Verordening regelende de instelling, samenstelling, taken en bevoegdheden van een Auditcommissie

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Dordrecht. Nr. CVDR12081_3 31 mei 2016 Verordening regelende de instelling, samenstelling, taken en bevoegdheden van een Auditcommissie De RAAD van de gemeente Dordrecht; gezien het voorstel van het Presidium, vaststellen verordening op de Auditcommissie Gemeente Dordrecht d.d. 12 mei 2009, Nr ; gehoord de behandeling in de Adviescommissie d.d. 2 juni 2009; gelet op artikel 82 van de Gemeentewet; b e s l u i t : vast te stellen de verordening regelende de instelling, samenstelling, taken en bevoegdheden van een Auditcommissie luidende (Verordening op de auditcommissie gemeente Dordrecht) Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen 1. Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad, genaamd Auditcommissie, met een brede samenstelling 2. In deze verordening wordt verstaan onder: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. de commissie: de raad: de adviescommissie: burgerraadslid: fractie: de raadsperiode: het college: de accountant: de voorzitter: de secretaris: externe voorzitter: de auditcommissie; de gemeenteraad; de commissie als bedoeld in de Verordening regelende de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de vaste adviescommissie van de raad; een lid van een in de raad vertegenwoordigde politieke groepering die staat op de kandidatenlijst voor de voorafgaande verkiezingen van de raad, die geen raadslid is en die tot lid van de adviescommissie is benoemd; een fractie als bedoeld in het Reglement van Orde van de raad van de gemeente Dordrecht; de zittingsperiode van de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders; de in de Verordening op de accountantscontrole gemeente Dordrecht 2003 bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; de voorzitter van de commissie; de secretaris van de commissie. de door de raad benoemde voorzitter als bedoeld in artikel 5 lid 1 aanhef, die geen lid van de gemeenteraad is. Artikel 2: Doel 1. De commissie heeft als doel de raad te adviseren over alle financiële en bedrijfsvoeringaspecten, in het bijzonder over de gang van zaken rond gemeentebeleid en de financiële aspecten die ermee samenhangen (Planning en Control-cyclus). 2. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college. 3. De commissie is in de eerste plaats adviseur van de raad, met tevens een adviesrol naar het college als het gaat om de informatievoorziening en meer specifiek de verantwoording. 4. De commissie houdt zich in het bijzonder bezig met de wijze waarop de raad en de adviescommissie sturing geven en in relatie daarmee met de verantwoording door het college van haar activiteiten en prestaties. 5. De commissie bepaalt per raadsperiode vanuit welke rolopvatting wordt geacteerd, legt dat schriftelijk vast en communiceert daarover met de raad. 6. De commissie stelt zich tot doel om de opgedane kennis en inzichten persoonsonafhankelijk en overdraagbaar te maken voor het einde van iedere raadsperiode. Artikel 3: Taken en bevoegdheden 1. De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. 2. Per raadsperiode benoemt de commissie onderwerpen, die worden opgenomen in het werkprogramma van de commissie. Op basis van het werkprogramma wordt jaarlijks het jaarprogramma gemaakt met speerpunten. Met de raad/adviescommissie wordt overleg gevoerd over de onderwerpen en speerpunten van het werkprogramma en jaarprogramma en de daarbij bepaalde prioriteiten. 1

