Algemeen. Nieuwe openstellingen. Verlening. EVF voorlichtingsdag. vragen en antwoorden. Ouddorp en Urk

Transcriptie

1 EVF voorlichtingsdag Omschrijving Vergaderdatum en tijd Vergaderplaats Aanwezig Afwezig Kopie aan vragen en antwoorden Ouddorp en Urk Algemeen is op dit moment hard bezig met het wegwerken van de achterstanden bij het beoordelen van de dossiers. We hebben hiervoor ook versterking gekregen. Daarnaast hebben we het uitvoeringsproces hier ook op aangepast. Of de aanvraag volledig is wordt nu beoordeeld gedurende de zogenaamde acceptatiefase. Wij hopen hiermee sneller op verzoek te kunnen beslissen. Nieuwe openstellingen 1. Is er al meer bekend met betrekking tot de openstellingen in 2013? Vooralsnog staan er geen nieuwe openstellingen op de agenda. Of er provinciale openstellingen zijn is afhankelijk van de uitputting van het beschikbare budget. 2. Is er een klankbordgroep voor vissers voor het nieuwe EVFprogramma? Voor het EFMZV zijn twee bijeenkomsten met belanghebbenden gehouden. Deze waren vooral beleidsmatig van insteek. Meer informatie over het nieuwe EVF is te vinden op: Verlening 3. Wie kent de subsidie toe, of het VIP? Bij de verlening is het zo dat het VIP de minister adviseert over de rangschikking, maar neemt het formele besluit namens de Minister. Pagina 1 van 7

2 4. De BTW gaat met 2% omhoog, gaat de subsidieverlening ook met 2% omhoog? Helaas kan het verleende bedrag niet worden verhoogd, maar de extra BTW wordt wel gesubsidieerd indien in uw aanvraag BTW subsidiabel is gesteld. Projectadministratie en accountantsverklaring 5. Welk format moet de accountantsverklaring hebben? De accountantsverklaring kan ons model volgen dat beschikbaar is via het DR loket. Het is belangrijk om de account ook het betalingsoverzicht te laten onderteken. Hiermee geeft de accountant aan dat er aansluiting is tussen de gemaakte projectkosten, het ingediende betalingsoverzicht en de facturen en betaalbewijzen. Link naar format: Mag de projectadministratie ook digitaal worden bijgehouden? Ja dat mag. Wij adviseren alleen wel om ook een papieren projectadministratie bij te houden. Dat is voor u ook makkelijker als er bijvoorbeeld een controle van de nvwa plaatsvindt. Dan kunt u gewoon de ordner(s) overhandigen zonder digitaal stukken te hoeven zoeken. 7. Dient de projectadministratie in het bezit te zijn van de jaarrekening van alle vaartuigen of is een accountantsverklaring voldoende? Hier is op dit moment nog eenduidig antwoord op te geven. Zodra hier duidelijkheid over is zal dit document worden bijgewerkt. Projectduur 8. Is de maximale projectduur van 3 jaar hard? Ja, deze is hard en staat ook zo in de RLS. De 3 jaar gaat in vanaf de startdatum van het project. Uitzondering hierbij is de regeling investering in aquacultuur, hierbij gaat de 3 jaar in vanaf de datum van subsidieverlening. Een extra aandachtspunt is dat de uiterlijke einddatum van een project 31 december 2015 moet zijn. Voor openstellingen vanaf 2012 kan dit betekenen dat een project geen 3 jaar meer kan duren, de einddatum 31 december 2015 is hard. 9. Is het mogelijk om de startdatum van het project naar achter te schuiven en zo te voorkomen dat de maximale projectduur wordt overschreden? Ja dit is in principe mogelijk. Het is wel belangrijk om te benadrukken dat wanneer de startdatum van het project naar achter wordt geschoven dit kan betekenen dat bepaalde reeds gemaakte kosten niet meer kunnen worden gesubsidieerd. Deze zijn dat voor de startdatum van het project gemaakt. Ook mag niet later dan 6 maanden na subsidieverlening gestart worden. Wijzigingen 10. Wachten op een beschikking kan tot gevolg hebben dat een project gedurende de looptijd moet worden stilgelegd. Wat is een redelijke termijn om een beschikking op een wijziging af te wachten alvorens de wijziging, op eigen risico, door te voeren? Pagina 2 van 7

