B en W. nr d.d

Transcriptie

1 B en W. nr d.d Onderwerp Organisatiebesluit gemeente Leiden 2014 besluiten:behouden s advies van de commissie 1. het organisatiebesluit gemeente Leiden 2014 vast te stellen onder voorbehoud van advies van de OR; 2. de secretaris/algemeen directeur opdracht te geven voorbereidingen te treffen om, conform het organisatiebesluit gemeente Leiden 2014, de benodigde aanpassingen van de organisatie met ingang van 1 januari 2015 in te voeren; 3. bijgaande brief aan de raad vast te stellen. Pers samenvatting: De gemeente Leiden gaat zich anders organiseren. In lijn met de visie Leiden Stad van Ontdekkingen wordt de ambtelijke organisatie ingericht volgens de ambities van de stad. De gemeente zet daarbij in op drie sporen: Leiden als bestuurskrachtige centrumgemeente in een economische en culturele topregio, Leiden als sociale en dynamische stad, en Leiden als voorbeeld voor efficiënte en transparante bedrijfsvoering. Met deze aanpassing wil Leiden een organisatie zijn die nog meer toegankelijk is en gericht is op (regio)samenwerking. Een organisatie die slagvaardig en oplossingsgericht opereert met korte lijnen tussen samenwerkende partijen binnen de organisatie, de stad en de regio. Een zichtbare verandering is dat de indeling van de organisatie komend jaar wijzigt. Daarnaast wordt ingezet op de ontwikkeling van medewerkers en een verdere verbetering van de bedrijfsvoering

2 Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden Aan de leden van de gemeenteraad Bezoekadres Postadres Telefoon Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus PC Leiden sleutel@leiden.nl Datum 22 januari 2014 Contactpersoon Jan Nauta Ons kenmerk Z/14/0947/ Doorkiesnummer 5020 Onderwerp Visie ontwikkeling ambtelijke organisatie Geachte leden van de raad, Langs deze weg informeren we u graag over de visie die het college in de afgelopen maanden in samenspraak met de concerndirectie heeft geformuleerd op de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie, en de veranderingen die daarvoor nodig zijn. In lijn met de visie Leiden Stad van Ontdekkingen enten we de ontwikkeling van de ambtelijke organisatie op de ambities voor de stad: We zetten in op Leiden als bestuurskrachtige centrumgemeente in een economische en culturele topregio voor talent en innovatie, Leiden als sociale en dynamische stad, en Leiden als voorbeeld voor efficiënte en transparante bedrijfsvoering. We onderkennen daarbij het toenemende belang van samenwerking met de regiogemeenten en overige partners in stad en regio, en de omvangrijke uitbreiding van verantwoordelijkheden en middelen als gevolg van de drie decentralisaties. De geformuleerde inzet vraagt om een organisatie die toegankelijk is en gericht op samenwerking, een organisatie die slagvaardig en oplossingsgericht opereert met korte lijnen tussen bestuur, management en medewerkers, en een organisatie waarin verantwoordelijkheden duidelijk zijn belegd en iedereen goed aanspreekbaar is. Inmiddels is binnen de ambtelijke organisatie het gesprek opgestart om vorm en inhoud te geven aan deze opgave. Een zichtbare verandering is dat komend jaar de hoofdindeling van de organisatie wijzigt. Het voorgenomen besluit daarover ligt momenteel voor advies bij de ondernemingsraad. Het voornemen houdt in dat we de komende periode de bestaande teams binnen de organisatie hergroeperen tot vier herkenbare en inhoudelijk samenhangende clusters: Publieke dienstverlening, handhaving, en veiligheid Ruimte, verkeer, economie en cultuur Zorg & welzijn, participatie, werk en onderwijs Beheer van de stad en maatschappelijke vastgoedaccommodaties Daarnaast onderscheiden we een concernstaf. Deze onderdelen vormen met elkaar de beoogde hoofdeenheden van de organisatie.

