Erkenningsreglement QAEH

Transcriptie

1 Erkenningsreglement QAEH Geldig per 17 februari 2015 Volgnummer: 2 Stichting Quality Assurance Ehealth (QAEH) Postbus AM Alphen aan den Rijn tel: fax: info@qaeh.nl Kamer van Koophandel nummer: /10

2 Inhoudsopgave Artikel 1, Begrippen en definities Hierna wordt verstaan onder: Bedrijf Organisatie die de dienstverlening ter erkenning aanbiedt danwel dienstverlening aanbiedt die is erkend. Bestuur Het bestuur van de QAEH Bezwaar Een door een bedrijf bij het bestuur schriftelijk ingediend blijk van niet-accepteren tegen de weigering om de dienstverlening in te schrijven in het register, respectievelijk tegen het opleggen van een sanctie bedoeld in artikel 11. Bezwarencommissie QAEH Uitvoerend orgaan van de QAEH dat bezwaren afhandelt. Commissie Besluiten Een door het bestuur ingesteld orgaan dat de gedelegeerde bevoegdheid heeft om besluiten te nemen over erkenning. Commissie PR Een door het bestuur ingesteld orgaan dat het bestuur adviseert op het gebied van PR en promotie. Commissie Toetsing Een door het bestuur ingesteld orgaan dat van het bestuur de gedelegeerde bevoegdheid heeft om besluiten te nemen over het verlenen van erkenningen. Deze Commissie heeft ook het recht om het bestuur ongevraagd te adviseren over de kwaliteit (van de toetsingen) en desbetreffende maatregelen. Contract Het volledig ingevuld, ondertekend en van datum voorziene inschrijfformulier dat bij de QAEH is ingediend ter verkrijging van een erkende dienstverlening. Dienstverlening Een dienstverlening gebaseerd op telemedicine Erkende dienstverlening Een dienstverlening die wordt verleend door een bedrijf dat een contract heeft ingediend bij de QAEH, dat voldoet aan de gestelde eisen en in het register als erkende dienstverlening staat ingeschreven. Erkenningsschema Het schema waarin de eisen staan vermeld waaraan erkende dienstverlening bij voortduring dient te voldoen. Essentiele nonconformity Een nonconformity die dient te worden opgelost alvorens een organisatie in aanmerking kan komen voor erkenning. 2/10

3 Klacht Uiting van ontevredenheid, die aangeeft dat er in de beleving van de indiener iets verkeerd is gegaan bij of fout is aan een dienstverlening van QAEH. Non conformity Een onvolkomenheid ten opzichte van een in het erkenningsschema neergelegde eis. Non conformity rapport Een rapport waarin het advies van de toetser is weergegeven n.a.v. het toetsrapport en naar aaleiding van de door het bedrijf ingediende corrigerende maatregelen Organisatie die de dienstverlening aanbiedt De organisatie die door middel van het ondertekenen van het inschrijfformulier de erkenning wil verkrijgen en heeft verklaard aan de artikelen van dit erkenningsreglement te voldoen Preaudit faciliteren Het door een persoon die kennis heeft van audits en het erkenningsschema doorlopen van de eisen bij een bedrijf dat de erkenning wil aanvragen. Tijdens deze preaudit worden de eisen toegelicht en de wijze waarop men aan de eisen kan voldoen, Raad van Advies Een door het bestuur ingesteld orgaan dat het bestuur adviseert. Regeling De regeling voor erkenning van een dienstverlening, inclusief alle op deze regeling gebaseerde besluiten en uitvoeringsvoorschriften. Register Het register als bedoeld in artikel 17 van dit erkenningsreglement. Secretariaat Organisatorische eenheid die de dagelijkse ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de erkenningsregeling uitvoert Schorsing Gedurende een bepaalde, door het bestuur vastgestelde periode, het recht ontnemen om de dienstverlening als erkend te beschouwen. Toetsing Controle of een dienstverlening voldoet aan de eisen van de erkenningsregeling, zoals die zijn opgenomen in het erkenningsschema. QAEH Stichting Quality Assurance Ehealth. Opgericht bij notariële akte op 29 juni 2011 te Bussum. Werkgroep Ontwikkeling Een door het bestuur ingesteld orgaan dat de taak heeft het erkenningsschema in concept op te stellen of te herzien zodat het ter goedkeuring kan worden voorgelegd aan het bestuur. 3/10

