Document Management. Ongestructureerde informatie beheren Hoe aanpakken

Transcriptie

1 Document Management Ongestructureerde informatie beheren Hoe aanpakken

2 Sommaire Koenraad is Senior Managing Consultant Knowledge Management Koenraad has more than 20 years experienc in knowledge management more typically ECM and Records Management applied in different projets and pre-sales roles both as expert and as solution architect Koenraad is Master in Archiving and Records Management Expertise Koenraad Seys Senior Consultant Mobile +32 (0) Project Management Records Management & Archivaging BPM Business Analysis Enterprise Information Architecture Business-IT Alignement Implementation of major solutions ECM (EMC² Documentum, IBM FileNet,, Opentext, Alfresco) Enterprise 2.0 Recent Projets European Commission DG OLAF Solution architect guiding platform selection and solution design for a global platform managing information and content with a primary focus at investigative case management dynamic/adaptive case management using xcp Documentum SNCB - NMBS (ECM expert) Participation in selection, the ralisation of the platform architecture, project management and business analysis. Participation in pre-sales activities inside NMBS group. Platform based on IBM FileNet Business analist, Information and governance architect; platform based on Opentext Livelink Tractebel Coaching during the platform selection process supporting the engineering and construction activities Jan De Nul (dredging ECM expert) Coaching and development of specification for selection of a package and request for proposal leading to a common management platform for project management taking the particularities of JdN into account;; participation in solution selection Vlaams Parlement (archiving expert) Solution architect and business analist for the archiving platform based on Alfresco Senat (expert/architect ECM) Bid manager and solution architect for the minuting and publishing solution of the commission meeting at the belgian senat. Solution based on Open Source Software; project manager and business analist in the implementation phase Mobistar (project & bid managerchef) coordination of technical activities and of development project in the context of a framework contract implementing Documentum Schlumberger (records management expert) Business analyst for IBM FileNet Records Manager implementation Ministère Région Bruxelles Capitale (archivaging expert) Definition electronic archiving strategy SD WORX (knowledge architect) Assessment and definition of corportate knowledge strategy and of implementation roadmap Stad Gent (BPMconsultant) Implementation (after pre-sales cycle) of case follow-up system for public works related to city infrastructure, based on Staffware workflow solution

3 Agenda Functionaliteit Markt Implementatieaanpak

4 Argumenten Plaatsonafhankelijk, ondersteunt de nieuwe nomade Documenten overal toegankelijk, op kantoor, bij de klant of thuis Meeste platformen bieden ook mobile apps voor ipad en/of Android tablets Transparant samenwerken Team beschikt over zelfde up to data informatie Audit als leerinstrument Snellere/efficiëntere dienstverlening Dossier aan je vingertoppen niet meer naar de kast Teamdelen Bedrijfskennis efficiënter toegankelijk Zoeken en vinden van informatie Precedenten en het wiel Confidentialiteit gegarandeerd Toegangsrechten paswoorden zijn niet om door te geven beveiligen beter dan een standaard kantoorkast; het valse gevoel van veiligheid door gewoonte Opties om digitale kluis te realiseren

5 User Interaction layer Integration Services Functional layer Document Base Document Manager Version management Folder & compound document mgmnt Descriptors / attributes Index & attribute database based on RDBMS Search Services Full text retrieval Concept based search Metadata access Document base based on RDBM or file system Collaboration support Check-in / check-out Routing facilities Workflow support for approval, release & promotion Viewing portability Batch document conversion to neutral cross platform format On the fly rendition Authentication & logon services API & Integration libraries Contributor interaction layer Third party editor integration Authentication & logon services Content submission modules Content browsing facility Consumer interaction layer

6 Functionaliteit Versiebeheer 1, 2 of 3 niveaus overzicht ontstaansgeschiedenis Contenttypes & Metadata ondersteuning en gebruik detail Beveiliging zien consulteren editeren creëren wissen Uitgebreide Zoekmogelijkheden Full-text, attributen Formaatconversie Formaatconversie of rendition zet origineel bestandsformaat om naar een neutraal formaat, leesbaar met een standaardviewer (zoals Acrobat PDF) Procesondersteuning & routering

7 Markt belangrijkste spelers Runs on: Windows Database: SQL Server Deploy: On Premises, In the Cloud (Office 365) Runs on: Windows, Linux, Apple Database: MySQL, SQL Server, Oracle Deploy: On Premises, In the Cloud, Hybrid (Alfresco One) Licencing: Enterprise, Community

8

9

10

11 NOT a technical project! toch deel van bedrijfsinfrastructuur

12

13 Om te beginnen 3 simpele vragen Waarvoor moet dat dienen? Welke business/projectdoelstelling willen we realiseren? Welk business proces willen we ondersteunen? Welke meerwaarde willen we realiseren? Wat moet het doen? Welke functionaliteiten in welke context? Integratie en usability aspecten Hoe gaan we het doen? Welke technologie gaan we gebruiken? Hoe gaan we customiseren en integreren? Het kijk mama zonder handen syndroom

14 Implementatie - aandachtspunten Technisch: Pakketgebaseerde oplossing Hou de filosofie en interne architectuur aan Vermijd customisatie Het gaat om documenten/content NIET data Gebruik & gebruikers Het is vaak goedkoper proces interactie organisatie aan te passen Electrocuteer de bestaande situatie NIET ga de discussie aan! Realiseer het potentieel van de technologie Proces Aard van het proces: kennisintensief (knowledge workers) routine Implementeer duidelijke procedures als workflow Governance & gebruik Auteur volmacht editor proxy Documentnomenclatuur titel gecodeerd Link met business concepten

15 Implementatie aanpassingen Informatie architectuur & mappenstructuur Content types Meta data, attributen of eigenschappen beschrijvende elementen Ordeningsplan Nadere toegangen zoals stored searches & queries taxonomie Stabiele basisstructuur of ordeningsplan: hoofdprocessen Toegangsrechten & authorisaties Rolgroepen! Vergemakkelijken het onderhoud Processen procedures workflow Modulair Probeer niet alle processen uit te werken cf. adaptive/dynamic case management

16 Change management & Training Mix praktische afspraken (governance) & applicatie interactie training functionaliteit Gezond verstand aanvaarde praktijk vb. versiebeheer Volg op met coaching

17 Manage & Control your goals Manage expectations through knowledge of the platform put in place Integrate IT Organisation Development Processes People Skills