Het Eureka-gevoel van ICT-gebruik

Transcriptie

1 Het Eureka-gevoel van ICT-gebruik De gevolgen van ICT-initiatieven in de loonadministratie van het MKB voor de reductie van administratieve lasten drs. J.P. Vendrig drs. A. Kranenborg Zoetermeer, februari 2004

2 ISBN: Bestelnummer: A Prijs: 35,- Dit onderzoek maakt deel uit van het programmaonderzoek MKB en Ondernemerschap, dat wordt gefinancierd door het Ministerie van Economische Zaken. Voor alle informatie over MKB en Ondernemerschap: De verantwoordelijkheid voor de inhoud berust bij EIM. Het gebruik van cijfers en/of teksten als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld. Vermenigvuldigen en/of openbaarmaking in welke vorm ook, alsmede opslag in een retrieval system, is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van EIM. EIM aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden. The responsibility for the contents of this report lies with EIM. Quoting of numbers and/or text as an explanation or support in papers, essays and books is permitted only when the source is clearly mentioned. No part of this publication may be copied and/or published in any form or by any means, or stored in a retrieval system, without the prior written permission of EIM. EIM does not accept responsibility for printing errors and/or other imperfections. 2

3 Inhoudsopgave Samenvatting 5 1 Inleiding Achtergrond Onderzoek bij MKB-ondernemers Het rapport 10 2 Perceptie van MKB over ICT-toepassingen tot nu toe Houding ondernemers Gevolgen 16 3 Perceptie van MKB over ICT-toepassingen in de toekomst Houding Gevolgen 23 4 Conclusie 27 Bijlagen I Onderzoeksaanpak 29 II Vragenformulier 31 III Inventarisatie ICT-toepassingen en de kostencomponenten 42 IV Tabellen 47 3

4

5 Samenvatting Het achterliggende onderzoek Doel van het onderzoek is om enerzijds na te gaan in hoeverre - naar de mening van de MKB-ondernemers en intermediairs 1 - ICT-toepassingen op het gebied van de salarisadministratie hebben geleid tot een reductie van de administratieve lasten. Het gaat daarbij zowel om nieuwe toepassingen als om updates van bestaande pakketten. Daarbij wordt teruggekeken op de afgelopen 3 jaar. Anderzijds wordt nagegaan welke effecten toekomstige ontwikkelingen in ICTtoepassingen naar verwachting hebben op de hoogte van de administratieve lasten en op de te maken kosten. Het doel van het onderzoek moet geplaatst worden tegen de achtergrond van de verwachtingen van de overheid dat langs de weg van de ICT-initiatieven een wezenlijke beperking van de administratieve lasten gerealiseerd kan worden. Ofwel, aanhakend bij de titel van dit rapport: Mag de overheid Eureka roepen bij het gebruik van ICT-initiatieven als het gaat om een wezenlijke terugdringing van de administratieve lasten? De MKB-bedrijven die de salarisadministratie in eigen beheer uitvoeren, hebben direct te maken met besparingen of kosten van automatisering. Meer dan driekwart van de MKB-ondernemingen besteedt de salarisadministratie echter uit aan een administratiekantoor, salarisservicebureau of accountant. Besparingen of kosten als gevolg van automatisering in de salarisadministratie kunnen via tariefverhoging of -verlaging van de intermediairs terechtkomen bij deze MKB-ondernemingen. Ten behoeve van het onderzoek is een telefonische enquête gehouden onder zowel MKB-ondernemers als intermediairs. In dit rapport worden de belangrijkste bevindingen van het onderzoek gepresenteerd. Vermindering van de administratieve lasten en personeelsomvang De vernieuwingen in de salarisadministratie, die de afgelopen 3 jaar zijn doorgevoerd, hadden met name tot doel om de administratieve lasten te verminderen. In circa 70 procent van de bedrijven en intermediaire organisaties zijn de administratieve lasten met betrekking tot de salarisadministratie daardoor aanzienlijk teruggebracht. Dit leidt niet in alle gevallen tot minder inzet van personeel, zo blijkt uit de peiling. Meer dan 60 procent van de Intermediairs en een iets kleiner deel van de MKB-ondernemers is er echter wel van overtuigd dat er door ICT-toepassingen in de salarisadministratie met minder personeel kan worden volstaan. Doorgeven van besparingen aan MKB Wanneer het gaat om uitbesteding van de loonadministratie kunnen besparingen op personeelskosten via tariefverlaging van de intermediairs worden doorgegeven aan de MKB-ondernemers. Uit het onderzoek blijkt dat meer dan 60 procent van de intermediairs van mening is dat de declaratie aan de klant inderdaad lager wordt door automatisering van de loonadministratie. De ondernemers die uitbesteden zijn minder vaak posi- 1 Administratiekantoren, salarisservicebureaus en accountants. Zie ook bijlage I 'Onderzoeksaanpak'. 5

