Vubis Smart Release 2.4 Release notes 1/394. Vubis Smart 2.4. Release notes. Oktober 2005

Transcriptie

1 1/394 Vubis Smart 2.4 Oktober 2005

2 2/394 Copyright, garanties en rechten Er kunnen aan dit document geen rechten worden ontleend. Geac geeft geen garantie af over de volledigheid of nauwkeurigheid van dit document. Geac heeft het recht verbeteringen en/of wijzigingen aan de producten en/of programma s zoals omschreven in dit document aan te brengen zonder voorafgaande berichtgeving. U dient er nota van te nemen dat de inhoud van een release gedurende de periode van een ontwikkelproces kan veranderen. Geac bevestigt niettemin dat dit document een goede voorstelling geeft van de functionaliteit dat met het uitbrengen van release 2.3 wordt geleverd. In dit document kunnen kenmerken worden beschreven die als apart product of module kunnen worden geleverd waardoor extra software licenties of installatiekosten met zich mee brengt. Vubis Smart is bezit van de Vrije Universiteit Brussel en de Technische Universiteit Eindhoven Geac Computer Corporation Limited Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgaven mag worden gekopieerd, uitgegeven, opgeslagen in een database zoeksysteem en/of gekopieerd in enige vorm en/of op enige wijze elektronisch, mechanisch, op een band vastgelegd of op enige andere wijze zonder schriftelijke toestemming van Geac.

3 3/394 Inhoud 1 Inleiding Vubis Smart release Inhoud en functie van deze release notes Aandachtspunten Documentatie AFO structuur/ Snelle naslag Algemeen Platforms Taal- en karakterkwesties Diverse bijkomende functionaliteiten Catalogusmodule Support voor het OUF protocol Automatisch genereren van plaatskenmerken Exporteren van status en objectoverzicht voor exemplaren Globale verwijdering van items en bibliografische records Importeren van PBC-NB wisselcollecties Diversen Bestelmodule Budgetbeheer - Budgetlijsten locatie Budgetbeheer - Rapportgroepen Budgetbeheer Budgetlijsten leveranciers Budgetbeheer Fiscale lijsten; budgetkoppeling naar FS accounts Budgetbeheer Toegangsbeheer budgetten New Acquisitions bevoegdheden Distributielijsten Bestellingen Autorisaties Tax amounts en diverse wijzigingen bij facturatie Bestellen en Factureren: limiet instellen Bestellimieten Factureerlimieten User material type access list setup Beperking toegang tot bestellingen op basis van materiaalsoort EDI Order Site details Flagging items for holdback Supplier response report Overzicht bestelberichten Uitleen Deposito s / Cashless bibliotheek Reserveringsaanvragen Reserveren van titels zonder exemplaren Parameters voor honoreren reserveringen Reserveringen annuleringsredenen Verlengen als onderdeel van uitlenen Verlengen met objectbarcode Overtreden verlengen van gereserveerde exemplaren...218

4 4/ Waarschuwing bij voorlaatste verlenging maximum aantal verlengingen doorbreken Bulk verlenging afbreken individuele exemplaren Vermist status Nieuwe indexen voor leners ( , telefoon) Toegang tot historische informatie voor leners Niet-contante betaling van contributie bij inschrijven Vaste vervaldatum voor leners Nieuwe interface voor uitleenparameters WebOPAC uitleen parameters: Uitleenparameters : Lenersadministratie Object beheer parameters wijzigingen Roulerende collecties Nieuw offline uitleensysteem WinCirc Interface met Itiva Afdrukken en opnieuw afdrukken van rappels Contactmethoden voor leners Diversen WebOpac Registratie lidmaatschap via WebOpac Aanpassingen aan de SDI interface LeenDirect Rate & Review Rapporten en statistieken Data dictionary aanpassingen Aanpassingen aan savelistbeheer Aanpassingen aan selecties Systeembeheer Samenvatting Systeemkalenders...384

5 1 Inleiding Vubis Smart Release 2.4 5/394

6 6/ Vubis Smart release 2.4 Inleiding Vubis Smart release 2.4 volgt op releases , 2.1, , 2.2, en 2.3. Release 2.4 is de tweede Vubis Smart release (na 2.3) die niet is toegespitst op de catalogusmodule en de WebOpac, maar op de administratieve modulen. De herziening van de bestelmodule, waarmee is begonnen vanaf release 2.3, is nu uitgebreid met nieuwe functionaliteiten, o.a. support voor EDI (Electronic Data Interchange), een herziening van bestelberichten en uitbreiding van de budget mogelijkheden. Het meest bijzonder zijn de talloze aanpassingen binnen de uitleenmodule. De functionaliteit is uitgebreid met een groot aantal nieuwe kenmerken zoals support voor deposito s ( de kassaloze bibliotheek ), een nieuw berichtensysteem binnen reserveringen, ondersteuning voor (geautomatiseerde) roulerende collecties, verlening op exemplaar, reserveringen voor titels zonder exemplaar, een herschikking van de uitleenparameters en een nieuw noodsysteem. De belangrijkste kenmerken zijn: catalogusmodule: ondersteuning voor het OUF protocol (Online Update Fetch, een PICA protocol) en de mogelijkheid om automatisch plaatskenmerken aan te maken; bestelmodule: ondersteuning voor het EDI protocol (Electronic Data Interchange); een aantal nieuwe budgetmogelijkheden; een herziening van de bestelberichten interface en een aantal nieuwe parameter in het bestelproces; uitleenmodule: ondersteuning voor deposito, ondersteuning voor geautomatiseerde roulerende collecties, de mogelijkheid om titels zonder exemplaren te reserveren, een verfijnd berichtensysteem voor reserveringen, aanpassingen aan de vermiste status, een nieuw nood-uitleensysteem (WinCirc), een herstructurering van uitleenparameters en een groot aantal kleinere bijkomende functionaliteiten en nieuwe kenmerken; WebOpac: een nieuw onderdeel genaamd Rate and Review, hiermee kan een gebruiker van de WebOpac werken beoordelen en/of recenseren; algemeen: nieuwe client versies, waarin een belangrijke bug is opgelost. Bovenop deze belangrijke kenmerken, zijn er ook talloze kleinere functionaliteiten die voor u van belang kunnen zijn. Voordat u een upgrade naar release 2.4 uitvoert, raden wij u aan deze documentatie goed door te nemen.

7 7/ Inhoud en functie van deze release notes Deze release notes zijn een essentieel onderdeel van de documentatie dat bij de Vubis Smart software hoort en is bedoeld voor alle Vubis Smart gebruikers. De release notes beschrijven alle verschillen met de versie (release 2.3) en dient te worden gelezen voordat de nieuwe release wordt geïnstalleerd of gebruikt. Lees a.u.b. ook de installatiehandleiding door. Het is mogelijk dat deze release notes omschrijvingen van nieuwe onderdelen bevatten of van foutcorrectie die al op uw systeem zijn geïnstalleerd (bijv. als onderdeel van een onderhoudsrelease of een beta test). Zoals eerder gemeld, verwijzen deze release notes altijd naar de officiële release van versie 2.3. De functionaliteiten worden per module beschreven; algemene functionaliteiten die betrekking hebben op alle of de meeste modules worden in een apart hoofdstuk beschreven. Er worden vier soorten aanpassingen beschreven: aanpassingen aan de interface en aan presentatie, nieuwe functionaliteiten (binnen bestaande AFO s), nieuwe AFO s en geselecteerde gecorrigeerde fouten. Let wel dat deze release notes niet een volledig overzicht bevat van alle gecorrigeerde fouten. De gedetailleerde beschrijving van de nieuwe functionaliteiten en aanpassingen wordt voorafgegaan door een snelle naslagreferentie en een lijst van de hoofdpunten die belangrijke informatie bevat over de release upgrade en zijn consequenties. Let erop dat dit document niet ingaat op zaken die verband houden met Vlink, Vubis Smart s OpenURL resolver. De nieuwe versie van Vlink (2.0) wordt apart geleverd.

8 8/ Aandachtspunten Dit onderdeel bevat een overzicht van de belangrijkste zaken die verband houden met de upgrade van oudere versies naar release 2.4. Lees deze instructies a.u.b. aandachtig door en vergeet niet ook de installatie handleiding te lezen. GUI wizard upgrade De upgrade naar release 2.4 wordt uitgevoerd door gebruik te maken van de upgrade wizard. Deze kunt u benaderen via AFO 652. Geac zal contact met u opnemen omtrent te juiste upgrade procedure en upgrade afspraken. Zie ook de Release 2.4 Upgrade Handleiding voor meer informatie over de upgrade procedure. Herindexering bibliografische en authority bestanden Wanneer u naar release 2.4 gaat upgraden, is het niet nodig de bibliografische of authority bestanden te herindexeren. Aanpassingen aan de AFO structuur Een aantal AFO s zijn ofwel aan de AFO structuur toegevoegd, danwel verwijderd. Lees a.u.b. de sectie AFO structuur / Snelle naslag voor een overzicht van deze aanpassingen. Meerdere nieuwe parameters Zoals gebruikelijk bij nieuwe releases, wordt het systeem met grote verscheidenheid nieuwe parameters uitgerust. Deze parameters worden beschreven in de aparte secties van deze release notes. Wij geven hier alvast een kleine opsomming van de belangrijkste nieuwe parameters: de parameters die in AFO 622 werden beheerd zijn verzet naar andere locaties: de uitleenparameters zitten nu in AFO s 481 en 482, de exemplaar parameters zitten nu in AFO 469; door deze aanpassingen is de parameter interface coherenter en logischer geworden; veel van de nieuwe functionaliteiten hebben hun eigen parameters, dit heeft geleid tot nieuwe AFO s of nieuwe mogelijkheden in bestaande parameter tools; voorbeelden van dit soort nieuwe parameters zitten in AFO s 285 (EDI instellingen), 618 (Service Point Onderhoud) en 622 (Kalenders) Waarschuwingen Wij hebben een aantal waarschuwingen in diverse paragrafen van deze release notes gezet. Deze wijzende vinger teken gaat aan deze waarschuwingen vooraf. Lees deze stukken a.u.b. goed door en volg de instructies op. Lees a.u.b. de installatie handleiding goed door alsook de onderdelen in dit document die te maken hebben met parameters.

9 9/ Documentatie Release 2.4 wordt vergezeld door de volgende documentatie: deze release notes; een STE ( supported Technical Environment ) document, deze geeft een gedetailleerde beschrijving van de ondersteunde platforms; een Release 2.4 Upgrade Handleiding, deze geeft een beschrijving van de upgrade procedure.

10 10/ AFO structuur/ Snelle naslag Inleiding Dit onderdeel bevat de 2.4 AFO structuur alsook de functies voor een snelle naslag voor alle aanpassingen die gemaakt zijn in release 2.4. Een of meer van onderstaande tekens kunnen voor de beschrijving van de desbetreffende AFO staan: Nieuwe AFO Belangrijke waarschuwing of advies Ingrijpende wijziging AFO in voorbereiding, niet in (algemeen) gebruik ofwel buiten gebruik AFO wordt niet langer ondersteund AFO s zonder commentaar, zijn ofwel onveranderd of nauwelijks veranderd. Aanpassingen aan de interface en lay-out zijn alleen beschreven als zij ingrijpend zijn. Dit hoofdstuk Bevat geen gedetailleerde omschrijven van de feitelijke aanpassingen. Het is alleen gebruikt als een snelle naslag die de meest belangrijke aanpassingen binnen de AFO s aangeeft. De meeste aanpassingen die hierin worden genoemd worden in detail in deze release notes beschreven. De volgende AFO s zijn verwijderd: Geen AFO-structuur Binnen release 2.4 is de AFO-structuur als volgt: 1 Catalogusverzorging 11 Catalogusbeheer 111 Titelbeschrijven Een nieuwe functie Automatisch plaatskenmerk aanmaken is toegevoegd..zie gedeelte over Automatisch plaatskenmerk aanmaken in het hoofdstuk over de catalogus. Verder zijn er enkele kleinere aanpassingen binnen de catalogus m.b.t. het terughouden van

11 11/394 objecten. Zie het gedeelte hierover in het hoofdstuk Besteladminstratie. 112 Titelbeschrijven zonder indexeren 113 Beheer authorities 114 Vergelijken van documenten 115 Samenvoegen van documenten 116 Globaal wijzigen van objecten 117 Performance data 12 Beheer objecten 121 Afschrijven van objecten 122 Overzicht afgeschreven objecten 123 Globaal wijzigen bezitsinformatie 124 Wijzigen bezitsinformatie van een object 125 Automatisch toegekende plaatskenmerken 126 Print plaatskenmerketiketten 127 Scan barcodes voor SDI 13 Invoer/Uitvoer records 131 Invoer uit bestand 132 Uitvoer naar bestand Nieuwe mogelijkheden: exemplaar status en plaatsing uitvoeren. Zie de informatie over objecten uitvoeren in het hoofdstuk Catalogusverzorging. 133 Invoer/uitvoer profielen 134 Conversies 135 OUF record lader Het systeem ondersteunt nu het OUF protocol, een PICA protocol voor automatische uitwisseling van records en update. Zie het gedeelte over het OUF record lader in het hoofdstuk

12 12/394 Catalogusverzorging. 136 Importeren van PBC-NB wisselcollecties Een importeeroptie voor wisselcollecties van de PBC-NB (Provinciale Bibliotheek Centrale voor Noord-Braban) is toegevoegd. Zie het gedeelte Importeren van PBC-NB wisselcollecties in het hoofdstuk Catalogusverzorging. 14 Rapporteren 141 SSP beheer Er zijn een aantal kleinere aanpassingen uitgevoerd, o.a.: de mogelijkheid tot het globaal schrappen van objecten in een savelist, het globaal schrappen van bibliografische records in een savelist, het automatisch aanmaken van drukwerk van een selectie en een aantal nieuwe mogelijkheden in de data dictionary. Zie het hoofdstuk over SSP. 15 Systeemfuncties 151 Data dictionary voor documenten 152 Data dictionary voor authorities Beheer sjablonen voor documenten Een nieuwe functie om nieuw toegevoegde sjablonen te controleren en te corrigeren. Zie het gedeelte over Controle en correctie van sjablonen in het hoofdstuk Catalogusverzorging. Beheer sjablonen voor authorities Een nieuwe functie om nieuw toegevoegde sjablonen te controleren en te corrigeren. Zie het gedeelte over Controle en correctie van sjablonen in het hoofdstuk Catalogusverzorging. 155 Overzicht geblokkeerde documenten 156 Overzicht geblokkeerde authorities 157 Indexering documenten 158 Indexering authorities 2 Besteladministratie 21 Beheer bestellingen

13 13/ Invoer bestellingen Binnen de besteladministratie zijn er meerdere aanpassingen gedaan, o.a.: diverse nieuwe mogelijkheden waarmee u de toegang tot budgetten kunt beperken (gebaseerd op locatie, leverancier en gebruiker), beperkingen voor het bestellen en factureren en wijzigingen aan de distributie. Zie het hoofdstuk Besteladministratie. De definitie van Bestel berichten (bijv. leveranciersberichten en interne berichten) heeft een nieuwe interface. Zie het hoofdstuk Bestel berichten in het hoofdstuk Besteladministratie. 212 Invoer niet-opac-gebonden bestellingen 213 Overzicht bestellingen 214 Beheer niet-verstuurde bestellingen 215 Beheer externe nummers 216 Multi-titel bestelinvoer Binnen de besteladministratie zijn er meerdere aanpassingen gedaan, o.a.: diverse nieuwe mogelijkheden waarmee u de toegang tot budgetten kunt beperken (gebaseerd op locatie, leverancier en gebruiker), beperkingen voor het bestellen en factureren en wijzigingen aan de distributie. Zie het hoofdstuk Besteladministratie. De definitie van Bestel berichten (bijv. leveranciersberichten en interne berichten) heeft een nieuwe interface. Zie het hoofdstuk Bestel berichten in het hoofdstuk Besteladministratie. 219 Deblokkeren bestellingen 22 Acties m.b.t objecten 221 Registreren van gewone ontvangsten 222 Registreren van ontvangsten via barcode 223 Registreren van facturen 224 Registreren van prijzen 225 Globale registratie 226 Automatische ontvangst (incl. Financieel) 23 Financiële transacties 231 Registratie facturen Er kunnen een aantal limieten worden gedefinieerd om het factureerproces beter te beheren. Zie voor meer informatie zie het

14 14/394 gedeelte over Factuur limieten in het hoofdstuk Besteladministratie. 232 Overzicht facturen Er kunnen een aantal limieten worden gedefinieerd om het factureerproces beter te beheren. Zie voor meer informatie het gedeelte over Factuur limieten in het hoofdstuk Besteladministratie. 233 Print financiële transacties 234 Wijzigen factuurnummer 235 Afdrukken factuur 236 Financiële info per besteltype/budget 237 Factureren en ontvangen van nieuwe items 239 Deblokkeren factuur 24 Beheer vaste bestanden 241 Leveranciers Er zijn een aantal wijzigingen aangebracht aan de regels die worden toegepast wanneer een leveranciersrecord wordt geschrapt, volgend op de implementatie van het kenmerk budgetlijst leveranciers. Zie voor meer informatie het gedeelte Leveranciers in het hoofdstuk Besteladministratie. 242 Koersinformatie 243 Budgetten Er zijn een aantal nieuwe zgn. budgetlijsten ingevoerd: budgetlijst locatie, budgetlijst leverancier en budget toegangslijs die kunnen worden gebruikt om het gebruik van budgetten tijdens het bestelproces te beperken. Rapportgroepen en fiscale lijsten worden voor rapportage doeleinden gebruikt. Zie de gedeelten over Budgetbeheer van het hoofdstuk Besteladministratie. 244 Bestemmingen 245 Locaties 246 Landcodes 247 Notificatie-codes De interface voor bestelberichten (gebruikt voor het definiëren van

15 15/ Codes Giften bijv. leveranciersberichten en intern berichten in AFO 211 en AFO 216) is gewijzigd, dit komt ook tot uiting in een nieuwe interface voor AFO 247. Zie voor meer informatie zie het gedeelte Leveranciersberichten in het hoofdstuk Besteladministratie voor meer informatie). 249 Relaties locaties/budgetten 25 Drukwerk 251 Opbouwen tijdelijk drukbestand 252 Beheer tijdelijk drukbestand 253 Printen definitief drukbestand 254 Spoeddrukwerk 255 Printen van één bestelling 256 Printen gewijzigde leverancierscode 257 Printen test-drukbestand 258 Printen van bestellingen (savelist). 259 AIDA link 26 Archivering 261 Niet-geannuleerde bestellingen 262 Geannuleerde bestellingen 263 Facturen 27 Systeemfuncties 271 Beheer parameters drukwerk 272 Beheer parameters (overige) Diverse nieuwe opties zijn toegevoegd als gevolg van de introductie van nieuwe kenmerken: bestellimieten, autorisatie paswoorden besteladministratie, details bestellingen en authority lijsten besteladministratie kunnen nu in AFO 272 worden gedefinieerd. Zie het hoofdstuk Besteladministratie voor meer informatie over deze

16 16/394 onderwerpen. 273 Opbouw controlebestand budgetbestanden 274 Controle budgetbestanden 275 Beheer parameters archivering 276 Beheer Fiscaal jaar 277 Bestellijst Het systeem biedt u nu de mogelijkheid een aantal zgn. bestellijsten te definiëren die meerder functies hebben (bijv. rapporteren en toegangsbeperking tot budgetten tijdens het bestelproces). De ondersteunde soorten zijn: budgetlijsten locatie, lijsten rapportage groepen, budgetlijsten leveranciers, fiscale lijst, distributielijsten bestellingen, toegangslijsten gebruikersbudget en toegangslijsten gebruikers materiaalsoort. Deze onderdelen zijn te vinden in het hoofdstuk Besteladministratie. 28 EDI Processing Aanmaken EDI bestellingen Een koppeling met 3 rd party software ter ondersteuning van het EDI protocol, maakt gebruik van het EDIFACT standard als tussenformaat. Zie het gedeelte over EDI in het hoofdstuk Besteladministratie. Importeren EDI bronbestanden Een koppeling met software van derden ter ondersteuning van het EDI protocol, maakt gebruik van het EDIFACT standard als tussenformaat. Zie het gedeelte over EDI in het hoofdstuk Besteladministratie. EDI Berichtverwerking Een koppeling met software van derden ter ondersteuning van het EDI protocol, maakt gebruik van het EDIFACT standard als tussenformaat. Zie het gedeelte over EDI in het hoofdstuk Besteladministratie. EDI Waarschuwingen en foutmeldingen Een koppeling met software van derden ter ondersteuning van het EDI protocol, maakt gebruik van het EDIFACT standard als tussenformaat. Zie het gedeelte over EDI in het hoofdstuk Besteladministratie. EDI Instellingen

17 17/394 Een koppeling met software van derden ter ondersteuning van het EDI protocol, maakt gebruik van het EDIFACT standard als tussenformaat. Zie het gedeelte over EDI in het hoofdstuk Besteladministratie. 3 Tijdschriftenadministratie 31 Beheer afleveringen 311 Ontvangstregistratie 312 Bekijken cardex 32 Beheer abonnementen 321 Beheer algemene gegevens 322 Schrappen abonnementen 323 Automatische aanmaak te verwachten abonnementen 324 SSP voor abonnementen 325 Tellen van abonnementen 326 Financiële overzichten van abonnementen Ruiladminstratie Print-outs ruiladminstratie Bindadministratie 34 Circulatie 341 Beheer circulatie-transacties 342 Beheer circulatielijsten 343 Overzichten abonnementen per circulant 344 Beheer printfiles 35 Drukwerk 351 Opbouwen tijdelijk drukbestand

18 18/ Beheer tijdelijk drukbestand 353 Printen definitief drukbestand 36 Systeemfuncties 361 Parameters t.b.v. circulatie 362 Lay-out circulatiebriefjes 363 Lay-out tijdschriftenrappels 364 Codes rappeltermijnen Doorberekening abonnementen Initialiseren abonnementsprijzen 4 Uitleenadminstratie 41 Lenersgebonden uitleenfuncties Uitlenen Met het beschikbaar komen van de volgende onderdelen worden er nieuwe opties mogelijk: Deposito, Verlenging als onderdeel van de uitleen, Prioriteiten van reserveringen parameters and Status van vermiste werken. Alle worden beschreven in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Enkele van de kleinere wijzigingen worden beschreven in het gedeelte Diverse aanpassingen in het hoofdstuk Uitleenadminstratie. Daarnaast heeft een verfijning voor Prioriteiten van reserveringen enkele consequenties voor Uitlenen; zie hoofdstuk Uitleenadministratie. Innemen Met het beschikbaar komen van de volgende onderdelen worden er nieuwe opties mogelijk: Deposito, Verlenging als onderdeel van de uitleen, Prioriteiten van reserveringen parameters and Status van vermiste werken. Alle worden beschreven in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Enkele van de kleinere wijzigingen worden beschreven in het gedeelte Diverse aanpassingen in het hoofdstuk Uitleenadminstratie. Daarnaast heeft een verfijning van Prioriteiten van reserveringen enkele consequenties voor Uitlenen; zie hoofdstuk Uitleenadministratie. Verlengen Grote aanpassingen binnen Verlengen omvatten: Verlengen op exemplaar, doorbreken maximum aantal verlengingen en Bulk

19 19/394 verlenging - schrappen individuele exemplaren; deze worden alle beschreven in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Andere wijzigingen zijn gerelateerd aan de verfijning van Prioriteiten van reserveringen en de implementatie van specifieke parameterlagen (zoals omschreven in het gedeelte over de WebOpac uitleenparameters in het hoofdstuk Uitleenadministratie). Daarnaast zijn er een aantal wijzigingen voortgekomen na het invoeren van het Deposito. Zie het gedeelte over Deposito in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Sommige van de kleinere wijzigingen worden beschreven in het gedeelte Diverse aanpassingen in het hoofdstuk Uitleenadministratie Registratie kasontvangsten Als gevolg van het nieuwe Deposito zijn er op het Registratie kasontvangsten scherm grote wijzigingen aangebracht. Zie het gedeelte Deposito van het hoofdstuk Uitleenadministratie. Andere relevante wijzigingen worden beschreven in het onderdeel Bevestigen van betaling van het gedeelte Diversen van het hoofdstuk Uitleenadministratie. Bekijken/annuleren reserveringen Een zijn een aantal wijzigingen gemaakt nadat Reserveringen van titels zonder exemplaren is ingevoerd. Zie het gedeelte Reserveringen van titels zonder exemplaren in het hoofdstuk Uitleenadministratie. 416 Verkoop artikelen Beheer betalingen /vrije ontvangsten Een zijn een aantal wijzigingen gemaakt nadat Reserveringen van titels zonder exemplaren is ingevoerd..zie het gedeelte Reserveringen van titels zonder exemplaren in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Beheer reserveringen Er zijn binnen Reserveringen grote wijzigingen aangebracht na de introductie van een Reserveringen berichtensysteem. Verder wijzigingen zullen volgen na implementatie van Reserveringen van titels zonder exemplaren, meerdere niveaus voor het honoreren van reserveringen en de wijzigingen binnen Vermiste status. Alle worden beschreven in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Verlengen (met administratiekosten) Zie AFO Objectgebonden uitleenfuncties 421 Reserveringen Na de implementatie van Reserveringen van titels zonder exemplaren zijn er een aantal wijzigingen aangebracht. Zie voor meer informatie zie het gedeelte Reserveringen van titels zonder exemplaren in het

20 20/394 hoofdstuk Uitleenadministratie. Verder kunt u in het gedeelte Reserveringsberichten in het hoofdstuk Uitleenadministratie een beschrijving lezen dat betrekking heeft op dit nieuw berichtensysteem Wijzigen prioriteiten reserveringen Na de implementatie van Reserveringen van titels zonder exemplaren zijn er een aantal wijzigingen aangebracht. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het gedeelte over Reserveringen van titels zonder exemplaren in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Beheer objecten Aanzienlijke wijzigingen aan Beheer objecten na implementatie van reserveringen van titels, Vermiste status en roulerende colllecties (zie hoofdstuk Uitleenadministratie voor meer informatie over deze onderwerpen). Andere wijzigingen omvatten het aanmerken van objecten voor terughouden (dit wordt beschreven in het hoofdstuk Besteladministratie) en de mogelijkheid om van uit de verschillende AFO s direct naar AFO 423 te gaan zonder diverse zoekschermen te moeten openen (dit wordt beschreven in het gedeelte Diversen van het hoofdstuk Uitleenadministratie). 43 Beheer leners 431 Lenersadminstratie Binnen de Lenersadministratie zijn er grote en kleine wijzigingen aangebracht. Wij introduceren de functionaliteit Deposito s, de mogelijkheid historische lenersinformatie te bekijken, uitbreiding van contactmethoden, wijzigingen bij het aanmaken van de PIN code, de mogelijkheid lenerscategorieën per leeftijd aan te maken en een aantal mogelijkheden om via de WebOpac een lidmaatschp af te sluiten. Alle worden beschreven in het hoofdstuk over de Uitleenadministratie, met uitzondering van het laatste, deze vindt u in het hoofdstuk over de WebOpac. Er zijn nieuwe lenersindexes toegevoegd (telefoonnummer en e- mailadres). 432 Printen lenersetiketten 433 Contributie via bank/giro 435 SSP voor leners AFO 435 wordt niet meer ondersteund. Het is volledig vervangen door AFO 141 (SSP). De AFO is nog wel aanwezig, maar wij adviseren u er geen gebruik van te maken omdat u geen correcte resultaten kunt verwachten. AFO 435 zal in release 2.5 zijn verwijderd..

21 21/ Overzicht zwarte lijst leners Beheer automatische incasso Als gevolg van de implementatie van automatische incasso als onderdeel van de functionaliteit Deposito zijn er aan aantal wijzingen aangebracht. Zie het gedeelte over Deposito in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Online card reader betalingen foutenmanagement Deze nieuwe AFO kunt u gebruiken voor het beheer van foutmeldingen die zijn ontstaan door het gebruik van de online koppeling met de C-ZAM card reader. Deze AFO kan mogelijke problemen oplossen. 44 Batchverwerking lenersgegevens 441 Inlezen te converteren bestand 442 Verwerken gegevens in lenersrecords 443 Niet-verwerkte transacties 444 Aanmaken alfabetische index 45 Periodiek drukwerk Voorbereiden drukwerk en batchjobs Een aantal nieuwe functionaliteiten als gevolg van de implementatie van Deposito. Zie het gedeelte over Deposito in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Andere aanpassingen zijn o.a. nieuwe verwerkingsregels voor het blokkeren van leners. Zie het gedeelte over WebOpac Uitleenadministratie parameters in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Uitvoeren drukwerk Rapporten uitleendrukwerk Een aantal aanpassingen als gevolg van de mogelijkheid om automatische incasso toe passen als onderdeel van de functionaliteit Deposito. Zie het gedeelte over Deposito in het hoofdstuk Uitleenadministratie. 454 Statistieken uitleendrukwerk 46 Bewegen van objecten

22 22/ Beheerdersadminstratie Een paar kleine aanpassingen als gevolg van de aanpassingen aan de Vermiste status. Zie het gedeelte over de Vermiste status in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Bewegen van objecten (incl. Catalogus) Nieuwe mogelijkheden zijn beschikbaar als gevolgd van de volgende nieuwe functionaliteiten: Roulerende collecties, reserveringsparameters en vermiste status. Alle worden beschreven in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Bewegen van objecten (excl. Catalogus) Zie AFO 462. Uitlenen (met leenhistoriek) Nieuwe mogelijkheden zijn beschikbaar als gevolgd van de volgende nieuwe functionaliteiten: Deposito, Verlengen als onderdeel van uitlenen, reserveringsparameters en Vermiste status. Alle worden beschreven in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Sommige van de kleinere aanpassingen worden beschreven in het gedeelte Diverse aanpassingen van het hoofdstuk Uitleenadministratie. 465 Uitleenhistoriek per lener 466 Inventarisbeheer 467 Afvoeren van objecten Onderhoud catalogus i.v.m. wissel Exemplaar beheer parameters Er zijn verschillende wijzigingen aangebracht, o.a. nieuwe parameters voor objectcategorie terughoudperiodes (zie hoofdstuk Besteladministratie) en regels voor roulerende collecties (zie hoofdstuk Uitleenadministratie). De belangrijkste wijziging is het gevolg van de verhuizing van de parameters van de oude AFO 622 naar de nieuwe structuur. Zie het gedeelte over Aanpassingen aan de parameters van de exemplaren in het hoofdstuk Uitleenadministratie. 47 Statistieken 471 Aanmaken statistieken 472 Baliebelasting 473 Leengedrag

23 23/ Bezoekersgedrag 475 Leners 476 Kostenplaatsen 477 Online lenersstatistieken 478 Leengedrag (vrije statistieken) 479 Baliebelasting per tijdseenheid 48 Systeemfuncties Uitleenparameters: algemeen De structuur van deze AFO is behoorlijk veranderd. Vele nieuwe parameters, waarvan de meeste een verband hebben met nieuwe functionaliteiten van de Uitleenadministratie zijn toegevoegd. Verder zijn alle Uitleenadministratie parameters die voorheen via AFO 622 werden beheerd verplaatst naar AFO 481. Al deze aanpassingen hebben geleid tot een logischere interface. De inhoud van AFO 481 is radicaal gewijzigd. Lees a.u.b. het gedeelte over AFO 481 in deze release notes. Uitleenparameters: lenersadministratie Er zijn meerdere wijzigingen aangebracht, o.a. het maken van parallele sets met blokkeerparameters (AFO 482) en blokkeertypes zodat de blokkeergrenzen en blokkades in gebruik verschillend kunnen worden toegepast op de verschillende self-service methodes. Zie het gedeelte over WebOpac Uitleenadministratie parameters in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Verder zijn er drie nieuwe opties in het menu van 482 Postcode geactiveerd, Categorie-validaties (leeftijdgebonden) en Automatisch pincode aanmaken zijn toegevoegd. Zie voor meer informatie zie het gedeelte over Lenersbestand parameters in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Er zijn ook een aantal veranderingen als gevolg van de invoer van de nieuwe functionaliteit Lidmaatschapsregistratie via WebOpac. Zie het gedeelte over dit onderwerp in het gedeelte WebOpac. Uitleenparameters: lay-out drukwerk Er zijn enkele nieuwe functionaliteiten beschikbaar na de implementatie van de functionaliteit Deposito (d.w.z. er kunnen acceptgiro s naar leners met een deposito uitgaan). Zie het gedeelte over Deposito in het hoofdstuk Uitleenadministratie.

24 24/ Beheer sluitingsdata Batchjobs Enkele kleine veranderingen n.a.v. de nieuwe functionaliteit Deposito. Zie het gedeelte over Deposito in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Verwerken transacties noodsysteem Er is nu een nieuwe offline uitleen client beschikbaar met de naam WinCirc. Samen met WinCirc is er een volledige herziening van de verwerking van de server-kant geïmplementeerd. Zie het gedeelte WinCirc in het hoofdstuk Uitleenadministratie. 487 Beheer vaste bestanden (magazijnwerken) 488 Decentraal uitlenen 489 Parameters bewegingen van objecten 49 Kasadministratie Up-to-date kasoverzichten De invoering van Deposito heeft geleid tot een aantal wijzigingen binnen AFO voor up-to-date kasoverzichten. Zie voor meer informatie zie het gedeelte over Deposito in het hoofdstuk Besteladministratie. Financiële overzichten Er zijn aan de Financiële overzichten een aantal opties toegevoegd. Zie voor meer informatie zie het gedeelte over Deposito in het hoofdstuk Besteladministratie. Aanmaken periodieke overzichten De invoering van Deposito heeft geleid tot een aantal aanpassingen binnen Aanmaken periodieke overzichten. Zie voor meer informatie zie het gedeelte over Deposito in het hoofdstuk Besteladministratie. 494 Beheer vaste bestanden 495 Beheer rekeningen 496 Kasstaten 5 WebOpac 50 OPAC 500 WebOpac De WebOpac en de daarbij behorende Voorkeuren functionaliteit zijn

25 25/ Statistieken verbeterd door verschillende nieuwe onderdelen. Het meest in het oog springt de mogelijkheid om als gast te registreren, ondersteuning voor Rate & Review, een aantal aanpassingen aan SDI, en enkele andere mogelijkheden. Zie voor meer informatie zie het gedeelte over de WebOpac. 511 OPAC Statistieken Deze AFO wordt niet ondersteund. 512 Informatie gerelateerd aan zoeksleutels Deze AFO wordt niet ondersteund. 6 Systeembeheer 61 Beheer vaste bestanden 611 Paswoorden Er zijn nieuwe mogelijkheden voor het beperken van rechten en toestemmingen aan gebruikersbeheer van de bestel- en uitleenmodules toegevoegd. Binnen bestellingen hebben de meeste authorisaties te maken met de introductie van diverse soorten nieuwe lijsten. De wijzigingen worden in diverse gedeelten in het hoofdstuk Besteladministratie beschreven. In de uitleen zijn de veranderingen het gevolg van de Deposito en Verleningen. Zie voor meer informatie zie het gedeelte Deposito en Verlenging van gereserveerde exemplaren in het hoofdstuk Uitleenadministratie. 612 Poorten 613 Sublocaties 614 Karaktertabellen 615 Definiëren systeemboodschappen 616 Beheer koppelingen met andere systemen Het systeem beschikt nu over een interface naar Itiva (o.a. voor telefonische berichten). De interface kan worden geactiveerd en geconfigureerd via AFO 616. Zie het gedeelte over interfaces naar Itiva in het hoofdstuk Uitleenadministratie. Daarnaast is er een verfijning aangebracht aan de methode die gebruikt is voor lenerscontacten (print, , etc.). Zie het gedeelte over Lenerscontacten in het hoofdstuk Uitleenadministratie voor een beschrijving van de nieuwe mogelijkheden..

26 26/ Adressen instelling en locatie 618 Servicedesk beheer Het systeem ondersteunt nu Reserveringsberichten. Om deze nieuwe mogelijkheid in gebruik te nemen, moeten er zgn. Service points worden gedefinieerd. Zie voor meer informatie zie het gedeelte over Reserveringsberichten in het hoofdstuk Uitleenadministratie. 62 Beheer parameters 621 Output 622 Kalenders AFO 622 heeft een nieuwe inhoud, Kalenderbeheer. De inhoud en functie van AFO 622 zijn totaal anders dan de oudere Vubis Smart releases. De parameters die voorheen via AFO 622 werden beheerd zijn nu verplaatst naar: AFO 469 Parameters Exemplaarbeheer AFO 481 Belangrijkste Parameters Uitleenadministratie AFO 482 Parameters Lenersbestand 63 Bestandscontrole / debugging 631 Integriteitscontrole bestanden 632 Verwijderen overbodige bestanden 633 Wijzigen systeemstatussen 64 Beheer processenl 642 Monitoring processen 643 Updates bestanden trefwoordvoorspelling Deze AFO wordt niet ondersteund. 646 Aanmaken gegevens voor suggesties 65 Configuratie Manager 651 Server Parameters 652 Upgrade monitor 7 Diversen

27 27/394 7xx De 7 series bevatten niet-standaard-functionaliteiten die lokaal op uw systeem zijn geinstalleerd. Aanpassingen aan deze functies zijn niet in deze release notes opgenomen. Het is echter wel relevant dat u weet dat het systeem nu een nieuw offline Mobiele bibliotheek systeem ondersteunt, genaamd called WinBus.

28 2 Algemeen Vubis Smart Release /394

29 29/ Platforms Vubis Smart servers draaien op de volgende platforms: Linux Red Hat SuSe Unix HP/UX Sun Solaris IBM AIX Windows Windows NT4 Windows 2000 Windows 2003 Vubis Smart clients draaien op de volgende platforms: Windows NT4 Windows 2000 Windows XP Waarschuwing Vanaf release 2.3 wordt Windows 98 niet langer als platform ondersteund. Indien u gebruikt maakt van het Windows 98 platform kunt en zult u onverwachte problemen verwachten. De WebOpac wordt ondersteund door de volgende web servers: Microsoft Internet Information Server Apache Netscape / Sun iplanet Compaq Secure Web Server Toegang tot de WebOpac bieden de ondersteunde browsers: Microsoft Internet Explorer (version 5.5 or 6.0) Netscape Navigator 7.01 Zie het STE (Supported Technical Environment) document voor gedetailleerde informatie over de ondersteunde versies van de genoemde platforms en over specifiekere benodigdheden. Wij verwijzen ook naar het STE document voor

30 30/394 informatie over ondersteunde platforms voor WebOpac en Z39.50 server-omgeving. Het STE bevat ook informatie over de benodigdheden voor een client-omgeving. Minimale client versie Om Vubis Smart 2.4 te laten draaien heeft u minimaal versie 2.0 build 4.87 nodig.

31 31/ Taal- en karakterkwesties Taalkwesties Ondersteunde talen in de client interface. De software ondersteunt vier talen in de voornaamste functies: Nederlands, Engels, Frans en Duits. Let er wel op dat er slechts drie talen gelijktijdig op een systeem kunnen worden geïnstalleerd. Ondersteunde talen in de WebOpac. De WebOpac heeft de technische mogelijkheid iedere taal te ondersteunden. Bij installatie wordt de WebOpac geleverd met een Nederlandse, Engelse en Franse versie. Duits is op aanvraag beschikbaar.

32 32/ Diverse bijkomende functionaliteiten Inleiding Een aantal basis systeemfuncties zijn gewijzigd om het algehele beheer en/of functionaliteit te verbeteren. De voornaamste verbeteringen zijn: een nieuwe client build Client build 4.87 Release 2.4 wordt geleverd met een nieuwe client build, versie 4 build 87. Deze versie bevat een aantal fixes en enkele toegevoegde functionaliteiten. De belangrijkste aanpassingen zijn: 1. Tijdens het browsen door lijsten, stuurde de client soms een foutmelding. Dit is nu opgelost. 2. Wanneer een pop-up lijst werd gesloten doordat er werd geklikt op [X] of door te drukken op <ALT><F4>, werd de verbinding tussen client en server verbroken. Dit is nu opgelost. 3. In een enkele geval had de client lekken in het geheugen, waardoor de client langzamer werd, met als gevolg dat de gebruiker moest stoppen en herstarten. Dit is nu opgelost. 4. Als het laatste exemplaar in een combo box de standaardwaarde had, reageerde de client niet zoals het hoorde. Dit is nu opgelost. Minimale client versie Om Vubis Smart 2.4 te draaien is de minimale client versie build 4.87.

33 3 Catalogusmodule Vubis Smart Release /394

34 34/ Support voor het OUF protocol Inleiding Bibliotheken die in de PICA centrale database catalogiseren en objecten beheren kunnen vanaf nu gebruikmaken van het OUF protocol zodat Vubis Smart automatisch een online update van hun locale (Vubis Smart) catalogus ontvangt. Dit betekent dat de Vubis Smart database up-to-date wordt gehouden en zonder al te veel tijdverlies. Het heeft betrekking op iedere aanpassing in de PICA database die van invloed is op records of objecten van de locale database. Het zgn. OUF (Online Update Fetch) systeem van PICA kan deze taak op zich nemen. OUF geeft aan het locale systeem de relevante aanpassingen door en het locale systeem beslist welke gegevens ze uit het PICA systeem haalt om in de locale database te laden. Het OUF systeem genereert bestanden met zgn. "update signalen", deze beschrijven een bepaalde verandering in het PICA systeem waardoor de locale database zou kunnen worden beïnvloed. De Vubis Smart software baseert zich hierop en besluit dan welke records vanuit het PICA systeem moeten worden opgehaald. Het maakt "fetch request files" aan met voor ieder record het corresponderende PPN (PICA Productie Nummer), die dan door OUF worden verwerkt. De records die door OUF uit het PICA systeem worden gehaald zijn in PICA3 formaat en worden opgeslagen in "titelbestanden". Waarschuwingen Geac kan geen invloed uitoefenen op de signaalbestanden die door Pica naar de Vubis Smart server worden doorgestuurd: Pica beslist over de inhoud van de signaalbestanden. Dit proces kan niet worden beïnvloed door het locale (Vubis Smart) systeem. Ondersteuning van OUF is niet standaard onderdeel van de applicatie. Het wordt als aanvulling verkocht en heeft een eigen licentie nodig. Voordat de implementatie binnen Vubis Smart wordt uitgevoerd dient contact te worden opgenomen met Pica.

35 35/ Wat is OUF? (uit het Pica OUF handboek) The Pica Shared Automated Cataloguing System (CBS) has an open architecture. It interacts with client applications by means of a well-defined protocol. In the Pica Local Library System (LBS) the Online Update Mechanism uses the Pica3 protocol to maintain an up-to-date mirror of a libraries holdings in the shared catalog. Experience has shown that under normal operating conditions it is possible to mirror all updates in the shared catalogue with less than 20 seconds delay. Any third party application that conforms to the Pica3 protocol can implement similar functionality. Simply by requesting all title descriptions that have been inserted, updated or deleted by the library since a given point in time, the client application can retrieve the necessary information. The application can convert this information to its internal format and update its database to reflect the aanpassingen. Access for third party applications using the Pica3 protocol is restricted. Uncontrolled use of the Pica3 protocol can result in serious performance degradation for the shared catalog or damage to the data. Therefore Pica requires all third party applications interfacing to the shared catalog to first pass a certification procedure. (Uit: Online Update Fetch User Manual version V2.0.5 / Pica.) Hoe werkt OUF? (uit het Pica OUF handboek) The OUF process communicates with the Shared Cataloguing System using the Pica3 protocol over a TCP/IP network connection. The OUF process produces lists of update signals in files. The lists are retrieved from the CBS by a Pica3 command. An update signal specifies the kind of update for a given title reference. The Update Process interprets the lists of update signals and creates lists of title references (PPN s) to be fetched. The OUF process fetches the requested titles from the CBS and stores them in the title files. The Update Process retrieves the titles from this file and processes them according to the specified update in the update signal in the local database via the Index Engine process. (Uit: Online Update Fetch User Manual version V2.0.5 / Pica.)

36 36/ Het implementeren van OUF binnen Vubis Smart De implementeren van het OUF protocol in Vubis Smart is feitelijk een achtergrondproces dat continue controleert of de locale Vubis Smart database en update nodig heeft. Dit proces bevat de volgende onderdelen. Controleer op update signalen (Pica stuurt dit naar Vubis Smart) De applicatie leest het oudste signaalbestand uit de directory signaalbestand. Het pakt het volgende record uit de signaallijst en slaat het op in de Vubis Smart database. Aan het einde van de signaallijst wordt het oudste bestand gelezen. Aanmaken van Create fetch request bestand (Vubis Smart stuurt dit naar Pica) Gebaseerd op de gegevens die geïmporteerd zijn uit de signaalbestanden, wordt er een bestand met een of meer PPN ids aangemaakt en uitgeschreven naar de directory verzoekbestanden. Lees titelbestand (Pica stuurt dit naar Vubis Smart) Het oudste titelbestand wordt uit de directory titelbestanden gelezen. Scan records op relaties De records uit het titelbestand worden gescand op relaties met andere PICA records. Er wordt een controle uitgevoerd op iedere relatie record om na te gaan of het reeds in een andere locale database bestaat. Converteren van records Op het record kan de PICA3 naar locale-formaat conversie worden toegepast. De uit de PICA database gevonden records moeten worden geconverteerd vóórdat zij in het locale systeem kunnen worden geladen. Deze conversie Deze conversie is vanuit het PICA3 formaat naar (bijv.) MARC21 of Smart formaat, en moet met de Vubis Smart conversie setup worden aangemaakt. Als onderdeel van de conversie moet er een mapping worden gedaan voor de objectgegevens. De onderdelen van de objectgegevens worden gemapped naar van tevoren gedefinieerde codes die de lader kan omzetten en verwerken. Laden van records Gebaseerd op bestaande standaard routines, de record wordt geladen in de locale database. Als het een record verwijdering is, dan wordt de record verwijderd. Update koppelingen tussen records De koppelingen tussen de geladen records worden aangemaakt.

37 37/394 De volgende grafiek geeft in een globaal schema de werkwijze weer van het OUF protocol binnen Vubis Smart.

