Organisatie van de Klaar voor de startzondag-run

Transcriptie

1 Organisatie van de Klaar voor de startzondag-run Ren je mee voor de kerk? Dit jaar bieden we een nieuw fris idee voor de startzondag: organiseer een Klaar voor de startzondag-run. Ziet u het voor u, de hele gemeente die letterlijk in actie komt voor een collectedoel? We kwamen op het idee doordat steeds meer gemeenteleden en predikanten het de afgelopen jaren op een lopen hebben gezet. Door middel van de run kunnen gemeenteleden zich fysiek inzetten voor een collectedoel. Dat creëert meer betrokkenheid en saamhorigheid. Het is het mooist als alle gemeenteleden mee kunnen doen. Daarom hebben we twee onderdelen uitgewerkt: 1. Een rondje om de kerk Een sponsorloop waar gemeenteleden van alle leeftijden aan mee kunnen doen, met name de kinderen. 2. Een uitdagende run voor volwassen Het rondje om de kerk kan voor kinderen worden uitgebreid naar een sponsorloop. Hoe meer rondjes, hoe meer geld. Vooraf laten de kinderen zich door zoveel mogelijk mensen sponsoren voor het aantal rondjes dat ze zullen rennen in een vooraf bepaalde tijd. Volwassenen kunnen hun energie kwijt in een langere run (ander parcours of meer rondjes). Hiervoor betalen volwassenen entreegeld, op die manier wordt er ook met deze run geld opgehaald voor het goede doel. Het gaat om het werven van fondsen, maar gemeenten mogen zelf een doel kiezen. Daarom is de inhoudelijke boodschap als volgt geformuleerd: ren je mee voor de kerk? Organisatie Waar moet je allemaal aan denken bij het organiseren van de Klaar voor de startzondag-run? Natuurlijk bent u daar helemaal vrij in, maar u vindt hier een aantal handvatten: tips op het gebied van mensen werven die mee rennen, praktische uitleg over de sponsorloop en run, en een planning. Veel plezier en succes met de Klaar voor de startzondag-run! Elders op de website vindt u twee versies van een poster die u kunt gebruiken in de promotie voor de run. Het grote bestand is geschikt om te laten drukken dat kan bij de plaatselijke copyshop, op A3-, A4- en A5-formaat. Het kleinere bestand kunt u gebruiken op de website of bijvoorbeeld Facebook.

2 Renners werven Een Klaar voor de startzondag-run is een uitdagende, nieuwe activiteit. Voordat mensen besluiten mee te doen, moeten ze enthousiast worden. Mensen weten nog niet wat ze kunnen verwachten. Bovendien vraagt het lichamelijke inspanning, is het een out-of-the-box activiteit ten behoeve van de start van het kerkelijk jaar. Het werven van participanten moet bewust gebeuren, het vergt inzet. Een onderdeel van het wervingsproces is het informeren van de gemeenteleden. Ze moeten weten wat er staat te gebeuren, en wat er van hen verwacht wordt. Het doel is hierin erg belangrijk. Ook de bijkomende effecten, zoals saamhorigheid met andere gemeenteleden, zijn belangrijk en mogen zeker benadrukt worden. Enthousiasme en een persoonlijke benadering zijn belangrijk. Communicatiemiddelen Elke gemeente heeft gebruikelijke communicatiemiddelen. Deze kunnen makkelijk ingezet worden om de Klaar voor de startzondag-run te promoten. Dit is niet de enige manier, maar zeker een goede manier. Te denken valt aan het kerkblad, weekinfo of de website. Plenair in dienst: wekelijks Om de meeste gemeenteleden tegelijkertijd te bereiken, kan in de dienst verteld worden over de Klaar voor de startzondag-run. Doe dit op een moment dat volwassenen en kinderen er zijn. Het verhaal over de run en de sponsorloop laat beide groepen zien dat het een activiteit voor de hele gemeente is. Verschil sponsorloop en run Bij alle uitingen over de Klaar voor de startzondag-run moet duidelijk worden dat het om een grotere activiteit gaat. Het bestaat uit een run en een sponsorloop, en eventuele extra activiteiten. Kinderdienst De sponsorloop is gericht op kinderen, zij moeten enthousiast gemaakt worden op een manier die bij hen past. Een goed moment hiervoor is onder de kinderdiensten. Nu zijn ze samen met de andere kinderen, en kunnen ze elkaar enthousiast maken. Er kan iets meer worden ingegaan op wat een sponsorloop precies is, waarom het zo leuk is, en wat het doel is. Door de kinderen op een gepaste manier aan te spreken, raken zij ook betrokken. Presentatie doel Deel van het informeren over de Klaar voor de startzondag-run is het presenteren van het collectedoel. Dit kan natuurlijk door gewoon kort te introduceren, maar daardoor raken mensen niet betrokken. Door een uitgebreidere presentatie, zo mogelijk met film en fotomateriaal, krijgt men een beter beeld van waar de opbrengst naar toe zal gaan en raakt men meer betrokken. Enthousiasme predikant Een persoon die graag hardloopt, kan vanuit eigen enthousiasme meer mensen op de been krijgen dan een goed bedoeld praatje van iemand die geen enkele ervaring heeft. Een voorganger die hardloopt of de uitdaging aandurft, zal veel effect sorteren. Bovendien is het een bijzondere actie: wanneer eerder kreeg je de kans met je voorganger te rennen?

