Digitale Laan TU/e: Digitaal document onderweg naar E-depot

Transcriptie

1 J a a r g a n g 0 3, n u m m e r 0 1 A p r i l In dit nummer: Digitale laan TU/e Eerste Laplace borrel Even voorstellen Bellen met toekomst Nieuwe simkaarten Over kippen en ketens Bestanden uitwisselen Bezint eer u begint Even voorstellen Werken met studenten Column Waar zoal mee bezig Van schoonmaakmiddelen Mysterieus huisje Pilot Windows 7 Even voorstellen Software Licentie Nieuws Dienst ICT Goods Digital Lane TU/e Software License News What keeps busy Digitale Laan TU/e: Digitaal document onderweg naar E-depot Stefan Osinski / Toine Kuiper IEC I EC en dienst ICT werken aan een oplossing waarbij documentaire informatie op een snelle en adequate wijze beschikbaar wordt gesteld, beheerd en gearchiveerd. We noemen dit de digitale D oel laan. De Digitale Laan TU/e bestaat uit drie onderdelen die een verschillende aanpak, inrichting en verantwoordelijkheid vereisen. De onderdelen van de digitale laan TU/e zijn: Documentmanagement; Recordmanagement; Search. is om te komen tot een integraal werkproces waarbij vanaf het moment van creatie tot aan vernietiging of overbrenging naar een E- Depot, toegang wordt geboden tot de desbetreffende digitale documentaire- The future of Phone calls Laplace gathering Aanmelden voor dichterbij het NIEUWS Contact, reageren Meer informatie : klik hier : Nieuwsbrief.Dienst.ICT@tue.nl : Website TU/e Dienst ICT

2 2 de digitale laan TU/e waarbij de gebruiker altijd op de hoogte is van de actuele status van het document informatie, uiteraard mits men daartoe geautoriseerd is. Voor het onderdeel documentmanagement zal MOSS (Sharepoint) een belangrijke rol vervullen. Het onderdeel recordmanagement moet uiteindelijk resulteren in een E-Depot voor de TU/e waarbij de gedelegeerde verantwoordelijkheid namens het CvB is belegd bij IEC. Dit alles binnen het kader van de daarvoor geldende wet- en regelgeving (met name de archiefwet), en rekening houdend met (inter)nationale standaarden voor digitaal archiveren. Het onderdeel search zal de mogelijkheid gaan bieden om alle informatie die voorhanden is binnen de organisatie beschikbaar te stellen en daarmee de medewerker, mits geautoriseerd, de juiste informatie te laten vinden. H et streven is om deze Digitale Laan niet alleen op het terrein van beleid en bestuur in te zetten maar ook onderwijs en onderzoek te faciliteren. Om dit integraal werkproces te kunnen inrichten zijn diverse andere systemen nodig die in combinatie met documentmanagement, record-management en search, de digitale laan compleet maken: I-Navigator, de applicatie die door alle Universiteiten gebruikt wordt om de wettelijke bewaar- en vernietigingstermijnen te koppelen aan de recordmanagementoplossing. Metadata-model, de basis voor ontsluiting van informatie. Streven is om te komen tot een uniform metadata-model voor, in eerste instantie, de onderdelen van de Digitale Laan en later zo mogelijk aangevuld met andere TU/e-applicaties. Digitale handtekening, de link tussen de onderdelen documentmanagement en recordmanagement. Indien hiervoor een oplossing kan worden geboden kan de omzetting naar het geprinte, ondertekende document tot het verleden behoren. Workflow, de oplossing om medewerkers, eventueel gelijktijdig, (vastgelegde) acties te laten ondernemen, binnen de Digitale Laan en zo mogelijk ook daarbuiten. Virtuele dossiers, waarmee de medewerker op elk gewenst tijdstip een dossier kan samenstellen dat is samengesteld uit verschillende bronnen. H et uiteindelijke resultaat is dan het bovengenoemde integrale werkproces (de digitale laan TU/e) waarbij de gebruiker altijd op de hoogte is van de actuele status van het document door faciliteiten als versiebeheer, en van de plaats van het gearchiveerde record in een (virtueel) dossier. De digitale laan TU/e zal dus ook een less paper office opleveren. Mobiele toepassingen staan ook hoog op de agenda waardoor het nieuwe werken ook realiteit kan worden. Momenteel is documentmanagement door dienst ICT ingevuld door middel van MOSS (de sharepoint farm). Bij IEC lopen nu projecten met betrekking tot een nieuwe applicatie voor recordmanagement en metadata. Daarna zullen projecten starten rondom search en virtuele dossiers. Er wordt hard gewerkt aan de weg bij de digitale laan van de TU/e Eerste Laplace-borrel Fred Gaasendam Diezelfde rekenkracht staat nu in een desktopcomputer op je bureau. E r hebben nog nooit zoveel mensen gewerkt in Laplace als de afgelopen jaren. Ik durf deze stelling best aan, vroeger werd namelijk een groot deel van dit oorspronkelijke Rekencentrum in beslag genomen door computers, die vergeleken met de huidige computers slagschepen waren. Een groot deel van de benedenverdieping was gevuld met die computers. Diezelfde rekenkracht staat nu in een desktopcomputer op je bureau.