38 38/ Automatisch genereren van plaatskenmerken Met de functionaliteit voor het automatisch genereren van plaatskenmerken kan de bibliotheek voorvoegsel van barcodes definiëren waardoor zij uiteindelijk de instelling en locatie bepalen van een nieuw exemplaar waarvan de barcode wordt gescand. U kunt hiermee ook snel barcodes voor meerdere locaties invoeren zonder dat u uw huidige inloglocatie hoeft te veranderen Beperkingen Als u controleren sublocatie aan heeft staan, moet bij iedere locatie identieke sublocaties zijn ingesteld Instellingen Dit kunt u niet zelf uitvoeren. Geac personeel moet uw systeem configureren.

39 39/ Werkwijze bij inschakelen automatisch genereren plaatskenmerken Een record zonder exemplaren ziet er in AFO 111 als volgt uit: Selecteer het icoontje Toevoegen/tonen exemplaren. Het systeem toont het lege scherm voor het exemplaaroverzicht. Kies het icoontje Nieuw exemplaar detail en het systeem reageert hierop door het tonen van het formulier Exemplaar toevoegen waarvan de default informatie al is ingevuld. Het Locatie veld is beschermd en bevat de tekst Automatisch toegekend. Dit bericht geeft aan dat de bibliotheek de functionaliteit Automatisch genereren van plaatskenmerken heeft ingeschakeld.

40 40/394 Vul de barcode in, de sublocatie (indien gebruikt), het plaatskenmerk, de exemplaar categorie, etc zoals gevraagd zie het formulier hieronder.

41 41/394 Druk op de OK button en het systeem zal een exemplaar aanmaken voor inst/loc = PNB/SCH aangezien het voorvoegsel van de barcode 3666 is. Het systeem toont het nieuw aangemaakte Exemplaar detail zoals u hieronder ziet:

42 42/394 Om meer exemplaren toe te voegen, kies het icoontje Meervoudig Kopiëren op dit scherm. Het systeem reageert hierop door het tonen van het volgende formulier: Nadat u de barcode heeft gescand, drukt u op OK. Het systeem evalueert de barcode en berekent de correcte instelling/locatie, toont de toegevoegde barcode (met zijn instelling/locatie) en vraagt de gebruiker om een andere barcode.

43 43/394 U ziet dat (PNB/BD) op het formulier wordt getoond en dat het systeem vraagt om de volgende. Vul in en druk op OK. Het systeem toont wederom het formulier met de zojuist toegevoegde barcode en zijn locatie.

44 44/394 Ga door het scannen van barcodes totdat ze alle zijn ingevoerd en druk dan op de Annuleer button. Het systeem toont de details van het laatst aangemaakte exemplaar. Druk op te ga terug button om terug te gaan naar het scherm Exemplaaroverzicht. Hier kunt u alle exemplaren bekijken.

45 45/394 In AFO 111, als de titel al exemplaren aan zich heeft hangen, kiest u voor het icoontje Toevoegen/tonen exemplaren en selecteer dan een van de exemplaren uit het overzicht. Het systeem toont u gedetailleerde informatie voor het geselecteerde exemplaar. Als de informatie bij dit exemplaar correct is (behalve natuurlijk de inst/locatie), gebruikt u het icoontje Meervoudig kopiëren zoals hierboven beschreven. Als enkele van de gegevens van de nieuwe exemplaren veranderd moeten worden, kies dan het icoontje Kopieer.

46 46/ Exporteren van status en objectoverzicht voor exemplaren Inleiding Het exporteren van objecten is met twee velden uitgebreid: Status exemplaar Objectoverzicht voor periodieken Implementatie Status veld Voor de exemplaarstatus is het subveld "STATUS" aan de lijst van geëxporteerde onderdelen toegevoegd. Dit veld kan de volgende waarden bezitten: 0 Beschikbaar 4 Uitgeleend 8 Reservering wacht op afhalen 10 In beweging 23 Niet uitgeleend Als de status 4 is, bevat het subveld "vervaldatum" de vervaldatum van het geleende. Exemplaaroverzicht Voor de periodieken zal een veld "SUM" worden geëxporteerd, deze bevat de volgende subvelden: INSTELLING LOCATIE SUBLOCATIE PLAATSKENMERK OBJECTOVERZICHT Het subveld OBJECTOVERZICHT is nieuw en bevat het objectoverzicht voor de objectgegevens voor de periodieken. Het veld "SUM" is herhaalbaar voor het geval er meerdere objecten zijn.

47 47/ Conversieprofielen Het objectoverzicht en exporteerstatus zijn toegevoegd aan de default exemplaren exporteerprofiel. De status wordt in 852 $y geëxporteerd (voor status 4 wordt de vervaldatum in een tweede $y opgeslagen), en de objectstatus wordt in veld 853 geëxporteerd ($a, $b, $c, $h, $l $l bevat het objectoverzicht).

48 48/ Globale verwijdering van items en bibliografische records Het systeem geeft nu de mogelijkheid om exemplaren en bibliografische records globaal te verwijderen. Dit houdt in dat u een savelist kunt aanmaken van zowel exemplaren of bibliografische records. Het systeem verwijdert alle records die in de savelist zitten, tenzij het systeem geen toestemming geeft tot verwijdering. De functionaliteit lijkt op die van het globaal schrappen van leners. In het gedeelte over SP wordt de werkwijze gedetailleerder beschreven. Lees a.u.b. dit gedeelte voor meer informatie.

49 49/ Importeren van PBC-NB wisselcollecties Inleiding Enkele klanten ontvangen bestanden van de Provinciale Bibliotheek Centrale van Noord-Brabant (PBC-NB). De klanten selecteren een aantal documenten voor een tijdelijke collectie binnen hun database, de PBC stuurt twee bestanden op: één met bibliografische records, en één met exemplaren (deze bevat ook een mapping naar de bibliografische records in het eerste bestand). Om de bestanden te importeren is er een speciale importeerinterface beschikbaar, deze maakt het mogelijk dat u zowel bibliografische als exemplaar bestandslocaties specificeert. Deze interface wordt boven op de standaard importinterface gebouwd en kan min of meer worden beschouwd als een vereenvoudigde interface. Houd wel in de gaten dat het importprofiel altijd Pica zal zijn, dit profiel behoort aanwezig te zijn en moet correct zijn ingesteld.

50 50/ Implementatie Via AFO 136 komt u bij de interface. Het volgende formulier wordt aan de gebruiker getoond: De volgende velden moeten worden gespecificeerd: Invoer vanuit bestand Specificeer de locatie van het bestand dat de bibliografische records bevat. Exemplaarbestand Specificeer de locatie van het bestand dat de exemplaar records bevat. Locatie Specificeer de locatie waarvoor te exemplaren worden geïmporteerd. De plaatskenmerken van de geïmporteerde exemplaren worden op deze locatie opgeslagen.

51 51/ Diversen Controle en correctie van sjablonen Inleiding Updates van bibliografische of authority formats hebben geen consequenties voor de sjablonen die aan de formaten zijn gekoppeld. Dit kan erin resulteren dat sjablonen velden of subvelden bevatten die niet meer in de formaatomschrijving zitten. Om dit op te lossen is er een optie toegevoegd aan sjablonenbeheer (AFO 153 en AFO 154). Deze optie controleert en/of voegt samen bestaande sjablonen om beoordelen welke niet meer geldig zijn. De sjablonen krijgen een update zodat zij weer volgens het formaat geldig zijn Implementatie Op het overzichtsscherm sjablonen van de AFO s 153 en 154 is er een nieuwe button aangemaakt. Als u hierop klikt, worden de volgende controles uitgevoerd. Voor iedere sjabloon, en binnen iedere sjabloon voor iedere gebruiker, worden de onderstaande controles uitgevoerd. Als er fouten worden gevonden krijgt u een bericht met het voorstel de foute gegevens te verwijderen; de boodschap heeft drie mogelijkheden: Ja / Nee / Annuleer. "Ja" betekent: verwijder alle fouten (of het gehele sjabloon) en ga verder met het volgende sjabloon. "Nee betekent: verwijder niets en ga verder met het volgende sjabloon. "Annuleer" betekent: verwijder niets en annuleer de verificatie. Als er helemaal geen fouten zijn wordt het volgende bericht getoond:

52 52/394 Check 1: Formaat Als het formaat niet (meer) bestaat, wordt er een bericht getoond. Check 2: Kolommen Controleer of de "Kolommen" node structuur correct is. Deze node structuur moet overeenkomen met de "Kolommen" node structuur van de default sjabloon voor het formaat: * Het aantal kolommen moet gelijk zijn. * De "Soort" node moet gelijk zijn. (De default sjabloon van een formaat is altijd de naam van het formaat voorafgegaan door "Default-".) Als de "Kolommen" node structuur niet correct is, wordt er een bericht getoond. Check 3: Veld en subvelden Voor ieder sjabloon wordt de "Data" node met het formaat gecontroleerd. * Veld moet bestaan. * Subveld moet bestaan. * Veld- en subveld-aantallen moeten niet hoger zijn dan het maximale toegestane aantal Als het veld of het subveld leeg is, wordt de data node zonder waarschuwing verwijderd. Anders, als er tenminste één fout wordt gevonden, zal er een foutenlijst als bericht worden getoond.

53 53/394 Er zijn twee soorten foutberichten. [1] een veld of een subveld bestaat niet: Voorbeeld: [2] een veld of een subveld komt te vaak voor: Globaal wijzigen van objectenrapportage De rapportages met globale wijzigingen worden niet langer gesorteerd van oud naar nieuw (recent), maar van nieuw naar oud. Deze wijziging zorgt ervoor dat het veel gemakkelijker is om de meest recente rapporten te bekijken.

54 54/394

55 4 Bestelmodule Vubis Smart Release /394

56 56/ Budgetbeheer - Budgetlijsten locatie Budgetlijsten locatie bestaan zodat de verschillende budget records met specifieke locaties kunnen worden gekoppeld. De lijsten worden gebruikt om aan te geven welke budgetten door welke locatie mogen worden gebruikt. De budgetlijsten zijn binnen het bestelproces voor alle gebruikers beschikbaar Algemene mogelijkheden Budgetten die niet in lijsten voorkomen zijn voor alle gebruikers op iedere locatie beschikbaar. Een enkel budget kan in meer dan een lijst voorkomen (d.w.z. is beschikbaar voor meer dan een locatie). Location budget lists kunnen op ieder moment worden aangemaakt, gwijzigd en verwijderd, afhankelijk van gebruikersrechten AFO 277 wijzigingen Een nieuwe AFO 277 Er zijn bestellijsten aan het systeem toegevoegd. U krijgt alleen toegang tot deze AFO als u rechten voor AFO 277 hebt. Na het kiezen van deze AFO krijgt u een formulier op het scherm te zien met zeven keuzemogelijkheden:

57 57/394 Kiest u voor de optie Budgetlijsten per locatie, dan ziet u een lijst van de budgetten die gekoppeld zijn aan een locatie voor uw meta-instelling voor de Bestelmodule. Het scherm bevat de Code, Naam en Beperkingen voor iedere budgetlijst Locatie. In het bovenstaande voorbeeld kan budget alleen worden gebruikt om bestellingen te doen voor locatie BD. Beschikbare icoontjes Nieuwe lijst: Gebruik deze optie voor het aanmaken van een nieuwe budgetlijst locatie. U krijgt hierna het volgende scherm:

58 58/394 Het lijst-identificatorveld is een dropdown lijst met diverse keuzes van Bestemmingscodes die op uw systeem staan gedefinieerd. U kunt voor iedere bestemmingscode die binnen uw meta-instelling is gedefinieerd een budgetlijst locatie aanmaken. In de Naam lijst velden voert u de verwoordingen in die de lijst kunnen identificeren. Verwijderen lijst #: Gebruik deze optie om een budgetlijst locatie te verwijderen. Alle budgetten moeten uit de lijst worden gehaald voordat het kan worden verwijderd. Voordat de lijst wordt verwijderd krijgt u de vraag om de verwijdering te bevestigen. Wijzigen lijst #: Gebruik deze optie op de lijst te updaten. Deze optie wordt ook gebruikt om budgetten aan de lijst toe te voegen of uit de lijst te verwijderen. Wanneer u deze optie gebruikt, toont het systeem u een nieuw scherm waarop de geselecteerd lijst staat genoemd. Als u een keuze uit de lijst heeft gemaakt, dan krijgt u een gedetailleerd overzicht van de geselecteerde lijst. Dit gedetaileerde overzicht toont u de velden CODE, NAAM, INGEVOERD DOOR, AANMAAKDATUM (en tijdstip), LAATSTE PERSOON DIE EEN UPDATE VAN DE LIJST HEEFT GEMAAKT EN LAATSTE UPDATE DATUM (en tijdstip). Het bevat ook een lijst met daarin op iedere regel een van de budgetten die bij deze lijst hoort.

59 59/394 Beschikbare icoontjes: Wijzigen algemene data: deze optie wordt gebruikt om het veld lijst naam te wijzigen. Toevoegen budgetten: gebruik dit icoontje om meer budgetten aan de huidige lijst toe te voegen. Verwijderen Budgetten: selecteer een of meerdere budgetten uit de lijst en druk op dit icoontje. De budgetten die u hebt geselecteerd worden uit de lijst verwijderd AFO 611 wijzigingen Er zijn vier nieuwe bevoegdheden (in AFO 611) voor de volgende functies: - Toegang to budgetlijsten locatie - Budgetlijst Locatie aanmaken - Budgetlijst Locatie wijzigen - Budgetlijst Locatie verwijderen AFO 211 en AFO 216 wijzigingen bij bestellingen Als u binnen bestellingen een BUDGET code invoert (op het formulier deelbestelling), dan controleert het systeem of dit budget voor de aangegeven bestellocatie gebruikt mag worden. Als het budget niet voor bestellingen mag worden

60 60/394 gebruikt, dan kunt u het budget niet gebruiken. U krijgt dan een foutmelding op het scherm: AFO 243 wijzigingen bij budgetbeheer Op het Budget scherm is een nieuwe optie toegevoegd Restricties. Als u het icoontje nieuwe Restrictie gebruikt, dan krijgt u op het scherm de locatie en leveranciers restricties voor het huidige budget:

61 61/ Budgetbeheer - Rapportgroepen Het systeem is in staat budgetten in rapportgroepen te groeperen. Deze groepen worden tijdens het bestellen zelf niet gebruikt, maar dienen uitsluitend voor het groeperen van fondsen die er op enigerlei wijze een verband mee hebben (zo kunt u bijv. fictie budgetten groeperen, of alle budgetten voor een bepaalde bibliotheek) Algemene mogelijkheden Rapportgroepen kunnen op ieder moment tijdens een fiscaal jaar worden aangemaakt, gewijzigd en verwijderd. De groepen bevatten geen werkelijke budgetten, zij zijn slechts een gekoppelde lijst naar het werkelijke budget. Budgetten kunnen in meer dan een rapportgroep voorkomen. Rapportgroepen op meerdere niveaus worden ondersteund. U kunt tot 10 niveaus gebruiken. Rapportgroepen op een lager niveau kunnen onderdeel zijn van een andere rapportgroep op een hoger niveau, mits de budgetten die in de rapportgroepen staan niet meerdere malen worden gebruikt AFO 277 wijzigingen Een nieuwe AFO 277 de optie Bestelmodule lijsten is aan het systeem toegevoegd. U krijgt alleen toegang tot deze AFO als u rechten voor AFO 277 hebt. Als u deze AFO kiest, krijgt u een formulier te zien waarop zeven keuzes staan:

62 62/394 Als u kiest voor de optie Rapportgroep lijsten, krijgt u een lijst van de rapportategroepen voor uw meta-instelling voor de Bestelmodule. Beschikbare icoontjes Verwijderen

63 63/394 Selecteer een of meerdere groepen die u wilt verwijderen en klik op het icoontje Verwijderen. U kunt een groep alleen maar verwijderen als het niet in gebruik is binnen een andere groep. Nieuw Klik op het icoontje Nieuw om een nieuwe rapportgroep toe te voegen. Voer de groepscode, het groepsniveau en de groepsnaam in. Opmerkingen: U kunt alleen rapportgroepen met een lager niveau aan een rapportgroep met een hoger niveau toevoegen. U kunt de niveau s 1 t/m 10 toekennen. Hierbij geldt 1 als het hoogste niveau en 10 als het laagste niveau. Selecteer # icoon Nadat u een keuze heeft gemaakt, krijgt u een scherm met daarop de door u geselecteerde lijst.

64 64/394 Het gedetailleerde scherm bevat de velden CODE, NAAM, GROEPSNIVEAU, I, AANMAAKDATUM (en tijdstip), LAATSTE PERSOON DIE EEN UPDATE VAN DE LIJST HEEFT GEMAAKT EN LAASTE UPDATE DATUM (en tijdstip). Het bevat ook een lijst met op iedere regel een budget of rapportgroep dat bij deze rapportagegroepslijst hoort. Nieuw icoon: Klik op het icoontje Nieuw om budgetten vanuit een dropdown lijst toe te voegen.

65 65/394 De beschikbare rapportgroepen vindt u in de rapportagegroep lijstbox. De budgetlijstbox geeft een opsomming van alle beschikbare budgetten. Nadat u uw keuze heeft bepaald en op OK hebt geklikt, zoekt het systeem of er van de geselecteerde groep(en) en budget(ten) geen duplicaten zijn. Opmerking: U kunt een groep alleen wijzigen als deze niet door een andere groep in gebruik is. Verwijderen icoon: Selecteer een of meerdere items, budget(ten) of groep(en) on the Report group detail screen and klik op het icoontje Verwijderen. Opmerking: U kunt alleen maar een groep verwijderen als deze niet door een andere groep in gebruik is.

66 66/394 Wijzigen algemene data icoon Gebruik deze icoon om de lijst een andere naam te geven. Budget tonen icoon Deze icoon toont budgetinformatie voor de huidige rapportgroep. De eerste regel van de lijst vertegenwoordigt de totale regel. Het bevat de totaal gebudgetteerde, verplichte, uitgegeven en totaalbalans voor alle budgetten die in de rapportgroep zitten. Iedere regel vertegenwoordigt een budget dat aan deze rapportgroep behoort (als rapportgroepen onderdee van deze rapportgroep zijn, worden de budgetten getoond die hierbij horen).

67 67/ AFO 611 wijzigingen Er zijn vier nieuwe bevoegdheden (in AFO 611) voor de volgende functies: - Toegang tot report group lists - Rapport groepslijst aanmaken - Rapport groepslijst wijzigen - Rapport groepslijst verwijderen

68 68/ Budgetbeheer Budgetlijsten leveranciers Met de Budgetlijsten per leverancier kunt u diverse budgetten koppelen aan de verschillende leveranciers. Deze lijsten gebruikt u om in te stellen welke materialen van welke budgetten mogen worden besteld en van welke leveranciers. U kunt ook beperkingen aanbrengen in het gebruik van bepaalde budgetten met betrekking tot een bepaalde leverancier. Alle gebruikers hebben tijdens het bestelproces toegang tot de budgetlijsten leveranciers Algemene mogelijkheden Bij budgetten die in geen enkele lijst voorkomen kunnen alle leveranciers worden ingevuld, tenzij het budget in de beperkende budgetlijst voorkomt. Als een budget in de beperkende budgetlijst voorkomt, kan het alleen worden gebruikt voor bestellingen bij leveranciers van wie de budgetlijst leverancier in het desbetreffende budget bevat. Als een leverancier geen budgetlijst leverancier heeft, kunnen bestellingen uit ieder budget worden geplaatst, zolang dit budget niet voorkomt op de beperkende budgetlijst. Een budget kan in meerdere lijsten voorkomen (d.z.w. beschikbaar zijn voor meer dan een leverancier). Budgetlijsten leverancier kunnen op ieder willekeurig moment worden aangemaakt, gewijzigd en verwijderd, afhankelijk van de gebruikersrechten AFO 277 wijzigingen Een nieuwe AFO 277 Bestelmodule lijsten is aan het systeem toegevoegd. U krijgt alleen toegang tot deze AFO als u rechten voor AFO 277 heeft. Als u deze AFO kiest, krijgt u een formulier op het scherm met de volgende 7 keuzemogelijkheden:

69 69/394 Als u kiest voor de optie budgetlijsten leverancier, dan krijgt u een lijst op het scherm met de budgetlijsten per leverancier voor de Bestelmodule van uw meta-instelling. Het lijst bevat Leverancier, Naam van de lijst en Budgetten voor iedere Budgetlijst Leverancier. In bovenstaand voorbeeld kunt u bestellingen plaatsen voor leverancier OXLEY en alleen gebruik maken van de budgetten BioChem, BioChemPhys en Biologie. Beschikbare icoontjes Nieuwe lijst: Gebruik deze optie om een nieuwe budgetlijst leverancier aan te maken. Het systeem toont u het volgende formulier:

70 70/394 U kunt gebruik maken van de standaard zoektechnieken uit de Bestelmodule om de leverancier te vinden waarvoor u een lijst wilt aanmaken. Voor iedere leverancier die u in de Bestelmodule van uw meta-instelling heeft ingevoerd kunt u één enkele budgetlijst leverancier aanmaken. De verwoording van de Naam van de lijst voert u de verwoording in m de lijst aan te geven. Verwijderen lijst #: Gebruik deze optie om een budgetlijst leverancier te verwijderen. Alle budgetten moeten uit de lijst worden gehaald voordat het kan worden verwijderd Voordat de lijst wordt verwijderd krijgt u de vraag om de verwijdering te bevestigen. Beperkingen voor budgetten: Gebruik deze optie om de budget-beperkingslijst te tonen/updaten. Als er een budget in deze lijst zit, kan het alleen worden gebruikt voor leveranciers waarvan de budgetlijst leverancier het desbetreffende budget bevat. In het bovenstaande formulier komt het Biologie budget in de beperkende lijst voor. Momenteel kunnen alleen bestellingen voor leverancier OXLEY van dit budget gebruik maken. Aan de andere kant, kunnen bestellingen voor alle leveranciers behalve OXLEY en Acme gebruik maken van budget 16/22 aangezien het niet in de beperkende budgetlijst voorkomt. Wijzigen lijst #: Gebruik deze optie om een lijst te wijzigen. Met deze optie kunt u ook budgetten aan de lijst toevoegen of uit de lijst verwijderen. Wanneer u deze optie gebruikt toont het systeem u een nieuw scherm met een beschrijving van de geselecteerde lijst. Na uw keuze te hebben gemaakt krijgt u een lijst op het scherm. Dit scherm toont u de velden LEVERANCIER, NAAM LIJST, INGEVOERD DOOR, AANMAAKDATUM (en tijdstip), LAATSTE PERSOON DIE EEN UPDATE VAN DE LIJST HEEFT GEMAAKT EN LAATSTE UPDATE DATUM (en tijdstip). Ook bevat het een overzicht met op iedere regel een budget uit deze lijst.

71 71/394 Beschikbare icoontjes Wijzigen algemene data: deze optie wordt gebruikt om het veld naam van de lijst te wijzigen. Toevoegen budgetten: gebruik deze icoon om meer budgetten aan de huidige lijst toe te voegen. Verwijderen Budgetten: selecteer een of meer budgetten uit de lijst en klik op deze icoon. De geselecteerde budgetten worden uit de lijst verwijderd AFO 611 wijzigingen Er zijn vier nieuwe bevoegdheden (in AFO611) voor de volgende functies: - Toegang to budgetlijsten leveranciers - Budgetlijst leverancier aanmaken - Budgetlijst leverancier wijzigen - Budgetlijst leverancier verwijderen

72 72/ AFO243 wijzigingen aan Budgetbeheer Aan het Budgetscherm is een nieuwe optie toegevoegd Restricties. Als u deze nieuwe optie kiest krijgt u een scherm te zien met de locatie en leverancier restrictions van het desbetreffende budget AFO 211 en AFO 216 wijzigingen bij bestellingen Als u tijdens het bestellen een BUDGET code invoert (gedeeltelijke bestelling), dan controleert het systeem of de leverancier van dat specifieke budget gebruik mag maken. Het systeem controleert ook of het geselecteerde budget deel uitmaakt van de beperkende budgetlijsten (dit betekent dat het budget alleen kan worden gebruikt door bepaalde leveranciers) Wijzigingen aan budgetten (AFO 243) Als u een budget verwijdert, dan moet u alle lijsten waar dit budget in voorkomt updaten AFO 241 wijzigingen bij leveranciersbeheer Een leverancier kan niet worden verwijderd als er voor deze leverancier een budgetlijst leverancier is.

73 73/ Budgetbeheer Fiscale lijsten; budgetkoppeling naar FS accounts De meeste bibliotheeksystemen hebben mogelijkheden om het budgetstructuur dat gebruikt wordt door de bestelafdeling anders te tonen/in te delen. Het systeem heeft normalerwijze een aantal budgetten dat gebruikt wordt door de bestelafdeling als het voor iedere bibliotheek objecten bestelt, maar de rekeningnummers en/of rekeningcodes zijn niet noodzakelijkerwijze dezelfde als de nummers en codes die door de financiële administratie worden gebruikt. Het is gebruikelijk dat er een koppeling bestaat tussen de codes die door de bibliotheek in gebruik zijn en de codes die financiële administratie gebruikt. Deze koppeling wordt gebruikt om de door iedere afdeling gebruikte codes met alle bestel- en betalingsgegevens op ieder systeem met elkaar te verbinden Algemene mogelijkheden Ieder budget dat door het bibliotheeksysteem in gebruik is heeft de mogelijkheid een code met zich mee te dragen die kan worden gebruikt als een koppeling naar een extern financieel pakket. U kunt een fiscale lijst aanmaken dat een aantal bibliotheekbudgetten kan verbinden met een bepaald rekeningnummer van een externe financiële administratie. Iedere fiscale lijst kan een aantal budgetten bevatten, maar ieder budget kan uitsluitend bij één enkele lijst horen. Een fiscale lijst wordt aangemaakt in AFO 277 en kunt u verbinden met een rekeningnummer van een extern accounting system met een aantal van uw interne budgetten. De identicifatie van een fiscale lijst dient uniek te zijn. U kunt voor iedere fiscale code die door uw externe admnistratiesysteem wordt gebruikt een fiscale lijst aanmaken. Bijvoorbeeld, u maakt een fiscale lijst aan met een identificatie Boeken en een andere Tijdschriften. Nadat u een koppeling hebt gemaakt tussen een extern budget id of fiscale lijst code (d.w.z of ) kunt u budgetten aan de fiscale lijst toevoegen. Ieder budget dat u aan de fiscale lijst toevoegt gebruikt de waarde uit het veld Code financieel systeem: (d.w.z. ABC10999) als zijn externe budget id.

74 74/394 Als uw external accounting systeem de financiële codes ieder jaar wijzigt, dan hoeft u alleen maar een update te doen van de fiscale codes binnen de fiscale lijst. De budgetten die aan deze fiscale lijst zijn gekoppeld zullen automatisch gebruik gaan maken van de nieuwe codes binnen de interfaces naar de externe financiële systemen AFO 277 wijzigingen Een nieuwe AFO 277 Bestellingen Lijsten zijn aan het systeem toegevoegd. U heeft alleen toegang tot deze AFO als u rechten voor AFO 277 heeft. Na het kiezen van deze AFO krijgt u op het scherm een lijst met zeven keuzemogelijkheden: Na het kiezen van de optie Fiscale lijsten, ziet u op het scherm een lijst van de fiscale lijst codes voor de Bestelmodule van uw meta-instelling. Door een van de mogelijkheden te kiezen krijgt u een gedetailleerd overzich van de door u geselecteerde lijst. Dit scherm omvat de velden CODE, NAAM, OMSCHRIJVING, AANMAAKDATUM en AANGEMAAKT DOOR. Het bevat ook een lijst met op iedere regel een budget dat tot deze lijst behoort.

75 75/394 Als u budgetten aan deze lijst wil toevoegen, klik dat op het icoontje Toevoegen budgetten en vervolgens toont het systeem u een formulier waaruit u budgetten kunt selecteren. Als u budgetten uit de lijst wilt verwijderen, kiest u een of meerdere regels uit het lijstje en vervolgens klikt u op het icoontje Verwijderen budgetten. Als u een nieuwe Fiscale lijst wilt toevoegen, selecteert u het icoontje Nieuwe lijst:

76 76/394 Identificator lijst Naam lijst Description Code financieel systeem Naam financieel systeem Korte naam als referentie gebruikt (wordt getoond als onderdeel van de details van ieder budget in de lijst in AFO243) Langere beschrijvende naam voor deze lijst Vrij tekstveld voor een omschrijving van het gebruik van deze lijst Korte referentiecode die overeenkomt met / gebruikt wordt door het externe financiële systeem. Langere beschrijvende naam voor de code. Nadat u op OK hebt gedrukt, krijgt u wederom de Fiscale lijst. Hieruit kunt u de nieuw aangemaakte fiscale lijst kiezen en vervolgens budgetten aan toevoegen AFO 611 wijzigingen Er zijn vier nieuwe bevoegdheden ( in AFO611) voor de volgende functies: - Toegang to fiscale lijsten - Fiscale lijst aanmaken

77 77/394 - Fiscale lijst wijzigen - Fiscale lijst verwijderen AFO 243 Wijzigingen bij Budgetbeheer De Fiscale lijst code is aan de volledige recordscherm toegevoegd. In dit veld kan niet worden gewijzigd. Als het budget wordt verwijderd, wordt het budget ook uit de gekoppelde Fiscale lijst verwijderd.

78 78/ Budgetbeheer Toegangsbeheer budgetten Met Het toegangsbeheer voor de budgetten kan de bibliotheek beperkingen inbrengen zodat gebruikers geen bestellingen uit bepaalde budgetten kunnen plaaatsen. Bijvoorbeeld, u kunt uistluitend materiaal bestellen met de budgetten budgetten A, B en C AFO 277 wijzigingen Een nieuwe AFO 277 Bestelmodule Lijsten is aan het systeem toegevoegd. U heeft alleen toegang tot deze AFO als u rechten voor AFO 277 heeft. Nadat u deze AFO hebt gekozen krijgt u op het scherm een lijstje met zeven keuzemogelijkheden: Als u kiest voor de optie toegang tot budgetten per gebruiker, krijgt u een scherm met daarop een lijstje van de codes van de USER BUDGET ACCESS LIST voor de Bestelmodule binnen uw meta-instelling.

79 79/394 Beschikbare opties Nieuwe lijst: gebruik deze optie voor het aanmaken van een lijst voor een andere gebruiker. Login ID: een geldige login ID Geen budget-restricties: activeer dit veld als de gebruiker van alle budgetten gebruik mag maken. Budgetrestricties: als de gebruiker alleen met bepaalde budgetten bestellingen mag invoeren, selecteert u de lijst met budgetten. Wijzigen lijst: selecteer deze optie als u de restricties wilt aanpassen. Als de gebruiker uit alle budgetten mag bestellen, geeft u dit aan in het veld geen budget-restricties. Anders kiest u de budgetten waarmee de gebruiker mag werken. Als u bepaalde budgetten kiest, kan de gebruiker alleen bestellingen plaatsen met deze budgetten. Verwijderen lijst: verwijdert de geselecteerde toegangslijst. Toon details:

80 80/ AFO 611 wijzigingen Er zijn vier nieuwe bevoegdheden (in AFO 611) voor de volgende functies: - Toegang tot toegang-per-gebruiker-budget-lijst - toegang-per-gebruiker-budget-lijst aanmaken - toegang-per-gebruiker-budget-lijst wijzigen - toegang-per-gebruiker-budget-lijst verwijderen AFO 211 en AFO 216 wijzigingen bij bestellingen Als u bij een bestelling een BUDGET code invoert (op het formulier deelbestelling), dan controleert het systeem of u toestemming heeft om met dat budget bestellingen te plaatsen Data conversie Tijdens de upgrade naar Release 2.4 zal het systeem automatisch een User budget access record aanmaken voor iedere gebruiker met toegang to AFO 211. Het record wordt ingesteld zonder budgetlimieten AFO 611 wijzigingen AFO 611 is zodanig gewijzigd dat een gebruiker die rechten heeft om AFO 211 te gebruiken, door het systeem automatisch omgezet wordt in een gebruiker met ongelimiteerde toegang binnen de nieuwe 611 restricties. Dit wordt met name gedaan als toegang to AFO 211 binnen Authorisaties Wijzigen aan staat en als de gebruiker nog geen toegang per gebruiker budgetlijsten heeft.

81 81/ Nieuwe bevoegdheden bestelmodule De volgende bevoegdheden en identificaties zijn voor de bestelmodule aangemaakt. Een voorwaardelijke toegang houdt in dat een gebruiker alleen toegang heeft tot een bapaalde optie, wanneer ook toegang verleend is tot de overkoepelende handeling. Bijvoorbeeld, u krijgt geen toestemming voor het aanmaken van budgetlijsten locatie (277D) als u geen rechten heeft voor budgetlijsten locatie (277A). Beschrijving Toestemmingsidentificatie Voorwaardelijke toestemming In Release 2.3 Nieuw budget 243A * Aanpassen budget 243B * Verwijderen budget 243H * Budgetstatus aanpassen 243C * Budgetbalans 243D * aanpassen Budget-groep creëren 243E * Budget-groep wijzigen 243F * Budget-groep 243G * verwijderen Toegang tot locatiebudget-lijsten 277A Locatie-budget-lijsten 277D 277A creëren Locatie-budget-lijst 277E 277A wijzigen Locatie-budget-lijst 277F 277A schrappen Toegang tot rapportgroepen 277B Rapport-groep creëren 277G 277B Rapport-groep wijzigen 277H 277B Rapport-groep 277I 277B schrappen Toegang tot 277C leveranciers-budgetlijsten Leveranciers-budgetlijst 277J 277C creëren Leveranciers-budgetlijst 277K 277C wijzigen Leveranciers-budgetlijst 277L 277C schrappen Toegang tot fiscale lijst 277M

82 82/394 Fiscale lijst creëren 277N 277M Fiscale lijst wijzigen 277O 277M Fiscale lijst schrappen 277P 277M Toegang tot distributielijsten 277R Distributie-lijst creëren 277S 277R Distributie-lijst 277T 277R wijzigen Distributie-lijst 277U 277R schrappen Toegang tot toegang- 277V per-gebruiker-budget- lijst Toegang-pergebruiker-budget-lijst 277V1 277V creëren Toegang-pergebruiker-budget-lijst 277V2 277V wijzigen Toegang-pergebruiker-budget-lijst 277V3 277V schrappen Toegang tot 277W gebruikers-medialijsten Aanmaak gebruikersmedia-lijsten 277W1 277W Wijzigen gebruikersmedia-lijsten 277W2 277W Schrappen gebruikersmedia-lijsten 277W3 277W Invoeren en ontvangen 221A door dezelfde gebruiker Ontvangen en 232A factureren door dezelfde gebruiker Bestellen en factureren door dezelfde gebruiker 232B AFO 611 wijzigingen AFO 611 is aangepast zodat het een nieuwe optie heeft binnen Paswoorden Login restricties Bestelmodule (vervolg)

83 83/394 Deze nieuwe optie werkt zoals Paswoorden Leners en Uitleningen. Een nieuw scherm toont de mogelijke bevoegdheden die gewijzigd kunnen worden. Alle hierbovenstaande bevoegdheden worden opgenomen in de Login restricties Bestelmodule of de Login restricties menu Bestelmodule (vervolg). Login restricties menu Bestelmodule Login restricties menu Bestelmodule (vervolg)

84 84/394 Nadat u een optie hebt geselecteerd, krijgt u een scherm te zien dat een lijst met gebruikers toont. Deze gebruikers hebben GEEN toestemming de bepaalde functie uit te voeren. Gebruikers kunnen aan de lijst worden toegevoegd of uit de lijst worden verwijderd AFO 611 Eenvoudig instellen van restricties De restrticties van een gebruiker kunnen per stuk worden ingesteld door gebruik te maken van bovenstaande methode of u kunt ze in één keer instellen door gebruik te maken van de hierna beschreven werkwijze. Deze werkwijze kunt u gebruiken voor het instellen van restrticties binnen de Bestelmodule, maar ook voor de Uitleenmodule. Werkwijze: In AFO 611 selecteert u Paswoorddefinitie. Geef nu het paswoord van een gebruiker op. Klik op het icoon wijzigen authorisaties (sleutel). Kies voor de besteladministratie. Het systeem reageert hierop en biedt u nu een scherm met alle AFO s die in de Bestelmodule zijn gedefinieerd. Druk nu op OK of op Annuleer en u krijgt het scherm Beperkingen bestelmodule voior deze login. Hierop vindt u een lijst met alle bevoegdheden die in de Bestelmodule staat gedefinieerd.

85 85/394 Het aanvinken van de vakjes zorgt ervoor dat de gebruiker geen rechten meer heeft om deze functie gebruiken.

86 86/ AFO 611 Wijzigingen aan Toevoegen/wijzigen logins Kopieer functie Het systeem zal restricties van de bestelmodule en uitleenmodule voor de huidige meta-instellingen (uitleen en bestel) kopieren vanuit de opgegeven login naar de login die op dat moment wordt getoond AFO 611 Wijzigingen aan Toevoegen/wijzigen logins Verwijder functie Het systeem zal restricties van de bestelmodule en uitleenmodule voor de huidige meta-instelling verwijderen uit de opgegeven login naar de login die op dat moment wordt getoond AFO 611 Overzicht van autorisaties Het ssyteem zal alle restricities die de gebruiker heeft tonen., ook de restricties die niet bij een bepaalde AFO horen (bijv. CFLY restricties, terugbetalingsrestricties). De restricties die niet bij een bepaalde AFO horen staan wel in een lijst vermeld onder de module waar ze toe behoren, maar hebben geen afonummer voorafgaand aan de autorisatietekst.

87 87/ Distributielijsten Bestellingen Distributielijsten worden tijdens het bestelproces gebruikt voor het aanmaken van meerdere deelbestellingen. De bibliotheek kan distributielijsten definieren voor veelgebruikte bestellingen. Zo kan bijvoorbeeld een bestseller volgens het volgende patroon worden besteld: Locatie Hoeveelheid BD 5 CEN 8 NOR 3 EAST 2 WEST 7 De bibliotheek kan een distributielijst met vele distributieregels definieren. Ieder distributieregel bestaat uit de locatie, ShipTo code, budget en bestelde hoeveelheid. Tijdens het bestelproces kan het personeel ervoor kiezen een distributielijst op de bestelling toe te passen i.p.v. iedere keer een deelbestelling toe te voegen AFO 277 wijzigingen Een nieuwe AFO 277 de optie Bestellijsten is aan het systeem toegevoegd. Toegang tot deze AFO wordt beperkt tot gebruikers die rechten voor AFO 277 hebben. Als u deze AFO kiest, krijgt u een scherm met zeven keuzemogelijkheden:

88 88/394 Als u kiest voor de optie Distributielijsten Bestellingen, krijgt u een lijst met de codes van de Distributielijsten Bestellingen van de Bestelmodule van uw Meta Instelling: Gebruikt u het icoontje Nieuwe distributielijst [I], dan kunt u de code, de naam en een bericht invoeren t.b.v. een nieuwe distributielijst bestellingen: Gebruikt u het icoontje Verwijder distributielijst [S*], dan kunt u een lijst verwijderen. U dient de verwijderen te bevestigen.

89 89/394 Wanneer u een van de distributielijsten uit het lijstje selecteert, dan krijgt u een gedetailleerd overzicht van de door u geselecteerde lijst: Het overzichtsscherm bevat een overzichtskader met algemene informatie en een lijst met op iedere regel een distributielocatie die bij deze lijst hoort. Een distributieregel bevat de volgende velden: bestemmingscode, shipto code, budget en hoeveelheid. Via het icoontje Distributieregel toevoegen [I] kunt u regels aan de lijst toevoegen. U kunt meerdere distributieregels toevoegen. Zodra u geen regels meer wilt toevoegen, klikt u op Annuleren. Het invulscherm wordt u dan niet meer aangeboden. Als u voor een bepaalde distributieregel een update van de velden wilt maken, kiest u voor het icoontje Wijzigen distributieregel [*]. U krijgt nu een formulier, zoals hierboven, wordt u op het scherm aangeboden.

90 90/394 Door gebruik te maken van het icoontje Distributieregel verwijderen [S*] kunt u een of meer distributeregels uit de lijst verwijderen. Als u een update wilt maken van de algemene informatie die betrekking heeft op de lijst, dan gebruikt u het icoontje Algemene gegevens wijzigen [D]: AFO 611 wijzigingen Er zijn vier nieuwe bevoegdheden (in AFO 611) voor de volgende functies: Toegang tot distributielijsten bestellingen Distributielijst Bestellingen aanmaken Distributielijst Bestellingen wijzigen Distributielijst verwijderen AFO 211 en AFO 216 wijzigingen bij bestellingen Als u een nieuwe deelbestelling toevoegt dan kunt u de Distributielijst selecteren.

91 91/394 Er is standaard geen distributielijst geselecteerd en er zijn geen wijzigingen binnen de functionaliteiten aangebracht. Als u een distributielijst wilt gebruiken, dient u een keuze te maken uit de Distribution list combo box. Deze combo box bevat alle Distributielijst Bestellingen voor de huidige Meta-instelling van de Bestelmodule. Nadat u een distributielijst hebt geselecteerd, kunt u de lijst bekijken/wijzigen door gebruik te maken van de nieuwe button Update DistL. Deze button toont een lijst met alle distributieregels die verband houden met de door u geselecteerde distributielijst.

92 92/394 U kunt de distributieregels wijzigen. Houd er wel rekening mee dat deze wijzigingen alleen toegepast worden op de huidige deelbestelling en niet op de distributielijst die in AFO 277 is gedefinieerd. Als u een regel selecteert, zult u een formulier op het scherm krijgen waarmee u een update kunt maken van de door u geselecteerd distributieregel. Als u de Hoeveel op nul zet, dan zal het systeem deze distributieregel negeren en zal het voor deze regel geen deelbestelling aanmaken. Als u klaar bent met het onderhoud van de distributielijst, dan gaat u terug naar het formulier Deelbestelling nr. # invoeren :

93 93/394 U vult de andere velden in zoals de selectiecode, eenheidsprijs en naam. Deze velden zijn op alle nieuw aan te maken deelbestellingen van toepassing en worden gebaseerd op de geslecteerde distributielijst. Bestemmingscode, ShipTo code, budget en hoeveelheid worden in dit geval niet gebruikt, omdat zij uit de distribitieregels van de geselecteerde distributielijst worden gehaald. Nadat u op OK hebt gedrukt, begint het systeem deelbestellingen aan te maken voor iedere deelbestellingsregel waarbij als hoeveelheid een waarde meer dan 0 is ingevuld. Het systeem doorzoekt de inhoud van iedere deelbestelling en als er een probleem wordt gevonden, krijgt u op het scherm een foutmelding met uitleg te zien (bijv. Ongeldig budget (2800.6) in distributielijst regel: 2 ). Het formulier voor de deelbestelling met de desbetreffende distributieregel wordt op het scherm getoond en u krijgt nu de mogelijkheid om het veld aan te passen: U kunt op Annuleren drukken als u niet wilt dat deze deelbestelling aan de bestelling wordt toegevoegd. De Stop button annuleert het restant van de deelbestellingen die, op basis van de distributielijst, zouden worden aangemaakt Nadat alle distributieregels zijn verwerkt, krijgt u op het scherm een bericht te zien met het aantal deelbestellingen die, gebaseerd op de door u geselecteerde distributielijst, met goed gevolg zijn aangemaakt.

94 94/ Voorbeelden In de volgende lijsten worden alleen de locaties, aantallen en budgetgroepen getoond. Distributielijst code : BOOKS Distributieregels : Locatie Aantal Budgetgroep CEN 1 CBF BR1 2 BR1BF BR2 1 BR2BF BR3 1 REF Distributielijst code : CDS Distributieregels : Locatie Aantal Budgetgroep CEN 0 CENCD BR1 0 BR1CD BR2 0 BR2CD BR3 0 CD

95 95/394 Voorbeeld 1 Locatie Aantal Budgetgroep CEN 1 CBF BR1 2 BR1BF BR2 1 BR2BF BR3 1 REF Wanneer deze distributielijst gebruikt zou worden voor deelbestellingen worden er vier deelbestellingen aangemaakt. Voorbeeld 2 Een vast patroon voor locaties en budgetten, maar niet alle locaties zullen esemplaren ontvangen. De locatie s die wel een exemplar ontvangen, kunnen een variabel aantal exemplaren ontvangen iedere keer dat deze lijst gebruikt word. Locatie Aantal Budgetgroep CEN 0 CENCD BR1 0 BR1CD BR2 0 BR2CD BR3 0 CD Wanneer de update lijst knop gebruikt wordt binnen de deelbestellingen kunnen de aantallen dus worden aangepast per bestelling: Locatie Aantal Budgetgroep CEN 5 CENCD BR1 0 BR1CD BR2 3 BR2CD BR3 2 CD Als u de gegevens op dit moment opslaat, zal de locatieregel BR1 niet aan de bestelling worden toegevoegd. Voorbeeld 3 Een vast aantal exemplaren wordt verwacht, maar om bepaalde redenen krijgen BR2 en BR3 geen exemplaren binnen.

96 96/394 Distributieregels die oorspronkelijk getoond worden: Locatie Aantal Budgetgroep CEN 1 CBF BR1 2 BR1BF BR2 1 BR2BF BR3 1 REF Met de update knop wordt de distributielijst aangepast: Locatie Aantal Budgetgroep CEN 1 CBF BR1 2 BR1BF BR2 0 BR2BF BR3 0 REF Er worden nu alleen deelbestellingen gedaan voor CEN en BR1.

97 97/ Autorisaties Met deze optie kunnen gebruikers van de bestelmodule beperkingen opgelegd krijgen met betrekking tot bepaalde bestellingen, ontvangsten of facturen. Zeker wanneer de verschillende stappen in het bestelproces worden uitgevoerd door verschillende medewerkers kan het verstandig zijn om de deelwerkzaamheden binnen de bestel middels toegangsrestricties onder de gebruikers te verdelen Algemene mogelijkheden Restricties op het niveau van de individuele gebruiker voor wat betreft de verschillende onderdelen van het bestelproces. Deze processen zijn de volgende: Invoer bestellingen en verwerken ontvangsten Verwerken ontvangsten en facturering Verwerken bestellingen en facturering Bepaalde gebruikers krijgen de mogelijkheid om deze restricties te overrulen in noodgevallen of personeelsuitval AFO 611 wijzigingen Er zijn drie nieuwe bevoegdheden aan AFO 611 toegevoegd: Bestellingen invoeren en ontvangen door dezelfde gebruiker Ontvangen en factureren door dezelfde gebruiker Bestellingen invoeren en factureren door dezelfde gebruiker Deze bevoegdheden vindt u in AFO 611 -Paswoordbeheer Bestelmodule (vervolg).