3 Verder kent de aangepaste indeling de volgende organisatie-eenheden: een bureau programma s en projecten, en de drie gemeentelijke instellingen (DZB, Museum Lakenhal, Erfgoed Leiden e.o.). De totale hoofdstructuur is weergegeven in het organogram hieronder. Met deze aanpassing verwachten we dat de herkenbaarheid van de organisatie groter wordt, en dat de ambtelijke organisatie daardoor beter aanspreekbaar is voor bestuur, partners en burgers. Daarnaast zijn beleid en uitvoering nauwer met elkaar verbonden, en brengen we met deze indeling meer balans aan tussen de actuele inhoudelijke opgaven en de inrichting van de organisatie. De aanpassing van de indeling van de organisatie is een belangrijke verandering. Een minstens zo belangrijke verandering gaat over de manier waarop de organisatie in de dagelijkse praktijk haar werk doet. Intern, bijvoorbeeld in het werkoverleg, of in het gesprek tussen medewerkers en hun leidinggevende. Maar vooral in contact met inwoners, bedrijven en partners in de stad en regio. Langs vier sporen willen we een verandering in de organisatie op gang brengen: Partners en omgeving Talent en gedrag Organisatie en sturing (waartoe de genoemde aanpassing van de hoofdindeling behoort) Bedrijfsvoering Vanaf 1 maart as. start de zgn. kwartiermakersfase. Na afronding van de kwartiermakersfase op 1 januari 2015 is de beoogde aanpassing van de hoofdindeling van de organisatie ingevoerd. De totale veranderopgave loopt ook na 1 januari 2015 door. Rapportage over de voortgang van de organisatieontwikkeling zal plaats vinden in het kader van de planning & control cyclus. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,

4

5 BESLUIT: vast te stellen het volgende Organisatiebesluit gemeente Leiden 2014, tevens omvattende de instructie aan de secretaris/algemeen directeur (Gemeentewet artikel 103 lid 2). Artikel 1 Begripsbepaling In dit besluit wordt verstaan onder: a. college: het college van burgemeester en wethouders zoals bedoeld in artikel 5 onderdeel c van de Gemeentewet; b. burgemeester: de burgemeester van Leiden als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte; c. portefeuillehouder: lid van het college aan wie een nader omschreven beleidsveld is toegewezen waarvoor hij politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt; d. griffier: ambtenaar, die is benoemd door de gemeenteraad en belast is met de eindverantwoordelijkheid voor de ondersteuning van de gemeenteraad en de leiding van de griffie. Zie ook de Gemeentewet artikelen e ; e. griffie: ambtelijke organisatie-eenheid voor de ondersteuning van de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taken; f. secretaris/algemeen directeur: de ambtenaar, die benoemd is door het college en belast is met de zorg voor de ondersteuning van het college en leiding van de ambtelijke organisatie. Zie ook de Gemeentewet artikelen 100, 101,10t/m106; g. concerncontroller: de ambtenaar die door het college benoemd is en belast is met de interne controle, auditing en onafhankelijke advisering van het college over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid, het middelenbeheer en de beleidsuitvoering. Zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld in dit besluit en in de budgethouderregeling; h. hoofdeenheid van de organisatie: bundeling van organisatieonderdelen met samenhangende taken. De organisatie eenheden staan onder hiërarchische leiding van een leidinggevende en kunnen meer resultaatverantwoordelijke teams omvatten; i. leidinggevenden van een hoofdeenheid van de organisatie: de leidinggevende die de secretaris/algemeen directeur bijstaat in de uitvoering van diens taken, die verantwoordelijk is voor de aan hem toegewezen begrotingsprestaties, de daarmee gemoeide middelen en de aansturing van de eventueel tot de hoofdeenheid behorende teams en de hem toegewezen programma s en projecten. Hij heeft hierover een verantwoordingsplicht aan de secretaris/algemeen directeur; j. resultaatverantwoordelijk team: organisatieonderdeel van een hoofdeenheid waaraan een teamleider leiding geeft. k. teamleider: de teamleider is als hiërarchisch leidinggevende verantwoordelijk voor het behalen van de aan hem opgedragen resultaten, de aansturing van de aan hem opgedragen projecten en programma s en voor het beheer en de

