Tracking & Tracing CONCEPT VERSIE 1

Transcriptie

1 Tracking & Tracing CONCEPT VERSIE 1 Auteurs: Paul Bartels Henry Boerrigter Lobke Coppens Conny van der Heijden Lars Hulzebos Nicole Koenderink Irene van der Pol Anneke Polderdijk Evelyn Tjoe Nij Floor Verdenius Raoul Vernède Redactie: Lobke Coppens 2004, A&F. Niets uit deze uitgave mag worden gekopieerd of anderszins vermenigvuldigd met als doel verdere verspreiding zonder schriftelijk toestemming van A&F. 1

2 HOOFDSTUK 1 TRACEABILITY INTRODUCTION DEFINITION CHARACTERISTICS OF TRACEABILITY REASONS FOR TRACEABILITY... 5 HOOFDSTUK 2 INLEIDING FOODPRINT INLEIDING ONDERDELEN VAN EEN TRACKING & TRACING SYSTEEM FOODPRINT FASERING... 9 HOOFDSTUK 3 DOELSTELLINGENANALYSE DOEL AANPAK HOOFDSTUK 4 SYSTEEMANALYSE DOEL AANPAK HOOFDSTUK 5 KNELPUNTENANALYSE DOEL AANPAK HOOFDSTUK 6 VOEDSELVEILIGHEID VAN GROENTEN EN FRUIT INLEIDING VOEDSELVEILIGHEID EN WETGEVING RISICO BEOORDELING HOOFDSTUK 7 DE CONSUMENT EN TRACKING & TRACING INLEIDING WAT IS INFORMATIE INFORMATIEBEHOEFTE CONSUMENT COMMUNICATIE VAN INFORMATIE INFORMATIEBEHOEFTE TRACKING & TRACING ALGEMENE VRAGEN EN OPDRACHTEN LITERATUURSUGGESTIES HOOFDSTUK 8 KWALITEITSGERICHTE TRACKING & TRACING INLEIDING METEN VAN KWALITEIT CASE ACHTERGRONDINFORMATIE AARDBEIENKETEN ALGEMENE VRAGEN EN OPDRACHTEN

3 Hoofdstuk 1 Traceability 1.1 Introduction With traceability the origin and history of food products is made insightful. In the food and agribusiness this can serve diverging needs. Food safety and product image are receiving much attention lately, because of recent incidents. However, food quality, product differentiation, logistical optimisation and process optimisation are also reasons to improve the traceability of products 1. Traceability in food and agribusiness can range from in-house traceability to traceability in whole chains. Well thought out traceability systems are fundamental in achieving optimal benefits from quality control and for fulfilling consumer demands [MOE98, p.211]. 1.2 Definition The most internationally recognised definition of traceability defines it as the "ability to trace the history, application or location of an entity by means of recorded identifications" [ISO94]. Traceability consists of tracking and tracing. Tracing is the concept that traces back which processes have produced the product (upstream in the chain) and tracking is able to show where the product has ended (downstream in the chain) [ZUUR96, p.203] (see fig. 1.1). In the food chain, traceability means the ability to trace and follow a food, feed, food producing animal or substance through all stages of production and distribution. Stages of production and distribution means any stage including import, from and including the primary production of food, up to and including its sale or supply to the final consumer and, where relevant to food safety, the production, manufacture and distribution of feed [FOOD02, p.7]. Fig. 1.1: Tracking & Tracing Characteristics of traceability Product traceability is based on the ability to identify products uniquely. Product identification can be made by physical marking on the product or its package or by recording data in records. The key that uniquely identifies the product or items concerned is called the item identifier. For batch processes the item identifier is a unique unit, which means that no other batch can have exactly the same characteristics regarding traceability. When dealing with continuous processing it is more difficult to define an item identifier. This results in a new item identifier that must be given a new identification [MOE98, p.212]. Two types of item identifiers exist: the first is a self identifiable key, in which the code itself partly reflects the significance of the information, and the second key is a pure numeric code, in which the significance only shows after consulting a database. In practice, a combination of both is often used. 1 (2002) 2 3

4 The main characteristics of traceability systems are identified by the Food Standards Agency as [FOOD02, p.19]: - Identification of items, information on when items are moved or transformed and a system linking these data are common in all systems independent of the type of product, production and control system that are served. In practice, traceability systems are record keeping procedures that show the path of a particular product or ingredient from supplier(s) into the business, through all the intermediate steps that process and combine ingredients into new products until the final consumers. - The traceability of products is based on the ability to identify them uniquely at any point in the supply chain. The manufacturer or importer determines the size of a batch, which is identified uniquely. Throughout the food chain, new identities are constantly created as ingredients are combined in recipes, goods are bulked up for delivery, and/or large batches split to a number of destinations. Traceability requires both that the batch can be identified and that this identification gives a link to the product history. - Both products and processes may form key components in a traceability system with information stored in relation to each (see fig. 1.2). The information carried is the linked path along which products can be identified through the chain of manufacture, distribution and retail (see also paragraph 2.3.3). - Additional information may be carried This information could be information concerning ingredient quality or origin. The amount and type of information can be extended as required by the system, and it may be carried for only part of, or throughout the whole food chain. To what extent additional information is carried defines the scope of traceability and varies according to the purpose [MOE98, p.212]. It is the supply of additional information that enables many of the advantages of traceability to be realised. Fig. 1.2: The basic components of a traceability system [FOOD02, p.20] 4

