GAIA E-Portfolio NIV- Handleiding (versie 6) Bureau NIV, Dorenda van Waterschoot bijgewerkt

Transcriptie

1 GAIA E-Portfolio NIV- Handleiding (versie 6) Bureau NIV, Dorenda van Waterschoot bijgewerkt Deze handleiding is een eerste aanzet en volgt uit de vragen die het laatste half jaar over het portfolio zijn gesteld aan het NIV bureau. Hij is verre van compleet. Staat het antwoord op uw vraag hier (nog) niet in, stelt u uw vraag dan rechtstreeks aan het NIV bureau en wij proberen u z.s.m. van een antwoord te voorzien. Vanuit de inhoudsopgave kunt u door CTRL + klikken naar de juiste plaats in het document springen. geel gearceerd zijn de aanpassingen t.o.v. de vorige versie Inhoudsopgave AIOS - Aanmaken (activeren) portfolio...3 AIOS In vooropleiding Klinische Geriatrie...4 AIOS - Vooropleiding Interne Geneeskunde...4 AIOS Vooropleiding toegang opleider eigen specialisme...5 AIOS Activeringsproblemen?...5 AIOS - ABC formulier...7 AIOS Supervisoren toevoegen...7 AIOS Supervisoren/opleider verwijderen...8 AIOS KPB s...9 AIOS KPB s - waarom een rood bolletje?...9 AIOS openstaande KPB( s) herinnering sturen aan supervisor...10 AIOS van KPB s papieren versies uploaden...10 AIOS - papieren versies van beoordelingen uploaden...10 AIOS - Selecteren opleider / supervisor per gesprek...12 AIOS - Periodes aanpassen verlenging opleiding...13 AIOS/Opleider Periodes aanpassen - korting opleidingsduur...14 AIOS graden feedback tool...16 AIOS graden onvoldoende reacties / periode verlengen...19 AIOS graden verkeerd adres gebruikt bij uitnodigen...19 AIOS Toevoegen nascholing (zelf a.h.v. certificaat)...20 AIOS Toegevoegde nascholing (door congresorganisatie)...21 AIOS CAT/Referaat kan op 2 plaatsen in portfolio vastgelegd worden...22 AIOS - Dossiers beëindigen...22 AIOS - Export portfolio...22 AIOS Stagegesprekken / Keuzestage...23 AIOS Zelfreflectie...24 AIOS/Opleider Correcties...25 AIOS/Opleider Correcties/verwijderen KPB s...26 AIOS/Opleider/Supervisor Goedkeuring d.m.v. pincode...27 AIOS/Opleider lokaal gebruik KPB algemeen...27 Opleider - Opleidingsgroep invoeren/aanpassen...28 Opleider Schakeljaarstudenten...28 Opleider - Notities...28 Opleider AIOS overzicht...28 Opleider achterstanden opsporen in openstaande beoordelingen...29 Opleider Rapport: te plannen AIOS beoordelingen...29 Opleider Zelfreflectie AIOS inzien...29 Opleider Rapporten...30 Opleider Rapport: aantallen (KPB s) per kwartaal...31 Opleider Rapport: aantallen (KPB s) per kwartaal per beheerder...31 Opleider Rapport: KPB s opmerkingen...32 Opleider Rapport: gekoppelde AIOS...32 Opleider Rapport: te plannen AIOS beoordelingen...32 Opleider Rapport Voortgang alle AIOS...33 Opleider Vraag-antwoord mogelijkheid Opleider Gegevens wijzigen / standaard teksten...34 Opleider Differentiatie vooraf inzage...34

2 Opleider/supervisor Pincode instellen...34 Supervisor achterstanden opsporen in openstaande beoordelingen...35 Opleider klinische geriatrie wil inzage in portfoliodeel interne geneeskunde...36 Opleidingssecretariaat - Opleidingsgroep invoeren/aanpassen...36 Opleidingssecretariaat beheren opleidingsgroep...39 Opleidingssecretariaat - Wisseling van opleider...41 Opleidingssecretariaat - Nieuwe supervisor informeren over toegang als beheerder in het E-portfolio...43 Opleidingssecretariaat X-codes voor AIOS in vooropleiding...43 Ziekenhuisartsen (voorbeeld Haaglanden)...44 Algemeen - Login gegevens account kwijt...46 Algemeen Berichten ontvangen portfolio/gaia-dossier...46 Algemeen - Beoordelingssystematiek KPB...47 Algemeen - Rollen binnen het dossiersysteem...48 Algemeen - Onderdelen portfolio en autorisatietabel...49 NIV Bureau

3 AIOS - Aanmaken (activeren) portfolio Als nieuwe AIOS dient u er rekening mee te houden dat de gegevens voor het portfolio s nachts worden vernieuwd. Dus als u op 2 september bent ingeschreven kunt u op 3 september uw portfolio aanmaken. AIOS Interne geneeskunde AIOS Interne Geneeskunde kunnen zich aanmelden voor het EPF van de NIV zonder tussenkomst van anderen (zie schermprints hieronder). Aanmelding door de AIOS is mogelijk door een dagelijkse update vanuit de KNMG waarmee wordt gecontroleerd wordt of de AIOS geregistreerd staat voor de opleiding Interne Geneeskunde. Voor activering is uw 11- cijferige Big nummer en een activeringscode (= relatienummer registratiecommissie) vereist. Dit nummer vindt u in de brief die u van de RGS ontvangt. En ook de velden in het vervolgscherm: Per mail ontvang je dan je inloggegevens en een automatisch gegenereerd wachtwoord *. Vervolgens kun je inloggen via * Bij 'wijzig mijn gegevens' kan je - als je ingelogd bent - je wachtwoord veranderen. 3

4 AIOS in vooropleiding interne geneeskunde Voor de aanmaak van de zgn common trunk specialismen (Cardiologie, MDL, Longziekten, Klinische geriatrie, Reumatologie) die een gedeelte van de vooropleiding bij de Interne Geneeskunde volgen geldt een afwijkende procedure om een portfolio aan te maken! (Zij vullen niet het relatienummer van de RGS in, maar een andere activeringscode ( X-code) die zij via het opleidingssecretariaat in het ziekenhuis kunnen opvragen. 1. log in als AIOS 2. activeer uw gaia account. vul uw Bignummer (11 cijfers) in, en de activeringscode (X met 5 cijfers) die u van uw opleider/opleidingssecretariaat van uw ziekenhuis heeft ontvangen (bijv. X00800) U gaat gebruik maken van het dossier van de Interne Geneeskunde dus bij de activering moet u Interne Geneeskunde invullen. AIOS In vooropleiding Klinische Geriatrie De opleiding Geriatrie gebruikt voor de vooropleiding in de eerste twee jaar het portfolio van de Interne Geneeskunde. Na aanvang van de opleiding geriatrie opent de AIOS naast het portfolio van de interne een portfolio van de Geriatrie dat naadloos overloopt vanuit het Interne Geneeskunde portfolio. Sandwich model Het is mogelijk dat een AIOS klinische geriatrie (KG) eerst een jaar opleiding in de KG volgt en daarna pas de twee jaar vooropleiding interne geneeskunde (IG). In het portfolio moeten deze twee jaren IG gewoon als jaar 1 en jaar 2 IG vastgelegd worden, ongeacht de werkervaring van de AIOS. Dus voortgangsgesprekken moeten ingevuld worden als van het 1 e of 2 e jaar van de opleiding en ook de KPB s moeten gescoord worden op de niveaus van jaar 1 en 2. AIOS - Vooropleiding Interne Geneeskunde De klinische Geriatrie, Longziekten, MDL, Reumatologie en Cardiologie kennen binnen hun opleiding een of meerdere jaren interne geneeskunde. Aangezien zij hiervoor het curriculum van de Interne Geneeskunde één of meerdere jaren volledig volgen heeft de NIV deze verenigingen aangeschreven dat zij er van uit gaat dat alle AIOS van deze specialismen gebruik maken van het portfolio IG. Activatie van het portfolio van de common trunk specialismen moet op een afwijkende wijze geschieden. Bij het opleidingssecretariaat Interne Geneeskunde van uw kliniek kunt u een activeringscode (X-code) opvragen. Deze X-code moet u invullen i.p.v. het relatienummer van de RGS. 4