3 3 De zalen op de begane grond zijn nu kantoortuinen voor afdelingen en bedrijven als het CEC, Devlab en ESI. Niets, behalve een goede airconditioning, herinnert nog aan de Burroughs uit het stenen tijdperk van de automatisering. Overigens zijn een aantal instellingen alweer vertrokken. Zo heeft een tijdlang Kenniswijk in het gebouw gezeten, een initiatief van de overheid om in Eindhoven en omgeving een ict-structuur op te bouwen. Ook Itea, een alliantie van Europese industriële ondernemingen voor embedded software, is inmiddels verhuisd. Op 27 januari werd goed zichtbaar hoeveel drukker het is geworden in Laplace. Op die dag namelijk werd de eerste gemeenschappelijke borrel gehouden voor bewoners van het Laplace-gebouw. Connie Cantrijn van Eurandom was de bedenkster van dit initiatief. Dienst ICT pakte het initiatief vlotjes op en om vier uur s middags kon Ronald Waterham, directeur Dienst ICT, een welkomstwoord houden voor de aanwezigen. In het Engels, want er werken nogal wat internationale medewerkers in Laplace. B ehalve wat memorabele feiten over het gebouw kon Ronald iedereen ook uitnodigen voor een rondleiding door het gebouw, waarbij ook de nieuwe ICT-room bezocht kon worden. Voor velen was het nieuw dat Laplace een grote benedenverdieping had, gevuld met knooppunten en computers Even voorstellen Willie Verberne M ijn naam is Willie Verberne, ik ben 45 jaar en ben op 1 januari j.l. begonnen bij de Dienst ICT van de TU/e als beheerder van Oracle Applications, dat men hier op de TU/e ORCA noemt. Ik werk al bijna 20 jaar met Oracleproducten, maar dat wil niet zeggen dat ik al 20 jaar hetzelfde doe. De laatste jaren heb ik me gespecialiseerd in Oracle Apps, omdat daar alle Oracle producten zo n beetje samenkomen, en omdat je als beheerder niet alleen met pure techniek bezig bent, maar ook met een half been in de materie staat, in het geval van de TU/e zijn dat met name de financiële stromen en HR-zaken. Toen ik met Oracle databases begon waren deze in feite niet meer dan een uit de kluiten gewassen Excel-sheet, maar zoals in de gehele ICT is er sindsdien zoveel veranderd in Oracleland dat het mijn werk voortdurend uitdagend heeft gehouden. O ver mijn leven buiten de TU/e kan ik melden dat ik getrouwd ben en een dochtertje van 6 jaar heb. Ik woon op een soort van boerderij even buiten Gemonde met een hoop weiland, wat me een soort hobbyboer maakt. Het hoogtepunt is voor mij elke zomer wanneer er gehooid wordt, maar op het platteland is er in alle jaargetijden wel iets te doen. Momenteel ben ik bijvoorbeeld bezig met voorraad kachelhout weer aan te vullen voor volgende winter, want daar is na de afgelopen vorstperiode niet veel meer van over. Naast deze agrarische activiteiten probeer ik elk weekend een flink eind te gaan hardlopen met de hond, en vind ik het ontspannend om af en toe iets spectaculairs en culinairs te maken in de keuken, bij voorkeur met een bijpassend wijntje erbij. Vakanties gaan vrijwel altijd naar Italië, vanwege la Dolce Vita De laatste jaren heb ik me gespecialiseerd in Oracle Apps. Aanmelden voor dichterbij het NIEUWS Contact, reageren Meer informatie : klik hier : Nieuwsbrief.Dienst.ICT@tue.nl : Website TU/e Dienst ICT

4 4 Bellen met toekomst Anki Visscher I s Office Communication Service een volwaardig alternatief voor de huidige telefooncentrale? Verslag van de Presentatie op 4 februari 2010 door Erik Dobbelstijn, van Nivo Networks Architects. The presence is the dial tone of the future Iedereen wordt een soort receptionist Bellen = Chatten = Mailen = Skypen Je hoeft niet meer tot 10 te kunnen tellen... Click en bel is prettig, daarbij ook de aan/af-wezigheidsmelding, voorkomt dat je geen gehoor krijgt; Doorschakelingen zijn eenvoudig te maken door de gebruiker zelf; Als je belt met OCS lijkt het net of je met de andere kant van de wereld belt over een satelliet verbinding; De chef- secretaresse schakeling ontbreekt; De Catalyst, de OCS telefoon kent geen druktoetsen, waardoor je niet kan bellen als de PC gelocked is. De gebruiker kiest zelf welk communicatiemiddel hem op enig moment het beste past. De TU/e is koploper, in Nederland, als het gaat om het gebruik van OCS. De deelnemers zijn enthousiast over deze voorziening en willen zeker doorgaan, vooral als bovengenoemde punten verbeterd worden. Zo maar een paar quotes die voorbijkomen om het gebruik van Office Communicator te typeren. E rik Dobbelstijn schetst de trends in telefonie. Hoe ziet de wereld van I ntegratie het bellen er vandaag de dag uit? Bellen = skypen, veel voic -verkeer, hoge kosten voor verkeer van vast naar mobiel, chatten en video conferenties via de telefoon. We spreken van Unified Communications als Instant messaging, voic , faxen, aan- afwezigheidsmelding, bellen, mogelijkheden om te communiceren, worden samengebracht in één omgeving. De gebruiker kiest zelf welk communicatiemiddel hem op enig moment het beste past. Eenvoudig te starten met een muisklik. Microsoft is met zijn Office Communication Server 2007 R2 koploper als het gaat om de ontwikkeling van Unified Communcations. Beschikbaar maken van Unified Communications is eigenlijk een kip-ei probleem, omdat wensen van de gebruikers De voorlopige conclusie is dat: bekend moeten worden aan de IT specialisten die het product ontwikkelen terwijl gebruikers de mogelijkheden en voordelen niet kennen als IT-specialisten hen niet informeren. De TU/e is koploper, in Nederland, als het gaat om het gebruik van OCS. Het afgelopen jaar namen 23 medewerkers deel in de OCS voice pilot, waarin bellen met behulp van de PC werkplek is getest. Naar aanleiding van de pilot is een onderzoek gehouden. Enkele uitkomsten van dit onderzoek zijn: van vaste en mobiele telefonie in Unified Communications, vergaderen op afstand met behulp van je mobiele telefoon, wie wil dat niet? In de toekomst zal het mogelijk zijn. De nieuwe versie van Microsoft Office Communication Server R2, in combinatie met een kleine telefooncentrale, kan dienen als grootschalige vervanging van de huidige TU/e telefooncentrale; De TU/e hiermee de medewerkers een modern en compleet pakket communicatiemiddelen kan bieden voor binnen en buiten de TU/e; De huidige centrale nog minstens een jaar operationeel blijft om migratie te ondersteunen

5 5 Nieuwe simkaarten André de Koning & Alexander van den Hil I n de eerste week van januari gingen ze op pad. Vijf enthousiaste studenten van studentenwerk, gehuld in bodywarmers van Dienst ICT, liepen de hele week kris kras over de campus om simkaarten rond te brengen. Deze simkaarten waren bedoeld voor medewerkers van de TU/e met een abonnement voor mobiele telefonie. P er 1 januari is namelijk het nieuwe contract voor mobiele telefonie ingegaan met T-Mobile. Behoudens een klein aantal medewerkers dat op dat moment in het buitenland verbleef, heeft iedere abonnementhouder op 12 of 13 januari de nieuwe simkaart in gebruik genomen en belt sindsdien via T-mobile. De hele, redelijk complexe, vervangingsactie is vlot en nagenoeg probleemloos verlopen. H et nieuwe contract heeft een aantal voordelen ten opzichte van het oude contract met Debitel. De beller gaat niets meer betalen voor een gesprek naar een TU/e-collega. Het maakt daarbij niet uit of dat met/naar een vaste of mobiele telefoon is. De data-abonnementen, voor bijvoorbeeld op een smartphone, zijn iets anders ingericht dan bij Debitel. Daar mochten onze gebruikers maar 50 megabyte per maand gebruiken, daarna begonnen de kosten op te lopen. Bij T- mobile is het datagebruik ongelimiteerd. Geen verrassingen achteraf dus. Een weloverwogen en op de toekomst gerichte keuze, want mobiel internet zal steeds belangrijker worden. Wel wordt de snelheid binnen de perken gehouden op 384Kb/s. Voor de meesten met een smartphone waarop ze hun mail lezen en agenda gebruiken is dit voldoende. Wil men meer, dan kan dat tegen een geringe meerprijs. Al deze voordelen zijn overigens het resultaat van een Europese aanbesteding die samen met de 2 andere 3TU-universiteiten is uitgevoerd. E r zijn verschillen in het T-Mobile netwerk en het netwerk van de vorige provider Debitel qua opstelpunten van bijvoorbeeld antennes. Hierdoor kunnen ook verschillen in dekking zijn ontstaan. Hier wordt door Dienst ICT en T-Mobile aan gewerkt Bij T-Mobile is het datagebruik ongelimiteerd. Geen verrassingen achteraf dus. TIM12: Over Kippen en Ketens Alexander van den Hil I n de periode september tot januari van het afgelopen jaar heb ik de Topopleiding Interactie Management gevolgd. Omdat het de 12 e keer was dat deze opleiding gehouden werd is de opleiding simpelweg afgekort tot TIM12. A an velen heb ik mogen uitleggen wat de opleiding eigenlijk inhoudt. Dat was geen gemakkelijk verhaal. Eigenlijk zorgt de TIM-opleiding, onder leiding van Jules Ruis, er voor dat het haar deelnemers bewust maakt van zijn of haar rol in de ontwikkeling van onze regio. De rode draad in de opleiding is het 'Bewustzijns Besturings Model (BBM), dat de samenhang in beeld brengt tussen de kernkwaliteiten van medewerkers in een organisatie ('basic awareness'), de kerncompetenties van de organisatie als geheel ('business awareness') en de bekwaamheden van de actoren in de relevante omgeving ('global awareness')

