HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD INHOUD Bijeenroeping van de gemeenteraad 2 Vergaderingen van de gemeenteraad 4 Notulen 5 Bespreking 6 Stemming 7 Politie over de vergadering 8 Gemeenteraadscommissies 9 Werkgroepen 10 Informatie voor raadsleden 11 Vergoedingen raadsleden 13 Verzoekschriften aan de organen van de gemeente 14 Algemeen 15 Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 1

2 BIJEENROEPING VAN DE GEMEENTERAAD Art.1 De gemeenteraad vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. Art.2 De voorzitter van de gemeenteraad legt in december alle data van de raadszittingen van het volgend jaar vast en deelt ze mee aan de raadsleden. Eventuele wijzigingen worden zo snel mogelijk meegedeeld. Art.3 1 De oproeping van de gemeenteraad wordt ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. 2 De raadsleden worden via de elektronische weg (e mail) opgeroepen tot de raadsvergadering. Hiertoe wordt een mailbericht met in bijlage de dagorde en de toelichting, naar het door het raadslid opgegeven e mailadres verstuurd. 3 De toelichting en de begeleidende stukken, kunnen worden geraadpleegd op het extranet van het gemeentebestuur Langemark Poelkapelle. 4 Documenten die niet digitaal kunnen worden aangeleverd en die te groot of te zwaar zijn om in te scannen of te kopiëren liggen ter inzage in het gemeentehuis. De raadsleden kunnen er tijdens de inzageperiode kennis van nemen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis of na afspraak met het secretariaat. Om praktische redenen, kan de voorzitter beslissen om begeleidende documenten, enkel aan de fractievoorzitters te overhandigen. 5 Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de gemeentesecretaris of door de door hem aangewezen personeelsleden, technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de gemeenteraad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. De raadsleden richten hun verzoek schriftelijk of via e mail aan de gemeentesecretaris. Op een schriftelijke vraag wordt schriftelijk geantwoord, tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren, tenzij anders wordt overeengekomen. Art 4 De voorzitter van de gemeenteraad moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van: 1 een derde van de zittinghebbende leden; Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 2

3 2 een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus; 3 het college van burgemeester en schepenen; 4 de burgemeester voor zover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester; De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. Art.5 1 Naast de openbaarmaking door aanplakking, wordt de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergaderingen van de gemeenteraad, openbaar gemaakt via de officiële website van het gemeentebestuur vanaf het ogenblik van bekendmaking. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid. 2. Indien raadsleden punten aan agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze bekendgemaakt. 3 De voorzitters van de adviesraden krijgen een kopie van de oproep van de raadszitting via e mail of post aangeleverd. Hierop staan de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda vermeld. De kopie wordt aan hen verstuurd op het moment van openbaarmaking. 4 De pers en de belangstellende inwoners van de gemeente, worden op hun verzoek, schriftelijk of digitaal en binnen een redelijke termijn, op de hoogte gesteld van de agenda van de gemeenteraad. Deze redelijke termijn geldt niet voor de punten die aan de agenda worden toegevoegd na het verzenden van de oproeping. Art. 6 1 Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de gemeentesecretaris, die de voorstellen bezorgt aan de gemeenteraadsvoorzitter. Een lid van het college van burgemeester en schepenen kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. 2 De gemeentesecretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen, onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden. Art. 7 Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 3

4 Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door tenminste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. VERGADERINGEN VAN DE GEMEENTERAAD Art. 8 1 De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar. 2 De vergadering is niet openbaar: 1 als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering; 2 wanneer twee derde van de aanwezige leden van de gemeenteraad in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. Deze beslissing moet gemotiveerd worden. 3 De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn ook steeds openbaar. 4 De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken. 5 De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht. Art. 9 1 Voor het publiek worden de nodige plaatsen voorzien om de debatten te kunnen volgen. Voor de pers worden bijzondere plaatsen voorzien, waar zij de zitting kun volgen. 2 Voor de raadsleden, de pers en het publiek wordt bij aanvang een toelichtende nota ter beschikking gelegd met de korte inhoud van de te behandelen punten. Art. 10 De raad wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad volgens art. 24 van het gemeentedecreet. Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 4

