Vubis Smart Release Release notes 1/315. Vubis Smart Release notes December 2005

Transcriptie

1 1/315 Vubis Smart December 2005

2 2/315 Copyright, garantie en rechten Er kunnen aan dit document geen rechten worden ontleend. Geac geeft geen garantie af over de volledigheid of nauwkeurigheid van dit document. Geac heeft het recht verbeteringen en/of wijzigingen aan de producten en/of programma s zoals omschreven in dit document aan te brengen zonder voorafgaande berichtgeving. U dient er nota van te nemen dat de inhoud van een release gedurende het ontwikkelproces kan veranderen. Geac bevestigt niettemin dat dit document een goede voorstelling geeft van de functionaliteit dat met het uitbrengen van release wordt geleverd. Het is mogelijk dat er in dit document functionaliteit wordt beschreven die als apart product of module worden geleverd en die extra software-licentiekosten of installatiekosten met zich mee brengt. Vubis Smart is eigendom van de Vrije Universiteit Brussel en de Technische Universiteit Eindhoven Geac Computer Corporation Limited Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgaven mag worden gekopieerd, uitgegeven, opgeslagen in een zoeksysteem en/of gekopieerd in enige vorm en/of op enige wijze elektronisch, digitaal, mechanisch, op tape of op enige andere wijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Geac.

3 3/315 Inhoudsopgave 1 Inleiding Vubis Smart - release Inhoud en functie van deze release notes Aandachtspunten Documentatie AFO structuur / Snelle naslag Algemeen Platforms Taal- en karakter-gerelateerde informatie Volledige / gemengde gebruiksmodus Licentie-controle Default management Toegangsbeheer op button-niveau Diverse verbeteringen Catalogusbeheer Import en export van XML-documenten Automatische export van bibliografische, authority en bezits-informatie Automatische import van bibliografische, authority en bezits-informatie Index en retrieval wijzigingen Zoeken in code-indexen Dewaardering / opwaardering van exemplaren Nieuwe workflow voor het catalogiseren van relaties Diversen Aanschafsuggesties verwerken Standing order/zichtzendingen verwerken Ontvangst met barcode AFO 213 Overzicht bestellingen Standaard conversies voor leveranciers Import van AIDA facturen Diverse wijzigingen Uitleenadministratie Uitlenen per uur Gebieds -reserveringen Foto s in de lenersadministratie Interface met Itiva Kosten en betalingen per locatie WebOpac Bitmaps Index en retrieval wijzigingen On the fly sorteren HTTPS secure connecties RSS news feed integratie Retrieval-verbeteringen Rapporten en statistieken Savelist-beheer...296

4 4/ Selecteren Publiceren Systeembeheer en algemene opties Globaal wijzigen Diversen...315

5 1 Inleiding Vubis Smart Release /315

6 6/ Vubis Smart release Inleiding Vubis Smart release volgt na releases , 2.1, , 2.2, , 2.3 en 2.4. Aangezien release 2.4 wat installaties bij gebruikers betreft wordt overgeslagen, is release dan ook de grootste en meest ingrijpende release die Vubis Smart ooit gekend heeft. Release bevat een breed scala aan nieuwe mogelijkheden verspreid over de verschillende modules en is dan ook niet, wat zijn naamgeving (.1) zou kunnen doen vermoeden, een patch of een update van 2.4. Release staat volledig op zichzelf en biedt nieuwe en rijke functionaliteit aan inde modules catalogusbeheer, besteladministratie, uitleenadministratie en WebOpac. De catalogusmodule ondersteunt nu XML-import en export, volledig automatische import en export en globaal wijzigen van bibliografische beschrijvingen en authority records. De herziening van de besteladministratie die was begonnen in release 2.3 wordt voortgezet met een nieuwe set toevoegingen. De meeste van deze nieuwigheden hebben te maken met het managen van (bestanden met) zgn. aanbiedingen. Dit omvat o.a. de volgende functies: de mogelijkheid bestanden met aanbiedingen op een bijzondere wijze te importeren; een nieuwe, eenvoudige workflow die selectoren in staat stelt aan te geven welke werken ze willen bestellen. Deze workflow is in het bijzonder geschikt voor gebruikers in een decentrale netwerkomgeving. De uitleenmodule wordt uitgebreid met drie nieuwe functies: uitlenen per uur, reserveringsgebieden en globaal wijzigen van leners. Eén van de grootste wijzigingen in release is de implementatie van een nieuwe structuur voor de bibliografische en authority indexen. Alhoewel het hier gaat om een ingrijpende herontwikkeling van het indexproces en de indexopslag, is deze ontwikkeling grotendeels voor u verborgen, omdat ze zich primair onder de motorkap afspeelt. Toch brengt deze structurele wijziging ook een aantal nieuwe functies met zich mee, zoals de mogelijkheid om een default sorteervolgorde per index op te geven en de mogelijkheid om in de WebOpac zoekresultaten te sorteren. De WebOpac is ook uitgebreid met de mogelijkheid om zgn. RSS News Feeds (Real Simple Syndication) op te nemen. RSS is een techniek die u toestaat gepersonaliseerde nieuwsberichten op te nemen in uw WebOpac-omgeving. Deze functie wordt verkocht als een add-on bovenop het standaardsysteem. Samenvattend zijn de belangrijkste nieuwigheden: in het catalogusbeheer: de mogelijkheid om data te importeren en te exporteren in XML (MarcXML, Dublin Core en generieke XML), geautomatiseerde import en export van bibliografische beschrijvingen, een aantal wijzigingen in het indexeren en het zoeken, verbeterde ondersteuning voor het zoeken in code type

7 7/315 indexen (bijv. SISO, UDC en DDC), en de mogelijkheid om globale wijzigingen uit te voeren voor bibliografische beschrijvingen en authority records; in de bestelmodule: ondersteuning voor aanbiedings -bestanden, het importeren van NBD-facturen en het importeren van NBD-bestanden met standing orders ; in de uitleenadministratie: ondersteuning van uitlenen per uur en reserveringsgebieden en de mogelijkheid om globale wijzigingen uit te voeren voor lenersrecords; in de WebOpac: een aantal wijzigingen met betrekking tot het indexeren en het zoeken en het sorteren van zoekresultaten op diverse manieren; als een add-on kan de WebOpac nu ook gepersonaliseerde RSS News Feeds tonen op automatische wijze; in het algemeen: een gesofisticeerd beheer van de zgn. defaults (die een gebruiker met systeemrechten in staat stellen om defaults voor andere gebruikers te verwijderen, te definiëren en vast te leggen); een toegangsbeheer op optieniveau (die een gebruiker met systeemrechten in staat stelt in de hele applicatie te bepalen welke gebruikers toegang hebben tot welke buttons [buttons]) en een verbeterde controle van systeemlicenties (per IP-reeks of per instelling/locatie). Bovenop deze grote nieuwigheden zijn er ook een aantal kleinere verbeteringen die mogelijk interessant zijn voor u. Daarom raden we u aan dit document zorgvuldig te lezen voordat u upgrade naar release Aangezien release 2.4 nooit officieel gereleased is, zal een upgrade naar ook inhouden dat alle wijzigingen die beschreven staan in de release notes van versie 2.4 actief worden. U dient dan ook de release notes van versie 2.4 zorgvuldig te bestuderen.

8 8/ Inhoud en functie van deze release notes Deze release notes zijn een essentieel onderdeel van de documentatie die bij de Vubis Smart software hoort en is bedoeld voor alle Vubis Smart gebruikers. De release notes beschrijven alle verschillen met de vorige versie (release 2.4) en moeten worden gelezen voordat de nieuwe release wordt geïnstalleerd of gebruikt. Lees a.u.b. ook de installatiehandleiding. Het is mogelijk dat deze release notes beschrijvingen van nieuwe onderdelen bevatten of van foutcorrecties die al op uw systeem zijn geïnstalleerd (bijv. als onderdeel van een onderhoudsrelease of een beta-test). Zoals eerder gemeld, verwijzen deze release notes altijd naar de officiële release van versie De functionaliteit wordt per module beschreven; algemene functionaliteit die betrekking heeft op alle of de meeste modules wordt in een apart hoofdstuk beschreven. Er worden vier soorten aanpassingen beschreven: aanpassingen aan de interface en de presentatie, nieuwe functionaliteit (binnen bestaande AFO s), nieuwe AFO s en geselecteerde gecorrigeerde fouten. Let wel dat deze release notes niet een volledig overzicht bevat van alle gecorrigeerde fouten. De gedetailleerde beschrijving van de nieuwe functionaliteit en aanpassingen wordt voorafgegaan door een snelle referentielijst en een lijst van de hoofdpunten die belangrijke informatie bevat over de release-upgrade en zijn consequenties. Let erop dat dit document niet ingaat op zaken die verband houden met Vlink, Vubis Smart s OpenURL resolver. Vlink is een apart product.

9 9/ Aandachtspunten Dit onderdeel bevat een overzicht van de belangrijkste zaken die verband houden met de upgrade van oudere versies naar release Lees deze instructies a.u.b. aandachtig door en vergeet niet ook de installatiehandleiding te lezen. GUI wizard upgrade De upgrade naar release 2.4 wordt uitgevoerd door gebruik te maken van de upgrade wizard. U krijgt toegang tot de upgrade wizard via AFO 652. Geac zal contact met u opnemen omtrent de juiste upgradeprocedure en upgradeafspraken. Zie ook de Release Upgrade Handleiding voor meer informatie over de upgradeprocedure. Herindexering bibliografische en authority bestanden Aangezien er ingrijpende wijzigingen zijn aangebracht aan de structuur van de bibliografische en de authority indexen, is een volledige bibliografische herindexering noodzakelijk als u upgrade naar release Aanpassingen aan de AFO structuur Een aantal AFO s zijn ofwel aan de AFO structuur toegevoegd, danwel verwijderd. Lees a.u.b. de sectie AFO structuur / Snelle naslag voor een overzicht van deze aanpassingen. Meerdere nieuwe parameters Zoals gebruikelijk bij nieuwe releases, is er opnieuw een aantal parameters aan het systeem toegevoegd. Deze parameters worden beschreven in de aparte secties van deze release notes. Waarschuwingen Wij hebben een aantal waarschuwingen in diverse paragrafen van deze release notes opgenomen. Dit wijzende vinger -teken gaat aan deze waarschuwingen vooraf. Lees deze stukken a.u.b. goed door en volg de instructies op. Lees a.u.b. de installatiehandleiding goed door alsook de onderdelen in dit document die te maken hebben met parameters.

10 10/ Documentatie Release wordt vergezeld door de volgende documentatie: deze release notes; een STE-document ( Supported Technical Environment ), dat een gedetailleerde beschrijving van de ondersteunde platforms bevat; een Release Upgrade Handleiding, die een beschrijving van de upgradeprocedure bevat.

11 11/ AFO structuur/ Snelle naslag Inleiding Dit onderdeel bevat de AFO-structuur van release Per AFO worden de voornaamste wijzigingen vermeld, waardoor u in een oogopslag de belangrijkste nieuwigheden per AFO kunt bekijken. Eén of meer van onderstaande tekens kunnen voor de beschrijving van de desbetreffende AFO staan: Nieuwe AFO Belangrijke waarschuwing of advies Ingrijpende wijziging AFO in voorbereiding, niet in (algemeen) gebruik of buiten gebruik AFO wordt niet langer ondersteund AFO s zonder commentaar zijn ofwel niet ofwel nauwelijks veranderd. Aanpassingen aan de interface en lay-out zijn alleen beschreven als zij ingrijpend zijn. Dit hoofdstuk bevat geen gedetailleerde omschrijven van de feitelijke aanpassingen. Het is alleen bedoeld als een snelle naslag die de meest belangrijke aanpassingen binnen de AFO s aangeeft. De meeste aanpassingen die in dit overzicht worden genoemd worden in detail in deze release notes beschreven. De volgende AFO s zijn verwijderd: Geen AFO structuur In release ziet de AFO-structuur er als volgt uit. 1 Catalogusverzorging 11 Catalogusbeheer 111 Titelbeschrijven 112 Titelbeschrijven zonder indexeren 113 Beheer authorities

12 12/ Vergelijken van documenten De workflow werd op een klein aantal punten gewijzigd. De wijzigingen worden beschreven in de Diversen sectie van het hoofdstuk over Catalogusbeheer. Samenvoegen van documenten De workflow werd op een klein aantal punten gewijzigd. De wijzigingen worden beschreven in de Diversen sectie van het hoofdstuk over Catalogusbeheer. 117 Performance data 12 Beheer objecten 121 Afschrijven van objecten 122 Overzicht afgeschreven objecten 123 Globaal wijzigen bezitsinformatie 124 Wijzigen bezitsinformatie van een object 125 Automatisch toegekende plaatskenmerken 126 Print plaatskenmerketiketten 127 Scan barcodes voor SDI 13 Invoer/Uitvoer records Invoer uit bestand Twee belangrijke principes zijn toegevoegd aan de functionaliteit van Invoer uit bestand. Ten eerste is het systeem nu in staat om data in XML-formaat te importeren. Daarnaast ondersteunt het systeem ook de mogelijkheid om automatisch data te importeren uit files die opgeslagen zijn in specifieke mappen op de server. Zie de secties over Import en export van XML documenten en Geautomatiseerde import van bibliografische, authority en bezitsgegevens in het hoofdstuk over Catalogusbeheer. Uitvoer naar bestand Twee belangrijke principes zijn toegevoegd aan de functionaliteit van Uitvoer naar bestand. Ten eerste is het systeem nu in staat om data in XML-formaat te exporteren. Daarnaast ondersteunt het systeem ook de mogelijkheid om automatisch data te exporteren naar files die opgeslagen zijn in specifieke mappen op de server. Zie de secties over Import en export van XML documenten en Geautomatiseerde export

13 13/315 van bibliografische, authority en bezitsgegevens in het hoofdstuk over Catalogusbeheer Uitvoer naar bestand Het system ondersteunt nu import en export van documenten in XMLformaat. Zie de sectie over import en export van XML in het hoofdstuk over Catalogusbeheer. Conversies Het systeem ondersteunt nu conversies van en naar documenten in XML-formaat. Dit wordt beschreven in de sectie over Import en export van XML in het hoofdstuk over Catalogusbeheer. Voor een aantal leveranciers zijn er standaardconversies toegevoegd, wat in het bijzonder relevant is in het kader van de import van bestanden met aanbiedingen. Zie de sectie over Standaard conversies voor leveranciers in het hoofdstuk over Besteladministratie. Daarnaast zijn er nog een aantal kleinere wijzigingen gemaakt. Het systeem omvat nu een standaardset van conversies voor het Dublin Core formaat. Twee nieuwe conversieacties zijn toegevoegd: Voeg interpunctie toe aan het vorige subveld en Haal data op van gerelateerd veld. Het is nu ook mogelijk om bij exemplaren de productcategorie te exporteren en importeren. Al deze wijzigingen zijn beschreven in de sectie Diversen van het hoofdstuk over Catalogusbeheer. 135 OUF record lader 136 Import van PBCNB wisselcollecties 139 Automated export Het daemon-proces dat geautomatiseerde export van beschrijvingen toelaat wordt gestart en beheer vanuit AFO 139. Zie de sectie over Geautomatiseerde export van bibliografische, authority en bezitsgegevens in het hoofdstuk over Catalogusbeheer. 14 Rapporteren 141 SSP beheer Een aantal relatief kleine aanpassingen is gemaakt, waaronder een Preview -optie voor snelle toegang tot savelists, geassocieerde savelists en een aantal wijzigingen in het selecteren en publiceren. U vindt meer informatie in het hoofdstuk over Rapportages en Statistieken. 15 Systeemfuncties 151 Data dictionary voor documenten

14 14/315 De nieuwe structuur van de indexen heeft geleid tot een aantal wijzigingen in AFO 151. Zie de sectie over Indexeren en zoeken in het hoofdstuk over de WebOpac voor meer details. Daarnaast is er een nieuw generiek transformatiemechanisme voor het sorteren van codesystemen (bijv. SISO, UDC, DDC). Deze wijzigingen kunnen worden bekeken in de Indexsectie van AFO 151. Zie de sectie over Zoeken in code-indexen in het hoofdstuk over Catalogusbeheer. 152 Data dictionary voor authorities De nieuwe structuur van de indexen heeft geleid tot een aantal wijzigingen in AFO 152. Zie de sectie over Indexeren en zoeken in het hoofdstuk over de WebOpac voor meer details. Daarnaast is er een nieuw generiek transformatiemechanisme voor het sorteren van codesystemen (bijv. SISO, UDC, DDC). Deze wijzigingen kunnen worden bekeken in de Indexsectie van AFO 152. Zie de sectie over Zoeken in code-indexen in het hoofdstuk over Catalogusbeheer. 153 Beheer sjablonen voor documenten 154 Beheer sjablonen voor authorities 155 Overzicht geblokkeerde documenten 156 Overzicht geblokkeerde authorities 157 Indexeren documenten De nieuwe structuur van de indexen heeft geleid tot een aantal wijzigingen in AFO 157. Zie de sectie over Indexeren en zoeken in het hoofdstuk over de WebOpac voor meer details. Daarnaast is het voortaan mogelijk om de plaatskenmerken-index te herbouwen via AFO 157. Dit is beschreven in de sectie Diversen van het hoofdstuk over Catalogusbeheer. 158 Indexeren authorities 2 Besteladministratie 21 Beheer bestellingen 211 Invoer bestellingen Het kan zinvol zijn om de sectie over het Beheer van aanbiedingen te lezen in het hoofdstuk over de Besteladministratie, omdat de implementatie van dit beheer van aanbiedingen ook geleid heeft tot enkele kleine wijzigingen in AFO 211.

15 15/ Invoer niet-opacgebonden bestellingen 213 Overzicht bestellingen Een extra kolom die het Externe bestelnummer toont is toegevoegd aan het overzicht van bestellingen. Zie de sectie over Samenvattingen van bestellingen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. 214 Beheer niet-verstuurde bestellingen 215 Beheer externe nummers 216 Multi-titel bestelinvoer 217 Beheer van aanbiedingen Het systeem ondersteunt nu het beheer van bestanden met aanbiedingen, waardoor een eenvoudiger selectieproces mogelijk wordt dat het technische gedeelte van het bestelproces verbergt voor de selectoren. Deze functionaliteit ondersteunt eveneens een gedecentraliseerd bestelproces waarbij het selecteren decentraal gebeurt, maar het eigenlijke bestellen centraal. Meer informatie vindt u in de sectie over het Beheer van aanbiedingen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. 219 Deblokkeren bestellingen 22 Acties m.b.t. objecten 221 Registreren van gewone ontvangsten 222 Registreren van ontvangsten via barcode Als u aan nieuw ontvangen materialen een barcode toekent in de besteladministratie, kan het systeem deze materialen nu automatisch de status In transit geven. Zie de sectie over Ontvangen van items via barcode in het hoofdstuk over de Besteladministratie. 223 Registreren van facturen 224 Registreren van prijzen 225 Globale registratie 226 Automatische ontvangst (incl. Financieel) 23 Financiële transacties 231 Registratie facturen 232 Overzicht facturen

16 16/315 Het zoekscherm van het Overzicht van facturen is uitgebreid met een zoekactie op factuurnummer. Zie de sectie Diversen in het hoofdstuk over de Besteladministratie voor meer informatie. 233 Print financiële transacties Een aantal wijzigingen is uitgevoerd als onderdeel van de implementatie van het Beheer van aanbiedingen. Zie de sectie over het Beheer van aanbiedingen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. 234 Wijzigen factuurnummer 235 Afdrukken factuur 236 Financiële info per besteltype/budget 237 Factureren en ontvangen van nieuwe items 239 Deblokkeren factuur 24 Beheer vaste bestanden 241 Leveranciers 242 Koersinformatie 243 Budgetten Een aantal wijzigingen is uitgevoerd als onderdeel van de implementatie van het Beheer van aanbiedingen. Zie de sectie over het Beheer van aanbiedingen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. 244 Bestemmingen 245 Locaties 246 Landcodes 247 Notificatiecodes 248 Codes Giften 249 Relaties locaties/budgetten 25 Drukwerk 251 Opbouwen tijdelijk drukbestand 252 Beheer tijdelijk drukbestand

17 17/ Printen definitief drukbestand 254 Spoeddrukwerk 255 Printen van één bestelling 256 Printen gewijzigde leverancierscode 257 Printen test-drukbestand 258 Printen van bestellingen (savelist). 259 AIDA link 26 Archivering 261 Niet-geannuleerde bestellingen 262 Geannuleerde bestellingen 263 Facturen 27 Systeemfuncties 271 Beheer parameters drukwerk Beheer parameters (diversen) De structuur van AFO 272 is gereorganiseerd en een nieuwe set van parameters die relevant is het Beheer vaan aanbiedingen is toegevoegd. Zie de sectie over het Beheer van aanbiedingen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. Opbouw controlebestand budgetstanden AFO 273 houdt nu rekening met het totale bedrag aan selecties, wat relevant is voor de implementatie van het Beheer van aanbiedingen. Zie de sectie over het Beheer van aanbiedingen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. Controle budgetstanden AFO 274 houdt nu rekening met het totale bedrag aan selecties, wat relevant is voor de implementatie van het Beheer van aanbiedingen. Zie de sectie over het Beheer van aanbiedingen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. 275 Beheer parameters archivering 276 Beheer Fiscaal jaar

18 18/ Bestellijst 278 Importeren aanbiedingen Deze nieuwe AFO kan worden gebruikt om bestanden met aanbiedingen te importeren. Zie de sectie over het Beheer van aanbiedingen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. 28 EDI Processing Aanmaken EDI bestellingen Het EDI framework ondersteunt nu ook het importeren van zgn. AIDA-rekeningen (afkomstig van de Nederlandse NBD/Biblion). Dit heeft geleid tot een aantal wijzigingen in AFO 281. Zie de sectie over het Importeren van AIDA-rekeningen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. Importeren EDI bronbestanden Het EDI framework ondersteunt nu ook het importeren van zgn. AIDA-rekeningen (afkomstig van de Nederlandse NBD/Biblion). Dit heeft geleid tot een aantal wijzigingen in AFO 282. Zie de sectie over het Importeren van AIDA-rekeningen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. EDI berichtverwerking Het EDI framework ondersteunt nu ook het importeren van zgn. AIDA-rekeningen (afkomstig van de Nederlandse NBD/Biblion). Dit heeft geleid tot een aantal wijzigingen in AFO 283. Zie de sectie over het Importeren van AIDA-rekeningen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. EDI waarschuwingen en foutmeldingen Het EDI framework ondersteunt nu ook het importeren van zgn. AIDA-rekeningen (afkomstig van de Nederlandse NBD/Biblion). Dit heeft geleid tot een aantal wijzigingen in AFO 284. Zie de sectie over het Importeren van AIDA-rekeningen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. EDI instellingen Het EDI framework ondersteunt nu ook het importeren van zgn. AIDA-rekeningen (afkomstig van de Nederlandse NBD/Biblion). Dit heeft geleid tot een aantal wijzigingen in AFO 285. Zie de sectie over het Importeren van AIDA-rekeningen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. 3 Tijdschriftenadministratie 31 Beheer afleveringen

19 19/ Ontvangstregistratie 312 Bekijken cardex 32 Beheer abonnementen 321 Beheer algemene gegevens 322 Schrappen abonnementen 323 Automatische aanmaak te verwachten abonnementen 324 SSP voor abonnementen 325 Tellen van abonnementen 326 Financiële overzichten van abonnementen Ruiladminstratie Print-outs ruiladminstratie Bindadministratie 34 Circulatie 341 Beheer circulatie-transacties 342 Beheer circulatielijsten 343 Overzichten abonnementen per circulant 344 Beheer printfiles 35 Drukwerk 351 Opbouwen tijdelijk drukbestand 352 Beheer tijdelijk drukbestand 353 Printen definitief drukbestand 36 Systeemfuncties 361 Parameters t.b.v. circulatie 362 Lay-out circulatiebriefjes

20 20/ Lay-out tijdschriftenrappels 364 Codes rappeltermijnen Doorberekening abonnementen Initialiseren abonnementsprijzen 4 Uitleenadminstratie 41 Lenersgebonden uitleenfuncties Uitlenen Als er een reserverings-wachtrij was voor een object was het niet mogelijk om de vervaldatum aan te passen en werd er geen foutmelding getoond om aan te geven waarom de vervaldatum niet gewijzigd werd. Dit is nu gewijzigd. De wijzigingen zijn beschreven in de sectie Diversen van het hoofdstuk over de Uitleenadministratie. Innemen De boeteberekening is op een aantal punten gewijzigd als gevolg van de implementatie van Uitlenen per uur, zoals beschreven in het hoofdstuk over de Uitleenadministratie. De boodschap die aangeeft dat een exemplaar beschikbaar is om afgehaald te worden was niet duidelijk genoeg en is nu gewijzigd. De wijzigingen zijn beschreven in de sectie Diversen van het hoofdstuk over de Uitleenadministratie. 413 Verlengen 414 Registratie kasontvangsten Er zijn twee grote wijzigingen uitgevoerd aan de registratie van kasontvangsten. De eerste wijziging is dat het systeem voortaan zgn. betalingen per locatie ondersteunt. Dit houdt in dat het voortaan mogelijk is om te bepalen in welke locaties betalingen van schulden die ontstaan zijn in een andere locatie betaald mogen worden. De functionaliteit omvat ook de mogelijkheid om betalingen die in andere locaties gemaakt zijn te reconciliëren (d.w.z. dat het systeem overzichten produceert die het mogelijk maken een onderlinge verrekening te regelen). Dit concept is optioneel en wordt toegelicht in de sectie over Betalingen per locatie in het hoofdstuk over de Uitleenadministratie. De tweede wijziging houdt in dat meerdere kosten voor een exemplaar voor hetzelfde ontvangsttype (bijv. het leengeld is berekend voor exemplaar A B bij het uitlenen en nog een keer bij het verlengen) niet meer gecumuleerd worden. Dit maakt de audit trail een

21 21/315 stuk duidelijker. De wijziging wordt beschreven in de sectie Diversen van het hoofdstuk over de Uitleenadministratie. 415 Bekijken / annuleren reserveringen Als gevolg van de implementatie van zgn. reserveringsgebieden werd een aantal relevante wijzigingen uitgevoerd. Zie de sectie over Reserveringsgebieden in het hoofdstuk over de Uitleenadministratie. 416 Verkoop artikelen 417 Beheer betalingen / vrije ontvangsten 418 Beheer reserveringen Het beheer van reserveringsberichten werd op enkele kleinere punten aangepast, met name m.b.t. de boodschappen die getoond worden als een route uitgeput is en als een reservering geannuleerd wordt terwijl er al een object op de afhaalplank staat. De eerste wijziging is beschreven in de sectie over Reserveringsberichten route uitgeput, de tweede in de sectie Diversen, allebei in het hoofdstuk over de Uitleenadministratie. 419 Verlengen (met administratiekosten) Zie AFO Objectgebonden uitleenfuncties 421 Reserveren Als gevolg van de implementatie van zgn. reserveringsgebieden werd een aantal relevante wijzigingen uitgevoerd. Zie de sectie over Reserveringsgebieden in het hoofdstuk over de Uitleenadministratie. 422 Wijzigen prioriteiten reserveringen 423 Beheer objecten Het is nu optioneel mogelijk om de naam van de leners anoniem te tonen. Zie de sectie Diversen in het hoofdstuk over de Uitleenadministratie. 43 Beheer leners 431 Lenersadministratie 432 Printen lenersetiketten 433 Contributie via bank/giro 435 SSP voor leners AFO 435 wordt niet meer ondersteund. Het is volledig vervangen door

22 22/315 AFO 141 (SSP). De AFO is nog wel aanwezig, maar wij adviseren u er geen gebruik van te maken omdat u geen correcte resultaten kunt verwachten. AFO 435 zal in release 2.5 zijn verwijderd. 436 Overzicht zwarte lijst leners 437 Beheer automatische incasso 438 Online kaartlezers beheer van fouten tijdens het betalen 44 Batchverwerking lenersgegevens 441 Inlezen te converteren bestand 442 Verwerken gegevens in lenersrecords 443 Niet-verwerkte transacties 444 Aanmaken alfabetische index 45 Periodiek drukwerk 451 Voorbereiden drukwerk en batchjobs 452 Uitvoeren drukwerk 453 Rapporten uitleendrukwerk 454 Statistieken uitleendrukwerk 46 Bewegen van objecten 461 Beheerdersadministratie 462 Bewegen van objecten (incl. catalogus) 463 Bewegen van objecten (excl. catalogus) 464 Uitlenen (met leenhistoriek) 465 Uitleenhistoriek per lener 466 Inventarisbeheer 467 Afvoeren van objecten

23 23/ Onderhoud catalogus i.v.m. wissel Exemplaarbeheer - parameters Een aantal nieuwe parameters is toegevoegd om diverse nieuwe functies die in deze release notes worden beschreven te ondersteunen. 47 Statistieken 471 Aanmaken statistieken 472 Baliebelasting 473 Leengedrag 474 Bezoekersgedrag 475 Leners 476 Kostenplaatsen 477 Online lenersstatistieken 478 Leengedrag (vrije statistieken) 479 Baliebelasting per tijdseenheid 48 Systeemfuncties 481 Uitleenparameters: algemeen Een aantal nieuwe parameters is toegevoegd om diverse nieuwe functies die in deze release notes worden beschreven te ondersteunen. 482 Uitleenparameters: lenersadministratie 483 Uitleenparameters: lay-out drukwerk Beheer sluitingsdata Een nieuwe kalenderfunctie is toegevoegd als onderdeel van de implementatie van Uitlenen per uur, zoals beschreven in het hoofdstuk over de Uitleenadministratie. Batchjobs Een nieuw batch-proces is toegevoegd als onderdeel van de implementatie van Exemplaren waardevermindering / -toename, zoals beschreven in het hoofdstuk over de Uitleenadministratie. 486 Verwerken transacties noodsysteem

24 24/ Beheer vaste bestanden (magazijnwerken) 488 Decentraal uitlenen 489 Parameters bewegingen van objecten 49 Kasadministratie 491 Up-to-date kasoverzichten 492 Financiële overzichten 493 Aanmaken periodieke overzichten 494 Beheer vaste bestanden 495 Beheer rekeningen 496 Kasstaten 5 WebOpac 50 OPAC 500 WebOpac De WebOpac en de bijhorende Preferences zijn uitgebreid met diverse nieuwe mogelijkheden. In het bijzonder vermelden we hier de mogelijkheid om zoekresultaten on the fly te sorteren, de integratie van RSS News Feeds en de ondersteuning van zgn. veilige verbindingen (HTTPS). De meest ingrijpende wijziging is de implementatie van een nieuwe structuur voor de indexen (zgn. bitmap indexen ), wat zou moeten resulteren in snellere indexering en retrieval. Zie het hoofdstuk over de WebOpac voor meer informatie. Opgelet! De RSS News Feeds functionaliteit maakt geen onderdeel uit van de standaard-applicatie en brengt extra licentiekosten met zich mee. 51 Statistieken 511 OPAC Statistieken Deze AFO wordt niet ondersteund. 512 Informatie gerelateerd aan zoeksleutels Deze AFO wordt niet ondersteund.

25 25/315 6 Systeembeheer 61 Beheer vaste bestanden 611 Paswoorden Een aantal nieuwe autoritisatie-mogelijkheden is toegevoegd voor de besteladministratie als onderdeel van de implementatie van het Beheer van aanbiedingen. Zie de sectie over het Beheer van aanbiedingen in het hoofdstuk over de Besteladministratie. 612 Poorten 613 Sublocaties 614 Karaktertabellen 615 Definiëren systeemboodschappen 616 Beheer koppelingen met andere systemen 617 Adressen instelling en locatie 618 Beheer van informatiebalies 62 Beheer parameters 621 Output 622 Kalenders Een nieuwe kalenderfunctie is toegevoegd als onderdeel van de implementatie van Uitlenen per uur, zoals beschreven in het hoofdstuk over de Uitleenadministratie. 63 Bestandscontrole / debugging 631 Globaal wijzigen Een nieuwe functie voor het globaal wijzigen van bibliografische, authority en leners-records is toegevoegd. De functionaliteit wordt beschreven in het hoofdstuk over Systeembeheer en algemene functies. AFO 631 had een andere functie in vorige releases. De oude functionaliteit wordt niet meer ondersteund. 632 Verwijderen overbodige bestanden 633 Wijzigen systeemstatussen

26 26/ Beheer processen 642 Monitoring processen 643 Updates bestanden trefwoordvoorspelling Deze AFO wordt niet ondersteund. 646 Aanmaken gegevens voor suggesties 65 Configuratie Manager 651 Server Parameters 652 Upgrade monitor 7 Diversen 7xx De 7-AFO-serie bevat niet-standaard-functionaliteit die lokaal op uw systeem geïnstalleerd is. Aanpassingen aan deze functies zijn niet in deze release notes opgenomen.

27 2 Algemeen Vubis Smart Release /315

28 28/ Platforms Vubis Smart servers draaien op de volgende platforms: Linux Red Hat SuSe Unix HP/UX Sun Solaris IBM AIX Windows Windows NT4 Windows 2000 Windows 2003 Vubis Smart cliënts draaien op de volgende platforms: Windows NT4 Windows 2000 Windows XP Waarschuwing Vanaf release 2.3 wordt Windows 98 niet langer als platform ondersteund. Indien u gebruikt maakt van het Windows 98 platform kunt en zult u onverwachte problemen tegenkomen. De WebOpac wordt ondersteund door de volgende webservers: Microsoft Internet Information Server Apache Netscape / Sun iplanet Compaq Secure Web Server Voor de WebOpac worden de volgende browsers ondersteund: Microsoft Internet Explorer (version 5.5 or 6.0) Netscape Navigator 7.01 Zie het STE (Supported Technical Environment) document voor gedetailleerde informatie over de ondersteunde versies van de genoemde platforms en over specifiekere benodigdheden. Indien de informatie in dit document en de informatie in de STE met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleert de STE. Wij verwijzen ook naar het

29 29/315 STE document voor informatie over ondersteunde platforms voor WebOpac- en Z39.50 server-omgevingen. Het STE bevat ook informatie over de vereisten voor de cliëntomgeving. Minimale cliënt versie Om Vubis Smart te laten draaien heeft u minimaal versie 2.0 build 4.91 nodig.

30 30/ Taal- en karaktergerelateerde informatie Taalondersteuning Ondersteunde talen in de cliëntinterface. De software ondersteunt vier talen in de voornaamste functies: Nederlands, Engels, Frans en Duits. Let er wel op dat er slechts drie talen gelijktijdig op één systeem kunnen worden geïnstalleerd. Ondersteunde talen in de WebOpac. De WebOpac kan technisch gezien iedere taal ondersteunen. Bij installatie wordt de WebOpac geleverd met een Nederlandse, Engelse en Franse versie. Duits is op aanvraag beschikbaar.

31 31/ Volledige / gemengde gebruiksmodus [Opgelet! Deze sectie is alleen relevant voor een beperkt aantal gebruikers, met name voor diegene die gebruik maken van verbindingen met centrale catalogi / systemen die Vubis Smart gebruiken. Deze sectie is redelijk abstract.] Vubis Smart beschikt over de mogelijkheid om de besteladministratie en het objectenbeheer uit te voeren in zgn. volledige en beperkte gebruiksmodus. Het volledig gebruik van deze modules impliceert dat bestellingen en items worden beheerd en dit is dan ook de manier waarop het systeem normaal gezien werkt. Beperkte besteladministratie en beperkt objectenbeheer wordt normaal gezien alleen gebruikt indien een systeem fungeert als centrale catalogus voor andere bibliotheken die niet op dezelfde server operationeel zijn. Voor dit type bibliotheken worden er dan geen echte bestellingen en items gecreëerd. In plaats daarvan wordt het systeem alleen maar geüpdate om aan te geven dat deelnemende bibliotheken een exemplaar bezitten en / of een bestelling hebben ingevoerd (er worden geen details opgenomen, alleen maar aanduidingen van bezit of bestelling). De gemengde gebruiksmodus is het concept waarbij meerdere besteladministratieen objectenbeheer-toepassingen kunnen worden gebruikt binnen één omgeving (d.w.z. op één machine in hetzelfde Vubis Smart systeem) waarbij sommige in volledige en sommige in beperkte gebruiksmodus werken. De beperkte gebruiksmodus impliceert dat er slechts zeer beperkte bestel- en bezitsinformatie wordt geregistreerd. Volledige gebruiksmodus houdt in dat alle functies van het systeem worden gebruikt. Gemengde gebruiksmodus betekent het gemengd gebruik van beide in hetzelfde systeem (d.w.z. sommige deelnemende bibliotheken werken in beperkte en andere in volledige modus). Het gemengd gebruik is mogelijk op eenzelfde systeem door gebruik te maken van het concept van metainstellingen Configuratie en implementatie Beperkte besteladministratie Beperkte en volledige gebruiksmodus voor de besteladministratie wordt gedefinieerd op het niveau van de meta-instellingen voor besteladministratie. Het systeem moet op een dusdanige manier worden geconfigureerd dat de instellingen / locaties die in beperkte gebruiksmodus werken behoren tot één of meerdere meta-instellingen voor besteladministratie die verschillen van diegene die werken in volledige gebruiksmodus. De meta-instellingen voor besteladministratie die in beperkte gebruiksmodus werken hebben een specifieke parameter-setup met als waarde 1 of 2. Als de waarde 1 is,

32 32/315 zullen alleen beschrijvingen met een record-nummer hogen dan de beperkte gebruiksmodus gebruiken. Er is geen speciale setup nodig voor de volledige gebruiksmodus. Als meerdere meta-instellingen voor besteladministratie zijn geïnstalleerd in een multi-bibliotheek-omgeving kunnen sommige een volledige besteladministratie voeren, terwijl andere slechts een zeer beperkte besteladministratie voeren. Bibliotheken die in beperkte gebruikersmodus met de besteladministratie werken hebben geen toegang tot de 2xx-AFO s. Dit wordt geregeld door de gebruikers van die bibliotheken geen toegang tot de 2xx-AFO s te geven. In het geval dat specifieke gebruikers zowel in volledige als beperkte gebruiksmodus moeten kunnen werken is het aangewezen dat er voor hen aparte logins en bijhorende toegangsrestricties worden geregeld. Als de besteladministratie in beperkte modus wordt gebruikt, dan toont de sectie Bestellingen op het overzichtsscherm van een bibliografische beschrijving de lijst van locaties waarvoor er een titel besteld is (in plaats van het aantal bestellingen, zoals gebruikelijk is bij gebruik in volledige modus). Dubbelklikken op de Bestellingensectie zal ofwel de actuele locatie toevoegen of weghalen uit de display. Het is erg belangrijk dat een bibliotheek die geconfigureerd is voor de beperkte gebruiksmodus van de besteladministratie GEEN echte bestellingen heeft (tenzij de specifieke setting die net is toegelicht gelijk is aan 1 en de bestellingen alleen aanwezig zijn bij beschrijvingen met een recordnummer dat kleiner is dan ). De parameter waarvan sprake kan niet zomaar aan- en uitgezet worden.