3 Kleine teams / kring Een manier om mensen te werven, is door hen persoonlijk aan te spreken. Dit kan bijvoorbeeld door onder de koffie met de lijst door de kerk te lopen en mensen aan te spreken. Een andere manier om mensen persoonlijker aan te spreken, is door ze rond kleinere bijeenkomsten te benaderen, bijvoorbeeld in kerkenraadsverband of diaconievergadering. Aanmelden Zorg ervoor dat het aanmelden makkelijk is, bijvoorbeeld door een aanmeldingsformulier op een centrale, duidelijke plaats in de kerk te hangen. U kunt ook rondgaan met een aanmeldingsformulier. Voorbeeldteksten voor de werving van lopers [Spreektekst] Beste gemeenteleden, Mag ik u vragen: hoe zit u nu? Lekker met een kussentje onder uw billen of vindt u de bank toch iets te hard? Zitten dat is iets wat we veel doen in de kerk. En dat is prima. Maar nu wil ik u vragen: zou u ook ns willen rennen voor de kerk? Op Startzondag organiseren we namelijk een Klaar voor de Startzondag-run. De echte sportievelingen kunnen meedoen aan de run van vijf kilometer. We starten en finishen bij de kerk en beginnen een uurtje na kerktijd, dus er is genoeg tijd om te verkleden en een warming up. Het startgeld bedraagt 15 euro en komt ten goede aan de collecte die bestemd is voor <doel noemen>. Is vijf kilometer voor u of jou te ver? Doe dan mee aan het rondje om de kerk. Laat je sponsoren en loop zoveel rondjes als je kunt. Hoe meer rondjes, hoe meer je ophaalt voor het goede doel. Enthousiast? Schrijf je dan in. Achter in de kerk liggen intekenlijsten. Schiet mij gerust na de dienst aan als je nog vragen hebt. Ik ben benieuwd. Overigens hebben we niet alleen hardlopers nodig, maar ook mensen achter de wedstrijdtafel, voor het verzorgen van vermoeide voeten en voor het tappen van water. [tekst voor kerkblad] Sportievelingen gezocht voor Klaar voor de Startzondag-run Ben je sportief en houd je van een uitdaging? Doe dan mee aan de Klaar voor de Startzondag-run op <datum noemen>. Na afloop van de ochtenddienst gaan we hardlopen voor het goede doel. De run heeft een afstand van vijf kilometer, dus enige conditie is wel vereist. Het startgeld (15 euro) gaat in de collectezak voor <doel noemen>. Op deze manier komen we letterlijk in actie voor ons geloof. Het startschot klinkt om <tijdstip> vanaf het kerkplein, waar je ook weer zult finishen. Ga jij de uitdaging aan? Terwijl de sportievelingen hun parcours afleggen is er voor de kinderen een sponsorloop. Hoeveel rondjes ren jij om de kerk? Zoek zo veel mogelijk sponsors en laat de mensen betalen per rondje. Zo kun je een mooi bedrag ophalen voor het goede doel. Aanmelden kan door een mail te sturen aan: <mailadres noemen>. Graag in het onderwerp zetten: Aanmelding sponsorloop.

