ANALYSE WACHTTIJDEN MRI EINDRAPPORT

Transcriptie

1 ANALYSE WACHTTIJDEN MRI EINDRAPPORT

2 UniSolve bestaat uit: Paulien Out Ankie van der Zanden Korik Alons Anne Schoemaker Firoz Daha Vincent van Elk Dennis Roubos Begeleiding: Laurenz Eveleens (Vrije Universiteit) Christine Schepel (VU medisch centrum) Vrije Universiteit, juli 2004 Pagina ii

3 Inhoudsopgave VOORWOORD...IV MANAGEMENT SAMENVATTING... V NO-SHOWS...V PLANNING...V LAATKOMERS...V VERKORTING ONDERZOEKSDUUR...VI VRAGENLIJST...VI 1. INLEIDING PROBLEEMSTELLING CONCLUSIES BEZETTING BESPAARTIJD VOORONDERZOEK INFORMATIE VERZAMELEN TOETREDINGSTIJD PROCESBESCHRIJVING BESCHRIJVING DATA ROOSTERS DATA UIT RADI DATA VAN EERDER ONDERZOEK RESULTATEN BEZETTING ONDERZOEKSDUUR PER PROTOCOL LAATKOMERS BESPAARTIJD BENUTTING POLIKLINISCH VERSUS KLINISCH AANTAL WACHTENDEN IN DE WACHTRIJ PLANNINGSROOSTER ALGEMEEN ONDERZOEK NAAR WEGWERKING WACHTLIJSTEN KORTERE SCANLEEGTIJD KORTERE ONDERZOEKSTIJDEN VIERDE MRI-APPARAAT OM ACHT UUR BEGINNEN EN RESERVE-UURTJE GEBRUIKEN AANBEVELINGEN BELANGRIJKSTE AANBEVELINGEN PLANNINGSPROCES SCANPROCES OVERIGE AANBEVELINGEN EVALUATIE LITERATUUROPGAVE DEFINITIES BIJLAGE A: BEZETTINGSGRAAD BEREKENING...41 AANVULLENDE INFORMATIE...41 BIJLAGE B: VERWACHTE WAARDE SCANDUUR BIJLAGE C: BESPAARTIJD BIJLAGE D: TWEE PATIËNTEN AAN HET BEGIN VAN DE DAG BIJLAGE E: VOORBEELD VRAGENLIJST Pagina iii

4 Voorwoord Dit is het eindrapport van het bedrijf UniSolve dat is opgericht in het kader van de bedrijfscase van de opleiding Bedrijfswiskunde en Informatica aan de Vrije Universiteit te Amsterdam. De opdrachtgever van dit project is het VU medisch centrum, afdeling radiologie. Graag willen wij nog bedanken: - Afdeling radiologie van het VU medisch centrum voor het bieden van dit project - Alle medewerkers van de MRI voor de medewerking, in het bijzonder Peter Derriks voor het leveren van data; - Afdeling radiologie van het Amsterdam Medisch Centrum voor de mogelijkheid om mee te kijken op de afdeling; - De heren Kersten, Koole en Eveleens voor de kritische opmerkingen tijdens de voortgangspresentaties. juli 2004, UniSolve Pagina iv

5 Management samenvatting No-shows Planning In dit rapport staan veel aanbevelingen beschreven die kunnen zorgen voor een verbetering van de efficiëntie binnen de afdeling radiologie van het VU medisch centrum. Uiteraard is het van groot belang voor de afdeling radiologie om te weten welke aanbevelingen nu het beste en als eerste ingevoerd zouden kunnen worden. Daarom is in deze management samenvatting op hiërarchische wijze weergegeven welke aanbevelingen als eerst ingevoerd moeten worden. Allereerst is het van groot belang om de no-shows aan te pakken. De no-shows zorgen voor veel verlies van tijd. De verloren tijd door no-shows kan op twee manieren aangepakt worden: 1. Voorkomen dat er no-shows plaatsvinden 2. Andere patiënten op de plaats van de no-shows invullen Laatkomers Het is nog niet geheel geaccepteerd om patiënten langer dan nodig te laten wachten in de wachtkamer, dus is de eerste aanpak, het voorkomen van no-shows, de belangrijkste aanbeveling die wij geven. Het voorkomen van no-shows kan gedaan worden door patiënten te laten bellen voor bevestiging van de afspraak. Als de patiënten twee dagen voor afspraak nog niet gebeld hebben kan er bijvoorbeeld door een receptioniste gebeld worden naar de desbetreffende patiënt om te controleren of hij of zij op de afspraak aanwezig zal zijn. De tweede aanpak kan opgelost worden door aan het begin van de dag twee patiënten te laten komen en vervolgens de normale planning aan te houden. Hierdoor wordt de wachtkamertijd wel wat langer en dit is in de huidige ziekenhuiscultuur nog niet geheel geaccepteerd. Echter, de toetredingstijd wordt hierdoor wel korter, waardoor patiënten toch eerder aan de beurt zullen zijn. Een grote winst is te behalen in de planning. Op dit moment zorgen de blokken, die speciaal ingeruimd zijn voor bepaalde specialismen voor veel verlies van kleine kwartiertjes. Dit zijn kwartiertjes aan het eind van elk blok. Ze worden vaak niet gebruikt door het desbetreffende specialisme en kunnen ook niet door andere afdelingen gebruikt kan worden. Aangezien op de afdeling radiologie ook niet geheel duidelijk is waarom de blokken zo strikt zijn ingedeeld is het misschien mogelijk om elke afdeling geen vast blok meer te geven, maar een bepaald aantal patiënten per week, die ergens in de week geplaatst worden en kunnen variëren per week. Als dit niet mogelijk blijkt te zijn dan is een andere oplossing om de blokken per specialisme te groeperen. Hierdoor krijg je per specialisme grotere blokken, waardoor de kleine kwartiertjes minder vaak verloren worden. Een aanbeveling die veel effect zal hebben na het invoeren van een nieuwe planning is het aanpakken van de laatkomers. De laatkomende patiënten zorgen voor langere scanleegtijden 1 bij de scanners. Door te zorgen dat patiënten op tijd komen, kan er dus veel bespaard worden. Een goed aanbeveling is om patiënten 15 minuten eerder aanwezig te laten zijn. Ook is het van belang om andere afdelingen er goed van bewust te maken hoe belangrijk het is dat patiënten op tijd voor hun scan aanwezig zijn. 1 Voor de betekenis van begrippen, zie de Definitielijst achterin Pagina v

6 Verkorting onderzoeksduur Vragenlijst Zoals tijdens de discussie na de eindpresentatie bleek is het mogelijk om de onderzoeksduur te verkorten. De onderzoeksduur kan bijvoorbeeld worden verkort door het toedienen van eventuele contrastvloeistof sneller te laten verlopen, of bijvoorbeeld door sequenties die niet echt noodzakelijk zijn niet uit te voeren. Ook kan het helpen om het omkleden van patiënten sneller te laten verlopen, bijvoorbeeld door het gebruik van twee kleedkamers per scanner. Hierdoor kunnen de inkomende en uitgaande patiënt tegelijkertijd omkleden. Bij het omwisselen van patiënten, dit is de tijd dat patiënt 1 uit de scanner komt en zich gaat aankleden en vervolgens patiënt 2 zich gaat uitkleden en de scanner ingaat, valt ook nog wel wat tijd te winnen. Dit kan gedaan worden door patiënten een vragenlijst in te laten vullen. Hierdoor weten de laboranten wat ze kunnen verwachten en hierdoor zijn ze goed voorbereid op de patiënten, dit zal bijvoorbeeld tijd schelen bij patiënten die claustrofobisch zijn. De overige aanbevelingen zijn te vinden in hoofdstuk 8 van dit rapport. Pagina vi

