Governance Code Zorg Stichting Allegoeds versie 1.0

Transcriptie

1 Governance Code Zorg Stichting Allegoeds versie 1.0 Inleiding Stichting Allegoeds committeert zich aan de Governance Code Zorg (GCz). De stichting meent als kleine organisatie een moreel houvast te kunnen vinden in de code voor zover van toepassing-, teneinde voor bestuurder, medewerkers, toezichthouders, gasten en stakeholders een integere organisatie te kunnen zijn. In deze notitie formuleren directeur-bestuurder en Raad van Toezicht een visie op de wijze waarop de GCz in de stichting wordt gehanteerd. Alle medewerkers worden geïnformeerd en betrokken bij de implementatie van de code. De kern van deze notitie wordt gevormd door de principes zoals die zijn geformuleerd door de brancheorganisatie Zorg (BOZ). Als kleine organisatie zijn niet alle 7 principes in gelijke mate van toepassing. De van toepassing zijnde principes worden hier beschreven met een toelichting die aangeeft op welke wijze het principe binnen de Stichting Allegoeds wordt toegepast. Aldus ontstaat De Governance Code van de Stichting Allegoeds, waarbij de integrale tekst van de Governance code zorg als onderligger kan worden gelezen. Visie op de Governance Code Zorg De stichting Allegoeds hecht veel waarde aan goed bestuur, waarin transparantie, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid centraal staan. De stichting onderschrijft daarom ook de Governancecode Zorg 2017 en de principes die hieraan ten grondslag liggen. Dat betekent dat raad van toezicht en bestuurder normen en waarden hanteren die passen bij de maatschappelijke opdracht. dat raad van toezicht en bestuurder aanspreekbaar zijn en actief verantwoording afleggen. dat raad van toezicht en bestuurder ieder vanuit hun eigen rol geschikt en verantwoordelijk zijn voor hun taak. dat raad van toezicht en bestuurder handelen in dialoog met belanghebbende partijen en waarborgen hun adequate invloed. dat raad van toezicht en bestuurder de risico's verbonden aan de activiteiten kennen en beheersen. dat raad van toezicht en bestuurder de legitimatie van de stichting toetsen aan het bieden van goede zorg en dienstverlening. dat raad van toezicht en bestuurder permanent hun professionaliteit en deskundigheid ontwikkelen. Deze Governancecode geeft normen voor goed bestuur en toezicht en externe verantwoording. Stichting Allegoeds hanteert de code bij haar functioneren en is daarop intern en extern aanspreekbaar. 1

