Conceptagenda Algemeen Bestuur Servicecentrum MER. Locatie: Kasteel Daelenbroeck Kasteellaan EZ Herkenbosch. Woensdag 30 november 2016

Transcriptie

1 Conceptagenda Algemeen Bestuur Servicecentrum MER Locatie: Kasteel Daelenbroeck Kasteellaan EZ Herkenbosch Woensdag 30 november :00 17:00 uur, voor de lunch wordt gezorgd. Agenda Algemeen Bestuur Bijlagen 1. Agenda Ter vaststelling Begrotingswijziging Ter vaststelling 2.1 t/m 2.3 Samenvatting: Op 29 augustus 2016 heeft het DB ingestemd met de begrotingswijziging De begrotingswijziging is daarna voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden van de drie moedergemeenten. De gemeenten hebben geen zienswijze ingediend. De begrotingswijziging kan nu door het AB vastgesteld worden. Besluit: Vaststellen van de begrotingswijziging

2 3. Begrotingswijziging Ter vaststelling 3.1 t/m 3.3 Samenvatting: Op 29 augustus 2016 heeft het DB ingestemd met de begrotingswijziging De begrotingswijziging is daarna voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden van de drie moedergemeenten. De gemeenten hebben geen zienswijze ingediend. De begrotingswijziging kan nu door het AB vastgesteld worden. Besluit: Vaststellen van de begrotingswijziging Controleprotocol 2016 Ter vaststelling Samenvatting: Het AB stelt de jaarrekening en het jaarverslag vast en wordt hierin ondersteund door een accountant, die wordt gevraagd een controleverklaring over de jaarrekening af te geven. Voordat de accountant de jaarrekening kan controleren, moet het AB aangeven binnen welke kaders deze controle plaats moet vinden. Dat gebeurt via het vaststellen van het controleprotocol. Voorgesteld wordt het controleprotocol 2016 vast te stellen. Besluit: Het controleprotocol 2016 vast te stellen. 5. Aanwijzen voorzitter SC MER Ter vaststelling 5.1 Samenvatting: In de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 8 december 2014 is Stef Strous aangewezen als voorzitter van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur tot 1 januari Jos Hessels en Monique de Boer-Beerta zijn voor dezelfde periode aangewezen als plaatsvervangend voorzitter. Het Algemeen Bestuur dient m.i.v. 1 januari 2017 opnieuw een voorzitter, tevens voorzitter van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, en plaatsvervangend voorzitter(s) aan te wijzen. Besluit: Voorgesteld wordt: 1. S.H.M. Strous aan te wijzen als voorzitter van de Gemeenschappelijke Regeling MER (GR MER), tevens voorzitter van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur van de GR MER 2. J.W.M.M.J. Hessels en M.D. de Boer-Beerta aan te wijzen als plaatsvervangend voorzitter. 2

3 6. Overzicht P&C-documenten kalenderjaar 2017 Ter vaststelling 6.1 t/m 6.3 Samenvatting: Conform artikel 2a van de financiële verordening biedt het Dagelijks Bestuur voor aanvang van een begrotingsjaar een overzicht aan met daarin in elk geval data voor het aanbieden door het Dagelijks Bestuur en het vaststellen door het Algemeen Bestuur van de jaarstukken, de jaarwerkplannen, de ontwerpbegroting en de begroting met meerjarenraming. Besluit: Kennis te nemen van het overzicht P&C-documenten kalenderjaar Besluitenlijst AB Ter vaststelling 7.1 Besluit: de besluitenlijst AB vast te stellen. 8. Mededeling: - de reactie provincie begroting 2017 SC MER Ter informatie Rondvraag 3

4 Agenda bijeenkomst drie colleges Opening 1. Ontwikkeling Servicecentrum MER Korte presentaties en gelegenheid tot stellen van vragen over: a. Programma Bedrijfsvoering door kwartiermaker Anne-Marie Rooskens b. Afdeling Sociaal Domein door interim afdelingshoofd Crys Larson c. Afdeling Omgevingsdienst door afdelingshoofd Maurice Heijnen Korte presentatie en eerste sondering d. Visie op leiding SC MER door directie 2. Rondvraag Sluiting 4

5 Voorstel Algemeen Bestuur Servicecentrum MER 30 november 2016 Van: Samenvatting: Voorstel tot vaststelling van Begrotingswijziging Dagelijks Bestuur Servicecentrum MER Op 5 september 2016 heeft het DB ingestemd met de begrotingswijzing De begrotingswijziging is daarna voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden van de drie moedergemeenten. De gemeenten hebben geen zienswijze ingediend. De begrotingswijziging kan nu door het AB vastgesteld worden. Voorstel: Vaststellen van de begrotingswijziging Bijlagen: Bijgevoegd: Begrotingswijziging Ter inzage: 1

6 Inleiding: Nadat de begrotingswijziging voor zienswijze aan de raden is voorgelegd, kan de begrotingswijziging door uw AB vastgesteld worden. Begrotingswijziging omvat de volgende veranderingen: De indeling van budgetten binnen de omgevingsdienst is gewijzigd: o De Inkomsten van de UP overclaim 2016 zijn geraamd; o De inkomsten van de RUD-samenwerking zijn geraamd; o De inkomsten uit de detacheringen zijn geraamd; o De taakstelling van (in 2016 en in 2017 en volgende) is structureel afgeraamd (deze wordt dus jaarlijks behaald bij een positief resultaat); o De posten zijn veranderd waardoor begroting en realisatie beter aan sluiten op de huidige situatie binnen Omgevingsdienst. De invoering van de regeling individueel keuzebudget (IKB) in 2017 heeft invloed op Extra kosten herindicaties hulp huishouding in De inhoudelijke budgetten van schuldhulpverlening worden terug overgeheveld naar de gemeenten. De accountantskosten voor de MER stijgen doordat het Sociaal Domein aan de het Servicecentrum MER is toegevoegd in Centrale vraag: Kan uw AB instemmen met de voorliggende begrotingswijziging ? Oplossingsrichting(en): Zie bijlage begrotingswijziging Financiën: De begrotingswijziging leidt tot financiële consequenties voor de drie gemeenten. Deze consequenties zijn terug te vinden in de bijlage begrotingswijziging Risico s: Met de beschreven begrotingswijzigingen worden eventuele risico s afgedekt. Communicatie: Publiceren na vaststelling door uw Algemeen Bestuur op 30 november Voorstel: Vaststellen van de begrotingswijziging

7 Algemeen Bestuur Servicecentrum MER BESLUIT Begrotingswijziging Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling MER, Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur, B E S L U I T : De begrotingswijziging vast te stellen. G. van Balkom S. Strous Directeur Voorzitter 3

8 Begrotingswijziging Algemeen Bestuur 30 november 2016 Versie: 1 september 2016

9 1

10 1. Inleiding In dit document vindt u de begrotingswijziging van het Servicecentrum MER. Begrotingswijziging heeft betrekking op diverse wijzigingen binnen de Omgevingsdienst, het sociaal domein en het programma bedrijfsvoering. In paragraaf 2 worden per programma de wijzigingen tekstueel toegelicht. Paragraaf 3 geeft de aangepaste cijfermatige begroting 2016 weer, inclusief de wijzigingen van begrotingswijziging en eerdere begrotingswijzigingen. 2

11 2. Wijzigingen individueel per programma 2.1 Programma Omgevingsdienst Inkomsten UP overclaim 2016: Naar aanleiding van het accountantsadvies bij de jaarrekening 2015 dienen de inkomsten in de begroting geraamd te worden. In het UP worden door de gemeenten jaarlijks de uren vastgelegd die de omgevingsdienst in dat jaar per gemeente zal gaan uitvoeren. Indien de uren in het UP hoger zijn dan de basis uren die de Omgevingsdienst voor die gemeente heeft (peil nulmeting 2013) is er sprake van een overclaim. Deze overclaim zal door de gemeente betaald moeten worden. Op het eind van het jaar wordt bekeken in hoeverre deze overclaim daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Op basis van daadwerkelijke uren wordt aan het eind van het jaar het gedeelte van de overclaim die niet is gebruikt teruggegeven aan de gemeenten. Ieder jaar zullen in de begrotingswijziging na het vaststellen van het UP de overclaim bedragen als baten en lasten worden toegevoegd aan de begroting van het servicecentrum MER. In de onderstaande tabel staan de bedragen voor Servicecentrum MER: Uitgaven UP 2016 Lasten 2016 UP 2016 Maasgouw Jaarlijks PM na vaststellen UP UP 2016 Echt-Susteren Jaarlijks PM na vaststellen UP UP 2016 Roerdalen Jaarlijks PM na vaststellen UP 0 Totaal lasten Inkomsten UP 2016 Baten 2016 Bijdrage UP2016 Maasgouw Jaarlijks PM na vaststellen UP Bijdrage UP 2016 Echt-Susteren Jaarlijks PM na vaststellen UP Bijdrage UP 2016 Roerdalen Jaarlijks PM na vaststellen UP 0 Totaal baten Deelnemende gemeenten: Lasten UP 2016 Lasten Maasgouw Incidenteel Echt-Susteren Incidenteel Roerdalen Incidenteel Inkomsten RUD samenwerking en inkomsten detachering 2016: De uitvoeringstaken worden door de MER-OD zodanig belegd bij vast en tijdelijk personeel, zodat resultaatgericht kan worden gewerkt en flexibel kan worden ingespeeld op de situatie. Heel bewust wordt gebruik gemaakt van een flexibele schil om zo maximaal te kunnen inspelen op veranderde vraag en aanbod. De MER-OD maakt gebruik van de RUD samenwerking en ontvangt voor uitgevoerde werkzaamheden van de RUD-partners hieruit extra inkomsten. Door het hanteren van een flexibele schil en de RUD-samenwerking kan snel worden ingespeeld op fluctuaties in het benodigd personeel. Naar aanleiding van het accountantsadvies bij de jaarrekening 2015 dienen de inkomsten in de begroting geraamd te worden. In het UP worden door de gemeenten jaarlijks de uren vastgelegd die de omgevingsdienst in dat jaar voor de RUD gemeenten zal gaan uitvoeren. Aan het eind van het jaar stuurt de Omgevingsdienst de rekening naar de RUD gemeenten. Ieder jaar zullen in de 3

12 begrotingswijziging na het vaststellen van het UP de uren die zijn afgesproken met de RUD gemeenten als baten worden toegevoegd aan de begroting van het servicecentrum MER. Hetzelfde bedrag wordt als lasten toegevoegd aan het budget inhuur flexibele schil, zodat flexibel kan worden ingespeeld op vraag en aanbod van expertise. Daarnaast detacheert de Omgevingsdienst in 2016 een aantal medewerkers op basis van contracten. Na het aangaan van deze contracten zullen deze inkomsten via een begrotingswijziging geraamd worden in de begroting van het servicecentrum MER. Hetzelfde bedrag wordt als lasten toegevoegd aan het budget inhuur flexibele schil zodat kan worden ingespeeld op vraag en aanbod van expertise. Deze wijzigingen hebben geen invloed op de bijdrage van de deelnemende gemeenten. Servicecentrum MER: Uitgaven RUD 2016 Lasten 2016 Inhuur flexibele schil Jaarlijks PM na vaststellen UP Inkomsten RUD en detachering 2016 Baten 2016 Inkomsten RUD Jaarlijks PM na vaststellen UP Inkomsten detachering Jaarlijks PM Totaal Invoering regeling Individueel Keuzebudget (IKB): Per 1 januari 2017 krijgt iedere medewerker de beschikking over het IKB. Het IKB is een budget in geld dat elke medewerker maandelijks kan inzetten voor door hem gekozen doelen. Met het IKB krijgen medewerkers meer keuzevrijheid over de inhoud van hun arbeidsvoorwaardenpakket. Na invoering van het IKB op 1 januari 2017 is de vakantietoelage opgenomen in het IKB. De opbouw van het IKB vindt maandelijks plaats van januari tot en met december van een kalenderjaar. De vakantietoelage over juni 2016 tot en met december 2016 maakt geen onderdeel uit van het IKB per 1 januari 2017 en wordt eenmalig uitgekeerd in mei Deze eenmalige uitkering komt ten laste van de begroting De verdeling over de gemeenten vindt plaats op basis van ingebracht budget. Servicecentrum MER: Vakantietoelage 2016 deel Omgevingsdienst Lasten Vooruitbetaald vakantiegeld 2016 (regeling IKB) Incidenteel Vakantietoelage 2016 deel Omgevingsdienst Baten Bijdrage Maasgouw Incidenteel Bijdrage Echt-Susteren Incidenteel Bijdrage Roerdalen Incidenteel Deelnemende gemeenten: Lasten Vakantietoelage 2016 deel Omgevingsdienst Lasten Maasgouw Incidenteel Echt-Susteren Incidenteel Roerdalen Incidenteel