33 33/ Configuratie en implementatie Beperkte bezitsgegevens Beperkt en volledig gebruik van bezitsgegevens wordt gedefinieerd op instellingsniveau. Aangezien de beperkte gebruiksmodus van bezitsgegevens inhoudt dat er geen echte exemplaar-records worden gecreëerd, is het noodzakelijk dat alle instellingen die in beperkte gebruiksmodus werken behoren tot dezelfde metainstelling voor Uitleenadministratie. Binnen dezelfde meta-instelling voor Uitleenadministratie kan er geen mix zijn van instellingen die in beperkte en in volledige gebruiksmodus werken m.b.t. het opslaan van bezitsgegevens. Om een instelling te laten werken in beperkte modus moet er een specifieke, nietinteractieve parameter worden gedefinieerd. Als u meerdere instellingen in beperkte modus gebruikt, moet de parameter voor elke instelling worden gedefinieerd. De parameter voor de beperkte gebruiksmodus wordt dus gedefinieerd voor elke instelling, maar alle instellingen binnen dezelfde meta-instelling voor de Uitleenadministratie moeten dezelfde setup hebben. Daarnaast moet er een sublocatie B (met als betekenis In bestelling ) worden gedefinieerd voor alle instellingen die in beperkte gebruiksmodus werken voor hun bezitsgegevens. In AFO 469 Diversen moet de parameter Test sublocaties worden uitgezet. Als een systeem in beperkte modus werkt voor de bezitsgegevens worden er geen exemplaarbeschrijvingen ingevoerd. U manipuleert de plaatskenmerken om aan te geven dat bibliotheken exemplaren van een bepaald werk in bezit hebben (of besteld hebben) Workflow voor monografieën Zoek in AFO 111.

34 34/315 Dubbelklik op de sectie Plaatskenmerken op het bibliografische overzichtsscherm. Als u een plaatskenmerk toevoegt, laat u het sublocatie-veld leeg of u voert een B ( In bestelling ) in. Voer het jaar van publicatie in in het Plaatskenmerk-veld. Het systeem voert u niet automatisch naar het invoeren van exemplaren nadat u het plaatskenmerk ingevoerd heeft. In plaats daarvan toont het systeem het overzicht van de plaatskenmerken, waar u de mogelijkheid heeft om ofwel nog een plaatskenmerk toe te voegen, ofwel terug te keren naar het overzichtsscherm van de bibliografische beschrijving.

35 35/315 Een systeem dat gebruikt wordt in beperkte modus (m.b.t. bezitsgegevens) toont altijd 0 exemplaren op het overzichtsscherm van de plaatskenmerken. Opgelet: Als een bibliotheek een besteld exemplaar ontvangt waarvoor oorspronkelijk een plaatskenmerk is ingevoerd met In bestelling als sublocatie, dan moet het plaatskenmerk worden geüpdate (d.w.z. de sublocatie B moet worden verwijderd) Workflow for meerdelige werken Zoek in AFO 111 naar het meerdelige werk.

36 36/315 Dubbelklik op de sectie Plaatskenmerken op het bibliografische overzichtsscherm. Als u een plaatskenmerk toevoegt, laat u het sublocatie-veld leeg of u voert een B ( In bestelling ) in. Voer een ster ( * ) in in het plaatskenmerk-veld (er wordt een plaatskenmerk gecreëerd voor de actuele locatie de inhoud van het locatieveld in het invoerformulier wordt genegeerd). Als u de OK-toets indrukt zal het plaatskenmerk gecreëerd worden. Het systeem toont dan automatisch het scherm waarop u het bezit kunt definiëren.

37 37/315 Selecteer de Voeg volume toe button om een nieuw volume toe te voegen. Nadat u op de OK-button heeft geklikt keert het system terug naar het overzicht van het bezit. Er wordt niet gevraagd naar het invoeren van exemplaren. U kunt nu nog andere volumes toevoegen of terugkeren naar het overzichtsscherm van de plaatskenmerken.

38 38/315 Op het overzichtsscherm van de bibliografische beschrijving wordt het volgende beperkte bezit getoond voor het plaatskenmerk WebOpac

39 39/315 De WebOpac toont het bezit dat in beperkte gebruiksmodus is ingevoerd door de plaatskenmerken te tonen. Als een exemplaar in bestelling is voor een bepaalde locatie dan zal de sublocatie B zijn, wat zal leiden tot een display van de tekst In bestelling (als onderdeel van de display van de plaatskenmerken). Op deze manier is het mogelijk om ook bij systemen die in beperkte gebruiksmodus (m.b.t. bezitsgegevens) worden gebruikt toch nog (summiere) bestelinformatie te tonen. De display van het bezit op de pagina die de volledige beschrijving toont kan er dan bijvoorbeeld als volgt uitzien: Bezit Bibliotheek Oost : 2004 Centrale Bibliotheek : In bestelling 2005 Bibliotheek West : 2005 Twee van de drie bibliotheken hebben al een exemplaar in hun bezit. De derde bibliotheek heeft een bestelling ingevoerd. Uit deze display kan dus niet worden afgeleid hoeveel exemplaren elke bibliotheek in zijn bezit heeft.

40 40/ Licentiecontrole Inleiding In een aantal netwerken is het noodzakelijk om het aantal simultane gebruikers te kunnen beperken op basis van de inloglocatie. Dit houdt in dat het mogelijk is het aantal stafgebruikers dat tegelijkertijd met het systeem kan werken te beperken. Het nieuwe licentiecontrolemechanisme is specifiek voor Vubis Smart en mag niet worden verward met de licentiecontrole van Caché, die alleen het totale aantal simultane licenties (gebruikers / processen) controleert. De Vubis Smart licentiecontrole is ondergeschikt aan de standaard licentiecontrole van Caché, die te allen tijde actief blijft en die altijd voorrang heeft op de extra controle die Vubis Smart kan uitvoeren. Caché licenties De primaire licentiecontrole wordt uitgevoerd door Caché; dit mechanisme controleert het aantal actieve licenties en zal toegang tot het systeem weigeren als dat aantal wordt overschreden. Hierbij moet echter wel rekening worden gehouden met het feit dat een gebruiker meerdere processen vanaf een werkstation kan starten die slechts als één licentie tellen. Het maximum aantal processen dat gestart kan worden vanaf een werkstation varieert van de ene Caché-versie tot de andere; doorgaans is dit echter meer dan 10 (d.w.z. u kunt bijv. 10 Vubis Smart cliënts starten vanaf dezelfde PC en deze 10 cliënt zullen slechts één Caché-licentie in gebruik nemen). Vubis Smart licenties Indien het Vubis Smart controlemechanisme geactiveerd is, zal ook Vubis Smart licenties gaan controleren. Dit mechanisme telt licenties per locatie, d.w.z. het zal het aantal simultane gebruikers voor een locatie tellen. De controle wordt uitgevoerd bij het inloggen en als een gebruiker overschakelt naar een andere locatie vanaf het AFOscherm (let er hierbij op dat andere locatie-overgangen in de applicatie het controlemechanisme niet activeren). We zullen met een aantal voorbeelden illustreren hoe het mechanisme werkt. Voorbeeld Teller voor locatie A Teller voor locatie B Gebruiker TT logt vanaf PC1 in op locatie A. 1 0 Gebruiker TT logt vanaf PC1 in op locatie A in 3 verschillende cliëntsessies (d.w.z. hij heeft drie 1 0

41 41/315 aparte Vubis Smart cliënts gestart en actief) Gebruiker TT logt vanaf PC1 in op locatie A; gebruiker XX logt vanaf PC2 in op locatie A Gebruiker TT logt vanaf PC1 in op locatie A; gebruiker TT logt vanaf PC2 in op locatie A Gebruiker TT logt vanaf PC1 in op locatie A; in een andere cliëntsessie logt hij, weer vanaf PC1 in op locatie B Gebruiker TT logt vanaf PC1 in op locatie A; gebruiker XX logt vanaf PC2 in op locatie B De belangrijkste principes die u hier uit kunt afleiden zijn: Meerdere connecties vanaf dezelfde PC naar dezelfde locatie tellen slechts als één licentie. Meerdere connecties vanaf dezelfde PC naar meerdere locaties tellen als meerdere licenties. Hou er rekening mee dat de licentiecontrole door Geac moet worden geactiveerd en geparametriseerd. Er zijn geen interactieve mogelijkheden om dit te configureren Workflow Als de licentiecontrole van Vubis Smart correct geconfigureerd en geactiveerd is, zal de volgende workflow gelden. Als een gebruiker aanlogt op een Vubis Smart server, dan zal de server checken of er een licentie beschikbaar is voor de specifieke Instelling/Locatie. Als er nog een licentie beschikbaar is, zal de gebruiker toegang krijgen tot het systeem. Als er geen licentie beschikbaar is, zal de volgende foutmelding worden getoond en wordt de verbinding met de server verbroken. Als het systeem zo druk bezet is dat er een time-out optreedt als een gebruiker probeert in te loggen, zal de volgende melding worden getoond. (De kans dat dit optreedt is overigens erg theoretisch.)

42 42/315 Als een gebruiker probeert te wisselen van Instelling/Locatie zal er een licentiecontrole worden uitgevoerd voor de (nieuwe) Instelling/Locatie. Als er geen geldige licentie meer beschikbaar is, zal de volgende melding worden getoond Uitzonderingen & opmerkingen U moet zich bewust zijn van de volgende uitzonderingen en opmerkingen. 1. Het Caché licentiecontrolemechanisme heft altijd voorrang op de locatiegebaseerde licentiecontrole van Vubis Smart. Dit betekent, onder andere, dat de licentiecontrole van Vubis Smart niet eens geactiveerd wordt als de Caché licentiecontrole detecteert dat de licentielimiet overschreden is. 2. De licentiecontrole van Vubis Smart moet worden geïnstalleerd door Geac. Hou er hierbij rekening dat het Vubis Smart licentiecontrolemechanisme onafhankelijk van de Caché-controle kan worden geconfigureerd (wat o.a. kan inhouden dat het totale aantal beschikbare licenties kan verschillen tussen beide mechanismen). 3. WebOpac-gebruikers die via het internet of intranet het systeem gebruiken worden niet meegeteld bij de Vubis Smart licentiecontrole. Dit soort licentiegebruik kan worden beheerd binnen Caché (via zgn. web pack licenties). 4. De Vubis Smart licentiecontrole controleert alleen Vubis Smart cliëntgebruikers die toegang proberen te krijgen tot het systeem. Dit houdt in dat, onder andere, de volgende types connecties niet worden meegeteld: telnet ( terminal ) sessies en systeemprocessen die Caché tools zoals de Caché Explorer gebruiken. Wij adviseren u dan ook om voor dit soort processen een aantal licenties te alloceren, in het bijzonder op grotere systemen.

43 43/ Default management Inleiding Vubis Smart heeft een bijzonder krachtige workflow-eigenschap genaamd Opslaan als default. Dit is een optie die door de hele applicatie verschijnt op een groot aantal input-formulieren. Het stelt een gebruiker in staat zijn eigen defaults voor een specifiek formulier op te slaan en dus zijn eigen privé-defaults te creëren, wat zal leiden tot een toename van de invoersnelheid en het invoergemak voor het desbetreffende formulier (elke keer het verschijnt). Vanaf release beschikt het systeem over een aantal systeembeheerfunctie die een gebruiker met systeemfaciliteiten in staat stellen de defaults te beheren voor elk formulier dat de Opslaan als default optie aanbiedt. Dit beheer van defaults wordt in context aangeboden, d.w.z. vanaf het formulier waarop de defaults van toepassing zijn Default management gebruiken Als een gebruiker met systeemfaciliteiten inlogt, zal hij een extra button genaamd Defaults zien op een groot aantal invoerformulieren. Als hij deze button activeert zal het system hem een invulformulier presenteren waarop hij drie beheerstaken kan uitvoeren:

44 44/ Defaults kunnen worden gekopieerd van de een gebruiker naar één of meer andere gebruikers. 2. Defaults kunnen worden verwijderd voor één of meer gebruikers. 3. Het recht om de Opslaan als default optie te gebruiken kan worden geweigerd aan één of meer gebruikers. Optie twee (verwijder een default) kan worden gebruikt om terug te keren naar de originele systeem-default. De eerste en de derde optie kunnen samen worden gebruikt om bijv. een systeemwijde default te creëren die niet meer kan worden gewijzigd door individuele gebruikers. Dit bereikt u als volgt: [1] De gebruiker met systeemfaciliteiten creëert een default voor zichzelf. [2] Hij kopieert die default naar alle andere gebruikers. [3] Hij weigert vervolgens aan alle gebruikers het recht om de default aan te passen.

45 45/ Toegangsbeheer op buttonniveau Inleiding Toegangsbeheer op buttonniveau is een gesofisticeerde en krachtige functie om de toegang tot opties op schermen te beheren. De functionaliteit kan worden gebruik om bepaalde gebruikers het recht te weigeren om specifieke opties (buttons) te gebruiken. Applicatiebeheerders kunnen deze optie gebruiken om de autorisatieniveaus doorheen de hele applicatie te definiëren voor alle opties die toegankelijk zijn via buttons. Hou er echter wel rekening mee dat de optie alleen beschikbaar is voor buttons die verschijnen in de top button bar (de taakbalk bovenaan het scherm die de iconen bevat) en niet voor buttons die verschijnen op invoerformulieren of keuzes in menu s. Het toegangsbeheer wordt in context beheerd, d.w.z. beginnend vanaf het scherm waarop de opties (buttons) getoond worden Workflow Als een gebruiker met systeemfaciliteiten inlogt, wordt de standaard Snelkoppeling naar alle opties vervangen door een nieuwe button Toegangsbeheer (weergegeven als een slotje met een tandwiel). Deze button verschijnt op alle schermen die een taakbalk met iconen bovenaan het scherm hebben. Als deze button wordt geactiveerd zal het systeem een invulformulier tonen dat alle opties toont die beschikbaar zijn op het scherm in kwestie, met uitzondering van de volgende buttons: Terug, Volgende pagina en Vorige pagina.

46 46/315 Kies de optie waarvoor u het toegangsbeheer wil bekijken of definiëren. Vervolgens kunt u voor die optie aangeven welke gebruikers de geselecteerde optie mogen gebruiken. (In principe hebben alle gebruikers toegang tot alle opties, maar u kunt dus het toegangsbeheer gebruiken om bepaalde gebruikers de toegang tot bepaalde opties te weigeren.) Daarnaast beschikt het systeem over een functie om alle autorisaties voor een specifieke gebruiker te bekijken. U kunt een gebruiker selecteren; vervolgens wordt een invoerformulier getoond waarop u beschikt over twee opties: [a] de selectie van de opties die geldig zijn voor de geselecteerde gebruiker, en [b] de mogelijkheid om de settings van de geselecteerde gebruiker te kopiëren naar andere gebruikers Uitzonderingen & opmerkingen Zoals vermeld in de inleiding worden de toegangsrechten gedefinieerd in hun context, d.w.z. op het scherm waarop de toegangsrechten van toepassing zijn. Dit heeft uiteraard een aantal grote voordelen omdat u de functie en de relevantie van opties in hun context kunt beoordelen. Toch kan deze workflow ook een aantal onverwachte gevolgen hebben, als gevolg van het feit dat u ze altijd bekijkt in een bepaalde specifieke context. De volgende uitzonderingen en opmerkingen zijn van toepassing. 1. Het is mogelijk dat u in de lijst van geldige opties meer opties ziet dan er buttons in de taakbalk staan. Een beperkt aantal opties kan nl. alleen maar geactiveerd worden via het toetsenbord en niet via buttons [het aantal buttons in de taakbalk is

47 47/315 nl. beperkt]. Dit verklaart waarom sommige opties verschijnen in de lijst van geldige opties (in het Toegangsbeheer) en niet in de taakbalk. U kunt dan ook de toegangsrechten definiëren voor alle opties en dus niet alleen voor diegene die in de taakbalk opgenomen zijn. 2. Het is mogelijk dat u in de lijst van geldige opties in het toegangsbeheer opties tegenkomt die niet geldig zijn voor het specifieke record dat u geïdentificeerd heeft. Het specifieke record of lijsttype op het scherm (d.w.z. de context waarin u zich bevindt) staat mogelijk geen toegang toe tot een aantal opties (gebaseerd op bijv. kenmerken van het geselecteerde record). Dit kan verklaren waarom er meer opties verschijnen in het toegangsbeheer. 3. U moet er ook mee rekening houden dat een aantal AFO s (zoals bijv. AFO 431) al beschikken over autorisatiefuncties voor toegangsbeheer. Deze blijven nog steeds geldig, maar het is mogelijk dat dit in een latere release wordt herzien. Vooralsnog is de functionaliteit dus volledig backwards compatible.

48 48/ Diverse verbeteringen Inleiding Het systeem is op een aantal kleinere onderdelen gewijzigd. De belangrijkste wijzigingen zijn: een nieuwe cliëntversie wijzingen in het kader van Z39.50 automatisch genereren van barcodes Cliënt build 4.92 Release wordt geleverd met een nieuwe versie ( build ) van de cliënt, versie 4 build 92. Deze versie bevat een aantal correcties en enkele kleinere verbeteringen. De meest opvallende wijziging is dat versie 4.92 nu volledig compatibel is met het Windows XP kleurenschema. Minimale cliëntversie De minimale cliënt versie die bij Vubis Smart hoort is build Z39.50 wijzigingen Er is een aantal nieuwe API s beschikbaar voor de Z39.50-client en -server om een aantal problemen met specifieke servers en / of platforms te corrigeren. De volgende problemen zijn opgelost als de nieuwe API s geïnstalleerd zijn. 1. Er was een algemeen probleem met het Close request. Dit werd niet goed afgehandeld, maar dat is nu gecorrigeerd. 2. Er is een wijziging gemaakt voor de (Endeavor) Voyager server, die de recordlengte-limiet negeert en daardoor te lange boodschappen stuurt. De oplossing lost deze bug in the Voyager Z39.50 server op. 3. Twee problemen die alleen optraden op het Red Hat Linux platform zijn gecorrigeerd.

49 49/315 De nieuwe versie van de API s zijn backwards compatible en kunnen dus sowieso worden geïnstalleerd. Meer technische informatie over de API-versies kunt u vinden in de STE die met release wordt meegeleverd Automatisch genereren van barcodes De logica voor het automatisch genereren van barcodes liet geen alfabetische karakters toe. Als de parameter in verband met prefixen was aangezet in Custom Barcodes (AFO 651) was het system niet in staat een nieuwe barcode te genereren. Dit is nu gecorrigeerd.

50 3 Catalogusbeheer Vubis Smart Release /315

51 51/ Import en export van XML-documenten Waarschuwing Om deze sectie over XML goed te kunnen begrijpen is enige kennis van de principes achter XML vereist. Deze concepten worden nl. niet in deze release notes toegelicht Inleiding Vanaf release ondersteunt Vubis Smart de import en export van de belangrijkste XML documentformaten in de bibliotheek- en informatiesector: MarcXML en Dublin Core. Deze twee formaten worden actief ondersteund, samen met een formaat dat we generieke XML noemen. Generieke XML kan worden gebruikt om om het even welk XML-formaat te importeren of exporteren, maar het vereist wel dat u zelf de conversieprofielen voor de export en import definieert. Voor de formaten die actief worden ondersteund (MarcXML en Dublin Core) is dit niet noodzakelijk: de conversies voor de in de context van Vubis Smart drie meest gebruikte bibliografische metadata schema s (MARC21, UNIMARC en Smart) worden met het systeem meegeleverd Globale opzet van de XML import en export Het hierna volgende schema bevat een overzicht van de XML-ondersteuning die wordt geboden. Een ononderbroken lijn stelt een relatie voor die met het systeem wordt meegeleverd; een stippellijn is een relatie die u zelf kunt (lees: moet) definiëren.

52 52/315 Beschrijvingen exporteren en importeren in het XML-formaat is een onderdeel van de standaardfaciliteiten voor data-export (AFO 132) en -import (AFO 131). Het is van toepassing op zowel bibliografische documenten als op authority records. Zowel export als import gebruiken de profielen die gecreëerd en gewijzigd worden via AFO 133, die op hun beurt optioneel gebruik maken van de conversieprofielen die worden beheerd via AFO 134. Dit alles houdt in dat XML-documenten worden geïmporteerd op identiek dezelfde manier als bijv. ISO2709, gescheiden of gelabelde beschrijvingen. Als u databases beheert die gebaseerd zijn op één van de in de context van Vubis Smart meest gebruikte formaten (MARC21, UNIMARC and Smart), dan heeft u de volgende mogelijkheden: Export en import van MarcXML-beschrijvingen. Gebruik een import-/exportprofiel dat het MarcXML-formaat gebruikt. Export en import van Dublin Core in XML-formaat. Gebruik een import-/exportprofiel dat het Dublin Core-formaat gebruikt en gebruik als conversieprofiel één van de pregedefinieerde XML Dublin Core conversieprofielen. Export en import van andere XML-formaten. Hier zijn er meerdere mogelijkheden.

53 53/315 o Creëer uw eigen conversieprofiel in AFO 134 en creëer een import- /exportprofiel in AFO 133 dat "XML Generiek" as bestandsformaat gebruikt. Als "recordscheider" vult u de naam in van het element dat de start van een nieuw record aangeeft. (Zie hierna voor meer informatie.) o Importeer/exporteer ISO 2709-beschrijvingen en gebruik een conversie-tool buiten Vubis Smart (u gebruikt dus een extern programma om de XMLbeschrijvingen om te zetten naar het ISO2709-formaat). (Zie hierna voor meer informatie.) o Gebruik technieken buiten Vubis Smart om te converteren van of naar MarcXML of DC-XML. Standaard-technieken zoals XSLT kunnen worden gebruikt om dergelijke conversie uit te voeren XML als een recordformaat XML wordt steeds populairder als een uitwisselingsformaat voor beschrijvingen omdat het meer geschikt is voor webgebaseerde applicaties dan klassieke ISO2709- export. Bovendien is XML ook veel flexibeler. De afgelopen jaren is er een groot aantal XML-formaten voor bibliografische informatie gepubliceerd. De belangrijkste zijn: MarcXML: wordt gepubliceerd door de Library of Congres als de XML-versie van MARC21. Het kan ook worden gebruikt voor andere MARC-formaten dan MARC21. MODS (Metadata Object Description Schema) heeft geen tags, subvelden, leader of indicatoren, maar gebruikt descriptieve velden. MADS = MODS voor authority records. Is nog in ontwikkeling. BiblioML = De UNIMARC-tegenhangere van MODS. Dublin Core XML. De uitgeverswereld gebruikt ONIX. EAD en TEI zijn vooral in de archiefwereld in gebruik. Het METS-formaat fungeert als een container voor andere formaten zoals Dublin Core en MODS. Meer informatie vindt u op

54 54/ Voorbeelden: MarcXML, MODS en Dublin Core MARCXML voorbeeld (Van <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> - <collection xmlns=" - <record> <leader>01142cam a 4500</leader> <controlfield tag="001"> </controlfield> <controlfield tag="003">dlc</controlfield> <controlfield tag="005"> </controlfield> <controlfield tag="008">920219s1993 caua j eng</controlfield> - <datafield tag="010" ind1="" ind2=""> <subfield code="a"> </subfield> </datafield> - <datafield tag="020" ind1="" ind2=""> <subfield code="a"> :</subfield> <subfield code="c">$15.95</subfield> </datafield> - <datafield tag="040" ind1="" ind2=""> <subfield code="a">dlc</subfield> <subfield code="c">dlc</subfield> <subfield code="d">dlc</subfield> </datafield> - <datafield tag="042" ind1="" ind2=""> <subfield code="a">lcac</subfield> </datafield> - <datafield tag="050" ind1="0" ind2="0"> <subfield code="a">ps3537.a618</subfield> <subfield code="b">a </subfield> </datafield> - <datafield tag="082" ind1="0" ind2="0"> <subfield code="a">811/.52</subfield> <subfield code="2">20</subfield> </datafield> - <datafield tag="100" ind1="1" ind2=""> <subfield code="a">sandburg, Carl,</subfield> <subfield code="d"> </subfield> </datafield>

55 55/315 - <datafield tag="245" ind1="1" ind2="0"> <subfield code="a">arithmetic /</subfield> <subfield code="c">carl Sandburg ; illustrated as an anamorphic adventure by Ted Rand.</subfield> </datafield> - <datafield tag="250" ind1="" ind2=""> <subfield code="a">1st ed.</subfield> </datafield> - <datafield tag="260" ind1="" ind2=""> <subfield code="a">san Diego :</subfield> <subfield code="b">harcourt Brace Jovanovich,</subfield> <subfield code="c">c1993.</subfield> </datafield> - <datafield tag="300" ind1="" ind2=""> <subfield code="a">1 v. (unpaged) :</subfield> <subfield code="b">ill. (some col.) ;</subfield> <subfield code="c">26 cm.</subfield> </datafield> - <datafield tag="500" ind1="" ind2=""> <subfield code="a">one Mylar sheet included in pocket.</subfield> </datafield> - <datafield tag="520" ind1="" ind2=""> <subfield code="a">a poem about numbers and their characteristics. Features anamorphic, or distorted, drawings which can be restored to normal by viewing from a particular angle or by viewing the image's reflection in the provided Mylar cone.</subfield> </datafield> - <datafield tag="650" ind1="" ind2="0"> <subfield code="a">arithmetic</subfield> <subfield code="x">juvenile poetry.</subfield> </datafield> - <datafield tag="650" ind1="" ind2="0"> <subfield code="a">children's poetry, American.</subfield> </datafield> - <datafield tag="650" ind1="" ind2="1"> <subfield code="a">arithmetic</subfield> <subfield code="x">poetry.</subfield> </datafield> - <datafield tag="650" ind1="" ind2="1"> <subfield code="a">american poetry.</subfield> </datafield> - <datafield tag="650" ind1="" ind2="1"> <subfield code="a">visual perception.</subfield> </datafield> - <datafield tag="700" ind1="1" ind2=""> <subfield code="a">rand, Ted,</subfield>

56 56/315 <subfield code="e">ill.</subfield> </datafield> </record> </collection> MODS voorbeeld (Van (Dit is dezelfde beschrijving als in het MARCXML voorbeeld.) <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <modscollection xsi:schemalocation=" xmlns:xsi=" xmlns=" <mods version="3.0"> <titleinfo> <title>arithmetic</title> </titleinfo> <name type="personal"> <namepart>sandburg, Carl</namePart> <namepart type="date"> </namepart> <role> <roleterm authority="marcrelator" type="text">creator</roleterm> </role> </name> <name type="personal"> <namepart>rand, Ted</namePart> <role> <roleterm type="text">ill.</roleterm> </role> </name> <typeofresource>text</typeofresource> <origininfo> <place> <placeterm type="code" authority="marccountry">cau</placeterm> </place> <place> <placeterm type="text">san Diego</placeTerm> </place> <publisher>harcourt Brace Jovanovich</publisher> <dateissued>c1993</dateissued> <dateissued encoding="marc">1993</dateissued> <edition>1st ed.</edition> <issuance>monographic</issuance> </origininfo>

57 57/315 <language> <languageterm authority="iso639-2b" type="code">eng</languageterm> </language> <physicaldescription> <form authority="marcform">print</form> <extent>1 v. (unpaged) : ill. (some col.) ; 26 cm.</extent> </physicaldescription> <abstract>a poem about numbers and their characteristics. Features anamorphic, or distorted, drawings which can be restored to normal by viewing from a particular angle or by viewing the image's reflection in the provided Mylar cone.</abstract> <targetaudience authority="marctarget">juvenile</targetaudience> <note type="statement of responsibility">carl Sandburg ; illustrated as an anamorphic adventure by Ted Rand.</note> <note>one Mylar sheet included in pocket.</note> <subject authority="lcsh"> <topic>arithmetic</topic> <topic>juvenile poetry</topic> </subject> <subject authority="lcsh"> <topic>children's poetry, American</topic> </subject> <subject authority="lcshac"> <topic>arithmetic</topic> <topic>poetry</topic> </subject> <subject authority="lcshac"> <topic>american poetry</topic> </subject> <subject authority="lcshac"> <topic>visual perception</topic> </subject> <classification authority="lcc">ps3537.a618 A </classification> <classification authority="ddc" edition="20">811/.52</classification> <identifier type="isbn"> :</identifier> <identifier type="lccn"> </identifier> <recordinfo> <recordcontentsource authority="marcorg">dlc</recordcontentsource> <recordcreationdate encoding="marc">920219</recordcreationdate> <recordchangedate encoding="iso8601"> </recordchangedate> <recordidentifier source="dlc"> </recordidentifier> </recordinfo> </mods> </modscollection>

58 58/315 Dublin Core XML Net als Dublin Core zelf is ook Dublin Core XML eenvoudig. Er zijn alleen velden en geen subvelden. Er zijn meerdere smaken van Dublin Core XML, bijv. OAI, RDF en SRW. Dublin Core voorbeeld: <?xml version="1.0"?> - <dc xmlns=" <title>arithmetic /</title> <creator>sandburg, Carl, </creator> <creator>rand, Ted, ill.</creator> <type /> <publisher>san Diego :Harcourt Brace Jovanovich,</publisher> <date>c1993.</date> <language>eng</language> <description>a poem about numbers and their characteristics. Features anamorphic, or distorted, drawings which can be restored to normal by viewing from a particular angle or by viewing the image's reflection in the provided Mylar cone.</description> <description>one Mylar sheet included in pocket.</description> <subject>arithmetic</subject> <subject>children's poetry, American.</subject> <subject>arithmetic</subject> <subject>american poetry.</subject> <subject>visual perception.</subject> </dc> Wijzigingen in AFO 133: Import/exportprofielen Op het Import/exportformulier, tabstrip Formaat, is het aantal keuzes bij de vraag Fileformaat uitgebreid. In vorige versies was er de keuze tussen: Gescheiden velden Vaste veldlengte ISO2709 Labels Voortaan zijn er de volgende mogelijkheden:

59 59/315 De tweede vraag op het invulformulier Recordscheider wordt gebruikt voor het XML-element dat het begin van een nieuw document aangeeft. U moet hier alleen iets invullen als u gekozen heeft voor XML: generiek, omdat het startelement voor MarcXML en Dublin Core bekend is. Recordscheider -waardes voor een aantal belangrijke XML-formaten zijn: voor MARCXML: <record> voor MODS: <mods> voor MADS: <mads> voor Dublin Core: <dc> voor ONIX: <product> voor BiblioML: o voor bibliographische beschrijvingen: <BiblioRecord> o voor authority records: <AuthorityRecord> Als u bijvoorbeeld een MODS-document wilt importeren, doet u dat als volgt:

60 60/ Het gebruik van andere XML-formaten dan MarcXML en Dublin Core Om andere XML-formaten dan MarcXML of Dublin Core te importeren of exporteren kunt u twee dingen doen: ofwel creëert u uw eigen conversieprofiel in AFO 134, ofwel gebruikt u een externe tool.

61 61/315 Opgelet! Als u er de voorkeur aan geeft om uw eigen conversieprofiel te definiëren, dan kunt u bij het importeren gebruik maken van alle mogelijkheden die ter beschikking staan in AFO 134. U moet er echter mee rekening houden dat er bij het exporteren alleen 1- niveau XML-structuren zullen worden gecreëerd. Als de bibliografische beschrijving bijvoorbeeld een veld 200 bevat dat twee subvelden heeft, $a (Hoofdtitel) The matrix en $e (Editor) Pieter Jacobs, dan zal dit worden geëxporteerd als (bijv.): <Title>The matrix</title> <Editor>Pieter Jacobs</Editor> en niet als (bijvoorbeeld) <TitleField> <Title>The matrix</title> <Editor>Pieter Jacobs</Editor> </TitleField> De conversie in AFO 134 kan erg complex zijn, bijv. als u MODS-documenten zou willen importeren of exporteren. Om zulke complexe conversies te vermijden is het soms aangewezen om gebruik te maken van tools op het Internet (zie hierna) Externe conversietools In een aantal gevallen kan het zinvol of zelfs noodzakelijk zijn om de XML-data buiten Vubis Smart te converteren. Dit is erg waarschijnlijk als u andere XMLformaten dan MarcXML en Dublin Core wil importeren of exporteren. Een goed en redelijk gemakkelijk tool kunt u vinden op de website van de Library of Congres: Dit tool, dat marc4j heeft, is geschreven in Java en is vrij beschikbaar. U hoeft alleen een correcte Java-installatie op uw computer te hebben om het te kunnen gebruiken. We hebben marc4j getest en het werk goed voor MARC21-beschrijvingen en waarschijnlijk ook voor UNIMARC-beschrijvingen. mar4j kan zowel voor import als export worden gebruikt.. Voor import kunt u mar4j gebruiken om XML-documenten te converteren naar ISO2709 of naar MarcXML (afhankelijk van het gebruikte style sheet). De

62 62/315 geconverteerde data kan dan met de gebruikelijke import-tools van Vubis Smart worden ingelezen. Voor export exporteert u de beschrijvingen in ISO2709 of in MarcXML vanuit Vubis Smart. U gebruikt dan marc4j om de geëxporteerde data te converteren naar het gewenste XML-formaat. Voorbeelden: Het volgende converteert het ISO2709-bestand ISO17.txt naar een MarcXMLdocument: java org.marc4j.util.marcxmlwriter ISO17.txt > MARCXML17.txt Van ISO2709 naar MODS: java org.marc4j.util.marcxmlwriter -xsl MARC21slim2MODS.xsl ISO17.txt > MODS17.txt Van ISO2709 naar Dublin Core (OAI-variant): java org.marc4j.util.marcxmlwriter -xsl MARC21slim2OAIDC.xsl ISO17.txt > OAI-DC17.txt Van MARCXML naar ISO2709: java org.marc4j.util.xmlmarcwriter MARCXML17.txt > ISO17new.txt Karakterset-conversies De keuze van de correcte karakterset is cruciaal omdat XML-parsers doorgaans niet goed omgaan met documenten die in een andere karakterset aangeleverd worden dan verwacht. Normaal gezien is de XML-karakterset UTF-8. U kunt er van uitgaan dat de geïmporteerde documenten in UTF-8 zullen zijn. Voor wat betreft export in XML bevelen wij aan om te exporteren in UTF-8. Vubis Smart kan geïnstalleerd zijn in ofwel de ANSI-karakterset (ook bekend als Latin-1) ofwel de Unicode-karakterset. Normaal gezien doet u het volgende in uw XML-profiel (AFO 133), zowel voor import als export: als uw database in ANSI is geïnstalleerd gebruikt u ANSI als de karakterset van de externe data; als uw database in UNICODE is geïnstalleerd gebruikt u Unicode als de karakterset van de externe data.

63 63/315 In deze gevallen zal het systeem een conversie uitvoeren tussen UTF-8 en de gekozen karakterset.. Een waarschuwing wordt getoond als u probeert een XML-profiel te creëren of te wijzigen en als de karakterset die u kiest verschilt van de karakterset van uw systeem. U kunt deze waarschuwing echter negeren en de XML-documenten exporteren of importeren in andere karaktersets. Als u een XML-document wilt importeren en u weet niet welke karakterset u moet kiezen, dan kunt u kijken in het XML-document. De eerste regel zal doorgaans encoding= bevatten; u kiest dan de karakterset die daar wordt vermeld. Als de eerste regel encoding=utf-8 bevat of wanneer er geen encoding wordt vermeld, kies dan ANSI of UNICODE (al naargelang de manier waarop uw systeem geïnstalleerd is) Meer details over XML-import en -export Deze sectie bevat meer informatie over de XML-import and -export. Het behandelt onderwerpen zoals de document header en tail, de record-lengte en import- /export-rapportage. Document header en document tail De XML prolog die bij export wordt gecreëerd ziet er als volgt uit: <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> if the character set is UTF-8, or <?xml version="1.0"?> Zie ook de paragraaf over karaktersets. De export regelt ook de creatie van correcte elementen in het XML-document: <document> voor MarcXML, "<dc>" voor Dublin Core XML, enz. Record-lengte In releases vóór konden geëxporteerde beschrijvingen niet langer zijn dan 32K ( karakters). Beschrijvingen geformatteerd in XML kunnen echter veel langer zijn dan beschrijvingen geformatteerd in andere formaten. Vanaf release is er dan ook geen maximale record-lengte meer. De enige limiet is de maximale lengte van een veld: dit kan niet langer zijn dan 32K ( karakters).

64 64/315 Layout Bij het exporteren wordt elk element (zoals bijv."</auteur> ) gevolgd door een carriage return en een linefeed (nieuwe regel). Rapporten en foutmeldingen De XML- import en export zijn standaardprocedures die worden uitgevoerd via AFO 131 en AFO 132. Ze volgen dan ook de standaard rapportage en foutafhandeling van die AFO s. Voor XML kan er een specifiek foutbericht verschijnen, nl. als de SAX-parser bij import een fout in het XML-document detecteert (SAX is een standaard-methode voor het parsen van XML documenten). Voorbeeld van een foutmelding die een fatale fout in het XML document aangeeft:

65 65/ Automatische export van bibliografische, authority en bezitsinformatie Vubis Smart beschikt over de mogelijkheid om volledig automatisch beschrijvingen te exporteren naar bestanden op de server. Andere bibliotheken (ongeacht of ze zelf Vubis Smart gebruiken of niet) kunnen deze bestanden dan ophalen (bijv. via FTP) en ze importeren in hun eigen systeem. Om dit te kunnen realiseren beschikt het systeem over twee bijzondere functies: Een zogenaamde "event trigger" die informatie over de beschrijvingen die worden gewijzigd in een bestand binnen Vubis Smart wegschrijft (gewijzigd moet hier worden geïnterpreteerd als: gecreëerd, gewijzigd, geschrapt, etc.). Een daemon (een programma dat altijd actief is) leest de informatie in het bestand dat door de event trigger gecreëerd is en schrijft de eigenlijke beschrijvingen in het gewenste formaat naar een bestand op de server Een event trigger voor wijzigingen aan bibliografische, authority en bezitsinformatie De event trigger functionaliteit houdt automatisch wijzigingen aan bibliografische beschrijvingen, authority records en bezitsgegevens bij. Onder bepaalde condities (zie de paragraaf over Parameterbeheer) zullen de volgende acties de opslag in een bijzonder bestand als gevolg hebben ( triggeren ): creëren van een nieuwe beschrijving; samenvoegen van twee beschrijvingen; schrappen van een beschrijving; wijzigen van een beschrijving; toevoegen van het eerste exemplaar van een instelling/locatie aan een bibliografische beschrijving; schrappen van het laatste exemplaar van een instelling/locatie bij een bibliografische beschrijving. Het bestand dat wordt gecreëerd door de trigger functionaliteit wordt gelezen door de export-daemon. In sommige gevallen wordt er geen export gecreëerd, in andere gevallen zal een record één of meerdere keren worden geëxporteerd. Het is mogelijk aparte informatie

66 66/315 te laten opnemen voor een instelling, voor een groep van instellingen of voor instelling/locatiecombinaties. Elke catalogusactie (creëren, schrappen, etc.) kan dus leiden tot ( kan triggeren ) 0 of meer export-acties. veroorzaken () Opmerkingen Het formaat waarin de beschrijvingen worden geëxporteerd hangt af van het exportprofiel dat gekozen is in het parameterbeheer. Opgelet De export van geschrapte beschrijvingen is alleen mogelijk als de beschrijvingen gearchiveerd worden, zoals gedefinieerd in AFO 151, Databases. De geautomatiseerde export is een drie-stappen-proces dat de volgende stappen bevat. Trigger Bestand in Vubis Smart Download directory FTP directory De trigger genereert de opslag in een intern bestand van Vubis Smart. Op regelmatige tijdstippen wordt de informatie in dat bestand uitgeschreven naar de download directory, van waaruit ze, opnieuw op regelmatige tijdstippen, worden gekopieerd naar de FTP directory. Het hele proces wordt gestuurd door een aantal parameters die kunnen worden gedefinieerd om het precieze gedrag van het proces te bepalen.

67 67/ Automatische export Daemon-proces Het daemon-proces dat automatische export mogelijk maakt wordt gestart en beheerd via AFO 149. (Zie de paragraaf over Parameterbeheer voor meer informatie.) Uiteraard is het eveneens mogelijk het daemon-proces automatisch te laten starten ( schedulen ). Het daemon-proces leest voortdurend het bestand dat door de event trigger is opgebouwd, zoals in de vorige paragraaf beschreven. In dit bestand staan alle acties die van belang zijn voor het daemon-proces. Op basis van de parameters die via AFO 139 worden beheerd, beslist de daemon voor elke acties wat hij gaat doen. Records kunnen op individuele basis worden geëxporteerd (elk record in een apart bestand) of ze kunnen worden gegroepeerd (meerdere records in één bestand). De geëxporteerde bestanden staan op de server niet op de cliëntwerkstations. Records die worden behandeld of die klaarstaan ter verdere afhandeling kunnen via AFO 139 worden opgespoord. De daemon heeft een error recovery functie. Fatale fouten worden opgeslagen in een apart bestand en kunnen worden bekeken via AFO Directories en bestandsnamen De bestanden die de geëxporteerde records bevatten worden gecreëerd in een download directory. De bestandsnamen reflecteren de actie. Enkele voorbeelden: nieuwe beschrijvingen kunnen bijv. worden weggeschreven in c:\vubis smart\export\vubis SmartExportNew, terwijl geschrapte beschrijvingen bijv. worden weggeschreven in c:\vubis smart\export\vubis SmartExportDelete. Het is mogelijk om aparte exports te creëren voor authorities, voor specifieke databases en voor verschillende instellingen en locaties. In het geval van een export per instelling of locatie maken de instellings- en locatiecode deel uit van de naam van het pad. De structuur van de bestandsnaam is als volgt: [Prefix gekozen door de gebruiker]_[applicatie]_[database]_[volgnummer] Elk bestand heeft aan het eind een volgnummer om het bestand uniek te maken. Een nieuwe bibliografische beschrijving gaat van instelling CEN gaat (bijvoorbeeld) naar het bestand c:/vubis/export/cen/vubisnew_bib_3_123 [dit moet u als volgt lezen: bibliografische beschrijving 123 van database 3 met als prefix VubisNew ].

68 68/315 Een gebruiker kan ervoor opteren elk record in een apart bestand op te nemen. In dat geval wordt er voor elk record een nieuw bestand gecreëerd. Zoniet wordt het record toegevoegd aan het al in gebruik zijnde bestand voor het specifieke download-type. Als dat bestand nog niet bestaat, wordt het gecreëerd. Op een bepaald moment in de tijd (dit moment kan onmiddellijk zijn) worden alle bestanden gekopieerd van de download-directory naar een andere directory, de zgn. FTP-directory. Er zijn drie parameters om dit proces te sturen: een starttijd: vóór deze tijd zal er geen transfer van de download- naar de FTPdirectory gebeuren; het aantal keren dat de transfer wordt uitgevoerd: als dit nummer bereikt wordt zal de automatische export ophouden; het aantal minuten dat het systeem moet worden tussen transfers Parameterbeheer: AFO 139 De parameters worden beheerd in de nieuwe AFO 139 ( Geautomatiseerde export ). AFO 139 toont een lijst van de exportprofielen die gedefinieerd zijn. Deze profielen en de bijhorende parameters bepalen de manier waarop de event triggers zullen werken. Een voorbeeld:

69 69/315 In dit voorbeeld betekent de eerste regel het volgende: Alle nieuwe en gewijzigde authority records worden geëxporteerd op basis van het profiel Z3950-MARC21. De tweede regel betekent: Alle nieuwe, gewijzigde en geschrapte records van alle bibliografische databases worden geëxporteerd op basis van het profiel Z3950-MARC21. Bibliografische records worden ook geëxporteerd als een eerste exemplaar wordt toegevoegd door de instelling PNB of als het laatste item wordt geschrapt door deze instelling. Het overzicht toont de volgende informatie: database: dit is ofwel een lijst van applicatie/databasecombinatie, ofwel applicatie/* instelling/locatie: dit is ofwel een lijst van instellingen/locaties, ofwel * voor alle instellingen/locaties actie: "Nieuwe records" en/of "Gewijzigde records" en/of "Geschrapte records" en/of "Eerste item van instelling/locatie toegevoegd" en/of "Laatste item van instelling/locatie geschrapt " export-profiel: een profiel zoals gedefinieerd in AFO 133. Er zijn zes opties op dit scherm: voeg een profiel toe wijzig een profiel schrap een profiel start het exportprogramma algemene parameters bekijk geëxporteerde records Optie: voeg een profiel toe Het systeem toont een invulformulier dat u in staat stelt een aantal parameters te definiëren.

70 70/315 Applicatie/Database U kunt één of meerdere applicaties-/databasecombinaties definiëren. De volgende syntaxen zijn geldig. Syntax-voorbeeld Verklaring Auth/* Alle authority-databases Auth/2 Authority database 2 Bib/* Alle bibliografische databases Bib/4 Bibliografische database 4 Bib/2,Bib/4 Bibliografische databases 2 en 4 Als u een verkeerde syntax definieert wordt de volgende boodschap getoond: Instelling / Locatie Lijst van instellingen / locaties (optioneel). Voorbeeld: BBB/*,CCC/LOC1,INST3/LOC1/INST3/LOC2.

71 71/315 Als u hiervoor waardes definieert dan wordt de actie alleen toegepast als er een exemplaar voor de gedefinieerde instelling(en) / locatie(s) aan de beschrijving gekoppeld is. De invoer wordt gecontroleerd en als er ongeldige combinaties worden ingevoerd dan zal het systeem een foutmelding tonen. Actie Kies één of meer van de volgende acties: Nieuwe beschrijvingen Gewijzigde beschrijvingen Geschrapte beschrijvingen Eerst ingevoerd exemplaar van instelling/locatie Laatste exemplaar van instelling/locatie geschrapt Hierbij gelden de volgende beperkingen: U kunt niet de acties Eerst ingevoerd exemplaar van instelling/locatie of Laatste exemplaar van instelling/locatie geschrapt kiezen voor een export van authorities. U kunt geen geschrapte beschrijvingen exporteren als u geen beschrijvingen archiveert (dit is instelbaar in AFO 151 optie Databases). U kunt geen beschrijvingen exporteren waarvoor het laatste exemplaar van een instelling/locatie geschrapt is als u g een beschrijvingen archiveert (dit is instelbaar in AFO 151 optie Databases). Export-profiel De keuze van een export-profiel is verplicht. U kunt geen authority-export-profiel kiezen voor een bibliografische export en vice versa.

72 72/ Optie: wijzig een profiel Dit is gelijk aan de optie voeg een profiel toe Optie: schrap een profiel Als u een profiel schrapt zal het systeem om een bevestiging vragen Optie: start het exportprogramma Als u deze optie kiest wordt de volgende tekst getoond. Het daemon-proces is een standaardproces, en roept dan ook het standaard outputproces aan (waardoor u kunt kiezen voor Online, Batch of Memory). Het is niet verstandig dit proces in Online mode te starten, o.a. omdat het daemon-proces geen proces-update-informatie toont. Het daemon-proces stopt niet automatisch: als het één keer is gestart, blijft het in principe lopen. Het proces kan wel worden stilgelegd via AFO Optie: algemene parameters

73 73/315 Als u deze optie kiest, verschijnt er een invoerformulier waarop u de parameters kunt definiëren die het gedrag van de automated export bepalen. De directories zullen worden gecreëerd als ze nog niet bestaan. De FTP- en de download-directory kunnen niet identiek zijn. De prefixen worden gebruikt om de inhoud van de bestanden te kunnen onderscheiden op basis van de bestandsnamen. Dit is echter niet noodzakelijk en u kunt bijv. dezelfde prefix gebruiken voor nieuwe en geschrapte records. Hou er echter rekening mee dat bestanden die geschrapte records bevatten de prefix Delete zouden moeten bevatten. Dit maakt het nl. eenvoudiger voor de systemen die de bestanden verwerken om de bestanden de herkennen als bestanden die geschrapte records bevatten. De parameters Starttijd en Transfer vanaf (drie parameters) Deze parameters regelen samen de transfer van de download-directory naar de FTPdirectory. U kunt bijvoorbeeld de FTP-export starten om 7 uur s avonds en het één keer per dag uitvoeren. U kunt beginnen om 8 uur s ochtends en het elk uur uitvoeren. Als Minuten = 0 en Starttijd = * (of vroeger dan de actuele tijd), dan zal elk

74 74/315 bestand onmiddellijk na zijn creatie in de download directory worden gekopieerd naar de FTP-directory, Opgelet: Deze parameters betreffen alleen de transfer van de download- naar de FTPdirectory. De export-daemon blijft in principe de hele dag actief met het downloaden van records naar de download-directory. De export-daemon kan worden gestopt via AFO 642. De parameter "Aantal seconden wachten (alleen voor systeembeheerders) is bedoeld om het proces te vertragen, omdat het bijv. een invloed heeft op responstijden. Wijzig deze parameter niet tenzij u daartoe een expliciet verzoek ontvangt Optie: bekijk geëxporteerde records Deze optie toont een lijst van alle beschrijvingen die gedownload zijn of gedownload zullen worden. De records zijn gesorteerd op datum, in omgekeerd chronologische volgorde. De status is Wacht, Behandeld of Fout. Wacht betekent dat het record zich bevindt in het bestand (binnen Vubis Smart) waarin de te downloaden records zich bevinden, maar dat het nog niet gedownload is. Dit kan bijv. het geval zijn als het export- programma niet actief is.

75 75/315 Behandeld betekent dat het record gedownload is naar het bestand op de server. Fout betekent dat het record niet gedownload kon worden omdat er een probleem optrad. De volgende opties zijn beschikbaar. details schrap (één of meer) verwijder behandelde records verwijder fouten behandel opnieuw (één of meer) toon het scherm opnieuw toon alleen fouten toon alleen algemene fouten volgende pagina vorige pagina Optie: details Deze optie toont een formulier waarop de volgende gegevens kunnen worden bekeken. Export-profiel Datum en tijd van behandeling Naam van het bestand waarnaar het record is gedownload Foutmelding (tekst) Een voorbeeld van een behandeld record: Een voorbeeld van een record dat een fout genereerde.

76 76/315 Optie: schrap Verwijder één of meer regels Optie: verwijder behandelde records Verwijder alle records met de status Behandeld. Optie: verwijder fouten Verwijder alle records met de status Fout. Optie: behandel opnieuw Deze optie is bedoeld om een record opnieuw te kunnen behandelen, bijvoorbeeld omdat er een probleem was dat inmiddels is opgelost. Het opdracht om het record te downloaden wordt gekopieerd, met als status Wacht en de actuele datum en tijd. Optie: toon het scherm opnieuw De optie om het scherm opnieuw te tonen is zinvol omdat de meest recente records bovenaan de lijst staan, waardoor u kunt opvolgen of er nog nieuwe zijn toegevoegd aan de opdrachtenlijst. Optie: toon alleen fouten Deze optie heeft als gevolg dat er alleen nog fouten getoond zullen worden. Optie: toon alleen algemene fouten

77 77/315 Deze optie toont een lijst met interne systeemfouten die zijn opgetreden. U kunt fouten uit deze lijst verwijderen door gebruik te maken van de Schrap fout - optie.

78 78/ Automatische import van bibliografische, authority en bezitsinformatie De optie om automatische import van bibliografische, authority en bezitsinformatie te plannen wordt beheerd via het standaard importformulier in AFO 131. In vorige versies zag dit formulier er als volgt uit: De Automatische import -parameter houdt in dat het systeem een directory gaat scannen op de aanwezigheid van bestanden die behandeld moeten worden. Deze functionaliteit is nu uitgebreid. Vanaf nu is de optie Automatische import vervangen door Stop automatisch import om (HH:MM). Zie bijvoorbeeld:

79 79/315 Het automatische importprogramma zal lopen tot de aangegeven tijd. Het zal continue de aangegeven directory scannen naar bestanden die beantwoorden aan de wildcard die aangegeven wordt in Importeer bestand. Wij raden aan een dusdanige tijd te kiezen dat de automatische import zichzelf zal stoppen. [Uiteraard kunt u het proces in memory uitvoeren, zodat het een proces wordt dat (bijv.) elke ochtend automatisch wordt gestart.]

80 80/ Index en retrieval wijzigingen Een aantal zeer ingrijpende wijzigingen werd uitgevoerd aan de technische structuur van de bibliografische en authority indexen. Deze wijzigingen worden beschreven in het hoofdstuk over de WebOpac. Daarnaast werd er ook een aantal verbeteringen aan de retrieval-logica uitgevoerd. Ook deze wijzigingen worden beschreven in het hoofdstuk over de WebOpac.

81 81/ Zoeken in code-indexen Inleiding Vubis Smart beschikt voortaan over mechanismen voor numerische indexen, wat noodzakelijk is voor UDC, DDC, SISO en andere classificatieschema s. Deze nieuwe functionaliteit lost het probleem op dat classificatiecodes in een zeer specifieke volgorde moeten worden getoond, een volgorde die niet altijd puur numerisch of alfabetisch is. Een nieuwe specifieke mechanisme-set is geïmplementeerd voor UDC. Andere zoals DDC kunnen worden behandeld met één van de twee generieke mechanismen voor numerische indexen. In de toekomst zullen mogelijk nog andere mechanismen worden toegevoegd indien noodzakelijk (bijv. voor LC-classificaties). Opmerkingen UDC = Universele Decimale Classificatie DDC = Dewey Decimale Classificatie SISO = Schema voor de Indeling van de Systematische Catalogus in Openbare Bibliotheken LCC = Library of Congres Classificatie Impact op bestaande gebruikers Een nieuwe mechanisme-set (SET11) is beschikbaar voor UDC-indexen. Als een bibliotheek al een eigen mechanisme-set met deze ID had gedefinieerd, zal deze mechanisme-set worden overschreven door de upgradeprocedure (er is ons geen enkele installatie bekend in bibliotheken die hun eigen mechanisme-sets gecreëerd hebben; bovendien is de kans klein dat in dat geval de ID SET11 gekozen is). Als u de nieuwe transformaties voor generieke alfabetische en numerische sortering wilt gebruiken, dan zult u een nieuwe index-mechanisme-set moeten definiëren. Het is hierbij uiteraard mogelijk dat deze mechanisme-sets ook nog andere transformaties nodig hebben dan de nieuwe transformaties voor sortering.

82 82/ Functionele specificaties UDC - normalisatie De index-mechanisme-set voor UDC ondersteunt de volgende indexeerregels (in oplopende volgorde). Type Voorbeeld = =112.2 (0 ) ( ) (1/9) (430) (= ) (=1.410) " " "18" / /.2 eenvoudig getal suffix : : suffix :: :: suffix = =112.2 suffix (0 ) ( ) suffix (1/9) (430) suffix (= ) (=1.366) suffix " " "18" suffix * *Fe2O3 suffix A/Z GOE suffix suffix -1/ suffix suffix ' '17 UDC zoeken UDC-codes zijn opzoekbaar via de gehele sleutel en via de essentiële componenten van de code. Bijvoorbeeld: de UDC-code " (=1.366)" wordt gevonden als er gezocht wordt op: (=1.366) (=1.366)

83 83/315 DDC Het indexmechanisme voor DDC ondersteunt alfabetische sortering, bijv Deze sortering wordt bereikt door gebruik te maken van het generieke sorteermechanisme voor alfabetische sortering. Generiek sorteermechanisme alfabetische volgorde (AFO 151/152) Er is een generiek transformatiemechanisme dat getallen zal sorteren alsof ze alfabetisch zijn. Het punt wordt gesorteerd voor de getallen, dus 31.1 wordt gesorteerd vóór 310. Generiek sorteermechanisme numerische volgorde (AFO 151/152) Er is een generiek transformatiemechanisme dat getallen zal sorteren in numerische volgorde. Dus 310 wordt gesorteerd na 42, en 410 na (het punt wordt niet beschouwd als een onderdeel van het getal) Beperkingen Numerische indexen zijn niet geschikt voor browse -zoekacties. Wel zijn truncaties mogelijk bij find -zoekacties (een minimum van vier karakters moet worden ingevoerd, bijv. 331.*).

84 84/ Dewaardering / opwaardering van exemplaren Er is een nieuw batchproces voor de herberekening van de kostprijs van een exemplaar. Hierbij is zowel een toename als een daling van de kosten mogelijk. De herberekening gebeurt op basis van de ouderdom van het exemplaar. De bibliotheek identificeert het bedrag (het percentage) van de dewaardering / opwaardering door het formaat van de statistische categorie van het exemplaar te verbinden met een dewaardering / opwaardering -profiel. Als u deze functie gebruikt, zullen de optionele velden 19 en 20 bij een exemplaar worden gebruikt om twee nieuwe gegevens op te slaan bij een exemplaar: de Laatste datum waarop de prijs herberekend werd en de Original kostprijs van het exemplaar. Om deze velden te kunnen bekijken in AFO 423 moet u ze in AFO 469 toevoegen aan de lijst van velden die worden getoond. U moet optioneel veld 19 niet toevoegen aan de lijst van velden die kunnen worden ingevoerd / verbeterd (aangezien het uiteraard niet de bedoeling is dat u dit veld zelf invoert, - het wordt automatisch door het systeem gevuld als de exemplaarkosten herberekend worden). Het batchproces dat de herberekening van de exemplaarkosten uitvoert loopt automatisch. Het veld dat de prijs bevat wordt aangepast, zodat processen die dit veld gebruiken om de kosten op te halen de aangepaste kostprijs zullen gebruiken. De initiële kostprijs van het exemplaar wordt opgeslagen in optioneel veld 20 in hetzelfde formaat als in het Prijs-veld. Het batchproces verwacht dan ook dat de originele kosten in optioneel veld 20 te vinden zijn. Het berekent de gedewaardeerde / opgewaardeerde kostprijs en slaat die op in het Prijs-veld. Als optioneel veld 20 geen gegevens bevat, zal de oorspronkelijke prijs afgeleid worden uit het Prijs-veld, zal deze prijs opgeslagen worden in veld 20 en zal het Prijs-veld gevuld worden met de aangepaste prijs. Als u de optie om de exemplaarkosten te dewaarderen / opwaarderen gebruikt, dan moet u op het volgende letten. Als u de kostprijs van een exemplaar in AFO 423 wilt aanpassen, dan moet u de volledige kostprijs (in optioneel veld 20) aanpassen. Dit veld wordt, zoals net uitgelegd, gevuld als het batchproces de eerste keer wordt uitgevoerd. Als u niet optioneel veld 20 wijzigt, maar het Prijs-veld, dan zal dit worden overschreven als u het batchproces een volgende keer uitvoert. De exemplaarkosten zoals ze opgeslagen zijn bij openstaande schulden bij een lener worden niet gewijzigd. De prijs die is opgenomen op een rekening wordt niet gewijzigd, ook niet als het batchproces de prijs van het desbetreffende exemplaar aanpast (nadat de rekening verstuurd is dus).

85 85/ AFO parameters Twee nieuwe opties zijn beschikbaar in AFO 469 voor het beheren van de parameters: Dewaardering / opwaardering formaten en Dewaardering / opwaardering tabel Dewaardering / opwaardering formaten Als u de optie Dewaardering / opwaardering formaten kiest in AFO 469, dan toont het systeem de lijst van gedefinieerde formaten. Deze formaten zijn beschikbaar voor alle instellingen / locaties binnen dezelfde Meta-instelling voor de uitleenadministratie.

86 86/315 In dit voorbeeld wordt de prijs voor het formaat AF elk jaar gedewaardeerd met 10% tot een minimum van $5.00. De volgende opties zijn beschikbaar: Nieuw formaat: voeg een nieuwe formaat toe. Selecteer formaat: wijzig het geselecteerde formaat. Schrap formaat: schrap het geselecteerde formaat. Als het formaat al in gebruik is in een Dewaarderings-/opwaarderings-tabel of gedefinieerd staat als default-formaat, dan kan het niet worden geschrapt. Wijzig eigenschappen: deze optie stelt u in staat om een bestaand formaat als het default-formaat te definiëren; deze default zal worden gebruikt als er geen formaat kan worden afgeleid uit de statische categorie van het exemplaar. Het systeem toont een dropdown-lijst waaruit u een default kunt selecteren. Ook kunt u definiëren of de ouderdom van het exemplaar moet worden afgeleid uit de invoerdatum van het exemplaar, of uit een veld in het bibliografische record. Als u een formaat toevoegt of wijzigt, dan toont het systeem een formulier waarin u de details van het dewaarderings-/opwaarderings-formaat kunt definiëren. Formaat: de identificatie van het profiel. Percentage per jaar: u moet een heel getal tussen 0 en 100 invullen (bijv. 10 betekent 10%.

87 87/315 Opwaarderen: als deze waarde niet aanstaat, zal de prijs gedewaardeerd worden. Als de waarde wel aanstaat, zal de prijs opgewaardeerd worden. De default is dewaardering. Minimum: De minimale kostprijs, zonder centen. Het minimum moet groter zijn dan 0. De herberekende kostprijs wordt afgerond naar het kortst bijzijnde volledige getal (euro / dollar / pond /...). Als de prijs wordt opgewaardeerd, wordt het Minimum genegeerd. Als de statistische categorie van een exemplaar niet kan worden geïdentificeerd als één van de formaten in de lijst van formaten (bijv. AF, AN en JR in de hiervoor opgenomen schermvoorbeelden), dan wordt het default-formaat (zoals gedefinieerd via de Wijzig eigenschappen -optie) gebruikt om het percentage en de minimumprijs te berekenen. Als er geen default gedefinieerd is, dan zal de prijs niet worden aangepast Dewaardering / opwaardering tabel De dewaarderings-/opwaarderings-tabel wordt gedefinieerd als een lijst van patronen die corresponderen met de waardes van de statistische categorieën van de exemplaren. De patroon-matching wordt gebruikt om te bepalen welk dewaarderings- /opwaarderings-formaat moet worden gebruikt om zo het percentage en de minimum prijs te kunnen bepalen. Het patroon wordt gedefinieerd als ofwel een lijst van toegestane karakters, ofwel als een zgn. Caché pattern match. In het eerste geval beantwoorden de statistische categorieën 00600, 00700, or aan het AF-format uit het hierna opgenomen voorbeeld (betekenenis is: positie 1 = 0, positie 2 = 0, positie 3 = 6, 7, 8 of 9, positie 4 = 0, positie 5 = 0). In het tweede voorbeeld betekent de * op positie 3 dat om het even welk karakter op die positie geldig is. De volgende opties zijn beschikbaar: Nieuw: voeg een nieuw patroon toe

88 88/315 Selecteer: wijzig een bestaand patroon Schrap: schrap een geselecteerd patroon Als u een patroon toevoegt of wijzigt dan kunt u het patroon definiëren via het volgende formulier: Formaat is een dropdownlijst waaruit u een Dewaarderings-/opwaarderinsformaat kunt kiezen. Type patroon. U kunt kiezen uit: Specificeer elk karakter Elk karakter van de code wordt gespecificeerd, gescheiden door een pipe-teken ( ). Als een bepaalde positie meerdere waardes mag hebben, dan moet u ze scheiden met een komma. Het ster-teken (*) wordt gebruikt om aan te geven dat om het even welke waarde geldig is. Pattern-match Deze optie gebruikt de Caché pattern matching regels. In de patroon -tekstbox kunt u de details over het patroon definiëren. Als de statistische categorie van een exemplaar aan het patroon beantwoordt, zal het formaat dat gedefinieerd is in het eerste veld worden gebruik om het percentage van dewaarderen of opwaarderen te gebruiken. Voor het hierboven opgenomen voorbeeld zullen exemplaren met een statistische categorie gelijk aan of matchen met het JR formaat, dat op zijn beurt betekent dat de prijs van de exemplaren elk jaar wordt gedewaardeerd met 10% tot een minimum van Het systeem zal controleren of u geen overlappende patronen definieert op het moment dat u op de OK-button klikt. U kunt de details van de overlapping bekijken als u de Test-button gebruikt. De Test-button zal tonen welke statistische codes beantwoorden aan het patroon. Tevens zal het eventuele overlappingen tonen. De test voor overlapping vergelijkt de statistische categorieën die beantwoorden aan het geselecteerde patroon met de statistische categorieën die matchen met andere

89 89/315 patronen. Het is uiteraard mogelijk dat de toevoeging van nieuwe statistische categorieën op een later tijdstip alsnog zal leiden tot een overlapping AFO 485 uitvoeren van het batchproces Het batchproces Dewaardering / Opwaardering van exemplaarkosten wordt uitgevoerd via AFO 485. Het proces kan zodanig worden gedefinieerd dat het automatisch op regelmatige tijdstippen zal worden uitgevoerd. Als de optie wordt gekozen, toont het systeem nieuw menu met twee opties Prijs dewaardering / opwaardering update De ouderdom van een exemplaar wordt ofwel gepaald door de datum waarop het exemplaar is ingevoerd, ofwel door de waarde in een veld in de bibliografische

90 90/315 beschrijving. [ Voor exemplaren die gekoppeld zijn aan een MARC21-record wordt de datum bepaald door veld 008, karakters 0-5. Het formaat van de datum is YYMMDD. Voor exemplaren die gekoppeld zijn aan een UNIMARC-record wordt de datum bepaald door veld 100, karakters 0-7. Het formaat van de datum is YYYYMMDD. ] Als er geen geldige datum kan worden afgeleid uit de data in het bibliografische record, dan wordt sowieso de datum waarop het exemplaar is ingevoerd gebruikt. Voor de berekening van de dewaardering / opwaardering wordt er alleen rekening gehouden met het jaar, en niet met de maand binnen het jaar. Dit houdt in dat de prijs van een exemplaar dat aangekocht is in december pas wordt herberekend in januari van het daarop volgende jaar. De eerste keer dat het proces wordt uitgevoerd in het nieuwe jaar zal het alle exemplaren updaten. Als de oorspronkelijke prijs 0 is, dan zal er geen nieuwe prijs worden berekend. Elke keer als de prijs van een exemplaar wordt herberekend, wordt de nieuwe prijs dus weggeschreven in het prijs-veld, inclusief de datum waarop de aanpassing gebeurd is. Deze datum wordt dus gebruikt om te bepalen of de prijs al aangepast is in het huidige jaar. De nieuwe prijs kan niet lager zijn dan de gedefinieerde minimumprijs en wordt afgerond naar het meest nabije gehele getal. Voorbeeld (alle voorbeelden in deze sectie gebruiken de euro als munteenheid) Tag 008 karakters 0-5: (betekenis = 2004 December 21) Originele prijs van het exemplaar: Voorbeeld: dewaarderen [De statistische categorie van het exemplaar is (wat vertaalt naar het formaat AF en 10% per jaar)] Op 1 januari 2005 wordt het proces uitgevoerd en wordt de prijs gedewaardeerd met 10%, - zelfs als het item pas (bijv.) twee weken eerder gekocht is, zal het toch worden gedewaardeerd * 10% = = afgerond naar de dichtstbijzijnde euro = Op 1 januari 2006 wordt het proces uitgevoerd en wordt de prijs gedewaardeerd met 20% * 20% = = afgerond naar de dichtstbijzijnde euro = Op 1 januari 2007 wordt het proces uitgevoerd en wordt de prijs gedewaardeerd met 30% * 30% = = afgerond naar de dichtstbijzijnde euro = 18.00

91 91/315 Voorbeeld: opwaarderen [De statistische categorie van het exemplaar is (wat vertaalt naar het formaat AN en 5% per jaar)] Op 1 januari 2005 wordt het proces uitgevoerd en wordt de prijs opgewaardeerd met 5%, - zelfs als het item pas (bijv.) twee weken eerder gekocht is, zal het toch worden opgewaardeerd * 5% = = afgerond naar de dichtstbijzijnde euro = Op 1 januari 2006 wordt het proces uitgevoerd en wordt de prijs opgewaardeerd met 10% * 10% = = afgerond naar de dichtstbijzijnde euro = Op 1 januari 2007 wordt het proces uitgevoerd en wordt de prijs opgewaardeerd met 15% * 15% = = afgerond naar de dichtstbijzijnde euro = Opmerking: Alle prijzen zijn afgerond naar het dichtstbijzijnde gehele getal; de minimale prijs is gedefinieerd in het profiel als 5 euro (in ons voorbeeld). De prijs van de exemplaren wordt geüpdate met het herberekende bedrag. Zoals al eerder gezegd, speelt het minimum bedrag geen rol in het geval dat de prijs wordt opgewaardeerd. In AFO 642 kan het proces zodanig worden gedefinieerd dat het op regelmatige tijdstippen automatisch zal lopen Rapportage Elke keer als het dewaarderings-/opwaarderingsproces wordt uitgevoerd wordt er een rapport gegenereerd. Dit rapport bevat de datum en tijd waarop het programma gestart is, de datum en tijd waarop het programma is geëindigd, en het aantal exemplaren waarbij de prijs gewijzigd is.

92 92/315

93 93/ Nieuwe workflow voor het catalogiseren van relaties Inleiding workflow Relaties tussen bibliografische beschrijvingen konden alleen maar worden gelegd via de record editor. In deze workflow worden relaties tussen bibliografische beschrijvingen gepresenteerd als (sub)velden in een beschrijving. Bijvoorbeeld, in het Smart-formaat voert u een nieuwe relatie in door een nieuw 900-veld toe te voegen aan een beschrijving. Gebaseerd op dat nieuwe 900-veld zal het systeem automatisch de noodzakelijke informatie in beide gerelateerde beschrijvingen creëren en ook het 900-veld in het reciproce record creëren. Deze workflow heeft echter twee grote nadelen: Het duurt erg lang om beschrijvingen met een groot aantal (honderden of duizenden) relaties te laden in de record editor en ze nadien weer op te slaan in de database. Bovendien vertoonde de record editor bij beschrijvingen met zeer grote aantallen relaties soms zgn. overflow problemen. Er is nu een nieuwe workflow beschikbaar voor het toevoegen en wijzigen van relaties tussen bibliografische beschrijvingen. Deze workflow zal de vermelde problemen oplossen Nieuwe workflow De nieuwe workflow voor het beheer van relaties begint vanaf het overzichtsscherm van een bibliografische beschrijving: u selecteert de Relaties -optie. Nadat u deze optie gekozen heeft, toont het systeem het volgende overzicht:

94 94/315 Dit overzichtsscherm werd ook in vorige releases al getoond, maar alleen als er meer dan twee soorten relaties aan de beschrijving waren gekoppeld. Het overzicht wordt nu echter altijd getoond, zelfs als er nog helemaal geen relatietype aanwezig is. Een nieuwe optie Nieuw is toegevoegd en kan worden gebruikt om een nieuw relatietype aan de beschrijving te koppelen. Het activeren van deze optie voert u naar een scherm waarop u het relatietype kunt selecteren. Nadat u een relatietype geselecteerd heeft of een nieuw type heeft toegevoegd toont het systeem een lijst van de aanwezige gerelateerde beschrijvingen voor het gekozen type: Dit scherm bestond al in eerdere releases, maar er zijn nu een aantal nieuwe opties aan toegevoegd: voeg relatie toe wijzig relatie schrap relatie zoek op volume De optie wijzig volume is verwijderd; dit gebeurt nu via de wijzig relatie -optie). de opties voeg relatie toe en wijzig relatie activeren een formulier dat gelijkaardig is aan het veld-invoer-formulier van de record editor. Het formulier bevat alle

95 95/315 subvelden dat kunnen worden gebruikt voor de relatie-informatie (behalve het relatietype en het subveld dat de eigenlijke relatie bevat). De voeg relatie toe -optie zal eerst een zoekvenster openen voor het selecteren van de beschrijving waarmee de relatie moet worden gelegd Relaties in de record editor Relaties kunnen nog steeds worden behandeld via de record editor: er is een nieuwe parameter in AFO 651 (Diverse catalogus parameters) Maximum aantal relaties dat getoond moet worden in de editor die bepaalt hoeveel relaties nog op die manier kunnen worden getoond en beheerd. De aanbevolen waarde voor deze parameter is 50. U moet erop toezien dat deze waarde op zijn minst hoog genoeg is om op een vlotte manier analytische beschrijvingen te kunnen catalogiseren, als u gebruik maakt van de specifieke daarvoor beschikbare workflow. Verder kunnen nieuwe relaties sowieso altijd in de record editor worden gecreëerd, ongeacht het aantal relaties dat al aan de beschrijving gekoppeld is (en dus ongeacht de parameter in AFO 651).