6 6 Gaandeweg het traject kwam ik erachter dat de pluimveeketen helemaal niet afwijkt van ICT. Door rekening te houden met de wensen van de broederij en de slachterij kan een veel groter rendement ontstaan in de hele keten. Daarnaast zorgt de opleiding ervoor dat je een behoorlijk netwerk opbouwt met mensen uit de researchsector, het bedrijfsleven en de overheid. D e zeven blokken waarin de opleiding is opgebouwd zaten propvol met sprekers van naam die bovendien van enorme waarde zijn voor de regio. Zo hadden we bijvoorbeeld in november Harry Loozen van Océ op bezoek die vers van pers het nieuws kwam vertellen dat Océ overgenomen zou worden door Canon en hoe dit hele proces in z n werk was gegaan. Ook hebben we een intensieve sessie gehad met Elly Blanksma (Lid 2 e kamer) en Jos Hessels (Gedeputeerde, Limburg) over de toekomst van onze regio. Een belangrijke boodschap daarbij was dat we ons niet moeten laten afschikken door gemeentelijke, provinciale of zelfs landelijke grenzen. Ook uit onze researchsector hebben mensen zoals Maarten Steinbuch, Bert Meijer en Mathieu Weggeman hun visie gegeven over de mogelijkheden rondom Eindhoven. N aast de heel interessante blokken heb ik gedurende de looptijd van de opleiding ook gewerkt aan een van de 4 projecten die in TIM12-verband zijn uitgevoerd. Samen met mensen van FEI, TNO, Burgers-Ergon en Fancom heb ik me namelijk bezig gehouden met ogenschijnlijk iets héééél anders dan ICT, de pluimvee sector! B innen de pluimveeketen blijkt dat er weinig geïnnoveerd wordt. Zo n keten bestaat uit voer-, broederij-, boerderij-, slachterij- en retailbedrijven. Mijn projectteam kreeg de opdracht te onderzoeken waarom binnen de verschillende bedrijven in de keten de innovatie achterblijft en dus ook geen economische groei ontstaat in deze waardeketen. Gaandeweg het traject kwam ik erachter dat de pluimveeketen helemaal niet zoveel afwijkt van ICT. Want zichtbaar werd dat bijvoorbeeld de boeren, als een schakel in de keten, vaak naar zichzelf optimaliseren. Dit betekent een suboptimalisatie voor de hele keten. Door bijvoorbeeld rekening te houden met de wensen van de broederij en de slachterij kan een veel groter rendement ontstaan in de hele keten. En dat verhaal komt mij als ICT er weer erg bekend voor! Naast dit verschijnsel bleek overigens ook dat een negatief imago en strenger handhaven van de regels in Nederland vergeleken bij de rest van de EU impact hebben op het rendement van de sector. A l met al heb ik veel geleerd, een veel bredere blik gekregen op de regio, veel nieuwe mensen leren kennen en bovenal veel plezier gehad tijdens dit TIM traject Colofon Uitgever: Redactie: Hoofdredacteur: Kopij coordinator: Verslaggevers: Vertalingen: Redactiesecretariaat: Ronald Waterham Corine Spoor, Fred Gaasendam Cees du Bois Anki Visscher Alle medewerkers van de TU/e Steven Fritts en Erik Geelen Marijke Nauta, Ineke van de Laar Nieuwsbrief.Dienst.ICT@tue.nl Laplace 1.97, tel. 4089

7 7 Wilt u bestanden uitwisselen zonder problemen? Kies dan voor PDF/A Toine Kuiper V anuit het ICT-overleg is een werkgroep aan de slag gegaan met de vraagstelling welke documentformaten voor de TU/e als standaard gekozen kunnen worden. In het bijzonder de vraag of de formaten.docx en.xlsx van Office 2007 als standaard geschikt zijn. D e oude formaten (.doc en.xls) van Office 2003 en de opvolgers.docx en.xlsx zijn beide in gebruik binnen de TU/e. Vooral als documenten via uitgewisseld worden kunnen problemen ontstaan als de ontvanger een oudere versie van Office 2003 gebruikt. Een PC die automatisch van updates voorzien wordt zal ook met Office 2003 de nieuwe formaten gewoon openen. Heeft u dus problemen met het openen van bijvoorbeeld.docx-bestanden in Office 2003, schakel dan uw lokale helpdesk in zodat uw PC alsnog van een update voorzien kan worden. Wilt u met meerdere gebruikers documenten wijzigen gebruik dan allemaal de laatste versie (momenteel 2007). Als dat niet mogelijk is is een keuze voor het oude.doc en.xls een prima oplossing. I s het wel verstandig om altijd Word- en Excel- bestanden via te versturen? Helemaal veilig is dat niet. In een Word- bestand is meer te vinden dan de uiteindelijke tekst zoals auteursnamen, track changes, een Word-bestand is weer door de ontvanger te bewerken etc. Als track changes nog aan staat kan de ontvanger alle versies en wijzigingen terughalen. Als dat niet de bedoeling is (met name als de bijlage alleen voor lezen en niet voor verdere verwerking bedoeld is) kan een PDF-bestand een betere en veilige optie bieden. Of nog beter PDF/A, een open standaard en dus geen eigendom van de bedenker van PDF (Adobe). Office 2007 biedt onder Save As een keuze voor PDF or XPS, hier kan via de knop Options een vinkje voor PDF/A gezet worden. Het belangrijkste voordeel is dat PDF- (en PDF/A-) bestanden op alle systemen leesbaar zijn. Een ander voordeel van PDF/A is dat het een formaat is dat in een archief opgenomen mag worden, de A in PDF/A staat dus voor Archive. D e nieuwe formaten.docx en.xlsx kunnen dus zonder bezwaar intern gebruikt worden. Hulp nodig bij het gebruik van bestandsformaten in Office 2003? Neem dan contact op met de Servicedesk van uw dienst of faculteit. Met name voor distributie van externe is PDF of PDF/A een prima alternatief Het belangrijkste voordeel is dat PDF- (en PDF/A-) bestanden op alle systemen leesbaar zijn. Bezint eer u begint Niek Slabbers V eel mensen kennen het wel van horen zeggen: Virussen, spyware en adware. Ze weten echter niet precies wat het doet en hoe de kans op besmetting verkleind kan worden. Wat is een virus en wat doet het? E en computervirus is een computerprogramma dat zich in een bestand kan nestelen, bijvoorbeeld in bestanden van een besturingssysteem zoals Windows. Computervirussen worden als schadelijk beschouwd omdat ze