4 WDTM QAEH Ketenkeurmerk Persoonsgebonden Alarmeringsdiensten De erkenningsregeling die eisen bevat aan bedrijven die persoonsgebonden alarmeringsdiensten leveren en/of ondersteunen. De erkenningsregeling wordt uitgvoerd en beheerd door QAEH. Artikel 2, Doel Het doel van de regeling is meervoudig: het kwalificeren van dienstverlening op het gebied van telemedicine; het bevorderen van het imago in de markt van deze dienstverlening; Daar waar gesproken wordt over regeling wordt zowel de QAEH erkenningsregeling als de regeling betreffende het WDTM QAEH Ketenkeurmerk Persoonsgebonden Alarmeringsdiensten bedoeld. Artikel 3, Doelgroep Voor de erkenning als bedoeld in dit reglement komt in aanmerking dienstverlening als omschreven in artikel 2. Artikel 4, Secretariaat Het secretariaat is verantwoordelijk voor de operationele activiteiten van de QAEH alsmede voor de inrichting en de uitvoering van alle werkzaamheden verbonden aan de erkenningsregeling. Artikel 5, Indienen aanvraag om erkenning 1. Een aanvraag wordt ingediend bij de QAEH op een daartoe vastgesteld inschrijfformulier. (Dit formulier is op aanvraag verkrijgbaar bij het secretariaat van de QAEH alsmede via de website van het QAEH: 2. Na ontvangst van het inschrijfformulier worden per het geldende erkenningsschema en het Erkenningsreglement naar het bedrijf gestuurd. 3. Voor de inschrijving is geen vergoeding verschuldigd. Indien echter een eerder contract, anders dan bij wijze van sanctie, is beëindigd, kan opnieuw een aanvraag om erkenning worden ingediend. Voor dit hernieuwde verzoek om herinschrijving wordt 250,- in rekening gebracht. Indien een eerder contract, anders dan bij wijze van sanctie, is beëindigd, kan opnieuw een aanvraag om erkenning worden ingediend. Voor dit hernieuwde verzoek om herinschrijving wordt een bedrag zoals in de bijlage genoemd in rekening gebracht. Artikel 6, Inschrijvingsvoorwaarden De Stichting zal een dienstverlening in het register inschrijven indien is voldaan aan de volgende voorwaarden: 1. het contract is door de QAEH ontvangen; 2. de deelnamekosten (zie onder) zijn volledig betaald; 3. de door het bestuur aangewezen bevoegde adviseurs hebben een positief advies voor inschrijving uitgebracht. 4/10

5 4. de organisatie verklaart door het aanvragen van een erkenning de intentie te hebben de ter keuring aangeboden dienstverlening nog minimaal een jaar aan te bieden. Artikel 7, Deelnamekosten De deelnamekosten zijn vermeld op de Tarievenbladen op de website Artikel 8, Eerste toetsing en erkenning 1. Een bedrijf maakt zelf zo spoedig mogelijk na indiening van de aanvraag een schriftelijke of telefonische afspraak met het secretariaat zodat de toetsing tijdig kan plaatsvinden. 2. Tijdens de toetsing wordt gecontroleerd of de dienstverlening voldoet aan de eisen van de erkenningsregeling, zoals opgenomen in het erkenningsschema. Hierbij dient in acht te worden genomen dat niet de letter maar de geest van de eisen doorslaggevend is. 3. Wanneer bepaalde onvolkomenheden worden geconstateerd stelt de toetser hiervan een non conformity formulier op. 4. Van de bevindingen en resultaten van de toetsing wordt, binnen 15 dagen na de toetsing, een toetsingsrapport opgemaakt. Het bedrijf en de Commissie Toetsing ontvangen een exemplaar. Eén exemplaar blijft eigendom van het secretariaat. 5. Voor het corrigeren van geconstateerde non conformities heeft het bedrijf, gerekend vanaf de datum van verzending van het toetsingsrapport, ten hoogste 13 weken de tijd. De toetser controleert de door de deelnemer ingediende corrigerende maatregel(en) schriftelijk dan wel op locatie. 6. Indien meer dan zeven essentiële non conformities zijn geconstateerd dient een volledige hertoetsing plaats te vinden. 7. Op basis hiervan stelt de toetser een non conformity rapport op. 8. De toetser brengt via het Secretariaat aan de Commissie Besluiten zowel het toetsingsrapport als het non conformity rapport uit. De Commissie Besluiten neemt op basis van het toetsingsrapport als het non conformity rapport een besluit over de erkenning. a. Indien dit besluit positief is, wordt aan het bedrijf schriftelijk door de Commissie Besluiten meegedeeld dat de dienstverlening is erkend met gelijktijdige toezending van het bij de inschrijving behorende certificaat. b. Indien de erkenning wordt geweigerd wordt dit schriftelijk door de Commissie Besluiten aan het bedrijf meegedeeld. 9. Zie voor de mogelijkheid van Bezwaar artikel 15. Artikel 9, Betalingsvoorwaarden 1. Betaling door een bedrijf dient, zonder aftrek, korting of schuldverrekening te geschieden binnen 14 dagen na de factuurdatum. Betaling dient te geschieden door middel van overmaking ten gunste van de door de QAEH aan te wijzen bankrekening. Bezwaren tegen de hoogte van de ingediende facturen schorten de betalingsverplichting niet op. 2. Bij overschrijding van de termijn van 21 dagen is de debiteur, na daartoe ten minste twee maal te zijn aangemaand door of vanwege de QAEH, van rechtswege in verzuim. In dat geval is de debiteur wettelijke rente verschuldigd over de verschuldigde som, gerekend vanaf de dag waarop deze opeisbaar is geworden tot aan het tijdstip van betaling. Daarnaast komen zowel binnen- als buitengerechtelijke kosten van invordering ten laste van de debiteur. Indien de QAEH na de vervaldatum incassomaatregelen moet nemen is de debiteur de daaraan 5/10