5 Na activatie kunt u daarna in uw persoonlijke scherm uw eigen specialisme invullen: AIOS Vooropleiding toegang opleider eigen specialisme Indien gewenst kan de opleider van het eigen specialisme van de AIOS in vooropleiding toegang krijgen tot het portfolio. Daarvoor moet eerst een hoofdopleider (maakt niet uit van welk ziekenhuis) of het opleidingssecretariaat de betreffende opleider toevoegen als beheerder en een vinkje zetten in de kolom Opleider AIOS in vooropleiding internist. Vervolgens moet de AIOS indien hij/zij akkoord is de opleider van het eigen specialisme toevoegen bij wijzig begeleider(s) op de homepage van het portfolio. AIOS Activeringsproblemen? Volgende dag activeren 5

6 De gegevens voor aanmelding van een nieuw portfolio worden iedere dag vernieuwd. Dus als u op 2 september bent ingeschreven kunt u vanaf 3 september uw aios portfolio interne geneeskunde activeren. Toestemming gegevens uitwisselen Indien u bij de inschrijving in het opleidingsregister geen toestemming heeft gegeven om uw gegevens uit te wisselen in het kader van de Wbp is automatische aanmelding voor aanmaak van een portfolio niet mogelijk. Stuur een naar opleiding@fed.knmg.nl met de vraag om de gegevensverstrekking op "ja" te laten zetten. AIOS in vooropleiding Volgt u een vooropleiding Interne Geneeskunde (Klinische Geriatrie*, Longziekten, MDL, Reumatologie, Cardiologie)? Dan kunt u bij het opleidingssecretariaat Interne Geneeskunde van uw kliniek een activeringscode (X-code) opvragen. Deze X-code moet u invullen i.p.v. het relatienummer van de RGS. U gaat gebruik maken van het dossier van de Interne Geneeskunde dus bij de activering moet u Interne Geneeskunde geneeskunde invullen. Na activatie kunt u daarna in uw persoonlijke scherm uw eigen specialisme invullen. 6

7 * AIOS in vooropleiding Klinische Geriatrie De Nederlandse Vereniging voor Klinische Geriatrie werkt ook met het GAIA Portfolio. Portfolio KG aangemaakt vóór 1 maart 2014: Heeft u al een portfolio voor Klinische Geriatrie (KG), dan activeert u uw Interne Geneeskunde EPF op dezelfde manier met een Xcode (zie hierboven). Verschil is alleen dat u zult zien dat wanneer u daarna inlogt met uw inloggegevens van KG dat u kunt kiezen of u naar uw portfolio KG wilt gaan of naar uw portfolio IG. Deze dossiers zijn na de activatie nl. automatisch gekoppeld. Portfolio KG aangemaakt na 1 maart 2014 KG Portfolio dossiers die na 1 maart 2014 worden aangemaakt krijgen al een automatische koppeling met het portfolio IG. Nb: Na aanmaak van het account krijgt u een bericht op het opgegeven adres van afzender noreply@pe-online.org. Pas desgewenst uw spamfilter aan indien u dit bericht niet ontvangt! Dit is belangrijk, want anders zult u alle automatische berichten die vanuit het portfolio aan u worden gestuurd missen. AIOS - ABC formulier In het dossier zit per jaar het AB formulier (dit is geen upload 1 ). De AIOS moet deze formulieren in het portfolio bewaren, deze hoeven niet opgestuurd te worden. Als er echter twijfel bestaat over de geschiktheid van de AIOS en of in staat is de opleiding voort te zetten, moet het A/B formulier aan de RGS worden opgestuurd. Het C formulier 2 zit niet opgenomen in het EPF. Alle formulieren kunnen ook als upload toegevoegd worden onder Overige activiteiten/ documenten. AIOS Supervisoren toevoegen Het is voor AIOS sinds december 2014 mogelijk om alle opleiders in het ziekenhuis in één keer toegang te verschaffen tot het portfolio. (voorheen moest dit één voor één). Waar de opleider het gehele portfolio van de AIOS kan inzien, kan een supervisor alleen die documenten inzien waar de AIOS de supervisor bij heeft betrokken ter beoordeling. 1. Kies wijzig begeleider(s) en vervolgens toevoegen begeleider 7

8 2. Selecteer het juiste opleidingsziekenhuis en vink de juiste supervisoren aan De namen staan alfabetisch gesorteerd op titel/voorletters en niet op achternaam. Dit kan niet aangepast worden omdat deze gegevens aangeleverd zijn vanuit een ander systeem. Wel is het mogelijk via de filter om iemand te zoeken, mocht de lijst erg lang zijn. Per supervisor kan gekozen worden om ze oneindig toegang te verschaffen, of tot een bepaalde datum. AIOS Supervisoren/opleider verwijderen Een AIOS die na enkele jaren wisselt van ziekenhuis (perifeer > academie of andersom) kan de oude opleiders ontkoppelen, zodat het aantal personen dat inzage heeft beperkt blijft tot alleen de noodzakelijke (plv.) opleiders (zien gehele dossier) / supervisoren (zien alleen de activiteiten waar zij goedkeuring aan hebben gegeven). Zie evt. ook het autorisatieoverzicht op de homepage van het portfolio. 1. Ga naar wijzig begeleider(s) 2. Klik op de supervisor/opleider die verwijderd moet worden, in het volgende scherm kan je kiezen om deze persoon te verwijderen. 8

9 AIOS KPB s Bij de KPB is de mogelijkheid toegevoegd de desbetreffende stage te benoemen d.m.v. een dropdown menu. Is deze aangegeven dan komt de stage vermelding ook in de rapportage bij de opleider terug. AIOS KPB s - waarom een rood bolletje? Voorbeeld van een AIOS die in het tweede jaar van de opleiding zit en 24 KPB s heeft gedaan: De opleidingsduur is verlengd, omdat deze is onderbroken voor onderzoek. De totale opleidingsperiode voor deze AIOS loopt nu van t/m (3317 dagen). Er moeten in de totale opleidingsperiode 60 KPB s gehaald worden. Hier wordt dus NIET gemonitord of er 12 per jaar worden behaald, maar 60 voor de gehele opleiding. Het systeem rekent evenredig uit en kijkt hoeveel tijd is verstreken sinds vandaag ( ) tot aan de startdatum van de opleiding, t.w (1426 dagen). Evenredig gezien moet deze AIOS dan 1426/3317 * 60 KPB s = 25,7 gedaan hebben om op schema te liggen. Er zijn er tot nu toe 24 gedaan, dus lampje is rood. Het systeem houdt bij de berekening geen rekening met onderbrekingen van de opleiding in de totale periode. 9

10 AIOS openstaande KPB( s) herinnering sturen aan supervisor 1. Open de KPB 2. Scroll naar beneden naar vraag/antwoord 3. Stuur de betreffende supervisor een bericht via het systeem (klik op nieuwe vraag) 4. De supervisor krijgt per mail (indien hij/zij dit heeft ingesteld) dit bericht en ook via het berichtenscherm binnen het EPF Evt. kan je de supervisor er op wijzen dat alle nog openstaande beoordelingen te vinden zijn onder: Registraties / Goedkeuringen als hij/zij is ingelogd. AIOS van KPB s papieren versies uploaden Wil je je portfolio compleet maken en oude (reeds goedgekeurde) papieren KPB s toevoegen dan is dit mogelijk via KPB (upload). Hierbij wordt niet opnieuw goedkeuring aan de opleider gevraagd. De KPB s die je op deze manier toevoegt tellen mee bij het totaal van 60 KPB s die je tijdens je opleiding moet toevoegen aan je portfolio. Vul de datum in waarop je de KPB hebt voltooid en kies voor KPB (upload): AIOS - papieren versies van beoordelingen uploaden Indien een AIOS een portfolio compleet wil maken en ook oude gegevens wil toevoegen, dan kan dit op de volgende wijze. 10

11 Inloggen in Portfolio en op startpagina naar voortgangsgesprekken gaan: Ga naar voortgangsgesprekken Klik vervolgens op het betreffende jaar. In dit voorbeeld willen we jaar 1 - kwartaal 2 toevoegen met een upload. Zorg dat je het voortgangsgesprek als digitaal bestand op je pc hebt staan. KLIK HIER!!! Deze willen we met een upload toevoegen Vul de datum in waarop het gesprek heeft plaatsgevonden 1. Kies categorie (in dit voorbeeld voortgangsgesprek jaar 1, kwartaal 2) 2. Document(en) uploaden (kunnen desgewenst meerdere bestanden zijn) 3. Kies verstuur (zie ook afbeelding hieronder) 11