13 Technische wijziging indeling Omgevingsdienst: Naar aanleiding van het accountantsadvies bij de jaarrekening 2015 dienen de inkomsten in de begroting geraamd te worden. Daarnaast wordt taakstelling van (in 2016 en in 2017 en volgende) jaarlijks als korting op de bijdrage van de deelnemende gemeenten gegeven en structureel behaald. Hierdoor kan de taakstelling via de budgetten structureel worden afgeraamd. In de aangepaste begroting wordt de taakstelling dus jaarlijks gerealiseerd bij een positief saldo aan het eind van het jaar. Tevens is er een nieuwe indeling van kostenposten waardoor de inhuur en de personeelskosten van de Omgevingsdienst inzichtelijker wordt. Momenteel zijn er drie posten met inhuurbudget terwijl de kosten op één post terecht komen. Hierdoor zijn er aan het eind van het jaar grote verschillen tussen begroot en werkelijk. Deze technische wijziging is bedoel om een duidelijker en realistischer beeld weer te geven van de personele kosten en de inhuur. Deze wijziging is budgettair neutraal en heeft geen invloed op de bijdrage van de deelnemende gemeenten. Deze wijziging is een eerste wijziging om de begroting van de Omgevingsdienst duidelijker en actueel te maken. Wellicht zijn verdere aanpassingen in de toekomst gewenst naarmate er meer vergelijkingsjaren zijn om tot een duidelijk en realistisch beeld te komen van de ontwikkeling van de kostenposten. 2.2 Programma Sociaal Domein Invoering regeling Individueel Keuzebudget (IKB): Per 1 januari 2017 krijgt iedere medewerker de beschikking over het IKB. Het IKB is een budget in geld dat elke medewerker maandelijks kan inzetten voor door hem gekozen doelen. Met het IKB krijgen medewerkers meer keuzevrijheid over de inhoud van hun arbeidsvoorwaardenpakket. Na invoering van het IKB op 1 januari 2017 is de vakantietoelage opgenomen in het IKB. De opbouw van het IKB vindt maandelijks plaats van januari tot en met december van een kalenderjaar. De vakantietoelage over juni 2016 tot en met december 2016 maakt geen onderdeel uit van het IKB per 1 januari 2017 en wordt eenmalig uitgekeerd in mei Deze eenmalige uitkering komt ten laste van de begroting De verdeling over de gemeenten vindt plaats op basis van ingebracht budget. Servicecentrum MER: Vakantietoelage 2016 deel Sociaal Domein Lasten Vooruitbetaald vakantiegeld 2016 (regeling IKB) Incidenteel Vakantietoelage 2016 deel Sociaal Domein Baten Bijdrage Maasgouw Incidenteel Bijdrage Echt-Susteren Incidenteel Bijdrage Roerdalen Incidenteel Deelnemende gemeenten: Lasten Vakantietoelage 2016 deel Sociaal Domein Lasten Maasgouw Incidenteel Echt-Susteren Incidenteel Roerdalen Incidenteel

14 Herindicaties: In 2015 zijn een aantal nieuwe taken binnen de WMO ondergebracht. Gedurende 2015 zijn een aanzienlijk deel van de nieuwe indicaties verlengd tot einde De reden hiervan is dat er in 2015 gekozen is voor een gewenningsperiode om zorgvuldige afwegingen te kunnen maken m.b.t. indicaties waarbij de situatie van de cliënt nog niet volledig in beeld was. Hierbij zijn de indicaties in de 2 e helft van 2015 verlengd met één jaar. Dit leidt tot extra herindicaties in de 2 e helft van Verder heeft, zoals bekend, de regering in de jaren 2015 en 2016 flink bezuinigd op de hulp bij het huishouden (respectievelijk 32% en 40%). Om deze reden hebben de MER-gemeenten besloten om sinds 2014 alle indicaties voor HH toe te kennen tot uiterlijk 1 januari Als gevolg hiervan moet voor het einde van 2016 een enorme bulk herindicaties HH worden uitgevoerd. De verdeling van de kosten van de extra inzet die voor de uitvoering hiervan nodig is, vindt plaats op basis van aantal herindicaties per gemeente. Servicecentrum MER: Herindicaties Lasten Herindicaties Eenmalig Herindicaties Baten Maasgouw Incidenteel Echt-Susteren Incidenteel Roerdalen Incidenteel Deelnemende gemeenten: Lasten Herindicaties Lasten Maasgouw Incidenteel Echt-Susteren Incidenteel Roerdalen Incidenteel Inhoudelijke budgetten terug naar gemeenten: Bij de begrotingswijziging van de start van de afdeling Sociaal Domein zijn de budgetten van schuldhulpverlening overgeheveld van de gemeenten naar het Servicecentrum MER. Bij nader inzicht wordt er voor gekozen om deze budgetten terug onder te brengen bij de gemeenten. De reden hiervan is dat de overige budgetten m.b.t. minimabeleid onderdeel zijn van de begroting van de gemeenten. De kosten en budgetten van schuldhulpverlening maken hier ook onderdeel van uit. Deze wijziging is budgettair neutraal voor de deelnemende gemeenten. 6

15 Servicecentrum MER: Schuldhulpverlening Lasten Schuldhulpverlening Structureel Bijdrage gemeenten Baten Maasgouw Structureel -/ Echt-Susteren Structureel -/ Roerdalen Structureel -/ Deelnemende gemeenten: Schuldhulpverlening Lasten Maasgouw Structureel Echt-Susteren Structureel Roerdalen Structureel Bijdrage aan SC MER SD Lasten Maasgouw Structureel -/ Echt-Susteren Structureel -/ Roerdalen Structureel -/ Programma Bedrijfsvoering Invoering regeling Individueel Keuzebudget (IKB): Per 1 januari 2017 krijgt iedere medewerker de beschikking over het IKB. Het IKB is een budget in geld dat elke medewerker maandelijks kan inzetten voor door hem gekozen doelen. Met het IKB krijgen medewerkers meer keuzevrijheid over de inhoud van hun arbeidsvoorwaardenpakket. Na invoering van het IKB op 1 januari 2017 is de vakantietoelage opgenomen in het IKB. De opbouw van het IKB vindt maandelijks plaats van januari tot en met december van een kalenderjaar. De vakantietoelage over juni 2016 tot en met december 2016 maakt geen onderdeel uit van het IKB per 1 januari 2017 en wordt eenmalig uitgekeerd in mei Deze eenmalige uitkering komt ten laste van de begroting De verdeling over de gemeenten vindt plaats op basis van inwoneraantal. Servicecentrum MER: Vakantietoelage 2016 deel Bedrijfsvoering Lasten Vooruitbetaald vakantiegeld 2016 (regeling IKB) Incidenteel Vakantietoelage 2016 deel Bedrijfsvoering Baten Bijdrage Maasgouw Incidenteel Bijdrage Echt-Susteren Incidenteel Bijdrage Roerdalen Incidenteel

16 Deelnemende gemeenten: Lasten Vakantietoelage 2016 deel Bedrijfsvoering Lasten Maasgouw Incidenteel Echt-Susteren Incidenteel Roerdalen Incidenteel Accountantskosten: Met de toevoeging van het Sociaal Domein aan het Servicecentrum MER in 2016 en de aanbesteding van de accountantswerkzaamheden zijn de kosten voor de accountant gestegen. De accountantskosten voor 2016, 2017 en 2018 bedragen per jaar. Het huidige accountantsbudget is per jaar. Daarom is een verhoging van het accountantskostenbudget nodig van De verdeling over de gemeenten vindt plaats op basis van inwoneraantal. Servicecentrum MER: Accountantskosten Lasten Accountantskosten Structureel Accountantskosten Baten Maasgouw Structureel Echt-Susteren Structureel Roerdalen Structureel Deelnemende gemeenten: Lasten Accountantskosten Lasten Maasgouw Structureel Echt-Susteren Structureel Roerdalen Structureel

17 3. Wijzigingen totaal per programma Omschrijving Functie TBegroting na a a k Mutaties Bijgestelde begroting 2016 Mutaties Raming 2017 Mutaties Raming 2018 Mutaties Raming Omgevingsdienst Zwerfdieren Straatmarkten Kermissen Externe adviseurs/specialisten Toezicht en handhaving Taakstelling (10% in 2017) Externe expertise Omgevingscommissie Proceskosten Inhuur Flexibele schil Autokosten Afschrijving auto's VVGB Maasbouw (normalisatie) o VVGB Echt-Susteren (normalisatie) o VVGB Roerdalen (normalisatie) o UP overclaim Maasgouw PM PM PM UP overclaim Echt-Susteren PM PM PM UP overclaim Roerdalen - - PM PM PM Totaal directe kosten Loonkosten afdeling omgevingsdienst Overige personeelskosten Taakstelling (7,5% in 2017) Vooruitbetaald vakantiegeld 2016 (regeling IKB) Totaal loonkosten Totaal Lasten Inzet transitiebudget Inkomsten RUD PM PM PM Inkomsten Detachering PM PM PM Bijdrage deelnemende gemeenten Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen VVGB regulier Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen VVGB normalisatie Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen UP overclaim Maasgouw PM PM PM Echt-Susteren PM PM PM Roerdalen - - PM PM PM Totaal Baten Saldo voor bestemming Storting reserves - - Onttrekking reserves Mutaties reserves Totaal programma 1 Omgevingsdienst

18 Omschrijving Functie TBegroting na a a k Mutaties Bijgestelde begroting 2016 Mutaties Raming 2017 Mutaties Raming 2018 Mutaties Raming Sociaal Domein Implementatiebudget Schuldhulpverlening Overige kosten participatie Overige kosten zorg Totaal directe kosten Personeel staf Personeel participatie Personeel zorg Overige personeelskosten Vooruitbetaald vakantiegeld 2016 (regeling IKB) Totaal loonkosten Totaal Lasten Bijdrage deelnemende gemeenten Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen Totaal Baten Saldo voor bestemming Storting reserves Onttrekking reserves Mutaties reserves Totaal programma 2 Sociaal Domein

19 Omschrijving Functie TBegroting na a a k Mutaties Bijgestelde begroting 2016 Mutaties Raming 2017 Mutaties Raming 2018 Mutaties Raming Bedrijfsvoering Accountantskosten Communicatie Huur huisvesting Heel Projectenkalender I&A Applicaties Onderhoud LAN Onderhoud LAN Beheer LAN Aanschaf WAN Verbindingen Leasekosten Totaal directe kosten Loonkosten bedrijfsvoering Overige personeelskosten en opleidingen Vooruitbetaald vakantiegeld 2016 (regeling IKB) Totaal loonkosten Totaal Lasten Transitiebudget ontwikkeling Vrijval transitorische post (voorschot 2015 I&A p Bijdrage deelnemende gemeenten Maasgouw (incl. huurkosten huisvestiging) Echt-Susteren Roerdalen Bijdrage I&A Projectenkalender 2015/2016 Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen Totaal Baten Saldo voor bestemming Storting reserves Onttrekking reserves Mutaties reserves Totaal programma 3 Bedrijfsvoering Totaal Servicecentrum MER Totaal Begroot Servicecentrum MER

20 12

21

22

23

24

25 Voorstel Algemeen Bestuur Servicecentrum MER 30 november 2016 Agendapunt 3 Van: Samenvatting: Voorstel tot vaststelling van Begrotingswijziging Dagelijks Bestuur Servicecentrum MER Op 29 augustus 2016 heeft het DB ingestemd met de begrotingswijzing De begrotingswijziging is daarna voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden van de drie moedergemeenten. De gemeenten hebben geen zienswijze ingediend. De begrotingswijziging kan nu door het AB vastgesteld worden. Voorstel: Vaststellen van de begrotingswijziging Bijlagen: Bijgevoegd: Begrotingswijziging Ter inzage: 1

26 Inleiding: Nadat de begrotingswijziging voor zienswijze aan de raden is voorgelegd, kan de begrotingswijziging door uw AB vastgesteld worden. Begrotingswijziging omvat de volgende veranderingen: De invoering van een nieuw programma bestuur en organisatie in het vooruitzicht op de overgang van bedrijfsvoering naar het servicecentrum in Belangrijk: Deze begrotingswijziging is inclusief de structurele gevolgen die voortkomen uit begrotingswijziging welke op hetzelfde moment het besluitvormingstraject volgt. Bij eventuele wijzigingen in begrotingswijziging dient ook de bijlage van begrotingswijziging worden aangepast. Centrale vraag: Kan uw AB instemmen met de voorliggende begrotingswijziging ? Oplossingsrichting(en): Zie bijlage begrotingswijziging Financiën: De begrotingswijziging leidt niet tot financiële consequenties voor de drie gemeenten. Risico s: Met de beschreven begrotingswijzigingen worden eventuele risico s afgedekt. Communicatie: Publiceren na vaststelling door uw Algemeen Bestuur op 30 november Voorstel: Vaststellen van de begrotingswijziging

27 Algemeen Bestuur Servicecentrum MER BESLUIT Begrotingswijziging Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling MER, Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur, B E S L U I T : Vaststellen van de begrotingswijziging G. van Balkom directeur, S. Strous voorzitter, 3

28 Begrotingswijziging Algemeen Bestuur 30 november 2016 Versie: 22 augustus 2016

29 1

30 1. Inleiding In dit document vindt u de begrotingswijziging van het Servicecentrum MER. Deze wijziging is inclusief de lasten die meerjarig doorwerken uit de wijzigingen tot en met de begrotingswijziging (gelijktijdig traject met deze begrotingswijziging). Begrotingswijziging (het toevoegen van de afdeling bedrijfsvoering aan het Servicecentrum MER) is nog niet in begrepen en volgt nog apart. Begrotingswijziging heeft betrekking op het instellen van een nieuw programma Bestuur en Organisatie in het Servicecentrum MER. Deze wijziging heeft geen financiële gevolgen voor de deelnemende gemeenten. Er zijn geen wijzigingen voor het programma Omgevingsdienst en het programma Sociaal domein. In paragraaf 2 worden per programma de wijzigingen tekstueel toegelicht. Paragraaf 3 geeft de aangepaste cijfermatige begroting 2016 weer, inclusief de wijzigingen van begrotingswijziging en eerdere begrotingswijzigingen. 2

