2. Vast format voor de pagina s en doorzoekbaarheid

Transcriptie

1 Tips voor de inhoud van pagina s op een provinciale KBO website 8 1. Inleiding In dit document vindt u informatie over de opbouw en het plaatsen van content (inhoud) op de pagina s binnen de website van uw provinciale KBO. Daarbij worden ook tips gegeven voor het opstellen van teksten die op de pagina s geplaatst kunnen worden. Verder wordt kort ingegaan op het plaatsen van foto s of illustraties bij een artikel. De instructie over het werken met het CMS (Content Management Systeem), waarmee u de inhoud op de pagina s zet, wordt in een ander document behandeld. 2. Vast format voor de pagina s en doorzoekbaarheid 2.1 Format De pagina s van de provinciale KBO websites en de afdelingspagina s daarbinnen, hebben een vast format. U kunt dit niet wijzigen. Dit is gekozen om de uniformiteit en professionaliteit, resp. de uitstraling van de website te borgen en het beheer te vergemakkelijken en de beheerkosten laag te houden. Een bijkomend voordeel is dat u zich weinig zorgen hoeft te maken om de programmatische- en technische zaken. 2.2 Doorzoekbaarheid Niet alleen het format, maar ook de structuur en inhoud is, resp. zijn van belang voor de web-optimalisatie (o.a. doorzoekbaarheid) van zoekmachines zoals Google. Het doel is dat de KBO en uw afdeling getoond worden in de zoekresultaten en bij voorkeur zo hoog mogelijk in de rangorde. 2.3 Landelijke items op de provinciale homepage Op de provinciale homepage worden in een bescheiden layout een aantal landelijke onderdelen geplaatst (en bijgehouden): 3. Paginastructuur In de kern is de structuur van een websitepagina vergelijkbaar met die van een (goede) krant. Daarom staan hieronder een aantal algemene tips voor de opmaak van een websitepagina en de artikelen er in. 3.1 De voorpagina: homepage De voor pagina van de de provinciale- en de afdelingspagina s fungeren als het visitekaartje van de KBO en de afdeling. Met zo n homepage wilt u de bezoekers trekken en zo lang mogelijk aan uw website of pagina s daarbinnen binden. De homepage is de belangrijkste pagina op uw website en wordt door sommige zoekmachines ook zwaarder gewogen.

2 Zorg daarom voor een "dynamische" homepage en houd deze actueel. Maak korte en duidelijke introductie van de belangrijkste onderwerpen op de homepage en link door naar de werkelijke webpagina's, de belangrijkste informatie bovenaan! Gebruik een pakkende titel. Door de introducties te illustreren met foto s (zie ook elders in dit document) trekt het artikel meer aandacht en wordt uw homepage levendiger. Minder belangrijke onderdelen bevinden zich op de andere afdelingspagina s van de website zonder dat daarnaar op de voorpagina wordt doorverwezen. 3.2 De overige pagina s Hoewel er binnen de afdelingspagina s ook statische pagina s zijn (bijv. een pagina met contactgegevens), gelden de meeste uitgangspunten voor een goede homepage ook voor de overige webpagina s. Op de vervolgpagina s is het van belang om de bezoeker daar te blijven interesseren en vast te houden op de website. 4. Structuur van een artikel (hoofdlijnen) Bij het behandelen van de paginastructuur is de vergelijking gemaakt met de opmaak en inhoud zoals die bij een krant gebeurt. Die vergelijking gaat ook op bij het maken en publiceren van een artikel op de webpagina. Ga er van uit dat de website ook door anderen dan de KBO-leden of bestuurders bezocht wordt(worden). Vermijd bestuurlijk jargon en bestuurlijke teksten Plaats geen notulen of lange teksten op de pagina s. Hou de zinnen kort. Zorg voor lichte, leesbare webpagina's Kies een positieve insteek. De website is immers het visitekaartje van de KBO én de KBO afdeling en is voor iedereen toegankelijk. Een artikel dient zoveel mogelijk de 5 w's te beantwoorden: 1. over wie gaat het artikel? 2. wat is het onderwerp? 3. waar is de locatie van het artikel? 4. waarom is het artikel geschreven (inleiding)? 5. wanneer is het artikel geschreven? Elk artikel heeft een duidelijke titel. Deze titel bevat een 4-5 tal trefwoorden welke het gehele artikel benadrukt. Het moet voor de websitebezoeker de eerste uitdaging zijn om het artikel te gaan lezen. De titel moet de nieuwsgierigheid van de bezoeker prikkelen en er voor zorgen dat de bezoeker langer op uw pagina s blijft. Het artikel heeft een korte introductie ( resp. inleiding of omschrijving) waarover het artikel gaat. Nadat de lezer door de titel is aangetrokken om het artikel te lezen wordt in het kort, maar krachtig de inleiding van het artikel weergeven. Gebruik een in vet gedrukte subkop, die het onderscheidt maakt tussen de rest van het desbetreffende artikel.

