Besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente Steenwijkerland. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland;

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Steenwijkerland. Nr. CVDR84075_2 21 november 2017 Besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente Steenwijkerland Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland; gelet op de artikelen 103 en 160 van de Gemeentewet en de artikelen 5, 14 en 26 van de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland; besluit: vast te stellen het Besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente Steenwijkerland Artikel 1 Begripsbepaling In deze verordening wordt verstaan onder: a. het managementteam (MT): de secretaris en de managers van de afdelingen tezamen; c. (staf)afdeling: iedere organisatie eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de secretaris heeft; d. team: iedere organisatie eenheid binnen een afdeling die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de manager van de desbetreffende afdeling heeft; e. middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van: - het personeelsbeleid; - het financiële beleid; - het organisatiebeleid; - het informatiebeleid; - het automatiseringsbeleid; - alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer. f. juridische rechtmatigheid: het voldoen van handelingen en besluiten aan gemeentelijke-, nationaleen Europese wet- en regelgeving. g. financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale-, en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. 1 De ambtelijke organisatie Artikel 2 Organisatie-eenheden Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende (staf)afdelingen: a. Afdeling brandweer b. Concernstaf c. Afdeling ondersteuning d. Afdeling maatschappelijke ontwikkeling e. Afdeling ruimtelijke en economische ontwikkeling f. Afdeling inwoners en ondernemers g. Afdeling openbare werken Artikel 2a Organisatie brandweer De organisatie, het beheer en de taken van de afdeling gemeentelijke brandweer, alsmede de verantwoordelijkheden van de brandweercommandant zijn neergelegd in de Beleidsregel inzake de organisatie, het beheer en de taak van de gemeentelijke brandweer Steenwijkerland. Bij afwijkende bepalingen in de Beleidsregel gaan deze uit boven de bepalingen in dit besluit. Artikel 3a Hoofdtaken van de concernstaf (inclusief concerncontrol) De algemene taak van concernstaf is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van: a. effectieve sturing en beheersing van de organisatie; b. Bestuurs- en managementondersteuning; 1

2 alsmede het daarover verantwoording afleggen. Artikel 3b Hoofdtaken van de afdeling Ondersteuning De algemene taak van de afdeling Ondersteuning is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van: a. Financiële kaderstelling; b. Belastingen; c. Facilitaire zaken; d. Financiële administratie; e. Algemeen juridische en bestuurszaken; f. Bestuursondersteuning; g. Documentaire informatievoorziening; h. Procesmanagement; i. Beheerorganisatie / informatievoorziening; j. Website; k. Personeelszaken (p&o) l. Inkoop m. Kaderstellling ambtelijke organisatie en ontwikkeling n. Human Recourse Management (HRM) o. Informatiemanagement p. Communicatie q. Kernen en wijken alsmede het daarover verantwoording afleggen. Artikel 3c Hoofdtaken van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling De algemene taak van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van: a. Maatschappelijke Participatie (inclusief WMO); b. Sport; c. Onderwijs; d. Cultuur; e. Jeugd; alsmede het daarover verantwoording afleggen. Artikel 3d Hoofdtaken van de afdeling Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling De algemene taak van de afdeling Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van: a. Ruimtelijke ordening; b. Grondzaken en planeconomie; c. Economie d. Wonen; e. Plattelandsontwikkeling; f. Toerisme; g. Projecten. alsmede het daarover verantwoording afleggen. Artikel 3e Hoofdtaken van de afdeling Inwoners en Ondernemers De algemene taak van de afdeling Inwoners en Ondernemers is de zorg voor de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie van de integrale vergunningverlening en integraal toezicht en handhaving gericht op het gebied van de fysieke leefomgeving: a. Volkshuisvesting; b. Ruimtelijke Ordening; c. Milieu (inclusief de beleidsvoorbereiding); i. Burgerzaken; d. Klantencontactcentrum (kcc); e. Kaderstelling dienstverlening; f. duurzaamheid. alsmede het daarover verantwoording afleggen. Artikel 3f Hoofdtaken van de afdeling Openbare Werken 2