31 2. Wijzigingen individueel per programma 2.1 Programma Bedrijfsvoering Nieuw programma Bestuur en Organisatie: Het huidige programma bedrijfsvoering omvat op dit moment enkele programma overstijgende budgetten en I&A budgetten. Met overgang van de afdeling Bedrijfsvoering als een nieuwe programma bedrijfsvoering naar het Servicecentrum dienen de programma overstijgende budgetten van het servicecentrum een nieuwe plaats te krijgen in de begroting. De budgetten van de loonkosten voor de directieondersteuning, de accountantskosten, het communicatiebudget en de huur van het huisvestiging zullen worden ondergebracht in een nieuwe programma: Bestuur en Organisatie. Dit is budgettair neutraal tussen de twee programma s en heeft geen gevolgen voor de deelnemende gemeenten. Servicecentrum MER: Programmawijziging lasten Accountantskosten Structureel Communicatie Structureel Huur huisvesting Heel Structureel Loonkosten Structureel Overige personeelskosten en opleidingen Structureel Totaal Programmawijziging Baten Bijdrage Maasgouw Structureel Bijdrage Echt-Susteren Structureel Bijdrage Roerdalen Structureel Totaal

32 2.2 Programma Bestuur en Organisatie Nieuw programma Bestuur en Organisatie: Het huidige programma bedrijfsvoering omvat op dit moment enkele programma overstijgende budgetten en I&A budgetten. Met overgang van de afdeling Bedrijfsvoering als een nieuwe programma bedrijfsvoering naar het Servicecentrum dienen de programma overstijgende budgetten van het servicecentrum een nieuwe plaats te krijgen in de begroting. De budgetten van de loonkosten voor de directieondersteuning, de accountantskosten, het communicatiebudget en de huur van de gemeentehuizen zullen worden ondergebracht in een nieuwe programma: Bestuur en Organisatie. Dit is budgettair neutraal tussen de twee programma s en heeft geen gevolgen voor de deelnemende gemeenten. Servicecentrum MER: Programmawijziging lasten Accountantskosten Structureel Communicatie Structureel Huur huisvesting Heel Structureel Loonkosten Structureel Overige personeelskosten en opleidingen Structureel Totaal Programmawijziging Baten Bijdrage Maasgouw Structureel Bijdrage Echt-Susteren Structureel Bijdrage Roerdalen Structureel Totaal

33 3. Wijzigingen totaal per programma Omschrijving Functie TRaming 2017 a na a k Mutaties Raming 2017 na Mutaties Raming 2018 Mutaties Raming 2019 Mutaties Raming Omgevingsdienst Externe expertise Omgevingscommissie Proceskosten Inhuur Flexibele schil Autokosten Afschrijving auto's UP overclaim Maasgouw PM PM PM PM UP overclaim Echt-Susteren PM PM PM PM UP overclaim Roerdalen PM PM PM PM Totaal directe kosten Loonkosten afdeling omgevingsdienst Overige personeelskosten Totaal loonkosten Totaal Lasten Inkomsten RUD PM PM PM PM PM Inkomsten Detachering PM PM PM PM PM Bijdrage deelnemende gemeenten Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen VVGB regulier Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen UP overclaim Maasgouw PM PM PM PM PM Echt-Susteren PM PM PM PM PM Roerdalen PM PM PM PM PM Totaal Baten Saldo voor bestemming Storting reserves Onttrekking reserves Mutaties reserves Totaal programma 1 Omgevingsdienst

34 Omschrijving Functie TRaming 2017 a na a k Mutaties Raming 2017 na Mutaties Raming 2018 Mutaties Raming 2019 Mutaties Raming Sociaal Domein Implementatiebudget Overige kosten participatie Overige kosten zorg Totaal directe kosten Personeel staf Personeel participatie Personeel zorg Overige personeelskosten Totaal loonkosten Totaal Lasten Bijdrage deelnemende gemeenten Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen Totaal Baten Saldo voor bestemming Storting reserves Onttrekking reserves Mutaties reserves Totaal programma 2 Sociaal Domein

35 Omschrijving Functie TRaming 2017 a na a k Mutaties Raming 2017 na Mutaties Raming 2018 Mutaties Raming 2019 Mutaties Raming Bedrijfsvoering Accountantskosten Communicatie Huur huisvesting Heel Projectenkalender I&A Applicaties Onderhoud LAN Onderhoud LAN Beheer LAN Aanschaf WAN Verbindingen Leasekosten Totaal directe kosten Loonkosten bedrijfsvoering Overige personeelskosten en opleidingen Totaal loonkosten Totaal Lasten Transitiebudget ontwikkeling Bijdrage deelnemende gemeenten Maasgouw (incl. huurkosten huisvestiging) Echt-Susteren Roerdalen Totaal Baten Saldo voor bestemming Storting reserves Onttrekking reserves: Leaselasten I&A Mutaties reserves Totaal programma 3 Bedrijfsvoering

36 Omschrijving Functie TRaming 2017 a na a k Mutaties Raming 2017 na Mutaties Raming 2018 Mutaties Raming 2019 Mutaties Raming Bestuur en Organisatie Accountantskosten Communicatie Huur huisvesting Heel Totaal directe kosten Loonkosten bedrijfsvoering Overige personeelskosten en opleidingen Totaal loonkosten Totaal Lasten Bijdrage deelnemende gemeenten Maasgouw (incl. huurkosten huisvestiging) Echt-Susteren Roerdalen Totaal Baten Saldo voor bestemming Storting reserves Onttrekking reserves Mutaties reserves Totaal programma 4 Bestuur en Organisatie Totaal Servicecentrum MER Totaal Begroot Servicecentrum MER

37 Voorstel Algemeen Bestuur Servicecentrum MER 30 november 2016 Van: Samenvatting: Voorstel tot vaststelling Controleprotocol 2016 Dagelijks Bestuur Servicecentrum MER Het AB stelt de jaarrekening en het jaarverslag vast en wordt hierin ondersteund door een accountant, die wordt gevraagd een controleverklaring over de jaarrekening af te geven. Voordat de accountant de jaarrekening kan controleren, moet het AB aangeven binnen welke kaders deze controle plaats moet vinden. Dat gebeurt via het vaststellen van het controleprotocol. Aan het AB wordt voorgesteld het controleprotocol 2016 vast te stellen. Voorstel: Het controleprotocol 2016 vaststellen. Bijlagen: Bijgevoegd: Concept Controleprotocol 2016 Ter inzage: Kadernota rechtmatigheid

38 Inleiding: Op 1 juli 2015 heeft het AB de begroting 2016 vastgesteld. Na afloop van het dienstjaar wordt een jaarrekening opgesteld. Centrale vraag: De jaarrekening dient gecontroleerd te worden door een externe accountant. De accountant wordt door het AB aangestuurd door middel van een controleprotocol. Kan het AB directie instemmen met het voorliggende controleprotocol 2016 dat na accordering door de directie via het Dagelijks Bestuur wordt voorgelegd? Inhoudelijke toelichting en oplossingsrichting(en): De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Ingevolge artikel 35 lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn de artikelen 186 t/m 213 van de Gemeentewet van toepassing op de Gemeenschappelijke Regeling MER (GR MER). In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant dient het Algemeen Bestuur in een controleprotocol duidelijk aan te geven welke wet- en regelgeving in het kader van het financiële beheer, onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn. Het voorliggende controleprotocol is gebaseerd op de Kadernota Rechtmatigheid 2016 van de commissie BBV. Naast de uiteenzetting van de relevante wet- en regelgeving is daarin aangegeven welke goedkeurings- en rapporteringstoleranties worden gehanteerd en aan welke specifieke bepaling in de interne regelgeving het AB geen financiële gevolgen wil verbinden. Financiën: Niet van toepassing. Communicatie: Niet van toepassing. Voorstel: Het controleprotocol 2016 vaststellen. 2

39 Algemeen Bestuur Servicecentrum MER 30 november 2016 BESLUIT Controleprotocol 2016 Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling MER, Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur, B E S L U I T : Het controleprotocol 2016 vaststellen. G. van Balkom S. Strous Directeur Voorzitter 3

40 Controleprotocol 2016 Gemeenschappelijke Regeling MER Document: Controleprotocol 2016 accountantscontrole Versie: 1.0 Datum: 2 november 2016 Organisatie: Gemeenschappelijke Regeling MER Afdeling: Financiën Auteur: Bijlagen: 2

41 Inhoud 1. Inleiding 3 2. Samenvatting 3 3. Besluitvormingsproces 3 4. Formeel kader voor de controle 4 5. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties Goedkeuringstoleranties Rapporteringstoleranties 5 6. Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria 6 7. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing De naleving van wettelijke kaders De naleving van de volgende kaders De naleving van de overige interne regelgeving Bepalingen zonder financiële gevolgen Verordeningen Inwerkingtreding 7 Bijlage 1: Externe wet- en regelgeving 8 Bijlage 2: Interne regelgeving 10 2

42 1. Inleiding De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Ingevolge artikel 35 lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn de artikelen 186 t/m 213 van de Gemeentewet van toepassing op de Gemeenschappelijke Regeling MER (GR MER). In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant dient het Algemeen Bestuur duidelijk aan te geven welke wet- en regelgeving in het kader van het financiële beheer, onderwerp van rechtmatigheidcontrole zal zijn. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden wordt onderscheid gemaakt tussen het juridische begrip rechtmatigheid en de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het normenkader voor een rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden (externe regelgeving, bijlage 1) en van de gemeente zelf (verordeningen, bijlage 2). Het Algemeen Bestuur dient voorafgaand aan de werkzaamheden van de accountant ten behoeve van de controle op de jaarrekening 2016 hier een besluit over te nemen. De controle van de jaarrekening 2016 zal plaatsvinden in de maanden januari/februari De interim controle 2016 vindt plaats in november Samenvatting Het Algemeen Bestuur wordt bij de uitvoering van haar controlerende rol ondersteund door een externe accountant. Met het controleprotocol 2016 bepaalt het Algemeen Bestuur binnen welke kaders de accountant haar accountantscontrole dient uit te voeren. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeenschappelijke regeling (GR) om een jaarrekening op te stellen. Vervolgens is het de verantwoordelijkheid van de externe accountant om deze jaarrekening te controleren en hierbij een controleverklaring af te geven. Sinds 2004 bevat de controleverklaring bij de jaarrekening van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen - naast een oordeel over de financiële getrouwheid ook een oordeel over de rechtmatigheid. Op basis van de controletolerantie en de rapportagetolerantie wordt de diepgang van de accountantscontrole en de uitgebreidheid van de rapportage bepaald. Het Algemeen Bestuur mag de controletolerantie scherper vaststellen dan de in het BADO 1 ) opgenomen minimumeisen. Voorgesteld wordt om de standaard toleranties voor de controle van en de rapportage over de jaarrekening 2016 van toepassing te verklaren. 3. Besluitvormingsproces Het Algemeen Bestuur (AB) is opdrachtgever aan de externe accountant. Het Bestuur heeft op 29 juni 2016 een besluit genomen tot benoeming van de accountant voor de duur van 3 jaar (i.c. tot en met de jaarrekening 2018). Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant aangaande de bij de controle van de jaarrekening 2016 te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties en het daarbij te hanteren normenkader 1 ) Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden 3

43 4. Formeel kader voor de controle Onderstaand wordt het formele kader voor de accountantscontrole weergegeven. De verordeningen ex artikelen 212 en 213 uit de Gemeentewet (GW) staan hierbij centraal. In de verordening aangaande de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 212 GW) regelt een GR het financiële beleid, het financiële beheer en de financiële organisatie zodanig dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. In de verordening aangaande de controle op het financieel beheer en de financiële organisatie (ex artikel 213 GW) worden de regels voor de accountantscontrole zodanig vastgelegd dat de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de financiële organisatie is gewaarborgd. De accountantscontrole richt zich op het afgeven van een oordeel over: de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de door het AB vastgestelde verordeningen; de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks Bestuur (DB) opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Aan de hand van het Controleprotocol 2016 wordt de controle-opdracht aan de externe accountant nader geconcretiseerd. Het Controleprotocol 2016 is gebaseerd op de Kadernota Rechtmatigheid 2016 zoals deze in oktober 2016 door het BBV is gepubliceerd. De Kadernota Rechtmatigheid is bedoeld voor gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en accountants. De commissie BBV is verantwoordelijk voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Inhoudelijk is de Kadernota Rechtmatigheid 2016 relevant om het controleprotocol goed te positioneren. De Kadernota Rechtmatigheid 2016 is ter inzage gelegd. Het bij de controle 2016 te hanteren normenkader (zijnde een overzicht van geldende regelgeving) is vastgelegd in bijlage 1 en 2 bij dit controleprotocol. 5. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties Het Bestuur kan verschillende toleranties hanteren gericht op de goedkeuring van de jaarrekening en de rapportage hierover. Wellicht ten overvloede wordt opgemerkt dat de externe accountant aan het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur altijd datgene zal rapporteren wat door hem vanuit zijn professionele opvatting relevant wordt geacht. 4