3 De opbouw van het artikel is dusdanig dat de belangrijkste informatie bovenaan in het artikel staat, detail informatie in het midden en soms aan het einde een samenvatting / conclusie van het artikel. Bij elk artikel heeft de naam van de auteur of bron staan. U kunt dit aan het einde van het artikel vermelden. 5. Copyright, bronvermelding, zorgvuldigheidseisen 5.1 Copyright Op zowel foto s, afbeeldingen en teksten van derden zijn meestal copyright bepalingen van toepassing. Vooral het beeldrecht op foto s luistert nauw. Kort gezegd houdt dit in dat geheel of gedeeltelijk gebruik van dat materiaal op de websitepagina( s), zonder uitdrukkelijke toestemming van de oorspronkelijke auteur en/of uitgever, niet is toegestaan. Het vragen om toestemming voor de plaatsing resp. het gebruik van auteursrechtelijk materiaal kan schriftelijk of telefonisch voor niet al te commerciële zaken. Vooral het beeldrecht is streng. Bij het gebruik van foto s die door een professionele fotograaf gemaakt zijn, worden vrijwel altijd kosten in rekening gebracht. 5.2 Bronvermelding Wanneer in een artikel (direct of indirect) geciteerd wordt uit teksten van andere auteurs moet de bron vermeld worden. 5.3 Zorgvuldigheidseisen o Niet iedereen stelt prijs op plaatsing van zijn of haar foto op een website. Vraag daarom vooraf toestemming bij foto s waarbij de betrokkene(n) duidelijk herkenbaar zijn. o Hou rekening met de privacyregels. Wees terughoudend met het vermelden van gedetailleerde persoonlijke gegevens op de website, tenzij betrokkene daartegen (uitdrukkelijk) geen bezwaar heeft. o Toets bij het plaatsen van artikelen op de website of de inhoud daarvan geen juridische risico s oplevert. Daarbij gaat het vooral om: belediging, smaad of smaadschrift en laster. Ook de waarheid schrijven kan smaad zijn; pas wanneer dit in het algemeen belang gebeurd is, is het toegestaan. 5.4 Advies Vraag in geval van twijfel eerst advies aan uw bestuur of (bij de afdelingspagina s) aan de provinciale KBO webmaster voor dat u publiceert. Overigens is de provinciale webmaster bevoegd om content die in strijd met is (of dat kan zijn) met #5.1, #5.2 of # 5.3, op aanwijzing van het provinciale KBO bestuur te verwijderen van de website.

4 6. Het plaatsen van foto s op een webpagina Zoals eerder in deze handleiding is opgemerkt, kan de illustratie met foto s een pagina of een artikel aantrekkelijker maken. Een webpagina met uitsluitend tekst is saai en zal bezoekers niet of niet lang op de pagina houden. Maar: niet het vele is goed maar het goede is veel. De website is geen fotoalbum. 6.1 Beperk omvang (in kb)van de foto s Foto s van een digitale camera of plaatjes van een scanner zijn (afhankelijk van de kwaliteit en instelling van de camera of scanner) over het algemeen fors (in kb gemeten) van omvang. Een camera met een capaciteit van 9 MegaPixels, zal een fotobestand van ruim 4 Mb (Megabyte) kunnen produceren. Wanneer foto s of plaatjes in hun originele omvang (niet verkleind) op een pagina worden geplaatst heeft dat twee nadelige effecten: De laadtijd van de pagina wordt een stuk langer. Een webpagina moet bij een standaard internetverbinding binnen circa 3-5 seconden op het beeldscherm staan. Bij langere laadtijden haken bezoekers vaak af. De opslagcapaciteit die de KBO voor haar websites ter beschikking heeft is niet onbeperkt en zal vol kunnen lopen waardoor er storingen kunnen optreden. Daarom moet elk foto (bestand) vooraf verkleind worden, d.w.z. het aantal kb van dat bestand zal aanzienlijk minder moeten worden. Omdat de webpagina met foto s op een PC beeldscherm worden bekeken, kan zonder noemenswaardig kwaliteitsverlies een kleiner bestandsformaat worden gebruikt. De norm voor de grootte in kb voor een foto of plaatje is maximaal 70 kb, maar bij voorkeur kleiner Voorbeeld (bron website Unie-KBO) Website Unie KBO formaat foto 24kB Uit dit voorbeeld blijkt dat een foto van slechts 24 kb groot, voldoende is om het betreffende artikel op de website van de Unie KBO te illustreren.

