SpeechExec Transcribe. SpeechExec Transcribe. SpeechExec 4.2

Transcriptie

1 Van mechelen bvba Patersstraat turnhout Gasthuisstraat geel Kempen antwerpen noorderkempen limburg 014/ / / be dexia hrt kantoormachines kantoormaterialen kassa weegschaal horeca systemen VLIMMEREN(BEERSE) WECHELDERZANDE ZOERSEL BRECHT MERKSEM LOENHOUT WUSTWEZEL EKEREN(ANTWERPEN) HERENTALS MORKHOVEN NOORDERWIJK PULDERBOS PULLE OLEN OEVEL TONGERLO(ANTW) WESTERLO ZOERLE-PARWIJS HERENTHOUT GIERLE LILLE SpeechExec Transcribe POEDERLEE WECHELDERZANDE GROBBENDONK VORSELAAR TURNHOUT RIJKEVORSEL HOOGSTRATEN MEER MINDERHOUT WORTEL MEERLE MERKSPLAS BAARLE-HERTOC BEERSE VLIMMEREN VOSSELAAR OUD TURNHOUT ARENDONK RAVELS WEELDE POPPEL BAARLE-HERTOG MALLE OOSTMALLE WESTMALLE POPPEL(RAVELS) MOL HERENTALS LILLE POEDERLEE(LILLE) HERENTALS(NOORDERWIJK) EINDHOUT LAAKDAL VORST(KEMPEN) LAAKDAL VARENDONK VEERLE GEEL MEERHOUT GIERLE(LILLE) KASTERLEE ICHTAART TIELEN RETIE DESSEL BALEN OLMEN KALMTHOUT BRASSCHAAT HOEVENEN STABROEK BRECHT SINT-JOB-IN- T-GOOR SINT-LENAERTS HALLE(KEMPEN) HALLE(KEMPEN) ZOERSEL LOENHOUT WUUSTWEZEL OVERPELT NEERPELT SINT-HUIBRECHT-LILLE LOMMEL ACHEL HAMONT HAMONT-ACHEL HECHTEL EKSEL HAM KWAADMECHELEN OOSTHout BOCHOLT KAULILLE REPPEL BEEK BREE GERDINGEN OPITTER TONGERLO(LIMB) LEOPOLDSBURC HEPPEN TESSENDERLO CROTE-BROGEL KLEINE-BROGEL PEER WIJCHMAAL LAAKDAL LAAKDAL SpeechExec Transcribe SpeechExec 4.2

2 Inhoudstafel Welkom bij SpeechExec... 5 SpeechExec modules... 5 Handelsmerken... 6 Systeemvereisten... 6 Hardwarevereisten... 6 Softwarevereisten... 6 Inleiding... 7 Licentie en dongle... 7 Fasen en toestanden... 8 Definities van fasen en toestanden... 9 Overgangen... 9 Soorten mappen... 9 Fysische en virtuele mappen... 9 Map Intray... 9 Fysische mappen Mappen en workflow Een nieuwe map mappen Een nieuwe map aanmaken Map locaal werk Onbeschikbaarheid van het netwerk Synchronisatie Instructies Archief, back-up en verwijdering Back-ups van dictaten maken Dictaten archiveren Verwijdering Basisfuncties Het programma opstarten Het programma opstarten in verborgen modus Het programma afsluiten Hoofdvenster Menubalk Werkbalk Boomweergave Dictatenlijst Statusbalk Menu s File (bestand) Edit (bewerken) Folder (map) Settings (instellingen) View (weergave) Help Toolbar (Werkbalk) Boomweergave Dictatenlijst Kolommen Uw dictatenlijst sorteren Kleur Filters Eigenschappen bewerken Snelkoppelingen van het klavier Werken met SpeechExec Een transcriptie aanvatten Hoe tewerk gaan om: een transcriptie aan te vatten Tijdelijke kopie Een transcriptie voltooien Hoe tewerk gaan om: een transcriptie te voltooien Een transcriptie onderbreken Hoe tewerk gaan om: een transcriptie te onderbreken Een transcriptie afsluiten Hoe tewerk gaan om: een transcriptie af te sluiten Meldingen en herinneringen Hoe tewerk gaan om: meldingen te configureren

3 Hoe tewerk gaan om: herinneringen te configureren Hoe tewerk gaan om: de automatische sluiting te configureren Meldingen via Stadia voor de meldingen Bijlagen aan meldingen Adres van de melding Auteursprofielen aanmaken Decoderen Hoe tewerk gaan om: een auteursprofiel aan te maken Uw profiel instellen Uw FTP profiel instellen Dictaateigenschappen bewerken Hoe tewerk gaan om: individuele eigenschappen te bewerken in de dictatenlijst Handelingen met mappen Hoe tewerk gaan om: een map aan te maken Hoe tewerk gaan om: een submap aan te maken voor een bestaande map Hoe tewerk gaan om: een map te herbenoemen Hoe tewerk gaan om: om het pad van de map te wijzigen Hoe tewerk gaan om: een map te wissen Hoe tewerk gaan om: een map te verbergen/te tonen Hoe tewerk gaan om: te kopiëren en te verplaatsen Hoe tewerk gaan om: te slepen en neer te zetten (drag & drop) (kopiëren/plakken) DPM bestanden downloaden Hoe tewerk gaan om: DPM bestanden te downloaden met het Trefwoord Hoe tewerk gaan om: DPM bestanden te selecteren om te downloaden Standaard downloadlocaties voor auteurs Standaard downloadlocaties voor transcriptors Workflow handelingen na het downloaden Dictaten importeren Algemene instellingen Dictaat Automatische conversie Dictaateigenschappen Codering Transcriptie aanvatten/onderbreken Transcriptie voltooien Downloaden (DPM) Gebruikersvoorkeuren Regels Auteursprofielen Verzending Verzenden/ontvangen profiel Inbelprofiel FTP profiel Verzendingsopties Updates SpeechExec software DPM firmware Proxyserver Werklijst Opstarten Purge (verwijdering) Handelingen met bestanden Melding Dictatenlijst Snelkoppelingen Zichtbaarheid Mappen Licentie FootControl (voetschakelaar) configureren General (algemene instellingen) DPM/DT configureren Downloaden Pad Programmaopties DPM Assistent DPM instellingen

4 Recorder/Player Opties Weergave Afspelen Dictaateigenschappen Het dialoogvenster afbeelden Eigenschappen afbeelden Tabblad dictaat Tabblad bestand Tabblad audio Soorten dictaateigenschappen DPM Dialoogvenster DPM bestanden downloaden DPM configureren Algemeen (DPM configureren) Geavanceerd Trefwoorden definiëren Trefwoordopties (algemeen) Trefwoordopties (DPM 9450) Downloadinstellingen Beveiliging Toegelaten karakters DPM Assistent DPM Assistent: downloadmodus en bestandstype DPM Assistent: opnametijd DPM Assistent: trefwoorden definiëren DPM Assistent: DPM knoppen DPM Assistent: instellingen voor de DPM DPM Assistent: beveiliging DPM Assistent: weergave DPM Assistent: opnamemodus en microfoongevoeligheid DPM Assistent: DPM bestandsnamen DPM Assistent: voltooid Filters Dialoogvenster Filters Knoppen Filtercriteria Logische operators Gepersonaliseerde filters definiëren Filters opslaan en laden Spraakherkenning SpeechMagic ConText en gebruiker selecteren Opnameformaat en invoerkanaal Het herkenningsysteem Herkenning en correctie Dragon NaturallySpeaking Opnameformaat Het herkenningsysteem Herkenning en correctie Dictaten opgeven voor spraakherkenning via SpeechMagic Dictaten opgeven voor spraakherkenning via Dragon NaturallySpeaking Probleemoplossing Netwerkverbinding verbroken Programma reageert niet meer Installeren in een netwerkmap verzending USB SpeechMike Bijlage Opdrachtregelparameters Over SpeechExec Transcribe Index

5 Welkom bij SpeechExec Welkom bij de Online Help van SpeechExec Pro Transcribe. SpeechExec werd ontwikkeld voor de markt van de professionele dicteer- en transcriptieapplicaties. Het biedt alle voordelen van digitaal dicteren, gekoppeld aan vooruitstrevende bestandsbeheermogelijkheden. SpeechExec is een volledige dicteer- en transcriptieoplossing. Het product is erg modulair en voldoet bijgevolg aan de professionele noden van kleine en grote ondernemingen. Het leent zich voor gelijk welk volume van documentaanmaak. SpeechExec kan in combinatie gebruikt worden met uiteenlopende Philips hardware, zoals de SpeechMike, de DPM of de FootControl (voetschakelaar). Het is de perfecte oplossing voor gelijk welke dicteer- en transcriptienoden, waarbij alle componenten bij één fabrikant kunnen verkregen worden. Complete digitale dicteer- en transcriptieworkflow. Intuïtieve en gebruiksvriendelijke gebruikersinterface met snelle toegang tot alle belangrijke functies. Geavanceerde functies voor de bewerking van de geluidsbestanden. Ondersteuning van de diverse Philips hardware. Ondersteuning van verschillende formaten van geluidsbestanden, waaronder WAV, DSS, MP3 en WMA. Configureerbare functietoetsen. Opname van speciale instructies en vocale instructies. Vooruitstrevende verzending via en FTP. Diverse configuratietools. Uiterst personaliseerbaar, voor een optimale ondersteuning van de gebruikers in hun dagelijkse werkzaamheden. Opmerking: de screenshots in deze Online Help zijn afkomstig van het besturingssysteem Windows XP. De elementen van de gebruikersinterface (bijv. dialoogvensters, namen van knoppen, e.d.) kunnen lichtjes verschillen in andere besturingssystemen. Als een topic met deze icoon begint: is de functie die in de topic beschreven wordt, beschikbaar voor de gebruikers van SpeechExec Pro Transcribe. Voor een overzicht van de functies die beschikbaar zijn in SpeechExec Transcribe, zie: Over SpeechExec Transcribe. Voor informatie over de upgrade van SpeechExec Transcribe naar SpeechExec Pro Transcribe, surf naar of neem contact op met uw verkoper. SpeechExec modules SpeechExec heeft volgende modules: SpeechExec Pro Dictate Deze module laat het auteurs toe met dicteerbestanden te werken, hun werklijst en boomweergave te beheren, de dicteer- en mapeigenschappen te definiëren, hun DPM te configureren, dictaten via te verzenden en diverse instellingen te maken voor de opname van dictaten. De module SpeechExec Pro Dictate kan niet parallel draaien met de SpeechExec Pro Transcribe module. SpeechExec Dictate SpeechExec Dictate is de software die geleverd wordt met uw DPM. Het is de opvolger van de DPM Download/Configuration software. SpeechExec Pro Dictate heeft andere kenmerken en functies dan SpeechExec Dictate. Zo is de SpeechExec Recordermodule bijvoorbeeld niet beschikbaar voor het opnemen van dictaten. SpeechExec Pro Transcribe Deze module laat het transcriptors toe met dicteerbestanden te werken, hun werklijst en boomoverzicht te beheren, mapeigenschappen te definiëren, DPM bestanden te downloaden, dictaten via te ontvangen en diverse instellingen te maken voor de transcriptie van dictaten. De module SpeechExec Pro Transcribe kan niet parallel draaien met de SpeechExec Pro Dictate module. 5