6 tief (45%) over het doorgeven van besparingen als gevolg van de automatisering bij de intermediairs. Ondanks het feit dat een aanzienlijk deel van de intermediairs en van de bedrijven aangeeft dat besparingen als gevolg van automatisering worden doorgegeven in de declaratie, zijn zowel de uitbestedende bedrijven (70%) als de intermediairs (82%) er in meerderheid van overtuigd dat automatisering in de loonadministratie veel meer tot gevolg heeft dat het niveau van de dienstverlening verbetert dan dat de declaratie lager wordt. Waardering van het aanbod en de mate van gebruik van nieuwe ICTtoepassingen Ondanks de bevindingen dat een deel van de ondernemers en intermediairs het aanbod van software onoverzichtelijk vindt en men veelal niet op de hoogte is van nieuwe ICTtoepassingen voor de loonadministratie, is een overgrote meerderheid van de MKBondernemers (81%) en intermediairs (87%) toch van mening dat binnen de eigen organisatie optimaal gebruik gemaakt wordt van de automatiseringsmogelijkheden. Toekomst De overheid wil door middel van de inzet van ICT de uitwisseling van gegevens en informatie tussen bedrijfsleven en overheid vergemakkelijken. Daarom heeft het kabinet samen met het bedrijfsleven het programma ICT & Administratieve Lasten ontwikkeld. Onderdeel daarvan is samenvoeging en harmonisering van de informatie die verschillende overheidsinstanties vragen zodat de ondernemer die informatie in één keer kan aanleveren. Draagvlak voor verdere automatisering Een zeer grote meerderheid van de MKB-ondernemers die de loonadministratie in eigen beheer uitvoeren en de intermediairs zijn positief over de mogelijkheden om deze plannen te realiseren. De meeste ondernemers (85%) en intermediairs (92%) verwachten dat in de toekomst de loongegevens die aan de overheid moeten worden verstrekt automatisch vanuit de bronadministratie gegenereerd kunnen worden. En wanneer dit mogelijk wordt, zal 84% van de ondernemers en 88% van de intermediairs daar naar eigen zeggen gebruik van gaan maken. Over de vraag of de toekomstige automatiseringstoepassingen in de loonadministratie zullen leiden tot een verdere vermindering van de administratieve lasten, zijn de ondernemingen die de loonadministratie zelf doen vaker positief (61%) dan de intermediairs (45%). Opvallend is dat er veel minder ondernemers en intermediairs een reductie van de administratieve lasten verwachten als gevolg van toekomstige ICT-toepassingen dan als gevolg van ICT-toepassingen in het recente verleden. Toenemende kosten Ongeveer de helft van de ondernemers (die de loonadministratie zelf doen) en intermediairs denkt dat de bronadministratie aangepast moet worden alvorens automatisch loongegevens aan de overheid kunnen worden verstrekt. Als gevolg daarvan zal verdergaande automatisering van de loonadministratie bij de meeste van deze ondernemingen leiden tot toenemende kosten, bijvoorbeeld door investeringen in soft- en hardware. Over het algemeen zijn de MKB-ondernemers van mening dat de kleinere bedrijven in de toekomst meer kosten moeten maken voor de werkzaamheden rond de loonadministratie dan de grotere bedrijven. 6