96 96/ Diversen Nieuw conversieveld voor het matchen op recordnummer Een nieuw bijzonder conversieveld IDN ( ID nummer ) is toegevoegd. Het kan worden gebruikt om een record-nummer te specificeren. Als dit veld gespecificeerd is en het record in het veld bestaat, dan zal het record worden geüpdate; zoniet zal het geïmporteerde record worden geweigerd. Het IDN -veld heeft geen subvelden Conversies voor Dublin Core Een basis-set voor conversies van en naar Dublin Core is beschikbaar via AFO 134. Deze conversies kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt (en indien gewenst of noodzakelijk, worden aangepast) voor import / export van XML Nieuwe conversieacties Twee nieuwe conversieacties werden toegevoegd aan AFO 134. Voeg interpunctie toe aan het vorige subveld De Voeg interpunctie toe aan het vorige subveld actie zal interpunctie toevoegen aan het vorige subveld. Deze actie is vooral zinvol voor conversies naar MARC21, waar de interpunctie onderdeel uitmaakt van de data. Haal data op uit een gerelateerd veld De Haal data op uit een gerelateerd veld actie zal data ophalen uit een veld dat gerelateerd is aan het actuele veld op één van de volgende twee manieren: door de inhoud van een subveld dat de ID van de relatie bevat; in dit geval wordt een subveld en de inhoud ervan opgegeven om het gerelateerde veld te vinden (bijv. in het UNIMARC-formaat worden in het $5-subveld van de 9xx-velden (917, 930, e.a.) aangegeven welke velden bij elkaar horen); door het occurrence -nummer (bijv. bij MARC21 holdings, waar bijv. het eerste 852-veld hoort bij het eerste 853-veld, etc.). Bij deze actie worden drie gegevens opgegeven: link-veld, link-subveld en datasubveld. Als het link-subveld leeg is, wordt het veld met dezelfde occurrence opgehaald.

97 97/ Wijzigingen aan de workflow van AFO s 114 en 115 Dubbelklikken op een regel op de overzichtsschermen van AFO 114 en 115 (vergelijken en samenvoegen van documenten) toont niet meer de statische kenmerken van het profiel, maar leidt naar de regels voor het vergelijken of samenvoegen (die in vorige versies bekeken konden worden via de Regels -optie). Deze nieuwe workflow zorgt ervoor dat de dubbelklik zich gedraagt zoals in de andere AFO s Plaatskenmerk-index De plaatskenmerk-index die beschikbaar is in AFO 111 op de systeemnummer tab was de enige index die niet vanuit de applicatie zelf kon worden herbouwd. Er is nu een optie (button) toegevoegd aan AFO 157 die u in staat zal stellen de plaatskenmerindex te herbouwen. Het proces volgt de normale procedure voor het starten van een proces (in online, batch of memory modus) Nieuwe produktcategorie-veld voor de import/export van bezitsgegevens Het is nu mogelijk om het produktcategorie-veld van een exemplaar te importeren of exporteren. Een nieuw veld is toegevoegd aan de dropdown-lijst van velden die beschikbaar zijn voor exemplaren in de conversie-profiel-software (AFO 134).

98 4 Bestelmodule Vubis Smart Release /315

99 99/ Het verwerken van aanwinstenbestanden Het doel van de nieuwe verwerking van de aanwinstenbestanden is: Zorgen voor een eenvoudiger selectieproces De bestellers hoeven zich niet meer bezig te houden met het technische gedeelte van het bestelproces Ondersteuning voor een volledig gedecentraliseerd model waarin de selectie decentraal, maar het bestellen zelf central kan plaatsvinden Het verder automatiseren van het selectie- en bestelproces De algemene workflow voor het verwerken van aanwinstenbestanden wordt hierna uiteengezet. Merk op dat het proces zoals hier beschreven optioneel is; er kan nog steeds op de oude manier worden besteld zonder gebruik te maken van de nieuwe selectieonderdelen die in deze sectie beschreven worden. Een personeelslid stelt met behulp van afo 278 het importeren van aanwinstenbestanden in voor een of meerdere leveranciers Op vaste intervallen stuurt de leverancier een bestand met aanwinsten. Dit bestand kan in afo 278 worden ingeladen in de database met behulp van de instellingen die in 278 zijn vastgelegd. Het systeem vraagt om welke leverancier het gaat en kiest op basis daarvan het corresponderende inleesprofiel Personeelsleden verantwoordelijk voor de selectie bekijken de titels in afo 217 en maken selecties voor een of meerdere exemplaren en locaties Op vaste intervallen gebruikt een personeelslid afo 217 om de ingevoerde selecties om te zetten naar bestellingen. De bestellingen kunnen op de normale wijze worden geprint en verzonden, of met de Aida-link van AFO 259 electronisch naar de NBD verzonden worden Algemene eigenschappen De verwerking van de aanwinstenbestanden heeft de volgende kenmerken en workflow. Een aanwinstenbestand (bijvoorbeeld van de NBD) wordt geïmporteerd en geconverteerd in het system met behulp van een standaard Vubis Smart importprofiel. De aanwinstenbestanden bevatten doorgaans titels voor een vaste periode (NBD b.v. 1 week) met daarin bibliografische gegevens, prijsinformatie en selectie-informatie zoals recensies. Deze recensies zijn opgeslagen in een specifiek veld in de aanwinstenbestanden en worden opgeslagen in het bibliografische record in Vubis Smart. Normaliter worden deze titels in het achtergrondbestand ingeladen, maar direct in de productiedatabase laden is ook mogelijk. De geïmporteerde records worden gematcht met de productiedatabase

100 100/315 Voor het bekijken van de inhoud van de aanwinstenbestanden is een nieuwe afo opgezet, afo 217. Geautoriseerde bestellers kunnen in deze afo selecties maken en per titel aangeven hoeveel exemplaren benodigd zijn. De punten hierna geven aan wat de werkwijze precies is. Het systeem toont een lijst van beschikbare aanwinstenbestanden, gesorteerd op omgekeerde chronologische volgorde, zodat de meest recente bestanden bovenaan staan. Nieuwe bestanden kunnen ook handmatig aangemaakt worden door geautoriseerd personeel Het system biedt filters om de inhoud van de aanwinstenbestanden te filteren, bijvoorbeeld alleen jeugdmaterialen, alleen cd s, alleen fictie, etc. De filters zijn gebaseerd op bibliografische content en bestelnummer. De bibliografische filters kunnen worden geselecteerd uit de bestaande groeps/elementprofielen in het systeem. Meerdere filters tegelijk zijn toegestaan. Voorbeelden van relevante filters om op te beperken zijn aard van het werk, genre, SISO, etc. Het filter blijft van kracht binnen het huidige aanschafbestand, en is gekoppeld aan een gebruiker. Ook kan er naar een specifiek bestelnummer gesprongen worden om daar te beginnen met de selectie. Dit is bijvoorbeeld nuttig bij de NBD bestanden, waar om de zoveel bestelnummers een nieuwe aanschafcategorie begint. Een besteller voor de jeugdafdeling kan dan meteen naar bestelnummer springen wanneer de jeugdtitels bij nummer 80 beginnen. De bibliografische data van een aanwinst kan worden bekeken in het aanwinstenbestand maar kan niet worden aangepast door de bestellers. Het selectieproces toont ook de selecties van andere bestellers/afdelingen/locaties die reeds selecties aan een aanschafsuggestie hebben gekoppeld. Budgetinformatie voor de relevante budgetten kan geraadpleegd worden tijdens het selectieproces. Het gaat hierbij om de budgetten waar de besteller toestemming voor heeft om te gebruiken. Daarnaast kan nog worden ingesteld of alleen het resterende saldo getoond wordt of het complete overzicht voor het betreffende budget. Het system matcht automatisch de inhoud van het aanwinstenbestand met de inhoud van de productiedatabase. Dit matchen gebeurt aan de hand van standaard matchingprofielen. Performance data wordt verzameld voor ieder record in het aanwinstenbestand. Deze data kan per locatie, per cluster van locaties, per instelling of systeembreed worden bekeken en vergeleken. De volgorde van de locaties en clusters kan door de bibliotheek worden gedefinieerd. Meerdere mensen kunnen tegelijk in dezelfde aanschafsuggesties aan het werk zijn. Deze records worden niet geblokkeerd tijdens het raadplegen. Aanwinstenbestanden die zijn geïmporteerd of handmatig gemaakt, worden na een bepaalde periode niet meer getoond in de selectielijst. De interval hiervoor kan door de bibliotheek worden ingesteld op minimaal 14 maximaal 365 dagen. De bestanden worden dan nog niet verwijderd uit het systeem, alleen verborgen in de lijstpresentatie. Alle aanwinstenbestanden zijn toegankelijk vanuit het overzichtsscherm door middel van een speciale optie, zodat oudere bestanden alsnog gebruikt kunnen worden voor een selectie en/of bestelling.

101 101/315 Het is mogelijk om een record te kopiëren van het ene aanwinstenbestand naar het andere, bijvoorbeeld van een geïmporteerde lijst naar een handmatige. In dit geval worden alleen de titelgegevens gekopieerd, niet de bijbehorende selectiegegevens AFO 272 Overige instellingen De huidige AFO 272 -Beheer parameters (overige) is herzien. Een aantal bestaande parameters van het AFO 272 menu zijn toegevoegd aan het overige scherm. Daarnaast is ook een nieuwe parameter plaats nieuw gecreëerde items in beweging naar de locatie van bestemming toegevoegd, en een optie om het bronveld voor het externe bestelnummer aan te geven. Het scherm ziet er nu als volgt uit:

102 102/ AFO 272 Aanschafsuggesties Een nieuw menu is toegevoegd aan afo 272: Aanschafsuggesties. Deze parameters worden voor iedere meta-instelling voor de bestelmodule gebruikt: Aantal dagen dat bestanden met aanschafsuggesties worden getoond: Met behulp van de schuifbalk kan het aantal dagen worden aangepast. Het gaat hier om het aantal dagen dat de aanwinstenbestanden worden getoond in het overzichtsscherm in afo 217, selecties. Wanneer deze waarde bijvoorbeeld op 14 wordt gezet zullen alleen de bestanden van 14 dagen geleden of jonger nog worden getoond. Wijzigen leverancier van geïmporteerde bestanden toestaan. Wanneer deze optie is geactiveerd mag de gebruiker de leverancier wijzigen in de ingelezen aanwinstenbestanden. Wijzigen leverancier van manueel gecreëerde bestanden toestaan. Wanneer deze optie is geactiveerd mag de gebruiker de leverancier wijzigen in de handmatig gemaakte aanwinstenbestanden. Locaties waar besteld moet zijn voordat bestellingen gecreëerd kunnen worden: het systeem controleert of er selecties zijn ingevoerd in afo 217 voor alle locaties die hier genoemd worden. Wanneer dit niet het geval is wordt het bestand als onvolledig aangemerkt. Personen die selecties moeten hebben voordat bestellingen gecreëerd kunnen worden: de login codes die hier worden opgegeven worden door het system gecontroleerd tijdens het selectieproces. Wanneer het systeem ziet dat een of meerdere personen nog geen selecties hebben gemaakt zal de gebruiker hierop in afo 217 worden geattendeerd. Naam van bestand met aanschafsuggesties bepalen op basis van de naam van het geïmporteerde bestand. Wanneer deze optie is geactiveerd zullen de aanwinstenbestanden in de lijst in afo 217 geen generieke naam krijgen, maar houden de naam gebaseerd op de ingelezen bestandsnaam. Wanneer het bestand c:\aanwinstenmaart05.txt is ingelezen, zal op deze manier het interne aanwinstenbestand aanwinstenmaart05 worden genoemd. Wordt hetzelfde bestand meerdere keren ingelezen, dan worden de volgnummers _1, _2 etc. aan de naam vastgeplakt. Wanneer deze optie niet aan staat genereert het systeem zelf een lijstnaam in het formaat P0000nnnn (waarbij nnnn een oplopend nummer is).

103 103/315 Alle budgetbedragen tonen als budgetten worden bekeken. Toont alle budgetbedragen wanneer men het budget raadpleegt. Wanneer deze optie niet aanstaat wordt alleen balansen van het budget getoond wanneer men klikt op het toon budget icoon in afo AFO 611 nieuwe restricties: Vijf nieuwe restricties zijn opgezet om de toegang tot specifieke functies binnen de aanwinstenverwerking te kunnen beperken. Deze restricties worden op gebruikersniveau opgezet. - Aanmaak van bestellingen op basis van selecties in bestanden met aanschafsuggesties - Manueel creëren van bestanden met aanschafsuggesties - Toevoegen van titels aan manueel gecreëerde bestanden met aanschafsuggesties - Verwijderen aanschafsuggestie-bestanden toegestaan Deze restricties zijn toegevoegd aan AFO 611 Paswoordbeheer bestelmodule (vervolg) en aan de bestelmodule restricties in AFO 611 Paswoorddefinitie wijzigen autorisaties AFO Importeerprofielen voor aanwinstensuggesties Een importeerprofiel voor aanwinstensuggesties bevat informatie over de manier waarop deze bestanden van verschillende leveranciers in het system worden geladen. Wanneer u de afo binnenkomt verschijnt een overzicht van de gedefinieerde leveranciers:

104 104/315 Er kunnen zoveel leveranciersprofielen worden gedefinieerd als nodig. De meest logische methode is om een profiel te maken per leverancier. Ieder profiel bevat de volgende gegevens: De leverancier vanwaar de bestanden afkomstig zijn Omschrijving van het profiel Besteltype (Alleen de standaard- en zichtbesteltypes kunnen gekozen worden, schenkingen, regulariseringen en externe bestellingen kunnen niet worden gekozen.) BTW percentage Kortingspercentage Welk importprofiel gebruikt wordt om de bibliografische data uit de aanwinstenbestanden te laden Welk kopieerprofiel gebruikt moet worden om de titelbeschrijvingen van het achtergrond/selectiebestand naar de productiedatabase te kopiëren. De aanschafsuggesties wel of niet op volgorde van bestelnummer tonen In welke database de bestellingen moeten worden geplaatst Mapping voor de valuta (d.w.z. de codes voor de valuta die door de leverancier worden gestuurd in de aanwinstenbestanden hoeven niet gelijk te zijn aan de valutacodes zoals die binnen Vubis Smart worden gebruikt. Met deze tabel kunt u aangeven hoe de valutacodes moeten worden omgezet). Wanneer u op het icoon voor een nieuw profiel klikt, wordt u om een leverancier gevraagd: Wanneer het aantal gedefinieerde leveranciers groter is dan het aantal gedefinieerd in AFO 272 overige, wordt op dit scherm een zoekknop getoond om de leverancier te kiezen. Wanneer het aantal kleiner is verschijnt een dropdown lijst met leveranciers. Na het kiezen van een geldige leverancier (of na het klikken op het wijzig profiel icoon) verschijnt een venster met instellingen op drie tabbladen. Hier kunnen de gegevens voor het betreffende importprofiel worden gewijzigd.

105 105/315 Importeerprofiel: biedt een keuze uit de importprofielen zoals gedefinieerd in AFO 133. Dit importprofiel is verbonden met een conversieprofiel in 134, en bevat de doeldatabase voor de te importeren titels. Raadpleeg dus de instellingen in 133 en 134 om te bepalen naar welke database de aanwinsten worden geladen en met welke conversie. De database die aangegeven wordt in het importprofiel in AFO 133 zal veelal een aanwinstendatabase zijn van waaruit de selecties gemaakt gaan worden. Database waarin de bestellingen moeten worden gecreëerd: na het selectieproces worden de geselecteerde titels omgezet in bestellingen. Deze optie geeft aan in welke database de bestellingen worden gedefinieerd. In de meeste gevallen zullen de bestellingen in de productiedatabase worden geplaatst zodat gebruikers van het systeem kunnen zien dat een titel in bestelling is. Kopieerprofiel selecties naar bestelling: wanneer de titels na de selectieprocedure worden omgezet naar bestellingen in een ander bestand, kan het zijn dat de bibliografische formaten van deze twee bestanden verschillen. Met behulp van dit kopieerprofiel wordt aangegeven of een tussentijdse conversie moet worden uitgevoerd (dus van formaat achtergrondbestand naar formaat voorgrond/productiebestand).

106 106/315 Gebruik extern bestelnummer voor sorteren selecties: wanneer in AFO 217 de aanschafsuggesties bekeken worden, kan het bijvoorbeeld voor NBD-titels prettig zijn om deze op extern bestelnummer te sorteren. Op deze manier volgt de lijst op het scherm de papieren selectielijst van de NBD. Wanneer deze optie is geselecteerd, verschijnt in AFO 217 een extra kolom met de bestelnummers aan het begin. NBD: Alleen bestelnummers laden met hetzelfde weeknummer als de naam van het bestand: de bestanden met aanschafsuggesties van de NBD bevatten meestal ook oudere titels die als een update opnieuw worden aangeboden. Het is echter niet de bedoeling dat deze titels ook in AFO 217 terecht komen voor selectie en bestelling. Met deze optie kijkt het systeem naar de naam van het bestand, b.v. a0_0507.bin en neemt het gedeelte tussen de underscore en de punt (2005 week 7) dient door het activeren van deze optie voor te komen in het bestelnummer (b.v ), en alleen dee geldige bestelnummers worden ingelezen als titel. Wanneer de instellingen met de OK knop worden bevestigd, zal het systeem controleren of een kopieerprofiel noodzakelijk is. In het bovenstaande voorbeeld zijn de beide formaten identiek en is geen kopieerprofiel noodzakelijk. Er zijn nog twee varianten: - De beide formaten hebben wel een andere naam maar zijn in essentie hetzelfde (b.v. Smart-bestellingen en Smart-productie); het systeem raadt dan aan om een kopieerprofiel op te zetten met in 134 alleen de optie kopieer alle velden actief, of een selectie van de velden die u gekopieerd wilt zien. - De beide formaten verschillen van elkaar: u dient een volledig conversieprofiel op te zetten. Merk op dat uiteraard de al aanwezige conversieprofielen ook kunnen worden gebruikt, b.v. Smart naar MARC21 of andersom.

107 107/315 Op dit tabblad kan de mapping tussen de valutacodes van de leverancier en de interne Vubis Smart codes worden opgezet, b.v. van EU ((leverancier) naar EUR (Vubis). Wanneer de codes overeenkomen hoeft niets te worden gespecificeerd. Wanneer u kiest voor het schrappen van een importeerprofiel wordt eerst een bevestiging gevraagd: Het profiel wordt geschrapt na het klikken op OK. De gekoppelde import- en kopieerprofielen in afo 133 en 134 blijven uiteraard gewoon bestaan.

108 108/ AFO 278 Import van aanschafsuggesties Vanuit het AFO 278 menu kiest u voor de optie Import van aanschafsuggesties. Het systeem toont het volgende menu: Importeerprofiel voor aanschafsuggesties: Kies het profiel dat u gemaakt heeft voor de betreffende leverancier die de aanschafsuggesties stuurt (b.v. NBD/Biblion). Dit profiel is in de vorige paragraaf opgezet in de importeerprofielen in AFO 278. Invoer van bestand: blader naar het in te lezen bestand, of geef het volledige pad en de bestandsnaam op. Eerste record: normaliter laat u deze op 1. Laatste record: Laat deze op de standaard waarde van (behalve wanneer u een aantal records als test wilt laden). Nadat u op OK geklikt heeft verschijnt het standaard procesvenster:

109 109/315 Zorg ervoor dat u de start proces knop op online laat staan. U kunt dan het importeerproces van stap tot stap volgen. Klik op OK om het laden te beginnen. Het systeem zal eerst alle records importeren en converteren vanuit het bestand naar een intern formaat door middel van het inleesprofiel.

110 110/315 Na deze stap verschijnt de volgende melding: Iedere titel wordt vervolgens omgezet naar een aanschafsuggestie die in afo 217 raadpleegbaar wordt. Gebruikmakend van de instellingen uit het importprofiel worden de titelgegevens uit het aanwinstenbestand record in twee delen opgeslagen. Naast de bibliografische gegevens die de via het conversieprofiel worden aangemaakt, wordt ook een bestelgedeelte aangemaakt op basis van de instellingen uit AFO 278. De soort bestelling en de kortings- en BTW percentages worden hierbij gebruikt. Daarnaast is het ook mogelijk dat de leverancier in het aangeleverde bestand meer bestelinformatie meelevert, zoals prijs, aantallen, referentienummers, externe bestelnummers en valuta. Deze informatie dient ook gebruikt te worden in het importprofiel voor de betreffende aanschafsuggesties; zie paragraaf 4.5. Het system laadt vervolgens de aanschafsuggesties: Wanneer het laden beëindigd is laat een tekstbestand een samenvatting zien van de voltooide stappen, en informatie over de geladen titels.

111 111/315 In dit voorbeeld ziet u dat er 1110 records geladen en geconverteerd zijn uit een bestand van NBD/Biblion. Aangezien dit bestand ook losse trefwoorden en auteurs bevat, is het uiteindelijk aantal geladen titelbeschrijvingen altijd lager. Daarnaast kunt u aan de volgnummers voor de titel zien dat het hier gaat om weeknummer 7 van 2005 (a0_0507), die voor de vierde keer is ingelezen (_4 toegevoegd aan de bestandsnaam). In dit geval is de optie gebruikt om het aanwinstenbestand automatisch de bestandsnaam over te nemen van de aangeleverde file. Ook de optie om het externe bestelnummer te gebruiken staat aan, deze volgt na de eerste slash voor de titel. Wanneer we nu naar AFO 217:selectieproces gaan is dit nieuwe bestand beschikbaar als a0_0507_4.

112 112/ AFO 217 Verwerken aanschafsuggesties Deze AFO heeft twee menu opties: Selectieproces nieuwe selecties maken in geïmporteerde of handmatig aangemaakte aanwinstenbestanden Bestelproces het omzetten van de selecties in bestellingen Voor elk van deze opties is verdere autorisatie noodzakelijk voordat men de menuoptie binnen kan gaan. ( 217A selecties in aanschafbestanden toegestaan 217B maken van bestellingen op basis van selecties toegestaan) AFO 217 Selectieproces Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen van deze optie gebruik maken en dienen niet voor te komen in de lijst van gebruikers voor restrictie 217A Wanneer u voor deze optie kiest verschijnt een overzicht:

113 113/315 Het scherm bevat de volgende kolommen: Nr., Id, Beschrijving, Datum ingelezen, Laatste update, Laatste verwerking, Type, Titels. Id is ofwel een intern aangemaakt identificatienummer voor het bestand, of een naam gemaakt op basis van de bestandsnaam van het ingelezen bestand. Beschrijving is het beschrijvingsveld van de ingelezen file Datum ingelezen geeft de datum aan waarop dit bestand is ingelezen via AFO 278 Laatste update geeft aan wanneer het bestand voor het laatst door een gebruiker is bijgewerkt Laatste verwerking geeft de datum aan wanneer voor het laatst selecties zijn omgezet in bestellingen. Type geeft aan hoe het aanwinstenbestand is ontstaan; Import of Manueel. Titels geeft het totaal aantal titels aanwezig in het aanwinstenbestand aan. Het overzichtsscherm toont alleen de bestanden aangemaakt in een bepaalde periode; bovenaan het scherm wordt de afsluitdatum weergegeven. Op basis van het aantal dagen dat de bestanden getoond moeten worden (parameter in AFO 272) wordt de afsluitdatum weergegeven. Bestanden die voor deze datum zijn aangemaakt of ingelezen worden niet meer getoond, maar zijn nog wel aanwezig in het systeem. De bestanden worden in omgekeerde chronologische volgorde gesorteerd; het meest recente bestand staat dus altijd bovenaan.

114 114/315 De volgende iconen zijn aanwezig: Voeg manueel toe (I) Deze optie wordt gebruikt om manueel een nieuw aanwinstenbestand te maken: zie de beschrijving hiervoor in paragraaf Dit icoon wordt gecontroleerd door AFO 611, Paswoordbeheer Bestelmodule (vervolg) ; manueel creëren van bestanden met aanschafsuggesties (restrictie 217C). Bekijk alle bestanden / beperkt overzicht (D) Met behulp van dit icoon kan het scherm opnieuw getoond worden met alle aanwinstenbestanden, of alleen de titels vanaf de afsluitdatum tot nu. De afsluitdatum wordt geregeld in AFO 272. Kies nummer (+) [*] Kiest het aanwinstenbestand uit de lijst om getoond te worden. U kunt een regelnummer selecteren en op dit icoon klikken, of dubbelklikken op de regel zelf. Het systeem zal vervolgens de titels in het bestand met aanschafsuggesties tonen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een filter. Alleen de titels die aan het filter voldoen worden getoond. Normaliter staat het filter uit, maar door middel van het betreffende icoon kunt u een filter instellen. Een eenmaal ingesteld filter blijft van kracht tot deze verwijderd wordt. In dit voorbeeld zijn de aanschafsuggesties gesorteerd op extern bestelnummer.

115 115/315 Bovenaan het scherm vinden we een venster met samenvattende informatie over dit betreffende aanschafbestand; Beschrijving, gecreëerd, gecreëerd door, type, profiel, aantal titels, default leverancier, besteltype, laatste update, laatste verwerking, filter op basis van, display. Onder dit informatievenster zien we de titels die opgenomen zijn in dit bestand. De kolommen Nr, Bestelnummer (indien van toepassing), Titel, Auteur, ISBN/ISSN, Mijn bestellingen, Mijn Selecties, Totaal aantal bestellingen en Totaal aantal selecties worden getoond. [Merk op dat titel- en auteursgegevens de gegevens zijn die ten tijde van de import/aanmaak van het aanwinstenbestand aanwezig waren. Wanneer deze velden worden gewijzigd in de betreffende titelbeschrijving worden ze niet meer bijgewerkt in het aanwinstenbestand.] Een selectie staat gelijk aan een (toekomstige) deelbestelling. De kolom mijn bestellingen toont het totaal aantal selecties dat besteld is voor de momenteel ingelogde persoon. De kolom mijn selecties toont het totaal aantal selecties per titel voor de momenteel ingelogde persoon. Deze selecties zijn nog niet omgezet naar bestellingen. De kolommen totaal aantal bestellingen en totaal aantal selecties worden berekend op basis van de totalen van alle individuele selecteurs en bestellers van een bepaalde titel. Wanneer de selecties worden omgezet in bestellingen verplaatsen de aantallen zich dus van de selecties kolommen naar de bestellingen kolommen. De eigen selecties zullen worden omgezet in een gelijk aantal bestellingen, maar het totaal aantal zal hoger worden wanneer er meer mensen betrokken zijn bij het selectieproces. De volgende opties zijn aanwezig: Voeg titel toe [I] Met dit icoon kan een nieuwe titel worden toegevoegd aan handmatig aangemaakte aanwinstenbestanden. Dit icoon is dus alleen actief als het bestandstype manueel gecreëerd is en er geen restrictie op het gebruik is gezet in afo 611 (restrictie 217 D toevoegen van titels aan manueel gecreëerde bestanden met aanschafsuggesties). De workflow hiervoor wordt beschreven in paragraaf Spring naar nummer [J] Met deze optie kan het beginpunt van de lijst op een bepaald nummer worden gezet. Deze knop is alleen beschikbaar wanneer de lijst gesorteerd wordt op extern bestelnummer. Nadat u een bestelnummer heeft opgegeven, wordt de lijst opnieuw opgebouwd vanaf dat nummer. Alle eerdere nummers worden niet meer getoond. Deze optie kan handig zijn wanneer verschillende bestellers hun taak moeten beginnen bij een ander bestelnummer. Wanneer de externe bestelnummers in een

116 116/315 aanwinstenbestand per categorie gegroepeerd zijn (bijvoorbeeld volwassenen fictie, jeugd fictie) kan een besteller voor jeugdtitels meteen bij bestelnummer 101 beginnen. Om deze setting weer ongedaan te maken kiest u opnieuw voor deze optie en laat het invulveld leeg, of u verlaat dit scherm even en komt daarna weer terug. Merk op dat u een bestelnummer dient op te geven, niet het regelnummer uit de eerste kolom. Update van de header Met deze optie kunnen de default leverancier en de beschrijving voor het aanwinstenbestand worden aangepast. Het systeem checkt hierbij de settings in afo 272 aanschafsuggesties om te bepalen of de leverancier mag worden aangepast (gebaseerd op het type bestand). Alle titels die gekoppeld waren aan de oude leverancier worden omgezet naar de nieuwe. Filter zie paragraaf Filters Print zie paragraaf Print icoon vanuit overzicht bestanden met aanschafsuggesties Kies Nr(+)[*] Kies de titel uit de lijst die u wilt tonen en klik op dit icoon om de betreffende titel op te roepen. Een nieuw scherm wordt getoond met de selectie- en besteldetails voor deze titel (alleen voor de ingelogde persoon).

117 117/315 Bovenaan het scherm wordt in een overzicht de volgende informatie getoond: Titel, Auteur, ISBN, Besteltype, Leverancier, Extern bestelnummer, Kortingspercentage, BTW percentage, Default prijs, Totaal additionele kosten, Totale bedrag. Onder deze informatie worden de geplaatste selecties en bestellingen getoond. De kolommen die getoond worden zijn: Locaties, Verzendadrescode, Exemplaren, Budget, Prijs, Besteld en Besteller. In het voorbeeld hiervoor is te zien dat vier van de drie selecties reeds omgezet zijn in bestellingen: in de kolom Besteld is drie keer Ja aangegeven. Later is nog een selectie voor locatie CT opgegeven, deze is nog niet omgezet in een bestelling. De volgende opties zijn beschikbaar: De Voeg selectie toe, Update selectie en Verwijder selectie opties werken op dezelfde manier als het toevoegen van een deelbestelling in AFO 211. Nadat een selectie is omgezet in een bestelling kunnen de eigenschappen ervan niet meer worden veranderd. Voeg selectie toe [I] Wanneer u deze optie kiest verschijnt het volgende venster:

118 118/315 I Dezelfde restricties als in afo 211 en 216 gelden met betrekking tot het bestellen van titels op deze wijze. De materiaalsoort toont als default waarde de eerste optie uit de lijst. De eenheidsprijs wordt afgeleid uit de geïmporteerde bibliografische data in het aanwinstenbestand. Het opgave-veld is alleen te gebruiken wanneer de betreffende titel geen monografie is. De extra kosten per exemplaar wordt vermenigvuldigd met het aantal exemplaren en opgeteld bij het totale extra kosten veld in de titelgegevens. Wanneer u een distributielijst selecteert worden gegevens ingevuld in plaatscode, verzendingscode, budget en aantal, genegeerd. Met behulp van de update lijst knop kunt u de geselecteerde distributielijst bijwerken:

119 119/315 Door een bestemmingscode uit de lijst te kiezen kunt u deze bijwerken: Kies nummer (+) [*] Het kies nummer icoon kan gebruikt worden om aanpassingen aan de selecties te doen voordat de selecties zijn omgezet in bestellingen. Na het kiezen van deze optie verschijnt opnieuw het bestelvenster:

120 120/315 Vorige bestelling [BB] Schakelt het detailscherm door naar de vorige besteltitel uit de lijst. Hierdoor hoeft u niet steeds terug te schakelen naar de overzichtslijst om de selecties uit de vorige besteltitel aan te passen. Volgende bestelling [FB] Schakelt het scherm door naar de volgende besteltitel om vervolgens daar selecties te kunnen vastleggen. Verwijder selectie (+) [S*] Het Verwijder selectie icoon kan alleen gebruikt worden voor selecties die nog niet zijn omgezet in bestellingen. Wanneer u kiest voor deze optie wordt om bevestiging gevraagd:

121 121/315 De selectie zal worden verwijderd wanneer u op OK klikt. Wanneer selecties worden gemaakt, bijgewerkt of verwijderd, worden ook de budgetbedragen dienovereenkomstig aangepast. Het systeem controleert of de budgetten toereikend zijn voor de selecties die worden gemaakt. Wanneer een budget niet toereikend is, wordt het opslaan van een selectie niet toegestaan. Om dit mogelijk te maken is in het budgetoverzicht een nieuw veld opgenomen; het totaal aan huidige selecties. Wanneer de selecties uiteindelijk omgezet worden in bestellingen, dan wordt het selectiebedrag omgezet in een verplichting. Bekijk alle selecties [D] Met deze optie opent een nieuw venster waarin u naast de eigen selecties ook die van de andere selecteurs te zien krijgt. De selecties zijn per locatie per persoon gesorteerd. U ziet het aantal exemplaren per locatie dat geselecteerd is, en of deze al zijn omgezet in bestellingen. Bekijk bib [G] Met deze optie ziet u het volledige bibliografische record waaraan deze aanwinstenfile is gekoppeld. De titelgegevens worden getoond in het standaard record-editor scherm in read-only mode; er kunnen dus geen wijzigingen aan de titelbeschrijving worden aangebracht. Deze optie is vooral van belang voor het bekijken van de eventueel aanwezige recensievelden.

122 122/315 Update header [H] De Update header optie biedt de mogelijkheid om de leverancier, het referentienummer van de leverancier, kortings- en BTW-percentage en bestelnummer aan te passen voor de geselecteerde titel. Het systeem herberekent de budgetstanden na aanpassing van deze gegevens. Of het aanpassen van de gegevens mogelijk is hangt af van de instellingen in afo 272 aanschafsuggesties: Het Update header scherm ziet er als volgt uit:

123 123/315 Merk op dat wanneer er een klein aantal leveranciers aanwezig is in het systeem, de zoekknop verdwijnt en de leverancier gekozen kan worden met een uitklapmenu. De instelling hiervoor bevindt zich in AFO 272 Overig: Bekijk budget info [K] Dit icoon toont een scherm waarop u een van de toegestane budgetten kunt kiezen : Wanneer u een budget heeft gekozen, word afhankelijk van de instelling in AFO 272 aanschafsuggesties een gedetailleerd overzicht van het betreffende budget getoond:

124 124/315 Of een verkort overzicht met alleen de balans wanneer een gedetailleerd overzicht niet is toegestaan: Kopieer bibliografisch [C] Deze optie kopieert het bibliografische gedeelte en de standaard bestelinformatie naar een nieuwe, manueel gecreëerde aanwinstenfile. Wanneer de optie gekozen is, verschijnt een scherm waarin u de naam van het manuele bestand dient te kiezen. Alleen titels met hetzelfde bibliografische formaat als het doelbestand kunnen worden gekopieerd. U kunt dus bijvoorbeeld geen Smart titels kopiëren naar een MARC21 aanwinstenbestand. De leverancier-defaults in de kopie worden ingesteld op de defaults van het manuele bestand dat u hier kiest. Performance gegevens [PD] De Performance gegevens optie toont de performance data zoals deze ook getoond wordt wanneer u in AFO 111 deze gegevens opvraagt.

125 125/315 Wanneer gebruik gemaakt wordt van een achtergronddatabase dient eerst in AFO 651 (Parameters performancegegevens) een nieuw item te worden aangegeven. Hierin geeft u op: De namen van de bestanden zijn hier indicatief. Hoofdzaak is dat Bestand uw achtergrondbestand is, en Zoekbestand uw productiebestand. In het geval van NBD aanwinsten is er altijd een PPN matching profiel die identieke titels kan herkennen aan het Pica ProductieNummer. U dient hier een vergelijkprofiel PPN te kiezen/maken op basis van een PPN index die de productiedatabase beslaat. Wanneer u gebruik maakt van een andere leverancier dient u een vergelijkbaar uniek veld te gebruiken, of bijvoorbeeld ISBN. De knop maak bestellingen van selecties is niet actief tijdens het selectieproces. Het is alleen beschikbaar in het bestelproces van AFO 217, waar u ervoor kunt kiezen om

126 126/315 een compleet bestand om te zetten van selecties naar bestellingen, of, met deze optie, alleen de selecties van een specifieke titel.

127 127/ Manueel toevoegen van aanschafsuggesties Vanuit het overzichtsscherm voor de bestanden met aanschafsuggesties (AFO 217 Selecties), kiest u voor Voeg manueel toe : Het systeem vraagt u nu om een beschrijving, een importprofiel, het doelbestand, de default leverancier, besteltype, en de default percentages voor korting en BTW. Alleen de velden importeerprofiel, bestand voor bestellingen en besteltype zijn verplicht. Na het invoeren van deze informatie komen we in het overzichtsscherm voor dit nieuwe aanwinstenbestand:

128 128/315 Voeg titel toe (I) Met deze optie kan een nieuwe titel worden toegevoegd aan de manuele bestelfile. Deze optie is alleen beschikbaar als het type van de aanwinstenfile manueel is, en als restrictie 217D, het toevoegen van nieuwe titels aan manuele aanwinstenbestanden is toegestaan in AFO 611. Na het kiezen van deze optie Via de standaard methodes kunt u nu een nieuwe titel invoeren, een bestaande opzoeken, of Z39.50 gebruiken om een externe titel op te halen.

129 129/315 Wanneer u een keuze heeft gemaakt, gebruikt u de kopieer optie vanuit het bibliografische overzichtsscherm om een kopie van de titel in het aanwinstenbestand te plaatsen.

