C o l l e c t i e p l a n E r f g o e d c o l l e c t i e s t o t B i b l i o t h e e k R o t t e r d a m

Transcriptie

1 C o l l e c t i e p l a n E r f g o e d c o l l e c t i e s t o t B i b l i o t h e e k R o t t e r d a m Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam Versie 2.2 Datum 2 februari 2007 Auteur Adrie van der Laan Telefoonnummer

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Erfgoedcollecties tot Inleiding 2.2 Voorgeschiedenis 2.3 De fysieke bibliotheek 2.4 De digitale bibliotheek 2.5 De meerwaarde van de Erfgoedcollecties tot Collectiebeleid 3.1 Doel van het collectiebeleid 3.2 Algemeen collectiebeleid 3.3 Bewaarbeleid Bewaarbeleid voor huidige collecties Bewaarbeleid voor materialen in open opstelling 3.4 Aanschafbeleid 4 Schenkingen en Bruiklenen 5 Organisatie 5.1 Taken en verantwoordelijkheden conservator Erasmuszaal 5.2 Infrastructuur Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 2 van 20

3 1 Inleiding Dit Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 biedt de uitgangspunten voor het beheren en uitbouwen van de Erfgoedcollecties tot 1801 van Bibliotheek Rotterdam. De uitgangspunten op grond waarvan deze collecties worden samengesteld, zijn tot nu toe nooit expliciet vastgelegd. Het voortduren van die situatie is ongewenst, al was het maar uit overwegingen van praktische werkbaarheid (bijvoorbeeld vanwege het voortdurende marktaanbod van boeken gedrukt voor 1801). Bovendien hebben de opkomst van de digitalisering, de functieverandering van Bibliotheek Rotterdam van uitleenbibliotheek naar informatiecentrum en het aangaan van samenwerking met de Erasmus Universiteit Rotterdam in de vorm van het Erasmus Center for Early Modern Studies geleid tot andere inzichten over de Erfgoedcollecties tot Sinds het ontstaan van Bibliotheek Rotterdam in 1604 is een aantal wetenschappelijke collecties opgebouwd en heeft de bibliotheek een bewaarfunctie gekregen. Dit betekent dat in het verleden vrijwel alle eenmaal aangeschafte titels werden bewaard. Inmiddels stellen we eisen aan datgene wat moet worden bewaard in de collectie als geheel. Ook de oprichting van het Erasmus Center for Early Modern Studies vraagt om herbezinning en om maatstaven. Ontwikkelingen op het gebied van ICT en afstemming tussen bibliotheken onderling maken het mogelijk dat niet elke bibliotheek alles hoeft te bewaren. Geautomatiseerde catalogi bieden eenvoudig inzage in de collecties van andere bibliotheken. Het kader voor dit collectieplan wordt gevormd door de missie van Bibliotheek Rotterdam zoals die in het Bedrijfsplan is verwoord: Bibliotheek Rotterdam is hét kenniscentrum van stad en regio en een ontmoetingsplaats van mensen en culturen. Praktisch komt deze missie tot uiting in de vier kerntaken van de bibliotheek: informatie, educatie, recreatie en cultuur. Ook de Erfgoedcollecties tot 1801 zijn een middel om deze kerntaken uit te voeren. Dit Collectieplan dient om maatstaven te bepalen voor wat wordt bewaard binnen de Erfgoedcollecties tot 1801 zowel als handvest voor de bibliotheek zelf als voor haar klanten, die zo kennis kunnen nemen van de uitgangspunten voor het bewaren en uitbouwen van de Erfgoedcollecties tot Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 3 van 20

4 2 Erfgoedcollecties tot Inleiding Het lenigen van de informatiebehoefte van burgers is altijd een kerntaak van Bibliotheek Rotterdam geweest. Daartoe is in het verleden een grote hoeveelheid boeken aangeschaft en aangeboden aan de bezoekers van de bibliotheek. Sinds het begin van de twintigste eeuw werd de bibliotheek geleid door bibliothecarissen die zichzelf nadrukkelijk als wetenschappers zagen en die zich daarom ook uitdrukkelijk met de samenstelling van de boekencollectie in het algemeen en met die van de Erfgoedcollecties tot 1801 in het bijzonder persoonlijk bezig hielden. Zo is gestaag een wetenschappelijke collectie opgebouwd. Dit streven werd mede in de hand gewerkt door het feit dat in Rotterdam tot 1973 geen universiteitsbibliotheek bestond. Sinds 1974 is er sprake van een duidelijke verandering. De bibliotheek van de Erasmus Universiteit Rotterdam was inmiddels een feit. De gemeentebibliotheek werd na het vertrek van drs. Egbertus van Gulik als bibliothecaris niet langer door vakinhoudelijke wetenschappers geleid, maar door directeuren die zich toelegden op het leiden en ontwikkelen van de organisatie. Met het aanschafbeleid van de collecties bemoeiden zij zich niet langer inhoudelijk vanuit een persoonlijke betrokkenheid. Voor het beheren en uitbouwen van de Erfgoedcollecties tot 1801 werd een aparte medewerker aangetrokken, die in 2004 uit dienst trad. Haar vertrek viel samen met de feitelijke zij het nog niet officiële start van het Erasmus Center for Early Modern Studies, een samenwerkingsverband van Bibliotheek Rotterdam en de Erasmus Universiteit Rotterdam. (Het Erasmus Center is officieel geopend op 7 september 2005 door mr. Ivo Opstelten, burgemeester van Rotterdam, en dr. José van Eijndhoven, voorzitter van het College van Bestuur van de Erasmus Universiteit Rotterdam.) Het Erasmus Center is voor de bibliotheek allereerst een middel om de Erfgoedcollecties tot 1801 meer in het wetenschappelijke onderwijs en onderzoek te laten betrekken. Daarnaast streeft de bibliotheek ernaar om door het Erasmus Center allerlei activiteiten te starten waarvan de Erfgoedcollecties het middelpunt vormen. Dit alles moet ertoe leiden dat deze speciale collecties van Bibliotheek Rotterdam ook buiten de wetenschap een grotere bekendheid krijgen en zo mogelijk ook meer worden gebruikt door niet-wetenschappers. Een van de manieren om dit te stimuleren is het digitaliseren van deze Erfgoedcollecties. In deze nieuwe situatie is het van belang om nieuwe maatstaven op te stellen voor het bewaar- en aanschafbeleid van de bibliotheek inzake de Erfgoedcollecties tot Daartoe dient dit collectieplan. De Erfgoedcollecties tot 1801 van Bibliotheek Rotterdam vormen een deelverzameling van de Speciale Collecties. De projectgroep Speciale Collecties heeft deze algemene bijzondere collecties gedefinieerd als: Een verzameling onderling verwante objecten van Bibliotheek Rotterdam die een inhoudelijke band hebben met de stad Rotterdam of een uniek karakter hebben voor de regio Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 4 van 20

