Kwalificatieprocedure

Transcriptie

1 Uitg. 001 / Rev september 2009 Blz. 1 / 38 Kwalificatieprocedure Tel Redactionele overheid B-CS / Goedkeurend organisme B-CS.2 02/

2 Blz 2 / 38 Status van de uitgaven / Revisies Uitgave Aanpassing Datum Reden / Opmerking Periodieke revisie: 24 maanden Totaal aantal bladzijden: 38 Totaal aantal bijlage(n): 04 Doelgroep van de Niv. Kwalificatie AND/OR Org Functie Kennis Toepassingsgebied: wanneer en waar van toepassing? Lijst van sleutelwoorden: kwalificaties, leveranciers, Werkelijke toepassingsdatum: 1/09/2009

3 Blz 3 / INHOUD 0. Inhoud Algemeen a. Doel b. Historiek c. Referentiedocumenten d. Contacten e. Definities f. Toepassingsgebied van de kwalificatieprocedure Kwalificatieprocedures a. Indienen van de kwalificatieaanvraag b. Normale procedure b.(1) Eerste niveau: de leverancier... 6 (a) Inlichtingen betreffende de leverancier die geen enkele heeft... 6 (b) Bezoek aan de productieplaats... 7 (c) Conclusie na afhandeling van het eerste niveau b.(2) Tweede niveau: de levering... 8 Kwalificatie van de levering die geen enkele kwalificatie heeft c. Alternatieve procedure c.(1) Alternatieve procedure eerste niveau (leverancier) c.(2) Alternatieve procedure: tweede niveau voor de levering d. Bijdrage e. Kennisgeving van de kwalificatie van een leverancier Geldigheidsvoorwaarden van de kwalificatie van een leverancier Procedure na negatieve beslissing Wijziging van een bestaande technische specificatie... 12

4 Blz 4 / ALGEMEEN 1.a. Doel De kwalificatieprocedure beschrijft de voorwaarden die een leverancier moet vervullen om gekwalificeerd te worden. Het onderzoek van de aanvragen tot kwalificatie gebeurt op twee niveaus: vooreerst dat van de leverancier, vervolgens dat van zijn product. Er bestaat eveneens een alternatieve procedure als de leverancier een IRIS-certificaat heeft of een certificaat van een andere spoorwegoperator. De verschillende formaliteiten zijn te vinden in 2.c; u kunt eveneens de bijlage 4 (Flowchart) raadplegen. Met deze alternatieve procedure kunnen leveranciers met bepaalde kwalificaties of certificaten eenvoudiger en sneller hun verkrijgen. 1.b. Historiek De vervangt de genoemde kwalificaties Q1 en Q3. De diverse leveranciers met één of andere kwalificatie krijgen automatisch de NMBSkwalificatie voor het subsysteem waarvoor ze de Q1- of Q3-kwalificatie hadden. 1.c. Referentiedocumenten Norm ISO 9001: Kwaliteitsmanagementsysteem - Eisen Richtlijn 93/38/EG van de Raad van 14 juni 1993 houdende coördinatie van de procedures voor gunning van de opdrachten in de sectoren water, energievoorziening, transport en telecommunicatie Contacts Richtlijn 77/62/EG van de Raad van 21 december 1976 houdende coördinatie van de procedures voor gunning van de overheidsopdrachten voor aanneming van leveringen 1.d. Contacten Verantwoordelijke voor de kwalificatie: B-CS.213 Sect. 13/2 Hallepoortlaan Brussel Tel.: 02/ Fax:02/

5 Blz 5 / 38 1.e. Definities Leverancier: organisme dat het te kwalificeren product op een welbepaalde site vervaardigt. Gekwalificeerde leverancier: leverancier die aan de kwalificatieprocedure heeft voldaan. Gemachtigde vertegenwoordiger: tussenpersoon die naar behoren is gemachtigd door de leverancier. Hij/zij vertegenwoordigt de leverancier bij de NMBS (zie punt 2 a. 3 e alinea en volgende). IRIS : Het internationale referentiesysteem IRIS (International Railway Industry Standard) werd in mei 2006 ingevoerd op initiatief van de UNIFE (Unie van de Europese Spoorwegindustrieën) met de steun van de belangrijkste industriële actoren van de spoorwegwereld zoals Alstom Transport, Bombardier Transportation, Siemens Transportation Systems, AnsaldoBreda enz. Het IRIS-referentiesysteem is gebaseerd op de norm ISO 9001 en wordt aangevuld met de specifieke eisen op het vlak van de spoorweg. 1.f. Toepassingsgebied van de kwalificatieprocedure De kwalificatieprocedure is van toepassing als de documenten die de opdracht regelen en meer bepaald de technische specificatie, daarin voorzien. De kwalificatieprocedure voldoet aan de Belgische en Europese wetgeving met betrekking tot commerciële en overheidsopdrachten. Het beroep op mededinging (bekendmaking) waarin is voorzien door de wetgeving, gebeurt via een aankondiging betreffende het bestaan van een kwalificatiesysteem. Die aankondiging wordt gepubliceerd in het Bulletin van de Aanbestedingen van het Belgisch Staatsblad en in het Publicatieblad van de Europese Unie. Alleen de gekwalificeerde leveranciers worden geraadpleegd. Vragen om kwalificatie kunnen op elk moment worden ingediend. Bij de kwalificatie evalueert de NMBS de middelen die worden aangewend om producten te leveren conform de technische specificatie(s) en controleert ze, in voorkomend geval, of de eventueel voorgestelde type- of prototype-stukken of proefbestelling aan de vereiste voorschriften beantwoorden.

