Het jaarverslag in de zorg Van maatschappelijk verslag naar maatschappelijke verantwoording

Transcriptie

1 Het jaarverslag in de zorg Van maatschappelijk verslag naar maatschappelijke verantwoording

2 De impact en gevolgen op het jaarverslag Met de recente aanpassing van de Regeling Verslaggeving WTZi (RVW) komt een einde aan de onduidelijkheid over de niet-financiële verslaggeving over De impact en gevolgen van deze wijziging op het jaarverslag behandelen wij beknopt in deze folder. Wij bieden u als bestuurder en toezichthouder een handreiking voor het opstellen van een jaarverslag. Met de juiste accenten in het niet-financiële jaarverslag kunt u uw stakeholders informeren over de essentie van het gevoerde beleid en de wijze waarop dat beleid bijdraagt aan de door uw instelling geformuleerde doelstellingen. Immers, gezien het grote maatschappelijke belang van zorginstellingen, reikt maatschappelijke verantwoording richting stakeholders verder dan alleen verslaggeving over resultaat en vermogen. Maatschappelijk jaarverslag 2012 achteraf afgeschaft De formele verplichting tot het opstellen van het maatschappelijk verslag is met ingang van verslagjaar 2012 voor veel zorginstellingen vervallen. Geheel onverwachts is de Regeling verslaggeving WTZi eind 2012 gewijzigd. De achtergrond van deze wijziging is de beoogde administratieve lastenverlichting. Dit betekent dat veel zorginstellingen in principe geheel zijn vrijgesteld van de wettelijke verplichting tot het opstellen van een jaarverslag ( jaarverslag of bestuursverslag ). Of er helemaal geen wettelijke verplichting is hangt af van de specifieke rechtsvorm van de organisatie. Indien de zorginstelling geen stichting is, maar een rechtsvorm heeft zoals genoemd in artikel 360 lid 1 en 2 van Burgerlijk Wetboek (BW) 2 Titel 9 (bijvoorbeeld een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid), dient nog wel een jaarverslag te worden opgemaakt in overeenstemming met de eisen volgens artikel 391 van BW 2 Titel 9. Maatschappelijk verantwoord? Dat er geen wettelijke verplichting meer is om een jaarverslag op te stellen, betekent niet dat het opstellen van een jaarverslag geen toegevoegde waarde meer heeft. Integendeel, zorginstellingen staan midden in de maatschappij en zullen vanuit die rol toch verantwoording willen afleggen over het door hen gevoerde beleid en de wijze waarop dat beleid bijdraagt aan de door de organisatie geformuleerde doelstellingen. Het belang van niet-financiële informatie is nog veel groter dan financiële informatie. Welke informatie relevant is hangt natuurlijk af van de stakeholders. Een goede stakeholderanalyse is dan ook een belangrijke voorwaarde voor waardevolle verslaggeving. Woning corporaties Cliënten Personeel Leveranciers Op basis van de gewijzigde RVW zijn de meeste zorginstellingen niet langer verplicht een jaarverslag op te maken. Collega zorginstellingen Brancheorganisaties Zorginstelling Gemeenten Ministerie van VWS Banken Zorgkantoor Figuur 1: Stakeholderanalyse als basis voor jaarverslag 2

3 Het lijdt geen twijfel dat een groot aantal stakeholders, onder wie cliënten, zorgverzekeraars, gemeenten en andere financiers geïnteresseerd is in de kwaliteit van de zorgverlening, het innovatieve vermogen van de zorginstelling en de wijze waarop de zorginstelling inspeelt op de grootste risico s waarvoor zij zich ziet geplaatst. De huidige ontwikkelingen in de zorgsector vragen steeds meer om zakelijk ondernemerschap binnen een maatschappelijk speelveld en het vermogen om proactief te kunnen inspelen op kansen en risico s die zich bij de uitvoering van de zorgactiviteiten voordoen. Bestuurders en toezichthouders zullen dan ook verantwoording willen afleggen over de wijze waarop zij door middel van hun beleid de zorginstelling door deze onzekere tijden heen willen loodsen. Het jaarverslag is bij uitstek het document waarin door raad van bestuur en raad van toezicht verantwoording kan worden afgelegd. Ook het normenkader in de Zorgbrede Governance code is hierop gebaseerd. Deze code heeft weliswaar niet de status van wet maar wordt door veel zorginstellingen breed gedragen wat betreft good goverance in de zorg. Het jaarverslag als elementair sluitstuk van de planning & control-cyclus In de richtlijnen voor de jaarverslaggeving (RJ 400) worden concrete handvatten gegeven over de inhoud van het jaarverslag en de wijze waarop hieraan ook door zorginstellingen invulling kan worden gegeven. Bij het opmaken van een jaarverslag kan een aantal onderdelen worden onderscheiden. De hieronder opgenomen tabel geeft een overzicht van de mogelijke onderdelen van het jaarverslag: Onderdeel 1. Algemene informatie 2. Financiële informatie 3. Informatie over voornaamste risico s en onzekerheden 4. Informatie over financiële instrumenten 5. Informatie over toepassing van gedragscodes 6. Informatie over maatschappelijke aspecten die samenhangen met de activiteiten 7. Informatie over onderzoek en ontwikkeling 8. Overige informatie 9. Toekomstparagraaf Tabel 1 Belangrijke elementen uit het jaarverslag volgens RJ 400 Denk goed na welke onderwerpen aan bod moeten komen. Als leidraad hierbij kan Richtlijn voor de jaarverslaggeving 400 gehanteerd worden. Uit de in de tabel opgenomen onderdelen blijken diverse raakvlakken met de onderdelen die ook in het inmiddels vertrouwde maatschappelijk verslag aan bod komen. In die zin is het maatschappelijk verslag dus uitstekend bruikbaar bij het opstellen van het jaarverslag. Richtlijn 400 geeft veel vrijheid in de wijze waarop het verslag wordt ingericht en de diepgang waarmee onderwerpen worden behandeld. In dat opzicht krijgt de instelling dus meer mogelijkheden om een geheel eigen stempel te drukken op de invulling van het jaarverslag. Dit betekent bijvoorbeeld dat instellingen ervoor kunnen kiezen om het jaarverslag minder te gebruiken als bron van informatieverschaffing en meer te gebruiken als verantwoordingsdocument als sluitstuk van de planning & control-cyclus. Daarmee vervult het jaarverslag ook een belangrijke functie bij de interne decharge. 3

