ABBYY ScanTo Office. Versie 1.0 Gebruikersgids

Transcriptie

1 ABBYY ScanTo Office Versie 1.0 Gebruikersgids

2 Inhoudsopgave Wat is ABBYY ScanTo Office 1.0?... 3 ABBYY ScanTo Office 1.0 installeren... 4 Systeemvereisten...4 Het programma installeren...4 Stille installatie (alleen netwerkbeheerders)...5 ABBYY ScanTo Office 1.0 activeren en registreren... 6 Over activering van ABBYY ScanTo Office...6 Over activering... 6 ABBYY ScanTo Office 1.0 activeren...6 Privacybeleid voor activering... 7 Over registratie van ABBYY ScanTo Office...7 Privacybeleid van registratie... 7 Met het programma werken... 8 Documenten scannen en in Microsoft Word openen...8 Documenten scannen en in Microsoft Excel openen...9 Geconverteerde bestanden naar Microsoft Outlook sturen...10 Afbeeldingen vanuit Windows Verkenner converteren...10 Het programma uitvoeren via Start>Programma's...11 Programma-instellingen Afbeeldingen scannen en openen...13 Scaninstellingen Tips voor het instellen van helderheid Beeldresolutie Documenten met meerdere pagina's scannen Boeken scannen Conversie...15 Documenttalen Geconverteerde teksten opslaan en openen...15 De indeling van het oorspronkelijke document behouden Afbeeldingen behouden Geconverteerde tekst controleren Appendix Ondersteunde beeldindelingen...17 Ondersteunde opslagindelingen...17 Ondersteunde documenttalen...17 ABBYY-producten aanschaffen Over ABBYY...19 Technische ondersteuning

3 Wat is ABBYY ScanTo Office 1.0? ABBYY ScanTo Office is een gebruiksvriendelijk hulpprogramma voor scanconversie dat geïntegreerd kan worden met Windows Verkenner en de populairste Microsoft Office-toepassingen - Word, Excel en Outlook. Met één muisklik kunt u uw document scannen en converteren, en als een DOC- of XLS-bestand opslaan of bij een bericht voegen. U kunt papierdocumenten scannen en converteren, of reeds gescande beeldbestanden direct naar tekst of tabellen converteren. ABBYY's krachtige conversietechnologieën zullen ervoor zorgen dat u een elektronisch document krijgt dat er precies zo uitziet als uw papieren exemplaar. Met ABBYY ScanTo Office 1.0 kunt u het volgende doen: 1. Papierdocumenten scannen en in Microsoft Word of Excel openen voor bewerking; 2. Afbeeldingen van gescande documenten in Microsoft Word of Excel openen voor bewerking; 3. Papierdocumenten scannen en converteren en de uiteindelijke tekst bij een bericht voegen als een RTF-document of PDFbestand (alleen paginabeeld). 3

4 ABBYY ScanTo Office 1.0 installeren Systeemvereisten 1. Pc met Intel Pentium /Celeron /Xeon, AMD K6/Athlon /Duron of compatibele processor. Deze moet een kloksnelheid van 200 MHz of hoger hebben. 2. Microsoft Windows XP, Windows 2000, Windows NT 4.0 (SP6 of hoger), Windows Me/98 (corresponderende taalondersteuning voor gelokaliseerde interfaces vereist) MB RAM voor Windows XP/2000/NT 4.0 of 32 MB voor Windows Me/98. In multiprocessorsystemen is er 16 MB RAM meer vereist voor elke extra processor MB vasteschijfruimte voor normale programma-installatie en 70 MB voor programmawerking % TWAIN-compatibele scanner, digitale camera of faxmodem 6. SVGA-videokaart en monitor (minimale resolutie van 800 x 600 pixels). Het programma installeren Het setup-programma leidt u door het installatieproces. Het is raadzaam alle actieve Microsoft Office-toepassingen te sluiten voordat u ABBYY ScanTo Office 1.0 installeert. Zo installeert u ABBYY ScanTo Office 1.0: 1. Plaats de cd-rom ABBYY ScanTo Office 1.0 in de cd-rom-drive. Het setup-programma wordt automatisch gestart. 2. Volg de instructies van het setup-programma. Als het setup-programma niet automatisch gestart wordt: 1. Klik op Start en selecteer Instellingen>Configuratiescherm. 2. Dubbelklik op het pictogram Software. 3. Klik op Nieuwe programma's toevoegen en dan op de knop Cd-rom of diskette. 4. Volg de instructies van de wizard. Installatie-opties Het setup-programma vraagt u een van de twee installatie-opties te selecteren: Standaard (aanbevolen). Installeert alle programmaonderdelen, waaronder alle documenttalen en één interfacetaal (de taal die u tijdens de installatie geselecteerd heeft). Aangepast. Installeert alleen de componenten die u selecteert. N.B.: Extra onderdelen kunnen altijd later geïnstalleerd worden. Zo installeert u extra onderdelen nadat u ABBYY ScanTo Office 1.0 geïnstalleerd heeft: 1. Klik op Start en selecteer Instellingen>Configuratiescherm. 2. Dubbelklik op het pictogram Software. 3. Klik op Programma's wijzigen of verwijderen, selecteer ABBYY ScanTo Office 1.0 in de lijst met geïnstalleerde programma's, en klik dan op Wijzigen. 4. In het dialoogvenster Aangepaste Setup selecteert u de onderdelen die u wilt installeren en volgt u de instructies van het setup-programma. 4