5 Rotterdam, binnen Nederland of internationaal wat betreft historie, inhoud, waarde of zeldzaamheid. Onder Erfgoedcollecties tot 1801 wordt in deze notitie verstaan: Collecties van merendeels vóór 1801 geschreven of gedrukte materialen die zeldzaam zijn of waardevol om historische, wetenschappelijke of esthetische redenen. Deze collecties vereisen vanwege hun fysieke kenmerken specifieke kennis en zorg. Bovendien worden ze niet alleen als inhoudelijke bron bestudeerd, maar ook vanuit materiële invalshoeken. De Erfgoedcollecties tot 1801 bestaan uit diverse materiaaltypen van verschillende geografische herkomst en uit perioden vanaf de Middeleeuwen tot Ze zijn onder te verdelen in deelcollecties en afzonderlijke kostbare stukken, die Bibliotheek Rotterdam in de loop van haar geschiedenis heeft verworven door aankoop, schenking, legaat of in semipermanente bruikleen heeft. De Erfgoedcollecties tot 1801 vormen ongeveer 4% van de totale collectie van Bibliotheek Rotterdam. De collectievorming is gericht op Erasmus en op in Rotterdam gedrukte boeken. Het beheer van de Erfgoedcollecties tot 1801 ligt bij de Erasmuszaal van Bibliotheek Rotterdam. 2.2 Voorgeschiedenis Op 23 februari 1604 stelde de vroedschap van Rotterdam veertien hondert guldens beschikbaar voor de oprichting van een publycke Bibliotheke ofwel librije in de Groote of Sint-Laurenskerk. Daarmee was de oprichting van de Bibliotheek Rotterdam een feit, hoewel het nog tot 1891 zou duren voordat de bibliotheek voor het algemene publiek werd opengesteld. Rond 1700 werd door het stadsbestuur een tweede boekerij opgericht in het stadhuis. Deze bevatte vooral boeken op het gebied van vaderlandse geschiedenis, rechtswetenschap en politiek ten dienste van de stadsbestuurders. Deze historische grondslagen hebben ertoe geleid dat de Bibliotheek Rotterdam vandaag de dag een aanzienlijke collectie handschriften, oude drukken en bijzondere werken in zijn bezit heeft. Daarbij komt dat het in Rotterdam tot ver in de twintigste eeuw ontbrak aan een universiteitsbibliotheek, waar de moderne bezoeker eerder Erfgoedcollecties zoals de Bibliotheek Rotterdam die bezit, verwacht aan te treffen. In de loop der eeuwen werd de historische kern van het boekenbezit, de bibliotheca Laurentiana, met een groot aantal boeken en verschillende collecties uitgebreid, zowel door aankopen als door schenkingen. Na diverse verhuizingen (de laatste in 1983) en verbouwingen (in 2004 is een tweede geklimatiseerd magazijn aangelegd) is het grootste deel van deze collecties nu ondergebracht in de twee geklimatiseerde magazijnen de Bibliotheek Rotterdam. Vanaf het begin van de twintigste eeuw hebben diverse bibliothecarissen zich erop toegelegd de collecties Middeleeuwse Handschriften en Erasmusdrukken belangrijk uit te breiden. Met name Willem de Vreese, Friedrich Kossmann, Cornelis Reedijk en Egbert van Gulik hebben ervoor gezorgd dat de Erasmuscollectie op dit moment zowel in kwantitatief als kwalitatief opzicht uniek in de wereld is en daarmee de belangrijkste Erfgoedcollectie van Bibliotheek Rotterdam vormt. Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 5 van 20

6 De Erfgoedcollecties tot 1801 van Bibliotheek Rotterdam hebben een gevarieerde samenstelling. Het zwaartepunt ligt weliswaar duidelijk op Erasmus, maar verder is er geen nadrukkelijke rode draad in de erfgoedcollecties aan te wijzen. Dit komt, omdat vorige bibliothecarissen en collectiebeheerders zich voornamelijk hebben laten leiden door hun eigen brede belangstelling in combinatie met de wens om een wetenschappelijke boekencollectie aan te schaffen en aan te bieden. Hierdoor zijn boeken en zelfs voorwerpen van uiteenlopende aard aangeschaft. Omdat de hele bibliotheekcollectie als een bewaarcollectie werd beschouwd, zijn al deze boeken en voorwerpen tot op de dag van vandaag in de Bibliotheek Rotterdam aanwezig. Tot nu toe gold voor de Erfgoedcollecties een conservatief bewaar- en aanschafbeleid. Bewaard werd wat er was. Aangeschaft werden om te beginnen nog ontbrekende Erasmusdrukken. Verder dienden vooral de persoonlijke interesses en expertise van de conservator van de zaal Zeldzame en Kostbare Werken (ZKW, nu Erasmuszaal) als uitgangspunt in het aanschafbeleid. Expliciet geformuleerde maatstaven voor collectiebeheer zijn niet opgesteld. Bovendien vond beheer plaats vanuit de gedachte dat de betrokken Erfgoedcollecties ten dienste stonden van ter zake kundigen, dus feitelijk van wetenschappers. Wel zijn boeken uit de Erfgoedcollecties bij gelegenheid opgenomen in tentoonstellingen voor een breder publiek. Nu Bibliotheek Rotterdam zich sinds een aantal jaren is gaan bezinnen op haar taken en haar bewaarbeleid en de algehele bewaarfunctie heeft afgeschaft, is het ook tijd voor bezinning op de nu aanwezige Erfgoedcollecties tot 1801 en op de toekomstige aanschaf van nieuw materiaal op dit gebied. Er zijn keuzes nodig om te voorkomen dat ongericht wordt aanschaft en alles wordt bewaard. Ongerichte aanschaf en algehele bewaarplicht past niet meer bij Bibliotheek Rotterdam. Ook leidt gericht aanschaffen op grond van duidelijke keuzes tot een duidelijker profiel van de Erfgoedcollecties. Een duidelijk profiel vergroot de kans op bredere bekendheid van deze collecties en de kans dat materiaal uit deze collecties vaker worden gebruikt. Een duidelijk profiel bewerkstelligt dat klanten weten waarvoor ze bij Bibliotheek Rotterdam terecht kunnen. 2.3 De fysieke bibliotheek De totale omvang van de Erfgoedcollecties tot 1801 wordt momenteel geschat op ongeveer items in totaal zo n titels. Het gaat onder meer om middeleeuwse handschriften, autografe brieven van Erasmus en vóór 1801 gedrukte boeken en pamfletten. Dit materiaal is gesteld in een grote verscheidenheid aan talen. Naast Nederlands komen vooral Latijn en Frans veel voor, en in mindere mate Grieks, Hebreeuws, Engels, Duits en Arabisch. De fysieke Erfgoedcollecties tot 1801 bestaan uit de volgende deelcollecties: Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 6 van 20