44 5.1 Goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie kan als volgt worden gedefinieerd: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De minimumeisen zoals opgenomen in het BADO zijn: Strekking accountantsverklaring: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% lasten 2 ) Onzekerheden in de controle (% lasten 2 ) 1% >1%<3% - 3% 3% >3%<10% 10% - Het Algemeen Bestuur mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Op basis van de huidige stand van zaken is er geen aanleiding de genoemde percentages aan te passen. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement) op basis van de professionele opvattingen van de accountant. Voor het jaar 2016 worden geen afwijkende controletoleranties toegepast. De controletoleranties zoals genoemd in het BADO zijn van toepassing. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring. Het financiële volume van de begroting 2016 van Gemeenschappelijke Regeling MER bedraagt 5,3 miljoen 3. Dit betekent dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening 2015 van circa en een totaal van onzekerheden van circa de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zal aantasten. 5.2 Rapporteringtoleranties Naast de goedkeuringstoleranties wordt een rapporteringtolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt daarom in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Op deze manier kunnen ook constateringen welke voor het goedkeuringsoordeel van de accountant niet van belang zijn wel onder de aandacht van de raad worden gebracht. De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die het AB specifiek nader terug wil zien. Ten behoeve van de controle van de jaarrekening 2016 wordt voorgesteld om de rapporteringtolerantie te stellen op Dit wil derhalve zeggen dat afwijkingen ten opzichte van de begroting die meer bedragen dan , zowel inkomsten als uitgaven en zowel over- als onderschrijdingen, toegelicht dienen te worden. 2 Inclusief de toevoegingen aan reserves 3 Bedrag na 3 e begrotingswijziging

45 6. Rechtmatigheid en aanvullend te controleren rechtmatigheidcriteria In het kader van de rechtmatigheidcontrole kunnen 9 rechtmatigheidcriteria worden onderkend: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium, het calculatiecriterium, het valuteringcriterium het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financiële beheer is aanvullend op de Kadernota 2016 het volgende nog van belang. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van het Algemeen Bestuur is gerespecteerd. Op basis van voorstellen van het bestuur is het mogelijk om de begroting aan te passen, het beleidsinhoudelijke aspect staat hierbij voorop. De Gemeenschappelijke Regeling MER kent de systematiek dat, indien van toepassing, bij besluitvorming gelijktijdig de begrotingswijziging geacht wordt, vastgesteld te zijn. Hiermee wordt autorisatie gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Aanvullend op de Kadernota 2016 wordt de volgende begrotingsafwijking onderkend: Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kan de volgende soort begrotingsafwijkingen worden onderkend: Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid en waarvoor geen voorstel tot begrotingsaanpassing is ingediend. Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel X Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel Kostenoverschrijdingen die passen binnen het beleid, kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten en kostenoverschrijdingen bij open einde regelingen worden door de accountant niet bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden gegeven betrokken. Voorwaarde is wel dat deze kostenoverschrijdingen dan goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het Dagelijks Bestuur in de jaarrekening aan moet geven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde stellen. 7. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2016 is limitatief gericht op: 7.1 De naleving van wettelijke kaders De wetgeving van toepassing voor de Gemeenschappelijke Regeling MER zoals opgenomen in Externe wet- en regelgeving (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Met de overheveling per van de uitvoeringsorganisatie sociaal domein naar de GR Servicecentrum MER, maakt de externe wet- en regelgeving hieromtrent ook deel uit van het normenkader in bijlage 1. 6

46 7.2 De naleving van de volgende kaders Deze kaders zijn een nadere verplichte invulling van wettelijke bepalingen. De begroting 2016 zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 24 maart Begrotingsoverschrijdingen worden behandeld conform hetgeen onder 5 is vermeld; De financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling MER ex artikel 212 Gemeentewet (besluit Algemeen Bestuur d.d. 22 oktober 2013); De controleverordening Gemeenschappelijke Regeling MER ex artikel 213 Gemeentewet (besluit Algemeen Bestuur d.d. 22 oktober 2013); De verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid van de Gemeenschappelijke Regeling ex art 213a Gemeentewet (besluit Algemeen Bestuur d.d. 22 oktober 2013). 7.3 De naleving van de overige interne regelgeving De overige kaders zijn opgenomen in Interne regelgeving in het kader van de rechtmatigheid controle bij de Gemeenschappelijke Regeling MER (bijlage 2 van dit protocol). 7.4 Bepalingen zonder financiële gevolgen Op basis van een inventarisatie is onderzocht aan welke specifieke bepalingen per regelgeving het Algemeen Bestuur geen financiële gevolgen wil verbinden. Deze bepalingen beïnvloeden derhalve het oordeel van de accountant niet. Vooruitontvangen en vooruitbetaalde bedragen uitsluiten van rechtmatigheid. Op bovenstaande uitzondering kan de volgende toelichting worden gegeven. Vooruitontvangen en vooruitbetaalde bedragen heeft de GR uitgezonderd omdat facturen vooraf of achteraf ontvangen worden. Hierop hebben wij zelf geen zeggenschap of controle, maar deze posten kunnen de geraamde budgetten verstoren. De GR opteert er derhalve voor om deze in het juiste dienstjaar te verantwoorden. Tenslotte wordt in dit controleprotocol aandacht besteed aan de Wet Normering Topinkomens (WNT). De WNT schrijft voor dat topinkomens van de Gemeenschappelijke Regeling MER, voor zover dit hoger is dan het inkomen van de Minister, opgenomen moeten worden in de jaarrekening. De Gemeenschappelijke Regeling MER kent geen dergelijke inkomens. 7.5 Verordeningen 2016 Het controleprotocol 2016 omvat alle door het Algemeen Bestuur vastgestelde verordeningen welke betrekking hebben op het jaar Tevens vallen ook onder de reikwijdte alle wijzigingen van interne en externe wetgeving die zich voordoen in 2016 en betrekking hebben op Deze zullen alsnog meegenomen worden ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole. 8. Inwerkingtreding Dit protocol treedt in werking op 1 januari 2016 en is van toepassing op de jaarrekening

47 BIJLAGE 1: EXTERNE WETTEN EN REGELGEVING Programma s Specifieke activiteit Wetgeving extern Algemeen Bestuur en ondersteunende processen Algemeen financieel middelenbeheer Treasurybeheer Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid Inkopen en contractbeheer - Burgerlijke wetboek - Gemeentewet - Grondwet - Besluit Begroting en Verantwoording - Wet Gemeenschappelijke Regelingen - Algemene Wet Bestuursrecht - Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) - Wet normering Topinkomens (WNT) - Wet financiering decentrale overheden (FIDO) - Ambtenarenwet - Fiscale wetgeving - Sociale verzekeringswetten - CAR/UWO - Wet Arbeid en Zorg - Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten - Europese wetgeving aanbestedingsrecht - Mededingingsrecht - Aanbestedingsrecht - Wet Markt en Overheid Omgevingsdienst Marktgelden - Gemeentewet - Algemene Wet Bestuursrecht Handhaving - Gemeentewet - Algemene Wet Bestuursrecht - Winkeltijdenwet Milieubeheer - Wet milieubeheer - Wet geluidshinder - Wet bodembescherming - Besluitluchtkwaliteit Besluit externe veiligheid Brandweer en rampenbestrijding - Brandweerwet Wet op de veiligheidsregio 8

48 Programma s Specifieke activiteit Wetgeving extern Sociaal Domein Sociale inkomensvoorzieningen/participatie/maatschappelijk e ondersteuning Werkgelegenheid/reïntegratie Kinderopvang Jeugdzorg - Wet werk en bijstand - Wet maatschappelijke ondersteuning - IOAW en IOAZ - Participatiewet - Wet werk en bijstand - Participatiewet - Wet basisvoorziening kinderopvang - Jeugdwet 9

49 BIJLAGE 2: INTERNE REGELGEVING Code Omschrijving regeling Bevoegd orgaan i Datum vaststelling/ wijziging 1. Bestuurlijke en juridische zaken 1.1 Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden AB van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Re- gelingen MER 1.2 Verordening behandeling bezwaarschriften Servicecentrum MER AB Klachtenregeling Gemeenschappelijke Regeling Servicecentrum MER AB Financiële organisatie 2.1 Controleverordening Gemeenschappelijke Regeling MER AB Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de AB Gemeenschappelijke Regeling MER 2.3 Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling MER AB Inkoop- en aanbestedingsbeleid AB Budgethoudersregeling DB Besluit mandaat, machtiging en volmacht AB Daarnaast is ook de interne regelgeving van de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen van toepassing voor zover deze betrekking heeft op de taakvelden die door de Gemeenschappelijke Regeling worden uitgevoerd. i AB : DB: Algemeen Bestuur Dagelijiks Bestuur 10

50 Voorstel Algemeen Bestuur Servicecentrum MER 30 november 2016 Aanwijzen voorzitter van de GR MER, tevens voorzitter van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur Van: Het Dagelijks Bestuur Samenvatting: In de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 8 december 2014 is Stef Strous aangewezen als voorzitter van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur tot 1 januari Jos Hessels en Monique de Boer-Beerta zijn voor dezelfde periode aangewezen als plaatsvervangend voorzitter. Het Algemeen Bestuur dient m.i.v. 1 januari 2017 opnieuw een voorzitter, tevens voorzitter van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, en plaatsvervangend voorzitter(s) aan te wijzen. Voorstel: Voorgesteld wordt: 1. S.H.M. Strous aan te wijzen als voorzitter van de Gemeenschappelijke Regeling MER (GR MER), tevens voorzitter van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur van de GR MER. 2. J.W.M.M.J. Hessels en M.D. de Boer-Beerta aan te wijzen als plaatsvervangend voorzitter. Bijlagen: Bijgevoegd: n.v.t. Ter inzage: n.v.t. 1

51 Inleiding: Het Algemeen Bestuur heeft op 8 december 2014 besloten: 1. de heer S.H.M. Strous aan te wijzen als voorzitter van het Algemeen en Dagelijks Bestuur Servicecentrum MER voor een periode van 2 jaar, tot 1 januari de heer J.W.M.M.J. Hessels en mevrouw M.D. de Boer-Beerta aan te wijzen als plaatsvervangend voorzitter in deze periode. De periode waarvoor de aanwijzingen als voorzitter en plaatsvervangend voorzitter zijn gedaan, loopt af op 31 december aanstaande. Het Algemeen Bestuur dient nu een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter(s) aan te wijzen voor een volgende periode. Centrale vraag: Wie wordt aangewezen als voorzitter van de GR MER, tevens voorzitter van het Dagelijks en Algemeen Bestuur van de GR MER en wie wordt aangewezen als zijn plaatsvervanger? Oplossingsrichting(en) Over het aanwijzen van een voorzitter De GR MER is een gemeenschappelijke regeling met een openbaar lichaam. De Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) geeft aan dat het bestuur van het openbaar lichaam bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter (artikel 12, lid 1). De rol van de voorzitter als zelfstandig bestuursorgaan omvat het in en buiten rechte vertegenwoordigen van het openbaar lichaam (artikel 33d). De voorzitter is tevens voorzitter van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur (artikel 12, lid 3). De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen, met inachtneming van hetgeen daaromtrent in de regeling bepaalde (artikel 13, lid 3). Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam bestaat uit de voorzitter en twee of meer andere leden, door en uit het algemeen bestuur aan te wijzen, met in achtneming van het daaromtrent in de regeling bepaalde (artikel 14, lid 1) Over het aanwijzen van een plaatsvervangend voorzitter De WGR heeft regelt niets omtrent de plaatsvervanging. Daarover is in artikel 11 lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling MER (GR MER) het volgende bepaald Bij verhindering van de voorzitter wordt deze vervangen door een ander lid van het Dagelijks Bestuur aan te wijzen door het Algemeen Bestuur. Wie wordt voorzitter? Uit bovenstaande bepalingen volgt dat tenzij het Algemeen Bestuur de samenstelling van het Dagelijks Bestuur wil wijzen - de leden van het huidige Dagelijks Bestuur door het Algemeen Bestuur kunnen worden aangewezen als voorzitter of als plaatsvervangend voorzitter. Het Dagelijks Bestuur adviseert het Algemeen Bestuur om Stef Strous opnieuw aan te wijzen als voorzitter van de Gemeenschappelijke Regeling MER (GR MER), tevens voorzitter van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur van de GR MER en Jos Hessels en Monique de Boer-Beerta opnieuw aan te wijzen als zijn plaatsvervangers. 2

52 Over de zittingsperiode van een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur en dus van een voorzitter Het Algemeen Bestuur van de GR MER bestaat uit de 3 colleges van de deelnemende gemeenten (maximaal 19), maximaal 7 leden per deelnemende gemeente, waaronder de voorzitter. (GR MER, artikel 5, lid 1). In de GR MER is zowel voor het lidmaatschap van het Algemeen Bestuur als voor het lidmaatschap van het Dagelijks Bestuur bepaald dat het eindigt op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college afloopt (resp. artikel 5 en artikel 8). Uit het bovenstaande volgt dat na de gemeenteraadsverkiezingen (21 maart 2018) het nieuwe Algemeen Bestuur automatisch bestaat uit de 3 nieuwe colleges van de deelnemende gemeenten en dat dit nieuwe Algemeen Bestuur opnieuw een voorzitter en leden van het Dagelijks Bestuur aanwijst. Het aanwijzen van een voorzitter voor een bepaalde periode is op dit moment niet nodig tenzij het Algemeen Bestuur wenst dat de periode korter is dan hierboven beschreven. Financiën: n.v.t. Communicatie: De aanwijzing van de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter(s) wordt bekend gemaakt via de intranetsites van de deelnemende gemeenten en op de website van de gemeente Echt-Susteren onder Algemeen Bestuur Servicecentrum MER (waarnaar op de websites van de gemeenten Maasgouw en Roerdalen wordt verwezen). Voorstel: Voorgesteld wordt: 1. S.H.M. Strous aan te wijzen als voorzitter van de Gemeenschappelijke Regeling MER (GR MER), tevens voorzitter van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur van de GR MER. 2. J.W.M.M.J. Hessels en M.D. de Boer-Beerta aan te wijzen als plaatsvervangend voorzitter. 3

