REGISTER GEGEVENSVERWERKING TTC DRIVE OOSTENDE GEGEVENS SPORTCLUB

Transcriptie

1 GEGEVENS SPORTCLUB Naam sportclub: Adres sportclub: Rechtsvorm sportclub: Website sportclub: De sportclub is lid van de federatie: TTC DRIVE OOSTENDE Roemeniëstraat 1 b 3, 8400 Oostende (maatschappelijke zetel) Vereniging zonder winstoogmerk (vzw) Vlaamse Tafeltennisliga VZW Contactpersoon sportclub Naam: Rainier VERHOEST Telefoonnummer: adres: rainier.verhoest@telenet.be Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking in sportclub Naam: Rainier VERHOEST Telefoonnummer: adres: rainier.verhoest@telenet.be Sinds: 25/05/2018 Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking bij de federatie (optioneel) Naam: Lamproye Dirk Telefoonnummer: adres: info@vttl.be

2

3 CATEGORIEËN Welke categorieën van persoonsgegevens houdt je sportclub bij? beeldmateriaal: (digitale) foto's, filmpjes persoonlijke gegevens: lidnummer persoonlijke gegevens: naam persoonlijke gegevens: adres persoonlijke gegevens: telefoonnummer persoonlijke gegevens: adres persoonlijke gegevens: nationaliteit persoonlijke gegevens: leeftijd, geboortedatum, geboorteplaats persoonlijke gegevens: naam, adres persoonlijke gegevens: naam, adres persoonlijke gegevens: naam, telefoonnummer persoonlijke gegevens: naam, adres, telefoonnummer persoonlijke gegevens: naam, telefoonnummer, adres persoonlijke gegevens: naam, adres, telefoonnummer, leeftijd, geboortedatum, geslacht persoonlijke gegevens: gevolgde opleidingen, resultaten opleidingen, attesten van deelname gevoelige gegevens: gegevens betreffende lichamelijke of psychische gezondheid (medische fiches): medisch dossier, medisch verslag, diagnose-informatie, behandeling, dieet, allergieën,handicap, andere bijzondere vereisten i.v.m. gezondheid competitiegegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement competitiegegevens federatie: wedstrijdgegevens en -resultaten gegevens van derden: naam, telefoonnummer, adres van de ouders 1/12

4 Van wie houdt je sportclub persoonsgegevens bij? leden ouders van leden deelnemers (leden) deelnemers (niet-leden) bestuurders trainers (intern) trainers (extern) personeel vrijwilligers sympathisanten sponsors contacten bij andere clubs contacten bij de federatie contacten bij de (lokale) overheden CATEGORIEËN 2/12

5 Welke verwerkingsactiviteiten voert je sportclub uit? ledenadministratie sportieve voorbereiding (o.a. trainingen, stages) deelnemen aan competities en tornooien organiseren van niet-sportgerelateerde clubevenementen promotie, PR en communicatie CATEGORIEËN 3/12

6 CATEGORIEËN Aan welke organisaties geeft je sportclub persoonsgegevens door? leden trainers (extern) sponsor federatie overheid: stad overheid: Sport Vlaanderen verzekeraar partnerorganisatie niemand (gegevens worden publiek (publicatie op internet/facebook) publiek (publicatie in infoboekje/clubblad) 4/12

7 CATEGORIEËN Waarom houdt je sportclub persoonsgegevens bij? clubadministratie: verwerking gegevens i.f.v. lidmaatschap clubadministratie: verwerking gegevens i.f.v. verzekering clubadministratie: verwerking gegevens i.f.v. begeleiding van leden (verlenen van psychische of materiële ondersteuning) clubadministratie: verwerking gegevens i.f.v. vorming van leden clubadministratie: leden indelen in categoriën en groepen clubadministratie: uitwisseling van gegevens van trainers clubadministratie: onderlinge uitwisseling van ledengegevens communicatie met leden (versturen van nieuwsbrieven, mails ) communicatie met deelnemers aan organisaties administratie deelnemers: verwerking gegevens i.f.v. deelname administratie deelnemers: verwerking gegevens i.f.v. verzekering ondersteuning) administratie deelnemers: deelnemers indelen in categoriën en groepen sportieve administratie: aansluiting federatie sportieve administratie: deelname aan competitie federatie sportieve administratie: doorgeven competitieresultaten federatie sportieve administratie: deelname aan tornooien federatie sportieve administratie: doorgeven tornooiresultaten federatie sportieve administratie: inschrijven stages (met overnachting) sportieve administratie: inschrijven stages (zonder overnachting) sportieve administratie: organisatie recreatief sportevenement beheren social media - sfeerfoto's beheren social media - gerichte foto's beheren clubwebsite 5/12