130 130/ Filters Wanneer deze optie wordt gekozen, verschijnt het filterscherm met de volgende opties: Element/groep profiel drop down lijst Waarde(s) bevat een lijst met geldige waardes voor de eerste groep (scheid de verschillende waardes met een komma). Element/groep profiel drop down lijst Waarde(s) bevat een lijst met geldige waardes voor de tweede groep (scheid de verschillende waardes met een komma). Bestelnummer bevat een lijst met geldige bestelnummers, gescheiden door een komma. OK Sla het nieuwe filter op en toon de lijst opnieuw op basis van het nieuw ingestelde filter. Verwijder alle verwijder het huidge filter en toon de complete lijst opnieuw. Het filter wordt bij iedere lijstweergave in een aanwinstenlijst gebruikt. Het filter wordt ook opgeslagen over meerdere sessies heen. De header van een aanwinstenbestand geeft belangrijke informatie weer over het filter dat in gebruik is. Die informatie kan er bijvoorbeeld zo uitzien: Filter op basis van: Materiaal=CD,VIDEO SISO= Display: 15 van in totaal 45 Dit betekent dat u door het filter maar 15 van de 45 titels te zien krijgt.

131 131/ Print icoon in overzicht aanschafsuggesties Met behulp van dit icoon kan de momenteel getoonde lijst met titels afgedrukt worden met behulp van een SSP publiceerprofiel. Selecteer de optie publiceren, en een gebruikersprofiel. Klik op OK. Het systeem toont het volgende scherm met publiceerprofielen van de betreffende gebruiker. Kies een geschikt publiceerprofiel uit de lijst. Klik op OK om verder te gaan. Het systeem toont nu de standaard procesdialoog.

132 132/315 Procescommentaar is optioneel. De bewaarlijst kan niet gewijzigd worden omdat het een tijdelijk gegenereerde bewaarlijst betreft die gemaakt wordt op basis van de aanwinstenlijst. Deze tijdelijke bewaarlijst kan na het publiceren eventueel worden verwijderd via AFO 141. Selecteer OK en het standaard outputscherm verschijnt:

133 133/315 Selecteer OK ; het systeem verwerkt de bewaarlijst en toont de informatie uit de aanwinstenlijst volgens het gekozen publiceerprofiel. Tijdens het verwerken wordt de voortgang van het aantal records getoond, en wanneer het systeem klaar is met de lijst verschijnt een melding voor het totaalresultaat: Deze functionaliteit is gelijk aan het publiceren van bewaarlijsten vanuit AFO 141. Voor het maken van publiceerprofielen voor aanwinsten is in AFO 141 een bestand aanwinsten aanwezig van waaruit u de gewenste velden voor een publiceerprofiel kunt kiezen. Zie voor verdere uitleg paragraaf

134 134/ AFO 217 Bestelproces Dit proces bouwt bestellingen op basis van de selecties die gemaakt zijn in het selectie proces in deze AFO. Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen de optie bestelproces binnen gaan; de instelling hiervoor bevindt zich in AFO 611 : Besteladministratie vervolg : aanmaken van bestellingen op basis van selecties. Wanneer het bestelproces wordt geselecteerd, loopt het systeem door alle aanwinstenbestanden om te kijken of er nog openstaande selecties zijn. De resultaten van deze actie worden getoond op een scherm zoals hierna weergegeven.

135 135/315 Het waarschuwingsicoon in de eerste kolom wordt getoond als er locaties zonder selecties zijn, of personen die nog geen selecties hebben gemaakt. De locaties en personen die gecontroleerd worden staan in AFO 272 Aanschafsuggesties. De volgende kolommen tonen de (file)naam van het aanwinstenbestand, en de datum waarop deze is ingelezen. In de vijfde kolom zien we een teller met aantal titels zonder selecties / totaal aantal titels. De volgende kolom toont het aantal titels dat verwerkt zal worden uit het betreffende bestand. Type geeft aan of het bestand manueel tot stand is gekomen of geïmporteerd. Verwerken geeft aan of het bestand zal worden behandeld. Dit werkt in samenhang met de optie creëer bestellingen. Standaard worden alle bestanden met selecties behandeld door de bestelprocedure en zal de kolom verwerken dus op ja staan. Eventueel kan dit handmatig op nee gezet worden wanneer u een of meerdere bestanden nog niet wilt behandelen (Optie behandel/behandel niet ). Wanneer u dit probeert te doen voor een bestand zonder selecties verschijnt de volgende melding:

136 136/315 Wanneer u een bestand voor verwerking aan of uit wil zetten, en dit bestand heeft geen default leverancier, krijgt u de volgende waarschuwing: De zoekknop zal verdwijnen en vervangen worden door een uitklapmenu wanneer het aantal leveranciers kleiner is dan de optie die in AFO 272 Overige. Wanneer de leverancier alsnog wordt ingevoerd kan de status verwerken worden omgezet. De leverancier wordt toegekend aan alle titels die momenteel in het betreffende bestand geen leverancier hadden. De kolom Locaties zonder selecties toont een lijst van locaties (inst/loc) die nog geen selecties hebben gemaakt in het betreffende bestand. Alleen de locaties die ingesteld zijn in AFO 272 Aanschafsuggesties worden behandeld.. Wanneer er helemaal geen selecties zijn gemaakt in het bestand, wordt *ALLE* getoond. Wanneer er meer dan vijf locaties zonder selecties zijn wordt alleen het aantal locaties nog getoond in plaats van de locatiecodes. Door te klikken op het icoon locaties zonder selecties wordt de complete lijst met locaties getoond:

137 137/315 De Bestellers zonder selecties kolom toont de personen die nog geen selecties hebben gemaakt in het betreffende bestand. Ook hier worden alleen personen getoond die in AFO 272 Aanschafsuggesties zijn geselecteerd: Wanneer er nog niemand selecties heeft gemaakt wordt weer de term *ALLE* getoond. Wanneer er meer dan 5 personen niet hebben geselecteerd wordt weer alleen het aantal personen getoond, en kunt u met het icoon bestellers zonder selecties in detail bekijken om welke personen het gaat. Het creëer bestellingen -icoon start het proces waarin selecties worden omgezet in bestellingen. Zie paragraaf Het Selecteer -icoon toont een lijst met titels uit het geselecteerde bestand met aanschafsuggesties die openstaande selecties hebben: De Totaal besteld/geselecteerd (exemplaren) kolom wordt berekend door alle geselecteerde en bestelde exemplaren van alle selecteurs op te tellen. De knop selecteer/wijzig leverancier op dit scherm biedt de mogelijkheid om een leverancier te wijzigen of toe te kennen aan dit betreffende aanschafbestand. Dit is alleen mogelijk als de settings in AFO 272 Aanschafsuggesties dit toestaan:

138 138/315 De leverancier kan gekozen worden in een uitklapmenu of zoekfunctie, afhankelijk van het aantal leveranciers dat in AFO 272 Overige is opgegeven: Wanneer nu weer de betreffende titel wordt geselecteerd, worden de details voor deze specifieke titel getoond. Dit scherm is gelijk aan het scherm binnen het selectieproces, met als verschil dat hier standaard alle selecties van alle personen worden getoond (en dus niet alleen de eigen selecties). Hierdoor heeft de verantwoordelijke persoon voor bestellingen een compleet overzicht van de aangedragen selecties. Alle functionaliteit die uitgelegd is in het gedeelte over het maken van selecties is ook hier van toepassing. Dit scherm maakt het mogelijk om nog eventuele laatste aanpassingen aan de selecties te doen voordat het bestand definitief in bestellingen wordt omgezet. Op dit scherm is ook een knop maak bestellingen van selecties. Met deze optie zet u echter alleen de selecties van deze specifieke titel om in bestellingen Selecties omzetten in bestellingen Het Creëer bestellingen icoon start het proces dat de selecties in het aanwinstenbestand omzet in bestellingen. Het proces omvat een aantal stappen, die zich grotendeels onzichtbaar voor de gebruiker voltrekken. Voor iedere aanwinstenfile in de lijst, waar de vlag Verwerken op ja staat, bepaalt het systeem waar de bestellingen aangemaakt dienen te worden. Bibliografische en bestelgegevens worden daar aangemaakt, eventueel met behulp van samenvoegparameters.

139 139/315 Voor iedere geselecteerde titel in een lijst met aanschafsuggesties Wordt de bibliografische titelbeschrijving weggeschreven in de productiedatabase indien deze nog niet daar aanwezig was (op basis van matching en samenvoeginstellingen uit het inleesprofiel dat gebruikt wordt). Binnen het standaard input/output profiel in AFO 133 is het mogelijk om een bewaarlijst op te geven voor niet gematchte records. Deze bewaarlijsten worden bijgewerkt terwijl de titels worden verwerkt. Worden bestelgegevens aangemaakt voor iedere titel, en deelbestellingen worden aangemaakt voor iedere selectie die aan de titel is gekoppeld. Wordt de bestelstatus aangepast op basis van de leveranciergegevens Wordt de status automatisch op verzonden gezet. Wordt de bestelling automatisch ontvangen als het besteltype in het importprofiel van het type is waarbij de bestellingen automatisch worden ontvangen (b.v. zichtzending). Wordt het bedrag dat open staat voor de selectie van het selectietotaal afgetrokken en toegevoegd aan het totaal verplichtingen in het betreffende budget. Worden de selecties gemarkeerd als besteld en het bestelnummer en datum vastgelegd in de selecties in het aanschafbestand. Wordt het totaal aantal selecties op nul gezet in het aanschafsuggestie-bestand. NB: Tijdens het omzetten van selecties naar bestellingen worden niet de budgetstanden gecontroleerd. Dit is reeds gedaan op het moment dat de selecties werden gemaakt. NB: wanneer een selectie is omgezet naar een bestelling, zijn de bestelgegevens op dat moment gekoppeld aan de betreffende titel in het productiebestand. Nadat u op OK geklikt heeft toont het systeem een tekstbestand met een samenvatting van de bestellingen die door het proces zijn aangemaakt:

140 140/315 De samenvatting toont het nieuw aangemaakte interne bestelnummer, titelgegevens, ISBN/ISSN en het aantal deelbestellingen per locatie. De bestellingen die door dit proces zijn aangemaakt zijn klaar om door het standaard printproces van de AFO s 251/252/253 te worden opgepikt (ervan uitgaand dat de optie verzenden op Ja staat en de bestellingen niet op automatisch verzenden staan AFO 243 Budgetoverzicht veranderingen De scherm voor de budgetdetails bevat een nieuwe kolom voor selecties die het totaalbedrag aan openstaande selecties toont per budget.

141 141/315 Ook het overzicht per budget toont een nieuwe regel totaal lopende selecties :

142 142/315

143 143/ AFO 243 Globale opties jaarafsluiting Wanneer u kiest voor optie 3 of 4 in de jaarafsluiting: Worden de selectiestanden samen met de verplichtingen overgezet naar het volgende fiscale jaar.

144 144/ AFO 141 SSP Het bestand aanschafsuggesties is selecteerbaar in selecties in AFO 141. Dit biedt de mogelijkheid om selecties te maken en te rapporteren over gegevens uit het bestand met aanschafsuggesties AFO 273/274 Aanmaak van de controlebestanden voor budgetten / budgetten controleren Deze AFO s houden zowel rekening met de verplichtingen als met de selectiebedragen. Naast de verlichtingskolommen zijn twee kolommen aanwezig die de selecties weergeven in AFO 274. Een kolom voor het oude selectiebedrag, en een kolom voor het nieuwe selectiebedrag.

145 145/315 Het detailscherm per budget toont deze informatie ook: En ook vindt u de selecties terug in de rapporten:

146 146/315 Wanneer u het detailicoontje (vergrootglas) gebruikt op de regel selecties : totaal aantal krijgt u een overzicht van de selecties uitgesplitst naar aanwinstenbestanden en titels.

147 147/ Bibliografische beschrijvingen verwijderen en samenvoegen Een bibliografische beschrijving kan niet worden verwijderd (handmatig of via globaal schrappen) wanneer deze titel gekoppeld is aan een aanwinstenbestand. Wanneer twee titels worden samengevoegd, worden de eventuele koppelingen met aanwinstenbestanden dat ook. De links van de titel die wordt verwijderd als gevolg van de samenvoeging, worden dus toegevoegd aan de eventuele koppelingen van de overblijvende titel AFO 233 Printen financiële details Na het kiezen van een budget of leverancier toont het systeem het volgende formulier: Merk op dat 3 in het typeveld aangeeft dat de selectiebalans moeten worden meegenomen in het overzicht. 4 geeft aan dat de selectietransacties worden meegenomen in het overzicht. Biologie [ ] VERPLICHTINGEN /BOEKHOUDKUNDIG /SELECTIES type 'selecties' p. 1 uur a t transactie budget jr bedrag s Donderdag 24 Feb : Scheurbuik P / : Scheurbuik P / totaal verplichtingen 0.00 totaal boekhoudkundig 0.00 totaal selecties 0.00

148 148/ AFO 211 Kopieer bestellingen De kopieer bestelling, kopieer bestelling instelling en kopieer bestelling alle instellingen - iconen verplaatsen de bestelling die momenteel op het scherm staat naar de bestelling die in memory zit. Dit proces controleert de links naar aanwinstenbestanden. Voor iedere link wordt tijdens het kopiëren van de beschrijving ook de titelnummers in de aanschafbestanden bijgewerkt naar de titel waar de bestellingen naartoe verplaatst worden.

149 149/ Standing order / zichtzendingen verwerken De algemene werkwijze voor standing order / zichtzendingen is als volgt. Een personeelslid gebruikt AFO 278 om een Standing order profiel op te zetten voor een leverancier, bijvoorbeeld de NBD. Periodiek stuurt de leverancier een bestand met standing orders. Door middel van AFO Import standing orders wordt deze file in het systeem geladen. Het systeem vraagt om welke leverancier het gaat, en gebruikt de relevante gegevens om de file op de juiste manier te laden. De titels in de file worden rechtstreeks in de database geladen als bestellingen Algemene workflow Standing orders zijn bestellingen die de bibliotheek ongezien koopt. Er is geen zogenaamde opt-out. Wanneer gebruik gemaakt wordt van het standing order aanbod wordt een vastgesteld aantal titels geleverd aan de bibliotheek, waarbij vastgesteld gelezen moet worden als een vast aantal exemplaren per aangeboden titel. Er wordt geen besteltitel in de achtergronddatabase aangemaakt in het geval dat gebruik gemaakt wordt van standing order. De standing orders worden samen met een file met daarin de titelbeschrijvingen geleverd. De beschrijvingen worden automatisch geïmporteerd, waarna de bestellingen ook automatisch worden toegevoegd aan de titels. De titels in de inkomende file worden rechtstreeks geconverteerd en geïmporteerd in de productiedatabase. Bestelinformatie wordt ook geconverteerd om geldige bestellingen aan te maken. Optioneel kan ook de ontvangst van titels worden verwerkt Standing order profielen Een standing order profiel bevat informatie over de wijze waarop deze bestanden, afkomstig van verschillende leveranciers of uitgevers, worden geladen. Wanneer u dit menu in afo 278 wordt een scherm als onderstaand voorbeeld getoond:

150 150/315 Er kunnen zoveel profielen als nodig worden aangemaakt. Het is aan te bevelen om voor iedere leverancier die bestanden stuurt een profiel aan te maken. Ieder profiel definieert een aantal zaken: Leverancier van de titels Omschrijving Besteltype (u kunt alleen uit de standaard- en zichtzendingtypes kiezen. Giften, regulariseringen en externe bestellingen kunnen niet geselecteerd worden) BTW percentage Korting percentage Default budget Default locatie Default verzendadres Default aantal exemplaren Default distributielijst voor bestellingen Automatische ontvangstregistratie Bestellingen automatisch op verzonden zetten Welk importeerprofiel gebruikt moet worden om de titels te laden in de productiedatabase Een mapping voor de valutacode wanneer de leverancier andere valutacodes gebruikt dan die in het Vubis systeem zijn gedefinieerd (bv EU=EUR) Wanneer u klikt op het icoon om een nieuw profiel aan te maken verschijnt het volgende scherm::

151 151/315 De leverancier kan gekozen worden in een uitklapmenu of zoekfunctie, afhankelijk van het aantal leveranciers dat in AFO 272 Overige is opgegeven: Na het invoeren van een geldige leverancier (of wanneer u gekozen heeft voor het wijzigen van een profiel) verschijnt een invulformulier met drie tabbladen: De besteltype, BTW % en Korting % velden bevatten gegevens die standaard in iedere bestellingen worden ingevuld. Wanneer een default distributielijst gedefinieerd is, wordt een deelbestelling voor ieder item op de lijst aangemaakt. Wanneer er geen distributielijst is gedefinieerd, gebruikt het systeem, informatie uit het defaultbudget, default locatie, default verzendadres en default kopieën om een deelbestelling aan te maken. Wanneer in de aangeleverde file een aantal kopieën is opgegeven zal het systeem dat aantal gebruiken als default aantal kopieën. Wanneer er geen aantallen zijn aangetroffen in de file wordt standaard 1 kopie aangemaakt.

152 152/315 De prijs wordt afgeleid uit de gegevens in de aangeleverde file, voor zover aanwezig. Het importeerprofiel linkt naar een geldig invoerprofiel uit AFO 133. De database die in dit profiel is opgegeven is ook de database waarin de standing orders zullen worden geladen. Over het algemeen zullen de profielen voor aanschafsuggesties en standing orders dus gelijk zijn met uitzondering van de databases; standing orders gaan naar de voorgrond, aanschafsuggesties naar de achtergrond. Daarnaast geeft het inleesprofiel ook aan welk conversieprofiel in AFO 134 wordt gebruikt. Wanneer het inkomende bestand van de leverancier informatie over valuta bevat, kunt u op het derde tabblad een conversietabel voor de gebruikte valuta aanmaken. Dit kan alleen voor de in het systeem gedefinieerde valuta.

153 153/315 Wanneer u er voor kiest om het profiel te verwijderen vraagt het systeem om een bevestiging: Het profiel wordt geschrapt wanneer u op OK klikt Standing order bestanden van NBD/Biblion verwerken De standing order gegevens van NBD/Biblion worden aangeleverd in Excel spreadsheet formaat. Dit bestand bevat informatie als het externe bestelnummer, aantal items, auteur, titel, SISO, ISBN, prijs, beschikbaarheidsdatum en bijzonderheden. Om dit bestand te kunnen inlezen als standing order titels, moet de spreadheet eerst worden opgeslagen in een ander formaat.

154 154/315 In Excel opent u de gewenste standing orderfile, en kiest u voor opslaan als : Merk op dat nu uw originele bestanden getoond worden. Kies in het uitklapmenu opslaan als onderaan het venster voor tekst (tab is scheidingsteken) :

155 155/315 Het kan zijn dat Excel nu een vraag stelt over meerdere bladen in de werkmap. In principe staan alle gegevens op het actieve blad (controleer eventueel). Bevestig dus met OK. Daarna komt nog een melding over de opmaak: Bevestig met Ja zodat de tekstopmaak blijft zoals gewenst. Naast de Excel-versie van het bestand beschikt u nu over een.txt bestand dat ingelezen kan worden via AFO 278.

156 156/ AFO 278 Importeren van standing orders Na het selecteren van de optie importeren van standing orders in afo 278, wordt het volgende scherm getoond: In dit voorbeeld is het eerder gemaakte (afo 278 Standing order profielen) NBD profiel al verschenen. Invoer van bestand: het bestand dat u wilt importeren Eerste record: laat dit op de standaard 1 staan. Laatste record: laat dit op de standaard staan (tenzij u slechts een beperkt aantal titels wilt inlezen). Nadat u op OK geklikt heeft om de file te gaan laden, controleert het systeem eerst of het inleesprofiel in orde is. Het systeem controleert hier de budgetten die in het betreffende profiel (of in de gebruikte distributielijst) zijn gedefinieerd; het gaat na of deze leverancier inderdaad gebruikt kan worden bij de betreffende budgetten. Er wordt tevens gekeken of een eventueel opgegeven distributielijst in het profiel ook geldige informatie bevat. Wanneer er fouten geconstateerd worden stopt het systeem en krijgt u een foutrapportage. Wanneer het systeem geen problemen vindt, verschijnt de volgende melding:

157 157/315 Let erop dat u het proces online start. U kunt dan beter beoordelen of het laden goed verlopen is. Allereerst worden nu alle records in de standing order file omgezet naar een intern formaat, gebruikmakend van het conversieprofiel dat gekoppeld is aan het inleesprofiel voor standing orders. Daarna wordt iedere titel geladen in de bestelmodule als een bestelling, gebruikmakend van de informatie uit de standing order file. Voor ieder geconverteerd record: Worden de bibliografische gegevens opgeslagen in de productiedatabase als een nieuwe titel. De doeldatabase is aangeduid in het laadprofiel van AFO 133 wat u gekozen hebt in de standing order parameters in AFO 278. Eventueel kan matching en samenvoeging van titels worden uitgevoerd, ook op basis van de instellingen in AFO 133, en kan een automatische bewaarlijst worden aangemaakt voor de binnenkomende titels, ook via de instellingen in AFO 133.

158 158/315 Een bestelling wordt aangemaakt voor iedere titel, en een of meer deelbestellingen worden gemaakt afhankelijk van de distributielijst. Wanneer een distributielijst is opgegeven in het standing order profiel in afo 278 zal voor iedere bestemming een deelbestelling worden gemaakt. Wanneer er geen sprake is van een distributielijst gebruikt het systeem de overige informatie om een deelbestelling te maken. Wanneer het aantal veld uit de standing order file zelf gegevens bevat (en het is niet nul) dan gebruikt het systeem dit aantal voor de bestelling. Het is ook mogelijk om velden als het leveranciersreferentienummer of extern bestelnummer te gebruiken voor de velden in de nieuw te maken bestelling. Het besteltype, BTW percentage en kortingspercentage worden gezet op basis van de standaard instellingen uit het standing order profiel. De verzendvlag wordt opgezet op basis van de instellingen van de leverancier die aan de bestelling gekoppeld is. De status daarvan wordt automatisch op verzonden gezet op basis van de instellingen in het standing order profiel. De bestelling kan ook weer meteen automatisch worden ontvangen wanneer hiervoor gekozen wordt in het standing order profiel OPMERKING: tijdens het laden is er geen controle op de budgetstanden. Het is dus mogelijk een budgetoverschrijding te veroorzaken door middel van het inlezen van de standing orders.

159 159/315 Wanneer de import klaar is toont het systeem een tekstbestand waarin een samenvatting wordt gegeven van de standing orders die in de bibliografische- en bestelmodule zijn geladen. Het is aan te bevelen om dit bestand te printen of op te slaan voor latere naslag; u heeft hiermee een overzicht van de titels en de daaraan gerelateerde bestelnummers. Wat is er nu precies gebeurd? Uit de Excel file bekijken we bijvoorbeeld de eerste titel:

160 Het huis van de moskee is omgezet naar een (eenvoudige) bibliografische beschrijving op basis van de gegevens uit de standing order file: Vubis Smart Release /315

161 161/315 Tevens is automatisch een bestelling aangemaakt die ook alweer automatisch is ontvangen (conform de instelling in AFO 278):

162 162/ Ontvangst met barcode Ontvangst met barcodes status in beweging Wanneer nieuwe titels voorzien worden van een barcode in de bestelmodule, controleert het systeem de parameter in AFO Overige plaats nieuw gecreëerde items in beweging naar de locatie van bestemming. Wanneer deze parameter actief is zal het systeem het betreffende object meteen in beweging zetten naar de bestemmingslocatie. Een verzendbon wordt aangemaakt Default locatie Wanneer een deelbestelling / locatieregel wordt geselecteerd voor ontvangst met barcode in AFO 222 (of een andere AFO waar ontvangst met barcode mogelijk is) wordt de locatie voor koppelen automatisch standaard op de al herkende locatie vanuit de deelbestelling gezet:

163 163/315 We selecteren een deelbestelling voor vestiging DB: De koppeldialoog biedt automatisch de correcte locatiecode aan die eventueel nog wel gewijzigd kan worden.

164 164/ AFO 213 Overzicht bestellingen Een kolom voor het externe bestelnummer is toegevoegd aan de overzichtsschermen voor bestellingen:

165 165/ Standaard conversies voor leveranciers Conversieprofielen worden opgezet in AFO 134. De meeste binnenkomende bestanden van titelleveranciers moeten door een conversie worden omgezet naar een ander formaat voordat het Vubis systeem ermee overweg kan. Voor aanschafsuggesties en standing orders worden vaak extra velden meegeleverd die niet onderdeel uitmaken van de bibliografische beschrijving, maar meer te maken hebben met de bestelinformatie. Binnen de conversies maken we met ingang van versie gebruik van de nieuwe tags: PRICETAG, CURRENCYTAG, SUPPLIERTITLENOTAG, EXTERNALORDERTAG en COPIESTAG. De conversieprofielen in afo 134 kunnen gebruikt worden om deze tags aan te maken, waarna de bestelmodule de gegevens correct kan oppikken. Een voorbeeld. In de eerste kolom van een standing order file staat het externe bestelnummer van de NBD. Deze wordt door de onderstaande conversieregel in afo 134 omgezet in de tag EXTERNALORDERTAG zodat de bestelmodule deze informatie als extern ordernummer op diverse plekken kan invullen.

166 166/315 De volgende profielen worden meegeleverd voor het laden van NBD aanschafsuggesties en standing orders. Leverancier Type Input formaat Input/output profiel Conversie profiel Bibliografisch formaat NBD Aanschafsuggesties Pica3 NBD- NBD-Potentials SMART Potentials NBD Standing order Tekst (tab NBD-SO NBD- SMART delimited) StandingOrders Blackwell NA Standing order/zichtzendingen ISO2709 BNA bnaconversion MARC21/B Let op: - De standing order profielen zijn nieuw voor Vubis Smart en kunnen dus zonder meer worden gebruikt - Voor de import van NBD aanschafsuggesties geldt dat in de meeste gevallen in de bibliotheek al een conversieprofiel in gebruik is voor het laden van NBD aanwinsten. Om veel aanpassingen te voorkomen kan men het huidige profiel blijven gebruiken, en daar de volgende conversieregels uit het NBD-Potentials profiel uit toevoegen: Op de volgende pagina s worden deze regels uitgeklapt weergegeven.

167 167/315

168 168/315

169 169/315

170 170/ Importeren van AIDA facturen Achtergrond AIDA is de Acquisitie en Informatie Database van de Nederlandse Bibliotheekdienst NBD. NBD is de grootste leverancier van boeken, Cd-rom s, Dvd s, video s en ander materialen aan de (openbare) bibliotheeksector in Nederland. In Vubis Smart is ondersteuning aanwezig voor het elektronisch laden van verschillende typen data gerelateerd aan nieuwe aanwinsten (EDI). Hierbij wordt uitgegaan van gegevens aangeleverd in het industriestandaardformaat EDIFACT, zoals gedefinieerd door EDItEUR. De import- en verwerkingsschermen en functies zijn ontworpen om ook eenvoudig andere formaten te kunnen ondersteunen voor de aanlevering van financiële data, zoals bijvoorbeeld "X12". De verwerking van AIDA (standaard en web based) facturen verloopt daarom ook via de EDI functionaliteit van Vubis Smart Implementatie De verwerking van facturen bestaat uit twee aspecten. Het eerste aspect behelst de fysieke opslag van de gegevens; van waar komen de gegevens, over welk formaat gaat het, en hoe worden de gegevens uit dit formaat omgezet naar relevante informatie binnen Vubis Smart. Het tweede aspect behelst het eigenlijke gebruik van de gegevens nadat deze ontleed zijn door de EDI verwerking; hoe worden de inkomende gegevens verbonden aan een specifieke leverancier, hoe worden inkomende facturen gematcht met aanwezige bestellingen in het systeem, welke deelbestellingen zijn gefactureerd, etc. Voor NBD facturen wordt het grootste deel van de verwerking binnen de standaard EDI modules verwerkt. Intern worden de NBD facturen eerst omgezet naar het standaard EDI formaat, zodat deze module de verdere verwerking kan afhandelen, waaronder het laden van de gegevens en het matchen met bestellingen.

171 171/315 Aangezien de AIDA facturen specifiek zijn voor de leverancier NBD worden bepaalde gegevens als standaard opgeslagen. Er wordt dus bijvoorbeeld niet meer gevraagd om een leverancier, aangezien dit altijd de NBD is. De documentatie die hierna volgt, zet de twee componenten voor het online verwerken van de AIDA facturen uiteen; allereerst wordt het instellen en de workflow van de EDI verwerking uiteengezet, en vervolgens worden de NBS specifieke instellingen behandeld Online functies Drie handelingen worden onderscheiden: 1. Het instellen van het systeem voor het bepalen van de bestandslocaties etc. 2. Configureren van het NBD leveranciersrecord met de relevante parameters. 3. Het laden van de facturen op regelmatige intervallen instellen De eerste twee handelingen hoeven slechts eenmalig uitgevoerd te worden en worden als eerste uiteengezet. De laatste sectie van deze uitleg behandelt het laden van de facturen op regelmatige intervallen. De EDI functies worden ingesteld en gecontroleerd door de 28X AFO s, het instellen van de leverancier bevindt zich in de instellingen van bestelmodule in AFO 241.

172 172/315 AFO 28X bevat de volgende opties: AFO 281 behandelt het aanmaken van EDI bestellingen die elektronisch aan een leverancier geleverd kunnen worden. Deze AFO is niet van toepassing voor de NBD werkwijze. AFO 285 is de eerste functie de bekeken moet worden. De andere AFO s zijn onderdeel van het reguliere verwerkingsproces.

173 173/ AFO EDI Instellingen Overzicht van de instellingen AFO 285 opent het bovenstaande menu. De volgende opties zijn verbonden aan het laden van bestellingen: Definiëren EDI importparameters Bibliografische bronnen voor EDI bestellingen (Documentatie voor deze opties is beschikbaar in de release notes voor versie 2.4) De opties: Definiëren EDI formaten Definiëren EDI boodschaptypes Worden door Vubis Smart gebruikt om de basisformaten (EDIFACT, AIDA, AIDAWeb Invoices) te kunnen ondersteunen. Deze dienen niet te worden gewijzigd aangezien het standaard formaten zijn, maar voor de duidelijkheid worden ze hieronder uitgelegd. Daarnaast bieden deze opties ook de mogelijkheid om de online verwoordingen aan te passen, dit kan handig zijn voor gebruik/aanpassing in specifieke situaties.

174 174/ Definiëren EDI formaten Deze functie toont de EDI formaten die door Geac ondersteund worden. AIDA en AIDAWEB zijn de codes die zijn toegekend aan de twee mogelijke formaten die voor facturen van de NBD gebruikt kunnen worden. In principe dienen deze formaten niet gewijzigd worden. De verwoording kunt u wel aanpassen. Dit kunt u doen door middel van het icoon waarmee u de taal kunt kiezen voor welke u de beschrijving wilt aanpassen. De taal * is een systeem default waarmee u in een keer voor alle talen dezelfde omschrijving kunt invoeren. Dubbelklikken op de AIDA of AIDAWEB regel toont het volgende venster:

175 175/315 Welke bewerkt kan worden. Het systeem voorziet in meerdere versies van een formaat, hetgeen van pas kan komen wanneer een formaat wordt geüpdate. Het kan zijn dat verschillende leveranciers met verschillende versies van hetzelfde formaat werken. Hiervoor kunt u per leverancier een formaatversie toekennen. Het versie-icoon biedt de mogelijkheid om de versie aan te passen, maar voor de NBD verwerking is dit niet noodzakelijk. Voor de compatibiliteit is deze optie als volgt ingesteld:

176 176/315 Er zijn technische redenen voor deze keuzen (om te kunnen matchen met EDIFACT), de instellingen dienen dan ook niet veranderd te worden. Ten slotte kunnen met het icoon de afhandeling van de antwoordberichten worden ingesteld, maar deze zijn niet van belang voor de NBD facturen.

177 177/ Definiëren EDI boodschaptypes Deze parameter definieert de mogelijke berichttypes. Deze zijn voorgedefinieerd door Geac, net als de EDI formaten, en dienen bij voorkeur niet te worden gewijzigd. Net als bij de formaten kunnen wel de verwoordingen worden aangepast met de knop met het vlaggetjesicoon.

178 178/ EDI onderhoud folders voor bestandsimport Wanneer de binnenkomende databestanden verwerkt worden neemt het systeem aan dat de EDI formaten en berichttypen geïdentificeerd kunnen worden aan de naam van de map waarin de data gevonden werd, en/of aan de extensie van het bestand. Zo kunnen we bijvoorbeeld bepalen dat gegevens van de NBD gedownload worden in de directory d:\import\facturen, en dat de facturen eindigen op de extensie.fac. Met behulp van deze setting kunt u mapnamen en extensies opgeven waar het systeem naar moet zoeken. Wanneer u op dit niveau een nieuwe setting invoert, kunt u de mapnaam specificeren, bijvoorbeeld d:\import\facturen zoals getoond in het voorbeeld hieronder:

179 179/315 Ook de karakterset van de binnenkomende data moet worden gespecificeerd. In het geval van de NBD is dit altijd ASCII. Na het definiëren van de map kan op het nieuwe item gedubbelklikt worden in de lijst, waarna informatie over de bestandsextensie(s) kan worden ingegeven: In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat de factuurbestanden altijd voldoen aan de naam *.nbd. De korte beschrijving van de extensie wordt gebruikt in de reguliere productie wanneer het systeem de beschikbare bestanden voor import toont. Merk op dat we in de voorgaande voorbeelden het systeem zo ingesteld hebben dat de AIDA en AIDAWB bestanden in dezelfde map terechtkomen. Door middel van de

180 180/315 extensie kan dus in eenzelfde map onderscheid gemaakt worden tussen de beide formaten. Let op : de map- en bestandsnamen zijn de namen zoals die gebruikt worden op de server. De verwerking van de facturen gaat er dus vanuit dat bestanden te vinden zijn in de genoemde mappen op de server, en niet op de cliënt pc waar het importscherm op dat moment is aangeroepen (Alhoewel dit wel ingesteld kan worden met het automatische importscript dat hierna beschreven wordt).

181 181/315 Automatische Import Het icoon stelt de gebruiker in staat om de naam (niet de details) van een uit te voeren script op te geven, wat vervolgens wordt uitgevoerd iedere keer dat een gebruiker afo 482 binnenkomt (om factuur (EDI) bestanden te importeren of te verwerken). Het idee hierachter is dat zo n script gebruikt kan worden om bijvoorbeeld een ftp commando aan te roepen dat automatisch de facturen van een cliënt uploadt naar de Vubis Smart server. Het maken en uitvoeren van een dergelijk script wordt onder verantwoordelijkheid van de bibliotheek uitgevoerd Instellen van de leverancier in AFO 241 Vervolgens moeten we het systeem aangeven welke leverancier correspondeert met de factuurbestanden van de NBD.

182 182/315 De nieuwe regel 8 EDI moet op Ja gezet worden. Vervolgens kan met de knop de EDI configuratie verder ingesteld worden. Zie volgende paragraaf.

183 183/ EDI Formaten (NBDAIDA, NDBAIDAWEB) In het onderhoud EDI formaten binnen de leverancier wordt aangegeven welke EDI formaten verwacht kunnen worden. In dit geval is dat AIDA of AIDAWEB. Beide formaten kunnen worden gespecificeerd of gewijzigd; door voor invoeren te kiezen of te dubbelklikken op een regel kunnen de gegevens worden ingevoerd of gewijzigd:

184 184/315 De details van de beide formaten dienen exact zoals in de bovenstaande voorbeelden in het systeem te zijn geconfigureerd. Door het configureren van deze formaten bij de leverancier wordt aangegeven weet het systeem op andere plekken dat de beide formaten bij de leverancier NBD horen. (Dit veld (ID code) is eigenlijk het EDI adresnummer, gebruikt om wereldwijd een unieke leverancier te kunnen aanduiden. In dit geval is in het systeem geprogrammeerd dat intern gezocht moet worden naar de NBDAIDAWEB gegevens om de NBD facturen te kunnen laden). Het versienummer moet ingevoerd worden zoals in het voorbeeld, het korte commentaar kan iedere willekeurige tekst zijn.

185 185/ NBD Berichttypen Na het definiëren van de formaten bij de leverancier in AFO 241 kunnen de berichttypen worden aangepast door te dubbelklikken op het gewenste formaat: Na het instellen van het formaat NBDAIDA is het noodzakelijk om aan te geven dat het hier gaat om berichttype INVOICES (facturen) dat verwerkt moet worden voor dit formaat. Opmerking 1: veel van de instellingen op dit scherm zijn niet van toepassing op facturen en worden hier verder niet uiteengezet. EDIFACT als standaard ondersteunt facturen, bestellingen, bestelberichten, etc., maar niet iedere leverancier maakt gebruik van de complete set uit de standaard.

186 186/ mapping berichten Met het icoon kan tenslotte de locatie mapping worden ingesteld: De binnenkomende data van de NBD heeft een locatiespecifiek veld waarin een nummer is opgenomen dat gebaseerd is op het debiteurennummer dat de NBD hanteert voor de bibliotheek in kwestie. Met behulp van deze afo kan een mapping worden gemaakt tussen de code en een bestemmingslocatie.

187 187/ Productiewerkzaamheden Bestanden importeren AFO 282 toont een overzicht van bestanden die klaar zijn voor verwerking. Door het binnengaan van AFO 282 worden de eventueel aanwezige automatische scripts (zie onderhoud folders) uitgevoerd, waarna de gevonden bestanden die klaar staan om te worden ingelezen worden getoond. Alleen de bestanden die voldoen aan de instellingen voor de padnamen en bestandsextensies worden hier getoond. De instellingen hiervoor werden uitgelegd in paragraaf De bestanden kunnen een voor een worden geïmporteerd door de bestanden per stuk te selecteren, of alle bestanden in een keer door op het 321 icoon te klikken. Na verwerking worden de bestandsnamen hernoemd met een tijdsaanduiding van verwerking zodat ze niet opnieuw in deze lijst worden getoond. Wanneer er problemen zijn worden foutberichten getoond, wanneer de import succesvol verlopen is wordt automatisch doorgeschakeld naar AFO 283 (EDI verwerking berichten). In AFO 283 wordt dan de daadwerkelijke verwerking gestart.