2 3. De commissie is een aanspreekpunt voor de rekenkamer. De commissie bevordert de afstemming van de onderzoeken van de rekenkamer, het college, de accountant, het onderzoekcentrum Drechtsteden en alle andere relevante onderzoeken. 4. De commissie adviseert de raad over het College onderzoeksprogramma ex artikel 213a Gemeentewet en binnen de doelstelling in lid 1, over de kwaliteit van rapportages aan de raad en de daarbij behorende eventuele verbetermogelijkheden. 5. De commissie is belast met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande: a. de aanwijzing alsmede zonodig het beëindigen van de relatie met de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet; b. het vaststellen van de rekening en het jaarverslag; c. het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder 5a bedoelde accountant en over verslagen van periodieke onderzoeken van het college; d. het bepalen van een standpunt over onderzoeksverslagen van de gemeentelijke rekenkamer; e. het bepalen van een standpunt over door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteringsacties en de voortgang daarvan; f. het benoemen van het lid of de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 81 a van de Gemeentewet. 6. De commissie is bevoegd aan de raad over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen, voorstellen uit te brengen en te voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten. 7. In het kader van de uitoefening van taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te beraadslagen met het college, de ambtelijke organisatie, de gemeentelijke rekenkamer en de accountant. 8. De commissie geeft een bindend advies aan het presidium om een extern deskundige op te dragen de commissie van advies te dienen. 9. de commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand. Artikel 4: Accountant en Accountantscontrole 1. De commissie vertegenwoordigt de raad in zijn verantwoordelijkheid betreffende de accountantscontrole. 2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen: a. voorbereiden van en adviseren over het controleprotocol; b. het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole; c. een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde programma s, thema s of paragrafen. d. en overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles; e. het periodiek evalueren van de werkzaamheden van de accountant; f. het voorbereiden van de selectie van de accountant, de gunning en de opdrachtverstrekking; g. een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant en andere onderzoekers; h. het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken. 3. De commissie verzoekt jaarlijks aan de accountant en aan het college, aan haar opgave te verstrekken van alle door hem/haar uitgevoerde onderzoeken voor/ten behoeve van de gemeente Dordrecht of samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente Dordrecht deel uitmaakt. Artikel 5: Samenstelling en benoeming 1. De raad benoemt de leden van de commissie en de voorzitter. De voorzitter is geen lid van de commissie. a. De commissie bestaat uit raadsleden en/of burgerraadsleden. b. Per fractie kan één raadslid of burgerraadslid benoemd worden in de commissie. c. Per fractie kan tevens een plaatsvervangend lid worden benoemd. d. De voorzitter wordt voorgedragen door het Presidium. e. De commissie wijst uit haar midden een of meer plaatsvervangende voorzitters aan. 3. onverminderd het bepaalde in de aanhef van het eerste lid kan de raad daarnaast een externe voorzitter benoemen die namens de voorzitter de vergaderingen leidt. De externe voorzitter heeft alle bevoegdheden van de voorzitter. 4. de benoeming van een externe voorzitter als bedoeld in het vorige lid ontslaat de voorzitter als bedoeld in de aanhef van het eerste lid van dit artikel niet van zijn verantwoordelijkheid als voorzitter. 2

3 5. Waar in deze verordening de voorzitter staat, wordt daarmee tevens bedoeld de externe voorzitter. 6. De voorzitter kan als dit nodig is of wenselijk wordt geacht, namens de commissie, leden van het college, ambtenaren en vertegenwoordigers van de externe accountant of de rekenkamer vragen bij een vergadering van de auditcommissie aanwezig te zijn. 7. De raad kan besluiten in afwijking van hetgeen bepaald in de voorgaande leden twee voorzitters te benoemen (duo-voorzitterschap). De voorzitters leiden in dat geval beurtelings de vergaderingen. In vergaderingen waarin benoemde voorzitters niet de voorzittersrol vervullen, nemen zij als lid deel. Over de taken en de verantwoordelijkheden zoals genoemd in artikel 7, lid 2, 3 en 4 maken de voorzitters onderling nadere afspraken. Deze afspraken worden gedeeld met de leden van de auditcommissie. Artikel 6: Zittingsduur 1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de raadsperiode, bij ontslag als lid van de raad of als ontslag als burgerraadslid, of door een met redenen omkleed besluit van de raad. 2. Op verzoek van de fractie kan haar vertegenwoordiger in de commissie worden vervangen. De raad verleent het zittende lid ontslag en benoemt het nieuwe commissielid. 3. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Artikel 7: 1. De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie. 2. Onder de in het eerste lid bedoelde zorg wordt in ieder geval begrepen: a. het voorbereiden van de agenda; b. het tijdig en periodiek bijeenbrengen van de commissie; c. het leiden van de vergaderingen; d. het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie; e. het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissie aangelegenheden. 3. De voorzitter wordt bij de in het tweede lid genoemde werkzaamheden ondersteund door de secretaris van de commissie; 4. De voorzitter vertegenwoordigt de commissie in de adviescommissie en de raad ter toelichting op het werk en de adviezen van de commissie, alsmede extern 5. De griffier wijst uit de medewerkers van de griffie een secretaris/adviseur en een plaatsvervanger aan. Artikel 8: Vergaderingen en verslaglegging 1. De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen, doch tenminste zes maal per jaar. 2. De voorzitter belegt de vergaderingen. 3. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zoveel mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden. 4. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie en ter beschikking gesteld van de raad, het college en de directie. 5. Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen of gedeelten daarvan, ligt voor de raadsleden vertrouwelijk ter inzage bij de griffier. 6. Burgerraadsleden ontvangen voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie een vergoeding die gelijk is aan de het presentiegeld zoals vermeld in het Rechtspositiebesluit raadsen commissieleden. 7. Jaarlijks voor 1 april brengt de commissie schriftelijk samenvattend verslag uit aan de gemeenteraad van haar werkzaamheden en de gerealiseerde doelstellingen in het voorafgaande jaar. Artikel 9: Besluitvorming 1. Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. 2. De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 3. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen. 4. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan wordt er een verdeeld advies uitgebracht, waarin beide standpunten zijn terug te vinden. 3

