Stage BIBF Toelatingsdossier

Transcriptie

1 Stage BIBF Toelatingsdossier Het dossier invullen bij te voegen documenten BIBF Legrandlaan BRUSSEL Tel: 02/ Fax: 02/ Contact stage: Sandra DE RIDDER Aurélie DELSAUT

2 1. INHOUDSOPGAVE 1. Inhoudsopgave Inleiding Het aanvraagformulier Identiteitsfoto Rubriek 1 : Persoonlijke gegevens Rubriek 2 : Professionele hoedanigheid Rubriek 3 : Hoedanigheid kandidaat stagemeester Rubriek 4 : Professionele adres(-sen) Rubriek 5 : Diversen: De bij het stagedossier toe te voegen documenten Voor alle kandidaat stagiairs : intern en extern Voor de kandidaat interne stagiairs ook nog dit: Voor de kandidaat externe stagiairs ook nog dit : Versturen van het dossier Behandeling van het dossier - stagedienst Behandeling van het dossier - uitvoerende Kamer Begin van de stage Inschrijvingsdossier stage 2018/ p. 2

3 2. INLEIDING Deze handleiding zal u helpen het dossier - dat u moet verzenden om ingeschreven te worden op de lijst van stagiairs BIBF - samen te stellen. Alle modaliteiten betreffende de stage kan men steeds terugvinden op en in het Vademecum Stage. Stagedienst contacteren : SANDRA DE RIDDER / Aurélie DELSAUT Tel : 02/ stagedienst@bibf.be Het stagedossier dat u moet insturen bestaat uit een aanvraagformulier (hoofdstuk 3) en een aantal documenten die hierbij moeten toegevoegd (hoofdstuk 4) worden 3. HET AANVRAAGFORMULIER Inleiding: Het aanvraagformulier (3 pagina s) en moet volledig ingevuld, gedagtekend en ondertekend (laatste pagina) teruggestuurd worden. Taal Door het indienen van een dossier in het Nederlands zal u onderworpen zijn aan de bevoegdheid van de Nederlandstalige Uitvoerende Kamer. Deze keuze kan niet meer worden gewijzigd. Indien u onder de Franstalige Uitvoerende Kamer wil vallen dient u een dossier in het Frans in te dienen ( ) Identiteitsfoto Recente kleurfoto (identiteitsformaat). Aanhechten met paperclip of lijm doch geen nietjes 3.2. Rubriek 1 : Persoonlijke gegevens Nationaal Nummer / Bis-nummer (voor personen die niet de Belgische Nationaliteit hebben) : dit nummer kan u vinden op uw identiteitskaart en bestaat uit : Zes cijfers (geboortedatum doch omgekeerd = JJMMDD)) drie cijfers twee cijfers). U moet het nummer hier volledig vermelden. Het BIBF heeft een machtiging van de Privacycommissie om dit nummer te gebruiken voor de uitoefening van haar wettelijke opdracht. Door de Wet van 05 mei 2014 op de unieke gegevensverzameling is het BIBF verplicht u dit nummer te vragen en het te gebruiken. Dit nummer wordt uiteraard niet bekend gemaakt op de website noch medegedeeld aan derden. Het adres waarop het Instituut u kan bereiken. Het zal ook het adres zijn voor de toegang tot het Extranet. Deze gegevens betreffende uw persoonlijk adres worden niet vermeld op de website van het BIBF tenzij deze samenvallen met uw beroepsadresgegevens Rubriek 2 : Professionele hoedanigheid Hier dient u aan te geven of u het beroep van boekhouder BIBF zal uitoefenen als bediende/ambtenaar of als zelfstandige in hoofd-of bijberoep. Inschrijvingsdossier stage 2018/ p. 3