12 3.klik op verstuur 1.Selecteer het betreffende kwartaal (of de jaarlijkse geschiktheidsbeoordeling) 2.Upload het bestand (kunnen er meerdere zijn) Indien de papieren beoordelingen op bovenstaande wijze worden toegevoegd veranderen ook de rode en groene bolletjes op de juiste wijze mee. AIOS - Selecteren opleider / supervisor per gesprek Vervolgens moet per gesprek of KPB etc. een (plv.) opleider/supervisor geselecteerd worden - uit de door de AIOS toegevoegde lijst (zie AIOS Toegang geven aan opleiders ) - die deze bepaalde activiteit moet accorderen. De lijst van opleiders kan afhankelijk van het ziekenhuis erg uitgebreid zijn. 12

13 AIOS - Periodes aanpassen verlenging opleiding Indien er vanwege bijv. zwangerschap, promotie, onderzoek, part-time werken sprake is van verlenging van de opleiding dan moeten in het portfolio de periodes door de AIOS handmatig worden aangepast. Dit om er voor te zorgen dat bijv. KPB s in de juiste opleidingsjaren terecht komen. 1. Klik op de button voortgangsgesprekken, periode wijzigen en regionale eisen (zie afbeelding hieronder) 2. Vervolgens op periodes wijzigen En vervolgens de periodes aanpassen: Let op! Dit is geen automatisch systeem! Na aanpassing van één periode moeten de daarop volgende periodes ook - handmatig - worden aangepast. 13

14 AIOS/Opleider Periodes aanpassen - korting opleidingsduur Vanuit diverse instellingen is de vraag gekomen hoe om te gaan met verkorting van opleidingsduur. Hieronder een beschrijving van een praktische aanpak van verkorting van de opleidingsduur op basis van het huidige opleidingsplan (= 6 opleidingsjaren). Deze praktische aanpak geldt totdat het opleidingsplan is ingericht op individualisering van de opleiding. Dit document geeft slechts praktische adviezen hoe in de TUSSENTIJD om te gaan met de verplichte zaken die ingevuld moeten worden in het EPF, maar is dus geen officiële werkwijze. In zijn algemeenheid geldt, het opleidingsjaar waarvoor de korting geldt, wordt ingekort. Half jaar korting Opleidingsperiode van het betreffende jaar inkorten naar 6 maanden Actie AIOS - ga naar Voortgangsgesprekken, periodes wijzigen en regionale eisen - klik op Periodes wijzigen - pas de data van de periodes aan Let op! Periodes moeten wel op elkaar aansluiten. voorbeeld: jaar 1: t/m (half jaar) jaar 2: t/m jaar 3: t/m etc. Heel jaar korting Korting van 1 jaar verdelen over twee opleidingsjaren, omdat de minimale periode van een opleidingsjaar momenteel is ingesteld op 6 maanden. Actie AIOS - ga naar Voortgangsgesprekken, periodes wijzigen en regionale eisen - klik op Periodes wijzigen - pas de data van de periodes aan Let op! Periodes moeten wel op elkaar aansluiten. voorbeeld: jaar 1: t/m (half jaar) jaar 2: t/m (half jaar) jaar 3: t/m jaar 4: t/m etc. KPB s (Eis = 60) De opleider kan de AIOS dispensatie geven voor KPB s, omdat de eis 60 KPB s in 6 jaar tijd is, dus gemiddeld 10 per opleidingsjaar. Gekozen kan worden om dispensatie te geven voor KPB s per stuk, 10 KPB s voor een heel jaar of 5 voor een half jaar. Actie opleider - ga naar AIOS - (toevoegen activiteit) - datum invullen - categorie Dispensatie KPB - omschrijving invullen (bijv. dispensatie KPB s ivm korting opleidingsduur ) + gereed CAT/Referaat (Eis = 12) De opleider kan de AIOS dispensatie geven voor CAT/Referaat, omdat de eis 12 CAT s in 6 jaar tijd is, dus gemiddeld 2 per opleidingsjaar. Gekozen kan worden om dispensatie te geven voor 1 jaar (2 stuks) of per stuk. Actie opleider - ga naar AIOS - (toevoegen activiteit) - datum invullen - categorie Dispensatie CAT - omschrijving invullen (bijv. dispensatie CAT/Referaat i.v.m. korting opleidingsduur ) + gereed 14

15 Voortgangsgesprekken/reflectie Actie opleider In het 1 e jaar moeten er verplicht 4 ingevuld worden. Naar rato kan een aantal gesprekken ingevuld worden met onderin alleen de opmerking: geen voortgangsgesprek/gezamenlijke evaluatie i.v.m. inkorten opleidingsduur en vervolgens versturen. Gezamenlijke evaluatie (4x in 1 e jaar) Actie AIOS In het 1 e jaar moeten er verplicht 4 ingevuld worden. Naar rato kan een aantal evaluaties ingevuld worden met in het veld Afspraken alleen de opmerking: geen gezamenlijke evaluatie i.v.m. inkorten opleidingsduur en vervolgens versturen. De opleider moet deze dan vervolgens goedkeuren. Geschiktheidsbeoordeling (RGS) Actie opleider Is verplicht en moet ingevuld worden per opleidingsjaar, dus in dit geval al na een half jaar. Geschiktheidsbeoordeling (RGS) Actie opleider Is verplicht en moet ingevuld worden per opleidingsjaar. Om dit in het systeem vast te leggen zijn er twee mogelijkheden: a) Eén keer na 6 maanden (jaar 1) en één keer na 12 maanden (jaar 2). b) Ook kan gekozen worden om een geschiktheidsbeoordeling met onderin alleen de opmerking: geen Geschiktheidsbeoordeling i.v.m. heel jaar korting in te vullen en vervolgens te kiezen voor versturen. COIG s en kennistoetsen Ook dit punt zal nog binnen het Concilium van de NIV moeten worden besproken, maar vooralsnog geldt: Er is geen korting op de verplichte cursussen en/of het aantal kennistoetsen. Startdatum van de opleiding is hierbij leidend. Het COIG secretariaat moet op de hoogte gebracht worden van de korting, dan kan er voor gezorgd worden waar mogelijk dat AIOS met korting voorrang krijgen, omdat zij minder tijd hebben voor hetzelfde aantal cursussen. In de praktijk komt het er op neer dat met name vanaf jaar 3 cursussen vervroegd kunnen worden afgerond. (In jaar 1 en 2 is nl. de cursistengroep erg groot, omdat dan ook nog de vooropleiders de verplichte cursussen moeten volgen.) Omdat de startdatum leidend is, worden de resultaten van alle eerstejaars met elkaar vergeleken, ongeacht een evt. korting. Je zou kunnen zeggen dat de korting bij de COIG aan de achterkant zit, ook al wordt er geen korting op het aantal COIG s gegeven. 15

16 AIOS graden feedback tool In het opleidingsplan wordt deze tool genoemd als niet-verplichte toetsvorm. De 360 graden feedback is een instrument dat bedoeld is om een AIOS reflectie te geven op de competenties die voor het uitoefenen van het vak nodig zijn, om zo te komen tot persoonlijke ontwikkeling. Het instrument is geen beoordelingsinstrument maar een reflectie-instrument, met als doel na te gaan op welke terreinen persoonlijke ontwikkeling mogelijk is. Vragen dienen vanuit bovenstaand perspectief beantwoord te worden. Hierdoor ontstaat er een reëel beeld waarmee de AIOS zijn voordeel kan doen. Als een vraag niet beantwoord kan worden, dan kan n.v.t. aangevinkt worden. De respons wordt anoniem verwerkt. Algemene demo Aanwijzingen voorafgaand Het is van belang dat u voor het starten van de 360 graden feedback de mailadressen bij de hand heeft van minimaal: 2 medisch specialisten 2 verpleegkundigen of paramedici 2 personen administratieve ondersteuning 2 aios Probeer meer personen te betrekken bij de feedback dan het gestelde minimum. Het eindrapport kunt u pas opvragen/uitdraaien als minimaal 2 personen van iedere rol (dus totaal 8) en uzelf (!) het formulier hebben ingevuld. De start- en einddatum kunt u in principe ongewijzigd laten (men heeft na de uitnodiging standaard 1 maand de tijd om te reageren). De standaard uitnodigingstekst kunt u zelf aanpassen. (Let op! houdt de einddatum in de gaten, zodat u deze tijdig kunt verlengen als nog niet alle personen hebben gereageerd! Zie ook verder in de tekst bij indien men niet tijdig reageert.) Stap 1. Selecteer deelnemers 16