7 1. Inleiding Het VU medisch centrum is een academisch ziekenhuis. Dat wil zeggen dat er niet alleen aandacht wordt besteed aan patiëntenzorg, maar ook aan wetenschappelijk onderzoek en opleiding en onderwijs. De patiëntenzorg bij het VU medisch centrum is topklinisch en topreferent: er wordt een hoogwaardige en dure vorm van zorg gegeven en patiënten die specifiek verwezen zijn naar een academisch ziekenhuis kunnen hier behandeld worden. Voor topreferente zorg geldt dat de zorg vernieuwend moet zijn en het hangt dus nauw samen met wetenschappelijk onderzoek. Radiologie is het gebied van beeldvorming met behulp van verschillende energiebronnen, waaronder magnetische velden zoals bij de MRI-scan het geval is. MRI staat voor Magnetic Resonance Imaging. Het is de nieuwste methode om te zien wat er binnen het lichaam gebeurt. De radioloog kan zich een beeld vormen van wat zich in het lichaam afspeelt zonder dat daarvoor een ingreep nodig is en zonder dat er gebruik wordt gemaakt van röntgenstraling. MRI geeft informatie die niet op een andere manier te verkrijgen is. Steeds vaker komt het voor dat artsen een MRI aanvragen voor hun patiënten. Inmiddels zijn wachttijden dan ook bijna niet meer weg te denken. Lange wachttijden zijn echter niet gunstig voor vele belanghebbenden. De behandelend arts moet de MRI-scan van de patiënt afwachten voordat hij/zij verder kan met behandelen. De patiënt verkeert in onzekerheid over de uitslag. De medewerkers van radiologie willen goede zorg verlenen maar moeten hun patiënten teleurstellen met de lange wachttijd. En bovenal kost het voor het VU medisch centrum veel geld om klinische patiënten te laten wachten op een MRI-scan. Vanuit het VU medisch centrum is daarom het verzoek gekomen om de wachttijden te analyseren en te verkorten. In hoofdstuk 2 van dit rapport zal de probleemstelling uitvoeriger toegelicht worden. In hoofdstuk 3 worden vervolgens overzichtelijk de belangrijkste conclusies van het project getoond. Het vierde hoofdstuk beschrijft het vooronderzoek en de procesbeschrijving die daaruit opgemaakt is. Vervolgens worden in hoofdstuk 5 de gebruikte data beschreven. Het analyseren van die data heeft de resultaten opgeleverd die beschreven staan in hoofdstuk 6. Daarna zijn enkele scenario s en hun invloeden op de wachtlijsten onderzocht in hoofdstuk 7. In hoofdstuk 8 volgen de aanbevelingen naar aanleiding van het proces. Verder is de evaluatie te lezen in hoofdstuk 9 en is er tot slot een definitielijst toegevoegd. Pagina 1

8 2. Probleemstelling Binnen het VU medisch centrum zijn er meerdere specialismen, waaronder radiologie. Op de afdeling radiologie zijn er verschillende soorten medische apparaten in gebruik, waaronder drie MRI toestellen. Aanvragen voor MRI onderzoeken worden gedaan vanuit meerdere specialismen. Die betreffen zowel klinische als poliklinische onderzoeken. Ook wordt er wetenschappelijk onderzoek gedaan op de apparaten. Tijdens deze onderzoeken kan er dus geen patiëntenzorg geboden worden. Eén van de MRI-scanners is zelfs oorspronkelijk specifiek bedoeld voor wetenschappelijk onderzoek. De wachttijden voor klinische patiënten zijn gewoonlijk tussen de twee en zeven dagen, voor poliklinische patiënten tussen de zes en twaalf weken. De afdeling radiologie wil graag inzicht krijgen in de wachttijden voor de MRI-onderzoeken en deze terugdringen. In eerste instantie geldt dit voor de wachttijd bij het klinisch onderzoek: klinische patiënten verblijven in het ziekenhuis en zijn daardoor zeer kostbaar. Maar ook voor poliklinische patiënten wil men graag de wachttijden terugdringen. Daarnaast vraagt men zich af wat de invloed van het verkorten van de onderzoeksduur zou zijn op de wachttijden. De vraag hierbij is of de beschikbare middelen wel doelmatig ingezet worden. Onderzocht wordt of de lange wachttijden veroorzaakt worden door een te kort aan capaciteit, door een slechte benutting van de capaciteit, door de planning of door het proces en hoe hier iets aan gedaan kan worden. Pagina 2

9 3. Conclusies Er is gebleken dat er geen tekort aan capaciteit is. Er hoeft hierdoor geen extra MRI aangeschaft te worden. Het is ook niet nodig de openingstijden te verlengen. De capaciteit kan op bepaalde punten beter benut worden. De belangrijkste conclusie is dat er bij een verkorting van de scanleegtijd heel veel winst te behalen valt. Door deze winst kunnen er meer onderzoeken per dag ingepland worden. Verder viel ook op dat de protocoltijden te krap geschat werden, maar dat dit geen uitloop veroorzaakte aan het einde van de dag. Dit kwam onder andere door de volgende redenen: Bij uitloop doen de laboranten bij de volgende patiënt iets niet of iets minder; In geval van no-shows wordt de uitloop weer ingelopen. De eerste reden is natuurlijk wel opvallend. Blijkbaar is het niet nodig om altijd de gehele serie sequenties te doen. Een gedeelte van de sequenties is vaak ook al voldoende. Hierin is al snel een aanbeveling in de vorm van doe bij elke scan slechts het minimum aantal sequenties dat nodig is te geven. Het is echter ook begrijpelijk dat het VU medisch centrum graag topreferente zorg wil blijven aanbieden en daarbij zijn meer sequenties zeer wenselijk. Dit is natuurlijk een prioriteitskeuze, die alleen het VU medisch centrum zelf kan maken. In dit rapport staan aanbevelingen die betrekking hebben op de aan ons verschafte data. Dat houdt in dat er met de gemeten waarden is gerekend. Bijvoorbeeld, de verkregen winst bij een verkorting van de scanleegtijd is berekend op basis van de huidige werkwijze. Hierbij worden er bij sommige patiënten meer sequenties gedaan dan bij anderen in verband met de beschikbare tijd en uitloop. De geschetste winst wordt dus behaald als in de toekomst op dezelfde manier te werk wordt gegaan. Of deze winst ingezet wordt voor verkorting van de toetredingstijd of om ervoor te zorgen dat elke patiënt alle sequenties ondergaat, is een keuze van de afdeling radiologie. In dit rapport staan de bevindingen van het onderzoek naar een verkorting van de toetredingstijd. De belangrijkste aanbeveling in dit rapport is dan ook: Plan elke dag meer onderzoeken in. Dit is mogelijk door ervoor te zorgen dat de patiënten (zo goed als) altijd op tijd aanwezig zijn, de patiënten goed voor te bereiden op wat er allemaal zal gaan gebeuren bij de scan en zelf goed voorbereid te zijn op wat voor patiënt er gaat komen. Dit laatste kan gedaan worden door de patiënt van tevoren een vragenlijst in te laten vullen. Om te zorgen dat de patiënten op tijd aanwezig zijn is het verstandig ze 15 minuten eerder te laten komen en proberen een betere communicatie met andere afdelingen te realiseren. De gaten die in het rooster worden opengehouden voor spoed en klinische patiënten moeten dan uiterlijk de dag tevoren allemaal opgevuld zijn. Ook door het voorkomen van no-shows kan het tijdsverlies beperkt blijven. Een makkelijke manier om te verifiëren of een afspraak met een patiënt doorgaat, is het telefonisch laten bevestigen van de afspraak door de patiënt. Als blijkt dat de patiënt niet meer gescand hoeft te worden, kan tijdig een andere patiënt gepland worden. Tenslotte blijkt het blokkenrooster een obstakel om meer onderzoeken per dag in te plannen. Door de aanwezige blokken gaan vaak kwartiertjes verloren en deze kunnen niet gebruikt Pagina 3