8 CATEGORIEËN Welke beveiligingsmaatregelen treft je sportclub mbt persoonsgegevens? standaardmaatregelen organisatorische maatregel: enkel de secretaris kan aan de gegevens organisatorische maatregel: enkel bestuurleden met autorisatie kunnen aan de gegevens organisatorische maatregel: enkel wie ingelogd is op de website kan aan de gegevens organisatorische maatregel: materiaal enkel op eigen site organisatorische maatregel: medische fiches worden bijgehouden in gesloten koffer technische maatregel: encryptie technische maatregel: firewall technische maatregelen: privacyinstellingen 6/12

9 7/12

10 8/12

11 9/12

12 10/12

13 11/12

14 12/12

15 Verwerkingsactiviteit: Verwerkingsdoeleinden Betrokkenen Type gegevens Ontvangers Bewaringstermijn Rechtsgrond Beveiligingsmaatregelen Waarom worden de gegevens verwerkt? Van wie zijn de gegevens? Welk type gegevens zijn het? Aan wie zullen de gegevens worden verstrekt? clubadministratie: verwerking gegevens i.f.v. lidmaatschap leden persoonlijke gegevens: naam, adres, telefoonnummer, leeftijd, geboortedatum, geslacht persoonlijke gegevens: adres persoonlijke gegevens: nationaliteit persoonlijke gegevens: lidnummer ledenadministratie Hoelang worden de gegevens bewaard? Wat is de wettelijke grondslag voor de verwerking? Welke maatregelen worden genomen om de gegevens te beveiligen? niemand (gegevens worden 10 jaar contractuele grond organisatorische maatregel: enkel bestuurleden met autorisatie kunnen aan de niemand (gegevens worden 10 jaar contractuele grond organisatorische maatregel: enkel bestuurleden met autorisatie kunnen aan de niemand (gegevens worden 10 jaar contractuele grond organisatorische maatregel: enkel bestuurleden met autorisatie kunnen aan de niemand (gegevens worden 10 jaar contractuele grond organisatorische maatregel: enkel bestuurleden met autorisatie kunnen aan de

16 Verwerkingsactiviteit: ledenadministratie Verwerkingsdoeleinden Betrokkenen Type gegevens Ontvangers Bewaringstermijn Rechtsgrond Beveiligingsmaatregelen Waarom worden de gegevens verwerkt? Van wie zijn de gegevens? Welk type gegevens zijn het? Aan wie zullen de gegevens worden verstrekt? Hoelang worden de gegevens bewaard? Wat is de wettelijke grondslag voor de verwerking? Welke maatregelen worden genomen om de gegevens te beveiligen?