8 8 adwareprogramma s bevatten ook een code die persoonlijke informatie van een gebruiker bijhoudt en doorgeeft aan derden, zonder de goedkeuring of kennis van de gebruiker. schijfruimte en computertijd in beslag nemen van de besmette computers. In ernstige gevallen kunnen ze in de computer schade aanrichten zoals het wissen en verspreiden van gegevens. Leuk een virus maar hoe kom ik eraan? D e gebruikelijke wijzen waarop een virus in een computer kan doordringen zijn: diskette; geheugenkaarten; besmette cd-rom; ; bestandsdeling; misbruik van bugs in het besturingssysteem zoals Microsoft Windows, of bugs van andere software. Wat is spyware en wat doet het? S pyware is de naam voor computerprogramma s die informatie verzamelen over een computergebruiker en deze doorsturen naar een externe partij. De opkomst van spyware is mede het gevolg van het illegaal kopiëren van software. De programmamakers zoeken naar andere manieren om geld te verdienen. Het toevoegen van spyware aan een programma is een manier. Naast deze commerciële vorm van spyware bestaat er ook een vorm met meer criminele doeleinden. Een aantal bekende programma s die spyware installeren zijn; Kazaa, Kazaa Lite, DivX, Morpheus en Messenger Plus Live! Wat is adware en wat doet het? A dware of advertentieondersteunde software is elke softwareapplicatie die advertenties weergeeft terwijl het draait. Deze applicaties bevatten ook codes die deze advertenties weergeven in een pop-upvenster of in een ander venster dat verschijnt op het computerscherm. Adware helpt ontwikkelkosten terugwinnen en de prijzen van de applicatie voor de gebruiker laag te houden en het kan programmeurs/ontwikkelaars winst opleveren. Sommige adwareprogramma's bevatten ook een code die persoonlijke informatie van een gebruiker bijhoudt en doorgeeft aan derden, zonder de goedkeuring of kennis van de gebruiker. Norman Ad-Aware is beschikbaar om adware op de PC op te sporen en te verwijderen. Stel, mijn systeem is geïnfecteerd. Wat nu? A ls er een besmetting is opgetreden, neem dan contact op met de Servicedesk van uw dienst of faculteit. Laat uw virusscanner uw gehele systeem scannen op virussen, laat tevens Norman Ad-Aware het systeem scannen op overige ongewenste software. Mocht de bestemming niet verwijderd kunnen worden moet het systeem ge-imaged worden. Er wordt dan een back-up gemaakt van alle op het systeem aanwezige data van de gebruiker. Daarna wordt het systeem geimaged. Na het zetten van een image wordt de installatie voorzien van de nodige updates waardoor de kans op besmetting kleiner wordt. De back-up van de data dient naderhand uitvoerig te worden gescand op besmetting. Voorkomen is beter dan genezen: U pdaten van de PC met Windows Update, Anti spyware en Antivirus software helpt om de overlast te verkleinen Aanmelden voor dichterbij het NIEUWS Contact, reageren Meer informatie : klik hier : Nieuwsbrief.Dienst.ICT@tue.nl : Website TU/e Dienst ICT

9 9 Even Voorstellen Niek Slabbers M ijn naam is Niek Slabbers en ben 23 jaar jong en ik woon, samen met mijn vriendin, in Vught. Mijn hobby s zijn paintball en fotografie. Na het volgen van de MBO studie ICT-beheer (niveau 4) ben ik gaan werken voor Acer computer als repairengineer op board-level niveau, na een jaar bij Acer gewerkt te hebben vond ik het tijd voor iets nieuws, namelijk detachering. Nu werk ik ± 2 jaar voor Centric ICT. Sinds eind oktober ben ik bij de TU/e gedetacheerd waarvan ik 3 dagen voor LGO werk en 2 dagen voor het NSC in de Hal. Ik verwacht op de TU/e heel wat kennis op te doen met betrekking tot kantoorsoftware dit omdat ik mijzelf tot nu toe meer bezig heb gehouden met hardware dan met software. Voordat ik bij de TU/e gedetacheerd werd, ben ik anderhalf jaar gedetacheerd bij de SNS-Bank. Het eerste jaar ben ik ingezet als support engineer en diende voor de ondersteuning van de gebruikers door heel Nederland. Het laatste halfjaar heb ik de rol van planner en technisch specialist vervuld. H et leukste aan het project bij de SNS-Bank was toch het begeleiden van de grotere klussen, zoals het opzetten van een nieuw regiokantoor, het verhuizen van bestaande kantoren, het verhuizen van servers en het realiseren van alle ICT-voorzieningen Wat vindt u van de vernieuwde website van Dienst ICT? Werken met studenten, voor studenten en medewerkers van de centrale diensten Laat ons uw mening weten op website.dienst.ict@tue.nl Marian de Vaan B ij de werkzaamheden aan de balies van het notebook service centrum (NSC), de ICTheek en de Informatie - en Servicedesk (ISD) worden studenten als baliemedewerkers ingezet. We hebben onze student-assistenten zeer leren waarderen en zien ze dan ook als volwaardige deeltijd-medewerkers. O p de verschillende plaatsen hebben de werkzaamheden altijd te maken met de rechtstreekse ondersteuning aan onze klanten. Bij het NSC helpen de baliemedewerkers hun collegastudenten en medewerkers met een notebook uit de notebookregeling problemen op software of hardwaregebied op te lossen. Bij de ICTheek worden klanten geholpen met het afdrukken op grootformaat printers of andere apparatuur die ter beschikking staat van onze klanten. Ook het werken met de applicaties die op de openbare werkplekken in de ICTheek staan wordt ondersteund. Bij de ISD kunnen de medewerkers van de centrale diensten hun problemen met ICT voorzieningen aanmelden. De studenten die achter de