10 worden voor een onderzoek, daar zo n onderzoek langer duurt dan een kwartier. Om dit probleem te verhelpen kan gekozen worden voor flexibelere blokken of het groeperen van kleine blokken tot grotere blokken. Hieronder staat een kort overzicht van de resultaten. De details en gebruikte methodes zijn te vinden in hoofdstuk 6 van dit rapport. 3.1 Bezetting Als eerste is van elke scanner de bezettingsgraad bepaald. De bezettingsgraad geeft aan welk deel van de beschikbare tijd daadwerkelijk gebruikt wordt voor het onderzoek van een patiënt respectievelijk voor het scannen van een patiënt. De bezettingsgraad van de onderzoeksduur ligt ongeveer op 86% voor alledrie de scanners. Voor de scanduur ligt de bezettingsgraad op ongeveer 63%. Dit betekent dus dat de scanners zo n 37% van de tijd dat ze zouden kunnen scannen dit niet doen. Ongeveer 14% van de tijd zijn de laboranten ook niet bezig met een patiënt. De bezettingsgraden moeten natuurlijk zo hoog mogelijk zijn. Dan gaat er immers zo weinig mogelijk van de beschikbare tijd en capaciteit verloren. De bezettingsgraad van de scanduur kan echter nooit 100% worden, er is altijd tijd nodig om patiënten klaar te leggen in de scanner en dergelijke, hoe snel er ook wordt gewerkt. De bezettingsgraad kan ongeveer 90% worden, ervan uitgaande dat er steeds ongeveer vijf minuten nodig is. De bezettingsgraad van de onderzoeksduur daarentegen, zou de 100% wel moeten benaderen, wat betekent dat de laboranten steeds met een patiënt bezig zijn. Aangezien dat op dit moment niet het geval is, kan dus worden geconcludeerd dat het probleem ligt bij een onvolledige benutting van de beschikbare capaciteit. 3.2 Bespaartijd Omdat gebleken is dat de scanners niet alle beschikbare tijd in gebruik zijn, moet er dus tijd gewonnen kunnen worden tussen de scans. De bespaartijd is de tijd die tussen twee opeenvolgende scans kan worden bespaard. Hiervoor is het nodig de tijd te bepalen dat een scanner leegstaat tussen twee opeenvolgende scans. De bespaartijd is dan de tijd die gewonnen kan worden door deze scanleegtijd terug te brengen tot vijf minuten. De bespaartijd per dag is ongeveer twee uur voor de Vision en anderhalf uur voor de Impact en Sonata. Dit betekent dus dat er zo n vijf onderzoeken per dag extra gedaan kunnen worden als het lukt de scanleegtijd tot vijf minuten terug te brengen. Als de scanleegtijd tot tien minuten teruggebracht kan worden, is de bespaartijd ongeveer anderhalf uur voor de Vision en een uur voor de Impact en Sonata. Dan kunnen dus ongeveer drie onderzoeken extra per dag worden gedaan. Belangrijke oorzaken voor de lange leegtijden zijn patiënten die te laat komen, angstige patiënten en uitval van patiënten. Door hier iets aan te doen kan dus tijd worden gewonnen waarin dan weer onderzoeken uitgevoerd kunnen worden. Zie voor meer hierover de hoofdstukken 6 en 7. Een belangrijke oorzaak van lange leegtijden is het feit dat veel patiënten te laat komen. Het gaat hierbij zowel om poliklinische als om klinische patiënten. Gemiddeld komt 29,14% van de patiënten te laat, van de poliklinische is dit 22,97% en van de klinische 42,71%. De laatkomende patiënten zorgen voor langere leegtijden bij de scanners. Door te zorgen dat patiënten op tijd komen, kan er dus een groot deel van de bespaartijd gerealiseerd worden. De belangrijkste aanbevelingen die uit dit rapport volgen zijn: Pagina 4

11 Laat patiënten de afspraak telefonisch bevestigen; Laat een bepaald specialisme een gegeven aantal patiënten per week scannen; Blokken per specialisme groeperen; Laat patiënten 15 minuten eerder aanwezig zijn; Sequenties die niet echt noodzakelijk zijn niet uitvoeren; Zorg voor twee kleedkamers bij elke scanner in combinatie met mobiele tafels; Stuur patiënten van tevoren een vragenlijst toe; Enkele van deze aanbevelingen zijn reeds naar tevredenheid in praktijk gebracht bij het AMC zoals het sturen van een vragenlijst, het eerder laten komen van patiënten en het gebruik van twee kleedkamers per scanner. Pagina 5

12 4. Vooronderzoek Het project is opgedeeld in een vooronderzoek en het hoofdonderzoek. In het vooronderzoek is informatie en data verzameld en een procesbeschrijving opgesteld. 4.1 Informatie verzamelen Gesprekken Tijdens het vooronderzoek hebben er veel gesprekken plaatsgevonden met medewerkers. Al deze medewerkers hebben een andere functie en daardoor ook verschillende kennis van zaken. Daardoor is er een goed beeld verkregen van de afdeling. Naast de algemene informatie is aan enkele mensen een verzoek gedaan om data op te sturen in de vorm van cijfers. Verschillende datasets zijn op deze manier verkregen. De medewerkers die zijn geïnterviewd, zijn: Christine Schepel (projectmedewerker), Mirjam Borg (hoofd administratie), Moniek Kleintjes (planningsfunctionaris), Peter Derriks (hoofd paramedische sectie), Dulcy Lieveld (receptioniste bij MRI) en enkele laboranten. Meeloopdag Bij afdeling radiologie was er de mogelijkheid om een ochtend mee te lopen met de laboranten. Uiteraard is van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Allereerst was het erg leuk om eens te zien hoe zo n scan in zijn werk gaat en wat er allemaal bij komt kijken. Ook is het goed om te zien dat het werken met mensen anders is dan het werken met producten. Dit zorgt voor een andere aanpak. Mensen kunnen namelijk bang zijn voor het apparaat of bewegen tijdens een scan, wat de nodige complicaties met zich mee brengt. Verder was de meeloopdag ook erg leerzaam. Er is immers inzicht verkregen in de mogelijke knelpunten en het verloop van het proces. De drie MRI toestellen bevinden zich in het polikliniekgebouw en zijn als volgt ingedeeld: Pagina 6

