Communicatieplan CO 2 -prestatieladder

Transcriptie

1 Communicatieplan CO 2 -prestatieladder Bouwbedrijf Van Deelen NV Opdrachtgever Bouwbedrijf Van Deelen NV Contactpersoon J.J. Pijl Versie Datum 16 september 2014 Auteur C.H. Geerdes

2 Inhoudsopgave 1 Communicatieplan Aanleiding Doelgroepen Communicatiedoelstelling Communicatiemiddelen Verantwoordelijken en stuurcyclus Boodschap... 6 Bijlage Bijlage

3 1 Communicatieplan Voorliggend communicatieplan geeft ons bedrijf een praktisch kader om ons CO 2 -beleid structureel naar onze stakeholders te communiceren. In dit eerste hoofdstuk wordt onze communicatiedoelstelling beknopt toegelicht, aangevuld met een beschrijving van de middelen en verantwoordelijke personen. Hoofdstuk twee gaat dieper in op onze boodschap, de doelgroepen die we willen benaderen en de gehanteerde planning. 1.1 Aanleiding Als Bouwbedrijf Van Deelen zijn wij ons bewust van onze impact op de leefomgeving. Naast de positieve effecten van ons bedrijf zoals het bieden van werkgelegenheid kennen onze werkzaamheden ook minder positieve effecten zoals het uitstoten van CO 2, ondermeer door het gebruik van fossiele brandstoffen en elektriciteit. Gezamenlijk vormen zij de voetafdruk van ons bedrijf in de maatschappij en de directe leefomgeving. Als Bouwbedrijf Van Deelen zijn wij voornemens om de voorliggende periode onze voetafdruk te verkleinen en dit te communiceren naar onze stakeholders. 1.2 Doelgroepen In overeenstemming met ladderbepaling 2.C.3 zijn onze externe en interne belanghebbenden bepaald, er is met andere woorden een stakeholderanalyse uitgevoerd. In bijlage 1 is de volledige stakeholderanalyse opgenomen. In deze analyse is per externe belanghebbende of per cluster van belanghebbenden toegelicht welke relatie er bestaat tussen ons en de stakeholder en onze CO 2 -bewust activiteiten. De stakeholders kunnen worden onderverdeeld in een tweetal doelgroepen: 1. Interne stakeholders; - Medewerkers - Directie (aandeelhouder) 2. Externe stakeholders; - Opdrachtgevers - Business klanten/ leveranciers (grootste 80% conform de ABC-analyse) - Businessclub - Dutch Green Building Council 3

4 1.3 Communicatiedoelstelling We hanteren de volgende algemene communicatiedoelstelling: Ten minste twee maal per jaar communiceren wij naar de door ons geïdentificeerde belanghebbenden over onze CO 2 -footprint, onze kwalitatieve reductiedoelstelling en de voortgang hieromtrent. Indien er projecten zijn waarop gunningvoordeel is verkregen, worden deze separaat genoemd. Daarnaast hebben wij voor de onderscheiden doelgroepen de hierna volgende (sub)doelstellingen. Interne communicatiedoelstellingen: - Medewerkers voor ons bedrijf kennen de duurzaamheidambitie en weten hoe ze zelf kunnen bijdragen aan CO 2 -reductie. - Medewerkers van ons bedrijf voelen zich betrokken bij het duurzaamheidbeleid van het bedrijf. - Onze medewerkers dragen concreet bij aan CO 2 -reductie. - De directie van ons bedrijf kent en onderschrijft de duurzaamheidambitie en geeft ruimte om deze ambitie te realiseren. Externe communicatiedoelstelling: - Onze (belangrijkste) opdrachtgevers zijn bekend met onze duurzaamheidambities. - Externe belanghebbenden zijn bekend met onze duurzaamheidambities, doelstellingen en de voortgang hieromtrent. - Wij bieden onze externe belanghebbenden de mogelijkheid om mee te denken en te participeren in onze duurzaamheidambities. De communicatiedoelstelling heeft betrekking op onze organisatorische grens, zoals deze is omschreven in de CO 2 -emissie-inventaris. In aanvulling op en ter verduidelijking van de doelstelling wordt er enkel gecommuniceerd over de operationele grenzen zoals gedefinieerd in de CO 2 -emissie-inventaris. 1.4 Communicatiemiddelen Om onze communicatiedoelstelling te realiseren, wordt er gebruik gemaakt van onderstaande middelen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in de primaire en secundaire communicatiemiddelen. Het onderscheid in primair en secundair uit zich in de doelgroep die benaderd wordt en de inhoud van de boodschap. De primaire communicatiemiddelen richten zich direct tot onze stakeholders, dit in tegenstelling tot de secundaire communicatie middelen, die een breder publiek trachten te bereiken. Daarnaast is de inhoud van de boodschap bij de secundaire communicatiemiddelen een afgeleide van de primaire communicatiemiddelen.