10 10 je blijft er als leidinggevende ook jong bij telefoon en balie aanwezig zijn lossen wanneer mogelijk de problemen op, of zetten ze door naar de gebruikersondersteuners. H et contact wordt zowel door de klanten als door de studentassistenten als plezierig ervaren. Hoewel het overdragen van werkzaamheden enig organisatietalent vraagt en het plannen van de bezetting in de nieuwe roosters soms lastig is omdat studenten colleges blijken te volgen, geeft het werken met studenten ook een aantal voordelen. Er is een hoge mate van flexibiliteit aanwezig, vooral ook omdat de verschillende groepen zich tot hechte teams hebben gevormd. Wanneer er een tentamen (of tentamenfeest) is zijn ze allemaal bereid om diensten van elkaar over te nemen. Het komt dan ook zelden voor dat er geen, of onvoldoende bezetting van de balies is. Daarin hoeven we als Dienst ICT eigenlijk niet veel voor te doen, de studenten zelf hebben een groot verantwoordelijkheidsgevoel voor hun werk. S tudenten (academici to be) zijn uiteraard voldoende intelligent om goed met onze klanten, de andere studenten en de medewerkers van onze universiteit, te kunnen communiceren. Ze hebben tenslotte hetzelfde niveau. A l met al kan ik iedereen aanraden om gebruik te maken van studentassistenten in functies waar dat mogelijk is. Als laatste voordeel wil ik namelijk ook het leeftijdsaspect noemen: je blijft er als leidinggevende ook jong bij Column Een en Nul Gebruikers van social media, gedoodverfd als trendy, supercommunicatieve mensen, blijken eigenlijk in niets te verschillen van eenzame zonderlingen. Vroeger werd iemand die kennelijk werkelijkheid niet van fantasie kon onderscheiden met een mengeling van mededogen en spot bejegend. Met de intrede van de social media is het land inmiddels vergeven van eenzame fietsers die niettemin hardop in zichzelf lijken te praten en mensen die grinnikend kennisnemen van mededelingen die zich in hun handpalm openbaren. Alleen de mate van (on)verzorgdheid scheidt de communicatieve types nog van de spiritus drinkende zwervers van weleer. Hebben we eigenlijk wat aan social media? Twitter, blogs, Yammer, er wordt wat afgekakeld op het net. Wie de gemiddelde Tweet bekijkt, zal waarschijnlijk snel constateren dat het gehalte van de mededelingen niet uitblinkt door intellectuele diepgang. Oppervlakkig gezien lijken het ook allemaal nieuwe media. Maar wie alle varianten probeert in te delen komt uiteindelijk uit op netwerken (Hyves, Facebook), zeepkisten (Blogger, YouTube), markten (Marktplaats, CrowdSpring), filters (Tripadvisor, Newsvine) en speeltuinen (Warcraft, Foursquare). En dan is het opeens allemaal niet zo nieuw meer, maar is het gewoon menselijk gedrag dat al miljoenen jaren hetzelfde is, maar nu een andere uitingsvorm heeft gekregen. Wat wel anders is, is dat internet dit menselijk gedrag voor eeuwig vastlegt en dat iedereen die ervan wil kennisnemen dat ook werkelijk kan. Jeff Bezos van Amazon zei ooit dat in de fysieke wereld een ontevreden klant het zes anderen kon vertellen. Op internet zijn dat er meteen zesduizend. De vraag of we wat hebben aan social media is daarmee niet meer relevant. Wel de vraag: wat doen we er zelf mee? Klanten praten over je, niet voorkomen in social media is onmogelijk. Beter zelf de toon zetten dan wachten tot anderen het doen Aanmelden voor dichterbij het NIEUWS Contact, reageren Meer informatie : klik hier : Nieuwsbrief.Dienst.ICT@tue.nl : Website TU/e Dienst ICT

11 11 Waar houden de ondersteuners van de Dienst ICT zich zoal mee bezig? Steven Fritts E lke dag komen er tientallen vragen binnen bij de Servicedesk van de Dienst ICT in het Laplace gebouw. In dit artikel willen we u informeren over enkele opvallende meldingen van de afgelopen tijd. s die Chinese tekens bevatten kunnen niet goed worden afgedrukt. Na veel onderzoek en testen is besloten om een case aan te melden bij Microsoft om hen te vragen mee te helpen om een oplossing te vinden voor dit probleem. Na een zoektocht van enkele weken was er nog geen directe oorzaak te vinden. Op aanraden van Microsoft is er een nieuw image gemaakt met een nieuwe Office 2007 installatie. Destijds was gekozen voor een upgrade van Office 2003 naar Office 2007 om alle gebruikersinstellingen automatisch mee te kunnen nemen. Hierna bleek het probleem zich niet meer voor te doen. De pc s met de betreffende probleem zullen voorzien worden van een nieuwe image. Vastlopende systemen in gebouw Traverse. Sinds een aantal maanden krijgen wij sporadisch meldingen vanuit Traverse van systemen die spontaan vastlopen. Tot voorkort werd dit tijdelijk opgelost door de pc bekabeld aan te sluiten en de wireless kaart uit te schakelen. In de tussentijd werd hard gezocht naar een permanente oplossing. Met trots kunnen wij nu melden dat deze gevonden is. Door de bestaande wireless driver te deinstalleren en deze daarna te herinstalleren met de door Microsoft aangeboden wireless driver behoort het probleem tot het verleden. Momenteel zijn wij druk bezig om pc s met dit probleem te voorzien van deze oplossing. Microsoft Word drukt het TU/e logo niet meer af in huisstijl documenten en verwijdert deze zelfs bij bestaande opgeslagen documenten. Dit probleem is opgelost door alle Word instellingen te herstellen naar de standaard configuratie Van schoonmaakmiddelen naar rekenclusters Geert Jaap Scherpenzeel I n 6 maanden tijd is een voormalige opslagruimte van schoonmaakmiddelen in de kelder van het Laplace-gebouw omgetoverd tot een moderne geconditioneerde serverruimte. Deze ruimte is speciaal gebouwd voor de housing van rekenclusters met hoog vermogen. D oor de technische ontwikkelingen is de vermogensvraag van rekenclusters de laatste jaren fors toegenomen. Daar waar 5 jaar geleden een cluster nog geen 10 kw per kast aan vermogen nodig had kan dat tegenwoordig 20 tot 30 kw zijn. Met traditionele koelsystemen zijn deze rekenclusters dan ook niet meer te koelen. Bij dit soort vermogens zijn Daar waar 5 jaar geleden een cluster nog geen 10kW per kast aan vermogen nodig had kan dat tegenwoordig 20 tot 30 kw zijn.