4 Artikel 10: openbaarheid en geheimhouding De commissie vergadert in het openbaar; in bepaalde gevallen kan geheimhouding worden opgelegd. De artikelen 23, 82 en 86 van de Gemeentewet zijn op de commissie van overeenkomstige toepassing (zie toelichting), met dien verstande dat voor de raad wordt gelezen de commissie. Stukken waarvoor geheimhouding is opgelegd, liggen voor raadsleden met inachtneming van die geheimhouding, ter inzage bij de griffier. Artikel 11: Informeren en adviseren van de raad 1. De commissie informeert en adviseert de raad via de adviescommissie. 2. De commissie streeft naar consensus bij het uitbrengen van haar adviezen aan de raad. 3. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de adviescommissie. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan. Artikel 12: Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als de Verordening op de Auditcommissie gemeente Dordrecht en treedt in werking met ingang van 1 juli Aldus besloten door de gemeenteraad in zijn openbare vergadering van 16 juni De griffier De voorzitter 4

5 Bijlage bij toelichting In de onderstaande artikelen uit de Gemeentewet 2009 vindt u een toelichting op het begrip openbaarheid met betrekking tot de wijze van vergaderen en het beschikbaar stellen van stukken. Artikelen 23, 82 en 86 van de Gemeentewet luiden anno 2009 als volgt: Artikel De vergadering van de raad wordt in het openbaar gehouden. 2. De deuren worden gesloten, wanneer tenminste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. 3. De raad beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. 4. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad anders beslist. 5. De raad maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar. De raad laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 25 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. Artikel De raad kan raadscommissies instellen die besluitvorming van de raad kunnen voorbereiden en met het college of de burgemeester kunnen overleggen. Hij regelt daarbij de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop de leden van de raad inzage hebben in stukken waaromtrent door een raadscommissie geheimhouding is opgelegd. Deze inzage kan slechts worden geweigerd voor zover zij in strijd is met het openbaar belang. 2. De burgemeester en de wethouders zijn geen lid van een raadscommissie. 3. Bij de samenstelling van een raadscommissie zorgt de raad, voor zover het de benoeming betreft van leden van de raad, voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen. 4. Een lid van de raad is voorzitter van een raadscommissie. 5. De artikelen 19, tweede lid, 21, tweede lid, 22 en 23 zijn van overeenkomstige toepassing op een vergadering van een raadscommissie, met dien verstande dat in artikel 19, tweede lid, voor «de burgemeester» wordt gelezen «de voorzitter van een raadscommissie», in artikel 21, tweede lid, voor «Een wethouder» wordt gelezen «De burgemeester of een wethouder» en in artikel 23, vijfde lid, voor «artikel 25» wordt gelezen «artikel 86». Artikel Een commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft. 2. Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van een commissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan een commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft. 3. Indien een commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft. Toelichting Inleiding De oprichting van een auditcommissie vindt zijn oorsprong in de motie Raad Aan Zet. Centrale doelstelling van de raad daarbij was, om via het voorbereidende en adviserende werk van de commissie, als raad beter in positie gebracht te worden om de hoofdtaken van de raad, te weten sturing en controle, beter te kunnen vervullen. De raad wil voor zichzelf en voor het college concreter en duidelijker zijn in zijn opdrachten en vervolgens beter in staat zijn om te beoordelen of aan de opdrachten in voldoende mate is voldaan. Verder kan de auditcommissie in belangrijke mate bijdragen aan verbeterde communicatie tussen de raad, de accountant, de rekenkamer, de afdeling financiën, operational auditors, onderzoek centrum Drechtsteden en overige onderzoekers. Kortom tussen de raad en zij die door middel van onderzoek, 5

