OUTBOUNDS Tweede infodag: 9 mei WELCOME Het aftellen is begonnen..

Transcriptie

1

2 OUTBOUNDS Tweede infodag: 9 mei 2015 WELCOME Het aftellen is begonnen..

3 Agenda ONTHAAL / WELKOM INBOUNDS / ROTEX OUTBOUNDS presentatie over land van bestemming ALGEMENE INTRODUCTIE : allen GROEPSSESSIES Groep 1 : kringgesprek met outbounds, inbounds, Rotex Groep 2 : ouders/yeo s : prakt. + admin. Info VRAGENRONDJE BROODJESLUNCH

4 Agenda PRAKTISCHE INFORMATIE Abuse & harassment RYEDB ( Rotary Youth Exchange Data Base) Paspoort & Visum Kinderbijslag Reisticket Verzekering Bezoek aan outbound Reizen Bagage Vaccinaties Basic Rules Aperitief van de gouverneur : zondag 28 juni 2015

5 ABUSE AND HARASSMENT MISBRUIK EN INTIMIDATIE PREVENTION POLICY PREVENTIEBELEID

6 Abuse and Harassment ROTARY INTERNATIONAL DISTRICT 1630 zet zich in om de belangen van de jeugd die deelneemt aan de Rotary-jeugdprogramma s zo goed mogelijk te vrijwaren. Het welzijn en de veiligheid van de jongere is onze eerste prioriteit!

7 Abuse and Harassment STATEMENT OF CONDUCT FOR WORKING WITH YOUTH Rotary International District 1630 heeft gedragsregels voor alle vrijwilligers die meewerken aan de jeugdprogramma s. Plicht van elke vrijwilliger zich in te zetten voor het welzijn van de jongere, en fysiek, sexueel of emotioneel misbruik/intimidatie te voorkomen.

8 Abuse and Harassment Rotary International District 1630 heeft een zero-tolerantie tegenover sexueel misbruik en intimidatie!! Enkele begrippen: -vrijwilliger -jongere/student -sexueel misbruik -sexuele intimidatie

9 Abuse and Harassment Rotary International District 1630 heeft richtlijnen die elke vrijwilliger moet volgen wanneer een jongere in het kader van een Rotary-jeugdprogramma hem aanspreekt over een incident in deze materie. Alle vrijwilligers moeten in kennis gesteld worden van deze procedure! (welkomstweekend)

10 RYEDB.net RYEDB : Rotary Youth Exchange Data Base Volledig invullen : Telefoonnummers van ouders Foto Gegevens gastfamilies 2-maandelijkse rapportering tijdens het uitwisselingsjaar

11 PASPOORT - VISUM Belgisch reispaspoort : reispaspoort Geldigheid : Minstens 1 maand voor afreis Minstens 6 maanden na terugreis Aanvragen bij de gemeente Kan 6 weken in beslag nemen

12 PASPOORT - VISUM Visum Geldigheid 1 jaar Vereiste documenten (neem zelf vooraf contact met de Ambassade) : Geldig Reispaspoort Guarantee Form Kan 1 maand in beslag nemen Aanvragen bij ambassade van land van bestemming

13 PASPOORT - VISUM Voor zij die naar US en/of Canada gaan Lees vooraf goed de instructies op de site van USA vereiste documenten Begeleiding door Rotariër voor bezoek aan Amerikaanse Ambassade 2 datums (nog mee te delen) : Eind juni Begin juli Betalingsbewijs SEVIS bij hebben Aanmelden met ORIGINELE DS 2019 form + GF + paspoort Op tijd zijn!