6 Blz 6 / KWALIFICATIEPROCEDURES 2.a. Indienen van de kwalificatieaanvraag De kwalificatieaanvragen moeten worden ingediend bij de NMBS Dienst Central Support B-CS.213, Hallepoortlaan 40, sectie 13/2, B-1060 Brussel (hierna het bureau B-CS.213 van de NMBS genoemd). Er bestaat een alternatieve procedure. De leverancier die deze procedure wil volgen moet hiervoor een schriftelijke en expliciete aanvraag doen en er de documenten bijvoegen die als bewijs dienen voor het indienen van zijn dossier. Het is de NMBS die beslist een dossier in alternatieve procedure al dan niet aan te nemen. Deze procedure is uiteengezet in 2.c. De kwalificatie geldt per fabricagesite en per product waarvoor een kwalificatie vereist is. De kwalificatieaanvraag kan worden ingediend door de leverancier of door een door de leverancier gemachtigd persoon (in dit document "gemachtigde vertegenwoordiger" genoemd). In het laatste geval moet de aanvraag vergezeld zijn van een door de leverancier ondertekend document dat expliciet toestaat dat deze persoon hem vertegenwoordigt in het kader van de kwalificatie en dit van de opdrachten voor leveringen aan de NMBS (zie bijlage 3). De prijsaanvragen worden gestuurd naar de gekwalificeerde leveranciers en, in voorkomend geval, ook naar de gemachtigde vertegenwoordigers. De leverancier waarborgt alle verantwoordelijkheden met betrekking tot de bestelling, ook als die via een gemachtigde vertegenwoordiger worden geplaatst. De technische specificatie bepaalt de subgehelen van het betrokken product die zelf ook een kwalificatie behoeven. In de veronderstelling dat de kwalificatie wordt vereist voor subgehelen, kan de fabricage ervan krachtens dit kwalificatiesysteem maar worden toevertrouwd aan gekwalificeerde firma s. 2.b. Normale procedure 2.b.(1) Eerste niveau: de leverancier (a) Inlichtingen betreffende de leverancier die geen enkele heeft Het bureau B-CS.213 van de NMBS vraagt aan de leverancier administratieve, financiële, juridische, technische en organisatorische inlichtingen op de vragenlijst in de bijlage 1. De leverancier of zijn gemachtigde vertegenwoordiger stuurt de vragenlijst(en) behoorlijk ingevuld terug naar bureau B-CS.213 van de NMBS. Er kunnen eventueel bijkomende inlichtingen worden gevraagd.

7 Blz 7 / 38 De leverancier of zijn gemachtigde vertegenwoordiger moet de volgende regels in acht nemen: de NMBS moet de behoorlijk ingevulde vragenlijst ontvangen binnen de 30 dagen te rekenen vanaf de verzenddatum; de antwoorden op de vragenlijst moeten in het Nederlands of het Frans worden geformuleerd; de vragenlijst moet eerlijk en volledig worden beantwoord; de bedienden van de NMBS moeten vrije toegang hebben tot de inrichtingen;vrije raadpleging van de documenten van het kwaliteitszorgsysteem;aanvaarding van een (eventuele) financiële audit door een onafhankelijk bureau. Op basis van de ontvangen informatie zal de NMBS dan beslissen de procedure al dan niet voort te zetten. Deze beslissing wordt gebaseerd op de volgende criteria: criteria opgesomd in art.31 2 van de Europese richtlijn 93/38 het technisch en financieel vermogen, de controledienst, de kwaliteitswaarborg, enz. De beslissing kan eventueel afhangen van een bezoek aan de productiesite. (b) Bezoek aan de productieplaats Als de technische specificatie daarin voorziet wordt een bezoek gebracht aan de productiesite(s). Het doel van dit bezoek is een verfijning van de evaluatie door de NMBS van de technische draagkracht (inclusief controlemiddelen) van de leverancier of zijn onderaannemers en hun kwaliteitsmanagementsysteem. Na dit bezoek kan de NMBS eventueel enkele verbeteringen voorschrijven vooraleer een beslissing te nemen over de voortzetting van de procedure. (c) Conclusie na afhandeling van het eerste niveau Bureau B-CS.213 van de NMBS informeert de leverancier en/of zijn gemachtigde vertegenwoordiger over de beslissing de procedure al dan niet voort te zetten met het onderzoek van het tweede niveau.