6 analyse en rapportage de raad ondersteunen bij het vaststellen van (financiële) kaders en het uitoefenen van haar controlerende taak. In het bedrijfsleven is de instelling van een auditcommissie als onderdeel van de werkzaamheden van een Raad van Commissarissen bij grotere (beursgenoteerde) bedrijven gebruikelijk. Dergelijke commissies zien vooral toe op de kwaliteit van de financiële processen, de kwaliteit van de informatievoorziening, de kwaliteit van de werkzaamheden van de controlerende accountant en de afstemming van interne en externe financiële en bedrijfsvoeringonderzoeken. Analoog daaraan is intussen in verschillende gemeenten ervaring opgedaan met auditcommissies. Daar blijkt dat die een goede bijdrage aan communicatie, kwaliteitsbewaking en afstemming kunnen leveren. [toelichting bij wijziging ] Er is besloten dat de vergaderingen van de adviescommissie geleid kunnen worden door vaste externe voorzitters. Dit vanwege de wens dat de commissievergaderingen worden voorgezeten door neutrale, externe, vaste voorzitters die actief sturen op de kwaliteit van vergaderingen. Dit is ook bedoeld voor de auditcommissie zodat deze verordening ook aangepast dient te worden. Artikelsgewijs Artikel 1 Met brede samenstelling is bedoeld dat zowel de fracties in de raad als de vereiste kennis breed zijn vertegenwoordigd. De commissie bestaat uit tenminste 5 leden. Artikel 2 Wat de rolopvatting van de commissie betreft wordt er een groeimodel gehanteerd. In eerste instantie staan vier kernwoorden centraal: 1. Groeien voor wat betreft de inhoudswaarde uit de P&C-documenten 2. Leren voor wat betreft de ins en outs van overheidsfinanciën 3. Inhalen met betrekking tot het beoordelen en selecteren van indicatoren 4. Grip krijgen op de mogelijkheden om als raad te kunnen sturen aan de hand van beleidsindicatoren en de paragrafen uit de begroting De commissie stelt zicht tot doel om de opgedane kennis en inzichten persoonsonafhankelijk en overdraagbaar te maken voor het einde van de raadsperiode. De afzonderlijke commissieleden zijn daarin de ambassadeurs van het gedachtegoed richting de afzonderlijke fracties. Het groeimodel vraagt om periodieke evaluatie van de taken, werkzaamheden en de inhoud van de verordening. Artikel 3 De commissie focust in eerste aanleg op een tweetal onderwerpen: 1. Paragrafen uit de programmabegroting. 2. Indicatoren per thema van de begrotingsprogramma's. Naast deze twee kerntaken zijn er onderstaande terugkerende taken: Ÿ Het zijn van een aanspreekpunt voor de Rekenkamer Ÿ Het afstemmen van onderzoeken Rekenkamer/doelmatigheidsonderzoek Werkende weg breidt de commissie haar werkzaamheden uit tot het omschreven takenpakket. Bij artikel 8 is de rol van opdrachtgever neergelegd bij de presidium. In het reglement van Orde staat immers in artikel 3, lid 2 sub a, dat het presidium tot taak heeft procedurele zaken te coördineren en overige zaken te behartigen die het functioneren van de raad betreffen. Artikel 4 Artikel 5 Tijdens de raadsconferentie De raad aan zet en tijdens de bijeenkomsten van de Auditcommissie in oprichting is de wens geuit dat de voorzitter van de auditcommissie wordt voorgedragen door de grootste oppositiepartij. In haar vergadering van 2 juni heeft de adviescommissie aangegeven hier niet voor te kiezen, maar dat de raad vanuit zijn midden een voorzitter benoemd, op voordracht van het presidium. De voorzitter vertegenwoordigt in zijn rol in de eerste plaats niet de fractie maar de commissie hetgeen betekent dat de fractie een ander als lid in de commissie kan voordragen. Voor vergaderkosten, onderzoek en de eventuele inschakeling van externe deskundigen kent de raad jaarlijks een werkbudget toe. 6

7 Artikel 6 Artikel 7 De werkzaamheden van de commissie zijn er onder meer op gericht, de raad beter in positie te brengen haar kaderstellende en controlerende taak te vervullen. Deze rol vereist dat de commissie zich richt op (de kwaliteit van) het technische (sturings)instrumentarium en zich onthoudt van politiek debat. De (politieke) beoordeling van de inhoudelijke verantwoording is uiteraard voorbehouden aan de rad. Artikel 8 De planning van de bijeenkomsten van de commissie wordt afgestemd op het tijdig bespreken van de planning en controldocumenten ter voorbereiding op advisering aan de adviescommissie en raad. Artikel 9/11 De commissie streeft in principe naar consensus bij het uitbrengen van haar adviezen aan de raad. Is er echter geen unaniem advies, dan wordt het minderheidsadvies gemotiveerd toegelicht, naast het gemotiveerde meerderheidsstandpunt. Artikel 10 De commissie is een adviescommissie van en voor de raad en vergadert in beginsel openbaar. 7