Wat doet u als uw s uit ProwareGolf Cloud niet aankomen?

Transcriptie

1 Wat doet u als uw s uit ProwareGolf Cloud niet aankomen? Wij krijgen regelmatig vragen met betrekking tot het afleveren en/of niet aankomen van . Vaak blijkt na ons onderzoek, dat het probleem te voorkomen was geweest als de juiste voorzorgsmaatregelen zouden zijn genomen. Om voor u inzichtelijk te maken, wat u kunt doen om zo optimaal en betrouwbaar mogelijk te versturen, verstrekken wij in dit document een aantal tips. U leest in dit document ook welke achtergrondinformatie wij van u nodig hebben om het probleem snel te kunnen opsporen, als u ondanks uw voorzorgsmaatregelen toch problemen met en ervaart. Achtergrondinformatie: hoe werkt en vanuit ProwareGolf Cloud? De software van ProwareGolf Cloud heeft op verschillende plaatsen een ingebouwde functionaliteit. Als er vanuit de website een bericht wordt verzonden, dan wordt deze aangeboden aan één van de mailservers van ProwareGolf. Deze mailservers behandelen de aangeboden en zorgen ervoor dat deze afgeleverd wordt bij de geadresseerden. Het aanbieden van de vanaf uw website aan de mailserver, vindt plaats zonder terugkoppeling van de server. Dit betekent dat als er foutieve adressen aangeleverd worden, u dit als gebruiker niet direct merkt. Binnen de website van ProwareGolf Cloud vindt controle plaats op de adressen: voldoet de opmaak van de adressen aan een aantal regels? Een adres mag bijvoorbeeld geen komma bevatten en moet bevatten. Maar let op, een verkeerd adres kan nog steeds voldoen aan de regels. Denk aan een verbindingsstreepje - in plaats van een underscore _ of gewoon een typefout. In de systeeminstellingen binnen ProwareGolf Cloud heeft u een standaard afzenderadres gedefinieerd. Vaak kiest een club voor no-reply@clubnaam.nl en is dit een adres wat feitelijk niet bestaat. Als de server van ProwareGolf Cloud een niet kan verzenden, dan wordt er een foutmelding verzonden naar de afzender: in dit voorbeeld naar no-reply@clubnaam.nl. Omdat dit geen bestaand adres is, zal niemand deze foutmelding constateren en gebeurt er verder niets mee. Het foutieve adres blijft aanwezig in uw bestanden en de betreffende persoon ontvangt geen . Als eindgebruiker ziet u dat uw is verzonden. Dit is echter géén garantie voor het daadwerkelijk aankomen van uw en géén garantie voor een mailing per zonder foutieve adressen! Hierna nemen wij u stap voor stap mee door de meest voorkomende oorzaken, waardoor uw niet aankomt bij de geadresseerden. 1/6

2 Veel voorkomende oorzaken waardoor niet aankomt Er zijn verschillende oorzaken voor het niet aankomen van uw bij de ontvangers. De bekendste en meest voorkomende oorzaken zijn: 1. Het adres van de ontvanger bevat een ongeldige notatie 2. Het adres van de ontvanger bevat een spelfout 3. Uw belandt in het spamfilter of in de map ongewenste van de ontvanger 4. Uw is verzonden, maar bereikt de geadresseerde niet (ook niet in diens spamfilter) 5. De is vanuit ProwareGolf via Internet Explorer verzonden 6. De wordt verzonden vanaf een apparaat dat niet door onze software wordt ondersteund Hieronder lichten wij deze verschillende oorzaken uitgebreid toe. 1 Een adres met een ongeldige notatie Tijdens de conversie van het oude pakket naar de ProwareGolf Cloudomgeving worden alle adressen geïmporteerd, dus ook eventuele foutieve adressen. Als er een foutief adres aanwezig is, zoals voorbeeld@golfclub (zonder.nl erachter), dan breekt de gehele handeling af op de mailserver. Als gebruiker krijgt u wel de melding dat de is verzonden, maar de mailserver loopt hierop vast. Dit soort foutieve adressen kunnen alleen tijdens een conversie zijn meegekomen. Het invoeren van een adres met een ongeldige notatie is niet meer mogelijk in de ProwareGolf Cloudomgeving. De oplossing voor dit probleem: vraag eenmalig via de rapportage een ledenlijst met adressen op en controleer deze lijst op de correctheid van de notaties van de adressen (.nl en.com). Let daarbij ook op het gebruik van komma s in plaats van punten, enzovoorts. 2 Een adres met een (spel-)fout Denk hierbij aan: voorbeeld@golfclub.com of vorbeeld@golfclub.nl in plaats van het juiste adres voorbeeld@golfclub.nl. Deze drie adressen hebben allemaal een correcte notatie (met.nl of.com). Daardoor loopt de mailserver niet vast en zal deze proberen alle drie de s af te leveren. Maar: twee adressen uit deze lijst bestaan waarschijnlijk niet. Deze adressen zullen uiteindelijk een fout teruggeven, die wordt verzonden naar de afzender. Maar. als u als afzender no-reply@clubnaam.nl gebruikt en dit geen écht adres is, ziet niemand de foutmelding. Als het bericht naar nog meer geadresseerden verzonden is, wordt de gehele mailing wél gewoon afgemaakt en verzonden. Dit in tegenstelling tot het probleem genoemd onder 1, met een ongeldige adresnotatie. Veel voorkomende fouten in adressen zijn: Een verkeerde extensie achter de punt (voorbeeld@golfclub.com in plaats Een typefout in het adres (dit gebeurt vaak bij een telefonisch doorgegeven adres) Een typefout door een verbindingsstreepje - in plaats van een underscore _ of andersom 2/6