6 inzet van de daarmee gemoeide middelen. Hij heeft hierover een verantwoordingsplicht aan de leidinggevende van de hoofdeenheid; l. resultaatverantwoordelijke unit: bij uitzondering kan een resultaatverantwoordelijk team een of meer taakgerichte units omvatten die belast is/zijn met een uitvoeringsgerichte (deel)taak; m. unitleider: de unitleider is als hiërarchisch leidinggevende verantwoordelijk voor het behalen van de aan hem opgedragen resultaten, de aansturing van de aan hem opgedragen projecten en voor het beheer en de inzet van de daarmee gemoeide middelen. Hij heeft hierover een verantwoordingsplicht aan de teammanager; n. instelling/bedrijf /bureau: een organisatie-eenheid die is belast met specifieke taken op daartoe door het college vastgestelde werkterreinen. Deze eenheid werkt op basis van een managementcontract dat afgesloten wordt met de secretaris/algemeen directeur en de leidinggevende van een hoofdeenheid. o. leidinggevende instelling/bedrijf/bureau: leidinggevende die met het management van een instelling/bedrijf/bureau is belast. Hij heeft een verantwoordingsplicht over de uitvoering van zijn managementcontract aan een hoofd van een organisatieeenheid en legt over zijn functioneren verantwoording af aan de secretaris/algemeen directeur; p. managementteam: de secretaris/algemeen directeur en de leidinggevenden van de hoofdeenheden van de organisatie vormen het managementteam. De leidinggevenden van gemeentelijke instellingen/bedrijven hebben als adviseur een standing invitation voor de vergaderingen van het managementteam. De concerncontroller is adviseur van het managementteam; q. budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie de verantwoordelijkheid voor het beheer en de besteding van middelen is toegekend in de vorm van exploitatie- of investeringskredieten. Zijn verantwoordelijkheden en verplichtingen worden geregeld in de Mandaat- en de Budgethoudersregeling. r. hiërarchische leiding: het op basis van een formele gezagsrelatie leiding geven aan medewerkers, gericht op het realiseren van de resultaten waarvoor de hiërarchisch leidinggevende verantwoordelijk is gesteld; s. begrotingsprogramma: hoofdstuk uit de programmabegroting dat gericht is op een samenhangende verzameling van (veelal) maatschappelijke doelen en prestaties (bestaande uit activiteiten, maatregelen en projecten). t. bijzonder programma: een thematische opdracht gericht op een samenhangende verzameling van doelen en inspanningen, bestaande uit activiteiten, maatregelen en projecten, uit te voeren door een opdrachtnemer in opdracht van een bestuurlijk en een ambtelijke opdrachtgever; u. bijzonder project: een unieke opgave, uit te voeren door een opdrachtnemer in opdracht van een bestuurlijk en een ambtelijke opdrachtgever, die zich richt op tijdige realisatie van een vooraf overeengekomen en afdwingbaar resultaat in een tijdelijk samenwerkingsverband tussen mensen; v. verbonden partij: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente Leiden een bestuurlijk en een financieel belang heeft. 1 De ambtelijke organisatie

