Verordening en Huishoudelijk Reglement Adviesraad Sociaal Domein Lopik 2013

Transcriptie

1 Verordening en Huishoudelijk Reglement Adviesraad Sociaal Domein Lopik 2013 Inhoud Verordening Adviesraad Sociaal Domein gemeente Lopik Artikel 1 Begrippen... 2 Artikel 2 Doelstelling... 2 Artikel 3 Taken... 2 Artikel 4 Samenstelling Adviesraad Sociaal Domein... 3 Artikel 5 Aanwijzing en zittingsduur... 3 Artikel 6 Vervanging afwezigheid en ziekte... 4 Artikel 7 Werkwijze... 4 Artikel 8 Advisering... 5 Artikel 9 Bevoegdheden... 5 Artikel 10 Budget en faciliteiten... 6 Artikel 11 Overige bepalingen... 6 Artikel 12 Evaluatie... 7 Artikel 13 Onvoorziene gevallen... 7 Artikel 14 Citeertitel... 7 Artikel 15 Inwerkingtreding en intrekking... 7 Huishoudelijk Reglement van de Adviesraad Sociaal Domein Lopik Samenstelling Adviesraad Sociaal Domein (Art 4 en 5 verordening) Aanwijzing en zittingsduur Vervanging afwezigheid en ziekte Werkwijze Advisering Bevoegdheden Budget en faciliteiten

2 Verordening Adviesraad Sociaal Domein gemeente Lopik 2013 Onderwerp: Vaststelling Verordening Adviesraad Sociaal Domein gemeente Lopik 2013 De raad van de gemeente Lopik; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 3 september 2013; overwegende dat het wenselijk is de vorm van cliëntenparticipatie voor het sociale domein vast te leggen gelet op de artikelen 11 en 12 van de Wet maatschappelijke ondersteuning; besluit de navolgende verordening vast te stellen: Artikel 1 Begrippen 1. In deze verordening wordt verstaan onder: a. Sociaal domein: activiteiten en voorzieningen op het terrein van welzijn, zorg, sport, onderwijs, werk en inkomen; b. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lopik; c. Gemeenteraad: de gemeenteraad van de gemeente Lopik; d. Adviesraad Sociaal Domein: een groep die vanuit de belangen en ervaringen van de verschillende doelgroepen het college adviseert over de voorbereiding en uitvoering van het beleid op het sociaal domein; e. Overlegvergadering: het overleg met de verantwoordelijk wethouder Sociaal Domein; f. ASV: de Algemene Subsidieverordening Gemeente Lopik Voor zover niet anders is bepaald worden begrippen in deze verordening gebruikt in dezelfde betekenis als in bedoelde wetgeving binnen het sociale domein. Artikel 2 Doelstelling 1. Het doel van de Adviesraad Sociaal Domein is om de vorming en evaluatie van het gemeentelijk beleid ten aanzien van het sociale domein, in breedste zin, actief te volgen, het college hierin gevraagd en ongevraagd te adviseren en waar mogelijk te participeren in de voorbereiding hiertoe (co-productie). Dit kan zijn door het signaleren, inventariseren en bundelen van krachten rondom het sociale domein en door mee te denken op specifieke vraagstukken met betrekking tot beleid voor het sociale domein. Daarnaast adviseert de adviesraad over de uitvoering, de dienstverlening en de informatievoorziening. De adviesraad adviseert niet over, nog behartigt, individuele zaken. 2. Met de instelling van de Adviesraad Sociaal Domein als adviesorgaan van het college wordt beoogd een kwaliteitsverbetering te realiseren in cliëntenparticipatie op het sociale domein als geheel, met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen en het draagvlak bij de uitvoering te vergroten. Artikel 3 Taken 1. De Adviesraad Sociaal Domein heeft tot taak het college gevraagd en ongevraagd te adviseren over onderwerpen die de vorming en evaluatie van het gemeentelijk beleid ten aanzien van het sociale domein betreffen. Alle adviezen van de Adviesraad Sociaal Domein aan het college worden 2