17 Verwerkingsactiviteit: sportieve voorbereiding (o.a. trainingen, stages) Verwerkingsdoeleinden Betrokkenen Type gegevens Ontvangers Bewaringstermijn Rechtsgrond Beveiligingsmaatregelen Waarom worden de gegevens verwerkt? Van wie zijn de gegevens? Welk type gegevens zijn het? Aan wie zullen de gegevens worden verstrekt? Hoelang worden de gegevens bewaard? Wat is de wettelijke grondslag voor de verwerking? Welke maatregelen worden genomen om de gegevens te beveiligen? clubadministratie: onderlinge uitwisseling van ledengegevens leden persoonlijke gegevens: naam, adres, telefoonnummer niemand (gegevens worden 2 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen belang persoonlijke gegevens: adres niemand (gegevens worden 2 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen belang competitiegegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement niemand (gegevens worden 2 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen belang clubadministratie: leden indelen in categoriën en groepen leden persoonlijke gegevens: naam, adres niemand (gegevens worden 1 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen belang competitiegegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement niemand (gegevens worden 1 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen belang clubadministratie: uitwisseling van gegevens van trainers trainers (intern) persoonlijke gegevens: naam, adres federatie 1 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen competitiegegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement federatie 1 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen sportieve administratie: inschrijven stages (zonder overnachting) deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam, adres, telefoonnummer niemand (gegevens worden tot na afloop activiteit contractuele grond standaardmaatregelen persoonlijke gegevens: adres niemand (gegevens worden tot na afloop activiteit contractuele grond standaardmaatregelen competitiegegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement niemand (gegevens worden tot na afloop activiteit contractuele grond standaardmaatregelen gegevens van derden: naam, telefoonnummer, adres van de niemand (gegevens worden tot na afloop activiteit contractuele grond standaardmaatregelen ouders sportieve administratie: inschrijven stages (met overnachting) deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam, adres, telefoonnummer niemand (gegevens worden tot na afloop activiteit contractuele grond standaardmaatregelen persoonlijke gegevens: adres niemand (gegevens worden tot na afloop activiteit contractuele grond standaardmaatregelen persoonlijke gegevens: naam, adres, telefoonnummer, leeftijd, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht partnerorganisatie tot na afloop activiteit contractuele grond standaardmaatregelen competitiegegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement niemand (gegevens worden tot na afloop activiteit contractuele grond standaardmaatregelen gegevens van derden: naam, telefoonnummer, adres van de niemand (gegevens worden tot na afloop activiteit contractuele grond standaardmaatregelen ouders

18 Verwerkingsactiviteit: sportieve voorbereiding (o.a. trainingen, stages) Verwerkingsdoeleinden Betrokkenen Type gegevens Ontvangers Bewaringstermijn Rechtsgrond Beveiligingsmaatregelen Waarom worden de gegevens verwerkt? Van wie zijn de gegevens? Welk type gegevens zijn het? Aan wie zullen de gegevens worden verstrekt? Hoelang worden de gegevens bewaard? Wat is de wettelijke grondslag voor de verwerking? Welke maatregelen worden genomen om de gegevens te beveiligen?

19 Verwerkingsactiviteit: deelnemen aan competities en tornooien Verwerkingsdoeleinden Betrokkenen Type gegevens Ontvangers Bewaringstermijn Rechtsgrond Beveiligingsmaatregelen Waarom worden de gegevens verwerkt? Van wie zijn de gegevens? Welk type gegevens zijn het? Aan wie zullen de gegevens worden verstrekt? Hoelang worden de gegevens bewaard? Wat is de wettelijke grondslag voor de verwerking? Welke maatregelen worden genomen om de gegevens te beveiligen? sportieve administratie: aansluiting federatie deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam, adres, telefoonnummer, leeftijd, federatie 10 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen geboortedatum, geslacht belang persoonlijke gegevens: adres federatie 10 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen persoonlijke gegevens: nationaliteit federatie 10 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen sportieve administratie: deelname aan competitie federatie deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam federatie 10 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen competitiegegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement federatie 10 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen sportieve administratie: doorgeven competitieresultaten deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam federatie 10 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen competitiegegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement federatie 10 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen competitiegegevens federatie: wedstrijdgegevens en -resultaten federatie 10 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen sportieve administratie: deelname aan tornooien federatie deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam federatie 10 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen competitiegegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement federatie 10 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen sportieve administratie: doorgeven tornooiresultaten federatie deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam federatie 10 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen competitiegegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement federatie 10 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen competitiegegevens federatie: wedstrijdgegevens en -resultaten federatie 10 jaar gerechtvaardigd standaardmaatregelen sportieve administratie: organisatie recreatief sportevenement deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam, telefoonnummer, adres niemand (gegevens worden 1 jaar contractuele grond standaardmaatregelen competitiegegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement niemand (gegevens worden 1 jaar contractuele grond standaardmaatregelen deelnemers (niet-leden) persoonlijke gegevens: naam, adres, telefoonnummer niemand (gegevens worden 1 jaar contractuele grond standaardmaatregelen persoonlijke gegevens: adres niemand (gegevens worden 1 jaar contractuele grond standaardmaatregelen competitiegegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement niemand (gegevens worden 1 jaar contractuele grond standaardmaatregelen