4 3.4. Rubriek 3 : Hoedanigheid kandidaat stagemeester U mag niet vergeten om deze gegevens te vragen aan uw kandidaat stagemeester en in te vullen Rubriek 4 : Professionele adres(-sen) Plaats waar u het beroep als boekhouder BIBF zal uitoefenen. Het zijn enkel deze adresgegevens die gepubliceerd worden op de website van het BIBF.! Indien u het beroep enkel zal uitoefenen via een bestaande of nog op te richten rechtspersoon dient u steeds een aanvraag in te dienen tot inschriiving op de lijst van de natuurlijke persoon. De hoedanigheid van (natuurlijke persoon) boekhouder BIBF is een voorwaarde om een vennootschap op te richten of een mandaat op te nemen in een bestaande vennootschap. U hoeft zich dan wel niet als natuurlijke persoon in te schrijven in de KBO! Wij vestigen alvast uw aandacht op het feit dat ook rechtspersonen over een erkenning moeten beschikken en u slechts tot oprichting kan overgaan dan NADAT u is ingeschreven op de lijst van stagiairs. Voor de oprichting van een rechtspersoon verwijzen wij naar waar u terzake een nota kan raadplegen: 3.6. Rubriek 5 : Diversen: a. In geval van zelfstandige in bijberoep of als bediende/ambtenaar gelieve de gegevens van de werkgever te vermelden, alsook uw functie te omschrijven. De vermelding van uw werkgever is verplicht maar wordt niet op de website van het BIBF vermeld. b. Oefent u op datum van deze aanvraag een zelfstandige ambachtelijke of commerciële activiteit uit?: Zie artikel 21 Reglement van Plichtenleer: 1. Behoudens voor de activiteiten vermeld in paragraaf 2, wordt de uitoefening, als natuurlijke persoon of als rechtspersoon, van multidisciplinaire activiteiten toegestaan door de Kamers, op schriftelijk verzoek van een extern boekhouder BIBF, voor zover de onafhankelijkheid en de onpartijdigheid van het lid niet in gevaar komen. 2. Volgende beroepsactiviteiten, uitgeoefend als natuurlijk persoon of als rechtspersoon, worden altijd beschouwd als activiteiten die de onafhankelijkheid en de onpartijdigheid van de externe boekhouder BIBF in het gedrang brengen : de activiteiten van verzekeringsmakelaar of -agent, deze van vastgoedmakelaar uitgezonderd de syndicusactiviteit, alsook alle bancaire activiteiten en activiteiten van financiële dienstverlening waarvoor de inschrijving bij de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten vereist is. c. Bent u aangesloten of bent u reeds aangesloten geweest bij een ander officieel instituut? Hier worden bedoeld o.a. Instituut van Accountants en Belastingconsulenten, Instituut der Bedrijfsrevisoren, Beroepsinstituut der Vastgoedmakelaars, Orde van Advocaten en dergelijke. Inschrijvingsdossier stage 2018/ p. 4