98 98/394 Na het selecteren van een permission, krijgt u een scherm met daarop een lijst met gebruikers. Deze gebruikers hebben GEEN rechten voor deze functie. U kunt gebruikers uit de lijst verwijderen of ze er aan toevoegen. Nieuwe Bevoegdheden: Permissie Ontvangen en factureren door dezelfde gebruiker Ontvangen en factureren door dezelfde gebruiker Bestellen en factureren door dezelfde gebruiker Permissienr. 221A 232A 232B

99 99/ AFO 272 Autorisatie-paswoorden voor bestellen Autorisatie-paswoorden kunnen worden gedefinieerd in AFO 272 voor de drie beperkingen zoals hierboven beschreven. Kies in AFO 272 Autorisatie-paswoorden voor bestellen en het systeem toont u een scherm: U kunt meerdere paswoorden invoeren die u scheidt met,. Paswoorden zijn hoofdlettergevoelig Werkwijze Als u merkt dat er voor u beperkingen zijn ingevoerd, dan krijgt u een bericht op het scherm waarin staat waarom u de gewenste functie niet mag uitvoeren. Samen met dit bericht krijgt u een berichtenvenster: Een ander personeelslid kan een geldig paswoord invoeren zodat u toegang krijgt. Deze wachtwoorden worden ingesteld in AFO 272 Nadat er een geldig paswoord is ingevoerd, krijgt u toestemming om verder te gaan. Als er geen geldig paswoord wordt ingevoerd, kunt u niet verder gaan.

100 100/ Voorbeelden Stel dat het personeelslid geen vrijgestellingen heeft, dan tonen de hierna getoonde voorbeelden hoe de diverse combinaties moeten worden ingesteld. Stel dat er drie personeelsleden zijn A, B en C Voorbeeld 1 Alle vlaggen staan op Y of flags 2&3 staan op Y en vlag 1 staat op N Voor ieder onderdeel van het proces is er een ander personeelslid nodig. A voor bestellingen, B voor ontvangsten en C voor facturering Voorbeeld 2 Vlaggen 1 & 2 staan op Y en 3 staat op N In dit geval zijn er twee of drie personeelsleden nodig A voor bestellingen en facturering. B voor ontvangsten Of A voor bestellingen, B voor ontvangsten en C voor facturering Voorbeeld 3 Vlaggen 1 & 3 staan op Y en vlag 2 staat op N In dit geval zijn er twee of drie personeelsleden nodig A voor bestellingen. B voor ontvangsten en facturering Of A voor bestellingen, B voor ontvangsten en C voor facturering Voorbeeld 4 Vlag 1 staat op N en vlaggen 2 & 3 staan op Y In dit geval zijn er twee of drie personeelsleden nodig A voor bestellingen en ontvangsten, B voor facturering Of A voor bestellingen, B voor ontvangsten en C voor facturering

101 101/ BTW bedragen en diverse wijzigingen bij facturatie Deze functie biedt de mogelijkheid voor de bibliotheek om een BTW budget en of budget voor andere vaste kosten per titel op te geven. In het factuuroverzicht onder de AG header zijn de opties BTW budget en andere budgetkosten zichtbaar. Aangezien niet alle bestellingen op een factuur deze kosten met zich mee hoeven te dragen, zijn op detailniveau van de factuur de pro rato kosten geïntroduceerd. Wanneer deze optie niet is geselcteerd, worden BTW en andere kosten niet pro rato over deze factuuronderdelen verdeeld. Bij het factureringsproces zijn er ook een klein aantal wijzigingen aangebracht Wijzigingen aan AG groep De AG groep op het factuuroverzicht heeft twee nieuwe velden, BTW budget en Andere budgetkosten. Deze velden tonen dropdown-lijsten waaruit u een actief budget kunt kiezen. Er dient een budget gekozen te worden dat nog niet op de factuur voorkomt. Het BTW-budget kan gebruikt worden om alle BTW bedragen op te voeren op een daarvoor bestemd budget. Het budget andere budgetkosten kan gebruikt worden om andere kosten op te boeken, bijvoorbeeld andere belastingen.

102 102/ Wijzigingen aan de GB groep De GB groep op het factuurscherm heeft een onderdeel andere kosten gekregen. Dit ie een veld met een bedrag. Dit bedrag wordt evenredig verdeeld over de afzonderlijke onderdelen op de factuur.

103 103/ Wijzigingen aan de AW groep De kolomkoppen in de AW groep zijn aangepast. De informatie die in de klommen zelf wordt getoond is ongewijzigd, alleen de koppen zijn duidelijker verwoord. AE is vervangen door Exemplaren, EP is veranderd in Factuurprijs en E.Verpl. is Bestel eenh. prijs geworden. Examplaren is het aantal exemplaren dat gefactureerd is. Factuurprijs is de prijs zoals gefactureerd door de leverancier, Bestel eenh. prijs is de prijs zoals opgegeven op de bestelling Wijzigingen bij toevoegen van bestellingen aan facturen Tot release 2.4 konden na het kiezen van de optie NB (Bestellingen toevoegen aan factuur) een enkel bestelnummer, meerdere bestelnummers of een bereik bestelnummers worden opgegeven. Het systeem maakte dan zelf alle individuele factuurregels aan met detailinformatie. Er was geen mogelijkheid om individuele titels te voorzien van afwijkende kortingen, BTW of prijzen. In Release 2.4 wordt na het kiezen van deze optie en het opgeven van een bestelnummer een gedetailleerder invoerscherm voor de bestellingen getoond.

104 104/394 Het systeem zal voor iedere bestelling die wordt toegevoegd aan de factuur dit venster tonen. Tijdens het toevoegen is in de titelbalk te zien: bestelnummer xxxxxxxx alle budgetten. Bij het wijzigen bevat de titelbalk: bestelnummer xxxxxx budget code. De pro rato BTW en pro rato overige kosten zijn nieuwe velden op dit invoerscherm. Standaard staan beide velden op Ja. De beide opties geven aan of de BTW en overige kosten ook over deze bestelling verdeeld moeten worden. Hierdoor kunt u op het niveau van de factuur een BTW percentage en andere kosten opgeven, waarna deze alleen worden verdeeld over de bestellingen waarvoor de beide opties zijn geactiveerd. De optie wijzigingen toepassen op regels van deze bestelling zorgt ervoor dat de ingevulde gegevens op alle factuurregels van deze bestelling worden toegepast

105 105/ Wijzigingen scherm factuuroverzicht De twee nieuwe velden pro rato BTW en pro rato andere kosten zijn toegevoegd aan het scherm waar de factuursamenvatting wordt getoond.

106 106/ Bestellen en Factureren: limiet instellen De bibliotheek heeft de mogelijkheid om de volgende limieten en paswoorden in te stellen die het personeel in staat stellen om limieten te overschrijden wanneer ze bereikt worden tijdens het bestellen en factureren: Besltellimieten Maximale bestelprijs, maximale totale bestelprijs per titel en maximale aantal te bespellen exemplaren per titel. Factureingslimieten Maximale factuurbedragen en geaccepteerde afwijking tussen bestel- en factuurprijs (in een geldige munteenheid of percentage van de prijs) AFO 272 wijzigingen Een nieuwe optie Bestel-limieten is toegevoegd aan de AFO 272 menu opties. Toegang tot deze afo optie is alleen voorbehouden aan personen met toegang tot afo 272. Na het selecteren van deze optie verschijnt het volgende scherm:

107 107/394 Limieten voor bestellingen Maximale eenheidsprijs: bedrag Maximale totale bestelprijs per titel: bedrag Maximum aantal bestelde exemplaren per titel: aantal Paswoord om beperkingen op te heffen: meerdere wachtwoorden toegestaan (gescheiden door een komma). Punctuatie in de wachtwoorden is niet toegestaan. Limieten voor factureren Maximum factuurbedrag: bedrag Geaccepteerde afwijking tussen bestel- en factuurprijs : bedrag of percentage. In het geval van een percentage zijn alleen gehele aantallen gevolgd door een % toegestaan. Paswoord om beperkingen op te heffen: meerdere wachtwoorden toegestaan (gescheiden door een komma). Punctuatie in de wachtwoorden is niet toegestaa Opmerking: er wordt van uitgegaan dat de bedragen in de default munteenheid worden ingevoerd.. Er wordt geen code voor een munteenheid ingevoerd.

108 108/ Bestellimieten Het systeem geeft een duidelijk visueel en hoorbare waarschuwing indien: - de eenheidsprijs voor een individueel exemplaar de maximumprijs voor individuele exemplaren in AFO 272 overschrijdt - de totale bestelprijs de maximumwaarde in AFO 272 overschrijdt - het totaal aantal bestelde exemplaren de maximumwaarde in AFO 272 overschrijdt Personeel met de juiste rechten kan de waarschuwing doorbreken AFO 211 en AFO 216 wijzigingen bij bestellingen Wanneer een deelbestelling wordt toegevoegd of aangepast controleert het systeem dat de limieten in AFO 272 niet worden overschreden. Wanneer een of meerdere limieten overschreden worden verschijnt een invoervenster dat vraagt om een paswoord om de limiet te doorbreken.wanneer geen of een ongeldig paswoord wordt ingevoerd, worden de wijzigingen niet opgeslagen. Dit scherm geeft een hoorbaar audiosignaal. Voorbeelden van waarschuwingsberichten zijn: Waarschuwing: maximum stuksprijs overschreden Waarschuwing: maximum totale bestelprijs per titel overschreden Waarschuwing: maximum besteld aantal per titel overschreden Er kunnen meerdere waarschuwingen in een venster worden getoond.

109 109/ Factureerlimieten Het systeem geeft een duidelijk visueel en hoorbare waarschuwing indien: - de prijs per exemplaar of bestelling in de factuur de maximale waarden overschrijden. - de totale waarde van een factuur de maximumwaarde overschrijdt. Personeel met de juiste rechten kan de waarschuwing doorbreken AFO 231 en AFO 232 wijzigingen bij facturatie Tijdens het factureren controleert het systeem of de waarden in AFO 272 niet worden overschreden. Wanneer een of meerdere limieten overschreden worden verschijnt een invoervenster dat vraagt om een paswoord om de limiet te doorbreken.wanneer geen of een ongeldig paswoord wordt ingevoerd, worden de wijzigingen niet opgeslagen. Dit scherm geeft een hoorbaar audiosignaal. Het systeem controleert de limieten wanneer geprobeerd wordt een factuur te betalen, en wanneer een prijs op de factuur wordt ingevoerd of aangepast: 1. Wanneer een factuur betaald wordt en de totale factuurkosten overschrijden de geldige limiet, verschijnt het scherm waarop het doorbreek-paswoord kan worden ingevoerd. 2. Wanneer de prijs op een factuurregel wordt aangepast, berekent het systeem het verschil tussen de bestelprijs en de gefactureerde prijs. Wanneer deze verschilwaarde de limiet overschrijdt verschijnt ook een waarschuwing en het doorbreek-scherm.

110 110/ Er kunnen meerdere waarschuwingen in een venster worden getoond Andere plekken waar facturatielimieten worden aangevinkt/gecontroleerd Het systeem controleert ook factuurlimiten in AFO211 globale registratie en in AFO223/4/5 waar een bestelling kan worden toegevoegd aan een factuur en een nieuwe factuurprijs kan worden gedefinieerd. Wanneer een limiet wordt overschreden en geen gelding doorbrekingspaswoord wordt ingevuld, worden de wijzigingen niet opgeslagen.

111 111/ Toegang tot materiaaltype per gebruiker De bibliotheek kan de bestelparameters zodaing instellen dat personneel alleen voor bepaalde aarden van het werk bestellingen kunnen plaatsen, aanpassen, of verwijderen. De instellingen hiervoor kunnen worden aangepast in de toegangslijstn in AFO AFO 277 wijzigingen Een nieuwe AFO 277 de optie Bestellijsten is aan het systeem toegevoegd. Toegang tot deze AFO wordt beperkt tot gebruikers die rechten voor AFO 277 hebben. Als u deze AFO kiest, krijgt u een scherm met zeven keuzemogelijkheden: Na het kiezen van de optie toegang tot materiaaltype per gebruiker verschijnt een scherm waarop per gebruiker een lijst met aarden van het werk kan worden opgegeven. De settings op dit scherm gelden voor de gehele bestel-(meta)instelling.

112 112/394 Na het aanklikken van een item uit de lijst verschijnt een detailscherm waarop aarden van het werk kunnen worden toegevoegd of verwijderd uit de lijst van toegestane materialen. Deze bestel-gebruiker heeft toestemming om bestellingen voor CD-Roms en CD s te plaatsen. Wanneer de gebruiker alle aarden van het werk mag bestellen vinkt u de optie voor geen restricties aan en haalt alle materialen uit de rechterkolom.

113 113/ AFO 272 wijzigingen Een nieuw veld in AFO 272 overige geeft aan het invoeren van de aard van het werk verplicht is bij het aanmaken van een nieuwe deelbestelling. Wanneer deze optie op nee staat wordt een lege regel getoond in de dropdown lijst met aarden van het werk. Dit biedt de mogelijkheid om, geen aard van het werk te kiezen. NB: in release is dit scherm berder uitgebreid en de verwoording van deze optie veranderd AFO 611 wijzigingen Er zijn vier nieuwe bevoegdheden (in AFO611) voor de volgende functies: - Toegang gebruikers-medialijsten - Toegang gebruikers-medialijste aanmaken - Toegang gebruikers-medialijsten wijzigen - Toegang gebruikers-medialijsten verwijderen

114 114/ Data conversie Tijdens de upgrade naar Release 2.4 zal het systeem automatisch materiaaltype per gebruiker-lijsten aanmaken voor iedere gebruiker met toegang tot AFO 211. Deze records worden zonder beperkingen ingesteld, dit geldt voor alle materiaalsoorten AFO 611 wijzigingen AFO 611 is gewijzigd zodat een gebruiker die toegang krijgt tot AFO 211, ook automatisch alle permissies heeft voor de toegang gebruikers-medialijsten instellingen in AFO 611. Dit gebeurt specifiek wanneer de toegang tot AFO 211 wordt beperkt door middel van het aanpassen van de autorisaties, en de betreffende persoon nog geen instellingen had op dat gebied.

115 115/ Beperking toegang tot bestellingen op basis van materiaalsoort De bibliotheek kan de bestelparameters zodanig instellen dat personneel alleen voor bepaalde aarden van het werk bestellingen kunnen plaatsen, aanpassen, of verwijderen. De instellingen hiervoor kunnen worden aangepast in de toegangslijsten in AFO 277. Zo kan een gebruiker bijvoorbeeld alleen rechten verkrijgen om bestellingen van videobanden aan te maken of aan te passen AFO 211 en AFO 216 wijzigingen bij bestellingen Wanneer een nieuwe deelbestelling wordt aangemaakt, maakt het systeem eerst een lijst van aarden van het werk die al bestaan voor deze bestelling (indien er al bestellingen aanwezig waren). Deze aarden van het werk worden vergeleken met de lijst van aarden die de gebruiker mag bestellen. Indien bestellen niet is toegestaan zal het systeem geen nieuwe deelbestelling toestaan. Indien men wel gemachtigd is om alle aarden van het werk die bij de titel betrokken zijn te bestellen, dan volgt het invulformulier van de nieuwe deelbestelling. Een nieuw veld voor de aard van het werk is aan dit invulscherm toegevoegd. De dropdownlijst bevat alleen materialen waarvoor de gebruiker toestemming heeft om ze te bestellen.

116 116/394 Deze dropdownlijst met aarden van het werk kan ook een lege regel bevatten. Dit stelt de gebruiker in staat om een deelbestelling te maken zonder dat een aard van het werk ingevuld dient te worden. Of deze lege regel mogelijk is hangt af van de instelling in AFO 272 Overige. Wanneer een deelbestelling wordt ingevoerd, wordt het aard van het werk-veld default op de aard van het werk van de eerste deelbestelling van deze bestellingen gezet. Wanneer een nieuwe aard van het werk gekozen wordt, wordt deze de nieuwe default totdat de knop annuleren gebruikt wordt om het invoeren van deelbestellingen te stoppen. Bestaande bestellingen updaten: Het systeem maakt eerst een lijst van aarden van het werk die al bestaan voor deze bestelling. Deze aarden van het werk worden vergeleken met de lijst van aarden die de gebruiker mag bestellen. Indien bestellen niet is toegestaan zal het systeem geen nieuwe deelbestelling toestaan. In deze context verstaan we onder updaten het aanpassen van alle gegevens op het detailscherm (behalve de annulering statusregel), het verwijderen van deelbestellingen en het printen van de bestelling. Wanneer bestellen niet is toegestaan op basis van de aard van het werk toont het systeem een melding.

117 117/394 Indien men wel gemachtigd is om alle aarden van het werk die bij de titel betrokken zijn te bestellen, dan volgt het invulformulier van de nieuwe deelbestelling. De dropdownlijst bevat alleen materialen waarvoor de gebruiker toestemming heeft om ze te bestellen. Annuleren van bestaande bestellingen: Het systeem maakt eerst een lijst van aarden van het werk die al bestaan voor deze bestelling. Deze aarden van het werk worden vergeleken met de lijst van aarden die de gebruiker mag bestellen. Indien bestellen niet is toegestaan zal het systeem ook geen annulering van een bestaande bestelling toestaan. Wanneer annuleren niet is toegestaan op basis van de aard van het werk toont het systeem een melding, en is het selecteren van de annuleringsregel niet toegestaan.

118 118/ EDI Dit onderdeel geeft een overzicht van de nieuwe EDI functionaliteit in versie 2.4. Uitgebreidere documentatie is beschikbaar voor bibliotheken die willen gaan starten met EDI Inleiding EDI (Electronic Data Interchange) is een algemen term voor het uitwisselen van data tussen zakelijke computersystemen, veelal over het Internet. De standaard workflow van EDI in een bibliotheekomgeving wordt beschreven in de EDItEUR EDI implementatierichtlijnen voor bookleveranties aan bibliotheken, versie 1.2 September 2001 (EIG). Dit document is te vinden op het internet via de BIC webiste of de 1 st Edition website. ( Er zijn een aantal standaard formaten voor het uitwisselen van electronische data, waaronder de EDIFACT standaard, Tradacomms, X12/BISAC en XML. Vooralsnog bevat de Vubis Smart implementatie alleen EDIFACT, maar de algemene verwerkings-instellingen en omgeving is zodanig algemeen opgezet dat in een later stadium ook andere formaten kunnen worden toegevoegd. In algemene zin kan ieder formaat dezelfde dara ondersteunen, maar de exacte manier waarop de data wordt aangeleverd kan behoorlijk verschillen, en ook de inhoud van de berichten kan verschillen. Er zijn een aantal standaard record of bericht types die onder te term "EDI" vallen in het werkveld, waaronder: Bestellingen Doorgaans bestellingen van een bibliotheek naar de leverancier Quotes (standing order) Omvat een scala aan bestellingen die door de leverancier naar de bibliotheek gestuurd worden op basis van een overeenkomst waarbij de leverancier titels stuurt op basis van een profiel. De bibliotheek zelf hoeft dus geen titels te bestellen, maar geeft in het profiel aan welke soorten en hoeveelheden titels metn periodiek wenst te ontvangen. Antwoorden op bestellingen Statusverslagen over de voortgang van een bestelling (b.v. niet meer leverbaar) Leveringen Berichten die de daadwerkelijke levering van materialen in een bestelling melden Facturen Electronisch verzonden facturen

119 119/ Transmissie berichten EDI berichten kunnen op diverse manieren worden aangeleverd. De eerste fase van de implementatie ondersteunt data verzonden (in beide richtingen) met behulp van GE Desktop software van 1 st Edition in het Verenigd Koninkrijk, of, indien mogelijk, als eenvoudige computerbestanden. Berichtenverkeer binnen het systeem omvat een proces in twee stappen Import van data Werkomgeving Export van data Laad data Genereer bestellingen orders Bestellingen

120 120/ EDI functies De meeste EDI functies zijn geimplementeerd in AFO28 die het volgende menu met functies toont: EDI Bestellingen Bestellingen kunnen direct naar de leveranciers worden verzonden door gebruik te maken van EDI. Uiteraard kan dit per leverancier geactiveerd worden en alleen voor leveranciers die bestellingen op deze manier kunnen verwerken. De optie EDI bestellingen aanmaken biedt de mogelijkheid om het verwerken van bestellingen tot een electronische verzending te starten. Dit kan eenmalig gebeuren of in een terugkerend proces worden gepplaatst. Een daaropvolgende actie kan de verzamelde gegevens naar de leverancier sturen EDI Binnenkomende berichten Binnenkomende berichten worden vanuit het First Edition systeem of rechtstreeks uit een bestand geladen naar een werkomgeving door middel van AFO282.

121 121/ Gegevensverwerking Als u de binnenkomende berichten hebt ingelezen, wordt u automatisch doorverwezen naar de verwerkingsschermen. Hier kunt u de gegevens naar uw database importeren. Alle binnenkomende gegevens worden uitvoerig gecontroleerd en er zijn tal van schermen die u hierbij kunnen ondersteunen.

122 122/ EDI Waarschuwingen De import en het laden van de EDI data kan door geautoriseerde gebruikers van het systeem worden uitgevoerd. Andere gebruikers van de bestelmodule worden geattendeerd op de nieuwe data op het EDI waarschuwingen scherm, dat een overzicht geeft van nieuwe bestelligen, facturen, of rapporten over titels die in bestelling staan bij de betreffende leverancier. Vanaf dit scherm kan de gebruiker rechtstreeks naar de bestelling of factuur in kwestie om de relevante gegevens te bekijken EDI parameters De EDI verwrking wordt gestuurd door een uitgebreide set parameters en instellingen binnen het systeem. Volledige details worden in deze release notes niet gegeven AFO285 geeft toegang tot de details. In de release notes van versie wordt dieper ingegaan op de instellingen.

123 123/ Leverancierrecords Een nieuwe instelling op het overzichtsscherm van de leverancier geeft aan of de EDI faciliteiten ook voor deze leverancier beschikbaar zijn. Het icoon gaat naar de diverse instellingen voor de leverancier. Het scherm hierna toont de instellingen.

124 124/394 Dit biedt de mogelijkheid om in het systeem aan te geven welke soorten EDI data ondersteund worden door de leverancier. In dit voorbeeld kunnen we bestellingen zenden NAAR de leverancier, en de leverancier stuurt ons facturen via EDI. De instellingen omvatten ook de methode van verzending van de data (b.v. via First Edition, ftp, etc.), en daarbij de relevante details zoals de unieke EAN code.

125 125/ Bestel-locatie details Iedere bestel(meta-)instelling dient details het hebben voor de bestel-locatie. Deze details worden gebruikt door het EDI-bestelproces. De bestel-locatie details kunnen worden bekeken en aangepast in het gelijknamige menu onder AFO 272. Deze optie biedt de mogelijkheid om de detaisl in te voeren op het volgende scherm. Het EAN veld dient de identificatiecode van de bestelafdeling te bevatten zoals deze wordt gebruikt in de communicatie met de handelspartners. De naam en het adres dienen ook te worden ingevoerd aangezien deze worden gebruikt bij het EDI uitvoerproces.

126 126/ Exemplaren achter(terug)houden (MARC) Exemplaren in Vubis kunnen een eigenschap krijgen die aangeeft vanaf welke datum ze opgenomen kunnen worden in de circulatie. Deze feature heeft een 'release datum' nodig die gezet wordt in het bibliografische MARC record (in een lokaal gedefinieerd veld/subveld). Daarnaast is ook een nieuwe parameter bij de aard van het werk nodig die de terughoud-periode definieert. Wanneer een nieuw exemplaar wordt toegevoegd aan het systeem berekent het automatisch de datum waarop de circulatie kan beginnen. Dit veld bevat dan dus een datum waarvoor het exemplaat niet mag worden uitgeleend. De berekening neemt de 'release datum' en achterhoudperiode en slaat dit per titel op. Wanneer de titelbeschrijving geen release datum bevat wordt geen terughoudperiode berekend AFO 151 Instellen van!releasedate Er is een nieuw element/groepsprofiel,!releasedate, die voor het bibliografische formaat definieert welke veld/subveld combinatie gebruikt wordt om de release datum van de titel op te halen. Er wordt van uitgegaan datg de datum ingevoerd in de titel van het formaat JJJJMMDD is. Bepaal welk MARC veld/subveld gebruikt wordt voor de release-datum. Pas de!releasedate groep aan met deze gegevens.

127 127/394 In dit voorbeeld wordt veld 987 $a gebruikt om de release datum in op te slaan AFO 469 Objectcategorie terughouden In een nieuwe optie in AFO 469 kan de terughoudperiode ingesteld worden op basis van de objectcategorie. Voor categorie 1 (MISC) is de periode 10 dagen.

128 128/ AFO 469 en AFO423 wijzigingen In deze AFO s is een nieuw veld bij objecten voor de circulatiedatum in gebruik genomen als onderdeel van de groep overige. Wanneer de bibliotheek ervoor kiest om met een terughoudperiode te werken dienen de definities in deze AFO s voor wat betreft de objecten dienovereenkomstig te worden aangepast. Dit behelst onder andere het tonen van het veld bij het invoeren en/of aanpassen van een object AFO 111- wijzigingen aan Catalogusmodule Tijdens het titelbeschrijven kan het gekozen veld voor de datum worden gebruikt en ingevoerd in het formaat (JJJJMMDD) in het veld/subveld dat gekozen is in het!releasedate element/groepsprofiel.

129 129/ Nieuwe objecten toevoegen aan het systeem Wanneer een nieuw object wordt toegevoegd aan het systeem (door handmatig toevoegen, kopieren, ontvangen met barcode in de bestel, ontvangen in de tijdschriftenmodule, etc) controleert het systeem eerst het releasedatum veld in de bibliografische beschrijving. Gebruikmakend van de terughoudperiode voor de objectcategorie wordt het aantal dagen van terughouden berekend (Releasedatum + aantal dagen terughouden). Deze nieuwe datum wordt de circulatiedatum die bij het object wordt opgeslagen. Voor de titel uit de voorgaande afbeelding (categorie MISC) wordt de releasedatum dus 11 September 2004 = 01 Sept dagen AFO 411 wijzigingen aan Uitleenmodule Tijdens het uitleenproces worden nu alle objecten gecontroleerd op een releasedatum Wanneer er geen release datum is kan het object worden uitgeleend. Wanneer de release datum in de toekomst ligt ( > vandaag) kan het object niet worden uitgeleend. Er wordt dan een bericht getoond.

130 130/394 Het systeem zal ook niet toestaan dat het object wordt gereserveerd tot de betreffende datum. De circulatiedatum wordt niet gecontroleeerd bij verleningen of het versturen van objecten (AFO462/463). Nadat het object is toegevoegd wordt de circulatiedatum niet meer opnieuw berekend. Het aanpassen van de objectcategorie, of de release datum in de titelbeschrijving of de terughoudperiode-instellingen hebben geen effect op de data die al zijn opgeslagen bij de bestaande objecten.

131 131/ Antwoordrapportage leveracier Het systeem kan rapporteren over de tijdsduur die zit tussen het verzenden van de bestelling en het ontvangen van de factuur. Hiermee kan dus de totale levertijd worden bestudeerd Aanmaken van het rapport in AFO 141 Volg de stappen die hierna worden weergegeven om gedetailleerde informatie te ontvangen over de responstijd van de leverancier. 1. Selecteer Selecties in het SSP overzicht in AFO Selecteer Nieuw profiel op het scherm gedefinieerde selecties.

132 132/ Geef een profielnaam op, en eventueel commentaar. Kies orders (bestellingen) als bestand uit de dropdownlijst en klik OK Selecteer een nieuw criterium uit de gedefinieerde selectiecriteria.

133 133/ Maakt het criterium aan volgens de onderstaande instelling 7. Voeg een tweede criterium toe.

134 134/ Voeg een derde criterium toe Het systeem antwoordt met het volgende scherm:

135 135/ Selecteer Publiceren vanuit het SSP overzichtsscherm 10. Selecteer de profielwizard op het scherm met de publiceerprofielen. Klik op volgende na het invullen van naam + commentaar.

136 136/ Voor de rapportnaam en commentaar in. 12. Select Orders from the drop down list.

137 137/ Maak een profiel met de volgende elementen: Leveranciersnummer, Leveranciersnaam, Bestelnummer, Aanmaakdatum bestelling, Datum laatste facturering, Dagen verstreken sinds besteldatum 14. Om het rappot aan te maken selecteert u het publiceerprofiel dat zojuist is aangemaakt. Klik op de knop uitvoeren om het aanmaken te starten.

138 138/ Selecteer de bestellingen waar u een rapport over wilt hebben in de dropdownlijst en klik OK. Er wordt een rapport aangemaakt.

139 139/ Wanneer een bewaarlijst voor de bestellingen moet worden aangemaakt volgt u de volgende stappen: 17. a. Selecteer Selecties onder SSP-Beschikbare opties b. Klik op het Nieuw profiel icoon.

140 140/394 Vul de noodzakelijke gegevens voor uw nieuwe profiel in. Klik op de OK button en u ziet de gedefinieerde selectiecriteria van het profielscherm. c. Klik op het nieuwe criteriumicoon en het formulier verschijnt: Vul de criteria in en klik op de OK button d. Klik op het icoontje Nieuwe criteria om meer criteria toe te voegen.

141 141/394 e. Terug naar het Gedefinieerd selectie profielscherm, selecteer uw zojuist gedefinieerde profiel en klik op het icoontje Selectie uitvoeren.

142 142/394 Maak uw keuze en klik op de OK button. Voor het resultaatbestand kunt u ofwel een bewaarlijst selecteren vanuit de dropdownlijst of een nieuwe bewaarlijst invoeren.

143 Klik op de OK button om uw savelist aan te maken. Vubis Smart Release /394

144 144/ Overzicht bestelberichten Inleiding Verscheidene verbeteringen zijn aangebracht in de verwerking van bestelberichten, deze zijn vereist om de communicatie rondom bestelberichten en bestelantwoorden te kunnen verwerken via EDI, en de EDIFACT standaard in het bijzonder. Binnenkomende bestelberichten zijn gerelateerd aan een aantal parameters, waaronder de geschatte leverdatum, die bij de bestelling wordt opgeslagen, en uitgaande berichten die op een bepaalde manier gecodeerd moeten worden. Het volledige proces van EDI berichten wordt in een afzonderlijk document toegelicht. In dit gedeelte gaan we alleen in op de aanpassingen aan het online systeem die nodig zijn om de EDI functies te ondersteunen Soorten bestelberichten In voorgaande Vubis Smart versies, werden de voorafgedefinieerde berichten ingesteld door gebruik te maken van AFO 247, zie hieronder. Wanneer er boodschappen aan een bestelling werden toegevoegd, kon er een eenvoudig tekstje als bericht worden ingetypt of de code (bijv. "AN1" zie hierboven)

145 145/394 kon worden ingevoerd, in dat geval werd de tekst van het bericht uit het veld Verwoording (b.v. "(N) Niet leverbaar "). Dit soort berichtcodes konden worden ingevoerd in zowel interne berichten als berichten die bestemd waren voor de leverancier; in de 2.4 release is ervoor gezorgd dat alleen de passende berichten voor een bepaald type EDI communictatie kunnen worden gekozen. Er zijn twee algemene veranderingen aangebracht: Alleereerst zijn de notificatiecodes opgesplitst in de geldige codes voor interne berichten, en geldige codes voor leveranciersberichten. Ten tweede impliceert het "(N)" gedeelte in de verwoording hierboven dat dit bericht verzonden moet worden naar de leverancier (bij leveranciersberichten) of de aanvrager (interne berichten); er is ook een instelling "(O)" die aangeeft dat de notificatie verzonden moet worden naar de aanvrager op het moment van ontvangen van de bestelling. AFO 247 heeft een nieuw menu: Selecteer een optie en u krijgt een lijst met de momenteel gedefinieerde codes.

146 146/ Leveranciersberichten De standaard opties voor het toevoegen, wijzigen en verwijderen van berichten worden aangeboden. Het invoer/wijzigingen scherm ziet er als volgt uit De Bericht naar leverancier optie geeft aan dat er automatisch een bericht naar de leverancier gaat als deze berichtcode wordt gebruikt. Met deze optie kunt ud de default waarde activeren of deactiveren, per bericht kunt u uiteraard de optie ook nog aan of uitzetten. "Leverancier annulering geeft aan dat dit bericht betrekking heeft op de annulering van een bestelling bij de leverancier. Ook hier kan de setting globaal worden aan of uitgezet, en per bericht ook.

147 147/394 De in gebruik vlag geeft aan of deze berichtcode getoond zal worden in de lijst wanneer men een code toekent aan een bericht. Hiermee kunnen bepaalde berichtcodes dus tijdelijk of permanent buiten gebruik worden gesteld. Het schermvoorbeeld is dat van een update aan de code, voor nieuw ingevoerde codes kan uiteraard de code zelf ook worden ingesteld Interne berichten Voor de interne codes gelden dezelfde principes. De instellingen Bericht naar aanvrager, bericht naar aanvrager bij ontvangst, leverancier annulering geven weer de default waarden weer wanneer de codes gebruikt worden, waarbij deze waarden per bericht weer kunnen worden aan of uitgezet. De in gebruik vlag geeft aan of deze berichtcode getoond zal worden in de lijst wanneer men een code toekent aan een bericht. Hiermee kunnen bepaalde berichtcodes dus tijdelijk of permanent buiten gebruik worden gesteld. Het gebruik van een bericht dat aangemerkt is als annulering naar de leverancier dus geldig is voor zowel interne als leveranciersberichten.

148 148/ Alle talen De tekst die bij de code hoort bij het nieuwe invoer- of aanpassingsscherm wordt weergegeven in de taal van de huidige gebruiker. Echter, met behulp van de alle talen knop kan het volgende scherm worden opgeroepen: Momenteel ondersteunt het systeem berichten in een van de vijf aanwezige talen. Wanneer de tekst van het bericht voor de leverancier wordt opgehaald op basis van de code, zal het systeem kijken naar de taal die gedefinieerd is in het leveranciersrecord en de betreffende vertaling nemen als bericht Koppelingen naar EDI Het volgende is gedocumenteerd in de specificaties voor EDI verwerking maar wordt hieronder kort toegelicht als verduidelijking. Voor een binnenkomend bestelantwoord bijvoorbeeld, kan in het EDIFACT formaat het bericht gecodeerd zijn als "FTX+LIN+OB:8B:28" De "OB:8B" code geeft aan dat het hier gaat om code OB uit tabel 8B van de EDItEUR standaard, dat als betekenis heeft "Niet op voorraad"; voor een

149 149/394 Tradacomms EDI bericht zou de gelijkwaardige code "1:UC" zijn. Omdat het niet werkbaar is om de eindgebruiker een groot aantal codeformulieren te laten beheren (aangezien verschillenden EDI formaten tegelijkertijd in gebruik kunnen zijn), kan het systeem de binnenkomende codes omzetten naar een vorm die door de bibliotheek gekozen is en herkend wordt. Dus beide codes "OB:8B" and "1:UC" worden gemapt naar bijvoorbeeld de bibliotheekcode "AN1". Het onderstaande is een instelling voor mappings voor elk van de gedefinieerde EID formaten: Een afzonderlijke mapping zou ook kunnen worden gemaakt voor de Tradacomms EDI formaatcode "1:UC" naar dezelfde Vubis Smart code.

150 150/ Invoer van Leveranciersberichten "Leveranciersberichten" in deze context omvatten de berichten die verbonden zijn aan de bestelling. Normaal gezien zijn het berichten met nadere instructies voor de leverancier mbt de bestelling. In de context van EDI zullen antworden van de leverancier geplaatst worden in het interne berichtenveld. Zie voor verdere toelichting. Bestaande berichten worden als volgt getoond: In dit voorbeeld is de eerste regel een geconverteerd bestaand bericht. De velden die getoond worden zijn: De code van het bericht De datum De tekst van h et bericht zoals ingetypt, of afkomstig van de code met gebruikmaking van de verwoording van de code voor deze specifieke taal De status In het voorbeeld hierboven is de contacttaal voor de leverancier op Frans gezet en wordt de verwoording voor de code "AN1" dus getoond in het Frans.

151 151/394 Het statusveld toont de volgende elementen: "Niet actief" wanneer het bericht op inactief staat (dus niet langer relevant). "Leverancier krijgt bericht" } of: "Leverancier bericht : <datum>" } wanneer het bericht reeds verstuurd is "Leveranciersannulering " wanneer dit bericht te maken heeft met een annuleringvan de leverancier Geldige opties zijn: Markeer dit bericht als een "Leveranciersannulering " Markeer dit bericht als niet langer actief Markeer dit bericht als te versturen bericht aan leverancier Deze opties kunnen ook worden gebruikt vinnen het detailscherm voor de invoer of aanpassing van het bericht. De optie om een nieuw bericht toe te voegen biedt het volgende invoerscherm: De notificatiecode biedt een keuze uit de beschikbare codes of kan leeg gelaten worden.

152 152/394 Wanneer het berichtveld leeg gelaten wordt, dan zal de tekst van het bericht worden gehaald uit de gedefinieerde tekst voor de berichtcode. Wanneer er wel iets in het berichtveld staat zal deze tekst gebruikt worden. De status [Actief/Inactief] optie geeft aan of dit bericht nog steeds relevant is, of dat het al opgevolgd is door een nieuwer type en niet meer gebruikt dient te worden. Bericht leverancier is het equivalent van de eerder genoemde "(N)" setting in het bericht hetgeen toestaat dat dit bericht naar de leverancier gestuurd wordt. Bij een update wordt het volgende scherm getoond: De code zelf kan niet meer worden gewijzigd, maar de tekst kan nog wel worden aangepast, waarbij het niet uitmaakt of de oorspronkelijke tekst is ingetypt of overgenomen uit de berichtcode. Wanneer het bericht al verzonden is ( het bovenstaande scherm is enigzins misleidend in dit opzicht) is het niet meer mogelijk om de berichttekst en de optie bericht leverancier te veranderen, aangezien dit geen nut meer heeft. Detaisl over het bericht worden onderaan het formulier getoond, waaronder datum van invoer, datum van aanpassine en datum verzending. Details over de EDI berichtenfile die dit bericht kan genereren worden ook getoond.

153 153/ Invoer van interne berichten Het "interne berichten" veld kan net als in eerdere releases gebruikt worden voor een intern bericht met betrekking tot de bestelling, die al dan niet naar de aanvrager gestuurd kan worden. Dit veld is uitgebreid met als doel extra informatievelden toe te voegen, die vereist zijn voor EDI. Het veld zal ook gebruikt worden om berichten van de leverancier over de bestelling in op te slaan. Aangezien de leverancier ze al verstuurd heeft kunnen ze net zo goed gezien worden als interne berichten in plaats van leveranciersberichten. Naast een tekstbericht van de leverancier zijn er dirie velden die ook relevante informatie kunnen bevatten: Geschatte leverdatum Wijziging in ISBN de leverancier biedt een nieuw of alternatief ISBN aan Wijziging van leverancier de huidige leverancier suggereert een alternatieve bron voor de bestelling Referentienummer Het invoerscherm voor een nieuw bericht ziet er als volgt uit:

154 154/394 De verwerking van de invoervelden gaat op dezelfde manier als de leveranciersinvoervelden worden behandeld; een tekst ingevoerd in het berichtgedeelte gaat voor de tekst die gekoppeld is aan de code zelf. Het tekstveld onderaan toont de datum en tijd van aanmaken van het bericht, hetgeen online kan zijn of via EDI. Het updatescherm is niet helemaal gelijk hieraan, in die zin dat de optie gebruik defaults verdwenen is. Wanneer het bericht via EDI is aangemaakt kan het niet worden aangepast, met uitzondering van de velden Bericht en status.

155 155/ Bestelheader berichten In Release 2.3 is het mogelijk om berichten toe te voegen aan de bestelheader. Deze header bevat de informatie die de deelbestellingen gemeen hebben. Dit functioneert op dezelfde manier, online, als het invoeren van een individuele deelbestelling. Hoewel het mogelijk is om de codes (N), (O) or (A) in te voeren hebben ze hier echter geen functionaliteit. In release 2.4 gaat het verwerken van berichten voor bestelheaders op dezelfde manier als het verwerken van de berichten per deelbestelling, Voor normaal afgedrukte bestellingen zijn de berichten uit de bestelheader GEEN outpur, maar voor EDI worden de leveranciersberichten wel opgepikt en verzonden naar de EDI uitvoerfile (in het geval van EDIFACT). De invoern van leveranciersberichten voor bestelheaders is derhalve bijna identiek aan de invoer van deelbestellingen, (maar gebruikers dienen wel in de gaten te houden dat er alleen functionaliteit achter zit met betrekking tot EDI zendingen). Het enige verschil zit hem in het feit dat de optie "leveranciersannulering niet wordt getoond. Voor de invoer van interne berichten worden de instellingen voor bericht naar aanvrager en bericht bij ontvangst onderdrukt, aangezien er nooit functionaliteit is achter deze instellingen. De instellingen voor "Leverdatum", "ISBN", "Leverancier" en "Referentienummer worden behouden, aangezien het in theorie mogelijk is dat EDIFACT berichten deze informaie kunnen verzenden, maar het heeft weinig practische waarde. Wanneer een code is ingevoerd waarij bijvoorbeeld de default gezet is op Dit is een leveranciersannulering ", dan wordt deze setting genegeerd bij bestelheaders, maar de gebruiker kan het wel nog steeds selecteren. Het invoerscherm voor interne berichten op het niveau van de bestelheader ziet er als volgt uit:

156 5 Uitleen Vubis Smart Release /394

157 157/ Deposito s / Cashless bibliotheek In het algemeen betekent deze functionaliteit dat de bibliotheek één of meer typen deposito s kan definiëren die gebruikt kunnen worden door leden van de bibliotheek. Binnen een type deposito bepaalt de bibliotheek vervolgend voor welke betalingen dit gebruikt kan worden (bijv. leengeld). Additionele parameters kunnen worden gedefinieerd om per deposito type / per lenerscategorie minimum en maximum bedragen enz. te bepalen. Een lener kan dan geld storten op zijn/haar deposito s. Betalingen die vroeger contant werden gedaan kunnen zo vervangen worden door betaling van openstaande posten met geld dat een lener al in deposito heeft bij de bibliotheek Algemene vereisten Aanmaken deposito Leners moeten een deposito aanmaken. Dit kan op de volgende manieren gedaan worden: de wijzig deposito button in de lenersadministratie (AFO 431); de wijzig deposito button in AFO 417 (Beheer betalingen en vrije ontvangsten); Uitleenautomaten; in Uitlenen en Innemen [dit gaat rechtstreeks naar Deposito s, en is anders dan de algemene link naar AFO 414]; Parameters omvatten: minimum bedrag bij een positieve deposito-wijziging [u stort een extra bedrag in uw deposito. Deze parameter bepaalt dat dit minimaal 1 euro moet zijn.] maximum bedrag bij een negatieve depositowijziging [u betaalt vanuit uw deposito. Deze parameter bepaalt dat er niet meer dan een bepaald bedrag ineens aan uw deposito mag onttrekken.] maximale totale deposito bedrag minimale totale deposito bedrag (positief of negatief) waarschuwingsbedrag (zie hieronder) blokkeerbedrag (als uw deposito onder dit bedrag komt, wordt u geblokkeerd tot het bedrag in uw deposito weer boven deze grens komt. U kunt nog wel materialen inleveren en openstaande posten betalen. U bent ook geblokkeerd voor gebruikersactiviteiten in de WebOPAC.)