14 PASPOORT - VISUM Voor zij die naar Argentinië gaan Studenten zijn eveneens verplicht om een Visum aan te vragen Documenten bij District in Argentinië zijn aangevraagd Niet tijdig of volledig : zonder Visum vertrekken (niet nodig als toerist < 3 m) Lokale Rotary zorgt voor legale verlenging van verblijf

15

16 KINDERBIJSLAG Ouders van outbound behouden recht op kinderbijslag Schoolattest moet aan kinderbijslagfonds overgemaakt worden Belangrijke documenten : Guarantee form FOD Sociale Zekerheid 52/2 Uitwisseling NR 52/2 Certificate of the teaching institute, P7int-B wordt door uw kinderbijslagfonds afgeleverd en moet in het land van bestemming in de school ingevuld worden. Dit document is te verkrijgen in het Nederlands, Frans, Engels of Spaans.

17 KINDERBIJSLAG Noordelijk halfrond : Student vertrekt in augustus : schooljaar begint bvb 1/09/15 eindigt begin juni/16 De school daar moet opgeven dat de inschrijving is voor en ook alle vakantieperiodes vermelden zoals bvb Thanksgiving, Kerst en Nieuwjaar, Springbreak, Easter en de periode van de grote vakantie (periode van einde van de lessen dat schooljaar en de start van de lessen het schooljaar ) Zuidelijk halfrond : Student vertrek in juli of augustus (hier loopt een schooljaar van februari tot eind nov) De school zal bevestigen dat de student ingeschreven is voor het schooljaar 2015 (vanaf aankomst) en ingeschreven blijft tot vertrek (juni/juli 2016) De school daar moet ook alle vakantieperiodes vermelden zoals bvb de periode van de grote vakantie (dec jan 2016), paasvakantie. Ook hier best laten invullen tot 31/08/16 zodat de kinderbijslag doorloopt in onze vakantiemaanden Indien alles correct is ingevuld, komt U niet voor een verrassing te staan over een jaar en wordt het kindergeld vlekkeloos doorbetaald in onze vakantiemaanden tot uw zoon/dochter opnieuw ingeschreven is in het hoger onderwijs.

18 P7int-B

19 REISTICKET Open retour / verplichting door Rotary Andere mogelijkheden : Ticket is altijd inwisselbaar, maar let op de kosten Jeugdtarief : soms technisch nog niet boekbaar / afhankelijk van maatschappij / fictieve retour en 1 x gratis wijziging Connections Hasselt, Fruitmarkt 11, 011/ (Ilse) Reisagentschap dient verzekerd te zijn tegen faillissementen (tip) Bestellen als bestemming gekend is + GF aangemeld of ontvangen Vertrek en terugkomst binnen geldigheidstermijn verzekeringspolis!! Afreisdatum vooraf afspreken met eerste gastgezin (gekend via GF) Reisschema steeds doormailen naar Chairman District Retourdatum per mail ook melden aan Chairman District 1630

20 Verzekering ACE EUROPE : Ella STEENBERGHS Björn CRAENEN Lisa SCHEPERS Robin SLECHTEN Camille JEURISSEN Alexi JANSEN Jinte OLAERTS Joren GYS Lara DUMORTIER Frédérique FELIS Jorien PEETERS CISI Bolduc Plan B : Lena DOOMS Maud ARTS Nele VANDERLEYDEN Joke NEVEN (reeds aangesloten) Joke SEVERIJNS Sema DOGDU

21 Verzekering ACE EUROPE : Verzekering wereldwijd tot max. 1 jaar : 1. Wereldwijd uitgezonderd USA en Canada : 400 (plus minus, taxen inbegrepen) 2. Naar USA en Canada : 800 (plus minus, taxen inbegrepen) Meer info en inschrijven online :

22 Verzekering CISI Bolduc plan B : Verzekering wereldwijd tot max. 1 jaar : 1. Wereldwijd uitgezonderd USA : 839 USD (= ) 2. Naar USA : 997 USD (= ) Meer info en inschrijven online :

23 Verzekering ACE EUROPE : Telefonische aangifte doen via telefoonnummer in Brussel : CISI Bolduc : Telefonische aangifte doen via telefoonnummer in USA :

24 Bezoek van de ouders Wordt niet aanbevolen Zeker geen bezoek van vrienden Sommige Districten verbieden bezoek Wanneer toch wordt toegelaten : Na afspraak met jeugdverantwoordelijke van gastdistrict (zie lokale regels) In overleg met gastouders Nooit tijdens schoolperiode. Niet langer dan 14 dagen. Meestal in de paasvakantie Vertrek nooit stiekem!!!