3 ook onverkort ter kennisname aan de gemeenteraad verstrekt, doch niet eerder dan wanneer het betreffende stuk vanuit het college naar de raad wordt gestuurd. 2. De Adviesraad Sociaal Domein is alert op ontwikkelingen en knelpunten binnen het sociale domein en verzamelt op een actieve wijze zoveel mogelijk relevante informatie om de genoemde adviesfunctie zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. 3. In het kader van haar adviesfunctie onderhoudt de Adviesraad Sociaal Domein een relatie met diverse organisaties en doelgroepen. Artikel 4 Samenstelling Adviesraad Sociaal Domein 1. De Adviesraad Sociaal Domein bestaat uit minimaal vijf en ten hoogste dertien leden, inclusief de voorzitter. 2. De leden worden benoemd, geschorst en ontslagen door het college. 3. De voorzitter wordt in functie benoemd, geschorst en ontslagen door het college. 4. De benoeming vindt plaats op voordracht van de Adviesraad Sociaal Domein en na selectie middels een selectiecommissie bestaande uit twee leden van de Adviesraad Sociaal Domein en een ambtenaar van de gemeente Lopik. 5. Werving van nieuwe leden vindt plaats in samenwerking tussen de Adviesraad Sociaal Domein en de gemeente aan de hand van een vooraf vastgesteld profiel. 6. De Adviesraad Sociaal Domein dient zoveel mogelijk evenredig te zijn samengesteld uit de specialismen die het sociale domein vragen. 7. De samenstelling van de Adviesraad Sociaal Domein dient zoveel mogelijk verbinding te hebben met het gehele sociale domein, dient een afspiegeling te zijn van de Lopikse samenleving en er dient een specifieke relatie met de cliëntenraad van Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) te zijn. 8. Er wordt gestreefd naar een evenredige verdeling van afvaardiging van inwoners vanuit de diverse kernen van de gemeente Lopik. 9. Het lidmaatschap van de Adviesraad Sociaal Domein is onverenigbaar met het lidmaatschap van de gemeenteraad of van het college. 10. De Adviesraad Sociaal Domein heeft een dagelijks bestuur dat tenminste bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De secretaris en de penningmeester worden door de Adviesraad Sociaal Domein uit hun midden gekozen. 11. De Adviesraad Sociaal Domein stelt een huishoudelijk reglement vast waarin het praktisch functioneren wordt geregeld. Artikel 5 Aanwijzing en zittingsduur 1. Teneinde inwoners van de gemeente Lopik de gelegenheid te geven zich kandidaat te stellen voor de Adviesraad Sociaal Domein, worden oproepen hiertoe geplaatst in de voor de gemeente gebruikelijke informatiekanalen. Daarnaast kan een wervingsplan worden opgesteld dat gericht kandidaten benadert. Het moet voor elke inwoner mogelijk zijn om te solliciteren op een profiel. 3

4 2. De zittingsduur van de leden van de Adviesraad Sociaal Domein is vier jaar, welke periode maximaal één maal verlengd kan worden. 3. De Adviesraad Sociaal Domein draagt zorg voor een rooster van aftreden. Dit rooster is zodanig dat er voldoende basiskennis geborgd blijft om de continuïteit van het functioneren van de Adviesraad te waarborgen. 4. Een lid van de Adviesraad Sociaal Domein kan zijn lidmaatschap tussentijds, middels een schriftelijke kennisgeving aan, beëindigen met een opzegtermijn van twee maanden. 5. Bij tussentijds aftreden van een lid, draagt de Adviesraad Sociaal Domein aan het college conform artikel 4 lid 4 een nieuwe kandidaat voor. Wordt niet binnen drie maanden een kandidaat voorgedragen, dan voorziet het college, zonder voordracht, in de vacature. Tussentijdse vervanging geschiedt voor de resterende zittingstermijn. 6. Bij disfunctioneren van een van de leden kan de Adviesraad Sociaal Domein het vertrouwen in dit lid opzeggen. Er vindt vervolgens overleg plaats tussen het betreffende lid en het dagelijks bestuur van de Adviesraad Sociaal Domein. In vervolg hierop kan de Adviesraad Sociaal Domein het college alsnog verzoeken het betreffende lid te ontslaan, waarna lid 5 van dit artikel, van overeenkomstige toepassing is. Artikel 6 Vervanging afwezigheid en ziekte 1. Indien een lid wegens ziekte of om andere redenen zijn taken niet kan uitvoeren voor een periode langer dan een half jaar, kan de Adviesraad Sociaal Domein het college verzoeken om een plaatsvervanger te benoemen voor de duur van de afwezigheid met overname van alle rechten en plichten van het te vervangen lid. 2. Wanneer het lid na de ziekte opnieuw in staat is zijn taken te vervullen, zal hij binnen een overeen te stemmen termijn zijn plaats in de Adviesraad Sociaal Domein opnieuw innemen voor zover de betreffende zittingstermijn nog niet is verstreken. 3. Wanneer de afwezigheid wegens ziekte of om andere redenen langer dan twee jaar duurt, komt het lidmaatschap te vervallen en verkrijgt het plaatsvervangend lid het lidmaatschap van de Adviesraad Sociaal Domein tot het einde van de zittingstermijn van het te vervangen lid. Artikel 7 Werkwijze 1. De Adviesraad Sociaal Domein wordt door het college voorzien van alle informatie die nodig is voor zijn functioneren en wordt in een vroegtijdig stadium betrokken bij de ontwikkeling van nieuw beleid. 2. De Adviesraad Sociaal Domein komt minimaal vier maal per jaar en zoveel meer als hij besluit, voor overleg bij elkaar. De vergaderingen van de Adviesraad Sociaal Domein zijn als regel openbaar. De vergadering wordt achter gesloten deuren gehouden wanneer ten minste drie van de aanwezige leden daartoe verzoeken of wanneer de voorzitter dat nodig acht. 3. Ten minste twee maal per jaar vindt een overlegvergadering plaats met de portefeuillehouder van het sociale domein. Deze overlegvergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de Adviesraad Sociaal Domein. 4