5 Art. 11 Het artikel 26 van het gemeentedecreet bepaalt het aanwezigheidsquorum. Art. 12 Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur verklaart de voorzitter de zitting voor geopend. Indien een half uur na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Van dit feit wordt door de secretaris melding gemaakt in de notulen. Art Het maken van klank of beeldopnamen wordt afhankelijk gesteld van de toelating van de voorzitter. 2 Ten behoeve van de opmaak van de notulen kan de secretaris klankopnamen maken. Deze opnamen kunnen voor geen enkel ander doeleinde worden gebruikt, tenzij daar door de raad anders wordt over beslist. 3 Na de goedkeuring van de notulen van de raad, wordt de klankopname van de vorige zitting door het secretariaat van het gemeentebestuur gewist. NOTULEN ART Bij het openen van de vergadering van de gemeenteraad wordt geen voorlezing gedaan van de notulen van de vorige vergadering. 2 De notulen worden meegestuurd of via elektronische wijze ter beschikking gesteld van de raadsleden, ten minste 8 dagen voor de dag van de vergadering van de volgende raad. In spoedeisende gevallen, cfr. art 21, worden de notulen samen met de agenda ter inzage gelegd. 3 De notulen van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het Gemeentedecreet. 4 De notulen vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat werd gegeven aan de punten waarvoor de raad geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij unanimiteit of geheime stemming vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd, of zich onthield. 5 Elk lid heeft het recht om tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 5

6 Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris. BESPREKING Art. 15 Tenzij de raad er anders over beslist, behandelt zij de punten zoals in de volgorde op de agenda vermeld. Art Punten aangevraagd door 1 of meerdere raadsleden cfr artikel 6 van dit reglement, worden in openbare zitting besproken, tenzij daar volgens artikel 8 van dit reglement anders wordt over beslist. Deze punten worden besproken op het einde van de zitting voor de rubriek vragen en antwoorden. 2 De raadsleden kunnen ten behoeve van de toelichting van de punten, doorgegeven volgens artikel 6 van dit reglement, gebruik maken van een laptop of een beamer. Zij vragen het gebruik ervan aan bij het indienen van hun punt. 3 De vragen die door de raadsleden gesteld worden aan het college van burgemeester en schepenen worden behandeld onder een rubriek vragen en antwoorden op het einde van de openbare zitting. Op deze vragen wordt ten laatste de volgende gemeenteraad een antwoord geformuleerd. 3 Mededelingen van het college, die een loutere kennisgeving aan de raad inhouden, worden op het einde van de openbare zitting gedaan onder de rubriek vragen en antwoorden. Hierover kan geen debat gevoerd worden. Art. 17 Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten. In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking aldus wordt geschorst : 1 om te vragen dat men niet zal besluiten; 2 om de verdaging te vragen; 3 om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie; 4 om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden; 5 om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden; 6 om naar het huishoudelijk reglement te verwijzen. Art Niemand mag onderbroken worden wanneer hij/zij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement van orde of voor een terugroeping tot de orde. Wanneer het raadslid aan wie het woord Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 6

7 wordt verleend, zich niet bij het agendapunt houdt, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het punt terugbrengen. Geeft het raadslid daar geen gevolg aan, dan kan de voorzitter hem het woord ontnemen. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. 2 Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist. 3 Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer deze aan het woord komen. 4 Oordeelt de voorzitter dat het agendapunt voldoende werd besproken, dan sluit de bespreking en volgt de stemming. De notulen vermelden het stemgedrag van ieder lid. STEMMING Art Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. 2 De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. Art. 20 De gemeenteraad stemt over het budget, de budgetwijzigingen en de jaarrekening in hun geheel. Elk gemeenteraadslid kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het budget, de budgetwijzigingen of de jaarrekening die hij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over de onderdelen die aldus zijn aangewezen. De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel gemeenteraadslid afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. Art De leden van de gemeenteraad stemmen in het openbaar, behalve in de gevallen bedoeld in Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen : 1 de stemming bij handopsteking; 2 de mondelinge stemming; 3 de geheime stemming. 3 De gemeenteraadsleden stemmen in principe mondeling. De mondelinge stemming geschiedt door, elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken. De voorzitter stemt als laatste, behalve bij geheime stemming. Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 7