8 Blz 8 / 38 2.b.(2) Tweede niveau: de levering Kwalificatie van de levering die geen enkele kwalificatie heeft De technische specificatie van het product kan tijdens de kwalificatie te verrichten proeven opleggen en bepaalt het aantal en de aard ervan; de proeven kunnen worden verricht op typestukken of, in voorkomend geval, op de in de specificatie geplande prototypes. Het toezicht op het goede verloop en de resultaten van deze proeven gebeurt door de NMBS, conform de technische specificatie. Als de technische specificatie daarin voorziet, plaatst de NMBS een proefbestelling. De controle op de conformiteit van de voorgelegde producten gebeurt volgens de modaliteiten die zijn bepaald in de technische specificatie. Na deze controles neemt de NMBS één van de volgende gemotiveerde beslissingen, waarvan bureau B-CS.213 van de NMBS de leverancier en/of zijn gemachtigd vertegenwoordiger op de hoogte brengt: Acceptatie van de resultaten van de proeven of proefbestelling Weigering Als de technische specificatie van de betrokken producten niet voorziet in proeven of een proefbestelling, eindigt de kwalificatieprocedure na het eerste niveau. 2.c. Alternatieve procedure Deze procedure richt zich tot de leveranciers: die over een IRIS-certificaat beschikken die over een kwalificatie van een andere spoorwegoperator beschikken die in het kader van een opdracht tot levering of bouw van nieuw materieel voor de NMBS hebben geleverd Ze zal alternatieve procedure worden genoemd. Ze bestaat uit twee delen. We verwijzen hierbij naar de flowchart Bijlage 4 2.c.(1) Alternatieve procedure eerste niveau (leverancier) De leveranciers moeten voldoen aan de voorwaarden van punt 2.b.1.(a). Volgens de overhandigde documenten (zie 2.c hierboven) kan het bezoek aan de productieplaats worden geschrapt. Bij de aanvaarding van het kandidatuurdossier na afhandeling van het eerste niveau, kan de procedure worden voortgezet naar het tweede niveau in normale procedure ( 2.b.1) of alternatieve procedure ( 2.c.2). De NMBS behoudt zich het recht voor een kandidatuurdossier aan te nemen of te weigeren.

9 Blz 9 / 38 De NMBS is altijd vrij een controle op de verstrekte informatie uit te voeren zonder bijzondere rechtvaardiging; in laatstgenoemd geval wordt de leverancier of zijn vertegenwoordiger verwittigd. De NMBS behoudt zich het recht voor de inlichtingen en documenten met betrekking tot de kwalificatie te bezorgen aan de maatschappijen of eenheden waarmee akkoorden van wederzijdse kwalificatie-erkenning zullen zijn gesloten. 2.c.(2) Alternatieve procedure: tweede niveau voor de levering 2.d. Bijdrage Als de leverancier kan aantonen dat hij regelmatige leverancier is van een andere spoorwegonderneming (Beheerder van de Infrastructuur of Spoorwegexploitant) of dat hij gekwalificeerd is bij één ervan of een IRIS-certificaat heeft voor dezelfde producten of voor gelijkaardige producten, kan de NMBS vrij beslissen de kwalificatieprocedure te vereenvoudigen. Deze beslissing wordt genomen volgens de door de leverancier over het type te kwalificeren product (nieuw product van eenzelfde gamma, een gelijkaardig product enz.) bezorgde informatie en certificaten. Het verzoek zal alleen worden bestudeerd voor de producten die aan alle technische voorwaarden van de NMBS beantwoorden. Bureau B-CS.213 van de NMBS licht de leverancier en/of zijn gemachtigde vertegenwoordiger in. Als een niet door de NMBS voor een product gekwalificeerde leverancier dit product tot tevredenheid van de NMBS heeft geleverd in het kader van een opdracht van bouw van nieuw materieel, zal deze leverancier op eenvoudig verzoek aan bureau B- CS.213 van de NMBS en na toezending en positieve evaluatie van de behoorlijk ingevulde vragenlijst (bijlage 1), kosteloos gekwalificeerd worden. De NMBS behoudt zich het recht voor de inlichtingen en documenten met betrekking tot de kwalificatie te bezorgen aan de maatschappijen of eenheden waarmee akkoorden van wederzijdse kwalificatie-erkenning zullen zijn gesloten. Kosten voor de in punten 2.b en 2.c gevraagde evaluatiebezoeken Voor de landen van de Europese Gemeenschap vallen de kosten ten laste van de NMBS. Voor de landen buiten de Europese Gemeenschap zijn de logies- en verplaatsingskosten ten laste van de leverancier.