3 De algemene taak van de afdeling Openbare Werken is de zorg voor de werkvoorbereiding, de uitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van: a. Verkeer en vervoer; b. Water & riolering; c. Groen en spelen; d. Inrichting en beheer van de openbare ruimte; e. Beheer van de gemeentelijke gebouwen; f. Projecten (advisering, projectmanagement en toezicht); alsmede het daarover verantwoording afleggen. Artikel 4 Structuur (staf)afdelingen 1. Op basis van de hoofdtaken genoemd in de artikelen 3a t/m 3f zijn de afdelingen ingedeeld in teams. 2. Voor wijzigingen van de indelingen van de organisatie in afdelingen en teams of de toewijzing van taken aan afdelingen en teams betrekt het college vooraf de secretaris. 3. De secretaris kan in overleg met de afdelingsmanagers de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en teams nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven. Artikel 5 Leiding dagelijks beheer 1. Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie bij de secretaris. Hij kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingsmanagers om de kwaliteit en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren. 2. De secretaris wordt hierbij ondersteund door de concernstaf en concerncontrol. 3. Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris berust het dagelijks beheer van een afdeling bij de manager van de afdeling. 4. Onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende manager van de afdeling berust het dagelijks beheer van een team bij de teamleider van het cluster. 5. In het Algemeen mandaatbesluit 2011, na inwerkingtreding daarvan en de daarop vastgestelde wijzigingen is vastgelegd aan welke functionarissen het college mandaat heeft verleend voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden. Artikel 6 Functionarissen financiële organisatie 1. Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies: manager afdeling ondersteuning, coördinator begroting, coördinator jaarrekening, afdelingscontroller, medewerker treasury en de senior medewerker administratie. Een functionaris kan meerdere functies toegewezen krijgen, indien deze niet strijdig zijn met de uitgangspunten van controletechnische functiescheiding. 2. De functies van de manager afdeling Ondersteuning en senior mede-werker administratie zijn onverenigbaar met die van medewerker treasury alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie. 3. De functies van medewerker treasury en senior medewerker administratie worden exclusief aan de afdeling Ondersteuning toegewezen. Artikel 7 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen 1. Het college wijst de manager van de afdeling Ondersteuning, Inwoners en Ondernemers, Maatschappelijke Ontwikkeling, Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling en Openbare Werken als 1 e, 2 e, 3 e, 4 e, en 5 e loco-secretaris aan. Bij afwezigheid van de secretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de 1 e, 2 e, 3 e, 4 e, 5 e loco-secretaris. 2. Bij afwezigheid van de medewerker treasury en van de senior medewerker administratie regelt de manager van de afdeling Ondersteuning de vervanging. 3. Vervanging van afdelingsmanagers vindt plaats door aanwijzing door de secretaris. Artikel 8 Organisatie projecten 1. Bij projecten die afdelingsoverschrijdend zijn, is de werkwijze zoals afgesproken in de notitie projectmatig werken van december 2005 van toepassing. Bij het besluit tot het instellen van een projectorganisatie wordt door de gemeentesecretaris een ambtelijk opdrachtgever, zijnde een afdelingsmanager, een politiek opdrachtgever, zijnde een lid van het college en een projectleider aangewezen. Afhankelijk van het soort project kan een projectcoördinator worden aangewezen. 2. Voor het overige is van toepassing de nota projectmatig werken van december 2005, dan wel de meest recente versie daarvan. 3

4 Artikel 9 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen 1. Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het college, welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten. 2. Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon. 3. De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeente-bestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen afdelingen bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels, die gelden voor de gemeentelijke afdelingen. 2 Instructie gemeentesecretaris (secretaris) Artikel 10 Ondersteuning college 1. De gemeentesecretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college. 2. De gemeentesecretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen. 3. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de gemeentesecretaris het college bij het nemen van beslissingen. 4. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming. 5. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college. 6. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college. Artikel 11 Ondersteuning commissies Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, is artikel 10 van overeenkomstige toepassing met betrekking tot door het college ingestelde (bestuurs)commissies ex artikel 83 en 84 van de Gemeentewet. Artikel 12 Aansturing ambtelijk apparaat 1. Ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor: a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen; b. de bedrijfsvoering; c. het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning; d. de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen terzake vastgestelde beleid; e. de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie; f. de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer; g. de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid; h. de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving. 2. Het college houdt jaarlijks een functionerings- en beoordelingsgesprek met de secretaris Artikel 13 Informatieplicht De secretaris draagt er zorg voor dat de afdelingsmanagers schriftelijk tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de raad en het college genomen besluiten waaraan financiële consequenties voor hun dienst zijn verbonden. Artikel 14 Aansturing afdelingsmanagers, concerncontroller en concernstaf 4