12 12 Dit gesloten koelsysteem werkt met koelunits tussen de serverkasten. Deze oplossing is energetisch zeer efficient. speciale efficiënte koeltechnieken noodzakelijk. D e voorbereidingen van dit project zijn al in 2008 begonnen. De aanleiding was de vraag van de faculteiten, met name Scheikundige Technologie, voor housing van nieuw aan te schaffen clusters en het besluit van het CvB om niet meer te investeren in decentrale geconditioneerde ruimtes. Gezamenlijk met de faculteiten, dienst Huisvesting en dienst ICT is een project gestart om een centrale ruimte te realiseren voor rekenclusters. Op basis van de eisen geformuleerd door de faculteiten, dienst Huisvesting en dienst ICT heeft het technisch adviesbureau Royal Haskoning een ontwerp gemaakt. De uitgangspunten waren onder andere een energetisch zo efficiënt mogelijke koeling, een eenvoudige inrichting en de mogelijkheid om te kunnen uitbreiden als daar vraag naar zou zijn. Het ontwerp betrof een totaal van 18 kasten die in 3 fases van elk 6 kasten uitgevoerd kan worden. Het vermogen per kast varieert van gemiddeld 15 kw tot maximaal 30 kw. Het totale vermogen voor de ruimte is vastgelegd op 300 kw. Uit de aanbesteding is het Rimatrix systeem van Rittal als beste naar voren gekomen. Dit gesloten koelsysteem werkt met koelunits tussen de serverkasten. Deze oplossing is energetisch zeer efficiënt. Dit systeem werkt met hogere koelluchttemperaturen en daarmee ook met hogere koelwatertemperaturen. Dit in tegenstelling tot de traditionele ruimtekoelingssystemen. Het koelwater kan door het hogere temperatuurtraject langer tegen de buitenlucht gekoeld worden. De inzet van koelcompressoren wordt dan gereduceerd. I mtech, die als winnaar uit de aanbesteding naar voren is gekomen, heeft fase 1 met 6 kasten eind januari 2010 opgeleverd. De kasten worden nu in gereedheid gebracht voor de komst van de eerste rekenclusters. De faculteiten Scheikundige Technologie en Technische Natuurkunde zijn de eerste gebruikers van deze ruimte. Het gebruik van de ruimte is overigens niet beperkt tot rekenclusters. Ook systemen waarvoor de dezelfde housingeisen gelden zijn welkom in de ruimte Mysterieus huisje in het Laplace-gebouw Marijke Nauta Een bouwkeet? De verbouwing was toch klaar? Een friettent! Doe mij maar drie Een kerststal? Hè, ik ben een ontwerp van Piet Hein Eek. Respect!! Wat leuk, een koek en zopie huisje!!

13 13 O peens was het er, een huisje, bouwkeet, kerststal, friettent?????? Waar komt het vandaan? Wat stelt het voor? Na wat navraag hoorde ik de naam Piet Hein Eek vallen, snel opgezocht met Google en wat blijkt: Piet Hein Eek is een gevestigde naam in de (internationale) designwereld, hij heeft in 2005 de woonaward ontvangen voor beste woonprofessional. Piet Hein Eek studeerde in 1990 af aan de Design Academy in Eindhoven met een opvallend object, een kast van sloophout. Dit is niet het huisje wat nu in het Laplace gebouw staat. Dit huisje, of wel kiosk, werd in 2002 door Piet Hein Eek geschonken aan de faculteit Bouwkunde van de TU/e ter ere van de opening van het nieuwe gebouw Vertigo. Daar heeft dit ontwerp jarenlang gestaan en fungeerde als kiosk waar studenten van Legenda dictaten en boeken verkochten. Na jaren daar te hebben gestaan belandde het in de opslag van de Kunstcommissie. Er werd een nieuwe bestemming voor de kiosk gezocht en uiteindelijk kwam men uit bij het Laplace-gebouw, waar de Cursor, CEC en verschillende bedrijven zijn gevestigd die eventueel gebruik kunnen maken van de kiosk om informatiemateriaal etc. neer te leggen. Maar mochten er andere ideeën zijn, wees creatief, de kiosk staat ervoor Pilot Windows 7 bij Dienst ICT, een test in de dagelijkse praktijk Maurice de Turck S inds een paar weken zijn we bij Dienst ICT bezig om via een pilot te bekijken hoe het is om bij de TU/e te werken met Windows 7. Lovende kritieken D e eerste berichten van buitenaf zijn veelbelovend dus wat let ons om deze gedachten en meningen eens los te laten op onze eigen organisatie. Aangezien Vista binnen de centrale diensten overgeslagen is als operating system, is het even wennen, maar eerlijk gezegd went het boven verwachting snel. Voor toekomstige gebruikers is het handig om te weten dat het veel overzichtelijker is geworden. Een ander voordeel, maar meer van technische aard is dat het installeren stukken sneller gaat dan bij XP. Inrichting D e gebruikers bij dienst ICT gebruiken in het algemeen een 32-bits versie van Windows 7 op hun computer. Uitzondering is de groep Information Services. In overleg en samenwerking met hen is er een speciale image gemaakt om de PC s te voorzien van de benodigde tools en programmatuur om zodoende continu en in een virtuele omgeving te kunnen testen. Ook met het oog op de ontwikkeling van software naar een eventuele 64-bits omgeving is het nooit verkeerd om te weten hoe de basissoftware zoals die in een kantooromgeving gebruikt wordt (Officesuite, virusscanner) zich staande houdt met een dergelijk operating system. O verige gebruikers krijgen zoals gezegd een 32-bits versie met daarop de gebruikelijke kantoor-software. Aan het einde van de pilot wordt bekeken of er nog gesleuteld moet worden aan de samenstelling hiervan om het zo compleet mogelijk te maken voor onze klanten. Aangezien er binnen de dienst verschillende groepen gebruikers zijn kunnen we gelijk toetsen wat de behoeftes zijn en waar mensen tegenaan lopen. Voor toekomstige gebruikers is het handig om te weten dat het veel overzichtelijker is geworden.