5 4. DE BIJ HET STAGEDOSSIER TOE TE VOEGEN DOCUMENTEN 4.1. Voor alle kandidaat stagiairs : intern en extern Diploma Teneinde op de lijst van de stagiairs te kunnen worden ingeschreven moet men over (minstens) één van de in artikel 50 2 en 3 van de Wet van 22 april 1999 opgesomde diploma s beschikken. De diploma s vermeld in artikel 50 2a en b zijn thans de Masterdiploma s. De diploma s vermeld in artikel 50 2 c tot en met e zijn thans de Bachelordiploma s. De diploma s onder art 50 2 h zijn deze afgeleverd door SYNTRA. Een door u gehandtekende kopie van uw diploma dient voorgelegd te worden. Indien u nog geen kopie heeft volstaat een attest dat u geslaagd is en dat het diploma later zal uitgereikt worden. Diploma s voor stage als "stagiair- boekhouder" (artikel 50 2 van de Wet van 22 april 1999) : a) een diploma tot afsluiting van een universitaire studie of een studie van universitair niveau van ten minste vier jaar die een cursus boekhouding en fiscaal recht bevat; b) een diploma tot afsluiting van een universitaire studie of een studie van universitair niveau van ten minste vier jaar aangevuld met een diploma van minstens één studiejaar met als specialisatie de materies relevant voor de uitoefening van het beroep; Voor de diploma s a en b verzoeken wij u om tevens een overzicht van de tijdens de bachelormaster /kandidaturen-licentie jaren gevolgde vakken toe te voegen. c) een diploma van graduaat in boekhouding, uitgereikt door een school of leergang van het economisch hoger onderwijs; d) een diploma van het economisch hoger onderwijs van het korte type met volledig leerplan of van sociale promotie, van een afdeling handel, handelswetenschappen, boekhouding of accountancy, bedrijfsadministratie, boekhouden-informatica of boekhouden-fiscaliteit; e) een diploma van gegradueerde in het bedrijfsbeheer, optie accountancy-fiscaliteit, uitgereikt door een hogeschool met het studiegebied handelswetenschappen en bedrijfskunde van één cyclus; f) een diploma of akte, vermeld in de bijlage bij het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het rijkspersoneel, onder de vermelding niveau 1, erkend door de Koning na advies van het Beroepsinstituut; g) een getuigschrift dat gelijkwaardig is aan een der bovenvermelde akten en dat is uitgereikt door een examencommissie van de Staat of van een gemeenschap; h) een diploma van ondernemersopleiding dat overeenstemt met het beroep van boekhouder : - geviseerd zoals bedoeld in artikel 13, 3, van het koninklijk besluit van 4 oktober 1976 betreffende de voortdurende vorming in de middenstand; - of afgeleverd ter uitvoering van het decreet van 23 januari 1991 van de Vlaamse Raad betreffende de vorming en de begeleiding van de zelfstandigen en de kleine en middelgrote ondernemingen; - of afgeleverd ter uitvoering van het decreet van 3 juli 1991 van de Raad van de Franse Gemeenschap betreffende de voortgezette opleiding in de middenstand en de kleine en middelgrote ondernemingen; - of afgeleverd ter uitvoering van het decreet van 16 december 1991 van de Raad van de Duitstalige Gemeenschap betreffende de opleiding en de voortgezette opleiding in de middenstand en de kleine en middelgrote ondernemingen; i) een diploma van vergelijkbaar niveau, uitgereikt door enige andere instelling, en erkend door de Koning na advies van het Beroepsinstituut. Diploma s voor stage als "stagiair boekhouder-fiscalist" (artikel 50 3 van de Wet van 22 april 1999): Inschrijvingsdossier stage 2018/ p. 5