7 De verwachting is dat de automatische verstrekking van loongegevens aan de overheid met name voordelen oplevert voor de overheid zelf. De meeste ondernemers en intermediairs staan positief tegenover invoering en een redelijk groot deel verwacht een reductie van de administratieve lasten. Gegeven de toenemende kosten verwacht men per saldo meer uitgaven te moeten doen dan de reductie van de administratieve lasten oplevert. Meer dan driekwart van de ondernemers en tweederde van de intermediairs is van mening dat wanneer de loongegevens automatisch vanuit de bronadministratie aan de overheid verstrekt worden, voldaan zal zijn aan de informatiebehoefte van de overheid. Conclusie Aan de ene kant wordt de opvatting van de overheid dat langs de weg van de ICTinitiatieven een wezenlijke beperking van de administratieve lasten gerealiseerd kan worden, door MKB-ondernemers ondersteund. Aan de andere kant zijn er ook signalen die dit tegenspreken. De verwachtingen van de overheid dienen op basis van de resultaten van dit onderzoek enigszins getemperd te worden. Dat de verwachte wezenlijke beperking van de administratieve lasten gerealiseerd kan worden staat a priori niet vast, met name voor het kleinbedrijf. Ofwel, aanhakend bij de titel van dit rapport, de overheid mag wel Eureka roepen maar zal toch ook het oog open moeten houden voor andere mogelijkheden voor het terugdringen van de administratieve lasten dan uitsluitend te wedden op het paard genaamd ICT-initiatieven. 7

8

9 1 Inleiding 1.1 Achtergrond Ondernemers hebben te maken met veel administratieve verplichtingen die veroorzaakt worden door wet- en regelgeving. Dat leidt tot hoge kosten en irritatie bij ondernemers. In 2002 bedroegen de administratieve lasten voor het bedrijfsleven in Nederland ruim 17,1 miljard 1. Hoewel de kosten van deze rapportageverplichtingen voortvloeien uit zo n 100 verschillende wetgevingsdomeinen, wordt ruim de helft van deze kosten veroorzaakt door slechts zeven wetgevingsdomeinen. Koploper is de Wet op de Jaarrekeningen, die goed is voor 14% van alle administratieve lasten. Daarna volgen op enige afstand en in aflopende volgorde de Wet Werknemersverzekeringen, de Wet Milieubeheer, de Arbeidsomstandighedenwet, de Wet Loonheffing, de Wet Omzetbelasting en ten slotte de Prijzenwet. Het kabinet-balkende II zet in op vernieuwing en versterking van de economie en wil dit onder meer bereiken met minder regels. Wat betreft de administratieve lasten heeft dit kabinet als doel gesteld een verlaging met 25%; te bereiken in vier jaar met als ijkpunt 31 december Behalve door minder regels wil de overheid de administratieve lasten ook verminderen door de toepassing van ICT-initiatieven. Hiermee kan de uitwisseling van gegevens en informatie tussen bedrijfsleven en overheid vergemakkelijkt worden. Daartoe heeft het kabinet samen met het bedrijfsleven het programma ICT & Administratieve Lasten ontwikkeld. Doel van het programma is om, door middel van de toepassing van ICT, de bureaucratische rompslomp voor ondernemers te verminderen en de informatievoorziening van de overheid aan ondernemers te verbeteren. Het programma ICT & Administratieve Lasten omvat de toepassing van ICT in de hele keten van informatie- en gegevensuitwisseling tussen bedrijven en de overheid. Uitgangspunt daarbij is om de informatie die verschillende overheidsinstanties vragen, samen te voegen en te harmoniseren, zodat de ondernemer die informatie in één keer kan aanleveren. Onderdelen van het programma zijn bijvoorbeeld: het loket, de Overheidstransactiepoort, het Basisbedrijvenregister en de Elektronische Winstaangifte. De overheid verwacht vanuit het programma een substantiële reductie van de omvang van de administratieve lasten te realiseren. Uiteindelijk doel van de overheid is om de administratieve lasten in een hoger tempo te verminderen. Aan de andere kant zijn er geluiden die aangeven dat de resultaten, met name voor het MKB, beperkt zullen zijn. Immers, door ICT-toepassingen zijn er ook kostenstijgingen. Om ICT-initiatieven mogelijk te maken dient het bedrijfsleven in hardware, software etc. te investeren. Over het saldo-effect is echter weinig bekend, met name als het gaat om het MKB. 1 Bron: Interdepartementale Projectdirectie Administratieve Lasten, Ministerie van Financiën, januari