14 14 Dit is van zeer uiteenlopende aard maar niet minder waardevol met het oog op een toekomstige campusbrede uitrol. Verder is er een speciale Sharepoint-site ingericht om een opsomming van problemen te geven zodat deze altijd makkelijk terug te vinden zijn. Deze site is momenteel specifiek toegankelijk voor medewerkers van Dienst ICT. Na afloop van de pilot zal een evaluatie volgen over hoe een en ander gelopen is. We gaan er echter vanuit dat, op het moment dat er besloten wordt om Windows 7 over de campus uit te gaan rollen, we terdege voorbereid zijn en onze klanten op de van ons bekende manier kunnen voorzien van een goed functionerende werkplek Even voorstellen Annet van Kollenburg Ik laat een applicatie zo goed mogelijk aansluiten bij de wensen van de eindgebruikers I k ben niet nieuw op de TU/e, maar wel nieuw als medewerker bij Dienst ICT. Daarom toch maar even kort wat over mezelf: voordat ik bij de TU/e in dienst kwam heb ik ruim 8 jaar gewerkt als software ontwikkelaar / specialist voor een Amerikaans bedrijf; NCR. We werkten aan een standaardpakket voor woningbouwverenigingen. Behalve met programmeren hield ik me bezig met het implementeren van de applicatie bij de gebruikers en het geven van ondersteuning. Ik woon in Best. We hebben 3 kinderen van 18, 15 en 12 jaar. Na de eerste gezinsuitbreiding ben ik in 1992 begonnen op de TU/e. Ik wilde minder gaan werken en heb daarom voor een baan van 20 uur gekozen. Mijn eerste functie was bij IEB (In- en externe betrekkingen) en via CSC uiteindelijk bij het CEC. Vanaf 2009 ben ik vanuit de Dienst ICT gedetacheerd bij het CEC. Ik heb me afwisselend beziggehouden met applicaties voor externe relaties (vanaf RB- S2000 tot op dit moment Q_Relatie) en applicaties voor studiekiezers (de scholierenbank). Mijn functie is functioneel beheerder. Ik laat een applicatie zo goed mogelijk aansluiten bij de wensen van de eindgebruikers en overleg daarvoor met zowel de ICT-afdeling voor de technische ondersteuning als met de leverancier van de applicatie voor het aanbrengen van gewenste verbeteringen en uitbreidingen. Deze functie bevalt me uitstekend en ik probeer mijn werkwijze, door het volgen van modules voor o.a. testen (TMAP) en functioneel beheer (BISL), steeds te verbeteren. Mocht je nog iets meer van me willen weten, je kunt me vinden bij het CEC, op de begane grond van het Laplace gebouw een vliegende virtuele camera die door, over, onder, in en rond het oppervlak beweegt. Software Licentie Nieuws Anki Visscher D e afgelopen maanden zijn nieuwe licenties beschikbaar gekomen van de volgende software. Maple, deze licentie loopt nu tot 1 januari Versie 13 is nu beschikbaar in zowel 32- als 64-bits versie.

15 15 Nieuw in Maple 13 is de mogelijkheid van vluchtsimulatie door een object (flythrough animation). Een vluchtsimulatie helpt de gebruiker om meer inzicht te krijgen in een 3D plot door gebruik te maken van een vliegende virtuele camera die door, over, onder, in en rond het oppervlak beweegt. Dit geeft de gebruiker de mogelijkheid om beter te kij-ken naar punten van interesse vanuit een willekeurige hoek van een oppervlak. Je kunt een standaardpad voor je camera volgen of er zelf een maken. Je kunt zelfs het oppervlak van een object vanuit de binnenkant bekijken. E uroglot, de licentie loopt nu tot en met 30 november Versie 7.0 is nu beschikbaar. De leverancier meldt over deze nieuwe versie, dat door het toevoegen van een aantal nieuwe features Euroglot Professional dynamischer in het gebruik is geworden. Daarnaast heeft het vertaalteam hard gewerkt aan de uitbreiding van de woordenschat. Euroglot beschikt nu over een apart spreekwoordenboek waarin honderden vertalingen van bekende en minder bekende spreekwoorden en gezegden te vinden zijn. Tevens is Euroglot Professional 7.0 uitgerust met link naar Google en Wikipedia voor ieder woord. K isssoft, een programma om berekeningen uit te voeren aan tandwielen. Op dit moment bieden we de stand-alone versie van de software, op aanvraag, aan voor medewerkers van de TU/e. Aanvragen voor het gebruik van deze software kunnen gericht worden aan het adres: software.coordinator@tue.nl Euroglot beschikt nu over een apart spreekwoordenboek Deze artikelen zijn verkrijgbaar bij: Dienst ICT Goods De Hal 0.18, , Dienst.ICT.Goods@tue.nl Openingstijden maandag t/m vrijdag van tot uur Travel Cardreader SD, SD micro, SD mini, MMC Prijs per stuk 7,79* Portable rapid speed Cardreader with SIM-support Prijs per stuk 12.42* * Prijswijzigingen voorbehouden

16 16 V o l u m e 0 3, n u m b e r 0 1 A p r i l In this edition: Digital Lane TU/e Software License News What keeps busy The future Phone calls Laplace gathering Digital Lane TU/e: Digital document on route to the E-depot Stefan Osinski / Toine Kuiper IEC T he Information Expertise Centre the following: and ICT services are working on a Document management solution were documented information Record management can be made available in a fast en Search adequate manner as well as being stored and archived. We call this the digital lane. T he goal is to create a workflow in The TU/e digital lane consists of three which documented information is different components that each require accessible, by those authorized, separate methods, approaches and responsibilities. The three components are from the beginning of creation until the moment of deletion or transfer to the Registration for dichterbij het NIEUWS Contact, react More information : Click here : Nieuwsbrief.Dienst.ICT@tue.nl :

17 17 E-depot. MOSS (sharepoint) will fulfill an important role in the component document management. The component record management shall eventually result in an E-depot for the TU/e, in which delegated responsibilities on behalf of the Executive Board has been outsourced to the Information Expertise Centre. This all will be within the boundaries of laws and legislations related to this subject (with focus on the archive laws). The national and international laws regarding the standards for digital archiving will be taken into account as well. The component search will offer the possibility for employees to find all available information within the organization if they are authorized. T he ambition is to not only facilitate the Digital lane on the fields of policies and management but also on the fields of education and research. To finish this process, the help of several other systems will be needed to work adjunct with document management, record management and search. All of this will complete the digital lane. I-Navigator, is a program used by all universities to connect the legal storage and deletion periods to the record management solution. Metadata-model, is the base for disclosure of information. At first the strive is to come to a unified metadata-model for the components of the digital lane. This will possibly be expanded with other TU/e Software License News Anki Visscher applications at a later date. Digital signature, is the link between document management and record management. If a solution can be found this could possibly make printed and signed documents obsolete. Workflow, is the solution to enable employees to work simultaneously within the digital lane and possibly outside of it. Virtual dossiers, enables the employee to compile a dossier from different sources at any time. T he eventual goal is as described above. Meaning that the user is always aware of the actual status of documents and of the location of archived records in a (virtual) dossier. The digital lane TU/e will also create a less paper office. Mobile applications have a high priority in our agenda. This will take us one step closer to realizing the new way to work. A t the moment ICT services has filled the document management gap with MOSS (the sharepoint farm). The Information Expertise Centre are momentarily running projects that involve new applications for record management and metadata. After this is completed new projects will be started involving search and virtual dossiers. We are working hard on realizing the TU/e s digital lane T he last few months new licenses have become available for the following software packages. Maple, This license is valid until Version 13 is now available as a 32bits version as well as a 64bits version. What s New in Maple 13? Fly-Through Animations As part of the new 3-D plotting facilities, Maple 13 provides fly-through animations. These animations help you to gain additional insight from your 3-D plots as a virtual camera flies through, over, under, into, and around your surface, letting you focus on points of interest from any angle to understand the trends and behavior of surfaces. Explore 3-D plots from any angle even from the inside