17 De vragenlijsten kunnen verstuurd worden, wanneer minimaal 8 personen zijn uitgenodigd, waarvan steeds minimaal 2 per categorie. Stap 2 Vragenlijsten beantwoorden De geselecteerde personen krijgen een uitnodiging per mail. Zij krijgen de vragenlijst als volgt te zien. 17

18 Alle vragen Competentie & Items t.b.v. Evaluatie middels 360-Feedback Medisch Handelen Kan efficiënt een gerichte anamnese en lichamelijk onderzoek uitvoeren Kan een geprioriteerde differentiële diagnose op stellen Kan zelfstandig patiënten met acute aandoeningen opvangen Communicatie Kan een patiënt bondig presenteren tijdens overdracht/bespreking Statusvoering is gestructureerd, ter zake en patiënt-specifiek Is respectvol in interactie met patiënt, familie en zorgverleners Maatschappelijk Handelen Registreert incidenten en complicaties en koppelt terug Accepteert eigen fouten en kan deze erkennen Samenwerking Neemt expertise van teamleden op in diagnostisch/therapeutisch handelen Draagt op passende wijze zorg voor een effectieve en veilige overdracht Wetenschap Kan relevante literatuur ontsluiten om klinische vragen te beantwoorden Kan coassistenten begeleiden, onderwijzen en enthousiasmeren. Organisatie Prioriteert verschillende taken op een verantwoorde wijze Handelt patiëntenzorgtaken en administratie tijdig af Reflectie Kent de grenzen van het eigen handelen en vraagt tijdig supervisie Staat open voor feedback Stap 3 Rapportage bekijken Minimaal 8 personen en uzelf moeten de feedback ingevuld hebben, voordat het rapport gegenereerd wordt. De AIOS kan het rapport zelf bekijken. Het geeft inzicht in de resultaten t.o.v. andere AIOS. 1. Ga naar in het portfolio 360 graden feedback tool: 2. Klik op datum of naam om te openen: 3. Klik op het rapport-icoontje om het rapport te openen: 18

19 AIOS graden onvoldoende reacties / periode verlengen Let op! Als niet iedereen op tijd reageert en u heeft nog geen 8 reacties, dan kan er geen rapport gemaakt worden. Zorg er dus voor dat je voor het verstrijken van de einddatum een herinnering stuurt, of beter nog, een herinnering sturen + de einddatum verlengen. Dit kunt u zelf doen. Standaard wordt de termijn door het systeem op 30 dagen gezet. Als deze termijn verlopen is (maar nog niet de maximale termijn van 365 dagen) dan krijgt de AIOS een knopje bovenin het scherm periode verlengen. Als daar op geklikt wordt kan de einddatum aangepast worden. AIOS graden verkeerd adres gebruikt bij uitnodigen Ga in portfolio naar 360 graden feedback. Klik op de link van 360 graden feedback. Klik op knop : Personen verwijderen/toevoegen Persoon kan verwijderd worden en daarna met juiste adres weer toegevoegd. 19

20 AIOS Toevoegen nascholing (zelf a.h.v. certificaat) Let op! vanaf is er een wijziging in het systeem en kunnen nascholingen ook door de congresorganisatie ingevoerd worden, mits je een geactiveerd portfolio hebt en je BIG nummer bij de congresorganisatie bekend is. Lees ook: AIOS Toegevoegde nascholing (door congresorganisatie). Indien je van een nascholing een certificaat hebt gekregen en de congresorganisatie heeft je aanwezigheid niet in GAIA toegevoegd, dan kan je het certificaat scannen en zelf toevoegen aan je portfolio: Klik op Toevoegen, vul in het volgende scherm de datum in van de cursus / het congres, vul bij de omschrijving de titel van de cursus / het congres in en voeg het bewijs van deelname toe en sluit af met versturen en sluiten. Je ziet het dan direct in het overzicht staan: Je ziet het ook terug in je totaaloverzicht: Staat het er dan onbedoeld tweemaal in, dan kan je de versie die je zelf hebt toegevoegd ook weer verwijderen. Klik op de datum (is een link) en kies in het volgende scherm verwijderen : 20

21 AIOS Toegevoegde nascholing (door congresorganisatie) (geldt alleen voor AIOS met geactiveerd portfolio!) Nascholingen die geaccrediteerd zijn en waarbij de congresorganisatie jouw aanwezigheid heeft toegevoegd a.h.v. je BIG nummer kun je als volgt in je portfolio terugvinden: Vóór : Klik op hoofdpagina portfolio op button Voortgangsgesprekken, periodes wijzigen en regionale eisen, vervolgens op Totaaloverzicht activiteiten (alle jaren). Na : Onder het kopje Overige scholing / cursus en ontvangt u ook een bericht via de mail dat een nascholing is toegevoegd. De toegekende accreditatiepunten staan wel vermeld, maar zijn voor AIOS niet van toepassing, omdat er nog geen nascholingsplicht is. 21

22 AIOS CAT/Referaat kan op 2 plaatsen in portfolio vastgelegd worden 1x zelf toevoegen 1x via KPB ter goedkeuring aan opleider Als KPB Cat/referaat en tellen ze mee binnen de eis van 60 KPB s en worden ze beoordeeld, dit is een beoordelingsmoment (kwalitatief). Als CAT/referaat en tellen ze mee binnen de eis van 12 CATs en worden ze niet beoordeeld, dit is meer een procesmeting (kwantitatief - voldoende CAT/referaat) CAT/referaat (bron: opleidingsplan blz. 41) Bij CAT wordt naar aanleiding van een klinisch probleem een zoekvraag geformuleerd en worden de resultaten van literatuuronderzoek besproken. Leerdoelen die beoordeeld kunnen worden, zijn vooral afkomstig uit de competenties kennis en wetenschap, communicatie en reflecteren. Bij refereren wordt op een systematische wijze medisch wetenschappelijke literatuur gepresenteerd en geïnterpreteerd. De AIOS moet jaarlijks minimaal 2x een CAT en eenmaal een referaat verzorgen. AIOS - Dossiers beëindigen De AIOS die de opleiding met succes heeft afgerond en geregistreerd is als specialist krijgt tot 3 maanden na registratie nog toegang tot het AIOS portfolio. Het systeem zal hiervoor 1 maand na registratie, en nog eens op 2 maanden na registratie een bericht versturen. In deze mail wordt gewezen op de beschikbare exportfunctie. Het systeem zal automatisch na 3 maanden het dossier verwijderen. Ook AIOS in vooropleiding kunnen de gegevens exporteren en de pdf bestandjes desgewenst weer uploaden in het dossier van hun eigen specialisme. Zie ook export portfolio. AIOS - Export portfolio Indien gewenst kan een AIOS alle documenten (in pdf) vanuit zijn portfolio meenemen d.m.v. een exporteerfunctie. Onder mijn gegevens (via klikken op wijzig mijn gegevens komt u in het achterliggende scherm) in het AIOS portfolio staat hiervoor een activeringstoets. Klik op export. 22

23 Vervolgens: Wanneer de export klaar is (dit kan enige minuten duren) verschijnt een bericht in uw berichtenscherm (en evt. een bericht in uw gewone mailbox): Klik op de bijlage MANIFEST.. Download het ZIP bestand naar uw PC (opslaan) Pak het ZIP bestand uit! In de map waar u het ZIP bestand heeft uitgepakt staat een bestand start.html. DUBBELKLIK daarop om alle informatie in te kunnen zien. Zie hieronder een klein deel van het html bestand dat wordt getoond: AIOS Stagegesprekken / Keuzestage 1. Open portfolio AIOS 2. Kies: Portfolio gehele periode 3. Kies: stageblokgesprekken 23

24 4. Kies: Toevoegen (formulier invullen) 5. Vul datum activiteit voltooid in 6. Selecteer betreffende stage bij categorie 7. Indien de stage niet voorkomt bij de opties, dan kan er gekozen worden voor - Stage Keuzestage Eindgesprek - Stage Keuzestage Startgesprek - Stage Keuzestage Tussengesprek. Als je voor deze optie kiest dan moet je bij de omschrijving zelf invullen wat de stage inhoudt (bijv. Klinische epidemiologie ), de opleider koppelen en de overige velden invullen en versturen aan de opleider/supervisor. AIOS Zelfreflectie Per beoordelingscyclus (bijvoorbeeld vier in het eerste jaar) kan een zelfreflectie ingevuld worden. Ga naar Voortgangsgesprekken en reflectie opleidingsjaar 1 en daar is zichtbaar van welke kwartalen de zelfreflectie al is ingevuld en welke nog ingevuld kunnen worden. 24