5 Zo verwijdert u ABBYY ScanTo Office 1.0 van uw computer: 1. Klik op Start en selecteer Instellingen>Configuratiescherm. 2. Dubbelklik op het pictogram Software. 3. Klik op Programma's wijzigen of verwijderen, selecteer ABBYY ScanTo Office 1.0 in de lijst met geïnstalleerde programma's, en klik dan op Verwijderen. 4. Volg de instructies van de wizard. Stille installatie (alleen netwerkbeheerders) Stille installatie geeft geen enkel dialoogvenster van de wizard InstallShield weer. Het programma wordt vanaf de server in standaardconfiguratie geïnstalleerd. Wilt u een stille installatie uitvoeren, start dan het bestand setup.exe met de hieronder beschreven opdrachtregelopties. Vereiste opdrachtregelparameters en -opties: /qn (/qb) - opdrachtregelparameters die automatische installatie inschakelen (wijzig /qn naar /qb om de voortgangsbalk weer te geven). SERIALNUMBER - het serienummer van uw exemplaar van ABBYY ScanTo Office. /L<taal> - de interfacetaal. Gebruik de /L-opdrachtregeloptie om de GUI-taal te selecteren, bijvoorbeeld: /L1033. Beschikbare interfacetalen: 1031: Duits 1033: Engels 1034: Spaans 1036: Frans 1040: Italiaans 1043: Nederlands 1049: Russisch Extra opdrachtregelparameters: COMPANYNAME - de naam van uw bedrijf. INSTALLDIR - het pad naar de installatiedirectory. Als er geen extra opdrachtregelparameters gespecificeerd zijn, gebruikt het setup-programma de standaardwaarden. Voorbeeld: D:\setup.exe /qn /L1033 /v"serialnumber="ffff " COMPANYNAME="Mijn bedrijf" INSTALLDIR="C:\ABBYY ScanTo Office 1.0"" Deze set opdrachten betekent dat ABBYY ScanTo Office in stille modus geïnstalleerd wordt, dat er geen voortgangsbalk weergegeven wordt, dat het programma van de D-schijf naar de map C:\ABBYY ScanTo Office 1.0 geïnstalleerd wordt, dat het te gebruiken serienummer FFFF is en dat de GUI-taal Engels is. 5

6 ABBYY ScanTo Office 1.0 activeren en registreren Over activering van ABBYY ScanTo Office Belangrijk! Activering is alleen vereist als u ABBYY ScanTo Office 1.0 via het internet aangeschaft heeft. Een niet-geactiveerd exemplaar van het product wordt in proefmodus uitgevoerd. Over activering ABBYY maakt zich zorgen over softwarepiraterij en neemt maatregelen om haar intellectuele eigendomsrechten te beschermen. Softwarepiraterij is schadelijk voor zowel softwarefabrikanten als eindgebruikers. Wanneer gebruikers een legaal software-exemplaar aanschaffen, kunnen zij er zeker van zijn dat ze een hoogwaardig product verkrijgen zonder veranderingen en wijzigingen die door een derde partij geïntroduceerd zijn. Illegale producten zijn nooit veilig. ABBYY ScanTo Office maakt gebruik van een speciale beveiligingstechnologie om ABBYY-producten tegen illegale kopieën en distributie te beschermen. Deze technologie weert op effectieve wijze onbevoegd gebruik van ABBYY-producten door personen die geen licentieovereenkomst bij de eigenaar van het softwarecopyright getekend hebben. Als u met uw licentieovereenkomst uw exemplaar op slechts één pc kunt installeren, vormen alle extra installaties van hetzelfde exemplaar op andere pc s een breuk van de licentieovereenkomst, van de copyrightwetgeving van de Russische Federatie, en van de internationale copyrightwetgeving. De activeringstechnologie beheerst het aantal exemplaren en voorkomt de installatie van één gelicentieerd exemplaar op een onbeperkt aantal werkstations. Tegelijkertijd wordt het aantal installaties en activeringen op één en dezelfde pc op geen enkele manier beperkt. ABBYY ScanTo Office 1.0 activeren Activering vergt slechts weinig tijd en wordt uitgevoerd met behulp van een activeringswizard die in het programma ingebouwd is. De wizard Activering heeft een gebruiksvriendelijke interface en wordt gebruikt om de benodigde activeringsinformatie naar ABBYY te verzenden. Dezelfde wizard wordt gebruikt om de activeringscode in te voeren die u tijdens activering van ABBYY ontvangt. Activeringsinformatie wordt verzonden als een code (Installatie-ID), die gegenereerd wordt op basis van informatie over de computer waarop het programma geïnstalleerd wordt. Er wordt geen persoonlijke informatie over de gebruiker of computer gebruikt voor het genereren van de code, en de code kan niet gebruikt worden voor identificatie van de gebruiker. Beschikbare activeringsmethoden: Via het internet Activering wordt automatisch uitgevoerd en duurt slechts enkele seconden. Voor dit activeringstype is een internetverbinding vereist. Via De gebruiker moet een verzenden dat door het programma gegenereerd is en informatie bevat die voor activering vereist is. Wijzig de informatie in de tekst van het bericht en het veld Onderwerp niet, zodat u gegarandeerd bent van een snel antwoord van de mail-robot. Per telefoon of fax De gebruiker dient het dichtstbijzijnde ABBYY-kantoor of de dichtstbijzijnde ABBYY-partner te bellen en zijn installatie-id en serienummer aan de ABBYY-medewerker door te geven. In de meeste landen kan dit ook per fax gedaan worden. Het bericht met de vereiste informatie voor activering wordt automatisch gegenereerd. De gebruiker hoeft het slechts af te drukken en per fax naar het dichtstbijzijnde ABBYY-kantoor of de dichtstbijzijnde ABBYY-partner te sturen. Hij ontvangt vervolgens een activeringscode waarmee het programma geactiveerd kan worden. Bij activering via het internet wordt het hele proces automatisch uitgevoerd. Bij activering per telefoon, fax of dient de gebruiker de verkregen activeringscode in de toepasselijke velden van de Wizard Activering in te voeren. Is de activering voltooid, dan kan het programma zonder beperkingen op de huidige computer gebruikt worden. ABBYY ScanTo Office kan onbeperkt opnieuw op één en dezelfde computer geïnstalleerd worden, zonder dat het programma opnieuw geactiveerd moet worden. Als u echter belangrijke upgrades uitvoert, uw vaste schijf formatteert of het besturingssysteem opnieuw installeert, moet u het programma wellicht opnieuw activeren. 6