6 verbonden kosten verschuldigd welke forfaitair worden vastgesteld op 15 % van de verschuldigde som. 3. Indien de financiële positie respectievelijk het betalingsgedrag van een bedrijf naar het oordeel van de QAEH daartoe aanleiding geeft, is de QAEH gerechtigd van dat bedrijf te verlangen dat deze onverwijld zekerheid stelt in een door de QAEH te bepalen vorm respectievelijk een voorschot geeft. Indien het bedrijf nalaat de verlangde zekerheid te stellen, is de QAEH gerechtigd, onverminderd zijn overige rechten, de erkenning van de dienstverlening op te schorten. Al hetgeen het bedrijf aan de QAEH uit welke hoofde dan ook verschuldigd is, is direct opeisbaar. 4. In het geval dat meerdere branches, filialen, vestigingen of bedrijven door de QAEH als één bedrijf zijn aangemerkt, is elk van de onderdelen van dit bedrijf hoofdelijk verbonden voor de betaling van het volledige nog openstaande factuurbedrag. Artikel 10, Contractduur en opzegtermijn Een bedrijf gaat een contract aan voor onbepaalde tijd en heeft een opzegtermijn van ten minste een jaar, met dien verstande dat het contract door hem niet gedurende de eerste twee jaar kan worden opgezegd. 1. Opzegging van het contract vindt plaats: a. Op schriftelijk verzoek van het bedrijf. b. Bij faillissement van een bedrijf. c. Indien door een bedrijf geen erkenning is verkregen binnen 18 maanden na de a. contractdatum en dit te wijten is aan eigen schuld of toedoen. d. Bij het opleggen van de sanctie tot doorhaling. e. Als de dienstverlening stopt 2. Doorhaling uit het register vindt plaats bij: a. Opzegging van het contract. b. Bedrijfsbeëindiging vanaf de dag van bedrijfsbeëindiging, danwel c. Het opleggen van de sanctie tot doorhaling, bedoeld in artikel 11, lid 2, onder e. Na doorhaling uit het register vervalt ieder recht op het voeren van het erkenningsembleem. Artikel 11, Sancties 1. Indien naar het oordeel van QAEH een bedrijf niet of langer voldoet aan de eisen die de erkenningsregeling stelt, heeft gehandeld in strijd met de voorschriften of aanwijzingen, danwel handelt in strijd met de goede naam en faam van de QAEH en die van erkende dienstverlening wordt het bedrijf gesommeerd de overtreding ongedaan te maken of onmiddellijk te staken en kan het bestuur daarbij een sanctie opleggen. Een sanctie kan alleen schriftelijk worden opgelegd en bevat de gronden daarvoor. 2. De onder lid 1 genoemde sancties zijn: a. berisping: bij ernstig in gebreke blijven respectievelijk weigeren om mee te werken aan een verzoek vanwege het bestuur in het kader van de erkenningsregeling anders dan het geval bedoeld in artikel 14, lid 7. b. boete: bij herhaaldelijk ernstig in gebreke blijven respectievelijke herhaalde weigering om mee te werken aan een verzoek vanwege het bestuur in het kader van de erkenningsregeling. c. schorsing Het bestuur stelt de periode van schorsing vast en vermeldt de schorsing en de periode daarvan in het register. 6/10