2 De principes 1. De maatschappelijke doelstelling en legitimatie van de organisatie is het bieden van goede zorg/dienstverlening aan cliënten. Goede zorg betekent in de praktijk van de stichting het bieden van servicegerichte vakanties voor ouderen. 1.1 Servicegerichte vakanties De vakanties zijn van goede kwaliteit en er wordt gewerkt volgens eigentijdse kwaliteits- en veiligheidseisen. De behoeftes, wensen, ervaringen en belangen van de gast staan centraal en zijn richtinggevend voor de vakanties. Het vakantie-aanbod en de manier waarop hieraan invulling wordt gegeven komt tot stand op basis van onderzoek naar behoeftes, ervaringen en feedback van gasten. De begeleiding van de vakanties vindt plaats door vrijwilligers, die worden aangestuurd en begeleid door een professionele staf binnen het centraal bureau van de stichting. De aanvullende zorg volgens indicatie wordt deels verleend door een professionele partner. 1.2 Overeenkomst tussen gast en stichting De stichting levert als private rechtspersoon diensten aan de gast op basis van een mondelinge of schriftelijke overeenkomst. Om de juiste mate van zorg, hulp en begeleiding te kunnen organiseren, maakt Allegoeds Vakanties gebruik van een aanmeldingsformulier dat door de gast wordt ingevuld en ondertekend. Door ondertekening van dit formulier ontstaat een schriftelijke overeenkomst, waarbij de gast tevens toestemming verleent voor het verwerken en overdragen van relevante gegevens. Na boeking ontvangt de gast een bevestigingsbrief voor het betreffende arrangement. De afspraken over de zorg- en dienstverlening worden vastgelegd in een cliëntdossier. Bij Allegoeds Groepshotel Het Bosgoed wordt de private overeenkomst tussen de stichting en de boekende groep vastgelegd in een reserveringsbevestiging. 2. De directeur-bestuurder en raad van toezicht hanteren waarden en normen die passen bij de maatschappelijke positie van de organisatie. De stichting heeft een andere maatschappelijke positie dan zorgorganisaties, waar cliënten vaak deels of volledig afhankelijk zijn van de geboden zorg en de maatschappelijke verantwoordelijkheid anders ligt. Dat neemt niet weg dat algemene waarden als integriteit, aanspreekbaarheid, zorgvuldigheid, professionaliteit, openheid en transparantie maar ook doelgerichtheid en doelmatigheid ook voor de stichting Allegoeds van toepassing zijn. 2.1 Waarden en normen De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het formuleren en voorleven van de algemene waarden, is hierop aanspreekbaar en legt er actief verantwoording over af. Dat laat onverlet dat waarden en normen, cultuur en gedrag vooral invulling krijgen in de organisatie als geheel en tot stand komen in dialoog en wederzijdse beïnvloeding. Daarbij is een open cultuur die ruimte biedt voor het leren van fouten en successen een voorwaarde. 2

3 Kernwaarden Binnen de stichting is constante aandacht voor de kernwaarden die richting geven aan alle activiteiten die gericht zijn op de gast. Deze kernwaarden staan geformuleerd in missie- en strategienotities, worden vier-jaarlijks geëvalueerd en eventueel bijgesteld, en dienen als toetssteen voor al het handelen. 2.2 Open aanspreekcultuur Er is sprake van een open cultuur, waarin mensen elkaar kunnen en durven aanspreken ongeacht hiërarchie en status. Signalen dat iets niet goed loopt, of dat iemand niet volgens de waarden en normen handelt, worden onderkend en bespreekbaar gemaakt. 2.3 Leren De directeur-bestuurder bevordert een cultuur waarin dilemma s besproken en fouten gemeld worden en waarin open en eerlijk hierover wordt gecommuniceerd om er van te leren. 2.4 Signaleren van misstanden De stichting zorgt ervoor dat medewerkers een beroep kunnen doen op een vertrouwenspersoon als meldpunt voor afwijkend gedrag, zorg over integriteit en/of misstanden. Deze vertrouwenspersoon wordt aangewezen uit de raad van toezicht. In voorkomende gevallen kan er een beroep gedaan worden op een externe partij. 2.5 Klokkenluidersregeling Voor het melden van (vermoedens van) misstanden beschikt de stichting over een klokkenluidersregeling. (bijlage 1-2.5) 2.6 Belangentegenstellingen Elke vorm van persoonlijke bevoordeling dan wel belangenverstrengeling van enig lid van de raad van bestuur of van de raad van toezicht in de stichting wordt voorkomen en de schijn hiervan vermeden. Alle functies van bestuurder en leden van de raad van toezicht zijn openbaar en worden vermeld in het jaarverslag. 3. De organisatie draagt zorg voor een passende en adequate invloed van belanghebbenden. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het organiseren en faciliteren van passende inspraak en invloed door medewerkers, vrijwilligers en gasten. Daarvoor gelden voor kleine organisaties (tot 50 fte) geen wettelijke kaders, maar ten behoeve van een goede koersbepaling, het bewaken van de maatschappelijke doelstelling en het delen van waarden en normen, zijn inspraak en invloed van verschillende betrokkenen van belang. 3.1 Inspraak medewerkers De directeur-bestuurder maakt met de diverse medewerkersgroepen afspraken over de wijze waarop met elkaar wordt samengewerkt, de procedures voor en de frequentie van overleg en advies. Er heeft minimaal twee maal per jaar een breed overleg plaats waarin invloed en inspraak wordt geagendeerd. 3.2 Inspraak vrijwilligers De directeur-bestuurder organiseert en faciliteert de inspraak en invloed van de vrijwilligers. 3