5 6.2 Hulpmiddelen voor het verkleinen van foto s Wanneer op uw PC een fotobewerkingsprogramma is geïnstalleerd, zal daar meestal wel een optie in te vinden zijn om fotobestanden te verkleinen. Omdat er veel verschillende fotobewerkings programma s zijn is het lastig om uit te leggen wat u in een dergelijk programma moet doen om een foto bestand te verkleinen. Over het algemeen werken deze programma s niet-destructief, d.w.z. dat uw originele foto ongewijzigd blijft Picasa Het gratis programma Picasa 3 (van Google) heeft een dergelijke mogelijkheid, met o.a. de opties Minimum : er gaat wat kwaliteit verloren ten gunste van een klein bestandsformaat Aangepast : (voorkeur) u kunt uw eigen waarde selecteren. Kies dan een formaat dat maximaal 50 tot 70 kb oplevert, maar bij voorkeur kleiner Microsoft: Resize Pictures Microsoft PowerToy Resize Pictures, is een handig (gratis) Windows XP hulpprogrammaatje, waarmee u foto s snel en eenvoudig kunt verkleinen. Na installatie hoeft u alleen maar een beeld in een map te selecteren, er op rechts te klikken en in het snelmenu de optie Resize Pictures te kiezen. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u kunt kiezen uit een aantal standaard formaten, te weten Small (640x480), Medium (800x600), Large (1024x768) en Handheld PC (240x320). Kies uitsluitend HANDHELD (vanwege het kleine formaat) en klik op OK. Het beeld wordt vervolgens verkleind onder een nieuwe naam (met de toevoeging Win CE ) in dezelfde map opgeslagen. De handleiding en de software kunt u downloaden op het adres: dows/tips_en_trucs_windowsxp_6.aspx Het oorspronkelijke formaat van bovenstaande foto was 6,5 Mb. Met de handheld optie is de foto verkleind tot het formaat dat hier is weergegeven. De bestandsomvang is nu 21 kb

6 Let op: Het verkleinen van een foto met behulp van de diagonale grepen wanneer de foto al in een artikel geplaatst is, levert geen kleiner bestand op. Verklein dus éérst de foto met de software zoals hiervoor is aangegeven. Daarna kan de foto met de diagonale grepen aangepast (verder verkleind) worden aan bijv. het artikel. 7. Ingescand beeldmateriaal Voor gescand beeldmateriaal, zoals plaatjes, teksten enz., geldt hetzelfde als wat bij het hoofdstuk over het verkleinen van foto s is geschreven: beperk de omvang. Bij de meeste scanners kan dit per scan worden ingesteld. Kies voor een lage resolutie. Daarmee blijft het bestand klein. 8. Te downloaden bestanden Voor zover u op de website bestanden kunt plaatsen (zoals tekstdocumenten enz.) welke door een bezoeker te downloaden zijn, vestigen wij uw aandacht op het volgende: KBO websites zijn niet ontworpen als een digitaal archief voor de opslag van documenten. De opslagcapaciteit is er niet op berekend. Wees er dan ook terug houdend mee. Wanneer u een document als bestand op de website plaatst, doe dit dan bijvoorkeur in een PDF formaat (te lezen met Adobe Reader). Dit is een betere waarborg voor de integriteit van de inhoud en vrijwel alle bezoekers kunnen dit op hun pc lezen en afdrukken. In # 12 van deze reader gaan wij verder in op het maken van PDF bestanden. 9. Plaatsing van hyperlinken Tot besluit van deze reader nog enkele tips over het gebruik van hyperlinken op uw webpagina s of in een artikel daarop. Er wordt een onderscheid worden gemaakt tussen interne- en externe hyperlinken. Bij het plaatsen van externe (buiten de eigenwebsite) hyperlinken op uw pagina of in een artikel moet u rekening houden met de volgende aandachtspunten: Ook het doorlinken naar bijvoorbeeld een artikel in krant of tijdschrift kan niet zijn toegestaan door de auteur of de uitgever; Een hyperlink veroudert snel. Wanneer de beheerder van de externe website het artikel waarna u doorlinkt verwijdert of verplaatst werkt uw link niet meer. Dit verschijnsel ( dode - of een onjuiste link) kan zich ook voordoen wanneer (externe) internetpagina s op een bepaalde manier gegenereerd worden.