13 . 4.2 Toetredingstijd Omdat de term wachttijd verschillende interpretaties heeft, is er gekozen voor een nieuwe term: toetredingstijd. Op deze manier kan er geen verwarring ontstaan. Definitie Definitie De toetredingstijd is de tijd die verstrijkt vanaf het moment dat de aanvraag van een patiënt binnenkomt bij de receptie tot het moment van de afspraak. Hierbij hoort dus niet een eventuele wachttijd in de wachtkamer. De lange termijn patiënten horen hier ook bij. Een lange termijn patiënt is een patiënt die niet zo snel mogelijk aan de beurt wil zijn, maar die bewust over een langere tijd gepland wordt. De toetredingstijd is de tijd die het VU medisch centrum wil verkorten. 4.3 Procesbeschrijving Aan de hand van informatie van medewerkers en resultaten van de meeloopdag is er een procesbeschrijving opgesteld. Het proces beschrijft de stappen van het moment van de aanvraag bij de receptie tot aan het tijdstip dat de patiënt de onderzoeksruimte en kleedkamer verlaat. Na dit proces wordt er nog een verslag gemaakt over de betreffende patiënt. Dit wordt echter buiten beschouwing gelaten omdat het buiten het onderzoekskader valt, gezien de probleemstelling. Pagina 7

14 Planningsproces De procesbeschrijving voor de aanvraagprocedure ziet er als volgt uit 1 Personeel Aanvraagformulier bij receptie 5 Arts Arts bekijkt aanvraagformulier 2 Receptioniste Inplannen 6 Patiënt Patiënt meldt zich bij receptie 3 Receptioniste Bevestigen: telefonisch/post 7 Patiënt Patiënt naar kleedkamer Scanproces 4 Posten Postservice 1) De receptioniste plant nooit een afspraak zonder een officieel aanvraagformulier. Dit mag ook een extern aanvraagformulier (van andere ziekenhuizen) zijn. De formulieren komen binnen via de fax, of een medewerker komt ze afleveren bij de receptie. 2) Bij het inplannen houdt de receptioniste rekening met: De afhankelijkheid van andere afdelingen. Zo is het belangrijk dat de patiënten van een bepaalde afdeling op tijd aanwezig zijn. Gewenste toetredingstijd Op het aanvraagformulier staat vaak spoed. De receptioniste bepaalt of het scannen van de patiënt haast heeft en als ze twijfelt, vraagt ze het aan een radioloog. Ook kan het zijn dat een patiënt bewust langer wil wachten dan de toetredingstijd op dat moment, zoals voor jaarlijkse controle. Wel of geen narcose Als een patiënt onder narcose gescand moet worden dan wordt hiervoor twee uur ingepland, ongeacht het protocol. Body of neuro Er is een rooster waarop te zien hoe body en neuro verdeeld zijn over de dagen en de scanners. Wel of geen contrastvloeistof Er mag geen contrastvloeistof ingespoten worden als er geen arts in de buurt is. Als de receptioniste twijfelt of de aanvraag een scan met of zonder vloeistof betreft, vraagt ze dit aan een arts. Duur van de scan Elk protocol heeft een vaste duur waarvoor de scanner gereserveerd wordt. Een knie scannen duurt bijvoorbeeld 45 minuten. Angst voor de tunnel Als op het aanvraagformulier aangegeven is dat de patiënt bang is, dan plant de receptioniste de patiënt op de minst enge scanner. Pagina 8

15 Welk onderzoek kan op welke scanner Complexe onderzoeken, zoals de buik, kunnen niet op elke scanner. Vaste blokken in rooster Elk specialisme heeft zijn eigen uren. KNO mag bijvoorbeeld onder andere op dinsdag van uur tot uur scannen in kamer 30 (Impact). Buffer De receptioniste houdt voor poliklinische patiënten een buffer aan zodat er voldoende ruimte is voor klinische patiënten en spoedgevallen, naast de daarvoor ingeroosterde ruimten. 3) Afspraken voor klinische patiënten worden telefonisch bevestigd, evenals de poliklinische patiënten die binnen twee dagen aan de beurt zijn. Aan overige patiënten wordt een folder toegestuurd met algemene informatie over de MRI-scan. In deze folder plakt de receptioniste een sticker met de datum en tijd van de afspraak. 4) De postservice van het ziekenhuis haalt de post elke dag op. 5) Elke ochtend bekijkt een arts alle aanvraagformulieren voor die dag. Hij/zij schrijft er eventuele wijzigingen aan het protocol bij (meer sequenties, groter gebied enzovoorts). 6) Meestal is de patiënt ruim op tijd en mag hij/zij plaatsnemen in de wachtkamer. 7) Als alles goed loopt wordt de patiënt op het tijdstip dat hij/zij ingepland staat opgehaald door een laborant en naar de kleedkamer gebracht. Hier begint dan het scanproces. Pagina 9

16 Scanproces Het scanproces zoals zelf ervaren is op de meeloopdag staat in onderstaand schema weergegeven. Er wordt hier van twee laboranten uit gegaan. 1 Laboranten 5 Laboranten Gegevens patiënt erbij halen Patiënt scannen 2 Onderzoek bespreken Laboranten 6 Laboranten Kwaliteit beoordelen 3 Laborant1 3 Laborant2 7 Laborant1 Patiënt ontvangen Klaarzetten MRI Patiënt terug naar kleedkamer 4 Laborant1 4 Laborant2 8 Patiënt Patiënt in tunnel Klaarzetten computers Patiënt weg 1) Het aanvraagformulier wordt erbij gepakt en de gegevens van eventuele eerdere scans worden in de computer opgezocht. 2) De laboranten bespreken de komende scan aan de hand van het aanvraagformulier. 3) De ene laborant brengt de patiënt van de wachtkamer naar de kleedruimte, legt het een en ander uit en stelt enkele vragen. De patiënt dient alle metalen voorwerpen in de kleedruimte achter te laten en eventuele make-up te verwijderen. De andere laborant zorgt ervoor dat het MRI apparaat klaar staat. Dit houdt onder andere in dat er een schoon laken op de tafel wordt gelegd en zonodig de spoelen van de MRI worden verwisseld. 4) De ene laborant schuift de tafel met de patiënt in de tunnel. De andere laborant selecteert het juiste protocol op de computer en zorgt voor een backup van de komende scan. 5) De patiënt wordt gescand. Vaak wordt er eerst zonder en daarna met contrastvloeistof gescand. Om de vloeistof toe te dienen wordt de patiënt even uit de tunnel geschoven, de vloeistof wordt toegediend en dan kan de scan weer verder gaan. 6) Na afloop van de scan wordt de kwaliteit van de gemaakte plaatjes gecontroleerd. Als deze niet in orde is moet het betreffende deel van de scan opnieuw worden uitgevoerd. 7) Eén van de laboranten begeleidt de patiënt terug naar de kleedkamer waar de patiënt de metalen voorwerpen weer terug krijgt. 8) De patiënt verlaat de kleedruimte. Pagina 10