8 4 Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: 1 de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen; 2 het aanwijzen van de leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3 individuele personeelszaken Art. 22. Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld. De raadsleden stemmen ja, neen of onthouden zich. Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de jongste twee raadsleden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. Art. 23. Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. Art. 24. Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. POLITIE OVER DE VERGADERING Art Elk raadslid dat, in weerwil van de beslissing van de voorzitter, aan het woord blijft, kan door de voorzitter ter orde worden geroepen. Hetzelfde kan gebeuren voor hen die het woord nemen zonder het te hebben bekomen. Zo ook in geval van gebruik van enig scheldwoord, beledigende uitdrukking of persoonlijke aantijging. 2 De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de vergadering. Hij kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen. Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 8

9 De voorzitter kan bovendien een proces verbaal opmaken tegen die persoon en hem verwijzen naar de politierechtbank, die hem kan veroordelen tot een geldboete van één tot vijftien euro of tot een gevangenisstraf van één dag tot drie dagen, behoudens andere vervolgingen, als het feit daartoe grond oplevert. 3 Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normaal verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij de vergadering zal schorsen of sluiten indien het rumoer voortduurt. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. 4 De raadsleden engageren zich om op een correcte en voorkomende manier om te gaan met elkaar tijdens de raadsvergaderingen. Dit betekent dat men de persoon, die aan het woord is, niet onderbreekt tenzij men hiertoe de toelating van de voorzitter heeft bekomen, dat men scheldwoorden en persoonlijke aantijgingen vermijdt en elkaar met respect benadert. GEMEENTERAADSCOMMISSIES Art De gemeenteraad kan in zijn midden commissies oprichten. Deze commissies hebben als taak de besprekingen in de gemeenteraadszittingen voor te bereiden en op een soepele manier het beleid van het gemeentebestuur te bespreken. 2 Er is minstens een (al dan niet aparte) gemeenteraadscommissie die waakt over de afstemming van het gemeentelijk beleid op het beleid van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde agentschappen van de gemeente. 3 De adviesbevoegdheid van de commissies strekt zich uit op de materies die behoren tot de bevoegdheid van de gemeenteraad en die bovendien door de gemeenteraad toegewezen werd aan de betrokken commissie. Art De gemeenteraad bepaalt per gemeenteraadscommissie het aantal leden. De mandaten in iedere commissie worden door de gemeenteraad evenredig verdeeld volgens eenzelfde berekeningswijze die de gemeenteraad vastlegt voor alle commissies. De berekeningswijze is als volgt: per fractie wordt het aantal raadsleden gedeeld door drie. De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties. Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig deze berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht. 2. Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 9

10 van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie. 3 Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie. 4 Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt. Art. 28 Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie. De gemeenteraad duidt de voorzitters van de andere commissies aan. Art. 29 De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen. Een derde van de leden van de commissie kan de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt naar alle raadsleden gestuurd. Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek. Dit gebeurt door aanplakking aan het gemeentehuis. Daarnaast wordt dit ook op de website van de gemeente gepubliceerd. De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden. De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad zijn de vergaderingen van de commissies niet openbaar. De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, in het openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad is de stemming geheim. De raadsleden kunnen, weliswaar zonder stemrecht, de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen. Het ambt van secretaris van elke raadscommissie wordt waargenomen door een of meer personeelsleden van de gemeente, op voorstel van de gemeentesecretaris, aangewezen door het college van burgemeester en schepenen. WERKGROEPEN Art De gemeenteraad kan werkgroepen oprichten. Werkgroepen hebben als taak om de beslissingen in de gemeenteraad voor te bereiden en te overleggen over de werking van het gemeentebestuur. Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 10