158 158/394 Deze parameters worden ingesteld voor elk individueel deposito door de bibliotheek (zie volgende sectie). Als de bibliotheek het toestaat kan het deposito negatief zijn (d.w.z. u kunt een schuld hebben aan de bibliotheek, d.w.z. een deposito kan van credit naar debet gaan als de regels van de bibliotheek dat toestaan) Gebruik van de deposito s De bibliotheek kan meerdere deposito s aanmaken. Het gebruik van elk deposito kan beperkt worden tot specifieke betaaltypen (bijv. deposito 1 wordt gebruikt voor verkoop van artikelen, de andere deposito s voor alle andere soorten transacties). Parameters omvatten: De mogelijkheid om één of meerdere deposito s aan te maken Definitie welke deposito s voor welke betaaltypen gebruikt kunnen worden (met betaaltypen worden hier de traditionele Vubis Smart betaaltypen bedoeld zoals leengeld, boete, contributie, inschrijfgeld, enz.). [De simpelste implementatie is één deposito voor alle betaaltypen.] Hoewel het technisch mogelijk is meerdere deposito s aan te maken, wordt aangenomen dat de meeste bibliotheken maar één type gebruiken. [Alle hierboven beschreven parameters worden per deposito ingesteld. Dit betekent dus ook dat blokkades op het niveau van een individueel deposito zijn.] Er is geen mechanisme om geld van het ene deposito over te hevelen naar een ander Terugbetalen (restitutie) van een deposito Het is mogelijk geld van een deposito terug te betalen (restitutie). Dit gebeurt via AFO 413 of AFO 417. Parameters omvatten: De mogelijkheid om deze optie te bepreken tot bepaalde gebruikers (personeel) Minimum bedrag dat wordt terugbetaald (contant / terugbetalen) Administratiekosten voor restitutie(contant / terugbetalen)

159 159/394 Of partiële restitutie is toegestaan (ja / nee) Het terugbetalen van deposito s kan gedaan worden middels: Contante restitutie Betalingen uit deposito Het systeem toont bovenaan het scherm of er nog geld beschikbaar is in elk deposito. Betalingen uit deposito s gaan als volgt: o Er zijn twee nieuwe opties toegevoegd aan het betaalscherm (AFO 414 en natuurlijk alle AFO s van waaruit het betaalscherm kan worden opgeroepen, zoals 411 en 412) die betaling per deposito impliceren. o Deposito betalingen zijn toegevoegd aan alle beschikbare betaaltypen (zoals contant, bank, giro, deposito 1, deposito 2, enz.) in AFO 414. o Contante betaling is toegestaan ook als er een positief saldo (in het deposito) is. Dit betekent het volgende: [a] het systeem betaalt uit het deposito; en [b] het systeem voegt automatisch het overblijvende bedrag aan uw saldo toe (Dit betekent in feite het volgende. Wanneer u 4.00 moet betalen, uw saldo is en u betaalt de 4.00 contant, dan verwerkt het systeem de transactie als volgt: [1] registratie van betaling uit deposito van 4.00, het saldo van het deposito is nu 6.00; [2] toekenning van 4.00 aan het saldo van het deposito, dat dan weer terug is op ) Uitlenen en Verlengen U kunt geen materialen lenen of verlengen als het saldo van uw deposito dat betaalt voor leengeld lager is dan N Mededelingen en berichten voor leners a. Gedetailleerde saldo overzichten:

160 160/394 Het systeem toont het actuele saldo van deposito s als volgt: In de WebOPAC kunt u het actuele saldo zien plus de gerelateerde transactiehistorie, over een door de bibliotheek gedefinieerde periode (technisch maximum is 1 januari van het vorige kalenderjaar) In de lenersadministratie toont de Betaalgeschiedenis welke betalingen gedaan zijn uit en deposito. U heeft de mogelijkheid om het huidige saldo en de historie af te drukken vanuit de WebOPAC of, optioneel, via een medewerker (AFO 431). Er zijn twee uitvoerformaten: gedetailleerd en samenvatting. b. Samenvatting: Het systeem geeft een samenvatting van het saldo in de volgende gevallen: Binnen de uitleenmodule waar gegevens van ene lener bovenaan het scherm getoond worden, toont het systeem het saldo van elk deposito. Het actuele saldo van elk deposito wordt afgedrukt op uitleenbonnen (zoals van geleende werken, ingeleverde werken, enz.). Kassabonnen van betalingen geven het saldo van voor en na de actuele betaaltransactie. c. Waarschuwingen Waarschuwingen worden getoond op kassabonnen en in de WebOPAC. d. SSP SSP biedt het actuele saldo en de omschrijving van het deposito als criteria voor selecteren, sorteren en printen. e. lener instellingen Twee nieuwe instellingen zijn toegevoegd aan de bestaande groepen in de Lenersadministratie. Automatische incasso voor deposito s is toegevoegd aan de Bank groep Gebruik van de leengeschiedenis voor mailings is toegevoegd aan de Voorkeuren groep

161 161/394 Deze settings kunnen ook worden ingesteld via de WebOPAC, middels een beveiligde verbinding. f. Bedrijfsregels Voor automatische incasso is een flexibele set bedrijfsregels gecreëerd, die bepaalt wanneer (en hoe) automatische incasso s en verzending van acceptgiro s gedaan moet worden. Deze set bestaat uit de volgende variabelen: bedrag periode (deposito < 0 langer dan dit aantal dagen) Voorbeelden van bedrijfsregels zijn o.a.: stuur automatisch een rekening ALS [a] het saldo van het deposito is < -5 OF [b] het saldo van het deposito is < 0 EN het saldo van het deposito is < 0 gedurende meer dan 21 dagen Factureren van leners Het systeem kan automatisch acceptgiro s en automatische incasso opdrachten produceren als het saldo van een deposito beneden een bepaald bedrag komt of als het saldo van het deposito is langer dan het opgegeven aantal dagen leeg. Er zijn 4 nieuwe opdrachten toegevoegd aan AF) 451, 452, 453 hiervoor: Financiële historie De historie van financiële transacties (die nu te bereiken zijn via het Details scherm in AFO 431) zijn beschikbaar gemaakt binnen AFO 414 (betalingsscherm) Aanmaken periodieke overzichten Algemeen

162 162/394 De overzichtsschermen van betalingstypen zijn verbeterd met nieuwe opties die onderscheid maken tussen contant en deposito betalingen. Het systeem maakt onderscheid tussen de volgende twee typen rapporten: 1. Contante betalingen Dit rapport omvat: echte contante betalingen betalingen die het saldo van een deposito verhogen 2. Deposito betalingen Dit rapport omvat: Betalingen uit deposito s Bovendien is er een nieuwe menuoptie in AFO 493 genaamd Huidige deposito s. Deze optie toont een overzicht van alle openstaande deposito s Uitleenautomaat De volgende aanpassingen zijn gemaakt ten behoeve van de uitleenautomaat: Op uitleenbonnen wordt het actuele saldo van het deposito getoond ( en, indien van toepassing, waarschuwingen). Er kan geen contant geld onttrokken worden aan het deposito. Alle communicatie verloopt via het SIP2 protocol Toegang tot financiële historie van de lener De historie van financiële transacties (die nu alleen maar te bereiken zijn via het Details scherm in AFO 431) zijn beschikbaar gemaakt binnen AFO 414 (betalingsscherm) met behulp van een nieuw icoon Financiële historie Wijziging eerdere Deposito terminologie in Waarborgen Eerder gebruikte het systeem de term deposito voor ontvangst van een waarborgsom van de lener. Alle verwijzingen hiernaar zijn vervangen door de term waarborgen.

163 163/ AFO 481 Parameter setup In AFO 481 Deposito s zijn er twee nieuwe opties: Deposito codes en Bedrijfsregels Deposito codes De bibliotheek kan meerdere deposito s aanmaken. De bibliotheek bepaalt welke deposito s voor welke betaaltypen gebruikt kunnen worden (met betaaltypen worden hier de traditionele Vubis Smart betaaltypen bedoeld zoals leengeld, boete, contributie, inschrijfgeld, enz.). Zo kan de bibliotheek een deposito Leengeld maken en het gebruik hiervan beperken tot leengeld. D.w.z. als u 5.00 heeft in uw deposito kunt u hiervan wel leengeld betalen maar geen contributie. De menu optie Deposito codes resulteert in het volgende scherm, waarop alle reeds gedefinieerde deposito s van de actuele meta-instelling staan: Elke regel omvat de CODE, BESCHRIJVING, BETALINGSRESTRICTIES (meerdere betaaltypen worden gescheiden door een komma) en GEBRUIKSRESTRICTIES (welke locaties en/of instellingen deze code kunnen gebruiken). Iconen: Bekijk/wijzig deposito: Nieuw deposito: Bij het toevoegen van een nieuw deposito of het wijzigen van een bestaand, wordt onderstaand dialoogvenster getoond:

164 164/394 Code: beschermd [bij wijzigen] Beschrijving [eng]: vrije tekst Beschrijving [dut]: vrije tekst Beschrijving [fre]: vrije tekst Betalingsrestricties: selecteren voor welke betaaltypes uit dit deposito betaald mag worden. U kunt dit veld niet leeg laten. Gebruiksbeperkingen: selecteer voor welke instelling/locatie betaaltypes uit dit deposito betaald mag worden. Dit veld kan elke combinatie bevatten van INST/LOC, INST/* en * voor de huidige meta-instelling. Voordat u de code opslaat controleert het systeem of er niet al een code bestaat voor dezelfde Betalingsrestricties en Gebruiksbeperkingen. Als er bijvoorbeeld al een Leengeld deposito is voor PNB/* kunt u geen deposito meer maken voor Leengeld en PNB/BD. Wie er een deposito mag betalen en het veld Geldige relatie-types hangen samen en worden gebruikt om iemand anders toestemming te geven geld op uw saldo te storten. Als de Betaler kan worden geselecteerd van de gerelateerde lenersrecords, moet u hier het geldige relatietype aangeven voor leners die geld op uw saldo kunnen storten. Verwijder deposito: Gebruik dit icoon om een deposito code te verwijderen die niet (meer) in gebruik is. Update parameters: Gebruik dit icoon om specifieke parameters per lenerscategorie in te voeren bij een deposito.

165 165/394 Voor elke lenerscategorie op elke locatie kunt u 10 parameters definiëren zoals getoond in het dialoogvenster hieronder: minimum bedrag bij een positieve deposito-wijziging [u stort een extra bedrag in uw deposito. Deze parameter bepaalt dat dit minimaal 1 euro moet zijn.] maximum bedrag bij een negatieve depositowijziging [u betaalt vanuit uw deposito. Deze parameter bepaalt dat er niet meer dan een bepaald bedrag ineens aan uw deposito mag onttrekken.] maximale totale deposito bedrag

166 166/394 minimale totale deposito bedrag (positief of negatief) waarschuwingsbedrag (zie hieronder) blokkeerbedrag (als uw deposito onder dit bedrag komt, wordt u geblokkeerd tot het bedrag in uw deposito weer boven deze grens komt. U kunt nog wel materialen inleveren en openstaande posten betalen. U bent ook geblokkeerd voor gebruikersactiviteiten in de WebOPAC.) minimale terugbetalingsbedrag (contant / terugbetaling) administratiekosten bij terugbetalingsbedrag (contant / terugbetaling). Bedrag in geld dat u in rekening wordt gebracht voor terugbetaling van geld uit uw saldo. Of gedeeltelijke terugbetalingen zijn toegestaan (aanvinkvakje). In-gebruik vlag (aanvinkvakje). Is deze deposito in gebruik voor deze locatie? Bedrijfsregels Het systeem kan automatisch acceptgiro s en automatische incasso opdrachten produceren als het saldo van een deposito beneden een bepaald bedrag komt. Bedrijfsregels worden ingesteld voor lenerscategorieën per locatie en worden gebruikt om te bepalen wanneer acceptgiro s en automatische incasso opdrachten geproduceerd moeten worden. De menu optie Bedrijfsregels resulteert in onderstaand scherm: Na het selecteren van een lenerscategorie wordt onderstaand dialoogvenster getoond:

167 167/394 Parameters: Minimum saldo voor innen per ACCEPTGIRO. Het systeem dient een acceptgiro aan te maken als het saldo onder bedrag N komt. Minimum saldo voor innen per INCASSO. Het systeem dient een automatische incasso aan te maken als het saldo onder bedrag N komt. Rappeltermijn in dagen voor ACCEPTGIRO. Dit is de periode waarna het systeem opnieuw een acceptgiro dient te versturen. Rappeltermijn in dagen voor INCASSO. Dit is de periode waarna het systeem opnieuw een automatische incasso dient aan te maken. Aantal dagen dat saldo negatief moet zijn voordat ACCEPTGIRO verstuurd wordt. Aantal dagen dat saldo negatief moet zijn voordat INCASSO aangemaakt wordt. Commentaar bij deze parameters Minimum saldo: Als het saldo van het deposito onder dit bedrag komt zal er een factuur komen en wordt er een acceptgiro of automatische incasso opdracht gemaakt voor het deposito van deze lener. Rappeltermijn in dagen: Als er op dag X een factuur is aangemaakt en die is nog steeds niet betaald op dag x+dit aantal dagen, krijgt de lener een herinnering (acceptgiro/automatische incasso). Vanaf dat moment wordt de factuurdatum verzet naar de rappeldatum, als er zoveel dagen daarna nog steeds niet is betaald wordt er een nieuw rappel gegenereerd enzovoorts.

168 168/394 Aantal dagen dat saldo negatief moet zijn: Deze optie kan gebruikt worden om het factureren pas te beginnen als het saldo gedurende een bepaalde periode negatief is op het moment dat het factuurproces gestart wordt. Deze optie kan gebruikt worden in combinatie met de eerste, bijv. factureer voor alle deposito s die lager dan zijn onafhankelijk van hoe lang al en/of degenen die al meer dan 14 dagen negatief staan.

169 169/ AFO 431 wijzigingen Wijzigen deposito button Er is een nieuwe button Wijzigen deposito toegevoegd in de lenersadministratie (AFO 431). Deze button is niet actief wanneer er geen deposito codes zijn gedefinieerd in uw meta-instelling. Deze button is ook beschikbaar in de AFO's 411, 412, 413, 417, 419 en 464. Wanneer u op de button Wijzigen deposito klikt wordt er een scherm getoond met een beschermd gedeelte waarin de gegevens van de lener staan en een lijst van deposito s van deze lener met deposito code, beschrijving en actueel saldo. Vanaf dit scherm kunt u deposito s toevoegen, wijzigen en verwijderen. Nieuw deposito: Wanneer u een nieuw deposito toegevoegd controleert het systeem eerst of er geldige deposito s toe te voegen zijn (zie hieronder). Als die er niet meer zijn, verschijnt een waarschuwing. Als er tenminste één deposito kan worden toegevoegd verschijnt onderstaand dialoogvenster:

170 170/394 Het veld Deposito code is een dropdown lijst van deposito codes voor de metainstelling van de lener waarvan de gebruiksbeperkingen vallen binnen de scope van de actuele instelling/locatie (die gemarkeerd zijn als in gebruik voor deze lenerscategorie) en die niet al aanwezig zijn bij deze lener. Wanneer u een code kiest en op OK klikt verschijnt onderstaand dialoogvenster: Het in te vullen bedrag dient hoger te zijn dan het minimum positieve saldowijziging en ook groter dan het minimum totale saldo voor dit deposito (deze bedragen zijn gedefinieerd in AFO 481 Deposito codes). Het veld Lener die deposito betaalt kan beschermd zijn, kan gelimiteerd zijn tot een lijst van gerelateerde leners (met de specifieke relatiecategorie als bepaald in de deposito code) of kan de lener tonen samen met een Zoek button. Bekijken/wijzigen: Deze button wordt gebruikt om het bedrag van het deposito te verhogen. U kunt alleen geld toevoegen aan een deposito waarvan de gebruiksrestricties vallen binnen de scope van de actuele instelling/locatie. Bijvoorbeeld: een gebruiker van PNB/BD kan geld toevoegen aan een deposito met de restrictie PNB/* maar niet aan een deposito

171 171/394 met de restrictie TST/BR1. De lener zou fysiek aanwezig moeten zijn op TST/BR1 om geld aan dat deposito te kunnen toevoegen. Wanneer u niet gerechtigd bent geld toe te voegen aan een deposito, wordt de volgende waarschuwing getoond: Als u op OK klikt wordt een dialoogvenster met de volgende informatie getoond: Deposito code: beschermd Beschrijving: beschermd Actuele saldo: beschermd. Toe te voegen bedrag: Dit is een positief bedrag dat hoger dient te zijn dan het minimum positieve saldowijziging en ook groter dan het minimum totale saldo voor dit deposito (deze bedragen zijn gedefinieerd in AFO 481 Deposito codes). Lener die deposito betaalt: toont de lener in het formaat: Naam [Barcode]. Terugbetaling: De mogelijkheid om geld terug te geven uit deposito s is een beschermde functie. Er is een nieuwe optie in AFO 611 Paswoorden Paswoordbeheer leners- en uitleenadministratie (vervolg), Refund deposits, die medewerkers beperkt in het gebruik van deze optie op het scherm Wijzigen deposito. Als u probeert een restitutie te doen en u bent daartoe niet geautoriseerd dan verschijnt onderstaande waarschuwing: Als u wel geautoriseerd bent en het deposito is geldig voor uw lenerscategorie en als, binnen de gebruiksrestricties van de scope van het deposito er tenminste één instelling/locatie ingesteld is voor uw lenerscategorie die in gebruik is en de gebruiksrestricties omvatten de huidige instelling/locatie, wordt een dialoogvenster getoond met de volgende velden:

172 172/394 Deposito code: beschermd Omschrijving: beschermd Actueel saldo deposito: beschermd Administratiekosten: beschermd. Standaard staat hier het bedrag gedefinieerd in de deposito code. Het is nooit meer dan Actueel saldo deposito. Terug te betalen bedrag: vrije tekst. Standaard staat hier het bedrag uit (actueel saldo administratiekosten). Dit is het maximale bedrag dat de lener terug kan krijgen. Als de vlag voor toestaand van terugbetalingen niet is aangevinkt in de Deposito code, dan is dit het enige toegestane bedrag dat de lener kan terugkrijgen. Als het deposito niet langer is gedefinieerd of niet in gebruik is voor de lenerscategorie dan wordt het gehele bedrag teruggegeven aan de lener. Het deposito wordt verwijderd uit de lijst van deposito s voor deze lener. NB: u kunt alleen geld teruggeven uit deposito s waarvan de gebruiksrestricties de huidige instelling/locatie in hun scope hebben. Bijvoorbeeld: een gebruiker van PNB/BD kan geld terugkrijgen uit een deposito met de restrictie PNB/* maar niet uit een deposito met de restrictie TST/BR1. De lener zou fysiek aanwezig moeten zijn op TST/BR1 om geld uit dat deposito terug te kunnen krijgen. Verwijderen: Gebruik deze button om het geselecteerde deposito te verwijderen. Een deposito kan alleen verwijderd worden als het saldo 0 of minder dan nul is.

173 173/ Detailscherm Deposito historie Aan AFO 431 Details is een nieuwe button toegevoegd, Deposito historie. Deze optie is vergelijkbaar met de Betaalhistorie. Alleen is aan de optie Deposito historie een nieuwe kolom, Saldo, toegevoegd. Er zijn twee nieuwe buttons voor printen op het nieuwe Deposito historie scherm Print en Print details. Het eerste overzicht toont 1 regel per transactie en is hetzelfde als op het scherm Deposito historie. Met Print details worden ook additionele gegevens zoals sessie ID, kassa, naam personeel afgedrukt. Elke regel bevat: regelnummer, datum/tijd, transactie, bedrag, type, opmerking, sessie ID, kassa, naam personeel en saldo Twee nieuwe velden toegevoegd aan lener Er zijn twee nieuwe velden toegevoegd aan het lenersrecord. Het veld automatische incasso is toegevoegd aan de groep Bank/giro. Het veld Gebruik leengeschiedenis is toegevoegd aan de groep Voorkeuren Wijzigen van lenerscategorie Als een lenerscategorie wordt gewijzigd in AFO 431 controleert het systeem of de deposito s die de lener heeft nog geldig zijn. Als enig deposito niet meer geldig is in combinatie met de nieuwe lenerscategorie verschijnt er een boodschap voor het personeel dat er nog een deposito is Een lener verwijderen Wanneer één of meer deposito s van een lener een saldo hebben van meer dan de administratiekosten, dan kan de lener niet verwijderd worden. Als alle deposito s van de lener een saldo hebben van 0 of van minder dan/gelijk aan de administratiekosten, dan kan de lener verwijderd worden.

174 174/ AFO 411/413 Waarschuwingen/foutboodschappen en blokkades Wanneer het saldo in het deposito van de lener (voor het deposito waaruit leengeld wordt betaald) minder is dan het blokkeerbedrag, dan kan de lener geen materialen lenen of verlengen. Terwijl barcodes worden gescand voor uitlenen of verlengen, berekent het systeem wat er afgetrokken moet worden van het deposito saldo gebaseerd op het leengeld. Als het berekende bedrag onder het waarschuwingsbedrag komt, verschijnt er een waarschuwing op het scherm. U kunt geen barcodes meer scannen nadat het deposito saldo onder het blokkeerbedrag is gekomen. Wanneer een lener geïdentificeerd wordt in Uitlenen of Innemen controleert het systeem of enig deposito van de lener niet meer geldig is. Als dat het geval is, toont het systeem een waarschuwing dat er nog een deposito bestaat AFO 414 Betalen uit deposito s Het systeem toont of er nog geld beschikbaar is in elk van de deposito s aan de bovenkant van het scherm:

175 175/394 Betalingen uit deposito s gaan als volgt: 1. Er zijn twee nieuwe buttons op het scherm Registratie kasontvangsten. Deze nieuwe buttons zijn Ontvang alles uit deposito (DP) en Ontvang alles uit deposito + print ontvangstbewijs (DR). Met deze buttons wordt getracht alle openstaande posten van de lener uit diens deposito te betalen maar moet rekening gehouden worden met welke deposito s voor welke kostensoorten gebruikt kunnen worden. Bij het betalen kunne deposito s gedebiteerd worden voor hun minimum totaalbedrag van deposito (positief of negatief). Bijvoorbeeld: als de scope van het deposito (XXX) PNB/*,TST/* is, dan impliceert dit dat deposito XXX gebruikt kan worden voor betalingen bij beide instellingen, onafhankelijk van waar de schuld die betaald wordt gecreëerd is. Als de bibliotheek wil voorkomen dat dit gebeurt moeten er aparte deposito codes gedefinieerd worden voor de instellingen PNB en TST. Als geen van de kosten betaald kan worden uit een deposito, betaalt het systeem het mogelijke uit het deposito en laat het resterende bedrag open voor een volgende keer net zo als deelbetalingen nu werken. 2. Deposito betalingen zijn toegevoegd aan de beschikbare betaalwijzen (zoals contant, bank, giro, deposito 1, deposito 2 enz.). De optie Betalen uit deposito wordt getoond in de dropdown lijst als tenminste één deposito (een deel van) de betaling kan doen. Waneer u de betaalwijze Betalen uit deposito kiest, buttons wordt getracht uit het deposito te betalen maar moet rekening gehouden worden met welke deposito s voor welke kostensoorten gebruikt kunnen worden. Andere wijzigingen in de logica van betalen: 3. Wanneer u probeert te betalen op andere wijze dan met de optie Betalen uit deposito en er is genoeg geld in een deposito om voor de kosten te betalen, dan wordt er een waarschuwing getoond: Klik OK om door te gaan met betalen of Annuleer om de transactie te annuleren. Contante betalingen zijn toegestaan zelfs als er een positief (deposito) saldo is. Dit impliceert het volgende:

176 176/394 [a] het systeem betaalt uit het deposito; en [b] het systeem voegt automatisch het overblijvende bedrag aan uw saldo toe (Dit betekent in feite het volgende. Wanneer u 4.00 moet betalen, uw saldo is en u betaalt de 4.00 contant, dan verwerkt het systeem de transactie als volgt: [1] registratie van betaling uit deposito van 4.00, het saldo van het deposito is nu 6.00; [2] toekenning van 4.00 aan het saldo van het deposito, dat dan weer terug is op ) AFO 491/2/3 wijzigingen De overzichtsschermen van betalingstypen zijn verbeterd met nieuwe opties die onderscheid maken tussen contant en deposito betalingen. Het systeem maakt onderscheid tussen de volgende twee typen rapporten: 3. Contante betalingen Dit rapport omvat: echte contante betalingen betalingen die het saldo van een deposito verhogen 4. Deposito betalingen Dit rapport omvat: Betalingen uit deposito s Bovendien is er een nieuwe menuoptie in AFO 493 genaamd Huidige deposito s. Deze optie toont een overzicht van alle openstaande deposito s AFO 493 Aanmaken periodieke overzichten Er is een nieuwe optie, Huidige deposito s, toegevoegd aan AFO 493 Aanmaken periodieke overzichten.

177 177/394 Wanneer u deze menu optie kiest wordt het procesbeheerscherm getoond vanwaar u een proces kunt starten dat de saldi berekend van de huidige deposito s. Als dit proces gedraaid heeft kunt u de gegevens ophalen via AFO AFO 492 nieuwe deposito opties In AFO 492 Financiële overzichten, zijn er drie nieuwe opties: Deposito-overzicht, Depositoterugbetalingen en Betalingen uit deposito. Kies de optie Deposito-overzicht om een lijst te krijgen van deposito saldi: Kies de optie Depositoterugbetalingen om een lijst te krijgen van terugbetalingen uit deposito s. Kies de optie Betalingen uit deposito om een lijst te krijgen van betalingen vanuit deposito s.

178 178/ AFO 491 nieuwe deposito opties Er zijn twee nieuwe opties in AFO 491: Betaling uit deposito en Terugbetaling uit deposito. Deze opties totaliseren de bedragen gestort in deposito s en terugbetaald uit deposito s Wijzigingen uitleenbonnen Het actuele saldo van elk deposito van een lener wordt afgedrukt op uitleenbonnen (vanuit uitlenen, innemen enz.). Elk deposito wordt afgedrukt op een aparte regel en bestaat uit: Deposito deposito beschrijving en deposito actueel saldo. Bijvoorbeeld: Betaalbewijzen tonen het saldo vóór en na elke transactie van de lener. Elk deposito wordt afgedrukt op een aparte regel en bestaat uit: Deposito deposito beschrijving, deposito saldo vóór - betaald bedrag = deposito actueel saldo. Bijvoorbeeld:

179 179/394 Waarschuwingen en foutboodschappen worden hier ook op afgedrukt WebOPAC wijzigingen De WebOPAC controleert of het saldo niet onder het blokkeerbedrag is voordat toegestaan wordt om exemplaren te verlengen, te reserveren, SDI uit te voeren, enz. Als de lener geblokkeerd is, is het nog wel toegestaan statische pagina s te bekijken zoals leenhistorie, openstaande bedragen, actuele uitleningen, enz. Er is een nieuwe optie onder Gebruikersactiviteiten: Mijn deposito s. Deze wordt alleen getoond als er deposito s zijn. Er is een button die hier toegang toe verschaft op de overige pagina s van Gebruikersactiviteiten. Klikken op deze button resulteert in de overzichtspagina van deposito s. Hier wordt een lijst getoond van de deposito s van de lener met actuele saldi.

180 180/394 Klik op de detail button naast een deposito saldo om de transactiedetails van dit deposito te bekijken. Dit resulteert in een lijst van alle transacties voor dit deposito. De dropdown lijst bovenaan de pagina kan gebruikt worden om een ander deposito te laten zien. Het actuele saldo van een deposito wordt getoond, als er waarschuwingen zijn worden die ook hier getoond. De button Deposito s op het menu brengt u terug naar de overzichtspagina van deposito s. Deze button is actief op de detailpagina van deposito s maar niet op de overzichtspagina van deposito s.

181 181/ Reserveringsaanvragen Introductie Reserveringsaanvragen is een nieuw onderdeel voor Vubis Smart reserveringen en terugvorderingen, dat de mogelijkheid biedt om de voortgang van reserveringen in het gehele systeem te volgen. De medewerkers van de bibliotheek worden snel geattendeerd op exemplaren die op de plank staan en die gebruikt kunnen worden om een reservering te honoreren. Hiermee wordt de tijd die verstrijkt tussen het plaatsen van een reservering en het ontvangen van het betreffende exemplaar door de lener tot een minimum beperkt. Reserveringsaanvragen is dus een uitbreiding van het onderdeel Paklijsten in Vubis Smart. Paklijsten worden gemaakt voor elke locatie die exemplaren beschikbaar heeft. Reserveringsaanvragen zijn gericht op specifieke locaties op basis van een door de bibliotheek bepaalde lijst. Hierdoor is het voor de Afhaallocatie mogelijk te zien welke andere locaties hebben gereageerd op de aanvraag en om procedures te starten in geval er geen exemplaren gevonden zijn om de aanvraag te honoreren. Dit is een optioneel extra waarvan elke bibliotheek kan bepalen of ze dit wil gebruiken Overzicht Het subsysteem voor reserveringsaanvragen is bedoeld om snel exemplaren te selecteren die beschikbaar zijn om een reservering te honoreren vanuit een preferente groep locaties. Voor elke afhaallocatie kan een lijst van Balies gedefinieerd worden die bepalen wat de preferente locaties zijn van waar een exemplaar kan worden gekozen om een reservering te honoreren. Bijvoorbeeld: voor een reservering die opgehaald zal worden op locatie A kan gekeken worden in filialen P, Q en R of er een exemplaar beschikbaar is. In tegenstelling tot de huidige paklijsten die elke locatie identificeren waar een exemplaar van een titel beschikbaar is, selecteert het reserveringsaanvragensysteem een specifiek exemplaar en geeft dit door aan de balie verantwoordelijk voor van de plank halen en opsturen van het exemplaar. Wanneer een balie niet reageert of afwijzend reageert (bijv. door het systeem te melden dat het geselecteerde exemplaar

182 182/394 zoek is), kan het systeem worden geconfigureerd om verder te zoeken naar een volgende balie met een beschikbaar exemplaar. Er kan een gebruiker worden gedefinieerd die als het ware werkt voor een balie. Dat wil zeggen dat de balie een verzameling locaties is waarvoor deze gebruiker verantwoordelijk is en die in ruime of enge zin geconfigureerd kan worden het kan bijvoorbeeld de gehele instelling zijn, een aantal locaties of een groep plaatskenmerken. Reserveringen waarvoor het systeem een beschikbaar exemplaar heeft geselecteerd worden gemeld bij de gebruiker van de betreffende balie. Het subsysteem wordt gestuurd door een achtergrond proces dat automatisch draait met door de gebruiker in te stellen tussenpozen, misschien wel elke 5 of 10 minuten, en dat recente reserveringen selecteert alsmede berichten identificeert waarop geen actie is ondernomen Parameters voor berichten De nieuwe AFO 618 wordt gebruikt voor invulling en beheer van het reserveringsaanvragen subsysteem.

183 183/ Balies Op het eerste scherm worden de reeds gedefinieerde Balies voor de huidige metainstelling getoond. Balies kunnen op de gebruikelijke manier worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd. Er is ook een kopieer button waarmee de gegevens van een balie gekopieerd kunnen worden. Niet alleen de algemene gegevens van een balie worden gekopieerd, maar ook de lijst met bijbehorende locaties. Er kan een nieuwe code opgegeven worden, waarna de gebruiker verwacht wordt daar waar nodig de gegevens voor de gekopieerde code aan te passen. Met de button Toevoegen kan een nieuwe code worden toegevoegd, door te dubbelklikken op een bestaande code kan deze worden gewijzigd. Omschrijvingen kunnen worden ingevoerd in alle standaard systeemtalen.

184 184/394 Op het tabblad algemeen kan een algemene omschrijving van de balie gegeven worden in een of meerdere van de standaard talen alsmede of deze balie in gebruik is of niet. De Kalender voor beschikbaarheid maakt het mogelijk te definiëren op welke dagen en tijden deze balie gebruikt kan worden voor het selecteren van een exemplaar. Als deze balie bijvoorbeeld op woensdag gesloten is, wordt in de kalender gezet dat de balie dicht is vanaf dinsdagmiddag tot woensdagavond. Gedurende deze periode zal het systeem niet kijken of er exemplaren beschikbaar zijn op de locaties behorend bij deze balie, aangezien er niemand zal zijn om de exemplaren van de plank te pakken en op te sturen. De hier gebruikte Kalender gebruikte de nieuwe Systeem kalenders zoals beschreven in sectie 8.1; merk op dat deze kalenders het niet alleen mogelijk maken om hele dagen als gesloten te markeren, maar ook specifieke tijden op een bepaalde dag. Met de Drempelwaarde kan bepaald worden wat het maximum aantal exemplaren is dat per dag geselecteerd mag worden voor deze balie. Met de Default time-out voor selectie kan bepaald worden hoe lang een exemplaar op de paklijst blijft staan voor deze balie. Dit kan ingevoerd worden als dag uur:minuten bijvoorbeeld: met 3 4:30 blijft een exemplaar 3 dagen, 4 uur en 30 minuten op de paklijst staan. Wanneer een exemplaar niet binnen deze tijd opgepakt is, zal het systeem het bij een andere balie gaan proberen. Dit kan in de setup overtreden worden wanneer de balie verbonden is met een afhaallocatie.

185 185/394 Deze velden zijn bedoeld voor toekomstig gebruik; een latere versie zal automatisch afdrukken van exemplaren op de paklijst mogelijk maken. Op dit scherm kunnen de relevante parameters worden ingesteld. Met de button op het overzichtsscherm kunnen de locaties die behoren bij deze balie worden vastgesteld. Omdat een balie meerdere locaties kan beheren wordt er een lijst aangeboden. U kunt op dit scherm bestaande locaties toevoegen of wijzigen op de gebruikelijke manier, waarbij het volgende dialoogvenster wordt aangeboden:

186 186/394 In het veld locatie kunnen jokers worden gebruikt met een *, bijvoorbeeld PNB/BR* selecteert elke locatie beginnend met BR voor instelling PNB. Het is ook mogelijk een groep signaturen in te voeren, bijvoorbeeld als of als 43*. Wanneer uitsluitend cijfers worden ingevoerd zal alleen naar numerieke signaturen worden gezocht; anders wordt teken voor teken vergeleken. Er moet daarom goed nagedacht worden bij het opgeven van zo n groep, vooral wanneer er ook cutters (bijvoorbeeld eerste 4 letters van het hoofdwoord) gebruikt worden Balie selectielijsten Het doel van reserveringsaanvragen is om een exemplaar van de titel zo snel mogelijk op de afhaallocatie te krijgen. Voor elke afhaallocatie dient een lijst met locaties (d.w.z. Balies) gedefinieerd te worden die gecontroleerd moeten worden op beschikbare exemplaren; dit zijn met name locaties die geografisch gezien dicht bij elkaar liggen of wellicht op de route van dezelfde bezorgdienst liggen. De eerste stap is om zulke lijsten in het abstracte te definiëren, waarna ze gekoppeld kunnen worden aan een afhaallocatie. Dit wordt gedaan d.m.v. de optie Balie selectielijsten op het hoofdmenu van AFO 618.

187 187/394 Bovenstaand scherm toont het dialoogvenster voor de invoer van algemene gegevens voor elke lijst. Daarna worden de balies gedefinieerd die onderdeel vormen van deze lijst. Voor elke balie in de lijst kan een prioriteit worden ingesteld een lager nummer betekent een hogere prioriteit. Zo kan men bijvoorbeeld de centrale bibliotheek voorrang geven over een klein filiaal wanneer er gezocht wordt naar een beschikbaar exemplaar of een filiaal dichtbij over een filiaal verder weg. Er kan ook een time out periode gedefinieerd worden, die dan gebruikt wordt in plaats van de time out periode van de balie.

188 188/ Afhaallocaties Met de derde optie op het hoofdmenu van AFO 618 worden de relaties gelegd tussen afhaallocaties en de selectielijsten van de balies. Merk op dat er verschillende balie selectielijsten kunnen worden gedefinieerd voor de verschillende dagen van de week. Dit maakt het mogelijk het reserveringsaanvragen subsysteem zeer nauwkeurig in te stellen; zo kan e.e.a. bijvoorbeeld aangepast worden aan de bezorgtijden die behoren bij de bezorgroute op de verschillende dagen van de week. Denk er om dat het niet noodzakelijk is om verschillende lijsten te definiëren om rekening te houden met het gesloten zijn van balies (filialen) dit wordt geregeld door het kiezen van de juiste kalender voor de balie. Met Herhaalwaarde kan worden bepaald hoeveel keer het systeem de balies in de lijst langs moet gaan om een exemplaar te vinden. Het is mogelijk meer dan 1 keer te proberen een exemplaar te vinden ook al hebben een of meerdere balies niet gereageerd op het bericht. Lokale servicedesk en Controleer altijd de lokale inlichtingenbalie kunnen optioneel gebruikt worden om het systeem te vertellen welke balie correspondeert met de locaties die in de buurt zijn van de balie (bijv.: een balie behoort bij filialen, welk filiaal correspondeert met de afhaallocatie?)

189 189/394 Hier zijn twee zaken van belang a) U kunt er voor kiezen slechts één Balie selectielijst te definiëren voor een groep bibliotheken. Deze lijst kan dan gedeeld worden door alle filialen; niettemin wil men het liefst een beschikbaar exemplaar selecteren van de lokale balie (d.w.z. als er een exemplaar beschikbaar is op de afhaallocatie, dan heeft dat de voorkeur). Dus het instellen van de Lokale servicedesk parameter bepaalt dat deze balie de hoogste prioriteit heeft, onafhankelijk van de parameter in de (gedeelde) balie selectielijst. b) De parameter Controleer altijd de lokale inlichtingenbalie bepaalt dat het systeem de lokale balie moet blijven proberen, ook waanneer een eerdere aanvraag voor een exemplaar genegeerd is. Dit kan resulteren in de volgende cyclus: probeer lokale balie, probeer filiaal P, probeer lokale balie, probeer filiaal Q, probeer lokale balie, enzovoorts Starten van het achtergrondproces De laatste menuoptie van AFO 618 is om het achtergrondproces voor reserveringsaanvragen op te starten. Hiermee worden de reserveringen verwerkt, er wordt gezocht in de lijsten gedefinieerd voor elke afhaallocatie en reserveringen worden verschoven in de lijst waar nodig. Normaliter wordt dit proces geconfigureerd als een permanent in memory proces Het dient s ochtends vroeg te beginnen, na de backups e.d. Eenmaal gestart loopt het de hele dag tot laat in de avond. Het kiezen voor deze menuoptie resulteert in bovenstaand scherm. U dient de tijd in te geven waarop het proces moet eindigen, bijv. 22:00. Bovendien dient op te geven om de hoeveel minuten er gecontroleerd moet worden op reserveringen. Aangezien dit proces intensief is moet u dit niet de vaak doen vanwege mogelijk nadelige gevolgen

190 190/394 voor responsetijden, houdt hierbij wel rekening met de time out periode die u heeft ingesteld voor de balies. Wanneer u bijvoorbeeld voor elke balie 3 dagen heeft ingesteld om te reageren, is het niet nodig dit proces elke 5 minuten te laten draaien! Na het eerste scherm wordt het standaard scherm voor een proces getoond. Dit proces kan online of in batch gedraaid worden. In dat geval zal het proces slechts eenmaal draaien i.p.v. oneindig herhalen; deze optie wordt eigenlijk alleen voor testdoeleinden gebruikt Online toegang tot reserveringsaanvragen Er is een nieuwe optie in AFO 418, Reserveringslijsten, die een overzicht geeft van de exemplaren geselecteerd door het reserveringsaanvragen proces. Dit toont de reserveringen / exemplaren geselecteerd voor de actuele balie. Wat de actuele balie is wordt bepaald door een nieuwe parameter behorend bij de paswoorddefinitie in AFO 611.

191 191/394 Wanneer dit niet gedefinieerd is voor een gebruiker, dan heeft deze geen toegang tot de Reserveringslijsten. Een personeelslid kan toegang hebben tot meer dan één balie; in dat geval zal gevraagd worden voor welke balie ze werken bij het aanklikken van deze menuoptie. Het overzichtsscherm voor de reserveringslijsten is vergelijkbaar met het overzicht van de paklijsten. Er zijn de volgende wijzigingen : a. Er staat een waarschuwingsdriehoekje voor de regels die nog niet zijn afgedrukt. b. Behalve de barcode van het gekozen exemplaar worden ook de overige mogelijk beschikbare barcodes van deze balie getoond. Dit is bedoeld als waarschuwing voor het personeelslid, dat het gekozen exemplaar van de plank gepakt moet worden. c. Het is ook mogelijk een filter te definiëren voor de te tonen reserveringen, ten eerste op of ze al afgedrukt zijn of niet en ten tweede op aard van het werk (bijv. toon alleen DVD s).

192 192/394 d. Er is een nieuwe print optie, om één of meer geselecteerde regels af te drukken. Overige wijzigingen Door te dubbelklikken op een regel kan de lenerslijst voor het betreffende exemplaar bekeken worden. Het is mogelijk ALLE reserveringen te tonen door op de ALLE button te klikken.

193 193/394 Het tonen van de reservering Een nieuwe optie Berichten op het detailscherm van een reservering toont de geschiedenis van berichten gestuurd naar de relevante balies. In bovenstaand voorbeeld werd exemplaar 999 geselecteerd maar nooit van de plank gepakt door Chelmsford; uiteindelijk vond het systeem exemplaar 4993 bij Central, waar het nu van de plank gepakt kan worden.

194 194/394 Vasthouden van exemplaren Er is nog een verschil tussen de paklijst en de reserveringslijst. Normaal gesproken wordt een exemplaar vastgehouden voor de eerste lener in de wachtrij; maar bij reserveringsaanvragen wordt het exemplaar vastgehouden voor de getoonde lener. Aangezien de reserveringen oorspronkelijk in volgorde van prioriteit zijn verwerkt, zal er vrijwel zeker een ander exemplaar worden geselecteerd voor de eerste lener in de wachtrij en wanneer dat exemplaar wordt vastgehouden zal het worden bewaard voor de eerste lener.

195 195/ Reserveren van titels zonder exemplaren Soms is het nodig om reserveringen te kunnen plaatsen op titels waaraan nog geen exemplaren zijn gekoppeld. Deze functionaliteit is zowel vereist in de cliënt voor personeel als in de WebOPAC. Met release 2.4 wordt deze functionaliteit geïntroduceerd, uitsluitend voor monografieën (dus niet voor tijdschriften en meerdelige werken). Dit wordt bewerkstelligd door het aanmaken van een speciaal reserveringsexemplaar wanneer er een reservering wordt geplaatst op een titel zonder exemplaren. Om de verdere beschrijving in deze paragraaf eenvoudig te houden wordt dit speciale reserveringsexemplaar aangeduid als negatieve barcode. Deze negatieve barcodes worden zodanig geconfigureerd dat ze niet uitleenbaar zijn. Dit kan geïmplementeerd worden zonder veel gevolgen voor de rest van het systeem AFO 481 Parameter setup De parameters voor het vasthouden van exemplaren worden apart ingesteld voor de cliënt (personeel) en de WebOPAC (publiek). Selecteer AFO 481 Reserveringen Reserveringen van titels zonder objecten om de parameters in te stellen voor de client en onderstaand dialoogvenster wordt getoond: Met deze parameters bepaald de bibliotheek voor welke titels exemplaren gereserveerd kunnen worden. De eerste parameter wordt gezet op locatie niveau.

196 196/394 0 Titels zonder exemplaren mogen niet gereserveerd worden 1 Titels zonder exemplaren mogen alleen gereserveerd worden als ze in bestelling zijn 2 Alle titels mogen gereserveerd worden De parameter Prefix voor objectbarcode wordt alleen geboden bij de personeelsoptie en wordt gedefinieerd op het niveau van de meta-instelling. Het systeem zal de prefix controleren en afwijzen als deze al voorkomt in de lijst van barcodes voor deze meta-instelling. De volgende types zullen ook worden afgewezen: één letter (bijv.. A, a, C) één letter gevolgd door een cijfer (bijv. A10, C5) Nadat de eerste negatieve barcode is toegevoegd met deze prefix (d.w.z. het volgnummer is niet meer 0) is dit veld beveiligd. De parameter Volgnummer wordt alleen geboden bij de personeelsoptie en wordt gedefinieerd op het niveau van de meta-instelling. Het is het nummer van de volgende negatieve barcode. Het systeem zal dit nummer automatisch ophogen elke keer dat er een negatieve barcode wordt toegekend. Nadat de eerste negatieve barcode is toegevoegd met deze prefix (d.w.z. het volgnummer is niet meer 0) is dit veld beveiligd. De parameter Default Instelling/Locatie wordt alleen geboden bij de personeelsoptie en wordt gedefinieerd op het niveau van de meta-instelling. Wanneer er geen plaatskenmerk bestaat zal de default Instelling/Locatie worden gebruikt voor het aanmaken van een negatieve barcode. Deze parameter wordt gevalideerd aan de hand van de lijst geldige instellingen / locaties voor de meta-instelling. De parameter Default Plaatskenmerk wordt alleen geboden bij de personeelsoptie en wordt gedefinieerd op het niveau van de meta-instelling. Wanneer er geen plaatskenmerk bestaat zal het default Plaatskenmerk worden gebruikt voor het aanmaken van een negatieve barcode. De parameter Default Aard van het werk wordt alleen geboden bij de personeelsoptie en wordt gedefinieerd op het niveau van de meta-instelling. Wanneer er geen plaatskenmerk bestaat zal de default Aard van het werk worden gebruikt voor het aanmaken van een negatieve barcode. Wanneer het systeem een bestaand plaatskenmerk vindt bij de titel, dan zal dit worden gebruikt voor de bestaande reserveringsregels. De laatste parameter wordt alleen geboden bij de personeelsoptie en wordt gedefinieerd op locatie niveau. Deze is gerelateerd aan de wijze waarop

197 197/394 reserveringskosten worden berekend. Deze optie werkt alleen wanneer reserveringskosten worden berekend op het moment van plaatsing. Reserveringskosten worden berekend volgens deze logica: - Wanneer de parameter reserveringsgeld verschuldigd bij plaatsing wordt gekozen, worden de kosten in rekening gebracht op het moment dat de reservering geplaatst wordt (geen reserveringsgeld wanneer het echte exemplaar wordt gekoppeld). De kosten worden berekend op basis van de bekende lenerscategorie en de vermoedelijke aard van het werk. Deze geschatte kosten worden in rekening gebracht en wanneer het exemplaar vervolgens niet arriveert of de aard van het werk anders blijkt te zijn, dan blijven de kosten van de oorspronkelijke berekening intact. Als het exemplaar niet arriveert is de situatie niet slechter dan in het normale geval van een niet-gehonoreerde reservering. Het is afhankelijk van het bibliotheekbeleid of deze kosten worden gerestitueerd. De kosten worden op de normale wijze in rekening gebracht en kunnen afgerekend worden in AFO 414 met de gangbare betaalmethodes. - Wanneer de parameter reserveringsgeld verschuldigd als exemplaar wordt toegevoegd aan de collectie wordt gekozen, dan wordt er niets in rekening gebracht totdat er een exemplaar wordt gekoppeld. Op dit moment worden de werkelijke kosten berekend en aan de openstaande posten van de lener toegevoegd. De kosten kunnen op de normale wijze worden afgerekend. Het is nodig mensen ervan te weerhouden eindeloos reserveringen te plaatsen terwijl ze niet weten dat er later kosten in rekening gebracht zullen worden. Er wordt een waarschuwing getoond met de minimum en maximum kosten, afgeleid van parameters behorende bij de lenerscategorie. Wanneer de parameter is gezet om kosten te berekenen op het moment van plaatsen van de reservering, wordt de volgende waarschuwing getoond wanneer de reservering wordt ingevoerd: Deze titel komt niet voor in de collectie. Wilt u de reservering nog plaatsen? Wanneer de parameter is gezet om kosten te berekenen op het moment van toevoegen van een exemplaar aan de collectie, wordt de volgende waarschuwing getoond wanneer de reservering wordt ingevoerd: Deze titel komt niet voor in de collectie. Reserveringsgeld zal bedragen tussen <bedrag> en <bedrag> voor deze reservering als een exemplaar wordt toegevoegd aan de collectie.wilt u de reservering nog plaatsen? Deze boodschap maakt duidelijk dat er kosten zullen worden berekend en waarom ze nog niet op dit moment worden berekend.