6 De diploma s hierboven vermeld onder a tot en met i met uitzondering van de diploma s onder h. Dit laatste moet aangevuld worden met één van de drie volgende diploma s : 1. ondernemersopleiding fiscaal raadgever; 2. graduaat fiscaliteit /fiscale wetenschappen 3. diploma vermeld in a tot en met g en of i Indien u vragen heeft over uw diploma of indien u houder is van een buitenlands diploma kan u steeds contact nemen met stagedienst@bibf.be Uittreksel uit het strafregister Een uittreksel uit het strafregister, niet ouder dan drie maanden Stageovereenkomst De drie originele (= geen kopies of scan per ) exemplaren van de BIBF typestageovereenkomst, elk behoorlijk ondertekend en gedagtekend door beide partijen. De stageovereenkomst mag ondertekend worden in naam van een vennootschap, op voorwaarde dat deze een natuurlijke persoon aanwijst, die daadwerkelijk als verantwoordelijke stagemeester optreedt Betreffende de stagemeester Conform artikel 2 van het Stagereglement wordt de stage verricht onder begeleiding van een stagemeester die erkend is als boekhouder, boekhouder-fiscalist, accountant, accountant-belastingconsulent of bedrijfsrevisor. De keuze van stagemeester is vrij doch deze dient wel te voldoen aan de voorwaarden vastgelegd door artikel 19 en 20 van het Stagereglement (K.B. van 10 april 2015). Voorwaarden om stagemeester te zijn: Art De kandidaat-stagemeester moet als erkend boekhouder BIBF of erkend boekhouder -fiscalist BIBF, accountant IAB, of bedrijfsrevisor IBR tenminste 5 jaar ingeschreven zijn op het tableau van de leden van het BIBF, van het IAB of van het IBR. De ervaring bij de verschillende Instituten is cumuleerbaar alsook de hoedanigheid van extern of intern lid. Gedurende een periode van 5 jaar vanaf de inwerkingtreding van dit besluit zal een kandidaat stagemeester met de hoedanigheid van intern erkend boekhouder of intern erkend boekhouder-fiscalist niet moeten voldoen aan de vereisten van 5 jaar inschrijving op het tableau van de leden van het BIBF. Hij zal enkel vijf jaar nuttige beroepservaring moeten aantonen betreffende de werkzaamheden en de beroepspraktijk van een erkend boekhouder (-fiscalist); 2. De kandidaat stagemeester die wenst op te treden als stagemeester voor een externe stagiair BIBF moet extern erkend boekhouder BIBF, extern erkend boekhouder -fiscalist BIBF, extern accountant IAB, of bedrijfsrevisor IBR zijn. 3. De kandidaat-stagemeester met een externe hoedanigheid dient actief te zijn in de beroepspraktijk in hoofdberoep. Als criterium voor het hoofdberoep dient het sociaalrechterlijke criterium te worden gehanteerd voor het bepalen van het sociale statuut (in functie van tijdsbesteding). De Uitvoerende Kamer kan van deze regel afwijken op verzoek van de kandidaat-stagemeester. Deze moet hiertoe een voldoende beschikbaarheid (in tijd) en een brede beroepservaring kunnen aantonen. 4. De kandidaat-stagemeesters mogen geen tuchtrechterlijke veroordelingen hebben opgelopen binnen hun beroepsinstituut behoudens indien zij eerherstel verkregen in overeenstemming met de wettelijke voorwaarden. 5. De kandidaat-stagemeester moet in orde zijn met zijn verplichting betreffende permanente vorming. Inschrijvingsdossier stage 2018/ p. 6

7 6. De kandidaat-stagemeester met een externe hoedanigheid dient een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten te hebben die conform is met de deontologische en wettelijke bepalingen ter zake en dient zijn verplichtingen inzake de anti-witwaswetgeving ten aanzien van het Beroepsinstituut te hebben vervuld. 7. De kandidaat-stagemeester moet in orde zijn met de ledenbijdrage. 8. De Kamer kan een stagemeester weglaten van de lijst van stagemeesters of weigeren als stagemeester wanneer zij blijk hebben gegeven van nalatigheid bij het nakomen van hun verplichtingen. De betrokken stagemeester kan hiertegen in beroep gaan zoals voorzien in artikel 45/1 van de wet. 9. De stagemeester is niet verantwoordelijk voor de beroepsdaden die de externe stagiair in de persoonlijke dossiers van de stagiair heeft verricht. De kandidaat stagemeester lid van het IAB en het IBR maakt een attest, afgeleverd door zijn Instituut, over aan de Kamer waarin wordt bevestigd dat hij voldoet aan de voorwaarden zoals vermeld in 3 tot en met 7 van dit artikel. Art. 20. De stagemeester mag maximaal drie stagiairs tegelijk begeleiden voor alle instituten van de economische beroepen samen. De stagemeester volbrengt zijn taak om zijn kennis en beroepservaring over te dragen aan zijn stagiair op een waardige en professionele wijze zonder dat hiervoor enige directe of indirecte vergoeding verschuldigd is. De stagemeester vervult zijn rol op geheel vrijwillige basis. De stagemeester kan zich niet laten vergoeden voor de opvolging en de begeleiding van de stagiair in het kader van de persoonlijke dossiers van zijn stagiair. De kandidaat-stagemeester die lid is van het IAB of IBR wordt verzocht een attest van hun respectievelijke Instituut voor te leggen, waarin verklaard wordt of betrokkene al dan niet aan bovenvermelde voorwaarden voldoet. Zij dienen tevens een recent attest voor te leggen van hun sociale zekerheidskas voor zelfstandigen houdende een verklaring over uitoefening in hoofd-of bijberoep, alsook een attest inzake de beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De kandidaat-stagemeester die lid is van het BIBF dient zelf een recent attest voor te leggen van zijn/haar sociale zekerheidskas voor zelfstandigen houdende een verklaring over uitoefening in hoofd-of bijberoep. De overige gegevens zal de stagedienst van het BIBF zelf onderzoeken en desgevallend bijkomende info vragen aan de kandidaatstagemeester Dossierkosten Ten laatste op het ogenblik van het verzenden van het dossier dient de kandidaat stagiair de dossierkosten ten bedrage van 150,00 te voldoen door overschrijving op rekening IBAN BE /SWIFT CODE GKCCBEBB en met als referentie Voornaam, Naam en de vermelding kandidaat stagiair. Inschrijvingsdossier stage 2018/ p. 7