6 SpeechExec Transcribe SpeechExec Transcribe is de software voor de transcriptie van dictaten die opgenomen werden met een DPM. SpeechExec Pro Transcribe heeft andere kenmerken en functies dan SpeechExec Transcribe. Met SpeechExec Pro Transcribe kunt u bijvoorbeeld bestanden van een DPM downloaden. SpeechExec Pro Recorder Deze module laat het auteurs toe dicteertaken uit te voeren, zoals opnemen, opnemen van speciale en vocale instructies, afspelen, bewerken en positioneren in het geluidsbestand. Ze kunnen ook de dictaateigenschappen bewerken en diverse instellingen maken. SpeechExec Player Deze module laat het transcriptors toe taken uit te voeren als afspelen, afspelen van speciale en vocale instructies, positioneren in het geluidsbestand. Ze kunnen ook de dictaateigenschappen weergeven en diverse instellingen maken. Handelsmerken SpeechExec, SpeechMike en Pocket Memo zijn handelsmerken van Koninklijke Philips Electronics N.V. Handelsmerken van andere ondernemingen Windows 2000, Windows XP Pentium Microsoft Corporation Intel Corporation Alle andere namen zijn handelsmerken, geregistreerde handelsmerken of servicemerken van hun respectieve eigenaar. Systeemvereisten Voor een correcte werking vereist de module SpeechExec Pro Transcribe volgende hardware- en softwarespecificaties: Hardwarevereisten De minimumvereiste voor uw processor is: Pentium II met 233 MHz en 64 MB RAM. De aanbevolen vereiste voor uw processor is: Pentium II met 500 MHz en 128 MB RAM. 30 MB aan ruimte op de harde schijf is vereist. Microsoft.NET 1.1 Framework vereist 150 MB aan vrije ruimte op de harde schijf voor de installatie en 110 MB voor de runtime. Er is een Philips Sound Blaster of compatibele geluidskaart nodig als er geen SpeechMike USB of USB Adapter Box (6220) gebruikt wordt. Een self-powered USB poort voor SpeechMike USB. Softwarevereisten Voor alle onderstaande besturingssystemen raden we aan het jongste beschikbare Service Pack toe te passen vóór u SpeechExec installeert. Microsoft Windows 2000 Opmerking: voor DPM: zorg ervoor dat Service Pack 3 wordt toegepast. Microsoft Windows XP (Home of Professional Edition) 6

7 Inleiding Deze sectie is een inleiding op enkele basisconcepten van SpeechExec. Gebruik onderstaande links om naar de individuele Help topics te gaan. Licentie en dongle Fasen en toestanden Soorten mappen Map locaal werk Instructies Archief, back-up en verwijdering Licentie en dongle SpeechExec ondersteunt licentieprogramma s per werkstation en per site. Beide programma s behelzen onderstaande componenten van SpeechExec: SpeechExec Pro Dictate De dicteeroplossing met geavanceerde opnamefuncties voor professionele auteurs. De geïntegreerde Werklijstmodule biedt vooruitstrevende bestandbeheermogelijkheden. SpeechExec Dictate - SpeechExec Dictate is de software die geleverd wordt met uw DPM. Het is de opvolger van de DPM Download/Configuration software voor het downloaden van dictaten naar de pc of het netwerk. SpeechExec Dictate vereist een individuele licentiesleutel die met uw DPM pakket wordt geleverd. SpeechExec Pro Transcribe - De professionele transcriptieoplossing. De geïntegreerde Werklijstmodule vormt een perfecte aanvulling op de dicteerworkflow. SpeechExec Transcribe - SpeechExec Transcribe is de software voor de transcriptie van dictaten die opgenomen werden met een DPM. Opmerking: Eenzelfde gebruiker kan niet parallel SpeechExec Pro Dictate en SpeechExec Pro Transcribe opstarten op dezelfde pc. Als een programma al draait, wordt een venster met het overeenkomstige foutbericht weergegeven. SpeechExec SDK De krachtige softwareontwikkelingskit voor de ontwikkeling van intelligente dicteer- en transcriptieapplicaties. Dongle Het SpeechExec licentieprogramma per werkstation werkt met een dongle. Een dongle is een veiligheidsvoorziening die aangesloten wordt op de USB poort van uw computer. Hiermee kunt u de SpeechExec software op uw computer gebruiken en het vermijdt tegelijk dat de software zonder licentie op een andere computer gebruikt wordt (niet vereist voor SpeechExec Dictate). De verschillende componenten van SpeechExec die hierboven vermeld worden, vergen een individuele dongle. Uw dongle lijkt hierop: De SpeechExec dongle werd opgevat als een USB apparaat van HID klasse (USB 2.0) met een unieke ID. Bovendien fungeert het als een USB hub voor de ondersteuning van andere Philips dicteerapparaten. Belangrijk Verwijder de dongle niet terwijl SpeechExec draait. U zult geen dictaten meer kunnen aanmaken of openen. Het ingebouwde veiligheidsmechanisme garandeert echter wel dat u het werk op een open dictaat kunt afmaken. Als de dongle verwijderd is, is het niet meer mogelijk op te nemen in het DSS formaat. Dit geldt ook voor het dictaat dat op dat moment open is. Is er geen dongle aanwezig als het programma opgestart wordt, dan krijgt u een foutbericht. Sluit de dongle opnieuw aan. 7

8 De dongle werd speciaal ontworpen en getest voor gebruik met Philips USB dicteerapparaten. Het kan zijn dat andere USB apparaten niet correct werken wanneer ze via de SpeechExec dongle aangesloten worden op de pc. Probleemoplossing Als u een bericht krijgt dat er geen geldige dongle gevonden wordt of als u problemen met de dongle ondervindt, probeer dan het volgende: Ontkoppel uw SpeechExec dongle van de USB poort en sluit opnieuw aan. Kijk na of uw dongle correct werkt, via de tool Device Manager (apparaatbeheer) in uw Control Panel (configuratiescherm). U vindt de Device Manager (apparaatbeheer) onder de tab Hardware van System (systeem) in Control Panel (configuratiescherm). Device Manager (apparaatbeheer) is een beheerinstrument voor het weergeven en wijzigen van de eigenschappen van het apparaat, het updaten van de drivers van het apparaat, het configureren van de instellingen van het apparaat en het de-installeren van apparaten. Kijk bij het openen van de Device Manager (apparaatbeheer) na of er een apparaat van het type USB Human Interface Device in de lijst staat. Om te controleren of de USB Human Interface Device die in de lijst staat wel degelijk uw SpeechExec dongle is, ontkoppelt u alle andere USB apparaten (USB SpeechMike, USB muis, e.d.). Een geel uitroepteken naast het apparaat wijst op een probleem. Klik met de rechtermuisknop op het apparaat en selecteer Properties (eigenschappen). Hier vindt u de status van het apparaat. Voor informatie over probleemoplossing, klikt u op de knop Troubleshoot (probleemoplossing) in het dialoogvenster Properties (eigenschappen). Bepaalde pc-constructeurs beperken het uitgangsvermogen van de USB poorten tot 100 ma (milliampère). Deze USB poorten worden bus-powered USB poorten genoemd, waarbij de voeding uit de USB bus komt. Dergelijke poorten bieden soms niet voldoende vermogen om bepaalde USB apparaten correct te laten werken. In dit geval sluit u een extern gevoede USB hub aan op de USB poort van uw pc, en sluit u dan het USB apparaat via de extern gevoede hub aan. Gebruikt u een sitelicentie, zorg er dan voor dat u aangesloten bent op uw licentieserver. Zorg er in het geval van sitelicenties ook voor dat uw netwerkverbinding correct werkt. U kunt uw netwerkinstellingen nakijken door de overeenkomstige invoer te openen in uw Control Panel (configuratiescherm).. Fasen en toestanden In SpeechExec worden dictaten gerangschikt in fasen en toestanden. Een fase is een apart stadium in een dicteercyclus, waarbij het dictaat op een specifieke manier verwerkt wordt. Opname en transcriptie zijn bijvoorbeeld fasen. Een toestand is een bijzondere status van een dictaat binnen een fase. SpeechExec dictaten kunnen in volgende toestanden verkeren: hangend, in uitvoering, onderbroken en voltooid. 8