25 U kunt op de pdf-linkjes klikken om ze te openen, bijvoorbeeld: Hieronder een gedeelte van het betreffende pdf document: Tip: In de map prod van het ZIP bestand staan ook alle losse pdfjes met dezelfde benamingen als hierboven: pectivity.pdf. Die zou je kunnen hernoemen a.h.v. het html bestand. Daar staan nl. de door het systeem gegenereerde nummers, maar ook de categorie van de bijlage vermeld. AIOS/Opleider Correcties Wisselen categorie van bijv. keuzestage naar verplichte stage Naar aanleiding van een vraag is in december 2014 veen kleine aanpassing in het systeem gedaan, waardoor het nu wel mogelijk is om van categorie te wisselen. Wisselen kan alleen tussen activiteiten die exact dezelfde velden hebben (u kunt b.v. niet een stage gesprek wisselen met een KPB). En de aanpassing kan alleen door de (plv) opleider gedaan worden. Als AIOS kunt u niet zelf de categorie wisselen. Werkwijze De (plv) opleider gaat naar de betreffende activiteit. Klikt op activiteit en daarna op knop status wissen. Daarna klikken op activiteit goedkeuren. De opleider kan dan een andere categorie selecteren en opnieuw op goedkeuren klikken. In de meeste gevallen zal een correctie van activiteiten niet mogelijk zijn, omdat de velden niet exact gelijk zijn (bijv. doordat competenties verschillen). In dat geval moet de opleider (omdat hij/zij gekoppeld is aan de activiteit om goed te keuren) de activiteit terugsturen, de AIOS de activiteit verwijderen en een nieuwe aanmaken. Presentaties toegevoegd door AIOS Indien een AIOS zelf bepaalde zaken toevoegt aan het portfolio (zonder dat deze goedgekeurd moeten worden) zal er een vuilnisbakje bij de toevoeging staan. Indien dat het geval is kan het altijd weer door de AIOS zelf verwijderd worden en opnieuw toegevoegd op de juiste plaats in het portfolio. 25

26 AIOS/Opleider Correcties/verwijderen KPB s Indien een KPB niet goed is ingevoerd, maar wel al door de supervisor goedgekeurd dan kunnen alleen de (plv.) opleider en het opleidingssecretariaat deze KPB verwijderen of de status wissen, waardoor de KPB aangepast en opnieuw goedgekeurd kan worden. Stappen (plv.) opleider of opleidingssecretariaat 1. inloggen als beheerder 2. naar AIOS overzicht 3. klik op 1 e icoontje in dashboard ( open portfolio ) 4. klik in bovenste regel op portfolio gehele periode 5. klap via + de KPB s open 6. klik op de datum van de bewuste KPB 7. kies voor wis status * 8. klik op ja bij de vraag weet u zeker dat u de status van deze activiteit wilt wissen? 9. klik op terug (het dossier wordt dan bijgewerkt) In het overzicht bij de KPB s staat nu in de kolom Status: Wacht op akkoord Vervolgens kan de supervisor de KPB weer terugvinden bij zijn openstaande goedkeuringen: Stappen supervisor 1. inloggen als beheerder 2. klik onder registraties op goedkeuringen 3. klik in het overzicht openstaande overige activiteiten op de bewuste KPB (via naam AIOS) (Als hij dan in het scherm naar beneden scrollt ziet hij bij historie staan dat de status is gewist door de opleider) 4. correcties doorvoeren 5. klikken op goedkeuren Vervolgens krijgt de AIOS een bericht dat een activiteit is goedgekeurd. * Het is ook mogelijk om de KPB in het geheel te verwijderen, maar dat betekent dat de activiteit daarna helemaal opnieuw ingevuld moet worden. 26

27 AIOS/Opleider/Supervisor Goedkeuring d.m.v. pincode De AIOS moet ingelogd zijn in zijn/haar dossier, de bewuste opleider/supervisor koppelen en kiezen voor goedkeuren d.m.v. pincode. De opleider/supervisor kan deze direct goedkeuren d.m.v. het intypen van de persoonlijke pincode. Goedkeuring kan ook op een later tijdstip plaatsvinden. De gekoppelde opleider/supervisor krijgt een om het formulier goed te keuren. AIOS/Opleider lokaal gebruik KPB algemeen Het KPB formulier algemeen kan voor allerlei doeleinden worden gebruikt, men heeft vrije keuze bij het invullen van de titel en ook welke competenties men wil beoordelen. Bijv. te gebruiken voor samenwerking met collega s. Elk opleidingsziekenhuis kan dit naar eigen inzicht gebruiken. 27

28 Opleider - Opleidingsgroep invoeren/aanpassen Per opleidingsziekenhuis kan één opleider interne geneeskunde worden aangegeven die een opleidersaccount aanmaakt. Vanuit dit account worden de leden van de opleidingsgroep in het portfolio gezet waaronder de plaatsvervangend opleider, de supervisoren (ook van de MDL, Longziekten vanuit de stages!) en opleidingsondersteuning. (Zie ook onder opleidingsondersteuning voor uitleg hoe het secretariaat een rol kan hebben in het beheren van de opleidingsgroep.) Opleider Schakeljaarstudenten Het is mogelijk dat schakeljaarstudenten een portfolio aanmaken. De volgende gegevens van deze studenten moeten dan gestuurd/g d worden naar het NIV bureau: Naam (voorletters-tussenvoegsel-achternaam) Geboortedatum Mailadres Startdatum opleiding Opleidingsziekenhuis Opleider - Notities De opleider kan in alle formulieren welke hij heeft goedgekeurd alleen voor hem zichtbare- notities toevoegen. Opleider AIOS overzicht In het opleidersgedeelte kan via AIOS direct naar het portfolio van de AIOS worden gegaan, door te drukken op het linker icoontje openen portfolio. 28

29 Openen portfolio Direct toevoegen activiteit Naar personalia Overzicht van nog openstaande beoordelingen Foto (indien toegevoegd door AIOS) Rapport met samenvatting van de voortgang grafisch weergegeven Opleider achterstanden opsporen in openstaande beoordelingen De opleider kan in het dashboard zien welke beoordelingen nog moeten gebeuren. Hier wordt ook aangegeven als er nog RGS geschiktheidsverklaringen moeten worden ingevuld. Opleider Rapport: te plannen AIOS beoordelingen Daarnaast is er ook een rapport dat de te plannen beoordelingen (ook als men achterloopt) laat zien. Op basis van de voortgang van de gekoppelde AIOS verschijnen hier alle tot jaar 6 verplichte onderdelen met de indicatie wanneer dit moet worden afgerond. De opleider kan het rapport gebruiken om te monitoren of alle gesprekken gehouden zijn en om nieuwe gesprekken te plannen. Geadviseerd wordt om dit rapport periodiek uit te draaien. Het is ook mogelijk dat dit een taak is voor het opleidingssecretariaat (mits zij in het portfolio toegevoegd zijn als beheerder). Opleider Zelfreflectie AIOS inzien Inzien van de zelfreflecties van de AIOS kan via het scherm Aios, vervolgens klikken op het icoontje open portfolio, klikken op het opleidingsjaar waarin de zelfreflectie gedaan is en dan klikken op de datum 29

30 Opleider Rapporten De opleider (en/of het opleidingssecretariaat) kunnen rapporten uitdraaien om inzicht te krijgen in: - Activiteiten aantallen per kwartaal - Activiteiten aantallen per kwartaal per beheerder - KPB s opmerkingen - Persoon gekoppelde AIOS (beroepsgroep) - Persoon te plannen AIOS beoordelingen (beroepsgroep) - Voortgang alle AIOS 30

31 Opleider Rapport: aantallen (KPB s) per kwartaal Dit rapport laat zien hoeveel KPB s door de gehele opleidingsgroep per kwartaal zijn goedgekeurd (management informatie). Opleider Rapport: aantallen (KPB s) per kwartaal per beheerder Dit rapport laat zien hoeveel KPB s zijn goedgekeurd per lid van de opleidingsgroep. Deze management informatie geeft inzicht welke opleider/supervisor veel of weinig KPB s beoordeelt. 31