3 3 De belandt in het spamfilter of in de map ongewenste van de ontvanger In dit geval is de correct verzonden door de mailserver en ook ontvangen door de gebruiker. Omdat deze s automatisch gegenereerd zijn voor een grote groep, hebben zij een verhoogde kans om in een spamfilter terecht te komen. Bijna iedere provider heeft ergens een aparte map waar spam- s binnen komen. Laat de ontvanger dus eerst de spam-map checken in zijn of haar mailbox. Als de inderdaad in het spamfilter terecht is gekomen, kan de ontvanger vrijwel altijd een regel aanmaken dat afkomstig van de betreffende clubnaam, nooit in het spamfilter mag komen. Hoe de betreffende spambox precies te bereiken is en hoe die regel aangemaakt kan worden, verschilt per provider. Meestal is dit zo eenvoudig mogelijk gehouden voor de eindgebruiker. In Hotmail of Outlook klikt u op de map Ongewenst en zoekt u in de lijst afgekeurde afzenders het betreffende mailadres op. Vervolgens klikt u op Uit lijst verwijderen. Voor Gmail geldt dat er in de inbox een map aanwezig is die Spam heet. Zoek de betreffende mail in deze map op en markeer dit bericht als Geen spam. In het vervolg belanden de s van deze afzender dan in de Inbox. Voorkom dat uw als spam wordt gezien Een andere belangrijke stap om te voorkomen dat uw als spam wordt gemarkeerd, is een SPFrecord aanmaken in de DNS. Dat klinkt technisch en dat is het ook. Toch willen we dit aan u uitleggen en u vragen dit zorgvuldig door te lezen. Uw systeembeheerder, webbouwer of hostingpartij kan u helpen bij het implementeren van een SPF-record. SPF (Sender Policy Framework) is een protocol dat tot doel heeft te helpen spam te verminderen. Dat gebeurt door bij de ontvanger vast te stellen of de verzender van een bericht gerechtigd is om een bericht te verzenden. Binnen dit SPF-protocol wordt aan het DNS-record een extra informatieveld (een SPF-record) van een domein toegevoegd. Een DNS-record is niets anders dan een bestand binnen een domeinnaam. In dit DNS-record wordt vermeld welke mailservers namens dit domein mogen verzenden. Staat een mailserver niet in deze opsomming en verzendt deze tóch met het betreffende domein als afzender, dan wordt de mail als onrechtmatig beschouwd. Neem uw maatregelen Waarom is dit belangrijk? U moet zo n SPF-record aanmaken, waarin u aangeeft dat de mailservers e- mail uit ProwareGolf mogen versturen, vanuit uw klantnaam (uw domein, Doet u dit niet, dan is de kans heel groot dat de die u vanuit ProwareGolf verzendt, bij de ontvanger in de spamfilter terecht komt. Spamfilters bij de ontvanger checken namelijk steeds vaker of de afzender een legitieme mailserver is, die daadwerkelijk uit naam van dat domein mag verzenden. Wordt er géén SPF-record gevonden, dan gaat uw mail rechtstreeks de spamfilter in. 3/6