7 A. Erasmus s Werelds grootste verzameling werken van en over Desiderius Erasmus ( ). Willem de Vreese, bibliothecaris , begon in 1920 met de uitbreiding van de toen aanwezige kleine verzameling Erasmusdrukken. De huidige collectie van circa titels bestaat uit handschriften, vijftiende-eeuwse en latere drukken. Daartoe behoren zo n negentig eerste drukken van Erasmus (dat is 75% van alle eerste drukken), maar ook moderne studies, tijdschriftartikelen en knipseldocumentatie. De hele collectie is ontsloten via een kaartcatalogus. In 1990 is de toenmalige kaartcatalogus in boekvorm uitgegeven. In oktober 2005 is begonnen met het invoeren van de titels in de Nederlandse Centrale Catalogus (NCC/Pica) en daarmee in de lokale publiekscatalogus. Per 1 oktober 2006 waren titels ingevoerd. Met de Short Title Catalogue Netherlands (STCN, de retrospectieve nationale bibliografie van Nederland voor de periode ) in Den Haag wordt momenteel de mogelijkheid besproken om de Nederlandse edities in deze collectie te inventariseren en in de STCN op te nemen. Sinds september 2005 bestaat eveneens Erasmus Online (EOL), een online database van alle Erasmusdrukken verschenen tot ca Omdat hierin per definitie het Erasmusbezit van Bibliotheek Rotterdam is verwerkt, is ook EOL als catalogus van de Erasmuscollectie te gebruiken. Let wel: EOL is een werk-inuitvoering dat zeker niet voor 2009 zal zijn voltooid. B. Rotterdamse Drukken Boeken gedrukt in Rotterdam voor Rond het einde van de zeventiende en het begin van de achttiende eeuw maakte Rotterdam qua boekproductie een bloeiperiode door. Van de toen in Rotterdam gedrukte boeken bezit Bibliotheek Rotterdam zo n banden. Deze collectie is enkel ontsloten via een catalogus van dunne papieren fiches vervat in drie dozen. Met de STCN in Den Haag wordt momenteel de mogelijkheid besproken om de Nederlandse edities in deze collectie te inventariseren en in de STCN op te nemen. C. Laurentiana De oorspronkelijk uit 1604 stammende Librije van de Groote of Sint-Laurenskerk. In 1869 opgenomen in de Gemeentelijke Boekerij. Deze Bibliotheca Laurentiana bevat zo n 300 kettingboeken uit de zestiende en zeventiende eeuw. Vrijwel alle boeken zijn gesteld in het Latijn en behandelen theologische of filosofische onderwerpen. Ontsloten op auteur en onderwerp via een aparte kaartcatalogus. Met de STCN in Den Haag wordt momenteel de mogelijkheid besproken om de Nederlandse edities in deze collectie te inventariseren en in de STCN op te nemen. Let wel: Informeel beschouwt de Laurenskerk deze boeken als eigendom van de kerk dat in bruikleen is gesteld van Bibliotheek Rotterdam. Juridisch is het eigendom onduidelijk. D. Oude Drukken Overige boeken gedrukt vóór 1801; voornamelijk bellettrie en filosofie. Alfabetisch ontsloten via een kaartcatalogus in de Erasmuszaal en in de cataloguskamer op de eerste verdieping. Met de STCN in Den Haag wordt momenteel de Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 7 van 20

8 mogelijkheid besproken om de Nederlandse edities in deze collectie te inventariseren en in de STCN op te nemen. E. Oude Handschriften Een kleine collectie van handschriften uit Middeleeuwen of Vroegmoderne Tijd ( ). Deze manuscripten zijn per definitie uniek. Daaronder getijdenboeken en gebedsboeken geïllumineerd door internationaal vermaarde kunstenaars, fragmenten van een middeleeuwse prozaroman over Lancelot, fragmenten van een middeleeuws handschrift over Reinaert de Vos en twee Arabische korans. Alfabetisch en systematisch ontsloten via een kaartcatalogus in de Erasmuszaal. De godsdienstige handschriften zijn beschreven in een gedrukte catalogus uit 1948 (Van Heel). Incidentele (groepen) handschriften zijn uitgebreider door derden beschreven. F. Pamfletten Zo n geschriften over een in hun tijd actueel onderwerp: politieke en godsdienstige vlugschriften, resoluties van overheden, convocaties, traktaten, redevoeringen en gelegenheidsgedichten. Het oudste pamflet dateert uit 1504 en de collectie loopt door tot Deels betreft het pamfletten die niet zijn beschreven door Knuttel in zijn standaardinventaris van pamfletten in de KB Den Haag ( ). Bewaard in niet-zuurvrije dozen die in dubbele rijen staan opgesteld in de kluis van de Erasmuszaal. Ontsluiting via de kaartcatalogus Oude Drukken in de Erasmuszaal (alfabetisch) en via papiertjes in enveloppen in dozen in de kluis van de Erasmuszaal (chronologisch). Met de STCN in Den Haag wordt momenteel de mogelijkheid besproken om de Nederlandse edities in deze collectie te inventariseren en in de STCN op te nemen. G. Paradijskerk Rotterdam Collectie van ongeveer banden, die de Rotterdamse Oud-katholieke Kerk in 1992 in bruikleen heeft gegeven voor een periode van 15 jaar. Per 2007 zijn deze boeken definitief aan Bibliotheek Rotterdam geschonken. Het betreft hoofdzakelijk Latijnse, Franse en Duitse boeken gedrukt in de zeventiende, achttiende of negentiende eeuw. Thema s zijn: Jansenisme (met ca banden het hoofdthema van deze collectie); bijbelse theologie; historische theologie; systematische theologie; liturgiek, homiletiek, gebed & sacrament, catechetiek, christenleven; wijsbegeerte; niet-theologische werken. Deze collectie is zowel alfabetisch als systematisch ontsloten via een kaartcatalogus; deze catalogus is onvolledig. Met de STCN in Den Haag wordt momenteel de mogelijkheid besproken om de Nederlandse edities in deze collectie te inventariseren en in de STCN op te nemen. H. Cartografie Atlassen, plattegronden, land-, zee- en waterkaarten van de Nederlanden en andere gebieden uit de zeventiende, achttiende en negentiende eeuw. Voornamelijk bewaard in grote-ladenkasten in het Centraal Magazijn (CM), maar de atlassen deels ook in de geklimatiseerde magazijnen. Ontsloten via de Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 8 van 20