9 Definities van fasen en toestanden Opname Een auteur neemt een dictaat op en er wordt een geluidsbestand aangemaakt. Transcriptie De transcriptor speelt het dictaat af, tikt het uit en maakt een tekstdocument aan. Hangend In deze fase werd nog niet aan het dictaat gewerkt (Pending). In uitvoering Er wordt momenteel aan het dictaat gewerkt (In Progress). Onderbroken Het dictaat werd geopend om eraan te werken, en opnieuw gesloten voor het werd voltooid (Suspended). Voltooid In deze fase werd het werk aan het dictaat beëindigd (Finished). Opmerking: wanneer de toestand van een dictaat in uitvoering of onderbroken is, is het dictaat vergrendeld. voor andere gebruikers of transcriptors dan die welke momenteel aan het bestand werken. Enkel de auteur of de transcriptor heeft toegang tot het bestand. Overgangen De dicteercyclus behelst volgende overgangen: Opname in uitvoering: De auteur werkt aan het dictaat en heeft exclusief toegang tot het dictaat. Opname onderbroken: De opname kan enkel verder gezet worden door dezelfde auteur. Transcriptie hangend: De auteur is klaar met opnemen; het dictaat werd nog niet geopend door de transcriptor. Transcriptie in uitvoering: De transcriptor werkt aan het dictaat en heeft exclusief toegang tot het dictaat. Transcriptie onderbroken: De transcriptie kan enkel verder gezet worden door dezelfde transcriptor. Transcriptie voltooid: De transcriptor is klaar met het uittypen van het dictaat. Soorten mappen Tijdens het werken met SpeechExec mappen, hebt u misschien gemerkt dat de mappen zich niet allemaal op dezelfde manier gedragen. Het grootste verschil is dat tussen de map Intray en gelijk welke andere standaard SpeechExec map, zoals de mappen Suspended (onderbroken) en Finished (voltooid). Zoekt u naar wat opheldering, dan is dit misschien een topic voor u. Deze topic biedt wat meer uitleg over de werking van en de verschillen tussen de SpeechExec mappen. Wie al vertrouwd is met de werking van de mappen en deze niet ongewoon vindt, kan deze topic overslaan. Fysische en virtuele mappen Dit is de eerste valstrik. SpeechExec maakt gebruik van twee verschillende concepten voor de mappen: fysische mappen en virtuele mappen. De uitleg hieronder is van algemene aard en is niet uitsluitend van toepassing op SpeechExec mappen. Een fysische map is een map die u kan zien en terugvinden in uw bestandssysteem. Dit betekent dat fysische mappen rechtstreeks gekoppeld zijn aan of gemapt zijn in een map op uw computer; ze zijn fysisch aanwezig (vandaar hun naam). Een virtuele map werkt als een bewaarplaats voor bestanden die geen logisch onderling verband hebben op een diskdrive. U kunt een virtuele map beschouwen als een container waarin u alle bestanden kunt plaatsen die u maar wilt. Virtuele mappen zijn een handige manier om bestanden te organiseren die doorheen uw bestandssysteem kunnen verspreid worden. Deze soort map wordt het vaakst gebruikt voor het organiseren van bestanden afkomstig van diverse locaties op één locatie. Opmerking: SpeechExec maakt enkel gebruik van het concept van virtuele map voor de map Intray van de transcriptor. Map Intray 9

10 De map Intray van de transcriptor organiseert alle inputmappen voor de transcriptor in één gesimuleerde overzichtsmap. De input voor de Intray komt standaard van de mappen Pending (hangend) (die gemapt zijn in de mappen Finished (voltooid) van de auteur), van de mappen Suspended (onderbroken) en de map Inbox. Voor meer informatie over de SpeechExec mapstructuur, zie Boomweergave in de Online Helps voor respectievelijk SpeechExec Pro Dictate en SpeechExec Pro Transcribe. U kunt de map Intray zien in de boomweergave van de transcriptor, waar de map als gelijk welke andere map wordt afgebeeld. Maar als u deze map wilt opzoeken in uw Windows Explorer, dan zult u die niet vinden. Bovendien gelden volgende beperkingen: U kunt de map Intray herbenoemen en verbergen, maar niet wissen. U kunt geen submappen aanmaken in de map Intray. Wanneer u dictaten naar de Intray kopieert of verplaatst, wordt een dialoogvenster weergegeven waar u de fysische map moet selecteren waarnaar u het dictaat wilt kopiëren/verplaatsen. Opmerking: u kunt geen andere virtuele mappen aanmaken in SpeechExec. Fysische mappen Zoals gezegd bestaan fysische mappen echt in uw bestandssysteem. Voorbeelden van fysische mappen in SpeechExec zijn de mappen Pending (hangend), Suspended (onderbroken) en Finished (voltooid). Ze zijn standaard ondergebracht in <My Documents>\SpeechExec. Ze worden respectievelijk gemapt naar volgende mappen: _pending, _suspended en _finished. U zult merken dat de mappen voorafgegaan kunnen worden door een a of een t. Dit geeft aan of de map van een auteur dan wel van een transcriptor is: U kunt hier al een van de cruciale concepten van SpeechExec in de praktijk zien: de naam van een map in uw SpeechExec boomweergave moet niet noodzakelijk dezelfde zijn als de naam van de gemapte map in het bestandssysteem. SpeechExec verleent een nieuwe dimensie aan het mappenconcept. En hier wordt het allemaal wat ingewikkelder. Mappen en workflow Bepaalde fysische mappen hebben speciale functies voor de SpeechExec workflow. Dit zijn mappen die gebruikt worden om specifieke stappen in de workflow te definiëren en eraan zijn toegewezen. Voorbeelden hiervan zijn de mappen Finished (voltooid), Archive (Archief) en Local Work (lokaal werk). Andere mappen, die meestal 10

11 door de gebruiker zelf gedefinieerd worden, worden gebruikt om dictaten te organiseren, te groeperen of te verplaatsen. Een voorbeeld hiervan kan een door de gebruiker gedefinieerde map Persoonlijk zijn, die een auteur aanmaakt en gebruikt om zijn persoonlijke briefwisseling in op te slaan. De standaard map Finished (voltooid) wordt daarentegen gebruikt door de SpeechExec workflow om dictaten op te slaan waarvan de auteur de opname voltooid heeft. In de mappenweergave van SpeechExec kunnen deze dictaten teruggevonden worden in de map Finished (voltooid) van de auteur; ze bevinden zich in de toestand <Transcriptie hangend>. De map Finished (voltooid) wordt doorgaans gemapt naar een map Pending (hangend) van de transcriptor. De transcriptor ziet wellicht geen individuele mappen Pending (hangend) in zijn mappenweergave; de dictaten verschijnen gewoon in zijn virtuele Intray mappen. Opmerking: auteurs kunnen standaard (fysische) mappen aanmaken in SpeechExec. Transcriptors kunnen standaard mappen en nieuwe Pending (hangend) mappen aanmaken. Alle nieuwe Pending (hangend) mappen worden automatisch gekoppeld aan de Intray van de transcriptor en de inhoud ervan verschijnt in de map Intray. SpeechExec Transcribe ondersteunt slechts één map Pending (hangend) en één map Finished (voltooid). Het is niet mogelijk om meer mappen Pending (hangend) en Finished (voltooid) aan te maken. Voltooide dictaten worden verplaatst naar de map Finished (voltooid). 11

12 Een nieuwe map mappen Deze sectie beschrijft hoe men een nieuwe map aanmaakt in het subvenster van de SpeechExec boomweergave en hoe men de map in een reeds bestaande map in het bestandssysteem kan mappen. Opgelet: hierdoor wordt geen nieuwe map in het bestandssysteem aangemaakt. 1. Klik met de rechtermuisknop in de boomweergave en selecteer New Folder (nieuwe map). Het overeenkomstige dialoogvenster wordt weergegeven. 2. Typ de naam voor de map, wijzig zonodig de afbeeldingeigenschappen en geef het pad op: Laten we ervan uitgaan dat u de standaard locatie van de SpeechExec map wilt gebruiken en het pad <My Documents>\SpeechExec opgeeft. 3. Klik op OK. Het resultaat is wellicht niet wat u verwachtte. Ik herhaal even wat er is gebeurd: u hebt een nieuwe map aangemaakt in het subvenster van de SpeechExec boomweergave en deze gemapt naar een reeds bestaande map in het bestandssysteem, in ons voorbeeld, de SpeechExec map op de C drive. De inhoud en alle onderliggende mapstructuren worden overgenomen van de SpeechExec map. In uw boomweergave ziet u nu het volgende: Als u de map uitvouwt, ziet u: Wat is er precies gebeurd? U hebt enkel uw SpeechExec map gemapt naar een bestaande mapstructuur. U zult nergens in uw bestandssysteem een map All (alle) vinden. De inhoud van de map a_finish is identiek aan de 12

13 inhoud van de map Finished (voltooid); de inhoud van de map a_suspended is identiek aan die van de map Suspended (onderbroken). Nieuwe mappen aanmaken in de SpeechExec boomweergave en ze mappen naar mappen in het bestandssysteem is nuttig voor transcriptors die hun input willen organiseren. Op die manier kunnen ze bijvoorbeeld individuele mappen aanmaken voor de auteurs voor wie ze werken en ze mappen naar de mappen van de gewenste auteur. Wilt u daarentegen echt een authentieke nieuwe map aanmaken, zie dan hieronder. Een nieuwe map aanmaken Deze sectie beschrijft hoe men een nieuwe map aanmaakt niet alleen in het subvenster van de SpeechExec boomweergave, maar tegelijk ook in het bestandssysteem. 1. Klik met de rechtermuisknop in de boomweergave en selecteer New Folder (nieuwe map). Het overeenkomstige dialoogvenster wordt weergegeven. 2. Typ de naam voor de map, wijzig zonodig de afbeeldingeigenschappen en geef het pad op: 3. Definieer in het dialoogvenster Browse For Folder (map lokaliseren) de locatie voor de nieuwe map, bijvoorbeeld: My Computer\Local Disk (C:). 4. En nu komt het belangrijke deel: klik op Make New Folder (nieuwe map aanmaken): Proficiat! U hebt zonet een nieuwe map aangemaakt in het bestandssysteem, op uw C drive. Als u dezelfde mapnaam wilt gebruiken als die welke u gedefinieerd hebt in het dialoogvenster New Folder (nieuwe map), voer dan de naam is (klik met de rechtermuisknop en selecteer Rename (herbenoemen): 13