10 1.2 Onderzoek bij MKB-ondernemers Om meer inzicht in de (toekomstige) resultaten van het programma te krijgen, met name voor het MKB, heeft EIM een peiling gedaan onder de MKB-ondernemers zelf. Via hen is nagegaan of ICT-initiatieven de administratieve lasten voor met name MKBondernemers daadwerkelijk reduceren. Mag de overheid inderdaad Eureka roepen bij het gebruik van ICT-initiatieven als het gaat om een wezenlijke terugdringing van de administratieve lasten? Casuïstiek loonadministratie De beantwoording van deze vraag geschiedt aan de hand van een casuïstiek voor het midden- en kleinbedrijf en wel binnen het wetgevingsterrein Werknemersverzekeringen en de Loonheffing (goed voor circa 6% van de totale omvang administratieve lasten). Daarbij is ingezoomd op de salarisadministratie. Veldwerk onder MKB-ondernemers en intermediairs De analyse van mogelijke administratievelastenbesparingen door ICT-toepassingen is veelal gericht geweest op grote bedrijven die de administratie zelf uitvoeren. Administratieve verplichtingen worden echter door veel MKB-ondernemingen uitbesteed. In zijn algemeenheid besteedt 90% van alle bedrijven met 2-9 medewerkers de administratieve verplichtingen geheel of gedeeltelijk uit 1. De administratieve verplichtingen worden in meer dan 93% van de gevallen uitbesteed aan accountants, boekhouders of administratiekantoren (hierna te noemen: de intermediairs). In totaal zijn hier de meningen van MKB-ondernemers en 240 intermediairs gepeild. In bijlage I wordt nader ingegaan op de gevolgde onderzoeksaanpak. 1.3 Het rapport Doel Deze rapportage is bedoeld om een bijdrage te leveren aan de discussie over het effect van het toepassen van ICT-initiatieven om administratieve lasten te reduceren. Inhoud Het rapport laat zien dat MKB-ondernemers in het algemeen de aanpak ondersteunen en geloven in verdergaande ICT-toepassingen en de positieve effecten daarvan op de administratieve lasten. Het laat ook zien dat MKB-ondernemers vrezen voor de hogere kosten en investeringen die met de ICT-toepassingen gepaard gaan. Met andere woorden: overheid, houd je ogen open voor ICT, maar ook voor andere mogelijkheden om de administratieve lasten te drukken. Leeswijzer Dit rapport gaat in op de bouwstenen achter deze conclusie. Achtereenvolgens wordt aandacht besteed aan: de vraag of ICT-toepassingen op het gebied van salarisadministratie in de afgelopen 3 jaar tot een reductie van de administratieve lasten hebben geleid (hoofdstuk 2); 1 Van de Bunt, Administratieve lasten: meningen van ondernemers,

11 de verwachte effecten van toekomstige ontwikkelingen in ICT-toepassingen op de hoogte van de administratie lasten en de te maken kosten (hoofdstuk 3). In beide hoofdstukken wordt eerst ingegaan op de houding van MKB-ondernemers ten opzichte van ICT-toepassingen ( 2.1 en 3.1) en vervolgens op de gevolgen van ICTtoepassingen ( 2.2 en 3.2). In bijlage I is de onderzoeksopzet weergegeven. Bijlage II bevat het vragenformulier op basis waarvan de MKB-ondernemers geantwoord hebben. Ter illustratie is in bijlage III in het kort een inventarisatie opgenomen van de recente ICT-toepassingen waarvan de overheid de verwachting heeft dat deze kunnen bijdragen aan een substantiële terugdringing van de administratieve lasten voor ondernemers. Bijlage IV ten slotte, bevat alle antwoorden (in tabelvorm) van de MKB-ondernemers op de aan hen voorgelegde vragen. 11