9 geautomatiseerde catalogus. De plattegronden en de kaarten in de mappotheek zijn ontsloten via een kaartcatalogus (op land). I. Remonstrants-Gereformeerde Gemeente Rotterdam: Wtenbogaert Bibliotheek van de remonstrant Johannes Wtenbogaert ( 1644). Het betreft ongeveer 800 boeken, vooral op het gebied van theologie, wijsbegeerte en kerkelijke geschiedenis. Eigendom van de Remonstrantse Gemeente te Rotterdam. In 1950 semi-permanent in bruikleen overgedragen. Van deze collectie bestaat een gedrukte catalogus (uit 1893). Daarom is deze collectie relatief bekend en wordt ze betrekkelijk vaak gebruikt. Ook ontsloten via een kaartcatalogus. K. Remonstrants-Gereformeerde Gemeente Rotterdam: Handschriften Verzameling van zo n handschriften voornamelijk uit de zestiende en zeventiende eeuw, waaronder veel brieven. In 1949 door de Remonstrantse Gemeente semi-permanent in bruikleen gegeven. Naast een kaartcatalogus bestaat ook van deze collectie een gedrukte catalogus (uit 1869) en ook zij wordt dus relatief vaak gebruikt. L. Bataafsch Genootschap Rotterdam Een kleine bruikleencollectie van 36 banden in de kluis van de Erasmuszaal die voornamelijk bestaat uit achttiende-eeuwse en enkele zeventiende-eeuwse werken op het gebied van natuurwetenschappen en techniek. Onderdeel van deze bruikleencollectie vormt ook een verzameling seriewerken van na 1800 die worden bewaard in het CM. Een groot deel van de tijdschriften die vroeger ook deel uitmaakten van deze collectie, zijn inmiddels afgestoten. Ontsloten middels een kaartcatalogus. In 1960 is een catalogus in boekvorm verschenen van tijdschriften en seriewerken beschikbaar in Bibliotheek Rotterdam. 2.4 De digitale bibliotheek De ICT-ontwikkelingen van de afgelopen decennia hebben ertoe geleid dat het lezen en raadplegen van boeken zich niet meer uitsluitend binnen de vier muren van een bibliotheekgebouw hoeft af te spelen. De hoeveelheid digitale teksten is enorm gegroeid en internet is een belangrijk medium geworden voor de verspreiding ervan. Mensen zoeken in toenemende mate achter een pc naar teksten van en informatie over auteurs. Iedereen die toegang heeft tot internet, kan vandaag de dag immers op afstand toegang krijgen tot teksten en informatie. Bibliotheken staan voor de taak hun bezit ook digitaal ter beschikking van het publiek te stellen en daarmee wereldwijd toegankelijk te maken. Dit dient vergezeld te gaan van informatie over het aanbod. Bibliotheken zijn bij uitstek in staat om het aangeboden materiaal van deskundige context te voorzien. Zo brengt de bibliotheek meteen ook structuur aan in het immense aanbod van elektronische informatie. Bij het uitvoeren van deze taak hoeft niet langer rekening te worden gehouden met de conventionele (fysieke) infrastructuur van de bibliotheek. Internet vormt als het ware een nieuwe, parallelle wereld waarin tekst en informatie niet meer is opgeslagen in een bepaald gebouw of in een Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 9 van 20

10 bepaalde collectie. Sluitingstijden bestaan niet meer en informatie is 24 uur per dag beschikbaar voor iedereen ter wereld. Bij de start van het Erasmus Center fems is nadrukkelijk bepaald dat ook in dit kader zal worden gewerkt aan het totstandbrengen van een digitale bibliotheek. Met andere woorden, een substantieel deel van de Erfgoedcollecties tot 1801 zal ook in digitale vorm volledig aan de klant ter beschikking worden gesteld op de website van het Erasmus Center. Dit is ook van belang vanuit een oogpunt van conservering, want digitale beschikbaarheid leidt ertoe dat het fysieke origineel minder vaak hoeft te worden geraadpleegd en dus minder wordt belast. Deze digitale collectie zal bezit zijn van Bibliotheek Rotterdam. Beheer vindt plaats door het Erasmus Center fems. Alle betrokken partijen zullen een inspanning moeten leveren om de digitale collectie tot stand te brengen, te presenteren en te beheren. Dit betreft in de eerste plaats de conservator van de Erasmuszaal, maar ook Team Informatie, Collectie & Catalogus, Team Digitale Bibliotheek, Team Informatisering & Automatisering en Team Communicatie. Content zal op inhoudelijke kwaliteit (wetenschappelijk, informatietechnisch) moeten worden beoordeeld. Regelmatig zal controle en aanvulling nodig zijn. Daarnaast zal er ook nieuwe content moeten worden ontwikkeld. Bij al deze processen zullen de genoemde afdelingen en personen betrokken zijn. Een goede samenwerking is daarvoor een vereiste. Vanuit deze achtergrond vindt Bibliotheek Rotterdam digitale beschikbaarstelling van haar Erfgoedcollecties een belangrijke mogelijkheid om een groter publiek met dit erfgoed kennis te laten maken. Als voorbeeld is in 2004 ter gelegenheid van het 400-jarig bestaan van Bibliotheek Rotterdam in het kader van de Schatten van de Bibliotheek Erasmus Lof der Zotheid (1511) in de uitgave van Bazel 1540 op de website van Bibliotheek Rotterdam raadpleegbaar gemaakt. Voor een betere ontsluiting en benutting van de Erasmuscollectie en andere bijzondere collecties is in samenwerking met de Erasmus Universiteit Rotterdam het Erasmus Center for Early Modern Studies opgericht. Juist dit samenwerkingsverband beschouwt Bibliotheek Rotterdam als een uitgelezen platform om verdere en vergaande digitalisering van haar unieke Erfgoedcollecties, en met name de Erasmuscollectie, te ondernemen. Concrete plannen zijn in de maak. Het ligt in de bedoeling om voor 2009 ten minste 200 Erasmiana of andere boeken uit de Erfgoedcollecties tot 1801 integraal aan te bieden in digitale vorm. Bibliotheek Rotterdam wenst op deze manier haar Erfgoedcollecties tot 1801 middels het Erasmus Center for Early Modern Studies open te stellen in wat een hybride bibliotheek is te noemen: een gecombineerd aanbod van digitale en nietdigitale bronnen, verzorgd vanuit de bestaande bibliotheekorganisatie, deels toegankelijk via internet, maar in combinatie met de fysieke bibliotheekruimte. Uitgangspunt is dat de gebruiker die op zoek is naar informatie, het meest is gebaat met zowel digitale als fysieke bronnen. Bovendien brengt de aard van de Erfgoedcollecties tot 1801 met zich mee, dat het voor met name Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 10 van 20