7 Privacybeleid voor activering U moet het programma misschien activeren om het volledig te laten functioneren. ABBYY vraagt u om uw product te activeren, zodat geverifieerd kan worden dat de installatie met een echt ABBYY-product voltooid is. Wanneer u uw product activeert, wordt er geen persoonlijke informatie naar ABBYY verzonden. Activering kan volledig anoniem zijn. Gedurende de activering maakt de wizard Activering van ABBYY ScanTo Office een unieke installatie-id die de configuratie van uw pc tijdens de activering weergeeft. De installatie-id bevat geen persoonlijke informatie, geen enkele informatie over eventuele software of gegevens die op uw pc voorkomen, of informatie over het specifieke type of model van uw pc. De installatie-id identificeert de pc alleen voor activering. Samen met de installatie-id stuurt de wizard de naam, het serienummer, versienummer en de interfacetaal van uw ABBYY ScanTo Office-exemplaar naar de ABBYY-activeringsserver. Deze informatie wordt alleen gebruikt voor het selecteren van de juiste taal en inhoud van het antwoordbericht om u te informeren over de resultaten van de activeringsprocedure, en zal niet voor andere doeleinden gebruikt worden. De wizard Activering van ABBYY ScanTo Office kan veranderingen in uw pc-configuratie bespeuren en toelaten. Kleinere upgrades vereisen geen reactivering. Als u uw pc volledig reviseert of uw besturingssysteem opnieuw installeert, moet u uw product misschien opnieuw activeren. Over registratie van ABBYY ScanTo Office Als geregistreerd gebruiker krijgt u: Gratis technische ondersteuning. Kortingen op toekomstige versies van ABBYY ScanTo Office. Actuele informatie over de nieuwste ABBYY ScanTo Office-producten en andere ABBYY-producten. Privacybeleid van registratie ABBYY garandeert dat uw persoonlijke gegevens zonder uw toestemming niet aan derden bekend gemaakt zullen worden. Deze gegevens kunnen door de ABBYY Group gebruikt worden om u op de hoogte te stellen van nieuwe releases, prijswijzigingen of speciale aanbiedingen, maar alleen als u toestemming heeft gegeven voor dergelijke kennisgevingen door de toepasselijke optie in het registratievenster te selecteren. 7

8 Met het programma werken ABBYY ScanTo Office 1.0 is volledig geïntegreerd met de volgende toepassingen van Microsoft Office 2000, XP en 2003: Microsoft Word, Microsoft Excel en Microsoft Outlook. ABBYY ScanTo Office 1.0 biedt verschillende scenario's voor snel scannen/openen: 1. Documenten scannen en in Microsoft Word openen. Documenten worden gescand (of afbeeldingen van gescande documenten worden geopend), geconverteerd en vervolgens in Microsoft Word geopend. 2. Documenten scannen en in Microsoft Excel openen. Documenten worden gescand (of afbeeldingen van gescande documenten worden geopend), geconverteerd en vervolgens in Microsoft Excel geopend. 3. Gescande en geconverteerde documenten bij s in Microsoft Outlook voegen. Documenten worden gescand (of afbeeldingen van gescande documenten worden geopend), geconverteerd, naar een bestand opgeslagen en bij een in Microsoft Outlook gevoegd. 4. Afbeeldingen vanuit Windows Verkenner converteren. Afbeeldingen van gescande documenten worden geopend, geconverteerd en vervolgens als een bestand opgeslagen of naar een externe toepassing geëxporteerd. 5. Het programma uitvoeren via Start>Programma's. Dit scenario combineert al het bovenstaande. U kunt extra instellingen voor scannen, converteren en exporteren maken. Zo kunt u het programma instellen om een document met meerdere pagina's of een boek te scannen, een tekst geschreven in verschillende talen te converteren, de oorspronkelijke opmaak van het gehele document te behouden of deze juist te verwijderen. Documenten scannen en in Microsoft Word openen Zo scant en converteert u een document vanuit Microsoft Word: 1. Klik de knop ScanTo Office op de werkbalk aan of selecteer ScanTo Office... in het menu Bestand. 2. In het dialoogvenster ABBYY ScanTo Office dat nu verschijnt, doet u het volgende: 3. Klik op Start. Selecteer Scannen. N.B.: U kunt een document met meerdere pagina's scannen door het vakje Ik ga een document met meerdere pagina's scannen te selecteren. Zorg ervoor dat de juiste documenttalen geselecteerd zijn. Klik op de knop Meer opties... om documenttalen te wijzigen en/of meer opties te selecteren. Specificeer waar u de uiteindelijke tekst wilt openen: Als een nieuw Microsoft Word-document openen of In huidig Microsoft Word-document invoegen. Belangrijk! Als u de uiteindelijke tekst in het huidige Word-document wilt openen, gaat de oorspronkelijke opmaak grotendeels verloren, met uitzondering van paragrafen en tabellen (alle instellingen die u op het tabblad Indeling behouden gemaakt heeft, worden genegeerd). 4. Het TWAIN-dialoogvenster van uw scanner wordt geopend. Controleer de scaninstellingen en klik op OK. 5. De uiteindelijke tekst wordt automatisch in Microsoft Word geopend. Zo opent en converteert u een afbeelding van een reeds gescand document: 1. Klik de knop ScanTo Office op de werkbalk aan of selecteer ScanTo Office... in het menu Bestand. 2. In het dialoogvenster ABBYY ScanTo Office doet u het volgende: Selecteer Beeldbestanden openen. 8