11 2 De werkgroepen kunnen worden opgericht per thema. In elk geval wordt rond volgend thema een werkgroep opgericht : openbare werken en verkeer. 3 De mandaten van lid van een werkgroep worden verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad is samengesteld. Van elke fractie zal er één vertegenwoordiger zitting hebben in elke werkgroep op basis van de voordrachten die worden ingediend door de fracties. De schepen, bevoegd voor de materie waarover de werkgroep handelt, maakt eveneens deel uit van de werkgroep en zit die voor. 4 De werkgroep kan deskundigen aanduiden die de vergaderingen kan bijwonen en advies kan verlenen. 5 Het college duidt, op voorstel van de gemeentesecretaris, een personeelslid aan die zal instaan voor de praktische organisatie, werking en verslag. 6 De leden van de werkgroep worden tenminste acht dagen voor de samenkomst door de voorzitter opgeroepen aan de hand van een agenda van de vergadering. Na de vergadering wordt een verslag opgemaakt. INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN Art De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de gemeente betreffen. 2 De notulen van het College van Burgemeester en Schepenen worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op de vergadering van het college waarop de notulen werden goedgekeurd, op het extranet van het gemeentebestuur Langemark Poelkapelle geplaatst. Art Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de dagen en uren dat de diensten van het gemeentesecretariaat geopend zijn : 1 de budgetten (begrotingen) van vorige dienstjaren van de gemeente; 2 de rekeningen van vorige dienstjaren van de gemeente; 3 de jaarverslagen van vorige dienstjaren van de gemeente; 4 de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad 5 de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen, wat de delen betreft die aan het inzagerecht onderworpen zijn; 6 de adviezen uitgebracht door gemeentelijke adviesraden; 7 de gemeentelijke toelagereglementen, algemene politieverordeningen, belasting en retributiereglementen; 2 Buiten de documenten en dossiers bedoeld in 1 van dit artikel, hebben de raadsleden het recht alle andere documenten te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente. Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 11

12 Het college van burgemeester en schepenen zal de dagen en uren bepalen waarop de raadsleden deze andere documenten kunnen raadplegen. Om het college in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, delen de raadsleden aan het college schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen. De vraag wordt schriftelijk of via e mail gesteld via de secretaris. Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld wanneer de stukken kunnen worden ingezien. Het raadslid, dat de in deze paragraaf bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage. Art De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift verkrijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente. 2 De gemeenteraadsleden doen hun aanvraag tot het afleveren van een afschrift schriftelijk of elektronisch aan de secretaris. 3 Aan de gemeenteraadsleden wordt uiterlijk binnen de 8 werkdagen na de ontvangst van aanvraag schriftelijk of elektronisch meegedeeld wanneer de stukken kunnen worden ingezien. 4 De gemotiveerde beslissing van het college van burgemeester en schepenen tot weigering van de aflevering van een afschrift, moet uiterlijk 8 werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken gemeenteraadslid worden medegedeeld. Art Teneinde de inzage van de dossiers van de raad te vergemakkelijken, kunnen de gemeenteraadsleden op hun verzoek een digitaal afschrift van de dossiers ontvangen. Dossiers die via het extranet raadpleegbaar zijn, worden door de raadsleden zelf via deze weg opgezocht. De secretaris of haar vervanger deelt desgewenst aan het raadslid mee hoe hij of zij het dossier op een doeltreffende wijze kan raadplegen. De raadsleden kunnen op hun verzoek tegen betaling van de kostprijs kopie bekomen van de door hen aan te duiden stukken uit de dossiers die ze komen inzien. Van het kopierecht zijn uitgesloten : documenten die betrekking hebben op personen en waarvan de bekendmaking de privacy van die personen zou schenden documenten die informatie over bedrijfs en fabricatiegegevens bevatten, voor zover deze vertrouwelijk aan het bestuur zijn meegedeeld documenten waarvan de bekendmaking bepaalde bij de aangelegenheid betrokken personen of instanties van derden onevenredig zou bevoordelen of benadelen. 2 De door het raadslid gevraagde kopies of elektronisch aangeleverde documenten zijn bedoeld voor zijn persoonlijk gebruik en zijn niet bestemd om verder verspreid of bekendgemaakt te worden. Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 12