3 Over het algemeen worden 90 à 95% van de ingediende wijzigingsverzoeken goedgekeurd. Afhankelijk van het type wijziging (bijv. verlengen projectduur) kan een adviseur of aanvrager vaak prima inschatten hoe risicovol het is om de wijziging in het project door te voeren, alvorens een beslissing van Dienst Regelingen te hebben ontvangen. Wanneer de wijziging de inhoud van het project raakt, adviseren wij om te wachten op een beslissing van DR. 11. Wat voor wijzigingen moeten bij gemeld worden? Dit is lastig aan te geven. Denk aan bijvoorbeeld een wijziging in het projectplan (activiteit A in plaats van B uitvoeren). Het kan namelijk zo zijn dat het VIP bij de beoordeling veel waarde heeft gehecht aan activiteit A. In een dergelijk geval kan het niet uitvoeren van die activiteit gevolgen hebben voor de beoordeling/waardering van het project. Alle wijzigingen op het projectplan en begroting moeten gemeld worden (denk aan start/einddatum, verschuiving kostenposten, en andere activiteiten). De doelstelling van het project mag niet wijzigen. 12. Kunnen de overwegingen van het VIP, ook in verband met het doorvoeren van wijzigingen, niet worden meegenomen in de verleningsbeschikking? Dit doen we reeds bij de afwijsbeschikkingen. We zullen overwegen dit bij de komende openstellingen ook in de goedkeuringsbeschikkingen op te nemen. Nu worden alle beschikkingen en daarmee ook de overwegingen van het VIP, telefonisch besproken voordat de beschikkingen worden verstuurd. 13. Moet het uitvoeren van meer activiteiten worden gemeld? Ook als deze passen binnen de bestaande projectbegroting? En wat als er minder activiteiten worden uitgevoerd? Dit soort wijzigingen kunnen van invloed zijn op de projectbegroting, de doelstelling van het project of zijn misschien niet subsidiabel. Het is daarom belangrijk wijzigingen in de uit te voeren activiteiten altijd bij Dienst Regelingen te melden. Voorschotten 14. Hoe vaak kun je een voorschot aanvragen (innovatie en collectieve acties in de visketen)? Er is geen limiet op het aantal voorschotten dat kan worden aangevraagd. Er is wel een limiet aan het bedrag dat aan voorschotten kan worden ontvangen, namelijk maximaal 80% van het verleende subsidiebedrag. Dit moeten wel gemaakte en betaalde kosten zijn. 15. Hoe werkt het nu precies met voorschotten op basis van liquiditeit en voorschotten op basis van gemaakte en betaalde kosten? Een voorschot op basis van gemaakte en betaalde kosten bedraagt maximaal 80% van het verleende subsidiebedrag. Een voorschot op basis van liquiditeit bedraagt maximaal 50% van het verleende subsidiebedrag. Dit is een voorschot op de kosten die u verwacht te maken in de komende 6 maanden. Het is daarom ook de bedoeling dat u na uiterlijk 6 maanden een voorschotverzoek indient op basis van gemaakte en betaalde kosten. Pagina 3 van 7