5 De primaire communicatiemiddelen zijn: - nieuwsbrief (intern) - Van Deelen magazine (intern en extern) De secundaire communicatiemiddelen zijn: - website (intern en extern) - social media (intern en extern) - Leveranciers/onderaannemersbeoordeling (extern) - Klanttevredenheidsonderzoek (extern) 1.5 Verantwoordelijken en stuurcyclus De persoon aangewezen in de in de CO 2 -emissie-inventarisatie als verantwoordelijk persoon is tevens eindverantwoordelijk voor het communicatiebeleid. Daarnaast hebben de volgende medewerkers diverse deelbevoegdheden en/of verantwoordelijkheden. Dit is in onderstaand overzicht helder weergegeven. Directie en eindverantwoordelijke Deelverantwoordelijke Deelverantwoordelijke Deelverantwoordelijke Doestellingen maken Meten en bijhouden gegevens Emissie inventaris opstellen Communicatie intern Communicatie extern Overige documenten opstellen : dhr. J.J. Pijl : dhr. D. Zwijnenburg : mw. R. Valkenburg : mw. C.H. Geerdes : dhr. J.J. Pijl : mw. C.H. Geerdes : mw. C.H. Geerdes : mw. C.H. Geerdes : mw. C.H. Geerdes (website) overige dhr. J.J. Pijl : mw. C.H. Geerdes Ten minste twee maal per jaar wordt er intern via de nieuwsbrief en extern via de website gecommuniceerd over de voorgang van de CO 2 -prestatieladder. De inhoud van deze structurele boodschap dient te voldoen aan de in paragraaf 1.6 opgenomen voorwaarden. De werkgroep duurzaamheid (MT) komt tenminste eens per twee maanden (vaker indien noodzakelijk) bij elkaar. De directievertegenwoordiger maakt deel uit van de werkgroep en borgt de terugkoppeling en agendering (vast onderdeel) in de directievergadering. Binnen de werkgroep wordt tevens de actualisatie van de stakeholderanalyse en de middelenmatrix geborgd. Indien noodzakelijk kan er aanvullend, op vaste communicatiemomenten, ad hoc, intern en/of extern gecommuniceerd worden over duurzaamheid. Een voorbeeld van dergelijke ad hoc communicatie kan een opinie zijn naar aanleiding van een nieuwsitem. 5