4 De inhoud van het jaarverslag: in de beperking toont zich de meester Bij de verantwoording over de niet-financiële prestaties moeten noodzakelijkerwijs keuzes gemaakt worden. Essentieel is dat het jaarverslag het primaire karakter heeft van rekenschap. Veel relevante informatie over de zorginstelling is niet relevant in het kader van rekenschap afleggen. Deze informatie kan op vele andere manieren verspreid worden via de website of via andere kanalen. Bij het opstellen van het jaarverslag gaat het dus vooral om relevante informatie in het kader van verantwoording. De elementen uit tabel 1 worden hierna beknopt uitgewerkt. 1. Algemene informatie Het jaarverslag bevat in ieder geval algemene informatie omtrent de rechtspersoon en de daaraan verbonden rechtspersonen. Het gaat hierbij in ieder geval om de volgende informatie: de doelstelling, al dan niet vastgelegd in een 'mission statement'; een aanduiding van de (kern)activiteiten van de zorginstelling die door de rechtspersoon worden gedreven, met de belangrijkste zorgproducten, diensten, geografische gebieden, onderkende cliëntengroepen en relaties met andere partners in de zorgketen; de juridische structuur van de zorginstelling, met inbegrip van de groepsstructuur en de toepasselijkheid van het structuurregime (voor zover van toepassing); de interne organisatiestructuur en personele bezetting; en belangrijke elementen van het gevoerde beleid. 2. Financiële informatie In het jaarverslag wordt veelal ook stilgestaan bij de achtergronden en oorzaken van ontwikkelingen in de financiële gegevens, zoals die in de jaarrekening zijn opgenomen. Hierbij zullen ten minste de volgende aspecten aan bod komen: de ontwikkelingen gedurende het boekjaar; de behaalde omzet en resultaten; de voornaamste risico s en onzekerheden; de financiële positie (solvabiliteit en liquiditeit); en de kasstromen en financieringsbehoeften. 3. Risicoparagraaf Het jaarverslag geeft een beschrijving van de voornaamste risico's en onzekerheden waarmee de rechtspersoon wordt geconfronteerd. Het gaat daarbij niet om het geven van een uitputtende uiteenzetting van alle mogelijke risico's en onzekerheden, maar om een selectie en weergave van de belangrijkste risico's en onzekerheden waarvoor de zorginstelling zich ziet geplaatst. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de categorieën die daarbij aan bod kunnen komen: Categorie Toelichting Voorbeeld Strategie Operationeel Financieel Financiële verslaggeving Wet- en regelgeving Risico's en onzekerheden die een belemmering vormen om op lange termijn de strategie en/of het businessmodel van de rechtspersoon te realiseren. Risico's en onzekerheden die op korte termijn de effectiviteit en efficiency van operationele activiteiten van de rechtspersoon beïnvloeden. Risico's en onzekerheden die hun ontstaansgrond hebben in, dan wel direct van invloed zijn op, de effectiviteit en efficiency van de financiële processen. Risico's en onzekerheden die van invloed zijn op de betrouwbaarheid van de interne en externe financiële verslaggeving. Risico's en onzekerheden die voortvloeien uit wet- en regelgeving (zowel intern als extern) en een directe invloed hebben op de organisatie en/of de bedrijfsprocessen. Strategische keuzes ten aanzien van de productportfolio; de impact van het regeerakkoord; de impact van scheiding tussen wonen en zorg op de vastgoedstrategie. De kans op uitval van ICT-systemen of onzekerheden in de kwaliteit van zorgverlening. Risico s ten aanzien van de financiering van de geleverde zorg als gevolg van de transitie naar DOT en onzekerheden in de mogelijkheid om geld aan te trekken. Onzekerheden ten aanzien van complexe toerekeningsvraagstukken in het kader van de overgang naar de DOT-systematiek of de mate van subjectiviteit bij waardering van het vastgoed. Risico's als gevolg van veranderende wetgeving waarbij gedacht kan worden aan de vertaalslag van het regeerakkoord naar bijvoorbeeld de AWBZ, ZVW en Wmo, maar ook aan wijzigingen op het gebied van fiscale wet- en regelgeving. 4