8 4.2. Voor de kandidaat interne stagiairs ook nog dit: Zij die de stage uitoefenen als ambtenaar/contractueel bij een overheidsdienst dienen aan hun dossier document(-en) toe te voegen waaruit blijkt : een kopij van de statutaire benoeming, en een gedetailleerde omschrijving van het takenpakket en het organigram op het ogenblik van de aanvraag en dit alles ondertekend door de hiërarchische overste Zij die de stage uitsluitend uitoefenen als bediende dienen aan hun dossier document(- en) toe te voegen waaruit blijkt : een kopie van de arbeidsovereenkomst en een recent attest (niet ouder dan drie maanden) ondertekend door de werkgever met een gedetailleerde omschrijving van het takenpakket alsook het organigram van de onderneming op het ogenblik van de aanvraag Voor de kandidaat externe stagiairs ook nog dit : KBO Ook de vrije beroepen dienen ingeschreven te worden in de KBO en dit voorafgaandelijk aan de opstart van de activiteit. Het ondernemingsloket zorgt voor de registratie als niet-handelsonderneming naar privaat recht en kent het ondernemingsnummer toe. Dit ondernemingsnummer dient u te vermelden op uw aanvraagformulier in rubriek 3). U kan de lijst en adressen van ondernemingsloketten terugvinden op /rubriek ondernemen ondernemingsloketten. U mag enkel de inschrijving vragen voor volgende NACEBEL-code ! U mag niet (code voor accountants IAB) vragen! Voor de niet-handelsactiviteiten, zoals stagiair boekhouder(-fiscalist) gebeurt de eerste inschrijving gratis. Voor wijzigingen of toevoegingen aan bestaande ondernemingsnummers dient wel betaald te worden. Indien u het beroep enkel en alleen zal uitoefenen via een nog op te richten vennootschap volstaat het dat u dit vermeldt in rubriek 3. De oprichting van de vennootschap kan u pas doen NA de inschrijving op de lijst van stagiairs.! De voorafgaande inschrijving in de KBO betekent niet dat men al de werkzaamheden mag opstarten. Men mag de werkzaamheden als boekhouder slechts effectief opstarten NADAT men is ingeschreven op de lijst van stagiairs en zeker niet eerder Attest sociale kas Een origineel attest van aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen of bij de nationale hulpkas voor de sociale verzekering der zelfstandigen, niet ouder dan drie maanden. Het attest moet de startdatum vermelden alsook aanduiden of het gaat om een hoofd- of bijberoep. Een kopie van de verklaring van aansluiting is niet voldoende. Inschrijvingsdossier stage 2018/ p. 8