18 18 What do you think about our renewed Website ICT Services? Please let us know your opinion by sending an to Choose from built-in standard paths, or define your own camera path. Methods include: Using one of four standard viewpoints, such as circle left and circle right Providing a camera location for each frame of the resulting animation Using either a parametricallydefined path or a spline computed from a given set of points The camera orientation, field of view, and number of frames are all configurable Use standard animation controls to adjust playback options Available for most 3-D plots, not just those created with the plot3d command E uroglot, This license is valid until Version 7.0 is now available. Our contractor has notified us of the following changes in the newest version. In version 7.0 Euroglot Professional has been made more dynamic with the addi- tion of a few new enhancements. The Euroglot translation team has also been working hard on extending the vocabulary. Euroglot now has access to a separate proverb dictionary that contains hundreds of translations of popular en less familiar proverbs and sayings. Euroglot Professional 7.0 has also been equipped with links to Google and Wikipedia in front of every word. K isssoft, is a program that can be used to make calculations to cogwheels. At this moment we are offering the standalone version to employees of the TU/e. Request for use of this product can be directed to the following address: software.coordinator@tue.nl What keeps the support specialist of ICT services busy? Steven Fritts E very day dozens of calls and questions poor in to the Information and Servicedesk, located in the Laplace building. In this article we will inform you of a few peculiar problems that have caught our intention. s that include Chinese symbols cannot be printed correctly. After a long period of research and testing we decided to contact Microsoft and ask for their assistance. After several weeks no solution or cause for this problem had been found. Microsoft then came with the advice to reinstall the entire system and install a clean version of Office The current installation consists of an Office 2003 to Office 2007 upgrade. This was done so that the user could keep all of their user settings. After a clean install of the system and Office 2007 the problem ceased to occur. Users that have a system that shows these signs will be given the option to reinstall their system. System crashes that occur in the Traverse building. Since a few months we have been receiving sporadic reports out of Traverse of computer systems spontaneously freezing. Until now a workaround had been applied to temporarily solve this problem.

19 19 The temporary solution was achieved by disabling the wireless card and connecting the computer to a wired network connection. In the meantime a more permanent solution was sought out. We can now proudly announce that a permanent solution has been found. By uninstalling the current wireless driver and reinstalling it with a Microsoft offered driver this problem is a thing of the past. At the moment we are hard at work to make sure that all pc s demonstrating this problem are updated. Microsoft Word does not print the TU/e logo in combination with house style documents. Logos are even deleted in existing documents. This problem has been solved by resetting all word settings to their standard configuration The future of phone calls Anki Visscher Is the Office Communication Service a worthy alternative to the current Telephone switchboard. A report of the presentation by Erik Dobbelstijn of Nivo Networks Architects held on February the 4th The presence is the dial tone of the future Everybody becomes a kind of receptionist Phone call = Chatting = Mailing = Skyping You don t have to be able to count to 10 anymore T hese are just a few quotes that have been used to summarize the use of Office Communicator. Erik Dobbelstijn sketches the trends in communication. How does the world of communication look like today? Phone calls = Skyping, a lot of voic traffic, premium pricing for calls from landlines to cell phones, chatting and video conferences with your phone. What we are talking about is Unified Communications, which brings instant messaging, voic , faxing, out of office notifications, phone calls together in one environment. The user has all of these communication possibilities at their fingertips and can easily choose which ones suites them best. Microsoft leads the playing field when it comes to Unified Communications with their Office Communication Server 2007 R2. Trying to make unified communications available is a tricky situation. The user has all of these communication possibilities at their fingertips and can easily choose which ones suites them best Colophon Publisher: Editorial staff: Head editor: Copy Coordinator: Reporters: Translations: Editorial secretary: Ronald Waterham Corine Spoor, Fred Gaasendam Cees du Bois Anki Visscher All TU/e employees Steven Fritts and Erik Geelen Marijke Nauta, Ineke van de Laar Nieuwsbrief.Dienst.ICT@tue.nl Laplace 1.97, tel. 4089

20 20 The TU/e is leading when it comes to the use of OCS in the Netherlands. The same mathematical power has now been placed into a desktopcomputer on your desk. This is due to users that need to communicate their needs to the developing IT specialists without actually knowing the possibilities and features of the product. This in turn needs to be communicated to the users by the developing IT specialists. T he TU/e is leading when it comes to the use of OCS in the Netherlands. Last year 23 employees took part in the OCS voice pilot in which they tested making telephone calls using their PC. Their finds and conclusions have been documented extensively during this test period. A few examples are: The need to only click a name to call someone is very nice especially when added with the out of office notification. This is a real timesaver. Call forwarding can easily be configured by the user. It s like making a satellite call to some on the other side of the world when calling through OCS. The boss secretary connection is missing. First Laplace gathering Fred Gaasendam N ever have so many people been employed in Laplace then during the last year. And I dare make this statement seeing that this building use to be filled with computers that, by modern day standards, were the size of battleships. These computers filled most of the lower floors. The same mathematical power has now been placed into a desktop computer on your desk. The halls have long since been transformed into open office space and are now occupied by various companies and services like CEC, Devlab and ESI. Except for the adequate air-conditioning, all signs of the Stone Age Burroughs have been removed. During this period several organizations have come and gone. A few of these organizations were Kenniswijk, a government initiative to construct ICTinfrastructure in and around Eindhoven. The OCS phone (the catalyst) doesn t have any buttons to press. So when your computer is locked you can t make a phone call. The participants were very enthusiastic about the current possibilities and would like to continue testing if the findings listed above are addressed. Who wouldn t like the integration of landlines and cell phones through Unified Communications or remote meetings through your cell phone? In the future this will all be possible. The preliminary conclusions are: The newest version of the Microsoft Office Communication Server R2 in combination with a small telephone switchboard, can serve as a largescale replacement for the current TU/e switchboard. The TU/e can offer its employees a modern and complete package of communication possibilities on campus as well as off campus. The current switchboard needs to stay operational for at least a year to support the migration And Itea, an alliance of European industrial corporations for embedded software. On January the 27 th it became clear how much busier Laplace had become. This day was marked by the first communal gathering for residents of Laplace. Connie Catrijn of Eurandom was the instigator of this initiative. ICT services then followed up on the idea and at 4 p.m. that afternoon Ronald Waterham, Director of ICT services, held a welcoming speech for all present. The speech was held in English because of the large amount of International employees located in Laplace. Next to the speech, Ronald also invited everyone for a tour of the building. This included a visit to the new ICT-room. For many people it was a huge surprise to find out that the Laplace has such an extensive lower level, filled with ICTintersections and computers