10 Blz 10 / 38 Kosten voor de in punten 2.b en 2.c gevraagde controle op de proefbestelling Zonder tegenstrijdig advies of voorschrift in de technische specificatie: ten laste van de NMBS als het product wordt getest in de installaties van de NMBS en voldoet aan alle door de NMBS vereiste technische voorwaarden ten laste van de leverancier als niet aan één of meer technische eisen van de NMBS wordt voldaan of bij tests in een ander lab dan dat van de NMBS, zie bijlage 2 De prototypes moeten ter beschikking worden gesteld van de NMBS en zijn voor rekening van de leverancier.( Behalve bij tegenstrijdig advies of voorschrift in de technische specificatie) Als de leverancier een belangrijk deel van de levering in onderaanneming geeft, zijn de onderaannemers onderworpen aan een evaluatie in het kader van de kwalificatie van de leverancier zonder dat een andere aanvraag om kwalificatie noodzakelijk is. De kosten vallen onder dezelfde regeling als hierboven uiteengezet (zie bijlage 2). Het kwalificatiedossier vermeldt duidelijk de gekwalificeerde onderaannemers en bij het inzetten van een nieuwe onderaannemer moet de leverancier dit melden aan het bureau B- CS.213 van de NMBS dat op zijn beurt overgaat tot de evaluatie van deze nieuwe onderaannemer volgens dezelfde voorwaarden als hierboven uiteengezet. 2.e. Kennisgeving van de kwalificatie van een leverancier De general manager van de dienst Central Support van de NMBS geeft de leverancier en/of zijn gemachtigde vertegenwoordiger kennis dat hij/zij gekwalificeerd is, met nauwkeurige vermelding van de betrokken producten. Als de kwalificatieprocedure stopgezet wordt of als de beslissing negatief is, meldt en motiveert de general manager van de dienst Central Support zijn beslissing. 3. GELDIGHEIDSVOORWAARDEN VAN DE KWALIFICATIE VAN EEN LEVERANCIER De kwalificatie van een leverancier wordt uitgesproken voor een periode van 5 jaar. Als de leverancier gedurende deze periode regelmatig en zonder problemen levert, wordt de kwalificatie voor eenzelfde periode verlengd; bureau B-CS.213 van de NMBS brengt de leverancier hiervan tijdig op de hoogte.

11 Blz 11 / 38 Onder levering wordt verstaan: de rechtstreekse leveringen aan de NMBS de leveringen in het kader van de bouw van rollend materieel voor de NMBS de leveringen in het kader van de bouw van rollend materieel voor derden, waarvoor de NMBS de kwaliteitscontrole uitvoert en voor zover de NMBS-specificaties van toepassing zijn de leveringen in het kader van de constructie van de wagens de leveringen aan een organisme waarmee de NMBS een overeenkomst van wederzijdse erkenning van de kwalificaties heeft gesloten. Als er tijdens deze periode van 5 jaar geen levering is of er niet regelmatig wordt geleverd, beslist de NMBS of ze de kwalificatie al dan niet verlengt. De NMBS zal de eventuele voorwaarden bepalen voor vernieuwing van de kwalificatie; bureau B-CS.213 van de NMBS informeert tijdig de leverancier en/of zijn gemachtigde vertegenwoordiger. Bij het niet-nakomen van de contractuele voorwaarden bij de leveringen (leveringstermijn, voldoen aan de technische voorwaarden enz.) oordeelt de NMBS over de handhaving of de opheffing van de kwalificatie van de betrokken leverancier; in het laatste geval deelt de general manager van de dienst Central Support van de NMBS hem de gemotiveerde beslissing mee. De leverancier is verplicht bureau B-CS.213 van de NMBS elke administratieve, juridische, financiële, organisatorische wijziging, verandering van scheikundige of technische samenstelling mee te delen, waarna de NMBS de beslissing neemt die ze het geschiktst vindt: handhaving van de kwalificatie handhaving van de kwalificatie na eventuele opmerkingen of inspecties of extra proeven verbreking van de kwalificatie Het niet naleven van deze meldingsplicht inzake wijzigingen kan leiden tot intrekking van ambtswege van de kwalificatie en dus uitsluiting van de NMBS-opdrachten. De general manager van de dienst Central Support van de NMBS informeert de leverancier en/of zijn gemachtigde vertegenwoordiger over zijn gemotiveerde beslissing. 4. PROCEDURE NA NEGATIEVE BESLISSING Na stopzetten van de kwalificatieprocedure of na een negatieve beslissing of de verbreking van de kwalificatie, kan de leverancier of zijn gemachtigde vertegenwoordiger een nieuwe kwalificatieaanvraag indienen. De NMBS beslist of het opportuun is er een gunstig gevolg aan te geven. De general manager van de dienst Central Support van de NMBS informeert de leverancier en/of zijn gemachtigde vertegenwoordiger over zijn gemotiveerde beslissing. De nieuwe aanvraag wordt beschouwd als een nieuw dossier.

