Privacy Policy Vereniging Golfclub Stippelberg

Transcriptie

1 Privacy Policy Vereniging Golfclub Stippelberg Vereniging Golfclub Stippelberg hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Vereniging Golfclub Stippelberg en Beheerstichting Golfbaan Stippelberg vormen een organisatorische eenheid voor zover het betreft de vastlegging van persoonsgegevens van gewone leden, registratieleden en gastspelers van Vereniging Golfclub Stippelberg. Zij maken beide gebruik van hetzelfde geautomatiseerde systeem, van één website en van dezelfde Social Media, waaronder Facebook en Twitter. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Vereniging Golfclub Stippelberg houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat: - Wij in ieder geval uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Policy statement. - Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; - Wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; - Wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; - Wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt. - Wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. Als Vereniging Golfclub Stippelberg zijn wij (mede) verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, hierover vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document. Verwerking van persoonsgegevens van Verenigingsleden Persoonsgegevens van gewone leden en registratieleden van de Vereniging Golfclub Stippelberg worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

2 - Het voeren en bijhouden van de vereiste ledenadministratie; - De uitnodiging voor Ledenvergaderingen - Gegevensuitwisseling met de Nederlandse Golf Federatie (NGF) ten behoeve van het lidmaatschap van de NGF - Contributieheffing; - Informatieverstrekking over- en uitnodigingen voor wedstrijden en/of andere clubactiviteiten; - Informatieverstrekking via de Nieuwsbrief van de Vereniging Grondslag voor deze persoonsgegevens is het ondertekende aanmeldingsformulier voor het lidmaatschap. Voor de verwerking van deze gegevens maakt Vereniging Golfclub Stippelberg gebruik van het programma E-Golf4U. Voor de bovenstaande doelstellingen kan Vereniging Golfclub Stippelberg de volgende persoonsgegevens van u vragen: - Voornaam en voorletters, tussenvoegsel en achternaam; - Meisjesnaam; - Adres; - Woonplaats; - Geboortedatum; - Telefoonnummer(s); - adres; - Geslacht; - NGF-nummer; - Nationaliteit; - EGA-handicap; - Pasfoto. Uw persoonsgegevens worden door Vereniging Golfclub Stippelberg opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: - Gedurende de looptijd van het lidmaatschap van Golfclub Stippelberg en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. - Na afloop van het lidmaatschap worden de data maximaal twee jaar bewaard in de oud ledenlijst, tenzij het oud lid anders beslist. Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers Persoonsgegevens van leveranciers worden door Vereniging Golfclub Stippelberg verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): - Administratieve doeleinden; - Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen; - Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht. Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht.

3 Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Vereniging Golfclub Stippelberg de volgende persoonsgegevens van u vragen: - Voornaam of voorletters, tussenvoegsel en achternaam; - Bedrijfsnaam; - Adres; - Woonplaats; - (Zakelijk) Telefoonnummer; - (Zakelijk) adres; - (Zakelijk) IBAN banknummer. Uw persoonsgegevens worden door Vereniging Golfclub Stippelberg opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Verwerking van persoonsgegevens van functionarissen Persoonsgegevens van statutaire functionarissen worden door Vereniging Golfclub Stippelberg verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): - Uitvoering geven aan de functie als besloten in de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging; - Inschrijving bij de Kamer van Koophandel; - Vermelding in de module Bestuur en Commissies van E-Golf4U ten behoeve van de leden. Grondslag voor deze persoonsgegevens is de benoeming in de Algemene Ledenvergadering. Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Vereniging Golfclub Stippelberg de volgende persoonsgegevens van u vragen: - Voornaam of voorletters, tussenvoegsel en achternaam; - Adres; - Woonplaats; - Geboortedatum; - Telefoonnummer; - adres; - Geslacht; - Kopie ID. Uw persoonsgegevens worden door Vereniging Golfclub Stippelberg opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat u in functie bent en ingeschreven bent bij de KvK. Verwerking van persoonsgegevens van Commissieleden Persoonsgegevens van commissieleden worden door de Vereniging Golfclub Stippelberg verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: - Uitvoering geven aan de werkzaamheden als commissielid van de Vereniging;