7 Artikel 2 Hoofd-organisatiestructuur 1. Er is een griffie voor de ondersteuning van de raad en voor de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taken. 2. De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente Leiden bestaat, behalve uit de griffie, uit: A. een secretaris/algemeen directeur, B. een hoofdeenheid concernstaf, C. een hoofdeenheid belast met taken met name op het gebied van publieke dienstverlening, handhaving en veiligheid, D. een hoofdeenheid belast met taken met name op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling, economie, verkeer, cultuur en accommodatieontwikkeling, E. een hoofdeenheid belast met taken op het gebied van zorg & welzijn, participatie, werk en onderwijs, F. een hoofdeenheid belast met taken op het gebied van stedelijk beheer en het beheer van vastgoed, inclusief sport accommodaties, G. een organisatie-eenheid (projectbureau) belast met taken op het gebied van programma s en projecten; H. een organisatie-eenheid belast met de taken van de Zijlbedrijven; I. een organisatie-eenheid belast met de taken op het gebied van Erfgoed Leiden; J. een organisatie-eenheid belast met de taken op het gebied van Museum De Lakenhal. Artikel 3 Hiërarchische verhoudingen en sturing 1. De secretaris/algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en geeft uit dien hoofde hiërarchisch leiding aan de leidinggevenden van de organisatieonderdelen B. t/m J. 2. De leidinggevenden van de organisatie-eenheden B. t/m J. geven hiërarchisch leiding aan de leidinggevenden van de binnen deze organisatie-eenheden gevormde resultaatverantwoordelijke teams (voor zover deze bestaan binnen de betreffende eenheid). 3. De leidinggevenden van resultaatverantwoordelijke teams geven hiërarchisch leiding aan hun medewerkers, waaronder unitleiders voor zover daarvan binnen hun team sprake is. Artikel 4 Mandatering 1. Het college en de burgemeester kunnen de uitoefening van bepaalde bevoegdheden mandateren aan de secretaris/algemeen directeur, aan een portefeuillehouder of aan een bestuur of directie van een verbonden partij. Zij stellen daartoe een mandaatregeling met een overzicht van de verleende mandaten vast (mandaatregister A.). 2. De secretaris/algemeen directeur kan zijn bevoegdheden (door)mandateren aan de leidinggevenden van de organisatie-eenheden B. t/m F, teamleiders, unitleiders, managers van een instelling, bedrijf of bureau, programmamanagers, projectleiders en medewerkers. Hij stelt daartoe het mandaatregister B. vast. Het mandaatregister bevat eveneens de mandaten aan de leidinggevenden van de organisatie eenheden B. t/m J. om het personeelsbeleid uit te voeren.

8 3. Het college stelt tevens een Budgethoudersregeling vast voor de gemeentelijke ambtelijke organisatie. Artikel 5 Collegevertegenwoordiging deelneming in rechtspersonen Ambtenaren die op voordracht of krachtens directe benoeming deel uitmaken van het bestuur van een verbonden partij in de zin van het Besluit Begroting- en Rekening, worden door het college aangewezen, gehoord de Raad. Zij brengen op nader door het college te bepalen wijze verslag uit aan het college over hun werkzaamheden. 2 Secretaris/algemeen directeur Artikel 6 Ondersteuning college 1. De secretaris/algemeen directeur staat het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde (Gemeentewet artikel 103 lid 1). 2. De secretaris/algemeen directeur is in de vergadering van het college aanwezig (Gemeentewet artikel 104). 3. De stukken die van het college uitgaan, worden door de burgemeester ondertekend en door de secretaris medeondertekend, tenzij de ondertekening is opgedragen aan een ander lid van het college, aan de secretaris/algemeen directeur of aan een of meer andere gemeenteambtenaren (Gemeentewet artikel 59a). 4. De secretaris/algemeen directeur draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat burgemeester en de leden van het college over alle informatie beschikken die zij nodig hebben om hun verantwoordelijkheden goed uit te oefenen. 5. De secretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor een tijdige en gedegen advisering aan de burgemeester en het college. 6. De secretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college en van de burgemeester. 7. De secretaris/algemeen directeur draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de besluiten van het college en van de burgemeester in een besluitenlijst en voor het openbaar maken van die besluitenlijst. 8. Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, zijn bovenstaande bepalingen van overeenkomstige toepassing voor door het college ingestelde commissies. Artikel 7 Aansturing ambtelijke organisatie 1. De secretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor: a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen; b. de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid; c. de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