14 >> 5. Klik op OK. Als u nu naar uw nieuwe map gaat zoeken, vindt u die niet alleen terug in uw SpeechExec boomweergave, maar ook op uw C drive. SpeechExec: C drive: Map lokaal werk Als uw SpeechExec systeem zodanig werd geconfigureerd dat het in een netwerk draait, zullen bepaalde belangrijke workflowmappen op het netwerk gesitueerd zijn. Als u met een dergelijke configuratie werkt, zal SpeechExec voor bepaalde handelingen de beschikbaarheid van het netwerk controleren. Als de netwerkmappen niet beschikbaar zijn, gebruikt SpeechExec de map Local Work (lokaal werk): U kunt de dictaten manueel kopiëren/verplaatsen naar de map Local Work (lokaal werk), omdat u weet dat u geen netwerkverbinding zult hebben, u wilt bijvoorbeeld thuiswerken. SpeechExec botst op een onbeschikbare netwerkverbinding en gebruikt de map Local Work (lokaal werk) voor bepaalde handelingen met bestanden. Voor meer informatie, zie hierna. Opmerking: wanneer u uw netwerkverbinding verliest terwijl u met een dictaat aan het werken bent, kunt u er niet aan verder werken zolang het netwerk niet beschikbaar is. SpeechExec zal u melden wanneer het netwerk opnieuw beschikbaar is. SpeechExec zal u ook vragen om dictaten die u intussen hebt aangemaakt in de map Temp, te synchroniseren. Onbeschikbaarheid van het netwerk Wanneer SpeechExec een handeling met een bestand tracht uit te voeren die een actieve netwerkverbinding vereist, maar vaststelt dat het netwerk onbeschikbaar is, worden de dictaten getransfereerd naar de map Local Work (lokaal werk). De mogelijke redenen zijn: Het dictaat werd aangemaakt in de map Temp (tijdelijk) en de toestand van het dictaat verandert naar ofwel <Transcriptie hangend> of <Opname onderbroken>. De overeenkomstige mappen Finished (voltooid) en Suspended (onderbroken) bevinden zich op het netwerk maar zijn momenteel niet beschikbaar; de dictaten kunnen niet naar deze mappen verplaatst worden. De dictaten worden getransfereerd naar de map Local Work (lokaal werk). 14

15 De downloadmap voor DPM bestanden, de mappen Finished (voltooid) of Suspended (onderbroken) op het netwerk zijn niet beschikbaar. De dictaten worden getransfereerd naar de map Local Work (lokaal werk). De optie voor het gebruik van een tijdelijke kopie tijdens het werken met dictaten is niet geactiveerd en de map op het netwerk is niet beschikbaar. De dictaten worden rechtstreeks in de map Local Work (lokaal werk) aangemaakt. U verplaatste de dictaten met opzet naar de map Local Work (lokaal werk) omdat u weet dat er geen netwerkverbinding zal zijn. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als u thuis wilt werken of omdat u weet dat het netwerk zal afgesloten worden voor onderhoudswerken. Opmerking: dictaten in de toestand <Transcriptie hangend> zijn dictaten die u, als auteur, als voltooid beschouwt. Dergelijke dictaten worden naar de map Finished (voltooid) verplaatst. Meestal delen de auteur en de transcriptor dezelfde map Finished (voltooid). Wanneer een auteur een dictaat voltooid heeft, wordt het naar deze map verplaatst en wordt het <Transcriptie hangend>. De transcriptor opent deze map en tikt er het dictaat in uit. Als u, de auteur, de workflowinstellingen hebt geconfigureerd met de toestand <Transcriptie hangend>, kunnen sommige handelingen vertraagd worden tot de map Finished (voltooid) opnieuw beschikbaar is op het netwerk. Volgende workflowhandelingen worden sowieso uitgevoerd, ongeacht de beschikbaarheid van het netwerk: Weergave van het dialoogvenster Dictation Properties (dictaateigenschappen). Herbenoeming van de bestanden op basis van de geconfigureerde dictaateigenschappen. Conversie. Codering. Verzending van dictaten via . Dit kan bijvoorbeeld volgend gebruik mogelijk maken: u bent op zakenreis en u hebt dictaten opgenomen op uw DPM. U downloadt de dictaten naar SpeechExec op uw laptop, maar u hebt geen of netwerkverbinding. U hebt de instellingen voor het herbenoemen van de dictaten en de codering geconfigureerd; deze handelingen worden uitgevoerd. U hebt ook de instellingen geconfigureerd voor de verzending van dictaten via ; deze handeling kan niet uitgevoerd worden. De gedownloade dictaten worden opgeslagen in uw Outbox en in de map Local Work (lokaal werk). In uw hotel of in het kantoor van uw klant kunt u een verbinding tot stand brengen. Wanneer u nu op Send and Receive (verzenden en ontvangen) in uw SpeechExec programma klikt, worden de dictaten die opgeslagen zijn in uw Outbox getransfereerd (niet beschikbaar in SpeechExec Transcribe). Wanneer u terugkeert naar uw eigen kantoor en opnieuw over een netwerkverbinding beschikt, wordt de synchronisatie uitgevoerd. Voor meer informatie, zie hierna. Voor meer informatie over probleemoplossing, zie de overeenkomstige sectie in deze Online Help. Zie: Netwerkverbinding verbroken. Synchronisatie Wanneer u SpeechExec opstart of SpeechExec selecteert uit het menu File (bestand), controleert het programma of er dictaten in de map Local Work (lokaal werk) staan. Gewoonlijk is deze map leeg. Als SpeechExec dictaten vindt, controleert het programma de beschikbaarheid van de vereiste netwerkfolders om de synchronisatie te starten. Er wordt een bericht weergegeven met meer informatie over de dictaten die zullen verplaatst worden van de map Local Work (lokaal werk) naar de respectieve netwerkmappen. Opmerking: als er dictaten met de toestand <Transcriptie hangend> ondergebracht worden in de map Local Work (lokaal werk) van de transcriptor, wordt de doelmap op het netwerk bepaald door het profiel van de auteur. Als er geen auteursprofiel werd gedefinieerd, wordt map Inbox gebruikt voor de synchronisatie. Instructies SpeechExec ondersteunt het opnemen en afspelen van instructies. Instructies kunnen vergeleken worden met notities of commentaar die een auteur wil meegeven aan de transcriptor. Ze bevatten doorgaans informatie die relevant is voor het dictaat maar niet hoeft uitgetikt te worden. SpeechExec ondersteunt volgende soorten instructies: 15

16 Gesproken instructie Commentaar dat tijdens het dicteren opgenomen werd door de auteur en opgeslagen is in het geluidsbestand van het dictaat, op de plaats in het geluidsbestand waar de instructie opgenomen werd. Voorbeelden van vocale instructies zijn voeg hier een alinea in of correcte schrijfwijze is Z E L A Z O W S K I. Speciale instructie Opmerkingen die door de auteur meestal aan het begin van een dictaat werden opgenomen, met speciale informatie betreffende het dictaat. Speciale instructies worden opgeslagen in een apart bestand dat losstaat van het geluidsbestand van het dictaat. Elk geluidsbestand van een dictaat kan een speciaal geluidsbestand met instructies hebben. Voorbeelden van speciale instructies zijn gebruik het memomodel voor dit dictaat of druk het voltooide document af en breng het me om te ondertekenen. Opmerking: de SpeechExec Player ondersteunt het opnemen van instructies niet. Opmerking: u kunt aan het dictaat ook een geschreven document toevoegen als onderdeel van de dictaateigenschappen. Archief, back-up en verwijdering De standaard SpeechExec configuratie bevat standaardmappen voor de archivering en back-up van dictaten. De mappen Archive (archief) en Backup (back-up) bevinden zich standaard in <My Documents>\SpeechExec; ze staan standaard ingesteld als verborgen. Daarnaast biedt SpeechExec een functie voor de verwijdering van dictaten. Map Archive (archief) Hierin worden alle dictaten opgeslagen met de toestand <Transcriptie hangend>. Auteurs mappen het pad van hun map Archive (archief) naar de map Finished (voltooid) van de transcriptor. De auteurs kunnen ook instellen dat alle dictaten waarvoor ze een melding transcriptie voltooid krijgen, automatisch verplaatst worden van de map Sent items (verzonden items) naar de map Archive (archief). Zie: tabblad General Settings, Transcription Finished (algemene instellingen, transcriptie voltooid). Map Backup (back-up) Hierin worden de reservekopieën van de dictaten opgeslagen voor gebruik in het geval van beschadiging of verlies van het originele dictaat. De auteurs kunnen instellen in welk stadium van de workflow de back-ups moeten gemaakt worden. De opties zijn een back-up maken wanneer een dictaat voltooid is of wanneer een dictaat gedownload is van de DPM. Zie: tabblad General Settings, Transcription Finished/Automatic Download (DPM) (algemene instellingen, transcriptie voltooid/automatisch downloaden (DPM). Om één of beide mappen zichtbaar te maken, gaat u als volgt te werk: 1. Open het dialoogvenster General Settings (algemene instellingen) in het menu Settings (instellingen) of klik op deze knop in de werkbalk:. 2. Vouw Worklist (Werklijst) open in het linker subvenster en selecteer Folders (mappen). 3. Selecteer de map Archive (archief) of Backup (back-up) uit de lijst; de eigenschappen van de map worden weergegeven. 4. Verander de eigenschap Visible (zichtbaar) naar Yes (ja). >> 5. Klik op OK om de wijzigingen te bevestigen en het dialoogvenster te sluiten. De map Archive (archief) of Backup (back-up) verschijnt nu in de SpeechExec boomweergave. 16