20 Verwerkingsactiviteit: deelnemen aan competities en tornooien Verwerkingsdoeleinden Betrokkenen Type gegevens Ontvangers Bewaringstermijn Rechtsgrond Beveiligingsmaatregelen Waarom worden de gegevens verwerkt? Van wie zijn de gegevens? Welk type gegevens zijn het? Aan wie zullen de gegevens worden verstrekt? Hoelang worden de gegevens bewaard? Wat is de wettelijke grondslag voor de verwerking? Welke maatregelen worden genomen om de gegevens te beveiligen?

21 Verwerkingsactiviteit: organiseren van niet-sportgerelateerde clubevenementen Verwerkingsdoeleinden Betrokkenen Type gegevens Ontvangers Bewaringstermijn Rechtsgrond Beveiligingsmaatregelen Waarom worden de gegevens verwerkt? Van wie zijn de gegevens? Welk type gegevens zijn het? Aan wie zullen de gegevens worden verstrekt? Hoelang worden de gegevens bewaard? Wat is de wettelijke grondslag voor de verwerking? Welke maatregelen worden genomen om de gegevens te beveiligen? administratie deelnemers: verwerking gegevens i.f.v. deelname deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam, telefoonnummer, adres niemand (gegevens worden 2 jaar contractuele grond standaardmaatregelen gevoelige gegevens: gegevens betreffende lichamelijke of psychische niemand (gegevens worden 2 jaar contractuele grond standaardmaatregelen gezondheid (medische fiches): medisch dossier, medisch verslag, diagnose-informatie, behandeling, dieet, allergieën,handicap, andere bijzondere vereisten i.v.m. gezondheid deelnemers (niet-leden) persoonlijke gegevens: naam, telefoonnummer, adres niemand (gegevens worden 2 jaar contractuele grond standaardmaatregelen gevoelige gegevens: gegevens betreffende lichamelijke of psychische gezondheid (medische fiches): medisch dossier, medisch verslag, diagnose-informatie, behandeling, dieet, allergieën,handicap, andere bijzondere vereisten i.v.m. gezondheid niemand (gegevens worden 2 jaar contractuele grond standaardmaatregelen communicatie met deelnemers aan organisaties deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam, telefoonnummer, adres niemand (gegevens worden 2 jaar contractuele grond standaardmaatregelen deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam, telefoonnummer, adres niemand (gegevens worden 2 jaar contractuele grond standaardmaatregelen deelnemers (niet-leden) persoonlijke gegevens: naam, telefoonnummer, adres niemand (gegevens worden 2 jaar contractuele grond standaardmaatregelen deelnemers (niet-leden) persoonlijke gegevens: naam, telefoonnummer, adres niemand (gegevens worden 2 jaar contractuele grond standaardmaatregelen administratie deelnemers: verwerking gegevens i.f.v. deelname deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam, telefoonnummer, adres niemand (gegevens worden 2 jaar contractuele grond standaardmaatregelen deelnemers (niet-leden) persoonlijke gegevens: naam, telefoonnummer, adres niemand (gegevens worden 2 jaar contractuele grond standaardmaatregelen deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam niemand (gegevens worden 2 jaar contractuele grond standaardmaatregelen deelnemers (niet-leden) persoonlijke gegevens: naam niemand (gegevens worden 2 jaar contractuele grond standaardmaatregelen

22 Verwerkingsactiviteit: organiseren van niet-sportgerelateerde clubevenementen Verwerkingsdoeleinden Betrokkenen Type gegevens Ontvangers Bewaringstermijn Rechtsgrond Beveiligingsmaatregelen Waarom worden de gegevens verwerkt? Van wie zijn de gegevens? Welk type gegevens zijn het? Aan wie zullen de gegevens worden verstrekt? Hoelang worden de gegevens bewaard? Wat is de wettelijke grondslag voor de verwerking? Welke maatregelen worden genomen om de gegevens te beveiligen?