17 5. Beschrijving data 5.1 Roosters Er zijn een aantal verschillende roosters en schema s beschikbaar gesteld door het VU medisch centrum. Ten eerste het rooster dat aangeeft hoe lang er voor ieder soort scan moet worden ingepland. Een voorbeeld hieruit is hieronder weergegeven. Verrichting Pat. soort O-duur Overhead O-kamer Plaatscode MRI van de/het heup voor al deze Poliklinisch PO bovenbeen onderzoeken Klinisch PU knie geldt Zonder Contrast , 60 ZB onderbeen het groene Gereserveerd RE enkel kader Spoed S bekken Een scan van de knie is bijvoorbeeld een 40 minuten durende scan waarvan het deel zonder contrastvloeistof 25 minuten duurt. Daarbij wordt 5 minuten overhead ingepland. Met behulp van dit overzicht kan bekeken worden of er misschien te veel of te weinig tijd wordt ingepland bij bepaalde onderzoeken. Verder is er een rooster van de dagindeling van de verschillende scanners. Hierin wordt voor iedere scanner voor iedere dag van de week aangegeven in blokken wat voor soort onderzoek er gedaan zal worden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in verschillende specialismen. Aan de hand van dit rooster worden patiënten ingedeeld. Op de volgende pagina staat het rooster voor de drie scanners in de kamers 30, 60 en 61. Pagina 11

18 Pagina 12

19 5.2 Data uit RADI RADI is het radiologie informatiesysteem waarin alle onderzoeken die op de radiologieafdeling worden gedaan, bijgehouden worden. Dit bestand bestond uit records, maar slechts een relatief klein deel hiervan is bruikbaar. Allereerst moeten de gegevens gefilterd worden op kamernummer. Aan dit nummer is namelijk te zien wat voor soort scan het is (dus bijvoorbeeld een CT-scan of een MRI-scan etc). Van belang zijn in dit onderzoek de kamernummers 30, 60 en 61 aangezien hier de MRI scans gemaakt worden. Vervolgens is er gekeken welke entries volledig genoeg waren om bruikbaar te zijn voor onderzoek. Dit zijn de gegevens waar mee gewerkt kan worden. Uiteindelijk bleek deze dataset niet uitermate geschikt, vooral omdat de data van Peter Derriks (zie volgende paragraaf) beter aansloten bij het betreffende onderzoek. Daarbij ook omdat, naast de grote onvolledigheid, ook bleek uit gesprekken met medewerkers van het VU medisch centrum dat de gegevens zeer onnauwkeurig waren ingevuld. Waar de data wel voor gebruikt zouden kunnen worden is om te kijken naar de patiënten die te laat komen en hoeveel van het totaal aantal patiënten nu klinisch is en hoeveel poliklinisch. Pagina 13

20 5.3 Data van eerder onderzoek Peter Derriks heeft zelf een onderzoek gedaan naar de benutting van de apparaten en naar de wachttijden. Hiervoor heeft hij gebruik gemaakt van eigen gemeten data. Een aantal weken lang heeft hij ervoor gezorgd dat de laboranten de volgende gegevens bijhielden voor elk onderzoek: Protocolnummer; Soort onderzoek; Welke radioloog/assistent; Welke laborant(en); De tijd van de afspraak; De tijd dat er met een patiënt gestart en geëindigd werd; De tijd dat een onderzoek startte en eindigde (dit gesplitst in onderzoeken met en zonder contrastvloeistof); Extra gegevens zoals of een patiënt slecht gesedeerd was, onrustig, of er storing was et cetera. Deze dataset is veel bruikbaarder dan die uit RADI, omdat het meer gegevens bevat die relevant zijn voor het onderzoek. Daarbij zijn deze gegevens veel betrouwbaarder en completer dan de gegevens uit RADI. Desondanks missen ook hier nog wel dingen. Voor zover mogelijk is met geschikte methodes zoveel mogelijk van deze incomplete gegevens aangevuld met schattingen, zodat ze toch bruikbaar zijn voor onderzoek. De onderstaande grafiek is op basis van gegevens van Peter Derriks gemaakt. Het geeft weer hoeveel dagen een patiënt in een bepaalde categorie (neuro klinisch, neuro poliklinisch, body klinisch en body poliklinisch) moet wachten tussen de dag dat er een afspraak wordt gemaakt en de dag van de afspraak zelf. Te zien is dat in 2000 een nieuw MRI apparaat is aangeschaft, wat tot een aanzienlijke verkorting van de toetredingstijd heeft gezorgd, vooral poliklinische patiënten. Toch is er in 2001 weer een stijgende lijn te zien in de toetredingstijd voor neuro poliklinische patiënten. Omdat men deze tijd niet verder wilde laten toenemen, is er besloten om voor deze groep patiënten meer tijd in te ruimen in het rooster. Hierdoor nam deze tijd wat af, maar de toetredingstijd voor body poliklinische patiënten is ten gevolge van deze beslissing wat toegenomen. Toetredingstijden Pagina 14

21 6. Resultaten In dit hoofdstuk worden de resultaten die uit de data zijn verkregen beschreven. Een belangrijk meetinstrument is de bezettingsgraad die in 6.1 wordt beschreven. Verder is er gekeken naar of de gemeten onderzoeksduur overeenkomt met de geroosterde onderzoeksduur, of er veel patiënten te laat komen en hoeveel tijd er bespaard kan worden. Ook wordt een schatting gegeven van het aantal wachtenden in de wachtrij en wordt het rooster onder de loep genomen in Bezetting De bezettingsgraad die is bepaald, is een percentage dat aangeeft in hoeverre de capaciteit benut wordt in de daarvoor beschikbare tijd. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen de onderzoeksduur en de scanduur. Definitie Definitie De onderzoeksduur bestaat uit de tijd dat een patiënt behandeld wordt. Dit omvat dus het uit- en aankleden, het scannen, het eventueel toedienen van contrastvloeistof en het afhandelen van een patiënt. De scanduur bestaat uit de tijd dat een patiënt daadwerkelijk gescand wordt, dus in het scanapparaat ligt. Dit omvat dus zowel scans zonder als eventueel scans met contrastvloeistof. Methode Er zijn verschillende methoden om de bezettingsgraad te berekenen. Een makkelijke methode zou zijn om te kijken naar de onderzoeksduur (of scanduur, net waar men in geïnteresseerd is op dat moment) op een dag en deze te delen door de tijd dat een dag duurt. Voorbeeld Een dag begint om 8:00 uur en eindigt om 16:00 uur. Er zijn in dit geval 8 werkuren waarin onderzoeken gedaan kunnen worden. Als blijkt dat maar 6 uur van die tijd besteed is aan onderzoek, dan is de bezettingsgraad 6/8 = 75% Deze methode kan in ons geval niet toegepast worden. De data waarop de bezettingsgraad gebaseerd is, bevatten zo nu en dan een onnauwkeurigheid 2 waardoor de gegevens over sommige onderzoeken niet te gebruiken zijn. Nu zou het niet eerlijk zijn om zo n onderzoek te negeren en net te doen of de beschikbare tijd waarin onderzoek gedaan kan worden gelijk blijft. In dit geval moet ook de beschikbare tijd gecorrigeerd worden. De volgende stappen geven eenvoudig weer hoe de methode werkt. Stap 0. Beschouw het eerste onderzoek van de dag. Stap 1. Test of de gegevens van het huidige onderzoek bruikbaar zijn voor ons. Stap 2. Test of het volgende onderzoek een starttijd heeft. Stap 3. Als aan zowel stap 1 als stap 2 voldaan is, dan wordt het huidige onderzoek als zijnde bruikbaar beschouwd. De onderzoeksduur respectievelijk scanduur (waar men op dat moment in geïnteresseerd is) worden dan bij een totaal opgeteld. De tijd tussen de twee scans wordt opgeteld bij het totaal aan tussentijden. Stap 4. Beschouw het volgende onderzoek en ga verder met stap 1. 2 Bijvoorbeeld het ontbreken van tijden, onderzoeken die eerder beginnen dan het voorgaande onderzoek afgelopen is et cetera. Pagina 15