5 Levels of traceability Within a production chain it is possible to identify three levels of traceability (see fig. 1.3): - Internal traceability i.e. traceability within one link within the chain [FOOD02, p.7]. Internal traceability allows data about raw materials and processes within the business to be linked to the final product separately in each stage of production, processing or distribution. - Chain traceability i.e. traceability between links in the chain [FOOD02, p.7]. The focus is on information, which accompanies the product from one link in the chain to the next to extend traceability for any product through all stages of production, processing and distribution. - Business traceability i.e. traceability within the boundaries of one organisation that consists of subsequent links in a chain. This type of traceability combines aspects of both internal and chain traceability. Chain traceability Business traceability Internal traceability Fig. 1.3 Levels of traceability 1.4 Reasons for traceability For organisations in the food and agribusiness the interest in traceability is growing. First, a good tracking and tracing system offers possibilities to follow the product and the processes it undergoes. This leads to more transparency, which makes it possible to offer specific information to buyers and consumers. This can play a major part in regaining the trust of the consumer. Moreover, by sharing information between partners information flows can be better managed with as a result lower costs and more flexibility is achieved for the whole chain. Traceability is also a requisite for an efficient and effective recall. Not only the players in the market are asking for traceability in the chain, also the government contributes to this development. Currently, tracking and tracing is standing high on the agenda of policy making 3. Stakeholders in the food chain Three different groups of stakeholders exist in the food chain. Their interests regarding traceability are as follows [FOOD02, p.14]: 1. Consumers - Protect food safety by effective product recall - Enable avoidance of specific foods and food ingredients, whether because of allergy, food intolerance or lifestyle choice 2. Government - Protect public health through the withdrawal of food products - Help to prevent fraud where analysis cannot be used for authenticity - Control zoonotic disease e.g. salmonella - Enable control with regard to human and animal health in emergencies - Control livestock diseases through the rapid identification of disease sources and dangerous contacts - Monitor and control livestock numbers for subsidy claims 3 5

6 3. Industry - To comply with relevant legislation - To be able to take prompt action to remove products from sale and protect brand reputation - To minimise the size of any withdrawal and hence the costs incurred in recovering, disposing or reconditioning products already placed on the market - To diagnose problems in production and pass on liability where relevant - To minimise the spread of any contagious disease amongst livestock. - To protect the food chain against the effects of animal disease - To assure meat and meat products and maintain markets and consumer confidence - To create differentiated products in the market place because of the way they have been produced Market demands Traceability has become an important market access issue, because suppliers unable to meet its challenge may be denied access to European markets and customers, irrespective of the quality or price competitiveness of their products. The difficulties encountered in traceability and complex interactions and implications within the food chain raised the profile of traceability at EU level. The European Commission s White Paper on Food Safety stated [FOOD02, p.11]: A successful food policy demands the traceability of feed and food and their ingredients. Adequate procedures to facilitate such traceability must be introduced. These include the obligation for feed and food businesses to ensure that adequate procedures are in place to withdraw food and feed from the market where a risk to the health of the consumer is posed. Operators should also keep records of suppliers of raw materials and ingredients so that the source of a problem can be identified. Despite the efforts by supply chain participants, food safety problems may never be completely excluded. An effective and cost-efficient traceability system can pinpoint a problem to a specific region or a group of farmers, rather then an entire commodity group. Narrowing the potential scope of a problem is in line with legal requirements (see next paragraph) and can reduce the negative economic impact on the supply chain participants who are not responsible for its occurrence. Improving the speed and accuracy of tracking and tracing can help limit the risk in a food safety issue. Rapid and effective traceability can also minimise the unnecessary expenditure of private and public resources and reduce consumer concerns [EAN01, p.5]. Legal obligations As of January 2005, traceability will be a legal obligation in the European food sector. In practice, this requires all food and feed business operators to have systems in place to identify from whom they have received a food or feed and to whom they sold a food or feed (one step backward and one step forward) 4. The EU General Food Law Regulation 5 (GFL) contains clear requirements for traceability, stating at Article 18 [FOOD02, p.12]: - The traceability of food, feed, food-producing animals, and any other substance intended to be, or expected to be, incorporated into a food or feed shall be established at all stages of production, processing and distribution. - Food and feed business operators shall be able to identify any person from whom they have been supplied with a food, a feed, a food-producing animal, or any substance intended to be, or expected to be, incorporated into a food or feed. To this end, such operators shall have in place systems and 4 (2002) 5 (2002) 6

7 procedures, which allow for this information to be made available to the competent authorities on demand. - Food and feed business operators shall have in place systems and procedures to identify the other businesses to which their products have been supplied. This information shall be made available to the competent authorities on demand. - Food or feed which is placed on the market or is likely to be placed on the market in the community shall be adequately labelled or identified to facilitate its traceability, through relevant documentation or information in accordance with the relevant requirements of more specific provisions. This general traceability requirement encompasses all food and feed business operators including primary producers. Retailers of goods to the final consumer are exempt from the requirements of forward traceability. This legislation does not include any requirement for records to be kept identifying how batches are split and combined to create particular products. Also, it will not be possible to identify the bulking up of ingredients from a number of suppliers or the origin of the components of any batch. The legislation relies on a one up, one link down approach between businesses to create chain traceability. More specific requirements currently applying to individual sectors or products are not replaced by this legislation [FOOD02, p.12]. The specific requirements for the extent of traceability, in other words how much information is carried, will vary and depend on the nature of the product, on farm practices, customer specifications or legal requirements [FOOD02, p.34]. Business optimisation While regulatory and consumer pressures can be seen as significant drivers for implementing traceability systems, the incentive for stakeholder acceptance must be enhanced through added value process enhancement 6. Because of increasing complexity it is becoming more difficult to manage product and information flows. Traceability facilitates more efficient and effective handling and transfer of items. As a result, firms can improve their own performance. [KETT02, p.30]: Image A traceability system enables the guarantee of the origin of the product. Therefore, organisations can propagate that the product satisfies specific demands, which enables them to focus on certain markets. Logistical optimisation Stocks can be optimised and distribution points can be chosen by being able to follow products up and downstream. Quality assurance Information about factors that influence the quality of the end product can be coupled to individual product (item) s. This enables governing product quality. Process optimisation The connection of process compositions with individual products allows statistical analysing as well as dynamic governing of the process. Product differentiation Product innovation requires a flexible chain. This flexibility is supported by traceability systems. Product development From the total path a product follows conclusions can be drawn about the success of the product. Next to that, possibilities of new product introductions can be analysed. 6 (2002) 7