188 188/315

189 189/ EDI berichtverwerking Deze functie komt automatisch op het scherm na een import van factuurbestanden, maar kan ook handmatig gestart worden door AFO 283 te selecteren. Die scherm toont alle huidige en voorgaande berichten, met de verschillende statussen. Normaal gezien zal de status van een nieuw geïmporteerd bestand op klaar staan, en reeds verder verwerkte bestanden op geladen. Oudere berichten kunnen met het schrap icoon worden verwijderd, maar dit betekent niet dat de achterliggende data ook wordt verwijderd. Deze blijft in het systeem opgeslagen om ook later nog analyses op de aangeleverde bestelregels te kunnen uitvoeren. Met het icoon laad inkomende boodschappen worden de klaarstaande berichten verder verwerkt in het systeem, maar ook individuele boodschappen kunnen worden geladen met de optie behandel individuele boodschappen. Met behulp van de optie toon leveranciersrecord wordt de leveranciersinformatie getoond voor de betreffende boodschap. In het geval dat er problemen optreden kunt u zo snel controleren of er problemen zijn met het leveranciersbestand. Na het correcte laden van een of meerdere boodschappen komt de gebruiker weer terug op dit scherm, en kan de afo op de normale manier verlaten worden.

190 190/315

191 191/ AFO 284 EDI fouten Wanneer er fouten worden aangetroffen in de data, wordt dit scherm weergegeven. Dit scherm kan ook geopend worden via AFO 284. Afhankelijk van de context van de verwerking wordt het bovenstaande overzichtsscherm getoond, wanneer dit niet van toepassing is wordt direct het detailscherm met de fouten geopend. Het detailscherm wordt ook getoond wanneer op het overzichtsscherm een regel wordt geselecteerd.

192 192/315 Dit voorbeeld toont een bestand waarbij een groot aantal bestelregels niet gevonden is (het externe bestelnummer is niet gevonden).

193 193/315 Nog specifiekere details worden getoond door weer een individuele regel te selecteren: Dit scherm toont de brongegevens, met regelnummer en data, samen met de uitgepakte data in intern formaat. Dit interne formaat correspondeert met de veldnamen zoals ze gebruikt worden in de EDIFACT standaard voor meer informatie verwijzen we naar externe documentatie over deze standaard Waarschuwingen AFO 284 biedt ook de mogelijkheid aan de gebruiker om te zien welke data is geladen, Aangezien de gebruiker die belast is met het laden van de boodschappen, niet de persoon hoeft te zijn die ook de facturen behandelt, toont het waarschuwingenscherm alleen de nieuwe facturen die op deze manier geladen zijn (sinds de laatste keer dat de gebruiker de waarschuwingen bekeek).

194 194/315 Bijvoorbeeld: De gebruiker kan direct naar het factuur-verwerkingsscherm gaan door een regel te selecteren. De factuur hoeft niet opnieuw te worden opgezocht. Van hieruit kan ook direct naar de leveranciersgegevens gekeken worden, of naar de EDI brondata die voor deze gegevens gezorgd heeft, mocht dit van belang zijn. Wanneer op een regel gedubbelklikt is, wordt de regel als verwerkt gemarkeerd door een set *** voor de regel. Wanneer de gebruiker deze functie verlaat verdwijnen deze tekens weer uit de lijst. (alhoewel dit tijdelijk uitgezet kan worden). (Ook kunnen items handmatig uit de lijst verwijderd worden, of ze te herstellen, op zo n manier dat ze niet verdwijnen, ook niet als ernaar gekeken is.)

195 195/ Diverse wijzigingen AFO 232 Overzicht facturen Het scherm overzicht facturen is uitgebreid zodat een selectie mogelijk wordt op factuurnummer: Het eerste veld bepaalt het aantal facturen dat getoond wordt. 0 betekent dat er geen limiet wordt gesteld.

196 196/315 Het factuurnummerbereik is optioneel; een enkel nummer mag worden ingevoerd, met gebruikmaking van een zogenaamde wildcard: Invoer ABC234 Haalt alle facturen op die beginnen met ABC2343. ABC234* Gedraagt zich op dezelfde manier als het vorige voorbeeld; * wordt altijd impliciet toegevoegd maar kan ook worden ingetypt. ABC234- Haalt alle facturen op die groter of gelijk zijn aan ABC234. Deze matching vindt per karakter plaats, dus bijvoorbeeld ABC4 is groter dan ABC234 en zal dus worden opgehaald. ABC1111 is kleiner en wordt genegeerd. ABC123+ Dit is een numerieke zoekactie. Het plusteken geeft aan dat het numerieke gedeelte van het factuurnummer als zodanig moet worden behandeld. In dit geval wordt ABC4 genegeerd (4 is kleiner dan 123), maar wordt ABC1111 wel meegenomen aangezien 1111 groter is dan 123.

197 197/ Aanpassingen aan de EDI / EDIFACT export Het plaatskenmerk kan nu gezonden worden als onderdeel van de EDIFACT besteldetails wanneer dit gewenst is. Er zijn vier nieuwe velden op het scherm Bibliografische bronnen voor EDI bestellingen, dat via AFO 285 geopend kan worden. Deze worden gebruikt om de elementen in te voeren die samen de volgende EDI velden vormen. Dewey rubriekscode LC rubriekscode Andere rubriekscode Lokale rubriekscode Verzonden als IMD segment code 230 Verzonden als IMD segment code 240 Verzonden als IMD segment code 250 Verzonden als GIR segment code LSM (lokale plaatskenmerk op exemplaarniveau) Daarnaast zijn er vier nieuwe checkboxen op hetzelfde scherm om het zenden van deze velden als onderdeel van de IMD segment details aan of uit te zetten. Ze worden dan op dezelfde manier als bijvoorbeeld titelgegevens verzonden. Het lokale rubriekscode veld kan worden overruled door een specifieke tekst uit de deelbestelling wanneer tekst is ingevoerd in het noot-veld van deze deelbestelling. De tekst in het nootveld is dan bijvoorbeeld: LSM:balie 2 Dit zorgt ervoor dat de tekst Balie 2 wordt meegezonden in het GIR LSM segment. Account nummer Account nummer informatie kan op de volgende manier gezonden worden: Wanneer een accountnummer via EDI verzonden moet worden, dan dient dit in het veld ref no. Op een bestelregel te worden ingevoerd in het formaat: ac: Dit zorgt er dan voor dat verzonden wordt als onderdeel van de RFF/API segment data. Wanneer de eerste 3 karakters van het ref no veld niet ac: zijn dan wordt dit veld als een standaard referentienummer beschouwd en wordt niet verzonden via EDI. Printen van de ref no velden blijft ongewijzigd, d.w.z. de gehele inhoud van het veld wordt altijd afgedrukt.

198 5 Uitleenadministratie Vubis Smart Release /315

199 199/ Uitlenen per uur Uitlenen per uur maakt het mogelijk om materialen uit te lenen voor periodes die niet in aantal dagen worden berekend. Dit zou bijv. het geval kunnen zijn voor zgn. korte leen -collecties, waarvoor de uitleentermijn slechts enkele uren is. Dit soort uitleningen is doorgaans relatief complex, met name i.v.m. het reglement dat moet worden geïmplementeerd in het weekend of gedurende vakantie-periodes. Het tweede doel van deze functionaliteit is het mogelijk maken van meer verfijning in de setup en implementatie van de Uitleentermijn-parameters AFO 481 Uitleentermijnen In vorige releases kon u de volgende informatie i.v.m. uitleentermijnen definiëren voor elke lenerscategorie/objectcategorie-combinatie: Uitleenperiode uitgedrukt in aantal dagen Maximum aantal toegelaten reserveringen Een totale maximale uitleenperiode Uitleenperiode voor verlengingen (uitgedrukt in aantal dagen) Een uitleenperiode voor de verlenging van exemplaren voor wie er een reservering openstaat Elke set van uitleenregels werd apart ingevoerd, zelfs al waren de regels voor vele lenerscategorie/objectcategorie-combinaties vaak hetzelfde. Vanaf deze release zijn de regels samengevoegd in een aparte parameter die Leenreglement heet (zie sectie 5.1.2). Voor elke meta-instelling voor de uitleen kunnen er een onbeperkt aantal van dergelijke Leenreglementen worden gedefinieerd. Een leenreglement bevat alle net vermelde parameters plus een aantal extra parameters i.v.m. uitlenen per uur. Deze parameters worden nu niet meer voor elke combinatie van lenerscategorie en objectcategorie gedefinieerd; voortaan wordt aan een dergelijke combinatie een leenreglement gekoppeld.

200 200/315 U moet niet meer elke set parameters definiëren steeds weer opnieuw invoeren, maar het van toepassing zijnde leenreglement koppelen. Wijzigingen in de parameters moeten dan ook slechts in het leenreglement worden doorgevoerd, wat zou moeten leiden tot een eenvoudiger en efficiënter beheer. Als bijv. de verlengtermijn wijzigt, moet u dat slechts doen in de van toepassing zijnde leenreglementen, in plaats van in een groot aantal combinaties van lenerscategorie en objectcategorie. (Om deze reden is het trouwens aangewezen leenreglementen namen te geven die los staan van specifieke parameters, dus bijv. Standaard en niet Drie weken ; als de

201 201/315 uitleentermijn van drie weken wijzigt, zal de naam Standaard nog steeds een relevante naam zijn.) U kunt de Leenreglement button gebruiken om de leenreglementen te bekijken. Het systeem zal dan de lijst van gedefinieerde leenreglementen tonen (zie sectie 5.1.2) die in gebruik zijn bij de geselecteerde (getoonde) lenerscategorie. Vanuit dit overzicht kunt u een specifiek leenreglement bekijken om bijv. de actuele uitleenperiodes te bekijken en specifieke leenreglementen te testen (zie sectie 5.1.4) AFO 481 Uitleenreglement Een nieuwe optie, Uitleenreglement, is beschikbaar in het startmenu van AFO 481.

202 202/315 Leenreglementen worden gedefinieerd voor de meta-instelling voor uitlenen. Dit houdt in dat alle instellingen en locaties die tot dezelfde meta-instelling behoren de uitleenreglementen delen. U kunt alleen uitleenreglementen bekijken voor de actuele meta-instelling. Het eerste scherm toont een lijst van de gedefinieerde leenreglementen. Vanuit dit scherm kunt u reglementen wijzigen, toevoegen of schrappen. Ook kunt u vanaf dit scherm regels voor korter-termijn-uitleen beheren (toevoegen/bekijken/wijzigen) en leenreglementen testen. Het scherm ziet er uit als volgt: De buttons voor het toevoegen (icoon [I]) of wijzigen (icoon [D*]) van een leenreglement leiden naar het volgende formulier: Het Code-veld kan alleen worden gewijzigd voor nieuwe leenreglementen en moet langer zijn dan twee karakters. Als u een nieuw reglement creëert toont het systeem vervolgens het formulier voor het invoeren van leenreglement-periodes (zie sectie ).

203 203/315 De In gebruik parameter kan worden gebruikt om te verhinderen dat een bepaald reglement ook daadwerkelijk wordt gekoppeld aan lenerscategorieën / objectcategorieën (AFO 481 Uitleenreglementen). Als u de In use setting uitzet voor reglementen die eerder gebruikt zijn, zal het desbetreffende reglement toch geldig blijven waar het al eerder is toegekend; u kunt het vanaf dan echter niet meer toekennen aan andere categorieën. Als u een leenreglement probeert te schrappen (icoon bevestiging worden gevraagd. [S*]) dan zal er een U kunt een reglement dat al gebruikt is niet schrappen. Als u dat probeert zal het systeem een waarschuwing tonen: Naast de al vermelde buttons, zijn ook de volgende opties (buttons) beschikbaar op het Leenreglement-scherm: Reglements-periodes [*] toont u een overzicht van de leenreglementperiodes. Als een item uit de lijst selecteert (dubbelklik) zal het systeem u ook naar de display van de leenreglement-periodes voeren. Zie sectie (Leenreglementperiodes) voor een gedetailleerde beschrijving. Beleidsmatrix [M*] toont de leentermijn / matrixelementen die het geselecteerde leenreglement gebruiken (zie sectie Beleidsmatrix). Update actuele reglementen [K] biedt u de mogelijkheid een proces uit te voeren dat alle actuele leenreglementen update op basis van de actueel gedefinieerde datumperiodes. Om performanceredenen houdt het systeem een actuele set van leenregels bij. Als een exemplaar wordt uitgeleend (voor uitleningen per dag) hoeft het systeem dan ook altijd maar één tabel te consulteren en niet alle mogelijke codes te overlopen op zoek naar een periode waarin de huidige dag valt.

204 204/315 Dit backgroundproces controleert de toepasbaarheid van specifieke leerperioderegels en kopieert de van toepassing zijnde perioderegels naar de actuele set, die bij het uitlenen zal worden gebruikt. De leenreglementen van de lener- / objectcategorieën wordt daarbij automatisch geüpdate. Op deze manier is het dus mogelijk op een eenvoudige manier uitleenregels te definiëren lang voor de datum dat ze van toepassing worden. Het backgroundproces waarvan hier sprake is zal er voor zorgen dat de correcte leenregels op het gepaste moment actueel zullen worden. Om dit effect te bereiken is het aangewezen dit proces elke dag te laten lopen als een permanent in memory proces, s ochtends vroeg. Het kan echter ook worden uitgevoerd als een eenmalige, niet-permanente taak. Het volgende schermvoorbeeld toont hoe het proces elke ochtend om 5:30 gestart zal worden. Nadat het proces eenmaal in memory ingepland wordt, kunt u AFO 642 gebruiken om het proces te monitoren en / of de setup ervan te wijzigen. Korte-uitleen-regels [R] leidt naar de korte-uitleen-regels. Zie sectie (Korte-uitleen-regels).

205 205/315 Test reglement-regels [T] maakt het mogelijk om de leenreglement-regels te testen. Zie sectie (Test-optie) Leenreglement-periodes Het beginscherm van een specifieke leenreglement-periode ziet er als volgt uit: Het is niet mogelijk om gaten tussen leenreglement-periodes te hebben. De startdatum van een periode impliceert automatisch het einde van de vorige periode. Een einddatum wordt op het scherm getoond om de display helderder te maken. Vanaf dit scherm kunt u periodes toevoegen, wijzigen of schrappen. [R]) voert u naar het beheer van korte-uitleen- Korte-uitleen-regels (icoon regels (zie sectie ). Als u een periode toevoegt of wijzigt, wordt het hierna volgende formulier getoond voor de invoer van de details van het reglement:

206 206/315 Leenperiode startdatum is de datum vanaf wanneer deze regels actief zullen worden. De startdatum kan worden gewijzigd, maar mag geen andere periodes overlappen (nog de vorige periode, nog de erop volgende periode). Als u dat probeert te doen, dan wordt de volgende foutboodschap getoond: Op zijn minst één periode moet ook de huidige datum ( vandaag ) bevatten. Dit houdt in dat op zijn minst één startdatum kleiner dan of gelijk aan vandaag moet zijn. Als dat niet het geval is, zal het systeem de volgende boodschap tonen als u het scherm met de leenreglement-periodes probeert te verlaten: Uitleen- en verleng-periode-eenheden bieden een keuze aan uit Dagen, Minuten en de gedefinieerde korte-termijn-regels (zie sectie ). De geassocieerde waarde

207 207/315 correspondeert dus met de eenheid (bijv. 21 dagen of 21 minuten ), behalve als een korte-termijn-regel geselecteerd is. Maximale uitleentermijn is het maximum aantal dagen dat een exemplaar uitgeleend kan worden, ongeacht het aantal verlengingen. Als u de parameters voor een leenreglement-periode die vandaag bevat wijzigt, dan zullen de parameters die het desbetreffende leenreglement gebruiken ook worden aangepast. Als u een leenreglement-periode probeert te schrappen krijgt u de volgende boodschap: De periode die vandaag omvat kan niet worden geschrapt. Als u dat probeert wordt de volgende boodschap getoond: Het volgende Leenreglement-periode -scherm toont hoe de regels voor een relatief eenvoudig uitlenen-per-uur-reglement worden gedefinieerd.

208 208/315 In het eenvoudigste scenario, als de uitleen- of verleng-periode-eenheid op Dagen is gezet, zal het exemplaar worden uitgeleend volgens de logica die gebruikt werd in vorige releases. Als de eenheid op Minuten wordt gezet, zal het aantal minuten dat gespecificeerd is worden toegevoegd aan de uitleentijd om een vervaldatum voor vandaag te berekenen. Als dit als gevolg zou hebben dat de uitkomst van deze berekening niet vandaag, maar morgen valt, dan zal de tijd worden toegevoegd aan 23:59. Het volgende schermvoorbeeld toont hoe leenperiodes voor complexere scenario s kunnen worden gedefinieerd. De periode-eenheid bevat een korte-uitleen-regel. Zie sectie (Korte-uitleen-regels) voor een gedetailleerde beschrijving van deze functionaliteit.

209 209/ Beleidsmatrix De beleidsmatrix-optie (icoon ) op het overzichtsscherm van de leenperiodes toont de leenperiode / matrixelementen waarvoor de regel in gebruik is. Dit is een eenvoudige lijst van de leners- en objectcategorieën die dit leenreglement gebruiken.

210 210/ Korte-uitleen-regels Korte-uitleen-regels worden gebruikt om complexe situaties te behandelen die niet simpelweg beheerd kunnen worden met de normale Dagen en Minuten leenperiode-eenheden. Een typisch voorbeeld hiervan is: Exemplaren uitgeleend tussen 9.00 en11.30 worden uitgeleend tot s middags. Exemplaren uitgeleend tussen en worden uitgeleend tot Exemplaren uitgeleend na worden uitgeleend tot 9.30 de volgende dag, behalve op vrijdag; dan worden ze uitgeleend tot op de eerstvolgende maandag. (Met andere woorden, die correspondeert met ochtend-, middag- en overnachtuitleen.) Korte-uitleen-regels worden op zichzelf gedefinieerd en worden dan nadien aan specifieke leenregels gekoppeld. Dezelfde korte-uitleen-regel kan dus in meerdere contexten worden gebruikt. Korte-termijn-regels zijn in essentie een serie van acties die aan specifieke datum- /tijd-reeksen worden gekoppeld. Aangezien korte-uitleen-regels afhankelijk kunnen zijn van de openings- en sluitingstijden van locaties is het essentieel dat locaties die korte-uitleen-regels

211 211/315 gebruiken gelinkt worden met een uitleenkalender (zie sectie Uitleenkalenders). U kunt de korte-uitleen-reglementen bekijken via het icon op het overzichtsscherm van de leenreglementen, en ook vanaf het overzichtsscherm van de leenregelement-periodes. De eerste lijst toont het volgende: De standaardopties om toe te voegen,, te wijzigen en te schrappen zijn alle beschikbaar. Het toevoegen (icoon [I]) of wijzigen (icoon [D*]) van een korteuitleen-regel leidt naar het volgende scherm: Het Code-veld kan alleen bij nieuwe invoer worden gewijzigd en moet minstens twee karakters lang zijn. De code wordt in hoofdletters opgeslagen Als de In gebruik eigenschap op Nee staat, kunnen gebruikers de code nog niet gebruiken als onderdeel van nieuwe uitleen-periode-regels (de code is niet beschikbaar in de lijst van geldige codes en kan dus niet worden geselecteerd). Als de

212 212/315 code al in gebruik was voor de eigenschap In gebruik op Nee wordt gezet, dan verandert daaraan niets. Aangezien het uitleenreglement gekoppeld kan zijn aan Dagen of Minuten OF aan een korte-uitleen-regel-code, moeten deze laatste codes minstens drie karakters lang zijn. Kortere codes zijn gereserveerd voor intern gebruik (bijv. D wordt gebruikt voor dagen en M voor minuten). Als u een nieuwe korte-uitleen-regel creëert voert het systeem u vervolgens naar de Korte-uitleen-regels display (zie sectie ). Als u een korte-uitleen-regel probeert te schrappen (icoon een bevestiging worden gevraagd: [S*]) dan zal u om Als er nog korte-uitleen-regels gekoppeld zijn aan het reglement, dan zult u een foutmelding zien. Het schrappen wordt in dat geval niet toegestaan. ) voert u naar het onderhoudsscherm van de korte- De Details-optie (icoon uitleen-regels (zie ). De Leenreglement-optie (icoon ) toont de reglementen die de geselecteerde regel in gebruik hebben (zie sectie ).

213 213/ Korte-uitleen-regels details De korte-uitleen-regels bestaan in principe uit een lijst van regels die de datum en tijd van uitlenen associëren met een berekening om de vervaldatum en -tijd te bepalen. De initiële display toont de lijst van de regels die al gedefinieerd zijn. Het creëren of wijzigen van een regel toont de volgende velden. Weekdag is een combo box die de dagen van maandag tot zondag toont. Start- en eindtijd zijn verplichte velden en definiëren voor de gekozen dag een begin- en eindtijd waarbinnen de uitleentransactie plaatsvindt. Leenperiode-regel biedt u een aantal mogelijke parameterdefinities, nl. Input van het formaat uu:mm impliceert dat er een specifieke tijd wordt toegekend aan de vervaldatum/-tijd. Doorgaans zal dit vandaag zijn, maar als u de tijd ook een andere dag aangeven (zie volgende mogelijkheid). Input van het formaat n/uu:mm impliceert dat het systeem n dagen voorwaarts zal springen. 1/09:00 impliceert dus een vervaldatum morgen om 9 uur s ochtends. Input van het formaat nn (bijv. 60) impliceert een leenperiode van het gedefinieerde aantal minuten (60 in ons voorbeeld) gerekend vanaf het moment

214 214/315 van uitlenen. Als de vervaldatum hierdoor na middernacht valt, zal het vanaf 23:59 worden berekend (zoals hierboven voor het simpele scenario). Het formaat n/mmm (bijv. 1/120 ) regelt het wrappen van de leenperiode voorbij de actuele sluitingstijd; de vervaltijd is dan het aantal overblijvende minuten gerekend vanaf de openingstijd op de volgende dag ( n aantal dagen!). Het formaat n/+mmm (bijv. 1/+120 ) specificeert een specifiek aantal minuten vanaf (voorbij) de eerstvolgende openingstijd ( n aantal dagen!) Leenreglement-display U kunt het -icoon op het Korte-uitleen-regel-scherm gebruiken om de leenreglementen die geassocieerd zijn met de geselecteerde korte-uitleen-termijn te bekijken. Op het volgende schermvoorbeeld kiest u bijv. 5MINUTE en het - icoon: Het systeem toont een lijst van leenreglement-codes die gelinkt zijn aan de geselecteerde korte-uitleen-regel.

215 215/ Uitleenkalenders U moet in AFO 484 een korte-uitleen-kalender definiëren die zal worden gebruikt voor niet-daggebonden uitleen. Per instelling/locatie worden de openings- en sluitingstijden gedefinieerd. Als een dergelijke korte-uitleen-kalender niet gedefinieerd wordt, kunnen de vervaltijden bij uitlenen per uur (zowel in de eenvoudige als meer complexe varianten) niet worden berekend.

216 216/315 Korte-uitleen-kalender is een dropdown-lijst die gebruikt wordt om een locatie te linken met een meer gedetailleerde kalender (die gedefinieerd is in AFO 622). Systeemkalenders worden elders beschreven, maar ter verduidelijking nemen we een voorbeeld op. Systeemkalenders stellen u in staat een reeks openingstijden voor elke dag van de week te definiëren, samen met mogelijke uitzonderingen.

217 217/315 Het systeem houdt dus een set van openingstijden bij voor elke kalenderdag die bij de gedefinieerde kalender hoort, en deze worden gebruikt om de openings- en sluitingstijden vast te leggen. Waarschuwing De bestaande lijst van sluitingsdagen (gedefinieerd in AFO 484) blijft in gebruik voor daggebaseerde uitleen. Voor uitlenen per uur wordt echter de korte-uitleen-kalender-parameters gebruikt (zowel in de eenvoudige als in de meer complexe scenario s) Test-optie De Test-optie (icoon formulier. ) op het Leenreglement-scherm toont het volgende Met behulp van dit formulier kunt u elke combinatie van lenerscategorie, objectcategorie, instelling, locatie, uitleendatum en uitleentijd definiëren om de vervaldatum en -tijd te laten berekenen. Als u op de OK-button klikt zal het systeem op basis van de gedefinieerde variabelen de vervaldatum en -tijd berekenen en het volgende scherm tonen.

218 218/315 Als de vervaldatum of -tijd niet kan worden berekend, zal een foutboodschap worden getoond.

219 219/315 De volgende foutmeldingen kunnen verschijnen: Boodschap Leenreglement heeft geen periode die de uitleendatum omvat Korte-uitleen-regel heeft geen periode die de uitleentijd omvat Korte-uitleen-regel-periode bevat geen leenperiode-regel Er is geen Korte-uitleenkalender gedefinieerd voor deze locatie Leenperiode-regel is niet correct geformatteerd Volgende openingsdag kan niet worden berekend controleer de Korte-uitleen-kalender Actie die noodzakelijk is Creëer een periode in het gespecificeerde Leenregelementen dat de uitleendatum omvat (indien van toepassing). Creëer een periode in de gespecificeerde leenregel die de uitleentijd omvat (indien van toepassing). Definieer een leenperiode-regel in de korte-uitleenregel-periode (die de uitleendatum en -tijd omvat) voor de gespecificeerde leenregel. Controleer AFO 484 voor de gespecificeerde locatie. U MOET een korte-uitleen-kalender definiëren indien u uitlenen per uur wilt gebruiken op die locatie. Controleer de leenperiode-regel in de korte-uitleenregel-periode (die de uitleendatum en tijd omvat) voor de gespecificeerde leenregel. De korte-uitleen-kalender voor de gespecificeerde locatie (AFO 484) moet worden nagekeken. Ga naar AFO 622 en controleer de begin- en eindtijd van de kalender.

220 220/ Algemeen In de volgende AFO s is ofwel de verval-tijd, uitleentijd of terugbrengtijd toegevoegd aan de display aan de corresponderende datums. AFO Functie Beschrijving van de wijziging 411 Uitlenen Toont de vervaltijd 412 Innemen Toont de vervaltijd 412 Innemen Boeteberekening is gewijzigd en vraagt nu naar de terugbrengtijd. Zie sectie Verlengen Toont uitleentijd en vervaltijd 414/419 Betaalscherm Toont de vervaltijd en de innametijd 415 Reserveren Toont de vervaltijd wijzigen / annuleren reservering 421 Reserveren Toont de vervaltijd plaatsen reservering 421 Reserveren overzicht van bezitsgegevens De kolom beschikbaarheid op het overzicht van de bezitsgegevens toont de vervaltijd na de vervaldatum 423 Exemplaardetails Toont de vervaltijd en de tijd waarop de laatste inname plaatsvond 111 Exemplaaroverzicht Toont de vervaltijd 413 Overzicht actueel uitgeleende exemplaren Toont de vervaltijd 452 Rappels Toont uitleentijd en vervaltijd WebOpac WebOpac Toont uitleentijd en vervaltijd Bonnen (o.a. uitleenbonnen, verlengbonnen, innamebonnen) Toont de vervaltijd (en de uitleentijd) Boeteberekening De optie om de terugbrengdatum aan te passen (icoon ) in AFO 412 is nu uitgebreid met de mogelijkheid dat de gebruiker ook de terugbrengtijd kan aangeven. Als de terugbrengtijd niet wordt ingevuld en de terugbrengdatum is niet vandaag, dan wordt als terugbrengtijd 23:59 aangenomen. Als de terugbrengtijd niet wordt ingevuld en de terugbrengdatum is vandaag, dan wordt als tijd de actuele systeemtijd genomen. Dit is van belang aangezien de vervaltijd en de terugbrengtijd nu van belang zijn voor de boeteberekening.

221 221/315 Wijzigingen aan de boeteberekening Standaard-daguitleen heeft een vervaltijd van 23:59 op de vervaldag. Uitlenen per uur heeft een berekende vervaltijd gebaseerd op het leenreglement. Als een uitlening-peruur vandaag vervalt en de vervaltijd vóór de huidige tijd valt, dan is het exemplaar te laat ingeleverd en wordt de lener een boete van één dag aangerekend. Er zijn geen vrijstellings-dagen voor uitleningen per uur Conversie van bestaande uitleenregels Om deze nieuwe design te kunnen implementeren zonder impact op bestaande systemen zal het systeem de parameters die in AFO 481 gedefinieerd waren converteren naar de nieuwe structuur. Hierbij worden unieke regel-sets geïdentificeerd die automatisch leenregelement-codes krijgen toegewezen. Deze hebben het formaat LoanPolicy001, LoanPolicy002, enz. Deze nieuwe leenreglement-codes worden dan toegepast op de relevante leentermijn-definities. Voor deze door het systeem gegenereerde codes wordt als startdatum 1 januari 2000 gebruikt.

222 222/ Gebieds -reserveringen Deze nieuwe functionaliteit stelt u in staat Reserveringsgebieden te definiëren in het systeem. Elk door de bibliotheek gedefinieerd Reserveringsgebied bestaat uit een groep locaties die gebiedsreserveringen kunnen honoreren gemaakt door locaties waar dat reserveringsgebied bij hoort. Naast de door de bibliotheek gedefinieerde reserveringsgebieden ondersteunt het systeem nog een gebied genaamd Systeem en een gebied genaamd Lokaal. Een locatie kan behoren tot meer dan een reserveringsgebied (voor het honoreren van een reservering). Hoewel parameters worden ingesteld voor elke locatie kan de bibliotheek een default reserveringsgebied definiëren dat gebruikt moet worden bij het plaatsen van een nieuwe reservering. Als er geen default is gedefinieerd voor een locatie, neemt het systeem * als default (de scope is systeembreed). Dat is wat het systeem doet in releases voorafgaand aan Zodra het default reserveringsgebied is toegekend, kunt u besluiten de scope aan te passen door te klikken op de nieuwe button Beperking per gebied. Dit resulteert in een dropdown lijst die u in staat stelt de scope te wijzigen naar Systeem, Lokaal of elk andere geldig reserveringsgebied dat de bibliotheek heeft ingesteld voor deze locatie. Het is mogelijk dat een locatie reserveringen kan honoreren voor een andere locatie, terwijl dit omgekeerd niet kan Parameters voor gebiedsreserveringen Er zijn twee soorten parameters die ingesteld moeten worden: Reserveringsgebied Een reserveringsgebied wordt gedefinieerd met een unieke code, een omschrijving, een lijst van locaties die bij het gebied horen en een vlag die bepaald of afhaallocaties beperkt zijn tot de locaties van het reserveringsgebied. Deze parameters worden ingesteld via AFO 481 Reserveringen Reserveringsgebieden. Als u deze menuoptie kiest wordt het overzichtsscherm gepresenteerd.

223 223/315 Hier zijn de volgende buttons beschikbaar: Nieuw reserveringsgebied U kunt deze button gebruiken om reserveringsgebieden toe te voegen. Als u hier op klikt wordt het dialoogvenster voor een nieuw reserveringsgebied getoond.

224 224/315 Code: deze moet uniek zijn en mag niet * of! zijn (deze codes zijn gereserveerd voor de gebieden Systeem en Lokaal ) Omschrijving : ruimte voor de omschrijving van het reserveringsgebied. De omschrijving wordt in de dropdown lijst getoond naast de code. Inbegrepen locatie(s): bevat een lijst van alle locaties van deze meta-instelling die gebiedsreserveringen ondersteunen (zie volgende sectie). Kies de locaties uit waarvan u wilt dat ze bij het nieuwe gebied horen. U kunt meerdere locaties selecteren. Beperk afhalen tot de inbegrepen locatie(s): geeft aan of afhaallocaties beperkt zijn tot de locaties van dit reserveringsgebied. Wijzigen reserveringsgebied: Selecteer de code die u wilt wijzigen en klik op deze button. Wanneer u meer dan 1 code selecteert wordt alleen de eerste aangeboden om te wijzigen. Schrappen reserveringsgebied: Selecteer de code die u wilt verwijderen en klik op deze button. Er worden twee boodschappen getoond. De eerste waarschuwt u als de code in gebruik is. De tweede is een bevestiging van de verwijdering.

225 225/315 Klik op OK om de genoemde reserveringsgebieden te verwijderen. Als u op Annuleer klikt worden de codes niet verwijderd Parameters op niveau van de locatie Voor elke locatie zijn er zeven nieuwe parameters. U vindt deze in AFO 481 Reserveringen Diversen, waar onderstaand scherm wordt getoond:

226 226/315 Ondersteunt deze locatie reserveringen met beperking per gebied? Als deze parameter is aangevinkt, kan deze locatie geselecteerd te worden om deel uit te maken van één of meer reserveringsgebieden. Als deze parameter wordt uitgezet, controleert het systeem of de locatie al deel uit maakt van één of meer reserveringsgebieden. Als dat zo is, zal het systeem waarschuwen. Als u daarna op OK klikt zal het systeem doorgaan en de locatie verwijderen bij de betreffende reserveringsgebieden.

227 227/315 Default plaatsgebied voor reservering De initiële lijst met keuzes biedt zowel de door de bibliotheek gedefinieerde reserveringsgebieden als * (Systeem) and! (Lokaal). U kunt er één selecteren. Wanneer er een reservering wordt geplaatst op deze locatie en deze parameter heeft een waarde, dan zal de scope van de reservering automatisch dit reserveringsgebied zijn. In dit geval worden alle exemplaren die behoren bij het geselecteerde Reserveringsgebied geselecteerd voor de reservering. Mogelijke reserveringsgebieden dit zijn de codes van de reserveringsgebieden die geselecteerd kunnen worden voor deze locatie wanneer de button Beperking per gebied wordt aangeklikt in AFO 421. Beperking per instelling mogelijk Als deze parameter is aangevinkt omvat de scope van een systeembrede reservering exemplaren van alle instellingen die behoren bij de huidige meta-instelling. Als deze parameter niet is aangevinkt omvat de scope van de reservering alleen exemplaren van de huidige instelling. Als deze parameter is aangevinkt gaat hij voor de parameter Beperking per locatie mogelijk (zie hieronder). Beperking per locatie mogelijk als deze parameter niet is aangevinkt omvat de scope van een systeembrede reservering alleen exemplaren van de huidige locatie. Beperking per plaatskenmerk mogelijk maakt het beperken op plaatskenmerk mogelijk. De drie parameters hierboven (Beperking op ) worden ook gebruikt om de button Beperking per gebied in AFO 421 aan te zetten. Er wordt voorgesteld dat u deze parameters instelt om een echte systeembrede reservering te bereiken die exemplaren omvat exemplaren van alle instellingen die behoren bij de uw meta-instelling. Button Beperking per gebied alleen gebruiken bij beperkingen voor reserveringen Als deze parameter is aangevinkt zijn de buttons Beperken op instelling, Beperken op locatie en Beperken op plaatskenmerk niet actief in AFO AFO 421 wijzigingen Wanneer u een reservering plaatst controleert het systeem of de parameter Default plaatsgebied voor reservering is ingevuld. Deze parameter wordt ingevuld in AFO 481 Reserveringen Diversen. Als deze parameter is ingevuld beperkt het systeem de scope van de reservering automatisch tot exemplaren van dit gebied. Als deze parameter niet is ingevuld, werkt het systeem hetzelfde als in eerdere releases.