5 1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de secretaris. Hij bevordert onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingsmanagers de samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. 2. De secretaris houdt jaarlijks met de afdelingsmanagers, concerncontroller en de andere leden van de concernstaf een functionerings/ POP gesprek en een beoordelingsgesprek en doet hiervan verslag aan het college. 3 Taken afdelingsmanagers Artikel 15 Manager Ondersteuning 1. Onder de eindverantwoordelijkheid van de secretaris draagt de manager van de afdeling ondersteuning de zorg voor: a. het middelenbeheer en het opstellen en bewaken van de gemeentebegroting; b. de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie (inclusief het opstellen van tussenrapportages, jaarrekening en jaarverslag); c. het opzetten en het doen functioneren van een budgetsysteem voor de gemeente als geheel; d. het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning en control systeem van de gemeente. Hij legt de administratieve organisatie (inclusief interne controle) en het planning en control systeem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen; e. de bewaking van de financiële planning van de gemeentelijke begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning, de afdelingsplannen en het door de raad vastgestelde beleid; f. de voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van de gemeenterekening. Hij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier. Hij draagt eveneens de zorg voor de facilitering van de accountant bij de voorbereiding en uitvoering van de accountantscontrole en neemt hierbij het gestelde in artikel 5 van de Controleverordening gemeente Steenwijkerland in acht en ziet er op toe, dat ook de andere ambtenaren van de gemeente deze regels in acht nemen; g. het toetsen van beleidsvoornemens en voorstellen aan het college op bedrijfseconomische aspecten; h. de afdrachten sociale premies, de aangiften rijksbelastingen, de declaraties BTW compensatiefonds en de kwartaalaanlevering van financiële gegevens aan het CBS. i. Het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren. j. (Mede) uitvoering van het audit meerjarenplan. Artikel 16 De concerncontroller 1. Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris werkt de concerncontroller vanuit een procesgerichte en onafhankelijke positie gevraagd en ongevraagd aan een effectieve sturing en beheersing van de organisatie. Vanuit een voorwaardenscheppende, toetsende en adviserende rol worden: a. instrumenten (door)ontwikkeld in het kader van periodieke verantwoording, sturing en planning; b. ontwikkelingen van binnen en buiten de organisatie beoordeeld op de betekenis voor de gemeente; c. de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van het middelenbeleid, de bedrijfsvoering en de beleidsuitvoering bewaakt. In dit kader worden voorstellen aan het college gedaan en audits uitgevoerd. d. bestaande structuren doorontwikkeld met de focus op samenhang en nut en noodzaak; e. heersende cultuuraspecten geïnventariseerd en getracht in positieve zin te beïnvloeden. Artikel 17 Afdelingsmanager 1. Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris draagt de afdelingsmanager met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: de opstelling en uitvoering van het afdelingsplan, de bewaking van de financiële en juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan, de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten, het opvolgen van de aanwijzingen van de secretaris en overige zaken die de afdeling betreffen. 2. Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris draagt een afdelingsmanager met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: het middelenbeheer van de afdeling, het in stand houden van de administratieve organisatie van de afdeling, het bijhouden van de aan zijn afdeling 5

6 toegewezen administraties, het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie, en de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan. 3. Een afdelingsmanager draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die voor het college worden voorbereid, op: a. de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie; b. de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid, alsmede de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten. Artikel 18 Teamleider Onder de verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling draagt de teamleider met in achtneming van de gemeentebrede kaders mede zorg voor: de opstelling en uitvoering van het afdelingsplan, de bewaking van de uitvoering van het afdelingsplan, de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten, het opvolgen van de aanwijzingen van de manager en overige zaken die het team betreffen. 4 Financiële organisatie Artikel 19a Taken van de coördinator begroting Onder de verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling ondersteuning draagt de coördinator begroting zorg voor de financiële kaderstelling en het opstellen van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen. Artikel 19b Taken van de coördinator jaarrekening Onder de verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling Ondersteuning en onverminderd het bepaalde in artikel 15 j draagt de coördinator jaarrekening zorg voor: a. het opstellen van de tussenrapportages en de jaarrekening en het jaarverslag voor de gemeente als geheel; b. de kwartaalaanlevering van financiële gegevens aan het CBS. Artikel 19c Taken van de senior medewerker financiële administratie Onder de verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling Ondersteuning en onverminderd het bepaalde in artikel 15 j draagt de senior medewerker financiëleadministratie zorg voor: a. het in stand houden en het juiste gebruik van het gemeentelijke rekeningschema en de gemeentelijke productenlijst; b. de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie; c. het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit de administratie aan de secretaris, de concerncontroller, de medewerker treasury en de afdelingsmanagers; d. de afdrachten sociale premies, de aangiften rijksbelastingen, de declaraties BTW compensatiefonds. Artikel 20 Taken van de medewerker treasury 1. De medewerker treasury is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort. De medewerker treasury voert de aan hem toegewezen taken uit in nauwe samenwerking met de manager van de afdeling Ondersteuning. 2. De medewerker treasury voert zijn taken uit onder toezicht van de manager van de afdeling Ondersteuning en binnen de kaders van de Wet Financiering decentrale overheden en artikel 14 van de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland en het besluit Financieringsstatuut gemeente Steenwijkerland Artikel 21 Taken van de afdelingscontroller 1. Een afdelingscontroller adviseert de manager van de hem toebedeelde afdeling gevraagd en ongevraagd over: a. de financiële planning en de aansluiting daarvan op de beleids- en middelenplanning; b. het opstellen van de tussenrapportages en de jaarrapportage; c. de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie; d. de opzet en de werking van de administratieve organisatie; 6

7 e. het opzetten en doen functioneren van een systeem van budgetteren; f. het bevorderen en bewaken van de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de financiële rechtmatigheid van het beheer en de administratie; g. de verdeling, analyse en interpretatie van de beschikbare financiële en niet-financiële gegevens, zodat deze geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en activiteiten door de afdelingsmanagers; h. het voorzien van beleidsvoorstellen van bedrijfseconomische adviezen; i. het bewaken van de te betalen en uitstaande vorderingen; j. voortgangsbewaking op voorstellen vanuit de beleidsagenda. 2. Indien een afdelingscontroller een meer doelmatig of doeltreffend beheer mogelijk acht, treedt hij hierover in overleg met de afdelingsmanager van zijn afdeling. Zo nodig treedt hij zelfstandig in overleg met de concerncontroller. 3. Een afdelingscontroller heeft een eigen verantwoordelijkheid voor de financiële rechtmatigheid van de begrotingsvoorstellen, het afdelingsplan, de tussentijdse rapportages, de jaarrapportage en de beleidsvoorstellen van zijn afdeling. Indien er sprake is van een afwijkend standpunt met de afdelingsmanager van zijn afdeling, doet de afdelingscontroller hiervan mededeling bij het desbetreffende stuk. Artikel 22 Taken van de administratie 1. De administratie voor de bedrijfsvoering van de gemeente bestaat uit: a. de financiële administratie van de gemeente als geheel en de niet per afdeling verbijzonderde administraties; b. de per afdeling verbijzonderde administraties. 2. De afdeling Ondersteuning voert de financiële administratie van de gemeente en de niet per afdeling verbijzonderde administraties. 3. Iedere afdeling voert de door de manager afdeling Ondersteuning per afdeling toegewezen verbijzonderde administraties. 4. Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland opgesteld op grond van artikel 212 Gemeentewet. 5 Managementteam (MT) Artikel 23 managementteam 1. De secretaris en de managers van de afdelingen vormen het managementteam. 2. De secretaris is voorzitter van het managementteam. 3. De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen vast. Ieder lid van het managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. 4. De voorzitter zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken tenminste twee dagen voorafgaand aan de vergadering in het bezit is bij de leden van het managementteam. 5. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan in het eerste lid genoemde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het managementteam deel te nemen. 6. De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het managementteam, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming. 7. Bij afwezigheid van de secretaris wordt deze vervangen conform hetgeen bepaald in artikel 7. Artikel 24 Taken managementteam Het managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van: a. de coördinatie van en de advisering over het middelenbeleid; b. het afstemmen van de inhoud van afdelingoverstijgende adviezen; c. de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur; d. de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording; e. de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken; f. tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen. 6 Beleidsvoorbereiding, begroting, beleidsuitvoering en rekening 7

8 Artikel 25 Bestuursopdrachten 1. Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuuropdrachten aan de secretaris. 2. Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid. 3. De secretaris draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie. Artikel 26 Begrotingscyclus De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken: a. de Perspectiefnota Financieel Beleid; b. de Voorjaarsnota; c. de (meerjaren)programmabegroting; d. de Najaarsnota; e. de Jaarrekening en het Jaarverslag. Artikel 27 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering 1. Op basis van de door de raad vastgestelde (meerjaren)programmabegroting stelt het college de productbegroting vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten uit de productbegroting toe aan de afdelingen. 2. Op basis van de programmabegroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de productbegroting, maken de afdelingsmanagers onder eindverantwoordelijkheid van de secretaris voor elke afdeling een afdelingsplan, waarvan de productbegroting en het investeringsplan van de afdeling deel uitmaken. 3. In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen van een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven. 4. Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door de secretaris. Met de vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de afdelingsmanagers, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap. Artikel 28 Budgetbevoegdheden en plichten De bevoegdheden en plichten van budgethouders liggen vast in de Regeling budgethouders begroting en kredieten 2006 danwel de meest recente versie daarvan. Artikel 29 Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen 1. Door het college vastgestelde budgetten in de productbegroting en investeringskredieten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden overschreden. 2. Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen. 3. Meevallers op specifieke inkomsten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten en investeringskredieten. 4. Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten gunste resp. ten laste van de algemene middelen. 5. Het onder het eerste tot en met vierde lid genoemde wordt in de vorm van een begrotingswijziging twee maal per jaar bij de tussenrapportages aan het college voorgelegd. 6. Begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor nieuw beleid of voorstellen voor beleidsintensiveringen worden gelijktijdig aan het college voorgelegd. Artikel 30 Verantwoording en décharge 1. Iedere afdeling legt door middel van de tussenrapportages en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het afdelingsplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De afdelingsmanagers leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan de manager van de afdeling ondersteuning. 2. Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden. 3. Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag. 8

9 Artikel 31 Accountantscontrole 1. De manager van de afdeling Ondersteuning draagt ten behoeve van de raad de zorg voor de voorbereiding en begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole. 2. De manager van de afdeling Ondersteuning treedt op als contactpersoon van de gemeente voor de accountant en coördineert voor de gemeente de accountantscontrole. 3. De manager van de afdeling Ondersteuning organiseert het periodieke afstemmingsoverleg tussen de accountant en de vertegenwoordiger uit de raad, de vertegenwoordiger uit de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën en de secretaris. 4. Bij de uitvoering van controlewerkzaamheden aangaande de gemeenterekening treedt de manager van de afdeling Ondersteuning op als aanspreekpunt van de gemeente voor de accountant. Hij draagt zorg voor de facilitering van de accountant. Hij neemt hierbij het gestelde in artikel 5 van de Controleverordening gemeente Steenwijkerland en ziet er op toe dat ook de andere ambtenaren van de afdeling deze regels in acht nemen. 5. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college ziet de secretaris toe op het herstel van de in het verslag van bevindingen genoemde tekortkomingen bij de afdelingen, alsmede op herstel van de door de accountant gerapporteerde bevindingen van niet bestuurlijk belang bij de afdelingen. Hij treedt hiertoe in overleg met het desbetreffende afdelingsmanager en afdelingscontroller. 7 Juridische rechtmatigheid Artikel 32 Juridische rechtmatigheid 1. Een afdelingsmanager draagt onder de verantwoordelijkheid van de secretaris de zorg voor: a. de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-, nationale- en Europese weten regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren; b. de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het college en de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid. 2. De juridisch controller is belast met/verantwoordelijk voor: a. het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de secretaris en de afdelingen; b. het signaleren van algemene juridische ontwikkelingen van belang voor het concern, coördineren van de invoering van nieuwe wetgeving op het gebied van het (algemeen) bestuursen gemeenterecht en advisering van het bestuur en management omtrent de gevolgen daarvan; c. zelfstandige beoordeling van de juridische kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening en doen van aanbevelingen daarover; d. advisering over de inrichting van processen (maatregelen bedenken) en de implementatie van (nieuwe) normen en richtlijnen in de organisatie; e. Implementatie van concernbrede juridische kwaliteitszorg. Artikel 33 Interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid 1. Onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur of delen daarvan worden verricht op initiatief van concerncontrol door de IC-functie van de afdeling Ondersteuning. 2. In opdracht van het college stelt concerncontrol de rekenkamer tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij instelt of laat instellen. 3. De resultaten van de onderzoeken legt concerncontrol voor het aanbieden aan het college ter bespreking voor aan het managementteam. 4. Concerncontrol stelt op grond van de resultaten van de onderzoeken plannen van verbetering op. De plannen van verbetering legt hij voor het aanbieden aan het college ter bespreking voor aan het managementteam. 8 Vaststelling en ingangsdatum Artikel 35 Slotbepalingen 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Steenwijkerland 9

10 Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland d.d. 9 november Het college voornoemd, de secretaris, de burgemeester, Toelichting op de artikelen Artikel 1 Begripsbepaling In artikel 1 worden begrippen gedefinieerd. Bij de begripsbepaling is bij rechtmatigheid een onderscheid gemaakt tussen juridische rechtmatigheid en financiële rechtmatigheid. Dit is gedaan met het oog op de accountantscontrole. Artikel 2 Organisatie-eenheden In artikel 2 wordt de ambtelijke organisatie ingedeeld in de afdelingen zoals die in de gemeente Steenwijkerland bestaan. Uitgezonderd is de inrichting van de griffie. Het stellen van regels voor de organisatie van de griffie behoort tot de bevoegdheid van de raad. Artikel 2a Organisatie brandweer Op grond van artikel 1, tweede lid van de Brandweerwet 1985 regelen burgemeester en wethouders de organisatie, het beheer en de taak van de gemeentelijke brandweer. Artikel 2a verwijst voor de organisatie van de afdeling brandweer naar die door het college vastgestelde regeling. Het artikel bepaalt, dat regels uit die verordening uitgaan boven de bepalingen uit het organisatiebesluit. Voor het overige gelden voor de brandweer de bepalingen van het organisatiebesluit. Artikel 3a t/m 3f Hoofdtaken van de afdelingen In deze artikelen worden de hoofdtaken van de gemeente toegewezen aan de afdelingen. Dit gebeurt per afdeling in een apart artikel. Artikel 4 Structuur afdelingen In artikel 4 wordt bepaald dat de afdelingen zijn onderverdeeld in teams. Het artikel bepaalt verder, dat de secretaris het college betrekt bij wijziging van de organisatie. Artikel 5 Leiding dagelijks beheer In artikel 5 worden de verantwoordelijkheden met betrekking tot het aansturen van de ambtelijke organisatie toebedeeld aan de verschillende leidinggevende functionarissen. Hun onderlinge hiërarchische verhouding wordt aangegeven. In het laatste lid wordt bepaald, dat de bevoegdheden nader worden geregeld in het Algemene mandaatbesluit. Artikel 6 Functionarissen financiële organisatie In artikel 6 worden de functionarissen voor het financieel beheer benoemd, alsmede de uitgangspunten voor functiescheiding. Het betreft een gedeeltelijke invulling van het bepaalde in artikel 26, onder b van de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland. Een verdere invulling vindt plaats bij de beschrijving van de functies en het vermogensbeheer in de artikelen 19 tot en met 22. Artikel 7 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen Het eerste lid regelt de vervanging van de gemeentesecretaris, een verplichting die is neergelegd in het eerste lid van artikel 106 Gemeentewet. In artikel 160 van de Gemeentewet is de bevoegdheid om ambtenaren van de gemeente, uitgezonderd de ambtenaren van de griffie, te benoemen, te schorsen en te ontslaan neergelegd bij het college. Artikel 8 Organisatie projecten Artikel 8 geeft regels voor de aansturing van projecten die afdelingsoverstijgend zijn. Tevens wordt de nota Projectmatig Werken van toepassing verklaard. Artikel 9 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen Artikel 9 regelt de ondersteuning van vertegenwoordigers van de gemeente in samenwerkingsverbanden, gemeentelijke stichtingen en gemeentelijke vennootschappen e.d. door de ambtelijke organisatie. Artikel 10 Instructie gemeentesecretaris Het college is op grond van artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet verplicht in een instructie nadere regels te stellen over de taak en de bevoegdheden van de gemeentesecretaris. In de artikelen 10 tot en met 14 is hieraan uitvoering gegeven. Er is bewust voor gekozen de instructie in het organisatiebesluit op te nemen, zodat sprake is van één geïntegreerd geheel. Artikel 11 Ondersteuning commissies Dit artikel bepaalt, dat de gemeentesecretaris ook verantwoordelijk is voor de ondersteuning van commissies. Hiervoor geldt dezelfde taakopdracht als voor de ondersteuning van het college. Artikel 12 Aansturing ambtelijk apparaat 10

11 Artikel 12 omschrijft de verantwoordelijkheidsgebieden van de secretaris ten aanzien van de aansturing van de ambtelijke organisatie. Ook wordt vastgelegd dat jaarlijks door het college een functioneringsen POP-gesprek en een beoordelingsgesprek met de secretaris gevoerd wordt. Artikel 13 Informatieplicht Dit artikel legt aan de secretaris de plicht op om de financiële functionarissen op de hoogte te stellen van raadsbesluiten en collegebesluiten waar financiële consequenties aan zijn verbonden. Artikel 14 Aansturing afdelingshoofden Dit artikel regelt de hiërarchische verhouding tussen de secretaris en de afdelingsmanagers. Artikel 15 Manager afdeling Ondersteuning Artikel 15 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de functie afdelingsmanager Ondersteuning. Aan de manager van de afdeling Ondersteuning zijn diverse taken toebedeeld. Deze liggen op het niveau van voornamelijk bedrijfsvoering. Verwezen wordt ook naar de regeling budgethouders begroting en kredieten. Artikel 16 Concerncontroller Artikel 16 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de functie concerncontroller. Artikel 17 Afdelingsmanager Artikel 17 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de functie afdelingsmanager. Artikel 18 Personeelsbeleid De afdelingsmanager moet voor het personeels- en organisatie beleid de gemeentebrede kaders die daarvoor gelden, in acht nemen. Artikel 19 a t/m 19c Verdeling verantwoordelijkheden manager ondersteuning Een aantal verantwoordelijkheden op financieel gebied van de manager Ondersteuning is neergelegd bij andere functionarissen, te weten: de coördinator begroting, de coördinator jaarrekening en de teamleider financiële administratie. In deze artikelen is een en ander concreet gemaakt. Artikel 20 Vermogensbeheer (medewerker treasury en kassier) De Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) zegt, dat op grond van artikel 212, lid 2c van de Gemeentewet de raad regels moet stellen ten aanzien van de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede de administratieve organisatie van de financieringsfunctie waaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening. In artikel 14 van de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland heeft de raad invulling gegeven aan artikel 212, lid 2c van de Gemeentewet. In dit artikel is een beschrijving gegeven van de taken, bevoegdheden en verantwoordingsrelaties op hoofdlijnen. Verdere uitgewerkte kaders staan in het Financieringsstatuut Gemeente Steenwijkerland 2006 vermeld. Artikel 21 Afdelingscontroller Artikel 21 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de functie afdelingscontroller. Ook is daarin de relatie met de afdelingsmanagers geregeld. Artikel 22 Administratie In artikel 22 zijn regels opgenomen voor de aanwijzing van afdelingen, die verantwoordelijk zijn voor het voeren van de verschillende gemeentelijke administraties voor de bedrijfsvoering. Daarbij zijn de eisen opgenomen waaraan deze administraties moeten voldoen. Dit in aanvulling op de eisen geformuleerd in de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland. De regels hebben niet alleen betrekking op de financiële administratie, maar ook op: a. de niet per afdeling verbijzonderde administraties (bijvoorbeeld de salarisadministratie); b. de per afdeling verbijzonderde administraties (bijvoorbeeld de uitkeringsadministratie). Artikel 23 Managementteam Artikel 23 regelt, wie deelnemen aan het managementteam. Het artikel bevat een reglement van orde voor deze vergaderingen. De Secretaris is voorzitter. Besluitvorming van de secretaris vindt plaats, doordat deze als voorzitter gehoord de meningsvorming van het team een besluit neemt. Artikel 24 Taken managementteam Artikel 24 beschrijft de taken van het managementteam. Artikel 25 Bestuursopdrachten In artikel 25 zijn regels opgenomen voor de beleidsvoorbereiding door de ambtelijke organisatie. Artikel 26 Controlcyclus Artikel 26 geeft de stukken weer die de controlcyclus vormen. Artikel 27 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering Artikel 27 geeft invulling aan eisen van artikel 26, onder e en artikel 5, eerste lid van de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland. Er worden regels gesteld voor de begrotingsuitvoering en het maken van afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties en de daarvoor beschikbare middelen. De vastgestelde (meerjaren)programmabegroting bevat ook het Bestedingsplan (investeringen en exploitatie). Artikel 28 Budgetbevoegdheden en plichten 11

12 Voor de budgetbevoegdheden en plichten van budgethouders wordt verwezen naar de Regeling budgethouders begroting en kredieten Die regeling moet er zorg voor dragen, dat de uitvoering van de begroting in financiële zin rechtmatig verloopt en het college kan voldoen aan de in het vierde lid van artikel 169 van de Gemeentewet neergelegde inlichtingenplicht. Met dit artikel wordt eveneens invulling gegeven aan artikel 5, eerste lid en artikel 7, vijfde en zesde lid van de Financiële Verordening gemeente Steenwijkerland. Artikel 29 Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen In artikel 29 worden regels gesteld, die moeten voorkomen, dat de door de raad geautoriseerde kaders van de begroting worden overschreden. Met het artikel wordt invulling gegeven aan artikel 5, derde lid van de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland. Artikel 30 Verantwoording en décharge Artikel 30 geeft invulling aan de eisen van artikel 26, onder e en f van de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland. De wijze en frequentie van de rapportage over de voortgang van de activiteiten en de uitputting van middelen wordt geregeld. De rapportagefrequentie is dezelfde als de rapportagefrequentie aan de raad zoals genoemd in artikel 7 van de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland. Ook worden in het artikel de regels gesteld voor décharge van de ambtelijke organisatie voor het gevoerde beheer en de administratie. Artikel 31 Accountantscontrole In artikel 2, tweede lid van de Controleverordening gemeente Steenwijkerland wordt het college opgedragen in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor te bereiden. In artikel 32 draagt het college de voorbereiding op aan de manager Ondersteuning. Deze treedt hiervoor op in nauw overleg met de griffier. Dit onder andere voor het opstellen van het programma van eisen, dat op grond van artikel 2 van de Controleverordening gemeente Steenwijkerland door de raad moet worden vastgesteld. In het artikel wordt de manager Ondersteuning aangewezen als de persoon, die optreedt als contactpersoon voor de accountant inzake de door de accountant uit te voeren controlewerkzaamheden. Hij is verantwoordelijk voor de facilitering van de accountant(scontrole). Daarbij is hij verantwoordelijk voor het bijeenroepen van de personen voor het in artikel 4, derde lid van de Controleverordening gemeente Steenwijkerland genoemde afstemmingsoverleg. Voor uitvoering van de controlewerkzaamheden door de accountant bij een afdeling wordt de facilitering van de accountantscontrole opgedragen aan de afdelingscontroller van de desbetreffende afdeling. Dit onder de verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling Ondersteuning. De accountant rapporteert in het verslag van bevindingen over tekortkomingen van de inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie en onrechtmatigheden in de jaarrekening. Daarnaast rapporteert hij op grond van artikel 7, tweede lid van de Controleverordening gemeente Steenwijkerland aan de secretaris over bevindingen van niet bestuurlijk belang. In het zesde lid van artikel 32 wordt de manager van de afdeling Ondersteuning opgedragen toe te zien op herstel van de door de accountant gerapporteerde tekortkomingen. Hij treedt hiertoe in overleg met de desbetref-fende afdelingsmanagers en afdelingscontrollers. Artikel 32 Juridische rechtmatigheid Op grond van het integraal managementprincipe is de afdelingsmanager integraal verantwoordelijk voor de door zijn afdeling te leveren producten en dienst, zowel ten aanzien van de vakinhoudelijke en personele aspecten, maar ook ten aanzien van de financiële en juridische component. Vergelijk in dit verband ook het bepaalde in artikel 17 van dit organisatiebesluit. Op grond van de door het college vastgestelde notitie Juridische kwaliteitszorg in Steenwijkerland geldt ten aanzien van de juridisch controller het uitgangspunt, dat deze een belangrijke positie heeft met betrekking tot het beheersen en verbeteren van de juridische kwaliteit van de dienstverlening. Om die rol goed te kunnen uitoefenen het de juridisch controller de vrijheid om de juridische kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening te beoordelen en daarover zelfstandig aanbevelingen te doen. Dit uitgangspunt is in het tweede lid van dit artikel tot uitdrukking gebracht. Artikel 33 Interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet moet het college periodiek onderzoek doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid. De raad heeft in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Steenwijkerland hiervoor regels gesteld. In artikel 35 wordt door het college de verantwoordelijkheid voor het organiseren van deze onderzoeken en het opstellen van een verslag over de uitkomsten van de onderzoeken opgedragen aan de concerncontroller. Hij moet hierbij de kaders uit de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Steenwijkerland in acht nemen. De uitvoering van (delen van) de onderzoeken bij de afdelingen kan concerncontrol opdragen aan anderen. Concerncontrol heeft als opdracht de rekenkamer tijdig op de hoogte te brengen van de onderzoeken die hij instelt. Hiermee wordt voor een deel invulling gegeven aan de verplichting neergelegd in het derde lid van artikel 213a van de Gemeentewet. Concerncontrol is daarbij verantwoordelijk voor het opstellen van verbeterplannen, indien de uitkomsten van de onderzoeken daar aanleiding toe geven. Resultaten van de onderzoeken en plannen van verbetering legt concerncontrol voor aan het managementteam, voordat hij een verslag daarover aanbiedt aan het college. 12

13 De verantwoordelijkheid voor het zenden van het verslag over de uitkomsten van de onderzoeken aan de rekenkamer is door het college niet neergelegd bij concerncontrol en blijft op grond van het derde lid van artikel 213a van de Gemeentewet een taak van het college zelf. Artikel 34 Slotbepalingen In de slotbepalingen is de datum van inwerkingtreding en de citeertitel opgenomen. 13