198 198/394 Het dialoogvenster voor de WebOPAC ziet er zo uit: AFO 421 Reserveren In de lijst van exemplaren in AF) 421 worden de negatieve barcodes behorend bij een titel niet getoond. Onderstaande is ALLEEN van toepassing op monografieën: Na het kiezen van de optie Reserveren en het selecteren van de lener controleert het systeem of de titelbeschrijving (monografie) geen echte exemplaren heeft (binnen uw meta-instelling). Wanneer u probeert een reservering te plaatsen, controleert het systeem de parameters voor personeel in AFO 481. Wanneer de personeelsoptie 0 is (Titels zonder exemplaren mogen niet gereserveerd worden), kunt u geen reservering plaatsen (zoals tevoren). Wanneer de personeelsoptie 1 is (Titels zonder exemplaren mogen alleen gereserveerd worden als ze in bestelling zijn) controleert het systeem of de titel in bestelling is en of de bestelling verzonden is. Als zo n bestelling bestaat kunt u een reservering plaatsen. Wanneer de personeelsoptie 2 is (Alle titels mogen gereserveerd worden) kunt u een reservering plaatsen. De reserveringskosten worden berekend volgens de logica zoals al besproken in het onderdeel van de parameterinstellingen en u krijgt de boodschap Deze titel komt niet voor in de collectie. Klik op OK als u wilt doorgaan met de reservering.

199 199/394 Wanneer de reservering kan doorgaan wordt het standaard dialoogvenster voor reserveringen getoond. Wanneer een reservering geplaatst wordt voor een exemplaar waarvan de begindatum na vandaag ligt, zal de ingangsdatum voor de reservering gelijk zijn aan die datum. Door in dit venster op OK te klikken plaatst u de reservering. Het plaatsingsgebied voor de reservering wordt automatisch op systeembreed gezet AFO 111 Aanpassingen voor tonen negatieve barcode In AFO 111 worden de negatieve barcodes getoond op het scherm Samenvatting Object. In de kolom Beschikbaarheid wordt de status getoond als niet voorradig. Ook op het detailscherm van dit exemplaar wordt de status getoond als niet voorradig AFO 423 Aanpassingen voor negatieve barcodes Bij het toekennen van een nieuwe barcode wordt gecontroleerd of de prefix van de barcode niet overeenkomt met de prefix zoals gedefinieerd in AFO 481 Reserveringen Reserveringen van titels zonder objecten. Als deze wel overeenkomt met de prefix van het in te voeren exemplaar, dan is de barcode ongeldig. Als het actuele exemplaar een negatieve barcode is, dan zijn de buttons Kopiëren en Kopiëren multiple niet actief AFO 311 Tijdschriften Ontvangsten Bij het toekennen van een nieuwe barcode wordt gecontroleerd of de prefix van de barcode niet overeenkomt met de prefix zoals gedefinieerd in AFO 481 Reserveringen Reserveringen van titels zonder objecten. Als deze wel overeenkomt met de prefix van het in te voeren exemplaar, dan is de barcode ongeldig.

200 200/ AFO 415 Bekijken/annuleren reserveringen In AFO 415 wordt automatisch de nieuwe reservering behorend bij de negatieve barcode getoond. In het overzicht van Bekijken/annuleren reserveringen worden 3 verschillende statussen niet voorradig. getoond voor de negatieve barcodes. Deze 3 statussen zijn niet voorradig - open, niet voorradig in afwachting, niet voorradig vervallen. In het overzicht van gereserveerde exemlaren wordt alleen de status niet voorradig. getoond. Wanneer de laatste reservering wordt verwijderd van een negatieve barcode, dan wordt de negatieve barcode geschrapt AFO Reserveringen In AFO 418 Reserveringen - Overzicht reserveringen is het mogelijk een filter toe te passen (voor titels zonder exemplaren) met de 3 nieuwe statussen : niet voorradig - open, niet voorradig in afwachting, niet voorradig vervallen. Wanneer u bijvoorbeeld zoekt naar reserveringen met een status niet voorradig - open die in de afgelopen week op uw locatie geplaatst zijn, kunt u deze bekijken en beslissen of u exemplaren van de titels gaat aanschaffen of aanvragen via IBL AFO Reserveringsrij In het overzicht van AFO 422 worden de 3 nieuwe statussen niet voorradig getoond voor de negatieve barcodes AFO 111/423 Exemplaren toevoegen aan titels met negatieve barcodes Wanneer een echt exemplaar wordt toegevoegd aan een titelbeschrijving zonder exemplaren, kijkt het systeem eerst of er een negatieve barcode gekoppeld is aan de beschrijving. Als die er is (binnen de meta-instelling) worden alle reserveringen behorend bij die negatieve barcode verplaatst van de negatieve barcode naar de echte barcode. De paklijst wordt bijgewerkt met de echte barcode. Reserveringskosten worden alleen berekend wanneer in AFO 481 de parameter reserveringsgeld verschuldigd als exemplaar wordt toegevoegd aan de collectie is aangevinkt. De negatieve barcode wordt verwijderd. Deze logica is onafhankelijk van de instelling van de parameter Reserveren nieuwe exemplaren in AFO 481 Reserveren Diversen. Exemplaren kunnen worden toegevoegd via Beheer objecten, Toevoegen Plaatskenmerk of Ontvangst met barcode in de Bestelmodule.

201 201/ WebOPAC wijzigingen Wanneer in AFO 481 de parameter Reserveringsgeld verschuldigd bij plaatsing is aangevinkt, worden de reserveringskosten voor titels zonder exemplaren berekend op het moment van plaatsen van de reservering (geen reserveringskosten berekend wanneer het echte exemplaar wordt gekoppeld). De kosten worden berekend op basis van de bekende lenerscategorie en de geschatte aard van het werk (van de negatieve barcode ). Wanneer in AFO 481 de parameter reserveringsgeld verschuldigd als exemplaar wordt toegevoegd aan de collectie is aangevinkt, dan wordt er niets berekend voor de reservering totdat een echt exemplaar wordt gekoppeld. Op dat moment worden de werkelijke kosten berekend en toegevoegd aan de openstaande posten van de lener. Het is nodig mensen ervan te weerhouden eindeloos reserveringen te plaatsen terwijl ze niet weten dat er later kosten in rekening gebracht zullen worden. Er wordt een waarschuwing getoond met de minimum en maximum kosten, afgeleid van parameters behorende bij de lenerscategorie. Wanneer de parameter is gezet om kosten te berekenen op het moment van plaatsen van een reservering, wordt de volgende waarschuwing getoond wanneer de reservering wordt ingevoerd: Deze titel komt niet voor in de collectie. Reserveringsgeld zal bedragen tussen <bedrag> en <bedrag> voor deze reservering als een exemplaar wordt toegevoegd aan de collectie.wilt u de reservering nog plaatsen? Deze boodschap maakt duidelijk dat er kosten zullen worden berekend en waarom ze nog niet op dit moment worden berekend. Als er geen echt exemplaar wordt toegevoegd, wordt er niets berekend. Wanneer de parameter is gezet om kosten te berekenen op het moment van uitleen van een reservering, wordt de volgende waarschuwing getoond wanneer de reservering wordt ingevoerd: Deze titel komt niet voor in de collectie. Reserveringsgeld zal bedragen tussen <bedrag> en <bedrag> voor deze reservering als een exemplaar wordt toegevoegd aan de collectie.wilt u de reservering nog plaatsen? Deze boodschap maakt duidelijk dat er kosten zullen worden berekend en waarom ze nog niet op dit moment worden berekend. Als er geen exemplaar beschikbaar komt om af te halen, wordt er niets berekend Invoer / Uitvoer wijzigingen Negatieve barcodes kunnen niet worden geëxporteerd uit het systeem noch worden geïmporteerd in het systeem

202 202/ Parameters voor honoreren reserveringen Voor sommige bibliotheken is de tijd die verstrijkt tussen het plaatsen van een reservering en het beschikbaar komen om af te halen van het grootste belang. In sommige gevallen kan zelfs een deel van hun subsidie hiervan afhankelijk zijn. Wanneer een exemplaar geschikt is bevonden om een reservering te honoreren wordt het vastgehouden, maar wellicht moet het nog op transport naar de afhaallocatie. Bibliotheken willen misschien wel een exemplaar van de eigen locatie vasthouden wanneer dit beschikbaar komt nadat het eerste exemplaar op transport is gegaan, maar voordat het beschikbaar is op de afhaallocatie. Dit vergroot de mogelijkheid om een reservering snel te honoreren. Een exemplaar kan bijvoorbeeld vastgehouden worden aan de ene kant van het gebied dat de bibliotheek bestrijkt om een reservering te honoreren die geografisch aan de andere kant van het gebied ligt. Dus moet dat exemplaar op transport naar de afhaallocatie. In de tussentijd wordt er een ander exemplaar van de titel ingeleverd bij het filiaal dat de afhaallocatie is. In dat geval kan de bibliotheek er de voorkeur aan geven de reservering te honoreren met het exemplaar dat als tweede werd ingeleverd maar als eerst beschikbaar is om af te halen AFO Parameter setup Er zijn nu parameters die bepalen of het systeem een exemplaar moet vasthouden op de afhaallocatie om een reservering te honoreren, of dat het systeem moet wachten op het exemplaar dat op transport is. Er zijn ook parameters die bepalen of een exemplaar kan worden vastgehouden wanneer het op de plank staat, ingeleverd wordt, uitgeleend wordt, verlengd wordt (d.w.z. het wordt niet uitgeleend of verlengd maar vastgehouden voor de reservering). De keuze tussen vasthouden bij uitlenen/verlengen en vasthouden bij inleveren kan verschillend zijn voor uitleningen en verlengingen aan de balie, via de telefoon, via de Uitleenautomaat en via de WebOPAC. Wanneer men nee zegt op alle nieuwe parameters, dan blijft de huidige situatie gehandhaafd: wanneer een exemplaar wordt vastgehouden voor een reservering dan is dit het enige exemplaar dat de reservering kan honoreren. Deze parameters worden apart ingesteld voor de berichten vanuit de client, de telefoon, de Uitleenautomaat en de WebOPAC. Deze parameters moeten worden ingesteld voor elke locatie binnen de meta-instelling.

203 203/394 Kies AFO 481 Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen om de client (d.w.z. uitleenbalie) parameters in te stellen en het volgende dialoogvenster wordt getoond: Als een object ingenomen wordt Wanneer deze parameter is aangevinkt en een exemplaar wordt ingeleverd bij de huidige locatie (in AFO 412) terwijl er al een exemplaar op transport is naar deze locatie om de reservering te honoreren, wordt er gevraagd of u het exemplaar dat wordt ingeleverd wilt vasthouden in plaats van te wachten op het exemplaar dat onderweg is. Als een object uitgeleend wordt Wanneer deze parameter is aangevinkt en een exemplaar wordt uitgeleend bij de huidige locatie (in AFO 411) terwijl er al een exemplaar op transport is naar deze locatie om de reservering te honoreren, wordt er gevraagd of u het exemplaar dat wordt uitgeleend wilt vasthouden in plaats van te wachten op het exemplaar dat onderweg is. Als een object verlengd wordt in AFO413 Wanneer deze parameter is aangevinkt en een exemplaar wordt verlengd bij de huidige locatie (in AFO 413) terwijl er al een exemplaar op transport is naar deze locatie om de reservering te honoreren, wordt er gevraagd of u het exemplaar dat wordt verlengd wilt vasthouden in plaats van te wachten op het exemplaar dat onderweg is. Als een object verlengd wordt in AFO419 Wanneer deze parameter is aangevinkt en een exemplaar wordt verlengd bij de huidige locatie (in AFO 419) terwijl er al een exemplaar op transport is naar deze locatie om de reservering te honoreren, wordt er gevraagd of u het exemplaar dat wordt verlengd wilt vasthouden in plaats van te wachten op het exemplaar dat onderweg is.

204 204/394 Als een object thuis is Wanneer deze parameter is aangevinkt en een exemplaar wordt gevonden op de paklijst (in AFO 418) terwijl er al een exemplaar op transport is naar deze locatie om de reservering te honoreren, wordt er gevraagd of u het exemplaar dat wordt op de paklijst staat wilt vasthouden in plaats van te wachten op het exemplaar dat onderweg is. Kies AFO 481 WebOPAC Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen om de WebOPAC parameters in te stellen en het volgende dialoogvenster wordt getoond: Wanneer deze parameter is aangevinkt zal het systeem u niet toestaan een exemplaar te verlengen (via de WebOPAC) dat kan worden vastgehouden om een reservering te honoreren waarvoor al een ander exemplaar onderweg is. Kies AFO 481 Berichten per telefoon Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen om de telefoon parameters in te stellen en het volgende dialoogvenster wordt getoond: Wanneer deze parameter is aangevinkt zal het systeem u niet toestaan een exemplaar te verlengen (via de telefoon) dat kan worden vastgehouden om een reservering te honoreren waarvoor al een ander exemplaar onderweg is.

205 205/394 Kies AFO 481 Uitleenautomaat Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen om de uitleenautomaat parameters in te stellen en het volgende dialoogvenster wordt getoond: Als een object ingenomen wordt Wanneer deze parameter is aangevinkt wordt het exemplaar vastgehouden op dezelfde wijze als andere innames via de uitleenautomaat worden vastgehouden. Als de status van een exemplaar In de bibliotheek is, verschijnt het op de normale manier op de paklijst. Als een object uitgeleend wordt Wanneer deze parameter is aangevinkt, zal het systeem niet toestaan dat een exemplaar wordt uitgeleend (via de Uitleenautomaat) dat kan worden vastgehouden om een reservering te honoreren waarvoor al een ander exemplaar onderweg is. Als een object verlengd wordt Wanneer deze parameter is aangevinkt, zal het systeem niet toestaan dat een exemplaar wordt verlengd (via de Uitleenautomaat) dat kan worden vastgehouden om een reservering te honoreren waarvoor al een ander exemplaar onderweg is. Wanneer geen van deze parameters is aangevinkt voor een Instelling/Locatie combinatie, werkt het systeem hetzelfde als in eerdere releases. Bijvoorbeeld: zodra een exemplaar op transport gaat om een reservering te honoreren worden alle andere mogelijke exemplaren verwijderd van de reservering. Wanneer een of meer van deze parameters zijn aangevinkt voor een Instelling/Locatie combinatie, blijven de exemplaren van de afhaallocatie gekoppeld aan de reservering wanneer het systeem een exemplaar van de Instelling/Locatie op transport zet. Afhankelijk van het aanvinken van de parameters, kan het systeem proberen de reservering te honoreren met één van de andere exemplaren voordat het exemplaar dat onderweg is arriveert bij de afhaallocatie.

206 206/ AFO 411 Uitlenen wijzigingen Wanneer de parameter Als een object uitgeleend wordt is aangevinkt zal het systeem in AFO 411 Uitlenen proberen een reservering te honoreren waarvoor al een exemplaar onderweg is naar de afhaallocatie. Het systeem stelt de volgende vraag: OK het exemplaar zal niet worden vastgehouden voor de reservering als er al een exemplaar op transport is. Als er echter nog meer reserveringen in de wachtrij zijn zal de standaard boodschap Exemplaar is gereserveerd voor een andere lener. Klik OK om uit te lenen verschijnen. Wanneer men Nee antwoordt, wordt het exemplaar niet uitgeleend. Antwoordt men ja, of zijn er geen verdere reserveringen, dan wordt het exemplaar uitgeleend. Annuleer onderstaande boodschap wordt getoond. Het exemplaar wordt niet uitgeleend AFO 412 Innemen wijzigingen Wanneer de parameter Als een object ingenomen wordt is aangevinkt zal het systeem in AFO 412 Innemen proberen een reservering te honoreren waarvoor al een exemplaar onderweg is naar de afhaallocatie. Het systeem stelt de volgende vraag:

207 207/394 Wanneer men op OK klikt wordt het exemplaar vastgehouden voor de reservering waarvoor al een exemplaar onderweg is. Wanneer men op Annuleren klikt wordt het exemplaar vastgehouden voor de volgende reservering in de wachtrij (als die er is). Als er verder geen reserveringen zijn wordt het exemplaar gewoon ingenomen AFO 413 Verlengen wijzigingen Wanneer de parameter Als een object verlengd wordt (413) is aangevinkt zal het systeem in AFO 413 Verlengen proberen een reservering te honoreren waarvoor al een exemplaar onderweg is naar de afhaallocatie. Het systeem stelt de volgende vraag: OK het exemplaar zal niet worden vastgehouden voor de reservering als er al een exemplaar op transport is. Als er echter nog meer reserveringen in de wachtrij zijn zal de standaard boodschap Exemplaar is gereserveerd voor een andere lener. Wilt u het exemplaar voor deze lener verlengen verschijnen. Wanneer men Nee antwoordt, wordt het exemplaar niet verlengd. Antwoordt men ja, of zijn er geen verdere reserveringen, dan wordt het exemplaar verlengd. Annuleer onderstaande boodschap wordt getoond.

208 208/ AFO 419 Verlengen wijzigingen Wanneer de parameter Als een object verlengd wordt (419) is aangevinkt zal het systeem in AFO 413 Verlengen proberen een reservering te honoreren waarvoor al een exemplaar onderweg is naar de afhaallocatie. Het systeem stelt de volgende vraag: OK het exemplaar zal niet worden vastgehouden voor de reservering als er al een exemplaar op transport is. Als er echter nog meer reserveringen in de wachtrij zijn zal de standaard boodschap Exemplaar is gereserveerd voor een andere lener. Wilt u het exemplaar voor deze lener verlengen verschijnen. Wanneer men Nee antwoordt, wordt het exemplaar niet verlengd. Antwoordt men ja, of zijn er geen verdere reserveringen, dan wordt het exemplaar verlengd. Annuleer onderstaande boodschap wordt getoond AFO 418 Paklijst wijzigingen Wanneer de parameter Als een object thuis is aangevinkt zal het systeem in AFO 418 Overzicht paklijsten proberen een reservering te honoreren waarvoor al een exemplaar onderweg is naar de afhaallocatie. Het systeem stelt de volgende vraag:

209 209/394 Wanneer men op OK klikt wordt het exemplaar vastgehouden voor de reservering waarvoor al een exemplaar onderweg is. Wanneer men op Annuleren klikt wordt het exemplaar vastgehouden voor de volgende reservering in de wachtrij (als die er is). Als er verder geen reserveringen zijn blijft het exemplaar op de paklijst.

210 210/ Reserveringen annuleringsredenen Introductie Er is een mogelijkheid toegevoegd om een reden voor annuleren van een reservering op te geven. Deze mogelijkheid is beschikbaar voor personeel bij het annuleren van reserveringen. Annuleringen gedaan door de lener via de WebOPAC krijgen automatisch als reden Geannuleerd WebOPAC Annuleringsredenen terminologie De annuleringsredenen kunnen door de bibliotheek worden gedefinieerd; alle bibliotheken die deel uitmaken van hetzelfde uitleensysteem delen dezelfde set annuleringsredenen. Elke annuleringsreden heeft een eigenschap die verwijst naar een systeemlijst van annuleringen. Zowel de door de bibliotheek gedefinieerde lijst als de systeemlijst zijn beschikbaar voor het produceren van statistieken (via SSP). Elke door de bibliotheek gedefinieerde annuleringsreden heeft de volgende eigenschappen: Annuleringscode (dit is een door het systeem toegekend nummer) Verwoording Type (dit is de referentie naar de systeemlijst) In gebruik (Ja / Nee) De volgende systeemgedefinieerde annuleringsredenen zijn beschikbaar Type Toelichting 1 Geannuleerd WebOPAC 2 Geannuleerd niet meer nodig 3 Geannuleerd verlopen 4 Geannuleerd niet leverbaar Voorbeeld van door de bibliotheek gedefinieerde annuleringsredenen die behoren bij type 4 zijn: te duur, in herdruk, enz. Wanneer het systeem wordt geïnstalleerd of geüpgrade naar release 2.4 zal het systeem automatisch 4 annuleringsredenen aanmaken die identiek zijn aan de 4 systeemtypes.

211 211/ Wijzigingen in workflow Wanneer een reservering wordt geannuleerd via de client, wordt een dialoogvenster aangeboden. Dit dialoogvenster bevat een dropdown lijst met beschikbare annuleringsredenen. Dit ziet er als volgt uit: Kies de annuleringsreden of kies Annuleren om deze actie af te breken. Merk op dat het type WebOPAC niet verschijnt in deze lijst. Opmerkingen 1. Zowel de door de bibliotheek gedefinieerde lijst als de systeemlijst zijn beschikbaar als data-elementen in de SSP data dictionary. 2. De parameters worden ingesteld via AFO 481.

212 212/ Verlengen als onderdeel van uitlenen In AFO 411 / 464 staat het systeem impliciet toe dat een exemplaar verlengd wordt dat al uitgeleend is aan dezelfde lener AFO 481 Parameter setup In AFO 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen, is een nieuwe parameter toegevoegd Verlengen tijdens uitleen. Als deze parameter is aangevinkt zal in AFO 411 / 461 een exemplaarbarcode die gescand wordt en al uitgeleend is aan deze lener, verlengd worden AFO 411 Uitleen wijzigingen Wanneer u het exemplaar uitleent aan dezelfde lener: 1. Wanneer de parameter Verlengen tijdens uitleen is aangevinkt, wordt het volgende dialoogvenster getoond:

213 213/394 Nadat men op OK klikt wordt de verlenging verwerkt. Als het exemplaar echter nodig is om een reservering te honoreren waarvoor al een exemplaar onderweg is, zal er een nieuwe boodschap op het scherm verschijnen: OK het exemplaar zal niet worden vastgehouden voor de reservering als er al een exemplaar op transport is. Als er echter nog meer reserveringen in de wachtrij zijn zal de standaard boodschap Exemplaar is gereserveerd voor een andere lener. Wilt u het exemplaar voor deze lener verlengen verschijnen. Wanneer men Nee antwoordt, wordt het exemplaar niet verlengd. Antwoordt men ja, of zijn er geen verdere reserveringen, dan wordt het exemplaar verlengd. Annuleer onderstaande boodschap wordt getoond. 2. Wanneer de parameter Verlengen tijdens uitleen niet is aangevinkt, wordt de volgende boodschap getoond: Exemplaar al uitgeleend aan deze lener. U mag geen verlengingen doen tijdens uitlenen. Wanneer u het exemplaar uitleent aan een andere lener: 1. Wanneer de parameter Verlengen tijdens uitleen is aangevinkt, wordt het volgende dialoogvenster getoond (geen wijzigingen t.o.v. huidige functionaliteit):

214 214/ Wanneer de parameter Verlengen tijdens uitleen niet is aangevinkt, wordt de volgende boodschap getoond: Exemplaar al uitgeleend aan deze lener. U mag niet innemen tijdens uitlenen.

215 215/ Verlengen met objectbarcode Om verlengen efficiënter te maken, is een nieuwe optie toegevoegd in AFO 413/419 waarmee exemplaren verlengd kunnen worden door het intikken van de exemplaarbarcode (zonder eerst de lener op te hoeven zoeken). Op het dialoogvenster om een lener op te zoeken in AFO 413/419 staat een nieuwe button Per exemplaar. Hierna toont het systeem het nieuwe scherm om met objectbarcode te verlengen.

216 216/ Verlengen per exemplaar scherm Op het verlengen per exemplaar scherm kunt u barcodes invoeren in de kolom Object. Het systeem vult de informatie in de overige kolommen in. Nr. het regelnummer Object de exemplaarbarcode (wanneer het exemplaar voor de voorlaatste keer wordt verlengd, staat er een waarschuwingsicoontje zoals beschreven in de sectie Voorlaatste waarschuwing bij verlengen in dit document) Categorie de aard van het werk van het exemplaar, getoond als lettercode Titel de titel van het exemplaar Afd de locatie waar het exemplaar was uitgeleend Uit de datum waarop het exemplaar was uitgeleend V het aantal keren dat het exemplaar is verlengd, inclusief de huidge verlenging Vervdat de vervaldatum, nu het exemplaar zojuist is verlengd Leengeld leengelden die het gevolg zijn van de verlenging Boete boetes voor verlengen van het exemplaar Lener de naam van de lener Open bedrag de openstaande posten van deze lener (zoals getoond op het inleverscherm 412) Objecten thuis het aantal exemplaren dat deze lener thuis heeft (lener (zoals getoond op het inleverscherm 412) Lenen loont - Lenen loont informatie zoals getoond in de laatste kolom (nog zonder kolomkop) in de schermen van AFO 411 en 412.

217 217/394 De beschikbare buttons op dit nieuwe scherm zijn: Geld innen switch naar standaard AFO 414 scherm Schrappen transactie selecteer de regel of regels en dan deze button om een verlenging of verlengingen ongedaan te maken Cumulatieve uitleenbon dezelfde functionaliteit als AFO 413/419 Details dezelfde functionaliteit als AFO 413/419 scherm Navigeer naar verlengen per lener selecteer een regel op het scherm en dan deze button om te switchen naar een normaal 413/419 scherm, waar het exemplaar zal worden getoond als zijnde al verlengd Parameters Er is een nieuwe parameter toegevoegd aan AFO 481 Diversen Uitleenprocedure Verlengen: maximum aantal objecten voordat transacties opgeslagen worden. De uitleenmodule is zo gebouwd dat data alleen worden opgeslagen nadat de transactie compleet is. Dit betekent bijvoorbeeld, dat alle verlengtransacties worden opgeslagen als één entiteit en niet na elke aparte transactie. Het systeem gebruikt de nieuwe parameter om te bepalen na hoeveel transactie een automatische opslagactie moet plaatsvinden. Geef het maximum aantal transacties op dat mag worden opgeslagen als één entiteit.

218 218/ Overtreden verlengen van gereserveerde exemplaren Er is een nieuwe autorisatie in AFO 611 die bepaalt of men een exemplaar mag verlengen waarop een reservering rust. Er is ook een parameter toegevoegd waarmee een gereduceerde verlengtermijn kan worden bepaald voor exemplaren waarop een reservering rust AFO 611 Nieuwe autorisatie In AFO Paswoordbeheer Leners- en uitleenadministratie, is een nieuwe autorisatie toegevoegd. Deze heet Verlengen van gereserveerde exemplaren. Wanneer een medewerker een exemplaar waarop een reservering rust niet mag verlengen, moet deze medewerker toegevoegd worden aan de lijst van gebruikers die geen toegang hebben tot deze functie AFO 481 Uitleenregels In AFO 481 Uitleenregels is een nieuwe parameter toegevoegd die bepaald wat de lengte van de gereduceerde uitleentermijn is voor verlenging van een exemplaar waarop een reservering rust (het vijfde element). Merk op dat er al een parameter is toegevoegd die bepaald wat de lengte van de gereduceerde uitleentermijn is voor verlenging van een exemplaar (het vierde element).

219 219/ Wijzigingen in de logica Wanneer een exemplaar verlengd wordt waarop een reservering rust, controleert het systeem eerst de nieuwe autorisatie in AFO 611 om te bepalen of u gerechtigd bent deze verlenging uitte voeren. Wanneer u gerechtigd bent verschijnt de melding: Exemplaar gereserveerd voor een andere. Wanneer er een gereduceerde uitleentermijn geldt voor het verlengen van een gereserveerd exemplaar (vijfde element gedefinieerd in AFO 481 Uitleentermijnen) zal het systeem deze waarden gebruiken om de nieuwe vervaldatum te berekenen. Wanneer er geen gereduceerde uitleentermijn geldt voor het verlengen van een gereserveerd exemplaar voor de betreffende lenerscategorie/aard van het werk zal het systeem de waarde in het vierde element gebruiken om de nieuwe vervaldatum te berekenen. Wanneer er geen gereduceerde uitleentermijn geldt voor het dan wordt de

220 220/394 uitleentermijn uit het eerste element gebruikt gebruiken om de nieuwe vervaldatum te berekenen. 5.9 Waarschuwing bij voorlaatste verlenging Introductie Het systeem toont nu twee nieuwe waarschuwingen op het overzichtsscherm van Verlengen. Uitleningen die het maximum aantal verlengingen hebben bereikt en uitleningen die nog één keer verlengd kunnen worden, zijn gemarkeerd met specifieke icoontjes Waarschuwingsiconen maximum aantal verlengingen Uitleningen die niet meer verlengd kunnen worden omdat het maximum aantal verlengingen is bereikt, worden gemarkeerd door het volgende icoontje: Uitleningen die nog één keer kunnen worden verlengd, worden gemarkeerd door het volgende icoontje: Merk op dat deze alleen getoond worden op basis van de Maximaal aantal verlengingen parameter. Er kunnen ook andere parameters of statussen zijn die bepalen dat de uitlening niet verlengd kan worden, maar deze worden niet aangegeven met een icoon. Schermvoorbeeld Een verlengscherm met de waarschuwingsiconen ziet er als volgt uit:

221 221/394 De uitleningen op regel 1 t/m 20, 22 en 21 kunnen niet meer verlengd worden. De uitlening op regel 21 kan nog één keer verlengd worden. (NB. Zoals hierboven beschreven kunnen er andere redenen zijn waarom regel 21 niet verlengd kan worden) Wijzigingen in WebOPAC Gebruikersactiviteiten Merk op dat de waarschuwing bij voorlaatste verlenging ook getoond wordt in de WebOPAC bij Gebruikersactiviteiten. Op de pagina waar de huidige uitleningen van een lener worden getoond and vanwaar de lener één of meer exemplaren kan verlengen, wordt ook de waarschuwing voor de voorlaatste verlenging getoond.

222 222/ maximum aantal verlengingen doorbreken Het systeem staat nu alleen geautoriseerde medewerkers toe om het maximum aantal verlengingen en de maximale uitleenperiode te overtreden bij het doen van een nietstandaard verlenging van één exemplaar AFO Workflow Wanneer een exemplaar voor het maximale aantal keren is verlengd of wanneer de maximale uitleenperiode is bereikt, leidt een bulk verlenging of een standaard verlenging van het exemplaar tot de volgende boodschap: Deze boodschap moet bevestigd worden door op OK te klikken. Wanneer u het exemplaar selecteert en kiest voor het niet-standaard verlengen van één exemplaar wordt een dialoogvenster aangeboden waarin u een nieuwe vervaldatum kunt selecteren of een aantal dagen opgeven voor de verlenging. Voer het aantal dagen of de vervaldatum in. Klik op OK. Het systeem toont dan het volgende scherm:

223 223/394 Voer hier een geldig wachtwoord in, zoals gedefinieerd in AFO 481 Diversen Uitleenprocedure Algemeen. Wanneer geen geldig wachtwoord wordt ingegeven of wanneer op Annuleren wordt geklikt, keert het systeem terug naar het verlengscherm zonder dat de verlenging is uitgevoerd. Onderstaand scherm wordt getoond voor het overtreden van de maximale uitleentermijn: Merk op dat wanneer beide blokkades van toepassing zijn op dezelfde verlenging allebei de boodschappen worden getoond, in aparte vensters.

224 224/ Bulk verlenging afbreken individuele exemplaren Het Verlengscherm heeft een optie om alle verlengacties ongedaan te maken. Er is een nieuwe icoon op dit scherm in Release 2.4. Deze nieuwe icoon Verleningig van een of meerdere objecten ongedaan maken stelt u in staat het verlengen ongedaan te maken van 1 of meer exemplaren die u zojuist geselecteerd heeft voor verlengen. Met deze nieuwe optie is het mogelijk de om de button voor de Standaardverlenging van alle exemplaren te gebruiken en daarna selectief een aantal verlengingen ongedaan te maken. Wanneer er leengeld was berekend, wordt dit ongedaan gemaakt.

225 225/ Vermist status Het systeem staat nu geautoriseerde medewerkers toe om exemplaren vermist te verklaren vanaf het overzichtsscherm van objecten en vanaf het paklijst scherm. Het systeem staat ook toe dat van exemplaren de vermist-status wordt opgeheven in AFO 411/461 Uitlenen en AFO 412 Innemen. Dit laatste verbetert de algehele workflow in de uitleenmodule omdat het niet meer nodig is naar AFO 462/3 te gaan om de vermist status toe te kennen dan wel op te heffen. Het is mogelijk om meer dan één Vermist locatie te hebben. Dit geeft grotere flexibiliteit bij het vermist verklaren van exemplaren AFO Vermissingen Parameter Setup In AFO 461 Beheerdersadministratie is er een nieuwe optie die aangevinkt kan worden bij het invoeren van een nieuwe beheerder. Deze optie heet, Worden items op deze locatie beschouwd als vermist?. Dit maakt het mogelijk om meer dan één Vermist locatie te hebben.

226 226/ AFO 411 Uitlenen Wanneer u een exemplaarbarcode invoert controleert het systeem of de beheerder een locatie is van het type Vermist. Als dit het geval is, verschijnt onderstaande boodschap. Klik op OK om de vermist status te verwijderen. Klik op Annuleren om de vermist status intact te laten.

227 227/394 Wanneer u op OK klikt wordt de locatie van de Beheerder gelijkgesteld aan uw huidige fysieke locatie. De uitlening wordt op de normale wijze voortgezet. Wanneer het exemplaar wordt ingeleverd zal het systeem, indien nodig, het exemplaar op transport zetten naar de locatie van de Eigenaar AFO 412 Innemen Wanneer u een exemplaarbarcode invoert controleert het systeem of de beheerder een locatie is van het type Vermist. Als dit het geval is, verschijnt onderstaande boodschap. Klik op OK om de vermist status te verwijderen. Klik op Annuleren om de vermist status intact te laten. Wanneer u op OK klikt wordt de locatie van de Beheerder gelijkgesteld aan uw huidige fysieke locatie. De inname wordt op de normale wijze voortgezet. Indien nodig zal het systeem het exemplaar op transport zetten naar de locatie van de Eigenaar AFO Reserveringen Overzicht paklijsten U kunt exemplaren als vermist markeren in AFO 418 Reserveringen Overzicht paklijsten. Er is een nieuwe button, Wijzig status, op het scherm Overzicht paklijsten. U kunt een exemplaar selecteren en dan op deze button klikken. Er wordt een nieuw dialoogvenster getoond, waarop het de juiste vermist status kunt kiezen. The dropdown lijst bevat een blanco om de status te verwijderen en een lijst van beheerders die zijn aangemerkt als, Worden items op deze locatie beschouwd als

228 228/394 vermist?. Aan exemplaren kan een vermist status worden toegekend, de vermiststatus kan worden opgeheven of de vermist-status kan worden gewijzigd in een andere AFO 423 Beheer objecten U kunt exemplaren als vermist markeren op het overzichtsscherm van een exmplaar in AFO 423 Beheer objecten. Er is een nieuwe button, Wijzig status, op het overzichtsscherm. U kunt een exemplaar selecteren en dan op deze button klikken. Er wordt een nieuw dialoogvenster getoond, waarop het de juiste vermist status kunt kiezen. The dropdown lijst bevat een blanco om de status te verwijderen en een lijst van beheerders die zijn aangemerkt als, Worden items op deze locatie beschouwd als vermist?. Aan exemplaren kan een vermist status worden toegekend, de vermiststatus kan worden opgeheven of de vermist-status kan worden gewijzigd in een andere.

229 229/ AFO 464 Uitleen (met leenhistorie) Wanneer u een exemplaarbarcode invoert controleert het systeem of de beheerder een locatie is van het type Vermist. Als dit het geval is, verschijnt onderstaande boodschap.

230 230/394 Klik op OK om de vermist status te verwijderen. Klik op Annuleren om de vermist status intact te laten. Wanneer u op OK klikt wordt de locatie van de Beheerder gelijkgesteld aan uw huidige fysieke locatie. De inname wordt op de normale wijze voortgezet. Indien nodig zal het systeem het exemplaar op transport zetten naar de locatie van de Eigenaar AFO 462/463 Bewegen van objecten Bij het ontvangen van een exemplaar dat gemarkeerd was als vermist voor de locatie waarheen het niet is verzonden, kreeg u een waarschuwing Exemplaar verstuurd naar een andere Beheerder. Deze boodschap is aangepast zodat nu ook de andere Beheerder getoond wordt.

231 231/ Nieuwe indexen voor leners ( , telefoon) Introductie Er zijn twee nieuwe indexen bij gekomen voor het zoeken in de lenersadministratie: telefoonnummer en adres Telefoonnummer index De telefoonnummer index is een samengestelde index met telefoonnummer en mobiel nummer. Alle telefoonnummers uit (alle adresblokken van) het lenersrecord worden in deze index opgenomen. De telefoonnummers worden als volgt genormaliseerd: 1. Alle interpunctie, inclusief spaties en hekjes, wordt verwijderd; 2. Alle karakters voor het eerste cijfer worden verwijderd; 3. Alle karakters volgend op het eerste overgebleven alfabetische karakter worden verwijderd Zoeken op telefoonnummer Telefoonnummers kunnen worden ingevoerd met of zonder kengetallen of landencodes (omdat men niet kan rekenen op de aan- of afwezigheid van kengetal en landencode). Om dit te ondersteunen wordt automatisch linkse truncatie toegepast. Wanneer de database de volgende telefoonnummers bevat: levert een zoekactie op met alle drie de nummers als resultaat. Het automatisch links trunceren betekent ook dat wanneer men zoekt op delen van een telefoonnummer (bijv. 040 )men niet de telefoonnummers krijgt die beginnen met 040, maar de nummers die eindigen op 040.

232 232/394 De normalisatie die wordt toegepast bij het indexeren wordt ook toegepast bij het zoeken, hetgeen betekent dat het telefoonnummer kan worden opgezocht door het intikken van (bijv.) , of Wanneer de index telefoonnummer wordt gebruikt zal het systeem het telefoonnummer tonen in een extra kolom op het resultaatscherm. Het telefoonnummer wordt getoond zoals het is opgeslagen in de index, d.w.z. in de genormaliseerde vorm (dus zonder interpunctie e.d). De leners worden getoond op volgorde van telefoonnummer, daarbinnen op leners ID adres index Alle adressen uit (alle adresblokken van) het lenersrecord worden in deze index opgenomen. De adressen worden als volgt genormaliseerd: 1. Alle interpunctie, inclusief spaties maar uitgezonderd teken, wordt verwijderd; 2. Alle alfabetische karakters worden omgezet naar hoofdletters Zoeken op adres adressen kunnen worden ingevoerd met kleine letters of hoofdletters en met of zonder interpunctie. Dus het zoeken op t.touran@geac.com geeft als resultaat t.touran@geac.com en ook ttouran@geac.com ; het zoeken op ttouran@geac.com geeft als resultaat return ttouran@geac.com en ook t.touran@geac.com. Er wordt automatisch rechtse truncatie toegepast, dus een zoekactie op t levert alle adressen op die beginnen met de letter t. Zoeken op ttouran geeft als resultaat ttouran@geac.com, t.touran@geac.com, t.touran@geac.uk.com, ttouranvw@thenet.com, enz.

233 233/394 Wanneer de index adres wordt gebruikt zal het systeem het adres tonen in een extra kolom op het resultaatscherm. Het adres wordt getoond zoals het is opgeslagen in de index, d.w.z. in de genormaliseerde vorm (dus zonder interpunctie e.d). De leners worden getoond op volgorde van adres, daarbinnen op leners ID.

234 234/ Parameters De indexen voor telefoonnummer en adres kunnen worden aangezet via AFO Implementatie Hoe worden indexen voor telefoonnummer en adres geactiveerd? Voer onderstaande stappen uit wanneer u deze indexen wilt gaan gebruiken: 1 Ga naar AFO 481 en activeer de nieuwe indexen. 2 ga naar AFO 444 en herindexeer het lenersbestand. Nadat u dit gedaan heeft, zal het systeem indexen hebben aangemaakt van telefoonnummer en / of adres voor alle leners in het lenersbestand.

235 235/ Toegang tot historische informatie voor leners Introductie Vanaf het Detailscherm in de Lenersadministratie (AFO 431) is een nieuwe optie beschikbaar: toegang tot historische informatie voor leners. Deze optie toont, voor een gegeven periode, de transacties van deze lener. De periode gedurende welke deze informatie wordt bewaard is doorgaans het lopende en het voorgaande jaar, maar dit kan per systeem verschillen. In principe worden alle uitleentransacties waar de lener bij betrokken was getoond. Dit is inclusief technische transacties en transacties die zijn aangemaakt als onderdeel van (nachtwaker) batch processen. De informatie die wordt getoond in AFO 431 wordt automatisch bijgewerkt en is online, d.w.z. elke keer dat een lener betrokken is bij een transactie wordt de historische informatie automatisch bijgewerkt. De invoering van dit historisch overzicht overlapt met sommige andere, bestaande historische overzichten (bijv. Betaalhistorie). Hoewel deze overlap duidelijk is, zijn er geen aanpassingen gemaakt aan de andere historische overzichten Overzicht van transacties Het detailscherm in AFO 431 heeft een nieuwe button, die toegang geeft tot een scherm dat de uitleentransacties toont in aflopende chronologische volgorde. Voor elke transactie toont het systeem de datum, de tijd, het transactienummer en het transactietype (een kolom Details is toegevoegd voor toekomstig gebruik). Transactietypen zijn bijvoorbeeld: Uitlening, Reservering, Verlenging enz. Merk op dat elke regel in dit overzicht een transactie weergeeft binnen de context van de Vubis Smart uitleenmodule. Als bijvoorbeeld in één uitleensessie 6 exemplaren worden uitgeleend, is dit één transactie en wordt dit op één regel getoond in het historisch overzicht. Het scherm ziet er dan zo uit:

236 236/394 Op dit scherm zijn de volgende opties beschikbaar: Bekijk details om de details van een transactie te bekijken Output om de details af te drukken naar scherm, printer, spreadsheet, enz. Filter om een filter toe te voegen of te verwijderen Savelist om de transacties op te slaan in een savelist Bekijk details De optie Bekijk details toont de details van de transactie in een pop-up scherm. Hierin staan twee soorten informatie: algemene informatie (gemeenschappelijk voor alle acties binnen de transactie) en informatie uniek voor elke actie binnen de transactie. Het inleveren van 6 exemplaren heeft 1 sectie algemene informatie en 6 secties specifieke informatie. Onderstaand voorbeeld toont een Inname transactie (1 exemplaar ingenomen).

237 237/394 Algemene informatie Criterium Data Opmerkingen Datum van transactie Datum waarop de transactie plaatsvond Nummer van transactie Tijdstip van transactie Instelling Locatie Medewerker (User id) Sessie nummer Kassa Het nummer van de transactie binnen de datum Tijd waarop de transactie plaatsvond Instelling waar de transactie plaatsvond Locatie waar de transactie plaatsvond Medewerker die de transactie uitvoerde Sessie nummer van de kassa Kassa gekoppeld aan de sessie De combinatie van datum en nummer maken elke transactie uniek. Dit is WebOPAC wanneer de transactie door de lener zelf gedaan is via de WebOPAC. Werkstation Werkstation id Dit is het logische werkstation, en kent vele vormen (bijv. IP adres).

238 238/394 Transactie type Transactie id type Dit is een nummer om de transactie te identificeren (zie hieronder voor een lijst van geldige transactietypen) Lener Barcode van de lener (original barcode) Naam Lenersnaam Barcode Actuele barcode van de Aantal acties lener Aantal acties in de transactie In het geval van Uitlenen is dit het aantal exemplaren dat uitgeleend werd, in het geval van Innemen het aantal exemplaren dat ingenomen werd, in het geval van Betalingen het aantal schulden dat werd voldaan, enz. Transactietypes Onderstaande tabel geeft een overzicht van de geldige transactietypes. Transactie Verwoording id 11 Uitlening 12 Inname 13 Verlenging 15 Betaling 16 Reservering (nieuw) 22 Reservering (wijzig prioriteiten) 27 Reservering (terug via uitleenmodule) 27.1 Reservering (terug via aanvraagmodule via request module) 30.1 Return Portokosten opgeslagen in lenersrecord Wijziging van 'summary info' in lenersrecord Betaling van contributie; bijwerken lenersrecord Aanmaak onbetaalde contributie Aanmaak waarborg informatie in lenersrecord Verwijderen uitleen noot Verwerken lidmaatschapsgeld in lenersrecord Opslag van datum gerelateerd aan (automatisch) factureren Blokkeer lener Bijwerken lidmaatschapsgegevens na automatisch verlengen van abonnement 30.2 Bijwerken claim geschiedenis van lener Bijwerken van leen parameters in lenersrecord

239 239/ Verwerken contributie in lenersrecord Verwerken van contributiegegevens, inclusief herberekenen restant Bijwerken van blokkeringsgegevens in lenersrecord Verhogen aantal verlengingen gedurende uitlening Wijzigingen in individuele maximum van uitleningen Toevoegen kaart ID Verwijderen kaart ID Bijweken PIN code Bijweken foto 30.3 Registratie van NNT s Bijwerken van index volgend op verwijdering van lenersrecord Bijwerken van index volgend op importeren van lenersrecord 30.4 Betaling van contributie 30.5 Verwijder deposito informatie van lenersrecord 30.6 Wijziging in contributiegegevens (in lenersrecord) 30.7 Wijziging in zwarte lijst historie 30.8 Verwijderen van actuele barcode 30.9 Verwijderen van lenersrecord 33 Betaling van contributie 40 Aanmaak administratiekosten voor verlengingen 85 Kwijtschelding 86 Kwijtschelding van contributie 88 Aanmaak open deposito 90 Inschrijfkosten 91 Terugbetaling (deposito, contributie, 'vrij') 95 Boekingskosten 96 Administratiekosten 97 Kosten voor duplicaatpas 99 Verkoop (geen betaling) Actie specifieke informatie De actie specifieke informatie verschilt per transactietype. Voor een Uitlening is dit bijvoorbeeld (voor elk exemplaar) de Leentermijn, de exemplaarbarcode, het leengeld, het reserveringsgeld en de gereserveerd vlag (die aangeeft of een exemplaar gereserveerd was).

240 240/ Filter De filter optie kan worden gebruikt om het overzicht van getoonde transacties te beperken (bijv. bekijk alleen Uitleningen of bekijk alleen transacties van een bepaalde periode of op een specifieke locatie). De volgende filters zijn beschikbaar: Vanaf datum (deze datum is inclusief binnen de selectie) Tot en met datum (deze datum is inclusief binnen de selectie) Transactietype (er kunnen er meerdere gekozen worden) Instelling/locatie (er kunnen er meerdere gekozen worden). Merk op dat meerdere filters tegelijk ingesteld kunnen worden. De filter wordt opgeslagen per gebruiker en wordt opnieuw toegepast totdat deze gewijzigd wordt Output Deze optie wordt gebruikt om de transacties naar een geldig medium of applicatie te sturen. Beschikbare opties zijn: printer, spreadsheet, tekstverwerker, bestand, scherm en . De output is in een simpel formaat en kan niet beïnvloed worden door parameters op het moment van output. Merk op dat de output betrekking heeft op de huidige filter Savelist De savelist optie wordt gebruikt om de transacties op te slaan in een bestaande of nieuwe savelist van het type uitleentransacties. Nadat de transacties zijn opgeslagen in een savelist, zijn ze beschikbaar voor verdere verwerking via SSP (selecteren, sorteren, publiceren).