11 wetenschappelijk geïnteresseerden vaak van belang zal zijn om ook de fysieke bronnen te kunnen raadplegen. In het algemeen kan overigens worden gesteld dat de digitale presentatie van de Erfgoedcollecties tot 1801 in de eerste plaats een publiek van gemiddeld hoger opgeleiden bedient. De vorm van de teksten brengt dit met zich mee. Het gaat immers veelal om teksten die zijn gesteld in het Latijn of in oude varianten van de moderne volkstalen. Dit neemt niet weg, dat Bibliotheek Rotterdam zich middels het Erasmus Center fems nadrukkelijk ook wil richten tot een breder publiek van gemiddeld lager opgeleiden. Ook dit kan digitaal worden bewerkstelligd. De digitale bibliotheek die Bibliotheek Rotterdam via het Erasmus Center fems aanbiedt, is niet slechts een doorgeefluik. Op internet is volledige en neutrale toegankelijkheid van kennis, informatie en tekst niet zonder meer gewaarborgd. De meerwaarde van Bibliotheek Rotterdams digitale bibliotheek wordt dan ook in belangrijke mate bepaald door de garantie dat zij uitsluitend betrouwbare, door de bibliotheek geselecteerde teksten en informatie levert. Bovendien vergroot, versnelt en vergemakkelijkt slimme digitalisering van de fysieke bronnen de doorzoekbaarheid van de geboden teksten en daarmee de vindbaarheid van informatie voor de klant enorm. Bij digitalisering van de Erfgoedcollecties tot 1801 zal steeds eerst worden bepaald op welke doelgroep de betreffende digitalisering is gericht. Hierbij worden drie groepen onderscheiden: a. het grote publiek zonder enige voorkennis van of specifieke interesse voor de Erfgoedcollecties tot 1801; b. een breed publiek van mensen met specifieke inhoudelijke belangstelling voor onderwerpen die door de Erfgoedcollecties tot 1801 worden bediend; c. wetenschappers. De manier van digitaliseren en presenteren zal worden afgestemd op de doelgroep in kwestie. Concreet zal dit betekenen dat bij publiek (a) de nadruk zal liggen op visuele presentatie (etalage) voorzien van zeer algemene ondersteunende informatie, bij publiek (b) teksten integraal worden aangeboden en bij publiek (c) ondersteuning van de specifieke wensen wordt geboden. Inmiddels is voor publiek (a) een selectie uit de Erasmuscollectie gedigitaliseerd die zal worden gepresenteerd in het kader van de Boekenweek De meerwaarde van de Erfgoedcollecties tot 1801 Het resultaat dat voortvloeit uit dit gecombineerde aanbod van fysieke en digitale Erfgoedcollecties, is een kwalitatief hoogwaardige collectie van unieke, zeldzame of kostbare boeken die snel, eenvoudig en effectief kan worden geraadpleegd en zo bijzondere en betrouwbare informatie en kennis levert aan de klant. Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 11 van 20

12 3 Collectiebeleid 3.1. Doel van het collectiebeleid In het collectiebeleid worden doelstelling, reikwijdte en inhoud van de collectie gedefinieerd, vergezeld van selectie- en beoordelingsmaatstaven. Het collectiebeleid komt voort uit de missie en doelstelling van Bibliotheek Rotterdam en houdt rekening met de informatiebehoefte van de beoogde gebruikers. In haar Bedrijfsplan stelt Bibliotheek Rotterdam als haar missie dat zij het kenniscentrum van Rotterdam en ommeland wil zijn. Verder streeft Bibliotheek Rotterdam op grond van haar culturele en maatschappelijke taak naar het bezit van een collectie die representatief is voor het gehele culturele veld. Daarbinnen zijn vraaggerichtheid en efficiëntie de kenmerken voor het collectiebeleid. De Erfgoedcollecties tot 1801 dragen aan deze doelstellingen bij. Een groot deel van deze collecties is uniek voor Rotterdam; dat geldt zelfs voor Nederland en de wereld, weliswaar in mindere, maar nog steeds beduidende mate. 1 Daarmee zijn deze collecties bronnen van unieke informatie en kennis. Gezien hun karakter bedienen de Erfgoedcollecties een hoger segment van de klantenkring van Bibliotheek Rotterdam. Deze Erfgoedcollecties tot 1801 worden opgebouwd, beheerd en onderhouden ten behoeve van (a) wetenschappers en (b) iedereen die belang stelt in taal, cultuur, geschiedenis, wijsbegeerte, theologie en andere onderwerpsgebieden die door deze collecties worden bediend Algemeen collectiebeleid Conform het algemene collectiebeleid van Bibliotheek Rotterdam, haar doelstellingen met het Erasmus Center for Early Modern Studies en het collectiebeleid van Team Informatie, Collectie & Catalogus is het collectiebeleid van de Erfgoedcollecties tot 1801 gericht op het deskundig conserveren, restaureren, ontsluiten en presenteren van deze collecties. 2 Aansluiting bij landelijke ontwikkelingen en samenwerking met relevante organisaties zoals bijvoorbeeld het Gemeentearchief Rotterdam (GAR), de Koninklijke Bibliotheek (KB) Den Haag (Metamorfoze, Geheugen van Nederland) en Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) is daarbij gewenst. Voor de conservering van de collecties zijn de faciliteiten goed (zie paragraaf 5.2). De goede conserveringsomstandigheden ten spijt zijn niet alle boeken in goed conditie. Dit komt voornamelijk, omdat de boeken op het moment van aanschaf al in slechte staat zijn. De geklimatiseerde magazijnen zorgen er slechts voor dat hun conditie niet verder verslechterd. Hierbij dient trouwens te worden aangetekend dat deskundige aandacht voor de geklimatiseerde magazijnen noodzakelijk blijft. Onderhoud blijft voortdurend nodig en vereist kennis van de vereiste omstandigheden, van mogelijke bedreigingen en risico s (licht, lucht, stof, vocht etc.) en van de manier waarop met materialen uit Erfgoedcollecties moet worden omgegaan. Goede zorg vereist deskundigheid, 1 Dit blijkt bijvoorbeeld uit het gegeven dat ruim een derde deel van de Erasmuscollectie niet in andere Nederlandse bibliotheken aanwezig is. 2 Bedrijfsplan Bibliotheek Rotterdam, blz. 12. Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 12 van 20