12

13 2 Perceptie van MKB over ICT-toepassingen tot nu toe Voor het MKB staat kostenvermindering voorop. MKB-ondernemers zullen alleen gebruik gaan maken van ICT-toepassingen als de administratieve lasten daadwerkelijk gereduceerd worden. In potentie leveren de ICT-toepassingen voor het gehele bedrijfsleven een aanzienlijke besparing op. Pas als de individuele ondernemer door de toepassing van ICT een wezenlijke kostenbesparing verwacht, zal de overstap gemaakt worden naar een andere wijze van aanleveren van informatie. Dit hoofdstuk geeft een beeld van het verwachtingspatroon van MKB-ondernemers over de huidige ICT-toepassingen in relatie tot de administratievelastenreductie. Dit verwachtingspatroon is gebaseerd op hun eigen ervaringen en beeldvorming. 2.1 Houding ondernemers Wat vinden MKB-ondernemers van het gebruik van ICT-toepassingen om de administratieve lasten te reduceren? Het verband tussen het gebruik van ICT-toepassingen en de administratievelastenreductie Als het gaat om de salarisadministratie kan de administratievelastenreductie door nieuwe ICT-toepassingen bereikt worden door de vermindering van informatiestromen door bijvoorbeeld: de frequentie van het aantal aangiften te verlagen, omdat de periodiciteit lager kan zijn; de tijdsbesteding voor bepaalde handelingen te verlagen (bijvoorbeeld rondom de invoer van nieuwe medewerkers); controlewerkzaamheden te vergemakkelijken. 74% van de ondernemers is van mening dat er een verband is tussen de automatisering in de loonadministratie en de omvang van de daaraan verbonden administratieve lasten. Bij de intermediairs is dat aandeel nog groter, namelijk 84 procent. Als het gaat om de ondernemingen die hun salarisadministratie uitbesteden, heeft een deel geen mening over deze stelling. Dit is goed te begrijpen omdat aangenomen kan worden dat daar waar uitbesteed wordt men weinig ervaring heeft met automatisering in de loonadministratie 1. Degenen die de loonadministratie zelf doen zijn vaker positief over het verband tussen automatisering en de hoogte van de administratieve lasten (83%) dan degenen die uitbesteden (73%) (zie figuur 1). 1 Uit EIM-onderzoek (Actualisering Administratieve Lasten wetsdomeinen Financiën, december 2003) is gebleken dat 80%van de MKB-ondernemingen de salarisadministratie heeft uitbesteed. 13

14 figuur 1 stelling: 'Er is een verband tussen de automatisering in de loonadministratie en de omvang van de daaraan verbonden administratieve lasten.' 90% 83% 83% 80% 70% 73% 74% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 12% 15% 15% 13% 13% 16% 2% 1% uitbesteders zelfdoeners alle bedrijven intermediairs mee eens mee oneens weet niet Bron: Perceptiemeting EIM BV. Wanneer gekeken wordt naar de verschillen per bedrijfsgrootte, zien we dat middelgrote bedrijven vaker een positief verband aangeven (81%) dan kleine bedrijven (68%). Bijna eenvijfde deel van de kleine bedrijven kan hierover geen mening geven. Deze uitkomst sluit aan bij het verschil in uitkomst tussen zelf doen en uitbesteden doordat middelgrote bedrijven sterker vertegenwoordigd zijn in de groep bedrijven die de loonadministratie zelf doen (90% middelgroot) dan in de bedrijven die uitbesteden (70% middelgroot). Gegeven de veelzijdigheid aan informatiestromen die deels overlappingen kent richting verschillende overheidsinstanties, moeten dezelfde administratieve gegevens meerdere malen verstuurd worden. Bij het beoordelen van de mening van de MKB-ondernemers over het verband tussen de automatisering in de loonadministratie en de omvang van de daaraan verbonden administratieve lasten moet derhalve ook rekening gehouden worden met de uitstralingseffecten van de toepassing van nieuwe ICT-initiatieven in de loonadministratie. Zo zal het gebruik van ICT in de loonadministratie ook van invloed kunnen zijn op de administratieve verplichtingen met betrekking tot bijvoorbeeld de Belastingdienst en UWV-instanties Hoe staan MKB-ondernemers tegenover ICT-toepassingen in de loonadministratie? Gelet op de vele wijzigingen in wet- en regelgeving zien de meeste ondernemers en intermediairs er de noodzaak van in om gebruik te maken van automatisering in de loonadministratie. Maar liefst 95 procent van de intermediairs vindt dat ze de loonadministratie moeten automatiseren. Daarbij speelt de veelheid aan wijzigingen in de betreffende wet- en regelgeving een rol. Bovendien is de bedrijfsvoering van intermediairs hoofdzakelijk gericht op het uitvoeren van administratieve taken voor derden, waarbij het optimaliseren van de administratieve organisatie evident is met het oog op de te behalen omzet. 14