6 1.6 Boodschap In deze paragraaf wordt kort omschreven aan welke eisen de inhoud van onze communicatieve uitingen dient te voldoen. Zoals reeds is omschreven in paragraaf 1.2 heeft de communicatie betrekking op de organisatorische grens die is omschreven in de CO 2 - emissie-inventaris. De inhoud van de structurele communicatiemomenten heeft altijd betrekking op de gedefinieerde operationele grens in de CO 2 -emissie-inventaris en omvat ten minste: - het energiebeleid - de reductiedoelstellingen voor de komende periode - de reeds uitgevoerde maatregelen - de geplande maatregelen voor de komende periode - de niet uitgevoerde maatregelen - het huidige energieverbruik - de belangrijkste trends in het energieverbruik en CO 2 -uitstoot met betrekking tot de gehele projectenportefeuille - de participatie en de resultaten uit een keteninitiatief 1 1 In aanvulling op de minimumeisen uit de CO 2-prestatieladder, zoals onder meer omschreven in laddereis 3.C.1 en 3.C.2, is het communicatieplan aangevuld met enkele eisen uit de invalshoek participatie. Het betreft de eisen omschreven onder 3.D.1, het publieke uitdragen van het initiatief. Wanneer het grootste deel van de projecten van het bedrijf wordt uitgevoerd door onderaannemers, dan wordt er ook gecommuniceerd: - op de locatie van projecten waarop CO 2 -gerelateerd gunningvoordeel is verkregen. - over de maatregelen die benoemd zijn voor dat project. - zodanig dat alle medewerkers van de onderaannemers van dat project hiervan kennis kunnen nemen. Indien er sprake is van projecten waarop gunningsvoordeel is verkregen, zal in het V&G - plan en in de aannemingsovereenkomst nadrukkelijk worden opgenomen, welke CO 2 - reducerende maatregelen zijn genomen. Deze maatregelen hebben een specifiek project karakter en gelden bovenop de algehele CO 2 - reductiedoelstellingen. Onderaannemers, welke worden ingezet op projecten waarop CO 2 - gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen, zijn mede geselecteerd op de positieve houding ten aanzien van het CO 2 - beleid. Een en ander wordt vastgelegd in de onderaannemingsovereenkomst, waarin het commitment van de onderaannemer wordt vereist voor een CO 2 - bewustwording en medewerking aan de gestelde project specifieke CO 2 - reducerende maatregelen. Wanneer op een project gunningsvoordeel is verkregen, zullen de CO 2 - reducerende maatregelen die zijn genomen op worden gehangen in de keet op deze specifieke bouw, zodat iedereen weet waar ze aan mee moeten werken. De uitvoerder zal zijn personeel ook

7 wijzen op deze maatregelen. Met de opdrachtgever worden deze maatregelen ook regelmatig besproken in de bouw -/ en werkvergaderingen. Tevens zal er in deze vergaderingen de voortgang worden besproken van de maatregelen en zal dit in de notulen worden vastgelegd. 7

8 Bijlage 1 ABC-analyse en stakeholderanalyse ABC-analyse Ter controle van de organisatorische grens, is voor Van Deelen Bouwbedrijf NV bepaald wat haar A-aanbieders zijn. Dit is uitgevoerd in overstemming met bijlage B van het handboek (versie 2.2), volgens de laterale methode. Eventuele C-aanbieders binnen de 80% worden opgenomen binnen de organisatorische grens. In onderstaande tabel zijn de 13 grootste leveranciers weergegeven (eerste 40%), voor de volledige lijst van A-aanbieders verwijzen wij naar de bijlage I. Tabel 1 Eerste 13 A-aanbieders Leverancier Bedrag (k ) % Cum. % Brandsen ,19 9,19 Filippo 608 3,88 13,07 Naaktgeboren 499 3,18 16,26 Verdouw 473 3,02 19,28 Klomp GAH 445 2,84 22,12 Stichting bedr.pens ,68 24,80 Jellema 362 2,31 27,11 Klijn 338 2,16 29,27 ACN 336 2,14 31,41 Hermsen 334 2,13 33,54 Dekker van Geest 278 1,77 35,31 Arcos 266 1,70 37,01 Allicon 231 1,48 40,03 Uit de analyse volgt dat er een C-aanbieder binnen de A-aanbieders zitten. Deze C-aanbieders (te weten Sago) is opgenomen binnen de organisatorische grens.