4 Voorbereiding algemeen Het organiseren van een run vraagt wat voorbereiding, maar met een goede planning en taakverdeling is het prima te doen. Team Wanneer besloten is dat een Klaar voor de start zondag-run zal plaatsvinden, is het taak een team bij elkaar te krijgen. Binnen dit team kunnen de taken verdeeld worden, waardoor iedereen een eigen deel heeft waar hij of zij verantwoordelijk voor is. Door regelmatig te vergaderen kan het team met elkaar afstemmen hoe het ervoor staat, en welke onderdelen nog extra ondersteuning kunnen gebruiken. De verantwoordelijkheden kunnen onderverdeeld worden in de volgende taken: - Informeren van de gemeenteleden en afstemmen met gemeentebestuur - Organiseren sponsorloop - Organiseren run - Ontwikkelen praktische materialen Routes Bedenk vooraf de beide routes en communiceer de afstanden en de routes. Dit is belangrijk in het besluitvormingsproces voor mensen om te participeren. Ook voor de kindersponsorloop is dit belangrijke informatie voordat men besluit voor welk bedrag ze een kind sponsoren. De run moet verbonden zijn met de kerk, dus is het goed de kerk als starten eindpunt te nemen. Houdt er rekening mee dat er eventueel een vergunning aangevraagd moet worden. Voor de sponsorloop is het handig een rondje om de kerk als parcours uit te zetten. Dit is veilig en makkelijk te organiseren. Feestelijke dag In overleg met de gemeenteleiding wordt besloten wanneer de Klaar voor de start zondag-run plaatsvindt. Het kan onderdeel zijn van de startzondag, maar kan ook op een andere dag georganiseerd worden. Het is belangrijk om dit vanaf het begin duidelijk te hebben. Aan de hand hiervan wordt besloten hoe de run deel is van de dag of het evenement an sich is. Bedenk vooraf of er nog aansluitende feestelijkheden georganiseerd moeten worden. TIP: EHBO Een sportieve activiteit heeft soms ook ongelukjes ten gevolge: blaren, valpartijen of erger Zorg ervoor dat er ten minste een EHBO er aanwezig is, met een EHBO-kist vol blarenpleisters.

5 Voorbereiding sponsorloop De sponsorloop richt zich specifiek op kinderen, zo kunnen zij ook participeren in deze activiteit. De kinderen zamelen geld in voor het gekozen doel, door binnen een vooraf bepaalde tijd zoveel mogelijk rondjes op een afgesproken parcours te rennen. Voorafgaand aan de sponsorloop hebben ze zelf sponsors geregeld. Deze sponsors steunen het goede doel door met het kind af te spreken hoeveel ze per rondje zullen bijdragen aan het doel. Het kind gaat na de sponsorloop bij de sponsors langs om het geld op te halen. Dat wordt in de kerk verzameld. Aanmelden De kinderen melden zich voor de sponsorloop aan door zich in te schrijven op een formulier dat ze in de kerk kunnen vinden. Dit wordt duidelijk gecommuniceerd bij de werving, zowel in de kerkdienst als in de kinderdiensten. Zorg ervoor dat dit op een duidelijke plek te vinden is, zodat het een zo klein mogelijke stap is voor kinderen om zich in te schrijven. Sponsorformulier Maak voor de kinderen een sponsorloopformulier waarop de belangrijkste informatie staat: de afstand die ze lopen en hoeveel tijd ze ervoor krijgen. Noem ook het doel. Wanneer kinderen langs bekenden en familie gaan om zich te laten sponsoren, is die informatie bekend bij alle betrokkenen. Op het formulier moeten ruimte zijn voor de volgende gegevens: naam, adresgegevens, voor hoeveel ze sponsoren en hun handtekening. De kinderen moeten dit formulier goed bewaren, bij het inleveren van het geld, leveren ze ook dit formulier in. Stempelkaart Gedurende de sponsorloop halen kinderen per rondje een stempel. Dit maakt het achteraf inzichtelijk hoeveel de kinderen gerend hebben. Dit is tevens bewijsmateriaal dat ze moeten meenemen wanneer ze het sponsorgeld ophalen. Ook deze stempelkaart moeten ze met het geld en het sponsorformulier inleveren, zo kan gecontroleerd worden of het klopt. Routemateriaal Om de sponsorloop zo duidelijk mogelijk aan te geven, kun je het parcours aangeven met afzetlint. Zo ontstaat geen verwarring bij de kinderen. Dit geeft bovendien de mogelijkheid voor ouders en andere geïnteresseerden om langs de rand de kinderen aan te moedigen. Zo is iedereen betrokken. Alle renners starten de sponsorloop tegelijkertijd, zorg dus voor een duidelijk startpunt en startsein. Het startpunt kan met een spandoek of banner aangegeven worden. Het startsein kan gegeven worden door een toeter, megafoon of door af te tellen. Bedenk vooraf hoe dit plaatsvindt. TIP: betrek ouders Door ouders te betrekken middels een brief of andere vorm van communicatie, betrek je hen bij het proces. Dit is niet alleen leuk voor de kinderen, het zorgt ook voor extra begeleiding van de kinderen. Behalve rennen, moeten ze ook sponsors regelen, het geld ophalen en alle formulieren inleveren. Om dit proces vlekkeloos te laten verlopen, is het handig als een ouder een oogje in het zeil houdt.