7 d. beëindiging van de procedure voor erkenning van een dienstverlening. e. doorhaling van de inschrijving als erkende dienstverlening uit het register, indien een bedrijf: - na afloop van de schorsing nog steeds niet aan de eisen van de erkenningsregeling voldoet - Nog steeds de medewerking als bedoeld in artikel 14, lid 1 tot en met 6 weigert - Zich zodanig gedraagt dat de goede naam en faam van de QAEH respectievelijk van de erkende dienstverlening wordt aangetast en het bestuur van oordeel is dat inschrijving van dit bedrijf niet langer verantwoord is. 3. Onder lid 1 van dit artikel vallen in ieder geval: a. Als het niet voldoet aan de wet. b. Het niet hebben kunnen plaatsvinden van een toetsing binnen een jaar na de contractdatum als gevolg van aan het bedrijf toe te rekenen redenen. c. Het niet hebben kunnen plaatsvinden van een toetsing vóór de op het certificaat vermelde uiterste toetsingsdatum, zonder dat daarover door het bedrijf overleg is gevoerd met de QAEH. d. Het zonder gegronde redenen voor een tweede maal verschuiven van een gemaakte toetsafspraak, zonder dat daarover overeenstemming is bereikt met de QAEH. e. Het niet voldoen aan de eisen van de erkenningsregeling, zoals opgenomen in het erkenningsschema. f. Het niet tijdig afhandelen van de non conformities door het bedrijf (zie artikel 8 lid 5) g. Het ten onrechte gebruik maken van het erkenningscerificaat of erkenningsembleem voor bedrijven. h. Het niet of niet tijdig voldoen van de betaling van de deelnamekosten; i. Het door een bedrijf weigeren om een klacht in behandeling te nemen. j. Het verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie tijdens de (schriftelijke) toetsing over de relevante opleidingseisen, ervaring, etc. van medewerkers dan wel op andere wijze de toetser(s) foutief informeren. k. De weigering om uitvoering te geven aan de uitspraak van de Bezwarencommissie, ook nadat daartoe bij aangetekend schrijven is verzocht door de Bezwarencommissie. Artikel 12, Weigeringsgronden De inschrijving in het register wordt geweigerd, indien: 1. Door een bedrijf niet wordt voldaan aan de in artikel 6 genoemde inschrijvingsvoorwaarden. 2. Binnen een termijn van twee jaar na doorhaling van de erkenning vanwege een sanctie door ditzelfde bedrijf opnieuw een erkenning wordt aangevraagd. Artikel 13, Bevoegdheden 1. Een bedrijf met een erkende dienstverlening is bevoegd zich als zodanig te presenteren zowel binnen als buiten de bedrijfstak en het erkenningsembleem te voeren, het door hem gebezigde materiaal, correspondentie en publicaties. Artikel 14, Verplichtingen Het ingeschreven bedrijf is op straffe van sanctie steeds verplicht: 1. Te voldoen aan de inschrijvingvoorwaarden. 7/10

8 2. Zich te houden aan de algemene voorwaarden en de eisen van het erkenningsschema of aanwijzingen vanwege de QAEH. 3. Nieuwe vestigingen door te geven aan het secretariaat. Het secretariaat beslist vervolgens of een tussentijdse toets noodzakelijk is. 4. Mee te werken aan aanvullende toetsing op locatie, indien de eerdere toetsing danwel een uitspraak van de Bezwarencommissie daartoe aanleiding geeft. 5. Mee te werken aan een extra tussentijdse toetsing op locatie op grond van door de QAEH ontvangen meldingen of andere signalen over leveranties, handelingen of gedragingen van het bedrijf. Bij het maken van de afspraak voor deze toetsing zal de reden daarvoor aan het bedrijf worden meegedeeld. De kosten voor een extra toetsing zijn voor rekening van de QAEH. Bij weigering van een bedrijf tot medewerking aan deze extra tussentijdse toetsing is het bestuur bevoegd tot het direct opleggen van de sanctie, bedoeld in artikel 11, lid 2, onder c. 6. Zicht te houden aan het Reglement Logo gebruik. Dit reglement is te raadplegen via de website van de QAEH. 7. Zich te houden aan een termijn van maximaal 13 weken voor het inleveren van corrigerende maatregelen Artikel 15, Bezwaar van een Bedrijf 1. Een bedrijf kan binnen dertig dagen na datum van verzending van een weigering tot erkenning van de dienstverlening als bedoeld in artikel 8, lid 8 bij het bestuur bezwaar aantekenen tegen deze weigering. Het Bestuur inventariseert op basis van het toetsrapport, het advies van de toetser, het besluit van de Commissie Toetsing en het bezwaar de casus en informeert het bedrijf over haar bevindingen. Indien het bedrijf niet akkoord gaat met de bevindingen van het Bestuur kan het een bezwaar aanhangig maken bij de Bezwarencommissie. 2. Een bedrijf waarvan de dienstverlening is erkend kan binnen dertig dagen na datum na het opleggen van een sanctie, of de verzending door de QAEH van een ernstige ingebrekestelling bij de uitvoering van opgelegde verplichtingen vanwege het erkenningsreglement bezwaar aantekenen bij de Bezwarencommissie. 3. Een bezwaar dient schriftelijk en met redenen omkleed te worden ingediend. 4. De Bezwarencommissie is belast met het behandelen van de hierboven genoemde bezwaren. De uitspraak over een bezwaar wordt door de Bezwarencommissie schriftelijk gedaan binnen dertig dagen na datum van de behandeling en aan de indiener van het bezwaarschrift toegezonden met afschrift aan het bestuur. 5. De uitspraak van de Bezwarencommissie QAEH is bindend. Artikel 16, het register 1. Er is een landelijk register van erkende dienstverleningen. 2. Indien een dienstverlening volledig voldoet aan de voorwaarden voor erkenning, bedoeld in artikel 8, lid 8, schrijft de QAEH deze in als erkend. 3. Het register bevat de volgende gegevens: de naam van het bedrijf dat de dienstverlening levert; de naam van de erkende dienstverlening; het telefoonnummer en eventueel adres van het bedrijf. 4. Het register wordt door de QAEH gepubliceerd op internet. De lijst is daardoor permanent te raadplegen. 8/10