9 3. Klik op Start. Zorg ervoor dat de juiste documenttalen geselecteerd zijn. Klik op de knop Meer opties... om documenttalen te wijzigen en/of meer opties te selecteren. Specificeer waar u de uiteindelijke tekst wilt openen: Als een nieuw Microsoft Word-document openen of In huidig Microsoft Word-document invoegen. Belangrijk! Als u de uiteindelijke tekst in het huidige Word-document wilt openen, gaat de oorspronkelijke opmaak grotendeels verloren, met uitzondering van paragrafen en tabellen (alle instellingen die u op het tabblad Indeling behouden gemaakt heeft, worden genegeerd). 4. In het dialoogvenster Afbeelding openen dat nu verschijnt, selecteert u de bestanden die u wilt converteren en klikt u op OK. N.B.: Als de resolutie van de afbeelding niet optimaal is voor conversiedoeleinden, wordt het dialoogvenster Resolutie wijzigen geopend waarin u de beeldresolutie kunt aanpassen. 5. De uiteindelijke tekst wordt automatisch in Microsoft Word geopend. N.B.: U kunt de knop ScanTo Office op de Microsoft Word-werkbalk weergeven of verbergen: 1. Klik met de rechtermuisknop op de Microsoft Word-werkbalk. 2. Selecteer of deselecteer ABBYY ScanTo Office 1.0 in de lijst met beschikbare items. Documenten scannen en in Microsoft Excel openen Zo scant en converteert u een document vanuit Microsoft Excel: 1. Klik de knop ScanTo Office op de werkbalk aan of selecteer ScanTo Office... in het menu Bestand. 2. In het dialoogvenster ABBYY ScanTo Office dat nu verschijnt, doet u het volgende: 3. Klik op Start. Selecteer Scannen. N.B.: U kunt een document met meerdere pagina's scannen door het vakje Ik ga een document met meerdere pagina's scannen te selecteren. Zorg ervoor dat de juiste documenttalen geselecteerd zijn. Klik op de knop Meer opties... om documenttalen te wijzigen en/of meer opties te selecteren. 4. Het TWAIN-dialoogvenster van uw scanner wordt geopend. Controleer de scaninstellingen en klik op OK. 5. De uiteindelijke tekst wordt automatisch in Microsoft Excel geopend. Zo opent en converteert u een afbeelding van een reeds gescand document: 1. Klik de knop ScanTo Office op de werkbalk aan of selecteer ScanTo Office... in het menu Bestand. 2. In het dialoogvenster ABBYY ScanTo Office dat nu verschijnt, doet u het volgende: 3. Klik op Start. Selecteer Beeldbestanden openen. Zorg ervoor dat de juiste documenttalen geselecteerd zijn. Klik op de knop Meer opties... om documenttalen te wijzigen en/of meer opties te selecteren. 4. In het dialoogvenster Afbeelding openen dat nu verschijnt, selecteert u de bestanden die u wilt converteren en klikt u op OK. N.B.: Als de resolutie van de afbeelding niet optimaal is voor conversiedoeleinden, wordt het dialoogvenster Resolutie wijzigen geopend waarin u de beeldresolutie kunt aanpassen. 5. De uiteindelijke tabel wordt automatisch in Microsoft Excel geopend. N.B.: U kunt de knop ScanTo Office op de Microsoft Excel-werkbalk weergeven of verbergen: 1. Klik met de rechtermuisknop op de Microsoft Excel-werkbalk. 2. Selecteer of deselecteer ABBYY ScanTo Office 1.0 in de lijst met beschikbare items. 9

10 Geconverteerde bestanden naar Microsoft Outlook sturen Zo scant en converteert u een document vanuit Microsoft Outlook: 1. Klik de knop ScanTo Office op de werkbalk aan of selecteer ScanTo Office... in het menu Bestand. 2. In het dialoogvenster ABBYY ScanTo Office dat nu verschijnt, doet u het volgende: 3. Klik op Start. Selecteer Scannen. N.B.: U kunt een document met meerdere pagina's scannen door het vakje Ik ga een document met meerdere pagina's scannen te selecteren. Zorg ervoor dat de juiste documenttalen geselecteerd zijn. Klik op de knop Meer opties... om documenttalen te wijzigen en/of meer opties te selecteren. Selecteer een van de volgende opties: - Als documentbijlage bij verzenden (de uiteindelijke tekst wordt als een *.rtf-bestand opgeslagen en bij een nieuwe gevoegd); - Als afbeeldingsbijlage bij verzenden (de resulterende tekst wordt als een PDF-bestand (alleen paginabeeld) met meerdere pagina's opgeslagen en bij een nieuwe gevoegd). 4. Het TWAIN-dialoogvenster van uw scanner wordt geopend. Controleer de scaninstellingen en klik op OK. 5. Er wordt een nieuwe gemaakt in Microsoft Outlook en het door u gemaakte bestand wordt bij dit bericht gevoegd. Zo opent en converteert u een afbeelding van een reeds gescand document: 1. Klik de knop ScanTo Office op de werkbalk aan of selecteer ScanTo Office... in het menu Bestand. 2. In het dialoogvenster ABBYY ScanTo Office dat nu verschijnt, doet u het volgende: 3. Klik op Start. Selecteer Beeldbestanden openen. Zorg ervoor dat de juiste documenttalen geselecteerd zijn. Klik op de knop Meer opties... om documenttalen te wijzigen en/of meer opties te selecteren. Selecteer een van de volgende opties: - Als documentbijlage bij verzenden (de uiteindelijke tekst wordt als een *.rtf-bestand opgeslagen en bij een nieuwe gevoegd); - Als afbeeldingsbijlage bij verzenden (de resulterende tekst wordt als een PDF-bestand (alleen paginabeeld) met meerdere pagina's opgeslagen en bij een nieuwe gevoegd). 4. In het dialoogvenster Afbeelding openen dat nu verschijnt, selecteert u de bestanden die u wilt converteren en klikt u op OK. N.B.: Als de resolutie van de afbeelding niet optimaal is voor conversiedoeleinden, wordt het dialoogvenster Resolutie wijzigen geopend waarin u de beeldresolutie kunt aanpassen. 5. Er wordt een nieuwe gemaakt in Microsoft Outlook en het door u gemaakte bestand wordt bij dit bericht gevoegd. N.B.: U kunt de knop ScanTo Office op de Microsoft Outlook-werkbalk weergeven of verbergen: 1. Klik met de rechtermuisknop op de Microsoft Outlook-werkbalk. 2. Selecteer of deselecteer ABBYY ScanTo Office 1.0 in de lijst met beschikbare items. Afbeeldingen vanuit Windows Verkenner converteren Zo converteert u een beeldbestand: 1. Klik in Windows Verkenner met de rechtermuisknop op het bestand dat u wilt converteren. 2. In het snelmenu selecteert u ScanTo Office. 10

