHT. (art. 32 GD) Artikel 64. De gemeenteraadsleden hebben het recht aan de burgemeester en aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Een toegelicht voorstel van beslissing, als vermeld in artikel 6 van onderhavig reglement, is niet vereist voor het stellen van een vraag als vermeld in het eerste lid. Artikel 65. Op schriftelijke vragen van de raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. Artikel 66. Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering van de gemeenteraad kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting van de gemeenteraad geantwoord. PRESENTIEGELD. (art. 17-par. 2 GD) Artikel 67. Aan de gemeenteraadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld ten bedrage van 150,00 verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn: - de gemeenteraad; - de raadsvergadering waarvoor men in principe recht heeft op presentiegeld maar waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt; - de raadsvergaderingen die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond; - de raadsvergaderingen die werden hervat. Artikel 68. Aan de gemeenteraadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld ten bedrage van 100,00 verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn: - de raadscommissies; - de raadscommissies die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond;

11 - de raadscommissies die werden hervat. Artikel 69. Er kan evenwel geen twee maal presentiegeld worden toegekend op eenzelfde dag. De presentiegelden worden gekoppeld aan de spilindex 138,01. FRACTIETOELAGEN. (art. 38-par. 5 GD) Artikel 70. Aan de fracties vertegenwoordigd in de gemeenteraad wordt een jaarlijkse toelage toegekend. Deze toelage wordt bepaald door de hiernavolgende formule: (1,5 + y) Toelage = (a x b) c + (1,5 x d) waarbij: a = basisbedrag bepaald op 1,50 b = aantal inwoners per 31 december voorafgaand jaar y = aantal mandaten van de fractie c = aantal mandaten in de gemeenteraad d = aantal fracties in de gemeenteraad Artikel 71. De fracties kunnen de ontvangen toelage enkel gebruiken voor de ondersteuning van de eigen fractiewerking en voor de werking van de raden waar ze deel van uitmaakt. De middelen mogen niet gebruikt worden voor partijwerking, verkiezingen of ter compensatie van presentiegeld of wedde. Op het einde van het werkjaar licht de fractie in een nota met bewijsstukken toe hoe ze de ontvangen middelen heeft gebruikt. Jaarlijks wordt een gedetailleerd verslag gemaakt van de aanwending van alle middelen voor de ondersteuning van de fracties. Dat verslag is openbaar en wordt voorgelegd aan de raad. Als een fractie financiële middelen heeft aangewend voor andere doeleinden dan de ondersteuning van de fractiewerking, dan vordert het bestuur die middelen terug of brengt ze dat bedrag in mindering van de toelage van het volgende werkjaar.

12 VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE ORGANEN VAN DE GEMEENTE (art GD) Artikel 72. Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meerdere personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn. De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de gemeentesecretaris en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt. Artikel 73. De verzoekschriften worden aan het orgaan van de gemeente gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling. Artikel 74. Verzoekschriften die een onderwerp bevatten dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk. Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als: 1 de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd; 2 het een loutere mening is en geen concreet verzoek; 3 als de vraag anoniem, zonder vermelding van naam en voornaam en adres, werd ingediend; 4 het taalgebruik beledigend is. Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet. Artikel 75. Is het verzoekschrift voor de gemeenteraad, dan plaatst de voorzitter van de gemeenteraad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend dan komt het op de agenda van de volgende vergadering. Artikel 76. De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken Artikel 77. De verzoeker, of indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van de gemeente. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze. Artikel 78. De gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift. SLOTBEPALING. Artikel 79. Voor alles wat niet in onderhavig reglement wordt geregeld, wordt verwezen naar het gemeentedecreet en/of zijn uitvoeringsbesluiten. ALDUS VASTGESTELD IN HOGERVERMELDE ZITTING: NAMENS DE GEMEENTERAAD DE SECRETARIS, DE BURGEMEESTER-VOORZITTER, get. J. VAN DEN HEEDE get. A. LANNOO-VAN WANSEELE DE SECRETARIS, VOOR EENSLUIDEND AFSCHRIFT DE BURGEMEESTER,