241 241/ Niet-contante betaling van contributie bij inschrijven Introductie Wanneer een lener zich inschrijft, kan hij zijn contributie onmiddellijk voldoen, d.w.z. als onderdeel van het registratieproces (bijv. contant of met pinpas). Het is nu ook mogelijk dat de lener later betaalt per acceptgiro of automatische incasso Wijzigingen in de lenersadministratie Er zijn geen wijzigingen in de lenersadministratie. De lener wordt ingeschreven en als onderdeel van het registratieproces wordt zijn bank / gironummer ingevuld. Optioneel kan automatische incasso aangevinkt worden. De vervaldatum van het nieuwe record is identiek aan de inschrijfdatum Wijzingen in het acceptgiro /automatische incasso proces De processen voor acceptgiro s en automatische incasso zijn als volgt aangepast. Er is een nieuwe parameter die de Terugkijkperioden bepaalt. Deze parameter is in maanden en bepaalt hoeveel maanden het systeem moet terugkijken. In de release voor 2.4 verzamelde het systeem acceptgiro s en incasso s voor een specifieke maand (bijv. mei 2004). Met de nieuwe parameter wordt bepaald hoeveel maanden terug er gecontroleerd moet worden. Als deze nieuwe parameter bijvoorbeeld op 3 wordt gezet, zal het systeem leners meenemen met een vervaldatum in februari (-3), maart (-2), april (-1) en mei Hetzelfde mechanisme wordt ook toegepast voor het verzenden van herinneringen voor acceptgiro s.

242 242/ Parameter beheer De terugkijkperiode kan worden ingesteld per lenerscategorie en per type facturering (acceptgiro of automatische incasso). Voorbeelden: In dit voorbeeld voor de lenerscategorie EBI is het aantal maanden voor terugkijken gezet op 2 voor acceptgiro s. In dit voorbeeld worden de automatische incasso s alleen verstuurd in de actuele maand/jaar (de terugkijkperiode is 0).

243 243/ Vaste vervaldatum voor leners Introductie Om een aantal (meestal financiële) redenen willen bibliotheken soms (daar waar mogelijk) een gelijke vervaldatum voor lenerspassen. Deze methodologie heeft een aantal gevolgen voor het inschrijven en verlengen van lenerspassen. De vaste vervaldatum betekent dat het systeem zal proberen een vervaldatum aan te maken voor lenerspassen die in een specifieke maand valt. Verwante onderwerpen Zie de beschrijving van Niet-contante betaling van contributie bij inschrijven voor gerelateerde informatie Inschrijven van leners in lenersadministratie Wanneer een lener wordt ingeschreven berekent het systeem automatisch het contributiebedrag en de vervaldatum van zijn pas o.b.v. de volgende parameters. 1. Als er geen vaste vervaldatum is gezet, gebruikt het systeem de normale algoritmes, bijvoorbeeld: de vervaldatum is gelijk aan de inschrijfdatum + de lidmaatschapsperiode (meestal 12 maanden) en het contributiebedrag wordt dienovereenkomstig berekend. 2. Wanneer de vaste vervaldatum is gezet (parameter 1), wordt de vervaldatum gezet op de eerstvolgende vaste vervaldatum, tenzij de regels onder punt 3 van toepassing zijn. Het contributiebedrag wordt berekend zoals hieronder beschreven. 3. Wanneer het verschil tussen inschrijfdatum en vervaldatum kleiner is dan een gedefinieerde waarde (bijv. 14), zal het systeem de vervaldatum zetten op de tweede volgende vaste vervaldatum. Het contributiebedrag wordt berekend zoals hieronder beschreven.

244 244/394 Voorbeeld van de parameterinstellingen (AFO 481 Lidmaatschap gerelateerd Vaste vervaldatum (kas)) voor lenerscategorie EPA: Het voorbeeld gebruikt deze parameters: De vaste vervaldatum zal zijn 01/01 (1 januari); Wanneer de inschrijving valt tussen 1 januari 2005 en 17 december 2005 (14 dagen voor 1 januari 2006) zal de vervaldatum 1 januari 2006 worden; Wanneer de inschrijving plaatsvindt na 17 december 2005 zal de vervaldatum 1 januari 2007 worden (binnen 14 dagen van de eerstvolgende vervaldatum, dus wordt de vervaldatum 1 jaar later) the fixed due day/month will be 01/01 (January 1); if the membership starts between 01 January 2005 and 17 December 2005 (14 days before 01 January 2006) the new membership due date will become 01 January Berekening contributie Berekening contributie Contributie wordt als volgt berekend: 1. Het aantal maanden is het verschil tussen de eerstvolgende vaste vervaldatum (maand) en de huidige datum (maand) 2. Dit wordt vermenigvuldigd met de prijs per maand (parameter 3) 3. Als het resultaat van deze vermenigvuldiging minder is dan het minimum bedrag (parameter 4) dan wordt de waarde verhoogd tot het minimum bedrag. 4. Het resultaat wordt afgerond volgens de afrondingsparameter (parameter 5).

245 245/ The membership calculation explain option De lenersadministratie kent een optie button die uitlegt (in detail) hoe de contributie berekend is. Voorbeeld: invoer van een nieuwe lener op 01/01/2005, categorie EPA, betaalmethode Kontant verlengen abonnement in lenersadministratie Wanneer een abonnement verlengd wordt in de lenersadministratie gelden dezelfde regels als beschreven in de paragraaf over nieuwe inschrijvingen Wijzigingen lenerscategorie in lenersadministratie Wanneer een lener van een niet-betalende naar een betalende lenerscategorie gaat gedurende een jaar gelden dezelfde regels als beschreven in de paragraaf over nieuwe inschrijvingen.

246 246/ Acceptgiro s / automatische incasso Het acceptgiro / automatische incasso proces Het proces dat acceptgiro s of automatische incasso s aanmaakt kent dezelfde regels als de online workflow, doch de waarden uit de parameters voor Vaste vervaldatum (giro) of Vaste vervaldatum (incasso) worden hierbij gebruikt. Om te beginnen worden vervaldatum en kosten berekend o.b.v. de waarden uit Vaste vervaldatum (kas), maar wanneer de facturen voor acceptgiro of automatische incasso worden aangemaakt worden de waarden uit de overeenkomstige parameters gebruikt. Dit biedt de mogelijkheid andere prijzen te hanteren voor leners die willen betalen via acceptgiro of automatische incasso. Het is mogelijk een andere parameter voor vaste vervaldatum en andere nietfinanciële parameters in te stellen voor de diverse betaalmethoden, maar dat zal het dagelijks gebruik bemoeilijken Layout opties voor acceptgiro s De layout voor acceptgiro s kan worden gedefinieerd via AFO 483 Kaartformaten : teksten Acceptgiro s Deposito s Acceptgiro s Deposito s Herinneringen Vier speciale $ variabelen zijn hiervoor beschikbaar bij het definiëren van de layout: $DEPOSITCODE$ $DEPOSITWORDING$ $DEPOSITUSERID$ $DEPOSITUSERNAME$ drukt de code van het deposito af drukt de verwoording van het deposito af drukt de lenersbarcode van de gebruiker van het deposito af drukt de naam van de gebruiker van het deposito af Voorbeeld van een acceptgiro header:

247 247/ Andere speciale opties voor factureren van deposito s Elk deposito dat een factuur krijgt (acceptgiro of automatische incasso) krijgt een zogeheten betalingskenmerk, de unieke identificatie van deze factuur. Dit kenmerk wordt gebruikt bij de automatische verwerking van de betaling en wordt getoond in de (meeste) bijbehorende rapporten en lijsten in AFO 453 / 437 / 485. Het formaat van het Deposito betalingskenmerk is: cyymmddttttttttt (volgens Nederlandse GMU specificaties) waarbij c jjmmdd ttttttttt check digit (special modulo) factuurdatum het unieke transactienummer op de factuurdatum bij het aanmaken van de factuur Opmerking Facturen voor de normale abonnementen hebben een vergelijkbaar betalingskenmerk, maar normaal gesproken is dit gelijk aan de lenersbarcode, waardoor het mogelijk is beide betalingstypen in één enkele batch te verwerken (AFO 495 / 437) Automatisch wijzigen lenerscategorie

248 248/394 Het proces dat automatisch lenerscategorieën wijzigt hanteert dezelfde regels als de online workflow.

249 249/ Nieuwe interface voor uitleenparameters Als onderdeel van release 2.4 hebben we AFO 622 verwijderd en alle niet-overbodige parameters van AFO 622 verdeeld over AFO 481, AFO 469 en AFO 482. AFO 481 is aangepast en heeft nu een eenvoudigere menustructuur AFO 481 Nieuwe menustructuur Na het kiezen van AFO 481 wordt onderstaand hoofdmenu getoond:

250 250/394 De beschikbare iconen zijn: Bekijken/afdrukken parameters Kopieer parameters Updaten parameters bij objecten (optioneel) Updaten parameters bij leners (optioneel) Voor het wijzigen van de parameters dient u te dubbelklikken op één van de opties. Deze opties (m.u.v. Bekijken/afdrukken parameters en Kopieer parameters) werken hetzelfde als in vorige releases. Het tweede en derde niveau van de menu s is als volgt: Maximum aantallen Per lenerscategorie [2] Per combinatie lenerscategorie / aard van het werk [4] Subtotalen [9] Administratiekosten voor verlengingen [23] Uitleentermijnen en leengeld Uitleentermijnen [3] Leengeld [7] Boetes Boeteberekening [5] Diversen [nieuw in 2.4] Reserveringen Reserveringstermijnen en -geld [6] Maximum aantal reserveringen per lenerscategorie [20] Maximum aantal reserveringen per objectcategorie [22] Diversen [van 622] Parameters voor honoreren reserveringen [nieuw] Reserveren van titels zonder exemplaren [nieuw] Annuleringsredenen [nieuw] Lidmaatschap gerelateerd Contributie (lenersadministratie) [8] Contributie (acceptgiro) [8] Contributie (incasso) [8] Lidmaatschapstypes [8] Inschrijfgeld [21] Duplicaatpassen [17] Terugkijkperioden (acceptgiro)[nieuw] Terugkijkperioden (incasso)[nieuw] Vaste vervaldatum (kas) [nieuw] Vaste vervaldatum (acceptgiro) [nieuw] Vaste vervaldatum (incasso) [nieuw] Rappels

251 Rappel : 1 [11] Rappel : 2 [12] Rappel : 3 [13] Rappel : 4 [14] Rappel : blokkade [10] Rekeningen Rekening 1 [18] Rekening 2 [19] WebOPAC Kosten SMS bericht [24] Kosten bericht [25] Kosten berichten per post [26] Reserveringen o Reserveringstermijnen en -geld [27] o Parameters voor honoreren reserveringen [nieuw] o Reserveren van titels zonder exemplaren [nieuw] Leengeld Administratiekosten verlengen [nieuw] Actieve blokkeringstypen voor leners [nieuw] Berichten per telefoon [nieuw] Reserveringen o Parameters voor honoreren reserveringen [nieuw] o Reserveren van titels zonder exemplaren [nieuw] Leengeld Administratiekosten verlengen [nieuw] Actieve blokkeringstypen voor leners [nieuw] Uitleenautomaat [nieuw] Reserveringen o Parameters voor honoreren reserveringen [nieuw] o Reserveren van titels zonder exemplaren [nieuw] Leengeld Administratiekosten verlengen [nieuw] Actieve blokkeringstypen voor leners [nieuw] Lenen loont [28] Deposito s [nieuw voor 2.4] Deposito codes [nieuw] Bedrijfsregels [nieuw] Diversen Uitleenprocedure [nieuw van 622] o Uitleen o Innemen o Verlengen o Leners o Printen Printer settings voor uitleen-/kassabon Formaat voor uitleen-/kassabon Vubis Smart Release /394

252 252/394 Diversen o Algemeen Portokosten [15] Waarborgen [16] Contactmethoden voor berichten [nieuw] Default parameter settings [1] o Contactmethoden voor berichten per locatie[nieuw] o Contactmethoden voor berichten per lenerscategorie[nieuw] Merk op dat de [nn] verwijst naar het nummer in de display van 481 in release Bekijken/afdrukken parameters icoon Wanneer men op dit icoon klikt verschijnt onderstaand scherm: Het voor parameter(s) veld is gewijzigd in een lijstpresentatie zodat u makkelijk kunt kiezen welke parameters (en in welke volgorde) u wilt afdrukken Kopieer parameters icoon

253 253/394 Wanneer men op dit icoon klikt verschijnt onderstaand scherm: Het naar locatie(s) veld is gewijzigd in een lijstpresentatie zodat u makkelijk kunt kiezen welke parameters moeten worden gekopieerd.

254 254/ Verplaatsing van parameters voor Uitleenmodule in AFO 622 In onderstaande tabel wordt toegelicht wat de nieuwe plek van parameters is, die eerst in AFO 611 Uitleenmodule waren ondergebracht. Parameter verwoording Nieuwe plek Nieuw type Maximum aantal objecten voordat transactie opgeslagen wordt. 481 Diversen Uitleenprocedure Zie NB1 voor details. Deze parameter wordt 2 nieuwe schuifbalken. Geld innen aut. bij uitlenen 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen Geld innen aut. bij innemen 481 Diversen Uitleenprocedure Inname Te tonen deel van barcode 481 Diversen Uitleenprocedure Leners Objecten met verstreken vervaldatum tonen tijdens uitleen Lenersbarcode automatisch in hoofdletters Signaal t.b.v. beveiligingssysteem 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen 481 Diversen Uitleenprocedure Leners 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen Controle magazijnwerken 481 Diversen Uitleenprocedure Inname Waarschuwing bij inname op andere locatie 481 Diversen Uitleenprocedure Inname Aanvinkvakje Aanvinkvakje Tekst box Aanvinkvakje Aanvinkvakje Aanvinkvakje Aanvinkvakje Radio button 0 geen waarschuwing 1 waarschuwing zonder geluid

255 255/394 Terugbetalingen van contributie of waarborgen Reserveringsgeld bij plaatsen of lenen 481 Diversen Uitleenprocedure Algemeen 481 Diversen Reserveringen Reden blokkering tonen 481 Diversen Uitleenprocedure Leners Uitleenbon mogelijk 481 Diversen Uitleenprocedure Printen Printer settings voor uitleen- /kassabon Formaat uitleenbon 481 Diversen Uitleenprocedure Printen Formaat voor uitleen-/kassabon Verlengen na vervaldatum 481 Diversen Uitleenprocedure Verlengen Contributie ontvangen en verwijderen noot tijdens uitleen 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen Verlengen voor alle locaties 481 Diversen Uitleenprocedure Verlengen Leengeld berekenen op basis van uitleentermijn 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen Niet betaalde contributie tonen 481 Diversen Uitleenprocedure Leners Controle op statistische categorie 481 Diversen 2 waarschuwing met geluid Tekstvakje Aanvinkvakje Aanvinkvakje Zie NB2 voor details. Deze parameter wordt 11 nieuwe invulvakjes met uitklaplijsten. Zie NB 3 voor details. Deze parameter wordt 4 parameters. Aanvinkvakje Aanvinkvakje Tekstvakje Aanvinkvakje Tekstvakje Aanvinkvakje

256 256/394 Uitleenprocedure Leners Reserveren nieuwe exemplaren 481 Reserveringen Diversen Terugvorderingen printen 481 Diversen Uitleenprocedure Printen Diversen Controle op inschrijflocatie 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen Methode verlengen pas 481 Diversen Uitleenprocedure Leners Extra <RETURN> op innamescherm Reserveren van aanwezige exemplaren Uitleen exempl. andere loc. weigeren Oorspronkelijke lenersbarcode weigeren 481 Reserveringen Diversen 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen 481 Diversen Uitleenprocedure Leners Melding NNT tonen 481 Diversen Uitleenprocedure Inname Automatische terugvorderingen 481 Diversen Uitleenprocedure Printen Diversen Rekening voor uitleningen 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen Bereken maximum aantallen voor uitleen 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen Aanvinkvakje Aanvinkvakje Aanvinkvakje Tekstvakje VERVALLEN Aanvinkvakje Zie NB 4 voor details. Deze parameter wordt 2 parameters. Tekstvakje Schuifbalk Tekstvakje Tekstvakje Tekstvakje

257 257/394 Bereken resterende contributie 481 Diversen Uitleenprocedure Leners Actieve blokkeringstypen 481 Diversen Uitleenprocedure Leners Elfproef toepassen 481 Diversen Uitleenprocedure Algemeen Boetevrije periode 481 Diversen Uitleenprocedure Algemeen Verlengen tijdens uitleen 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen Innemen tijdens uitleen 481 Diversen Uitleenprocedure Lenersindexen voor geavanceerd zoeken Aantal uitgeleende objecten tonen Uitleen 481 Diversen Uitleenprocedure Leners 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen Lenerscategorie tonen in balk 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen Wijk transformeren naar hoofdletters Geadresseerde bij uitleendrukwerk Verschuldigde contributie niet tonen tijdens uitlenen 481 Diversen Uitleenprocedure Leners 481 Diversen Uitleenprocedure Printen Diversen 481 Diversen Uitleenprocedure Tekstvakje Tekstvakje Aanvinkvakje Tekstvakje Aanvinkvakje Aanvinkvakje Tekstvakje Tekstvakje Aanvinkvakje Aanvinkvakje Aanvinkvakje Aanvinkvakje

258 258/394 Uitleen Betaalscherm aanbieden in 481 lenersadministratie (431) Diversen Uitleenprocedure Leners Niet betaalde contributie tonen 481 (431) Diversen Uitleenprocedure Leners Methode verlengen pas 481 Diversen Uitleenprocedure Leners Melding vanaf n-de rappel 481 Diversen Uitleenprocedure Vervaldatum NIET berekenen op basis van geboortedatum voor lenerscategorieën In beweging status bij inname op andere locatie Kosten bij inname op andere locatie Inname 481 Diversen Uitleenprocedure Leners 481 Diversen Uitleenprocedure Inname 481 Diversen Uitleenprocedure Inname Volgorde display lenersadres 481 Diversen Uitleenprocedure Leners Default verlengtermijn (bij uitlenen) 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen Contributie opnieuw berekenen 481 Diversen Uitleenprocedure Leners Bewaren historiek bij deelbetalingen Lenersetiket automatisch printen 481 Diversen Uitleenprocedure Algemeen 481 Diversen Uitleenprocedure Tekstvakje Aanvinkvakje Aanvinkvakje Tekstvakje Tekstvakje Tekstvakje Tekstvakje Tekstvakje Tekstvakje Tekstvakje Aanvinkvakje Aanvinkvakje

259 259/394 Historiek van alle betalingen opslaan Printen Diversen 481 Diversen Uitleenprocedure Algemeen Aanvinkvakje NB 1 De parameter Maximum aantal objecten voordat transactie opgeslagen wordt. bestaat in feite uit 2 parameters, gescheiden door een komma. 1. Aantal exemplaren per uitleensessie [toegevoegd aan Uitleen menu] 2. Aantal exemplaren per innamesessie [toegevoegd aan Inname menu] Elk van deze twee settings wordt een nieuwe parameter met een schuifbalk. NB 2 De parameter Uitleenbon mogelijk bestaat uit 12 mogelijkheden: 1. Uitleenbon mogelijk 2. Cumulatieve uitleenbon mogelijk 3. Innamebon mogelijk 4. Bon voor openstaande bedragen mogelijk 5. Bon voor geldontvangst mogelijk 6. Bon voor geldontvangst (in AFO 417) mogelijk 7. Bon voor ontvangst contributie mogelijk 8. Cumulatieve uitleenbon (tijdens verlengen) mogelijk 9. PIN code bon mogelijk 10. Reserveringsbon mogelijk 11. C-Fly bon mogelijk 12. Bon mogelijk bij in beweging zetten (nieuw in 2.4 voor in-transit items) Elk van deze 12 settings is een nieuwe parameter met een uitklaplijst voor invullen. De mogelijke waarden in de uitklaplijst zijn: 00 Niet automatisch printen; altijd printen naar printer verbonden met werkstation Niet automatisch printen; vragen naar welke printer. 10 Automatisch printen naar printer verbonden met werkstation Automatisch printen; vragen naar welke printer. Het dialoogvenster van de menu optie AFO 481 Diversen Uitleenprocedure Printen Printer settings voor uitleen-/kassabon ziet er als volgt uit:

260 260/394 NB 3 Formaat voor uitleen-/kassabon. Deze parameter wordt 10 verschillende parameters, die allemaal worden toegevoegd aan de Print menu optie: 1. Uitleenbonnen zijn cumulatief [aanvinkvakje] 2. Breedte uitleenbon [schuifbalk] 3. Datum en noot printen op uitleenbon [aanvinkvakje] 4. Naam printen op uitleenbon [aanvinkvakje] 5. Barcode printen op uitleenbon [aanvinkvakje] 6. Vervaldatum printen op uitleenbon [aanvinkvakje] 7. Aantal geleende objecten printen op uitleenbon [aanvinkvakje] 8. Locatie printen op uitleenbon [radio button] 0 Locatie niet printen op uitleenbon 1 Uitleenlocatie printen voor elk object 2 Alleen objecten printen met deze uitleenlocatie 9. Object op nieuw regel printen op uitleenbon [nieuw in 2.4] 10. Titel op nieuwe regel printen op uitleenbon [nieuw in 2.4] NB 4 Uitleen exempl. andere loc. weigeren. Deze parameter wordt 2 nieuwe parameters: Uitleen exempl. andere loc. weigeren 481 Diversen Uitleenprocedure Tekstvakje Inname op andere locatie niet toegestaan Uitleen 481 Diversen Uitleenprocedure Inname Tekstvakje

261 261/ Verplaatsing van parameters Barcode/Plaatskenmerk optie in AFO 622 In onderstaande tabel wordt toegelicht wat de nieuwe plek van parameters is, die eerst in AFO 611 Barcode/Plaatskenmerk waren ondergebracht. Parameter verwoording Nieuwe plek Nieuw type Plaatskenmerk aut. naar hoofdletters 469 Object beheer parameters Diversen Aanvinkvakje Instit./loc. in OPAC Sublocatie testen 469 Object beheer parameters Diversen Niet-uitleenbare aarden van het werk 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen Toon inst./subloc. Toon gegevens in UE optie (publiek) Toon gegevens in UE optie (personeel) Display barcodes in uitleen 469 Object beheer parameters Diversen Toon uitleenstatus op BB scherm Afschrijven met bevestiging 469 Object beheer parameters Diversen Meldingen bij afschrijven 469 Object beheer parameters Diversen Na schrappen laatste ex. ook PK schrappen (111) 469 Object beheer parameters Diversen Vervallen Aanvinkvakje Tekstvakje Vervallen Vervallen Vervallen Aanvinkvakje Aanvinkvakje Aanvinkvakje Aanvinkvakje Aanvinkvakje

262 262/ Verplaatsing van parameters voor Uitleenmodule (vervolg) in AFO 622 In onderstaande tabel wordt toegelicht wat de nieuwe plek van parameters is, die eerst in AFO 611 Uitleenmodule (vervolg)waren ondergebracht. Parameter verwoording Nieuwe plek Nieuw type Postcode actief 482 Aanvinkvakje Uitleenparameters : lenersadministratie Postcode actief Automatische samenvoeging van paklijsten 481 Reserveringen Aanvinkvakje Reserveringen van alle objectcategorieën toestaan Aantal dagen uitstel voor schrappen vervallen reserveringen Diversen 481 Reserveringen Diversen 481 Reserveringen Diversen Radio button Tekstvakje Verplaatsing van diverse parameters in AFO 481 In onderstaande tabel wordt toegelicht wat de nieuwe plek van parameters is, die eerst werden aangeboden in AFO 481 Diversen Diverse parameters in Release 2.3. Parameter verwoording Nieuwe plek Maximum boete per object 481 Boetes Diversen Totale maximum boete 481 Boetes Diversen Melding als boete groter dan 481 Boetes Diversen Default lenerscat. 481 Diversen

263 Uitleenprocedure Leners Paswoorden overwrite 481 Diversen Uitleenprocedure Algemeen Blokkade bij acceptgiro 481 Diversen Uitleenprocedure Leners Termijnen i.v.m. reserveren 481 Reserveringen Diversen Type acc.giro 481 Diversen Uitleenprocedure Printen Diversen Aantal lener relaties 481 Diversen Uitleenprocedure Leners Vubis Smart Release /394

264 264/ Nieuwe parameters voor Release 2.4 Kijk alstublieft bij de sectie die Nieuwe mogelijkheden beschrijft voor meer details over de nieuwe parameters. Nieuwe mogelijkheden Parameter verwoording Verlengen Maximum aantal objecten voordat transactie opgeslagen wordt. WebOPAC uitleenparameters WebOPAC actieve blokkeringstypen WebOPAC uitleenparameters Berichten per telefoon uitleenparameters Berichten per telefoon uitleenparameters Uitleenautomaat uitleenparameters Uitleenautomaat uitleenparameters Verlengen als onderdeel van uitlenen WebOPAC In gebruik Berichten per telefoon - actieve blokkeringstypen Berichten per telefoon - In gebruik Uitleenautomaat - actieve blokkeringstypen Uitleenautomaat - In gebruik Verlengen tijdens uitleen Plek Scherm voor bevestiging voor Bevestiging voor Diversen Uitleenprocedure Verlengen 481 WebOPAC Actieve blokkeringstypen voor leners 481 WebOPAC Actieve blokkeringstypen voor leners 481 Berichten per telefoon - Actieve blokkeringstypen voor leners 481 Berichten per telefoon - Actieve blokkeringstypen voor leners 481 Uitleenautomaat - Actieve blokkeringstypen voor leners 481 Uitleenautomaat - Actieve blokkeringstypen voor leners 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen

265 265/394 betalingen per kas Wisselen naar nieuwe uitleensessie wanneer er een lenersbarcode wordt gescand Toestaan om titels te reserveren zonder exemplaren en of hier kosten voor moeten worden berekend bij plaatsen of ophalen betalingen per kas Diversen Uitleenprocedure Algemeen Nieuwe uitleensessie starten bij lenersbarcode in 411 Reserveringen van titels zonder objecten en Reserveringsgeld verschuldigd bij plaatsing? 481 Diversen Uitleenprocedure Uitleen AFO481 Reserveringen- Reserveringen van titels zonder objecten AFO481 WebOPAC/Berichten per telefoon/uitleenauto maat Reserveringen - Reserveringen van titels zonder objecten Tobias Negeer vaste sluitingsdagen voor boeteberekening na N dagen Tobias Negeer variabele sluitingsdagen voor boeteberekening na N dagen Tobias Openstaande contributie automatisch openzetten in lenersadministratie Berichten per lenerscategorie Contactmethoden Itiva system Berichten per lenerscategorie Contactmethoden Contact methoden voor berichten per locatie 481 Boetes - Diversen. 481 Boetes - Diversen. 481 Diversen Uitleenprocedure Leners 481 Diversen Contact methoden voor berichten Contact methoden voor berichten per locatie 481 Diversen Contact methoden voor berichten Contact methoden voor berichten per locatie

266 266/394 Parameters voor honoreren van reserveringen Parameters voor honoreren van reserveringen Parameters voor honoreren van reserveringen Parameters voor honoreren van reserveringen Parameters voor honoreren van reserveringen Parameters voor honoreren van reserveringen Parameters voor honoreren van reserveringen Parameters voor honoreren van reserveringen Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen Als een object ingenomen wordt Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen Als een object uitgeleend wordt Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen Als een object verlengd wordt in AFO 413 Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen Als een object verlengd wordt in AFO 419 Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen Als een object thuis is WebOPAC - Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen - Als een object verlengd wordt (ongezien) Berichten per telefoon Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen - Als een object verlengd wordt (ongezien) Uitleenautomaat Parameters voor honoreren reserveringen 481 Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen 481 Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen 481 Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen 481 Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen 481 Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen 481 WebOPAC Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen 481 Berichten per telefoon Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen 481 Uitleenautomaat Reserveringen Parameters voor

267 267/394 Parameters voor honoreren van reserveringen Parameters voor honoreren van reserveringen Als een object ingenomen wordt Uitleenautomaat Parameters voor honoreren reserveringen Als een object uitgeleend wordt Uitleenautomaat Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen - Als een object verlengd wordt (ongezien) honoreren reserveringen 481 Uitleenautomaat Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen 481 Uitleenautomaat Reserveringen Parameters voor honoreren reserveringen

268 268/ WebOPAC uitleen parameters: Deze sectie beschrijft de wijzigingen in parameters gemaakt t.b.v. WebOPAC, Berichten per telefoon (SIP2) en Uitleenautomaat voor leen-/verlenggelden en blokkeringstypen Algemene kenmerken Er zijn diverse gebieden waar een bibliotheek verschillende parameters zou willen kunne instellen voor acties uitgevoerd via de WebOPAC, Berichten per Telefoon of Uitleenautomaat in plaats van door personeel via de client. Kosten voor het plaatsen van reserveringen deze functionaliteit was al beschikbaar in Release 2.3 voor de WebOPAC. Leengeld bij verlengen van objecten Administratiekosten voor verlengen van objecten. Blokkeringen van lenersrecords. Dit onderdeel maakt het mogelijk om het volgende in te stellen: Andere leengelden voor verlengingen via de diverse zelfbedieningsmethoden dan de leengelden geïnd door personeel via de client. Andere administratiekosten voor verlengingen via de diverse zelfbedieningsmethoden dan de administratiekosten geïnd door personeel via de client. Parallelle sets blokkeringsparameters (AFO 482) en blokkeringstypen zo dat de drempels en gebruikte blokkeringstypen verschillend kunnen zijn voor de diverse zelfbedieningsmethoden. De bestaande parameters voor reserveringen, leengelden, blokkeringswaarden en blokkeringstypen worden gebruikt als default set voor de client en de diverse zelfbedieningsmethoden. De nieuwe equivalente parameters, die afwijkende waarden mogelijk maken voor de diverse zelfbedieningsmethoden, staan allemaal op In gebruik. Wanneer deze niet allemaal op In gebruik staan, worden de client parameters gebruikt als default. De kosten voor het plaatsen van een reservering via de WebOPAC zijn doorgaans lager dan de kosten die berekend worden wanneer personeel een zoekactie moet uitvoeren om relevante objecten te vinden. Uw bibliotheek wil wellicht verschillende bedragen in rekening brengen voor het verlengen op verschillende manieren.

269 269/394 Uw bibliotheek wil wellicht verschillende administratiekosten (d.w.z. administratiekosten bovenop het leengeld voor een object) in rekening brengen voor het verlengen op verschillende manieren. Blokkades kunne worden opgelegd aan leners zodat het personeel weet dat er iets gedaan moet worden (bijvoorbeeld: de lener heeft boete). In de client voor het personeel wordt de blokkade getoond voordat de meeste uitleentransacties uitgevoerd kunnen worden (m.u.v. innemen en geld betalen). Het personeel kan andere uitleentransacties (zoals verlengingen en reserveringen) uitvoeren door het probleem op te lossen of de blokkade te overtreden. Het is niet mogelijk dergelijke problemen op te lossen via de WebOPAC, Berichten per Telefoon of Uitleenautomaat, maar het verhinderen dat leners met betrekkelijk lage schulden (of andere problemen) verlengen of reserveren wordt vaak gezien als slechte publiciteit. De WebOPAC parameters zijn gebaseerd op de inschrijflocatie van de lener. Wanneer men inlogt op Gebruikersactiviteiten in de WebOPAC bevindt men zich niet op een specifieke locatie. Het systeem gebruikt dan de parameters behorend bij de inschrijflocatie en niet van de locatie WebOPAC. Er wordt aangenomen dat het voor zwarte lijst leners altijd onmogelijk zal zijn om transacties te doen via de WebOPAC, Berichten per Telefoon of Uitleenautomaat. Bibliotheken moeten er voor zorgen dat hun parameters voor Rappels : zwarte lijst goed zijn ingevuld Impact op bestaande klanten (andere workflow) Er zijn meerdere sets parameters in gebruik waar er vroeger maar een was. Er zijn simpele parameters die het voor de beheerder mogelijk maken in te stellen of de nieuwe parameters in gebruik zijn of niet. Wanneer deze niet allemaal op In gebruik staan, worden de client parameters gebruikt als default voor WebOPAC, Berichten per Telefoon en Uitleenautomaat. De In gebruik vlag wordt gezet op niveau van Instelling/Locatie, niet op het niveau van lenerscategorie voor elke Instelling/Locatie. Een uitzondering vormt administratiekosten voor verlenging. De default voor administratiekosten voor verlenging via zelfbediening is 0. Wanneer parameters gezet zijn voor Verlengen met administratiekosten (AFO 419), zijn deze beperkt tot het gebruik in AFO 419.

270 270/ AFO 481 Leengeld wijzigingen Leengelden worden ingesteld per lenerscategorie voor elke locatie. De bestaande leengelden blijven in gebruik voor Uitlenen (AFO 411). In AFO 481 is er een nieuwe optie, Leengelden, toegevoegd aan de menu s voor WebOPAC, Berichten per Telefoon en Uitleenautomaat. Elke van de nieuwe sets parameters heeft een In gebruik vlag. Wanneer deze niet op In gebruik staan, worden de bestaande leengeld parameters gebruikt als default. Dit dialoogvenster is vrijwel hetzelfde als dat welke getoond wordt bij de optie Leengeld in het hoofdmenu. Het enige verschil tussen het oorspronkelijke venster en dit nieuwe venster is de toevoeging van de In gebruik vlag. Wanneer de In gebruik vlag niet is aangevinkt, kunt u geen leengelden invoeren (d.w.z. niet verder gaan naar de volgende stap). Wanneer de In gebruik vlag is aangevinkt, kunt u leengelden invoeren. Leengeld parameters worden net zo ingevoerd als de parameters voor de client (d.w.z. bedrag / extra leengeld / vanaf het n-de exemplaar / bedrag in relatie tot de uitleentermijn formule).

271 271/ AFO 481 Administratiekosten voor verlengen - wijzigingen Administratiekosten voor verlengen worden ingesteld per lenerscategorie voor elke locatie. De bestaande administratiekosten voor verlengen blijven in gebruik voor Verlengen met administratiekosten (AFO 419), maar de default waarde voor de zelfbedieningsparameters is 0. In AFO 481 is een nieuwe optie, Administratiekosten voor verlengen, toegevoegd aan de menu s voor WebOPAC, Berichten per Telefoon en Uitleenautomaat. Hiermee kunnen alternatieve sets administratiekosten voor verlengen worden ingesteld voor WebOPAC, Berichten per Telefoon en Uitleenautomaat. Elke van de nieuwe sets parameters heeft een In gebruik vlag. Wanneer deze niet op In gebruik staan, worden de alternatieve parameters gebruikt. Wanneer deze niet op In gebruik staan, neemt het systeem aan dat er geen administratiekosten voor verlengen worden berekend wanneer de transactie wordt uitgevoerd via zelfbediening (WebOPAC, Berichten per Telefoon en Uitleenautomaat). Wanneer men de optie Administratiekosten voor verlengen vanaf het WebOPAC menu kiest verschijnt onderstaand dialoogvenster:

272 272/394 Dit dialoogvenster is vrijwel gelijk aan dat van de optie Administratiekosten voor verlengen op het hoofdmenu. Het enige verschil. Het enige verschil tussen het oorspronkelijke venster en dit nieuwe venster is de toevoeging van de In gebruik vlag. Wanneer de In gebruik vlag niet is aangevinkt, negeert het systeem de waarden die mogelijk zijn ingevuld voor elke lenerscategorie. Wanneer de In gebruik vlag is aangevinkt, kunt u administratiekosten voor verlengen invoeren voor de specifieke zelfbedieningsoptie (in dit geval WebOPAC).

273 273/ AFO 482 Wijzigingen parameters Blokkeren leners Blokkeringsparameters kunnen worden ingesteld per lenerscategorie, maar ze zijn niet locatiegebonden. Deze parameters worden ingesteld voor elke locatie and de nachtwaker kijkt naar de thuislocatie van de lener en past de blokkeringsparameters van de thuislocatie van de lener. Deze blokkering geldt systeembreed, zo dat een blokkering altijd geldt onafhankelijk van de locatie waar de lener zich bevindt tijdens een transactie. De soorten blokkades die ingesteld kunnen worden zijn gelijk voor client, WebOPAC, Berichten per Telefoon en Uitleenautomaat, maar het doel is de mogelijkheid te bieden de drempels verschillend in te stellen. De mogelijke blokkades zijn: De blokkades Het selecteren van een van de blokkades uit bovenstaand menu resulteert in het volgende dialoogvenster:

274 274/394 Dit dialoogvenster is gewijzigd en kent nu vier tabbladen. Op het tabblad Algemeen worden de parameters ingesteld voor de client. Er zijn drie waarden voor elke lenerscategorie: Blokkeringswaarde de drempel waarboven de blokkering wordt toegepast (bijv. wanneer de boete hoger is dan N, of de pas meer dan N dagen verlopen is). Dit is het enige onderdeel dat anders moet worden ingesteld voor de zelfbedieningsopties. Blokkeringstype geeft aan of de blokkade kan worden overtreden door iedereen, door geautoriseerd personeel of door niemand. Dit aspect is niet relevant voor de zelfbedieningsopties. De derde optie is voor toekomstig gebruik. De waarde is nu 0. Het selecteren van een van de andere tabbladen geeft een iets ander dialoogvenster:

275 275/394 Elk van de nieuwe sets parameters heeft een In gebruik vlag. Wanneer deze vlag niet is aangevinkt worden de bestaande waarden (van de client parameters) gebruikt als default. Voor de WebOPAC, Berichten per Telefoon en Uitleenautomaat hoeft alleen de blokkeringswaarde te worden ingevuld AFO 481 Wijzigingen actieve blokkeringstypen voor leners Alleen de blokkades die als actief zijn aangemerkt in AFO 481, per locatie, worden daadwerkelijk toegepast op de lenersrecords. Het is mogelijk verschillende blokkades als actief aan te merken voor de WebOPAC, Berichten per Telefoon en Uitleenautomaat afwijkend van die voor de client.er is een nieuwe optie in AFO 481 Actieve blokkeringstypen voor leners toegevoegd aan de menu s voor WebOPAC, Berichten per Telefoon en Uitleenautomaat. Elk van de nieuwe sets parameters heeft een In gebruik vlag. Wanneer deze vlag niet is aangevinkt worden de bestaande waarden (van de client parameters) gebruikt als default.

276 276/ Geblokkeerde leners Wanneer in AFO 451 het proces Controle status (blokkade leners) wordt gedraaid past het de blokkades verschillend toe voor de client, de WebOPAC, Berichten per Telefoon en Uitleenautomaat. Leners die zijn geblokkeerd na het draaien van AFO 451 Controle status (blokkade leners) kunnen geen actieve transacties uitvoeren. Actieve transacties zijn verlengingen, reserveringen, SDI en elke nieuwe actieve dienst die in de toekomst zal worden aangeboden. In de WebOPAC wordt een, door de bibliotheek aan te passen, boodschap getoond Uw record is geblokkeerd. Neem contact op met de bibliotheek voor meer informatie., wanneer er een WebOPAC blokkade actief is. Deze boodschap is in te stellen via WebOPAC Preferences Gebruikersactiviteiten Overige teksten en boodschappen. Leners die zijn geblokkeerd na het draaien van AFO 451 Controle status (blokkade leners) worden niet weerhouden van het uitvoeren van alleen-lezen transacties zoals het bekijken van hun uitleningen, reserveringen over persoonlijke gegevens. In AF) 431 Lenersadministratie waren er twee mogelijke bronnen van een blokkade: een handmatige blokkade ingesteld via het overzichtsscherm van een lenersrecord; of een blokkade als het resultaat van het draaien van het proces Controle status (blokkade leners) in AFO 451 (hetgeen getoond wordt op het detailscherm van het lenersrecord). Met de introductie van de nieuwe blokkeringsparameters is het mogelijk dat een lener niet geblokkeerd is in de client maar wel via de WebOPAC, Berichten per Telefoon of Uitleenautomaat. Bij zo n blokkade wordt men doorverwezen naar het personeel, dus moet het personeel de mogelijkheid hebben te achterhalen waardoor de blokkade is veroorzaakt.

277 277/394 Elke vorm van blokkade wordt getoond in de koptekst van het lenersrecord. Blokkeringsboodschap in kopregel van AFO 431 Het klikken op het icoon Details toont nu 4 aparte statusregels (6 t/m 9). Blokkeringsstatus op Detailscherm De statusvelden bestaan nu uit: Status WebOPAC status Berichten per telefoon status Uitleenautomaat status Het selecteren van zo n veld opent een nieuw window met de oorzaak van de blokkade. Window met oorzaak van blokkade

278 278/ Uitleenparameters : Lenersadministratie AFO 482 heeft enige veranderingen ondergaan voor release 2.4. Drie nieuwe opties: Postcode actief, Categorie validatie (leeftijd gebonden) en Pincode automatisch genereren zijn toegevoegd. Postcode actief: Dit dialoogvenster bevat de parameter Postcode actief die zich vroeger bevond in AFO 622 Uitleenmodule (vervolg).

279 279/394 Categorie validatie (leeftijd gebonden): Deze parameters vormen onderdeel van het verband tussen leeftijd en lenerscategorie bij het inschrijven van nieuwe leners. Zie de sectie m.b.t. het verband tussen leeftijd en lenerscategorie bij het inschrijven van nieuwe leners voor meer details over deze parameter. Pincode automatisch genereren: Wanneer het systeem is ingericht om pincodes te genereren o.b.v. geboortedatum, kan deze optie gebuikt worden om automatisch pincodes te genereren o.b.v. geboortedatum voor leners die nog geen pincode hebben bij het verlaten van het lenersrecord in AFO 431. Deze parameters zijn ingesteld op het niveau van de metainstelling. Pincode automatisch genereren op basis van geboortedatum: vink deze optie aan wanneer u wilt dat er automatisch een pincode wordt gegenereerd bij het verlaten van het lenersrecord in AFO 431. Deze optie dient alleen aangevinkt te worden wanner het systeem pincodes te genereert o.b.v. geboortedatum. De default pincode bij het ontbreken van een geboortedatum: vul hier een geldige datum in of 99/99/9999. Als deze optie is aangevinkt en de pincode is gebaseerd op geboortedatum en de lener heeft nog geen pincode, zal het systeem automatisch een pincode genereren ( met

280 280/394 gebruikmaking van de geboortedatum van de lener of de ingestelde default) bij het verlaten van het lenersrecord. Pincodes kunnen ook automatisch gegenereerd worden voor lenersrecords ingevoerd via de WebOPAC.

281 281/ Object beheer parameters wijzigingen AFO 469 heeft enige wijzigingen ondergaan voor Release 2.4. Er zijn drie nieuwe opties toegevoegd: Diversen, Terughouden per objectcategorie en Spelregels voor roulerende collecties. Diversen: Dit onderdeel bevat een aantal parameters die afkomstig zijn uit AFO 622 Plaatskenmerk/Barcodes (die niet meer bestaat in Release 2.4).

282 282/394 Er zijn geen wijzigingen in de validatie of opslag van deze parameters. Terughouden per objectcategorie: Deze parameters zijn onderdeel van de functie Terughouden van objecten. Zie de sectie m.b.t. Terughouden van objecten voor meer details over dit onderwerp. Spelregels voor roulerende collecties: Deze parameters vormen onderdeel van de functie Roulerende collecties. Zie de sectie m.b.t. Roulerende collecties voor meer details over dit onderwerp.

283 283/ Roulerende collecties Introductie De functie Rouleren van collecties maakt het mogelijk dat bibliotheken automatisch delen van de collectie van het ene filiaal naar het andere verplaatsen met regelmatige tussenpozen. De keuze van exemplaren wordt gecontroleerd via een regelset die gedefinieerd is per bibliotheek en die bepaalt welke objecten worden geselecteerd en wanneer. Geselecteerde objecten worden verzameld in een lijst die vervolgens gebruikt kan worden om de objecten in bulk te verplaatsen naar een nieuwe locatie. Eenmaal aangekomen op de nieuwe locatie kunne deze objecten geselecteerd worden als onderdeel van een andere lijst om in de toekomst opnieuw verplaatst te worden Keuze collectie Alleen bepaalde categorieën van de collectie zijn op deze wijze beschikbaar. Het is mogelijk deze status aan exemplaren toe te kennen op het moment van bestellen. Dit is geïmplementeerd met een nieuw veld in het exemplaarrecord de roulerende collectie-categorie. U kunt nieuwe categorieën toevoegen via AFO 469 Object Authority Lijsten de roulerende collectie-categorie. Bijvoorbeeld:

284 284/394 Normaliter zou men verwachten dat er slechts één categorie is, d.w.z. materiaal mag rouleren of niet. Maar meerdere categorieën maken het mogelijk de logica zeer fijn af te stemmen. U kunt de roulerende collectie-categorie. toekennen aan een individueel exemplaar (bijv. via AFO 423):

285 285/394 Maar hij kan ook toegevoegd worden tijdens het bestelproces voor elke deelbestelling bijvoorbeeld wanneer men al van te voren weet dat het bestelde materiaal mag rouleren Spelregels roulerende collecties U kunt bepalen hoe materiaal rouleert tussen de filialen en locaties binnen door de regels te definiëren vanaf het menu Spelregels voor roulerende collecties in AFO 469.

286 286/394 In het kort maken deze regels het mogelijk een set locaties te definiëren vanwaar objecten verplaatst mogen worden en, als dat het geval is, naar welke locatie. De belangrijkste parameter voor elke spelregel is hoe lang het materiaal al op de huidige locatie is. In plaats van de objecten in kleine porties te verwerken een paar DVD s hier, twee boeken morgen enz. worden de regels gebruikt volgens bepaalde schema s. Dit maakt het mogelijk materialen te bundelen die dan op vaste tijden verwerkt worden - zo kunt u bijvoorbeeld Biografieën elke vrijdag verplaatsen maar muziek CD s alleen op de 3 e van elke maand. Een blik op de parameters in details: Plaatskenmerk Het veld Plaatskenmerk maakt het mogelijk zeer precies aan te geven voor welke locaties de regel geldt, met de standaard Vubis notatie voor een plaatskenmerk (.d.w.z. Locatie[Sublocatie] signatuur).