53 Algemeen Bestuur Servicecentrum MER 30 november 2015 BESLUIT Aanwijzen voorzitter van de GR MER, tevens voorzitter van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling MER, Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur, B E S L U I T: 1. S.H.M. Strous aan te wijzen als voorzitter van de Gemeenschappelijke Regeling MER (GR MER), tevens voorzitter van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur van de GR MER. 2. J.W.M.M.J. Hessels en M.D. de Boer-Beerta aan te wijzen als plaatsvervangend voorzitter. G. van Balkom S. Strous Directeur Voorzitter 4

54 Voorstel Algemeen Bestuur Servicecentrum MER 30 november 2016 Overzicht P&C-documenten kalenderjaar 2017 Van: Samenvatting: Dagelijks Bestuur Servicecentrum MER Conform artikel 2a van de financiële verordening biedt het Dagelijks Bestuur voor aanvang van een begrotingsjaar een overzicht aan met daarin in elk geval data voor het aanbieden door het Dagelijks Bestuur en het vaststellen door het Algemeen Bestuur van de jaarstukken, de jaarwerkplannen, de ontwerpbegroting en de begroting met meerjarenraming. Voorstel: Kennis te nemen van het overzicht P&C-documenten kalenderjaar Bijlagen: Bijgevoegd: - overzicht P&C-documenten kalenderjaar overzicht MER-overleggen 2017 (vergaderkalender 2017) Ter inzage: - N.v.t. 1

55 Inleiding: Conform artikel 2a van de financiële verordening biedt het Dagelijks Bestuur voor aanvang van een begrotingsjaar een overzicht aan met daarin in elk geval data voor het aanbieden door het Dagelijks Bestuur en het vaststellen door het Algemeen Bestuur van de jaarstukken, de jaarwerkplannen, de ontwerpbegroting en de begroting met meerjarenraming. Centrale vraag: Wanneer in 2017 worden welke documenten uit de P&C-cycli aangeboden door het Dagelijks Bestuur en vastgesteld door het Algemeen Bestuur? Oplossingsrichting(en): In de financiële verordening worden genoemd de jaarstukken, de jaarwerkplannen, de ontwerpbegroting en de begroting met meerjarenraming. Ten aanzien van deze opsomming worden de volgende opmerkingen geplaatst: - Onder de jaarstukken wordt de jaarrekening verstaan, inclusief de accountantsverklaring. - De ontwerpbegroting en de begroting met meerjarenraming zijn een en hetzelfde document en vormen vanwege praktische redenen tevens ook het jaarwerkplan. - Conform de Wet gemeenschappelijke regelingen dienen ook algemene beleidsmatige en financiële kaders te worden opgesteld. - Conform de GR MER volgen alle begrotingswijzigingen hetzelfde besluitvormingsproces als de begroting. Bovenstaande opmerkingen gecombineerd met de bepalingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen leiden tot bijgevoegd overzicht P&C-documenten kalenderjaar Ter informatie is eveneens bijgevoegd het overzicht MER-overleggen 2017 (vergaderkalender 2017). Financiën: n.v.t. Risico s: Gelet op de formuleringen in zowel de financiële verordening als in de GR MER wordt geadviseerd in 2017 beide documenten te screenen en na te gaan of ze moeten worden aangepast aan de uitvoering of de uitvoering moet worden aangepast aan de documenten, zodat we uiteindelijk voldoen aan onze eigen regels. Communicatie: n.v.t. Voorstel: Voorgesteld wordt: - Kennis te nemen van het overzicht P&C-documenten kalenderjaar

56 Algemeen Bestuur Servicecentrum MER BESLUIT Overzicht P&C-documenten kalenderjaar 2017 Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling MER, Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur, B E S L U I T : Kennis te nemen van het overzicht P&C-documenten kalenderjaar Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling MER d.d. 30 november G. van Balkom directeur S. Strous voorzitter 3

57 VSO Vooroverleg Stuurgroep/directie AB Algemeen Bestuur locatie: E: Echt-Susteren, M: Maasgouw, R: Roerdalen, H: Heel Vooroverleg met: M: Wim Ploeg, E: Guus van Balkom, R: Jan L'Ortije SO RV Stuurgroep/Directie DB Dagelijks Bestuur Raadsvergadering feestdag vakantie OVERZICHT MER-OVERLEGGEN 2017 januari Week 3 Week 4 februari Week 5 Week 6 Week 7 Week 8 Week 9 ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr VSO M E R M E E R M R E R M M SO H E R M H E R M H E R M H DB H E R AB RV - RV M - RV E - RV R Kwartaal 1 Week 1 Week 2 Week 10 maart Week 11 Week 12 Week 13 Week 17 ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr VSO E R M E E R M R E R M M E SO E R M H E R M E R M H E DB M H E AB RV - RV M - RV E - RV R Kwartaal 2 april Week 14 Week 15 Week 16 Week 18 Week 19 mei Week 20 Week 21 Week 22 Week 23 Juni Week 24 Week 25 Week 26 juli Week 27 Week 28 Week 29 Week 30 Week 31 Week 32 september Week 36 Week 37 Week 38 Week 39 ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr VSO R M E E R M R E R M M E R SO R M H E R M H E R M H E R DB R M H E AB X RV - RV M - RV E - RV R Kwartaal 3 augustus Week 33 Week 34 Week 35 Week 40 oktober november december Week 41 Week 42 Week 43 Week 44 Week 45 Week 46 Week 47 Week 48 Week 49 Week 50 Week 51 Week 52 ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr ma di wo do vr VSO M E E R M R E R M M E R M SO M H E R M H E R M H E R M DB R M H AB X RV - RV M - RV E - RV R Kwartaal 4

58 Besluitenlijst Algemeen Bestuur Servicecentrum MER Woensdag 29 juni :00 15:00 uur Heel Aanwezig: Voorzitter: Gemeente Maasgouw: Gemeente Echt-Susteren: Gemeente Roerdalen: Directie MER: Directiesecretaris: S.H.M Strous J.A.L. Lalieu, A.C.H. Smeets-Palmen, M.H.E. Wilms J.W.M.M.J. Hessels, P.H.J. Pustjens, J.J.M. Dijcks, J.M.C. Wackers, G.H.C. Frische, P.H.M. Ruijten M.D. de Boer-Beerta E.W.A.M. Cuijpers, J.G.A.M. den Teuling, M.H. Verheijden (afgemeld), C.T.G. Wolfhagen (afgemeld) G.W.T. van Balkom, J.J.W.M. L Ortije, W.R.J.H. Ploeg B. Bakkes Besluitenlijst 1. Opening/vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 14:00 uur. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Jaarrekening 2015 Samenvatting: Het AB stelt conform artikel 34, lid 3, van de WGR, de jaarrekening vast over het voorafgaande jaar. Het DB stuur conform artikel 34, lid 4 WGR, de jaarrekening van het voorafgaande jaar binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli naar Gedeputeerde Staten. Met het vaststellen van de jaarrekening 2015 wordt impliciet decharge verleend aan het DB. De jaarrekening 2015 is in concept gereed en door de accountant gecontroleerd. Er is sprake van een goedkeurende verklaring, zowel op het gebied van rechtmatigheid als getrouwheid Besluit: 1. De jaarrekening 2015 vaststellen; 2. Het resultaat 2015 ad toe te voegen aan de algemene reserve. 3. Begrotingswijziging Samenvatting: Op 11 april 2016 heeft het DB ingestemd met de begrotingswijzing De begrotingswijziging is daarna voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden van de drie moedergemeenten. De gemeenten hebben geen zienswijze ingediend. De begrotingswijziging kan nu worden vastgesteld. Uit het vooruitbetaald incidenteel budget 2015 t.b.v. de I&A projectenkalender vallen aan leasekosten vrij. Voorgesteld wordt hiervoor een bestemmingsreserve te vormen. 1

59 Besluit: 1. De begrotingswijziging vast te stellen; 2. Een bestemmingsreserve leaselasten I&A (projectenkalender ) te vormen. 4. Begroting 2017 en meerjarenraming Samenvatting: Het AB stelt conform artikel 34, lid 1, van de WGR de begroting vast. De conceptbegroting voor het jaar 2017 is opgesteld. Hierin is ook het meerjarenperspectief opgenomen. Op 11 april 2016 heeft ons DB ingestemd met de concept begroting De begroting 2017 is daarna voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. De 3 gemeenteraden hebben alle één of meerdere zienswijzen ingediend. De zienswijzen en de reacties daarop hebben wij vervat in de Commentaren Zienswijzen Begroting 2017 en meerjarenraming deelnemende gemeenten Servicecentrum MER. Voorgesteld wordt de begroting en meerjarenraming en de commentaren vast te stellen en de commentaren ter informatie aan de raden van de deelnemende gemeenten toe te zenden. Besluit: 1. De Programmabegroting Servicecentrum MER 2017 met meerjarenraming vaststellen; 2. De Commentaren Zienswijzen Begroting 2017 en meerjarenraming deelnemende gemeenten Servicecentrum MER vast te stellen en ter informatie toe te zenden aan de raden van de deelnemende gemeenten. 5. Gunning aanbesteding accountantswerkzaamheden MER, Maasgouw en Roerdalen Samenvatting: Het Servicecentrum MER heeft met de gemeenten Roerdalen en Maasgouw gezamenlijk de accountantsdiensten aanbesteed. Conform het inkoopbeleid heeft de selectiecommissie de Europese aanbestedingsprocedure gevolgd om een geschikte accountant te vinden. Drie accountants hebben ingeschreven en de commissie adviseert uw AB om in te stemmen met het gunningsadvies en BDO aan te wijzen als accountant voor de boekjaren 2016, 2017 en Besluit: 1. In te stemmen met het gunningsadvies Aanbesteding accountantsdiensten ; 2. Onder voorbehoud van definitieve gunning, accountantskantoor BDO als accountant voor de controle op de boekjaren 2016, 2017 en 2018 aan te wijzen; 3. De overige partijen in kennis te stellen van deze beslissing en mededelen dat zij niet voor gunning van de opdracht in aanmerking komen onder toepassing van een opschortingstermijn van 20 dagen. 6. Besluitenlijst AB , en digitaal AB Besluit: De besluitenlijsten AB en digitaal AB worden vastgesteld. 7. Rondvraag Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. 2

60 8. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 14:15 uur. Aldus vastgesteld in het Algemeen Bestuur op 30 november 2016, Het Algemeen Bestuur MER; G. van Balkom S. Strous directeur Voorzitter 3

61

62

63

64

65 College van Gedeputeerde Staten Provincie Limburg Afdeling Bedrijfsvoering, cluster Financiën Mevrouw M.A.P. Schins Postbus MA Maastricht Echt, 12 juli 2017 Afdeling: Directiesecretariaat Servicecentrum MER Onderwerp: jaarrekening 2016 en begroting 2018 met meerjarenraming van het Servicecentrum MER Behandeld door: Belinda Bakkes Telefoonnummer: Geacht College, Hierbij treft u aan de jaarrekening 2016 en de begroting 2018 en de meerjarenraming van het Servicecentrum MER. Deze zijn vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 12 juli Tevens treft u aan het accountantsverslag De accountant heeft een goedkeurende verklaring afgegeven op het gebied van getrouwheid, maar niet op het gebied van rechtmatigheid. Wij hebben inmiddels al enkele praktische acties doorgevoerd en er wordt een plan van aanpak opgesteld en uitgevoerd om de processen op het gebied van inkoop- en aanbesteding te verbeteren en te borgen. Hopende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Hoogachtend, Het Dagelijks Bestuur van het Servicecentrum MER, G. van Balkom S. Strous directeur voorzitter Pagina 1 van 1

66 Voorstel Algemeen Bestuur Servicecentrum MER 12 juli 2017 Van: Samenvatting: Voorstel: Bijlagen: Voorstel tot vaststelling kaders voor Risicomanagement Dagelijks Bestuur Servicecentrum MER In artikel 17, lid 3 van de GR MER is opgenomen dat de begroting, jaarrekening en jaarverslag dienen te voldoen aan het bepaalde in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het BBV schrijft een verplichte paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing voor. Voorafgaand hieraan moeten we de kaders voor het risicomanagement bepalen. In deze kaders wordt ingegaan op de uitgangspunten, afbakening tussen gemeenten en Servicecentrum, methodiek, inbedding, weerstandsvermogen, financiële kengetallen en evaluatie. Het Algemeen Bestuur besluit: De kaders voor het risicomanagement vast te stellen. Bijgevoegd: Kaders voor Risicomanagement Inleiding: In artikel 17, lid 3 van de GR MER is opgenomen dat de begroting, jaarrekening en jaarverslag dienen te voldoen aan het bepaalde in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het BBV schrijft een verplichte paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing voor. Voordat er in het Servicecentrum aan de slag wordt gegaan met bepaling van weerstandsvermogen op basis van de risico s en risico-inventarisaties en analyses worden uitgevoerd, een nota reserves en voorzieningen wordt opgesteld, moeten we eerst bepalen hoe we willen omgaan met risicomanagement in het Servicecentrum. Dit hebben we bepaald in de kaders risicomanagement. 1