8 Hoofdstuk 2 Inleiding FoodPrint 2.1 Inleiding FoodPrint levert inzicht in de doelstellingen ten aanzien van traceerbaarheid, een inventarisatie van de huidige stand van zaken, en hieruit volgend de knelpunten op het gebied van traceerbaarheid. Daarnaast wordt inzichtelijk gemaakt welke kosten en investeringen die veranderingen met zich meebrengen. Kortom, door FoodPrint te gebruiken, krijgt men: Inzicht in mogelijk te realiseren doelen met T&T Inzicht in het implementatie traject (stappenplan) Inzicht in kosten en baten Een onafhankelijke beoordeling van mogelijke implementatie trajecten Een innovatieve oplossing met de inzet van meest recente ontwikkelingen FoodPrint ondersteunt T&T projecten voor productie- en distributieketens in de voedingssector. Daarbij maakt het in principe niet uit of het gaat om een project binnen één organisatie, of om een samenwerkingsverband van een aantal organisaties uit een keten. 2.2 Onderdelen van een Tracking & Tracing systeem FoodPrint steunt op twee peilers: ten eerste worden de doelstellingen van een project ontleend en gekoppeld aan de doelstellingen van de organisatie of keten. Achterliggende gedachte is dat het naar tevredenheid uitvoeren van een T&T project alleen kan als de doelstellingen in het project in lijn zijn met de doelstellingen van de organisatie. Ten tweede onderkent FoodPrint een viertal wezenlijke onderdelen van een T&T project, te weten: organisatie, proces, informatie en technologie. Deze onderdelen zijn als volgt gedefinieerd (zie fig. 1.1): Organisatie en besturing Wie moet welke activiteiten uitvoeren en welke expertise is hierbij nodig. Hoe worden vraag en aanbod voorspeld en op elkaar afgestemd. Welke verantwoordelijkheden zijn er in de keten en waar wisselen producten van eigenaar. Proces Welke processtappen zijn er in een distributie- en productieketen, hoe hangen die processen samen, en hoe wordt informatie uitgewisseld tussen de diverse processen. Informatie Welke informatie moet worden vastgelegd, en hoe, om T&T te kunnen realiseren. Technologie Welke technologie is nodig voor het realiseren van T&T. 8

9 Doelstellingen T&T (Waarom?) Technologie (Welke hard- & software?) Informatie (Welke Info? Functies?) Proces (Welke schakels?) Organisatie (Wie? Hoe?) Implementatie traceerbaarheidssysteem (Hoe in te zetten) Fig. 1.1: onderdelen van een T&T project Succesvolle T&T projecten integreren deze vier aspecten in hun ontwerp en in het uiteindelijk op te leveren T&T systeem. Door deze duale benadering resulteert FoodPrint in een T&T systeem dat dienstbaar is aan de doelstellingen van de (keten)organisatie, en waarbij technologie, proces, informatie en organisatie aspecten in het ontwerp worden geïntegreerd. 2.3 FoodPrint fasering FoodPrint beschrijft hoe een project systematisch kan worden uitgevoerd, vanaf de start van het project tot aan de implementatiefase (zie fig. 1.2). Er zijn zeven fases te onderkennen: 1. Doelstellingenanalyse 2. Systeemanalyse 3. Knelpuntenanalyse 4. Systeemontwerp 5. Systeembouw 6. Implementatie 7. Onderhoud en beheer FoodPrint is een iteratie over deze fases. Met andere woorden, de verschillende fases kunnen meermalen doorlopen worden. In dit dictaat ligt de focus op de eerste drie fases. Parallel aan bovenstaande fasering zal een kosten-batenanalyse moeten worden uitgevoerd. Naarmate de fasen doorlopen worden, zal ook de kosten-batenanalyse aanpassing behoeven, omdat een steeds nauwkeuriger beeld ontstaat van de kosten en baten. 9

10 0. Plan van aanpak Projectvoorbereiding, kostencalculatie, 1. Doelstellingenanalyse Bepaling business doelstellingen 2. Systeemanalyse Proces, Informatie, Besturing & Organisatie, Technologie FoodPrint Aandeel A&F 3. Knelpuntanalyse Proces, Informatie, Besturing & Organisatie, Technologie 4. Systeemontwerp Proces, Informatie, Besturing & Organisatie, Technologie 5. Systeembouw, Praktijkpilots, Bouw, Proces, Informatie, Besturing & Organisatie, Technologie 6. Invoering Implementatie in organisatie: conversie, opleiding, onderhoud, 7. Operationeel gebruik Ondersteuning, onderhoud Follow-up Aandeel derden Fig. 1.2: FoodPrint fasering Bovenstaande FoodPrint fasering en de indeling in de vier onderdelen Organisatie, Proces, Informatie en Technologie kunnen aan elkaar gerelateerd worden (zie fig. 1.3). 1. Doelstellingenanalyse 2. Systeemanalyse 3. Knelpuntenanalyse 4. Systeemontwerp 5. Systeembouw 6. Systeemimplementatie Fig. 1.3: koppeling FoodPrint fasering en FoodPrint onderdelen Techniek Proces Informatie Organisatie In de doelstellingenanalyse ligt de focus op organisatie- en besturingsvraagstukken. Dit neemt af naarmate de FoodPrint fases doorlopen worden. Proces en informatie issues spelen met name een rol in de systeemanalyse, knelpuntenanalyse en systeemontwerp. De nadruk op Technologie ligt voornamelijk in de systeemontwerp, bouw en implementatie fase. 10