4 - Toekennen van rechten in E-Golf4U ten behoeve van de organisatie van activiteiten van de Golfclub; - Vermelding in de module Bestuur en Commissies van E-Golf4U ten behoeve van de leden; - Uitnodigingen voor commissiewedstrijden; Grondslag voor deze persoonsgegevens is de benoeming als commissielid door het bestuur van de Vereniging en het aangaan van de vrijwilligersovereenkomst. Voor de bovenstaande doelstelling(en) maakt de Vereniging Golfclub Stippelberg gebruik van de persoonsgegevens zoals die bij haar bekend zijn uit de ledenadministratie. Indien noodzakelijk kan het bestuur daarnaast vragen om een Verklaring omtrent gedrag. Uw persoonsgegevens worden door Vereniging Golfclub Stippelberg opgenomen in de E-Golf4U module bestuur en commissies : - Gedurende de tijd dat u commissielid bent; - Daarna alleen in het archief oud commissieleden tot na afloop van het kalenderjaar waarin uw functie is beëindigd. Verwerking van persoonsgegevens van gastspelers Persoonsgegevens van gastspelers en deelnemers/niet leden aan wedstrijden worden door Vereniging Golfclub Stippelberg verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): - Informatieverstrekking over de wedstrijd; - Inschrijving voor de wedstrijd, de organisatie en de verwerking van de uitslagen; - Administratie van de inschrijfgelden. Grondslag voor deze persoonsgegevens is de inschrijving voor de wedstrijd. Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Vereniging Golfclub Stippelberg de volgende persoonsgegevens van u vragen: - Voornaam of voorletters, tussenvoegsel en achternaam; - Adres; - Woonplaats; - Geboortedatum; - Telefoonnummer; - adres; - Geslacht; - NGF-lidnummer. Uw persoonsgegevens worden door Vereniging Golfclub Stippelberg opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: - Dat men is ingeschreven voor de wedstrijd; - Daarna tot wederopzegging in de lijst met geïnteresseerden.

5 Protocol gebruik beeldmateriaal Beeldmateriaal wordt door Vereniging Golfclub Stippelberg verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen: - Promotie bij activiteiten, zowel op papier als digitaal; - Foto jaarboek van de Vereniging; - Op de website - Op Social Media, waaronder Facebook en (groeps)whatsapp, Twitter. Hieronder kunt u de regels lezen, waaraan Vereniging Golfclub Stippelberg zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden, gastspelers en andere betrokkenen. Maken van foto en video opnames Foto en video opnames mogen gemaakt worden tijdens alle activiteiten die door Vereniging Golfclub Stippelberg worden georganiseerd. Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden zijn: - Trainingen; - Door de vereniging georganiseerde evenementen; - Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden aan deelneemt; - Wedstrijden en toernooien; - Overige verenigingsactiviteiten. Het is niet toegestaan foto en video opnames te maken in kleedruimten of sanitaire voorzieningen. Gebruik beeldmateriaal op Website en (Social) Media - Beheerstichting Golfbaan Stippelberg beheert de website De informatie betrekking hebbende op de Vereniging Golfclub Stippelberg wordt door haar verstrekt en op haar webpagina verwerkt door medewerkers van Golfbaan Stippelberg. - De website heeft als doel om informatie te verstrekken over de vereniging en de evenementen die Vereniging Golfclub Stippelberg organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, externe contacten en geïnteresseerden. - Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website voor zover betrekking hebbende op Vereniging Golfclub Stippelberg, berust bij de Vereniging. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de Vereniging. - Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door (commissie)leden. - Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen.

6 - Er worden geen foto s van individuele kinderen geplaatst op de website van Vereniging Golfclub Stippelberg. - Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij Vereniging Golfclub Stippelberg, zoals leden van het bestuur en commissieleden. Als de betreffende persoon het hiermee niet eens is, wordt de achternaam alsnog verwijderd. - Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor Vereniging Golfclub Stippelberg, zoals leden van het bestuur en commissieleden. - Vereniging Golfclub Stippelberg filtert al het beeldmateriaal eerst zorgvuldig en heeft nadrukkelijk als doel geen mensen te schaden op de website, Social Media of andere media-bronnen. - Als een lid problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg met deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen. - Leden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen. - Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de informatie betrekking hebbende op de Vereniging zoals deze vermeld wordt op de website op de eigen facebook-pagina en andere eigen Social Media. In gevallen waarin dit document niet voorziet alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur. Verstrekking gegevens aan derden De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: - Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma; - De uitwisseling van de vereiste (handicap)gegevens met de NGF; - Het verzorgen van de periodieke enquête via Players First; - Communicatie naar leden en deelnemers aan toernooien via WhatsApp en Facebook; - Het gebruiken van clouddiensten van alle data via E-Golf4U. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt.

7 In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Binnen de EU Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Minderjarigen Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Bewaartermijn Vereniging Golfclub Stippelberg bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Beveiliging Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen: - Alle personen die namens Vereniging Golfclub Stippelberg van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. - We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen. - We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is. - Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. - We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen. Rechten omtrent uw gegevens U heeft altijd inzage in uw persoonsgegevens via uw persoonlijke inlogcode. U kunt zelf zorgdragen voor de juistheid van uw gegevens. U kunt zelf aangeven welke informatie zichtbaar is in de ledenlijst van de Vereniging, zoals deze toegankelijk is voor de leden van de Vereniging. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

8 Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Klachten Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Vragen Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op. Contactgegevens: Vereniging Golfclub Stippelberg Postadres: Hooizak 7, 5761 RZ Bakel Telefoon: