ORGANISATIESTATUUT GEMEENTE OOSTSTELLINGWERF Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf,

Transcriptie

1 Organisatiestatuut gemeente Ooststellingwerf Versie: juni 2015 ORGANISATIESTATUUT GEMEENTE OOSTSTELLINGWERF 2015 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf, gelet op artikel 160 van de Gemeentewet en Hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht. Gelet op het advies van de Ondernemingsraad d.d. 20 mei 2015 besluit: vast te stellen het Organisatiestatuut gemeente Ooststellingwerf 2015 Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen Artikel 1: Begripsbepalingen In dit organisatiestatuut wordt verstaan onder: a. organisatie: de ambtelijke organisatie van de gemeente Ooststellingwerf, met uitzondering van de griffie; b. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf; c. afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de organisatie; d. team: een groep medewerkers binnen een afdeling met een gelijksoortig resultaatgebied en/of werkproces; e. directeur: de ambtenaar die eindverantwoordelijk is voor de organisatie en belast met de wettelijke taken behorende bij de functie van gemeentesecretaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet; f. loco-secretaris: de ambtenaar die de directeur vervangt bij diens afwezigheid; g. manager: de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de integrale leiding van een afdeling 1 ; h. manager gebiedsteams: manager van de intern verzelfstandigde afdeling gebiedsteams. De manager gebiedsteams heeft hiërarchisch leidinggevende bevoegdheden, legt rechtstreeks verantwoording af aan de directeur en maakt geen deel uit van het CMT. i. teamleider: de ambtenaar die belast is met en mede verantwoordelijk is voor de hiërarchische leiding van een team, onder eindverantwoordelijkheid van de manager; j. bedrijfsleider buitendienst: de ambtenaar die verantwoordelijk is gesteld voor de dagelijkse leiding voor de intern verzelfstandigde afdeling buitendienst. De bedrijfsleider buitendienst maakt geen deel uit van het CMT, heeft hiërarchisch leidinggevende bevoegdheden en legt rechtstreeks verantwoording af aan de directeur; k. CMT (Concern Management Team): het overleg tussen directeur en managers, ondersteund 1 Dit organisatiestatuut heeft betrekking op de organisatie van de gemeente Ooststellingwerf. Organisatieonderdelen die deel uitmaken van de OWO-samen werking zijn niet opgenomen in dit statuut. Hiervoor wordt een separaat stuk geformuleerd.

2 - 2 - door de CMT-secretaris; l. ambtenaar: persoon die is aangesteld in dienst van de gemeente Ooststellingwerf, alsmede degene die op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam is binnen de gemeentelijke organisatie; m. medewerker: alle ambtenaren en ieder die in een hiërarchische relatie werkzaam is ten behoeve van de organisatie zoals stagiaires, uitzendkrachten, gedetacheerde medewerkers etc.; n. bestuursorganen: de gemeenteraad, het college, de burgemeester en de ambtenaren die bij attributie 2 zijn aangewezen als bestuursorgaan; o. project: geheel van samenhangende activiteiten in opdracht van het bestuur of de directie, uitgevoerd ten behoeve van een vooraf gedefinieerd resultaat met een begin- en eindtijdstip, gebruik makend van begrensde hulpmiddelen, eenmalig van aard; p. projectleider: de leider van een project met verantwoordelijkheid voor de projectmiddelen: tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie; q. ondernemingsraad: een vertegenwoordiging van medewerkers, zoals bedoeld in de Wet op de Ondernemingsraden. r. Intern verzelfstandigde afdeling: een afdeling in de organisatie die separaat door een manager wordt aangestuurd, waarover geen overleg plaats vindt in het CMT. Deze manager van de intern verzelfstandigde afdeling wordt rechtstreeks aangestuurd door de directeur. s. griffie: groep medewerkers ter ondersteuning van de gemeenteraad, niet deel uitmakend van de organisatie. Hoofdstuk 2 Structuur en taakgebieden Artikel 2: Organisatorische eenheden 1. De organisatie is ingedeeld in de volgende afdelingen: a. de afdeling Klant en Organisatie; b. de afdeling Mens en Omgeving; c. de intern verzelfstandigde afdeling gebiedsteams d. de intern verzelfstandigde afdeling buitendienst 2. De directeur kan besluiten de structuur van elke afdeling nader onder te verdelen. Over een dergelijk voornemen wordt de betrokken manager, bedrijfsleider buitendienst of manager gebiedsteams gehoord. 3. De directeur kan besluiten tot (tijdelijke) toewijzing van onderdelen van het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling. Over een dergelijk voornemen worden de betrokken managers gehoord. 4. De directeur kan besluiten tijdelijke organisatorische verbanden tussen afdelingen in te stellen, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid, dat meerdere afdelingen betreft. Dit gebeurt al dan niet in de vorm van een projekt. Over een dergelijk voornemen worden de betrokken managers gehoord. Artikel 3: Benoeming leidinggevende functionarissen 1. Het college benoemt de directeur, nadat een afvaardiging van managers, bedrijfsleider buitendienst en manager gebiedsteams is gehoord en de ondernemingsraad advies heeft 2 Attributie: een bevoegdheid tot het nemen van besluiten bij wettelijk voorschrift, toegedeeld aan een persoon of college werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan (bijv. heffingsambtenaar of leerplichtambtenaar); attributie levert een echte bevoegdheid op, die alleen door de wettelijke regeling ongedaan kan worden gemaakt, niet door het bestuursorgaan onder wiens verantwoordelijkheid de attributaris werkt).

3 - 3 - uitgebracht. 3. De directeur benoemt de managers en de manager gebiedsteams nadat een afvaardiging van de afdeling of gebiedsteams is gehoord. 4. De directeur benoemt de bedrijfsleider buitendienst nadat een afvaardiging van de buitendienst is gehoord. 5. De manager benoemt de teamleider, nadat een afvaardiging van het team is gehoord. 6. De manager gebiedsteams benoemt de teamleider, nadat een afvaardiging van het gebiedsteam is gehoord. Artikel 4: Leiding en verantwoordelijkheid 1. De directeur is eindverantwoordelijk voor de strategische en operationele aansturing van de organisatie, het inhoud geven aan de dienstverlening en het realiseren van de doelen van de organisatie. 2. De manager geeft leiding aan een afdeling en is als integraal leidinggevende verantwoordelijk voor het eindresultaat en de juiste inzet van mensen en middelen. 3. De manager gebiedsteams geeft leiding aan de afdeling gebiedsteams en is als integraal leidinggevende verantwoordelijk voor het eindresultaat en de juiste inzet van mensen en middelen. 4. De bedrijfsleider buitendienst geeft leiding aan de afdeling buitendienst en is als integraal leidinggevende verantwoordelijk voor het eindresultaat en de juiste inzet van mensen en middelen. 5. De teamleider geeft leiding aan een van de teams van een afdeling. Artikel 5: Projectorganisatie 1. Het college en de directeur kunnen besluiten een projectleider of projectmanager aan te stellen. De directeur, managers, transitiemanager, bedrijfsleider buitendienst, teamleiders en andere medewerkers kunnen binnen een projectteam functionele bevoegdheden worden gegeven. 2. Het college en/of de directeur kunnen nadere regels vaststellen, die bij het uitoefenen van de in het eerste lid bedoelde bevoegdheden in acht worden genomen. Hoofdstuk 3 De directeur in relatie tot het college Artikel 6: Het college van burgemeester en wethouders 1. De directeur draagt, met inachtneming van de richtlijnen van het college en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor de goede voorbereiding van de vergaderingen van het college. 2. De directeur draagt zorg voor een gedegen, tijdige, en integrale advisering aan het college. 3. De directeur draagt zorg voor de vastlegging van de besluiten van het college. 4. De directeur draagt er zorg voor dat de besluiten van het college worden uitgevoerd. 5. De directeur draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college, met inachtneming van eventuele nadere richtlijnen van het college. 6. De directeur draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over de informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben. Hij neemt daarbij eventuele nadere richtlijnen van het college in acht. Artikel 7: De burgemeester Artikel 6 is van overeenkomstige toepassing in relatie tot de burgemeester, voor zover het betreft de