5 4. De Adviesraad Sociaal Domein en de portefeuillehouder hebben het recht onderwerpen ter bespreking op de agenda van de overlegvergadering, zoals bedoeld in het voorgaande lid, te plaatsen. 5. Het college betrekt de Adviesraad Sociaal Domein in een zo vroeg mogelijk stadium bij de totstandkoming van beleid en regelingen betreffende het sociale domein. 6. De voorzitter van de Adviesraad Sociaal Domein en de contactambtenaar van de gemeente Lopik bereiden elke vergadering tenminste twee weken voor de vergadering voor door de inhoudelijke agenda met elkaar op te stellen en voor te bespreken. 7. Vergaderingen worden afgestemd op de raadscyclus en de doorlooptijd van stukken, zodat eventuele adviezen tijdig bij de raadsstukken gevoegd kunnen worden. 8. Toezending van stukken en documenten vanuit de gemeente Lopik aan de Adviesraad Sociaal Domein gebeurt bij voorkeur zoveel mogelijk digitaal. Artikel 8 Advisering 1. Het college kan onderwerpen zoals bedoeld in artikel 3 lid 1 middels een schriftelijke adviesaanvraag voorleggen aan de Adviesraad Sociaal Domein. In de aanvraag wordt expliciet vermeld over welke punten advies wordt gevraagd. 2. De Adviesraad Sociaal Domein brengt binnen vier weken na ontvangst van de adviesaanvraag schriftelijk advies uit aan het college, zie tevens artikel 3 lid 1. Dit advies uitbrengen kan met maximaal 2 weken worden uitgesteld. 3. Inzake stemming: a. het besluit omtrent de advisering wordt bij meerderheid van stemmen genomen; b. voor een geldige stemming is de aanwezigheid van tenminste de helft van het aantal leden vereist; c. bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter; d. minderheidsstandpunten kunnen apart worden vermeld in het uit te brengen advies; 4. Het college brengt binnen vier weken na ontvangst van een advies dan wel vragen van de Adviesraad Sociaal Domein schriftelijk reactie uit aan de Adviesraad Sociaal Domein. Deze termijn kan met maximaal 2 weken worden uitgesteld. Indien het college het advies van de Adviesraad Sociaal Domein niet overneemt, deelt het college dat schriftelijk en met redenen omkleed mee aan de Adviesraad Sociaal Domein. 5. In het geval van coproductie worden hierover afzonderlijke afspraken gemaakt (maatwerk). Artikel 9 Bevoegdheden 1. De Adviesraad Sociaal Domein kan overgaan tot het instellen van werkgroepen rond bepaalde onderwerpen. De bevindingen van de werkgroepen worden aan de Adviesraad Sociaal Domein voorgelegd. 5