12 Blz 12 / 38 Na een negatieve beslissing moet de nieuwe kwalificatieaanvraag door de leverancier worden gerechtvaardigd met voldoende bewijs van verbeteringen aan het product en/of wijzigingen binnen de firma. 5. WIJZIGING VAN EEN BESTAANDE TECHNISCHE SPECIFICATIE Als de eisen met betrekking tot noodzakelijke kwalificatieproeven in een bestaande specificatie gewijzigd zijn, vallen de nieuwe door de al gekwalificeerde leveranciers te verrichten proeven voor het behoud van hun kwalificatie ten laste van de NMBS en wel voor zover de resultaten van de genoemde proeven positief zijn. Deze nieuwe proeven zijn extra proeven of gewijzigde proeven en worden verricht door de NMBS of, na akkoord van de NMBS, door de leverancier of een derde. De NMBS kan beslissen deze nieuwe proeven pas uit te voeren bij de levering van het betrokken product. In dit geval blijven de op het moment van de wijziging van de technische specificatie gekwalificeerde leveranciers ten minste tot de verrichting van de genoemde proeven gekwalificeerd, tenzij het betrokken product ontegenzeglijk niet kan voldoen aan de gewijzigde voorwaarden. Als er een nieuw product wordt toegevoegd aan een bestaande technische specificatie en specifieke proeven voor dit product worden opgelegd, zijn deze proeven voor rekening van de aanvrager. Bijzondere maatregelen Bij het verschijnen van een nieuwe aankondiging van kwalificatiesysteem in het Publicatieblad van de Europese Unie of in het Belgisch Staatsblad, kunnen de leveranciers die al geregeld aanvaarde producten (kwaliteit, leveringstermijnen enz.) hebben geleverd, voor die producten kosteloos gekwalificeerd worden. Deze kwalificatie zal evenwel niet worden toegekend zolang de in punt 2.b van deze kwalificatieprocedure genoemde vragenlijst niet behoorlijk ingevuld naar bureau B-CS.213 van de NMBS werd teruggestuurd.

13 Blz 13 / 38 Bijlage 1 BIJLAGE 1: KWALIFICATIE VAN DE LEVERANCIERS NMBS Dienst Central Support Bureau B-CS.213 sectie 13/2 Hallepoortlaan BRUSSEL KWALIFICATIE VAN DE LEVERANCIERS Door de kandidaat te bezorgen inlichtingen (in het Nederlands of in het Frans) door het onderstaande formulier aan te vullen en het te laten toekomen op het bovengenoemde adres VRAGENLIJST TER BEOORDELING VAN DE LEVERANCIERS VAN PRODUCTEN VOOR DE NMBS

14 Blz 14 / 38 Bijlage 1 INLEIDING De bijgevoegde vragenlijst omvat een deel A (9 bladzijden, van 15 tot 23) en een deel B (10 bladzijden, van 24 tot 34). Deel A behandelt de commerciële en juridische aspecten, deel B de technische aspecten. ELKE KANDIDAATONDERNEMING VOOR DE KWALIFICATIE MOET DE DIVERSE PUNTEN VAN DE VRAGENLIJST, DELEN A EN B, ZEER PRECIES BEANTWOORDEN, ZONDER DE TERMEN ERVAN TE WIJZIGEN De studie van dit document kan worden gevolgd door een enquête op uw productiesite(s) en/of andere inrichtingen 1 1 ALLE VRAGEN IN DEZE VRAGENLIJST ZIJN NIET NOODZAKELIJK AANGEPAST AAN DE GROOTTE OF AARD VAN UW ONDERNEMING OF INSTELLING. U MOET ANTWOORDEN OP DE MANIER DIE HET BESTE PAST BIJ UW TOESTAND OF DE VRAAG DOORSTREPEN ALS ZE VOOR U NIET VAN TOEPASSING IS Uw antwoorden en de door u bijgevoegde documenten hebben rechtstreeks invloed op de kwalificatiemodaliteiten die we zullen hanteren. Het is dus in uw belang veel aandacht te besteden aan de antwoorden en documenten die u opstuurt. 1 Onze vertegenwoordiger moet vrije toegang hebben, overal waar de enquête het vereist.