228 228/315 Er is een nieuwe de button Beperking per gebied op het reserveringsscherm. Deze button verschijnt naast de andere Beperking op buttons. Deze button is alleen beschikbaar wanneer de parameter Mogelijke reserveringsgebieden voor de huidige locatie één of meer reserveringsgebieden bevat.. Deze parameter wordt ingevuld in AFO 481 Reserveringen Diversen. Wanneer men op de button Beperking per gebied klikt toont het systeem een dropdown lijst van geldige reserveringsgebieden: Zodra u een keuze gemaakt heeft beperkt het systeem de scope van de reservering tot die exemplaren die deel uit maken van het geselecteerde reserveringsgebied. Deze limiet wordt niet toegepast bovenop de default beperking op reserveringsgebied. Deze beperking wordt toegepast in plaats van de default. Wanneer men kiest voor Systeem tellen alle exemplaren mee voor de reservering (volgens de settings van de Beperken op parameters besproken in de vorige sectie). Wanneer men kiest voor Lokaal tellen alleen exemplaren van de huidige locatie mee voor de reservering. Voor de gebruiker zijn er geen wijzigingen in de werking van de andere Beperken op buttons. Als er al een beperking op gebied is toegepast komt de keuze van een van de andere Beperken op buttons bovenop de beperking op gebied (d.w.z. als u kiest voor beperken op locatie bovenop een beperking op reserveringsgebied, dan kunt u alleen beperken op een locatie die behoort bij dat reserveringsgebied). Wanneer het beperken afgerond is, wordt de beperking op gebied verwijderd. Effectief heeft de Beperken op de beperking op gebied vervangen. Als u niet kiest voor de nieuwe Beperken op gebied button en ook geen parameter Default plaatsgebied voor reservering invult voor de huidige locatie dan werkt het systeem net als in voorgaande releases. Wanneer er geen exemplaren van de titel zijn binnen de meta-instelling doet het er niet toe wat het default plaatsgebied is, het systeem toont dan de melding dat de bibliotheek geen exemplaren heeft (en laat u niet verder gaan met de reservering) of toont de melding dat er geen exemplaren voorradig zijn (en laat u daarna verder gaan met de reservering). Dit is afhankelijk van de instelling van de parameters in AFO 481

229 229/315 Reserveringen Reserveren van titels zonder objecten. Wanneer u een reservering plaatst voor een titel zonder objecten, is de scope van die reservering gebaseerd op de parameter Default plaatsgebied voor reservering van de huidige locatie. Als er exemplaren van de titel elders binnen de meta-instelling zijn en het Default plaatsgebied voor reservering resulteert in geen exemplaren, wordt het reserveringsscherm aangeboden zonder exemplaren er op. Op dit punt kunt u de nieuwe Beperken op gebied button aanklikken om de scope van de reservering te wijzigen. In de bovenbalk van het scherm wordt aangegeven wat de huidige scope van een reservering is: M.b.v. de button beperkingen ongedaan maken kunt u de scope van de reservering terugzetten naar hetzij * (Systeem) hetzij het default plaatsgebied (indien gedefinieerd). Op het dialoogvenster voor het plaatsen van een reservering kan de lijst van afhaallocaties beperkt zijn. Wanneer de scope van de reservering een door de bibliotheek ingesteld reserveringsgebied is en voor dat gebied de afhaallocaties beperkt zijn tot de locaties van het gebied, dan toont deze lijst alleen de locaties van het reserveringsgebied plus *ophalen waar gevonden. Deze parameter is te vinden in AFO 481 Reserveringen Reserveringsgebieden. Wanneer bijvoorbeeld het geselecteerde reserveringsgebied alleen PNB/BD en PNB/CEN omvat and de parameter voor afhaallocaties is gezet, dan zijn de geldige afhaallocaties: PNB/BD PNB/CEN *Ophalen waar gevonden

230 230/ AFO 415/421 wijzigingen Het dialoogvenster met reserveringsdetails is aangepast en heeft nu een veld Scope per reserveringsgebied. Wanneer de reservering is beperkt tot een door de bibliotheek ingesteld reserveringsgebied, dan bevat dit veld de code van het reserveringsgebied. Wanneer de reservering is beperkt tot een door de bibliotheek ingesteld reserveringsgebied en de afhaallocatie parameter is ingesteld, toont de lijst van geldige afhaallocaties alleen de locaties van het reserveringsgebied plus *ophalen waar gevonden.dat scherm ziet er nu zo uit:

231 231/ Foto s in de lenersadministratie Inleiding Het systeem stelt u in staat één of meerdere foto s aan een lenersrecord te koppelen. Indien u een lener selecteert in AFO 431 (Lenersadministratie) en er is een foto aan het record gekoppeld, dan zal het systeem de foto tonen in een zgn. floating window Foto s bekijken Als u in AFO 431 een lenersrecord selecteert waaraan een foto gekoppeld is, dan zal het system automatisch de foto( s) tonen gelijktijd met het overzichtsscherm van het lenersrecord. De foto wordt getoond in een apart venster. Het is mogelijk dat er meerdere foto s aan hetzelfde lenersrecord gekoppeld zijn, zoals getoond wordt in het volgende schermvoorbeeld.

232 232/315 Als u op een foto (of het eventuele onderschrift van de foto) klikt, zal hij in zijn oorspronkelijke grootte worden getoond in een browser-venster.

233 233/ Toevoegen, schrappen en wijzigen van foto s Om een foto toe te voegen / te verwijderen / te wijzigen klikt u op de foto-optie (de camera-button) op het overzichtsscherm van AFO 431.

234 234/315 Als de foto-optie geactiveerd wordt, toon het systeem een overzicht van de metadata van de gelinkte foto s. Op dit scherm kunt u links met foto s toevoegen, wijzigen en schrappen. Als u de Display -optie activeert kunt u het thumbnail preview-venster activeren. Dit scherm wordt sowieso geüpdate als de metadata i.v.m. de links wijzigt. Wijzigen of toevoegen van links gebeurt als volgt:

235 235/ Interface met Itiva Deze sectie vervangt de Interface met Itiva sectie van de Release Notes van release Overzicht In deze sectie wordt beschreven hoe data verwerkt kunnen worden ter ondersteuning van de berichtgeving aan leners via een telefoonsysteem. Op dit moment is dit gerelateerd aan het i-tiva systeem van de TalkingTech Group in New Zealand. Engelse bibliotheken gebruiken dit om rappels en afhaalberichten voor reserveringen aan leners te sturen. Het is ook mogelijk het systeem te configureren om opvraagberichten en rekeningen te sturen. In de huidige systemen is het gebruikelijk om alleen het 1 e rappel per telefoon te versturen en de overige rappels per conventionele, papieren post. In deze eerste release van ondersteuning voor Itiva kunnen alleen rappels worden verstuurd. Het i-tiva systeem bevat opgenomen informatie zoals gespecificeerd door de bibliotheek. Andere informatie wordt gehaald uit gegevens in het rappel-bestand, in het bijzonder de lenersnaam. I-tiva software en hardware vormen een aparte machine, de i-tiva server. Data wordt uitgewisseld tussen de beide servers. De boodschappen van de dag worden door i-tiva campaign genoemd Contact methoden Zie sectie voor volledige details. Het is mogelijk het systeem zo te configureren dat de rappels worden gestuurd via de Itiva server als voice mail of als SMS, door de lener een toepasselijke contactmethode toe te kennen. De volledige details van configuratie worden besproken in voor deze sectie is het alleen nodig aan te nemen dat het mogelijk is de benodigde rappels te identificeren. Deze sectie vertelt u hoe het systeem te configureren en delen van het systeem te gebruiken die direct gerelateerd zijn aan Itiva.

236 236/ Configuratie Itiva Om het systeem te vertellen dat u gebruik maakt van Itiva voor het bezorgen van rappels gebruikt u de optie Itiva berichtsysteem instellingen binnen het menu Parameters voor output van berichten in AFO 616. Er wordt van uit gegaan dat er maar 1 Itiva systeem in gebruik is, maar het is mogelijke meerdere Itiva systemen te ondersteunen. De volgende schermen vertellen Vubis Smart over deze systemen en geven informatie hoe er mee om te gaan.

237 237/315 Het eerste scherm is bedoeld om de gedefinieerde systemen te tonen en te onderhouden, en ook om de achtergrondprocessen te starten voor het aanmaken van de rappels. Bovenstaande informatie is noodzakelijk voor elk Itiva systeem deze bestandsnamen vertegenwoordigen de wijze waarop informatie wordt uitgewisseld tussen Vubis Smart en de Itiva server. De interactie tussen Itiva en Vubis Smart bestaat uit het uitwisselen van bestanden met relevante informatie en het zijn de namen van deze bestanden die hier geconfigureerd moeten worden. Dit wordt duidelijk uit de installatie documentatie van Itiva en wordt afgestemd in overleg met Geac en Itiva.

238 238/315 De setting van het interface formaat bepaalt het formaat van de berichten die Itiva verwacht te ontvangen (en ook het formaat van de resultaten die Itiva terugstuurt). De LVIS setting maakt een ouder soort connectie tussen Itiva en Vubis Smart. Wanneer LVIS wordt gebruikt mag er maar 1 Itiva server verboden zijn met het systeem. Dit oudere LVIS formaat staat slechts toe dat Itiva de lener informeert dat er, bijvoorbeeld, 3 exemplaren te laat zijn zonder verdere details. De nieuwe standaard is te prefereren. De parameter Gebruik als default MOET aangevinkt worden op 1 gedefinieerd Itiva systeem. Als deze op meer dan 1 systeem wordt aangevinkt zal er een willekeurige server worden geselecteerd! Wanneer er meerdere Itiva servers in gebruik zijn moet de te gebruiken server gedefinieerd worden voor elke uitleenlocatie. Met andere woorden: 1 server is de default voor alle anderen, dan moet het ingesteld worden per locatie via AFO 481 Diversen Contactmethode voor berichten - Contactmethode voor berichten per locatie. Met andere woorden, het systeem gebruikt een enkel Itiva systeem als default. In het ongewone geval dat er meerdere systemen zijn, kunnen specifieke locaties geconfigureerd worden om een alternatief systeem te gebruiken Itiva taal instellingen Het Vlaggetjes icoon maakt het mogelijk taalinstellingen te definiëren voor Itiva. Het is mogelijk de taal die Itiva gebruikt aan te passen aan de contacttaal van de gebruiker aangezien contacttaal een door de bibliotheek gedefinieerde parameter is, moet deze gekoppeld worden aan de taalinstellingen die Itiva kent.

239 239/315 Bovenstaand scherm toont de diverse talen die zijn gedefinieerd in AFO 482 plus een * die moet worden gebruikt als default wanneer Taal niet is gedefinieerd voor een gebruiker. Door het kiezen van een taalcode kan deze gekoppeld worden aan de taalcode van Itiva. Geldige codes staan in een dropdown lijst met de door Itiva ondersteunde codes, te weten Engels, Spaans, Nederlands, Duits en Spaans. Daarnaast is het mogelijk de opties gebruik default en Itiva niet gebruiken te kiezen. In het laatste geval zal het systeem kijken in het veld taal van de lener. Staat daarin een taalcode die gekoppeld is aan Itiva niet gebruiken dan zijn voice mail en SMS geen geldige output methoden en zal het systeem deze overslaan in de hiërarchie voor de geselecteerde contactmethode. (Hetzelfde effect kan natuurlijk bereikt worden door een toepasselijke contactmethode expliciet in te stellen in het lenersrecord).

240 240/ Start van Itiva Verwerking Wanneer de aanmaak van berichten wordt uitgevoerd (AFO 451) op de normale wijze, worden berichten voor Itiva apart gezet Vubis Smart moet meedraaien in de verwerkingscycli van de Itiva server. In het bijzonder stuurt Itiva een lijst van berichten die als voice mail verstuurd hadden moeten worden, maar om de een of andere reden niet verzonden konden worden. In dit geval stopt het systeem de aanmaak van berichten en probeert het bericht op andere wijze dan via Itiva te bezorgen (waarschijnlijk door een gedrukt bericht, maar het kan ook zijn). U moet daarom TWEE onafhankelijke processen starten de ene om de lijst van nietverzonden berichten op te halen, deze moet lopen nadat Itiva klaar is met zijn campaign en voordat de berichten worden aangemaakt; de andere om de berichten voor Itiva apart te zetten na de aanmaak van berichten en voor de verwerking door Itiva. Dit lijkt complexer dan het is! Wanneer bijvoorbeeld de aanmaak van berichten om 02:00 uur moet plaatsvinden, stelt u het ophalen van de lijst in voor 01:30 uur en het afleveren voor 04:00 uur. Tenzij u erg onaardig bent tegen uw leners zult u het versturen van voice mail berichten niet om 4 uur s nachts doen. De achtergrondprocessen worden gestart vanaf het Itiva hoofdscherm met de 321 button. Hoewel u de processen online kunt uitvoeren, is dit eigenlijk alleen bedoeld voor testen; normaliter laat u deze processen door de nachtwaker uitvoeren op het soort tijdstippen als hierboven voorgesteld. Een initieel rapport wordt op het scherm getoond wanneer u het proces start:

241 241/315 Dit herinnert u er aan dat zal worden gevraagd om twee sets gegevens voor de processen die u opstart. U wordt ook gewaarschuwd t.a.v. de status van de data aanwezig op uw systeem; zoals gezegd is dit alleen relevant wanneer u het proces online uitvoert en u gewaarschuwd wordt of er relevante gegevens zijn om het proces uit te voeren. (bijvoorbeeld: het heeft geen zin niet-verstuurde berichten op te halen als die er niet zijn). Wanneer u op dit scherm op OK klikt wordt u gevraagd de twee batch processen op te starten op de voor Vubis Smart gebruikelijke wijze. Er is additionele documentatie beschikbaar waarin meer uitleg staat en die richtlijnen geeft voor meer complexe multi-instelling implementaties Monitoren van de Itiva processen De output bestanden en de inkomende resultaatbestanden worden in een specifieke directory geplaatst (zoals bij de setup gespecificeerd). Het is duidelijk dat het gebruik van deze opslagruimte in de gaten gehouden moet worden ten eerste om er voor te

242 242/315 zorgen dat er geen grote hoeveelheid diskruimte ingenomen worden en ten tweede om te kijken of Vubis Smart en Itiva de juiste interactie hebben. In het bijzonder dient er synchronisatie te zijn bijvoorbeeld, wanneer er een bestand is met niet-verzonden berichten dan zal Vubis Smart niet meer output genereren voor Itiva totdat dit verwerkt is en Itiva zal evenmin iets produceren tot dit bestand verwerkt is.

243 243/ Kosten en betalingen per locatie Introductie De functionaliteit Betalingen per locatie maakt het mogelijk dat exact wordt vastgelegd aan welke organisatie binnen het systeem openstaande posten verschuldigd zijn. In eerdere release werden openstaande posten beschouwd als een schuld aan het systeem als geheel. Het gebruik van deze functionaliteit is geheel optioneel bij de implementatie van Vubis Smart and wordt ingeschakeld door het instellen van de betreffende parameters die bepalen hoe het systeem zich gedraagt. De wijzigingen hieronder beschreven maken het mogelijk om binnen een consortium exact aan te geven bij welke organisatie een openstaande post hoort. Optioneel kan het innen van betalingen voor zulke bedragen beperkt worden tot gebruikers die op een locatie zijn behorend bij de relevante organisatie. Of deze optie nu wel of niet gebruikt wordt, het systeem slaat voldoende informatie op om relevante rapportages te kunnen maken over betalingen ontvangen op andere locaties dan locaties behorend bij de relevante organisatie. Merk op dat bepaalde parameterinstellingen horen bij toekomstige ontwikkelingen die het mogelijk zullen maken dat er betaald wordt met credit cards en dergelijke, gebruik makend van beveiligde online links met externe systemen die dit afhandelen Overzicht Het is het gemakkelijkst om de werking van Betalingen per locatie uit te leggen aan de hand van een voorbeeld. Stel voor dat een lener een boek leent van bibliotheek Alfa en dit te laat inlevert hetgeen resulteert in een boete voor datzelfde filiaal, die niet betaald wordt. Vervolgens komt de lener bij filiaal Beta dan rijzen er diverse vragen wanneer hij de openstaande boete wil betalen op dat filiaal.

244 244/315 Is het redelijk dat filiaal Beta geld ontvangt dat het resultaat is van werk gedaan door filiaal Alfa? Indien ja, mag filiaal Beta het geld dan houden of moet dat worden teruggegeven aan Alfa? Als het boek in feite zelfs van Beta is, maakt dat dan verschil? Het antwoord is natuurlijk: dat hangt er van af. Het hangt er bijvoorbeeld van af of de filialen Alfa en Beta deel uitmaken van dezelfde administratieve organisatie. Of, meer in zijn algemeenheid, van waar de kosten voor zijn misschien moet contributie betaald worden op het filiaal waar men zich inschrijft en mogen boetes overal betaald worden. Voor veel implementaties van Vubis Smart zijn deze vragen niet relevant. De parameterinstellingen hieronder kunnen genegeerd worden bij vele implementaties, en betalingen worden ontvangen op elke locatie (binnen de meta-instelling) Parameterinstellingen Er is een groot aantal gerelateerde parameters, die benaderd kunnen worden via het menu in AFO 497.

245 245/315 Definieer kosten per locatie In deze sectie kunt u twee sets parameters instellen: Voor elke soort kosten die berekend kunnen worden, kunt u in deze tabel vastleggen welke mogelijke locatie behorend bij de kostensoort de locatie bepaalt waar de kosten verschuldigd zijn. Bijvoorbeeld: zijn de kosten voor een duplicaatpas verschuldigd aan de inschrijflocatie van de lener of aan de locatie waar de kosten zijn ingevoerd in het systeem. Voor elke kostensoort kunt u bepalen op welke andere locatie deze betaalbaar is. Bijvoorbeeld: kan een boete verschuldigd aan filiaal A betaald worden bij alle locaties die behoren tot dezelfde instelling. Financiële Groepen Deze parameter maakt het groeperen van locaties mogelijk onafhankelijk van de instelling waartoe de locaties behoren. Bijvoorbeeld: hoewel filialen A, B, C en D tot dezelfde organisatie behoren, zijn voor sommige kosten A en B onafhankelijk van C en D. Dit zou het geval kunnen zijn als A de centrale bibliotheek is, B de naslagafdeling en C de afdeling AVM. Zij wellicht in hetzelfde gebouw gehuisvest, maken gebruik van hetzelfde systeem en delen het lenersbestand; maar de inkomsten van de afdeling AVM moeten onderscheiden kunne worden van de rest. Bovendien kunnen binnen financiële groepen locaties bij elkaar gevoegd worden t.b.v. toegang tot de online credit card betaalmodule de filosofie en betekenis hiervan zullen worden uitgelegd in de release notes voor credit card betalingen. Financiële groep voor actuele locatie Tenslotte is het noodzakelijk (als financiële groepen geïmplementeerd zijn) om een locatie te koppelen aan een financiële groep. Een eenvoudige setting vertelt het systeem tot welke financiële groep een locatie behoort. Rekeningoverzicht Vanaf deze laatste menuoptie kunt u een rapport genereren waarin de locaties waar betalingen zijn ontvangen worden afgezet tegen de locaties waar ze verschuldigd waren. Dit wordt verderop beschreven Financiële groepen Financiële groepen worden systeembreed gedefinieerd d.w.z. over de grenzen van meta-instellingen heen. Dit is nodig voor enige complexiteiten die verband houden met de implementatie van de online credit/debit card betaalmodule in een toekomstige release. Een individuele lener behoort natuurlijk maar tot één meta-instelling, dus kostenposten zijn ook van toepassing op één meta-instelling.

246 246/315 Het kiezen van deze optie resulteert in onderstaand scherm: In dit voorbeeld hebben we een centrale bibliotheek en een schoolbibliotheekdienst. Hoewel deze twee organisaties een enkel uitleensysteem delen, behoren leengelden en boetes bij de organisatie waar de exemplaren zijn geleend. 1 Op dit scherm kunt u financiële groepen toevoegen, bewerken of verwijderen m.b.v. de gebruikelijke buttons. Bij toevoegen of bewerken van een groep wordt onderstaand scherm getoond. 1 Dat kunt u niet zien het is slechts een voorbeeld situatie.

247 247/315 De parameters voor BucksNet worden elders beschreven en zijn niet van belang tenzij er gebruik gemaakt gaat worden van online credit card betaling. Een extra button maakt het instellen van additionele parameters mogelijk voor een tussenpersoon voor online betalingen (bijv. BucksNet). Dit is optioneel en afhankelijk van de taal van de WebOPAC of huidige client instellingen. Dit wordt allemaal uitgelegd in de documentatie voor het Online Credit Card betalingssysteem (een functie binnen een toekomstige release) Definiëren kosten per locatie De menuoptie Kosten per locatie biedt onderstaand scherm waarop elk van de mogelijke kosten / betaalwijzen beschikbaar binnen het systeem getoond worden. Regels kunnen niet verwijderd of toegevoegd worden aangezien deze alle mogelijke kosten / betaalwijzen beschikbaar binnen het systeem vertegenwoordigen. Hoewel alle mogelijke kostensoorten getoond worden zullen deze niet allemaal gebruikt worden en u hoeft alleen gegevens in te vullen voor de types die van belang zijn voor uw bibliotheek.

248 248/315 Door het selecteren van een regel krijgt u een dialoogvenster waarin de locatie en de betaalopties kunnen worden ingevuld. De Betalingsoptie is het simpelst en wordt eerst uitgelegd. Met de Betalingsoptie wordt bepaald op welke locaties betaling van een kostenpost ontvangen mag worden, wanneer de locatie die de kostenpost bezit vastgesteld is. Geldige opties zijn: Geen specifieke locatie betalingen mogen overal ontvangen worden. Locatie betalingen mogen ALLEEN maar op de locatie ontvangen worden waar de kostenpost thuishoort (hierna aangeduid als kostenlocatie) Instelling betalingen mogen worden ontvangen op elke locatie die behoort tot dezelfde instelling als de kostenlocatie Financiële groep betalingen mogen worden ontvangen op elke locatie die behoort tot dezelfde financiële groep als de kostenlocatie De parameter Overschrijden toegestaan stelt een gebruiker in staat deze settings te overtreden om overal een betaling te kunnen accepteren. Dit is natuurlijk niet relevant voor de setting Geen specifieke locatie. Met de Kostenlocatie parameter wordt bepaald aan welke locatie de kostenpost betaalbaar is. Mogelijke waarden zijn afhankelijk van de aard van de kostenpost en de context waarbinnen deze valt.

249 249/315 Er zijn in totaal zeven mogelijke locaties: de thuislocatie van de lener (zoals opgeslagen in het lenersrecord) de locatie waar de transactie plaatsvindt (bijv. de locatie van uitlening) de locatie die eigenaar is van het exemplaar de locatie die manager is van het exemplaar de locatie waar het exemplaar teruggebracht wordt de afhaallocatie geen specifieke locatie. De hierna volgende tabel toont welke opties geldig zijn voor welke betaaltypes. Afhaallocatie Betaalco Eigenaar van Thuislocati exempla Manager van Terugbre nglocatie de Betaaltype e lener ar exemplaar A Contributie Ja B Boete Ja Ja Ja Ja Ja Duplicaat D lenerspas Ja Depositomutatie E (+/-) Ja Ja Depositoterugbetaling Ja Ja F I Inschrijfgeld Ja K Artikel-verkoop Ja Ja L Leengeld Ja Ja Ja Ja M Administratiek osten Ja Ja P Portokosten Ja Ja Q Aanvragen Ja Ja Ja Ja S S S Transactielocatie Reservering geplaatst door personeel Ja Ja Ja Reservering via WebOpac Ja Ja Reservering waarbij kosten worden aangerekend bij Ja Ja Ja Ja Ja

250 250/315 afhalen V Boekvergoedin g Ja Ja W Garantie Ja X Diversen Ja Ja Y Service-kosten Ja Ja Voor boetes is de transactie-locatie de locatie waar het exemplaar oorspronkelijk uitgeleend is Opmerkingen Reserveringen Aangezien er bij het plaatsen van een reservering via de WebOpac geen locatie met de actie geassocieerd is, wordt de optie transactie-locatie voor reserveringskosten die ontstaan zijn via de WebOpac niet aangeboden. Alhoewel de afhaallocatie gespecificeerd kan worden, kan dit in principe (optioneel) op haal op waar gevonden worden gezet als deze optie wordt gekozen, dan wordt de thuislocatie van de lener gebruikt (d.w.z. de locatie in het lenersrecord). Aangezien een reservering betrekking kan hebben op vele exemplaren van vele locaties, kan er bijgevolg geen specifiek exemplaar worden geïdentificeerd. Bijgevolg zijn alleen de thuislocatie van de lener en de transactie-locatie relevant (met uitzondering van wat in de volgende alinea wordt vermeld). Ongeacht de hierboven vermelde beperkingen, als een kost gecreëerd wordt wanneer een specifiek exemplaar een reservering honoreert, dan is er wel degelijk informatie beschikbaar over het exemplaar en kan het systeem dus wel de locatie van het exemplaar als een geldige optie accepteren. Diversen Diverse kosten bestaan niet als zodanig; diversen wordt gebruikt voor zomaar een betaling en een groot gedeelte van deze parameters is niet relevant voor dit type. Daarom is ook alleen de transactie-locatie geldig (d.w.z. de locatie waar de betaling ontvangen werd). Parameter toepasbaarheid Deze parameters zijn van toepassing op de meta-instelling voor uitlenen als geheel Financiële groep / Locatie De menu-optie Financiële groep voor de actuele locatie leidt u naar een eenvoudig formulier.

251 251/315 U kunt ervoor opteren het veld leeg te laten of een financiële groep te kiezen uit de beschikbare lijst van groepen.

252 252/ Online betalingen Dit schermvoorbeeld toont de meest complexe situatie m.b.t. het Betaalscherm. In dit voorbeeld hebben we een bedrag van 2.50 dat verschuldigd is aan de actuele locatie, en dat dus betaald kan worden; een bedrag van 2.00 dat elders verschuldigd is, maar dat (via de override-optie) toch op de actuele locatie betaald kan worden; een bedrag van dat op de huidige locatie sowieso niet betaald kan worden (geen override-optie). Als u deze openstaande posten probeert te betalen, worden er opties aangeboden om wel of niet het bedrag dat optioneel op de actuele locatie betaald kan worden (het tweede bedrag in ons voorbeeld) te betalen bijvoorbeeld:

253 253/ Rekeningoverzicht Het reconciliatierapport is ontworpen om betalingen te identificeren die zijn gedaan op andere locaties dan waar de kosten verschuldigd waren. Met andere woorden: het stelt de bibliotheek in staat dat filiaal A 212,50 heeft ontvangen terwijl dit bedrag toekomt aan filiaal B. Er zijn diverse keuzes voor het draaien van dit rapport. Aangezien de verwachting is dat dit rapport regelmatig gedraaid wordt, maakt de optie opslaan als default het mogelijk een vaste productie set van opties te hebben die steeds opnieuw gebruikt kan worden. De opties zijn: Naam Dit veld biedt de mogelijkheid het rapport een naam te geven voor herkenbaarheid. Begindatum Einddatum Deze twee bepalen de periode waarbinnen betalingen geselecteerd worden. Behalve een specifieke datum kan hier ook de datum van het vorige rapport gekozen worden (deze datum behoort bij de ingelogde gebruiker). De einddatum kan vandaag zijn, maar gisteren is wellicht bruikbaarder. Standaardwaarden als datum van procedure en gisteren zijn handig om op te slaan.

254 254/315 Groepering per locatie De locatie van een kostenpost wordt gedefinieerd op het niveau van Instelling/Locatie. In plaats van het rapport op te splitsen in aparte locaties kunt u met deze parameter het overzicht groeperen per locatie, instelling of financiële groep. Zo kunnen we bijvoorbeeld eenvoudigweg rapporteren dat Instelling X in totaal 345,23 schuldig is aan Instelling Y, i.p.v. Instelling X/Alpha is Instelling Y/Gamma 2,50 schuldig, Instelling X/Beta is Instelling Y/Delta 4,87 schuldig, enzovoorts. Niveau van detail op datum Geldige settings zijn per dag, per week, per maand, per jaar, gehele periode. Wanneer bijvoorbeeld per dag wordt gekozen, wordt het bedrag gegeven voor elke dag binnen de periode, bij de keuze voor gehele periode wordt er maar één bedrag getoond. Cijfers inbegrepen als kostenlocatie gelijk is aan betalingslocatie Met deze optie is het mogelijk betalingen op te nemen die op de juiste locatie ontvangen zijn. Met andere woorden: u kunt alle bedragen rapporteren of alleen de afwijkende locaties. In dit verband betekent locatie de locatie zoals gedefinieerd onder Groeperen per. Dat wil zeggen wanneer u groepeert op instelling worden kosten betaald bij Instelling X/Alpha en Instelling X/Beta gezien als één locatie, terwijl als u kiest voor groeperen op locatie ze apart geteld worden. U kunt slechts een rapport per meta-instelling tegelijk draaien en slechts één gebruiker tegelijk (per meta-instelling) heeft toegang tot dit scherm. De bovenste regels geven aan wanneer het rapport voor het laatst gedraaid is als het rapport op dat moment draait staat er achter Gereed geen datum maar bezig ; als er nog geen rapport is gedraaid staat er een melding Geen enkel rapport gedraaid. Ook worden de meest recente gegevens van de huidige gebruiker getoond, indien deze afwijken van de algemene gegevens. Klikken op OK resulteert in het gebruikelijke dialoogvenster voor procesbeheer:

255 255/315 Rapporten kunnen dus gedraaid worden op regelmatige basis door het proces te definiëren in memory hoewel dit alleen zin heeft voor rapporten waarbij begin- en einddatum zijn gedefinieerd als datum vorige rapport en gisteren. Wanneer een rapport gereed is worden de resultaten als output naar een spreadsheet gestuurd. Merk op dat hoewel de settings en datum vorige rapport van een individuele gebruiker worden opgeslagen op individuele basis, er slechts een rapport actueel is voor enige meta-instelling. Het draaien van een rapport overschrijft de resultaten van een vorig rapport. Output Formaat In eerste instantie kan het resultaat alleen geëxporteerd worden als.csv bestand naar een spreadsheet. Mogelijke velden zijn: Kostenlocatie Betalingslocatie Periode Kostensoort Betaaltype Verwoording betaaltype Totaalbedrag

256 256/315 Kostenlocatie en betalingslocatie corresponderen met de settings voor Groeperen per (dus financiële groep, instelling, locatie). Locatie wordt getoond in het formaat XXX/YYY. Periode correspondeert met groepering. Dit is in het formaat dd/mm/jjjj voor per dag, voor per week en voor per maand. Betaaltype is de lettercode A-Y (zoals in de tabel in sectie 5.3.2); verwoording betaaltype is de vertaling van deze code (in de taal van de gebruiker die het rapport genereert). Totaalbedrag is het totaal vanbetaalde bedragen, getotaliseerd per groeperingsperiode. Wanneer de resultaten worden verstuurd opent er automatisch een spreadsheet dat er als volgt uit zou kunne zien: Dit kan gebruikt worden om de benodigde reconciliatietotalen te genereren bijvoorbeeld met een draaitabel krijgen we: waarin wordt getoond dat CEN BD 1.50 schuldig is, and BD CEN 1.25 schuldig is.

257 257/ Verwerking en gebruik van deposito s Deposito s zijn bedragen die een lener vooruit betaald heeft en waar bepaalde kosten direct van afgerekend mogen worden. In deze sectie wordt beschreven wat de implicaties zijn van kosten per locatie voor depositobedragen. Voor het betalen van het deposito zelf gelden dezelfde principes als hierboven beschreven. D.w.z. hoewel het geld ontvangen kan worden op een bepaalde locatie, wordt de locatie waar de betaling thuishoort (en vermoedelijk de bankrekening van die locatie) beschouwd als de kostenlocatie Restitutie Voor restitutie is het tegenovergestelde waar, d.w.z. we moeten weten van wie het geld wordt teruggeven i.p.v. aan wie het geld verschuldigd is. Dit is natuurlijk afhankelijk van het beleid. De geldige opties in het systeem zijn: De inschrijflocatie van de lener De locatie waar de terugbetaling plaatsvond De locatie waar het deposito oorspronkelijk was vastgelegd Men zou verwachten dat de laatste situatie de meest gebruikelijke is. Als het deposito oorspronkelijk was vastgelegd in filiaal Beta, dan zou, bij teruggave door filiaal A het geld eigenlijk over moeten worden gedragen door filiaal B. Voor restitutie worden de Betaaltypen genegeerd. D.w.z. dat het systeem niet zal verhinderen dat er terugbetaling plaatsvindt, ook al is het filiaal waar het deposito is vastgelegd niet hetzelfde als het filiaal dat de terugbetaling doet. In tegenstelling tot boeteberekening is dit een handmatige actie die niet wordt tegengehouden. Het wordt natuurlijk wel gerapporteerd in het rekeningoverzicht Krediet toevoegen aan een bestaand deposito

258 258/315 In releases voorafgaand aan hield het systeem alleen de totale balans van een deposito bij (voor elk type deposito). Als de kostenlocatie van het deposito belangrijk en gedefinieerd is, kan het zijn dat het geld vastgelegd is bij de locatie die het bedrag ontvangen heeft (d.w.z. de transactielocatie). In dit geval kan er een deposito van 100 euro zijn dat bestaat uit 75 euro in bezit van locatie A en 25 euro in bezit van locatie B. Het systeem houdt de totalen bij van alle betalingen die gedaan worden, en wijst aan elke een locatie toe. In het bovenstaande voorbeeld zal het systeem eerst geld aftrekken van de 75 euro betaald op locatie A en als dit op is beginnen met het tweede deel van het bedrag. Als er bijvoorbeeld restitutie plaatsvindt van 80 euro op locatie C, dan zou locatie A 75 euro moeten terugbetalen aan locatie C en het restant (5 euro) zou door locatie B aan locatie C moeten worden betaald. (Of dit ooit zichtbaar wordt is afhankelijk van de parameters voor het reconciliatierapport) Betaling van reguliere kosten uit deposito s Als er een deposito is waaruit kosten betaald kunnen worden (bijvoorbeeld leengeld of boete) dan is de logica van het systeem vergelijkbaar met die voor terugbetalingen. In aanmerking nemend dat deposito s beperkt kunnen worden tot betaling van specifieke kosten en op specifieke locaties, wordt een bedrag automatisch van het deposito afgetrokken wanneer het systeem kosten berekend die uit een deposito betaald kunnen worden. In dit geval controleert het systeem de betaalwijze voor de kostenpost niet. Bijvoorbeeld: een boek wordt te laat ingeleverd bij filiaal A, de boete is betaalbaar aan filiaal B en het systeem is geconfigureerd om niet toe te staan dat geld van filiaal B op filiaal A ontvangen wordt. In de normale (niet deposito) situatie zou de boete berekend worden, maar zou de lener rechtstreeks bij filiaal B moeten betalen. (Als ontvangen van geld wel wordt toegestaan, zou er in het reconciliatierapport staan dat filiaal A filiaal B geld schuldig is). Als er echter een deposito is wordt het geld automatisch hiermee verrekend, zonder inachtneming van restricties op betaallocaties. In dit geval heeft filiaal A het geld echter nooit gezien, hoewel het geld nominaal verschuldigd is aan filiaal B. Het reconciliatierapport laat zien dat het geld verschuldigd is door de locatie van het deposito aan filiaal B. (Natuurlijk kan elk betaalbaar bedrag corresponderen met

259 259/315 meerdere locaties, net als in het geval beschreven in de laatste paragraaf van de vorige sectie over restitutie). Tenslotte moet opgemerkt worden dat een locatie (of locaties) geassocieerd kan worden met een specifiek deposito. Dit is niet van belang voor de wijze waarop bedragen worden gereconcilieerd of gecontroleerd; maar de mogelijkheden voor verwarring zijn duidelijk uit bovenstaande. Er kan niet genoeg nadruk worden gelegd op het feit dat bij gebruik van deposito s de afhandeling van betalingen per locatie consistent gedefinieerd dient te worden. In de praktijk zou men verwachten dat bij de meeste implementaties de reguliere kosten (boetes, leengelden, reserveringsgelden, enz.) overal betaald mogen worden. D.w.z. als een lener wil betalen dan zou dit vrijwel overal moeten kunnen Additionele Opties voor Deposito s Een nieuwe parameter Geldige betaaltypen voor deposito s stelt de bibliotheek in staat de betaaltypes te kiezen bij het invoeren van een deposito. Deze parameter zit in AFO 481 op het menu Deposito s. Betaaltypen gedefinieerd in AFO 494 kunnen worden ingevoerd samen met de hieronder getoonde codes.

260 260/315 Een simpel dialoogvenster waarin de geldige opties naar rechts kunnen worden geplaatst wordt aangeboden. Alleen betaalcodes van het type 51 worden getoond samen met Bank, Giro en Account. Wanneer er GEEN typen naar de rechterkolom worden verplaatst dan is er geen extra invoer nodig bij het toevoegen van een deposito (net als in releases voorafgaand aan 2.4.1). Als er WEL geldige codes zijn vastgelegd, dan moet men er ook eentje kiezen bij het invoeren van het debet bedrag. Deze informatie wordt gebruikt in het reconciliatierapport; in het bijzonder is dit gereserveerd voor toekomstig gebruik van online credit card betalingen, om de link naar online credit card gegevens te accepteren. Het betaaltype is een extra optie op het dialoogvenster voor het toevoegen van geld aan een deposito. NB: de parameter is ingesteld per locatie (aangezien de betaalcodes ook locatiegebonden zijn) Restitutie en kwijtschelding

261 261/315 In deze sectie wordt restitutie en kwijtschelding binnen de context van Betaling per Locatie beschreven Kwijtschelden Aangezien kwijtschelden effectief resulteert in het verdwijnen of kleiner worden van de kostenpost, is er geen impact op het reconciliatierapport. In feite wordt het verkleinen van een kostenpost van 5,00 naar 3,50 behandeld alsof de kostenpost 3,50 is. Of een kostenpost kwijtgescholden kan worden wordt bepaald door dezelfde regels als die voor betalen van een kostenpost. Als een gebruiker op enige locatie een kostenpost kan betalen, dan kan hij/zij die ook kwijtschelden (onder voorbehoud van andere beperkingen binnen het systeem) Restitutie Een restitutie is nooit direct gerelateerd aan een specifieke kostenpost. Aan gezien de kosten al betaald waren, wordt de restitutie niet gekoppeld aan specifieke kostenposten waarvoor het geld teruggegeven wordt. Het concept van een locatie die de terugbetaling had moeten doen is dus niet relevant, derhalve spelen restituties geen rol in betalingen per locatie of het reconciliatierapport. Terugbetaalde gelden worden niet opgenomen in het reconciliatierapport.