11 Hoofdstuk 3 Doelstellingenanalyse 3.1 Doel De doelstellingenanalyse wordt uitgevoerd om: De algemene bedrijfsdoelstellingen van de onderneming of keten te beschrijven. Deze doelstellingen te relateren aan de T&T doelstellingen van de onderneming of keten. Hierdoor krijgt men een betere betrokkenheid van actoren uit de organisatie en wordt de kans op succes groter. De algemene, meestal wat abstracte, T&T doelstellingen te vertalen in operationele T&T doelstellingen. Hieraan moeten de opgeleverde T&T systemen uiteindelijk voldoen. Aan de hand hiervan wordt na afloop beoordeeld of het project succesvol is geweest. 3.2 Aanpak De doelstellingenanalyse is onder te verdelen in vier sub-fases (zie fig. 3.1): Maatschappelijke trends & wet en regelgeving Missie en bedrijfsfocus Start T&T Doelstellingen (waarvan realisatie middels T&T mogelijk is) Operationele eisen en randvoorwaarden Fig. 3.1 fasering doelstellingenanalyse Fase 1: Oriëntatie Er vinden oriënterende gesprekken plaats met de medewerkers van de organisatie en/of ketenschakels van de werkvloer tot en met het management. Ook kan een bezoek worden gebracht aan de productielocaties. 11

12 Fase 2: Bepaling missie, focus en bedrijfsdoelstellingen Bepaling van de algemene visie en bedrijfsfocus en daarvan afgeleide concrete bedrijfsdoelstellingen. Rond traceerbaarheid en voedselveiligheid spelen maatschappelijke trends een belangrijke rol. Deze trends beïnvloeden direct, of indirect via de consument, de bedrijfsvoering en bedrijfsdoelen. Ten eerste zullen bedrijven onder invloed van wet- en regelgeving (denk aan de General Food Law) allerlei maatregelen moeten nemen. Daarnaast vereist het behouden van de marktpositie het inspelen op maatschappelijke trends. Maar bovenal zullen bedrijven die slim inspelen op trends in staat zijn om voordeel te behalen of te behouden. Maatschappelijke trends zullen zich vertalen in een algemene visie en bedrijfsfocus, en daarvan afgeleide concrete bedrijfsdoelstellingen. Hoe denkt een bedrijf zijn positie nu en in de toekomst veilig te stellen en hoe denkt het bedrijf zich als schakel in een keten of netwerk te profileren? Bedrijven kunnen op verschillende niveaus een samenwerking of integratie nastreven. Binnen FoodPrint is gekozen voor een reeks benaderingen, die volgens de Council of Logistics Management (1999) nodig zijn voor het realiseren van ketenbrede integratie. Deze kunnen inzicht verschaffen in hoe een bedrijf zich momenteel en in de toekomst wil positioneren. Hieronder volgt een nadere uitleg van deze zes integratie benaderingen: Customer integration Omvat de identificatie van de lange termijn behoefte en -voorkeuren van huidige potentiële klanten en markten. Op basis van dit inzicht kan een onderneming die dingen doen die waarde toevoegen voor een klant. In extreme mate betekent dit het aanbieden van een uniek product of een unieke dienst voor iedere consument. In alle gevallen behoort echter het opbouwen van een duurzame relatie met afnemers centraal te staan. Internal integration Vereist de integratie van alle functionele activiteiten binnen een onderneming teneinde een hoog customer serviceniveau te kunnen realiseren tegen acceptabele kosten. Het opnieuw inrichten van processen en het herontwerpen van producten en diensten zijn vaak een noodzakelijke voorwaarde om succesvol te kunnen zijn. Supplier integration De perfecte organisatie van de toelevering van grondstoffen, hulpstoffen en halffabrikaten, maar zeker ook de uitwisseling van informatie, zodat er in feite sprake is van één proces. waardoor dubbele handelingen, verspillingen en verpakkingen kunnen worden gereduceerd of zelfs geheel worden vermeden. Technology and planning integration Betreft het bouwen en onderhouden van informatie- en planningssystemen, die een veelheid van operationele activiteiten ondersteunen, die nodig zijn om uiteenlopende marktsegmenten te kunnen bedienen. Measurement integration Moet het mogelijk maken om zowel de performance van alle ketenpartners te monitoren, als de financiële resultaten te meten van een individuele onderneming. 12