4 - 4 - op hem rustende taken. Artikel 8: Brugfunctie directeur -secretaris 1. De directeur staat het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. 2. De directeur bevordert, met inachtneming van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Ooststellingwerf en de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de griffier, dat de ambtelijke organisatie op doelmatige wijze de bestuursorganen en raadscommissies terzijde staat. Artikel 9: Vervanging directeur. 1. Het college wijst een manager aan als loco-secretaris. 2. Tenzij anders is bepaald, vervangt de loco-secretaris de directeur in al zijn rechten en bevoegdheden. Artikel 10: De directeur 1. De directeur is eindverantwoordelijk voor het leiden van de organisatie, de strategiebepaling en beleidsintegratie. 2. De directeur stuurt de managers, de manager gebiedsteams en de bedrijfsleider buitendienst direct aan. 3. De dagelijkse leiding van de organisatie berust bij de directeur, onder verantwoordelijkheid van het college. 4. De directeur kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan managers, de manager gebiedsteams en de bedrijfsleider buitendienst om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang ervan te verzekeren. 5. De directeur bevordert de samenhang en een doelmatige samenwerking en coördinatie van de verschillende onderdelen van de organisatie. 6. De directeur draagt zorg voor de procedurele coördinatie van de organisatie en geeft zo nodig aanwijzingen. 7. De directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. Hij ziet er op toe dat zaken voor advies of voor instemming aan de ondernemingsraad worden voorgelegd. Artikel 11: Inlichtingen De directeur heeft het recht bij de managers van afdelingen, bij de manager gebiedsteams en de bedrijfsleider buitendienst alle inlichtingen in te winnen en informatie te vragen die voor de uitvoering van zijn taken noodzakelijk zijn. Artikel 12: Procedures De directeur kan na overleg met managers, manager gebiedsteams en bedrijfsleider buitendienst procedures vaststellen voor de behandeling van alle zaken, die aan de organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen. Artikel 13: Overleg De directeur overlegt periodiek met managers over de voortgang van de werkzaamheden, zowel bilateraal als multilateraal in het CMT. De directeur overlegt bilateraal met de manager gebiedsteams en de bedrijfsleider buitendienst over de voortgang van de werkzaamheden.

5 - 5 - Hoofdstuk 4 Het management Artikel 14: Manager en manager gebiedsteams Onder eindverantwoordelijkheid van de directeur draagt een manager of manager gebiedsteams met inachtneming van de gemeentebrede kaders zorg voor: 1. De uitvoering van het afdelingsplan- mede in het verlengde van de organisatiedoelstellingen; de bewaking van de juridische en financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan; de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten; het opvolgen van de aanwijzingen van de directeur; het middelenbeheer van de afdeling; de uitvoering van de administratieve organisatie; het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie. 2. De managers en de manager gebiedsteams zijn integraal verantwoordelijk voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de directeur voor het college worden voorbereid op: a. kwaliteit, tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatie b. juridisch en financiële rechtmatigheid, c. resultaatgerichtheid en doelmatigheid Artikel 15: Bedrijfsleider buitendienst 1. De bedrijfsleider buitendienst is onder eindverantwoordelijkheid van de directeur verantwoordelijk voor het functioneren van de buitendienst, waaronder begrepen het management, de bedrijfsvoering, de coördinatie en integratie van taken en werkzaamheden. Jaarlijks formuleert de bedrijfsleider buitendienst hiervoor een afdelingsplan, waarin wordt aangegeven welke resultaten zullen worden bereikt met de beschikbare middelen. Hierin zit tevens verwerkt de uit te voeren jaaropdracht. 2. De bedrijfsleider buitendienst voert het plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek met de medewerkers van de buitendienst. 3. De bedrijfsleider buitendienst dient in overleg met de directeur de coördinatie van ambtelijk handelen af te stemmen op het geldende beleid. Artikel 16: Teamleider 1. De teamleider realiseert de aan het team opgedragen doelstellingen en is verantwoordelijk voor de kwaliteit en kwantiteit van het geleverde werk, de leiding aan het team en de uitvoering van de bedrijfsvoering. 2. De teamleider functioneert onder verantwoordelijkheid van de manager of manager gebiedsteams. 3. De teamleider voert het plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek met de medewerkers van zijn team. 4. De teamleider ondersteunt de manager of manager gebiedsteams bij de afstemming van de coördinatie van ambtelijk handelen op het geldende beleid. Artikel 17: CMT 1. Het overleg tussen directeur en managers in het CMT vindt 1 x per week plaats met ondersteuning van de CMT-secretaris. Het doel hiervan is het bevorderen van de integrale bedrijfsvoering en strategische beleidsontwikkeling. 2. De directeur neemt de directiebesluiten na overleg in, en tijdens de CMT-vergadering. Bij gebrek aan consensus in het CMT besluit de directeur. 3. De directeur is voorzitter van het CMT. Alle CMT-leden kunnen bespreekpunten agenderen. 4. De CMT-secretaris stelt de agenda op voor de CMT-vergadering en draagt zorg voor tijdige