22 Wanneer een dag afgelopen is, worden bovenstaande stappen herhaald voor de volgende dag. De methode neemt dus geen vaste tijd aan voor een dag en wanneer alle onderzoeken doorlopen zijn dan zijn er twee totalen; één voor de onderzoeksduur (of scanduur) en één voor de totale tijd tussen twee opeenvolgende onderzoeken in. Resultaten Naar aanleiding van het onderzoek van de bezettingsgraad zijn de data op veel mogelijke manieren onderzocht. In onderstaande tabel zijn de resultaten hiervan te zien. Tussen de haakjes staat de standaarddeviatie vermeld. 30 Impact 60 Vision 61 Sonata Aantal dagen Begin eerste onderzoek 8:12 (0:04) 8:09 (0:08) 8:09 (0:08) Gemiddelde onderzoeksduur 0:48 (0:16) 0:49 (0:19) 0:44 (0:15) Gemiddelde onderzoeksduur laatste 1:01 (0:18) 1:11 (0:12) 0:54 (0:29) onderzoek Gemiddelde scanduur 0:34 (0:14) 0:35 (0:17) 0:30 (0:11) Gemiddelde scanduur laatste onderzoek 0:46 (0:20) 0:48 (0:23) 0:36 (0:20) Bezettingsgraad onderzoeksduur 86,5% 86,5% 86,4% Bezettingsgraad scanduur 64,3% 62,7% 62,3% Beschikbare tijd 7:04 7:03 6:12 Het aantal dagen stelt het aantal dagen voor waarover onderzoeksgegevens betreffende een gehele dag beschikbaar waren. Bij MRI 30 (Impact) was er beschikking over onderzoeken gedurende 31 dagen. Vaak start het eerste onderzoek niet op 8.00 uur maar pas later. Gemiddeld wordt er op MRI 30 (Impact) twaalf minuten later met een patiënt begonnen dan zijn afspraaktijd. Dit geeft de rij met begin eerste onderzoek aan. De gemiddelde onderzoeksduur geeft het gemiddelde berekend over alle onderzoeken. De gemiddelde onderzoeksduur laatste onderzoek geeft echter alleen aan hoe lang het laatste onderzoek per dag duurt. Bij MRI 30 (Impact) duren de onderzoeken gemiddeld 48 minuten, maar het laatste onderzoek per dag duurt gemiddeld langer, namelijk 1:01 uur. De gemiddelde scanduur en de gemiddelde scanduur laatste onderzoek geven de scanduur aan. Ook hier is de gemiddelde scanduur berekend over alle onderzoeken en bij het gemiddelde laatste onderzoek is alleen gekeken naar het laatste onderzoek van de dag. Wat duidelijk is te zien, is dat de onderzoeksduur en de scanduur van de laatste onderzoeken per dag gemiddeld genomen groter zijn dan het gemiddelde over het geheel. Dit komt doordat het laatste onderzoek van de dag meestal een combinatie onderzoek is (zoals hersenen en myelum), die grote kans op uitloop hebben. Nu zal er gekeken worden naar de bezettingsgraad. Eerst volgt er een opmerking over wat deze percentages inhouden. Opmerking De percentages die in de tabel staan, zijn de bezettingsgraden vanaf het begin van het eerste onderzoek tot aan het begin van het laatste onderzoek. Dus, niet inbegrepen is de tijd dat later begonnen wordt dan 8.00 uur en het laatste onderzoek. Pagina 16

23 Definitie Definitie De bezettingsgraad geeft aan welk deel van de beschikbare tijd daadwerkelijk gebruikt wordt voor het onderzoek van een patiënt respectievelijk voor het scannen van een patiënt. De beschikbare tijd is gedefinieerd als de tijd dat een patiënt geholpen kan worden. Dat is dus de tijd dat een patiënt geholpen wordt door de laborant vermeerderd met de tijd tussen onderzoeken in (en eventueel nog vermeerderd met het verschil tussen begin eerste onderzoek en acht uur). Op MRI 30 (Impact) wordt 86,5% van de tijd vanaf de start van de eerste patiënt (op een dag) tot aan de laatste patiënt (op een dag) gebruikt voor het onderzoek. De resterende tijd wordt aan andere dingen besteed. Tevens blijkt dat 64,3% van de tijd daadwerkelijk gebruikt wordt voor het scannen zelf. De beschikbare tijd geeft de gemiddelde tijd weer vanaf de start van de eerste patiënt (op een dag) tot aan de laatste patiënt (op een dag). Het is ook mogelijk de bezettingsgraden uit te breiden naar een volledige dag, waarbij dan ook tijdsverschil tussen begin eerste onderzoek en aanvang werktijd en het laatste onderzoek inbegrepen zitten. Dit geeft dan het volgende resultaat. 30 Impact 60 Vision 61 Sonata Bezettingsgraad onderzoeksduur 86,1% 86,9% 86,3% Bezettingsgraad scanduur 63,8% 62,0% 61,3% Voor diegene die geïnteresseerd is in de berekening, is de volledige berekening van het (nieuwe) resultaat beschreven in bijlage A. Ook is daar aanvullende informatie te vinden over dit onderwerp. 6.2 Onderzoeksduur per protocol De onderzoeksduur per protocol is in grafiekvorm hieronder weergegeven. Onderzoeksduren per protocol 1:26 1:12 0:57 Tijd (in uren) 0:43 0:28 0:14 Gemeten Verwacht Verschil 0: Protocol Pagina 17