13 Relationship integration Moet resulteren in een gezamenlijke visie van afnemers en leveranciers met betrekking tot de doelen, die men door samenwerking wil bereiken. Fase 3: T&T doelstellingen Genoemde bedrijfsdoelstellingen zijn voor de medewerkers van bedrijven vaak zeer abstract. Als aan T&T gedacht wordt, komen meer concrete doelstellingen naar voren, zoals recall management en logistieke optimalisatie. Deze T&T doelen kunnen per product, dan wel productgroep, of productmarktcombinatie verschillend zijn. Defensieve doelen Defensieve doelen worden door de omgeving aan een bedrijf of keten opgelegd, zonder dat het directe voordeel voor het bedrijf duidelijk is. Er aan voldoen geldt als license to produce, maar biedt verder geen meerwaarde. Defensieve doelen volgen typisch uit externe krachten, zoals wetten en regels, standaarden of eisen van klanten. Ze zijn onder te verdelen in groepen. Voor elk van deze groepen moet worden nagegaan welke doelen voor een bedrijf van toepassing zijn, en welke gevolgen deze hebben voor het bedrijfsproces. Wettelijke voorschriften De overheid stelt regels op voor traceerbaarheid en transparantie waar bedrijven aan moeten voldoen. Denk aan: Nationale wetten: HACCP Internationale wetten: General Food Law, Codex Alimentarius Regels en standaarden Sectoren, ketenschakels en ketens spreken onderling regels en standaarden af. Denk aan: Sector voorschriften & gedragscodes: hygiënecodes Nationale en internationale standaarden: SQF, EurepGap, BRC etc. Eisen van klanten Afnemers stellen eisen aan de traceerbaarheid van producten. Dit kunnen directe klanten zijn, maar ook afnemers verder in de keten, tot en met de consument toe. Welke eisen stellen partijen in de keten? hoe hard zijn die? Welke waarde heeft het om aan die eisen te voldoen? Offensieve doelen Offensieve doelen voor traceerbaarheid zijn doelen waarmee een bedrijf of keten zelf voordeel kan behalen. Ze zijn vaak gekoppeld aan de bedrijfsfocus (A-merken zijn gevoelig voor image, maar minder voor kosten, private labels kijken juist erg naar kosten). Offensieve doelen zijn onder te verdelen in groepen. Voor elk van deze groepen moet worden nagegaan welke doelen voor een bedrijf van toepassing zijn, en welke gevolgen deze hebben voor het bedrijfsproces. Recall management Bij recall management moet men denken aan het terughalen van producten bij de volgende schakel inclusief de consument, omdat er voedselveiligheidrisico bestaat voor de consument. Men kan denken aan fysieke (bijvoorbeeld glas, ijzer, etc), chemische (bijvoorbeeld bestrijdingsmiddelen residu) of microbiologische (bijvoorbeeld E. Coli) verontreinigen en contaminaties. Veelal wordt een recall extern buiten het bedrijf geïnitieerd door de consument, volgende schakel of de Voedselwaren Autoriteit. Naast het aantal recalls per jaar (frequentie) is bij een recall bepalend (1) de snelheid, (2) de nauwkeurigheid (granulariteit) en (3) betrouwbaarheid waarmee deze uitgevoerd kan worden. 13

14 Calamiteiten management Bij calamiteiten management gaat het niet zozeer om recalls die van buiten het bedrijf komen maar om zaken die intern ontdekt worden en correctie behoeven. Het gaat dus om producten die het bedrijf nog niet verlaten hebben. Dit ligt veelal op het vlak van productkwaliteit maar ook deels op het vlak van voedselveiligheid. Men kan hierbij denken aan het te lang ongekoeld laten staan van een ingrediënt. Of het feit dat de verkeerde stickers op een product voor een bepaalde klant zijn geplakt. Transparantie Onder transparantie moet men verstaan het inzicht dat de consument heeft in de oorsprong, productiemethode en producteigenschappen, zoals die door de keten aangeleverd worden. Men kan hierbij denken aan zaken ook wel aangeduid als maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) met de aspecten milieu, mens & maatschappij. Een concreet voorbeeld van een transparante productie methode is productie van biologische levensmiddelen. Maar ook zaken als het gebruik van Natuurstroom tijdens de productie van melk, het feit dat bepaalde producten geen allergenen of GMO bevatten, en het aangeven van de oorsprong van een product (bijvoorbeeld deze kip komt van boer Piet, parmaham) en exacte oogstdatum. Productverantwoordelijkheid Bij productverantwoordelijkheid gaat het er om dat de afnemer claims neerlegt bij de producent ten aanzien van de kwaliteitsspecificaties van het product. Claims kunnen onderverdeeld worden in terechte claims en onterechte claims, waarbij de afnemer probeert er financieel beter van te worden. De claims liggen kunnen op het vlak van de visuele kwaliteit van het product liggen (bijvoorbeeld derving van verse beperkt houdbare producten zoals fruit, groente en bloemen), maar ook op het vlak van de verpakking en voedselveiligheidsaspecten. Daarnaast kunnen er claims ontstaan doordat de verkeerde producten afgeleverd zijn, dan wel in de onjuiste hoeveelheden. Logistieke optimalisatie Logistiek is integrale goederenstroom beheersing. In het ketenonderzoek spreken we echter liever van Supply Chain Management. Het optimaliseren van logistiek vereist het beschikbaar hebben van exacte informatie over verblijfplaats en logistieke status van producten. Een T&T infrastructuur kan hier voor zorgen. Afval management Het reduceren van de afvalstroom Energie management Hogere beladingsgraden, minder frequent leveren, minder derving resulteren allen in een lagere energie behoefte per eenheid product. Kwaliteit differentiatie Kwaliteitdifferentiatie betekent het verschillend behandelen van producten op basis van verschillen in kwaliteit. Dit kan gaan om het verminderen van verschil in kwaliteit (door producten opportunistisch te behandelen op basis van verschillen in kwaliteit). Het doel is dan om producten met verschillende ingangskwaliteit, door gedifferentieerde behandelingen, om te vormen tot producten met een meer uniforme uitgangskwaliteit. Hiervoor is betrouwbare informatie over herkomst en kwaliteit in de keten van belang. Voorbeelden: Verschillend behandelen van zendingen fruit om een vergelijkbare houdbaarheid te verkrijgen; Het mengen van commodities om een homogene ingangskwaliteit te verkrijgen.; 14