15 Ondanks het feit dat een deel van de ondernemers en intermediairs problemen heeft met het aanbod van automatiseringspakketten (talrijk, gebrek aan standaarden) en er weinig gekeken wordt naar andere (nieuwe) toepassingen, is men van mening dat er optimaal gebruik gemaakt wordt van de automatiseringsmogelijkheden voor de loonadministratie. In dit opzicht zijn er nauwelijks verschillen tussen de kleine en de grotere ondernemingen en intermediairs. Daarmee wordt duidelijk dat de meeste ondernemers en intermediairs te maken hebben met een goedlopend pakket en er dus geen directe noodzaak is om zich op andere pakketten te oriënteren. Aan de andere kant mist men door een dergelijke houding de mogelijkheid om via het gebruik van andere pakketten tot een efficiënter administratief werkproces te komen. In het algemeen dalen de administratieve lasten door toepassing van ICT. Niet mag worden vergeten dat er ook sprake kan zijn van een toename van administratieve lasten. In het bijzonder kan worden gedacht aan meerkosten als gevolg van de benodigde ICT-infrastructuur. Voorbeelden daarvan zijn: specifiek benodigde hardware; software om informatie te kunnen genereren, verwerken en beveiligen; communicatie- of transactiekosten. De reden voor de automatisering in de loonadministratie Voor de meeste MKB-bedrijven (83%) en intermediairs (85%) geldt dat de nieuwe toepassingen van hard- en software in de loonadministratie geïmplementeerd zijn met het oog op het terugdringen van de administratieve lasten. Er is enig verschil van mening tussen de ondernemingen die de loonadministratie zelf doen (82%) en die uitbesteden (87%). De middelgrote bedrijven antwoorden iets vaker bevestigend op deze stelling dan de kleine bedrijven. figuur 2 stelling: 'De automatisering in de loonadministratie is met name toegepast om de omvang van de administratieve lasten terug te brengen.' mee oneens 13% weet niet 4% mee eens 83% Bron: Perceptiemeting, EIM BV. 15

16 2.2 Gevolgen Gevolgen voor de omvang van de administratieve lasten Om een indicatie te krijgen van de mate waarin de administratieve lasten dan worden teruggebracht, is aan de MKB-ondernemers gevraagd in hoeverre zij het eens zijn met de uitspraak: 'door de automatisering in de loonadministratie wordt de omvang van de administratieve lasten beduidend teruggebracht'. Zo n 70 procent kan zich volledig of overwegend vinden in deze stelling. die de loonadministratie zelf doen zijn het vaker overwegend of volledig eens met deze stelling (84%). Dit geldt ook voor de middelgrote bedrijven - 75% is het volledig of overwegend eens met deze stelling - ten opzichte van de kleine bedrijven, waarvan 66% daar positief tegenover staat. figuur 3 stelling: 'Door de automatisering in de loonadministratie wordt de omvang van de administratieve lasten beduidend teruggebracht.' 90% 84% 80% 70% 68% 70% 70% 60% 50% 40% 30% 24% 23% 30% 20% 10% 0% 14% 8% 7% 2% 0% uitbesteders zelfdoeners alle bedrijven intermediairs mee eens mee oneens weet niet Bron: Perceptiemeting, EIM BV Gevolgen van ICT-toepassingen in de loonadministratie voor de declaratie van de intermediair Deze paragraaf gaat in op de vraag of - volgens MKB-ondernemers - ICT-toepassingen op het gebied van de salarisadministratie gevolgen hebben voor het tarief van de intermediair en de hoogte van de declaratie van de intermediair aan de ondernemer. Ruim 60 procent van de intermediairs is positief over het doorgeven van besparingen als gevolg van ICT-toepassingen in de loonadministratie in de tarieven. 46 procent is het volledig eens met de stelling dat door automatisering de declaratie aan de klant lager ligt en 15 procent is het daar. Het spiegelbeeld van dit effect is dat het gebruik van nieuwe ICT-toepassingen aan de ondernemers doorgegeven dient te worden en dus niet ten goede komt aan de bedrijfsvoering van de intermediairs en derhalve voor hen geen vermindering van de administratieve lasten tot gevolg heeft (maar vanzelfsprekend wel voor de MKB-ondernemingen). Van de ondernemers heeft 17 procent geen mening over de stelling. Wordt de verhouding tussen het aandeel dat positief staat tegenover deze kwestie en het aandeel dat daar negatief tegenover staat, bekeken voor de bedrijven en de intermediairs, dan blijkt 16

