Handleiding anoniem melden integriteitschendingen bij Provincies

Transcriptie

1 Handleiding anoniem melden integriteitschendingen bij Provincies Burgers en ambtenaren hebben de mogelijkheid om vermoedens van integriteitschendingen te melden. Bij deze meldmogelijkheden wordt de identiteit van de melder in de meeste gevallen bekend bij bijvoorbeeld degene op wie de melding betrekking heeft, diens leidinggevende, de algemeen directeur enzovoorts. Dit is in principe prima omdat dan ook hoor en wederhoor kunnen plaatsvinden en een nader onderzoek gestart kan worden. Het kan echter ook voorkomen dat personen om welke reden dan ook niet willen dat hun identiteit bekend wordt. Om ook deze personen de mogelijkheid te bieden om vermoedens van integriteitschendingen te melden is voorzien in de mogelijkheid om anoniem te melden. Op 19 juni 2008 heeft het IPO-bestuur, conform het advies van de BOAG Middelen, besloten om als gezamenlijke provincies gebruik te gaan maken van de mogelijkheid voor provinciepersoneel en burgers om integriteitschendingen anoniem te melden bij het meldpunt Meld Misdaad Anoniem (hierna: M.). Daarmee is volgens het IPO-bestuur een eenduidige, zorgvuldige en transparante procedure van anoniem melden van integriteitschendingen gewaarborgd. Om de implementatie voor te bereiden is een werkgroep met vertegenwoordigers van de provincies Gelderland, Drenthe, Friesland, Zeeland en Limburg en M. gevormd. Deze werkgroep heeft deze handleiding opgesteld. In deze handleiding wordt het instrument anoniem melden integriteitschendingen toegelicht en wordt aangegeven wat binnen een organisatie minimaal geregeld moet zijn om het anoniem melden van integriteitschendingen via M. mogelijk te maken en een goed en zorgvuldig vervolg te geven aan een anonieme melding. Wijze van indiening anonieme melding Anonieme meldingen kunnen gedaan worden bij M. op telefoonnummer Bij M. werken gekwalificeerde medewerkers die meldingen aannemen. Hierbij geldt dat meldingen voldoende concreet moeten zijn en bijvoorbeeld doorgevraagd zal worden over wie het gaat en wat er waar, wanneer en hoe is gebeurd. De anonimiteit van de melder wordt te allen tijde gewaarborgd. Dit betekent ook dat in voorkomende gevallen een melding niet wordt aangemaakt als daarmee de identiteit van de beller bekend zou kunnen raken. Een melder zal, wanneer er geen reden is om anoniem te blijven, geadviseerd worden om niet-anoniem te melden. Meldingen die bij M. binnenkomen en die behandelbaar zijn zullen op uiterst vertrouwelijke wijze worden overgedragen aan de organisatie die verantwoordelijk is voor de verdere behandeling. Hiertoe maakt M. een melding aan in het beveiligde informatiesysteem van M. De aangewezen persoon in de organisatie krijgt vervolgens een brief met uitleg over de wijze waarop de melding opgehaald kan worden uit het systeem. Daarnaast ontvangt men ook een op het persoonlijke adres. De gegevens uit de brief en de tezamen geven een eenmalige toegang tot het informatiesysteem om de melding te kunnen inzien en op te halen. Wie kunnen anoniem melden? Zowel burgers als ambtenaren kunnen anoniem melden. Dit betekent dat ambtenaren zowel de indiener als het onderwerp van een anonieme melding kunnen zijn.