4 Er vinden minimaal twee maal per jaar inspraakbijeenkomsten plaats met de coördinatoren en één keer per jaar met de vrijwilligers. 3.3 Invloed gasten Gasten hebben vanuit de aard van hun positie (betalende klant) per definitie invloed op het aanbod en de dienstverlening van de stichting. Na iedere vakantieweek of arrangement volgt een evaluatie en jaarlijks worden gastbeoordelingen geëvalueerd en wordt het aanbod, de bejegening en de dienstverlening waar nodig aangepast. 3.4 Betrokkenheid Raad van Toezicht De raad van toezicht maakt met de directeur bestuurder afspraken over de wijze van betrokkenheid van de raad bij de verschillende inspraakmomenten. Minstens één keer per jaar zijn de voorzitter en de hr-portefeuillehouder bij het breed overleg met de medewerkers aanwezig. 4. De directeur-bestuurder en de raad van toezicht nemen ieder vanuit hun eigen rol verantwoordelijkheid voor de governance van de organisatie. De GCz zoals die voor de stichting is ingericht, is in samenspraak tussen directeur-bestuurder en de raad van toezicht opgesteld en uitgewerkt. 4.1 De directeur-bestuurder en de raad van toezicht leggen verantwoording af over de wijze waarop zij invulling hebben gegeven aan de principes en bepalingen van deze code. Dit gebeurt in de vorm van een hoofdstuk in het jaarverslag. 4.2 De stichting beschikt over een schriftelijk vastgelegde regeling voor het handelen bij conflicten tussen de raad van toezicht en de directeur-bestuurder. (bijlage 2-4.2) 5. De directeur-bestuurder bestuurt de organisatie gericht op haar maatschappelijke doelstelling. De directeur-bestuurder heeft door de geringe omvang van de organisatie en een beperkte ondersteunende staf de focus zowel gericht op de interne organisatie en de uitvoering, als op de strategische korte- en lange-termijndoelen en de maatschappelijke doelen van de stichting. Er is sprake van korte lijnen naar de raad van toezicht. (bijlage 3-5.0) 5.1 Risicobeheersing De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het beheersen van de risico s verbonden aan de strategie en de verschillende activiteiten van de organisatie. Daartoe dient een inventarisatie van risico s gemaakt te worden met daarbij controlesystemen, oplossingen en bemensing. Potentiele risico s worden inzichtelijk gemaakt en gemitigeerd middels de jaarlijkse audit door de register-accountant, actuele RI&E, Arbo-registratiesystemen, periodieke audits vanuit SGR, NBAV, Recron. 5.2 Informatie raad van toezicht De directeur-bestuurder verschaft de raad van toezicht tijdig alle informatie die nodig is voor een goede uitoefening van de functie van de raad van toezicht. Er zijn afspraken over welke informatie op welke termijn gewenst is aan de hand van het jaarschema. 4