15 Blz 15 / 38 Bijlage 1-A!!! Het is strikt verboden rubrieken toe te voegen, te wijzigen of te schrappen!!!!! Enkel de beschikbare velden mogen door u worden aangevuld!!! DEEL A I IDENTIFICATIE VAN DE ONDERNEMING NAAM OF FIRMANAAM: in zijn geheel te vermelden, met aanduiding van letterwoord, indien voorhanden: Inschrijving in het Handelsregister: (een uittreksel uit het handelsregister bezorgen) Nr.: (volgens de regels in elk land) BTW-identificatienr.: Hoofdactiviteit: (code of titel volgens de regels in elk land) Adres van de maatschappelijke zetel: Adres: Postcode: Plaats: Land:

16 Blz 16 / 38 Bijlage 1-A Telefoon: Fax: Uitgeoefende activiteiten: Maatschappelijk doel (hoofdactiviteit waarvoor de onderneming geregistreerd is op de griffie van de handelsrechtbank): Website:

17 Blz 17 / 38 Bijlage 1-A II PRAKTISCHE INLICHTINGEN Voor de briefwisseling (prijsaanvragen, bestellingen) te gebruiken adres indien verschillend van dat van de maatschappelijke zetel: Inschrijving in het Handelsregister: Nr.: (volgens de regels in elk land) Adres: Postcode: Plaats: Land: Telefoon: Fax:

18 Blz 18 / 38 Bijlage 1-A Voor de betaling (facturering) te gebruiken adres indien verschillend van dat van de maatschappelijke zetel: Inschrijving in het Handelsregister: Nr.: (volgens de regels in elk land) Adres: Postcode: Plaats: Land: Telefoon: Fax: Bank: Adres:

19 Blz 19 / 38 Bijlage 1-A Postcode: Land: Bankrekeningnr.: Swiftcode: IBANcode:

20 Blz 20 / 38 Bijlage 1-A III JURIDISCHE EN FINANCIELE INLICHTINGEN Huidige rechtsvorm: Oprichtingsdatum: (oprichtingsakte van de maatschappij bezorgen) Antecedenten, historiek : Naam en functie van de personen met bevoegdheid om de Maatschappij te verplichten: Voorzitter: Directeur-Generaal: Commercieel directeur: Beheerder: Maatschappelijk kapitaal: Kapaitaal buiten de EU: %

21 Blz 21 / 38 Bijlage 1-A Hoofdaandeelhouders van de onderneming: (vermeld uw hoofdaandeelhouders, indivuele personen of ondernemingen, en hun aandeel) ( %) ( %) ( %) ( %) Is de onderneming op de beurs genoteerd? JA NEEN Behoort u tot een industriële groep? JA NEEN Zo JA: welke: Hebt u dochterondernemingen? JA NEEN Zo JA: welke? Behoort u tot een EBG (Economische Belangengroep)? JA NEEN Zo JA: lijst van de ondernemingen die de EBG samenstellen: Hebt u overeenkomsten met andere firma s? JA NEEN Zo JA: welke?

22 Blz 22 / 38 Bijlage 1-A Zo JA: voor welke soorten overeenkomsten? Is uw onderneming houder van intellectuele eigendomsrechten op het vlak voorwerp van de kwalificatie? JA NEEN Zo JA: welke? Op welke vlakken? Globaal effectief van de onderneming: Omzet: jaarlijkse omzet excl. taksen, verlies en winst van de onderneming de laatste drie boekjaren: JAAR OMZET VERLIES WINST Aandeel van de spoorwegsector in de globale omzet van de laatste drie jaar: JAAR JAAR JAAR % % % (Balans van de laatste drie jaar opgeven)

23 Blz 23 / 38 Bijlage 1-A IV - ALGEMENE ORGANISATIE VAN DE ONDERNEMING (Algemeen organogram van de onderneming verstrekken) Als niet in deel B hierna vermelde vestigingen voor de Onderneming gemeenschappelijke functies verrichten (bv.: commerciële dienst, studiebureau, magazijn, lab enz.), vermeld dan voor elk ervan de vervulde functies, het adres en de naam van de er verantwoordelijke persoon. Vestiging: Vervulde functie: Adres: Telefoon: Verantwoordelijke: Vestiging: Vervulde functie: Adres:

24 Blz 24 / 38 Bijlage 1-A Telefoon: Verantwoordelijke: Te Op Naam Functie Handtekening

25 Blz 25 / 38 Bijlage 1-B!!! Het is strikt verboden rubrieken toe te voegen, te wijzigen of te schrappen!!!!!! Enkel de beschikbare velden mogen door u worden aangevuld!!! DEEL B I IDENTIFICATIE VAN DE ONDERNEMING Naam van de SITE: volledige benaming en in voorkomend geval het letterwoord: Inschrijving in het Handelsregister: Nr.: (volgens de regels in elk land) Hoofdactiviteit: (code of titel volgens de regels in elk land) Adres van de maatschappelijke zetel: Adres: Postcode: Plaats: Land:

26 Blz 26 / 38 Bijlage 1-B Telefoon: Fax: Naam van de belangrijkste verantwoordelijke personen(een organogram van de site schetsen) Directie: Verkoop: Beheer van de bestellingen: Kwaliteitswaarborg: Controle : Productie: Laboratorium:

27 Blz 27 / 38 Bijlage 1-B II IDENTIFICATIE VAN DE ACTIVITEITEN OP DE SITE a) Aard van de fabricaten van de site die kunnen geleverd worden: (indien mogelijk een lijst of een catalogus bijvoegen) b) Door de vestiging vervulde functies: FUNCTIES Bent u georganiseerd om de volgende functies te vervullen? Laat u een deel van die functies door derden vervullen? JA NEEN JA NEEN Verkoop Concept, studies Bevoorradingen, aankopen Controle, toezicht kwaliteit van de aangekochte producten Fabricage en/of verwezenlijking Controles, proeven tijdens fabricage en/of verwezenlijking Controles, proeven bij einde fabricage en/of verwezenlijking Opslag, behandeling, verpakking Verzending, levering, vervoer Dienst na verkoop

28 Blz 28 / 38 Bijlage 1-B c) Voornaamste klantreferenties en bekomen kwalificaties(lijst van de bijlage bijvoegen en voor elke klant het(de) gekwalificeerde domein(en) vermelden en de geldigheidsduur van de kwalificatie) Kwalificatie of certificatie JA NEEN Registratienr. of/en contactpersoon IRIS Kwalificatie van andere spoorwegoperatoren ISO Andere d) Hebt u al gewerkt in de spoorwegsector? JA NEEN Zo JA: Constructeurs Infrastructuurbeheerder Spoorwegonderneming Andere: Zo JA: de identiteit opgeven van de betrokken ondernemingen: Zo JA: in deze sector geleverde producten e) Beschikt u over een dienst Research & Development? JA NEEN f) Herkomst van de belangrijkste basismaterialen BASISMATERIALEN LEVERANCIER

29 Blz 29 / 38 Bijlage 1-B g) Omzet: jaarlijkse omzet excl. taksen, verlies en winst van de onderneming in de laatste drie boekjaren JAAR OMZET VERLIES WINST Aandeel van de spoorwegsector in de globale omzet van de laatste drie jaar: (Balans van de laatste drie jaar opgeven) JAAR JAAR JAAR % % %

30 Blz 30 / 38 Bijlage 1-B III PERSONEEL OP DE SITE a) Effectief Globaal effectief: Verdeling per functie: Studies: Productie: Verkoop: Controle: Kwaliteitszorg: Andere: b) Kwalificatie van het personeel Uitzendkrachten: % ten opzichte van het globaal effectief van de vestiging % Beschikt u over personeel met interne kwalificatie? JA NEEN Zo JA, vermeld dan per domein het aantal betrokken personen en de gebruikte referenties:

31 Blz 31 / 38 Bijlage 1-B Beschikt u over personeel met externe kwalificatie? JA NEEN Zo JA, vermeld dan per domein het aantal betrokken personen, de kwalificatie-instelling en de gebruikte referenties: IV PRODUCTIEMIDDELEN a) Installatie Is de onderneming eigenaar van de grond? JA NEEN van de gebouwen? JA NEEN Bezette oppervlakte: Totaal: m 2 Overdekt: Kantoren: Werkplaatsen: Magazijnen: m 2 m 2 m 2 m 2 b) Machinepark van de betrokken industriële sectoren Samenstelling/ouderdom/vermogen (een lijst bijvoegen) Voert u uw eigen correctief onderhoud uit? JA NEEN Bestaat er een geformaliseerd programma preventief onderhoud? (Geef een voorbeeld) JA NEEN

32 Blz 32 / 38 Bijlage 1-B c) Beheer van de fabricage Maakt u gebruik van een computerondersteund productiebeheersysteem? JA Vermeld de gebruikte software: NEEN d) Controlemiddelen Is er beheer van de meet- en proefuitrustingen? JA NEEN Is er een proeflab of proefplatform? JA NEEN Is er een metrologieruimte? JA NEEN Machines, gereedschap en proef- en controletoestellen (lijst bijvoegen) Doet u voor bepaalde proeven een beroep op externe labs? JA NEEN Zo JA: doet u voor die proeven een beroep op EN/ISO geaccrediteerde laboratoria? JA NEEN Zo JA: welke en voor welke proeven? e) Opslag- en behandelingsmiddelen f) Productreferenties Beschikt u over producten met een productcertificatie (certificatiemerk)? JA NEEN Zo JA: CEN/CENELEC Nationaal merk Andere

33 Blz 33 / 38 Bijlage 1-B Zo JA: voor welke producten? (overeenstemmende documenten bijvoegen) Beschikt u over producten die worden onderworpen aan een Europese richtlijn en aan de EG-merking? JA NEEN Zo JA: welke producten, welke richtlijn? (overeenstemmende documenten bijvoegen) Beschikt u over door klanten technisch gekwalificeerde producten? JA NEEN Zo JA: welke en voor welke klanten?