2 Afhandeling anonieme meldingen Voor wat betreft de afhandeling van anonieme meldingen wordt aangehaakt bij de werkwijze bij nietanonieme meldingen. Het feit dat het een anonieme melding betreft heeft wel tot gevolg dat er enerzijds extra / speciale eisen worden gesteld aan de afhandeling en anderzijds dat de mogelijkheden om onderzoek te verrichten beperkt zijn. Voor de werkwijze bij niet-anonieme meldingen wordt verwezen naar de klokkenluidersregeling en het specifieke beleid van de betreffende organisatie. Met betrekking tot de klokkenluidersregeling wordt voor de volledigheid opgemerkt dat in de toelichting op de nieuwe modelklokkenluidersregeling van het IPO wordt ingegaan op anoniem melden in relatie tot de klokkenluidersregeling. Voor meer informatie over het onderzoeken van mogelijke integriteitschendingen wordt verwezen naar de handleidingen en leidraden van het Bureau Integriteitbevordering Openbare Sector (BIOS). Meer in het bijzonder wordt verwezen naar de Handreiking melding integriteitschending. Alle handleidingen en leidraden van het BIOS zijn beschikbaar via hun internetsite Vangnet Nadrukkelijk wordt opgemerkt dat niet-anoniem melden de voorkeur blijft hebben en het uitgangspunt blijft omdat alleen dan een optimale behandeling van de melding kan plaatsvinden. De mogelijkheid om anoniem te melden moet worden gezien als een vangnet. Andere meldmogelijkheden en onderlinge verhoudingen Zoals hierboven gesteld gaat de voorkeur uit naar het niet-anoniem melden. Bij alle provincies zijn regelingen vastgesteld met betrekking tot het melden van misstanden / integriteitschendingen. Voor ambtenaren betekent dit dat zij zich kunnen wenden tot hun leidinggevende of een vertrouwenspersoon en/of gebruik kunnen maken van de klokkenluidersregeling. Burgers (en dus ook ambtenaren als burger) kunnen gebruik maken van de klachtenregeling (klachten als bedoeld in hoofdstuk 9 Algemene wet bestuursrecht). Het is belangrijk dat voor iedereen duidelijk is welke procedure wanneer gevolgd kan of moet worden en wat de onderlinge samenhang is. Voor het afhandelen van anonieme meldingen is geen speciale procedure vastgesteld. Het is aan het betreffende bestuursorgaan om, met inachtneming van de omstandigheden van het geval en het eventueel geldende wettelijke kader, te beslissen hoe een anonieme melding afgehandeld moet worden. Geadviseerd wordt om, als dit mogelijk is, aansluiting te zoeken bij de werkwijze bij niet-anonieme meldingen. Zie in dit kader ook de toelichting bij de nieuwe klokkenluidersregeling. Verantwoordelijkheden bij afhandeling (anonieme) meldingen Hierboven is de wijze waarop (anonieme) meldingen worden afgehandeld door een organisatie aan de orde geweest. Een duidelijke procedure betekent dat ook duidelijk moet zijn wie een rol spelen bij de behandeling van een (anonieme) melding en wie in welke fase verantwoordelijk is. Het verdient aanbeveling dit schematisch in kaart te brengen. Hierdoor zal ingeval van een melding direct duidelijk zijn wie wanneer wat moet doen. 2

3 Communicatie over het (anoniem) melden van integriteitschendingen Het is van belang om zowel de eigen medewerkers als burgers adequaat te informeren over de mogelijkheid om vermoedens van integriteitschendingen (anoniem) te melden. Het gaat er uiteindelijk om of mensen voldoende vertrouwen in deze mogelijkheden hebben. Dat vertrouwen bepaalt of ze er daadwerkelijk gebruik van gaan maken of niet. Uitleg over hoe er precies wordt omgegaan met een melding is bijvoorbeeld een goed middel om het vertrouwen te vergroten. Introductie van de anonieme meldmogelijkheid via M. dient bij voorkeur niet als een apart traject te worden weggezet, maar als onderdeel van (de communicatie over) het integriteitbeleid van de provincie. Het melden via M. staat dan niet centraal, maar het waarborgen van integriteit en de diverse mogelijkheden om vermoedens van schendingen te melden. In bijlage 2. bij deze handleiding treft u hierover het advies van Stichting M. aan dat u kan helpen bij het bepalen van uw communicatiestrategie over (anoniem) melden. Voor meer informatie over communicatie over anoniem melden kan de Leidraad communicatie anoniem melden integriteitschendingen via M. (april 2008) geraadpleegd worden. Deze handleiding is te vinden bij de handleidingen en leidraden van het BIOS op hun internetsite Registratie van (anonieme) integriteitschendingen Eerder is (onder andere) bij alle provincies nadrukkelijk aandacht gevraagd voor de uniforme registratie van integriteitschendingen. Hiertoe is het landelijk modelformulier registratie integriteitschendingen, het boekje Registratie integriteitschendingen openbaar bestuur en politie en de folder Zicht op integriteit uitgebracht. Aanbevolen wordt gebruik te maken van het landelijke modelformulier. Ook anonieme meldingen kunnen door middel van dit landelijke modelformulier geregistreerd worden. Anoniem melden van integriteitschendingen in relatie tot het brede integriteitbeleid Het anoniem melden van integriteitschendingen vormt slechts een klein onderdeel van het integriteitbeleid in het geheel. Het is belangrijk dat de mogelijkheid om anoniem te melden ook wordt ingevoerd als onderdeel van- en wordt ingepast in het bestaande integriteitbeleid. Het heeft weinig zin om de mogelijkheid om anoniem te melden open te stellen als het overige integriteitbeleid en de overige meldmogelijkheden niet op orde of onvoldoende bekend zijn. De mate waarin organisaties het integriteitbeleid op orde hebben verschilt van organisatie tot organisatie. Dit is een eigen verantwoordelijkheid waar deze handleiding niet op ziet. Enkele leden van de werkgroep anoniem melden zullen gezamenlijk het integriteitbeleid van hun organisaties in de volle breedte tegen het licht houden. Hierbij zal bekeken worden wat wel en wat niet goed geregeld is. De deelnemers zullen nadenken hoe de zaken die nog niet goed geregeld zijn opgepakt kunnen worden. Tips en best practices zullen uitgewisseld worden. 3