17 Back-ups van dictaten maken In de map Backup (back-up) worden kopieën van dictaten opgeslagen om ze te beschermen tegen verlies. Backups kunnen vergeleken worden met veiligheidskopieën. Het is aangeraden back-ups te maken in volgende gevallen: Geval 1 - De auteur heeft lokaal aan een dictaat gewerkt en het ook voltooid (bijv. met behulp van de map Temp); het dictaat wordt nu verplaatst naar de map Finished (voltooid) die zich op het netwerk bevindt; de map Finished (voltooid) wordt door verschillende gebruikers gedeeld. Als een andere gebruiker het dictaat toevallig wist, is een reservekopie beschikbaar. Geval 2 Er worden dictaten gedownload van de DPM naar een map op het netwerk. SpeechExec werd zodanig geconfigureerd dat de gedownloade bestanden geconverteerd worden naar een ander audioformaat; de originele bestanden op de DPM worden gewist wanneer het downloaden voltooid is. Als de back-upoptie geactiveerd is, zal SpeechExec veiligheidskopieën maken vóór ze geconverteerd en gewist worden. Geval 3 - U kopieert dictaten manueel naar de map Backup (back-up). De dictaten blijven in de map Backup (back-up) tot ze manueel gewist worden. De toestand van het dictaat blijft ongewijzigd. Dictaten archiveren De map Archive (archief) is de doellocatie voor dictaten die het eindstadium van de SpeechExec workflow hebben bereikt; de toestand van deze dictaten is <Transcriptie voltooid>. Een dictaat verkeert in de toestand <Transcriptie voltooid> als de transcriptor klaar is met het uittikken van het dictaat en op Finish (voltooien) heeft gedrukt in de Playermodule. Volgende gevallen worden ondersteund: Geval 1 De auteur en de transcriptor werken in een lokaal netwerk (LAN). De mappen van de auteur en de transcriptor, die belangrijk zijn voor de SpeechExec workflow, worden gemapt (zie: Mappen en workflow). Voltooide dictaten worden automatisch verplaatst naar de map Archive (archief). Hiertoe dienen volgende configuraties uitgevoerd: De mappen Archive (archief) van zowel de auteur als de transcriptor moeten dezelfde locatie hebben. De transcriptor moet de instelling activeren die de voltooide dictaten verplaatst naar de map Archive (archief). Zie: tabblad General Settings, Transcription Finished (algemene instellingen, Transcriptie voltooid (SpeechExec Pro Transcribe Online Help). Geval 2 De auteur en de transcriptor werken niet in een lokaal netwerk (LAN). De transcriptor ontvangt het dictaat via of FTP. De auteur ontvangt een melding via wanneer de transcriptie voltooid is. Het voltooide dictaat wordt automatisch verplaatst naar de map Archive (archief). Hiertoe dienen volgende configuraties uitgevoerd: De -/ftp profielen van de auteur en van de transcriptor moeten correct ingesteld zijn. Zie: Verzendingsprofielen - , Verzendingsprofielen - FTP en Verzendingsprofielen inbellen. De auteur moet de melding activeren. Zie: tabblad General Settings, Notification (algemene instellingen, melding) (SpeechExec Pro Dictate Online Help). De auteur moet definiëren in welk stadium van de workflow de melding moet verzonden worden. Selecteer hiertoe Finish (voltooien). U kunt een standaard instelling maken voor alle dictaten, zie: tabblad General Settings, User Preferences (algemene instellingen, gebruikersvoorkeuren) (SpeechExec Pro Dictate Online Help). De auteur moet de instelling activeren die de voltooide dictaten van de map Sent Items (verzonden items) verplaatst naar de map Archive (archief). Zie: tabblad General Settings, Transcription Finished (algemene instellingen, transcriptie voltooid) (SpeechExec Pro Transcribe Online Help). Belangrijk: wanneer u dictaten archiveert, maakt SpeechExec automatisch submappen aan onder de map Archive (archief). Een submap wordt aangemaakt en benoemd voor de dag waarop de archivering gedaan wordt; voor de naam van de submappen wordt standaard de datum gebruikt in het formaat JJJJMMDD (jaarmaand-dag). De submappen dragen ook het standaard prefix ARCH_. Voorbeeld: dictaten die werden gearchiveerd op 5 mei 2005, kunnen teruggevonden worden in de submap ARCH_ Deze submappen worden gebruikt voor de verwijdering van de dictaten. Zie hierna voor meer details. Verwijdering Permanente verwijdering wist dictaten uit de map Archive (archief). SpeechExec ondersteunt volgende verwijderingsopties: 17

18 Automatische verwijdering Wanneer u SpeechExec opstart, controleert het programma of de optie automatische verwijdering geactiveerd is. Is dat het geval, dan zal SpeechExec permanent alle dictaten en de respectieve submappen wissen die langer gearchiveerd zijn dan het vastgestelde aantal dagen. Manuele verwijdering Wanneer u op de knop Purge Now (nu verwijderen) drukt, zal SpeechExec permanent alle dictaten en de respectieve submappen wissen die langer gearchiveerd zijn dan het vastgestelde aantal dagen. Voor meer informatie over de beschikbare instellingen voor de verwijdering, zie: tabblad General Settings, Purge (algemene instellingen, verwijdering). 18

19 Basisfuncties Het programma opstarten Om het programma op te starten gaat u naar het menu Start van uw Windows besturingssysteem en selecteert u Programs (programma s), SpeechExec. Het hoofdvenster van het programma wordt geopend. Het programma opstarten in verborgen modus Als het programma werd opgestart in verborgen modus, wordt het hoofdvenster niet geopend en draait het programma op de achtergrond. Als het programma op de achtergrond draait, is het beschikbaar via de icoon van het programma in het berichtgebied van de Windows taakbalk. Opmerking: het programma kan opgestart worden in verborgen modus met behulp van de /h parameter in de opdrachtregel. Als u deze parameter hebt geselecteerd tijdens het installatieproces, wordt het programma automatisch opgestart in verborgen modus en draait het op de achtergrond bij het opstarten van de pc. Klik met de rechtermuisknop op de icoon om het programmamenu weer te geven met volgende menuopdrachten: Show Worklist (Werklijst tonen) Hide Worklist (Werklijst verbergen) Exit Worklist (Werklijst verlaten) Compact mode (compacte modus) (Player) enkel beschikbaar als de Player in uitgebreide modus staat. Expanded mode (uitgebreide modus) (Player) enkel beschikbaar als de Player in compacte modus staat. Het programma afsluiten Om het programma volledig af te sluiten gaat u naar het menu File (bestand) en selecteert u Exit (verlaten). Om het programma te sluiten maar het toch nog op de achtergrond te laten draaien klikt u op x in de rechterbovenhoek van het hoofdvenster. De icoon van het programma wordt dan weergegeven in het berichtgebied van de taakbalk. Hoofdvenster In SpeechExec werken de transcriptors met de SpeechExec Pro Transcribe module. Met deze module kunt u uw dictatenlijst beheren, de eigenschappen van het dictaat definiëren en diverse instellingen maken. U kunt ook de Playermodule openen, vanuit de Werklijstmodule, om transcriptietaken uit te voeren. Dit is het venster van SpeechExec Pro Transcribe: Menubalk De menubalk biedt menuopdrachten voor het uitvoeren van diverse taken, het beheren van dictaten, het maken van instellingen en het configureren van het venster van SpeechExec Pro Transcribe. Voor een volledige lijst van menuopdrachten en een korte beschrijving van hun functies, zie: Menu s. Werkbalk Met de knoppen van de werkbalk kunt u de meeste functies besturen die beschikbaar zijn in het venster van SpeechExec Pro Transcribe. Voor een volledige lijst van de beschikbare knoppen en een korte beschrijving van hun functies, zie: Werkbalk. 19

20 Boomweergave De boomweergave geeft de structuur van uw map weer. De structuur hangt af van uw persoonlijke instellingen of van de voorgeconfigureerde instellingen. Een plusteken ( ) links van een map betekent dat een map submappen bevat; klik op het plusteken om de boomstructuur uit te vouwen. Voor een beschrijving van de standaardstructuur van de mappen, zie: Boomweergave. Voor informatie over het werken met mappen, zie: Handelingen met mappen. Dictatenlijst De Dictatenlijst geeft informatie weer over de dictaten die opgeslagen zijn in de geselecteerde map. De kolommen geven de dictaateigenschappen weer. Voor informatie over uw dictatenlijst, zie: Dictatenlijst. Voor een volledige lijst van dictaateigenschappen, zie: Dictaateigenschappen. U kunt schakelen tussen de boomweergave en de dictatenlijst door in elk subvenster te klikken. Statusbalk De statusbalk onderin het venster geeft informatie weer over het beheer van de dictaten, zoals uw gebruikersnaam en rol, het aantal dictaten in de geselecteerde map en het aantal dictaten waaraan een prioriteit werd toegewezen. Menu s SpeechExec biedt volgende menu s: File (bestand) Edit (bewerken) Folder (map) Settings (instellingen) View (weergave) Help File (bestand) Start Transcription (transcriptie aanvatten) Opent het geselecteerde dictaat. Als er meer dan één bestand geselecteerd is in uw Werklijst, wordt het eerste geselecteerde bestand geopend. Afhankelijk van uw persoonlijke of voorgeconfigureerde instellingen wordt ook een tekstverwerker geopend. Playback (afspelen) Begint het geselecteerde dictaat af te spelen. Als er meer dan één bestand geselecteerd is in uw dictatenlijst, wordt het eerste geselecteerde bestand afgespeeld. Selecteer de menuopdracht opnieuw om het afspelen stop te zetten. Play Special Instruction (speciale instructie afspelen): Begint de speciale instructie af te spelen die aan het dictaat gelinkt is. Als er meer dan één bestand geselecteerd is in uw dictatenlijst, wordt het eerste geselecteerde bestand afgespeeld. Speciale instructies worden opgeslagen in een apart bestand dat losstaat van het dicteerbestand; bij het afspelen van een speciale instructie wordt het dicteerbestand niet geopend. Send and Receive (verzenden en ontvangen) Brengt de verbinding met het systeem tot stand en controleert inkomende en uitgaande berichten. Alle uitgaande berichten worden verzonden. Opmerking: in SpeechExec Transcribe is dit de optie Receive Now (nu ontvangen). Convert (converteren) Converteert het geselecteerde dicteerbestand naar het geconfigureerde audioformaat. Als er meer dan één bestand geselecteerd is in uw dictatenlijst, worden alle bestanden geconverteerd. Encrypt (coderen) Codeert het geselecteerde dictaat. U moet een wachtwoord voor het coderen invoeren en bevestigen. U kunt meer dan één dictaat selecteren (toetsen CTRL en SHIFT). Opmerking: de instelling voor het coderen in het dialoogvenster General Settings (algemene instellingen) moet niet geactiveerd worden om deze menuopdracht te kunnen gebruiken. 20