9 Stakeholder analyse Middels de stakeholderselectietool, is een selectie gemaakt van relevante stakeholders. Aan het instrument is de stakeholdergroep omgeving toegevoegd omdat het industriële productie betreft, de groep consumenten is verwijderd omdat er uitsluitend aan zakelijke eindgebruikers wordt geleverd. In de volgende tabel is de stakeholder identificatie opgenomen. In de tabel zijn in de linker kolom de stakeholders gecategoriseerd, de middelste kolom geeft aan wat de verwachtingen zijn van de belangrijkste/relevante stakeholders opgenomen in de derde kolom. Iedere stakeholder is genummerd, de nummering komt vervolgens terug in de stakeholder mapping. Tabel 2 Stakeholder identificatie Selecteer voor uzelf de stakeholders waar uw bedrijf rekening mee moet houden Financier/bank/aandeelhouder Nederlandse overheid Business klanten/ leveranciers Concurrenten Opdrachtgevers Werknemers Selecteer de CO 2 verwachtingen per stakeholder die uw bedrijf kunnen beïnvloeden Toenemende CO 2 criteria bij het verstrekken van geld Stimuleren kostenreductie door milieumaatregelen Toenemende vraag naar CO 2 rapportages Gaat als klant duurzaam inkopen en hanteert CO 2 inkoop criteria Past minder regulering en handhaving toe bij CO 2 bedrijven Hanteert CO 2 criteria bij subsidieverlening Toenemende vraag naar CO 2 aspecten van (half)fabricaten Toenemende vraag naar CO 2 rapportages Reduceren in toenemende mate het aantal leveranciers Zien CO 2 steeds vaker als competitief voordeel Onderscheiden zich met CO 2 doelstellingen en resultaten Gebruiken CO 2 als tool voor innovatie Toenemende groep die CO 2 meeneemt in aankoopbeslissing Groeiende behoefte aan CO 2 informatie en traceerbaarheid Komen eerder terug bij een bedrijf met een goed CO 2 imago Blijven langer en gemotiveerder werken bij goede CO 2 reductie Zijn minder vaak en lang ziek, minder ongelukken Dragen vaker Empoyer of Choice gedachte uit Belangrijkste stakeholders voor uw bedrijf 1 Bank 2 Aandeelhouder (directie) 3 Gemeente 4 Milieudienst 5 Bransen, Filippo, Etc. 6 Andere bouwbedrijven 7 Consumenten 8 Werknemers 9

10 Selecteer voor uzelf de stakeholders waar uw bedrijf rekening mee moet houden Omgeving Selecteer de CO 2 verwachtingen per stakeholder die uw bedrijf kunnen beïnvloeden Verwachten CO 2 reductie van bedrijven in de directe omgeving Zijn een belangrijke bron voor toekomstige werknemers Hebben minder klachten over bedrijven met een aantoonbare CO 2 inspanning naar de omgeving Belangrijkste stakeholders voor uw bedrijf 9 Businessclub 10 Bedrijventerrein 11 Lokale bedrijvenvereniging Stakeholder mapping Na het vaststellen van de belangrijkste stakeholders bij Bouwbedrijf Van Deelen is het van belang om de stakeholders te rubriceren, de stakeholder mapping. Immers niet alle stakeholders hebben hetzelfde belang. Voor het rubriceren hebben wij gebruik gemaakt van 2 assen met waarden: Invloed van de stakeholder op het bedrijf (van weinig tot veel) Niveau van contact van stakeholder met bedrijf en visa versa (van laag tot hoog) Om de geselecteerde stakeholders te rubriceren, zijn deze voorzien van een nummer, en zijn geplaatst in het stakeholderdiagram, zie onderstaande figuur. 2 Mate van contact van de stakeholder met het bedrijf /4/9 10/11 Niveau van invloed van de stakeholder op het bedrijf

11 Stakeholder betrokkenheid en evaluatie Hierna is per stakeholder samenvattend de betrokkenheid bij het CO 2 -beleid weergegeven voorzien van een evaluatie van deze betrokkenheid over 2012 eventueel voorzien van een aanbeveling voor de toekomst. Grote invloed op bedrijf hoog niveau van betrokkenheid Stakeholders in deze categorie worden opgenomen in de communicatie over de CO 2 - prestatieladder, zoals is opgenomen in het communicatieplan. Aandeelhouder (directie) Business klanten/ leveranciers Consumenten/ opdrachtgevers Werknemers Beperkte invloed op bedrijf laag niveau van betrokkenheid Stakeholders in deze categorie worden niet standaard opgenomen in de communicatie over de CO 2 -prestatieladder. Op aanvraag is dit uiteraard mogelijk. 11