6 2. Op verzoek van de Adviesraad Sociaal Domein kunnen (ervarings)deskundigen worden uitgenodigd om een vergadering bij te wonen met het oog op de behandeling van een bepaald onderwerp. 3. De leden van de Adviesraad Sociaal Domein kunnen altijd derden raadplegen over de aangelegenheden waarmee zij als lid van de Adviesraad Sociaal Domein te maken krijgen, waarbij rekening gehouden dient te worden met vertrouwelijkheid van zaken. 4. De Adviesraad Sociaal Domein kan als zij dit wenst een breed overleg organiseren met kerkelijke-, maatschappelijke- en patiënten/cliënten-groeperingen verbonden aan de gemeente Lopik. Artikel 10 Budget en faciliteiten 1.Voor het uitvoeren van de taken van de Adviesraad Sociaal Domein wordt in de gemeentelijke begroting een subsidieplafond voor het werkbudget opgenomen. Dit bedrag wordt jaarlijks door de gemeenteraad vastgesteld in de kadernota en de begroting van de gemeente Lopik. Jaarlijks moet deze subsidie uiterlijk 1 juni voor het jaar erop worden aangevraagd. Voor deze subsidie gelden de voorwaarden zoals vermeld in de ASV. Deze subsidie is bedoeld voor: a) het faciliteren van de adviesfunctie; b) de kosten van deskundigheidsbevordering; c) de kosten voor onderzoek en raadpleging; d) het inhuren van secretariële ondersteuning e/o verslaglegging; e) de bijeenkomsten ten behoeve van legitimatie; f) pr en communicatie. Dit bedrag is tevens inclusief de aanwezigheidsgelden voor het vergaderen van de leden welke door de penningmeester aan de leden wordt uitbetaald. 2. Over de besteding van het budget als bedoeld in het eerste lid onder a t/m f wordt jaarlijks door de Adviesraad Sociaal Domein voor 1 april verantwoording afgelegd in een financieel jaarverslag. In het jaarverslag wordt tevens aandacht besteed aan het functioneren van de Adviesraad Sociaal Domein. 3. Op verzoek van individuele leden kan afgezien worden van het uitbetalen van vergoedingen. 4. Indien vergaderingen op de maandag- of dinsdagavond plaatsvinden wordt een locatie in het gemeentehuis kosteloos ter beschikking gesteld. Artikel 11 Overige bepalingen 1. De leden van de Adviesraad Sociaal Domein zullen in de contacten met de gemeente Lopik voordelen noch nadelen ondervinden als gevolg van het lidmaatschap van de Adviesraad Sociaal Domein. 2. De Adviesraad Sociaal Domein behandelt geen klachten die op individuen betrekking hebben. 6

7 Artikel 12 Evaluatie Het college en de Adviesraad Sociaal Domein evalueren gezamenlijk eens per 4 jaar het functioneren van de Adviesraad Sociaal Domein en vaker indien de Adviesraad Sociaal Domein of het college tussentijdse evaluatie nodig achten. De evaluatie wordt ter kennisname gebracht van de gemeenteraad. Artikel 13 Onvoorziene gevallen In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, voorziet het college, na daartoe advies te hebben ingewonnen van de Adviesraad Sociaal Domein. Artikel 14 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als Verordening Adviesraad Sociaal Domein gemeente Lopik Artikel 15 Inwerkingtreding en intrekking 1. Deze verordening treedt in werking op 1 oktober 2013 onder gelijktijdige intrekking van de Verordening Wmo-raad Lopik van 26 januari Met inwerkingtreding van deze verordening vervalt de adviserende taak t.a.v. het betreffende ouderenbeleid door de Stichting SeniorenRaad Lopik SRL 3. De Verordening Cliëntenparticipatie Lopik 2010 vervalt zodra de Verordening cliëntenparticipatie WIL door het Algemeen Bestuur van de WIL is vastgesteld en in werking is getreden. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Lopik, gehouden op 1 oktober de griffier, de voorzitter, MW. MR. G.M.G. DOLDERS mw. mr. R.G. Westerlaken-Loos 7