21 Decrypt (decoderen) Decodeert het geselecteerde dictaat. U moet het wachtwoord invoeren dat gebruikt werd om het dictaat te coderen. Submit for Speech Recognition (klaarzetten of kopie ter beschikking stellen voor spraakherkenning) Geeft het geselecteerde dictaat op voor de spraakherkenning. Import (importeren) Geeft het dialoogvenster weer voor het importeren van bestanden die buiten SpeechExec om werden aangemaakt. Synchronize (synchroniseren) Synchroniseert uw netwerkmappen met de inhoud van uw map Local Work (lokaal werk). Dicteerbestanden waaraan u lokaal hebt gewerkt worden verplaatst naar mappen op het netwerk. Als u bijvoorbeeld een dicteerbestand in de toestand <Onderbroken> verandert naar <Voltooid>, wordt het van uw map Suspended (onderbroken) verplaatst naar uw map Finished (voltooid). Start DPM Download (downloaden vanaf DPM starten) Start het downloaden vanaf uw DPM apparaat. Er verschijnt een venster waarin de lijst wordt weergegeven van de bestanden die beschikbaar zijn voor het downloaden. U kunt de bestanden selecteren die u wilt downloaden van uw DPM apparaat naar uw pc. Opmerking: deze optie is enkel beschikbaar als uw DPM apparaat is aangesloten op uw pc. Minimize (minimaliseren) Minimaliseert de Werklijst tot een knop op de Windows taakbalk. Exit (verlaten) Sluit SpeechExec af. Opmerking: SpeechExec kan nu enkel opnieuw geopend worden vanuit het menu Start. Edit (bewerken) Delete (wissen) Wist het geselecteerde dictaat; u moet uw handeling bevestigen. Of dit bestand definitief gewist wordt dan wel verplaatst wordt naar de Prullenbak hangt af van uw persoonlijke instellingen of van de voorgeconfigureerde instellingen (in General Settings). Rename (herbenoemen) Hiermee kunt u de bestandsnaam van het geselecteerde dictaat wijzigen. Copy to Folder (kopiëren naar map) Hiermee kunt u het geselecteerde dictaat naar een andere map kopiëren. Selecteer een map in het weergegeven dialoogvenster en klik op OK; het dictaat wordt nu op beide locaties opgeslagen. Move to Folder (verplaatsen naar map) Hiermee kunt u het geselecteerde dictaat naar een andere map verplaatsen. Selecteer een map in het weergegeven dialoogvenster en klik op OK; het dictaat wordt nu op de nieuwe locatie opgeslagen. Change Dictation State (de toestand van het dictaat wijzigen) Hiermee kunt u de toestand van het geselecteerde dictaat wijzigen. Selecteer een toestand in het weergegeven dialoogvenster en kik op OK. Het dictaat wordt naar de toegewezen map verplaatst; als u bijvoorbeeld de toestand <Dictaat onderbroken> verandert naar <Transcriptie hangend>, wordt het dictaat van uw map Suspended (onderbroken) verplaatst naar uw map Finished (voltooid). U kunt ook kiezen of de positie van het dictaat al dan niet moet teruggesteld worden. U kunt uw keuze selecteren onderaan in het dialoogvenster. Als u dit aankruisvakje selecteert, verspringt de dicteerpositie terug naar het begin van het dictaat. Als u dit aankruisvakje leeg laat, kunt u verder uitwerken vanaf dezelfde positie. Opmerking: deze optie is ook beschikbaar in het menu General Settings/Worklist/File Operations (algemene instellingen, Werklijst, handelingen met bestanden). Opmerking: door de toestand van een dictaat te wijzigen activeert u geen opvolgingstaken zoals automatische verzending via of conversie. Opmerking: u kunt meer dan een dictaat selecteren (toetsen CTRL en SHIFT) en van alle dictaten de toestand wijzigen. Als bijvoorbeeld DPM bestanden die niet voltooid werden met de knop EOL, maar klaar zijn voor 21

22 transcriptie gedownload worden, hebben ze de dicteertoestand <Opname onderbroken>. U kunt ze dus niet openen. U moet de dicteertoestand wijzigen naar <Transcriptie hangend>. Dictation Properties (dictaateigenschappen) Geeft het dialoogvenster Dictation Properties (dictaateigenschappen) weer. Hier kunt u de eigenschappen overlopen en bewerken. Delivery Information (verzendingsinformatie) Geeft informatie weer over de aflevering van het geselecteerde dictaat (zoals: Sent to verzonden naar). Folder (map) Hide (verbergen) Verbergt de geselecteerde map. De map is niet zichtbaar in de boom en is niet langer beschikbaar. Opmerking: een verborgen map zichtbaar maken kan alleen vanuit het tabblad Folders (mappen) van het dialoogvenster General Settings (algemene instellingen). Delete (wissen) Wist de geselecteerde map; u moet uw handeling bevestigen. Opmerking: u kunt gelijk welke map wissen die u zelf hebt aangemaakt. Als deze optie niet beschikbaar is, kan de geselecteerde map niet gewist worden. Rename (herbenoemen) Hiermee kunt u de naam van de geselecteerde map wijzigen. Folder Properties (mapeigenschappen) Geeft het dialoogvenster Folder Properties (mapeigenschappen) weer. Hier kunt u de eigenschappen overlopen en bewerken. Voor informatie over het werken met mappen, zie: Boomweergave, Handelingen met mappen en Werklijstinstellingen mappen. Settings (instellingen) General Settings (algemene instellingen) Geeft het dialoogvenster General Settings (algemene instellingen) weer. Hier kunt u de instellingen maken voor uw Werklijstmodule, dictaten, DPM en Recordermodule. Sounds and Audio Devices Properties (eigenschappen van de geluiden en van de audioapparaten) Geeft het overeenkomstige dialoogvenster van Microsoft Windows weer. Hier kunt u instellingen maken voor de geluiden, de audio en de hardware. View (weergave) Toolbar (Werkbalk) Toont of verbergt de werkbalk. Status Bar (statusbalk) Toont of verbergt de statusbalk. Folder Tree (boomstructuur van de mappen) Toont of verbergt het subvenster met de boomstructuur van de mappen.. Show Gridlines (rasterlijnen tonen) Toont of verbergt de rasterlijnen tussen de kolommen en rijen in de dictatenlijst. Filter On/Off (filter aan/uit) Past de geconfigureerde filter toe op de dictatenlijst. Selecteer opnieuw de menuopdracht om terug te keren naar de ongefilterde dictatenlijst. Filters Geeft het dialoogvenster Filters weer. Hier kunt u filtercriteria definiëren om enkel items weer te geven met specifieke eigenschappen. Choose Columns (kolommen kiezen) Opent een menu met alle beschikbare kolomtitels in uw dictatenlijst. Activeer het overeenkomstige aankruisvakje om een kolom weer te geven; wis het aankruisvakje om een kolom te verbergen. Sort (sorteren) 22

23 Opent een menu met alle beschikbare kolomtitels in uw dictatenlijst. Selecteer een kolom waarop uw dictatenlijst moet gesorteerd worden. Refresh (vernieuwen) Vernieuwt de informatie die weergegeven wordt in de dictatenlijst van de geopende map volgens de laatst beschikbare data. Help Contents and Index (Inhoud en index) Opent het Online Helpsysteem. System info (systeeminformatie) Controleert de systeeminformatie, zoals of FTP instellingen. About (info) Geeft het dialoogvenster About (info) weer met algemene informatie over de versie en de auteursrechten. Toolbar (Werkbalk) Dit zijn de knoppen van de SpeechExec werkbalk: Transcriptie beginnen Opent het geselecteerde dictaat. Als er meer dan één bestand geselecteerd is in uw dictatenlijst, wordt het eerste geselecteerde bestand geopend. Afhankelijk van uw persoonlijke of voorgeconfigureerde instellingen wordt ook een tekstverwerker geopend. Afspelen Begint het geselecteerde dictaat af te spelen. Selecteer de menuopdracht opnieuw om het afspelen stop te zetten. Als er meer dan één bestand geselecteerd is in uw dictatenlijst, wordt het eerste geselecteerde bestand afgespeeld. Speciale instructie afspelen Begint de speciale instructie af te spelen die aan het dictaat gelinkt is. Als er meer dan één bestand geselecteerd is in uw dictatenlijst, wordt het eerste geselecteerde bestand afgespeeld. Speciale instructies worden opgeslagen in een apart bestand dat losstaat van het dicteerbestand; bij het afspelen van een speciale instructie wordt het dicteerbestand niet geopend. Opmerking: deze knop is beschikbaar als het geselecteerde dictaat een speciale instructie bevat. Dictaateigenschappen Geeft het dialoogvenster Dictation Properties(dictaateigenschappen) weer. Hier kunt u ze overlopen en bewerken. Verzenden en ontvangen Brengt de verbinding met het systeem tot stand en controleert inkomende en uitgaande berichten. Alle uitgaande berichten worden verzonden. Opmerking: in SpeechExec Transcribe is dit de optie Receive Now (nu ontvangen). downloaden vanaf DPM starten Start het downloaden vanaf uw DPM apparaat. Er verschijnt een venster waarin de lijst wordt weergegeven van de bestanden die beschikbaar zijn voor het downloaden. U kunt de bestanden selecteren die u wilt downloaden van uw DPM apparaat naar uw pc. Opmerking: deze optie is enkel beschikbaar als uw DPM apparaat is aangesloten op uw pc. DPM configureren Geeft het dialoogvenster DPM Configuration (DPM configureren) weer. 23

24 DPM Assistent Geeft de DPM Assistent weer. Algemene instellingen Geeft het dialoogvenster General Settings (algemene instellingen) weer. Hier kunt u de instellingen maken voor uw Werklijstmodule, dictaten, DPM en Recordermodule. Filters Geeft het dialoogvenster Filters weer. Hier kunt u filtercriteria definiëren om enkel items weer te geven met specifieke eigenschappen. Filter aan/uit Past de geconfigureerde filter toe op de dictatenlijst. Klik opnieuw op de knop om terug te keren naar de ongefilterde dictatenlijst. Vernieuwen Vernieuwt de informatie die weergegeven wordt in de dictatenlijst van de geopende map volgens de laatst beschikbare data. Kopie ter beschikking stellen voor spraakherkenning Geeft het geselecteerde dictaat op voor de spraakherkenning. Help Opent het Online Helpsysteem. Boomweergave SpeechExec wordt geleverd met volgende standaardmappen in uw boomstructuur: 24