9 Artikel 17, Inwerkingtreding 1. Het bestuur kan bepalen dat onderdelen van de erkenningsregeling of het erkenningsreglement op een later tijdsstip in werking treden. Tevens kunnen de eisen voor erkenning en de erkenningsschema s worden gewijzigd. 2. Een besluit als bedoeld in lid 1 zal worden bekendgemaakt aan zowel erkende bedrijven als aan bedrijven die het proces voor erkenning nog niet hebben afgerond. 3. Met inachtneming van een redelijke overgangstermijn zullen van te voren kenbaar gemaakte wijzigingen worden getoetst. Artikel 18, de QAEH 1. De QAEH kent een bestuur, adviesorganen en werkgroepen. 2. De Commissies en de werkgroep werken allen onder verantwoordelijkheid van het Bestuur. Artikel 19, de Commissie Toetsing 1. De Commissie Toetsing bestaat uit niet-bedrijfsgebonden adviseurs die van het bestuur de gedelegeerde bevoegdheid hebben om besluiten te nemen over het verlenen van erkenningen. 2. Tevens heeft de Commissie Toetsing de taak signalen in te brengen in de werkgroep voor het up to date houden van de erkenningsschema s en stelt zonodig veranderingen voor aan de werkgroep. 3. De Commissie Toetsing wordt ingelicht over lopende en afgedane bezwaren alsmede over de opmerkingen en adviezen ten aanzien van de bedrijfsvoering teneinde de kwaliteit van de in het geding zijnde bedrijven te verhogen. Artikel 20, Raad van Advies De Raad van Advies houdt zich bezig met het adviseren van het Bestuur inzake technisch inhoudelijke zaken van de erkenningsregeling. Artikel 21, De Bezwarencommissie 1. De Bezwarencommissie bestaat naast een onafhankelijke voorzitter die de titel Meester in de rechten heeft uit een vertegenwoordiger vanwege de QAEH. 2. Aan de beraadslaging door de commissie van het bezwaar neemt de bezwaarmaker en, danwel diens vertegenwoordiger deel 3. Op basis van het beraad doet de commissie een uitspraak over het bezwaar. Artikel 22, het Bestuur Het bestuur houdt toezicht op de beschreven organen en de algemene gang van zaken met betrekking tot de erkenningsregeling. Ook is het bestuur gerechtigd in uitzonderlijke gevallen af afwijkingen van de regels in het onderhavige reglement toe te staan. 9/10

10 Artikel 23, Taken en Bevoegdheden Voor een nadere verdeling van taken en bevoegdheden binnen de stichting wordt verwezen naar de statuten van de Stichting en het Huishoudelijk Reglement van de Stichting. Artikel 24, Aansprakelijkheid Elke aansprakelijkheid van de stichting en de leden van haar werkgroep, Raad van Advies, Commissie Toetsing en Bestuur, en secretariaat terzake van de uitvoering van hun taken, daaronder begrepen de toepassing van dit reglement, is uitdrukkelijk uitgesloten. 10/10