17 dat de bedrijven die de loonadministratie uitbesteden minder vaak overtuigd zijn van het verband tussen automatisering bij de intermediairs en een lagere declaratie. De middelgrote bedrijven zijn het vaker (overwegend) eens met deze stelling dan de kleine. Bij kleine bedrijven is de verhouding tussen (overwegend) eens en (overwegend) oneens bijna 50/50. Voor intermediairs geldt het omgekeerde: daar zijn de kleinere bedrijven juist vaker positief over de voorgelegde stelling. figuur 4 stelling: 'Automatisering beïnvloedt de hoogte van declaratie van de intermediair.' Mogelijk dat door ICT-initiatieven de resterende administratieve verplichtingen relatief eenvoudig worden. Het zou dan ook mogelijk zijn dat ondernemers zullen (her)overwegen om de salarisadministratie niet meer uit te besteden, maar weer in eigen beheer te gaan uitvoeren. Bij die beslissing spelen overigens niet alleen kostenoverwegingen een rol. Uitbesteden om daarmee verantwoordelijkheden over het bijuitbesteders intermediairs weet niet 17% weet niet 4% mee eens 45% mee oneens 36% mee oneens 38% mee eens 60% Bron: Perceptiemeting, EIM BV. De ondernemers die de loonadministratie uitbesteden en de intermediairs kunnen zich over het algemeen beter vinden in de stelling dat 'de automatisering in de loonadministratie veel meer tot gevolg heeft dat het niveau van de dienstverlening van het administratiekantoor/salarisservicebureau verbetert dan dat de declaratie lager wordt'. 70 procent van de uitbestedende MKB-ondernemers en meer dan 80 procent van de intermediairs zijn het (overwegend) eens met deze stelling. Dit effect heeft tot gevolg dat het gebruik van nieuwe ICT-toepassingen door intermediairs niet in de declaratie wordt doorgegeven en er treedt per saldo geen vermindering van de administratieve lasten op. Er zijn enige verschillen naar grootteklasse van de ondernemingen. De kleine bedrijven die de loonadministratie uitbesteden hebben vaker geen mening over deze stelling dan de middelgrote bedrijven. Als verklaring zou kunnen gelden dat kleinere ondernemers min of meer eenvoudige, standaardwerkzaamheden door de intermediair laten verrichten. Daardoor is het moeilijker te beoordelen of de dienstverlening onder invloed van ICT wijzigt. De middelgrote bedrijven zijn naar verhouding vaker positief (74%) over de stelling dan de kleine bedrijven (65%). Opvallend is dat de grotere intermediairs juist vaker minder positief oordelen dan de kleine. 17

18 houden van relevante ontwikkelingen bij een intermediair neer te leggen, is bijvoorbeeld ook een belangrijke overweging Personele gevolgen van het gebruik van ICT-toepassingen in de loonadministratie De vraag is of ICT-toepassingen in de loonadministratie besparingen opleveren in de personele sfeer. Van de MKB-bedrijven die de loonadministratie in eigen beheer uitvoeren is bijna 60 procent het volledig of overwegend eens met de stelling dat men door ICT-toepassingen met minder personeel kan volstaan. 36 procent van deze bedrijven kan zich daarin niet vinden; bijna een kwart is het er ronduit niet mee eens. De mening van de intermediairs sluit hierbij goed aan. Het effect op de omvang van de administratieve lasten is gunstig te noemen, immers bij minder personeel zal naar verhouding de informatieverplichting verminderen (minder administratieve handelingen/tijd ten behoeve van het aantal werkzame personen). Vooral zal dat een rol spelen bij bedrijven die relatief veel kortstondige arbeidsrelaties kennen (bijvoorbeeld de uitzend- en schoonmaakbranche en de agrarische sector). Ruim een kwart van de bedrijven die uitbesteden kan geen mening geven over de relatie tussen ICT-toepassingen en besparingen op personeelskosten bij de intermediair. Naar verhouding zijn degenen die (volledig of deels) van mening zijn dat door automatisering met minder personeel kan worden volstaan, ten opzichte van degenen die deze stelling afwijzen, sterker vertegenwoordigd onder de uitbesteders dan bij de andere respondenten. Meer dan een kwart van de kleine bedrijven heeft geen mening over deze stelling. Dit is voorstelbaar doordat meer dan 90 procent van deze bedrijven de loonadministratie uitbesteedt. 1 Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan de veelheid aan loonbegrippen en de daarbij behorende uitvoeringsproblematiek die voor een MKB-ondernemer vaak moeilijk te doorgronden is. Zo is er voor de Belastingdienst sprake van één begrip: het fiscale loon, maar de UWV s kennen een begrip voor de premiegrondslag en een begrip voor de betaling (bijvoorbeeld voor de WW, de WAO en de Ziektewet). Voor de Sociale Dienst is er het nettoloon en Pensioenfondsen gebruiken dan weer netto- en dan weer brutoloon. 18