13 kennis en oog voor detail van eigen medewerkers. Voor specialistische expertise op deelgebieden biedt samenwerking met andere erfgoedbeherende instellingen (WSF; UKB; ICN; KB; DEN) uitkomst. Restauratie van boeken die daarvoor in aanmerking komen, is vanwege de goede conserveringsomstandigheden zinvol. Bibliotheek Rotterdam heeft zich dan ook nadrukkelijk en expliciet voorgenomen om in het kader van het Erasmus Center fems de restauratie van boeken uit de Erfgoedcollecties die in slechte staat verkeren, op te pakken. Inmiddels hebben medewerkers van het Gemeentearchief Rotterdam met gesloten beurs een schade-inventarisatie van de Erasmuscollectie uitgevoerd. Deze inventarisatie zal de basis vormen voor de restauratie van de Erasmiana. Uitgangspunt is dat boeken waarvan de conditie zo slecht is dat inzage door klanten niet langer verantwoord is, worden gerestaureerd. 3 Dit is conform een van de hoofddoelstellingen van het Erasmus Center fems, die bepaalt dat de Erfgoedcollecties meer dienen te worden gebruikt in onderwijs en onderzoek. Restauratie van boeken zal worden gefinancierd met extern verworven fondsen. Nadat de restauratie van de Erasmuscollectie is voltooid, zal bezinning op het vervolg plaatsvinden. Voor de hand ligt om op dat moment een schade-inventarisatie van de overige banden tot 1801 te starten. De ontsluiting van de Erfgoedcollecties tot 1801 laat momenteel sterk te wensen over. Alle Erfgoedcollecties waren tot 1 oktober 2005 uitsluitend via kaartcatalogi terug te vinden. Ook alle andere oude drukken, handschriften, kaarten enz. zijn enkel via kaartcatalogi ontsloten, zij het wel volledig. De Rotterdamse drukken tot 1801 hebben een aparte catalogus in de vorm van drie dozen met honderden dunne papieren fiches. De pamfletten zijn op auteur ontsloten via de algemene kaartcatalogus van de oude drukken en op jaar ontsloten via een systeem van dunnen papiertjes in enveloppen per jaar; deze jaarcatalogus wordt eveneens bewaard in drie dozen. Het is onwenselijk dat deze situatie nog lang voortduurt. Dit sluit nauw aan bij het beleidsplan van Team Informatie, Collectie & Catalogus , waarin de optimalisatie van de catalogus als doelstelling is geformuleerd. De werkprocessen worden doorgelicht en het moet inzichtelijk worden hoe het materiaal van Bibliotheek Rotterdam in de catalogus voor het publiek te vinden is. Expliciet doel is het via de geautomatiseerde catalogus ontsluiten van de Erasmuscollectie. Dit met terugwerkende kracht invoeren van titels in de landelijke en plaatselijke geautomatiseerde catalogi (resp. NCC/Pica en Sisis) ofwel retrocatalogiseren dient echter niet beperkt te blijven tot de Erasmuscollectie. De overige titels in de Erfgoedcollecties tot 1801 zijn het evenzeer waard om geretrocatalogiseerd te worden. Ook dit materiaal bevat het nodige dat niet of zelden elders in Nederland voorhanden is. Bovendien is investeren in retrocatalogiseren nu ook lonend, omdat in de afgelopen jaren veel 3 Concreet betekent dit de boeken die in de schade-inventarisatie urgentiegraad 1 of 2 hebben gekregen. In principe dienen alle banden uit deze twee categorieën te worden gerestaureerd. Hiertoe zullen offertes worden aangevraagd bij professionele boekrestaurateurs. Als de financiële parameters hiertoe nopen, zullen aanvullende maatstaven worden opgesteld om de banden te prioriteren. Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 13 van 20

14 uit de totale collectie is gesaneerd, vooral datgene wat niet meer in de collecties paste of elders beter tot zijn recht kwam. Zo is voorkomen dat nu wordt geïnvesteerd in collecties die daarna alsnog worden weggesaneerd. Per 1 oktober 2005 is het retrocatalogiseren van de Erasmuscollectie gestart. Na 12 maanden waren titels verwerkt. Ruim een derde deel bleek niet aanwezig in de NCC en dus waarschijnlijk niet elders in Nederland voorhanden. Het streven is om de retrocatalogisering van de Erasmuscollectie in 36 maanden te voltooien. Dit werk wordt gefinancierd met externe middelen en gedaan door tijdelijke projectmedewerkers van het Erasmus Center (formeel in dienst van Bibliotheek Rotterdam). Gestreefd wordt naar het voortzetten van deze activiteit na 36 maanden, zodat ook de overige drukken worden verwerkt. Dit is echter mede afhankelijk van extern verworven middelen. Niettemin is het wenselijk dat op termijn ook interne bibliotheekmedewerkers van Team ICC voor het retrocatalogiseren van materiaal voor 1801 worden opgeleid en ingezet. Dit is des te belangrijker, omdat na de Erasmuscollectie ook de duizenden Rotterdamse en overige oude drukken, de duizenden pamfletten en de duizenden banden uit de aan Bibliotheek Rotterdam geschonken Paradijskerk moeten worden verwerkt in NCC/Pica en Sisis. Anno 2006 is automatische catalogisering een basisvoorwaarde, als we willen dat deze materialen worden gebruikt. De mogelijke gebruiker heeft vandaag de dag de keuze uit een zo grote hoeveelheid materialen die wel door middel van de computer kunnen worden getraceerd en dus snel en eenvoudig, overal en altijd dat niet-automatisch ontsloten materialen wel heel bijzonder moeten zijn om niet te worden genegeerd. In dit verband wordt ook gestreefd naar opname van de relevante titels uit het bezit van Bibliotheek Rotterdam in de Short Title Catalogue Netherlands (STCN) in Den Haag. Dit gebeurt door medewerkers van de STCN zelf (tijdens veldbezoek). Overleg hierover is momenteel gaande. Eventuele beëindiging van de samenwerking met de Erasmus Universiteit Rotterdam in de vorm van het Erasmus Center for Early Modern Studies per december 2008 hoeft voor het collectiebeleid van de Erfgoedcollecties tot 1801 geen ingrijpende gevolgen te hebben. Deze collecties zijn en blijven in het bezit van Bibliotheek Rotterdam en ze vormen geen doel op zichzelf, maar staan ten dienste van het publiek. Dat betekent dat de activiteiten die in het kader van het Erasmus Center fems zijn opgestart retrocatalogiseren, digitaliseren, restaureren, presenteren voortgezet dienen te worden. Zo wordt immers voorkomen dat deze Erfgoedcollecties een sluimerend bestaan in anonimiteit blijven leiden. Concreet zou opheffing van het Erasmus Center wel leiden tot minder directe contacten met de wetenschappelijke staf en de studenten van de EUR. Dat zou overigens niet per se betekenen dat de Erfgoedcollecties niet langer zouden kunnen worden opgenomen in wetenschappelijk onderzoek en onderwijs van de EUR of van andere universiteiten. Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 14 van 20

15 3.3. Bewaarbeleid Bewaarbeleid voor huidige collecties Een Erfgoedcollectie kan worden afgestoten als: er (vrijwel) geen gebruik is en evenmin te verwachten waarbij moet worden bedacht dat het hoogdrempelige karakter van alle Erfgoedcollecties tot 1801 een relatief beperkt gebruik met zich meebrengt; een collectie elders beter tot haar recht zal komen; de benodigde interne deskundigheid ontbreekt; Bibliotheek Rotterdam niet de juiste bewaarcondities kan bieden. Erfgoedcollecties die op grond van deze maatstaven niet in Bibliotheek Rotterdam bewaard zouden moeten blijven, kunnen worden aangeboden aan andere instellingen, zoals het Gemeentearchief Rotterdam, het Maritiem Museum Rotterdam, de Erasmus Universiteit Rotterdam, de Koninklijke Bibliotheek Den Haag of bibliotheken met een wetenschappelijke steunfunctie. Op grond van bovengenoemde richtlijnen is nu gekozen voor het behouden van de elf Erfgoedcollecties tot 1801 genoemd in paragraaf De boeken worden bewaard in twee geklimatiseerde magazijnen, namelijk de kluis in de Erasmuszaal en het geklimatiseerde magazijn op de derde verdieping (kortweg Mag-3). Hiermee is het behoud van deze collecties gewaarborgd. Een aantal boeken die gerelateerd zijn aan de Erfgoedcollecties, maar na 1800 zijn geproduceerd, wordt bewaard in het Centrale Magazijn (CM). Dit is verantwoord en onvermijdelijk, omdat de geklimatiseerde ruimtes slechts een beperkte grootte hebben en ze daarom zo veel mogelijk voor materiaal van voor 1801 moeten worden gebruikt. De betreffende modernere boeken zijn wel opgenomen in de catalogi van de Erasmuszaal. Het is daarom ongewenst dat ze worden weggesaneerd zonder ruggespraak met de Erasmuszaal. In het verleden is dit helaas wel gebeurd. Daarom dienen deze boeken in het CM voortaan duidelijk afgescheiden van de rest en duidelijk gemarkeerd als onderdeel van de Erasmuszaal te worden bewaard; sanering zonder instemming van de conservator Erasmuszaal is niet langer toegestaan Bewaarbeleid voor materialen in open opstelling Open opstelling inzake de Erfgoedcollecties tot 1801 komt enkel voor in de leeszaal van de Erasmuszaal. Het betreft een handbibliotheek van beperkte omvang (ca. 750 boeken). Maatstaven voor opname in de handbibliotheek zijn: a. Ondersteunend: De betreffende titel biedt ondersteuning bij het benutten van de Erfgoedcollecties tot 1801; b. Toonaangevend: De betreffende titel is van groot belang voor de thematiek van de Erfgoedcollecties tot 1801 (Erasmus, Rotterdam, bellettrie, filosofie, religie, geschiedenis, boekwetenschap, handschriftenkunde, boekdrukkunst), dat is: bevat belangrijke informatie of geeft belangrijke ontwikkelingen weer; c. Gevraagd: Naar de betreffende titel is naar verwachting vraag bij de bezoekers van de Erasmuszaal. Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 15 van 20