32 Opleider Rapport: KPB s opmerkingen Met dit overzicht heeft de opleider inzicht in de kwaliteit van de inhoud van de feedback en kan hij/zij dit terugkoppelen met de opleidingsgroep. Bij dit overzicht is bewust gekozen om dit anoniem weer te geven, omdat dit niet bedoeld is ter beoordeling van AIOS, maar als sturing/ter lering voor de betrokkenen bij de opleiding. Opleider Rapport: gekoppelde AIOS Dit rapport geeft een overzicht welke AIOS zijn gekoppeld aan de opleider in het opleidingsziekenhuis. Opleider Rapport: te plannen AIOS beoordelingen 32

33 Op basis van de voortgang van de gekoppelde AIOS verschijnen hier alle tot jaar 6 verplichte onderdelen met de indicatie wanneer dit moet worden afgerond. De opleider kan het rapport gebruiken om te monitoren of alle gesprekken gehouden zijn en om nieuwe gesprekken te plannen. Geadviseerd wordt om dit rapport periodiek uit te draaien. Het is ook mogelijk dat dit een taak is voor het opleidingssecretariaat (mits zij in het portfolio toegevoegd zijn als beheerder). Opleider Rapport Voortgang alle AIOS Dit is een overzicht van de voortgang van alle AIOS gekoppeld aan de opleider. Voor de opleider is het mogelijk snel eventuele achterstanden van individuele AIOS te signaleren (rood bolletje); met blauw is aangegeven in hoeverre de AIOS voldoet aan de verplichte onderdelen voor de gehele opleiding (jaar 1 t/m 6). (NB, de afbeelding is van een testaccount, in werkelijkheid zullen meer groene bolletjes te zien zijn.) Opleider Vraag-antwoord mogelijkheid De opleider/supervisor kan evt. bij goed te keuren of goedgekeurde documenten vragen toevoegen waarvan de AIOS een melding ter beantwoording ontvangt. 33

34 Opleider Gegevens wijzigen / standaard teksten Wachtwoord en pincode van opleiders kunnen gewijzigd worden bij mijn gegevens Indien gebruik gemaakt worden van standaard antwoorden / teksten, dan kunnen deze bij Standaard teksten worden aangemaakt en vervolgens gebruikt worden bij: - goed/afkeuren van een activiteit - vraag /antwoord over een activiteit Opleider Differentiatie vooraf inzage Het is mogelijk dat de opleider van de differentiatie behoefte heeft aan inzage in het portfolio van de AIOS voordat deze in de academie start met het laatste deel (differentiatie) van de opleiding. Op die manier kan de opleider van de differentiatie al op de hoogte zijn van evt. verbeterpunten, vorderingen etc. De toestemming voor deze inzage ligt uiteraard bij de AIOS (eigenaar van het portfolio). Indien de AIOS akkoord is moet hij/zij de opleider van de differentiatie toevoegen bij wijzig begeleider(s) op de homepage van het portfolio. (Indien de betreffende opleider nog niet bekend is binnen het portfolio moet hij/zij eerst gekoppeld worden als beheerder door de hoofdopleider of het opleidingssecretariaat.) Deze opleider moet wel door het opleidingssecretariaat/opleider een vinkje krijgen in de kolom opleider differentiatie. Dit heeft overigens tot gevolg dat de portfolio s van alle AIOS die deze opleider hebben gekoppeld als supervisor ook in zijn geheel in te zien zijn. Opleider/supervisor Pincode instellen De opleider kan bij mijn gegevens een zgn. pincode instellen of wijzigen. De pincode kan gebruikt worden om ter plekke een beoordeling goed te keuren. 34

35 Supervisor achterstanden opsporen in openstaande beoordelingen Onder Registraties -> goedkeuringen staan alle activiteiten die nog moeten worden goedgekeurd door de betreffende supervisor. 35

36 Zoekfunctie historie goedkeuringen Zodra ze goedgekeurd zijn verdwijnen ze uit dat overzicht, maar kunnen altijd weer teruggevonden onder historie keuringen. Als in het zoekscherm niets wordt ingevuld en daarna op zoeken wordt gedrukt komt het volledige overzicht van goedgekeurde activiteiten tevoorschijn. Ook is het mogelijk op AIOS of op categorie te zoeken. Opleider klinische geriatrie wil inzage in portfoliodeel interne geneeskunde Stap 1 De opleider interne of het opleidingssecretariaat van het opleidingsziekenhuis waar de vooropleiding interne geneeskunde is gevolgd kan met het BIG nummer een opleider klinische geriatrie die elders werkzaam is toevoegen aan de lijst met beheerders en dan een vinkje zetten bij opleider AIOS in vooropleiding internist. Zie onderstaande schermprint: Stap 2 Als dit gebeurd is kan de AIOS Klinische Geriatrie vervolgens de opleider klinische geriatrie toevoegen aan de lijst met mijn begeleiders. Stap 3 En als de opleider Klinische Geriatrie vervolgens inlogt in GAIA, heeft hij een extra mogelijkheid gekregen, Hij moet dan kiezen om óf naar de portfolio s interne geneeskunde of klinische geriatrie te gaan. Opleidingssecretariaat - Opleidingsgroep invoeren/aanpassen Voor de werking van het portfolio is een aantal rollen te onderscheiden: de AIOS, de opleider, de plaatsvervangend opleider, opleider differentiatie/aandachtsgebied, supervisoren en opleidingsondersteuning. Per opleidingsziekenhuis kan één opleider interne geneeskunde worden aangegeven die een opleidersaccount aanmaakt. Vanuit dit account worden de leden van de opleidingsgroep in het portfolio gezet waaronder de 36

37 plaatsvervangend opleider, de supervisoren (ook van de MDL, Longziekten vanuit de stages!) en opleidingsondersteuning ingevoerd. Opleidingsondersteuning De werkwijze wordt aanbevolen om eerst voor het opleidingssecretariaat de rol opleidingsondersteuning aan te maken en het secretariaat te vragen de plaatsvervangende opleider en supervisoren toe te voegen in het systeem. Opleidingsondersteuning kan personen in de opleidingsgroep toevoegen en verwijderen of hun functie wijzigen (bijv. van opleider naar supervisor). Zij hebben dezelfde rechten als de opleider en kunnen portfolio s inzien, maar alleen de portfolio s waar zij door de AIOS zelf aan gekoppeld worden. Indien een opleidingssecretaresse wordt toegevoegd aan de opleidingsgroep dan moet handmatig door de opleider een wachtwoord ingevoerd worden. De opleider moet dit wachtwoord zelf communiceren met de betrokkene(n), want zij krijgen hier geen automatische bevestigingsmail van. Desgewenst kunnen de opleidingsondersteuners zelf hun wachtwoord daarna via hun persoonlijke pagina wijzigen. GAIA dossier i.c.m. GAIA Portfolio Specialisten zitten gekoppeld aan hun GAIA account, dus altijd met BIG-nummer aan het systeem toevoegen! Zij kunnen dan met hun inloggegevens van hun persoonlijk GAIA dossier (nascholingen) ook inloggen in het portfolio. Nadat zij ingelogd zijn moeten zij kiezen of ze naar hun nascholingen willen doorklikken (kies arts ) of naar het portfolio (kies beheerder ). Werkwijze beheren opleidingsgroep 1. Inloggen (door opleider of opleidingsondersteuning) 2. Kies Beheerders 3. Kies toevoegen beheerder 4. Kies Arts specialist 5. Vul BIG nummer in 6. Kruis aan welke functie deze arts/specialist binnen de opleidingsgroep heeft, t.w. : - supervisor internisten - (opleidingsondersteuning = alleen bedoeld voor het secretariaat) - Plaatsvervangend opleider AIOS internisten - opleider differentiatie AIOS internisten (aandachtsgebied) - opleider AIOS in vooropleiding internist (hoofdopleider MDL, cardiologie etc.) 37