4 Als u eerst een voorschot op basis van liquiditeit aanvraagt, bijvoorbeeld 30% van het verleende bedrag, dan dient u uiterlijk binnen 6 maanden een voorschot op basis van gemaakte en betaalde kosten in. Als dit voorschot tenminste evenveel bedraagt als de reeds uitbetaalde 30% op basis van liquiditeit, dan kunt gedurende de looptijd van het project nog een voorschot op basis van liquiditeit indienen tot ten hoogste 20% van het verleende bedrag. Rekenvoorbeeld: Totale subsidiabele projectkosten Subsidiebedrag Dan kun je maximaal 80% voorschot krijgen: Van het subsidiebedrag kun je maximaal 50% op basis van liquiditeit krijgen: Stel je vraagt die 50% op basis van liquiditeit, dan kun je daarna nog maximaal voorschot krijgen, maar dan wel op basis van gemaakte en betaalde kosten. 16. Is de termijn van 6 maanden om een voorschot op basis van gemaakte en betaalde kosten in te dienen na het voorschot op basis liquiditeit hard? Deze termijn is niet juridisch vastgelegd, maar het is een manier om de voortgang van het project te monitoren. Aangezien het hier om een vooruitbetaling gaat is het redelijk dat de kosten ook werkelijk binnen korte tijd worden gemaakt. Op basis van ingediende betaalde en gemaakte kosten kan beoordelen of de investeringen daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Wij zullen daarom aandringen op deze termijn. Loonkosten, eigen arbeid en kosten derden 17. Bij de berekening van de loonkosten zijn er veel meer sociale lasten etc die niet in de toegelichte formule zitten, maar die wel loonkosten zijn. Hoe moeten we hiermee omgaan? De huidige formule staat al sinds 2007 in de Regeling LNV Subsidies staat en voor huidige openstellingen moeten wij hiervan gebruik maken om de loonkosten te berekenen. Wij zullen deze terechte en waardevolle opmerking overigens wel meenemen naar de opdrachtgever. 18. Wat voor kosten zijn de uren gemaakt door de vrouw of kinderen van de aanvrager in het project? Zij leveren zeker een waardevolle bijdrage aan het project, maar het zijn geen echte kosten (er vindt geen betaling plaats) en daarmee zijn deze kosten ook niet subsidiabel. 19. Hoe worden de tarieven in de tabel overheidstarieven en overhead berekend? Hoe deze tarieven worden berekend doet feitelijk niet ter zake, het zijn maxima. Wat door wordt gesubsidieerd zijn de daadwerkelijk gemaakte kosten tot die maxima. Voor het berekenen van de loonkosten moet u altijd uitgaan van de werkelijke gemaakte kosten. Het is daarbij belangrijk om urenregistraties altijd af te tekenen. Pagina 4 van 7

5 20. Wat zijn de maxima van de loonkosten? De maxima van de loonkosten zijn aangegeven in het subsidieberekeningsformulier dat als bijlage bij de goedkeuringsbeschikking wordt verstuurd. Vanaf de tweede openstelling van 2012 zijn deze maxima lager. Zie voor meer informatie: Kunnen loonkosten niet met vaste tarieven worden berekend? Misschien dat dit in de toekomst mogelijk zal zijn, net zoals bij eigen arbeid. Vooralsnog zijn we gehouden aan de formule zoals in de regelingstekst is toegelicht. 22. Hoe bereken je het loon van de deelloonvisser? Dit zijn in principe kosten derden die worden onderbouwd met een factuur. In deze factuur moet zijn aangegeven/gespecificeerd wat de testuren (zowel de uren als de aard van de werkzaamheden) van de deelloonvisser zijn. Het is daarmee een vergoeding voor het testen. De deelloonvisser stuurt de factuur naar de hoofd- of medeaanvrager. De hoofd- of medeaanvrager betaalt deze factuur. Na indienen van het factuur en betaalbewijs bij DR kunnen wij deze subsidiëren. Het tarief van de deelloonvisser moet realistisch zijn. Net zoals bij eigen arbeid is een tarief van 35 per uur acceptabel. 23. Niet iedereen (bijv deelloonvisser die niet is ingeschreven bij de KvK) mag zomaar facturen versturen, kan een deelloonvisser dan worden betaald op basis van een urenstaat? Een ZZPer is inderdaad geen probleem aangezien die is ingeschreven bij de KvK en gewoon een factuur kan versturen. Hoe dit in andere gevallen zit (dus zonder KvK inschrijving) zullen we uitzoeken. Zodra hier duidelijkheid over is zal dit document worden bijgewerkt. Kosten investeringen 24. Hoe bepaal je de restwaarde van een prototype? Het bepalen van de restwaarde is lastig. Wanneer standaard investeringen worden aangeschaft, die ook worden gebruikt na afronding van het project, is er sprake van restwaarde en houden wij ook rekening met afschrijftermijnen. Bij investeringen die een echte innovatie vormen, een prototype zijn of waar aan het oorspronkelijk gekochte object veel aanpassingen worden gedaan, houden wij geen rekening met restwaarde. In de toekomst willen we beter bij de goedkeuringsbeschikking (in het subsidieberekeningsformulier) aangeven of er sprake is van restwaarde bij een investering. Daarnaast zijn we aan het onderzoeken of het mogelijk is de restwaarde door een taxateur te laten bepalen. 25. Wat voor soort kosten zijn testvaarten als het schip van een schipper is en dus niet van de hoofd- of medeaanvrager? Dit zijn dan kosten derden. Dit is dan inclusief de loonkosten van het personeel van het schip dat wordt ingehuurd. De onderbouwing van de kosten dient te worden gedaan door middel van een offerte en factuur. Pagina 5 van 7