25 Lokaal werk: dictaten waaraan gewerkt wordt wanneer de pc niet aangesloten is op het netwerk. Wanneer het netwerk beschikbaar is, wordt de inhoud van deze map gesynchroniseerd met het systeem; de gegevens worden gesynchroniseerd wanneer het programma opgestart wordt of om dit manueel uit te voeren, gaat u naar het menu File (bestand) en selecteert u Synchronize (synchroniseren). Als u weet dat het netwerk niet beschikbaar zal zijn, kunt u hier bestanden kopiëren waaraan u wilt werken. Opmerking: het pad van de map Local Work (lokaal werk) is een lokaal pad. De mapping van de map Local Work (lokaal werk) naar een netwerklocatie kan problemen veroorzaken. temp (tijdelijk): dictaten met de toestand <In uitvoering>, als de overeenkomstige instelling werd gemaakt in de opties van de Recorder/Player. Deze map wordt standaard verborgen, maar kan zichtbaar gemaakt worden. Het pad is een lokaal pad op uw pc en kan niet gewijzigd worden. Submappen kunnen manueel aangemaakt worden. Suspended (onderbroken): dictaten met de toestand <Onderbroken>. Dictaten worden verplaatst van de map Temp naar de map Suspended (onderbroken) wanneer u op Suspend (onderbreken) klikt in het Recorder venster. Submappen kunnen manueel aangemaakt worden. U kunt ook deze iconen zien in uw boomstructuur: Onderbroken (geen toegang tot het netwerk) Onderbroken (toegang tot het netwerk is beschikbaar) Archive (archief): dictaten met de toestand <Transcriptie voltooid>. Deze map wordt standaard verborgen, maar kan zichtbaar gemaakt worden. Elke dag wordt een submap aangemaakt in volgend naamformaat: JJMMDD. De dictaten die op die datum gearchiveerd worden, worden opgeslagen in de submap. Wanneer de transcriptie voltooid is, worden afhankelijk van de gemaakte instelling, de dictaten die via verzonden werden, verplaatst van de map Sent Items (verzonden items) naar de map Archive (archief) of worden ze gewist. Opmerking: In SpeechExec Transcribe worden voltooide dictaten verplaatst naar de map Finished (voltooid). Intray: dit is een virtuele map die alle dictaten bevat waaraan u kunt werken, met inbegrip van de dictaten die in andere mappen opgeslagen zijn. Outbox: dictaten die wachten om via of FTP verzonden te worden. Sent Items (verzonden items): dictaten die met succes verzonden werden via of FTP, of hierheen verplaatst werden vanuit de Outbox map. DPM: dictaten die zich op dat moment op de DPM bevinden. Als een DPM aangesloten is op de pc, geeft de naam van de map ook de versie van de DPM aan, bijvoorbeeld DPM9450. Dictatenlijst Klik op een map in de boomweergave om de dictaten weer te geven die opgeslagen zijn in die map in uw dictatenlijst. Klik om het even waar in een rij van de lijst om een dictaat te selecteren. Dubbelklik op een dictaat om het te openen voor bewerking. Voor informatie over navigatie in uw dictatenlijst met snelkoppelingen, zie: Snelkoppelingen van het klavier. Klik met de rechtermuisknop op een dictaat om een menu te openen met volgende opdrachten: Delete (wissen) Rename (herbenoemen) Copy to Folder (kopiëren naar map) Move to Folder (verplaatsen naar map) Change Dictation State (de toestand van het dictaat wijzigen) Dictation Properties (dictaateigenschappen) Voor meer uitleg over deze functies, zie: Menu Bewerken. 25

26 Kolommen Dictaateigenschappen worden weergegeven in kolommen in uw dictatenlijst. De kolomtitel beschrijft de eigenschap. U kunt zelf beslissen welke kolommen weergegeven worden. Ga naar het menu View (weergave) en selecteer Columns (kolommen). Er wordt een menu weergegeven met alle beschikbare kolomtitels in uw dictatenlijst. Activeer het overeenkomstige aankruisvakje om een kolom weer te geven; wis het aankruisvakje om een kolom te verbergen. U kunt de volgorde van de kolommen herschikken. Klik op een kolomtitel en plaats de kolom op de gewenste positie met drag&drop. De nieuwe positie wordt aangegeven door rode pijlen. Informatie over de dictaten wordt door de volgende iconen in de kolommen getoond: Voorrang Deze kolom geeft informatie over de voorrang van een dictaat. Speciale instructie Deze kolom geeft aan of een speciale instructie gelinkt is aan het dictaat. De speciale instructie kan afgespeeld worden in de Werklijst, met behulp van de knop Play Special Instruction (speciale instructie afspelen). Gecodeerd Deze kolom geeft aan of een dictaat gecodeerd (encrypted) is. Verzendingsinformatie tonen Deze kolom geeft aan of een dictaat via of FTP werd afgeleverd. Vergrendeld Deze kolom geeft aan of een dictaat vergrendeld is omdat het geopend werd door een andere gebruiker in het systeem. Uw dictatenlijst sorteren U kunt uw dictatenlijst sorteren (in stijgende of dalende volgorde) op eender welke kolom. Om uw dictatenlijst te sorteren gaat u naar het menu View (weergave) en selecteert u Sort (sorteren). Er wordt een menu weergegeven (de kolomtitel bovenaan dit menu wordt gebruikt als sorteercriterium). Selecteer een kolomtitel; de dictatenlijst wordt in stijgende volgorde gesorteerd op deze kolom. Om in dalende volgorde te sorteren, selecteert u opnieuw dezelfde kolomtitel in het menu View (weergave). U kunt een hiërarchisch overzicht aanmaken van de sorteercriteria. In de volgorde waarop u wilt sorteren, selecteert u de kolomtitels in het menu View (weergave). Elke kolomtitel met deze icoon (dalend) is ingesloten. (stijgend) of U kunt uw dictatenlijst ook sorteren door op de kolomtitel te klikken. Een pijl wijst aan of de kolom in stijgende dan wel in dalende volgorde gesorteerd is. Dit is een voorbeeld van sorteren in dalende volgorde: Om meerdere sorteercriteria toe te passen, klikt u op de kolomtitels en houdt u SHIFT ingedrukt. Kleur Bepaalde dictaten worden weergegeven met een verschillende kleur. Vergrendeld: vergrendelde dictaten hebben een lichtgrijze achtergrond. Bovendien wordt dit symbool weergegeven in de kolom Locked (vergrendeld). Prioriteit: dictaten met een hoge prioriteit hebben een speciaal geconfigureerde kleur. De prioriteit die u instelt bepaalt welke dictaten deze kleur hebben. Filters U kunt uw dictatenlijst filteren om slechts bepaalde dictaten weer te geven. Klik op de map waarvan u de inhoud wilt filteren. Klik op in de werkbalk om het dialoogvenster Filters weer te geven waarin u een filter definieert. Als u eenmaal uw filter hebt gedefinieerd, klikt u op om de filter toe te passen. Klik opnieuw op om terug te keren naar de ongefilterde dictatenlijst. 26

27 Eigenschappen bewerken Om dictaateigenschappen rechtstreeks in de dictatenlijst te bewerken, klikt u op een eigenschap en wijzigt u de informatie manueel. Eigenschappen met een datum kunnen via de weergegeven kalender gewijzigd worden. Voor meer informatie over de bewerking van dictaateigenschappen, zie: Dictaateigenschappen bewerken. Voor een beschrijving van alle dictaateigenschappen, zie: Dictaateigenschappen - overzicht. Snelkoppelingen van het klavier Volgende standaard toetsencombinaties zijn beschikbaar: F1 Opent de Online Help. CTRL+C - Kopieert het geselecteerde dictaat of het geselecteerde tekstgedeelte. CTRL+X Knipt het geselecteerde dictaat of het geselecteerde tekstgedeelte uit de originele locatie. CTRL+V Plakt het dictaat of het tekstgedeelte op de nieuwe locatie. DEL Wist het geselecteerde dictaat of het geselecteerde tekstgedeelte. ESC Maakt de selectie van een gedeelte van het dictaat dat gemarkeerd werd om te wissen, ongedaan. Het verwijdert het rode kader van het gedeelte van het dictaat, dat aangeeft dat het moet gewist worden. Voor meer informatie, zie topic Wissen in de SpeechExec Recorder & Player Online Help. CTRL+O Opent het geselecteerde dictaat voor bewerking/transcriptie. CTRL+1 Start en stopt het afspelen. CTRL+2 Start en stopt het afspelen van een speciale instructie. CTRL+3 Verzendt het geselecteerde dictaat via ; het dialoogvenster Send ( verzenden) wordt weergegeven. CTRL+4 Uploadt het geselecteerde dictaat naar de FTP server. CTRL+5 Nu verzenden en ontvangen: brengt de verbinding met het systeem tot stand en controleert inkomende en uitgaande berichten. Alle uitgaande berichten worden verzonden. CTRL+6 Geeft het dialoogvenster General Settings (algemene instellingen) weer. CTRL+7 Geeft het dialoogvenster Dictation Properties (dictaateigenschappen) weer. CTRL+8 Geeft het dialoogvenster DPM Configuration (DPM configureren) weer. CTRL+9 Geeft de DPM Assistent weer. Voor een lijst van de handelingen waaraan snelkoppelingen kunnen toegewezen worden, zie: Klavierinstellingen. Navigeren in het hoofdvenster Druk op de toets TAB om u in het hoofdvenster te verplaatsen tot u zich in het gewenste gebied bevindt. Klik met de linkermuisknop in de boomweergave of in de dictatenlijst om dat gebied actief te maken. Klik met de rechtermuisknop in de boomweergave of in de dictatenlijst om een menu te openen met opdrachten die relevant zijn voor dat gebied. De menu s in de menubalk kunnen geopend worden door op ALT te drukken plus de onderlijnde letter in de menunaam. U kunt dan op de onderlijnde letter van de menuopdracht drukken om die opdracht te selecteren. Navigeren in de dictatenlijst U kunt volgende muis- en klaviertoetsen gebruiken om dictaten te selecteren in de dictatenlijst. Om een enkel dictaat te selecteren, klik met de linkermuisknop. Om naar een dictaat te gaan en te selecteren, druk op de pijlen omhoog en omlaag. Om een reeks dictaten te selecteren, klik met de linkermuisknop over het eerste dictaat en houd SHIFT.ingedrukt. Klik dan met de linkermuisknop over het laatste dictaat. Om een reeks dictaten te selecteren enkel met het klavier, druk op SHIFT plus de pijlen omhoog en omlaag. Om meer dan een dictaat te selecteren, klik met de linkermuisknop over het eerste dictaat en houd CTRL.ingedrukt. Klik dan met de linkermuisknop over elk dictaat. 27