38 Indien artsen per ongeluk toch zonder BIG-nummer zijn toegevoegd aan het systeem, dan kan het volgende gedaan worden om dit handmatig te herstellen door opleider/opleidingssecretariaat: 1. Nieuwe beheerder aanmaken met bignummer (zie hierboven) 2. Beheerder moet op oude (=huidige) account alle acties afronden (b.v. openstaande goedkeuringen) 3. Direct daarna moet beheerder oude account verwijderen (z.s.m. anders gaan AIOS alsnog nieuwe activiteiten ter goedkeuring voordragen) 4. Betreffende AIOS informeren dat ze de supervisor nu onder het juiste account weer toegang geven 5. Betreffende supervisor informeren dat hij voortaan moet inloggen via zijn GAIA account en vervolgens klikken op beheerder Omdat het oude account verwijderd wordt, kan de supervisor dus niet meer oude goedkeuringen inzien, want deze blijven gekoppeld aan het oude account. 38

39 Opleidingssecretariaat beheren opleidingsgroep Aantal AIOS Opleider aios internisten Opleider AIOS in vooropleiding internist Opleider differentiatie aios Internisten Opleidingsondersteuning Plaatsvervangend opleider aios Internisten Supervisor Internisten In deze kolom zie je het aantal aios die aan deze persoon gekoppeld zitten. Per ziekenhuis kan slechts 1 persoon hier een vinkje hebben staan, nl. de opleider interne geneeskunde. (Alleen bij een opleiderswissel kan het tijdelijk voorkomen dat twee personen dit vinkje hebben.) Hier zet je een vinkje bij de opleiders MDL, cardiologie, reumatologie, longgeneeskunde en klinische geriatrie binnen het ziekenhuis. Hier zet je een vinkje als het opleiders betreft van de differentiaties: allergologie, bloedtransfusie-geneeskunde, endocrinologie, hematologie, infectieziekten, intensive care, klinische farmacologie, nefrologie, medische oncologie, ouderengeneeskunde of vasculaire geneeskunde. Hier zet je ALLEEN een vinkje bij de secretaresse(s) van de opleider. Let op! Het secretariaat heeft dezelfde toegangsrechten als de opleider, dus zet je hier een vinkje bij iemand uit de opleidingsgroep, dan kan deze persoon ALLES in het portfolio zien (mits gekoppeld door aios zie ook*). Dus GEEN supervisor, of opleider AIOS vooropleiding dit vinkje geven! Zet je dit vinkje per ongeluk ook bij een supervisor die al toegang heeft, dan kan deze persoon meer zien dan bij zijn functie hoort en dat is vanwege de privacy NIET toegestaan! Per ziekenhuis kan in principe slechts 1 persoon hier een vinkje hebben staan, nl. de plaatsvervangend opleider interne geneeskunde. Alleen bij een opleiderswissel kan het tijdelijk voorkomen dat twee personen dit vinkje hebben. Hier zet je een vinkje bij alle andere specialisten die bij de opleiding betrokken zijn, bijv. vanwege een stage, een begeleiding AIOS etc. De opleider interne geneeskunde kan het gehele portfolio inzien, beoordelingen toevoegen en activiteiten keuren als hij/zij door de AIOS daaraan is gekoppeld. Een opleider van AIOS in vooropleiding kan alleen het portfolio inzien als hij door de AIOS is gekoppeld. Als deze persoon ook supervisor-taken heeft dan moet deze ook in die kolom een vinkje krijgen. Een opleider van de differentiatie kan het gehele portfolio inzien, beoordelingen toevoegen en activiteiten keuren als hij/zij door AIOS is gekoppeld. * Het is nog wel altijd zo, dat de AIOS bepaalt wie in het portfolio mag kijken, dus pas als de opleidingssecretaresse gekoppeld wordt aan het portfolio kan zij alles zien. De opleider interne geneeskunde kan het gehele portfolio inzien, beoordelingen toevoegen en activiteiten keuren als hij/zij door de AIOS daaraan is gekoppeld. Deze personen mogen, indien door de aios gekoppeld, alleen bepaalde activiteiten keuren. Zij kunnen de dossiers niet in zijn geheel inzien. 39

40 1 of 2 vinkjes per persoon? In principe krijgt iedereen 1 vinkje. Er is één uitzondering: opleider aios in vooropleiding internist (opleider MDL, cardiologie etc.): als opleider MDL, cardiologie etc. kan hij/zij alleen dossiers INZIEN indien hij/zij ook activiteiten moet goedkeuren, dan moet er een tweede vinkje bij supervisor staan 40

41 Opleidingssecretariaat - Wisseling van opleider De opleider, de plv. opleider of het opleidingssecretariaat kunnen wijzigingen in de opleidingsgroep doorvoeren. Het systeem accepteert maar één opleider per ziekenhuis. Alle koppelingen van AIOS naar opleider/persoon blijven aan de persoon zitten (dus die worden niet gewisseld). Echter, als de opleider een andere rol krijgt, bijv. supervisor, dan kan na de wisseling niet meer in de dossiers gekeken worden, omdat hij dat vanuit zijn rol als supervisor niet mag. De volgende situaties kunnen zich voordoen wanneer er sprake is van een wisseling van de opleider interne: Optie 1 (ruilen interne opvolging) Opleider wordt vervangen door een andere opleider die al bekend is in de opleidingsgroep van het ziekenhuis, na de wisseling blijft de oud-opleider deel uitmaken van de opleidingsgroep. (plv)opleider/opleidingssecretariaat kiest beheerders verander het vinkje bij de oud-opleider naar bijv. supervisor of plv. opleider + verander het vinkje bij de nieuwe opleider naar opleider AIOS internisten + OPSLAAN waar nodig moeten de AIOS de nieuwe opleider nog koppelen aan het portfolio Optie 2 (pensioen/vertrek interne opvolging) Opleider wordt vervangen door een andere opleider die al bekend is in de opleidingsgroep van het ziekenhuis en de oud-opleider gaat met pensioen/emeritaat of naar ander ziekenhuis. (plv)opleider/opleidingssecretariaat kiest beheerders verander het vinkje bij de oud-opleider naar supervisor + verander het vinkje bij de nieuwe opleider naar opleider AIOS internisten + OPSLAAN verwijder de oud-opleider waar nodig moeten de AIOS de nieuwe opleider koppelen aan het portfolio. 41

42 Optie 3 (ruilen externe opvolging) Opleider wordt vervangen door een andere opleider die nog niet in het ziekenhuis werkt en nog niet bekend is in de opleidingsgroep in GAIA (komt van buitenaf), na de opvolging blijft de oud-opleider deel uitmaken van de opleidingsgroep. (plv)opleider/opleidingssecretariaat kiest beheerders via toevoegen beheerder de nieuwe opleider toevoegen a.h.v. BIG-nummer, deze krijgt eventjes de functie supervisor verander het vinkje bij de oud-opleider naar supervisor + verander het vinkje bij de nieuwe opleider naar opleider AIOS internisten + OPSLAAN alle AIOS moeten de nieuwe opleider koppelen in hun portfolio Optie 4 (pensioen/vertrek externe opvolging) Opleider wordt vervangen door een andere opleider die nog niet in het ziekenhuis werkt en nog niet bekend is in de opleidingsgroep in GAIA (komt van buitenaf) en de oud-opleider gaat met pensioen/emeritaat of naar ander ziekenhuis. (plv)opleider/opleidingssecretariaat kiest beheerders klik op het wisselicoontje bij de oud-opleider vul het BIG-nummer in van de nieuwe opleider de portfolio s van de AIOS zijn direct gekoppeld aan de nieuwe opleider het account van de oud-opleider is daarmee direct verwijderd/overgenomen door de nieuwe opleider 42