6 - 6 - verspreiding van de agenda en stukken. Hij notuleert tijdens de vergadering... Tevens draagt hij zorg voor interne publicatie van de directiebesluiten op STELLA. 5. In het CMT wordt in ieder geval het volgende besproken: a. terugkoppeling van bestuurlijke zaken; b. integrale bedrijfsvoering en strategische onderwerpen; c. de voortgang van de (belangrijkste) werkzaamheden, waaronder de werkzaamheden met een specifiek of organisatiebelang. 6. De managers dragen zorg voor overdracht van informatie naar de afdelingen. 7. De directeur kan ook anderen, zoals adviseurs, uitnodigen aan de besprekingen in de CMTvergadering deel te nemen. 8. De CMT-secretaris bewaakt de strategische agenda, de gemaakte afspraken en procedures voorvloeiende uit de CMT-vergaderingen. 9. De CMT-secretaris is de eerste contactpersoon voor de griffie over operationele aangelegenheden. 10. De directeur kan de CMT-secretaris opdracht geven andere, meer specifiek beleidsadviserende of coördinerende werkzaamheden uit te voeren De CMT-secretaris wordt rechtstreeks aangestuurd door de directeur. Artikel 18: Overleg 1. De manager, bedrijfsleider buitendienst en manager gebiedsteams zorgen voor regelmatig overleg met de medewerkers binnen zijn afdeling/gebiedsteam/de buitendienst. Dit overleg vindt minimaal 4 x per jaar plaats, met een vooraf opgemaakte agenda en achteraf opgemaakte afsprakenlijst. 2. De manager, bedrijfsleider buitendienst en manager gebiedsteams zorgen voor regelmatig overleg met de portefeuillehouder over beleidsaangelegenheden van zijn taakgebied. 3. De teamleider zorgt voor regelmatig overleg met de medewerkers van zijn team. Dit overleg vindt minimaal 12 x per jaar plaats. 4. De teamleider is het eerste aanspreekpunt voor de portefeuillehouder voor operationele zaken. 5. Van het portefeuillehouderoverleg wordt door managers, manager gebiedsteams, bedrijfsleider buitendienst en teamleiders een afspraken- of activiteitenlijst bijgehouden. Over essentiële of relevante punten uit de portefeuillehouderoverleggen overleg wordt de directeur geïnformeerd. Artikel 19: Vervanging 1. De horizontale vervanging van managers wordt binnen het CMT overeen gekomen. 2. De vervanging van de manager gebiedsteams wordt door de directeur vastgesteld na overleg met de manager gebiedsteams. 3. De vervanging van de bedrijfsleider buitendienst wordt door de directeur vastgesteld na overleg met de bedrijfsleider buitendienst. 4. De vervanging van een teamleider wordt door de manager of manager gebiedsteams vastgesteld binnen de eigen afdeling. 5. De vervanging van de CMT-secretaris wordt binnen het CMT overeen gekomen.

7 - 7 - Hoofdstuk 5 Procedures Artikel 19: Advisering 1. Elke zaak wordt voorbereid door de afdeling tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak primair behoort. 2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een afdeling uitstrekt, wordt in eerste instantie overleg gevoerd met collega-managers. Indien daarbij onduidelijkheid blijft bestaan, wordt dit besproken in het CMT. De directeur bepaalt welke afdeling primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en/of uitvoering alsmede de tijdsplanning en de bewaking van de uitvoering. 3. De primair met de advisering belaste afdeling is verantwoordelijk voor integrale advisering. Andere betrokken afdelingen zetten hun medeparaaf. 4. De adviezen van de afdelingen gericht op concernbrede bedrijfsvoering en kaderstelling worden altijd voorgelegd aan de directeur en het CMT. 5. De directeur is bevoegd een manager, de manager gebiedsteams alsook de bedrijfsleider buitendienst op te dragen een advies uit te brengen en daarvoor een redelijke termijn vast te stellen, voor zover betrokkene(n) niet uit eigen beweging tijdig een advies uitbrengt. Artikel 20: Managers, de manager gebiedsteams en bedrijfsleider buitendienst 1. De managers, de manager gebiedsteams en bedrijfsleider buitendienst zijn, onverminderd de bevoegdheden van de directeur, verantwoordelijk voor de voortgang in de behandeling en de juiste afdoening van zaken binnen hun afdeling/gebiedsteams/buitendienst. 2. De managers, de manager gebiedsteams en de bedrijfsleider buitendienst doen aan de directeur verslag van de voortgang van de werkzaamheden. Hoofdstuk 6 Mandatering en delegatie Artikel 21: Mandatering en delegatie 1. Bestuursorganen kunnen, voor door hen aan te wijzen aangelegenheden, de directeur, een manager, de manager gebiedsteams, alsook de bedrijfsleider buitendienst of andere door hen aan te wijzen ambtenaren de bevoegdheid geven namens hen of in hun plaats beslissingen te nemen en/of stukken te ondertekenen. Zij stellen daartoe een mandaat- en delegatiestatuut vast. 2. De directeur of een door hem aan te wijzen ambtenaar adviseert, gehoord de managers, de manager gebiedsteams en bedrijfsleider buitendienst, over het actueel houden van het mandaat- en delegatiestatuut. Hoofdstuk 7 Slotbepalingen Artikel 22: Slotbepalingen 1. In gevallen waarin dit organisatiestatuut niet voorziet, beslist de directeur namens het college. 2. Dit organisatiestatuut treedt in werking op 1 juni Het college trekt het organisatiestatuut 2012 van de gemeente Ooststellingwerf, vastgesteld op 13 maart 2012 op de in het tweede lid genoemde datum in. 4. Dit organisatiestatuut wordt aangehaald als: Organisatiestatuut gemeente Ooststellingwerf 2015.