262 6 WebOpac Vubis Smart Release /315

263 263/ Bitmaps Index en retrieval wijzigingen Inleiding bitmap-indexen De technische structuur van de bibliografische en de authority indexen is volledig gewijzigd. Een nieuwe techniek genaamd bitmaps is geïmplementeerd. Wat zijn bitmap-indexen en waarom hebben we hiervoor gekozen? Bitmap-index is een naam voor een specifieke techniek voor het opslaan van indexinformatie op disk. De voornaamste voordelen van deze techniek zijn: Sneller zowel het creëren van de indexen als het gebruik van de indexen voor het zoeken is aanzienlijk sneller. Schijfruimte de data-opslag is efficiënter en neemt daardoor significant minder schijfruimte in beslag. De techniek maakt het mogelijk een aantal functionele wijzigingen te implementeren bijv. de mogelijk voor gebruikers om resultaatlijsten on the fly te sorteren: alfabetisch op titel, op jaar van publicatie of alfabetisch op de naam van de eerste auteur. De nieuwe techniek noodzaakt een volledige herindexering van alle indexen. Vanaf het moment dat release geïnstalleerd is, kunnen de oude indexen niet meer worden gebruikt. Als onderdeel van het upgrade-proces zullen alle oude indexen worden geschrapt. De implementatie van bitmap-indexen heeft ook geresulteerd in een aantal significante wijzigingen op index en retrieval principes als restricties, deelindexen en sorteren Restricties Tot nog toe werd de informatie over de restricties in AFO 111 en de WebOpac opgeslagen in de andere indexen (bijv. indexen als auteurs of titel bevatten dus restrictie-informatie) en er werd geen specifieke acties van u vereist. Dit is niet meer mogelijk met bitmap-indexen, want restricties zijn nu ook gedefinieerd als gewone indexen. U moet nu specifieke indexen definiëren voor alle restrictie-mogelijkheden die u wilt aanbieden in AFO 111 of de WebOpac. Deze restrictie-indexen hebben dezelfde structuur als de andere indexen.

264 264/315 U kunt de restrictie-indexen definiëren in AFO 151. Selecteer Nieuwe index en vul het formulier in. Selecteer één van de nieuwe restrictie-mechanismes en één of meerdere indexen. Voor sommige restricties is dit voldoende om de index te definiëren. Voor sommige andere indexen moet u ook definiëren uit welk veld / subveld de informatie wordt opgeslagen in de database (bijv. de taal is opgeslagen in subveld 101/$a voor databases in het Smart-formaat). De restricties waarvoor u één of meer subvelden moet definiëren zijn: taal aantal pagina s prijs jaar van publicatie De andere restricties die momenteel beschikbaar zijn, zijn: invoerdatum (datum waarop het record werd toegevoegd aan de database) locatie materiaaltype recordtype sublocatie De nieuwe mechanisme-sets worden geïnstalleerd tijdens de upgrade naar Als u niet van plan bent om restricties aan te bieden in AFO 111 of de WebOpac, dan hoeft u hiervoor ook geen indexen te definiëren en op te laten bouwen. De restricties die gebruikt kunnen worden in AFO 111 kunnen worden gedefinieerd in AFO 151

265 265/315 Indexen Restricties. Dubbelklik op een restrictie en geef aan of de index wel of niet in gebruik is. De restricties die worden aangeboden in de WebOpac kunnen worden gedefinieerd in de Preferences Zoekmethoden. Nadat u een restrictie-index gedefinieerd heeft, kunt u -en moet u -de index zelf laten opbouwen via AFO 157, net zoals dat het geval is met elke andere index. Dit is een voorbeeld van een index-profiel voor twee restrictie-indexen:

266 266/315 De restrictie-indexen kunnen niet alleen worden gebruikt als restrictie-indexen, maar ze kunnen in de WebOpac ook worden gebruikt als om het even welke andere index. Of dit zinvol is is afhankelijk van de lokale situatie Deelindexen De wijzigingen m.b.t. deelindexen zijn gelijkaardig aan die voor restricties. Als u een index definieert kiest u het mechanisme Restrictie-mechanisme deelindex.

267 267/315 Het mechanisme heet Restrictie omdat een deelindex -technisch gezien- gelijk is aan een restrictie. In vorige releases werd de deelindex-informatie opgeslagen in de andere indexen (bijv. dus in de auteursindex of de titelindex ); nu moet u echter een aparte index definiëren voor deelindex-informatie. De definitie is gelijk aan die van een restrictieindex (zie hierboven). U moet geen subvelden voor deze index definiëren. In vorige releases was het noodzakelijk om alle indexen te herbouwen als u de definities van een deelindex toevoegde of wijzigde. Aangezien de deelindexinformatie nu gedefinieerd is als een (één) aparte index, is het in een dergelijk geval alleen maar noodzakelijk om die ene index te herbouwen Sorteren De sorteervolgorde van beschrijvingen in AFO 111 is niet gewijzigd: alfabetisch op titel. Deze sorteervolgorde kan niet worden gewijzigd. De sorteervolgorde op resultaatlijsten in de WebOpac kan worden gedefinieerd in de Preferences. Op de Teksten-pagina, sectie Lijsten, is er een nieuwe optie om de default sorteer-volgorde te definiëren.

268 268/315 De Namen boven de kolommen in resultaat-lijsten heeft een nieuw kenmerk Sorteer-index. Dit nieuwe kenmerk stelt u in staat te definiëren of het mogelijk moet zijn om op de kop van een kolom te klikken om de resultaatlijst te hersorteren ( on the fly ), en zo ja, welke sorteerindex er moet worden gebruikt. Zie bijvoorbeeld het volgende voorbeeld. Hierna volgt een voorbeeld van een resultaatlijst die alfabetisch op titel gerangschikt is. De kolommen Titel, Auteur en Editie zijn aanklikbaar: als de gebruiker op de hyperlinks klikt zullen de lijsten opnieuw worden gesorteerd op respectievelijk Titel, (eerste) Auteur en Jaar van publicatie (de verwoording van de kolomkoppen kan uiteraard worden aangepast; jaar van publicatie is hier Editie genoemd). Jaar van publicatie wordt in dalende volgorde gesorteerd, d.w.z. de recentste titels bovenaan. Als er opnieuw op de Editie-hyperlink wordt geklikt, wordt de lijst gesorteerd in stijgende volgorde, d.w.z. de oudste titels bovenaan. De informatie die wordt gebruikt voor sorteerdoeleinden (d.w.z. de titel die moet worden gebruikt, de naam van de eerste auteur en het jaar van publicatie) kan door u worden aangepast. Wat er (voor sorteerdoeleinden) precies wordt gedefinieerd als titel, auteur en jaar van publicatie kunt u definiëren AFO 151, bij de optie Element- / groep-profielen. Om een ander profiel te selecteren, gaat u naar AFO 151 Indexen Sorteren: dubbelklik op de database waarvoor u een ander profiel wilt selecteren en het systeem zal de lijst van beschikbare element-/groep-profielen tonen..

269 269/315 Nadat u een profiel gewijzigd hebt, moet de sorteer-informatie in de database herbouwen. Om dit te doen gaat u als volgt te werk: Selecteer de database waarvoor u de sorteer-informatie wilt herbouwen. Klik op de optie. Kies één of meerdere profielen. Laat de optie Genereer sorteersleutels aan. We adviseren u om de Genereer sorteersleutels -optie altijd aan te laten staan.

270 270/ On the fly sorteren Een belangrijke toevoeging aan de functionaliteit van de WebOpac is de mogelijkheid om on the fly zoekresultaten te hersorteren. Een beschrijving van de functionaliteit en de set-up van deze mogelijkheid wordt beschreven in sectie

271 271/ HTTPS secure connections Vanaf release ondersteunen de WebOpac gebruikersactiviteiten zgn. HTTPS secure connections. Wat is HTTPS? HTTPS is een web-protocol dat is ingebouwd in browsers en dat de communicatie tussen gebruiker en server codeert en decodeert: de input van de gebruiker en de pagina s die door de server worden teruggestuurd worden versleuteld. HTTPS gebruikt SSL (Secure Socket Layer) als een sublaag en maakt als dusdanig zgn. secure connections (veilige verbindingen) mogelijk. Zulke veilige verbindingen worden doorgaans gebruikt in gevallen waar privacy in het spel is (bijv. bij online bankieren, online winkelen, of andere privacygerelateerde activiteiten. Alle data is versleuteld en als zodanig onzichtbaar voor anderen (SSL versleutelt de data zodat het niet kan worden onderschept). U zult merken dat de URL van zulke veilige verbindingen begint met in plaats van De S staat voor secure. Waar wordt HTTPS in de WebOpac gebruikt? HTTPS wordt gebruikt voor zgn. privé -sessies, d.w.z. niet-anonieme sessies. Alle zgn. gebruikersactiviteiten zullen via HTTPS verlopen i.p.v. via HTTP, - in het geval dat secure connections geactiveerd zijn op de web server. Als een gebruiker van de WebOpac de gebruikersactiviteiten activeert kan de connectie (optioneel) secure (veilig) zijn. Dit is een systeemparameter die niet per profiel wordt gedefinieerd en niet door een gebruiker kan worden bepaald: hij staat wel of niet aan voor het hele systeem. Nadat een gebruiker succesvol is ingelogd zal de WebOpac de veilige verbinding blijven gebruiken totdat de gebruiker uitlogt uit de WebOpac.

272 272/315 Het feit dat de verbinding in dit voorbeeld secure (veilig) is, kan worden afgeleid uit de aan het begin van de URL en uit het veiligheidsslot-icoon in de statusbalk aan de onderkant van het scherm. Zoals al eerder vermeld is het gebruik van HTTPS-connecties optioneel. Wij adviseren u echter, om de privacy van de gebruiker te verzekeren, HTTPS te gebruiken. Hoe installeert en activeert u HTTPS? Om HTTPS-connecties te kunnen gebruiken moet SSL op de webserver geactiveerd zijn. Dit is een technische taak, die in detail beschreven staat in de installatiehandleiding Vubis Smart WebOpac under SSL (HTTPS). Het activeren (installeren) van SSL op de webserver (doorgaans is dit IIS bij Windows en Apache bij Unix of Linux) vereist meestal het aanvragen en installeren van een zgn. certificaat. U vindt de details in de installatie-handleiding.

273 273/ RSS news feed integratie Inleiding Wat zijn RSS News Feeds en hoe worden ze in Vubis Smart gebruikt? RSS News Feeds RSS (Really Simple Syndication) is een XML-gebaseerd formaat voor het distribueren en aggregeren van web content (zoals bijv. nieuws-krantenkoppen ). Providers van web content kunnen via RSS op een eenvoudige manier data creëren en verspreiden, zoals bijv. nieuwsberichten, krantenkoppen en samenvattingen. Wat dit eigenlijk inhoudt is het volgende: duizenden instellingen in de wereld publiceren op regelmatige basis (wat alles tussen elke zoveel seconden en elke zoveel maanden kan betekenen) interessant nieuws dat beschikbaar gesteld wordt in een XML-formaat en dat dus gemakkelijk kan worden geïncorporeerd in andere applicaties. Let er hierbij ook op dat het acroniem RSS ook vaak verklaard wordt als Rich Site Summary. RSS News Feeds in Vubis Smart De integratie van RSS news feeds in de WebOpac is een nieuwe stap in onze strategie om de gebruikerservaring in de WebOpac zo rijk en interactief mogelijk te maken. RSS feeds bevatten in principe recente, actuele informatie ( hot ) en complementeren als dusdanig andere data-verrijkings-technieken als Vlink, fuzzy logic, associatief zoeken en automatische links die gebaseerd zijn op de analyse van zowel bibliografische gegevens als uitleentransacties. Doel is RSS news feeds naadloos te integreren in de WebOpac. Om dit te bereiken zijn er een groot aantal kanalen beschikbaar via Vubis Smart; de bibliotheek kan deze kanalen beheren (bijv. bepalen welke kanalen worden aangeboden aan de eindgebruikers, nieuwe kanalen toevoegen, etc.) De actieve kanalen worden op regelmatige basis door een daemon proces ondervraagd en de beschikbare news feeds worden opgeslagen in de Vubis Smart database. Als ze daar eenmaal beschikbaar zijn, kunnen ze ook worden geïntegreerd op de startpagina van de WebOpac. Deze integratie kan per gebruiker uniek zijn: elke gebruiker kan zijn eigen voorkeurskanalen vastleggen via de gebruikersactiviteiten. Als een gebruiker ingelogd is in een privé-sessie, worden de recente feeds van de door

274 274/315 de bibliotheek als default aangegeven kanalen vervangen door recente feeds van de voorkeurskanalen van de gebruiker. Licentie-informatie De RSS-integratie maakt géén standaard-onderdeel van Vubis Smart uit. Het vereist een specifieke licentie en moet apart worden geïnstalleerd en geactiveerd. Neem a.u.b. contact op met uw account manager voor informatie over kosten en installatie Terminologie In dit document verwijzen we naar drie gerelateerde termen: 1. Nieuwskanalen (news channels): dit zijn kanalen die de nieuwsberichten aanleveren; nieuwskanalen zijn toegankelijk via het HTTP-protocol en hebben een URL-formaat; ze sturen nieuwsberichten terug in een specifiek XML-formaat genaamd RSSS 2. Nieuwsberichten (new feeds): dit zijn de individuele berichten in RSS-formaat die worden aangeboden via de kanalen 3. Nieuwsonderwerpen (new topics): dit zijn onderwerpen die nieuwskanalen karakteriseren; afhankelijk van het kanaal zijn ze ofwel erg breed ( Nieuws ) of erg specifiek ( Fantasy-literatuur ). Voorbeelden Voorbeelden van nieuwskanalen zijn: Trouw (Nederlandse krant) BBC news Voorbeelden van nieuwsberichten zijn: Van watertekort tot watervloed

275 275/315 Bush choice confirmed CIA boss Voorbeelden van onderwerpen zijn: Linux, Football, Baseball, News, Sports, Microsoft, IBM, Reuters, CNN, BBC Een voorbeeld van een RSS news feed op de Reuters-website: Meer informatie over RSS news channels en news feeds U vindt meer informatie over RSS op het web, bijv. voor te zoeken naar RSS bij Google. De volgende links bevatten erg bruikbare informatie. Een RSS evangelism project

276 276/315 Google s RSS website (bevat links naar websites over RSS) ce/technical_services/cataloguing/metadata/rdf/applications/rss/ RSS 2.0 Specificatie, lijsten van news feeds en aggregators, how-to s, artikelen, enz. Een uitgebreide lijst van news feeds met o.a. Nederlandse, Engelse en Franse feeds Hoe maak je een RSS feed? (Nederlands) RSS Feeds, software en gidsen Links naar een aantal websites over RSS extensible_mar kup_language_/rss/ Inleiding tot News Feeds Een online RSS News Aggregator creëren met ASP.NET Nederlandse site met een groot aantal links over RSS en news feeds Gecategoriseerde lijsten met RSS Feeds De XML-structuur van RSS news feeds Een RSS-document bevat doorgaans drie types elementen: kanaal, plaatje en items. Het kanaal- en de item-elementen zijn verplicht, het plaatje-element is optioneel. Het kanaal-element bevat data dat het kanaal beschrijft (wat voor kanaal is het, wie heeft het gecreëerd, enz.). Het plaatje-element is optioneel en wordt doorgaans gebruikt om het logo van de aanbieder van het kanaal te tonen. Items zijn het belangrijkste onderdeel van een RSS-document en is het dynamische onderdeel van het document.

277 277/315 Terwijl het kanaal en het plaatje de identiteit van het kanaal bepalen en doorgaans gelijk blijven over een langere periode, worden de items regelmatig vernieuwd (de items zijn nl. de eigenlijke nieuwsberichten), en de waarde van het kanaal is dan vaak ook afhankelijk van de frequentie waarmee de gegevens worden vernieuwd. (Deze informatie is gebaseerd op Services/Introduction-to-RSS/3/.) Hier volgt een voorbeeld dat de XML-structuur van een RSS news feed weergeeft. <?xml version="1.0" encoding="iso "?> - <rss version="2.0"> - <channel> <title>yahoo! News: Health News</title> <copyright>copyright (c) 2005 Yahoo! Inc. All rights reserved.</copyright> <link> <description>health News</description> <language>en-us</language> <lastbuilddate>wed, 13 Jul :05:11 GMT</lastBuildDate> <ttl>5</ttl> - <image> <title>yahoo! News</title> <width>142</width> <height>18</height> <link> <url> gif</url> </image> - <item> <title>chlamydia common in United States-survey (Reuters)</title> <link> yahoo.com/news?tmpl=story&u=/nm/ /hl_nm/health_chl amydia_dc</link> <guid ispermalink="false">nm/ /health_chlamydia_dc</guid> <pubdate>wed, 13 Jul :28:24 GMT</pubDate> <description>reuters - As many as 1 in 20 teenage girls and women and more than 2 percent of the general population in America are infected with chlamydia, a sexually transmitted disease, U.S. researchers reported on Tuesday.</description> </item> - <item> <title>without hormones, menopause symptoms return-study (Reuters)</title> <link> yahoo.com/news?tmpl=story&u=/nm/ /hl_nm/health_ho rmones_dc</link> <guid ispermalink="false">nm/ /health_hormones_dc</guid> <pubdate>tue, 12 Jul :03:36 GMT</pubDate>

278 278/315 <description>reuters - Many women who stop taking hormone replacement therapy experience a recurrence of menopausal symptoms, but tapering off the drugs or drinking fluids may ease their suffering, researchers said on Tuesday.</description> </item> - <item> <title>u.s. hepatitis A rates slashed - study (Reuters)</title> <link> yahoo.com/news?tmpl=story&u=/nm/ /hl_nm/health_he patitis_dc</link> <guid ispermalink="false">nm/ /health_hepatitis_dc</guid> <pubdate>tue, 12 Jul :04:54 GMT</pubDate> <description>reuters - Cases of hepatitis A have fallen by 76 percent in the United States since children in communities with the highest rates of the disease were targeted for vaccination in recent years, a study said on Tuesday.</description> </item> - <item> <title>no date for asbestos bill to hit US Senate floor (Reuters)</title> <link> yahoo.com/news?tmpl=story&u=/nm/ /hl_nm/congress_ asbestos_dc</link> <guid ispermalink="false">nm/ /congress_asbestos_dc</guid> <pubdate>tue, 12 Jul :53:43 GMT</pubDate> <description>reuters - A co-author of a bill creating a $140 billion asbestos compensation fund said on Tuesday he was still pushing for it to be brought to the Senate floor in July, but the Senate's majority leader said no decision had been made on the timing.</description> </item> - <item> <title>u.s. to ask if 3 asthma drugs should stay on market (Reuters)</title> <link> yahoo.com/news?tmpl=story&u=/nm/ /hl_nm/health_ast hma_dc</link> <guid ispermalink="false">nm/ /health_asthma_dc</guid> <pubdate>wed, 13 Jul :22:15 GMT</pubDate> <description>reuters - U.S. regulators will ask an advisory panel on Wednesday if certain GlaxoSmithKline and Novartis asthma drugs are safe enough to stay on the market or if officials should take new steps to minimize potential side effects.</description> </item> - <item> <title>obesity Tougher on Men (HealthDay)</title> <link> yahoo.com/news?tmpl=story&u=/hsn/ /hl_hsn/obesityto ugheronmen</link>

279 279/315 <guid ispermalink="false">hsn/ /obesitytougheronmen</guid> <pubdate>wed, 13 Jul :05:11 GMT</pubDate> <description>healthday - WEDNESDAY, July 13 (HealthDay News) -- Adding a new spin to the battle of the sexes, researchers say severely obese women outperform their male counterparts when it comes to both physical fitness and their ability to properly digest carbohydrates.</description> </item> - <item> <title>odd Summary (Reuters)</title> <link> yahoo.com/news?tmpl=story&u=/nm/ /od_uk_nm/oukoe _summary</link> <guid ispermalink="false">nm/ /oukoe_summary</guid> <pubdate>wed, 13 Jul :56:47 GMT</pubDate> <description>reuters - Cricket-mad India is mixing cricket and humour to promote safe sex and fight AIDS in a bold pilot campaign warning people to save their "wickets" from "unwanted googlies" and protect their "stumps". India has more than five million HIV/AIDS cases, about the same as the AIDS capital, South Africa, but activists here say the real number of infections is much higher and growing fast.</description> </item> </channel> </rss> - <!-- server p30.news.re2.yahoo.com --> - <!-- p30.news.re2.yahoo.com uncompressed/chunked Wed Jul 13 06:26:22 PDT > Een beschrijving van het RSS-formaat kunt u vinden op Aangeboden RSS-kanalen Als de RSS-functionaliteit geactiveerd is, zijn er ongeveer RSS-kanalen voor u beschikbaar. Ze behandelen een breed scala aan onderwerpen, onderverdeel in een aantal hoofdcategorieën zoals Economie, Nieuws, Sport, e.a. U kunt de aangeleverde kanalen wijzigen of schrappen, of nieuwe kanalen aan de lijst toevoegen. Zie hierna voor meer details.

280 280/315 U dient er mee rekening te houden dat, indien u alle RSS-kanalen op In gebruik zou zetten, er mogelijk kostenimplicaties zijn. In een dergelijk geval zou u nl. moeten beschikken over een grote hoeveelheid schijfruimte en snelle netwerkverbindingen RSS-kanalen en -berichten beheren U kunt de RSS-kanalen op uw systeem beheren via AFO 653. De RSS-kanalen worden getoond in een lijst die voorafgegaan wordt door een boodschapsvenster. Dit venster bevat de volgende informatie: het totale aantal RSS-kanalen in de Vubis Smart database; het aantal actieve RSS-kanalen; de filters die actief zijn op de actieve presentatie. De resultaatlijst toont de volgende informatie: Een waarschuwings-icoon wordt getoond vóór de kanalen die in gebruik zijn indien het verschil tussen de Laatste update datum en de huidige datum groter is dan de

281 281/315 waarde van de parameter Waarschuwing i.v.m. laatste update (zie hierna voor meer informatie). Voorbeeld: [Hou er rekening mee dat als u de feeds hersorteert door op een kolomkop te klikken, dat het systeem dan alleen maar de eerste 90 items in de lijst zal sorteren en niet de volledige lijst. Als u voorbij de eerste 90 items navigeert, zal het systeem de items die al getoond zijn sorteren. Gebruik filters om het aantal feeds tot een beheersbaar overzicht te beperken.] De volgende opties zijn beschikbaar: Voeg een nieuw kanaal toe Bekijk / wijzig de kenmerken van een kanaal Verwijder een kanaal Wijzig de displayfilter Categorieën Toon de berichten Volgende pagina Vorige pagina Nieuw RSS-kanalen kunnen manueel worden toegevoegd. Het systeem zal hetzelfde formulier tonen als hierna bij Bekijk / wijzig de kenmerken van een kanaal. Bekijk / wijzig de kenmerken van een kanaal Het systeem toont het volgende formulier:

282 282/315 De velden zijn vanzelfsprekend. URL en Categorieën zijn verplichte velden. De namen zijn niet verplicht in alle drie namen. Als u de In gebruik vlag aanklikt, dan zal het systeem proberen de news feeds op te halen en wordt het resultaat getoond. Filter

283 283/315 Als u één of meer velden invult zal het systeem de gedefinieerde filters toepassen als de lijst van kanalen opnieuw getoond wordt. De Verwijder alle button verwijdert alle filters. Het resultaat is dat alle gedefinieerde kanalen worden getoond. Filters worden per gebruiker opgeslagen en worden toegepast totdat ze expliciet worden verwijderd. Toon berichten Het systeem zal de opgeslagen news feeds in een tijdelijk HTML-formaat tonen in een apart venster:

284 284/315 Schrap kanaal Het systeem vraagt om een bevestiging: Wilt u dit record schrappen?. De geassocieerde technische informatie en de geassocieerde news feeds worden eveneens verwijderd. Categorieën De categorieën die u kunt beheren en aan kanalen koppelen zijn van relatief groot belang omdat ze de display van RSS feeds in de WebOpac in hoge mate bepalen. De categorieën zijn ingedeeld in hoofd- en subcategorieën. Subcategorieën zijn geldig binnen één hoofdcategorie. De combinatie van hoofd- en subcategorie kan binnen de kanaalparameters worden beheerd.

285 285/315 De volgende standaard-hoofdcategorieën worden ter beschikking gesteld: U kunt hoofdcategorieën toevoegen, wijzigen en schrappen (dit laatste als ze nog niet gekoppeld zijn aan een kanaal). De button Toon subcategorieën leidt naar het volgende overzichtsscherm:

286 286/315 Het toevoegen van een hoofd- of subcategorie gebeurt via het volgende formulier: Het is niet verplicht om alle talen in te vullen De RSS News Feed daemon U heeft de mogelijkheid om het systeem zodanig te configureren dat RSS-kanalen kunnen worden gemarkeerd als actief. Indien een kanaal actief is, zal het daemon-

287 287/315 proces het RSS-kanaal regelmatig ondervragen en een aantal bestanden binnen Vubis Smart updaten. De verwerking hiervan is als volgt: 1. Een daemon proces scant voortdurend het bestand met de in gebruik zijnde RSSkanalen. 2. Als het verschil tussen Laatste update datum/tijd (zoals opgeslagen in het RSSkanaal) en de huidige datum/tijd (systeemwaarde) groter is dan de waarde van de parameter Update om de zoveel minuten, dan wordt de URL die bij het kanaal hoort ondervraagd. 3. De XML-data die wordt teruggestuurd door de site wordt opgeslagen in een tijdelijk bestand. 4. De XML-data wordt geparsed. 5. De news feeds die worden aangeboden worden vergeleken met de news feeds die in de database zijn opgeslagen. 6. Het bestand met actuele news feeds file wordt ge-update (wat kan inhouden: schrappen, toevoegen en updaten). De RSS News Feeds daemon wordt gestart via AFO 654: De news feeds daemon kan worden gestopt via AFO 642. De news feeds daemon kan ook automatisch worden gestart als onderdeel van de Caché-startup. In dit geval is het echter niet mogelijk om de daemon via AFO 642 te stoppen.

288 288/ Hoe RSS in de WebOpac te activeren Anonieme versus privé sessies RSS news feeds kunnen op twee manieren in WebOpac-sessie worden geïntegreerd: in anonieme en in privé-sessies. Bij anonieme sessies weet het systeem niet wie er voor het scherm zit. Bij privé-sessies heeft de gebruiker zichzelf geïdentificeerd en weet het systeem wie er voor het scherm zit. Zowel voor privé-sessies als voor anonieme sessies worden de parameters (de voorkeuren) gedefinieerd via de gebruikersactiviteiten. Voor een privé-sessies is dit voor de hand liggend: de gebruiker kan zijn voorkeurs-kanalen selecteren door in te loggen en in de gebruikersactiveiten zijn voorkeuren vast te leggen. Om dit voor anonieme sessies ook mogelijk te maken, werkt het systeem met zgn. pseudo-leners. Per WebOpac-profiel kan er een dergelijke lener worden gedefinieerd. De standaard gebruikersactiviteiten kunnen dan worden gebruikt om de voorkeurs-kanalen voor die (pseudo-)lener te definiëren Preferences In de Preferences kunt u o.a. de schermteksten wijzigen, maar kunt u tevens de pseudo-lener definiëren voor wie er news feeds moeten worden getoond als de echte gebruiker niet ingelogd is (d.w.z. voor anonieme WebOpac-sessies). Deze gegevens worden gedefinieerd per profiel.

289 289/ MijnNieuws (MyNews) - Privé RSS news feeds Een gebruiker kan uit de lijst van beschikbare onderwerpen die onderwerpen kiezen waarin hij geïnteresseerd is. De lijst van onderwerpscategorieën is toegankelijk via de Gebruikersactiviteiten optie Mijn nieuws.

290 290/315 De beschikbare hoofdcategorieën worden getoond in alfabetische volgorde. Onder elke hoofdcategorie worden alle categorieën getoond die minstens één actief kanaal hebben. Als u klikt op een subcategorie wordt een nieuwe pagina getoond die de actieve kanalen in de gekozen categorie toont.

291 291/315 U kunt tussen 1 en 10 feeds kiezen voor de initiële display RSS News feeds in de WebOpac

292 292/315 RSS news feeds worden geïntegreerd op de startpagina van de WebOpac onderaan de pagina. Er zijn, zoals al eerder toegelicht, twee gevallen: anonieme versus privé login. In anonieme sessies weet het systeem niet wie er voor het scherm zit. In privé-sessies heeft de gebruiker zichzelf geïdentificeerd en het systeem weet wie er voor het scherm zit. De news feeds zijn aanklikbaar: een nieuw browser-venster wordt geopend en er wordt gelinkt naar de site die de news feed heeft aangeboden. De + button kan worden gebruikt om nog meer feeds voor het kanaal te bekijken: de pagina wordt opnieuw getoond, maar alle feeds die opgeslagen zijn in het systeem zullen nu worden getoond (het precieze aantal dat wordt getoond hangt af van de parameter die gedefinieerd is in AFO 653).

293 Als u op de - button klikt gaat u terug naar de vorige display. Vubis Smart Release /315

294 294/ Retrieval-verbeteringen Booleaanse operatoren Als in vorige versies een zoekvraag de woorden EN, OF, NABIJ of NIET bevatte (of hun tegenhangers in bijv. het Engels of Frans) dan interpreteerde het systeem deze woorden altijd als Booleaanse operatoren. Het resultaat hiervan was dat een zoekactie op bijv. Lord of the rings (een find-zoekactie) leidde naar alle titels die het woord lord of het woord rings bevatte (we nemen hierbij aan dat the in de lijst van stopwoorden zit). Het woord of werd nl. geïnterpreteerd als een Booleaanse operator. Om dit op te lossen hebben we de volgende oplossing geïmplementeerd: de woorden EN, OF, NABIJ en NIET (of hun tegenhangers in andere interface-talen) worden geïnterpreteerd als Booleaanse operatoren als ze worden ingevoerd in hoofdletters; als ze worden ingevoerd in kleine letters, dan worden ze niet geïnterpreteerd als Booleaanse operatoren. Voorbeelden Lord of the rings Lord OF the rings LORD OF THE RINGS OF is niet een operator OF is een operator OF is een operator Het is duidelijk dat deze oplossing een gebruikersinterface-probleem creëert, omdat we er nu van uitgaan dat een WebOpac-gebruiker het onderscheid begrijpt (en gebruikt). Om dit probleem op te lossen, heeft het systeem de mogelijkheid om een hulpboodschap te tonen als EN, OF, NABIJ of NIET in kleine letters worden ingetikt. In een dergelijk geval kan bijv. een tekst als Wilde u een Booleaanse combinatie invoeren? Zo ja, dan moet u de EN, OF, NABIJ of NIET in hoofdletters intikken. worden getoond. U kunt deze tekst via de Preferences aanpassen Stopwoorden In vorige releases waren de retrieval-programma s niet goed voorbereid om taalgebonden stopwoorden correct te behandelen. In vorige releases werden alle niettaalgebonden stopwoorden verwijderd uit de zoekvraag, plus de woorden die stopwoorden waren voor de actieve WebOpac interface-taal. Dit is echter niet altijd logisch omdat het uiteraard best mogelijk is dat er wordt gezocht naar (bijv.) Engelse titels in een Nederlandse catalogus. Of meer algemeen: tijdens het zoeken is de taal

295 295/315 van de zoekvraag onbekend. Als gevolg daarvan is het onduidelijk welke stopwoorden moeten worden verwijderd. De behandeling van zoekvragen die stopwoorden bevatten is gewijzigd om zulke zoekvragen correct te kunnen behandelen. De volgende oplossing is geïmplementeerd: 1. alle niet-taalgebonden stopwoorden worden verwijderd (zoals voorheen) 2. op basis van de zoekvraag die op die manier ontstaat wordt er vervolgens gezocht 3. de talen van de andere stopwoorden in de zoekvraag (d.w.z. de taalgebonden stopwoorden) worden onderzocht 4. de zoekactie wordt opnieuw uitgevoerd voor alle talen die gevonden zijn; bij elke zoekactie worden alleen de stopwoorden voor één taal verwijderd; het resultaat wordt beperkt tot de desbetreffende taal (zie het voorbeeld hierna voor extra toelichtingen) 5. de resultaten van elke taal worden samengevoegd met de oorspronkelijke zoekactie Voorbeeld Laat ons als voorbeeld de zoekvraag van car nemen zonder beperking op taal. Van is gedefinieerd als een nederlandstalig stopwoord. De zoekactie vermeld onder [2] resulteert in alle beschrijvingen die beide woorden bevatten. Het verwijderen van het woord van resulteert in een zoekactie op alleen car. Het resultaat van die zoekactie is: alle beschrijvingen (inclusief de Engelse) met alleen het woord car. Op dit resultaat wordt een restrictie op taal Nederlands toegepast (omdat van een stopwoord in het Nederlands is), wat resulteert in een resultaatlijst die alleen Nederlandse records bevat. Het eindresultaat van de zoekactie is dan: alle beschrijvingen die van en car bevatten + alle Nederlandse beschrijvingen die car bevatten. Combinaties met beperkingen op taal Als de zoekactie een beperking op taal bevat, zijn de acties relatief eenvoudiger. Als er bijv. een beperking op slechts één taal is, dan is de zoekactie vermeld onder [2] niet nodig, en ook de beperking op taal vermeld onder [4] is niet nodig. Iets gelijkaardigs is het geval voor beperkingen op meer dan één taal.

296 296/315 7 Rapporten en statistieken De SSP-module werd uitgebreid met een aantal nieuwe mogelijkheden. 7.1 Savelist-beheer Quick view Het bekijken van savelists is uitgebreid met een nieuwe optie die Quick View heet. Quick View stelt u in staat om alleen de eerste 60 records in een savelist te bekijken. Op deze manier kunt u de inhoud van een savelist op een veel snellere manier bekijken. De optie is vooral zinvol als u bijv. een snelle blik wil werpen op de inhoud van een savelist. Een Quick View display ziet er als volgt uit. Bovenaan het scherm toont het systeem hoeveel records er getoond worden. U kunt switchen naar een full view door te klikken op de Wijzig display button. Met deze optie kunt u heen en weer switchen tussen beide displays (volledig en Quick View).

297 297/315 Houd er echter rekening mee dat alle acties die u uitvoert op een savelist worden uitgevoerd op de volledige inhoud van de savelist, en niet alleen op de records in de Quick View display Globaal schrappen Als records in een savelist werden geschrapt door gebruik te maken van de optie Globaal schrappen, sloeg het systeem de records die niet konden worden geschrapt (voor welke reden dan ook) op in een nieuwe savelist en verwijderde ze uit de originele savelist. Dit is nu gewijzigd: de records die niet kunnen worden geschrapt zullen nog steeds worden opgeslagen in een aparte savelist, maar ze worden niet meer verwijderd uit de originele savelist Geassocieerde savelists Geassocieerde savelists houden een historie bij van de savelists die voorheen gebruikt werden als onderdeel van een selectie- of publiceer-proces. Deze savelists kunnen nadien makkelijk opnieuw bij die selecties of publiceer-acties worden gebruikt. Dit maakt het mogelijk dat de namen van savelists worden gememoriseerd en herbruikt bij het creëren van rapportages, wat vooral van belang is bij rapportages die op regelmatige tijdstippen worden gemaakt. Om een savelist te creëren via een selectieprofiel kunnen er drie bronnen worden gebruikt: basisbestand voer de selectie uit op het hele bestand savelist voer de selectie uit op de inhoud van een gespecificeerde savelist geassocieerde savelist voer de selectie uit op de inhoud van een savelist die voorheen al gebruikt is voor het selectieprofiel. Indien gewenst kan een publiceerprofiel worden geassocieerd met een selectie en zodanig worden ingepland dat de nachtwaker het hele proces op regelmatige tijdstippen zal starten. Voorbeeld De initiële selectie creëerde een savelist van alle leners waarvan de vervaldatum verlopen is en de lenerskaart geblokkeerd. De tweede selectie gebruikt de lijst van geblokkeerde leners om daar bijv. de leners in een bepaalde woonplaats uit te selecteren. Deze kunnen dan worden verstuurd naar een publiceerprofiel om bijv.

298 298/315 brieven of labels te printen. Het uitvoeren van de selectie en het publiceren kan via de nachtwaker op regelmatige tijdstippen worden uitgevoerd. We creëren een selectie met het selectieprofiel MEMBERSHIPCARDBLOCK. Het resultaat van de selectie wordt opgeslagen in de savelist MembershipsBlocked en wordt gepubliceerd met het publiceerprofiel LABELS. Dit wordt als volgt gedefinieerd: Als het selectieprofiel opnieuw wordt uitgevoerd zal het systeem deze savelist als een geassocieerde savelist vermelden, om zo verdere selecties te kunnen maken of voor het rechtstreekse publiceren van rapporten die op regelmatige tijdstippen moeten worden uitgevoerd.

299 299/315 Als u het publiceerprofiel uitvoert, dan zal het systeem als geassocieerde savelists alleen die savelist(s) vermelden die al eerder gebruikt zijn met het publiceerprofiel in kwestie. U moet een keuze maken bij ofwel Start profiel op bewaarlijst ofwel Start profiel op gekoppelde bewaarlijst (deze laatste lijst bevat dus de savelists die al eerder gebruikt werden bij dit publiceerprofiel).