11 Belangrijk! Als de indeling van het geselecteerde bestand niet wordt ondersteund door ABBYY ScanTo Office 1.0, is de optie ScanTo Office niet beschikbaar. 3. Selecteer een van de beschikbare acties: In Microsoft Word openen om het bestand te converteren en de uiteindelijke tekst in Microsoft Word te openen In Microsoft Excel openen om het bestand te converteren en de uiteindelijke tekst in Microsoft Excel te openen Opslaan in bestand... om het bestand te converteren en naar uw vaste schijf op te slaan Als documentbijlage bij verzenden om het bestand te converteren, de uiteindelijke tekst als een *.rtf-bestand op te slaan en bij een nieuwe te voegen Als afbeeldingsbijlage bij verzenden om het bestand te converteren, de uiteindelijke tekst als een PDF-bestand (alleen paginabeeld) met meerdere pagina's op te slaan en bij een nieuwe te voegen Belangrijk! Wanneer u meerdere bestanden selecteert in Windows Verkenner: 1. Als de indeling van alle geselecteerde bestanden wordt ondersteund door ABBYY ScanTo Office 1.0, is de optie ScanTo Office beschikbaar in het snelmenu. De volgorde waarin de geconverteerde beeldbestanden naar de geselecteerde Microsoft Officetoepassing worden geëxporteerd, wordt bepaald door het besturingssysteem (de exportvolgorde zal ook de paginavolgorde in het uiteindelijke document bepalen). 2. Als de indeling van een van de geselecteerde bestanden niet wordt ondersteund door ABBYY ScanTo Office 1.0, is de optie ScanTo Office niet beschikbaar. N.B.: Standaard wordt de laatstgebruikte documenttaal als de primaire documenttaal gebruikt. Klik op de knop Meer opties... om documenttalen te wijzigen en/of meer opties te selecteren. Het programma uitvoeren via Start>Programma's Zo scant en converteert u een document: 1. Klik op Start en selecteer vervolgens Programma's>ABBYY ScanTo Office 1.0>Wizard ABBYY ScanTo Office In het dialoogvenster Wizard ABBYY ScanTo Office dat nu verschijnt, doet u het volgende: 3. Klik op Start. Selecteer Scannen. N.B.: U kunt een document met meerdere pagina's scannen door het vakje 'Ik ga een document met meerdere pagina's scannen' te selecteren. Zorg ervoor dat de juiste documenttalen geselecteerd zijn. Klik op de knop Meer opties... om documenttalen te wijzigen en/of meer opties te selecteren. Selecteer een van de beschikbare opties: - In Microsoft Word openen om het bestand te converteren en de uiteindelijke tekst in Microsoft Word te openen; - In Microsoft Excel openen om het bestand te converteren en de uiteindelijke tekst in Microsoft Excel te openen; - Opslaan in bestand om het bestand te converteren en het naar uw vaste schijf op te slaan; - Als documentbijlage bij verzenden om het bestand te converteren, de uiteindelijke tekst als een *.rtfbestand op te slaan en bij een nieuwe te voegen; - Als afbeeldingsbijlage bij verzenden om het bestand te converteren, de uiteindelijke tekst op te slaan als een PDF (alleen paginabeeld) met meerdere pagina's en bij een nieuwe te voegen. 4. Het TWAIN-dialoogvenster van uw scanner wordt geopend. Controleer de scaninstellingen en klik op OK. 5. De uiteindelijke tekst wordt automatisch naar de gewenste toepassing gestuurd. 11

12 Zo opent en converteert u een afbeelding van een reeds gescand document: 1. Klik op Start en selecteer vervolgens Programma's>ABBYY ScanTo Office 1.0>ABBYY ScanTo Office In het dialoogvenster ABBYY ScanTo Office dat nu verschijnt, doet u het volgende: 3. Klik op Start. Selecteer Beeldbestanden openen. Zorg ervoor dat de juiste documenttalen geselecteerd zijn. Klik op de knop Meer opties... om documenttalen te wijzigen en/of meer opties te selecteren. Selecteer een van de beschikbare opties: - In Microsoft Word openen om het bestand te converteren en de uiteindelijke tekst in Microsoft Word te openen; - In Microsoft Excel openen om het bestand te converteren en de uiteindelijke tekst in Microsoft Excel te openen; - Opslaan in bestand om het bestand te converteren en het naar uw vaste schijf op te slaan; - Als documentbijlage bij verzenden om het bestand te converteren, de uiteindelijke tekst als een *.rtfbestand op te slaan en bij een nieuwe te voegen; - Als afbeeldingsbijlage bij verzenden om het bestand te converteren, de uiteindelijke tekst op te slaan als een PDF (alleen paginabeeld) met meerdere pagina's en bij een nieuwe te voegen. 4. In het dialoogvenster Afbeelding openen dat nu verschijnt, selecteert u de bestanden die u wilt converteren en klikt u op OK. N.B.: Als de resolutie van de afbeelding niet optimaal is voor conversiedoeleinden, wordt het dialoogvenster Resolutie wijzigen geopend waarin u de beeldresolutie kunt aanpassen. 5. De uiteindelijke tekst wordt automatisch naar de gewenste toepassing gestuurd. 12