15 Het kan er ook toe leiden dat producten met gelijke ingangskwaliteit verschillende uitgangskwaliteiten krijgen om specifieke klantwensen te bedienen. Voorbeelden: Het bedienen van verschillende markten (NL, Duitsland) uit één batch exotisch fruit; Het leveren van rijp demonstratie product en halfrijp verkoopproduct ; Imago Het verbeteren van het imago van producten vereist het verifieerbaar beschikbaar hebben van herkomstinformatie. Te denken valt aan diervriendelijkheid en milieu vriendelijkheid. Een T&T gecertificeerde of anderszins geautoriseerde T&T infrastructuur vergroot de geloofwaardigheid. Voorbeelden zijn: biologisch, Max Havelaar, regionale herkomst en FSC hout. Indien imago een economische waarde vertegenwoordigd, is traceerbaarheid hier van belang. Diefstalpreventie Door T&T is bekend waar producten zich op welk moment bevinden. Afwijkingen tussen de theoretische- en werkelijk aanwezige voorraad kunnen door T&T getraceerd worden, zodat uitval door bijvoorbeeld diefstal en beschadigingen herleidbaar is. Als de bron van het probleem bekend is, kan de oorzaak weggenomen worden. Authentificatie Is het product wat het claimt te zijn? Biologisch, regionaal, GMO-vrij? Sterker nog dan bij Imago gaat het hierbij om actief gecommuniceerde kenmerken van producten. Vervalsing van items kan een probleem zijn bij vooral de duurdere A-merk producten (denk aan kleding, personal care producten) waar look a likes van op de markt komen. RFID biedt in tegenstelling tot de barcode de mogelijkheid om ieder item afzonderlijk een Unieke Product Code (UPC) mee te geven. Als de leverancier vooraf aan de afnemer doorgeeft welke item nummers afgeleverd worden, kan er een authentificatie controle plaatsvinden. Dit kan ook van belang zijn in verband met traceerbaarheid van de herkomst en productiewijze van voedselproducten. Authentificatie kan er dus voor zorgen dat vervalsing wordt voorkomen. Fase 4: Bepaling operationele eisen en randvoorwaarden T&T systeem Een volgende stap is om de verschillende T&T doelstellingen te vertalen naar concrete operationele eisen. Belangrijk hierbij is dat deze worden ingekaderd in de aanwezige randvoorwaarden van het te realiseren T&T systeem. Bij randvoorwaarden kan gedacht worden aan een financieel kader, maar ook het opleidingsniveau van de medewerkers of de winstmarges op producten. De verschillende concrete eisen en randvoorwaarden ten aanzien van het T&T systeem kan ingedeeld worden conform de vier onderdelen van een T&T project, zoals gedefinieerd in de FoodPrint systematiek: organisatie & besturing, proces, informatie en technologie. De concretisering van de T&T doelstellingen dient bij voorkeur te gebeuren met de SMART aanpak. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Organisatie & besturing Hoe ziet de organisatiestructuur van het bedrijf eruit? Welke bedrijfscultuur heerst er in het bedrijf of keten met betrekking tot het doorvoeren van veranderingen, kwaliteitsmanagement, innovatie etc.? Wat is het opleidingsniveau van de medewerkers die het T&T systeem moeten gaan gebruiken? Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende afdelingen en werkteams? Hoe hoog is de werkdruk? Hoeveel investering kan men doen in het T&T systeem? 15

16 Proces Welke processen zijn er aanwezig binnen het bedrijf? Welke processpecifieke divergerende en/of convergerende productstromen zijn aanwezig en kunnen niet of erg lastig veranderd worden? Betreft het een vast of een flexibel proces dan wel keten? Een vaste keten is een keten, waarin gewerkt wordt met vaste leveranciers in alle schakels van de keten. Een flexibele keten kent een wisselende samenstelling. Is er sprake van batch of continue productieprocessen? Is er sprake van keten of netwerkprocessen? Informatie Welke informatie is nodig voor de verschillende processen? Welke bronnen worden geraadpleegd om deze informatie te verkrijgen? Binnen hoeveel tijd wil men welke batch of lot grootte kunnen traceren (granulariteit)? Technologie Welke ICT systemen zijn op dit moment aanwezig binnen de organisatie? Hoe zijn deze systemen aan elkaar gekoppeld? Welke randvoorwaarden leggen de huidige ICT systemen op aan het toekomstige T&T systeem? Welke technologieën worden reeds gebruikt binnen het bedrijf of door de keten heen (bijvoorbeeld gebruik barcode? 16

17 Hoofdstuk 4 Systeemanalyse 4.1 Doel De systeemanalyse brengt voor de vier onderdelen van een T&T project binnen de FoodPrint methodiek (organisatie & besturing, proces, informatie en technologie) de huidige stand van zaken binnen de betreffende organisatie of keten in kaart. Door de resultaten hiervan in de knelpuntenanalyse te combineren met de uitkomsten uit de doelstellingenanalyse (de gewenste situatie) komen eventuele moeilijkheden in beeld, en wordt duidelijk hoe verder te gaan. 4.2 Aanpak De volgende activiteiten dienen bij de systeemanalyse te worden uitgevoerd: Fase 1: Breng de huidige situatie in kaart ten aanzien van organisatie & besturing 1. Hoe is de keten opgebouwd? De ketenschakels worden vastgelegd, waarbij elke ketenschakel staat voor een traject van verantwoordelijkheid op het laagste niveau, waarbij. Een ketenschakel een rechtspersoon is, als die verantwoordelijk is (op het laagste niveau) voor een deel van de te beschouwen keten. Een ketenschakel productverantwoordelijk is als deze rechtspersoon aangesproken kan worden op de behandeling die de ketenschakel heeft uitgevoerd op het product, zoals transport waarbij omgevingscondities belangrijk zijn zoals temperatuur. Een ketenschakel producteigenaar is als het daadwerkelijk eigenaar in juridische zin ( de rechthebbende van een zaak ) van het product. Een producteigenaar hoeft niet altijd een productverantwoordelijke te zijn en omgekeerd. Bijvoorbeeld: een transportmaatschappij is geen producteigenaar van aardappels, maar is wel degelijk productverantwoordelijke. 2. Hoe is de keten georganiseerd? Het is belangrijk om te kijken hoe informatie wordt gebruikt om het systeem te besturen. Hoe zijn de werkzaamheden georganiseerd? Wie doet welke activiteit? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Besturing en organisatie is van belang om de doelstellingen van een T&T systeem te kunnen bereiken. Om traceerbaarheid van producten te kunnen realiseren is inzicht in (besturing en organisatie van) de keten essentieel. Om dit inzicht te kunnen verkrijgen dienen de juiste (keten)inrichtingsvragen geformuleerd (en beantwoord) te worden. Hiertoe biedt het 'integrale demand- en supply chainmodel' van Van Goor (2001) een handvat (zie fig. 4.1). 17