8 Huishoudelijk Reglement van de Adviesraad Sociaal Domein Lopik Dit huishoudelijk reglement is een toevoeging aan de verordening Adviesraad Sociaal Domein Lopik (ex art 4.11 van deze verordening). De artikelen in dit reglement mogen niet strijdig zijn met de verordening Adviesraad Sociaal Domein Lopik. Onderwerpen die beschreven zijn in de verordening, zijn niet in het onderhavige huishoudelijk reglement opgenomen. Bij de onderwerpen wordt verwezen naar de artikelnummering in de verordening. Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld op 14 januari Samenstelling Adviesraad Sociaal Domein (Art 4 en 5 verordening) 1. Leden worden geworven op basis van hun ervaringskennis en het vermogen om over de problematiek die de adviesraad moet behandelen in dialoog met andere betrokkenen een mening te vormen. De raad vormt zoveel mogelijk een afspiegeling van de Lopikse bevolking. Specifieke opleidingseisen worden niet gesteld. 2. De adviesraad kiest een secretaris en een penningmeester uit haar midden, die samen met de voorzitter het dagelijks bestuur vormen met twee opgaven: een goede en legitieme voortgang van het adviesproces en een constructieve en correcte relatie met de gemeentelijke organisatie. 2. Aanwijzing en zittingsduur Het rooster van aftreden (art 5.3) en de overige gegevens van de leden van de adviesraad wordt beheerd door de secretaris van de adviesraad. 3. Vervanging afwezigheid en ziekte Zie verordening. 4. Werkwijze 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een goede relatie tussen gemeentelijke organisatie en adviesraad. 2. Dat betekent dat de adviesaanvraag vanuit de gemeente voldoende scherp moet worden geformuleerd (art 8.1) en dat adviesaanvragen voldoende tijdig worden ingediend bij de adviesraad (art7.5). In de praktijk van alle dag vereist dit actieve inzet van het dagelijks bestuur en de contactpersoon van de gemeente. Beide partijen hebben de verplichting om daarbij alert op te treden. 3. De adviesraad vergadert zo mogelijk één keer per maand, maar minimaal 8 keer per jaar. Eens per jaar wordt een vergaderschema opgesteld door de secretaris. De vergoeding per lid, per vergadering is 30,00. Bij afwezigheid wordt geen vergoeding uitgekeerd. De vergoeding in inclusief kantoorartikelen, kopieerwerk en kosten om de vergaderingen bij te wonen. Als er sprake is van declaraties dienen deze vooraf door het dagelijks bestuur te zijn geaccordeerd. 4. De voorbereiding van de vergaderingen wordt uitgevoerd door het dagelijks bestuur. De voorzitter overlegt daartoe met de contactambtenaar van de gemeente (7.4) en met secretaris en penningmeester. Het verslag van de vorige vergadering is daartoe op zijn laatst 10 dagen voor de volgende vergadering bij het dagelijks bestuur beschikbaar. 8

9 5. De agenda en de stukken worden digitaal, op zijn laatst 5 dagen voor de vergadering door de secretaris naar de leden gestuurd. Spoedeisende gevallen uitgezonderd. 6. Vergaderingen zijn in principe openbaar (7.2). Het eerste half uur van de vergadering wordt besteed aan vertrouwelijke kwesties. Het verslag van de vergaderingen is openbaar zodra dat is goedgekeurd door de vergadering van de adviesraad. 5. Advisering 1. De adviesraad brengt adviezen uit aan het College van Burgemeester en Wethouders en informeert zo nodig andere betrokken individuen en organisaties over de adviezen. 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor een zodanige verdeling van werkzaamheden en inzet van faciliteiten dat een inhoudelijk goed en legitiem verloop van het adviesproces mogelijk is. 3. De adviesraad hanteert als kwaliteitscriteria voor haar adviezen (art. 2): a. Het advies is van waarde voor de kwaliteit van het onderwerp ( goed art. 2.1), b. Bij het adviestraject wordt zoveel mogelijk relevante kennis en informatie van de Lopikse bevolking gebruikt ( legitiem art. 2.2). 4. Jaarlijks maakt de adviesraad een werkplan, waarin de belangrijkste adviesonderwerpen worden aangeduid en werkzaamheden worden afgestemd met de werkagenda van college en raad. Dit werkplan wordt voorbereid in samenwerking met de ambtelijke organisatie en ter kennisname voorgelegd aan Raad en College (art 7.7). 5. Het werkplan kan worden aangepast aan veranderingen in het beleid van de overheden en ontwikkelingen in de samenleving. Hierover worden College en Raad geïnformeerd. 6. Bevoegdheden 1. Bij ieder advies-onderwerp wordt een trekker aangewezen die in samenwerking met de leden van de adviesraad een beknopt stappenplan voor de advisering maakt. Dat stappenplan wordt besproken in een gezamenlijke vergadering en gesanctioneerd door het dagelijks bestuur. 2. De trekker heeft de bevoegdheden om een werkgroep in te stellen (art. 9.1), experts (art. 9.2) of derden (art. 9.3) te raadplegen of overleg te organiseren (art. 9.4). 7. Budget en faciliteiten 1. Voor de verkrijging van middelen wordt bij de gemeente een ASV-conforme begroting ingediend. Jaarlijks wordt financiële verantwoording afgelegd bij de subsidiegever. 2. In het laatste kwartaal wordt een werkplan ontwikkeld voor het komende jaar. Op basis van de toekenning daarvan wordt een werkbegroting gemaakt door het dagelijks bestuur, die rekening houdt met de inhoud van het werkplan, die consistent is met de adviesaanvragen, en op grond waarvan trekkers hun werkzaamheden kunnen financieren. 9