13 Programma-instellingen Afbeeldingen scannen en openen De conversiekwaliteit hangt zeer nauw samen met de kwaliteit van de gescande afbeelding. U kunt in ABBYY ScanTo Office 1.0 een papieren document scannen of een afbeelding openen van een reeds gescand document. Scannen ABBYY ScanTo Office 'praat' met scanners via de TWAIN-interface. Dit is de norm die in 1992 aanvaard werd voor de interactie tussen apparaten die beeldinvoer leveren aan computers (zoals scanners) en externe toepassingen. ABBYY ScanTo Office communiceert met uw scanner via het TWAIN-stuurprogramma van uw scanner. Dit betekent dat alle scaninstellingen worden gemaakt in het dialoogvenster van het TWAIN-stuurprogramma. In dit dialoogvenster wordt meestal de voorbeeldoptie geactiveerd. Met deze optie kunt u het scangebied en de helderheid nauwkeurig instellen. U kunt ook zien hoe veranderingen de voorbeeldafbeelding beïnvloeden. Belangrijk! Raadpleeg de documentatie bij de scanner om ervoor te zorgen dat deze goed aangesloten wordt. Vergeet niet een TWAINstuurprogramma en/of de scansoftware te installeren, nadat u de scanner op de computer heeft aangesloten. Beeldbestanden openen Als u geen scanner heeft, kunt u afbeeldingen van reeds gescande documenten toch openen en converteren. Zie de sectie Ondersteunde beeldindelingen voor een lijst met ondersteunde indelingen. Scaninstellingen De conversiekwaliteit is grotendeels afhankelijk van de kwaliteit van de afbeelding die door scannen verkregen is. De beeldkwaliteit kan verbeterd worden door scanparameters zoals scanmodus, resolutie en helderheid te wijzigen. De belangrijkste scanparameters zijn: Scanmodus - grijs (256 grijstinten). Scannen in grijswaardenmodus is het beste voor conversiedoeleinden. Als u uw afbeeldingen in grijswaardenmodus scant, wordt de helderheid automatisch aangepast. In zwart-wit kan het systeem sneller scannen, maar dit leidt tegelijk tot enig verlies van tekeninformatie. Dit kan een nadelig effect hebben op de conversiekwaliteit van documenten in een gemiddelde of lage afdrukkwaliteit. Als u kleurendocumenten met afbeeldingen, gekleurde tekst of gekleurde achtergronden scant, wilt u wellicht de oorspronkelijke kleuren in uw elektronische document behouden. Scan in dat geval in de modus voor kleuren. Gebuik anders de scanmodus grijs. Resolutie - gebruik een resolutie van 300 dpi voor gewone teksten (tekengrootte 10 of meer) en dpi voor teksten met kleinere tekengroottes (9 of minder). Helderheid - een gemiddelde helderheidswaarde van rond de 50% moet in de meeste gevallen voldoende zijn. Het kan zijn dat voor bepaalde documenten die in zwart-witmodus gescand zijn, de helderheidsinstelling enigszins aangepast moet worden. N.B.: Scannen bij een resolutie van dpi (in plaats van de standaardwaarde 300 dpi) of scannen in grijswaarden- of kleurenmodus (in plaats van zwart-wit) neemt meer tijd in beslag. Sommige scanners doen over scannen met een resolutie van 600 dpi vier keer zo lang dan bij 300 dpi. Zo maakt u de scaninstellingen: De scaninstellingen worden in het TWAIN-dialoogvenster van uw scanner gemaakt. Dit wordt automatisch geopend wanneer u met het scanproces begint. De namen van de scanopties kunnen per scannermodel verschillen. Zo kan voor helderheid het woord helderheidsdrempel, een zonnetje of een zwart-witte cirkel gebruikt worden. De beschikbare opties worden uitgebreid beschreven in de documentatie bij uw scanner. Tips voor het instellen van helderheid De gescande afbeelding moet leesbaar zijn. - een voorbeeld van een goede afbeelding 13

14 Als u merkt dat de gescande afbeelding verre van volmaakt is (tekens zijn aan elkaar geplakt of gerafeld), raadpleegt u de onderstaande tabel om te zien hoe u de kwaliteit van de afbeelding kunt verbeteren. Uw afbeelding ziet er zo uit: Mogelijke oplossing: Verminder de helderheid (dit maakt de afbeelding donkerder). tekens zijn 'gerafeld' of erg licht Scan de afbeelding in grijsmodus (de helderheid wordt dan automatisch ingesteld). Vergroot de helderheid (dit maakt de afbeelding helderder). tekens zijn vervormd, aan elkaar geplakt of opgevuld Scan de afbeelding in grijsmodus (de helderheid wordt dan automatisch ingesteld). N.B.: Automatisch instellen van de helderheid wordt door de scanner gedaan. (De helderheid wordt voor afzonderlijke gebieden op de afbeelding ingesteld.) Beeldresolutie Resolutie is een scanparameter die de detailscherpte bepaalt die door de scanner verkregen wordt, en wordt gemeten in dpi (dots per inch). Wanneer u documenten scant, kunt u de resolutie instellen in de scannerinstellingen van het TWAIN-dialoogvenster van uw scanner. Wanneer u beeldbestanden opent, kunt u de resolutie ervan wijzigen in het dialoogvenster Resolutie wijzigen. Dit dialoogvenster wordt in de volgende gevallen weergegeven: De beeldresolutie is minder dan 200 dpi of meer dan 600 dpi; De afbeelding heeft verschillende horizontale en verticale resoluties; Het programma kan de resolutie van de afbeelding niet detecteren. Onjuiste resoluties kunnen veroorzaakt worden door: Verkeerde scaninstellingen; Vervormingen die geïntroduceerd worden door een faxmachine of ander apparaat waarmee de afbeelding van het document verkregen wordt; Een andere softwaretoepassing die de resolutie onjuist ingesteld heeft. Afhankelijk van de oorzaak van de onjuiste resolutie, kunt u besluiten de resolutie al dan niet te wijzigen. Als de beeldresolutie juist is, wijzigt u deze niet. Anders specificeert u de meest toepasselijke beeldresolutie in het bereik van 50 tot 3200 dpi. Resolutietips Wanneer u faxen converteert, stelt u de resolutie in op dpi. Wanneer u screenshots converteert, stelt u de resolutie in op 72 dpi. Gebruik een resolutie van 300 dpi voor gewone teksten (tekengrootte 10 of meer) en dpi voor teksten met kleinere tekengroottes (9 of minder). Documenten met meerdere pagina's scannen ScanTo Office biedt een speciale scanmodus waarmee documenten met meerdere pagina's gemakkelijk gescand kunnen worden. U schakelt deze modus in door het vakje Ik ga een document met meerdere pagina's scannen te selecteren. In deze modus kunt u zoveel pagina's scannen als u wilt. Zo scant u meerdere pagina's: In het dialoogvenster ABBYY ScanTo Office selecteert u Ik ga een document met meerdere pagina's scannen. 14