18 Ketendoelstellingen Logistieke doelstellingen Grondvorm Besturing Informatie Organisatie Prestatie-indicatoren Fig. 4.1: besturing van logistieke systemen (Van Goor, 2001) Besturing Met het besturingssysteem van een keten bedoelen we het systeem dat richting geeft aan de verschillende processen die de keten kent. Veel van deze processen hebben betrekking op het beheersen van de goederenstroom. Om de beheersbaarheid te verbeteren, is het van belang de voorspelbaarheid van de vraag naar de producten te kennen (en te verbeteren). In de afgelopen jaren zijn veel ketens - onder druk van een steeds mondiger consument - (deels) getransformeerd van 'push' naar 'pull'. Dit proces staat ook wel bekend als 'ketenomkering'. Door deze ontwikkeling is de druk op ketens en organisaties toegenomen om sneller en efficiënter op veranderende wensen van consumenten in te kunnen springen. Hierbij biedt Efficient Consumer Response (ECR) een hulpmiddel. Vragen die hierbij beantwoord dienen te worden betreffen: a) Hoe kunnen we de vraag zo goed mogelijk voorspellen zodat de supply chain de gevraagde producten zo efficiënt mogelijk kan voortbrengen? Welke schakel verzorgt de voorspelling? Welke schakel verzorgt de bestellingen? Een belangrijke ontwikkeling hierin is dat schakels voor een klant het bestelproces overnemen, zoals bijvoorbeeld een vleesgroothandel die de bestellingen van een retailer voor haar rekening neemt. Dit heet Vendor Managed Inventory (VMI). b) Wat produceren we zelf en wat kopen we in? Veel bedrijven hebben ervoor gekozen om zoveel mogelijk uit te besteden, en zichzelf te beperken tot hun core business. Ook al wordt er ingekocht, dan nog kan er door een goede onderlinge samenwerking, zoals het op elkaar afstemmen van productieplanningen, optimaal met marktonzekerheden worden omgegaan. c) Hoe richten we ons productieproces in? Als een bedrijf kiest voor serieproductie kunnen er op één productielijn meerdere verschillende productvarianten naast elkaar gevoerd worden, met betrekking tot traceerbaarheid kunnen partijen van verschillende leveranciers eenvoudiger van elkaar gescheiden worden, tegelijk is er het nadeel van extra kosten door machine-omsteltijden en extra voorraden. Deze nadelen kunnen met massaproductie voorkomen worden, maar hierbij wordt het weer moeilijker om grondstoffen naar de bron terug te kunnen traceren. d) Via welke kanalen zetten we onze producten af? Directe of indirecte distributie? Bouwen we een eigen wagenpark op, of huren we (verschillende) transporteurs in? De kanaalkeuze kan ook directe gevolgen hebben voor de manier waarop productprijzen tot stand komen, bijvoorbeeld dagprijzen van wisselende afnemers via een veilingsysteem, of een vaste kiloprijs bij een lange termijncontract met een vaste afnemer. 18