16 3.4 Aanschafbeleid Voor het aanschafbeleid inzake de Erfgoedcollecties tot 1801 gelden vier maatstaven: (1) het gaat om een boek; (2) het boek moet een aanvulling op of versterking van de bestaande collecties zijn; (3) het boek moet passen in het collectieprofiel zoals dat in dit collectieplan wordt omschreven; (4) behoud, beheer en ontsluiting van het boek moet realistisch zijn. De Erfgoedcollecties tot 1801 van Bibliotheek Rotterdam vallen onder het beheer van de Erasmuszaal. De Erasmuszaal vertegenwoordigt Bibliotheek Rotterdam in het Erasmus Center for Early Modern Studies. De kennis op het gebied van vroegmoderne studies aan EUR en de Erasmuscollectie van de Bibliotheek Rotterdam vormen dan ook de grondslag van het Erasmus Center, waarin onderzoek, onderwijs en bibliotheek samenkomen. Het beheer van de Erfgoedcollecties van de Bibliotheek Rotterdam wordt gekoppeld aan het structureel gebruiken daarvan in onderzoek en onderwijs. In combinatie met het profiel van de Erfgoedcollecties tot 1801 die Bibliotheek Rotterdam momenteel bezit, leidt dit tot duidelijke maatstaven voor toekomstige aanschaf: a. Alle Erasmusdrukken die zijn verschenen vóór 1801 en die Bibliotheek Rotterdam nog niet bezit. Dit omvat zowel door Erasmus zelf geconcipieerde werken (Erasmus-I) als door hem bezorgde uitgaven en vertalingen van andere auteurs (Erasmus-II). Voor de literatuur over Erasmus (Erasmus-III) zal worden gestreefd naar het bezitten van een representatieve collectie als context voor het bronnenmateriaal. Voor Erasmus-I en Erasmus-II wordt gestreefd naar volledigheid, voor Erasmus-III niet. b. Boeken gedrukt in Rotterdam vóór 1801 die Bibliotheek Rotterdam nog niet bezit en die evenmin aanwezig zijn in het Gemeentearchief Rotterdam, de universiteitsbibliotheek van EUR, het Rotterdamsch Leeskabinet, het Maritiem Museum Rotterdam of het Historisch Museum Rotterdam. Daarbij ligt de nadruk op boeken die relevant zijn voor de wetenschappelijke focus van het Erasmus Center fems. Specifiek betekent dit dat bij toekomstige aanschaf de nadruk ligt op de onderwerpen politieke geschiedenis, wijsbegeerte/theologie en recht van de periode Aanschaf gebeurt onder verantwoordelijkheid en op initiatief van de conservator van de Erasmuszaal, die hiervoor een eigen mediabudget ter beschikking heeft dat jaarlijks wordt toegekend vanuit het totale mediabudget dat onder beheer van Team ICC valt. Ook kan de conservator zonodig beschikken over daarvoor geoormerkte gelden die worden beheerd door de Stichting Erasmus Center fems. Aanschaf kan geschieden door aankoop of schenking. Nieuw verworven materiaal wordt zo snel mogelijk ontsloten via NCC-Pica en Sisis. Dubbele exemplaren worden niet langer aangeschaft, tenzij exemplaarspecifieke kenmerken een dubbel exemplaar bijzonder maken. Het ligt in de bedoeling om op termijn over te gaan tot ontdubbeling van de bestaande Erfgoedcollecties tot Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 16 van 20

17 Ook daarbij moet rekening worden gehouden met uitzonderlijke dubbelexemplaren. Met andere woorden, er dient niet op de automatische piloot te worden ontdubbeld, maar met toepassing van het verstand. Door voor een beperkt aantal duidelijke maatstaven te kiezen, krijgen de Erfgoedcollecties tot 1801 een scherp profiel. Dat zal de herkenbaarheid van deze collecties naar de buitenwereld vergroten en daarmee de bekendheid en het gebruik. Beoogde klanten weten in de toekomst precies wat Bibliotheek Rotterdam ter beschikking heeft en waar Bibliotheek Rotterdam zich op toelegt. Per kalenderjaar zijn budgetten beschikbaar voor aanschaf van zowel incidenteel nieuw materiaal als ten-vervolgewerken voor de Erfgoedcollecties tot Voor 2007 is vanuit het mediabudget van Team ICC geld beschikbaar voor aanschaf van incidenteel nieuw materiaal. Daarnaast is in dit mediabudget geld gereserveerd voor de ten-vervolgewerken die per 1 januari 2007 voor de Erasmuszaal stonden geadministreerd. 4 Voor zover eigendom van Bibliotheek Rotterdam uiteraard. In de praktijk betekent dit dat de bruikleencollecties van de Remonstrants-Gereformeerde Gemeente Rotterdam (drukken en handschriften) en het Bataafsch Genootschap buiten beschouwing worden gelaten. Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 17 van 20