287 287/394 Wanneer het onderdeel signatuur wordt gedefinieerd mag dat in de volgende vorm: alleen SISO nummer * tot tot Alleen rechts truncatie is beschikbaar een sterretje (*) op enige andere positie dan de meest rechtse wordt beschouwd als data niet als joker Bestemming De bestemming wordt bepaald in de velden Bestemmings-locatie en Sublocatie Beschrijving Dit is een optionele beschrijving van de regel die gebruikt kan worden voor een nadere toelichting of om gerelateerde regels te groeperen Selectiecriteria De selectiecriteria worden bepaald met: Materiaaltypes de objectcategorie (optioneel) Roterende collectie - optioneel Aantal dagen op locatie dat een gegeven exemplaar op de huidige locatie moet staan alvorens het geselecteerd kan worden. 1 Indien de karakters *, -of \ deel uitmaken van het signatuur moeten ze ingevoerd worden als respectievelijk \*, \- of \\.

288 288/ Schema Dit bepaalt het tijdstip waarop deze spelregel moet worden toegepast d.w.z. elke eerste dag van de maand, elke vrijdag, enz. Formaat 1 - Formaat 2 - Leeg veld Dit betekent dat de regel altijd moet worden toegepast. Bevat informatie bestaande uit 4 delen, namelijk : bepaalde dag(en)en van de maand dag(en) van de week we(e)k(en) van de maand maand(en) van het jaar. De velden van Formaat 2 worden geschieden door een schuine streep en mogen de volgende waarden bevatten: Veld Waarde Betekenis 1 snn s = specifieke dag nn = bepaalde dag in de maand (numerieke waarde tussen 1 en 31, afhankelijk van de maand) Voorbeeld s01 dag 1 van elke maand 2 dn d = dag van de week n = bepaalde dag van de week (numerieke waarde tussen 0 en 6) Voorbeeld d1 dag 1 van elke week (= maandag) 3 wn w = weeknummer van maand n = bepaalde week van de maand (numerieke waarde tussen 0 en 5) Merk op dat 1 de week is die begint met de eerste zondag van een maand, als bijvoorbeeld de eerste zondag de 4 e van de maand is, vallen dagen 1,2 en 3 in week 0. Voorbeeld w3 de derde week van elke maand 4 mnn m = maand nn = bepaalde maand van het jaar (numerieke waarde tussen 1 en 12) Voorbeeld m7 de 7 e maand van elk jaar (= juli) Elk van de bovenstaande velden mag meerdere waarden bevatten, deze waarden moeten worden gescheiden door een komma.

289 289/394 Elk van de bovenstaande velden kan gebruikt worden om een range aan te geven waarbij de begin- en eindwaarden inclusief zijn en worden gescheiden door een liggend streepje. Dit kan het best worden geïllustreerd met voorbeelden. Mogelijke schema s d3 w2 m1 w3 m3 s20 m3 s1,3 m1,6 d1-4 S31 In bovenstaande zes voorbeelden worden de regels als volgt geactiveerd: voorbeeld 1 actief op de 3 e dag van week 2 in maand 1 (d.w.z. woensdag, week 2, januari) voorbeeld 2 actief in week 3 van maand 3 (d.w.z. elke dag van week 3 in maart) voorbeeld 3 actief op de 20 e dag van maand 3 (d.w.z. op 20 maart) voorbeeld 4 actief op de 1 e en 3 e dag van maand 1 en 6 (d.w.z. 1 en 3 januari en juni) voorbeeld 5 actief op dag 1 t/m 4 van elke week (d.w.z. maandag t/m donderdag) voorbeeld 6 actief op de 31 e dag van elke maand (deze regel is dus alleen actief voor maanden met 31 dagen, dus januari, maart, enz.) Overige parameters De overige parameters tenslotte maken specifieke details mogelijk, voor testdoeleinden. Maximum/ lijst objecten op de lijst moeten van de plank gehaald worden. Om een beheersbaar aantal objecten per lijst te hebben, kunt u een maximum instellen. Maximum / selectie bepaalt het maximum aantal objecten dat per keer geselecteerd mag worden met deze regel. Bijvoorbeeld, als u met deze functie begint komen er wellicht heel veel objecten in aanmerking om geselecteerd te worden; daarom is het wellicht nodig de selectie in etappes te doen. Met deze parameter bepaalt u het maximum aantal objecten dat in één keer verplaatst mag worden naar een ander filiaal.

290 290/394 Multi-copy wanneer dit is aangevinkt worden alle exemplaren van een titel die aan de criteria voldoen verplaatst; zo niet dan wordt er maar 1 exemplaar van de titel verplaatst per selectie.. Titelcontrole wanneer dit is aangevinkt wordt gecontroleerd of er al een exemplaar van de titel aanwezig is op de plaats van bestemming. Uitgeleend wanneer deze niet is aangevinkt worden alleen exemplaren op de plank bekeken. Wanneer deze wel is aangevinkt; worden zulke exemplaren wel verplaatst naar de nieuwe locatie. Omdat deze exemplaren niet op de plank staan worden ze aan de nieuwe locatie toegekend bij het draaien van het proces. Wanneer een dergelijk object wordt ingeleverd op de oorspronkelijke boodschap zal het op transport gezet worden naar de nieuwe locatie. Bezig met test Deze optie maakt het mogelijk aan te geven dat u de regel wilt testen. In dit geval worden objecten geselecteerd en aan de lijsttoegevoegd op de normale wijze, maar wordt er een extra waarschuwing gegeven wanneer men probeert de geselecteerde objecten daadwerkelijk te verplaatsen. Tijdelijk onderdrukken en Tijdelijk actief maken het mogelijk de vastgestelde tijdstippen te doorbreken, hetgeen handig is voor testen Procesbeheer Een extra optie in AFO 462 stelt u in staat het proces uit te voeren of in memory te zetten. Het is mogelijk dit online te doen hetgeen handig is voor testen; verder zouden we verwachten dat u dit in memory zet, om uitgevoerd te worden in de vroege ochtenduren. De optie in AFO 462 geeft u het gebruikelijke dialoogvenster voor Procesbeheer. In principe is het mogelijk om meerdere processen elke dag uit te voeren, maar dat is ongebruikelijk. We zouden verwachten dat u dit in de nachtwaker zet het schema voor de specifieke spelregels wordt immers vastgesteld in de regels zelf.

291 291/ Online verwerking Behalve de optie om het proces op te starten zijn er nog twee nieuwe opties in AFO 462: De eerste toont een lijst van objecten die verzonden moeten worden; de tweede een lijst van te ontvangen objecten (d.w.z. die verstuurd zijn). Bijvoorbeeld: Getoond worden de omschrijving, het aantal exemplaren in deze lijst (1 in elke lijst in bovenstaand voorbeeld), de status en de datum waarop de lijst werd gegenereerd. U

292 292/394 ziet dat de plaats van bestemming NIET wordt getoond er wordt aangenomen dat de omschrijving van de spelregel voldoende informatie biedt hiervoor. Wanneer u een specifieke lijst kiest wordt de detailinformatie getoond. Wanneer u de objecten heeft verzameld die in aanmerking komen om te worden verzonden, de objecten heeft gemarkeerd die zoek zijn of specifieke objecten om een of andere reden verwijderd heeft van de lijst; kunnen de overige objecten op transport gezet worden door te klikken op het naar de plaats van bestemming gaan. icoon te klikken (verzend lijst), waardoor ze Als de objecten zijn verplaatst zijn ze te zien op de Lijst van te ontvangen exemplaren op de plaats van bestemming en kunnen ze daar op vergelijkbare wijze worden ontvangen. Let op de regels die beginnen met het icoon. Dit geeft aan dat er meer dan één exemplaar is op deze specifieke locatie, dus moet het personeel controleren of ze het exemplaar hebben met de juiste barcode. Daarnaast toont de status kolom de tekst Reserveringen om aan te geven dat er reserveringen zijn voor deze titel Afdrukken

293 293/394 U kunt ook een paklijst afdrukken vanaf dit scherm. Dit geeft bijna dezelfde informatie als op het scherm. Maar het feit dat er meer dan één exemplaar voor een titel is wordt aangegeven door ** voor de barcode.

294 294/ Nieuw offline uitleensysteem WinCirc Introductie Vubis Smart omvat nu ook twee offline producten, WinCirc en WinBus, die al in gebruik waren voor andere Geac Bibliotheek producten (ADVANCE, PLUS, BookPLUS). WinCirc is een back-up module voor de uitleen, bedoeld om gebruikt te worden wanneer het systeem zelf niet beschikbaar is, bijvoorbeeld bij netwerkproblemen of gedurende een upgrade. WinBus is een module voor bibliobussen, die gebruik maakt van een vereenvoudigde kopie van het systeem voor offline uitlening en toegang tot de catalogus. WinBus en WinCirc delen dezelfde basis programmatuur; in feite is WinCirc een gelimiteerde versie van WinBus. Het verwerken van transacties op de server is verbeterd om specifieke situaties bij offline transacties te kunne behandelen (bijvoorbeeld: een uitleentransactie die online wordt uitgevoerd kan worden afgebroken om een bepaalde reden zoals een geblokkeerde pas maar bij het verwerken van offline transacties moet de transactie toch worden opgeslagen omdat deze al heeft plaatsgevonden). Bovendien zijn er enige aanpassingen gemaakt om te coherentie te bewaren wanneer transacties niet in de juiste volgorde worden verwerkt, o.a. door de introductie van zogeheten superseded transacties. Tenslotte is het verwerken van leners verbeterd met nieuwe functionaliteit Impact op bestaande gebruikers WinBus/WinCirc client 3.0 kan alleen gebruikt worden met release 2.4 en later, het zal niet werken met eerdere releases. Eerdere client versies kunne alleen gebruikt worden met releases vóór release 2.4. Compatibiliteit Release 2.1 Release 2.2 Release 2.3 Release 2.4 Client 2.0.x Ja Ja Ja Nee Client 2.1.x Ja Ja Ja Nee Client 3.0 Nee Nee Nee Ja

295 295/ Functionele Specificaties Server processing en data integriteit aspecten Datum/tijd voorvoegsel voor transactiebestanden Aan elk transactiebestand wordt een datum/tijd stempel toegekend in het volgende formaat: "JJMMDDUUMM" (jaar-maand-dag-uur-minuut). Datum/tijd stempel voor transacties Elke transactie heeft een datum/tijd stempel waarin de tijd is gespecificeerd op de dichtstbijzijnde seconde. Volgorde verwerking transacties De transacties van alle beschikbare bestanden worden eerst samen gegroepeerd, vervolgens worden alle transacties verwerkt in volgorde van datum/tijd stempel. Als alternatief kunne de bestanden één voor één verwerkt worden in volgorde zoals bepaald in de parameters. Superseded transacties Transacties die een eerdere datum/tijd stempel hebben dan die voor de als laatste verwerkte transactie voor lener/exemplaar worden niet afgewezen (omdat er een latere transactie is). Transactie instelling/locatie De instelling/locatie van de transacties is die zoals verzonden door het offline systeem. Een default instelling/locatie wordt ingesteld op de server voor het geval het offline systeem een ongeldige instelling/locatie verstuurt. Objecten inleveren Kosten en boetes Voor elke transactie die resulteert in kosten of boetes die betaald moeten worden voegt het systeem een nieuwe openstaande post toe bij de lener. Resulterende kosten en/of boetes worden weggeschreven in een rapport.

296 296/394 Gereserveerde objecten Wanneer een ingeleverd exemplaar gereserveerd is, krijgt het exemplaar de status Gereserveerd niet vastgehouden (AFO 423). Het object wordt op de paklijst gezet. Exemplaar is niet uitgeleend De transactie wordt genegeerd. Een boodschap wordt weggeschreven in het rapport. Objecten van een andere bibliotheek Exemplaren van een andere bibliotheek krijgen de status In de bibliotheek op een scherm in AFO 423 voor de huidige instelling/locatie. Een boodschap in het rapport geeft aan dat het naar de bibliotheek gestuurd moet worden waar het thuishoort. Objecten behorend bij een offline / administratieve beheerder Deze objecten krijgen de status In de bibliotheek voor de huidige instelling/locatie en worden opgenomen in het rapport. Objecten uitlenen Vervaldata De vervaldatum zoals gespecificeerd door de client transactie wordt overgenomen. Alleen wanneer er geen vervaldatum is gespecificeerd door de client, wordt de vervaldatum automatisch berekend door de server. Vervallen, geblokkeerde of zwarte lijst leners Het systeem verwerkt de transactie en zet een boodschap in het rapport. Objecten uitgeleend aan een andere lener Het object moet eerst worden ingenomen voordat de nieuwe uitleentransactie verwerkt kan worden. Er wordt een boodschap in het rapport gezet.

297 297/394 Gereserveerd door andere lener Het systeem verwerkt de transactie en zet een boodschap in het rapport. Objecten behorend bij een offline / administratieve beheerder Het systeem verwerkt de transactie en zet een boodschap in het rapport. Object is uitgeleend aan dezelfde lener De transactie wordt verwerkt als verlenging voor deze lener. Wanneer de verlenging normaal niet mogelijk zou zijn geweest wordt de transactie toch verwerkt wordt er een boodschap in het rapport gezet. Objectbarcode komt niet voor in main database Er wordt een C-fly object aangemaakt. Er wordt een boodschap in het rapport gezet. Merk op dat er alleen een C-fly object aangemaakt kan worden als hiervoor een sjabloon is gedefinieerd. Een een C-fly object wordt ook aangemaakt wanneer het aanmaken van een C-fly object normaliter is uitgeschakeld. Leners Betaling van contributie en boetes (alleen WinBus) Contributie en boetes kunnen betaald worden bij het offline werkstation en het lenersrecord wordt dienovereenkomstig bijgewerkt (uitsluitend voor de types boete en contributie ). Te-laat gelden worden op voorhand berekend en opgeslagen in de database van het werkstation zodat ze beschikbaar zijn als een object wordt ingeleverd. Openstaande contributie en boetes worden per type getoond in de WinBus client. Additionele velden lenersrecord Velden zijn toegevoegd voor: - straat - nummer - plaats - district - provincie - land - regel1 regel5 - mobiele telefoon - fax

298 298/ adres - noot Voorbeeld van het dialoogvenster om een lener in te voeren in de WinCirc client. Voorbeeld van het dialoogvenster om vedlen te selecteren in de WinCirc client.

299 299/394 Tonen noot (alleen WinBus) Wanneer er een noot is bij het lenersrecord zal deze worden getoond bij het ophalen van het lenersrecord. Wijzigen lenersbarcode Het is mogelijk om de bestaande barcode van een lener te vervangen door het invoeren van een nieuwe barcode in het lenersscherm. Nieuwe lener met bestaande barcode Er wordt een waarschuwing gegeven wanneer een nieuwe lener wordt ingevoerd met een bestaande barcode (NB: het is mogelijk dat niet alle barcodes beschikbaar zijn in de lenersdatabase (vooral bij WinCirc), dus deze controle is niet betrouwbaar). Server setup en interface De AFO voor het verwerken van offline transacties is 486. Wanneer de bibliotheek een licentie heeft voor het bibliobus systeem (WinBus) kan er een keuze gemaakt worden tussen het bibliobus systeem en het nood uitleensysteem; anders is alleen het nooduitleensysteem beschikbaar. De menuopties en parameters voor beide modules is vergelijkbaar. Merk op dat er geen toegang tot deze menu s is wanneer de gebruiker OFFLINE niet is aangemaakt. Dit is het paswoord dat gebruikt wordt voor het verwerken van de

300 300/394 offline transacties. NB: u hoeft niet te zijn ingelogd als gebruiker OFFLINE om de parameters in te stellen of om offline transacties te verwerken. Het menu heeft de volgende opties: Start verwerking transacties (het proces kan op de gebruikelijke manier gestart worden: online, batch of memory) Stop verwerking trans Rapportage (de rapporten van offline processing kunnen bekeken worden) Parameters (setup van alle parameters) Exporteer database (alleen WinBus) (het proces kan op de gebruikelijke manier gestart worden: online, batch of memory) Een voorbeeld van het WinCirc menu Er zijn de volgende parameters: Algemene parameters o Default instelling/locatie o Sjabloon voor C-fly exemplaren

301 301/394 o Aantal dagen dat rapporten bewaard moeten blijven Transactie verwerking: o Verwerk-methode: Een bestand tegelijk (blijf zoeken naar bestanden wanneer gereed) Alle bestanden, stop na verwerking Alle bestanden, herhaal na verwerking o Directory voor transactie files (namen van directory en transactie bestanden die verwerkt moeten worden; bestandsnamen mogen wildcards bevatten. Wanneer een bestand tegelijk verwerkt wordt, wordt dit gedaan in volgorde van de bestandslijst). Export (alleen WinBus) o Export directory o Export database o Export profiel voor titelbeschrijvingen Een voorbeeld van het parameterscherm Rapporten Rapporten worden als volgt ingedeeld: level 1: Een lijst van transactiebestanden met de kolommen: bestandsnaam status (verwerkt, in process, niet verwerkt, niet geladen) aantal uitleningen / innames / betalingen / wijzigingen lenersrecords

302 302/394 De meest recente bestanden worden eerst getoond. Alle bestanden in de aangewezen directory op de server worden hier getoond, inclusief degene die nog niet verwerkt of geladen zijn plus degene die zijn verwijderd (zie logica hieronder). Aantalen uitleningen e.d. worden niet getoond voor niet-geladen en niet-verwerkte bestanden. Voorbeeld van een level 1 scherm level 2 (niet voor "niet-verwerkte/niet-geladen" bestanden): Een lijst van rapportonderdelen met de kolommen: datum/tijd transactie datum/tijd verwerkt op server transactie type instelling/locatie transactie data contributie/boete bedrag boodschap Er is een regel voor elke transactie. Instelling/locatie, transacties en foutcodes kunnen ge(de)selecteerd worden voor het tonen via de Filter optie. Voorbeeld van een level 2 scherm

303 303/394 level 3: Een scherm met meer gedetailleerde informatie zoals titel van het exemplaar, lenersgegevens en meer informatie m.b.t. de foutcode. Vanaf dit scherm zijn buttons beschikbaar om naar gerelateerde AFO s te switchen. Voorbeeld van een level 3 scherm Client Huidige datum en tijd De client toont de huidige tijd en datum bij opstarten en vraagt de gebruiker die te verifiëren. Dropdown lijst voor huidige instelling/locatie op hoofdscherm. De huidige instelling/locatie wordt gekozen uit een dropdown lijst op het hoofdscherm. Geldige ingangen hiervoor zijn gedefinieerd in de parameter setup. Optie voor automatische berekening vervaldatum door de server. Als het veld vervaldatum wordt geleegd in de client, zal de vervaldatum worden berekend door de server op het moment dat de transactie wordt verwerkt. Toon waarschuwing wanneer ingeleverd object bij een andere locatie hoort (alleen WinBus). Er wordt een waarschuwing getoond (optioneel) wanneer er een object wordt ingeleverd dat niet behoort bij de huidige locatie.

304 304/394 Apart scherm voor betalingen (alleen WinBus) Er is een apart scherm dat een overzicht geeft van de openstaande posten van een lener en vanwaar betalingen van het type contributie en boete gedaan kunnen worden. Voorbeeld van het aparte scherm voor betalingen Overige Tonen van aard van het werk en volume nummer toevoegen aan tonen exemplaargegevens (alleen WinBus) Het overzichtsscherm voor exemplaren toont ook de aard van het werk en het volume nummer (meerdelige werken). Het signatuur en volume nummer worden ook toegevoegd aan de dropdown lijst voor uitgeleende exemplaren Proces logica In het proces dat de offline transacties verwerkt worden de volgende stappen gezet: 1. Modus "een bestand tegelijk" Lees de transactie van het eerstvolgende beschikbare transactiebestand (kijk in parameter voor volgorde van bestanden) en sla deze op voor verwerking; zodra een bestand verwerkt is, wordt het verwijderd uit de directory Verwerk de transacties in volgorde van datum/tijd stempel

305 305/394 Begin weer bij stap 1 2. Modus "alle beschikbare bestanden" Lees de transacties van alle beschikbare transactiebestand en sla deze op voor verwerking; zodra een bestand verwerkt is, wordt het verwijderd uit de directory Verwerk de transacties in volgorde van datum/tijd stempel Stop of controleer of er nog een groep bestanden te verwerken is (afhankelijk van geselecteerde modus)

306 306/ Interface met Itiva Overzicht In deze sectie wordt beschreven hoe data verwerkt kunnen worden ter ondersteuning van de berichtgeving aan leners via een telefoonsysteem. Op dit moment is dit gerelateerd aan het i-tiva systeem van de TalkingTech Group in New Zealand. Engelse bibliotheken gebruiken dit om rappels en afhaalberichten voor reserveringen aan leners te sturen. Het is ook mogelijk het systeem te configureren om opvraagberichten en rekeningen te sturen. In de huidige systemen is het gebruikelijk om alleen het 1 e rappel per telefoon te versturen en de overige rappels per conventionele, papieren post. In deze eerste release van ondersteuning voor Itiva kunnen alleen rappels worden verstuurd. Het i-tiva systeem bevat opgenomen informatie zoals gespecificeerd door de bibliotheek. Andere informatie wordt gehaald uit gegevens in het rappel-bestand, in het bijzonder de lenersnaam. I-tiva software en hardware vormen een aparte machine, de i-tiva server. Data wordt uitgewisseld tussen de beide servers.de boodschappen van de dag worden door i-tiva campaign genoemd Contact methoden Zie sectie voor volledige details. Het is mogelijk het systeem zo te configureren dat de rappels worden gestuurd via de Itiva server als voice mail of als SMS, door de lener een toepasselijke contactmethode toe te kennen. De volledige details van configuratie worden besproken in voor deze sectie is het alleen nodig aan te nemen dat het mogelijk is de benodigde rappels te identificeren. Deze sectie vertelt u hoe het systeem te configureren en delen van het systeem te gebruiken die direct gerelateerd zijn aan Itiva.

307 307/ Configuratie Itiva Om het systeem te vertellen dat u gebruik maakt van Itiva voor het bezorgen van rappels gebruikt u de optie Instellingen Itiva berichtensysteem binnen het menu Parameters voor output van berichten in AFO 616. Er wordt van uit gegaan dat er maar 1 Itiva systeem in gebruik is, maar het is mogelijke meerdere Itiva systemen te ondersteunen. De volgende schermen vertellen Vubis Smart over deze systemen en geven informatie hoe er mee om te gaan.

308 308/394 Het eerste scherm is bedoeld om de gedefinieerde systemen te tonen en te onderhouden, en ook om de achtergrondprocessen te starten voor het aanmaken van de rappels. Bovenstaande informatie is noodzakelijk voor elk Itiva systeem deze bestandsnamen vertegenwoordigen de wijze waarop informatie wordt uitgewisseld tussen Vubis Smart en de Itiva server. De interactie tussen Itiva en Vubis Smart bestaat uit het uitwisselen van bestanden met relevante informatie en het zijn de namen van deze bestanden die hier geconfigureerd moeten worden. Dit wordt duidelijk uit de installatie documentatie van Itiva en wordt afgestemd in overleg met Geac en Itiva.

309 309/394 De parameter Gebruik als default MOET aangevinkt worden op 1 gedefinieerd Itiva systeem. Als deze op meer dan 1 systeem wordt aangevinkt zal er een willekeurige server worden geselecteerd! Wanneer er meerdere Itiva servers in gebruik zijn moet de te gebruiken server gedefinieerd worden voor elke uitleenlocatie. Met andere woorden: 1 server is de default voor alle anderen, dan moet het ingesteld worden per locatie via AFO 481 Diversen Contactmethode voor berichten - Contactmethode voor berichten per locatie. Met andere woorden, het systeem gebruikt een enkel Itiva systeem als default. In het ongewone geval dat er meerdere systemen zijn, kunnen specifieke locaties geconfigureerd worden om een alternatief systeem te gebruiken Itiva taal instellingen Het Vlaggetjes icoon maakt het mogelijk taalinstellingen te definiëren voor Itiva. Het is mogelijk de taal die Itiva gebruikt aan te passen aan de contacttaal van de gebruiker aangezien contacttaal een door de bibliotheek gedefinieerde parameter is, moet deze gekoppeld worden aan de taalinstellingen die Itiva kent.

310 310/394 Bovenstaand scherm toont de diverse talen die zijn gedefinieerd in AFO 482 plus een * die moet worden gebruikt als default wanneer Taal niet is gedefinieerd voor een gebruiker. Door het kiezen van een taalcode kan deze gekoppeld worden aan de taalcode van Itiva. Geldige codes staan in een dropdown lijst met de door Itiva ondersteunde codes, te weten Engels, Spaans, Nederlands, Duits en Spaans. Daarnaast is het mogelijk de opties gebruik default en Itiva niet gebruiken te kiezen. In het laatste geval zal het systeem kijken in het veld taal van de lener. Staat daarin een taalcode die gekoppeld is aan Itiva niet gebruiken dan zijn voice mail en SMS geen geldige output methoden en zal het systeem deze overslaan in de hiërarchie

311 311/394 voor de geselecteerde contactmethode. (Hetzelfde effect kan natuurlijk bereikt worden door een toepasselijke contactmethode expliciet in te stellen in het lenersrecord) Start van Itiva Verwerking Wanneer de aanmaak van berichten wordt uitgevoerd (AFO 451) op de normale wijze, worden berichten voor Itiva apart gezet Vubis Smart moet meedraaien in de verwerkingscycli van de Itiva server. In het bijzonder stuurt Itiva een lijst van berichten die als voice mail verstuurd hadden moeten worden, maar om de een of andere reden niet verzonden konden worden. In dit geval stopt het systeem de aanmaak van berichten en probeert het bericht op andere wijze dan via Itiva te bezorgen (waarschijnlijk door een gedrukt bericht, maar het kan ook zijn). U moet daarom TWEE onafhankelijke processen starten de ene om de lijst van nietverzonden berichten op te halen, deze moet lopen nadat Itiva klaar is met zijn campaign en voordat de berichten worden aangemaakt; de andere om de berichten voor Itiva apart te zetten na de aanmaak van berichten en voor de verwerking door Itiva. Dit lijkt complexer dan het is! Wanneer bijvoorbeeld de aanmaak van berichten om 02:00 uur moet plaatsvinden, stelt u het ophalen van de lijst in voor 01:30 uur en het afleveren voor 04:00 uur. Tenzij u erg onaardig bent tegen uw leners zult u het versturen van voice mail berichten niet om 4 uur s nachts doen. De achtergrondprocessen worden gestart vanaf het Itiva hoofdscherm met de 321 button. Hoewel u de processen online kunt uitvoeren, is dit eigenlijk alleen bedoeld voor testen; normaliter laat u deze processen door de nachtwaker uitvoeren op het soort tijdstippen als hierboven voorgesteld. Een initieel rapport wordt op het scherm getoond wanneer u het proces start:

312 312/394 Dit herinnert u er aan dat zal worden gevraagd om twee sets gegevens voor de processen die u opstart. U wordt ook gewaarschuwd t.a.v. de status van de data aanwezig op uw systeem; zoals gezegd is dit alleen relevant wanneer u het proces online uitvoert en u gewaarschuwd wordt of er relevante gegevens zijn om het proces uit te voeren. (bijvoorbeeld: het heeft geen zin niet-verstuurde berichten op te halen als die er niet zijn). Wanneer u op dit scherm op OK klikt wordt u gevraagd de twee batch processen op te starten op de voor Vubis Smart gebruikelijke wijze. Er is additionele documentatie beschikbaar waarin meer uitleg staat en die richtlijnen geeft voor meer complexe multi-instelling implementaties.

313 313/ Monitoren van de Itiva processen De output bestanden en de inkomende resultaatbestanden worden in een specifieke directory geplaatst (zoals bij de setup gespecificeerd). Het is duidelijk dat het gebruik van deze opslagruimte in de gaten gehouden moet worden ten eerste om er voor te zorgen dat er geen grote hoeveelheid diskruimte ingenomen worden en ten tweede om te kijken of Vubis Smart en Itiva de juiste interactie hebben. In het bijzonder dient er synchronisatie te zijn bijvoorbeeld, wanneer er een bestand is met niet-verzonden berichten dan zal Vubis Smart niet meer output genereren voor Itiva totdat dit verwerkt is en Itiva zal evenmin iets produceren tot dit bestand verwerkt is.

314 314/ Afdrukken en opnieuw afdrukken van rappels Zie ook de sectie m.b.t. contactmethoden voor leners Telling van berichten Het systeem houdt nu, alleen voor rappels, bij welke contactmethode er gebruikt is bij de aanmaak van berichten. Het systeem geeft aantal voor elke gebruikte contactmethode. Merk op dat in het veld Aant. het aantal de aantallen leners staan, terwijl de Contactmethode laat zien hoeveel uitgeleende exemplaren het betreft. Verder dient te worden opgemerkt dat de Contactmethode niet absoluut bepaald welke fysieke methode er is gebruikt om een bericht te versturen.

315 315/ Rappels opnieuw afdrukken Bij het opnieuw afdrukken van rappels laat het selecteren van een datum een overzicht zien van de aantallen berichten per berichten formaat. In het bovenstaande voorbeeld zijn dat 3 berichten per en 2 per voice mail (Itiva). Rappels kunnen opnieuw verzonden worden met gebruikmaking van het actuele berichten formaat zoals afgeleid van de contactmethode behorend bij het bericht door een regel te selecteren en op OK te klikken. Het is echter ook mogelijk dit te overtreden door op de button Print te klikken. In dit geval worden de berichten aangemaakt alsof ze afgedrukt zullen worden. Deze laatste optie kan gekozen worden wanneer het BEKEND is dat er bijvoorbeeld een probleem is met de server of de Itiva server. Als er een probleem bekend is kan er dus eenvoudig voor een andere methode gekozen worden dan die welke er oorspronkelijk aan gekoppeld was. Merk op dat het in eerdere releases niet mogelijk was berichten opnieuw te versturen, die eerder per verzonden waren; dit is nu wel mogelijk.

316 316/ Contactmethoden voor leners Introductie In release 2.4 zijn er nieuwe mogelijkheden voor het verzenden van berichten aan leners geïntroduceerd, in het bijzonder de mogelijkheden voor voice mail en SMS (tekstberichten) [zie sectie 5.23 voor details]. In eerdere releases werd u de keus geboden tussen gedrukte berichten of s, maar nu is er een zeer ruim aanbod. Om dit voor reguliere gebruikers simpel te houden, is er nu de mogelijkheid om contactmethoden te definiëren. U kunt nu een aantal mogelijke combinaties van geldige contactmethoden instellen, van waar uit een specifieke methode kan worden gekozen voor een lener Overzicht Een voorbeeld laat de mogelijkheden zien. Voor het eerste rappel willen we dat dit per gaat, omdat dit doorgaans gratis is; als een lener geen adres heeft sturen we het per SMS en als dat niet kan zullen we het afdrukken en per post versturen. Voor het laatste rappel bestaat er een wettelijke verplichting voor een fysiek exemplaar, zodat we die altijd afdrukken. U ziet dat er een hiërarchie is in de preferente opties voor het eerste rappel, die in vorige releases wel impliciet aanwezig was. Hoe is dit geïmplementeerd in het systeem? Voor de duidelijkheid wordt hier gesproken over het toekennen van contactmethoden aan leners. Het is inderdaad mogelijk contactmethoden aan specifieke leners toe te kennen, maar dat kan ook op andere wijze tot stand komen, zoals later wordt beschreven.

317 317/ Contactmethoden Er kan een algemene set parameters, Contactmethoden genaamd, geconfigureerd worden. Bij de installatie van 2.4 wordt deze set automatisch opgebouwd uit bestaande gegevens en u kunt deze later bijwerken indien gewenst (zie hieronder). Het definiëren van een contactmethode gebeurt via een dialoogvenster met 7 tabbladen voor elk van de hoofdtypes van berichten. U ziet dat de contactmethode niet alleen rappels betreft maar ook de andere soorten berichten die een lener of gebruiker kunne ontvangen. De opties voor andere berichten dan rappels zijn echter beperkt. Algemeen Op het eerste tabblad kan een code worden ingevoerd of bewerkt. Elke methode heeft een code en een omschrijving. Tevens kan aangevinkt worden of de code in gebruik is.

318 318/394 Rappels Op het volgende tabblad staan de Rappels. Dit scherm toont de mogelijkheden voor de werkelijke output van elk type rappel. U kunt de beschikbare formaten aanpassen (dit wordt verderop beschreven). In dit voorbeeld hebben we het volgende geconfigureerd: Print and print Itiva druk het bericht af stuur het bericht per doe allebei stuur het bericht via het Itiva systeem U kunt de opties selecteren voor elk type rappel door een berichten formaat naar rechts te bewegen. Daarbinnen kunt u dan weer de volgorde bepalen. In het voorbeeld hebben we er voor gekozen het 1 e rappel per voice mail te versturen, maar als er geen telefoonnummer beschikbaar is sturen we het per . In dit voorbeeld hebben we niet print (op papier) gespecificeerd, maar het systeem zal dit automatisch als laatste optie kiezen. Maar het is niettemin beter als u dit wel expliciet specificeert, zoals hier gedaan is voor het 2 e rappel.

319 319/394 Reserveringen, Rekeningen, Bestellingen, Rappels, Berichten Voor deze berichttypen zijn de opties beperkter. Alleen Print, of Print & zijn toegestaan. Voor het gemak staan deze op aparte tabbladen, zoals u hieronder ziet. In eerdere releases moest u hiervoor vakjes aanvinken, nu kunt u kiezen uit dropdown lijsten waarbinnen de 3 opties beschikbaar zijn.

320 320/394

321 321/394 Overzichtsscherm U vindt Contactmethoden in AFO 616 Beheer links met andere systemen - Diverse settings voor output van berichten Contactmethoden voor leners. Hier ziet u een lijst van de ingestelde contactmethoden. Van hieruit kan een nieuwe contactmethode worden toegevoegd of een bestaande worden bewerkt, zoals hiervoor beschreven. Er zijn nog twee opties beschikbaar Taal en Methode hernoemen/samenvoegen. Taal Standaard worden contactmethoden ingevoerd met een algemene taalinstelling van *, die als default getoond wordt. Indien nodig kunnen omschrijvingen van andere

322 322/394 talen ingevoerd worden. Aangezien dit voor personeel bestemd is, kan volstaan worden met een eenvoudige omschrijving. Methode hernoemen/samenvoegen De upgrade naar 2.4 zal contactmethoden aanmaken o.b.v. bestaande gegevens. Die worden Methode1, Methode2 enz. genoemd, hoewel u zelf kunt aangeven als u dit anders wilt bij de upgrade. Het hernoemen van de methode biedt u de gelegenheid Methode1 een duidelijker naam te geven (bijvoorbeeld Alleen gedrukt ). Verder is het mogelijk dat er wat vreemde contactmethoden zijn gegenereerd als gevolg van in eerdere releases gemaakte invoerfouten. Door het invoeren van een nieuwe naam die gelijk is aan een bestaande worden alle settings van de eerste code aan de tweede toegevoegd en worden ze als het ware samengevoegd tot 1 contactmethode. Als u deze optie kiest kan het enige tijd duren omdat het systeem de gegevens moet verwerken.

323 323/ Fysieke Berichten Formaten Bij het definiëren van de contactmethoden hebben we gezien dat de werkelijke vereiste fysieke berichten formaten hiërarchisch gedefinieerd kunnen worden voor elke rappel. Waar worden de fysieke berichten formaten gedefinieerd? AFO616 stelt u ook in staat de fysieke berichten formaten te definiëren. Op dit scherm wordt een lijst van geldige berichten formaten getoond. Na de upgrade staan hier de codes E, P en EP, die corresponderen met: E Alleen P Alleen Print EP Allebei Dit zijn beschermde codes die niet verwijderd mogen worden. Zij vertegenwoordigen de geldige settings van eerdere releases. Het selecteren van een regel of het toevoegen van een nieuw formaat resulteren in bovenstaand dialoogvenster waarin u gegevens kunt invoeren.

324 324/394 Een berichten formaat maakt het mogelijk om tenminste één fysieke manier van versturen van een bericht aan een lener in te voeren. U heeft de keuze uit: Print Voic SMS Fax Mailmerge om berichten te genereren die naar de printer worden gestuurd om berichten te genereren die per worden verstuurd om berichten te genereren die naar Itiva gaan voor voice mail om berichten te genereren die naar Itiva gaan voor SMS voor toekomstig gebruik voor toekomstig gebruik Het is mogelijk om aan te geven of dat een formaat niet in gebruik is dit verhindert dat het kan worden gebruikt in een contactmethode, maar houdt het NIET tegen als het al eerder aan een contactmethode was toegevoegd. Normaal zouden we verwachten dat u slechts EEN fysieke methode instelt, maar het is mogelijk er meer dan één te kiezen! Historisch gezien correspondeert dit met een kenmerk in eerdere releases waar u zowel post als voor het eerste rappel aan een lener kon gebruiken. In principe is het mogelijk een code te configureren ALLE_MOGELIJKHEDEN, bijvoorbeeld een bericht versturen per Post, , Voice mail en SMS maar dit zou op zijn zachtst gezegd vreemd zijn! Om dit formaat te selecteren moet een lener zowel een adres als een telefoonnummer en een mobiel nummer hebben; want voor een gekozen berichtformaat MOET elke methode mogelijk zijn bij de betreffende lener. De hiërarchie van opties wordt bepaald in de Contactmethoden, NIET in deze parameter. Taal wijzigen Het is ook mogelijk de taal te veranderen van de omschrijving van de formaten, net als voor de contactmethoden hierboven. Aangezien het gewone personeel deze parameter nooit ziet zij zien de contactmethode en omschrijving wordt niet verwacht dat u van deze mogelijkheid gebruik maakt.

325 325/ Het instellen van de contactmethode In deze sectie wordt uitgelegd hoe u de contactmethode kunt instellen bij een lenersrecord. AFO431 Lenersadministratie De simpelste manier is om dit te doen direct vanuit het lenersrecord. Vanaf het onderhoudsscherm in AFO 431 kunt u kiezen voor parameters. In eerdere releases kon u hier specifieke velden voor rappels en reserveringsberichten instellen dit is bewaard gebleven voor compatibiliteit, maar Nu biedt dit veld slechts een dropdown lijst van waar uit u een geldige contactmethode kunt selecteren. Contactmethode parameters Het is echter gebruikelijker om de contactmethode voor een lener te definiëren volgens onderstaande hiërarchie: Lenerscategorie Uitleenlocatie Uitleen meta-instelling Systeem als geheel D.w.z. dat u contactmethoden kunt definiëren voor één of meer specifieke lenerscategorieën. Wanneer er geen contactmethode is gedefinieerd voor de categorie, zal het systeem er een proberen te vinden voor de uitleenlocatie. Als die er niet is zal het systeem er een zoeken voor de uitleen meta-instelling en als die er niet is op systeemniveau. Er MOET er een gedefinieerd zijn op systeemniveau als beveiliging. (Bovendien moet u er om denken dat de uitleenlocatie alleen gecontroleerd wordt wanneer u systeem geconfigureerd is voor het genereren van berichten op niveau van de locatie [filiaal]).

326 326/394 De settings per lenerscategorie en/of uitleenlocatie worden ingevoerd via AFO 481 Diversen Contactmethode voor berichten. Per lenerscategorie

327 327/394 In dit voorbeeld is er alleen voor de lenerscategorieën EIS, EBI en KCO een contactmethode gedefinieerd het systeem zal elders kijken voor een contactmethode voor de overige categorieën (bijv. EPA). Per locatie Dit bepaalt de contactmethode voor de locatie waar u bent ingelogd (Zie sectie 5.23 voor gebruik van het Itiva systeem veld) Systeem Niveau In eerdere releases werd in AFO 616 Vubis Smart client settings een scherm getoond met allerlei aanvinkvakjes voor de diverse berichten formaten. Dit is nu vervangen door een dialoogvenster met tabbladen.

328 328/394 Het eerste tabblad stelt u in staat een default contactmethode te definiëren voor het gehele systeem. U kunt een geldige contactmethode kiezen uit de dropdown lijst. De button Uitleen stelt u in staat een contactmethode te definiëren voor de uitleen meta-instelling waar u op dat moment bent ingelogd. U ziet ook dat u op dit scherm bepaalde contactmethoden kunt onderdrukken voor de huidige meta-instelling. Contactmethoden zijn om historische redenen systeembreed gedefinieerd d.w.z. een medewerker kan normaliter ALLE contactmethoden zien. Het is mogelijk bepaalde methoden te verbergen voor een meta-instelling, zodat deze niet geselecteerd kunne worden voor een specifieke lener. Ongeldige methoden moeten aan de rechterkant staan. Op de overige tabbladen kunne defaults ingesteld worden voor de overige types berichten binnen het systeem.

329 329/394

330 330/394 Dit betekent geen functionele wijziging in de wijze waarop het systeem werkt, slechts de layout van deze parameters is o twee manieren gewijzigd: Meervoudige dialoogvensters zijn vervangen door 1 dialoogvenster met diverse tabbladen; De aanvinkvakjes voor Print en zijn vervangen door dropdown lijsten met de geldige opties Kosten voor rappels Kosten voor rappels worden berekend o.b.v. een matrix hiervoor in AFO 481. Dat is in deze release niet veranderd. Maar het is nu mogelijk om dit bedrag te overtreden voor een bepaald fysiek berichten formaat. We zouden verwachten dat dit wordt gebruikt voor berichten. Het bedrag wordt gespecificeerd bij de invoer van het berichten formaat zoals in het voorbeeld hieronder.

331 331/394 Als de kosten 0.00 zijn, dan moet 0.00 ook expliciet worden ingevoerd. Wanneer er bijvoorbeeld een contactmethode is die zegt bij voorkeur gebruiken, anders print, dan zou voor een lener met een adres gekozen worden voor verzending per en zouden er geen kosten worden berekend. Als er echter geen adres is, zou het bericht per post verstuurd worden en de normale kosten hiervoor worden berekend.

332 332/ Diversen Introductie Deze sectie beschrijft een aantal kleinere verbeteringen van de uitleenmodule. Het betreft: Van andere AFO s naar 423 springen zonder zoekscherm Switch naar lener wanneer gescand als object (uitlenen) Klikken op kolomkop op betaalscherm / aard van het werk Scherm bevestiging betaling Wijzigingen in boeteberekening Antedateren boeteberekening Tonen van uitleeninformatie van objecten Onderdrukken van boodschappen gerelateerd aan vervaldatum lenerspas Van andere AFO s naar 423 springen zonder zoekscherm Introductie Het systeem kent een aantal nieuwe snelle navigatie-opties die het mogelijk maken voor personeel om snel naar Beheer objecten (AFO 423) te springen, zonder het exemplaar opnieuw te hoeven opzoeken. Dit is toegevoegd aan in: Uitlenen Innemen Verlengen 419 Verlengen met administratiekosten 464 Uitlenen (met uitleenhistorie)

333 333/ Uitlenen Een nieuwe button geeft toegang tot Beheer objecten voor het laatste exemplaar geïdentificeerd op het scherm. Dit betekent dat het systeem niet gaat naar het laatste exemplaar van de vorige lener. Als uitleningen op het scherm ongedaan zijn gemaakt met de met de button Schrappen dan gelden ze niet als het laatste exemplaar geïdentificeerd op het scherm. Als er geen exemplaar is geïdentificeerd voor de huidige lener (of als alle transacties zijn geschrapt ) toont het systeem een foutboodschap. Het springen naar beheer objecten zonder dat er een exemplaar geïdentificeerd is, kan worden gedaan m.b.v. de standaard navigatie (d.w.z. het intypen van een AFO). De objecten die worden getoond op het scherm voordat op de Switch button werd geklikt, worden verwerkt voordat het systeem switcht naar AFO 423. Wanneer de parameter is ingesteld om automatisch het betaalscherm te tonen bij het verlaten van 411, wordt dit scherm ook eerst getoond voor de switch. Bij het verlaten van het overzichtsscherm in AFO 423 gaat het systeem automatisch terug naar het 411 scherm. Een nieuwe uitleensessie voor dezelfde lener wordt automatisch gestart Inleveren Een nieuwe button geeft toegang tot Beheer objecten voor het laatste exemplaar geïdentificeerd op het scherm. Dit betekent dat het systeem niet gaat naar het laatste exemplaar van de vorige sessie (scherm). Als innames op het scherm ongedaan zijn gemaakt met de met de button Schrappen dan gelden ze niet als het laatste exemplaar geïdentificeerd op het scherm. Als er geen exemplaar is geïdentificeerd (of als alle transacties zijn geschrapt ) toont het systeem een foutboodschap. Het springen naar beheer objecten zonder dat er een exemplaar geïdentificeerd is, kan worden gedaan m.b.v. de standaard navigatie (d.w.z. het intypen van een AFO). De objecten die worden getoond op het scherm voordat op de Swicth button werd geklikt, worden verwerkt voordat het systeem switcht naar AFO 423. Wanneer de parameter is ingesteld om automatisch het betaalscherm te tonen bij het verlaten van 412, wordt dit scherm ook eerst getoond voor de switch. Bij het verlaten van het overzichtsscherm in AFO 423 gaat het systeem automatisch terug naar het 412 scherm. Een nieuwe innamesessie wordt automatisch gestart.

334 334/ Verlengen Een nieuwe button geeft toegang tot Beheer objecten voor elk object op het scherm. De optie kan alleen gebruikt worden in combinatie met het selecteren van een object (regel) op het scherm. Wanneer u geen regel selecteert verschijnt de standaardboodschap U moet een keuze maken. Er vindt geen verwerking van verlengingen plaats wanneer het systeem switcht naar AFO 423. Bij het verlaten van het overzichtsscherm in AFO 423 gaat het systeem automatisch terug naar het 413 overzichtsscherm Verlengen met administratiekosten Als Uitlenen (met uitleenhistorie)) Als 411.