5 Minimaal tweemaandelijks is er een bilateraal overleg tussen de directeur-bestuurder en de voorzitter raad van toezicht; daarvan ontvangen de overige leden een verslag. 6. De raad van toezicht houdt toezicht vanuit de maatschappelijke doelstelling van de organisatie. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het toezicht op het beleid van de directeur-bestuurder en de algemene gang van zaken in de organisatie. Leden van de raad kunnen in voorkomende gevallen optreden als sparringpartner of adviseur van de directeur-bestuurder vanuit specifieke kennisgebieden die in de organisatie niet voorhanden is. Dit alles zonder de taken of bevoegdheden van de directeur-bestuurder over te nemen. In het Reglement Raad van Toezicht wordt de werkwijze van de raad van toezicht beschreven (bijlage 4-6.0) 6.1 Samenstelling raad van toezicht De raad van toezicht stelt een algemeen profiel op voor de samenstelling van zijn raad naar deskundigheden en vaardigheden; daarnaast worden specifieke profielen voor portefeuillehouders geformuleerd. (bijlage 5-6.1) 6.2 Benoeming nieuwe leden raad van toezicht Leden van de raad van toezicht worden voor maximaal 4 jaar benoemd en kunnen, inclusief herbenoeming, maximaal 8 jaar zitting hebben. Voor herbenoeming wordt een zorgvuldige evaluatieprocedure gehanteerd. Er is een schema van aftreden waarbij zorg wordt gedragen voor continuïteit in de raad van toezicht. Dit wordt jaarlijks geagendeerd. 6.3 Externe accountant De externe accountant woont per jaar één vergadering van de financiële commissie van de raad van toezicht bij en rapporteert aan de raad van toezicht. De raad ontvangt alle beschikbare accountantsverslagen. 6.4 Voordracht De Vrijzinnigen Bij vacatures in de raad van toezicht wordt de vacature voorgelegd aan het bestuur van De Vrijzinnigen die een kandidaat kunnen voordragen. De raad van toezicht kan van benoeming afzien indien de voorgedragen kandidaat niet aan het profiel van de vacature voldoet. 6.5 Visiedocument raad van toezicht De raad van toezicht vervult zijn toezicht-, goedkeurings-, advies en werkgeversfuncties op evenwichtige wijze en formuleert een visie daarop die tevens de basis vormt voor de samenwerking met de directeur-bestuurder. (bijlage 6-6.5) 6.6 Werkgeverschap De raad van toezicht vervult zijn rol als werkgever van de directeur-bestuurder. De raad stelt voor de benoeming een profielschets op, stelt de directeur-bestuurder aan en zorgt voor een jaarlijkse evaluatie van het functioneren door de voorzitter en de portefeuillehouder HR. 6.7 Nevenfuncties Leden van de raad van toezicht melden betaalde of onbetaalde nevenfuncties bij de raad van toezicht, die daarvan een lijst bijhoudt. Indien er een belangentegenstelling is of als het 5

6 tijdsbeslag het uitoefenen van de functie als lid raad van toezicht belemmert, kan de raad van toezicht toestemming weigeren. 7. De directeur-bestuurder en de raad van toezicht ontwikkelen permanent hun professionaliteit en deskundigheid. Teneinde te kunnen blijven voldoen aan de eisen die de organisatie en de ontwikkelingen in het maatschappelijk veld stellen, zal er permanente aandacht zijn aan de mogelijkheden voor scholing en ontwikkeling voor de directeur-bestuurder en de raad van toezicht. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de beperkte financiële ruimte van de organisatie. 7.1 In het jaarlijkse evaluatiegesprek met de directeur-bestuurder is scholing en ontwikkeling een vast aandachtspunt. Daarbij wordt jaarlijks vastgesteld wat de leer- en ontwikkeldoelen zijn. Van de directeur-bestuurder wordt verwacht dat hij regelmatig reflecteert op zijn eigen functioneren, al of niet met (externe) ondersteuning. 7.2 De raad van toezicht evalueert zijn functioneren ten minste jaarlijks buiten de aanwezigheid van de directeur-bestuurder en zorgt voor vastlegging van de uitkomsten daarvan. 7.3 De raad van toezicht werkt aan zijn eigen ontwikkeling als team en aan de ontwikkeling van de leden. Daartoe wordt onder andere gebruikt gemaakt van het scholingsaanbod van de NVTZ. Deze Governancecode treedt in werking op 1 januari 2019 De code wordt algemeen bekend gemaakt en is te vinden op ww.allegoeds.nl/governancecode 6