4 Meer informatie Voor meer informatie over anoniem melden in het algemeen kunt u terecht bij M. op het telefoonnummer of Voor meer informatie over anoniem melden, maar dan specifiek bij Provincies, kunt u zich wenden tot één van de volgende personen: - Maico Meyer, Provincie Limburg, T: , E: mpg.meyer@prvlimburg.nl - Alida Boelen, Provincie Gelderland, T: , E: a.boelen@prv.gelderland.nl Bijlagen Als bijlagen bij deze handleiding treft u aan: - Checklist anoniem melden integriteitschendingen bij Provincies - Memo Stichting M.: (anoniem) melden integriteitschendingen binnen de provinciale organisatie 4

5 Bijlage 1: Checklist Anoniem melden integriteitschendingen bij Provincies Het volgende moet tenminste geregeld zijn om anonieme meldingen van vermoedens van integriteitschendingen te kunnen ontvangen en zorgvuldig af te kunnen handelen: Regelingen - Regeling voor het melden van misstanden / integriteitschendingen door ambtenaren; - Regeling met betrekking tot meldingen van burgers. Beleid - Er moet een procedure / werkwijze zijn vastgesteld over de wijze waarop (anonieme) meldingen worden behandeld. Hierbij kan gedacht worden aan de verschillende stappen, verantwoordelijken en verantwoordelijkheden, termijnen enzovoorts; - Er moet een inhoudelijk afwegingskader zijn opgesteld; - Er moet inzicht zijn in de verschillende meldmogelijkheden voor burgers en ambtenaren (bijvoorbeeld klokkenluidersregeling, klachtenregeling, regeling m.b.t. ongewenste omgangsvormen, externe meldmogelijkheid, bezwaarschriftprocedure enzovoorts), de relevante regelingen terzake en de onderlinge verhoudingen. Organisatorisch - De OR moet eventueel geïnformeerd en wellicht zelfs om instemming gevraagd worden. Dit is mede afhankelijk van het bepaalde in de Wet op de ondernemingsraden en de afspraken die binnen de verschillende organisaties met de OR gemaakt zijn. Communicatie - Interne communicatie; - Externe communicatie. Facilitair / praktisch - De vertrouwelijke stukkenstroom moet in orde zijn; - Registratie van (anonieme) meldingen; - Er kunnen shortlists worden opgesteld, bijvoorbeeld van eventuele onderzoeksbureaus die kunnen worden ingeschakeld. 5

6 Bijlage 2: Memo Stichting M.: (anoniem) melden integriteitschendingen binnen de provinciale organisatie Inleiding Sinds enige tijd bestaat er de mogelijkheid (voor iedere burger en medewerkers van de provincie) om (vermoedens van) integriteitschendingen anoniem te melden bij het landelijke meldpunt van de Stichting Meld Misdaad Anoniem (M.). Die mogelijkheid betreft dus ook de melding van (vermeende) integriteitschendingen bij de provincie. De provincies hebben afgesproken om gezamenlijk gebruik te maken van deze aanvullende voorziening als ultimum remedium, omdat daarmee een eenduidige, zorgvuldige en transparante procedure van anonieme melding van integriteitschendingen is gewaarborgd. Aan Stichting M. is advies gevraagd over het inbedden van deze voorziening in de provinciale organisatie, zodat: - de meldingsbereidheid toeneemt, - eerder incidenten worden ontdekt, - de kans op incidenten wordt gereduceerd, - er meer inzicht ontstaat in wat voor incidenten zich voordoen, - dit alles een positieve impuls geeft aan interne en externe publiciteit. Draagvlak Naast de bijeenkomsten van de interprovinciale werkgroep heeft Stichting M. ter voorbereiding van dit advies uitvoerig gesproken met de regionale vertrouwenspersonen integriteit van de gemeenten in Zuid Limburg en de Provincie Limburg. Regionale vertrouwenspersonen integriteit vormen voor medewerkers binnen de provinciale organisatie een belangrijke sleutel bij het melden van integriteitschendingen. Daarnaast is een gesprek gevoerd met een leidinggevende binnen de Provincie Gelderland. Door deze gesprekspartners is zeer waardevolle input geleverd voor de introductie van M. binnen de provinciale organisatie. Als iets duidelijk is geworden uit de voorbereidende gesprekken dan is het wel dat de hele introductie van M. staat of valt met het vertrouwen dat mensen in dit instrument hebben. Dat vertrouwen bepaalt of ze er daadwerkelijk gebruik van gaan maken of niet. Dit komt overigens overeen met eerdere ervaringen die Stichting M. bij de begeleiding van dergelijke trajecten heeft gehad. Meldingen: vertrouwen in M. Bij M. werkt een klein team van zeer goed opgeleide medewerkers die de anonimiteit van de beller waarborgen. Zij zijn getraind om daarvoor zeer nauwgezet, vaststaande procedures te volgen. Uitleg over hoe bij M. de anonimiteit van de beller gewaarborgd wordt, is een zeer belangrijk middel om het vertrouwen van mensen in dit instrument te vergroten. Meldingen: vertrouwen in de opvolging Elke medewerker binnen de provinciale organisatie en iedere burger moet erop kunnen vertrouwen dat er zéér zorgvuldig met een integriteit gerelateerde anonieme melding wordt omgegaan. Hierbij kan het gaan om een strafbaar feit of een niet-strafbaar feit. In beide gevallen geldt: wees open en duidelijk over welke procedures hierbij gelden. Minimaal moet duidelijk zijn dat zowel Rijksrecherche als provincie gehouden zijn aan spelregels voor het opvolgen van 6