9 Openbare of parastatale sector Voor zij die de stage uitoefenen als zelfstandige in bijberoep en in hoofdberoep tewerkgesteld zijn als ambtenaar/contractueel in de openbare of parastatale sector dienen aan hun dossier document(-en) toe te voegen waaruit blijkt dat de bevoegde overheid toestemming geeft om de stage als boekhouder BIBF aan te vatten (zie artikel 22 Reglement van Plichtenleer BIBF) BA beroepsaansprakelijkheid Het bewijs dat uw burgerlijke beroepsaansprakelijkheid verzekerd is (art. 50 van de Wet van 22 april 1999 en art. 14 van het Reglement van Plichtenleer) door één van deze documenten over te maken : - Hetzij het bijgevoegde toetredingsformulier tot de collectieve polis. De invordering van de premie van (435,00 in 2018) zal gebeuren na inschrijving op de lijst van stagiairs. - Hetzij een attest afgeleverd door een verzekeraar naar uw keuze, waarin deze bevestigt dat u verzekerd bent conform de bepalingen van de referentiepolis van het Instituut.!!!! De verzekeringsdekking zal slechts een aanvang nemen op datum van de zitting van de Uitvoerende Kamer waarop u aanvaard bent. Deze beslissing zal u per gewone of elektronische post opgestuurd worden!!! 5. VERSTUREN VAN HET DOSSIER Het dossier (behoorlijk ondertekende aanvraag en stukken) MOET per AANGETEKEND SCHRIJVEN (niet per- !) opgestuurd worden naar het BIBF, Legrandlaan 45 te 1050 BRUSSEL en dit ter attentie van de Voorzitter van de Nederlandstalige Uitvoerende Kamer en dit binnen de 3 maanden na de ontvangst van het aanvraagdossier. 6. BEHANDELING VAN HET DOSSIER - STAGEDIENST U wordt binnen de best mogelijk termijn op de hoogte gebracht van de stand van zaken van uw dossier. Er kunnen door de stagedienst steeds aanvullende documenten/inlichtingen opgevraagd worden bij of uw kandidaat-stagmeester. Het dossier wordt door de stagedienst slechts aan de Uitvoerende Kamer overgemaakt dan NADAT het dossier volledig (zowel voor de kandidaat-stagiair als de kandidaatstagemeester) is en de dossierkosten betaald zijn! Inschrijvingsdossier stage 2018/ p. 9

10 7. BEHANDELING VAN HET DOSSIER - UITVOERENDE KAMER De Nederlandstalige Uitvoerende Kamer komt meestal twee maal per maand bijeen. De stage begint op de datum vastgelegd door de Uitvoerende Kamer en is ten vroegste de datum van de vergadering. Deze beslissing wordt binnen de 15 dagen per gewone post meegedeeld aan de stagiair en de stagemeester.! Wij wijzen u erop dat de uitoefening van het beroep als zelfstandig boekhouder en het voeren van de titel stagiair boekhouder-fiscalist of stagiair-boekhouder slechts mogen aanvangen vanaf het moment dat uw aanvraag tot inschrijving tot de stage aanvaard is door de Uitvoerende Kamer van het BIBF op basis van het door u ingediende dossier.! Wij dienen u er op te wijzen dat, indien u reeds een boekhoudvennootschap zou oprichten of boekhoudkundige diensten zou verlenen of de titel zou voeren vóór u ingeschreven bent op de lijst van de stagiairs, dit beschouwd kan worden als onwettige uitoefening van boekhoudkundige activiteiten (artikel 46 Wet 22 april 1999). Dit kan leiden tot strafrechtelijke vervolging en veroordeling overeenkomstig artikel 58 van de Wet van 22 april BEGIN VAN DE STAGE Samen met de beslissing van de bevoegde Uitvoerende Kamer zal u tevens de badge ontvangen die u nodig heeft voor de deelname aan de seminaries voor de stagiairs (zie Vademecum stage ). U zal per afzonderlijke de nodige gegevens toegestuurd krijgen voor de aanmaak van een paswoord, nodig voor de toegang tot het Extranet (zie Vademecum stage, Hoofdstuk 10). Terzake zal na uw inschrijving ook de mogelijkheid bestaan om in te loggen op het Extranet met E-id (zie.) Inschrijvingsdossier stage 2018/ p. 10