19 e) Welke service leveren we aan de klant? Waar ligt ons klantorderontkoppelpunt (=tot hoever grijpt de order van een klant in in de processen van de keten)? Gaan we klantorders voorsorteren op DC-niveau of op filiaalniveau? Organisatie Om de besturing van de keten goed uit te kunnen voeren, is het van belang de interne (en externe) organisatie zo in te richten dat efficiënt samengewerkt kan worden. Vaak zal de sterkste partij uit een keten haar (logistieke) eisen aan de andere ketenspelers opleggen. We spreken dan van een "ketenregisseur", in de praktijk is dit vaak de retailer. Vragen die bij het inrichten van de (keten)organisatie beantwoord dienen te worden betreffen: Wie is verantwoordelijk voor / is eigenaar van het product in een bepaald deel van de keten? NB. voor product kan hier ook proces, activiteit of registratiepunt worden gelezen. Mochten er dingen fout lopen in één van de processen, dan kan hiermee de (product) aansprakelijkheid geregeld worden. Welke functies worden er binnen de ketenorganisaties onderscheiden en hoe werken deze met elkaar samen? Aan welke keurmerken of controlemechanismen moet ik mijn processen laten voldoen om aan de wensen van mijn belangrijkste afnemers tegemoet te komen? Fase 2: Breng de huidige situatie in kaart ten aanzien van de processen 1. Visualiseer de processen De processtappen binnen de ketenschakels wordt vastgelegd: De primaire processtappen binnen de ketenschakels worden vastgelegd om zo inzicht te krijgen in de route dat een waarneembare eenheid binnen een schakel aflegt, in termen van processtappen (bewerkingen) en wachtmomenten (opslag/buffers). Tevens worden hierin startmomenten (triggers) aangegeven en informatie objecten, zoals metingen, keuringen etc.. Ook wordt duidelijk of er sprake is van push en/of pull processen, en hoe deze op elkaar ingrijpen (veilingen, voorraadpunten etc.) De relevante secundaire processen binnen de ketenschakels worden vastgelegd om zo alle triggers te definiëren. Hierdoor worden o.a. de planningsprocessen in kaart gebracht, waarbij duidelijk wordt waar en hoe de productvraag wordt voorspeld. Zo duidelijk welke informatie er wordt gedeeld in de keten (verkoopcijfers, kwaliteitsparameters, etc) bijvoorbeeld door het bijvoegen van de vrachtbrief. Waarbij: Een processtap is het geheel aan activiteiten wat als samenhang wordt gezien binnen een ketenschakel. Een buffer is een punt waarop een product in de wacht staat zoals een koelcel, magazijn etc. Kleinst Waarneembare Eenheid: dit is de eenheid wat daadwerkelijk vastgepakt kan worden op een bepaalde fase in het primaire proces. Bijvoorbeeld: één varken (voor de slacht), één verpakt bakje met daarin een schnitzel (in de winkel). Kleinst Traceerbare Eenheid: dit is de kleinst mogelijke eenheid die administratief herleidbaar is zowel upstream (tegen het primaire proces in) als downstream (met het primaire proces mee). Bijvoorbeeld een daglevering varkens of een winkelbestelling biologisch vlees. Een registratiepunt is bijvoorbeeld een barcodelezer, de RFID-poort, etc. Kortom, een punt waar de identificeerbare eenheid wordt geïdentificeerd doordat de fysieke identificatie wordt uitgelezen. Een informatie object is een informatiedrager (papier, elektronisch bestand,...) wat informatie bevat over een object in het proces. Dit kan gaan over het te traceren product, maar kan ook gaan over de te verwachten bestelprognoses. 19

20 2. Wat is het huidige niveau van traceerbaarheid? De huidige manier van traceerbaarheid binnen de ketenschakels wordt vastgelegd om zo inzicht te krijgen op welk detailniveau de ketenschakel in staat is om waarneembare eenheden te volgen en terug/heen te leiden, waarbij: Kleinst Waarneembare Eenheid: dit is de eenheid wat daadwerkelijk vastgepakt kan worden op een bepaalde fase in het primaire proces. Bijvoorbeeld: één varken (voor de slacht), één verpakt bakje met daarin een schnitzel (in de winkel). Kleinst Traceerbare Eenheid: dit is de kleinst mogelijke eenheid die administratief herleidbaar is zowel upstream (tegen het primaire proces in) als downstream (met het primaire proces mee). Bijvoorbeeld één daglevering varkens of één winkelbestelling biologisch vlees. Registratiepunt: dit zijn bijvoorbeeld een barcodelezer, de RFID-poort, etc. Kortom, een punt waar de identificeerbare eenheid wordt geïdentificeerd doordat de fysieke ID wordt uitgelezen. In een registratiepunt wordt een informatie object aangemaakt dat informatie bevat over de identificeerbare eenheid. In een informatie object wordt ook een koppeling gelegd naar een moment in het proces. Ident: is een representatie (in een database) van het product dat getraceerd wordt. Faseprimitieve (operatie): fase primitieven zijn de handelingen die in een fase plaatsvinden. Deze kunnen worden onderverdeeld in tien basistypen van primitieven Fase primitieven zijn handelingen die in een fase plaatsvinden. Deze kunnen worden onderverdeeld in tien basistypen van primitieven: Ident creation from scratch (ICFS) Het aanmaken van een ident vanuit het niets is een type operatie, waarbij een of meerdere nieuwe idents ontstaan zonder dat er bestaande idents als input hebben gediend. Ident creation from ident (ICFI) Het aanmaken van een ident vanuit een ident is een type operatie met 1 of meer idents als input en dezelfde idents en 1 of meerdere nieuwe idents als output hebben. Ident removal (IR) Het afvoeren van een ident is een type operatie dat het einde van het actief monitoren van een product aangeeft. Normaal gesproken wordt deze operatie gebruikt wanneer het product de keten verlaat. Merk op: de gegevens van de ident worden niet weggegooid, maar de status van een ident verandert naar non-actief. Insert in group (IIG) Aan een groep toevoegen is een type operatie, waarbij de input bestaat uit een of meer idents en waarbij de output bestaat uit een ident. De input idents zijn onderdeel geworden van de output ident, die een verzameling van idents is. Schematisch: ida,b->idb, waarbij aan het eind van de operatie idb={ida, idb}, of ida,idb->idc, waarbij idc={ida,idb}.de input idents worden niet vernietigd, maar worden gegroepeerd in een nieuwe ident. Elke operatie die plaatsvindt op de gegroepeerde ident vindt ook plaats op de groepsleden van deze ident. Het is echter ook mogelijk voor deze leden om individueel operaties of metingen te ondergaan. Merk op: individuele behandelingen van een groepslid kunnen risicovol zijn: als ida={koe1,, koe15} en koe8 wordt gemolken terwijl ida een vaccinatie krijgt, dan zou het kunnen dat koe8 niet ingeënt is, terwijl dat wel zo in de database staat. Merk op: voordat gegroepeerde idents gebruikt kunnen worden in een join, moeten ze eerst uit de groep gehaald worden Join Join is een type operatie, waarbij de input-idents worden samengevoegd en een nieuwe output ident wordt gecreëerd. Als de hoeveelheid van de input-idents gereduceerd wordt tot nul, zijn de inputidents niet meer actief. In alle andere gevallen blijven ze actief maar wordt de hoeveelheid van de input-idents gereduceerd. 20