34 Blz 34 / 38 Bijlage 1-B V - KWALITEITSZORG EN -OPVOLGING Hebt u kwaliteitsmanagementbepalingen ingesteld die beantwoorden aan de eisen van de norm ISO 9001? JA NEEN Zo JA: punt A aanvullen. Zo NEEN: punt B aanvullen. PUNT A Is uw kwaliiteitssysteem gecertificeerd? JA NEEN Zo JA, voeg een kopie bij van de verkregen certificaten (nationale en/of internationale) en vermeld het domein van de certificatie, de eventuele uitsluitingen en de instelling: Zo NIET, voeg uw kwaliteitshandboek bij en preciseer het door uw belangrijkste klanten erkend domein: PUNT B Verbindt u zich ertoe een kwaliteitssysteem in te voeren en te ontwikkelen conform de eisen van de norm ISO 9001? JA NEEN Verbindt u zich ertoe desnoods een kwaliteitsplan op te maken vóór de fabricage van het (de) product(en)? JA NEEN Hebt u contracten met clausules die de levering van een kwaliteitsplan vereisen? JA NEEN Zo JA, geef de lijst van de contracten en de ermee overeenstemmende klanten:

35 Blz 35 / 38 Bijlage 1-B Hoe garandeert u het beheer van uw bevoorradingen? Door uw leveranciers en/of onderaanbesteders te vragen een kwaliteitsmanagementsysteem in te voeren Door een kwaliteitsplan te eisen Door zelf toe te zien op de geleverde producten Door de prestatie van de leveranciers voortdurend te evalueren

36 Blz 36 / 38 Bijlage 2 BIJLAGE 2 1. BIJDRAGE VOOR HET OPENEN VAN EEN DOSSIER : is volledig kosteloos. 2. BIJDRAGE VOOR DE EVALUATIE- EN CONTROLEBEZOEKEN IN VERBAND MET DE KWALIFICATIEPROCEDURE 1. Verplaatsings- en logieskosten Voor de landen die deel uitmaken van de Europese Unie: de kosten vallen ten laste van de NMBS Voor de landen buiten de Europese Unie: de kosten vallen ten laste van de leverancier 2. Kosten voor proeven: Deze regels zijn van toepassing, behalve bij tegenstrijdig advies of voorschrift in de technische specificatie. In het geval proeven door de NMBS worden geëist en die proeven binnen de installaties van de NMBS-groep worden uitgevoerd. Als de resultaten van de proeven voldoen aan de door de NMBS geëiste technische voorwaarden. De kosten zijn ten laste van de NMBS. Als de resultaten van de proeven beschouwd worden als niet conform een technische voorwaarde van de NMBS en/of andere proeven noodzakelijk zijn. De kosten zijn ten laste van de leverancier. In andere gevallen zijn de kosten voor proeven ten laste van de leverancier. 3. De kosten van prototypes en levering van de prototypes zijn altijd ten laste van de leverancier (behalve tegenstrijdig advies of voorschrift in de technische specificatie). De kosten worden altijd vooraf door de NMBS gefactureerd. 3. BETALINGEN De verschuldigde bedragen worden gestort op rekeningnr van de NMBS. IBAN-BE Code SWIFT Code : ARTEBEBB. De IBANcode (International Bank Account Number) en de SWIFTcode (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) moeten vermeld worden.

37 Blz 37 / 38 Bijlage 3 BIJLAGE 3 VERKLARING VAN DE LEVERANCIER VOOR OFFICIELE AANWIJZING VAN EEN GEMANDATEERD VERTEGENWOORDIGER Ik ondergetekende, maatschappij 2 verplichten 1,, met bevoegdheid om officieel de te 3 wijs hiermee aan als gemachtigde vertegenwoordiger om de door de NMBS gelanceerde offerteaanvragen te ontvangen in het kader van de leverancierskwalificatie systeem nr. 4 voor de levering van 5 en er geldig aan te voldoen in naam van de maatschappij die ik vertegenwoordig. Hiermee aanvaard ik de voorwaarden van de en meer bepaald het feit dat de interventie van mijn gemachtigde vertegenwoordiger de maatschappij die ik vertegenwoordig geenszins ontheft van haar verantwoordelijkheden als leverancier. Te, op, (handtekening) 1 Naam en voornaam van de persoon of personen met bevoegdheid om de maatschappij te verplichten. 2 Naam en adres van de leverancier (productiesite). 3 Naam en voornaam of benaming van de maatschappij en adres van de gemachtigd vertegenwoordiger. 4 Nr. van het kwalificatiesysteem zoals bepaald in de publicatie op JOUE 5 Benaming van de leveringen die overeenstemmen met het kwalificatiesysteem.

38 Blz 38 / 38 Bijlage 3