5 De Zorgbrede Governance Code geeft handvatten voor het afleggen van verantwoording. Deze code kan ook bij het opstellen van het nieuwe jaarverslag onverkort worden toegepast. 4. Financiële instrumenten Het gebruik van financiële instrumenten heeft ook in de publieke sector tot de nodige publiciteit geleid. Het ligt daarom voor de hand dat de zorginstelling ten aanzien van het gebruik van financiële instrumenten in het jaarverslag aandacht besteedt aan de doelstellingen en het beleid op het gebied van het beheer van risico's betreffende financiële instrumenten. Hierbij kan worden ingegaan op het beleid inzake de afdekking van risico's verbonden aan alle belangrijke soorten voorgenomen transacties. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de risico s die samenhangen met het plegen van belangrijke investeringen of het aantrekken van nieuwe financiering en het gebruik van derivaten in dit kader. Voorts kan aandacht besteed worden aan de door de rechtspersoon en de verbonden rechtspersonen gelopen prijs-, krediet-, liquiditeits- en kasstroomrisico's. 5. Informatie over toepassing van gedragscodes De rechtspersoon geeft aan of specifieke gedragscodes worden gevolgd en welke gedragscodes het betreft. De rechtspersoon geeft voorts aan of deze gedragscodes verplicht of vrijwillig worden gevolgd. In het jaarverslag (of in de inhoudsopgave) neemt de rechtspersoon een verwijzing op naar de beschikbare informatie over de naleving van de gedragscodes (dit kan ook een verwijzing naar de website zijn). Voor de zorgsector is in dit kader met name de Zorgbrede Governancecode 2010 van belang. In de Zorgbrede Governance Code worden concrete handvatten gegeven over de wijze waarop de raad van bestuur en de raad van toezicht jaarlijks verantwoording afleggen over het door het bestuur gevoerde beleid en de door de raad van toezicht verrichte werkzaamheden. 6. Informatie over maatschappelijke aspecten van ondernemen De analyse van de toestand op balansdatum omvat zowel financiële als niet-financiële prestatie-indicatoren, waaronder milieu- en personeelsaangelegenheden. Hierbij beveelt de Raad voor de Jaarverslaggeving aan om in het jaarverslag ook een toelichting te geven op de hoofdzaken van de voor de rechtspersoon relevante maatschappelijke aspecten van het uitvoeren van de activiteiten, waaronder het ketenbeheer van de rechtspersoon. Onder verantwoord ketenbeheer wordt verstaan het vrijwillige maar niet vrijblijvende commitment van rechtspersonen om een positieve invloed uit te oefenen op het sociale beleid en/of het milieubeleid van hun toeleveranciers en/of andere partners in de zorgketen en cliënten. In het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt aanbevolen in de verslaggeving (het jaarverslag en/of een afzonderlijk verslag) aan de volgende aspecten aandacht te besteden: Ook wordt aanbevolen aandacht te besteden aan (1) de dialoog met de stakeholders, (2) welk beleid ter zake van het aspect wordt gevoerd en de voornaamste overwegingen hierbij, (3) de organisatie (governancestructuur en managementinformatiesystemen), (4) de uitvoering van het beleid en de behaalde resultaten en (5) de verwachtingen ten aanzien van interne en externe ontwikkelingen die effect kunnen hebben op de genoemde maatschappelijke aspecten van ondernemen. Onderwerp Voorbeeld Algemene maatschappelijk aspecten Milieuaspecten De keten waarin de instelling opereert en de diensten die worden aangeboden, de invloed van de belangrijkste problemen en uitdagingen op de strategie, welke rol stakeholders vervullen, governance en ethiek en de onderlinge samenhang tussen milieu-, sociale en economische aspecten. Informatie over verbruik en afval en welke beschermingsmaatregelen ter voorkoming van milieuverontreiniging zijn genomen. Sociale aspecten Informatie over arbeidsaangelegenheden, waaronder arbeidsvoorwaarden en omstandigheden, werkgelegenheid, sociale zekerheid, diversiteit en ontplooiing, alsmede informatie over fundamentele beginselen en rechten op werk en sociaal-maatschappelijke betrokkenheid. Economische aspecten Omvat zowel financiële als niet-financiële aspecten, waarbij ten aanzien van niet-financiële aspecten bijvoorbeeld gedacht kan worden aan de creatie en verspreiding van kennis via onderzoek en ontwikkeling en trainingen. 5

6 In de Handreiking voor Maatschappelijke verslaggeving (die is opgenomen in hoofdstuk 920 van de richtlijnen voor de jaarverslaggeving), is een conceptueel kader opgenomen voor het opstellen van het verslag over de maatschappelijke aspecten. 7. Informatie over onderzoek en ontwikkeling Voor rechtspersonen zoals bedoeld in artikel 360 lid 1 en 2 van BW 2 schrijft de wet voor dat in het jaarverslag mededelingen worden gedaan omtrent de werkzaamheden op het gebied van onderzoek en ontwikkeling. Voor de meeste zorginstellingen is dit dus niet verplicht. Toch kan het juist voor zorginstellingen zinvol zijn om in het jaarverslag voldoende aandacht te besteden aan de wijze waarop innovatie en onderzoek bijdragen aan verbetering van de kwaliteit van de zorgverlening. Op deze wijze kunnen zorginstellingen zich immers onderscheiden ten opzichte van andere zorginstellingen en daarmee ook een grotere aantrekkingskracht uitoefenen op relevante stakeholders zoals cliënten, zorgverzekeraars en andere financierders. 9. Toekomstparagraaf In de paragraaf over de verwachte gang van zaken zou aandacht kunnen worden gegeven aan: investeringen; financiering; personeelsbezetting; omstandigheden waarvan de ontwikkeling van omzet en rentabiliteit afhankelijk is. Bij de beschrijving van de verwachte gang van zaken dient ook ingegaan te worden op de invloed van bijzondere gebeurtenissen waarmee in de jaarrekening geen rekening behoeft te worden gehouden. Hiermee wordt gedoeld op gebeurtenissen die plaats hebben gevonden na de balansdatum. Dit kan ook bij uitstek een paragraaf zijn waarin wordt stilgestaan bij actuele ontwikkelingen in de zorg waarvan bij opmaken van de jaarrekening nog niet volledig is uitgekristalliseerd wat de impact zal zijn op toekomstige vastgoedinvesteringen, personeelsbeleid en financiële positie. 8. Overige informatie Afhankelijk van de relevantie voor de gebruikers van de jaarlijkse verslaggeving kunnen ook andere onderwerpen van belang zijn. Hierbij kan gedacht worden aan onderwerpen rondom interne beheersing van processen en procedures, risicomanagement, kwaliteitsbeheersing, informatievoorziening en ICT. 6