6 Voorbereiding run Ook tieners en volwassenen kunnen zich fysiek inzetten voor de gemeente en het doel. Middels een run kunnen ze bijdragen aan het doel, en genieten van lichamelijke inspanning. De run heeft een grotere afstand dan de sponsorloop, het is een hardloopuitdaging waarvoor men inschrijfgeld betaalt. Het idee hier is niet om gesponsord te worden, maar een persoonlijke uitdaging aangaan. Inschrijfformulier Gemeenteleden (en eventuele aanverwanten) kunnen zich voor de run inschrijven via een inschrijfformulier. Dit wordt duidelijk gecommuniceerd bij de werving. Zorg ervoor dat dit op een duidelijke plek te vinden is, zodat renners zich makkelijk kunnen inschrijven. Betaling Afhankelijk van het goede doel waar de gemeente geld voor wil inzamelen, is de hoogte van het entreegeld te bepalen. Een goede richtprijs is 15,-. Routemateriaal Om goed voorbereid te zijn op de run, is het belangrijk ruim van tevoren de route bepaald te hebben. Dit kan bijvoorbeeld een route van vijf kilometer zijn. Mochten er gevorderde hardlopers in uw gemeente zitten die een grotere uitdaging willen, dan kan er ook gekozen worden een langere run te lopen. Alle renners starten de sponsorloop tegelijkertijd, zorg dus voor een duidelijk startpunt en startsein. Het startpunt kan met een spandoek of banner aangegeven worden. Het startsein kan gegeven worden door een toeter, megafoon of door af te tellen. Bedenk vooraf hoe dit plaatsvindt, zodat het voor de deelnemers duidelijk is. Eventueel kan ook een plattegrond gemaakt worden van de route, die vooraf verspreid kan worden. Dit stelt deelnemers in de gelegenheid de route al eens te oefenen. Ook voor de omstanders is het leuk om te weten hoe de route loopt, en waar ze eventueel kunnen aanmoedigen. Shirtnummers Om de run een officiëler gevoel te geven, kun je de renners van een Klaar voor de startzondag-run item voorzien. Dit kan een T-shirt met logo zijn, maar ook een rugnummer dat renners kunnen opspelden. Certificaat Achteraf ontvangen de deelnemers een certificaat als bewijs van deelneming. Dit is een leuk aandenken dat het geheel een leuke activiteit maakt. Op dit Klaar voor de start zondag-run certificaat staat de naam van de deelnemer, en wordt het doel vermeld. TIP: waterstation Om de renners te ondersteunen, is het handig als op meerdere plekken mensen klaarstaan om aan te moedigen en/of een bekertje water te overhandigen. Dat laatste is bij warm weer echt van belang.

7 De Klaar voor de startzondag-run Op de dag dat de Klaar voor de startzondag-run plaatsvindt, moet nog het een en ander gebeuren. Een overzicht: Route Zorg voor een duidelijk afgezet parcours. Het afzetten kan met afzetlint. Bovendien schept het een duidelijke plaats voor familie, kerkleden en andere geïnteresseerden om aan te moedigen. Zorg voor een duidelijke startplaats en helderheid over wie op welk moment waar moet zijn. Inschrijfbalie Regel een inschrijfbalie, waar men zich kan aanmelden en het entreegeld voor de run kan betalen. Bij betaling worden runners voorzien van een eventueel gadget, T-shirt of rugnummer. De kinderen ontvangen hier hun stempelkaart. Zonder stempelkaart kunnen ze achteraf niet aantonen dat ze gerend hebben. Stempelbalie Zorg ervoor dat er een duidelijke stempelbalie is aan het einde van het rondje dat de kinderen voor de sponsorloop rennen. Hier moeten ze gestempeld worden, dan kunnen ze het rondje pas herhalen. Plenair Zorg voor een plenair startmoment waarop de Klaar voor de startzondag-run wordt afgetrapt. Dit samenzijn beidt ruimte voor extra uitleg en saamhorigheid. Dit startmoment kan begeleid worden door de predikant, maar ook door het team dat de hele activiteit organiseert. Zorg ervoor dat dit past binnen de overige activiteiten rondom de startzondag. Startpunt sponsorloop Verzamel bij het startpunt. Zorg voor een duidelijk startpunt, waar alle kinderen eerst extra uitleg krijgen over het stempelen. Met een spandoek of banner kan het startpunt aangegeven worden. Na aftellen klinkt het startsein, en beginnen de kinderen met rennen. Het startsein kan gegeven worden door een luid klappertjespistool, een toeter of een megafoon. Startpunt run Wanneer de sponsorloop is afgelopen, kan de run van start gaan. Zorg ervoor dat de deelnemers zich bij het startpunt verzamelen, en zorg voor een gepast startsein. Afloop De renners van de run komen allemaal op verschillende momenten binnen. Zorg voor een gezellig, aanmoedigend welkomstcomité. Nadat een renner is binnengekomen, kan hij of zij een persoonlijk certificaat ophalen. Het is het makkelijkst om dit bij de inschrijfbalie te regelen. Feestelijkheden Om de activiteiten feestelijk te maken, is het goed te zorgen voor hapjes en drankjes. Er kunnen stukjes taart verkocht worden waarvan de opbrengst naar het collectedoel gaat, of de gemeente zorgt voor verfrissingen voor alle deelnemers en toeschouwers.