8 - 8 - Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 juni De voorzitter, De secretaris,

9 - 9 - Toelichting Procedure Op grond van artikel 160 Gemeentewet is het stellen van regels over de ambtelijke organisatie een bevoegdheid van het college van b&w. Het horen van de ondernemingsraad is verplicht. De ondernemingsraad heeft adviesrecht. Hoofdstuksgewijze toelichting Hoofdstuk 1 In het organisatiestatuut is de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente Ooststellingwerf neergelegd. Dit laatste met uitzondering van de griffie, hetgeen een verantwoordelijkheid is van de gemeenteraad. Het college van b&w is vrij om zelf de structuur van de ambtelijke organisatie te bepalen. Het organisatiestatuut is een juridische weergave van de organisatieontwikkeling, zoals geïnitieerd in het rapport aanpassen structuur organisatie september 2002 en daarna vervolgd in diverse doorontwikkel-rapportages, laatstelijk in het document samenwerking in aansturing (2011). Het organisatiestatuut zal periodiek worden aangepast aan de voortschrijdende organisatie ontwikkeling. De aanpassing die nu aan de orde is betreft de gevolgen van besluitvorming door het college van b&w op 24 februari Artikel 2 geeft aan dat de ambtelijke organisatie is ingericht volgens het directiemodel. Dit betekent dat de organisatie onder centrale leiding van een directeur staat en verder bestaat uit een aantal afdelingen. Deze afdelingen worden integraal aangestuurd door managers. De nieuwe situatie betreft ook twee zgn. intern verzelfstandigde afdelingen, de buitendienst en de gebiedsteams. De interne verzelfstandiging houdt in dat genoemde afdelingen binnen concernkaders hun eigen bedrijfsvoering mogen voeren, en een eigen ontwikkeling mogen doormaken. De betreffende managers staan rechtstreeks onder de directeur en maken geen deel uit van het CMT. De buitendienst wordt aangestuurd door een bedrijfsleider buitendienst. De gebiedsteams worden aangestuurd door een manager gebiedsteams. Attributie: een bevoegdheid tot het nemen van besluiten bij wettelijk voorschrift, toegedeeld aan een persoon of college werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan (bijv. heffingsambtenaar of leerplichtambtenaar). Hoofdstuk 3 De instructie voor de gemeentesecretaris (als bedoeld in artikel 103, tweede lid, Gemeentewet) is neergelegd in dit hoofdstuk. In artikel 9 wordt de vervanging van de gemeentesecretaris geregeld. Hiermee is voldaan aan artikel 106 Gemeentewet. Hoofdstuk 6 Ingevolge artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht kan de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven inzake de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. De algemene kaders voor mandaat, machtiging en volmacht worden in dit hoofdstuk niet genoemd. Wel wordt in dit artikel nadrukkelijk verwezen naar de door het college vastgestelde mandaat- en delegatiestatuut.

10 Hoofdstuk 7 Als gevolg van de Wet dualisering gemeentebestuur is het college bevoegd om dit statuut vast te stellen en te wijzigen.