67 Centrale vraag: Hoe geven we vorm aan risicomanagement in het Servicecentrum MER? Oplossingsrichting(en): De kaders voor het risicomanagement zijn in de bijlage toegevoegd. We kiezen ervoor om bij de start van risicomanagement te focussen op de onderbouwing van het weerstandsvermogen. Risico s in de gemeenten en in het Servicecentrum zijn verknoopt. We willen we dat risicomanagement van de gemeenten en het Servicecentrum complementair zijn. In overleg met de gemeenten hebben we hiervoor de volgende kaders opgesteld. Risico s beleid en gemeentelijke projecten maken geen onderdeel uitmaken van het risicomanagement van het Servicecentrum; Risico s met betrekking tot de uitvoering maken onderdeel uit van het risicomanagement van het Servicecentrum en van de drie gemeenten voor zover het hun aandeel betreft; Risico s met betrekking tot bedrijfsvoerings-projecten maken onderdeel uit van het risicomanagement van het Servicecentrum en van de gemeenten voor zover het hun aandeel betreft. We kiezen voor de methodiek risicogestuurd werken omdat deze goed aansluit bij de ontwikkelingen in het Servicecentrum. Methode hanteert 6 processtappen: Doelen bepalen; Risico s identificeren; Risico s classificeren; Risico s beheersen; Risicobeheersmaatregelen evalueren; Informatie overdragen. Omdat het risicomanagement in het Servicecentrum zich in de beginfase bevindt, hanteren we bij de procestap risico-classificatie een drietal kans-klassen (i.p.v. de vaak gebruikte 5). Verder rapporteren we over het totaal van de risico s in de P&C producten en differentiëren hier nog niet in. We verwachten hierdoor een beter zicht te krijgen op het risicoprofiel van het Servicecentrum. Bij de implementatie van de risicomanagement kaders onderscheiden we drie rollen: de inhoudelijke rol, de aanjagende rol en de coördinerende/ondersteunende rol. De eerste twee rollen worden bij de drie afdelingen in het Servicecentrum belegd, de laatste rol bij het directiesecretariaat. De coördinatierol houdt tevens in het nemen van voortouw in het risicomanagementproces. Het identificeren en classificeren vindt zoveel mogelijk plaats met verschillende partijen. Het weerstandsvermogen dient evenals het risicomanagement complementair te zijn aan het weerstandsvermogen van de gemeente. Het weerstandsvermogen dat betrekking heeft op de continuïteit van de bedrijfsvoering van en de dienstverlening door het Servicecentrum, maakt onderdeel uit van de begroting van het Servicecentrum. 2

68 We kiezen voor een weerstandsvermogen met de classificatie voldoende. Dit betekent dat het Servicecentrum MER precies genoeg middelen heeft om haar risico s financieel af te dekken. De kaders van het risicomanagement worden na 2 jaar, voorafgaand aan de begroting 2021 geëvalueerd. Financiën: Dit voorstel heeft geen directe financiële consequenties. De implementatie van risicomanagement zoals geformuleerd in het voorstel kan wel financiële consequenties hebben. Risico s: Het niet akkoord gaan met dit voorstel gaat gepaard met o.a. risico s: Geen gestructureerde aanpak in beeld brengen risico s en daarom geen overzicht op de risico s en geen zicht op de mogelijke (financiële) gevolgen. Het niet kunnen bepalen van het weerstandsvermogen. Onduidelijkheid over welke organisatie die financiële gevolgen van een risico dat zich voordoet moet dragen. Communicatie: Na besluitvorming in het Algemeen Bestuur zal het voorstel worden geplaatst op intranet onder belangrijke documenten. Bij de implementatie van de kaders risicomanagement, zal bij het uitzetten van het proces vanzelfsprekend worden gecommuniceerd over risicomanagement. Voorstel: Voorgesteld wordt de kaders voor het risicomanagement vast te stellen. 3

69 Algemeen Bestuur Servicecentrum MER BESLUIT Voorstel tot vaststelling van de kaders risicomanagement 12 juli 2017 Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling MER, Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur, B E S L U I T : De kaders voor het risicomanagement vast te stellen. De voorzitter, De directie, 4

70 Kaders voor Risicomanagement CONCEPT 1.0 Juni

71 Kaders voor Risicomanagement Servicecentrum MER 1. Aanleiding 2. Uitgangspunten risicomanagement 3. Afbakening risicomanagement Servicecentrum en gemeenten 4. Risicomanagement methodiek 5. Inbedding van risicomanagement in het Servicecentrum 6. Weerstandsvermogen en weerstandscapaciteit 7. Financiële kengetallen in de paragraaf weerstandsvermogen 8. Evaluatie kaders 1. Aanleiding In artikel 17, lid 3 van de GR MER is opgenomen dat de begroting, jaarrekening en jaarverslag dienen te voldoen aan het bepaalde in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het BBV schrijft een verplichte paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing voor. In de GR-MER is tevens aangegeven dat er niet meer reserves kunnen worden opgebouwd dan in het uiterste geval noodzakelijk is. In de financiële verordening (2013) van het Servicecentrum MER is opgenomen dat het Servicecentrum een nota reserves en voorzieningen opstelt. Dit is in financiële en beleidsmatige kaders 2017 bekrachtigd. Het is overigens niet verplicht voor een GR om een algemene reserve te hebben. Er zijn voorbeelden van GR-en die bewust er voor kiezen om zelf geen algemene reserve te vormen, maar op basis van een risicoberekening aan de deelnemers aangeven welk deel van hun reserve beschikbaar gehouden moet worden voor eventuele risico s van de GR. In het bedrijfsplan van de omgevingsdienst (2012) is uitgewerkt dat de omgevingsdienst een reserve van 3% van de salarislasten bedraagt met een maximum van Gedurende 2016 heeft een dotatie van plaatsgevonden, door resultaatbestemming bij de jaarrekening 2015, waardoor de algemene reserve bedraagt. Inmiddels bestaat het Servicecentrum naast de Omgevingsdienst uit de afdeling Sociaal Domein en de afdeling Bedrijfsvoering. Er zal opnieuw moeten worden bekeken wat een reëel weerstandsvermogen voor het Servicecentrum is in relatie tot de mogelijk risico s. Voordat er in het Servicecentrum aan de slag wordt gegaan met bepaling van weerstandsvermogen op basis van de risico s en risico-inventarisaties en analyses worden uitgevoerd, een nota reserves en voorzieningen wordt opgesteld, moeten we eerst bepalen hoe we willen omgaan met risicomanagement in het Servicecentrum. 2

72 2. Uitgangspunten risicomanagement Risicomanagement is een breed begrip dat verschillende doelen dient. Hieronder worden deze doelen opgesomd. Voldoen aan wet en regelgeving en onderbouwing van het weerstandvermogen; Inzicht en overzicht krijgen in de risico s van het Servicecentrum; Managen van de risico s door beheersmaatregelen in kaart te brengen; Stimuleren en vergroten risicobewustzijn binnen het Servicecentrum; Inzicht en grip krijgen op de interne organisatie. Het Servicecentrum is een jonge organisatie waar de drie afdelingen in het Servicecentrum gefocust zijn op hun ontwikkeling, in verschillende stadia. Ook het Servicecentrum als geheel is in (door)ontwikkeling. We willen een risicomanagement dat ons helpt om te gaan met onzekerheden in onze veranderende organisatie. Om in deze omstandigheid risicomanagement succesvol toe te passen hanteren we de volgende uitgangspunten. Focus risicomanagement op voldoen wet en regelgeving en onderbouwing weerstandsvermogen Dit betekent dat we de risico s, de beheersingsmaatregelen in beeld moeten hebben om de restrisico s te bepalen. De restrisico s hebben we nodig om het weerstandsvermogen te bepalen. Dus we willen nadrukkelijk de koppeling leggen met de effecten van de risico s voor het weerstandsvermogen. We focussen dus op risico s met een financiële impact. Keep it simple We kiezen voor een risicomanagement methode die wordt geïntegreerd in bestaande werkprocessen. In plaats van een methodiek die een nieuw systeem introduceert. Aansluiten bij de Planning en Control-cyclus Medewerkers zijn in hun werk dagdagelijks bezig met het maken van afwegingen op basis van risico s. Het totaal overzicht van negatieve financiële risico s wordt jaarlijks gemeld en hierover wordt gerapporteerd in de P&C cyclus van het Servicecentrum, in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheer. We bedden risicomanagement dus zoveel mogelijk in P&C cyclus. Inbedding De cyclus van risicomanagement te ontwerpen, te verankeren en in te bedden in het Servicecentrum, waarbij de inhoudelijke en de aanjagende rollen bij de 3 afdeling worden belegd, en de ondersteunende rol bij het directiesecretariaat. 3

73 3. Afbakening risicomanagement Servicecentrum en gemeenten Het Servicecentrum is een uitvoeringsorganisatie van de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen. Het Servicecentrum is van en voor onze eigenaar-gemeenten. De gemeenten stellen het beleid vast en het Servicecentrum voert dit beleid vervolgens uit. Dit betekent dat de risico s sterk verknoopt zijn op het gemeentelijk en het niveau van het samenwerkingsverband. Hier proberen we deze knoop te ontwarren zodat risicomanagement bij de gemeenten en het Servicecentrum complementair zijn. Risico s beleid en gemeentelijke projecten Het Servicecentrum is een uitvoeringsorganisatie. De begroting van het Servicecentrum bestaat grotendeels uit personeelslasten. Het beleid en gemeentelijke projecten worden bepaald door de gemeenten. De risico s die gepaard gaan met beleidsmatige keuzes van de gemeenten en de lokale projecten worden dan ook gedragen door de betreffende gemeente. Deze risico s worden niet meegenomen maken geen onderdeel uit van het risicomanagement in het Servicecentrum 1. Risico s uitvoering Het Servicecentrum is een uitvoeringsorganisatie en kent een andersoortig risicoprofiel dan de gemeenten. Enerzijds worden risico s bepaald door exogene factoren als economische ontwikkeling of veranderende wetgeving en anderzijds liggen de risico s met name aan de bedrijfsvoerings-kant. Deze risico s kunnen consequenties hebben voor zowel het bereiken van de doelen van het Servicecentrum als dat van de drie gemeenten. Deze risico s maken onderdeel uit van het risicomanagement Servicecentrum en van de drie gemeenten voor zover het hun aandeel betreft. Ten aanzien van deze uitvoerings-risico s dient te worden bepaald of het weerstandvermogen hiervoor wordt opgebouwd bij de gemeenten of het Servicecentrum. Risico s bedrijfsvoerings-projecten Het Servicecentrum voert in opdracht van de drie gemeenten en het Servicecentrum MER grote bedrijfsvoerings-projecten uit op het gebied van I&A en DIV. Ook hiervoor geldt dat de projectrisico s consequenties kunnen hebben voor zowel het bereiken van de doelen van het Servicecentrum als dat van de drie gemeenten. Daarnaast zijn er ook interne bedrijfsvoeringsprojecten zoals bijvoorbeeld de transformatie van een afdeling. Deze risico s maken onderdeel uit van het risicomanagement Servicecentrum én van de drie gemeenten voor zover het hun aandeel betreft. Ten aanzien van deze projectenrisico s dient te worden bepaald of het weerstandvermogen hiervoor wordt opgebouwd bij de gemeenten of het Servicecentrum. In de paragraaf over het weerstandsvermogen vindt de afweging plaats over de positie van het weerstandsvermogen. Risico Risico s beleidskeuzes en gemeentelijke projecten Risico s uitvoering Risico bedrijfsvoerings-projecten Risico onderdeel risicomanagement SC Nee Ja Ja 1 Deze risico s kunnen wel in beeld worden gebracht door het Servicecentrum. In de UPs van de omgevingsdienst gebeurt dit onder de noemer bestuurlijke restrisico s. 4

74 4. Risicomanagement methodiek We kiezen voor de methode Risicogestuurd werken (Van Staveren), omdat deze methode goed aansluit bij de ontwikkelingen in het Servicecentrum en de door ons geformuleerde uitgangspunten. De methodiek met als doel Slim omgaan met onzekerheid door risicogestuurd werken erkent het organisatielandschap waarin het Servicecentrum zich bevindt: veranderingen in organisaties vanwege de dynamiek van de buitenwereld, de talrijke onzekerheden van professionals en managers om ondanks al die veranderingen en onzekerheden toch hun doelstellingen te realiseren. Enkele definities Risicomanagement Risicomanagement is doelgericht, expliciet gestructureerd, communicerend en continu omgaan met risico s. Onzekerheid Onzekerheid is onvolledige zekerheid die wordt veroorzaakt door onvermijdelijke variatie en/of gebrek aan informatie. Risico Een onzekere gebeurtenis met oorzaken, een kans van optreden en effecten op doelstellingen. In onderstaande tabel wordt dit schematisch weergegeven. Oorzaak risico Kans Risico Gevolg risico Mens Organisatie Technologie Regulering Sector Politiek, pers, publiek Tijd Geld Veiligheid Kwaliteit Reputatie 5