24 Op de horizontale as is het protocolnummer aangegeven en op de verticale de tijd die elk protocol in beslag neemt. De blauwe staafjes geven de gemeten waarden, dat wil zeggen de tijd die voor een bepaald protocol werkelijk nodig is. De lichtblauwe staafjes geven aan wat de verwachte waarde 3 zou zijn als de ingeplande tijd correct is en de rode staafjes geven het verschil aan tussen de werkelijk gebruikte tijd en de geplande tijd. De werkelijk benodigde tijd is bepaald door de gegevens uit RADI te analyseren en de gemiddelde onderzoeksduur per protocol uit te rekenen. Dit gemiddelde bestaat dus uit zowel scans met én zonder contrast als de afzonderlijke onderzoeken met of zonder contrast. De rode staafjes zijn berekend door het verschil te nemen tussen de gemeten waarden en de verwachte waarden, met andere woorden: een positief verschil betekent dat er te weinig ruimte wordt ingepland voor het protocol, terwijl een negatief verschil inhoudt dat er juist te veel tijd wordt ingepland. Zoals te zien, wordt er slechts bij vier protocollen te veel tijd ingepland. protocol gemeten verwacht verschil :30 0:32 0: :02 1:10 0: :35 0:39 0: :28 0:32 0:04 Verder is opvallend dat voor veel protocollen te weinig tijd wordt ingepland. Bij een strakke planning zou dan verwacht worden dat er aan het einde van de dag veel uitloop is. Dit blijkt echter niet het geval te zijn. In onderstaande tabel staan de gemiddelde eindtijden van het laatste onderzoek op de dag: 30 Impact 60 Vision 61 Sonata 16:23 16:32 16:31 Wat hier dus opvalt, is dat er zo goed als geen uitloop is aan het einde van de dag. Dit zou kunnen komen door een te ruime planning. Echter, bij het VU medisch centrum worden de volgende redenen hiervoor gegeven: 1. Bij uitloop doen de laboranten bij de volgende patiënt iets niet of iets minder. 2. Er zijn patiënten die niet komen op dagen (no-shows) en dan wordt het tijdsverlies weer ingelopen. 6.3 Laatkomers Voor het terugdringen van de toetredingstijd is het belangrijk om te kijken naar de aspecten binnen de procesbeschrijving. Een van de aspecten binnen deze procesbeschrijving is het aanmelden als patiënt bij de balie. Het is van groot belang dat patiënten zich op tijd melden zodat de laboranten niet hoeven te wachten op de patiënt. Als de laboranten moeten wachten op de patiënt zorgt dat voor een tussentijd tussen de opeenvolgende scanonderzoeken die moeten worden uitgevoerd. Definitie De tussentijd is de tijd tussen twee opeenvolgende onderzoeken op dezelfde dag op dezelfde scanner. 3 Meer over de verwachte waarde is terug te vinden in bijlage B. Pagina 18

25 Deze tussentijd heeft invloed op de bezettingsgraad en het is dus van groot belang om het aantal te laatkomende patiënten drastisch terug te dringen. Gemiddeld komt 29,14% van de patiënten te laat. Hierbij kan er onderscheid worden gemaakt tussen de klinische en poliklinische patiënten. Van de poliklinische patiënten komt gemiddeld 22,97% te laat. Van de klinische patiënten komt gemiddeld 42,71% te laat. De patiënten die te laat komen, komen gemiddeld 9:23 minuten te laat. De standaarddeviatie is 10:26 minuten. Van de te laatkomende patiënten kan wederom onderscheid worden gemaakt tussen klinisch en poliklinisch. De klinische patiënten komen gemiddeld 12:02 minuten te laat en de poliklinische patiënten komen gemiddeld 6:47 minuten te laat. De patiënten die te laat komen hebben dus een invloed op de bezettingsgraad. Er kan echter niet precies worden gezegd hoe groot die invloed is op de bezettingsgraad vanwege de grote waarden die de standaarddeviaties aannemen. Patiënt Percentage te laat Gemiddelde tijd te laat Klinisch 42,71% 12:02 minuten Poliklinisch 22,97% 6:47 minuten Alle patiënten 29,14% 9:23 minuten 6.4 Bespaartijd Er is gebleken dat de scans niet altijd in gebruik zijn. Dit betekent dus dat er tussen twee opeenvolgende scans een tijd is waarin de scanner stilstaat. Het VU medisch centrum streeft ernaar om deze scanleegtijd op vijf minuten te brengen. Op dit moment is de scanleegtijd ongeveer vijftien tot twintig minuten per keer. Door deze leegtijd te verkorten kan dus tussen twee opeenvolgende scans een bespaartijd bepaald worden. Definitie De bespaartijd is de tijd die tussen twee opeenvolgende scans bespaard kan worden, te berekenen als scanleegtijd verminderd met vijf minuten. Voor elke scanner is de gemiddelde bespaartijd per dag berekend. De resultaten staan in de volgende tabel. 60-Vision 61-Sonata 30-Impact Bespaartijd per dag 2:03u 1:27u 1:31u Standaarddeviatie 0:53 0:43 0:28 Zoals te zien is, kunnen er per scanner één à twee onderzoeken per dag meer gedaan worden als het lukt om de leegtijd terug te brengen tot vijf minuten per keer. Dit lijkt vrij krap, dus is er ook gekeken wat er gebeurt als de leegtijd tot tien minuten kan worden teruggebracht. De volgende tabel geeft de resultaten hiervan. 60-Vision 61-Sonata 30-Impact Bespaartijd per dag 1:28u 0:57u 0:56 Standaarddeviatie 0:49 0:37 0:26 Ook als de leegtijd teruggebracht kan worden naar tien minuten kan er dus ongeveer één onderzoek per dag meer worden uitgevoerd op elke scanner dan op dit moment het geval is. In bijlage C staat een uitleg van de methode om de bespaartijd te berekenen en een overzicht van de bespaartijden bij verschillende streefleegtijden. Pagina 19

26 Om te kijken waar de tussentijd groter wordt dan gewenst, is er ook voor elke scanner de startduur, afhandelduur en tussentijd berekend. Allereerst worden de definities gegeven van startduur, afhandelduur en tussentijd. Ook staan ze overzichtelijk in een schema in de definitielijst achter in dit rapport. Definitie Definitie De startduur is de tijd die het kost om een patiënt klaar te maken voor het onderzoek, gerekend vanaf het moment dat hij de kleedkamer binnenkomt. De afhandelduur is de tijd die het kost om een patiënt na een onderzoek te helpen de onderzoeksruimte te verlaten. De resultaten staan in de onderstaande tabel. 60-Vision 61-Sonata 30-Impact Startduur 0:08u (0:07) 0:06u (0:07) 0:06u (0:04) Afhandelduur 0:05u (0:05) 0:03u (0:04) 0:04u (0:06) Tussentijd 0:07u (0:14) 0:06u (0:12) 0:06u (0:09) Deze drie getallen samen zouden voor een scan de scanleegtijd opleveren, en dus vijf minuten moeten zijn. De tussentijd zou nul moeten zijn, dat betekent dat de patiënten elkaar direct opvolgen. Dat dit niet zo is komt vaak doordat patiënten te laat komen. Dit is de belangrijkste oorzaak van een lange tussentijd en daarmee ook de lange scanleegtijd. Het verbeteren van dit punt is een essentieel onderdeel om het proces te kunnen verbeteren. De startduur kan langer worden bijvoorbeeld door angst van de patiënt of door het mislukken van sedatie. De scanleegtijd kan verder nog verkort worden door het klaarmaken van de ene patiënt en het afhandelen van de vorige patiënt samen te laten vallen. 6.5 Benutting Bij de benuttingsgraad wordt ervan uitgegaan dat de startduur, afhandelduur en tussentijd vijf minuten duurt. Zie volgende pagina voor een grafische weergave. De tijd tussen begin scan onderzoek 2 en einde scan onderzoek 1 duurt dan dus vijf minuten. Uitgaande van deze gegevens kan de benuttingsgraad worden berekend. In de huidige situatie is de scanleegtijd op scan 30 zestien minuten. De gemiddelde scanduur op scan 30 bedraagt gemiddeld minuten. Hieruit kan de benuttingsgraad als volgt worden berekend: *100% = 78,0% Pagina 20