25 Reizen Deze reizen zijn verzekerd en vragen geen extra toelating van club/district/ouders indien ze georganiseerd zijn door : Scholen Gastgezinnen Rotary Rotex

26 Reizen Indien studenten op individuele basis wensen te reizen (Rotary is hier geen voorstander van), moeten volgende documenten voorgelegd worden : Schriftelijke toelating van natuurlijke ouders Schriftelijke toelating van gastouders Schriftelijke toelating van jeugdverantwoordelijke van gastclub en Chairman District Schriftelijke toelating van school

27 Bagage Gewicht afhankelijk van land van bestemming en maatschappij Visitekaartjes Wat is YEP, Rotary? (YEO, help uw student!) Paspoort, visum, vaccinatie (ambassade, tropisch instituut of via huisarts) Verzekeringsbewijs 4-tal Fanions (sponsorclub) adressen gastfamilies en Chairman Rapporten naar jeugdverantwoordelijke van sponsorclub (om de 3 maanden) Presentatie over België (15min) : foto s, PPT, DVD Blazer & badge, Belgische vlag (100x150cm), pins Geschenkjes voor gastgezinnen Hobby s : muziekinstrumenten, sportuitrusting Foto s : familie, vrienden, enz. Persoonlijke medicatie

28 Vaccinaties Via uw huisarts Via Instituut voor Tropische geneeskunde : Website : Doorklikken op Reisgeneeskunde Doorklikken op Zoek uw regio of land van bestemming op Adres Polikliniek: Kronenburgstraat 43/ Antwerpen Telefoonnummer : Mogelijk ook info op documenten van de school

29 Rotary basic rules 6 D s No drive No dates No drinks No drugs No disfiguration (laten zetten van piercings of tattoo s) No downloading of inappropriate material

30 Rotary basic rules 6 B s of W s Be first Wees eerst Be curious Wees nieuwsgierig Be on purpose Wees bewust Be grateful Wees dankbaar Be of service Wees gedienstig Be here now Wees hier nu

31 Aperitief v/d Gouverneur Tijdens deze bijeenkomst worden naamkaartjes, badge en Manual voor de outbound overhandigd. Afvaardiging van gouverneur komt outbounds toespreken en hen een Districtfanion overhandigen. Verplichte aanwezigheid met de ouders. Zondag 28 juni 2015 van u. Truck-Stop in Heusden - Zolder

32

33 Belangrijk!!!! Het is essentieel, een verplichting, dat alle documenten die de outbound uit het gastdistrict of gastclub ontvangt en waarvan de ouders en/of outbound en/of de sponsor YEO gevraagd worden deze te ondertekenen en terug te sturen ( local District Rules, Travel Rules enz..) om ook de District chair D1630 Nl mee in te kopiëren van de correspondentie met die documenten in bijlage.

34 YEP Comité D1630 NL Pierre Veys GSM : +32 (0) pveys@telenet.be Heidi Van der Auwera Tel: +32 (0) tandarts.heidi@belgacom.net Emi Helsen GSM : +32 (0) emi_helsen@telenet.be Henri Hendrickx GSM : +32 (0) henri.hendrickx@skynet.be Katrin Dieryck Tel : + 32(0) k.dieryck@telenet.be Marc Van Waelderen Tel : + 32(0) marcvanwaelderen@skynet.be Marleen Bergmans Tel : + 32(0) marleen.bergmans@skynet.be Mine Theuwis Tel : + 32(0) mine.theuwis@telenet.be Veerle Vande Kerkhof Tel : + 32(0) vandekerkhofveerle@gmail.com

35 De laatste loodjes Succes met de examens!!!! en dan de laatste rechte lijn!!!!

36 Q & A