75 Zes generieke risicoprocesstappen In deze methode zijn risicomanagementmethoden gefilterd op de essentie (keep it simple), en dat leidt tot de volgende 6 risicoprocesstappen. Procestap 1: doelen bepalen Dit zijn allerlei doelen, op strategisch tactisch en operationeel niveau. Bij de inventarisatie van de risico s ligt in eerste instantie de focus zoveel mogelijk op strategische risico s. Om de risico s in relatie tot de doelstellingen van het Servicecentrum en de afdelingen te zien, geldt als uitgangspunt de doelen zoals geformuleerd in de planning en control cyclus. Processtap 2: risico s identificeren In deze stap wordt worden alle voorziene risico s in beeld gebracht die een impact kunnen hebben op het doel. Om zoveel mogelijk risico s in beeld te krijgen worden bij risico-identificatie verschillende partijen betrokken. Processtap 3: risico s classificeren Het classificeren van risico s is geen hogere wiskunde. Het gaat om een inschatting die vaak lastig te maken is. De kans van het optreden wordt ingeschat, evenals de effecten. Omdat medewerkers een verschillende risicoperceptie hebben, organiseren we ook hier zoveel mogelijk diversiteit bij de inschatting om zo de kwaliteit van de inschattingen positief te beïnvloeden. Onderstaand zijn de tabellen met kans en gevolg klassen gevoegd, die we bij de risico classificatie gebruiken. Hiermee kunnen we de risico s financieel vertalen. Processtap 4: risico s beheersen Dit gaat over de kans van optreden van een risico te verkleinen of weg te nemen, of de gevolgen te beperken of compenseren. Er zijn vijf generieke risico strategieën: Vermijden: dit houdt in dat het beleid of activiteit waar een risico door ontstaat, wordt beëindigd, op een andere manier wordt vorm gegeven of geen beleid gestart wordt dat een expliciet risico met zich meebrengt; Beperken: Het nemen van maatregelen om de kans dat een risico zich voordoet te verkleinen; 6

76 Delen: het verzekeren of uit besteden van risico s; Accepteren: als een risico niet wordt vermeden, verminderd, overgedragen of kan worden beheerst, wordt een risico geaccepteerd. Een eventuele schade moet kunnen worden opgevangen door de weerstandscapaciteit. Dit betekent niet dat het risico niet beïnvloedbaar is en daarom maar geaccepteerd moet worden. Overdragen; Door het risico af te dekken door een verzekering of over de dragen aan een andere partij. Op basis van de gekozen beheersingsstrategie wordt het restrisico berekend (risico effecten beheersmaatregelen). Dit restrisico vormt de basis voor de bepaling van de weerstandsvermogen. Gevolg-klassen Impact Als dit risico zich voordoet, wat zou het voor effect hebben op het realiseren van de doelstellingen van het Servicecentrum MER? Risico score 1 Zeer laag De impact van het risico zal, indien het zich voordoet het behalen van de doelstellingen van het Servicecentrum niet verhinderen 2 Laag De impact van dit risico zal, indien het zich voordoet het behalen van de doelstellingen van het Servicecentrum in mindere mate verhinderen. 3 Gemiddeld de impact van dit risico zal, indien het zich voordoet het behalen van de doelstellingen van het Servicecentrum in belangrijke mate verhinderen. 4 Hoog de impact van dit risico zal, indien het zich voordoet het behalen van de doelstellingen van het Servicecentrum in belangrijke mate verhinderen. 5 Zeer hoog de impact van dit risico zal, indien het zich voordoet het behalen van de doelstellingen van het Servicecentrum in belangrijke mate verhinderen. Verwachte financiële omvang < > Kans-klassen Score op kans Hoe waarschijnlijk is het dat het risico zich voor zal doen (bij afwezigheid van beheersmaatregelen)? Kans 1 De kans is klein (1-40%) 2 De kans is 50/50 (40-60%) 3 De kans is groot (60-95%) De risico s kunnen worden weergegeven met een risicokaart. Door het vermenigvuldigen van de kans x gevolg klassen kan per risico een zogenaamde risicoscore worden uitgerekend. Deze risicoscore is een maatstaf voor de potentiële impact van het risico. Op basis hiervan kunnen de risico s worden gerangschikt, waarbij geldt dat risicoscore > 9 urgent, 7<9 hoog, 4< 6, gemiddeld en 1< 3 laag is. Omdat we in ons in de startfase bevinden hebben we het aantal kansklasssen gereduceerd van 5 naar 3 categorieën ter vereenvoudiging. 7

77 Verder rapporteren we over het totaal van risico s in de P&C producten en differentiëren we hier nog niet in. Op deze manier krijgt ook ons bestuur en onze eigenaar-gemeenten een goed beeld van het risicoprofiel van het Servicecentrum. Rangschikking risico s < Klein / Groot > Processtap 5: risicobeheersmaatregelen evalueren Jaarlijks worden de risicobeheersmaatregelen geëvalueerd. De voorgaande stappen worden geregistreerd, en vormen de basis voor de evaluatie bij de jaarrekening van het Servicecentrum. Door de risico evaluatie onderdeel uit te laten maken van de P&C cyclus worden de risico s periodiek beoordeeld, waardoor de kwaliteit van de schattingen toeneemt. Processtap 6: Informatie overdragen Dit is de stap van de periodieke risicorapportage. In het Servicecentrum vindt deze stap jaarlijks plaats bij de jaarrekening. 5. Inbedding van risicomanagement in het Servicecentrum De cyclus van risicomanagement dient te worden ingebed in de organisatie. We starten hier laagdrempelig mee door de 6 risicomanagementstappen een structurele plek binnen de P&C cyclus te geven. Integrale rapportage over de risico s vindt plaats bij begroting en jaarrekening. In de rapportages wordt melding gemaakt van risico s die nieuw zijn of significant afwijken. Drie verschillende rollen bij risicomanagement De volgende rollen kunnen bij risicomanagement worden onderkend: Inhoudelijke rol: Deze rol houdt in dat de medewerkers inhoudelijk de risico s in kaart moeten brengen en bedenken welke maatregelen getroffen zullen worden. Ondersteunende en coördinerende rol: Naast de inhoudelijke beheersing van de risico s zal het proces van risicomanagement zelf moeten worden beheerst. Veelal wordt dan ook gekozen om naast de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor risico s een ondersteuningsfunctie ten behoeve van risicomanagement in te stellen die voor het gehele project of de organisatie (instrumentele) ondersteuning biedt. Vanuit deze ondersteuningsfunctie wordt ook de complementariteit bewaakt tussen weerstandsvermogen gemeenten en Servicecentrum. Aanjagende rol: tevens zal een persoon binnen de organisatie de rol van risico-aanjager op zich moeten nemen. Aan deze persoon is het de taak het gedachtegoed van risicomanagement te verspreiden en risicomanagement te stimuleren bij de diverse verantwoordelijken. Ook zal hij/zij de kwaliteit moeten bewaken bij de wijze waarop/de methode waarmee risico s en maatregelen worden geïnventariseerd en uitgevoerd. De inhoudelijke en aanjagende rol leggen we neer bij de drie afdelingen, de ondersteunende en coördinerende rol wordt uitgevoerd door het directiesecretariaat. 8

78 6. Weerstandsvermogen en weerstandscapaciteit Weerstandsvermogen Risicomanagement is doelgericht, expliciet gestructureerd, communicerend en continu omgaan met risico s. Een risico is een onzekere gebeurtenis met oorzaken, een kans van optreden en effecten op doelstellingen. Deze effecten kunnen financieel zijn. Bij het weerstandsvermogen ligt de focus op de financiële gevolgen van de risico s. Pas als een risico zich ondanks de inspanningen op het gebied van risicomanagement toch voordoet en negatieve financiële gevolgen heeft voor het Servicecentrum, komt het weerstandvermogen in beeld. Het weerstandsvermogen zijn alle middelen en mogelijkheden waarover de organisatie beschikt of kan beschikken om de gevolgen van niet begrote kosten te dekken zonder dat dit leidt tot aanpassing van bestaand beleid. In hoeverre het Servicecentrum in staat is om financiële tegenvallers op te vangen hangt af van: De risico s die het Servicecentrum loopt; De middelen die vrijgemaakt kunnen worden om risico s op te vangen. Hierbij zijn twee elementen belangrijk: Hoeveel middelen zijn nodig om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen? Dit noemen de benodigde weerstandscapaciteit. Hoeveel middelen zijn beschikbaar op eventuele tegenvallers op te kunnen vangen? Dit noemen we de beschikbare weerstandscapaciteit. Weerstandsvermogen= Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit = 1,0 < 1,4 2 We kiezen voor een weerstandsvermogen met de waardering voldoende. Een uitkomst van 1,0 betekent dat de organisatie precies genoeg geld heeft om de risico s financieel af te dekken. Er wordt niet geopteerd voor een hogere waardering omdat dit zou impliceren dat de gemeenten een te hoog deelnamebedrag betalen. Bij het bepalen van de verwachte impact van risico s moet onderscheid gemaakt worden tussen risico s met incidentele gevolgen en risico s met structurele gevolgen. De verwachte impact van risico s met structurele gevolgen is in principe oneindig. Dit dient dan niet structureel te worden opgevangen met het weerstandsvermogen, maar anderszins, bijvoorbeeld door aanpassingen in het beleid. 2 De NAR en Universiteit Twente hanteren de volgende waarderingstabel ten behoeve van het weerstandsvermogen > 2,0 uitstekend, 1,4<2,0 ruim voldoende, 1,0 < 1,4 voldoende, 0,8 < 1,0 matig, 0,6 < 0,8 onvoldoende en, 0,6 ruim onvoldoende. 9

79 Afweging positionering weerstandsvermogen bij gemeenten en Servicecentrum MER Waar leggen we de financiële buffer om het weerstandsvermogen van de risico s op te kunnen vangen? Bij de gemeenten of bij het Servicecentrum? 3 Voor en nadelen scenario s positionering weerstandsvermogen Positionering bij de gemeenten Voordelen Bevordering grip van gemeenten op SC Stimulering begrotingsdiscipline SC Positionering in het Servicecentrum Voordelen Continuïteit van de bedrijfsvoering Continuïteit van de dienstverlening Vermindering kans op begrotingstechnisch onrechtmatigheid Bevordering financiële zelfredzaamheid Servicecentrum Vermindering aantal begrotingswijzigingen Nadelen discontinuïteit van de bedrijfsvoering Discontinuïteit van de dienstverlening Hoge kans op begrotingstechnische onrechtmatigheid Nadelen Beleid Fiscaliteit vennootschapsbelasting, omzetbelasting is in ontwikkeling, consequenties (nog) niet helder Verminderd grip gemeenten op SC Kans op afname begrotingsdiscipline Vermeerdering aantal begrotingswijzigingen Op basis van de twee scenario s wordt geadviseerd om het weerstandsvermogen dat betrekking heeft op de continuïteit van de bedrijfsvoering en dienstverlening van het Servicecentrum, ook aan te houden bij het Servicecentrum. Het gaat hierbij dan om de risico s uitvoering en risico s projecten die gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering en dienstverlening van het Servicecentrum. De risico s die dit voor de gemeenten heeft maken onderdeel uit van het weerstandsvermogen van de gemeenten. 3 Overigens staan de gemeenten op basis van de WGR financieel garant voor het Servicecentrum MER. 10

80 Bepaling van de benodigde weerstandscapaciteit De maximale benodigde weerstandscapaciteit is een optelsom van de financiële restrisico s. Dit is de uitkomst van het risicomanagementproces. Soms wordt hierbij een minimumnorm opgeteld omdat tegenvallers zich voor kunnen doen, die niet in beeld zijn gebracht in het risicomanagementproces. Hier wordt niet voor gekozen omdat de situatie dat alle risico s tegelijkertijd plaatsvinden onwaarschijnlijk is en betekent dat het maximale bedrag ook de consequenties van onvoorziene tegenvallers kan worden ingezet. Bepaling van de beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit is het geheel van financiële middelen en mogelijkheden waarover het Servicecentrum kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. In onderstaande tabel is aangegeven welke elementen het weerstandsvermogen kan worden opgebouwd. Omdat het weerstandsvermogen in het Servicecentrum in het Servicecentrum bedoeld is voor de continuïteit van dienstverlening en bedrijfsvoering is het wenselijk dat het weerstandsvermogen met name bestaat uit de post onvoorzien per programma. Element Wel/niet beschikbaar weerstandsvermogen 1. Reserve - Algemene reserves Wel - Bestemmingsreserves Niet - Voorzieningen Niet 2. Onbenutte investeringsruimte Niet 3. Onbenutte Begrotingsruimte Wel 4. Onbenutte belastingcapaciteit Niet, SC kent geen belastingen 5. Post onvoorziene uitgaven Wel 6. Stille reserves Niet, SC beschikt hier niet over Inzetten van de weerstandscapaciteit Het is niet zo dat risico s die meetellen voor de bepaling van het weerstandsvermogen ook automatisch ten laste komen van de beschikbare weerstandscapaciteit. De oplossing voor een risico moet in beginsel worden gezocht binnen de afdeling en het betreffende programma. 11

81 7. Financiële kengetallen in de paragraaf weerstandsvermogen Vanaf de begroting 2018 bevat de paragraaf weerstandsvermogen begroting Servicecentrum MER financiële kengetallen. Deze kengetallen zijn een grofmazig instrument om een uitspraak te kunnen doen over de financiële positie. Het betreft onderstaande kengetallen. Kengetal Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteiten Toelichting De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van GR MER ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft zodoende een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. Omdat er bij leningen onzekerheid kan bestaan of ze allemaal worden terugbetaald, worden bij de berekening van de netto schuldquote onderscheid gemaakt door het kengetal zowel inclusief als exclusief de doorgeleende gelden te berekenen. Op die manier wordt duidelijk wat het aandeel van de verstrekte leningen in de exploitatie is én wat dat betekent voor de schuldenlast. Een laag percentage is gunstig. Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid. Dit cijfer geeft dus een soort toekomstvisie weer. De structurele exploitatieruimte is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte we hebben om de eigen lasten te kunnen dragen, of welke structurele stijging of daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer dit cijfer negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Niet van toepassing voor het SC. Niet van toepassing voor het SC. Als een kengetal meerdere jaren op rij verslechtert, kan dit aanleiding zijn om bij te sturen. Omdat er nog geringe ervaring is met deze kengetallen, hangen we hier nog geen normering aan. Er zijn ook geen landelijke normen omdat deze erg afhangen van de lokale situatie. Wel zullen we de trend laten zien en toelichten wat dit betekent voor de financiële positie van het Servicecentrum. 8. Evaluatie kaders Deze kaders gaan in voor de begroting Servicecentrum MER 2019 en zullen na twee jaar worden geëvalueerd op directieniveau, voorafgaand aan de begroting Wanneer dit leidt tot fundamentele aanpassingen van deze kaders zullen deze ter besluitvorming aan het Dagelijks Bestuur worden vastgelegd. 12