19 figuur 5 stelling: 'Door de automatisering van de loonadministratie kan ik (of in geval van uitbesteding, de intermediair) met minder personeel volstaan.' 70% 60% 56% 59% 57% 61% 50% 50% 40% 36% 30% 20% 18% 26% 21% 23% 28% 10% 11% 0% uitbesteders zelfdoeners alle bedrijven intermediairs mee eens mee oneens weet niet Bron: Perceptiemeting, EIM BV. 19

20

21 3 Perceptie van MKB over ICT-toepassingen in de toekomst 3.1 Houding Toekomstverwachtingen m.b.t. automatische verstrekking van loongegevens vanuit de bronadministratie De ICT-toepassingen maken een zogenoemde haalplicht door de overheid mogelijk. De ondernemer treedt faciliterend op door de informatie als het ware aan de poort van het bedrijf klaar te zetten. Het is vervolgens aan de overheid om de gegevens op een adequate wijze te verwerken. Er zijn initiatieven die uitgaan van een elektronische gegevensuitwisseling tussen bedrijven en de overheid: de zogenoemde informatiegeneratoren. Formulieren worden dan elektronisch met een druk op de knop ingevuld op basis van de informatie uit de bronadministratie. Doordat in de software koppelingen gemaakt zijn met de bedrijfsadministratie, vult het programma de benodigde formulieren automatisch in. Vervolgens worden de formulieren elektronisch verstuurd naar de verschillende uitvoeringsinstanties. Kenmerkend is dat de ondernemer zelf het formulier moet invullen en controleren. De verschillende formulieren kunnen dan aangeleverd worden aan de betreffende uitvoeringsinstanties. Op deze wijze hoeft een ondernemer slechts éénmaal de informatie in te voeren in de bronadministratie. Wel zal de verschillende invulling die uitvoeringsinstanties aan begrippen geven blijven bestaan. De ondernemer moet zelf ook op de hoogte zijn van de betreffende regelingen om de formulieren correct in te kunnen vullen. Een andere aanpak gaat uit van elementaire gegevens uit de bronadministratie. Uitgangspunt zijn hier niet de bestaande formulieren, maar stukjes informatie die nodig zijn voor de verschillende berichten. De ondernemer hoeft hierbij geen formulieren meer in te vullen, maar slechts de basisinformatie aan te leveren aan de uitvoeringsinstantie. Het rekenwerk wordt weggenomen en komt terecht bij de overheidsinstanties. Dit kan zijn bij een centrale instantie, dan wel bij verschillende uitvoeringsinstanties. Voor de ondernemer zal in elk geval slechts één contactpunt met de overheid blijven bestaan. Het gebruik van ICT herbergt een belangrijk gevaar in zich. Het kan voor de overheid verleidelijk worden om meer informatie te gaan vragen omdat het aanleveren van informatie eenvoudiger wordt. De ICT-toepassingen mogen daarom geen excuus zijn om niet kritisch te kijken naar de informatie die bedrijven aan de overheid moeten aanleveren. Aanpassingen in de bedrijven bij automatische verstrekking van loongegevens Veel ondernemers (85%) en intermediairs (92%) denken dat in de toekomst de loongegevens die aan de overheid moeten worden verstrekt automatisch vanuit de bronadministratie gegenereerd kunnen worden. Daarbij zou de tussenkomst van de ondernemer zelf dus niet meer nodig zijn. Het initiatief voor het onttrekken van de noodzakelijke informatie ligt dan bij de overheid. Wanneer dit mogelijk wordt, zal een bijna even groot deel van de ondernemers (84%) en intermediairs (88%) daar naar verwachting gebruik van gaan maken. Bij de onder- 21