8 Collectedoel Het uiteindelijke doel van de Klaar voor de startzondag-run is geld ophalen voor een collectedoel. Het collectedoel kan afhankelijk zijn van de collectekalender die je gemeente volgt. Je kunt ook een specifiek doel kiezen. Als er maar een doel gekozen wordt dat duidelijk is en waar de gemeente zich voor kan inzetten. Doelen Protestantse Kerk De Protestantse Kerk kan dankzij de bijdragen van de plaatselijke gemeenten de steun aan het (wereld)diaconale en zendingswerk voortzetten. Ook ander werk, waaronder het jeugdwerk en het missionaire werk, gebeurt grotendeels door de ondersteuning van plaatselijke kerken. Gemeenten kunnen een specifiek doel kiezen, of aanhaken bij de doelen die op dat moment op het rooster staan Augustus: Ken je buren! Dit project ondersteunt een christelijke organisatie in Israël die kinderen van Joodse en Arabische afkomst met elkaar in contact brengt. - 7 September: Help de nieuwe kerk in Rotterdam Dit project ondersteunt de Nieuwe Kerk in Rotterdam, die gericht is op het vormen van een christelijke gemeenschap die zorgt voor meer verbinding tussen de mensen in de wijk September: Jeugdwerk van de Protestantse Kerk - 21 September: Vredeswerk Dit project komt op voor vrede en gerechtigheid September: Week tegen de Eenzaamheid (Zie voor meer informatie over de collectedoelen Eigen doelen Uiteraard kan ook voor een eigen doel gekozen worden. Dit kan aanhaken bij de collectekalender die je kerk volgt. Het kan ook voor een specifiek doel binnen je kerk zijn. - Diaconie: het collectedoel van de run kan naar de diaconie gaan. Elke gemeente heeft wel een of meer doelen die onder de diaconie vallen, die altijd relevant zijn om extra te ondersteunen. - Kerk: het doel kan de kerk zelf zijn. Samen met alle gemeenteleden rennen voor de eigen kerk. Wie weet is er een specifiek doel, bijvoorbeeld een verbouwing, maar het kan ook gewoon voor de kerk in het algemeen zijn. Op deze manier kan de gemeente zelf besluiten hoe ze de behaalde financiën wil inzetten. - Extern: de gemeente kan een extern doel kiezen. Een project in binnen- of buitenland dat de gemeente een warm hart toedraagt.

9 Planning twee maanden van tevoren - Vorming team - Overeenstemming met gemeente - Planning traject - Planning dag - Eerste communicatie - Inschrijflijsten zijn present zes weken van tevoren - Start met wekelijkse aankondiging - Moedig volwassenen aan te trainen vier weken van tevoren - Moedig kinderen aan zich in te schrijven - Regel alle praktische middelen - Route is bekend - Gemeenteleden worden opgeroepen betrokken te raken, ook als ze niet mee rennen drie weken van tevoren - Instrueer ouders en kinderen over het zoeken van sponsors twee weken van tevoren - Deel sponsorformulieren uit - Kinderen zoeken sponsors één week van tevoren - Kinderen zoeken laatste sponsors - Laatste informatie over de dag zelf één dag van tevoren - Alle praktische dingen zijn gekocht / geleend dag zelf - Voorbereiden parcours - Alles klaarzetten - Uitvoering achteraf - Geld sponsorloop ophalen - Communicatie over dag en opgehaalde bedrag - Evaluatie