27 De resultaten van de benuttingsgraden zijn te zien in onderstaande tabel Impact 60 - Vision 61 - Sonata Benuttingsgraad 78.0% 76.5% 70.0% 6.6 Poliklinisch versus klinisch Van belang kan zijn om te kijken of de verhouding tussen de ingeroosterde poliklinische en klinische patiënten gelijk is aan de verhouding tussen de werkelijk gescande poliklinische en klinische patiënten. Dit is belangrijk omdat dan te zien is of er eventueel meer tijd ingeroosterd dient te worden voor klinische onderzoeken, zodat die toetredingstijd kan dalen. Voor de werkelijk gescande patiënten zijn gegevens uit RADI bekend: is het aantal verrichtingen bij poliklinische patiënten is het aantal verrichtingen bij klinische patiënten is het totale aantal verrichtingen Verdeling Poliklinisch - Klinisch poliklinisch klinisch Pagina 21

28 Hiermee kan de verhouding poliklinisch : klinisch berekend worden. Die is 1.82 : 1. Dus van elke honderd verrichtingen worden er ongeveer 35 verricht bij klinische patiënten en 65 bij poliklinische patiënten. Werkwijze verhouding in rooster In het schema MRI plekken zijn de blokken 4 ingedeeld in vijf categorieën: poliklinisch, klinisch, onderzoek, zowel poli- als klinisch en overige. Overige blokken zijn extra plekken en plekken met een vraagteken. N.B. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat de blokken voor cardio gebruikt worden door klinische patiënten. In theorie zouden deze ook gebruikt kunnen worden voor poliklinische, maar in de praktijk blijkt dat dit bijna alleen maar klinische patiënten zijn. Vervolgens is voor elke scanner per week het aantal uren berekend voor de soorten poliklinisch en klinisch. Dit zijn subtotalen. Voor de blokken die zowel voor poliklinische patiënten als voor klinische zijn, is het totaal aantal uren genomen en bij de ieder van de subtotalen van poliklinisch en klinisch wordt een deel daarvan opgeteld. Dit zijn de totalen. Aangezien niet bekend is hoe deze onderzoeken verdeeld zijn over de klinische en poliklinische patiënten, zijn er voor deze delen 2 mogelijkheden geformuleerd: 1. Bij ieder wordt de helft van deze uren opgeteld, ervan uitgaande dat dus de helft van deze onderzoeken voor poliklinische patiënten en de helft voor klinische patiënten bestemd is. 2. Bij poliklinisch wordt tweederde van het aantal uren opgeteld en bij klinisch eenderde. Dit is ongeveer gelijk aan de verhouding van de aanvragen. Met de totalen is de verhouding tussen het aantal onderzoeken met poliklinische en het aantal met klinische patiënten berekend. Hierbij zijn alle overige blokken en de onderzoeksblokken buiten beschouwing gelaten, aangezien het daarbij ofwel niet om patiëntenzorg gaat, ofwel niet duidelijk is of het om poliklinische of klinische patiënten gaat. In de tabel hieronder staan de gevonden waarden. De laatste regel is de verhouding poliklinisch : klinisch die gevonden is bij de aanvragen voor MRI scans. Niet vergeten mag worden dat deze verhouding de verhouding in het aantal aanvragen is, maar dat de verhouding gevonden in het rooster gaat over de duur van scans. Het zou immers kunnen zijn dat een poliklinische scan veel langer duurt dan een klinische scan, of andersom. Om te kijken of dit zo is en of dit invloed heeft op de verhouding is gekeken naar de (gemiddelde) duur van scans bij poliklinische en scans bij klinische patiënten. Deze bleek zo goed als gelijk te zijn, dus hoefde er geen rekening mee gehouden te worden. Resultaten Voor beide mogelijkheden is deze verhouding groter dan de verhouding gevonden voor het aantal aanvragen voor de beide categorieën. Bij mogelijkheid twee is dit echter nog wat groter van bij mogelijkheid één. Dit houdt in dat er dus naar verhouding minder onderzoeken bij klinische patiënten worden ingedeeld dan er in werkelijkheid worden uitgevoerd en meer bij poliklinische patiënten. Tevens is te zien aan de verhoudingen per scanner, dat er vooral op scanner 30 (Impact) veel meer poliklinische patiënten worden gescand dan klinische. Op de andere scanners is die verhouding wel ongeveer gelijk aan die van de werkelijk gescande patiënten. 4 blokken zijn cellen in de Excelsheet, tijdblokken Pagina 22

29 Verhouding poliklinisch : klinisch (zonder RTH, KNO, mammo) 2.28 Verhouding poliklinisch : klinisch (mogelijkheid 1) 2.03 Verhouding poliklinisch : klinisch (mogelijkheid 2) 2.24 Verhouding gescande patiënten Verhoudingen poliklinisch versus klinisch voor body en neuro De categorieën poliklinisch en klinisch zijn nog verder opgesplitst in body en neuro. Hiermee is de verhouding poliklinisch : klinisch berekend voor zowel body als neuro onderzoeken. N.B. mammo is bij body gerekend en KNO bij neuro. Verder zijn deze beide onderzoeken zowel voor poliklinische als voor klinische patiënten, vandaar dat de helft van het totaal aantal uren hiervoor opgeteld is bij klinisch (-body respectievelijk -neuro) en de helft bij poliklinisch (-body respectievelijk -neuro). Van de kinderplekken is niet duidelijk of het om body of neuro onderzoeken gaat, dus geldt voor de verhoudingen dat de helft van het totaal aantal uren hiervoor opgeteld is bij (klinisch) body en de helft bij (klinisch) neuro. RTH is helemaal niet meegenomen in de berekening aangezien dat zowel poliklinisch als klinisch en zowel body als neuro zou kunnen zijn. Resultaten Body Neuro Verhouding Hieraan is dus te zien dat er vrijwel evenveel klinische body als poliklinische body onderzoeken ingepland worden, maar veel meer poliklinische neuro dan klinische neuro onderzoeken. 6.7 Aantal wachtenden in de wachtrij Onderzocht is het aantal wachtenden in de wachtrij op dit moment, onderverdeeld in poliklinisch neuro, poliklinisch body, klinisch neuro en klinisch body. Definitie De wachtrij is de verzameling van alle patiënten die een aanvraag voor een onderzoek hebben gedaan maar voor wie nog geen onderzoek is uitgevoerd. Allereerst werd van het totaal aantal scanuren per week van de drie scanners bij elkaar bepaald welk deel voor patiëntenzorg is. Bekend was al hoeveel onderzoeken er in totaal per week gedaan worden, dus zo is berekend hoeveel onderzoeken met betrekking tot patiëntenzorg er wekelijks gedaan worden. Verder is de verhouding tussen body en neuro onderzoeken berekend en zowel voor body als voor neuro onderzoeken is de verhouding berekend tussen poliklinisch en klinisch (zie tabel hierboven). Op deze manier is het aantal patiëntenonderzoeken gesplitst in de vier delen: poliklinisch neuro, poliklinisch body, klinisch neuro en klinisch body. Het aantal onderzoeken in 5 Deze verhouding is als volgt berekend: aantal poliklinische / aantal klinische = 7767 / 4263 Pagina 23