15 Als u een groot aantal pagina's moet scannen, kunt u dit op twee manieren doen: met of zonder een ADF (Automatic Document Feeder). 1. Scannen met ADF In het TWAIN-dialoogvenster van uw scanner selecteert u de optie ADF gebruiken (houd er rekening mee dat deze optie afhankelijk van het gebruikte scannermodel een andere naam kan hebben; raadpleeg de documentatie bij uw scanner voor de exacte procedure) en start dan met scannen. 2. Scannen zonder ADF In het TWAIN-dialoogvenster van uw scanner klikt u op de knop Scannen (de naam van deze knop kan per scanner verschillen). Scan uw pagina, plaats een andere pagina in uw scanner en klik op de knop Scannen in het TWAIN-dialoogvenster van uw scanner om het scannen voort te zetten. Wanneer u klaar bent met het scannen van uw pagina's, klikt u op Sluiten of een andere scanner-specifieke knop in het TWAIN-dialoogvenster van uw scanner. Boeken scannen Hoewel het tijdens het scannen van een boek gemakkelijker is om de linker- en rechterpagina tegelijk te scannen, is de conversiekwaliteit hoger, als de afbeelding van de twee pagina's na het scannen in tweeën gesplitst wordt, waarbij elke afbeelding met één pagina van het boek overeenkomt. Rechtzetten en indelingsanalyse worden vervolgens voor elke pagina apart uitgevoerd. Zo kunt u tegenover elkaar liggende pagina's splitsen: In het dialoogvenster ABBYY ScanTo Office selecteert u Dubbele pagina's splitsen. Elke afbeelding van de twee linker- en rechterpagina's wordt in twee afzonderlijke afbeeldingen gesplitst. Conversie Tijdens conversie wordt een gescand document getransformeerd in bewerkbare tekst die de opmaak van het oorspronkelijke document behoudt. ABBYY ScanTo Office kan zowel eentalige als meertalige documenten converteren (bijvoorbeeld documenten met tekst in het Engels en Frans). Documenttalen ScanTo Office kan zowel eentalige als meertalige (bijvoorbeeld in het Engels en Frans geschreven) documenten verwerken. De primaire documenttaal is standaard hetzelfde als de interfacetaal. Zo selecteert u een documenttaal: 1. In het dialoogvenster ABBYY ScanTo Office klikt u op Meer opties In het verschenen dialoogvenster Opties gaat u naar het tabblad Afbeelding scannen/openen en selecteert u een primaire taal in de lijst met beschikbare talen. 3. Als uw document tekst bevat die in meer dan een taal is geschreven, selecteert u een secundaire taal om de nauwkeurigheid van de conversie te verbeteren. Belangrijk! U kunt in de velden Primaire taal en Secundaire taal niet dezelfde talen selecteren. U kunt de vereiste taal niet in de lijst met beschikbare talen vinden: 1. ABBYY ScanTo Office ondersteunt deze taal misschien niet. Voor een volledige lijst met beschikbare talen gaat u naar Ondersteunde documenttalen. 2. De taal is tijdens de installatie misschien uitgeschakeld. Voer het ABBYY ScanTo Office-setup-programma uit en selecteer 'Aangepaste set-up' om meer documenttalen te installeren. Geconverteerde teksten opslaan en openen Geconverteerde tekst kan naar een bestand opgeslagen worden (in elke ondersteunde indeling), in een Office-toepassing geopend worden (zonder op schijf op te slaan), of bij een nieuw bericht gevoegd worden als een RTF-bestand of PDF-bestand (alleen paginabeeld). Wanneer u in DOC/RTF opslaat, kunt u besluiten de opmaak te behouden of verwijderen, de afbeeldingen te behouden of verwijderen, en onduidelijke tekens te markeren in een kleur van uw keuze. 15

16 De indeling van het oorspronkelijke document behouden Opties voor indelingsbehoud kunt u instellen in het dialoogvenster Opties (tabblad Indeling behouden). Wanneer u in DOC/RTF opslaat, zijn er drie opties beschikbaar: 1. Volledigepagina-indeling behouden - documentindeling wordt volledig behouden: alinea-indeling, lettertype en tekengrootte, kolommen, tekstrichting, tekstkleur en tabelstructuur; 2. Lettertype en tekengrootte behouden - tabelstructuur, alinea-indeling, lettertype en tekengrootte worden allemaal behouden; 3. Opmaak verwijderen - alleen tabelstructuur en alinea-indeling worden behouden. Afbeeldingen behouden Opties voor beeldbehoud kunt u instellen in het dialoogvenster Opties (tabblad Indeling behouden). De volgende opties zijn beschikbaar: Afbeeldingen in document behouden Beeldresolutie verminderen tot... Beeldkwaliteit Afbeeldingen in document behouden Als u deze optie kiest, worden afbeeldingen behouden. Deze optie is alleen beschikbaar voor DOC/RTF-indeling. Beeldresolutie verminderen tot... (wanneer in DOC/RTF opgeslagen wordt) Soms wilt u de beeldresolutie misschien verminderen om het uiteindelijke bestand kleiner te maken. Teneinde de beeldresolutie te reduceren (en daarmee de bestandsgrootte), voert u een lagere resolutiewaarde in dit veld in. N.B.: Als u een hogere resolutiewaarde invult dan de waarde die oorspronkelijk in het veld Beeldresolutie verminderen tot ingevuld is, wordt deze genegeerd en worden de afbeeldingen met de bronresolutie opgeslagen. Beeldkwaliteit (wanneer in DOC/RTF opgeslagen wordt) U kunt de kwaliteit van de afbeeldingen in het uiteindelijke document wijzigen. De volgende opties zijn beschikbaar in de vervolgkeuzelijst Beeldkwaliteit: Maximaal Zeer hoog Hoog Gemiddeld Laag N.B.: De standaardwaarde is Hoog. De kwaliteit die u voor de afbeeldingen selecteert, heeft invloed op de grootte van het uiteindelijke bestand: hoe hoger de kwaliteit, des te groter het bestand. Sla de afbeeldingen met verschillende kwaliteitsinstellingen op en open ze in een beeldviewerprogramma om te zien of u tevreden bent met het resultaat om een optimale grootte-kwaliteitsverhouding te vinden. Geconverteerde tekst controleren U kunt het programma vragen om onduidelijke tekens in Microsoft Word te markeren, en de kleur waarmee dit gebeurt selecteren: In het dialoogvenster Opties gaat u naar het tabblad Indeling behouden en selecteert u het vakje Tekstkleur gebruiken. Klik op het kleurenvak rechts om de gewenste kleur te selecteren. In het uiteindelijke Word-document worden de tekens die het programma onduidelijk vindt, in de door u geselecteerde kleur gemarkeerd. 16