18 4 Schenkingen en Bruiklenen Via het Integraal mandaat- en volmachtbesluit (Gemeenteblad 2001, 103) is de bevoegdheid tot beslissen omtrent het aanvaarden van schenkingen door het College van B&W Rotterdam overgedragen aan de directeuren van de gemeentelijke musea, theaters, schouwburg en andere gebouwen ten dienste van kunst en cultuur. Artikel luidt als volgt: Het aanvaarden van schenkingen ten behoeve van hun respectieve musea met een waarde tot en met ,51 mits het beheer van de schenking geen aanzienlijke extra kosten voor de exploitatie van het desbetreffende museum tot gevolg heeft. Het opnemen van een schenking in de Erfgoedcollecties tot 1801 zal gebeuren op basis van de uitgangspunten en selectiecriteria die voor de hele bibliotheekcollectie gelden. Vanwege de beperkte opslagruimte zal de locale behoefte worden afgezet tegen de landelijke beschikbaarheid en is terughoudendheid bij het aanvaarden van schenkingen geboden. Een schenking wordt aanvaard, als de schenker akkoord gaat met de voorwaarde waaronder Bibliotheek Rotterdam de schenking wil aanvaarden. Voorwaarde is dat de bibliotheek bepaalt of de schenking of delen daarvan in de collectie wordt opgenomen. Als er besloten wordt boeken niet op te nemen, zoekt de bibliotheek naar een andere bestemming. Die andere bestemming kan een andere bibliotheek zijn of bijvoorbeeld een museum, universiteit of wetenschappelijk instituut, maar eventueel ook een boekenmarkt of veiling. De opbrengst hiervan zal worden ingezet voor de Erfgoedcollecties tot In het bilateraal overleg tussen wethouder en directeur brengt de directeur de wethouder op de hoogte van aangeboden schenkingen met een politiek gevoelige lading. Nieuwe bruiklenen zullen niet worden aanvaard, tenzij uitzonderlijke redenen daartoe noden. Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 18 van 20

19 5 Organisatie 5.1 Taken en verantwoordelijkheden conservator Erasmuszaal De conservator Erasmuszaal is binnen Bibliotheek Rotterdam de inhoudelijk deskundige op het gebied van de Erfgoedcollecties tot 1801 en daarmee verantwoordelijk voor deze collecties en alle activiteiten daaromtrent. Hij legt verantwoording af aan het hoofd van Team Informatie, Collectie & Catalogus (als direct leidinggevende namens Bibliotheek Rotterdam) en aan de unitmanager O&A (als direct leidinggevende namens Bibliotheek Rotterdam in het Erasmus Center fems). De conservator Erasmuszaal is verantwoordelijk voor het beheer van de Erasmuszaal (incl. Mag-3) en voor het opstellen en uitvoeren van het collectiebeleid in samenwerking met Team Informatie, Collectie & Catalogus. Overige taken van de conservator zijn: Bieden, bewaken en bevorderen van deskundigheid, kennis, kwaliteit, samenhang en afstemming; Ontwikkelen van beleidsvoorstellen en -initiatieven; Ontwikkelen van samenwerkingsstrategieën en het werven van nieuwe partners en donoren; Externe voorlichting en promotie; Afsluiten en beheren van contracten; Organiseren en faciliteren van contact tussen betrokken afdelingen en medewerkers; Ontwikkelen en beheren van richtlijnen; Verzamelen en presenteren van statistische gegevens over inhoud en raadpleging van de fysieke en digitale collecties en rapporteren hierover; Beheren eigen budget; Onderhouden van contacten met betrokken organisaties; Selecteren en beoordelen van bronnen conform het collectiebeleid en het collectieprofiel; Annoteren en voor publicatie gereedmaken van digitale content; Periodiek controleren en evalueren van bestaande digitale content; Kwaliteitsbewaking; Functioneel applicatiebeheer; Onderhouden van contacten met samenwerkingspartners; Vervolmaken Erasmus Online; Initiëren en faciliteren van conservering en restauratie; Initiëren, faciliteren en uitvoeren van presentaties, rondleidingen en tentoonstellingen. 5.2 Infrastructuur Voor het beheer van de Erfgoedcollecties tot 1801 staan momenteel twee geklimatiseerde magazijnen ter beschikking, namelijk de kluis in de Erasmuszaal (sinds 1983) en het geklimatiseerde magazijn op de derde verdieping ofwel Mag- 3 (sinds 2004). Voor de toegankelijkheid van deze ruimtes gelden speciale Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 19 van 20

20 regels. Onderdeel van de Erasmuszaal is een leeszaal, waar materiaal uit de Erfgoedcollecties tot 1801 onder toezicht ter inzage wordt gegeven. Het klimaat van deze leeszaal is verbonden aan de klimatisering van de kluis, zodat boeken ook bij raadpleging zo weinig mogelijk worden blootgesteld aan schommelingen van temperatuur en luchtvochtigheid een voorwaarde voor optimale conservering. Ten slotte is de leeszaal toegerust met een handbibliotheek voor de thematische gebieden die de Erfgoedcollecties bestrijken. De Erasmuszaal wordt beheerd door een conservator en is op werkdagen opengesteld tot uur. Deze situatie is bevredigend, zij het dat bezinning op de beschikbaarheid van de conservator (0,5 fte), de openstelling en de inrichting van de Erasmuszaal in de toekomst nodig is, mocht het aantal bezoekers beduidend toenemen en dat is het streven van alle activiteiten die sinds 1 december 2004 worden ondernomen in het kader van het samenwerkingsverband met de Erasmus Universiteit Rotterdam onder de paraplu van het Erasmus Center for Early Modern Studies. Een aantal boeken die gerelateerd zijn aan de Erfgoedcollecties, maar na 1800 zijn geproduceerd, wordt bewaard in het Centrale Magazijn (CM). Dit is verantwoord en onvermijdelijk, omdat de geklimatiseerde ruimtes slechts een beperkte grootte hebben en ze daarom zo veel mogelijk voor materiaal van vóór 1801 moeten worden gebruikt. De betreffende modernere boeken zijn wel opgenomen in de catalogi van de Erasmuszaal. Het is daarom ongewenst dat ze worden weggesaneerd zonder ruggespraak met de Erasmuszaal. In het verleden is dit helaas wel gebeurd. Daarom dienen deze boeken in het CM voortaan duidelijk afgescheiden van de rest en duidelijk gemarkeerd als onderdeel van de Erasmuszaal te worden bewaard; sanering zonder instemming van de conservator Erasmuszaal is niet langer toegestaan. Zoals gezegd wordt de beschikbare ruimte in Mag-3 gedeeld door de Erfgoedcollecties tot 1801 en Kinderboekencollectie. Deze situatie veroorzaakt bezwaren van praktische aard (toegang, beschikbaarheid, toezicht) en brengt bovendien met zich mee dat het bezit van deze bijzondere kinderboeken sterk onderbelicht blijft. Daarom valt sterk te overwegen om de kinderboekencollectie samen met de stripcollectie te bewaren in een nieuw te bouwen geklimatiseerd magazijn met leeszaal. Zo worden ook deze speciale collecties, die tot nu toe elk hun eigen leven leiden, tot een thematische eenheid gebundeld, wordt gerichtere dienstverlening jegens de klanten mogelijk en krijgen deze speciale collecties de zichtbaarheid die ze waard zijn. 5 5 Dit idee is uitgewerkt in een Memorandum Magazijnen van Adrie van der Laan en Rob Bats d.d. 1 november Collectieplan Erfgoedcollecties tot 1801 Bibliotheek Rotterdam 20 van 20