82 Voorstel Algemeen Bestuur Servicecentrum MER 12 juli 2017 Voorstel tot vaststelling programma informele bijeenkomst over het Servicecentrum MER Van: Dagelijks Bestuur Servicecentrum MER Samenvatting: Voorstel: De raads- en commissieleden hebben een onvolledig beeld over de prestaties van het Servicecentrum MER. Voorgesteld wordt om een informele bijeenkomst te organiseren met als doel een goed beeld te schetsen van het Servicecentrum MER. Dit beeld laat zien hoe de 3Ks van klantgerichtheid, kostenefficiency en kwaliteit nu en in de toekomst worden ingevuld. De bijeenkomst wordt gepland in het najaar Het Algemeen bestuur besluit: Bijlagen: Bijgevoegd: - Het globale programma voor een informele bijeenkomst voor de raadsen commissieleden in het najaar 2017 vast te stellen. Ter inzage: - Inleiding: De raads- en commissieleden hebben een onvolledig beeld over de prestaties van het Servicecentrum MER. Ze krijgen vaak gefragmenteerde informatie, naar aanleiding van negatieve incidenten. In algemene zin geldt dat raads- en commissieleden het gevoel hebben op afstand te staan van het Servicecentrum. Dit kan ten koste gaan van het vertrouwen in ons Servicecentrum. Dit uit zich o.a. in het aantal onderzoeken over het Servicecentrum dat door de raden is ingesteld in de korte tijd dat het Servicecentrum bestaat. Om de raads- en commissieleden een beter beeld te geven, willen we een informele bijeenkomst organiseren. Deze bijeenkomst heeft doel om een goed beeld te schetsen van het Servicecentrum MER. Dit beeld laat zien hoe de 3Ks van klantgerichtheid, kostenefficiency en kwaliteit nu en in de toekomst worden ingevuld. De bijeenkomst wordt gepland in het najaar

83 Centrale vraag: Organiseer een informele sessie met als doel om de raads- en commissieleden van Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen een goed beeld te geven over het Servicecentrum MER. De volgende vragen staan centraal: Waarom een Servicecentrum? Wat doet het Servicecentrum? Wie is het Servicecentrum? Hoe ontwikkelt het Servicecentrum? Oplossingsrichting(en): Hieronder wordt het programma waarin de beantwoording van bovenstaande vragen centraal staat, uiteen gezet. De bijeenkomst wordt begeleid door directiesecretaris en communicatie adviseur. 19:30 19:45 Ontvangst met koffie en vlaai 19:45 20:00 Waarom een Servicecentrum? Centrale aftrap. In deze aftrap wordt de doelstelling van samenwerking in het Servicecentrum toegelicht. Meer taken en bevoegdheden met bezuinigings-taakstellingen vereisen een grotere schaal. De MER gemeenten profiteren door samenwerking van de schaalvoordelen van grotere organisaties samen hebben ze een schaal van circa met behoud van de voordelen van relatief kleine gemeenten. 20:00 21:15 Wat doet het SC? Wie is het SC? Hoe ontwikkelt het SC? Dit programma-onderdeel wordt ingeleid door een filmpje (6 minuten) waarin het Servicecentrum zich presenteert. In dit filmpje wordt een inkijk gegeven in de praktijk van het Servicecentrum, o.a. doordat medewerkers vertellen over hun werk. Eerste doel van dit filmpje is dat raads- en commissieleden een beeld krijgen van wat het Servicecentrum in relatie tot klantgerichtheid. Tweede doel van het filmpje is dat het Servicecentrum een gezicht krijgt. Aansluitend aan het filmpje vinden er parallel 3 interactieve deelsessies plaats over omgevingsdienst, sociaal domein en bedrijfsvoering. Doel van deze sessie is dat raads- en commissieleden een goed beeld krijgen t.a.v. wat doet het SC, wie is het SC en hoe ontwikkelt het SC zich. Dit doel willen we bereiken door interactie en dialoog tussen deelnemers en afdelingsvertegenwoordiging. In deze deelsessies staat centraal wat er ten aanzien van de 3 Ks klantgerichtheid, kostenefficiency en kwaliteit (1) al is gerealiseerd en (2) wat de toekomstige ontwikkelingen zijn. Iedere sessie duurt 20 minuten, waarna de groepen rouleren. Voor de deelsessies worden interactieve werkvormen gekozen, waarbij wordt gezocht naar variatie in de werkvormen. 2

84 21:15-21:30 Plenaire terugkoppeling Vanuit iedere deelsessies wordt kort teruggekoppeld (pitch) door een vertegenwoordiger van de deelsessie. 21:30 21:45 Afsluiting In de afsluiting wordt interactief gepeild of deze bijeenkomst voldoet aan de doelstelling. Daarnaast wordt voorgesteld om na de gemeenteraadsverkiezingen en voor de raadsvergadering waarin de P&C documenten van het SC aan de orde zijn, een informele bijeenkomst te organiseren waarin aandacht wordt besteed aan de (formele) mogelijkheden die de raden hebben om informatie te krijgen over en invloed uit te oefenen op het Servicecentrum. Financiën: De kosten voor deze sessie kunnen ten laste worden gebracht van het budget organisatie ontwikkeling Servicecentrum. Communicatie: De raads- en commissieleden en collegeleden worden na de zomer worden uitgenodigd voor deze bijeenkomst. Voorstel: Voorgesteld wordt: Het globale programma voor een informele bijeenkomst voor de raads- en commissieleden in het najaar 2017 vast te stellen. 3

85 Algemeen Bestuur Servicecentrum MER BESLUIT Voorstel tot vaststelling programma informele bijeenkomst over het Servicecentrum MER 12 juli 2017 Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling MER, Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur, B E S L U I T : Het Algemeen bestuur besluit: Het globale programma voor een informele bijeenkomst voor de raads- en commissieleden in het najaar 2017 vast te stellen. De voorzitter, De directie, 4

86

87

88 Besluitenlijst Algemeen Bestuur Servicecentrum MER Woensdag 30 november 2016 Kasteel Daelenbroek, Herkenbosch Aanwezig Gemeente Maasgouw: Gemeente Echt-Susteren: Gemeente Roerdalen: Directie: Directiesecretaris: Afwezig Gemeente Echt-Susteren S. Strous (voorzitter), J. Lalieu, J. Smeets-Palmen, M. Wilms J. Hessels, P. Pustjens, J. Dijcks, J. Wackers, P. Ruijten M. de Boer-Beerta, E. Cuijpers, J. den Teuling, T. Verheijden, C. Wolfhagen G. van Balkom, J. L Ortije, W. Ploeg B. Bakkes G. Frische 1. Agenda De agenda wordt vastgesteld. 2. Begrotingswijziging Samenvatting: Op 29 augustus 2016 heeft het DB ingestemd met de begrotingswijziging De begrotingswijziging is daarna voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden van de drie moedergemeenten. De gemeenten hebben geen zienswijze ingediend. De begrotingswijziging kan nu door het AB vastgesteld worden. Besluit: Vaststellen van de begrotingswijziging Begrotingswijziging Samenvatting: Op 29 augustus 2016 heeft het DB ingestemd met de begrotingswijziging De begrotingswijziging is daarna voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden van de drie moedergemeenten. De gemeenten hebben geen zienswijze ingediend. De begrotingswijziging kan nu door het AB vastgesteld worden. Besluit: Vaststellen van de begrotingswijziging

89 4. Controleprotocol 2016 Samenvatting: Het AB stelt de jaarrekening en het jaarverslag vast en wordt hierin ondersteund door een accountant, die wordt gevraagd een controleverklaring over de jaarrekening af te geven. Voordat de accountant de jaarrekening kan controleren, moet het AB aangeven binnen welke kaders deze controle plaats moet vinden. Dat gebeurt via het vaststellen van het controleprotocol. Voorgesteld wordt het controleprotocol 2016 vast te stellen. Besluit: Het controleprotocol 2016 vast te stellen. 5. Aanwijzen voorzitter SC MER Samenvatting: In de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 8 december 2014 is Stef Strous aangewezen als voorzitter van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur tot 1 januari Jos Hessels en Monique de Boer-Beerta zijn voor dezelfde periode aangewezen als plaatsvervangend voorzitter. Het Algemeen Bestuur dient m.i.v. 1 januari 2017 opnieuw een voorzitter, tevens voorzitter van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, en plaatsvervangend voorzitter(s) aan te wijzen. Besluit: 1. S.H.M. Strous aan te wijzen als voorzitter van de Gemeenschappelijke Regeling MER (GR MER), tevens voorzitter van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur van de GR MER 2. J.W.M.M.J. Hessels en M.D. de Boer-Beerta aan te wijzen als plaatsvervangend voorzitter. 6. Overzicht P&C-documenten kalenderjaar 2017 Samenvatting: Conform artikel 2a van de financiële verordening biedt het Dagelijks Bestuur voor aanvang van een begrotingsjaar een overzicht aan met daarin in elk geval data voor het aanbieden door het Dagelijks Bestuur en het vaststellen door het Algemeen Bestuur van de jaarstukken, de jaarwerkplannen, de ontwerpbegroting en de begroting met meerjarenraming. Besluit: Kennis te nemen van het overzicht P&C-documenten kalenderjaar Besluitenlijst AB Besluit: de besluitenlijst AB vast te stellen. 8. Mededeling: Het AB neemt kennis van de reactie van de provincie Limburg op de begroting 2017 SC MER. 9. Rondvraag Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. 2

90 Aldus vastgesteld in het Algemeen Bestuur op 12 juli 2017, Het Algemeen Bestuur Servicecentrum MER, G. van Balkom S. Strous directeur voorzitter 3

91 Bijeenkomst colleges van de deelnemende gemeenten SC MER Aansluitend aan vergadering AB SC MER, 30 november 2016 Opening De bijeenkomst wordt geopend om 14:00 uur. 1. Ontwikkeling Servicecentrum MER a. Presentatie afdeling Sociaal Domein door interim afdelingshoofd Crys Larson b. Presentatie programma Bedrijfsvoering door kwartiermaker Anne-Marie Rooskens c. Presentatie afdeling Omgevingsdienst door afdelingshoofd Maurice Heijnen Naar aanleiding van deze presentaties constateren de colleges dat het Servicecentrum zich in positieve zin ontwikkelt en dat er ook nog verbeterpunten zijn. De colleges geven aan dat het goed zou zijn in 2017 de gemeenteraden te informeren (waarom hebben we een Servicecentrum MER, wat heeft dat de afgelopen jaren gedaan, wat is de stand van zaken en hoe ontwikkelt zich dat verder). De directie van het SC MER doet hiertoe een voorstel waarbij maatwerk per gemeenteraad uitgangspunt is. d. Presentatie Visie op leiding SC MER door Guus van Balkom namens directie Naar aanleiding van deze presentatie en een eerste sondering constateren de colleges dat een wijziging van directie (1 directeur i.p.v. 3 gemeentesecretarissen als directie) op dit moment niet wenselijk is. Een eventuele afweging en besluit hierover zijn aan de orde als de nieuwe afdeling Bedrijfsvoering is ingericht en is doorontwikkeld. De door de collegeleden genoemde termijn varieert tussen 3 en 5 jaar. 2. Rondvraag Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. Sluiting De bijeenkomst wordt gesloten om 16:30 uur. 4

92 Besluitenlijst Algemeen Bestuur Servicecentrum MER Maandag 22 mei 2017 (digitaal) Aanwezig Gemeente Maasgouw: Gemeente Echt-Susteren: Gemeente Roerdalen: Directie: Directiesecretaris: S. Strous (voorzitter), J. Lalieu, J. Smeets-Palmen, M. Wilms J. Hessels, P. Pustjens, J. Dijcks, J. Wackers, P. Ruijten, G. Frische M. de Boer-Beerta, E. Cuijpers, J. den Teuling, T. Verheijden, C. Wolfhagen G. van Balkom, J. L Ortije, W. Ploeg B. Bakkes 1. Begrotingswijziging Samenvatting: Op 13 februari heeft het DB ingestemd met de begrotingswijzing De begrotingswijziging is daarna voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. De gemeenten hebben geen zienswijze ingediend. De begrotingswijziging kan nu door het AB vastgesteld worden. Besluit: Vaststellen van de begrotingswijziging Begrotingswijziging Samenvatting: Op 13 februari 2017 heeft het DB ingestemd met de begrotingswijziging De begrotingswijziging is daarna voor zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. Deze hebben geen zienswijze ingediend. De begrotingswijziging kan nu door het AB vastgesteld worden. Besluit: Vaststellen van de begrotingswijziging Aldus vastgesteld in het Algemeen Bestuur op 12 juli 2017, Het Algemeen Bestuur Servicecentrum MER, G. van Balkom S. Strous directeur voorzitter 1