7 Veel gestelde vragen 1. Wat betekent de wijziging de Regeling verslaggeving WTZi voor de verplichting om een jaarverslag op ta maken? Dit betekent allereerst dat de verplichting tot het opstellen van het maatschappelijk verslag is vervallen vanaf boekjaar Als de zorginstelling in stichtingsvorm wordt gedreven, is zij vrijgesteld van de wettelijke verplichting een jaarverslag op te maken. Indien de zorginstelling een rechtsvorm heeft zoals genoemd in artikel 360 lid 1 en 2 van BW 2 Titel 9 (bijvoorbeeld een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid), dient een jaarverslag te worden opgemaakt in overeenstemming met de eisen volgens artikel 391 van BW Blijft de verplichting om gegevens aan te leveren via DigiMV? Ja. De verplichting om gegevens aan te leveren via DigiMV blijft onverkort van kracht. Deze gegevensaanlevering valt overigens niet onder de accountantscontrole. 3. Ik wil toch een jaarverslag op gaan maken. Welk format kan ik dan hanteren? Er is geen voorgeschreven format. Denk dus goed na welke onderwerpen aan bod moeten komen. Als leidraad hierbij kan Richtlijn voor de jaarverslaggeving 400 gehanteerd worden. 4. Kan ik ook het maatschappelijk verslag als basis gebruiken voor het opstellen van het jaarverslag? Ja, dat kan. Er zijn namelijk veel raakvlakken tussen de onderwerpen van het maatschappelijk verslag en de aanbevelingen in de richtlijn voor de jaarverslaggeving (RJ 400). 5. Blijft de Zorgbrede Governancecode 2010 onverkort van kracht als uitgangspunt voor de verantwoording door bestuur en raad van toezicht in het jaarverslag? Ja. In de Zorgbrede Governancecode worden concrete handvatten gegeven over de wijze waarop raad van bestuur en de raad van toezicht jaarlijks verantwoording afleggen over het door het bestuur gevoerde beleid en de door de raad van toezicht verrichte werkzaamheden. Deze code kan ook bij het opstellen van het nieuwe jaarverslag onverkort worden toegepast. 6. Kan ik onderdelen van het jaarverslag ook op andere wijze openbaar maken? Ja, dat kan. De instelling kan ervoor kiezen om een deel van haar informatievoorziening, bijvoorbeeld de informatievoorziening over de maatschappelijke aspecten van haar zorgverlening, via de eigen website aan te bieden en hier in het jaarverslag naar te verwijzen. Hierdoor is het mogelijk om in de formele jaarverslaggeving de focus te leggen op het afleggen van verantwoording door bestuur en raad van toezicht als sluitstuk van de planning & control-cyclus. 7

8 Contacts Marco Walhout Director Audit Public Sector Zorg +31 (0) Rob Vervoort Senior manager Audit Public Sector Zorg +31 (0)

9 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte has in the region of 200,000 professionals, all committed to becoming the standard of excellence. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte Network ) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication For information, contact Deloitte Touche Tohmatsu Limited.