6 Als er sprake is van een coöperatieve vereniging dat zijn de kosten van het personeel (die dus in de loonadministratie voorkomen) loonkosten. 26. Wat kan tot scheepkosten worden gerekend? Alle kosten die te maken hebben met het in de vaart houden van een schip. Denk hierbij aan olie, verzekering, proviand, onderhoud etc. Als het om een schip van een (mede)aanvrager gaat, dan zijn de opvarenden loonkosten. 27. Rekenen jullie voor roerende goederen een restwaarde? Roerende goederen hebben na afloop van het project (duur is meestal 3 jaar) een restwaarde. Vaak hanteren wij een afschrijvingstermijn van 3 of 6 jaar. Controles: administratief en ter plaatse 28. Hoe beoordelen jullie het tussenverslag en voorschotverzoeken? Deze vraag vloeit voort uit onze werkwijze met betrekking tot het berekenen van de loonkosten. Hierbij waren er veel onduidelijkheden. Er is nu een nieuwe methodiek en deze is uitgelegd tijdens de presentatie. Voorheen werd bij het berekenen van het voorschotbedrag uitgegaan van de informatie die door de aanvrager werd aangeleverd ten aanzien van bijvoorbeeld loonkosten. Nu moet ook bij voorschotten het uurtarief worden onderbouwd door middel van een cumulatieve loonkostenstaat. Om kosten subsidiabel te stellen bij een voorschotverzoek (gemaakte en betaalde kosten) moet worden aangetoond wat de daadwerkelijk gemaakte kosten zijn. Op basis van het tussenverslag monitort de voortgang van uw project. Loopt uw project op schema en voldoet u aan de publicatievoorwaarden? Het is daarom belangrijk om in uw tussenverslag per activiteit te vermelden wat de voortgang is en wat eventueel de oorzaak is van een aangepaste planning. Ook dient u eventuele publicaties over uw project als bijlage mee te sturen. 29. Worden nvwa-controles select of A-select uitgevoerd? De controles zijn zowel select als A-select. Het kan zijn op basis van een steekproef of op aangeven van een medewerker in verband met de voortgang van het betreffende project. Deze nvwa controles staan overigens los van de controles die door de Auditdienst Rijk (ADR) worden uitgevoerd. Die controles zijn op basis van een steekproef. 30. Waarom ontvangen wij geen rapport na bezoek van de ADR of de NVWA? Wij zullen bij de ADR en de nvwa vragen of we dergelijke rapporten verstrekt kunnen worden. Wij nemen aan dat de nvwa deze rapporten bespreekt met en verstrekt aan de betreffende aanvrager. Wij zullen dit bij de nvwa aangeven en bespreken wat hier aan kan worden gedaan. Nog ter verduidelijking: de nvwa constateert, maar DR beslist of er iets met die constatering moet worden gedaan. Pagina 6 van 7

7 Instandhoudingsplicht 31. Wat is de instandhoudingsplicht? De instandhoudingsplicht voor investeringen houdt in dat u de investering 5 jaar na afloop van het project in stand moet houden. Wanneer een innovatie investering echter mislukt of niet naar behoren werkt, dan hoeft u deze niet conform de subsidieverlening in stand te houden. Geef dan wel aan Dienst Regelingen door wat u met de innovatie investering gaat doen, denk hierbij aan bijvoorbeeld de innovatie verder ontwikkelen. Gewone of standaardinvesteringen binnen de innovatie moeten wel in stand worden gehouden. Bij een innovatie of collectieve actie geldt in principe instandhoudingsplicht voor de kennis. Als u een standaard of innovatie investering gedurende de periode van instandhouding toch wilt vervangen of veranderen, doe dit dan in overleg met. 32. Stel ik doe een investering, jullie hanteren over het algemeen 6 jaar als afschrijvingstermijn. Als het project 3 jaar duurt en ik moet nog 5 jaar in stand houden, dan kom ik 2 jaar tekort? Nee zo zit het niet. Wij subsidiëren de afschrijving gedurende de looptijd van het project, dan is maximaal 3 jaar. Gedurende die 5 jaar van instandhouding worden de afschrijvingen niet vergoed, het project is immers afgerond en u moet de investering inderdaad gedurende die periode in stand houden. Pagina 7 van 7