17 Appendix Ondersteunde beeldindelingen ABBYY ScanTo Office kan beeldbestanden in de volgende indelingen openen: BMP: 2-bits : zwart-wit 4- en 8-bits : palet 16-bits 24-bits : palet en TrueColor 32-bits PCX, DCX: 2-bits : zwart-wit 4- en 8-bits : palet 24-bits : TrueColor JPEG: grijs, kleur JPEG 2000: grijs, kleur TIFF: zwart-wit : gedecomprimeerd, CCITT3, CCITT3FAX, CCITT4, Packbits, ZIP grijs : gedecomprimeerd, Packbits, JPEG, ZIP TrueColor : gedecomprimeerd, JPEG, ZIP palet : gedecomprimeerd, Packbits, ZIP TIFF van meerdere pagina's PNG: zwart-wit, grijs, kleur Ondersteunde opslagindelingen ScanTo Office kan tekst in de volgend indelingen opslaan: Microsoft Word-document (*.doc) Rich Text Format (*.rtf) Microsoft Excel Spreadsheet (*.xls) PDF (alleen paginabeeld) (alleen wanneer het bestand bij een bericht wordt gevoegd) Ondersteunde documenttalen ABBYY ScanTo Office 1.0 ondersteunt 37 talen. Albanees Bulgaars Catalaans Deens Engels Estisch Fins 17

18 Frans Duits Grieks Hongaars Italiaans Koerdisch Kroatisch Latijn Lets Litouws Macedonisch Maltees Moldavisch Nederlands Noors (Nynorsk en Bokmål) Oekraïens Pools Portugees (Brazilië) Roemeens Russisch Servisch (Cyrillisch en Latijn) Slowaaks Sloveens Spaans Tsjechisch Turks Zweeds 18

19 ABBYY-producten aanschaffen U kunt onze softwareproducten rechtstreeks bij deze online-winkel kopen ( U kunt ook contact opnemen met onze wederverkopers wereldwijd: De lijst met wederverkopers wordt regelmatig bijgewerkt. Als u vragen of opmerkingen heeft, kunt u contact opnemen met het ABBYY-kantoor dat verantwoordelijk is voor uw regio. Over ABBYY ABBYY is een van 's werelds toonaangevende ontwikkelaars van OCR en software voor de verwerking van natuurlijke taal. ABBYYproducten worden door ruim 9 miljoen mensen in 78 landen gebruikt. ABBYY FineReader is een Optical Character Recognition-toepassing waarmee papierdocumenten en PDF-bestanden naar bewerkbare elektronische indelingen geconverteerd kunnen worden, waarbij hun oorspronkelijke opmaak en lay-out behouden blijven. ABBYY Lingvo is een meertalig elektronisch woordenboek voor de pc-, Pocket PC- en Palm-platforms dat van het Russisch naar het Engels, Duits, Frans, Italiaans en Spaans vertaalt, en vice versa. ABBYY FormReader is een toepassing voor formulierverwerking die automatisch gegevens haalt uit formulieren die met de hand of met behulp van een printer ingevuld zijn. ABBYY PDF Transformer is een krachtig conversiegereedschap dat PDF-documenten transformeert in bewerkbare indelingen. ABBYY PDF Transformer gebruikt ABBYY's bekroonde OCR- en documentanalysetechnologieën om PDF-documenten te converteren en hun oorspronkelijke lay-outs te behouden. ABBYY PDF Transformer 1.0 is de uitgebreidste oplossing voor PDF-conversie, waarmee u PDFbestanden kunt converteren en hun lay-outs kunt behouden. Kijk op voor meer informatie over ABBYY-producten. 19

20 Technische ondersteuning Mocht u vragen hebben over de installatie of het gebruik van ABBYY ScanTo Office, raadpleeg dan eerst de documentatie bij het programma (gebruikersgids en Help) en de pagina's voor technische ondersteuning op onze website: Vindt u hier echter geen antwoord op uw vragen, neem dan contact op met de technische ondersteuning van ABBYY op support@abbyy.com. Zorg ervoor dat u de volgende informatie verstrekt: Uw voor- en achternaam De naam van uw bedrijf Uw telefoon- of faxnummer, of adres Het serienummer van uw exemplaar van ABBYY ScanTo Office Het versienummer Een algemene beschrijving van uw probleem en de volledige tekst van de (eventuele) foutmelding Uw computer en processortype De versie van uw Windows-besturingssysteem Extra informatie die u belangrijk acht Belangrijk! U moet uw exemplaar van het programma registreren om in aanmerking te komen voor technische ondersteuning. 20