335 335/ Switch naar lener wanneer gescand als object (uitlenen) Er is een nieuwe mogelijkheid in release 2.4 waarbij u een lenersbarcode kunt invoeren als er een objectbarcode wordt gevraagd in AFO 411 Uitlenen en het systeem zal optioneel switchen naar een sessie voor de nieuwe lenersbarcode. De opties worden ingesteld via AFO 481 Uitleenparameters Diversen Uitleenprocedure Uitleen Parameters De procedure wordt bepaald met een nieuwe parameter in AFO 481 Uitleenparameters Diversen Uitleenprocedure Uitleen. De nieuwe optie heet Nieuwe uitleensessie starten bij lenersbarcode in 411. Er zijn 3 opties: 1 Nee, 2 Ja, met bevestiging en 3 Ja, automatisch.

336 336/ AFO411 Uitlenen Deze nieuwe mogelijkheid stelt u in staat een lenersbarcode in te voeren als er een objectbarcode wordt gevraagd in AFO 411 Uitlenen en het systeem zal optioneel switchen naar een sessie voor de nieuwe lenersbarcode. De opties worden ingesteld via AFO 481 Uitleenparameters Diversen Uitleenprocedure Uitleen.

337 337/394 Wanneer de parameter op Nee gezet is, zal het systeem hetzelfde reageren als in eerdere releases met de melding Werk niet geregistreerd of, wanneer de C-fly optie is toegestaan, met het dialoogvenster hiervoor. Wanneer de parameter op Ja, met bevestiging is gezet, zal het systeem onderstaande boodschap tonen. Als u op OK klikt zal er een nieuwe sessie gestart worden voor de nieuwe lener. Als u op Annuleer klikt blijft u bij de huidige lener. Wanneer de parameter op Ja, automatisch is gezet, zal het systeem nieuwe sessie starten voor de nieuwe lener zonder waarschuwing.

338 338/ Klikken op kolomkop op betaalscherm / aard van het werk Introductie Er is een aantal wijzigingen gemaakt in het scherm Registratie kasontvangsten (AFO 414 en andere). Deze wijzigingen zijn: de mogelijkheid om te sorteren per kolom door op de kolomkop te klikken; het tonen van de categorie in een aparte kolom; enige kleine cosmetische aanpassingen (die hier verder niet worden beschreven omdat ze zo klein zijn,zoals het rechts i.p.v. links uitlijnen van data) Sorteren op kolominhoud Gegevens kunnen gesorteerd worden door op de kolomkop te klikken. Het totaal zal aan het begin of aan het eind van de lijst getoond worden, afhankelijk van of er oplopend of aflopend gesorteerd wordt Tonen aard van het werk Het systeem toont de aard van het werk in een aparte kolom voor openstaande posten van het type Leengeld, Boete, Reserveringskosten, Boekvergoedingen en Aanvraagkosten. De aard van het werk wordt getoond als code, gevolgd door de overeenkomstige objectcategorie tussen vierkante haken.

339 339/ Voorbeeld scherm Het nieuwe scherm Registratie kasontvangsten ziet er zo uit:

340 340/ Scherm bevestig betaling Het scherm Registratie kasontvangsten is verbeterd met een extra scherm dat bevestiging van kasontvangsten mogelijk maakt. Dit geldt alleen voor contante betalingen AFO 481 Parameter wijzigingen Een nieuwe parameter, Bevestiging van betalingen per kas, is toegevoegd aan AFO 481 Uitleenparameters Diversen Uitleenprocedure Algemeen. Deze parameter kent 3 mogelijkheden: Geen bevestiging. Het systeem werkt als in vorige releases.

341 341/394 Bevestigingsscherm tonen. Het systeem toont een scherm met daarop het openstaande bedrag. Kies OK om te betalen, of ANNULEER om niet te betalen. Betaalscherm tonen. Het systeem toont een scherm met daarop het openstaande bedrag en stelt uu in staat het bedrag in te voeren dat u betaalt. Dit bedrag MOET groter of gelijk aan het openstaande bedrag zijn AFO 414 Wijzingen in logica voor kontante betaling In AFO 414 toont het systeem een overzicht van de openstaande posten en kunt u op het icoon Ontvang alle bedragen (cash) klikken. Afhankelijk van de hierboven beschreven parameterinstellingen zal het systeem u 1 van 3 mogelijkheden aanbieden. Geen bevestiging de kontante betaling wordt ontvangen; geen wijzigingen in de bestaande workflow. Bevestigingsscherm tonen. het systeem toont een bevestigingsscherm met het te betalen bedrag en de buttons OK en Annuleer. Betaalscherm tonen het systeem biedt u de mogelijkheid het bedrag in te vullen dat de lener u overhandigt. Nadat dit bedrag is geregistreerd zal het systeem een scherm tonen waarop het wisselgeld voor de lener staat.

342 342/394 Het te ontvangen bedrag mag niet lager zijn dan het te betalen bedrag AFO 414 Wijzingen in logica voor Kontante deelbetaling In AFO 414 toont het systeem een overzicht van de openstaande posten en u kunt één of meerdere posten kiezen. Het systeem toont een venster waarin u de betaalwijze kunt kiezen (kontant, bank, ). Wanneer u kiest voor Kontant is de workflow als volt. Voor alle andere betaalwijzen is er geen wijziging in de workflow. Wanneer de parameter in AFO 481 is gezet op Geen bevestiging of is gezet op Bevestigingsscherm tonen dan zijn er geen wijzigingen. Als deze parameter is gezet op Betaalscherm tonen en u klikt op OK, dan wordt onderstaand venster getoond:

343 343/394 Het te ontvangen bedrag staat standaard op het totaal. Wanneer u een bedrag invult dat hoger is dan het totaal en op OK klikt, zal het systeem een scherm tonen waarop het wisselgeld voor de lener staat.

344 344/ Wijzigingen in boeteberekening Introductie Er kan een nieuwe parameter gebruikt worden die de wijze waarop boete berekend wordt kan beïnvloeden. De boeteberekening houdt rekening met de zogenaamde sluitingsdagen, die zowel vast als variabel kunnen zijn. Er zijn nieuwe mogelijkheden om de boeteberekening deze sluitingsdagen te laten negeren. De nieuwe parameters zijn: Voor vaste sluitingsdagen negeer vaste sluitingsdagen voor boeteberekening na N dagen Voor variabele sluitingsdagen negeer variabele sluitingsdagen voor boeteberekening na N dagen De waarden van N kunnen gedefinieerd worden per instelling/locatie en kunnen verschillend zijn voor vaste en variabele sluitingsdagen Hoe worden boetes berekend in 2.4? In deze sectie vergelijken we de boeteberekening in eerdere releases met de algoritmes in release 2.4. Situatie voor 2.4 Drie sets parameters betapen te laat boetes: AFO 484 Sluitingsdagen Vaste en Variabele Merk op dat variabele sluitingsdagen nooit gedefinieerd moeten worden voor dagen die al gedefinieerd zijn voor vaste sluitingsdagen. AFO 622, Uitleenmodule, Boetevrije periode AFO 481, Wijzigen parameters, Boeteberekening Formaat voor de parameters: bedrag/periode in dagen/boetevrije periode/maximum boete Merk op dat boetevrije periode hier betekent: geen boete tot na N dagen Boeteberekening als volgt.

345 345/394 ALS de boetevrije periode in dagen = 1 DAN wordt er geen boete berekend over gesloten dagen ALS de boetevrije periode in dagen # 1 (ongelijk aan 1) DAN wordt er boete berekend over gesloten dagen TENZIJ het aantal gesloten dagen het aantal bereikt als gedefinieerd onder de boetevrije periode in AFO 622 DAN wordt er geen boete berekend over gesloten dagen Situatie in 2.4 Vier sets parameters bepalen te laat boetes: AFO 484 Sluitingsdagen Vaste en Variabele Merk op dat variabele sluitingsdagen nooit gedefinieerd moeten worden voor dagen die al gedefinieerd zijn voor vaste sluitingsdagen. AFO 481, Diversen, Uitleenprocedure, Algemeen, Boetevrije periode AFO 481, Boetes, Boeteberekening Formaat voor de parameters: bedrag/periode in dagen/boetevrije periode/maximum boete AFO 481, Boetes, Diversen, negeer vaste/variabele sluitingsdagen voor boeteberekening na N dagen Boeteberekening als volgt. ALS de boetevrije periode in dagen = 1 DAN wordt er geen boete berekend over gesloten dagen TENZIJ het aantal gesloten dagen het aantal bereikt als gedefinieerd voor negeren in (in AFO 481, Boetes, Diversen) DAN wordt er boete berekend over gesloten dagen ALS de boetevrije periode in dagen # 1 (ongelijk aan 1) DAN wordt er boete berekend over gesloten dagen TENZIJ het aantal gesloten dagen het aantal bereikt als gedefinieerd voor negeren in (in AFO 481, Boetes, Diversen) DAN wordt er geen boete berekend over gesloten dagen

346 346/ Antedateren boeteberekening Introductie Het systeem is in staat boetes te berekenen tijdens het innemen door een antedateren functie te gebruiken. Op deze wijze kan het systeem boetes berekenen alsof de inname plaatsvond op een andere (d.w.z. eerdere datum). Dit gebeurt met een specifieke optie in Innemen Boetevrije dagen beschrijving implementatie Er is een specifieke button beschikbaar in AFO 412 (Innamen). Als u hierop klikt verschijnt onderstaand venster. Hier kan een andere datum gekozen worden. Nadat men op OK heeft geklikt wordt het hoofdscherm van Innemen weer getoond. Bovenaan het scherm, in een beveiligd gedeelte, staat nu de fictieve terugbrengdatum voor boeteberekening. Dit scherm toont de volgende tekst en datum: Fictieve terugbrengdatum:

347 347/394 Merk op dat de innames verwerkt zullen worden op de huidige datum (d.w.z. ze komen voor in het transactiebestand van de huidige datum). Het enige dat anders is, is de boeteberekening; die wordt verwerkt alsof de inname plaatsvond op de fictieve terugbrengdatum. Bij het verlaten van AFO 412 (Innemen) zet het systeem de datum terug naar de werkelijke (actuele) datum, d.w.z. het antedateren is slechts tijdelijk in AFO 412.

348 348/ Relatie tussen leeftijd en lenerscategorie bij inschrijven Beschrijving Het systeem kent een nieuwe set parameters die controle mogelijk maken over de relatie tussen leeftijd en lenerscategorie. Wanneer een lenerscategorie wordt ingevoerd in AFO 431 (Lenersadministratie) voert het systeem een additionele leeftijdscontrole uit. Dit wordt als volgt gedaan: 1. Bereken de leeftijd van de lener; 2. Vergelijk de leeftijd van de lener met een lijst van lenerscategorieën die geldig zijn voor die leeftijd. Wanneer de lenerscategorie volgens deze controle niet geldig is, verschijnt er een nieuwe foutboodschap ( Lenerscategorie niet geldig voor leeftijd van lener ). Deze controle wordt ook uitgevoerd wanneer een lenerscategorie wordt gewijzigd. Dus wanneer de dropdown lijst van geldige lenerscategorieën wordt opgeroepen in de lenersadministratie, toont het systeem alleen de geldige categorieën gebaseerd op de leeftijd van de lener. Deze functie kan ook worden gebruikt om lenerscategorieën buiten gebruik te stellen voor elke leeftijd (bijv. omdat ze vervallen zijn en iet meer mogen worden toegekend aan enige lenerscategorie) Parameterbeheer Er is een nieuwe parameter in AFO 482 ( Categorie validatie (leeftijd gebonden) ). Hiermee kan de relatie tussen leeftijd en lenerscategorie gedefinieerd worden. Een voorbeeld zou er zo uit kunnen zien: borrower categories. A sample table may look as follows.

349 349/394 Leeftijds Geldige Opmerkingen groep categorieën 0-4 GS 4-12 PS EIS,EPA, GS NEW * MIL,NEW Geen geboortedatum in lenersrecord + RNV Categorieën die altijd geldig zijn, onafhankelijk van voorkomen in een leeftijdsgroep. Deze parameter gaat vóór leeftijdsgebonden parameters. - MIL,NEW Categorieën die altijd ongeldig zijn, onafhankelijk van voorkomen in een leeftijdsgroep. Deze parameter gaat vóór leeftijdsgebonden parameters. Als de tabel geen waarden bevat, zal er geen leeftijdscontrole uitgevoerd worden. Leeftijden die in geen enkele van de gedefinieerde leeftijdsgroepen vallen kennen geen beperkingen in lenerscategorie (d.w.z. alle categorieën zijn geldig). De parameters worden ingevoerd via een verbeterd dialoogvenster met een tekstveld en lijst. De volgende waarden zijn geldig voor het tekstveld:

350 350/ * Twee getallen gescheiden door een liggend streepje (_); het eerste getal kan niet hoger zijn dan het tweede. Zie voorgaande tabel voor nadere uitleg. Het verbeterde dialoogvenster biedt de keus uit alle lenerscategorieën: Opmerkingen Merk op dat wanneer het systeem zo is opgezet dat een leeftijd in meerdere leeftijdsgroepen kan vallen, zal de interne global het resultaat bevatten van een OF operatie. Voorbeeld: De leeftijdscategorieën 0-4 categorie A,B,C 0-6 categorie C,D,E,F komen met de volgende leeftijden overeen: 0 A,B,C,D,E,F 1 A,B,C,D,E,F 2 A,B,C,D,E,F 3 A,B,C,D,E,F 4 A,B,C,D,E,F 5 C,D,E,F 6 C,D,E,F

351 351/ Overige categorie-gerelateerde parameters Merk op dat deze nieuwe parameter geen relatieheeft met andere categoriegerelateerde parameters 1 Beheer automat.cat.-bepaling ook gedefinieerd in AFO 482 De functie van deze parameter is: als een lener wordt ingeschreven, bepaal dan automatisch zijn lenerscategorie, gebaseerd op zijn geboortedatum (=leeftijd). Voorbeeld: 13/17 = EBI leners die worden ingevoerd en die tussen 13 en 17 jaar oud zijn, krijgen automatisch categorie EBI. 2 Automatisch verlengen pas ook gedefinieerd in AFO 482 De functie van deze parameter is: wanneer een lener bij een bepaalde categorie hoort en een bepaalde leeftijd bereikt, wijzig zijn categorie dan automatisch; deze wijziging wordt uitgevoerd door een specifiek (batch) proces in AFO 451. Voorbeeld: 18/RNV = VRK leners van categorie RNV die 18 worden, komen automatisch in categorie VRK. 3 Relatie tussen leeftijd en lenerscategorie De functie van deze parameter is: controleer of een lenerscategorie geldig is (wanneer een lener wordt ingevoerd of gewijzigd); dit is alleen voor controledoeleinden; het kan gebruikt worden om te voorkomen dat een bepaalde categorie wordt toegekend aan een lener die, op grond van zijn leeftijd, niet in die categorie thuishoort (bijv.: een kind kan niet in de categorie volwassenen komen); het kan ook gebruikt worden op bepaalde lenerscategorieën ongeldig te maken voor alle leners. Voorbeeld: 0-6 = EBI,RNV leners jonger dan 7 jaar kunnen alleen behoren tot de categorieën EBI en RNV.

352 352/ Display van uitleeninformatie voor objecten. In AFO 431 is het mogelijk de lijst van geleende werken van een lener te tonen en daarna specifieke uitleendetails van een geselecteerd object. Verbeteringen in de verwerking maken het mogelijk dat het systeem niet alleen de datum vastlegt waarop een rappel is aangemaakt, maar ook de datum waarop dit is afgedrukt. In bovenstaand voorbeeld worden beide data getoond.

353 353/394 Voor rappels die aangemaakt en afgedrukt zijn vóór deze release is deze informatie niet beschikbaar en wordt een eenvoudig overzicht als hierboven getoond. Behalve de tekst Print 06 Jan 2005, zijn nog andere instellingen mogelijk bijvoorbeeld 06 Jan 2005, De boodschap toont het berichten formaat dat gebruikt werd om het bericht aan de lener te verzenden. In bepaalde gevallen kan een bericht diverse formaten en data tonen, omdat het nu mogelijk is een rappel met het Itiva systeem te versturen (zie sectie 5.23 voor details) en dit vervolgens opnieuw te versturen op andere wijze (bijv. per post). Merk ook op dat de getoonde datum de datum is waarop het bericht naar de printer is verstuurd; het systeem kan uiteraard niet garanderen dat het bericht ook daadwerkelijk is afgedrukt wellicht is dat niet gebeurd omdat bijvoorbeeld het papier of de toner op was.

354 354/ Onderdruk waarschuwingen gerelateerd aan vervaldatum lenerspas Na de aanmaak van een acceptgiro of automatische incasso, toont het systeem automatisch en onmiddellijk een waarschuwing dat de lener onbetaalde contributie heeft. Het systeem heeft nu een parameter waarmee de bibliotheek een aantal dagen kan instellen. Alleen wanneer dit aantal verstreken is zal de waarschuwing verschijnen dat de lener onbetaalde contributie heeft.

355 6 WebOpac Vubis Smart Release /394

356 356/ Registratie lidmaatschap via WebOpac Inleiding Via de optie Registratie lidmaatschap via WebOpac kan een WebOpac-gebruiker, die geen lid is van de bibliotheek (d.w.z. hij komt niet voor in het lenersbestand), zich als gast registreren. Opmerking Het is in deze release voor een klant niet mogelijk zijn lenersrecord via de WebOpac te veranderen. Dit wordt pas in een later stadium ingevoerd Inschrijven als gast - interface De optie Registreer als gast wordt getoond op de standaard inlogpagina. Iedere bibliotheek kan zelf beslissen of zij deze optie aanbieden of niet, dit gaat op basis van profielen.

357 357/394 Als de optie Registreer als gast aan staat, toont het systeem een pagina waarop de klant zich kan registreren. Deze pagina bevat 3 onderdelen: 1. Een gedeelte zodat de bibliotheek een inleidend bericht definieert. 2. De feitelijke invoerregels. Zie hieronder voor details. 3. Een button voor Verzenden en een button voor Annuleren.

358 358/394 Opmerkingen en details De invoerregels zijn gebaseerd op de volgende principes: Iedere invoerregel kan zijn eigen hulpbericht hebben (door de bibliotheek zelf te definiëren). Het soort invoerregel (tekstveld, aanvinkvakje, etc.) is afgeleid van de instellingen in AFO 482. De bibliotheek kan definiëren welke vragen worden gesteld. Dit zijn subinstellingen van velden die in AFO 482 zijn gedefinieerd, zoals In gebruik. De velden die technisch verplicht zijn moeten echter in de WebOpac worden ingevuld. Indien gewenst, kan de inhoud van het veld automatisch worden ingevuld (bijv. lenerscategorie, instelling/locatie). Een naam is verplicht, maar kan niet automatisch worden ingevuld. Er moet een locatie in het lenersrecord worden gedefinieerd omdat de locatie de 481 parameters die worden toegepast bepaalt. Hiervoor kunt u een default locatie instellen of u laat de gebruiker een locatie invullen.

359 359/394 De verwoording van ieder veld kan per WebOpac profiel worden ingesteld. De bibliotheek kan per veld instellen of de formaattest, dat in AFO 431 wordt gebruikt, wel of niet voor de WebOpac moet gelden. De WebOpac zal zelf geen aparte test hebben. De bibliotheek kan per veld instellen of het authoritybestand, zoals in AFO 482 gedefinieerd, wel of niet in de WebOpac moet worden gebruikt. Een adres is in alle gevallen verplicht, hoe de instellingen van AFO 482 er ook uitzien. Uitleenparameters worden via AFO 481 gedefinieerd en niet via de WebOpac Voorkeuren Inschrijving als gast - verwerking Nadat alle verplichte velden zijn ingevuld en de pagina in verzonden, zal het systeem het als volgt verwerken. Om bestaande leners te verhinderen zich als gast te registreren zal het systeem de volgende logica toepassen: 1. Het systeem zoekt voor een gelijkenis op naam en adres. U kunt ook een derde veld definiëren, die anders moet zijn wanneer naam en adres gelijk zijn, bijv. geboortedatum. Het derde veld wordt automatisch een verplicht veld. 2. Als er een gelijkenis wordt gevonden, dan zal het systeem een bericht geven in de trant van Volgens onze gegevens heeft u zich al op het systeem geregistreerd. Neem a.u.b. contact op met de bibliotheek om u alsnog te laten registreren. 3. Als er geen gelijkenissen binnen de huidige lenersdatabase worden gevonden, zal er een nieuw lenersrecord worden aangemaakt. De nieuw aangemaakte lenersrecord wordt opgeslagen als een transactie in het uitleentransactiebestand. Het gebruiker id van de record creator is de fictieve gebruiker id VUBISWEB. 4. Het lener id (barcode) wordt automatisch door het systeem aangemaakt. 5. Het nieuwe lener record krijgt de eigenschap ToegevoegdVia mee en als instellingswaarde WebOpac. 6. De lener krijgt een bevestigingsscherm te zien met een door de gebruiker zelf te definiëren tekst en de lener ontvangt per een bevestiging. Deze bevat de WebOpac inloginformatie van de lener. De inloginformatie kan een automatisch aangemaakte PIN code bevatten (afhankelijk van andere instellingen). De inhoud van het bericht wordt door de bibliotheek gedefinieerd. Voorbeeld van een bevestigingsscherm:

360 360/394 Een voorbeeld van een bevestiging: 7. Het systeem zal de nieuwe leners automatisch opslaan in savelists met specifieke namen voor specifieke leners. Zie hieronder.

361 361/ Nadat de registratie succesvol is verlopen, wordt de sessie privé, d.w.z. het systeem beschouwt de ingelogde gebruiker als privé-persoon Diverse informatie Savelists Leners die zich via de WebOpac hebben ingeschreven worden door het systeem automatisch in savelists opgeslagen. Deze savelists worden aangemaakt ten behoeve van het gemak van het bibliotheekpersoneel en geeft hen directe toegang tot nieuwe leners die zich via de WebOpac hebben aangemeld. Indien nodig, kunnen zij direct actie ondernemen. Uiteraard kunnen zij ook SSP gebruiken voor gedetailleerdere overzichten en statistieken. De namen van de savelist zijn als volgt opgebouwd: Zij worden opgeslagen voor een door de bibliotheek gedefinieerde gebruiker id (een of meer). Savelist type 1: de naam van de savelist begint met de karakter string ADDWEBD_ gevolgd door de Datum (format = YYYYMMDD). Voorbeeld: ADDWEBD Savelist type 2: de naam van de savelist begint met de karakter string ADDWEBW_ gevolgd door het Week Nummer (format = YYYYWW). Voorbeeld: ADDWEBW (week 12 van 2004). Savelist type 3: de naam van de savelist begint met de karakter string ADDWEBM_ gevolgd door de Maand (format = YYYYMM). Voorbeeld: ADDWEBM (December 2004). Aanpassingen aan AFO 482 / 431 Het nieuwe dataveld ToegevoegdVia wordt toegevoegd aan een lijst met beschikbare velden / gegevens. Momenteel heeft een veld de volgende waarden: Code English wording 1 Client 2 WebOpac 3 WinCirc 4 Import In de upgrade procedure zal deze eigenschap voor alle bestaande leners op 1 worden gezet.

362 362/394 Als een veld wordt gebruikt voor het formulier Gast registratie, dan is het niet meer mogelijk de InGebruik eigenschap van dat veld, in Instellingen lenersdefinitie in AFO 482, op NEE te zetten Als u AFO 431 gebruikt, toont het systeem u een venster met daarin de boodschap dat het record is toegevoegd door WebOpac. Het toont automatisch de mogelijke overeenkomsten als gevolg van de standaard duplicatie logica. Rechten De bibliotheek kan de volgende rechten instellen voor leners met de status ToegevoegdVia ingesteld op WebOpac [of WinCirc ]: SDI toegestaan [Ja Nee] Reserveringen toegestaan [Ja Nee] Het identificeren van leners / Persoonlijk WebOpac inlog Als de lener zich door de WebOpac registreert, zal er automatisch een worden verzonden met daarin een automatisch aangemaakt barcode en (optioneel) een PIN code. Zodra de lener naar een echt bibliotheek lidmaatschap overstapt, zal de oorspronkelijke barcode niet meer worden geaccepteerd als in AFO 481, Uitleenmodule, Diversen, Weiger identificatie met oorspronkelijke lenersbarcode de parameter op 1 (weiger oorspronkelijke barcode) of 2 (alleen oorspronkelijke barcode toestaan in AFO 431) staat, ongeacht of zij in de bibliotheek staan of een verbinding via de WebOpac hebben. Verdere aanpassingen De ToegevoegdVia veld is in SSP beschikbaar.

363 363/ Voorkeuren U kunt parameters definiëren die de look and feel en de functionaliteit van de optie Registreer als gast zullen bepalen. De algemene parameters zijn o.a.: Voor ieder veld kunt u een aantal eigenschappen bepalen, zoals Verwoording, Verplicht, Gebruik standaard formaattesten, en andere. In het voorbeeld hieronder ziet u een aantal beschikbare velden. Het is mogelijk alle velden te gebruiken met de eigenschap In Gebruik ingesteld op JA in AFO 482.

364 364/394 Daarnaast kunt u diverse foutmeldingen aanmaken en voor welke gebruikers er automatisch een savelist wordt aangemaakt.

365 365/ Aanpassingen aan de SDI interface Inleiding Tot aan versie 2.3 van Vubis Smart was de SDI interface weliswaar zeer krachtig maar als gevolg daarvan tevens behoorlijk lastig voor de gebruikers om alle mogelijkheden en hoe ermee om te gaan volledig te vatten. Vandaar dat wij hebben besloten een eenvoudigere interface te maken met een optie voor gevorderde gebruiker die naar de complexe huidige interface willen overschakelen Aanpassingen aan de interface In de huidige versie is het mogelijk meerdere SDI-profielen de definiëren en ieder profiel kan diverse queries bevatten. De resultaten van alle queries in een profiel worden alle opgeslagen in een savelist en de waarschuwingen worden per SDIprofiel verzonden. De criteria voor het verzenden van een (iedere xx dagen of na yy nieuwe exemplaren aan deze savelist zijn toegevoegd) kunnen per profiel worden ingesteld. In de nieuwe eenvoudige, zijn er alleen queries, geen profielen. Het resultaat van iedere query wordt in een aparte savelist opgeslagen en de e--mail waarschuwingen worden per query verzonden. De criteria voor het verzenden van e--mail kan per lener worden ingesteld, vandaar dat zij voor alle queries gelijk zijn. Als gevolg van deze aanpassingen zijn alle verwijzingen naar Profielen verwijderen van de SDI Profiel pagina: profielnaam, buttons zoals VerwijderProfiel en Profiel >. Een voorbeeld van de nieuwe eenvoudige interface:

366 366/394 Een voorbeeld van de (nieuwe) verbeterde interface (let op de rolmenu Beschikbare Profielen, waarmee u een SDI profiel kunt selecteren):

367 367/394 Een voorbeeld van de nieuwe Waarschuwings-query configuratie pagina: Conversie Alle nieuwe gebruikers default over een vereenvoudigde interface krijgen. Bestaande gebruikers behouden hun gevorderde profiel. Indien een gebruiker de voorkeur geeft aan de gevorderde SDI profiel, dan is het mogelijk een bestaand profiel te converteren. Via een button aan de linkerkant van het menu (zoals gebruikelijk: te configureren als de button wel of niet wordt getoond) komt u op een nieuwe pop-up scherm waar de verschillen worden beschreven. De lener kan kiezen voor wel/niet converteren. Wanneer een profiel eenmaal is geconverteerd, kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt. Na een conversie worden er profielen aangemaakt voor iedere query in de eenvoudige interface.

368 368/ Queries en Profielen per WebOpac profiel Tot op heden waren alle SDI queries en profielen van alle WebOpac profielen zichtbaar, zelfs die van andere web-omgevingen met dezelfde namespace. Dit principe werkte in de meeste gevallen niet. In de nieuwe SDI versie, wordt het WebOpac profiel samen met de andere gegevens opgeslagen. Ieder profiel of query zal alleen worden getoond met het WebOpac profiel waarin het is aangemaakt. De koppeling in de berichtgeving bevat het ID van dat profiel zodat de gebruiker met het juiste profiel begint. Als er bestaande SDI-gebruikers zijn, is het noodzakelijk dat de WebOpac namespace wordt toegevoegd omdat zij anders niet zichtbaar is. Momenteel bestaat er hiervoor geen upgrade routine Kopie naar Persoonlijke savelist Voorheen was er een button Kopie naar Persoonlijke savelist waarmee exemplaren uit de SDI savelist aan de persoonlijke savelist konden worden toegevoegd. Dit was alleen mogelijk indien de gebruiker in Vubis zat ingelogd. Dit verschilt met de mogelijkheden van recordlijsten van een gewone zoekactie. Hier heeft u de buttons Alles opslaan en Selectie opslaan. Als de gebruiker zit ingelogd, worden de records gekopieerd naar de persoonlijke savelist, zo niet, dan worden de records gekopieerd naar een tijdelijke savelist dat een relatie met de Vubis sessie heeft. Aangezien het moeilijk is uit te leggen waarom de mogelijkheden op de ene recordlijst (het resultaat van een zoekactie) anders zijn dan de mogelijkheden van andere recordlijsten (een SDI savelist), worden nu ook op de savelist pagina de buttons Alles opslaan en Selectie opslaan aangeboden. Zij vervangen de button Kopie naar persoonlijke savelist Alles of Selectie De Export button op een savelist had een functie om vast te stellen of exemplaren waren geselecteerd of niet. Als er exemplaren waren geselecteerd, vermelde de exportpagina het aantal exemplaren die op die pagina waren geselecteerd. Maar in alle gevallen werden alle exemplaren van de lijst geëxporteerd.

369 369/394 Dit is nu veranderd. De geselecteerde exemplaren uit de savelist, ongeacht op welke pagina, worden vermeld op de export pagina en alleen de geselecteerde exemplaren worden geëxporteerd. Als er geen exemplaren zijn geselecteerd, worden alle exemplaren van de savelist geëxporteerd. Dit geldt (natuurlijk) niet alleen voor SDI savelists, maar voor alle (persoonlijke of algemene) savelists. 6.3 LeenDirect Inleiding LeenDirect+ is de naam van de koppeling van een bibliotheekbeheerssysteem naar de online catalogus van de CDR (Centrale Discotheek Rotterdam). Het CDR heeft een catalogus met ca LP s en CD s. LeenDirect+ werkt in principe als volgt: 1. Een klant logt in op de website van een locale bibliotheek en klikt op de button LeenDirect+. 2. Het systeem van de locale bibliotheek vraagt de klant om identificatie en voert een standaard validatie check uit (betreft het een lid van de bibliotheek?, is het lidmaatschap geldig?, is er iets geblokkeerd?, etc.). 3. Als alle controles zijn uitgevoerd en goed zijn bevonden, wordt de klant omgeleid naar de website van CDR. Opnieuw inloggen is niet nodig Werkwijze LeenDirect+ werkt als volgt. 1. De klant klikt op de button LeenDirect+. Als hij geen persoonlijke sessie heeft draaien sessie (d.w.z. hij is nog niet geïdentificeerd), gaat het systeem automatisch naar het inlogscherm van de WebOpac. 2. De klant maakt zichzelf kenbaar. Alle standaardtesten worden gedraaid. Als hij niet alle tests goed doorkomt, wordt er een foutmelding getoond.

370 370/ Als de klant alle tests doorstaat, wordt er automatisch omgeleid naar een specifieke webpagina van CDR. Deze pagina stuurt een code terug (geldig of niet geldig). Als de code geldig is, wordt de klant omgeleid naar de CDR website. Het omleiden naar CDR wordt gedaan d.m.v. een URL. Deze URL heeft een specifieke structuur en bevat o.a. een identificatiemogelijkheid van zowel de bibliotheek als de lener (er worden een aantal gegevens vanuit Vubis Smart via de URL meegestuurd). Let er wel op dat de parameters die verantwoordelijk zijn voor deze mapping niet interactief zijn (u kunt de wijze waarop zij reageren dus niet veranderen) en dat adresgegevens altijd afkomstig zijn uit het 1 e adres van het lenersrecord. 6.4 Rate & Review Inleiding De Rate & Review functie biedt WebOpac gebruikers de mogelijkheid tot registratie van een rating and a review van werken die via de locale catalogus beschikbaar zijn. Andere gebruikers kunnen deze reviews lezen en de gemiddelde rating bekijken. Rate Het systeem toont een gemiddelde beoordeling en het aantal uitgebrachte stemmen. Iedere gebruiker kan het werk beoordelen. Review Het systeem biedt de gebruiker de mogelijkheid tot het lezen van werken en het schrijven van recensies daarover. Het systeem toont de recensies in omgekeerde chronologische volgorde (de laatste eerst). Er zit geen limiet aan de hoeveelheid recensies. Recensies die door het personeel zijn toegevoegd gaan vooraf aan die van de klanten. Iedere gebruiker kan zijn eigen recensie toevoegen. Anoniem of privé sessies Via voorkeuren is het mogelijk aan te geven in welke mode rate & review zullen worden gebruikt. Dit kan zowel anoniem als privé. In de anonieme mode kan een gebruiker rate & review zelfs als hij niet is ingelogd. De bibliotheek kan besluiten dat een persoonlijke inlog verplicht is alvorens rate & review kan worden gebruikt; als dit het geval is moet de gebruiker eerst inloggen voordat hij verder kan gaan. In de anonieme mode kan de gebruiker een werk recenseren zo vaak hij wil; in privé mode is dit niet mogelijk: het systeem zal de oude beoordeling vervangen door de nieuwe.

371 371/ Voorkeuren De volgende opties kunnen d.m.v. voorkeuren worden gewijzigd. De parameters worden per profiel gedefinieerd. Positie Review wordt altijd getoond als apart gedeelte van de volledige record pagina. Bij Rate daarentegen is er een keuze tussen: opname in het gedeelte met de hoofdgegevens (dus tussen de bibliografische gegevens) opname in een aparte gedeelte (samen met de recensies) Maximaal aantal recensies Het maximale aantal recensies dat wordt getoond kan worden ingesteld. Als er meer recensies zijn, via de button Toon meer recensies gaat de gebruiker naar een nieuwe pagina, waarop alle andere recensies staan. Anonieme inlog noodzakelijk De volgende definities kunnen worden ingesteld: Of gebruikersregistratie wel of niet nodig is voor een beoordeling Of gebruikersregistratie wel of niet nodig is voor een recensie Teksten Alle de teksten kunnen worden aangepast. Diverse instellingen Een aantal instellingen, die verbonden zijn aan de datum en tijd formaten en afbeeldingen, kunnen worden gewijzigd. Het volgende scherm toont een aantal instellingen die u kunt definiëren.

372 372/ Voorbeelden Dit voorbeeld toont de layout wanneer de beoordeling wordt getoond bij de hoofd (bibliografische) gegevens.

373 373/394 Het volgende voorbeeld toont de layout als de beoordeel-optie in een aparte gedeelte is opgenomen, samen met de recenseer-optie.

374 374/394 Het laatste voorbeeld toont de pagina waarop een nieuwe recensie kan worden toegevoegd De gebruiker voert zijn naam en de recensie in en stuurt het formulier vervolgens op.

375 375/394

376 376/394 7 Rapporten en statistieken De SSP module is verrijkt met een aantal bijkomende functionaliteiten. Deze omvatten o.a. aanpassingen aan de data dictionary, de mogelijkheid om globaal exemplaren te schrappen en bibliografische records opgeslagen in savelists en de mogelijkheid om automatisch resultaten van een selectie te publiceren. 7.1 Data dictionary aanpassingen Vanaf nu zij de volgende nieuwe onderdelen in het lenersbestand voor SSP gebruik beschikbaar. Deposito: Deposito code Deposito: Huidig bedrag van deposito Deposito: Datum waarop depositobedrag positief werd Deposito: Datum waarop depositobedrag nul of negatief werd Deposito: Lener die geld stort in het deposito (betalen) Boetes : boekingsdatum Nieuwe lenerskaarten : boekingsdatum Inschrijfkosten : boekingsdatum Verkopen : boekingsdatum Uitleenkosten : boekingsdatum (voorheen 'Onbetaalde uitleenkosten vervaldatum') Administratiekosten : boekingsdatum Portokosten : boekingsdatum Reserveringskosten : boekingsdatum Exemplaarkosten : boekingsdatum Beveiliging betalingen : boekingsdatum Profiel WebOpac is aan de circ transacties toegevoegd

377 377/ Aanpassingen aan savelistbeheer Verwijder savelists die door client op het web zijn gezet AFO Bij savelists, u heeft de mogelijkheid savelists die op het web zijn gezet via de client te verwijderen. *** Er is een nieuwe gebruiker met de naam WEBOPAC Savelists waar u de te verwijderen lijsten kunt bekijken. Bij savelists, er is een nieuwe, fictieve paswoord aangemaakt met de naam 'webopac' ('WebOpac savelists' wordt getoond). Als dit paswoord is geselecteerd, wordt de savelists die op het web staat getoond en kunt u het verwijderen Globaal verwijderen van exemplaren Inleiding Het systeem geeft u de mogelijkheid globaal exemplaren te schrappen: exemplaren die in een savelist staan kunnen als groep worden verwijderd. De functionaliteit en werkwijze zijn identiek aan die van globaal schrappen van leners. Dit betekent dat u toegang tot deze functionaliteit heeft als ware het onderdeel van de SSP Werkwijze en Details Globaal schrappen van exemplaren is als optie beschikbaar via het Detail scherm van Savelist exemplaarsoort. (Deze button is nu beschikbaar voor se Savelists Lener en Exemplaarsoort.) Indien ingeschakeld, geeft het systeem een waarschuwing en vraagt het om een bevestiging.

378 378/394 Wanneer u op OK drukt, toont het systeem u het standaardvenster voor het opstarten van de processen. Het is offline en in memory mode beschikbaar, maar desondanks adviseren wij u om het proces op te starten in de online mode, aangezien dit betere monitoring mogelijkheden biedt. Het systeem probeert alle exemplaren uit de savelist te verwijderen. Wat geldt voor individueel schrappen van exemplaren, geldt ook voor globaal schrappen. Exemplaren die niet kunnen worden verwijderd worden in een andere savelist opgeslagen. De naam van de savelist krijgt u op het scherm te zien Bibliografische records zonder objecten Bibliografische records worden niet automatisch geschrapt als zij er, als gevolg van het globaal schrappen van exemplaren, geen exemplaren meer aan hebben hangen. Wel zullen zij worden opgeslagen in de standaard savelist voor bibliografische records zonder objectinformatie (bijv. de savelist AFVGPK voor de fictieve gebruiker AAA) Globaal verwijderen van bibliografische records Inleiding Het systeem biedt u de mogelijkheid globaal bibliografische records te schrappen: bibliografische records die in een savelist staan opgeslagen kunnen als groep worden geschrapt. De functionaliteit en werkwijze zijn gelijk aan die van global schrappen van leners en exemplaren. Dit betekent dat u toegang tot deze functionaliteit heeft als onderdeel van de SSP.

379 379/ Werkwijze en details Globaal schrappen van bibliografische exemplaren is als optie beschikbaar vanaf het Detailscherm van Bibliografisch exemplaar soort savelist. (Deze button is nu beschikbaar voor de savelists: Bibliografisch exemplaar, Lener en Soort exemplaar beschikbaar). Deze optie is alleen beschikbaar voor gebruikers met systeemrechten. Indien ingesteld, toont het systeem een waarschuwing en vraagt het om een bevestiging. Wanneer u bevestigt, toont het systeem de standaard venster voor het opstarten van het proces. Het is offline en in memory mode beschikbaar, maar desondanks adviseren wij u om het proces op te starten in de online mode, aangezien dit betere monitoring mogelijkheden biedt. Het systeem probeert alle bibliografische exemplaren uit de savelist te verwijderen. Wat geldt voor het schrappen van individuele bibliografische exemplaren in AFO 111, geldt ook voor globaal schrappen. Bibliografische records die niet kunnen worden verwijderd, worden opgeslagen in een aparte savelist. De naam van de savelist wordt, zodra het proces van het globaal schrappen klaar is, op het scherm getoond. Bij de records die in deze savelist staan

380 380/394 opgeslagen krijgt u de reden te zien waarom zij niet konden worden verwijderd op het Detail scherm van de desbetreffende savelist.

381 381/ Aanpassingen aan selecties Automatisch publiceren van selectieresultaat Er is aan Selecties een nieuwe functionaliteit toegevoegd. Het is mogelijk de resultaten van een selectie automatisch naar een bestand te exporteren. Er zijn twee velden aan het Selectie uitvoeren formulier toegevoegd: Gebruik de datum/tijd stempelvoor het aanmaken van het unieke bestand Publiceer de resultaten naar bestand Het aanmaken van de savelist blijft gelijk. Maar, als de optie datum/tijd stempel staat ingesteld op JA, wordt er een datum/tijd stempel aangemaakt om het bestand uniek te maken (in plaats van de gebruikelijk wijze waarop bestanden uniek worden gemaakt, waarbij een nummer aan de bestandsnaam wordt toegevoegd). De datum/tijd stempel heeft het formaat YYYYMMDDHHMM (bijv. bestand txt ). Het default pad voor de bestemming van de bestanden is c:\temp\. Een alternatief pad kan door Geac worden ingesteld. Het pad dient altijd met een backslash (\) te eindigen. Om ervoor te zorgen dat het bestand met de resultaten op de server machine wordt gezet, dient het proces in Memory te lopen. Om het bestand met de resultaten op de client machine te zetten, dient het proces Online of in Batch te lopen.

382 8 Systeembeheer Vubis Smart Release /394

383 383/ Samenvatting De meeste nieuwe functionaliteiten binnen release 2.4 vragen om nieuwe parameterinstellingen. De nieuwe parameters worden behandeld in de gedeelten die de nieuwe functionaliteiten bespreken (d.w.z. door het gehele document heen). Enkele parameters zijn niet in vorige gedeelten beschreven omdat zij in een 6xx AFO worden gehandhaafd of omdat zij binnen meerdere modules gelden. Dit geldt voor Systeemkalenders, zie een beschrijving hiervan in het volgende gedeelte.

384 384/ Systeemkalenders Inleiding Een nieuwe functionaliteit in AF0 622 biedt u de mogelijkheid kalenders te definiëren. Kalenders kunnen t.b.v. het gehele systeem worden gedefinieerd. Zij vertegenwoordigen lijsten op het systeem met data en tijden die met specifieke parameters kunnen worden verbonden. In het begin zullen kalenders gebruikt worden t.b.v. de objectenberichtenverwerking, maar andere functionaliteiten (bijv. boeteberekening) komen ook in aanmerking voor gebruik van dit soort kalenders. Aangezien het te verwachten is dat kalenders in de toekomst gebruikt zullen gaan worden voor meer dan alleen de objectenberichtgeving, worden kalenders t.b.v. het systeem als geheel gedefinieerd en worden ze niet gekoppeld aan een specifieke uitleen meta-instelling o.i.d. Om deze reden vertegenwoordigen zij een systeemwijde bron dat binnen de geschikte context kan worden toegepast Samenvatting In dit gedeelte behandelen wij de bibliotheek die open is ; wat dit precies inhoudt hangt uiteraard af van de context waarin deze kalender wordt gebruikt. Bij reserveringsberichten (zie elders in deze documentatie), bijvoorbeeld, vertegenwoordigt de kalender data en tijden waarop een bepaalde locatie berichten m.b.t. reserveringen kan ontvangen en erop kan reageren. Kalenders kunnen het systeem vertellen op welke dagen de bibliotheek open is voor de desbetreffende functie. Naast het feit dat u kunt aangeven dat de bibliotheek gesloten is, kun u tot en met drie stellen openings- en sluitingstijden definiëren. Bij voorbeeld, u kunt misschien wel willen aangeven dat de bibliotheek op bepaalde dagen open is van 9.00 tot en van tot In de kalender kunt u de tijden voor iedere dag van de week aangeven. Daarnaast wilt u misschien bijzondere dagen definiëren bijvoorbeeld, als een filiaal gesloten is wegens een trainingsdag van het personeel met verschillende openings- en sluitingstijden. Nu zullen openings- en sluitingstijden gedurende het jaar aan verandering onderhevig zijn dit komt het meest tot uiting in een wetenschappelijke omgeving, waar er een

385 385/394 groot onderscheid is tussen schooljaar en vakantie. U kunt dan ook reeksen data specificeren waartussen de openingstijden van toepassing zijn. Tenslotte is het ook nog mogelijk een kalender te koppelen aan een lijst met vakantiedagen. Aangezien vele vakanties (bijv. Kerstmis) voor bijna alle bibliotheken gelden, kunt u een dergelijke lijst voor vele kalenders laten gebruiken dit bespaart een hoop tijd op invoer en onderhoud van de gegevens Online Wanneer u AFO 622 selecteert, wordt het volgende menu gepresenteerd. U kunt de optie Kalender definities gebruiken voor het instellen en onderhouden van de benodigde kalenders, in het menu van de optie Vakanties kunt u vakantieperioden definiëren en die apart staan van de hoofdkalenders, maar die op een later tijdstip aan de kalenders kunnen worden gekoppeld.

386 386/ Kalenderdefinities U krijg een lijst te zien van alle kalenderdefinities die op dat moment zijn gedefinieerd. Hierin kunt u kalenders toevoegen, wijzigen of verwijderen. Het scherm toont een code, een omschrijving en een vlag die op 0 of 1 staat en aangeeft of de kalender beschikbaar is voor selectie binnen objectenberichtgeving of elders. Wanneer u een nieuwe kalender toevoegt, moet u een korte code invoeren om de kalender te herkennen.

387 387/394 hierna wordt u gevraagd enkele gegevens in te voeren. In de Vakanties code combo scherm kunt u kiezen uit eerder ingevoerde lijsten met vakanties. U kunt nu de kalender selecteren waarvan de details zijn ingevoerd, zodat u de openingstijden kunt invoeren voor een of meer geselecteerde periode; zie hiervoor het volgende scherm.

388 388/394 Nadat u data heeft ingevuld waarvoor u de openingstijden wilt gaan definiëren, krijgt u een scherm te zien waarop u de openingstijden kunt invoeren.

389 389/394 Zoals u ziet, beschouwt het systeem iedere dag als gesloten. Door een regel te selecteren kunt u de openingstijden invoeren, zie het volgende scherm Tijden worden ingevoerd in het formaat hh:mm (uren en minuten), met als formaat een 24-uurs klok.