4 ProwareGolf gebruikt op dit moment een aantal adressen om mee te verzenden. Mail naar om te informeren welke adressen u hiervoor kunt gebruiken. Deze verschillen namelijk per server. Om te voorkomen dat uw als spam wordt aangemerkt en de ontvangers niet bereikt, raden wij u aan om uw systeembeheerder of webbouwer deze adressen in het SPFprotocol op te laten nemen. Via kunnen zij checken of er een SPFrecord aanwezig is én of dit correct is ingericht. 4 De is verzonden, maar bereikt de geadresseerde niet (ook niet in diens spamfilter) Dit is een uitzonderlijk geval, maar dat dit gebeurt, is recent aan het licht gekomen. Vooral de gratis adressen van Microsoft, hebben een zeer scherpe controle op het aanbieden van . Als Microsoft vindt dat er teveel wordt aangeboden aan haar gebruikers vanaf een voor Microsoft onbekend IP-adres, blijkt dat er simpelweg s gewist worden. Hiervan krijgt noch de verzender, noch de ontvanger bericht. Dit gegeven kunnen wij als ProwareGolf helaas niet beïnvloeden. Voor zover ons nu bekend is, betreft dit adressen die We houden dit nauwlettend in de gaten, maar als de bezorgklachten enkel afkomstig zijn van dit soort adressen, dan is het goed mogelijk dat dit de oorzaak ervan is. 5 De is vanuit ProwareGolf via Internet Explorer verzonden De software van ProwareGolf Cloud werkt optimaal met de webbrowsers van Mozilla Firefox en Google Chrome. In Windows is standaard Internet Explorer aanwezig. Het gebruik van Internet Explorer voor systeemgebruikers van ProwareGolf raden wij met klem af! In deze browser werken namelijk niet alle functies naar behoren. Ook ziet de opmaak er op veel plaatsen afwijkend uit. In hoeverre dit gevolgen kan hebben voor het verzenden van s is niet met zekerheid te zeggen. Voorkom deze situatie op voorhand, door een actuele versie van Mozilla Firefox of Google Chrome te gebruiken. Controleer wel of uw webbrowser de juiste versie heeft. Wij leggen hierna uit hoe u dit eenvoudig kunt doen. a. Versiecheck voor Mozilla Firefox Klik rechtsboven op de 3 streepjes. Kies daarna in het uitklapmenu het vraagteken. Klik vervolgens op Over Firefox 4/6

5 Nu verschijnt het versienummer. Mocht dit niet de meest recente versie zijn, dan start nu automatisch een update. Het versienummer moet minimaal 28 zijn. b. Versiecheck voor Google Chrome Klik rechtsboven op de 3 streepjes. Kies daarna in het uitklapmenu Over Google Chrome. Nu verschijnt het versienummer. Als uw versie niet recent is, start nu de automatische update. Het versienummer moet minimaal 34 zijn. 5/6

6 6 De wordt verzonden vanaf een apparaat, dat niet door de software wordt ondersteund Het verzenden van s uit de software vanaf tablets en smartphones raden wij af. Het opzoeken van gegevens werkt wellicht goed, maar wij garanderen niet de werking ervan. Er zijn te veel merken en typen tablets en smartphones om dit optimaal te kunnen testen en garanderen. Als de software goed werkt op uw tablet of smartphone, dan kunt u zo n apparaat in principe zonder gevaar gebruiken. Ervaart u problemen met het verzenden van , probeert u dan eerst om vanaf een pc en vanuit de juiste webbrowser te mailen, om te checken of de handeling dan wel goed gaat. Heeft u inmiddels alle zes de stappen doorlopen, maar geen oorzaak gevonden van uw probleem? Dan starten we voor u met het zogenaamde trouble shooten. 7 Trouble shooten Als ondanks alle bovenstaande tips het probleem nog steeds aanwezig is, dan kunnen we starten met het trouble shooten. Van alle s die vanuit ProwareGolf worden verzonden, zijn automatisch logboekregistraties aangemaakt. Aan de hand van deze logboekregistraties kunnen wij vrij veel details terugvinden. In ieder geval kunnen wij nagaan hoe laat vanaf welk adres aan welk e- mailadres een bericht is aangeboden. Daarbij kunnen wij ook zien of de daadwerkelijk is afgeleverd bij de ontvangende partij. Mocht het bericht niet afgeleverd zijn, dan is er een foutmelding geregistreerd. Aan de hand van die foutmelding kunnen we onderzoeken wat er aan de hand is. Om een foutmelding uit het logboek goed te kunnen onderzoeken is het heel belangrijk, dat wij zoveel mogelijk accurate gegevens hebben. In het meest ideale geval is degene die contact met ons opneemt ook degene die de handeling heeft uitgevoerd en het probleem heeft ervaren. Wij realiseren ons dat dit wellicht niet in alle omstandigheden mogelijk is, maar het maakt de kans op het traceren van het probleem voor ons het grootst. Wat wij in ieder geval van u nodig hebben, zijn de volgende gegevens: 1. De naam van de contactpersoon binnen de club, die op de hoogte is van het probleem. 2. Het tijdstip en datum waarop de (ongeveer) is verzonden, bij voorkeur een recent probleem. 3. Het adres van de ontvanger, waarbij het probleem is geconstateerd. 4. Het adres van de afzender van het bericht. 5. De naam van het onderdeel van ProwareGolf Cloud, waaruit de is verzonden (bijvoorbeeld vanuit Wedstrijd, Relaties, Rapportages, etc.) 6. De webbrowser die is gebruikt tijdens het verzenden. 7. Het soort apparaat dat is gebruikt voor verzending (om uit te sluiten dat de verzonden is vanaf een smartphone of tablet en mogelijke pc-problemen te detecteren) Als u deze gegevens per wilt versturen naar support@mms.nl dan wordt er automatisch een ticket van uw probleem aangemaakt. Als wij meer informatie nodig hebben, nemen we telefonisch contact met u op. Aan de hand van uw informatie kunnen we dan de nog actuele logbestanden checken. We komen vervolgens zo snel mogelijk bij u terug met onze bevindingen en met de mogelijke oplossingen voor het probleem. 6/6