13 Art De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke inrichtingen te bezoeken. Om het college van burgemeester en schepenen in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de gemeenteraadsleden minstens 7 werkdagen vooraf schriftelijk of via e mail aan de secretaris mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en uur. Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting moeten de gemeenteraadsleden passief optreden. 2 Raadsleden kunnen personeelsleden van het gemeentebestuur geen opdrachten geven. VERGOEDINGEN RAADSLEDEN Art In overeenstemming met artikel 17 GD wordt aan de raadsleden presentiegeld verleend voor hun aanwezigheid op elke vergadering van de raad. 2 Overeenkomstig artikel 40, 1 GD worden in dit reglement de vergaderingen opgenomen, waarvoor presentiegeld wordt verleend en het bedrag van het presentiegeld en eventueel terugbetaling andere kosten: vergaderingen gemeenteraad : 142,00 EUR voor alle raadsleden, met uitzondering van burgemeester en schepenen 3 Voor de gemeenteraadscommissies en de werkgroepen worden geen presentiegelden ontvangen. Art In het kader van de kwaliteit van de gemeenteraad en in functie van hun mandaat, kunnen de raadsleden vorming volgen. De raadsleden doen hiertoe voorafgaandelijk een schriftelijke of elektronische aanvraag aan het College van Burgemeester en Schepenen. Na goedkeuring van het college en na voorlegging van een onkostennota en een bewijs van aanwezigheid, worden de kosten voor het volgen van de vorming terugbetaald. 2 Voor verplaatsingen in uitvoering van hun functie, naar vergaderingen waartoe zij werden aangesteld door de gemeenteraad, als effectieve of stemgerechtigde vertegenwoordiger en voorzover zij geen enkele andere vergoeding voor deze vergadering ontvangen. De kosten moeten bewezen worden. De raadsleden leggen na elke vergadering een onkostennota ter goedkeuring voor aan de gemeentesecretaris, die nagaat of aan al deze voorwaarden werd voldaan. Het ondertekenen van de onkostennota geldt als verklaring door het raadslid dat aan de voorwaarden werd voldaan. Art De leden van het college kunnen in functie van de uitvoering van hun mandaat vervoerskosten buiten de gemeente worden terugbetaald. De terugbetaling van de kosten wordt onderworpen aan volgende cumulatieve voorwaarden : de kosten moeten verband houden met de uitoefening van het mandaat; ze moeten noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het mandaat; ze moeten bewezen worden. Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 13

14 De mandatarissen leggen halfjaarlijks een onkostennota ter goedkeuring voor aan de gemeentesecretaris, die nagaat of aan deze voorwaarden wordt voldaan. 2 In het kader van de uitoefening van hun mandaat en om een vlotte communicatie met de diensten en de bevolking mogelijk te maken, wordt een gedeelte van de kosten voor het gebruik van een gsm terugbetaald. Het gemeentebestuur neemt het abonnementsgeld voor haar rekening en een gedeelte van de gesprekskosten. Het bedrag dat wordt berekend op het maandelijks bedrag dat een mandataris in het verleden nodig had in functie van zijn werk en bedraagt maandelijks (inclusief abonnement en gesprekskosten) Eventuele overige kosten worden rechtstreeks door de gsm operator aan de mandatarissen gefactureerd. Voorwaarde voor de terugbetaling van deze kosten is, dat de mandatarissen via de kanalen van het gemeentebestuur hun gsm nummer bekend maken, zodat er een maximale bereikbaarheid is voor de bevolking. 3 De mandatarissen kunnen in het kader van de uitoefening van hun functie en in het kader van een vlot gebruik van de beschikbare communicatiemiddelen van het gemeentebestuur, een laptop en gsm of PDA ter beschikking krijgen. Deze is eigendom van het gemeentebestuur en kan enkel in functie van het mandaat gebruikt worden. Art. 39 De in art. 37 en 38 vernoemde vergoedingen kunnen niet worden gecumuleerd met andere vergoedingen die betrekking hebben op dezelfde kosten. Kosten voor deelname aan intergemeentelijke verenigingen waarvoor presentiegeld, wedde of vergoeding wordt uitbetaald, kunnen niet meer worden vergoed door het gemeentebestuur. VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE ORGANEN VAN DE GEMEENTE Art Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn. De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de gemeentesecretaris en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt. 2 De verzoekschriften worden aan het orgaan van de gemeente gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling. 3. Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk. Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als: 1 de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd; 2 het louter een mening is en geen concreet verzoek; Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 14

15 3 de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend; 4 het taalgebruik ervan beledigend is. Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet. Art Is het een verzoekschrift voor de gemeenteraad, dan plaatst de voorzitter van de gemeenteraad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering. 2 De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken. 3 De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van de gemeente. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze. 4 Het betrokken orgaan van de gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift. ALGEMEEN Art. 42 De materies in dit reglement behandeld, zijn van toepassing voor zover ze niet gewijzigd of geregeld worden door wetten, decreten of besluiten van een hogere overheid. Huishoudelijk reglement gemeenteraad Pagina 15