28 Werken met SpeechExec Deze sectie licht toe hoe u SpeechExec Pro Transcribe moet gebruiken voor diverse transcriptietaken. Gebruik volgende links om naar de individuele Help topics te gaan. Een transcriptie aanvatten Een transcriptie voltooien Een transcriptie onderbreken Een transcriptie afsluiten Meldingen en herinneringen Meldingen via Auteursprofielen aanmaken Uw profiel configureren Uw FTP profiel configureren Dictaateigenschappen bewerken Handelingen met mappen DPM bestanden downloaden Dictaten importeren Een transcriptie aanvatten U vat een transcriptie aan door in de dictatenlijst een dictaat te selecteren met de toestand <Transcriptie hangend> of <Transcriptie onderbroken. Wanneer u het dictaat opent, verandert de toestand in <Transcriptie in uitvoering>. Hoe tewerk gaan om: een transcriptie aan te vatten 1. In uw SpeechExec Pro Transcribe venster, selecteert u een bestand uit de lijst en klikt u op in de werkbalk of gaat u naar het menu File (bestand) en selecteert u Start Transcription (transcriptie aanvatten). U kunt ook rechtstreeks in de lijst dubbelklikken op het dictaat 2. Afhankelijk van uw persoonlijke instellingen of de voorgeconfigureerde instellingen, kan het dialoogvenster Dictation Properties (dictaateigenschappen) weergegeven worden. Kijk de eigenschappen na en bewerk ze zonodig. Klik op OK om uw wijzigingen te bewaren en het dialoogvenster te sluiten. 3. De SpeechExec Player opent met het dictaat. De bestandsnaam wordt weergegeven in de titelbalk. 4. Als u een tekstverwerkingprogramma hebt gedefinieerd voor de transcriptie, bijv. Microsoft Word, wordt het eveneens geopend. U kunt nu het dictaat beginnen af te spelen en uit te werken. 28

29 Het Player venster reageert als volgt op het afspelen: De slider beweegt naar rechts om uw huidige positie aan te geven in het geluidsbestand van het dictaat. Bovendien wordt de lengte van het geluidsbestand weergegeven in UU:MM:SS (uren:minuten:seconden) boven de slider. De dicteeractiviteit en het aantal vocale instructies (5) worden onderaan in het Player venster weergegeven. Het statusgebied geeft ook aan of een speciale instructie beschikbaar is. Opmerking: tijdens het afspelen blijft het Player venster actief. Het SpeechExec Pro Transcribe venster kan zichtbaar zijn op de achtergrond. De informatie die in dat venster wordt weergegeven wordt op de achtergrond vernieuwd, bijvoorbeeld wanneer nieuwe bestanden aan de dictatenlijst worden toegevoegd. Het SpeechExec Pro Transcribe venster aanvaardt echter geen input van de gebruiker zolang de transcriptie niet voltooid, geannuleerd of onderbroken is. Tijdelijke kopie De standaard instelling voor transcriptors wanneer ze aan dictaten werken is het gebruik van een locale kopie, zie General Settings, Recorder/Player, Options (algemene instellingen, Recorder/Player, Opties). Wanneer de transcriptor een dictaat opent voor transcriptie, wordt het dictaat gekopieerd in zijn locale map Temp. Alle handelingen die uitgevoerd worden vinden plaats in de locale kopie van het dictaat. Wanneer het werk aan het dictaat voltooid is, wordt de inhoud van de map Temp teruggekopieerd naar de netwerkmap. Een transcriptie voltooien Wanneer u een transcriptie voltooit, wordt het dictaat afgesloten, als voltooid gemarkeerd en verplaatst naar de map Archive (archief) (niet beschikbaar in SpeechExec Transcribe). Dit is de standaard instelling, zie Algemene instellingen, transcriptie voltooien. Opmerking: in SpeechExec Transcribe, worden dictaten die gemarkeerd werden als voltooid verplaatst naar de map Finished (voltooid). Hoe tewerk gaan om: een transcriptie te voltooien 1. Het dictaat is open in het Player venster. Om het te voltooien hebt u volgende keuzemogelijkheden: Klik op de overeenkomstige knop in het Player venster: Ga naar het menu File (bestand) en selecteer Finish (voltooien). 2. Afhankelijk van uw persoonlijke instellingen of de voorgeconfigureerde instellingen, kan het dialoogvenster Dictation Properties (dictaateigenschappen) weergegeven worden. Vul de gevraagde informatie in en klik op OK. 29

30 Het dictaat wordt opgeslagen, afgesloten en verplaatst naar de map Archive (archief) (niet beschikbaar in SpeechExec Transcribe). Het Player venster wordt afgesloten en het SpeechExec Pro Transcribe venster wordt terug actief. Nu kan u gevraagd worden of u het volgende dictaat wilt uitwerken (niet beschikbaar in SpeechExec Transcribe). Dit is het dictaat dat als eerste in de dictatenlijst staat, afhankelijk van uw actuele sortering. Om dit bevestigingsdialoogvenster weer te geven, dient volgende instelling geactiveerd te worden (zie: Algemene instellingen, een transcriptie voltooien): Een transcriptie onderbreken Wanneer u een transcriptie onderbreekt, wordt het dictaat gesloten en gemarkeerd als onderbroken. Het dictaat blijft op zijn originele locatie, behalve als u de instelling activeert om de map Suspended (onderbroken) te gebruiken, zie Algemene instellingen, transcriptie aanvatten/onderbreken). Opmerking: in SpeechExec Transcribe, blijven onderbroken transcripties in de map Pending (hangend). Hoe tewerk gaan om: een transcriptie te onderbreken 1. Het dictaat is open in het Player venster. Om het te onderbreken hebt u volgende keuzemogelijkheden: Klik op de overeenkomstige knop in het Player venster: Ga naar het menu File (bestand) en selecteer Suspend (onderbreken). 2. Afhankelijk van uw persoonlijke instellingen of de voorgeconfigureerde instellingen, kan het dialoogvenster Dictation Properties (dictaateigenschappen) weergegeven worden. Vul de gevraagde informatie in en klik op OK. Het dictaat wordt opgeslagen en afgesloten. Dit betekent dat het werk aan het dictaat tijdelijk onderbroken is en op een later tijdstip zal verder gezet worden. Het Player venster wordt afgesloten en het SpeechExec Pro Transcribe venster wordt terug actief. Een transcriptie afsluiten Wanneer u een transcriptie afsluit, wordt het dictaat afgesloten zonder dat de aangebrachte wijzigingen opgeslagen worden. Hoe tewerk gaan om: een transcriptie af te sluiten 1. Het dictaat is open in het Player venster. Om het af te sluiten hebt u volgende keuzemogelijkheden: Klik op de overeenkomstige knop in het Player venster: Klik op de knop Close (afsluiten) in de titelbalk van het Recorder venster. Ga naar het menu File (bestand) en selecteer Close (afsluiten). 2. U moet het afsluiten bevestigen. Het dictaat wordt afgesloten zonder dat de wijzigingen worden opgeslagen. Het blijft op de locatie waar het opgeslagen was voor het geopend werd. Ook de toestand van de transcriptie blijft ongewijzigd. Het Player venster wordt afgesloten en het SpeechExec Pro Transcribe venster wordt terug actief. Meldingen en herinneringen (notifications and reminders) U kunt configureren op welke manier u ervan verwittigd wilt worden dat er nieuwe dictaten in uw map Intray staan. Uw map Intray organiseert al uw invoermappen in één gesimuleerde overzichtsmap. De invoer voor de Intray komt standaard van de mappen Pending (hangend), die gemapt worden naar uw auteursmappen Finished (voltooid), vanuit uw mappen Suspended (onderbroken) en uw map Inbox folder. Voor meer informatie, zie: Soorten mappen. 30

31 Hoe tewerk gaan om: meldingen te configureren Wanneer u meldingen configureert, ontvangt u een visueel signaal of een geluidssignaal als nieuwe dictaten beschikbaar zijn voor transcriptie. Ga als volgt te werk: 1. Op het tabblad General Settings, Notification (algemene instellingen, melding) activeert u de optie Notification on (melding aan). 2. Definieer het soort melding dat u wilt, bijvoorbeeld Visual Notification (visuele melding). De beschikbare opties zijn: High-priority dictations only (enkel dictaten met hoge prioriteit) U ontvangt enkel meldingen voor dictaten waarvan de prioriteitswaarde gelijk is aan of hoger is dan de drempel die vastgelegd werd op het tabblad General Settings, Dictation list (algemene instellingen, dictatenlijst) Visual notification (visuele melding) Er wordt een dialoogvenster weergegeven wanneer een nieuw dictaat is binnengekomen. Sound notification (geluidsmelding) Er wordt een audiosignaal weergegeven wanneer een nieuw dictaat is binnengekomen. Klik op Browse (balderen) om het gewenste geluid te selecteren. 3. Klik op OK om het dialoogvenster General Settings (algemene instellingen) te sluiten en uw configuratie te bewaren. Hoe te werk gaan om herinneringen te configureren Herinneringen zijn berichten die u informeren over uw actuele werklast. Ga als volgt te werk: 1. Op het tabblad General Settings, Notification (algemene instellingen, melding), activeert u de optie Reminders on (herinneringen aan). 2. Definieer het interval voor het herhaaldelijk weergegeven van het herinneringsbericht, bijvoorbeeld 5 minuten. 3. Klik op OK om het dialoogvenster General Settings (algemene instellingen) te sluiten en uw configuratie te bewaren. Hoe tewerk gaan om: de automatische sluiting te configureren Deze instelling sluit automatisch alle SpeechExec meldingen en herinneringsberichten. Ga als volgt te werk: 1. Op het tabblad General Settings, Notification (algemene instellingen, melding), activeert u de overeenkomstige optie: 2. Definieer hoe lang het bericht moet weergegeven worden vóór het automatisch gesloten wordt. 3. Klik op OK om het dialoogvenster General Settings (algemene instellingen) te sluiten en uw configuratie te bewaren. Resultaat Het resultaat van bovenstaande voorbeeldconfiguratie is: U ontvangt een visuele melding wanneer nieuwe dictaten zijn binnengekomen in uw map Intray. 31