9 d. de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer; e. de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving. 2. De secretaris/algemeen directeur is bestuurder zoals bedoeld in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). 3. Het college houdt jaarlijks functioneringsgesprekken met de algemeen directeur/secretaris en indien noodzakelijk een beoordelingsgesprek. Artikel 8 Managementteam 1. De samenstelling van het managementteam is omschreven in artikel 1 lid p. 2. De secretaris/algemeen directeur is de voorzitter van het managementteam. 3. Het managementteam neemt besluiten bij consent. Indien geen consent bereikt wordt besluit de secretaris/algemeen directeur. Het managementteam is onder eindverantwoordelijkheid van de secretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor: a. de borging van de integrale advisering aan het college, de uitvoering van het collegebeleid en de dienstverlening aan burger en de efficiëntie en effectiviteit van de daarmee samenhangende bedrijfsvoering. Dit alles binnen de wettelijke kaders, het door de gemeenteraad vastgestelde beleid en de gemeentebegroting. b. de advisering over en de uitwerking van het strategische beleid van de gemeente; c. het onderhouden van goede relaties met voor de gemeente van belang zijnde organisaties; d. de zorg van de algehele personeelsontwikkeling; e. de bevordering en verzekering van de integriteit in de ambtelijke organisatie. 3. De secretaris/algemeen directeur kan, gehoord het managementteam, besluiten tot het instellen van bijzondere projecten en programma s voor onderwerpen en thema s die een hoofdeenheid van de organisatie overstijgen. Artikel 9 Verantwoording en décharge 1. De secretaris/algemeen directeur legt aan het college door middel van periodieke rapportages tussentijds verantwoording af over de uitvoering en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. 2. De secretaris/algemeen directeur stelt jaarlijks, binnen de door het college vastgestelde termijn en conform de door het college vastgestelde richtlijnen, de jaarstukken op over het gevoerde beheer van de gemeente. 3. Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de secretaris/algemeen directeur met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie; voorwaarde voor deze décharge zijn een in controlverklaring van de concerncontroller en de goedkeurende accountantsverklaring. 4. Het gestelde in het derde lid is niet van toepassing als het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

10 Artikel 10 Benoeming, schorsing, vervanging en ontslag 1. De secretaris/algemeen directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college. 2. Het college regelt de vervanging van de secretaris/algemeen directeur (Gemeentewet artikel 106.) 3. De leidinggevenden van de organisatie eenheden B. t/m J. en de concerncontroller worden op voordracht van de secretaris/algemeen directeur benoemd, geschorst en ontslagen door het college. 4. Leidinggevenden wijzen binnen hun eenheid een plaatsvervanger aan. 3 Concerncontrol Artikel 11 Concerncontroller 1. Het college benoemt op voordracht van de secretaris/algemeen directeur een concerncontroller. De concerncontroller adviseert het college en maakt als adviseur deel uit van het managementteam. 2. De concerncontroller draagt zorg voor de interne controle van de administratieve organisatie/interne beheersing; hij geeft de jaarlijkse in controlverklaring af. 3. Voor zaken die te maken hebben met het aangaan van risico s en de integriteit van het bestuur en de organisatie, heeft de concerncontroller, met vooraf een meldingsplicht aan de secretaris, de mogelijkheid zich rechtstreeks tot het college te wenden en te verlangen dat door de concerncontroller verstrekte informatie ter kennis wordt gebracht van de Raad. 4. De concerncontroller adviseert na overleg met de algemeen directeur/secretaris gevraagd en ongevraagd het college over de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid, het middelenbeheer en de beleidsuitvoering. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits. 4 Vaststelling en ingangsdatum Artikel 12 Slotbepalingen 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari Het Organisatiebesluit gemeente Leiden 1 januari 2012 houdt op die datum op te gelden. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van Burgemeester en Wethouders op de secretaris, de burgemeester,