12 ABC-analyse resultaten Lev/OA % cum % Lev/OA % cum % Brandsen 9,19 9,19 Pommeren 0,67 62,63 Filippo 3,88 13,07 Plomp beton 0,67 63,30 Naaktgeboren 3,18 16,26 Bruynzeel 0,66 63,97 Verdouw 3,02 19,28 Vroom 0,65 64,63 Klomp GAH 2,84 22,12 Kuijer Ben 0,60 65,28 Stichtingbedrijfstak 2,68 24,80 Jansen 0,60 65,88 Jellema 2,31 27,11 Montaplus 0,60 66,49 Klijn 2,16 29,27 Breman 0,59 67,08 ACN 2,14 31,41 Suselbeek 0,59 67,67 Hermsen 2,13 33,54 Kaal metaal 0,58 68,26 Dekker van Geest 1,77 35,31 Doors4u 0,58 68,84 Arcos 1,70 37,01 Harten transport 0,57 69,42 Allicon 1,48 40,03 Janssenfritsen 0,55 69,99 Ouden 1,41 42,91 Holterman 0,54 70,54 Gouweloos 1,41 44,32 Boelsz 0,53 71,08 Metselgilde 1,23 45,55 Sterk Midden NL 0,52 71,61 Lansink 1,19 46,74 Dozon 0,52 72,14 Wijmoco 1,17 47,91 Olasol 0,51 72,66 Kok 1,14 49,05 Eliens 0,50 73,16 Hijnekamp 1,11 50,16 Leber 0,50 73,66 Doornenbal 1,08 51,24 Romme 0,49 74,15 Multiwal 0,97 52,22 Raab Karcher 0,48 74,65 Vercon 0,92 53,19 Visser 0,48 75,13 Jobtechniek 0,90 54,11 Damsteegt 0,46 75,61 Haro 0,89 55,00 Revabo 0,46 76,07 Vallei auto 0,83 55,89 Noordenne 0,45 76,53 Dissel elektro 0,79 56,72 Blankestijn 0,44 76,98 Descol 0,77 57,52 AON 0,44 77,42 Brickpoint 0,75 58,29 RW 0,43 77,86 Hakkert 0,74 59,04 MC Kit 0,43 78,29 Ham 0,74 59,78 Hardeman bet. 0,41 78,72 Ruitenbeek 0,71 60,52 Kunststof coatings 0,40 79,14 Tasche 0,70 61,23 Heuvel elektra 0,40 79,93 Westerbroek 0,70 61,93 Dijkwaard 0,36 80,30 Tabel 1 ABC-analyse, eerste 80% van de leveranciers (A-aanbieders).

13 Bijlage 2 Communicatieplan Doelgroep Frequentie Inhoud Vorm Verantwoordelijke Werknemers 2x per jaar - Beleid - Doelstellingen - Actieplan - Project specifieke zaken - Personeelsoverleg - Start-werk instructie - Toolboxmeetings - Interne memo - Website - Social media Kwaliteitscoördinator Directie 2x per jaar - Beleid - Doelstellingen - Actieplan, inclusief voortgang - Ontwikkelingen Opdrachtgevers Minimaal 1x per project waarop gunningsvoordeel is verkregen - Doelstellingen - Actieplan - MT-overleg Kwaliteitscoördinator - Overleg/vergadering - Website - Social media Kwaliteitscoördinator Onderaannemers Doorlopend - Doelstellingen - Actieplan Onderaannemers op projecten waarop gunningsvoordeel is verkregen Minimaal 1x per project waarop gunningsvoordeel is verkregen - Doelstellingen - Actieplan - Website - Social media - Overleg/vergadering - Website - Social media Kwaliteitscoördinator Kwaliteitscoördinator Leveranciers Doorlopend - Doelstellingen - Actieplan Overige geïnteresseerden Doorlopend - Doelstellingen - Actieplan - Website - Social media - Website - Social media Kwaliteitscoördinator Kwaliteitscoördinator 13