7 een M.-melding. Angst voor een collega die via een anonieme melding wel heel makkelijk een andere collega een loer kan draaien, wordt hiermee voorkomen. Duidelijk moet zijn wat de waarde is van een anonieme tip. Altijd geldt dat een anonieme melding sturingsinformatie is. Dat betekent dat het enkele feit dat er een melding binnenkomt over een incident, niet ogenblikkelijk de inzet van een disciplinair middel of de start van een formeel onderzoek rechtvaardigt. Er is altijd aanvullend onderzoek nodig. Dat anonieme informatie via M. bevestiging moet vinden in nader onderzoek is ook in jurisprudentie tot aan de Hoge Raad bevestigd. Stichting M. adviseert de provincie om diezelfde zorgvuldigheid ook te hanteren voor de meldingen die zij via M. zal ontvangen en hierover duidelijk naar de medewerkers te communiceren. Randvoorwaarden Uit de voorbereiding is een aantal randvoorwaarden naar voren gekomen waarmee bij het uitwerken van de communicatiestrategie rekening moet worden gehouden: - Randvoorwaarde voor een succesvolle introductie is draagvlak binnen de provinciale organisatie bij directie en ondernemingsraad. - Introductie van M. dient plaats te vinden als onderdeel van een communicatietraject waarin het thema integriteit op de kaart wordt gezet. Melden via M. staat dan niet centraal, maar het onderwerp waarborgen van integriteit en de diverse mogelijkheden om schendingen ervan aanhangig te maken. - Voor het wekken van vertrouwen van de medewerkers is het belangrijk wie de boodschap overbrengt. Leidinggevenden op teamniveau vormen een belangrijke sleutel om de medewerkers te informeren en te motiveren en zijn daarom in dit traject onmisbare intermediairs. - Deze leidinggevenden vormen bij de introductie van M. de spin in het web van de provinciale organisatie. Zij weten de juiste intermediairs in te schakelen en het project goed te begeleiden. Om deze taak goed te kunnen uitvoeren moeten zij goed gefaciliteerd worden (middelen en kennis). - De drempel om informatie over verdachte zaken aan leidinggevenden of vertrouwenspersonen te geven kan hoog zijn. De mogelijkheid om dit anoniem via M. te doen, zou daarom een goed alternatief kunnen zijn. Voorwaarde hierbij: leg uit waarom bellen met M. echt anoniem is en hoe de opvolging van meldingen is geregeld. Neem elke twijfel die daar eventueel over kan bestaan weg door extra uitleg. - M. is een veilig alternatief, maar melden via de reguliere mogelijkheden heeft absoluut de voorkeur. Gebruik de introductie van M. om de bestaande mogelijkheden opnieuw onder de aandacht te brengen. Ook hier geldt weer: wees duidelijk over procedures. Advies Stichting M. stelt voor een pilot te ontwikkelen om te komen tot een programmatische aanpak van het (anoniem) melden van integriteitschendingen binnen de provinciale organisatie. In de pilot wordt binnen enkele provincies een communicatieaanpak uitgewerkt en uitgevoerd, rekening houdend met bovengenoemde randvoorwaarden. Op basis van deze pilot wordt een strategie ontwikkeld die kan dienen als voorbeeld voor de overige provincies. 7