43 Opleidingssecretariaat - Nieuwe supervisor informeren over toegang als beheerder in het E-portfolio Na het toevoegen van een beheerder (supervisor, opleider etc.) ontvangt de betreffende specialist geen automatisch bericht van het systeem. Het secretariaat moet de betreffende persoon hier zelf van op de hoogte brengen. Evt. kan het secretariaat ook de betrokken AIOS al informeren dat een nieuwe supervisor is toegevoegd aan het systeem, zodat zij hem/haar kunnen koppelen aan hun portfolio, indien nodig. De specialist heeft al een GAIA dossier. Het E-Portfolio werkt met hetzelfde systeem, dus daardoor is geen extra inlog nodig. De inlogpagina is: De specialist heeft nu hier twee keuzes: Via Arts gaat hij naar zijn eigen nascholingsdossier. Via beheerder gaat hij naar het portfolio. Inloggegevens beheerder EPF (supervisor, opleider etc.) Problemen met inloggen? Zie hieronder voor de meest voorkomende vragen: Wachtwoord vergeten? Mailadres/wachtwoord wijzigen? Inloggegevens vergeten EN mailadres klopt niet meer? Ga naar: en klik op de link onder wachtwoord vergeten. Ga naar: Inloggen met huidige gegevens Ga naar mijn gegevens om mailadres of wachtwoord te wijzigen Ga naar: En klik in het scherm op de vraag Ik ben mijn logingegevens vergeten EN ik kan met mijn adres de logingegevens niet opvragen. Wat moet ik doen? Als u op deze vraag klikt krijgt u een link naar de contactgegevens van de KNMG Artseninfolijn. Zij kunnen u verder helpen. Opleidingssecretariaat X-codes voor AIOS in vooropleiding Opleiders/opleidingssecretariaten krijgen (op aanvraag bij het bureau NIV) de beschikking over een aantal X- codes die op persoonlijke basis aan de AIOS in vooropleiding kunnen worden uitgereikt. Elke code is slechts eenmaal te gebruiken. Met deze X-code kunnen de AIOS in vooropleiding direct een portfolio aanmaken. AIOS interne geneeskunde kunnen altijd een portfolio starten/activeren de dag na de start van hun opleiding met hun BIG nummer en het relatienummer van de RGS. De relatienummers van alle IG AIOS staan nl in een lijst 43

44 die elke nacht bijgewerkt wordt en als het systeem het relatienummer herkent dan kan een portfolio aangemaakt worden. Dit werkt niet zo bij de AIOS in vooropleiding, want hun relatienummer met de RGS is niet gekoppeld aan interne geneeskunde, staat dus niet in de lijst. Om er voor te zorgen dat zij toch een portfolio kunnen aanmaken voor de periode dat ze bij de interne geneeskunde hun vooropleiding doen is er een lijst met X-codes. Deze X-code vullen ze in op de plaats van het relatienummer en dan kunnen zij ook een portfolio IG aanmaken. Heb je binnen jouw ziekenhuis AIOS in vooropleiding? Neem dan contact op met het NIV bureau om een lijstje met X-codes op te vragen. Ziekenhuisartsen (voorbeeld Haaglanden) 1. AIOS logt in en controleert op de homepage bij wijzig mijn gegevens of gekozen is voor ziekenhuisgeneeskunde: 2. Ga vervolgens naar wijzig mijn begeleiders Kies toevoegen begeleider Kies de juiste hoofdlocatie (belangrijk!!): MC Haaglanden ziekenhuisartsen 44

45 En selecteer de juiste persoon en vink deze aan en sla het op: 45

46 Algemeen - Login gegevens account kwijt Als u uw login gegevens kwijt bent kunt u onder het inlogscherm op wachtwoord vergeten drukken. Hier voert u uw adres in en uw logingegevens worden per omgaande toegezonden. Ter informatie voor supervisors opleiders met GAIA nascholingsdossier Staat er een verouderd mailadres in uw dossier, dan kunt u niet via bovengenoemde wijze uw inloggegevens opvragen, omdat deze automatisch verstuurd worden naar het laatste bekend adres in GAIA. In dat geval moet u contact opnemen met de artseninfolijn van de KNMG, om dit aan te laten passen. Telefoon: of artseninfolijn@fed.knmg.nl Algemeen Berichten ontvangen portfolio/gaia-dossier Direct-nooit-1x per 24 uur-1x per week Het wel of niet ontvangen van tjes over goed te keuren zaken is een instelling van de opleider zelf in zijn GAIA dossier. Wanneer hij/zij dit uitgezet heeft omdat hij/zij geen meldingen wilde ontvangen over toegevoegde punten aan zijn dossier, dan ontvangt hij ook geen mailtjes over KPB s. Hij/zij kan dit controleren/aanpassen via mijn gegevens. De volgende keuzes t.a.v. mailtjes ontvangen kunnen gemaakt worden: 1) direct, 2) nooit, 3) 1x per 24 uur en 4) 1x per week. Berichtenscherm Nieuwe berichten (zoals bijv. een KPB goedkeuren) staan vetgedrukt in het berichtenscherm Berichten die gelezen zijn kunnen worden gearchiveerd, ze worden niet verwijderd. Berichten kunnen altijd bekeken worden in het archief. 46

47 Algemeen - Beoordelingssystematiek KPB In het portfolio worden 3 verschillende methodes van KPB s ondersteund. A) De methodiek zoals gehanteerd wordt in het opleidingsplan; hier vindt een relatieve beoordeling van de AIOS plaats tov de fase in de opleiding waar hij/zij zich in bevindt. B) scoring van AIOS onder verwacht niveau (voor de duur van de opleiding), volgens verwacht niveau, en boven verwacht niveau (OVB). C) Daarnaast is het mogelijk een PDF te uploaden; hier kan elk gewenst format worden toegepast Let op: Gebruik van een PDF upload betekent wel dat overzichten t.b.v. de gespreksvoering niet kunnen worden gegenereerd. Bij toevoeging van een KPB kan d.m.v. een dropdown menu een stage worden aangegeven, is deze aangegeven dan wordt deze in de rapportage vermeld. Het E-portfolio is een ondersteuning voor de opleidingsperiode en is zeker geen vervanging van het bespreken van KPB s. Als opleidingsgroep bepaalt u zelf of gesprekken over KPB s wel of niet verplicht zijn, alleen de vastlegging van het resultaat komt in het E-portfolio terecht. De opleidingsgroep bepaalt zelf wat de beste manier is om KPB goed te keuren. De mogelijkheden die het E- portfolio biedt Invoer door AIOS goedkeuring door supervisor: de werklast om alle gegevens in te voeren ligt dan bij de AIOS. De supervisor hoeft dan alleen maar goed te keuren. Invoer door Supervisor: de werklast om alle gegevens in te voeren (inclusief de muisklikken) ligt dan bij de supervisor. 47

48 Indien de AIOS de KPB invult moeten minimaal de velden met een * zijn ingevuld, alvorens de KPB naar de opleider/supervisor wordt gestuurd. Zie afbeelding. De rest kan leeg blijven. De AIOS kan dus een redelijk blanco formulier aan de opleider/supervisor sturen, maar ook een formulier dat al meer informatie (een soort verslaglegging die de AIOS ter goedkeuring aan de opleider stuurt). De velden over de competenties zijn niet verplicht, dus wat de AIOS niet zelf wil/kan invullen kan aan de opleider worden overgelaten. De opleider kan na ontvangst van de KPB de velden aanpassen en aanvullen. Hij/zij kan de KPB terugsturen (omdat hij/zij toch meer informatie wenst), goedkeuren of afwijzen. Na goedkeuring/afwijzing door de opleider/supervisor kunnen de velden niet meer worden aangepast. (Zie ook pincode over invullen en goedkeuren ter plekke.) Algemeen - Rollen binnen het dossiersysteem Binnen het portfolio worden de volgende rollen onderscheiden: AIOS, opleider, plv opleider, opleidingsondersteuning, supervisor. De AIOS is eigenaar van het portfolio, dus heeft inzage in het gehele eigen dossier De opleider en plv opleider hebben inzage in het gehele dossier en kunnen indien nodig geaccordeerde documenten verwijderen. De supervisor heeft alleen inzage in die zaken die hij/zij heeft goedgekeurd of toegevoegd. Opleider AIOS in vooropleiding internist. Hiermee kan de opleider iemand toevoegen die opleider is van een AIOS in vooropleiding (b.v. geriatrie) zodat deze opleider ook inzage heeft in de dossiers van AIOS interne (alleen inzien, niets toevoegen!!) Opleidingsondersteuning kan personen in de opleidingsgroep toevoegen en verwijderen of functie wijzigen (bijv. van opleider naar supervisor). En portfolio s inzien, mits de AIOS de opleidingsondersteuning heeft gekoppeld. 48

49 Algemeen - Onderdelen portfolio en autorisatietabel In het hoofdscherm is onder handleidingen/links een tabel opgenomen waar de onderdelen van het portfolio staan vermeld, evenals de autorisaties om bepaalde handelingen uit te voeren. Indien u twijfelt aan de werking van het portfolio raadpleeg eerst deze tabel. NIV Bureau Neem contact op met het NIV bureau voor: - meer informatie - praktische vragen - wensen - suggesties ter verbetering Dorenda van Waterschoot, waterschoot@internisten.nl, tel (ma. t/m do.) 49