7 Een externe link moet altijd openen in een nieuw venster (zie handleiding CMS). Daarnaast moet de lezer van het artikel geïnformeerd worden dat er verwezen wordt naar een andere website wanneer de link wordt aangeklikt. 10. Kleurgebruik Kleur wordt vaak gebruikt als zowel decoratief als communicatief vormgevingselement op een webpagina. Decoratieve vormgevingselementen fungeren letterlijk alleen als decor. Het ontbreken van dergelijke elementen heeft geen enkele consequentie voor het begrip van de bezoeker. Denk hierbij bijvoorbeeld aan achtergrondillustraties. Met communicatieve elementen worden elementen bedoeld, die betekenis kunnen hebben voor de bezoeker. Via deze elementen wordt informatie overgedragen aan de bezoeker. Tekst (in HTML of afbeeldingen), links, navigatie, symbolen/iconen en (formulier)knoppen zijn hier voorbeelden van. Daarom een aantal algemene tips voor het gebruik van kleuren op uw pagina s en in uw teksten: Zorg dat de uitstraling van de pagina of de inhoud rustig is en prettig om te bekijken en lezen. Dat geldt overigens ook voor de gekozen lay-out. Uw pagina is geen folder van een bijv. een drogisterijketen. Hou rekening met bezoekers die kleurenblind zijn en met slechtzienden Wees consistent en terughouden in het kleurgebruik. 11. Het maken van PDF bestanden 11.1 software en het de installatie van PDF writers. Wanneer er geen software op u pc geïnstalleerd is die documenten naar PDF kan converteren, dan kunt u op het internet diverse gratis software vinden zoals van Microsoft voor de Office versie 2007, CutePDF en nog vele anderen. Let er wel op wat u download omdat veel programma s worden aangeboden met hinderlijke (reklame pop-ups en andere adware er in. In het kader van dit hoofdstuk gaan we met name in op CutePDF writer. CutePDF (de gratis versie 2.7 zonder hinderlijke reklame etc.) vindt u op: De installatie van dit programma is eenvoudig en gebeurt in twee stappen. Het hele proces verloopt automatisch. Uiteindelijk ziet u (hieronder) het resultaat als een nieuwe printer (CutePDF Writer).

8 De PDF plugin van Microsoft, die alleen geschikt is voor de Officeversies vanaf 2007, installeert en werkt iets anders. De integratie met de Office 2007 suite is naadloos, zie hier voor: b059-a2e79ed87041&displaylang=nl) 11.2 Het gebruik van de PDF printer Uiteraard gaat het hier om een virtuele printer, maar u kunt deze qua afdrukkwaliteit, resolutie enz. net zo afstellen als een normale printer. Elk bestand dat u af kunt drukken, kunt u ook naar een PDF bestand converteren bij het afdrukken. U kiest dan i.p.v. de normale printer, de PDF printer Kleine PDF bestanden: resolutie aanpassen Het aanpassen van de resolutie bij het converteren naar een PDF bestand heeft invloed op de omvang van het uiteindelijke PDF bestand in kb s. De resolutie wordt uitgedrukt in het aantal dots per inch afgekost dpi. Een hogere resolutie geeft een groter bestand en een betere afdrukkwaliteit Een lagere resolutie geeft een kleiner bestand en een mindere afdrukkwaliteit Hier liggen allerlei gradaties tussen. In de tabel hieronder is voor diverse soorten documenten de minimum resolutie aangegeven welke nog een acceptabele afdrukkwaliteit oplevert. Ons advies is om na de conversie naar PDF, de kwaliteit er van te controleren. Ook bij het opmaken van het te converteren document, is het belangrijk dat de foto s die daarin worden opgenomen, eerst verkleind (in kb) worden. Daardoor blijft de omvang van dat bron-document ook beperkt. Bron document bevat Minimum resolutie (circa) Uitsluitend zwart-wit inhoud 100 dpi Zwart-wit inhoud en grijstinten 200 Gemengde inhoud zwart-wit, grijstinten en kleur 300 Gemengd inhoud met kleurenfoto s 400 Nb: kies niet voor een grotere resolutie dan 600 dpi Instellingen PDF printer Hierna zijn een aantal plaatjes van de instellingen met een CutePDF printer afgedrukt. Met deze instelmogelijkheden kunt u o.a. de resolutie aanpassen

9 a. Bij het afdrukken gaat u eerst naar de instelling printer eigenschappen b. Daarna komt u in een volgend venster met een aantal keuzes die voor zich zelf spreken.

10 Als het gaat om een document dat óf alleen zwart-wit wordt afgedrukt, of uitsluitend zwart-wit resp. grijstinten bevat, kiest u i.p.v. kleur (standaardinstelling), zwart-wit. Met zwart-wit wordt uw PDF bestand kleiner in omvang (kb). c. Voor het instellen van de resolutie klikt u op de knop geavanceerd. Het volgende venster verschijnt dan: d. U klikt daarna op het het getal (hier 600 dpi (dots per inch)) bij Grafisch-> afdrukkwaliteit e. U kiest vervolgens de gewenste resolutie (in dit voorbeeld 144 dpi) f. Daarna klikt u op OK en u kunt nu afdrukken met de lagere resolutie. (nb. Wanneer de volgende afdruk van een andere kwaliteit moet zijn, past u de resolutie weer aan. Kies niet voor meer dan 600 dpi!)